2012 YILI PROJE UYGULAMA DÖNEMİ - SIKÇA SORULAN SORULAR (SSS) LİSTESİ GENEL SAYI SORU CEVAP REFERANS

Transkript

1 2012 YILI PROJE UYGULAMA DÖNEMİ - SIKÇA SORULAN SORULAR (SSS) LİSTESİ GENEL SAYI SORU CEVAP REFERANS KAYNAK 1 Sözleşmede iş günü olarak ayrıca belirtilmeyen sürelerin hesabı nasıl yapılacaktır? 2 Proje kapsamında istihdam edilecek olan personelin alımına ne zaman başlamalıyız? Makineler geldikten sonra başlamak zorunlu mudur? Sözleşme imza tarihinden sonra başlamak doğru olur mu? 3 Proje süresi 9 ay olan bir projenin, makine alımı tamamlandıktan sonra daha önceki bir tarihte bitirilmesi mümkün müdür? Destek sözleşmesi özel koşullarda günlere yapılan atıflar, takvim gününü işaret etmektedir. Sözleşmede iş günü olarak ayrıca belirtilmeyen sürelerin hesabında takvim günü esas alınacaktır. Proje kapsamında yapılacak olan istihdama, proje imzalandıktan sonra başlanabilir. İstihdam, makine alımı faaliyeti ile ilgili değilse, makinenin gelmesini beklemek zorunlu değildir. Proje, destekten yararlanmak üzere Ajansa sunulan belli bir amaca odaklanmış, bütçesi ile bütünlük arz eden, belirli süreli ve düzenli faaliyetler bütünüdür. Satın alma, bütün işletmelerin/kuruluşların projelerinde amaçladıkları hedeflere, performans göstergelerine ulaşmak için kullandıkları bir araçtır. - Destek sözleşmesi özel koşullar Alma Destek Yönetimi Kılavuzu / Tanımlar Madde 4 Sözleşme imzalandıktan sonra, bütçeye yeni kalemler ekleyerek (asıl alınacak makinenin yardımcı ekipmanlarını bütçeye dâhil ederek) destek tutarını Projenin süresinden önce bitirilebilmesi ancak başvuru formunda belirlenen faaliyetlerin tamamlanması ve performans göstergelerine ulaşılması ile mümkündür. Sözleşmeye bağlanan destek tutarı yararlanıcılar için tavan niteliğinde olup, Ajans tarafından destek yararlanıcısına ödenecek toplam tutar, Destek Sözleşmesi Özel Koşullar - Genel Koşullar

2 artırabilir miyiz? Madde 3.2 de belirtilen azami destek tutarını aşamaz. Değişen piyasa koşulları nedeniyle uygulama döneminde gerçekleşen harcamaların Ek III te belirtilen toplam bütçe tutarını aşması halinde bütçe toplamını aşan tutara Ajans hiçbir koşulda ortak olmayacak ve bu tutar yararlanıcı tarafından ödenecektir. 5 Sözleşme imzalandıktan sonra taahhüdünü yerine getirmeyen yararlanıcılara uygulanacak olan yaptırımlar nelerdir? 6 KDV hangi yararlanıcılar için uygun maliyet sayılmaktadır? Yararlanıcının kusuru sebebiyle sözleşmenin feshedildiği durumlarda, destek yararlanıcısı, o zamana kadar kendisine ödenen destek tutarının faiziyle birlikte tamamını ve sözleşmedeki Ajans toplam destek miktarının özel koşullarda belirlenen oranı kadar cezai şart ödemeyi kayıtsız şartsız kabul ve taahhüt eder. Bunun yanı sıra ajansın sözleşmenin feshi sebebiyle uğradığı zarar ve ziyanlar karşılığında tazminat talep etme hakkı saklı olup, bu hak (tazminat hakkı) cezai şart talep etme hakkının alternatifi (seçimlik) olarak yorumlanamaz. Ayrıca, suç teşkil eden durumlarda, bu kişiler hakkında savcılığa suç duyurusunda bulunulur. Kalkınma Ajansları Destek Yönetimi Kılavuzu Maliyetlerin Uygunluğu başlıklı maddeye göre; Kamu kurum veya kuruluşu olmayan destek yararlanıcılarının Katma Değer Vergisi (KDV) giderleri Ajans için uygun olmayan maliyetler arasındadır. - Genel Koşullar Destek Yönetimi Kılavuzu

3 Bu kapsamda, il özel idaresi, belediye, köy, üniversite (vakıf üniversiteleri hariç) ve kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşları gibi kamu tüzel kişilikleri kanun ya da Anayasa tarafından belirlenen kurum ve kuruluşlar için KDV uygun maliyet olarak kabul edilmektedir. Öte yandan kendi kanunlarında özel hukuk tüzel kişisi olarak belirlenen sosyal yardımlaşma ve dayanışma vakıfları, organize sanayi bölgeleri, vakıf ve dernekler, kooperatifler ve küçük sanayi siteleri açısından KDV uygun maliyet sayılmamaktadır. SATINALMA VE ÖDEMELER SAYI SORU CEVAP REFERANS 7 Proje bütçesinde yer alan tüm makineler tek bir tedarikçiden temin edilebilmektedir. Ancak makine ve ekipmanın kalitesi bakımından ayrı ayrı firmalardan temin etmek mümkün müdür? 8 Satın alma faaliyetleri kapsamında tedarikçilere ön ödeme yapılabilir mi? Kalan bakiyenin ödenmesi için bağlayıcı vade ne zamandır? 9 Ajans tarafından yapılan ön ödemeyi, ihaleyi kazanan firmalara istediğimiz gibi aktarabilir miyiz? Satın alma faaliyetleri kapsamında uygulanacak ihale usulü değiştirilemez ve belirlenmiş parasal limitler dâhilinde kalmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez. Sözleşmenin Özel Koşullarında açıkça belirtilmek kaydıyla, ön ödeme genel koşulların 26. maddesine göre yapılır. - Yapım işi ve hizmet alımı sözleşmelerinde ödemeler hak ediş esasına göre yapılacaktır. Sözleşme Makamı, Yüklenicinin ödeme için gerekli evrakları ve ödeme talebini intikal ettirmesinden itibaren inceleme yapacak ve ödemenin yapılması için uygunluğun tespit KAYNAK Alma Alma / GENEL KOŞULLAR Alma Madde 2 SR EK 3 - Madde 26/1 SR EK 3 Madde 26/ 2-3

4 10 Makine alımlarında, başvuru formunun ekinde yer alan teknik şartname veya proforma faturalarda belirtilen makine markaları bağlayıcı mıdır? Aynı teknik özelliklere sahip başka marka bir makine alınabilir mi? 11 Başvuru formunda alınması ön görülen makineler ithal edilecektir ve sipariş verildikten sonra 3 4 ay gibi bir süre içerisinde imal edilmektedir. Makineleri ihaleye çıkmadan daha hızlı bir şekilde temin edebilir miyiz? edilmesi üzerine transfer gerçekleştirilecektir. - Mal alımı sözleşmelerinde ödemeler, sözleşme konusu malın teslimini takiben yapılacaktır. Ön ödeme öngörülmesi durumunda, sipariş mektubunu takiben ön ödeme yapılır ve bakiye mal tesliminde faturaya istinaden ödenir. İhale şartnamelerinde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler yapılabilir. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir. Ajans tarafından sağlanan mali desteğin etkin kullanılmasını sağlamak için, yararlanıcılar, satın alma faaliyetlerinde; ayrım gözetmeme, adil rekabet ortamını sağlama, kolay anlaşılabilir ve ayrımcılık içermeyen teknik şartnameler hazırlama, ihale ilanını tüm potansiyel iştirakçilere ulaşacak şekilde duyurma veya ilan etme, sağlıklı tekliflerin alınabilmesi için teklif sahiplerine yeterli zaman tanıma, objektif değerlendirme kriterlerini kullanma ve kayıtları düzgün, anlaşılabilir ve yeterli şekilde tutma gibi temel Alma Alma

5 12 İhale dosyasını teslim alan kişinin şirket çalışanı olması yeterli midir? Ayrıca yetki verilmesi gerekir mi? 13 Teknik şartnamede belirtilen ancak Türkiye de üretimi yapılmayan bir makinenin ikinci el olarak temini mümkün müdür? ,00 TL lik bir alım için açık ihale yapılabilir mi? 15 Ajans tarafından ara ödeme yapılmadan, yararlanıcılar kendi bütçelerinden tedarikçilere ödeme yapabilir mi? Bu durumda yararlanıcı kuruluş, ödeneği önce proje hesabına aktarıp sonra bu hesap üzerinden mi harcama yapacaktır? satın alma kurallarına uymak zorundadır ,00 TL den büyük olan alımlar açık ihale usulüyle, , ,00 TL arasındaki alımlar pazarlık usulü ile yapılmak ve rehberde ön görülen bekleme sürelerine uyulmak zorundadır. İhale dosyasını teslim alan kişinin şirket çalışanı olması yeterlidir. Teklif sahiplerine tekliflerini teslim ettiklerine dair Teklif Alındı Belgesi nin verilmesi gerekmektedir. Hayır. İkinci el ekipman alımı uygun olmayan maliyetler arasındadır. Alma Tüm satın alma faaliyetlerinde açık ihale usulünün uygulanması esastır. Bu nedenle ,00 TL lik bir alım için ihaleye çıkılabilir. Alma Ara ödeme yapılmadan önce, yararlanıcılar kendi bütçelerinden tedarikçilere ödeme yapabilirler. Ajans tarafından yapılan ön ödeme dışındaki tüm ödemeler hak ediş esasına göre yapılır. Buna göre, Ajansın ara ve nihai ödemeleri yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını kanıtlayan belgelerin Ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır. SR EK

6 16 Yararlanıcının STK, proje ortağının Kamu Kurumu olduğu bir projede, satın almalar kısmen yararlanıcının tabi olduğu mevzuata kısmense proje ortağının tabi olduğu mevzuata göre yapılabilir mi? 17 Eş finansmanın proje hesabına aktarılması zorunlu mudur? Doğrudan fatura karşılığında yükleniciye ödenemez mi? 18 Sözleşme süresi 12 ay olan bir projede, satın alma faaliyeti 3 ay içinde tamamlanırsa, ihale bedeli Ajans tarafından en geç hangi tarihte yararlanıcıya ödenir? Yüklenici firmalar ihale bedelini almak için bekler mi? 19 Yurt dışında faaliyet gösteren tedarikçiler, yararlanıcılar tarafından yapılan ihalelere doğrudan teklif verebilirler mi? Yararlanıcı tarafından sağlanan eş finansman da dâhil proje harcamalarının tamamı proje hesabı üzerinden yapılacaktır. Yapılan harcamaların uygun maliyet olarak sayılabilmesi için, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir. Ortak proje ve faaliyetler bakımından, ortaklardan herhangi birinin harcama usul ve esaslarının ilgili kanunlarca tespit edildiği durumlarda, bu ortağın satın alma faaliyetleri söz konusu kanun hükümleri doğrultusunda yapılacaktır. Yararlanıcı tarafından sağlanan eş finansman da dâhil proje harcamalarının tamamı proje hesabı üzerinden yapılacaktır. Ara ve nihai ödemeler, destek sözleşmesi özel koşullarda ön görülen zamanlarda ve ara rapor ile nihai raporun Ajans tarafından uygun bulunması kaydıyla yapılacaktır. Kalkınma Ajansları Alma ne tabii olarak harcama yapan yararlanıcıların yapacağı ihaleler (yararlanıcı tarafından sınırlandırılmadığı sürece) yerli / yabancı tüm isteklilere açıktır. Yabancı istekliler ihalelere doğrudan teklif verebilirler. Alma - Destek sözleşmesi özel koşullar - Genel Koşullar Alma İsteklilere Talimatlar

7 20 Başvuru formunun ekinde sunulan teknik şartnamelerde ve proforma faturalarda belirtilen özelliklere sahip makineleri almak zorunlu mudur? İhale aşamasında (makine aynı kalacak ancak kapasite, kullanılan malzeme veya yardımcı ekipmanlarda değişiklik olacak şekilde) teknik koşullarda değişiklik yapılabilir mi? 21 Proje kapsamında yapılan harcamaların faturası, ay sonlarında mali açıdan yararlanıcı adına mı kaydettirilecektir? 22 STK lar vergi mükellefi değillerdir. İnsan kaynakları kaleminden yapılacak ödemelerde, tahakkuk eden damga vergisi STK lar tarafından nasıl ödenecektir? 23 Yapılan harcamalarda, tedarikçilere ödeme yapmadan önce talep edilen vergi ve SGK borcu yoktur belgelerinin istenmesi için parasal bir alt limit bulunuyor mu? Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Ancak başvuru formunun ekinde yer alan teknik şartnameler, makine teknik özellikleri ayı kalmak şartıyla, ayrıntılandırılabilir. Yapılan harcamalar, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Destek yararlanıcısı, kendi muhasebe sisteminin bir parçası veya ek hesaplar şeklinde, proje için özel olarak açılmış bir çift girişli defter sistemi kullanarak, proje uygulanmasının muhasebe hesaplarını doğru ve düzenli şekilde tutar. Her proje için ayrı hesap tutulur ve projenin tüm gelir ve giderleri ayrıntılı olarak bu hesaplarda gösterilir. İnsan kaynakları bütçesinden yapılan ve ücretlerden kesilen damga vergisi ödemeleri muhtasar beyanname içinde yer alan tevkifata ilişkin damga vergisi ödemeleri bölümünde gösterilerek vergi dairesine beyan edilecek ve ödenecektir. Sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler yararlanıcılar tarafından yapılan ihalelere katılamazlar ve tedarikçiler sözleşme - Genel Koşullar

8 süresince geçerli olmak üzere kendisi sosyal güvenlik mevzuatı ile vergi mevzuatından doğan yükümlülükleri yerine getirmekle yükümlüdür. Doğrudan temin usulü ile tedarik edilen malhizmet ve yapım işleri için yapılacak ödemelerden önce, vergi ve SGK borcu yoktur yazıları talep edilmeyecektir. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ SAYI SORU CEVAP REFERANS 24 Kilit personel değişikliğinin Ajansa bildirilmesi gerekiyor mu? 25 Yaz sezonu içerisinde yer almamız sebebiyle, turizm sektöründe yapılacak yatırım için öngörülen inşaat yapımının sezon sonuna bırakılması ve bu sebeple proje süresinin uzatılması mümkün müdür? Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içinde bildirim mektubu ile Ajansa bildirilmelidir. Proje veya faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren, yargı süreci sebebiyle veya Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinde belirtilen mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi altı ayı geçmemek üzere uzatılabilir. KAYNAK - Genel Koşullar Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinde Madde Proje kapsamında alınması gereken ancak bütçede yer almayan bir makine, bütçede yer alan diğer makine bedellerinde tasarruf karşılığı bütçeye eklenebilir mi? Mücbir sebepler, Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin 45. maddesinde sayılmıştır. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden

9 27 Başvuru formunda teknik özelliklerini ve fiyatı belirtilen bir makinenin daha üst teknolojiye sahip bir modeli (fiyat değişikliğine gidilmeden) alınabilir mi? 28 Proje içerisinde doğan bir mecburiyetten ötürü, bütçede ön görülen meblağ aynı kalmak şartıyla, projede yer alan makine değiştirilebilir mi? değildir. Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla) bildirim mektubu ile yapılabilecek bir sözleşme değişikliğidir. Ancak Ajans, bildirim mektubunun kurallara uygunluğunu denetler ve gerekli şartlara uymayan bildirimleri reddedebilir. Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması ve faaliyetlerdeki önemli değişiklikler ancak mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmadığı ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmediği sürece Ajans tarafından kabul edilebilir. RAPORLAMA VE DOKÜMANTASYON SAYI SORU CEVAP REFERANS 29 İdari maliyetlerden yapılan harcamalar için hangi destekleyici belgeler talep edilecektir? 30 Ekspertiz raporu sadece KOBİ lerin aldığı makine ve ekipmanalar için mi hazırlatılacaktır? Kamu kuruluşları ve STK lar tarafından alınan makine ve ekipmanlar için ekspertiz raporu hazırlatılmasına gerek var mıdır? Destekleyici belgenin biçimi, harcamaların ve bunların temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve içeriğine bağlıdır. Temel destekleyici belgeler Proje Uygulama Mali Dokümantasyon madde de açıklanmıştır. Ajans tarafından gerek görüldüğü takdirde, ilgili odalardan bir ekspertiz/değerlendirme raporu alınır. Rapor ayrım yapılmadan tüm destek yararlanıcıları için ön görülmüş olup, Ajans gerek görmemesi durumunda bazı projeler için ekspertiz raporu KAYNAK - Destek sözleşmesi özel koşullar Madde

10 31 Proje kapsamında yapılan istihdam için talep edilen destekleyici belgeler nelerdir? hazırlatmayacaktır. Proje kapsamında yapılan istihdam, Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi ile ispat edilecektir Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Madde 8