a. Politika ve uygulama organlarının b. Ajanslardaki(uygulayıcı y kurum) yönetişim modeli Politika bütçelemesinden politika hesap

Transkript

1 Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş i Rock P.V. Klaar Kamu Yönetimi Yüksek Lisansı Sertifikalı Kamu Kontrolörü

2 Konular I. Hollanda Hükümetinde performans yönetimi II. Hangi bilginin i i gerekli olduğu ğ nasıl belirleniyor III. Bilgi teknolojisinden nasıl yararlanılıyor

3 I. Hollanda Hükümetinde performans yönetimi a. Politika ve uygulama organlarının ayrılması b. Ajanslardaki(uygulayıcı y kurum) yönetişim modeli c. VBTB (Performans esaslı bütçeleme) Politika bütçelemesinden politika hesap verilebilirliğine

4 I.a/d. Politika ve uygulama organlarının ayrılması 90 lardan buyana uygulamanın, politikaları belirleyici dairelerden ayrı yürütülmesi süreci söz konusudur. Bugün memurların %80 i uygulama birimlerinde çalışmaktadır. Hükümet politikalarının uygulanması uygulayıcı y kurumlar ve Bağımsız ğ İdari Organlar (BİO) İ gibi uygulama organlarında gerçekleştirilmektedir. Kurumlar YBS sürecinin (politikaların l sonuçlarının ölçüldüğü yer) sonunda yer almaktadır

5 I.b/d. Ajanslar ve BİO larda yönetişim modeli Bir işletme olarak hükümet? özel şirket kamu kurumları İşletme sahibi ortaklar müsteşar Yüklenici pazar ya da politikadan sorumlu diğer işletmeler genel müdür (ücretler) Denetçi denetim kurulu Maliyeden sorumlu müdür Uygulayıcı işletme kurum/iab

6 I.b/d. Ajanslar ve BİO larda yönetişim modeli özel işletmeler Bir işletme olarak hükümet? kamu kurumları belge yıllık hesap planlama amaç yatırım getirisi topluma hizmet etmek yön veren piyasa siyasetçiler ve vatandaşlar Paylaşılan ş değerler: ğ Politika ve uygulama yönetimi ağırlıklarının düzenlenmesi ile birleştirilen maliyet farkındalığı Hollanda toplumu açısından ortaya çıkacak sonuçlar ve etkiler dikkate alınarak politika veuygulama arasındaki ilişkinin profesyonelleştirilmesi.

7 Bilgi piramidi Toplum: Müşteri/ Hedef gruplar Medya Siyaset 2. meclis Muhasebe Detaylı bilgi düzeyi Bakan İşletme sahibi yükleniciler Yönlendirme Ajans Ajansın bölge ofisleri

8 I.b/d. Ajanslarda yönetişim modeli Halen birçok farklı biçimi i i vardır Bakan 1) kurul GS 1) 2) d1 5) 2) GM GM GM d2 3) d5 5) Md Md Dd d3 3) d4 4)

9 II. Hangi bilginin gerekli olduğunun ğ belirlenmesi a. Sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi b. Amaçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi c. Farklı görevler için farklı bilgiler d. Farklı kullanıcılar için farklı bilgiler e. Dr. Kaplan Balanced Scorecard a (bir yönetim sistemi) yansıtılan performans yönetimi f. Tabloların kullanımı g. Performans göstergelerine duyulan gereklilik

10 II.a/g Sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen il performans yönetimi i Etkinlik ve etkililik Uygulama Sonuç Çıktı Araçlar Girdi Topluma etkileri i Ürün, hizmet ve sonuçlar Faaliyetler ve süreçler İnsan ve araç kullanımı Etkililik Kurum işleri doğru mu yapıyor? Etkinlik Kurum işleri doğru mu yapıyor? Planlama

11 II. b/g Amaçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen ş performans yönetimi Sonuca giden yolda farklı aşamalar Sonuca yönelme aşaması Sonuç odaklı Etki odaklı Yönetim toplumdaki değişimlera uyum sağlamaya odaklanır Süreç odaklı Çıktı odaklı Yönetim sonuç elde etmeye odaklanır (toplum üzerindeki etkileri) Yönetim çıktı elde etmeye odaklanır (ürün ya da hizmet) Yönetim süreci en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanır(uygulamalar) Girdi odaklı Yönetim girdi kullanımına odaklanır (bütçe giderleri) Araçların profesyonelce kullanımı aşamasış Aşamalar araçların incelenmesi ile belirlenir (unsurlar ve yaklaşım).

12 II.c/g Farklı görevler için farklı bilgiler 5 farklı görevin ayrımı 1. Menkul ve veri setlerinin idaresi 2. Yetki verilmesi 3. Teftiş ya da kontrolün devam ettirilmesi 4. Araştırma ile ilgili bilgi ya da eğtimin sağlanması 5. Ruhsat ya da izinlerin alınıp tescil edilmesi 6. Diğer

13 II.c/g Farklı görevler için farklı bilgiler Görev Performans Göstergesi Ajans 1. Menkul ve veri setlerinin i idaresi i 2. Yetki verilmesi 3. Teftiş ya da kontrolün devam ettirilmesi Bina ve parsel sayısı İşlenmiş vergi iadeleri sayısı, hata yüzdesi Teftiş maliyeti, teftiş sayısı 4. Araştırma ile ilgili Yerinde ölçülen kalite, bilgi ya da eğtiminin müşteri memnuniyeti sağlanması 5. Ruhsat ya da izinlerin alınıp tescil edilmesi 6. Diğer Tescil sayısı,tescil başına düşen süre, teslimat süresi Kişi başına düşen Devlet Bina Hizmeti Vergi Departmanı Yiyecek ve Mallar ile İlgili İşlerle İlgilenen Kurum Hollanda Adli Kurumu Hollanda Patent Bürosu Hapishane

14 Hollanda BSC Emisyon Kurumu Ürün çeşidi Çevre Bakanlığı ğ İşletme sahibi Çevre Bakanlığı ğ Yüklenici Personel- Maliyet- etkinlik Politika- etkililik İşletmeler Hedef kitle İdari yükün ani değişimi Toplum/siyaset Etkililik İç teşkilat Memnuniyeti Süreçteki yenilikler Tescil Ele alınan saat / kg CO2 Sistem- Tescil edilen maliyet kg CO2 CO2 emisyon Verinin kamu hakları tescilinde ticaretinde uygulanma yer alan süresi işletmelerin yüzdesi Tescildeki eksiklik oranı Diğer ülkelerden alınan ya da diğer ülkelere satılan miktar arasındaki Borç/Alacak dengesi İlk girdilerden sonraki düzeltme oranı Teftiş Değerlendiril en kg CO2 maliyeti Kanuni süre içinde değerlendiril en CO2 raporlarının %si Yanlış kullanımdan dolayı ortaya çıkan şikayetlerin yüzdesi Karşılama oranı Şüphe duyulan işletmelerin yüzdesi

15 II d/g. Farklı kullanıcılar için farklı bilgi Yönetim bilgi sistemi (YBS) YBS etkili bir karar alma süreci için yöneticilere bilgi sağlar ve günlük işlerle ilgili geri dönüt sunar. Çıktı ya da raporlar genellikle işlem süreci verilerinin bir araya getirilmesi ile oluşturulur Her YBS kurum içindeki fonksiyon düzeylerinde benzer şekilde düzenlenmiş olan alt sistemlerin bütünleştirilerek bir araya getirilmiş şeklidir.

16 d/g. Farklı kullanıcılar için farklı bilgi SİSTEM ÇEŞİDİ HİZMET GRUBU STRATEJİ DÜZEYİ ÜST YÖNETİCİLER YÖNETİM DÜZEYİ ORTA DÜZEYDEKİ YÖNETİCİLER BİLGİ DÜZEYİ BİLGİ İŞLEMDE ÇALIŞANLAR UYGULAMA DÜZEYİ SATIŞ & PAZARLAMA ÜRETİM İ MALİYEİ MUHASEBE İNSAN KAYNAKLARI UYGULAMA YÖNETİCİLER

17 II. d/g Farklı kullanıcılar için farklı bilgi Sonuca giden yolda farklı aşamalar Sonuca yönelme aşaması Sonuç odaklı Etki odaklı Yönetim toplumdaki değişimlere uyum sağlamaya odaklanır (2. Meclis adına) Girdi odaklı Süreç odaklı Çıktı odaklı Yönetim sonuç elde etmeye odaklanır (toplum üzerindeki etkisi) (Politikadan sorumlu Genel Müdür adına) Yönetim çıktı elde etmeye odaklanır (ürün ve hizmet) (yönetim adına) Yönetim, süreci en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanır (araçlar) (uygulama yönetimi adına) Yönetim girdinin kullanılmasına odaklanır (bütçe harcamaları) (mali işler dairesi adına) Araçların profesyonelce kullanımı aşaması Aşamalar araçların incelenmesi ile belirlenir (unsurlar ve

18 Ajans ve Yüklenici arasındaki performans göstergeleri Yüklenici i Ajans ürün portföyü miktar ürün ve hizmet kalitesi maliyet bedeli Vatandaşlar / işletmeler

19 Yönetimin kapsamı sorumluluklar/ yetkiler yönetim kontrol sistemi maliyet bedeli modeli yatırım politikası finansman politikası risk politikası rapor verme gerekliliği tarifelerin onaylanması İşletme sahibi Maliyeden Sorumlu Müdür, Sayıştay, Genel Denetim Kurulu Kurum

20 II.e/g Balanced Scorecard da (dr.kaplan) yer alan performans yönetimi Mali perspektif Müşteri ş perspektifi p Kurumiçi teşkilatlanmaş Yenilik perspektifi p

21 II.e/g Balanced Scorecard da yer alan performans yönetimi Bu perspektifler kamu sektöründe aşağıdaki gibi yer alır: İşletme sahibinin alanı: İşletme sahibi konumunda olan Genel Sekreterin sorumluluk u u alanı a kurumun uu u devamlılığının ğ ve kalitesinin sağlanmasını içerir. Yüklenicinin alanı: Yüklenici rolündeki politikadan sorumlu Genel Müdür(ler) teslim edilen ürünlerin ü içerik ik ve kalitesi i ve ödenmesi gereken maliyet bedelinden sorumludur. Kurum içi Teşkilatlanma: Kişisel ihtiyaçlar, işlemler, altyapı ve kurum yapısı ile uygun kurum kültürü arasında pozitif bir dengenin sağlanması kurum içi teşkilatlanma alanına girer. Yenilik ve öğrenme: Geniş anlamda gelecekte yaşanacak gelişmelere hazır olma durumudur.

22 Balanced Scorecard İşletme sahibinin alanı Şirketin imajı Kârlılık Eklenmiş değer Hareket Şirket maliyetleri Yatırım planındaki gelişme Müşteri alanı Fiyat pirimi Tercih edilen tedarikçi konumu Hizmet düzeyleri Marka farkındalığı Pazarlama zamanı Kullanıcıların (hedef kitlenin)memnuniyeti Şikayet sayısı Balanced Scorecard Yenilik & Öğrenme alanı Her bir çalışanın eğitimde geçirdiği gün sayısı Tanımlanan marka kavramları Tamamlanmadan bırakılan AR&GE projeleri Kurum & İşletme alanı Planların gerçekleştirilmesinde ilerleme İhtiyaç duyulan personel yüzdesi BT planındaki gelişme potansiyeller +ölçütler Personel memnuniyeti Hastalık nedeniyle işe gelmeme

23 % weighed distribution coverage consumer appreciation retailer appreciation market share sales gross margin ROS % milk results operating cash flow % economic premium/roi tons # new product/market combinations sales new product/market combinations # R&D projects in progress # end products per brand % realised plans - brands - countries - acquisitions - account plans - R&D products - R&D processes production result employee satisfaction sales cost/total sales II. f/g Tablo kullanımı Teşkilat Misyo n İş alanı/ SWOT Stratejik hedefler Dönüştürülen KBF Performans Göstergeleri (PG) Customer perspective MT Dashboard Financial Perspective Balanced Business Scorecard Innovation & Learning perspective Internal & Business Perspective Kritik başarı etkenleri Misyondan tabloya

24 İzlenecek aşamalar 1. Misyon 2. İş alanı/swot 3. Stratejik hedefler 4. KBF(Kritik Başarı Faktörleri) 5. Dönüştürülen KBF 6. PG nin tanımı (Eylem ve sonuç odaklı) dkl) 7. GM Tablosu için PG seçimi 8. PG lerinin değerlendirilmesi

25 Tablonun hazırlanmasından sonra yapılması gereken nedir? Tablonun Belgenin Formatların Sistemlere tasarlanması tanımlanması oluşturulması yerleştirilmesi Tabloların kontrol edilmesi Tabloların kullanımı

26 II. g/g Performans göstergelerinin gereklilikleri Mali ve mali olmayan İletilen KBF ile ilgili İç ve dış Her tablo düzeyi için ayrı ayrı Bazen geçici ÖÖBGZ -Ö= Özel -Ö= Ölçülebilir -B = Başarılabilir -G= Güvenilir - Z = Zamanında PG lerin her şeyi kapsaması gerekmez; sadece önceliklerin belirlenmesine odaklanır.

27 III.Bilgi Teknolojisinden nasıl yararlanılır? a. Bilgi sistemlerinin çeşitleri b. Uygulama alanındaki bilgilere karşı mali bilgi c. İşletme Kaynak Planlama sistemleri

28 Bilgi Sistemleri: Kavramlar ve Tanımlar Veri. Olayların, l faaliyetlerin i ve kaydedilen, dil sınıflandırılan herhangi bir alan içinde düzenlenmeyen e eye fakat at saklanan a a ve işlemlerin ş e basitçe tanımlanması. Bilgi. i Alıcı için i bir değeri ğ olması ve bir anlam ifade etmesi için verilerin düzenlenmiş hali. Birikim. Anlaşılması için düzenlenen ve işlenen veri ve/veya bilgi, öğrenimlerden elde edilen deneyimler ve mevcut sorun ya da faaliyetlerde uygulanan uzmanlık bilgileri..

29 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri İŞLEVSEL AÇIDAN SİSTEMLER 1. SATIŞ & PAZARLAMA SİSTEMLERİ 2. İMALAT & ÜRETİM SİSTEMLERİ 3. MALİYE & MUHASEBE SİSTEMLERİ S 4. İNSAN KAYNAKLARI SİSTEMLERİ 5. DİĞERLERİ 6. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

30 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 1.Satış & Pazarlama Sistemleri (SPS) S) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Satış yönetimi, Pazar araştırması, tanıtım, fiyatlandırma, yeni ürünler TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Satış emri bilgi sistemi, Pazar araştırması sistemi, fiyatlandırma sistemi

31 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 2. İmalat & Üretim Sistemi (İÜS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Çizelge oluşturma, ş satın alma, nakliyat, teslimat, teknik kurulum, işlemler TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Materyal kaynak planlama sistemleri, satış emri kontrol sistemleri, i mühendislik sistemleri, kalite kontrol sistemleri

32 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 3. Maliye & Muhasebe Sistemleri (MMS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Bütçeleme, büyük ük defter, faturalama, maliyet hesabı TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Büyük defter, alacak hesabı, borç hesabı, bütçeleme, fon yönetim sistemleri

33 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 4. İnsan Kaynakları Sistemi (İKS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Personel kayıtları, yan ödemeler, tazminat, iş ilişkileri, eğitim TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Bordro, çalışan kayıtları, yan ödeme sistemleri, kariyer basamakları sistemleri, i personel eğitimi i i sistemleri i *

34 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 5. Diğerleri (örn; Üniversite) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Giriş, not kayıtları, ders kayıtları, mezuniyet TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Kayıt sistemi, öğrenci transkripti sistemi, müfredat-ders ders kontrol sistemi, mezuniyetten yararlanma sistemi

35 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 6. Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) İşlev: Genellikle bir işlev alanında işlem verilerini özetleyerek rapor oluşturma. Örnek: Her müşteriye yapılan toplan satışa dair rapor hazırlama. Kullanıcılar: Orta ve alt düzey yyöneticilere yardımcı olur. YÖNETİM DÜZEYİ GİRDİLER: YÜKSEK HACİMDE VERİ İŞLEM: BASİT MODELLERLER ÇIKTILAR: ÖZET RAPORLAR KULLANICILAR: ORTA DÜZEY YÖNETİCİLER ÖRNEK: YILLIK BÜTÇELEME

36 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Özellikler YAPILANDIRILMIŞ & YARI YAPILANDIRILMIŞ KARARLAR RAPOR KONTROLÜNE YÖNELİK GEÇMİŞ VE MEVCUT VERİ KURUM İÇİ ORYANTASYON UZUN TARASIM SÜRECİ

37 III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri SİSTEMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER MMS Maliye ve Muhasebe Yönetim bilgisi YBS İKS İnsan Kaynakları İmalat ve Üretim İÜS SPS Satış ve Pazarlama

38 İnternet Bir kurumun YBS si Maliye İşletme işlemleriş YBS si İşlem işleme sistemleri Geçerli işlemlerin veri tabanları Muhasebe YBS si Detaylı raporlar İstisnai i raporlar Talebe bağlı raporlar Pazarlama YBS si Kilit-gösterge g raporlar Programlı raporlar İşletme işlemleri Dış ağ Dış verilerin veri tabanları İnsan Kaynakları YBS si Vs. Vs.

39 İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri Planlama, yönetim ve kurumun tüm kaynaklarının kullanımının bütünleştirilmesi. İKP nin temel hedefi kurumun işlev ş alanlarını bütünleştirmek ve işlev alanlarında kesintisiz bilgi akışını ş sağlamaktır. İşlev: Kurumun tüm işlev alanlarını bütünleştirmek. Örnek: Oracle, SAP

40 İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri İş süreci belirli bir sonuca ulaşmak için tasarlanan ilgili aşamalar veya prosedürler bütünüdür. İKP modülü destekli iş süreçleri Maliye ve Muhasebe süreçlerini, Satış ve Pazarlama Süreçlerini, İmalat ve Üretim süreçlerini ve İnsan Kaynakları süreçlerini içerir.

41 İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri En iyi uygulamalar a a işe yönelik hedefi gerçekleştirmek için en başarılı çözümler ya da en iyi problem çözme yöntemleridir. İKP sistemlerinin dezavantajları çok karmaşık, pahalı olması ve uygulanmasının zaman almasıdır. SAP (SAP R/3), Oracle ve PeopleSoft İKP yazılımını satan başlıca şirketler arasındadır. aasndad

42 İŞLETME SİSTEMİNİN YARARLARI SIKI YAPI & KURUM: Bir kurum YÖNETİM: Kapsamlı bilgi esaslı yönetim süreci TEKNOLO NOLOJİ Jİ: Birleştirilmiş Platform İŞ: Daha etkin uygulamalar ve müşteriye yönelik iş süreçleri *

43 İŞLETME SİSTEMLERİNİN ZORLUKLARI Zorlu uygulama Yüksek ön maliyetler ve gelecekteki yararları Esnek olmama Stratejik değerin fark edilmesindeki zorluk

44

45 Çalışanlar Kurum içi verilerin şirket veritabanları Dış verilerin veri tabanları Şirket içi ağ Karar destek sistemleri İşle ilgili işlemler İşlem işleme Geçerli Yönetim Bilgi Uygulama İdari destek sistemleri işlem Sistemleri veri sistemleri verileri tabanları Uygulama Veri tabanları Girdi ve hata listesi Detaylı raporlar İstisna raporları Talebe bağlı raporlar Kilit-gösterge raporlar Programlı raporlar Uzman sistemleri

46 Yönetim Bilgi Sistemleri Çıktıları Programlı raporlar Belirli aralıklarla ya da programlı olarak (günlük, haftalık, aylık) hazırlanır Kilit-gösterge raporlar Bir önceki günün kritik faaliyetlerini özetler Her gün erken saatte hazır olur Talebe bağlı raporları Yöneticinin isteği üzerine belirli bilgileri sağlar İstisnai raporlar Normal olmayan ya da yönetimin müdahalesini gerektiren bir durum yaşandığında otomatik olarak hazırlanır

47 Yönetim Bilgi Sisteminin Özellikleri Sabit ve standart formatlı raporlar hazırlar Kağıt üzerinde ve elektronik ortamdaki raporlar Bilgisayar sisteminde saklanan kurum içi verileri kullanır Son kullanıcılar müşteri raporları hazırlayabilirler Kullanıcıların resmi talebi gereklidir

48 İşletme l t Sistemlerinin i i Özellikleri i 7/24 kullanım Çok sayıda kullanıcı Durağan ve güvenli Birincil işlemi destekler İşle ilgili önemli verileri içerir Diğer sistem ve teknolojilerle bağlantısı vardır İş için çok önemlidir