EGE ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ

Transkript

1 EGE ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ TÜBİTAK-AB OFİSİ 2018 Özdal YILDIZ Ülker ŞENTÜRK

2 DOĞRUDAN SATINALMA SÜRECİ Doğrudan alımlar için hazır bulundurulması gereken belgeler: Kamu İhale; - Fatura (Faturanın açık kesilmesine ve ilgili proje numarasının belirtilmiş olmasına dikkat edilmelidir. Fatura üzerinde firmanın İban numarasının bulunması gertekmektedir yada firma ayrı bir dilekçede beyan etmelidir. Ayrıca fatura arkası malzemenin eksiksiz teslim alındığı belirtilerek imzalanmalıdır. ) - 3 Proforma fatura (Kaşeli ve İmzalı olmalıdır) - Ödeme kaleminin belirtildiği ödeme talimatı dilekçesi (Islak imzalı olmalıdır) ,00 TL üzeri alımlarda vergi borcu yazısı (Kamu kurumu veya özel sektör farkı gözetmeksizin) (6183 sayılı kanun 22/a maddesine göre alınmalıdır) - Cihaz alımları için Taşınır İşlem Fişi (İlgili fakülte Taşınır Kayıt Biriminden kestirilecektir.) - Çoklu malzeme alımlarında malzeme listesi (Yürütücü tarafından imzalı ve Marka belirtilmeden hazırlanacaktır) - Cihaz alımlarında teknik şartname (Marka belirtilmeden, yürütücü tarafından imzalanmış olmalıdır) ,00 TL üzeri alımlarda, Satınalma Yetkilisi dilekçesi (bap.ege.edu.tr adresinden temin edilebilir.) - Onay belgesi (Word Belgesi olarak düzenlenecektir.) - Piyasa fiyat araştırma tutanağı (Excel Belgesi olarak düzenlenecektir.) Kurum payı harcaması yapılacak ise eğer; - Bölüm payı ise Bölüm Başkanı onayı (E-imzalı veya ıslak imzalı olmalı. Alınacak ürün veya ürünlerin adı ve miktarı belirtilmelidir) - Dekanlık payı ise Dekan onayı )E-imzalı veya ıslak imzalı olmalı. Alınacak ürün veya ürünlerin adı ve miktarı belirtilmelidir) Sistem üzerinden evrak hazırlama, Veri Giriş Görevlisi ve Gerçekleştirme Görevlisi tarafından yapılır, Harcama Yetkilisi sadece evrak onaylama yetkisine sahiptir.

3 Mali Yönetim Sistemine Giriş: TC Kimlik no ve şifre ile birlikte sisteme giriş yapılır. MYS GİRİŞ EKRANI

4 ROL SEÇİM EKRANI İlgili rol seçimi rol seçim ekranından yapılır. Modül kısmından harcamalar sekmesi tıklanır ve sorgulama ekranına geçilir. HARCAMALARIN SEÇİLECEĞİ MODÜL EKRANI

5 Rol seçimi ve harcamalar ekranı geçildikten sonra karşımıza çıkacak ekran Harcama Sorgulama ekranı olacaktır. HARCAMALAR SORGULAMA EKRANI butonu tıklanarak harcama belgesi oluşturma sürecine başlanır.

6 BÜTÇE YILI: OTOMATİK İLGİLİ YIL GELİR İŞİN ADI: MAL VEYA MALZEME VEYA HİZMET ALIMI İŞİN TANIMI: ÖRNEK OLARAK CİHAZ ALIMI ÖEB AÇIKLAMASI: BOŞ GEÇİLİR ÖDEME KAYNAĞI TÜRÜ: PROJELER ÖDEME KAYNAĞI ALT TÜRÜ: TÜBİTAK PROJELERİ İÇİN: ÖZEL HESAPLAR AB PROJELERİ İÇİN: DIŞ KAYNAKLI PROJELER HARCAMA TÜRÜ: İLGİLİ KALEM SEÇİLİR HARCAMA BİLGİ GİRİŞİ EKRANI HARCAMA ALT TÜRÜ: HARCAMA TÜRÜ SEÇİLDİKTEN SONRA İLGİLİ ALT KALEM SEÇİLİR.

7 ÖN ÖDEME TÜRÜ: ÖN ÖDEME YOK GÖRÜNTÜLEME YETKİSİ: TANIMLI KİŞİLER GÖRSÜN ROTA: İLGİLİ PROJE NO SEÇİLMELİDİR ardından veya butonu tıklanır ardında butonu tıklanarak ödeme emri belgesi oluşturma aşamasına geçilir. YAKLAŞIK MALİYET HESAP CETVELİ EKRANI butonu tıklanarak ilgili ürün bilgileri gerekli alanlara yazılır teklif veren firmalar butonu tıklanarak firmaların bilgileri ve teklifleri gerekli alanlara yazılır. Ardından veya butonu tıklanır ardında butonu tıklanarak Harcama Bilgileri Ekranına geçilir.

8 HARCAMA BİLGİLERİ EKRANI MİKTAR: X BİRİM: İLGİLİ ALAN SEÇİLİR (ADET, KİŞİ vs) HUKUKİ DAYANAK: TÜBİTAK PROJELERİ İÇİN: TÜBİTAK ESAS VE USÜLLERİ 7. MADDE AB PROJELRİ İÇİN: AB ESAS VE USÜLLERİ YAKLAŞIK MALİYET: OTOMATİK GELİR GERÇEKLEŞTİRME USULÜ: DOĞRUDAN TEMİN GEREKÇESİ: TÜBİTAK PROJELERİ İÇİN: TÜBİTAK İHALE YÖNETMELİĞİ 22/ç AB PROJELRİ İÇİN: AB ESAS VE USÜLLERİ veya butonu tıklanır ardında butonu tıklanarak onaya eklenecek belgeler ekranına geçilir.

9 ONAYA EKLENECEK BELGELER EKRANI İlgili belgeler (Firmaların teklifleri) eklenir ve veya butonu tıklanır ardında butonu tıklanarak Harcama Talimatı Onay Belgesi ekranına geçilir.

10 HARCAMA TALİMATI ONAY BELGESİ EKRANI Harcam talimatı butonu tıklanarak Harcama yetkilisine gönderilir. Harcama Yetkilisi belgeyi onaylar ve Gerçekleştirme Görevlisine Ödeme Emri Belgesi oluşturması için göndermiş olur.

11 Gerçekleştirme görevlisi, Modül kısmından kısmına giriş yapar. HARCAMA SORGULAMA EKRANI Ardından ilgili işlem seçilir butonu tıklanır ve onaylı Harcama Talimatını sayfasına ulaşır.

12 HARCAMA GÖRÜNTÜLEME EKRANI Ödeme Emri Belgesi ile birlikte TÜBİTAK ofisine ulaştırılmak üzere 2 nüsha çıktı alınır, imzalanır ve hazır bulundurulur. Gerçekleştirme görevlisi butonuna tıklar. Ödeme Emri Giriş ekranına ulaşır

13 ÖDEME EMRİ GİRİŞİ EKRANI butonu tıklanarak ilgili proje no ilgili proje banka hesap no yazılır ardından butonuna tıkanarak gerekli bilgi girişi yapılmış olur. butonu tıklanır, Ödeme Emirleri Detayı ekranına ulaşılır.

14 ÖDEME EMİRLERİ DETAYI EKRANI ardından butonları tıklanarak ödeme yapılacak kişi TC KİMLİK no girilir, alacağı net tutar yazılır. Ardından ve butonları tıklanır ve butonları

15 tıklanır, Ödeme Kalemi Türü seçilir brüt tutar girilir. İBAN seçilir İBAN yok ise eğer kişi ismi yanındaki buton tıklanılır. İBAN GİRİŞ EKRANI İBAN giriş ekranına ulaşılır. İBAN NO girilir ardından ve ardından butonu tıklanır. Ödeme işlemlerinde kesinti Uygulanacak ise eğer ve butonları tıklanarak işleme devam edilir.

16 ÖDEME EMİRLERİ DETAYI EKRANI ardından butonu ve butonu tıklanır, Ödeme Emri Ekleri sayfasına geçilir.

17 ÖDEME EMRİ EKLERİ EKRANI İlgili belgeler (Fatura, ödeme dilekçesi) eklenir ve veya butonu tıklanır, ardında butonu tıklanarak Ödeme Emri Belgesi ekranına geçilir.

18 ÖDEME EMRİ BELGESİ EKRANI Gerçekleştirme Görevlisi butonu tıklanarak Harcama yetkilisine onaya gönderilir, Harcama Yetkilisi gelen belgede sağ alt köşede yer alan butonunu tıklar ve ardından yaparak harcama belgesinin oluşturma sürecini sonlandırır. Belgeden 3 nüsha çıktı alınarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Tarafından imzalanır, belge asılları ile birlikte BAP Koordinatörlüğü TÜBİTAK AB ofisine ulaştırılır.