Standart Kontrol(Assessment of Final Reports) Sistem Denetimi(System Checks) YerindeFinansDenetimi(on the spot checks after the

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "Standart Kontrol(Assessment of Final Reports) Sistem Denetimi(System Checks) YerindeFinansDenetimi(on the spot checks after the"

Ilhami Taylan
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 İlyas Ülgür

2 DenetimTürleri Standart Kontrol(Assessment of Final Reports) Sistem Denetimi(System Checks) YerindeFinansDenetimi(on the spot checks after the completion of final reports) Ayrıntılı Kontrol(desk checks after the completion of final reports)

YerindeFinansDenetimi(on the spot checks after the

3 Denetimiçinseçimler Stardart Kontrol(% 100) Sistem Denetimi( üzeri tüm kurumlara yukarıdanaşağıya; ancaktr kategorisindeyıllık5 kurum) Yerinde Finas Denetimi(Rasgele Komisyon tarafından ve UA tarafından) Yerinde Finans Denetimi(Rasgele Komisyon tarafından ve UA tarafından)

kategorisindeyıllık5 kurum) Yerinde Finas Denetimi(Rasgele Komisyon

4 2009 yılındakidenetimler Standart Kontrol hepsi Sistem Denetimi 6 kurum YerindeFinansDenetimi 3 kurum Ayrıntılı Kontrol 1 kurum

5 Tespit-1 Üniversitenin incelenen belgeler ışığında ciddi bir tanıma problemi olduğu anlaşılmaktadır. Hareketlilik faaliyetinden faydalanan öğrencilerin almış olduğu dersler ne transkriptte ne de Diploma Eki nde yer almaktadır. Üniversite ya Diploma Eki vermiyor ya da verse de dersler yer almıyor. Öğrenci sanki TR de dersleri almış gibi görünüyor.

Hareketlilik faaliyetinden faydalanan öğrencilerin almış olduğu dersler ne

6 Tespit-2 Eğitim alma faaliyetinden faydalanan personelin belgeleri incelendiğinde bu faaliyette yer alan faaliyet planında bu seyahatin ziyaret olarak düzenlendiği anlaşılmaktave içerisinde eğitim faaliyetini içeren bir ibare görülmemektedir.

planında bu seyahatin ziyaret olarak düzenlendiği

7 Tespit-3 Öğrenci Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) öğrencinin hareketliliği başlamadan önce tamamlanması ve ıslak imzalı olarak tüm taraflarda birer nüsha halinde bulunması gerekmektedir. Yine bu belgede belirtilen derslerdeki değişiklik hareketlilik başlangıcını müteakip bir ay içinde gerçekleştirilmelidir ve tüm taraflarca imzalanmalıdır.

8 Tespit-4 Hareketlilik için zorunlu olan Kurumlararası Anlaşma mutlaka hareketlilikten önce imzalanmalı ve mutlaka Erasmus ofisinde bu belgelerin orijinalleri bulundurulmalıdır.

9 Tespit-5 Personel ve öğrencilere ödenen seyahat bedelleri için bu kişilerin seyahatlerine ilişkin uçuş kartı (boarding pass) orijinalleri mutlaka dosyalarda bulunmalıdır. Buradabelirtilen seyahatlere ilişkin ödemenin yapılması e-bilet e göre değil faturanın aslına göre yapılmalı ve bu faturaların asılları dosyalarda saklanmalıdır

10 Tespit-6 Üniversite tarafından Erasmus programından faydalanmak üzere Komisyon a yapılan başvuru sırasında Erasmus Programının temel şartlarını kabul edilmesi üzerine sözkonusu kurumaerasmus Üniversite Beyannamesi (Erasmus University Charter) verilmiş olup bu Beyanname nin temel prensipleri olarak uyulmasıgereken kurallar bu belgede açıkça belirtilmiştir. Belgede orijinal haliyle bu ifade şu şekilde geçmektedir: The Institution has agreed to comply With the following fundamental principles of Erasmus mobility: Mobility shall be carried out within prior inter-institutional agreement; No university fees for tuition, registration, examination, access to laboratory and library facilities are to be charged to in-coming Erasmus students; Full recognition shall be given to students for satisfactorily completed activities specified in the compulsory Learning Agreement and Training Agreement

Belgede orijinal haliyle bu ifade şu şekilde geçmektedir: The Institution has agreed to comply With the following fundamental principles of Erasmus mobility: Mobility shall be carried out within

11 Tespit 6 devam... Bu belgeye göre bir öğrencinin yurtdışında hareketlilik sırasında alarak başarılı olduğu tüm derslerin tanınmasıve bu derslerin karşılığı olarak elde etmiş olduğu toplam ECTS kredileri karşılığı üniversitede derslerden muaf olmuş olması gerekmektedir. Denetim için seçilen ve başarılı olan öğrenciler için tanınma yapılmış ama üniversitenizde muaf tutulan derslerin ECTS kredi karşılıklarının toplamının kaç krediye karşılık geldiği belli değil. Desler DE de yer almıyor.

derslerin karşılığı olarak elde etmiş olduğu toplam ECTS kredileri karşılığı üniversitede derslerden muaf olmuş olması

12 Devam... Bir denetim örneği Öğrenci Başarılı olduğu derslerin ECTS toplamı Öğrencinin almış olduğu derslerin ECTS toplamı A B C D E Üniversite tarafından tanınan ECTS kredileri toplamı F G H I J K L Dosyada tanınma belgesi yok M N Dosyada tanınma belgesi yok O P R S T M

toplamı A 72 62 27 B 80 53 29.5 C 56 54 24 D 46.5 29 22 E 27.4 28.

13 Tespit-7 Hareketlilik başlangıç ve bitiş tarihlerinde yanlışlıklar mevcut. Bazan2008 yazılacağıyerde2009 veyatam tesi durum mevcut.

14 Tespit 8 Ödemeler Geç yapılmış Yararlanıcılara ödenen Nihai Ödeme Hareketlilik Faaliyetinden çok uzun bir zaman sonra yapılmış. Üniversite ile Merkez Başkanlığı arasında imzalanan sözleşmenin eki (Ek-VIa öğrenci öğrenim hareketliliği sözleşmesi) olan ve Öğrenci ile Üniversite arasında imzalanan model Sözleşme nin Madde 4 Ödeme başlığı altında yer alan 2. fıkrası şu şekilde bu hususu belirtmektedir: Öğrenci nihai raporu, Faydalanıcının, hibenin bakiyesinin ödenmesine yönelik talebi sayılır. Kurum, bakiye ödemeyi, nihai raporu almasından itibaren 45 takvim günü içinde yapar. 1 yıl 3 ay 26 gün geç yapılan ödemeler mevcut...

arasında imzalanan model Sözleşme nin Madde 4 Ödeme başlığı altında yer alan 2.

15 Tespit-9 Yararlancılara yapılan ödemede banka transfer ücreti kesintisi yapılmaması gerekmektedir

16 Tespit-10 Personel Hareketliğinde Hareketlilik öncesi Eğitim Programı ya mevcut değil, ya da misafir kurum tarafından teyit edilmemiş

17 Tespit-11 Üniversite ile ÖğrenciveyaPersonel arasında hareketlilikten önce imzalanması gereken Hareketlilik Sözleşmesi imza tarihi eksik

18 Tespit-12 Faaliyetin Hareketlilik Tanımına Uygun olarak Gerçekleşmemesi Personel Eğitimi Tespit ve Gerekçe: Denetim için seçilen Personel Hareketliliği Personel Eğitimi faaliyetinden faydalanan personellerden bazılarınaait katılım sertifikası ve eğitim programının Personel Eğitimi faaliyetinden çok bir turistik seyahat ve kurum ziyaretine benzediği, bu bakımdan da bu hibe kaleminden karşılanması uygun görülmemektedir

personellerden bazılarınaait katılım sertifikası ve eğitim programının Personel Eğitimi faaliyetinden

19 Tespit-13 Programın yönetimi ile ilgili risklerin yönetilip yönetilmediği: Üniversitenin iç denetim mekanizmasını devreye sokarak uluslararası ilişkiler, özellikle de Erasmus birimini denetletmesi önerilmektedir. Özellikle denetim yapacak elemanların şu belgeler ışığında bu denetimi yapması önem arzetmektedir: Üniversitenin Stratejik Planı Erasmus Üniversite Beyannamesi Üniversite ile Merkez arasında imzalanan Sözleşme Bu imzalanan sözleşmenin Mütemmim Cüz ü olan Erasmus Uygulama Elkitabı Üniversite özellike bu denetimle muhtemel riskleri öngörerek bertaraf etmesi için gerekli tedbirleri alma imkanı bulabilecektir.

Özellikle denetim yapacak elemanların şu belgeler ışığında bu denetimi yapması önem arzetmektedir: Üniversitenin Stratejik Planı Erasmus Üniversite

20 Tespit-14 Kuruma ve personele denetim kültürünün kazandırılması gerekir.

21 Tespit-15 Personel Hareketliğinde Hareketlilik öncesi Eğitim Programı ya mevcut değil, ya da misafir kurum tarafından teyit edilmemiş

22 Tespit-16 İlgili birimlerin yeterli personel ve teknik ekipmana sahip olup olmadıkları

23 Tespit-17 Denetim ve kontrollere elverişli bir şekilde dosyalama yapılmamış

24 Tespit-18 Nihaiyararlanıcılarınseçimi (öğrencivepersonel): kriterler(seçimvehibemiktarınıntayin), zamanlama, bilgi verme, başvuru listesi ve seçilenler listesi, yedek listesi, özel ihtiyaç sahibi öğrenci ve personele öncelik tanınması, özel ulusal kriterler, çıkar çatışmasının ilanı, şeffaflık

25 Tespit-19 Yararlanıcılarınuygunluğunu, süresini, programlarınıkontrol: Öğrenci gönderildikten sonra herhangi bir takip sözkonusu değil. Bölüm koordinatörleri takip etmiyorlar. Bir yıl için gönderilen bir öğrenci bölüm koordinatörü tarafından takip edilmiş olsa belki de birinci dönem sonunda geri çağrılabilecektir.

26 Tespit-20 Hesaplamalarda doğru kur kullanılması gerekir Sözleşmede yazan esastır!

27 Tespit-21 Personel Görev tanımları yapılmamış ve İş akış şemaları hazır değil.

Benzer belgeler

ERASMUS+ ECHE Prensiplerine Uyum

ERASMUS+ ECHE Prensiplerine Uyum Özlem YÜCEL Yükseköğretim Birimi Uzmanı 27 Eylül 2016 Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Erasmus Charter for Higher Education: ECHE ECHE Prensipleri / Temel Prensipler