Proje Uygulama Süreci

Transkript

1 Proje Uygulama Süreci

2 Sunum İçeriği İzleme Kapsamı İzleme Araçları ve Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi İzleme ve Değerlendirme Birimi 2

3 İzlemenin Kapsamı İzlemenin temel amacı, mali desteklerin sözleşmede belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanılmasıdır. İzleme ayrıca projelerin kurallara göre uygulanmasını sağlayacak, uygulama esnasında doğabilecek sorunların tespiti ve bu problemlere ilişkin destek sağlanmasını temin edecektir İzleme ve Değerlendirme Birimi 3

4 İzlemenin Kapsamı 1. İhale kurallarına uygunluk, 2. Maliyetlerin uygunluğu, 3. Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, 4. Dokümantasyon ve arşivleme, 5. Defter tutma ve muhasebe, İzleme ve Değerlendirme Birimi 4

5 İzlemenin Kapsamı 6. Raporlama yükümlülükleri, 7. Sözleşme değişiklikleri, 8. Uygunsuzluk ve usulsüzlükler 9. Mali ve teknik ilerleme, 10. Performans göstergeleri, 11. Yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları İzleme ve Değerlendirme Birimi 5

6 İzleme Araçları ve Faaliyetleri 1. İzleme Ziyaretleri (İlk ve Düzenli İzleme) 2. Raporlama (Ara rapor, nihai rapor, vb.) İzleme ve Değerlendirme Birimi 6

7 1)İzleme Ziyaretleri 1. İlk İzleme Ziyaretleri Sözleşmenin imzalanmasının sonra yapılan, proje takvimi ve detaylarının kararlaştırıldığı ziyarettir. 2. Düzenli İzleme Ziyaretleri Yararlanıcılarla birlikte önceden belirlenmiş izleme ziyareti planı çerçevesinde gerçekleştirilen ziyaretlerdir İzleme ve Değerlendirme Birimi 7

8 İlk İzleme Ziyaretlerinde 1. Kilit personelinin, özellikle proje yöneticisinin hazır bulunmasını sağlamak, 2. Projeler hakkında destekleyici belgelerle birlikte gerçek ve güncel bilgiler sunmak, 3. İzleme ekibi ile birlikte düzenli izleme ziyareti takvimine karar vermek, 4. İzleme ekibinin desteğiyle başvuruda belirlenen performans göstergelerini gözden geçirmek 5. İzleme ekibinin desteğiyle projedeki satın alma faaliyetlerindeki önemli tarihleri belirlemek İzleme ve Değerlendirme Birimi 8

9 Düzenli İzleme Ziyaretlerinde 1. Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması durumunda izleme görevlisini bilgilendirmeli, 2. Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmalı 3. Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmeli 4. İzleme ziyareti raporunu inceleyerek, itirazları ile (eğer varsa) beraber imzalamalı İzleme ve Değerlendirme Birimi 9

10 Risk Değerlendirmesi İzleme ve Değerlendirme Birimi 10

11 Risk Değerlendirmesi Proje açısından risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirilememe ihtimali olarak tanımlanabilir. Destek programı kapsamında, sözleşmede mutabık kalınan bütçe ve sürede bitirememe gibi riskler mevcuttur İzleme ve Değerlendirme Birimi 11

12 Ön Ödeme Risk Puanı Sözleşme imzalamasından sonra kırk beş gün içerisinde ilk izleme ziyareti gerçekleştirilir ve bu ziyaretin verilerine göre ön ödeme risk puanı belirlenir. Amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcın mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır. Ön ödeme tutarları bu risk değerlendirmesinin sonucuna göre tekrardan belirlenebilir İzleme ve Değerlendirme Birimi 12

13 Önemli Hatırlatmalar Yararlanıcılar risk değerlendirmesi sonucu hakkında bilgilendirilecek ve yararlanıcılara risk düzeyinin düşürülebilmesi için bir aya kadar süre tanınacaktır. Yüksek risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmemeleri halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir İzleme ve Değerlendirme Birimi 13

14 Sözleşme Yönetimi

15 Sunum İçeriği Sözleşme Değişiklikleri Uygun Maliyetler ve Muhasebe Yükümlülükleri Raporlama Yükümlülükleri ve Proje Dokümantasyonu Ödeme Prosedürleri İzleme ve Değerlendirme Birimi 15

16 Dokümanlar Proje uygulaması esnasında kullanılacak temel dokümanlar: Sözleşme ve ekleri Proje Uygulama Rehberi (PUR) ve ekleri Satın Alma Rehberi ve ekleri Görünürlük Rehberi İzleme ve Değerlendirme Birimi 16

17 Sözleşme Değişiklikleri Sözleşmede değişiklik yapılması mümkündür ama esas olan projenin başlangıçtaki haliyle uygulanmasıdır. Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir: Küçük Değişikliklerde Bildirim Mektubu Büyük Değişikliklerde Zeyilname İzleme ve Değerlendirme Birimi 17

18 Sözleşme Değişiklikleri İçin Uyulması Gereken İlkeler a) Değişiklik gerekçelerini açıklama b) Eşit muamele ilkesi c) Proje amacını değiştirmeme d) Sözleşme süresi içerisinde olma e) Geriye dönük olamama f) Mali destek miktarı arttırmama İzleme ve Değerlendirme Birimi 18

19 Bildirim Mektubu Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? 1. Projenin temel amacını etkilemeyen 2. Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan 3. Aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasında 4. Proje koordinatörü, uzmanı ve eğiticilerinin değişikliği İzleme ve Değerlendirme Birimi 19

20 Bildirim Mektubu 5. Banka hesabı değişikliği 6. Adres ve telefon numarası değişikliği 7. Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri İzleme ve Değerlendirme Birimi 20

21 Bildirim Mektubu Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını, hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, Ajans değişiklikleri onaylamayabilir. Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir İzleme ve Değerlendirme Birimi 21

22 Zeyilname Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz İzleme ve Değerlendirme Birimi 22

23 Zeyilname Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde: 1. Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler 2. Ana bütçe başlıkları arasında yapılan değişiklikler 3. Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması İzleme ve Değerlendirme Birimi 23

24 Zeyilname 4. Yararlanıcının yasal statüsünün ya da isminin değişmesi 5. Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin değişmesi 6. Mücbir hallerde 7. Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla) İzleme ve Değerlendirme Birimi 24

25 Zeyilname Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname taleplerinin uygunluğu hakkında destek sağlayacaktır. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden dolayı sadece çok gerekli durumlarda zeyilname yapılmalı İzleme ve Değerlendirme Birimi 25

26 Uygun Maliyetler Projenize sağlanan destek, maliyet esasına göre verilmiştir. Sözleşme bütçesi, projenin uygun maliyet tahminini yansıtır. Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış destek oranından daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük olursa, destek aynı oranda düşecektir İzleme ve Değerlendirme Birimi 26

27 Uygun Maliyetler Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans tarafından uygun maliyetler belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir desteğe neden olabilir ve hatta almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir İzleme ve Değerlendirme Birimi 27

28 Uygun Maliyetler Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş ve projede kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. Belgelerle desteklenmelidir. Yararlanıcı veya ortakları tarafından gerçekleştirilmesi gerekir İzleme ve Değerlendirme Birimi 28

29 Uygun Olmayan Maliyetler 1. Yararlanıcının ve projede görev alan kişilerin kusur ve ihmalleriyle doğan ceza, zam, faiz ve sair giderler, 2. Zarar veya borç karşılıkları, 3. Faiz borcu, 4. Başka bir destek/hibe ile finanse edilen kalemler, 5. Arazi veya bina alımları, bina yapımı, istimlak bedelleri, İzleme ve Değerlendirme Birimi 29

30 UYGUN OLMAYAN MALİYETLER 6. İkinci el ekipman alımları, 7. Kur farkından doğan zararlar, 8. Proje başlangıcından önce yapılan faaliyetlerin maliyetleri, 9. Yararlanıcı ya da ortakları dışındakiler tarafından gerçekleştirilen maliyetler, İzleme ve Değerlendirme Birimi 30

31 UYGUN OLMAYAN MALİYETLER 10. Ajans ile yararlanıcı arasındaki mali ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, 11. Üçüncü taraflara verilen krediler, 12. Deneme üretimleri haricinde hammadde maliyetleri, 13. Binek araç alımı, İzleme ve Değerlendirme Birimi 31

32 UYGUN OLMAYAN MALİYETLER 14. Projeyle ilgisi olmayan harcamalar, 15. Projede yer almayan faaliyetler, 16. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan, 17. Proje uygulama döneminde gerçekleşmeyen harcamalar 18. Kar amacı güden kurum ve kuruluşlar bakımından Katma Değer Vergisi (KDV) İzleme ve Değerlendirme Birimi 32

33 MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERİ Harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı, mümkünse proje için ayrı hesaplar kullanılmalı. Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri, muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı İzleme ve Değerlendirme Birimi 33

34 MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERİ Alınan mali destek iki yolla muhasebeleştirilebilir: 1. Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır, 2. Öz kaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz İzleme ve Değerlendirme Birimi 34

35 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ 1. Ara dönem/nihai raporları, 2. Proje Sonrası Değerlendirme Raporu 3. Projelere ait harcama teyit raporu(ymm) İzleme ve Değerlendirme Birimi 35

36 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ RAPOR SUNAN SUNULAN MAKAM DÖNEM İÇERİK Ara Rapor Yararlanıcı İDB Nihai Rapor Yararlanıcı İDB Ara ödeme talebi ve rapor dönemine ait harcama belgeleri ile birlikte Proje uygulamasından itibaren otuz gün içinde, nihai ödeme talebi ve rapor dönemine ait harcama belgeleri ile birlikte Ara ödeme talebine esas oluşturacak şekilde projenin ilerleme sürecine ait bilgiler Nihai ödemeye ve projenin sonlandırılmasına esas oluşturacak şekilde projenin tamamlanma sürecine ait bilgiler Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Yararlanıcı İDB Proje kapanışından üç ay sonra veya daha sonra bir zamanda Ajansın talebi üzerine Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra yararlanıcı tarafından değerlendirilmesi, izlenimler, sorunlar ve öneriler İzleme ve Değerlendirme Birimi 36

37 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar Bu raporlar; gerçekleştirilen faaliyetleri, çıktıları, projenin son durumunu gösterdikleri ve ödemeye esas teşkil ettikleri için izleme sürecinin çok önemli araçlarıdır. Ara ve nihai ödemenin yapılabilmesi için ilk başta bu raporların sunulması gerekmektedir. Ara veya nihai ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması halinde yapılır İzleme ve Değerlendirme Birimi 37

38 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar Projenize ilişkin Ara Raporu, ara ödeme talebi ile birlikte, Ajansa sunmalısınız. Nihai raporu ise, ödeme talebi ile birlikte, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç otuz gün içinde Ajansa sunmanız gerekir İzleme ve Değerlendirme Birimi 38

39 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar Teknik bölümde; proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır İzleme ve Değerlendirme Birimi 39

40 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar Mali bölümde ise, yine raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafları ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren tablolar hazırlanır, destekleyici belgeler eklenir. Nihai rapor mülkiyet transferi ile ilgili belgeleri de içermelidir İzleme ve Değerlendirme Birimi 40

41 MALİ DOKÜMANTASYON HARCAMALAR Tüm harcamalar İnsan Kaynakları Seyahat Taşeronlardan temin edilen mal, hizmet ya da yapım işleri DOKÜMANLAR Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri Hesap defterleri, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları Seyahat biletleri (uçuş kartları da dahil olmak üzere) Araç kiralama: Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi Araba: Benzin masrafları için, katedilen mesafenin özet listesi İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu gibi satın alma usullerine ilişkin belgeler Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler İzleme ve Değerlendirme Birimi 41

42 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar 1. Teknik Bölüm ve Destekleyici Belgeleri 2. Mali Bölüm ve Destekleyici Belgeleri 3. (Varsa) Ödeme Talebi 4. İlgili döneme ait eş finansman tutarının bankaya yatırıldığına dair banka dekontu İzleme ve Değerlendirme Birimi 42

43 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ 1. Ara ve nihai rapor standart formları kullanılmalıdır. 2. Raporları ajansa sunmadan önce mutlaka izleme uzmanına inceleterek görüşlerini alınız. 3. Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak zorunludur İzleme ve Değerlendirme Birimi 43

44 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Yararlanıcılar, projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir. Projenin tamamlanmasından üç ay sonra Ajansa sunulur İzleme ve Değerlendirme Birimi 44

45 ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ödeme prosedürleri sözleşmenin Özel Koşullarının dördüncü maddesinde düzenlenmiştir İzleme ve Değerlendirme Birimi 45

46 Ödeme Prosedürleri Ön Ödeme Ara Ödeme Nihai Ödeme % 40 % 30 % 30 % İzleme ve Değerlendirme Birimi 46

47 Ödeme İKA Yararlanıcı Oran Ön (a) (b) % Ara (c) (d) % Nihai (e) (f) % Toplam % Örneğin; Proje Bütçesi TL, Destek Oranı: %50 Ön Ödeme: (a) kadar ödeme avans olarak yatırılır. Ara Ödeme: Eğer (c) kadar ödeme talep ediliyorsa (b)+(d) kadar harcama yapılarak Ara Raporun onaylanmasıyla (c) kadar ödeme yapılır. Nihai Ödeme: (e) ve (f) tutarındaki harcama yapıldıktan sonra Nihai Rapor verilir, (e) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir İzleme ve Değerlendirme Birimi 47

48 ÖDEMELERLE İLGİLİ GENEL ESASLAR 1. Ödemeler, ön ödeme hariç, hakediş esasına göre yapılır. 2. Ödeme talepleri sözleşmede belirlenen takvimine göre yapılır. 3. Ödeme yararlanıcının ödeme talebine istinaden yapılır. 4. Ödeme talebinde bulunulması ajansın ödeme yapacağı anlamına gelmez. 5. Ödemelerin hak edilmesi için usulüne uygun harcanması gerekir İzleme ve Değerlendirme Birimi 48

49 ÖDEMELERLE İLGİLİ GENEL ESASLAR 6. Projeye ait tüm ödemeler proje hesabından transfer şeklinde yapılır. 7. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı gibi projeye dahil olan taraflar dışında başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılamaz İzleme ve Değerlendirme Birimi 49

50 ÖN ÖDEME Sözleşme imzasından sonraki 45 gün içinde yapılacak ilk izleme ziyareti sonrasında, Gerekli teminat şartları sağlandıktan sonra, Sözleşmenin damga vergisi ödendikten sonra, Risk değerlendirmesine göre desteğin %40 i, Proje hesabına yatırılır İzleme ve Değerlendirme Birimi 50

51 ARA ÖDEME Ödeme talebine istinaden yapılır, Sunulan Ara Raporun uygun bulunup onaylanmasına bağlıdır. Proje bütçesinin en az 40 i tamamen harcanmış olmalıdır. Ödeme talebine eklenecekler Ara Rapor Ödeme Belgeleri Alt sözleşmeler İzleme ve Değerlendirme Birimi 51

52 NİHAİ ÖDEME Sözleşmede belirlenen dönemde,(proje bitiş tarihi beklenmeksizin nihai rapor sunularak talep edilebilir.) Sunulan Nihai Raporun incelenmesi sonucunda yapılır. Nihai ödemenin yapılabilmesi için ödemelerin yapılmış olması ve malın/hizmetin teslim alınmış olması veya yapım işinin tamamlanmış olması ön koşuldur İzleme ve Değerlendirme Birimi 52

53 UYARILAR!!! Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans projenin uygun maliyetlerini belirler. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir İzleme ve Değerlendirme Birimi 53

54 UYARILAR!!! Ajans toplam uygun maliyetlerin kayda bağlanmış mali destek oranından daha fazlasını ödemez. Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir İzleme ve Değerlendirme Birimi 54

55 ÖNEMLİ HATIRLATMALAR Önemli satın alma faaliyetlerinin faturalarını kestirmeden önce ajansla irtibata geçmenizde yarar vardır. Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmalısınız. Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra on yıl boyunca arşivlemelisiniz İzleme ve Değerlendirme Birimi 55

56 İzleme ve Değerlendirme Birimi 56