IRMAK OKULLARI OKUL AİLE BİRLİĞİ YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 IRMAK OKULLARI OKUL AİLE BİRLİĞİ YÖNETMELİĞİ Irmak Okullarının okul, veli ve öğrenci işbirliğinin en önemli köprüsü şüphesiz Okul Aile Birliği ve Sınıf Temsilciliği sistemidir. Irmak Okulları Okul Aile Birliği nin okul ile hem yasal hem de okul misyon ve hedeflerine uygun işbirliğinin katkıları her sene daha da gelişerek devam etmektedir. Irmak Okulları Okul Aile Birliği Yönetmeliği ile Irmak Okul Aile Birliği nin çalışmalarında referans oluşturması amaçlanmıştır. Bu Yönetmelik Irmak OAB Genel Kurulunda görüşüldükten sonra yürürlüğe girer. Amaç ve Kapsam Irmak Okulları Okul Aile Birliği'nin (OAB) Yönetmeliğinin oluşmasında; Milli Eğitim Bakanlığı'nın /25831 tarih ve sayılı OAB yönetmeliği, ekleri ile IRMAK Okulları ilke, hedef ve kurallarına uyumluluk esas alınmıştır. Irmak Okulları Okul Aile Birliği Yönetmeliği nin amacı; OAB kuruluş, işleyiş, görev, yetki ve sorumluluklarına (GYS: Görev, Yetki ve Sorumluluk) ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Aşağıdaki detaylarda OAB nin GYS ve işleyişle ilgili her türlü detay bilgi bulunmaktadır. Okul Aile Birliği Üye Profili Irmak OAB üyelerinin belirtilen görev, yetki ve sorumlulukları yerine getirebilmesi ve projelerin sağlıklı yürütülebilmesi için aşağıda belirtilen profile uygun olması beklenmektedir. Okulunu seven, Olumlu enerjili, pozitif bakış açılı, Okulunun gelişimi için gerekli bilgi paylaşımında bulunmaya açık ve açık fikirli, Takım çalışmasının kural ve gereklerini bilen ve uygulayan, Irmak OAB Yönetmeliğini benimseyerek uygulayan ve geliştiren, Bireysel çıkarlarını düşünmeksizin, öğrencinin yüksek yararını ve okul gelişimini destekleyecek tutum sergileyen, Pozitif geribildirime yönelik yaklaşım, İletişim teknolojilerini benimsemiş ve etkin olarak kullanan, kişilerin görev alması beklenmektedir. GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLAR 1

2 Görev, yetki ve sorumlulukların oluşturulmasında referansımız MEB OAB Yönetmeliği Madde 6 dır. Burada genel bir tanımlama yapılmış olup, detaylı görev, yetki ve sorumluluk tanımları yönetmeliğin iş akışlarına paralel ayrıntılarında yer almaktadır. OAB kanalı ile okul ve aile arasında bütünleşme gerçekleştirici katkı sağlayarak IRMAKLI OLMA ruhunu yansıtmak Irmak Okulları nda yürütülen projeler kapsamında OAB'ye verilebilecek görevleri gerçekleştirmek ve gerekli durumlarda okulu temsil etmek, Okulumuzda yürütülen faaliyetlerde görev alan ögrencilere vizyonlarını geliştirici faaliyetler konusunda destek olmak, Okulumuz paydaşları; Gençlik Kültür ve Hizmet Vakfı ile Yapı Merkezi nin okul için yaptığı çalışmalarda destek olmak. Kurs, seminer, sınav, kermes, sanat, gezi vb faaliyetler için okul yönetimi ile iş birliği yapmak Eğitim ve öğrenimle ilgili kurum ve sivil toplum kuruluşları ile iş birliği yapmak IRMAK OKUL AİLE BİRLİĞİ FAALİYET BÖLÜMLERİ Esas olarak OAB nin seçimi ve yürütülmesi için oluşturulan organlar beş bölümden oluşmaktadır. İlgili organların tanımı, yetkileri, işleyişi ve sorumlulukları detaylı olarak tanımlanmıştır. Genel Kurul Yönetim Kurulu Denetim Kurulu Sınıf Temsilciliği Çalışma Komisyonları 1. GENEL KURUL Tanımı: Genel kurul; OAB nin oluşması, çalışması için yönetim ve denetim organlarının seçimini sağlayan kuruldur. Genel kurul davetinin yapılması, toplantının açılması, divan seçiminin yapılması ve genel kurulun sağlıklı bir şekilde tamamlanmasından okul yönetimi sorumludur. İşleyişi: 1.1. Genel Kurul Çağrısı Genel kurul okulun açılımını takiben en geç 1 ay içinde yapılır. Okul yönetimi, toplantı tarihinden 15 gün önce daveti yapar. Bu çağrı tüm velilere, öğretmenlere ve öğrenci birliği temsilcilerine yapılır. (Talep etmeleri halinde lise bölümünden birer öğrenci temsilcisi davet edilir.) Genel Kurul Davet detayında; 2

3 Toplantı yeri, tarihi, saati Toplantının gündemi Bir önceki OAB faaliyet raporu, Bütçe detayı Denetim raporu bulunur. (Not: Yıllık Faaliyet Raporu ve Denetim Raporu na web sayfasından da ulaşılması sağlanarak, web adresi de verilebilir.) 1.2. Genel Kurulun Gerçekleşmesi Genel Kurul toplantısı aşağıda belirtilen kurallar çerçevesinde okul yönetimi tarafından yönetilir ve sonuçları karar defterine yazılır. Okul müdürü açılış konuşmasını yapar. Toplantıyı yönetmek üzere Divan seçimi yapılır Divan Seçimi Toplantıyı yönetecek bir başkan, kararları karar defterine yazacak ve OAB üyelerinin seçim oylamasında görev alacak yazman ve saymanın seçimini amaçlar. Okul müdürünün önereceği ve gönüllü olan adaylar arasında oylama yapılır ve en çok oyu alan kişi oy çokluğu esası ile Divan Başkan ı seçilir. Yine oy çokluğu esası ile yazman ve sayman seçilir. Divan Başkanı, katılımcı sayısının toplantı yapmaya uygunluğunu kontrol eder. Divan Başkanı, ilkelerinden ve gündeme uygun olarak toplantıyı nasıl yöneteceğini açıklar Raporların Okunması ve İbra Edilmesi Bir önceki dönemin OAB Başkanı tarafından bir önceki yılın Faaliyet Raporu okunur. Sayman tarafından Bütçe Raporu okunur, Bir önceki dönemin OAB Denetim Başkanı tarafından bir önceki yılın Denetim Raporu okunur. Raporlar hakkında görüş bildirmek isteyenlerin görüşü alınır. 3

4 Ardından her iki raporda ibra edilmek için (Aklama üzere) oylanır. Oylama sonucu karar defterine işlenir. Aksi görüşler ve yorumlar için dernek, vakıf genel kurullarındaki işleyiş esas alınır. Yeni Yönetim ve Denetim Kurulu nun seçimleri yapılır Yeni OAB Yönetim ve Denetim Üyelerinin Seçimi Divan Başkanı Irmak Okulları OAB Yönetimi ve Denetimi ni oluşturacak adayların sayısını asil ve yedek olmak üzere açıklayarak aday olma çağrısı yapar. Bu sayı Irmak Okulları için aşağıda belirtilmiştir, ilkokul ve lise için Yönetim ve Denetim ayrı ayrı seçilir; Lise için Yönetim Kurulu 3 asil 3 yedek Denetim Kurulu 2 asil 2 yedek İlköğretim için Yönetim Kurulu 4 asil 4 yedek Denetim Kurulu 3 asil 3 yedek Denetim Kurulu üyelerinden birinin (Lise veya İlköğretim) Okul Yönetimi nden olması önerilmektedir. İlgili kişinin göreve atanma sorumluğunu Okul Müdürü ne aittir. Adaylar, Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu için ayrı ayrı adaylık belirterek listelere adını yazdırır. İlköğretim veli ve öğretmenleri İlköğretim OAB Yönetim ve Denetim Kurulu için kapalı oylama ile oy kullanır. Lise veli ve öğretmenleri Lise OAB Yönetim ve Denetim Kurulu için kapalı oylama ile oy kullanır. En çok oy alandan aşağı doğru yapılan sıralama ile ilköğretim ve lise için yukarıda belirtilen sayılar kapsamında Yönetim ve Denetim için asil ve yedek üyeler belirlenir Dilek ve öneriler Dilek ve öneriler alınır. Öneri veren kişinin, bilgileri ve önerileri kayıt defterine işlenir Divan başkanı tarafından toplantı kapanışı yapılır. Kayıt bilgileri Divan üyeleri tarafından imzalanarak aynı gün okul yönetimine teslim edilir. 2. YÖNETİM VE DENETİM KURULU SEÇİMLERİ 4

5 Tanımı; OAB Yönetimi görevlerini, genel kurulda alınan kararlar ve önceki yılların yıllık faaliyet planları referans alınarak oluşturulan yıllık plan dahilinde yürütür. Lise ve İlköğretim OAB Yönetimleri toplantı yöntemlerini aldıkları karara göre yürütür. İşleyiş; 2.1. Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu Toplantısı Okul Müdürü, seçimi takiben en geç 15 gün içinde Yönetim ve Denetim kurullarını toplamak üzere OAB asil ve yedek üyelerine ile çağrıda bulunur. Bir önceki yılın yönetim ve denetim kurulu asil üyeleri de toplantıya davet edilir. Toplantıyı Okul Müdürü yönetir. Toplantı iki bölümden oluşur. Birinci bölümde; Bir önceki yılın yönetim ve denetim kurul üyeleri gözlem ve tecrübelerini aktarırlar, belge ve bilgileri yeni yönetime teslim ederler. İkinci bölüme geçilmeden önce toplantıdan ayrılırlar. İkinci bölümde; Lise ve İlköğretim için Yönetim ve Denetim kurulları için ayrı ayrı başkanlık adayları belirlenir. Oylama, açık oylama ile yapılır. Bir kişi birden fazla kişi için oy kullanabilir. Genel Kurulda yapılan oylamada en çok oy alan kişilere ilköğretim ve lise için ayrı ayrı başkanlık teklif edilir. Teklif kabul edilmediği durumda İkinci sırada olan kişiye başkanlık teklif edilir. Başkan yardımcısı, sayman ve yazman oy sayısına göre belirlenir. Oy eşitliği halinde okul müdürünün oyu ağırlık kazanır. Onaylı liste internet sayfasında yayınlanır. Irmak Okulları OAB başkanı, yönetim kurulları asil üyeleri ve okul müdürünün katılımı ile ilköğretim ve lise başkanları arasından yapılacak oylama ile seçilir. Aynı şekilde her bir sayman ve yazman için de kendi arasında oy çokluğu ile ilköğrenim ve lise arasından asil ve yedek belirlenir Okul müdürü OAB yönetiminin asil üyesidir, ancak başkan olarak atanamaz. Okul yönetimi OAB yönetimine gözlemci olarak öğretim kadrosundan görevli atayabilir. 5

6 3. OAB YÖNETİM VE DENETİMİN YILLIK PLANLARININ BELİRLENMESİ Tanımı; OAB Yönetiminin, Irmak Okulları Yönetiminin ilkeleri doğrultusunda belirlediği yıllık eğitim/faaliyet planı ile uyumlu olarak çalışması beklenmektedir. Bu kapsamda Irmak Okulları Yıllık Eğitim/Faaliyet Planlarına paralel olarak, OAB nin Yıllık Planını oluşturur bu planı proje yönetimi prensipleri doğrultusunda hayata geçirir. Irmak OAB yönetimi ve denetiminin de Irmak Öğrencileri gibi FARK YARATMASI beklenmektedir. İşleyişi; OAB Yıllık Faaliyet Planının Belirlenme Esasları; Yönetim ve Denetim kurulunun ilk toplantılarının ardından en geç bir hafta içinde toplanır. Yönetim ve Denetimin asil üyeleri, okul yönetimi ve okul yönetimin atadığı tüm kişilerin katılımı zorunludur. Bir önceki yılın faaliyet planları ve okulun projeleri doğrultusunda OAB nin yapacağı tüm faaliyetler, olası bütçeleri, zaman planları (hazırlık ve gerçekleşme aşamaları belirtilerek) oluşturulur. Okul yönetiminin onayı ile OAB Yıllık Faaliyet Raporu internette yayınlanır. Bu faaliyetlerde çalışmak isteyecek velilerin katılımı ve komitelerin oluşması ile ilgili yapılacak toplantı öncesi bilgilendirme oluşturulan yıllık faaliyet plan ile birlikte duyurulur. Denetim üyeleri bu plan paralelinde kendi denetim planlarını oluştururlar. Yılda kaç denetim yapacakları, denetim tarihleri, kapsamı belirlenir. Denetimin Yıllık Planı, Okul yönetiminin onayı ile internette yayınlanır. 4. ÇALIŞMA KOMİTELERİNİN OLUŞTURULMASI Tanımı; Çalışma Komitelerinin oluşturulmasında amaç; OAB yıllık planında belirlenen faaliyetlerin gerçekleştirilmesinin sağlanması ile birlikte, gönüllü veliler, sınıf temsilcileri ve diğer tüm katılımcılar ile birlikte güçlü yaygın bir birliktelik oluşturulmasıdır. Çalışma Komiteleri örnekler olarak aşağıdaki konularda çalışabilir; Staj Komitesi, Öneri Değerlendirme Komitesi, Yılbaşı Piyangosu, İkinci El Eşya ve Kitapların Değerlendirilmesi, Kitap Şenliği 6

7 İşleyişi; Çalışma Komiteleri Oluşturma Toplantısı Yıllık planda belirtilen faaliyetleri gerçekleştirecek ekiplerin (Çalışma Komitelerinin) belirleneceği ve zorunlu olarak yapılması öngörülen komitelerin oluşturulma toplantısı dır. Toplantı çağrısı OAB Genel başkanı tarafından yapılır. Katılımcılar; OAB Yönetim ve Denetim Kurulu asil ve yedek üyeleri Okul Yönetimi ve temsilcileri Tüm lise ve ilköğretim sınıf temsilcileri asil ve yedekleri Öğrenci Birliği Tüm veliler davet edilir Bu toplantıyı OAB Genel Başkanı yönetir. Toplantı daveti ile yapılan bilgilendirmede iletilen OAB Yıllık Planı referans alınarak komiteler hakkında bilgi verilir. Kurulacak komiteler belirtilir Komitelerin çalışma esasları hakkında görüş bildirilir. Komitelerin Görev, yetki ve sorumlukluları hakkında bilgilendirme yapılır. Komitelerde çalışmak isteyenler gönüllülük esası ile belirlenir. Her bir komitede OAB asil üyelerinden birinin olma zorunluluğu vardır Kurulan her bir komite kendi içinde komite başkanını belirler. Okul yönetiminin onayı ile komiteler, komite başkan ve üyeleri web sayfasında yayınlanır. 5. IRMAK OKULLARI OAB ÇALIŞMA ESASLARI OAB Yönetimi, tüm OAB süreçlerinin belirtilen kapsamda yönetilmesinden sorumludur. Aşağıda toplantı yönetim esasları, toplantı yönetim disiplini, denetim kurulu, sınıf temsilciliği ve çalışma komiteleri tanım ve işleyişi hakkında detay bulunmaktadır. 5.1 OAB Standart Toplantı Yönetimi OAB Yönetiminin toplantılarına amaca uygun olarak hazırlanması, toplantının yönetilmesi, sonuçlarının raporlanması ve gerekirse kararların takibi OAB Yönetimi nin en temel sorumluluklarındandır. Toplantı Gündem Talebi: Yönetim Kurulu nca en az ayda bir kez yapılacak toplantının gündemi için öngörülen gündem oluşturularak OAB Yazmanı tarafından Yönetim Kurul Üyelerine e-posta ile duyurulur. Üyelerden bu gündem maddelerin incelenerek eklenmesi, çıkarılması istenilen maddelerin belirlenmesi istenilir. 7

8 Onaylı Toplantı Gündeminin Hazırlanması ve Duyurulması; Üyelerden gelen talep ve görüşler derlenerek oluşturulan toplantı gündemi, OAB başkanı ve Okul Müdürü nün onayının ardından, yer ve saat bilgilerini de içerecek şekilde, tüm yönetim kurul üyelerine toplantı tarihinden en az 2 gün önce ile duyurulur. Yönetim Kurul üyeleri ve Okul Yönetiminde görevli kişilerden oluşturulacak bir grubu ile bilgilendirilmesi konuların eksiksiz olarak iletilmesinde önem taşımaktadır. Ayrıca bazı toplantıların genel katılımlı olması (sınıf temsilcileri, yedek üyeler) istendiğinde yine genel katılımcı listesi ile oluşturulmuş farklı adla tanımlı bir grubu kişilere sağlıklı bilgi aktarımı için önerilmektedir. Acil ve istisna durumlarda toplantı tarih ve katılımcı kapsam değişimleri, Yıllık Planda OAB Başkanı ve Okul Müdürünün ortak kararı ile yapılabilir. Toplantı Yönetimi: Tüm toplantılarda ilk gündem maddesi, bir önceki toplantı kararların gözden geçirilmesi ve alınan kararların, gerçekleştirilecek faaliyet sorumlularının sonuçlar hakkında bilgi iletmesi ile başlar. Ayrıca karar alınması gereken başlıklar da belirtilmelidir. Bir sonraki gündemde de alınan kararlar ve yapılacak faaliyetlerle ilgili gelinen son durumun aktarılması da toplantı gündeminin esas maddelerini oluşturur. Toplantı, gündeme uygun olarak belirtilen sürede yapılır. Ek ve acil bir konu olduğunda tüm katılımcıların izni ile görüşülebilir. Acil olarak gündemin değiştirilmesi süreklilik arz etmemelidir. Ek maddeler her zaman gündemin son maddesi olan Dilek ve Öneriler başlığında ele alınır. Toplantı esnasında konuşulanları ve alınan kararları içeren toplantı tutanağı hazırlanarak hemen toplantı sonrasında öncelikle OAB Başkanlarına (Lise ve İlköğretim) ve Okul Müdürünün gözden geçirmesi için gönderilir. Onay sonrası, gerekli düzeltmeler varsa yapılarak toplantıyı takiben en geç 2 gün içinde Toplantı Notu tüm katılımcılara gönderilir. Toplantı notunda; alınacak aksiyonların tanımı, sorumluları, zaman ve iş planının bulunması esastır. (Bkz: Toplantı Notu Formatı) Bir sonraki toplantıda yayınlanan önceki toplantı notunun yazıcı çıktısı alınarak yetkili üyeler tarafından imzalanır ve karar defterine zımbalanır. 8

9 5.2. Denetim Kurulu Tanımı: Denetim kurulları (İlköğretim-Lise) asil üyeleri arasında yapılan oylama ile başkanı belirler. Denetim kurulunun görev süresi bir yıldır. Denetim kurul başkanı kesintisiz en fazla 2 defa seçilebilir. Denetim kurulu üyeleri, hazırladıkları yıllık planda OAB toplantıların hangilerine katılabileceklerini belirtebilirler. İşleyişi: Yılda en az 2 defa yönetim kurulunun faaliyetlerini inceler ve sonuçlarını yönetim kuruluna ve Okul Müdürüne iletir. Denetim kurulu aşağıda belirtilen başlıklarda denetimini gerçekleştirmekten sorumludur. OAB Yönetim Kurulu nun Irmak Okulları OAB Yönetmeliğinde belirtilen kurallara uygun çalışması, MEB OAB yönetmeliğine uygunlu, Yıllık Planın yapılması ve buna uygun çalışılması, Toplantı yönetiminin sağlanması ve uygulanması, Duyuruların ve her türlü iletimin zamanında yapıldığının kontrolü Komite çalışmalarının okul ilke ve standartlarına uygun, ayrıca gerekli raporlama kurallarına uygunluğu kontrolü, Bütçeye uygunluk ve güncel bütçe takibinin yapılması sürecinin takibi Denetim Kurulu, denetimini yıllık denetim planına ve denetim süresine uygun olarak gerçekleştirir. Denetim süreci, Açılış, Denetimin Gerçekleşmesi ve Kapanış olmak üzere 3 ana bölümlerinden oluşur. Açılışta, denetimin amacı kısaca belirtilir, Denetimde gerekli belge ve bilgiler sorgulanır. Kayıtlar, toplantı tutanakları, kararların uygulanırlığı sorgulanır. Kapanış bölümünde ise bulgular var ise bunlar açıklanır ve uygunsuzlukların kapatılması için OAB Yönetiminden aksiyon planı istenir. Denetim sırasında bulunan eksiklik ve/veya uygunsuzluklar ve denetimin kapsamı hakkında hazırlanan rapor, OAB başkanı ve Okul Müdür üne iletilir. Okul Müdürü nün onayı sonrasında internette yayınlanır. Denetim Kurulu üyelerinin tüm toplantılara katılımı önerilmektedir. Yönetmeliğinin hayata geçmesinde etkin bir görev üstlenebilirler. Bu yaklaşımla OAB 9

10 5.3. Sınıf Temsilcileri Tanımı: Sınıf temsilcisi veliler, sınıflarındaki diğer veliler ile OAB ve Okul yönetimi arasında doğru, hızlı ve sağlıklı bir iletişim kurmak amacı ile görev alan sözlü ve yazılı iletişimi güçlü velilerdir. İşleyişi: Sınıf Temsilcilerin seçimi okulun ilk haftası içinde sınıf bazında yapılan tanışma toplantılarında sınıf öğretmeninin kontrolünde veliler tarafından oy çokluğu ile sınıfta belirlenir. Bir asil, bir yedek olmak üzere iki kişi atanır. Okul yönetimi tarafından yapılacak toplantılar öncesinde sınıflarındaki tüm velilere ulaşılması, gündeme uygun görüşlerin toplaması, toplantıya katılım sağlanması Gerektiğinde diğer veliler ile toplantı organizasyonu yapması ve derlediği tüm verileri okul yönetimine iletmesi beklenmektedir. Okul yönetiminin ilettiği mesajları tüm velilere zamanında ve doğru olarak iletmelidir. Aynı şekilde sınıf temsilcileri OAB nin doğal üyeleri olup, OAB Yönetiminin düzenleyeceği genel katılıma açık toplantılara katılarak bilgi alış verişini sağlar. Sınıf temsilcilerinin çalışma komitelerinde aktif görev alması beklenmektedir. Sınıf temsilcilerinin yıl içindeki gözlemleri doğrultusunda oluşturdukları önerilerini, izlenimlerini OAB ve Okul Yönetimi ile paylaşması iletişim ve kazanılan bilginin paylaşılmasının sağlayacağı katkı açısından önem taşımaktadır Çalışma Komiteleri Tanımı. Çalışma Komiteleri, yıllık faaliyet planında belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmek, acil ve/veya okulun üreteceği yeni projelere destek vermek amacı ile oluşturulan ve proje disiplini ile çalışan ekiplerdir. Bu ekiplere, OAB asil ve yedek üyeleri, denetim kurulu asil, yedek üyeleri, sınıf temsilcileri ve gönüllü velilerin katılımı beklenmektedir. Her bir çalışma komitesi yaptığı çalışmalar için OAB Yönetim kuruluna karşı sorumludur. 10

11 İşleyişi: Her bir çalışma komisyonunda OAB Yönetim Kurulu asil üyelerinden birisin bulunması zorunludur. Her bir çalışma komitesi kendi içinde bir başkan seçerler. Komitenin başkanı çalışmaların planlamasından, koordinasyonundan ve OAB ne raporlanmasından sorumludur. Komiteyi oluşturan gönüllü veliler kendi aralarında yaptıkları ilk toplantıda, çalışma planını oluşturmak durumundalar. Bu planda katılımcıları, çalışmadan elde edilecek beklentileri, bütçesini ve olacaksa getirisini, toplantı zaman ve sıklıkları, riskleri, varsa OAB ve Okul yönetiminden beklentileri belirtirler. Çalışma Komisyonu tarafından hazırlanan plan, çalışma komisyonu başkanı tarafından OAB Yönetim Kurulu toplantılarında gündeme getirilerek sunulur. Sunulan komite planı, OAB ve Okul Yönetimi tarafından onayının ardından devreye alınır, aksiyondan etkilenebilecek tüm ilgililer bilgilendirilir. OAB komite çalışma planını, komitede yer alan AOB asil üyesi aracılığı ile takip eder. Gerekli görüldüğü durumda OAB başkanı komite üyelerine bilgi vermesi için toplantı daveti yapabilir, sözlü veya yazılı bilgi isteyebilir. Çalışma tamamlandığında komite başkanının çalışmanın sonuçlarını ve öğrenilen dersler ile ilgili bilgileri Çalışma Raporu ile AOB Yönetimine iletmesi beklenir. 6. YILSONU DEĞERLENDİRME TOPLANTISI Tanımı: Genelde okulun ikinci dönemin son ayında yapılan en son OAB toplantısı, ilgili yılın gözden geçirildiği toplantı olarak düzenlenir. Bu toplantının düzenlenme zorunluluğu vardır. İşleyişi: Yıllık faaliyet raporunun hazırlanma planı, Tüm rapor ve bilgilerin kaydedildiğinin kontrolü, İnternete eklenen bilgiler ve güncelliğinin sağlanması, Yaz döneminde yapılacak olası faaliyetler, Bir sonraki yönetime aktarılacak her türlü bilginin kaydedilmesi, Komite çalışmaların değerlendirilmesi vb konuları görüşülür. Bu toplantıya Okul Müdürlerinin katılımı gereklidir. 11

12 Yıllık faaliyet raporun oluşması sonrasında denetim gerçekleştirilir ve denetim raporu hazırlanır. Bu faaliyetlerin öğretim döneminde yapılması esastır. Okul kapandıktan sonra yapılan faaliyetler ve bunlara ilişkin denetim planlara ek olarak yansıtılabilir. 7. GÖREV VE SORUMLULUKLAR Aşağıda OAB yönetim sürecinin tüm kademelerinde görevli kişilerin görev, yetki ve sorumlulukları detaylı olarak tanımlanmıştır. Bu bölümü değerlendirirken süreç bazında yukarıda belirtilen akışın da referans alınması uygun olacaktır Okul Müdürü OAB nin tüm çalışmalarının planlara uygun olarak, okulun ilke ve prensipleri doğrultusunda gerçekleşmesini sağlamak. OAB Yönetmeliği ne uygun işleyişin sağlanmasını kontrol etmek. OAB Okul Temsilcileri OAB Yönetimin gerekli gördüğü OAB toplantılara katılarak çalışmaları takip etmek, gerekli desteği sağlamak. OAB Başkanı (Lise ve İlk Ögretim) OAB nin yönetmeliklere uygun olarak yürütülmesini sağlamak, Temel prensip ve ilkelerin oluşturulması, Yıllık planı oluşturmak, Görev dağılımı ve takibini yapmak, Yazman ile gündemin hazırlanması ve onaylanması ve duyurulması aşamalarını gerçekleştirmek, Karar alınması gerektiğinde Okul Yönetimi ile görüşerek kararların alınmasını sağlamak Tüm çalışmaların sorumluluğunu üstlenerek sağlıklı işleyişinin sağlamak Çalışma planının oluşumu için geçmiş dönemlerin raporları tüm katılımcılara ulaştırılması ve bir sonraki toplantıya hazırlıklı gelinmesinin sağlanması Tüm toplantı notlarının imzalatılarak karar defterine işlenmesini koordine etmek. 12

13 Sayman OAB nin tüm parasal işlerinin yönetilmesi ve zamanda kaydının tutulması ve gerektiği her durumda gerçek zamanlı bilginin iletilmesinden sorumludur. Göreve seçildiği andan itibaren Devraldığı bütçeyi gözden geçirmek ve gerekirse güncellemek, Bütçeye giren veya çıkan her ana faaliyet kapsamında okul yönetimini, OAB asil üyeleri ve ilgili komite üyelerini bilgilendirmek Güncel olarak kasa takibini sağlamak ve sorumluluğunu almak Banka hesabının takibini yapmak Banka hesap dökümünü yılsonunda rapora yansıtmak. Yazman OAB nin tüm toplantılarına ilişkin gündemi oluşturmak Başkan ile birlikte alınan kararlara istinaden toplantı notlarını yazıp OAB başkanı ve Okul Yönetiminin onayını alıp yayınlamak. OAB grubunu ilgilendiren tüm yazışmaları yapmak, yönetmek OAB Yönetimi üyeleri Toplantılara düzenli katılmak, En az bir tane çalışma komitesinde yer almak, Mazeretsiz olarak 2 kez toplantıya haber vermeden katılmayan üyenin üyeliği fes edilir. Denetim Kurulu Başkanı Yıllık denetim planını yapmak, Plana uygun denetimi gerçekleştirmek Denetim raporlarını hazırlayarak yönetime sunmak. Çalışma komitelerine katılımları önerilir Denetim Kurulu Üyeleri Plana uygun olarak denetimi gerçekleştirmek, Raporun hazırlanmasına katkı sağlamak 13

14 8. RAPORLAR Bu bölümde OAB nin yasal zorunluluklarla yapması, yayınlaması gerekli raporlara ilişkin standartların belirlenmesi ve formatların oluşturulması için referans alınacak tüm raporların bulunduğu bir dosya olarak sunulması planlanmıştır. Toplantı Gündem Talebi Toplantı Gündem Bildirimi OAB Toplantı Notu Formatı OAB Yönetimi Yıl Sonu Değerlendirme Raporu/ Yıllık Faaliyet Raporu OAB Denetimi Yıl Sonu Değerlendirme Raporu OAB Bütçe Raporu OAB Denetim Raporu Çalışma Komisyonları Öğrenilmiş Dersler Raporu Komisyon Çalışma Planı Komisyon Çalışma Raporu Yıllık Faaliyet Planı Yıllık Faaliyet Raporu Para Akış Tutanağı Şablonu Değişiklik Talep Formu (Yapılması olası değişikliklerin tümünün onaylı olarak yürütülmesini sağlamak üzere.) 9. EKLER Yönetim Kurulunun aşağıda belirtilen formlar üzerinde çalışma yapacağından seçim sonrası yayınlanacaktır. MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliği ve yönetmelik eki Oluşturulacak raporların formatları OAB Organizasyon Şeması Şablonu OAB Süreç Şeması Telefon Zinciri Formatı (OAB ve sınıf temsilcileri için) 14