TEMEL PROJE YÖNETİMİ. Ders Notları - I

Transkript

1 TEMEL PROJE YÖNETİMİ Ders Notları - I

2 PROJE ve PROJE YÖNETİMİ TANIMI Kelime kökenine baktığımızda proje Latince pro ve jectum kelimelerinin birleşmesinde oluşur. pro ön, ileri gibi anlamlara gelirken, jectum ise fırlatmak, çıkarmak anlamlarına gelir. projectum ileriye doğru fırlatma, çıkarma anlamlarını taşır. Yönetim ise Türkçe de yön ve etmek kelimelerinin birleşiminden, yön göstermek, hedef göstermek temel anlamlarından gelir. Bu çerçevede proje yönetimi ileride yapılacak işin yönünün ve hedeflerinin belirlenmesi, izlenmesi ve kontrolünü içerir. Akademik anlamı ile Proje: Önceden belirlenmiş sonuçlara ulaşabilmek için organize edilmiş faaliyetler zinciridir. Proje yönetimi: Kısıtlı zaman, maliyet ve teknik durumları dikkate alarak, projenin en etkin bir biçimde gerçekleşebilmesi için insan, araç-gereç, materyal gibi kaynakların planlanması, yönetilmesi ve kontrol edilmesi işlevidir.

3 TARİHSEL GELİŞİMİ Bugünkü haliyle proje yönetiminin geçmişi çok eski olmamakla birlikte bazı çevreler Mısır Piramitleri ve Çin Seddi nin yapımının önemli birer proje olduğu görüşündedir. Ancak, proje yönetiminin Amerika Birleşik Devletleri askeri kuvvetleri tarafından atom bombasının geliştirildiği 1941 yılında tasarlanan Manhattan Projesi ile başladığı kanısı daha yaygındır. Modern proje yönetimi teknikleri, 19.Yüzyılın sonlarında karmaşıklaşan iş yaşamı ile birlikte şekillenen ve gelişen yönetim ilkelerinin evrimleşmesi ile elde edilmiştir. Özellikle o yıllarda gerçekleştirilen büyük ölçekli devlet projeleri proje yönetimi tekniklerinin gelişmesinde itici güç olmuştur.

4 TARİHSEL GELİŞİMİ M.Ö 2570: Giza Piramitlerinin Bitmesi İlk piramitler, firavunlar tarafından yapılmıştır.. Eski zamandan kalma antik kayıtlara göre, büyük piramitlerin her yüzü için bir yönetici bulunuyor, ve bu yöneticiler piramidin tamamlanmasını kontrol edip denetliyor ve gözlemliyorlar. Buradan anlıyoruz ki bu projeyi yönetirken planlama, yürütme ve kontrol aşamaları vardı. 208 BC: Çin Seddi İnşaatı Daha sonra dünyanın yedi harikasından başka biri inşa edildi. Çin hanedanlığı zamanında başlamıştır. (221BC- 206BC) Tarihsel verilere göre, iş gücü 3 grup şeklinde organize edilmiştir. Askerler, halk ve suçlular. Qin Shihuang hükümdarı milyonlarca insanı bu projeyi bitirmesi için çalışma kısımlarına göre sıraya dizip ayırmıştır.proje yönetimi

5 TARİHSEL GELİŞİMİ 1917: Gantt şeması- Henry Gantt ( ) Proje yönetimi atalarından biri olan Henry Gantt kendi adını kullanarak bir zamanlama şeması bulmuştur. Bu radikal bir fikirdi ve 1920 lerde dünya çapında önem taşıyan bir yenilik olmuştur. Gantt şemasının ilk kullanımlarından biri 1931 yılında başlayan Hoover Barajı projesi olmuştur. Günümüzde Gantt şemaları hala kullanılmaktadır ve proje yönetiminin çok önemli bir parçası haline gelmiştir. 1957: Kritik Yol Yöntemi Dupont şirketi Bu yöntem Dupont tarafından bulunmuştur. CPM, hangi aktivite sırasının en az miktarda esnekliğe sahip olduğunu analiz ederek proje süresini tahmin etmede kullanılan bir tekniktir. Dupont bu metodu bakım için kimyasal tesislerin kapatılma süreçlerindeki karmaşıklıkların üzerine gidip çözüme kavuşturmak için ve bakım yapıldıktan sonra tesisi yeniden başlatmak için tasarlamıştır. Yöntem çok başarılı olmuştur ve bu metodun uygulaması yapıldıktan sonra şirkete 1 yıl içerisinde 1 milyon dolar getiri sağlamıştır. 1958: Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) Amerika Denizaltı Balistik Projesi PERT yöntemini Amerika Birleşik Devlet leri Savunma bakanlığının Donanma özel projeler dairesi, soğuk savaş sırasında seyyar yani mobil olarak atılabilen deniz altı balistik füze projesini başlatarak geliştirmiştir. Pert yöntemi, projeyi tamamlamak için ilgili görevleri analiz etmek, özellikle bu her görev için ne kadar zaman gerekli olduğunu ve bütün projeyi tamamlamak için gerekli olan minimum zamanı belirlemek ve tanımlamak için kullanılan bir yöntemdir.

6 TARİHSEL GELİŞİMİ İlk önce askeri alanda silah geliştirilmesi konusunda kullanılan bu teknikler değişen rekabetçi piyasaların etkisiyle endüstriyel projelerin de vazgeçilmez araçları haline geldi. Anılan yöntemler ülkemizde de birçok büyük projede kullanılmıştır. Fatih Sultan Mehmet Köprüsü ve Güney Doğu Anadolu Projesi CPM, Keban Barajı ve İstanbul Boğaz Köprüsü PERT in uygulandığı projelere örnek gösterilebilir.

7 TARİHSEL GELİŞİMİ Proje yönetimi ile ilgili ilk bilimsel çalışma 1900 lü yılların başında Frederick Taylor ( ) tarafından gerçekleştirilmiştir. Taylor, yönetim tekniklerinin bilimsel olarak analiz edilebileceğini ve geliştirilebileceğini göstererek yönetim anlayışında yeni bir sayfa açmıştır. Taylor un çalışmalarından önce verimliliği artırmanın tek yolu işçilerin daha uzun saatler boyunca daha sıkı çalıştırılmasıydı. Taylor, iş süreçlerinin bileşenlerini tek tek analiz ederek, iş planlamasını daha verimli hale getirmiştir. Bilimsel yönetim akımının öncülerinden biri olan Henry L. Gantt (1917), bugün yaygın biçimde uygulanan proje izleme ve değerlendirme yöntemlerinden olan PERT (Program Evaluation and Review Techniques) ve CPM (Critical Path Method) in esasını oluşturan Gantt Şemaları (grafikleri, çizelgeleri) nı geliştirmiştir. Bu grafikler sayesinde proje takvimini oluşturmada büyük kolaylıklar sağlanmış, bilgisayarın da devreye girmesiyle birlikte, proje mühendislerinin işi iyice kolaylaşmış ve iş takibi kolayca yapılır olmuştur.

8 PROJE YÖNETİMİ Başarılı olarak yönetilen bir proje, müşterinin istediği zamanda (veya daha önce) teslim edilen, taahhüt edilen fonksiyonları yerine getiren ve planlanan bütçe dahilinde (veya daha az harcamayla) gerçekleşen projedir!

9 PROJE BOYUTLARI BASİT BİR PROJE İÇİN TEMEL AŞAMALAR ANALİZ: Ne yapılacağının belirlenmesi, TASARIM: Nasıl yapılacağının belirlenmesi, PLANLAMA: Ne zaman, kim tarafından kaça yapılacağının belirlenmesi, UYGULAMA: Hedefe ulaşmak için planların hayata geçirilmesi.

10 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİMİNİN YARARLARI İnsan araç-gereç, materyal, para ve bilginin etkili kullanımı, Uygun maliyette, zamanda ve istenilen düzeydeki performans ve kalitede müşteri tatminini sağlama, Şirket hedeflerine zamanında ulaşma, Değişen sosyal, ekonomik, politik ve teknik sınırlamalara karşı işletmeyi koruma konusunda yardımcı olur.

11 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİMİNE NE ZAMAN İHTİYAÇ DUYULUR? İş büyük ve karmaşık olduğunda, İş birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektiriyorsa, Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda

12 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİMİ HANGİ KOŞULLARDA KULLANILMAZ? Ürün ya da hizmetin yüksek standardizasyona sahip olduğu ve üretim işleminin sürekli aynı olduğu ya da çok az değişiklik gösterdiği durumlarda, Girişim içersindeki stratejik ve önemli işlevsel kararların standart organizasyonel çatı altında toplandığı durumlarda, Ürün ya da hizmet teknolojisinin sabit olduğu durumlarda,

13 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI Müşteri ve proje arasındaki iletişimi sağlamak, Projeye başlamadan önce sözleşme ve iş isteğini gözden geçirmek ve istekler konusunda müşteri ile fikir birliğine varmak, Proje ile ilgilenecek geçici organizasyonu oluşturmak, organizasyonda görev alacakların görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek, Proje gereksinimleri ve faaliyet planlarını belirlemek, Projede çalışacak elemanların ve kullanılacak malzemelerin temini için gerekli koordinasyonu sağlamak ve yönetimden söz almak,

14 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve entegrasyonunu sağlamak, Projenin gelişimini ve sonuçlarını sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek, Müşteriye ve üst yönetime projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler hakkında bilgi vermek, Proje faaliyetlerinin sözleşmeye ve planlara uygunluğunu gözlemlemek, Müşterilerin sorunlarına verilen cevapların yeterliliğini, doğruluğunu ve zamanında olduğunu garanti etmek, İşgücü, zaman ve malzeme ile ilgili değişiklikleri üst yönetime ve etkilenen diğer departmanlara zamanında rapor etmek,

15 PROJE YÖNETİCİSİNİN ROLÜ Proje plan ve programlama Gözden geçirme ve yenileme Zaman maliyetler, problemler ve gecikmeler hakkında bilgi Geri Besleme Proje Yöneticisi Performans Raporları Proje Ekibi Kaynaklar Şekil 2.1: Proje yöneticisinin Rolü Tepe Yönetim

16 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ Hedefleri ve bu hedeflere ulaşabilmek için gerekli planları iyi belirleyebilmek, Kişileri, fikirleri ve kaynakları etkin bir biçimde koordine edebilmek, Projenin kapsamını ve firmanın başarısındaki önemini kavrayabilmek ve bunu tüm proje grubu elemanlarına aktarabilmek, Grup içi anlaşmazlıkları ve kişisel çekişmeleri ortadan kaldırabilmek,

17 PROJE BOYUTLARI PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ Hedefleri Tüm ekibi projenin başarılı bir biçimde sonuçlandırabilmesi için motive edebilmek, Yetki ve sorumlulukları uygun bir biçimde dağıtabilmek, Sürekli olarak müşteriyi odak kabul etmek müşteri tatmini için uğraşmak, Projenin planlar çerçevesinde gelişimini izlemek gerektiği takdirde düzeltici faaliyetlerde bulunmak.

18 PROJE PLANLAMA Proje müşterisinin tanımlanması Nihai ürün ya da hizmetin belirlenmesi, Proje amaçlarının saptanması, Gerekli toplam kaynaklar ve zamanın tahminlenmesi, Proje örgütünün yapısına karar verilmesi, Anahtar personel (proje yöneticisi vb.) atamalarını yapılması, Gerekli ana görevlerin tanımlanması, Bütçenin hazırlanması.

19 PROJE KONTROL Gerçek zaman, maliyet ve performansı izle, Gerçekleşen rakamlarla plan rakamlarını karşılaştır, Düzeltici işlemin gerekli olup olmadığına karar ver, Düzeltici eylem seçeneklerini değerlendir, Uygun düzeltici eylemi seç.

20 PROJE PROGRAMLAMA Ayrıntılı iş analizleri yapısını geliştir, Her işlem için gerekli sürenin tahminlenmesi, Görevleri yapılış düzenine göre sırala, Her görev için başlangıç/bitiş zamanı belirle, Her görev için ayrıntılı bütçe geliştir, Görevlere uygun kişileri ata.