MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI

Transkript

1 MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI

2 MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ ANALİZİ ŞEMALARI AVANS VE MAHSUP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI DESTEK HİZMETLERİ ŞEFLİĞİ DEKANLIK HARCAMA YETKİLİSİ DEKAN YARDIMCILIĞI GERÇEKLEŞTİRME SATIN ALMA BİRİMİ MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ Fakülte ihtiyacı olan doğalgaz, su ve diğer ihtiyacının belirlenmesi ile dekanlığımıza bildirilmesi. Muhasebe İşlem Fişi Düzenlemek Avans ile su, doğalgaz ve resmi pul alımını gerçekleştirmek Harcama Talimatı Hazırlamak Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür. Şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Fatura Almak Ödeme Emri Belgesi Mahsup hazırlanarak harcama yetkilisine İmzaya Sunulması (Harcama Yetkilisi Oluru/Onayı ve Rektörlükten Gelen Onay Yazısı. Ödeme Evrakının Tarih Sayısının verilmesi ve HYS den SGDB gönderilmesi

3 TÜZEL KİŞİLER DEKAN HARCAMA YETKİLİSİ DEKAN YARDIMCISI GERÇEKLEŞTİRME SATINALMA BİRİMİ MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ Talep yazıları Evrakların ve şartnamesinin hazırlanması İhale Onayının verilmesi Komisyon üyelerine ihale tarihini tebliğ edilmesi 4734 Sayılı KİK Hükümlerince İhalenin Başlaması ve Gerekli Evrakların Düzenlenmesi İhale İlanın Yayınlamasından İtibaren 3 Gün İçinde İhale Komisyonunun Kurulması İhale Saatinde İhalenin Başlaması Komisyon Tarafından Zarfların Açılması ve İhalenin Karara Bağlanması İhale Komisyon tarafından karara bağlandımı E 5 İşgünü İçinde Firmalara İhale Kararının Bildirilme Yazısının Gönderilmesi H İhalenin İptali İtiraz Sürelerinin Beklenmesi ve Firmalara Sözleşmeye Davet Yazılarının Yazılması, Dekanlığa Arz Edilmesi Sözleşmelerin İmzalanması İhale Evraklarının Kontrol Edilmesi ve Aslı Gibidir Yapılması İhale Üzerinde Kalan Firmaların Malzemesi Birime Teslim Etmesi, Muayene Kabul Tutanağı ve Taşınır İşlem Kaydının Yapılması Tahakkuk Evrakının Harcama Yetkilisi Tarafından İmzalanması Tahakkuk Evrakının Gerçekleştirme Görevlisi Tarafından İmzalanması Ödeme Emri ve Ekli Evrakların Düzenlenmesi Ödeme Evrakının Tarih, Sayısının Verilmesi ve SGDB na Gönderilmesi

4 DOĞRUDAN TEMİN (TÜZEL KİŞİLER)İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI DOĞRUDAN TEMİN SATIN ALMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI HİZMETLERİ DEKAN HARCAMA DEKAN YARDIMCILIĞI YETKİLİSİ GERÇEKLEŞTİRME DESTEK ŞEFLİĞİ, BİRİM VE BÖLÜMLER SATIN ALMA BİRİMİ MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ Birim/Bölümlerin Talep Yazıları E HH Uygun mu? H Satınalma Ön İzin ve Onayın Alınması Satınalma Personeline Havale Edilmesi Teknik Şartname Talep Edilen Malın Birime Teslim Ettirilmesi Firmalardan Gelen Tekliflerin Değerlendirilme si Piyasa Araştırmasının Yapılması H Firmaya Sipariş Verilmesi Firmalardan gelen malzemelerim taşınır kayıt yetkilisince teslim alınması Firmalardan gelen malzemelerim taşınır kayıt yetkilisince teslim alınması Kabul Tutanağının Düzenlenmesi Gelen faturadaki malzemelerin Ekap a Girişi yapılması ve Evrakların Düzenlenmesi işlemlerin sonlandırılması HYS den ödeme emri belgelerinin düzenlenmesi Tahakkuk Evrakının Harcama Yetkilisi Tarafından Tahakkuk Evrakının Gerçekleştirme Görevlisi Tarafından kontrol edilimesi İmzalanması Ödeme Evrakının Tarih, Sayısının Verilmesi ve SGDB na Gönderilmesi

5 SEKRETERLİK BÜROSU ŞEFLİĞİ DEKANLIK HARCAMA YETKİLİSİ DEKAN YARDIMCILIĞI GERÇEKLEŞTİRME SATIN ALMA BİRİMİ MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ Faaliyet ve performans raporunun hazırlanması Raporların hazırlanabilmesi için ilgili birim, bölüm ve öğretim elemanlarından faaliyet bilgilerinin toplanması. Toplanan bilgilerin standart formlara girilmesi. Hazırlanan Faaliyet Raporları Bir Takım Dosya halinde hazırlanır, Gerçekleştirme görevlisine incelenmek üzere sunulur. Faaliyet Raporları onaylanmak üzere imzaya sunulur. Üst yazı ile A.Ü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmek üzere evrak kayıta teslim edilmesi. Üst yazı ile A.Ü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi.

6 FAALİYET VE PERFORMANS RAPORLARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI FAKÜLTE BÜTÇESİNİN HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI SEKRETERLİK DEKAN YARDIMCILIĞI SATIN ALMA BİRİMİ DEKAN BÜROSU ŞEFLİĞİ GERÇEKLEŞTİRME MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ HARCAMA YETKİLİSİ 5018 Saylı Kamu Mali Yönetimi ve Rektörlük Str. Glş. Dai. Kontrol tarafından Kanunun 3 yıllık tahmini 17. Maddesi bütçe oluşturulması uyarınca, ilgili üst çok yazı yıllı ilgili bütçe birime gönderilir hazırlanması. A.Ü.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca belirlenen genel ilkeler ve standartlar esas alınarak, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi be Kontrol Kanunu Uyarınca çok yıllı bütçe hazırlanması. A.Ü.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca belirlemiş olduğu ödeneğin, e-bütçeye ödenek tavanlarına uygun olarak hazırlanması ödeneğe uygun formlar e- bütçeye girilir. Hazırlanan Bütçe İncelenerek üzere gerçekleştirme görevlisine sunulur. Gerçekleştirme görevlisi tarafından bütçe evrakları incelenir. Hazırlanan Bütçe uygun hale getirilerek iki Takım Halinde Hazırlanır. Tahmini Bütçe onaylanmak üzere Harcama yetkilisine imzaya sunulur. Üst yazı ile Ankara Üniversitesi Rektörlüğüne sunulması. Hazırlanan Bütçe Üst yazı ve dosya ile birlikte A.Ü Str Bşk. Gönderilmek üzere evrak kayıta teslim edilmesi.

7 YURTİÇİ VE YURTDIŞI YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BİRİM/BÖLÜMLER DEKANLIK DEKAN YARDIMCILIĞI SATIN ALMA BİRİMİ Birim/Bölümlerin Görevlendirme Dilekçelerini Personel İşlerine Göndermesi Yönetim Kurulu Kararı Yönetim Kurulu Kararının Personel İşlerine Verilmesi Rektörlük Onay Yazısının Yazılması Personel İşlerinin Birim ve Bölümlere Yolluklu ve Gündelikli olduğuna Dair Yazı Harcama Yetkilisi Oluru/Onayı ve Rektörlükten Gelen Onay Yazısı ve Yazının İlgili Birimlere Dağılımı Görevli Personelin Belgelerinin Eksiksiz Alınması ve Yolluk Bildirimi Düzenlenmesi Tahakkuk Evrakının Harcama Yetkilisi Tarafından İmzalanması Tahakkuk Evrakının Gerçekleştirme Görevlisi Tarafından İmzalanması Ödeme Emri ve Ekli Evrakların Düzenlenmesi Ödeme Evrakının Tarih, Sayısının Verilmesi ve SGDB na Gönderilmesi

8 TAŞINMAZLARIN İHALE VE KİRAYA VERİLME SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI DEKAN İHALE KOMİSYONU MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İHALEYE GİREN GERKÇEK/TÜZEL KİŞİLER Kira süresi dolan taşınmaz için ihale açılması için ön hazırlıkların yapılması Gerçek/Tüzel kişiliklere ihale açılacağına ilişkin duyuru ve davet yazılarının hazırlanması Uygun mu? İhaleye katılıp katılamayacağına ilişkin yazıyı Dekanlığa gönderir. Gelen yazılar toplanır ve ilgili birime havale edilir. Onay yazısı ve ihale komisyonuna davet yazısı hazırlanır. Onay yazısı ve komisyon davet yazısı imzalanır. Onay ve tebellüğ yazıları toplanır Davet yazıları tebellüğ edilir. İhale şartnamesi hazırlanır ve komisyona onaya sunulur.

9 Gerçek/tüzel kişiliklere şartname alımı için davet yazısı gönderilir D avet yazısı imzalanır. Davet yazısı üzerine şartname alınır teklifler hazırlanır ve teslim edilir. Teklifler toplanır, ihale için gerekli evraklar hazırlanır, komisyona sunulur. Komisyon evrak incelemesine tamamlar. İhale toplantısın başlatır. İhaleyi alan gerecek/tüzel kişiliklerle karşılıklı olarak evraklar imzalanır. Dekan onayına sunulur. Onay verilir. Taşınmaz Kiralama işlemi biter.