TÜRK PLASTİK, REKONSTRÜKTİF VE ESTETİK CERRAHİ DERNEĞİ BİLİMSEL TOPLANTILARA DAİR İDARİ ŞARTNAME

Transkript

1 TÜRK PLASTİK, REKONSTRÜKTİF VE ESTETİK CERRAHİ DERNEĞİ BİLİMSEL TOPLANTILARA DAİR İDARİ ŞARTNAME MADDE 1: KONU Bu şartnamenin konusunu, Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği nce düzenlenecek olan 41. Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Ulusal Kurultayı nın ön hazırlık, organizasyon ve uygulama aşamalarında hizmet satın alınması oluşturmaktadır. Bu şartname anılan organizasyon nedeniyle imzalanacak sözleşmenin eki ve ayrılmaz bir parçasıdır. Bu şartnamede: a. Türk Plastik Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği DERNEK b. Kurultay Düzenleme Kurulu "KDK", c. Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu, d. Tekliflerin değerlendirilmesi sonucu kurultayı düzenlemeye hak kazanan firma ya da firmalar ise FİRMA olarak anılacaktır. Alınacak bu teklifler Dernek tarafından 2019 yılında düzenlenecek olan kurultaya ilişkindir. MADDE 2: DERNEK ADINA YETKİLİLER İşveren, DERNEK adına Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği Yönetim Kurulu dur. KDK yürütme organı olarak görev yapar ve kurultayın hazırlık, uygulama ve tasfiye aşamalarında Yönetim Kurulu ve KDK ortak yetkilidir. DERNEK adına Dernek Başkanı, Genel Sekreteri ve/veya Saymanı değerlendirme sonucunda uygun görülen FİRMA ile sözleşme yapmak ve ileride ortaya çıkacak gelişmelere göre hizmet satın alma kalemleri ile ücretlerinde değişiklik yapmak yetkisine sahiptir. MADDE 3: TEKLİFLER Teklif vermek isteyen firmalar; a. Firma İmza Sirküleri b. Teklif mektubu (ayrı kapalı zarf içinde ve her sayfası FİRMA yetkilileri tarafından imzalanmış ve Firma Kaşesi ile kaşelenmiş ) c. Firmanın antetli sayfalarında şartnamenin tüm maddelerine sırası ile açık olarak verilen cevapları d. Firmanın yaptığı kurultaylar ile ilgili broşürler e. Bu türde toplantıları daha önce organize ettiğine dair referans listesi, (son 2 yılda 1000 kişiyi aşkın en az 2 kurultay yaptığına dair kurumsal kimliğe yönelik verilmiş referans mektupları dikkate alınacaktır). hp Sayfa

2 f. Teklif verecek firmalardan 2019 Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Ulusal Kurultayı İdari ve Teknik şartnamelerinde bulunan tüm maddeleri ve Yönetim Kurulu nun kurultay organizasyon işini dilediği firmaya vermek veya iptal etmekte serbest olduğunu kabul ettiğini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış taahhütnameyi içeren tekliflerini yukarıdaki sırayla numaralandırarak ve kapalı zarf ile üzerine 2019 Yılı Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Kurultayı için Teklif ibaresi yazarak DERNEK e ileteceklerdir. Tekliflerin ekinde imza sahiplerinin noter onaylı yetki belgesi de yer alacaktır. g. Yukarıda sayılan belgeleri sağlayamayan acenteler ve firmalar değerlendirme dışı bırakılacaktır. Acenteler belge eksikliği dolayısıyla ile konsorsiyum yaparak teklif veremezler. Firmanın ISO 9001 belgesine sahip olması tercih nedeni olacaktır. MADDE 4: TEKLİFLERİN AÇILMASI Teklifler, DERNEK Yönetim Kurulu nun salt çoğunluğuyla açılacaktır. Tekliflerin açılmasının ardından Yönetim Kurulu verilen tekliflerin sıralamasını yapıp, karar verecek veya uygun gördüğü FİRMA ya da FİRMALARI duyuracağı tarihte pazarlığa davet edebilecektir. Pazarlığa davet edilip edilmeyecekleri teklif veren tüm FİRMA yetkililerine ihale öncesinde bildirilecektir. MADDE 5: SÖZLEŞME İMZALANMASI Teklifi uygun görülen FİRMA ile beraber çalışma kararı verildikten sonra sözleşme imzalanacaktır. hp Sayfa

3 TÜRK PLASTİK REKONSTRÜKTİF VE ESTETİK CERRAHİ DERNEĞİ BİLİMSEL TOPLANTILARA DAİR TEKNİK ŞARTNAME A. AMAÇ Teknik şartnamenin amacı; 9-13 Kasım 2019 tarihleri arasında yapılması planlanan 41. Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Kurultayı organizasyonunun yapılmasında uyulacak usul ve esasları belirlemektir. Aşağıda Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği kısaca DERNEK, Kurultay Düzenleme Kurulu kısaca KDK, yüklenici kurultay organizasyon firması kısaca FİRMA olarak anılacaktır. Taraflar arasında yapılan her türlü iletişim mümkün olduğunca yazılı ortamda elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir. B. KURULTAYA İLİŞKİN GENEL BİLGİLER Kurultay, Samsun da öncelikli Sheraton Otel ve bu otele yakın alternatif oteller için teklif verilecektir. Toplantının planlandığı salonlar; 2 ana salon, 1 orta boy salon ve 10 küçük DAS odası, 1 sosyal etkinlik salonu olmak üzere toplam 4 salon, 10 DAS odasıdır. Bu salonların kullanım maliyetinin ödenmesi, yemek hizmetleri ve diğer ikramlar ile ilgili anlaşmaların yapılmasını FİRMA gerçekleştirecektir. Ancak bu salonlara ikram için sponsor talip olması halinde aradaki bedel dernek hesabına ödenecek rakama eklenecektir. Kurultay 9-13 Kasım 2019 tarihleri arasında yapılacaktır. Teklif verilecek tüm oteller için, Sözleşme imzalandıktan sonra, otelden sabit kur fiyatı alınarak, kayıtlar TL üzerinden yapılacaktır. Kurultayda paket satış fiyatı uygulanmayacak, katılımcıların talebi doğrultusunda gecelik oda satışı yapılacaktır. Kurultayın tüm kayıt, duyuru ve diğer işlemleri online sağlanacak ve yönetim kurulu tarafından sunulacak online bir program kullanılacaktır. C. FİRMANIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ Seçilen FİRMA 15 gün içinde, gerçekleştirilmesi planlanan organizasyonda İş Zaman Çizelgesi hazırlayarak vereceği hizmetlerin zaman dilimindeki dağılımı hakkında KDK'ya bilgi verecektir. Kurultay ile ilgili tüm işlemler her aşamada DERNEK Yönetim Kurulu ndan onay alınması kaydı ile FİRMA tarafından yürütülecektir. Bu işlemlere kayıt, konaklama hizmetleri, sosyal programlar, transferler, turlar, sponsorluk ve sergi hizmetleri, konferans hizmetleri ve lojistik dahildir. Aşağıda FİRMA tarafından karşılanacağı belirtilen hizmetler ücretsiz olarak yerine getirilecek olup FİRMA bu hizmetler için sponsor kabul edebilecektir. hp Sayfa

4 1. Firma Tarafından Kurultay Öncesinde Verilecek Hizmetler: 1.1. Kurultay Öncesi İletişim ve Kurultay Bürosu Sözleşmenin imzalanıp yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, FİRMA, kurultay öncesi hazırlıklarında görev almak ve KDK'na yardımcı olmak üzere İngilizce bilen ve kurultay konusunda tecrübeli bir proje koordinatörü ile asistan tespit ederek söz konusu görevlilerin adları, posta adresleri, adresleri, faks ve telefonlarını DERNEK e iletecektir. Bu görevliler her türlü bilimsel ve sosyal yazışmaları DERNEK kontrolü altında yapacak olup, tüm yazışmalarla ilgili raporları bilimsel sekreterliğe sunacaktır. Kurultay bitimini takip eden 20 gün içinde, kurultay ile ilgili yapılan tüm yazışmalar bir CD'ye kopyalanarak DERNEĞE teslim edilecektir Kurultay Web Sayfasının Oluşturulması Kurultay ihalesini kazanan Firma, bir ay içinde, elektronik ortamda iletişimin sağlanabilmesi için kurultaya özel web sayfası hazırlayıp kurultayın ismine uygun web adresi ile sayfayı aktif hale getirerek hizmete sunacaktır. Web sayfasının tüm kurultay kayıt, konaklama ve bildiri özet formlarının online olarak doldurulup anında merkezi kayıt sistemine ulaşmasını bildiri değerlendirmelerinin KDK tarafından belirlenecek hakemler tarafından online olarak yapılmasını sağlayacak şekilde yapılandırılması gerekmektedir Serbest Bildiriler Başvurular: Serbest bildiri ve asistan bildiri yarışması son başvuru tarihi kurultay tarihinden en az 3 ay önce olacaktır. Hakemler tarafından kabul edilen sözlü ve poster bildirilerinin sonuçları e-posta ve telefon ile ilgili katılımcıya bildirilecek ve kurultay boyunca sunumu sağlanacaktır. Buna göre yansıtıcı ve plazma ekranlar hazır bulundurulacaktır. Poster alanı oluşturulacak ve tüm kabul edilen posterlerin aynı anda sergilenebileceği poster panoları hazırlanacaktır. Kabul edilmiş sözel bildiriler için bir seçici kurul oluşturulacak, En İyi Sözel Bildiri ödülü verilecektir. Kabul edilmiş posterler için bir seçici kurul oluşturulacak, seçilen posterler poster oturumunda 3 dakikalık sunular halinde sunulacak, En İyi Poster ödülü verilecektir. Gala yemeği ve ödül töreninde ödüller verilecektir Haberleşme Kurultayın katılımcılar ve kurumlarla ilgili yazışmaları haberleşme ve postalama işlemleri FİRMA tarafından yürütülecek olup bu hizmeti verecek görevliler FİRMA tarafından tespit edilerek söz konusu görevlilerin adları, posta adresleri, adresleri, faks ve telefonları DERNEK e iletilecektir. hp Sayfa

5 1.5. Kurultay Duyuruları ve Basılı Malzemeler Kurultay Logosunun Belirlenmesi Firma tarafından 2019 kurultayına ait olacak ve tüm kurultay dokümanlarında kullanılacak olan logo için profesyonelce hazırlanmış logo alternatifleri KDK ya sunulacaktır. Logo seçimi KDK tarafından yapılacaktır Antetli Kağıt ve Zarflar Firma tarafından tüm kurultay yazışmalarında kullanılmak üzere KDK tarafından seçilen kurultay logosu, dernek logosu, düzenleme kurulu, yönetim kurulu ve yazışma adreslerinin bulunduğu antetli kağıt ve antetli zarf için alternatifler hazırlanarak KDK ya sunulacaktır. KDK nın uygun gördüğü tasarımı içeren kağıt ve zarflar KDK nın belirleyeceği sayıda basılacaktır. Yazışmalarda kullanılmak üzere KDK ve DERNEK Yönetim Kurulu na uygun sayıda iletilecektir Birinci Duyuru Birinci duyurunun kapağında, kurultayın adı, tarihi, yeri, dernek ve kurultay logosu, yazışma adresleri ve kurultayın web sayfası gibi bilgiler bulunacak olup KDK nın onayı alınarak basılacaktır İkinci Duyuru Birinci duyuruya bağlı kalınarak daha kapsamlı hazırlanacak ikinci duyuruda Derneğin FİRMA ya ileteceği bilimsel program tarih ve saatleriyle birlikte yer alacaktır İletişim Konuşmacılar, Bildiri-poster sahipleri, Oturum Başkan ve Yardımcılarının kurultaydaki görevlerinden haberdar edilmesi; telefon, e-posta yoluyla olacak ve telefon ile teyit alınanalınamayan tüm görevlilerin kayıtları tutularak KDK na kurultay öncesi iletilecektir Kurultay Posterleri Kurultay adı, tarihi, yeri, dernek ve kurultay logosu, yazışma adresleri ve kurultay web sayfası gibi bilgilerin bulunduğu, daha sonra kurultay duyurularında da kullanılacak olan bir tasarımla bütünleştirilerek, kurultayın duyurulması ve katılımcı sayısının arttırılması amacı ile kurultay posterleri hazırlanacaktır. Bu posterlerin KDK nın istediği tüm devlet, üniversite hastaneleri ve polikliniklere asılması FiRMA tarafından sağlanacaktır Program, Bildiri ve Özet Kitabı Kurultayda yapılacak konferans ve konuşma özetlerinin yer aldığı özet kitabı, kurultay programının ve sunulan bildirilerin (araştırma) özetlerinin bulunduğu geniş kapsamlı program ve bildiri kitabı FİRMA tarafından hazırlanacaktır. hp Sayfa

6 Kurultay Çantası FİRMA tarafından birden fazla kurultay çantası alternatifi hazırlanacak olup KDK tarafından seçilen çanta aşağıda belirtilen asgari sayıda temin edilecektir. Kurultay öncesinde içine program kitapçığı, bildiri kitabı, kalem, defter, bildirilerin bulunduğu CD, TTB Kredi formu ve Derneğin kendi aktiviteleri ile ilgili davetiyeler ve materyaller ve kurultay esnasında verilecek olan kokteyl ve yemek davetiyeleri konularak, katılımcılara verilmek üzere hazırlanacaktır. KDK dan onay almamış materyal kurultay çantası içine konulmayacaktır Yaka Kartı FİRMA tarafından kurultayın logosunun, isminin ve tarihinin bulunduğu yaka kartı özel olarak dizayn edilerek alternatifleriyle birlikte KDK ya sunulacaktır Katılım Sertifikası Kurultayında katılımcılara dağıtılacak olan katılım sertifikası, derneğin isteği doğrultusunda tasarlanıp alternatifleriyle birlikte KDK ya sunulacaktır. Seçilen katılım sertifikası, katılımcılara bir teşekkür niteliğinde olup, kurultayın logosu, ismi ve tarihiyle birlikte yetkili imzaları içerecektir Cep Programı Son programı içeren taşıması kolay cep programı kayıt esnasında katılımcılara verilecektir. Bu programların yedekleri FİRMA ya ait masada bulunacak olup istenildiği takdirde katılımcılara tekrardan verilecektir Kurultay Duyuru ve Posterlerinin Postalanması Duyurular ve posterler basılarak etiketlenecek ve KDK'nın uygun gördüğü tarihlerde, KDK nın ileteceği hekimlerin isim ve adreslerinin yer aldığı listelere göre FiRMA tarafından postalanacaktır. Konuşmacı mektupları, bilimsel kurul yazışmaları ve sponsor firmalarla yapılan tüm yazışmalar özel kargo şirketleri aracılığıyla FİRMA tarafından yapılacaktır Kurultay Materyallerinin Basımı ve Saklanması Kurultay ile ilgili baskı işleri KDK nın onayı alındıktan sonra FİRMA tarafından aşağıda belirtilen tahmini adetlerde basılacaktır. Dernek talep ederse bu sayıları arttırabilecektir. Birinci ve İkinci Duyuru ve son program 800 er adet Poster 800 adet Katılım sertifikası, cep programı, yaka kartı (uzman, firma, refakatçi ve asistan için 4 ayrı renkte), kurultayın ismine özel yapılmış yaka ipi, kurultay bildirileri kitabı (ortalama 200 sayfa), kurultay USB si ve kurultay çantası 600 er adet Açılış ve Kapanış için davetiye 600'er adet, Bu materyallerin hazırlandıktan sonra, kurultay tarihine kadar muhafazası, kurultay merkezine nakliyesi, tasnifi ve katılımcılara dağıtımı, kalan materyalin kurultay bitiminde dernek merkezine teslimi FİRMA tarafından sağlanacaktır. hp Sayfa

7 2. Firma Tarafından Kurultay Sırasında Verilecek Hizmetler 2.1. İkramlar 41. Ulusal Kurultay sırasında, Açılış Kokteyli, Gala Yemeği, Konuşmacı Yemeği (yaklaşık 100 kişi), öğle yemeği (4 kez) ve kahve molalarındaki kahve/çay-kuru pasta ikramlarının (4 gün için 8 kez/gün) dahil olduğu paket şeklinde olacaktır. Konaklama ve hava-alanı transferleri ayrıca firma tarafından organize edilecektir. Havaalanı transferleri, belirlenen saatlerde ücretsiz olarak yapılacaktır. Açılış Kokteyli ve Gala Yemeği için KDK tarafından onaylanan orkestra ve ses sistemi FİRMA tarafından sağlanacaktır. Gala Yemeği nde süsleme FİRMA tarafından yapılacaktır. İkram sponsoru bulunması halinde bu ikramlara ait bedeller dernek hesabına artı olarak kaydedilecektir Toplantı Yeri, Salonlar ve Teknik Donanım Kurultay süresince gerekli duyulan her türlü teknik donanım, personel ve hizmet firma tarafından sağlanacaktır. Bu kapsamda: Kurultay sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için Sunum Kontrol Odası kurulacaktır. Bu odada en az 4 adet LCD monitör ve bilgisayar, bir adet lazer yazıcı hazır bulunacaktır. Ayrıca fotokopi makinası, faks ve kırtasiye malzemesi bulunacaktır. Bilgisayarların konuşmacıların ihtiyaçlarını karşılamak üzere internet bağlantısı olacaktır. Sunum kontrol odasında toplanan ve bilgisayarlara yüklenen sunumların, network aracılığı ile ait oldukları salona doğrudan sunum kontrol odasından gönderilmesi için gerekli alt yapı sağlanacaktır. Salonlar ve sunum merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon FİRMA tarafından gerçekleştirilecektir. Kurultay sırasında ayrıca 1 adet yönetim kurulu odası hazırlanacaktır. Bu odada 1 adet LCD monitör ve bilgisayar, multimedya projektörü ve perde hazır bulunacaktır. Ayrıca U düzeneğinde aynı anda 20 kişinin toplantı yapmasına olanak sağlayan oturum düzeni sağlanmış olacaktır. Hem sunum odasında hem de yönetim kurulu odasında kırtasiye, çay, kahve, su ve kuru pasta ikramı tüm kurultay boyunca mevcut olacaktır. 2 Ana salon, 1 orta boy salon, 1 etkinlik salonu ve 10 DAS odası ile birlikte toplamda 4 adet salon ve 10 DAS odası için gerekli olan teknik donanım: - LCD Monitör ve Bilgisayar: 1 adet konuşmacı kürsüsü, 4 adet headtable, 2 adet sunum kontrolü için ve 1 adet de kürsü plazması konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için firma tarafından hazır bulundurulacaktır. - Sunum Ekipmanları: a. Projeksiyon: 2 ana salon ve 1 etkinlik salonunda 20x5 m ebatlarında LED Ekran kurulacaktır. Diğer salonlarda perde ve projeksiyon (15000 ANSI lumen) kullanılacaktır. b. Plazma Ekran: 1 er adet konuşmacı kürsüsüne isimlik için. hp Sayfa

8 c. Ses Sistemi: Ana salonlarda en az 32 kanal kapasiteli dijital ses mikseri 8 adet speaker, mikrofon sistemi hazır bulundurulacaktır. DAS salonlarında daha küçük kapasiteli ses sistemi kullanılacaktır. d. Mikrofon (kablolu ve kablosuz): Kurultay sırasında kullanılacak tüm salonlarda, 5 adet headtable için, 1 adet kürsü için kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 4 adet ayaklı telsiz mikrofon konuşmacı için 2 adet yaka telsizi mikrofonu e. Timer: Kurultay sırasında kullanılacak tüm salonlarda konuşmacının süresini gösteren timer sağlanacak: ayrıca konuşmacının kalan süresini bilebilmesi için, konuşmacının görebileceği bir saat hazırlanacaktır. Konuşmacının slaytlarının sunumunu konuşmasını yaptığı kürsüden uzaktan kumanda aleti ile kontrol edebilmesine olanak sağlayan bir sistem oluşturulacaktır. f. Kesintisiz Güç Kaynağı: Kurultay sırasında kullanılacak tüm salonlarda kurultay merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın firma tarafından salon ekipmanları için kesintisiz güç kaynağı sağlanacaktır. Ayrıca jeneratör firma tarafından sağlanacaktır. g. Keypad: İnteraktif oturumlarda kullanılmak üzere 500 adet keypad sağlanacak ve oturum salonlardan birine kurulacaktır. h. Simültane Sistem: 2 Ana salonda yabancı konukların konuşmalarının olduğu günlerde İngilizceden Türkçeye, Türkçeden İngilizceye simültane tercüme yapılacaktır. Bunun için gerekli sistem ve yeterli sayıda tercüman temin edilecektir. i. Laser pointer ve slaytların ileri-geri ilerletilmesine olanak sağlayan uzaktan kumanda sistemi: Tüm ana salonlarda gerekli yedek malzeme ve pil ile birlikte hazır bulunacaktır. j. Salon görevlileri: Her salonda biri kapıda, ikisi teknik donanım başında biri de salon içinde serbest dolaşan asgari 5 görevli bulunacaktır. Bunlar tüm kurultay görevlileri gibi tek tip giysi giyeceklerdir. Poster alanında da en az 4 hostes veya teknik eleman bulunacaktır. k. Canlı uygulama yayını: Toplantı programına uygulama da eklenecek olursa, başka salonda yapılan uygulamanın ana salondan canlı yayınlanmasına olanak veren kamera ve ses sistemleri FİRMA tarafından sağlanacaktır Ticari Sergi Alanları Kurultay sırasında stantlarda kullanılmak üzere her birim standa ikişer örtülü masa, yeterli elektrik kablosu, sandalye, çöp kovası ve alınlık gibi malzemeler temin edilecektir. FİRMA stant alanına katılan her firma için deposunda ticari sergi alanında kullandığı alan ile orantılı alan tahsis etmekle yükümlüdür Dekorasyon ve Süsleme Kurultay Merkezindeki salonların süsleme ve dekorasyonu DERNEK in onayı doğrultusunda FİRMA tarafından gerçekleştirilecektir. Ana salonlarda kurultayın logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahne, headtable ve kürsü kurulacaktır. hp Sayfa

9 Kurultay merkezine kayıt ve konaklamaların yapılabilmesi için kurultaya özel dekorlu kayıt ve konaklama masası ve kurultay görselinin bulunduğu plazma kurulacaktır. Kurultayın adının ve logosunun yer aldığı kurultay afişi kırlangıç flamalar ve sololar hazırlanacak ve kurultay merkezine astırılacaktır. Toplantı salonları ve kayıt mekanlarının çiçeklendirilmesi, gala yemeğindeki masa- sandalye giydirmeleri, masalara çiçek parterleri ve salon içindeki süslemeye ait tüm dekorasyon FiRMA tarafından sağlanacaktır Yönlendirme ve Plazma Panolar Afişler ve Masa İsimlikleri Kurultay süresince DERNEK tarafından talep edilen tüm mekanlara yönlendirme plazmaları koyulacaktır. İlgili görülen yerlere program panoları asılacak, toplantı kürsüleri konuşmacılar ve oturum başkanlarına masa isimlikleri hazırlanacaktır. Bu isimlikler salon görevlilere tarafından kurultay programı doğrultusunda ilgili yerlere yerleştirilecektir İnternet Köşesi Tüm katılımcıların internet hizmetlerinden faydalanmalarını sağlayabilmek amacı ile en az 6 terminal olarak hizmet verecek internet köşesi hazırlanacaktır. İnternete bağlanma ve bu bölümdeki teknik ekipmanların temini firma tarafından sağlanacaktır. Katılımcılara yardımcı olacak bir hostes ve teknik eleman bu köşede görevlendirilecektir 2.7. Poster Alanı Tüm posterler aynı anda Poster Alanında sergilenecektir. Posterler kurultayın ilk günü asılacak ve 3. günün sonunda toplanacaktır. Uygun alan olduğu takdirde KDK nın onayı alınarak poster alanı stant alanı içinde veya fuayede oluşturulabilir. Ancak bunların bulunmaması durumunda ayrı bir salon poster salonu olarak temin edilecektir. Poster alanı kurultay salonlarının yakınında olacak ve bu alanda gerekli kırtasiye malzemeleri bulundurulacaktır. Elektronik ortamda sunulacaksa LCD/LED ekranlar ve göstericiler kurulacaktır. 3. Firma Tarafından Kurultay Sonrasında Verilecek Hizmetler Kurultaya katılan yabancı konuklara ve fakülte üyelerine kongre sonrası 3 günlük bir Karadeniz gezisi düzenlenecektir. Gezinin ayrıntıları ve ücretlendirilmesi daha sonra görüşülecektir. Gezinin organizasyonu FİRMA tarafından yapılacaktır. 4. Davetli Misafirlerin Konaklama Giderleri Dernek tarafından belirlenecek olan konuşmacı görevliler, kurultay otelinde konaklayacaklardır. Dernek tarafından belirlenecek olan 5 (+/- 2 ) yurtdışı, 20 (+/- 2 ) yurtiçi konuşmacı görevli belirlenecek kurultay otellerinde konaklayacaklardır. Erken girişler nedeni ile oluşacak ilave konaklama giderleri için Yönetim Kurulundan onay alınacaktır. Bu belirtilen davetlilerin uçak rezervasyonlarının yapılması ve biletlerinin gönderilmesi yine FİRMA tarafından sağlanacaktır. Davetlilerden yurtdışından gelecek olanlara business, yurtiçinden gelecek olanlara ise ekonomi sınıf uçak rezervasyonlarının yapılması ve biletlerinin gönderilmesi yine FİRMA tarafından sağlanacaktır. Konuşmacılarla ilgili uçuş programları FİRMA tarafından yapılacak ve biletleri kendilerine uçuştan en geç iki hafta önce ulaştırılacaktır. hp Sayfa

10 Tüm konuşmacıların firmaya uçuş bilgilerini bildirmeleri, FİRMA ve bilimsel sekretaryanın ortak sorumluluğundadır. Yurtiçi konuşmacı eşlerinin refakatçı ücreti kendilerinden alınacaktır. Tüm yerli ve yabancı konuşmacıların havaalanı-otel-havaalanı, otobüs terminaliotel-otobüs terminali transferleri tarih gözetmeksizin FİRMA tarafından yapılacaktır. KDK gerekli gördüğü durumlarda sadece yabancı konuşmacılar için VIP transfer talebinde bulunabilir. D. KURULTAY GELİRLERİ, SPONSORLUKLARI VE MALİ YÜKÜMLÜLÜKLER Stant ve Sponsorluklar Sponsorlara verilecek fuar alanlarının bedeli TL/m2 üzerinden DERNEK tarafından belirlenecektir. Kurultaya katılacak sponsor firmalarla yapılacak sponsorluk toplantısının tüm giderleri Firma tarafından karşılanacak olup, toplantı yeri KDK tarafından belirlenecektir. FİRMA bu toplantının organizasyonunu Yönetim Kurulu ve KDK nın isteğine uygun olarak düzenleyecektir. FİRMA sponsorlara DERNEK tarafından tahsis edilmesi istenilen stant alanlarını sağlayacaktır. Sponsor firma elemanları yeme-içme aktivitelerinden gala ve açılış kokteylinden yararlanacaktır. KDK tarafından belirlenecek fuaye sergi alanları planı FİRMA tarafından çizilecek ve sponsor firmalarla yapılacak olan sözleşmeye eklenecektir. FİRMA sponsorların kurultay sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri DERNEK bilgisi dahilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir. Kurultay bitiminden en geç 30 gün sonra da tüm hesaplar tasfiye edilecek ve kurultay ile ilgili hesaplar kapatılacaktır. E. DİĞER ORGANİZASYONLAR DERNEK in yıl içinde gerçekleştireceği Kış Sempozyumu, Asistan Okulu, Rinoplasti Kursu, Yüz Estetiği Kursu, Cerrahi Olmayan Estetik Girişimler Kursu, Bölge Toplantıları gibi diğer organizasyonları FİRMA ücretsiz gerçekleştirecektir. Bu organizasyonlarda katılımcılardan tahsil edilecek ücretleri DERNEK belirleyecektir. F. DEĞİŞİKLİKLER Bu hizmetlere ek hizmetler daha sonra istenebileceği gibi, DERNEK Yönetim Kurulu KDK tarafından gereksiz bulunan bazı hizmetlerde değişiklik yapma hakkına sahiptir. FİRMA, bu bilgiler ve teknik şartname ışığı altında, teklifini 22 Kasım saat 17:00 ye kadar DERNEK Sekreterliğine kapalı zarfla verir. Teklif, DERNEK e garanti gelir olarak verilecektir. Kurultay zarar etse dahi FİRMA vermiş olduğu teklifi ödemekle yükümlüdür. Yapılan teklifleri değerlendirip değerlendirmemek DERNEK Yönetim Kurulu inisiyatifindedir. hp Sayfa

11 9-13 Kasım 2019 TPRECD Kurultay İhalesi için Yaklaşık Bilgiler: Katılım sayısı: 600 kişi ~ Uzman : 300 kişi~ Asistan: 200 kişi ~ Firma temsilcisi : 100 kişi ~ Hemşire: 20 kişi~ Sponsor firma sayısı: 35 firma ~ Sponsorluk gelirleri: TL ~ (KDV Dahil) Kurs Sayısı: 8 DAS Sayısı: 50 Kurultay programı 9 Kasım 2018 tarihinde, DAS ve Kurslar ile sabahtan başlayacaktır. KAYIT ÜCRETLERİ 1 Temmuz 2019 Öncesi 1 Temmuz 2019 Sonrası 15 Ağustos 2019 Sonrası Uzman (Üye) 800,00 TL 1.000,00 TL 1.200,00 TL Uzman (Üye Aidat Borcu Olan) 1.400,00 TL 1.600,00 TL 1.800,00 TL Uzman (Üye Olmayan) 1.600,00 TL 2.000,00 TL 2.400,00 TL Hemşire TL TL TL Asistan (Uzmanlık Öğrencisi) ÜCRETSİZ*** TL TL Refakatçi TL TL TL Firma Temsilcisi ÜCRETSİZ ÜCRETSİZ ÜCRETSİZ Misafir konuşmacı ÜCRETSİZ ÜCRETSİZ ÜCRETSİZ Kurultay Öncesi Kurslar TL TL TL Deneyim Aktarım Sınıfları TL TL TL (DAS) * Yukarıda yer alan fiyatlara %18 KDV dahil değildir. ** Yeterlik Belgesi olan üyelere %10 indirimli kayıt. *** Asistanlara konaklama satın alındığı takdirde, erken kayıt tarihine kadar ücretsiz kayıt. **** Firma Temsilcileri 4 kişiye kadar ücretsiz kayıt. hp Sayfa