TÜRKĠYE OTOMOBĠL SPORLARI FEDERASYONU ORGANĠZATÖR EL KĠTABI

Transkript

1 TÜRKĠYE OTOMOBĠL SPORLARI FEDERASYONU ORGANĠZATÖR EL KĠTABI 2012

2 TÜRKĠYE OTOMOBĠL SPORLARI FEDERASYONU OTOMOBĠL SPORLARI FAALĠYETLERĠNĠN DÜZENLENMESĠNE DAĠR ORGANĠZASYON TALĠMATNAMESĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç; Bu Talimatın amacı, Türkiye Otomobil Sporları Federasyonunun ve federasyona bağlı SGM tescilli kulüplerince düzenlenecek ulusal veya uluslararası otomobil sporları organizasyonlarının sevk ve idaresinde birlik ve beraberliğin sağlanarak uluslararası spor kurallarına uygun olarak sonuçlandırılmasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam; Bu Talimat, TOSFED ve federasyona bağlı organizatör lisansına sahip tescilli kulüpleri ve özel kupa organizatörleri tarafından düzenlenen gençlik ve spor faaliyetlerini kapsar. Dayanak; Bu Talimat, TOSFED ana statüsüne bağlı olarak 6- g) maddesi uyarınca hazırlanmıģtır. Tanımlar; Bu Talimat geçen; Genel Müdürlük: Genel Müdür: TOSFED: Organizatör Kulüp: Kulüp baģkanı: Organizasyon: Gençlik ve Spor Bakanlığı Genel Müdürlüğünü, Spor Genel Müdürünü, Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu TOSFED geçerli organizatör lisansına haiz kulüpleri Organizatör Kulüplerin Yönetim Kurulu BaĢkanını Ulusal ve uluslararası nitelikteki spor faaliyetleri ile spora yönelik her branģta yapılan yarıģmaları, eğitim ve seminerleri, KURALLAR KĠTABI: Her senenin baģında yeniden basılmaktadır. Resmi web sitesinde elektronik ortamda yayınlanmaktadır. Federasyondan temin edilebilir. Kurallar Kitabı, TOSFED tarafından yayınlanmıģ tüm kural, talimat ve düzenlemeler ile FIA nın ilgili yönetmeliklerinin tercümelerini içerir. TOSFED YARIġMA GENEL KURALLARI: Türkiye de otomobil sporlarının kurallara uygun yürütülmesi, geliģtirilmesi, yurt düzeyine yayılması, dünya standartlarında yapılabilmesi için Ulusal Sportif Otoritesi olan TOSFED tarafından hazırlanmıģ TOSFED in Spor Yasasıdır. EK DÜZENLEMELER: TOSFED tarafından her yılın baģında yayınlanır. YarıĢma Genel Kuralları ve Ulusal YarıĢma talimatlarında o yıl için yapılan genel düzenlemelerdir. ULUSAL TALĠMATLAR: TOSFED tarafından her yılın baģında yayınlanır. Kurallar Kitabı içinde ve resmi web sitesinde elektronik ortamda yayınlanmaktadır. Türkiye'de ulusal ve mahalli olarak yapılan otomobil sporu branģlarının tüm detaylarını içeren talimatlardır. EK YÖNETMELĠK: Federasyondan standart formatı temin edilebilir. YarıĢma organizasyon komitesi tarafından, her yarıģ için o yarıģın ilgili tüm özelliklerini içerecek Ģekilde hazırlanması gereken çok önemli bir resmi dokümandır. RESMĠ WEB SĠTESĠ: DUYURULAR: TOSFED tarafından bilgilendirmek için yapılan açıklamalardır. Resmi web sitesinde elektronik ortamda yayınlanmaktadır. BÜLTENLER: TOSFED Spor Kurulu tarafından talimatlardaki veya ulusal yarıģma takvimdeki değiģiklikleri içermektedir. Resmi web sitesinde elektronik ortamda yayınlanmaktadır. 2

3 ĠKĠNCĠ BÖLÜM Genel Hükümler Otomobil Sporları organizasyonlarının amacı; Ulusal ve mahalli otomobil sporları organizasyonlarına katılacaklara en iyi hizmeti sunmak, sporumuza daha çok vatandaģımızın katılımını sağlamak, halkımızı ve özellikle gençliği otomobil sporları etkinliklerine yönlendirmek ve sağlıklı bir toplumun temelini oluģturmaktır. Uluslararası otomobil spor organizasyonlarındaki hedef ise, organizasyonun en iyi Ģekilde sonuçlandırılmasını sağlamak, ülkemizin tanıtımını yapmak, ülkeler arasında dostluk ve barıģa sportif anlamda katkıda bulunmaktır. Otomobil Sporları organizasyonlarının planlanması TOSFED ve bağlı olan organizatör kulüpler tarafından düzenlenecek olan otomobil sporları organizasyonlarında, bu Talimatın inci maddesinde açıklanan temel ilkelere ulaģabilmesi TOSFED Kurallar Kitabı'na uygun bir planlamanın yapılması esastır. Otomobil Sporları organizasyonlarının düzenlenmesi Her organizasyon için aģağıdaki iģlemler yapılır: Federasyona bağlı kulüpler, her yıl federasyona baģvurarak organizatör lisansları için baģvuruda bulunur, o yıl düzenlemek istedikleri faaliyetlere bağlı olarak gerekli lisans bedelini öder ve organizatör kulüp sıfatına hazi olurlar. Organizatör kulüpler ulusal ve mahalli takvimde yer alan faaliyetler için idari ve sportif talimatlara uygun olarak hazırladıkları yarıģma ek yönetmeliğini hazırlar, yarıģma aidatını federasyona öder ve TOSFED Spor Kurulundan onay alırlar. Uluslar arası organizasyonlarda ise Federasyon, ilgili etkinliğin yarıģma ek yönetmeliğini hazırlar, yarıģma aidatını öder ve FIA dan izin alır. Organizasyon Otomobil ve Motor sporlarıyla ilgili bir organizasyonu yapabilmek için organizatör lisansına sahip olunması gereklidir. Bu lisans, Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu tarafından her yıl yeniden verilir. Organizatör lisansına sahip olunmadan, ulusal mahalli hiçbir yarıģmanın ve/veya organizasyonun yapılmasına izin verilmez. Kulüpler tüm tescil iģlemlerini tamamladıktan sonra, her sezonun baģında TOSFED tarafından açıklanan Ģekli ile Organizasyon Lisans bedelini yatırarak Organizatör Lisansını almakla yükümlüdürler. "Organizasyon Lisansları üçe ayrılmaktadır. Türkiye ġampiyonası yarıģ takvimde yer alan yarıģları organize etmek isteyene kulüpler TL lisans bedeli, mahalli organizasyonlar gerçekleģtirmek isteyen kulüplerimiz 00 TL ve diğer tüm kulüplerimiz ise federasyon faaliyetlerine katılabilmek için 20 TL lisans bedeli ödeyerek organizatör lisansı almak ile yükümlüdür. Kulüpler, her yarıģma için ayrı ayrı olmak üzere yarıģma aidatı öder ve yarıģma yapma izni alırlar. Her yıl için, Organizatör Lisansını almayan veya her yarıģma için yarıģma aidatı ödemeyen kulüp yarıģma yapamaz. Organizasyon Komitesi Organizasyon Komiteleri, organizasyonu yapacak Organizatör Kulübün Yönetim Kurulu tarafından seçilir. Kulüp Yönetim Kurulu ilgili yarıģmayı en iyi yapacaklarına inandıkları üst düzey yönetici seminerlerine katılmıģ Direktör lerini seçerler, sonra Organizasyon Komitesinin kurulmasına karar verirler. Otomobil ve Motor sporlarında herhangi bir organizasyonu yaparken, öncelikle, çalıģabilecek, bu iģe vaktini verebilecek kiģilerden oluģacak bir komite kurulması gereklidir. Bu komitenin içinde, en az 4 kiģi, sorumlu bir baģkan, yapılacak yarıģmanın direktörü, organizasyonun genel güvenliğinden sorumlu bir kiģi, mali iģleri yürütecek bir görevli olmalıdır. Komite; yarıģmanın bütçesinin yapılması, bütçeye göre parkurun tespiti, organizasyonda görev alacak kiģilerin seçimi ve rızalarının alınması, ek yönetmeliğin hazırlanması, ek yönetmeliğin, parkurun, önerilen görevli 3

4 listesinin onayı için TOSFED e yollanması, sponsorlarla iliģkilerin kurulması, Direktör ve yarıģma genel sekreteri ile birlikte organizasyona katkıda bulunarak iģlemlerin yürütülmesi için çalıģır. Organizasyon Komitesi Ön Hazırlıkları Organizatör Kulüp Yönetim Kurulu, Organizasyon Komitesi BaĢkanı, Direktör, Genel Sekreter ve üyelerini seçtikten sonra, son üye olan YarıĢmanın Güvenlik Sorumlusu, Direktör tarafından seçilir. Amaç, Direktör ün beraber çalıģacağı, en önemli yardımcısı olacak ve yarıģmanın güvenliğini beraberce sağlayacağı kiģinin kendisi ile anlaģabilecek bir kiģi olmasıdır. Organizasyon Komitesi göreve baģladığında, ilk iģ olarak yapacağı yarıģmaya göre uygulanabilir taslak bir bütçe ve organizasyon Ģeması hazırlar. Bu bütçeye göre Direktör ve/veya atanacak bir kiģi tarafından TOSFED Kurallar Kitabı ve YarıĢ Yönetmeliklerine uygun bir parkur, zaman çizelgesi ve ek yönetmelik hazırlanır. Onay ve Ġzinler Organizasyon Komitesi, TOSFED in asgari Ģartlarına uygun bir sürede, yarıģma ek yönetmeliğini, parkuru, zaman çizelgesini ve organizasyonda görev almasını istediği görevlilerin listesini, yarıģma aidat bedelinin ödendi dekontuyla birlikte TOSFED e onaya yollar. 4

5

6 TOSFED tarafından onama ve atama yazıları geldikten sonra, yarıģmanın güvenliğinin sağlanması, gerekli güvenlik araçlarının temini ve bulunduğu ilin izin ve desteğini almak üzere, Spor Ġl Müdürlüğüne, parkur, zaman çizelgesi ve isteklerini içeren baģvuruyu yapar. Bu baģvuru sırasında TOSFED Ġl Temsilcisi yardımcı olur ve izinlerin takip iģlerini organizasyonla beraber yürütür. Sırasıyla; Organizasyon Komitesi seçimi, Direktör Seçimi, Direktörün Güvenlik Sorumlusu seçimi, Genel plan ve bütçe yapılması, Parkurun seçimi, Ek yönetmelik ve görevlilerin listesinin tespiti, Organizasyon aidat bedelinin yatırılması, TOSFED e onama, atama ve izin için baģvuru, TOSFED onayı ile birlikte Ġl temsilcisi vasıtası ile Spor Ġl Müdürlüğü ve Valiliğe yasal izinler için baģvuru, YarıĢma öncesi organizasyonun iģleyiģi Sponsorlar için dosya hazırlanması ve gerçekçi olması, Ġhtiyaç listesinin tespit edilmesi, Direktör ve Güvenlik Sorumlusu tarafından Güvenlik Planının ve Yol Notunun hazırlanması için hassas, bir veya on metreye kadar ölçebilen cihaza sahip bir otomobille parkurun çıkartılması, YarıĢma parkuruna göre gerekli güvenlik araçları ( FIV, Ambulans, Çekici, Ġtfaiye-yangın aracı ve Kurtarma aracı ) tespitinin yapılması ve temini için çalıģılması, Parkurdaki olası tamirat, düzeltme, temizlik gibi iģlerin listesinin hazırlanması, çözümlerinin araģtırmasına girilmesi, (Belediyeler, Özel Ġdare, Özel sektör vb.) Güvenlik planına göre telsiz, dia fon vb. iletiģim cihazlarının listesinin yapılması ve sağlanması için gerekli baģvuruların yapılması, TOSFED ce atanmıģ görevlilerle temasa geçilerek Organizatör tarafından davet çıkartılması, konaklama, geliģ/gidiģlerinin organizasyonu ile yarıģma içi ulaģımlarının sağlanması ve davetli üst düzey görevlilerin konaklama ve ulaģım planlarının yapılması, YarıĢma için gerekli merkezin, ofis malzemesinin temini ve çalıģtırılmaya baģlaması, YarıĢmanın sportifi için çok önemli olan start-finiģ yerleri, teknik kontrol, kapalı park alanları ile servis alanları ve seyirci bölgelerinin tanziminin yapılması ve güvenliklerinin sağlanması, Federasyon tarafından görevlendirilen gözetmenlerin geliģ/gidiģlerinin ve varsa konaklamalarının temini, YarıĢ esnasında gerekli olacak otomobil, minibüs ve otobüslerin temini ve kullanma Ģemalarının yapılması, YarıĢma branģına göre, var ise, zaman karnesi, yarıģma numaraları, yarıģma plakaları, afiģler, el ilanları, banner ve pankartların hazırlanması, sponsor yapıģkan malzemesi, anlaģmaya göre sponsor bannerlarının hazırlanması, görevli otomobillerin çıkartmaları, tüm görevlilerin yaka kartlarının hazırlanması, YarıĢma sportif malzemesinin temini, Gözetmen masa, sandalye, çadır, kumanya vb. ihtiyaçların programının yapılarak uygulamaya konulması, YarıĢ merkezinin yerleģiminin yapılması, komiserler odası, basın odası, sekreterlik, yarıģ kontrol merkezi, lojistik gibi ünitelerin ayrı ayrı tefriģlerinin yapılması, gerekli telefon, internet vb. bağlantıların sağlanması, Öncü otoların ve/veya güvenlik aracının tespiti, kullanacakların belirlenmesi ve brifing verilmesi, Basınla iliģkilerin kurulması, Basına sürekli haber akıģının sağlanması için Basın Sorumlusunun göreve baģlaması ve geliģmelerle ilgili Basın Bültenlerinin yayınlanması, YarıĢma sekreterliğinin açılması ve 09:00 18:00 saatleri sarasında mutlaka ilan edilmiģ sekreterlikte, sorulara cevap verecek ve iģlemleri yapabilecek birinin bulunması, YarıĢmanın start/finiģ ve ödül törenlerine VIP konukların davet edilmesi, Kayıtların alınması, 6

7 Kupa sipariģlerinin verilmesi, Görevli toplantılarının 1 ay önceden baģlayarak son haftaya kadar en az hafta da 1 gün son hafta ise minimum 3 kez yapılması ve bu programın önceden ilan edilerek herkesin katılımının sağlanması ĠletiĢim ve telsiz komünikasyon planının yapılması ve gerekli izinlerin alınması YarıĢmada görev alacak gözetmenlerin harcırahları konusunda gözetmen kurulu ile irtibata geçilmesi. Türkiye ġampiyonası yarıģlarının gözetmen ve teknik kontrol görevlilerinin ücretleri TOSFED tarafından ödenirken, diğer görevlerde görevlendirilen gözetmenlerin harcırahları organizatör kulüp tarafından ödenir. (Türkiye Ralli ġampiyonasında SOS noktalarında görev yapan Telsiz sorumlusunun harcırahları TOSFED tarafından ödenir) Mahalli yarıģmaların gözetmen ücretleri organizatör kulüp tarafından ödenir. Gözetmen ücretleri; D:30 TL C:32, TL B:3 TL A:40 TL YarıĢma esnasında organizasyonun iģleyiģi Doküman dağıtımının doğru ve zamanında yapılması, ( sporcuya, görevliye ve medyaya) Ġdari ve Teknik Kontrolün yapılması, ĠletiĢim ve komünikasyon bağlantısının çalıģması ve telsiz dağıtımının yapılması Tüm görevlilere gerekli doküman dağıtımın yapılması, üst düzey görevlilere kapsamlı bir yarıģma dosyası ve dokümanlarının hazırlanması ve teslimi, Güvenlik tedbirlerinin planlandığı gibi yürütüldüğünün kontrolü, Öncü otoların ve/veya güvenlik araçlarının ve sürücülerin takibinin yapılması, YarıĢmacılarla ĠliĢkiler Görevlisinin görevine baģlaması, Sponsorlarla iliģkilerin en üst düzeyde tutularak, anlaģmalara göre hareket edilmesi, Davetlilerin karģılanması, TOSFED ce atanmıģ görevlilere yarıģma ile ilgili geniģ bilgi verilmesi, Görevli olarak gelen delegeler ve komiserler ile var ise gözetmenlerin yol harcamalarının ve konaklama masraflarının karģılanması, Tüm ünitelerin çalıģmasının sağlanması ve kontrollerinin yapılması, Komiserler Kurulunun çalıģabilmesi için gerekli ortamın sağlanması, YarıĢma süresince merkezin, sekreterliğin ve yarıģ kontrolün çalıģabilir olmasının sağlanması, Tahmini bütçenin iģleyiģinin kontrolü ve revize edilmesi Basın akreditasyonun ve toplantısının yapılması, Görevli ve gerekli hallerde sporcu brifinglerin yapılması, YarıĢma süresi içinde neticelerin sağlıklı olarak ve anında ilanı ve dağıtımının sağlanması, YarıĢ içinde direktör ve görevlilerle daima irtibat halinde bulunulması, YarıĢ finiģinin, kupa ve ödül törenlerinin hazırlığının yapılması, YarıĢ sonunda Basın Toplantısının yapılması, Neticelerin yayınlanması ve Basına ve YarıĢmacılara ulaģtırılması, Ödül töreninin düzenlenmesi, doğru kupanın doğru kiģiye doğru davetle verilmesi ve ödül törenine katılmayan sporcunun ödünün baģka birisine verilmemesi Tüm görevlilerin geldikleri gibi dönüģlerinin sağlanması, YarıĢma sonrasında organizasyonun iģleyiģi Neticelerin tümünün, neticelerin kesinleģmesinden 2 saat sonra, ve faksla TOSFED e bildirilmesi, (mutlaka Pazar gecesi genel klasman sonuçlarının tümünün faks ve mail ortamında yollanması gerekmektedir. sportif@tosfed.org.tr / (faks)) Akredite Basın Listesi ve basın bültenleri ile yarıģın resimlerinin mail ile TOSFED ulaģtırılması YarıĢma öncesinde gözetmen kuruluna verilen bilgi uyarınca harcırahların dağıtılması YarıĢta kullanılan malzemenin, temiz ve toplanmıģ bir Ģekilde alındığı yere tesliminin derhal sağlanması ve kayıplar ile ilgili tutanağın ve gerekli ödemelerin TOSFED e gönderilmesi YarıĢma dosyasının, 3 gün içinde Federasyona, Direktör tarafından yollanması, 7

8 YarıĢma Dosyasının içinde olması gerekenler; o YarıĢmanın yönetmeliği, o YarıĢmanın sigorta poliçesi o YarıĢmanın kayıt listesi o YarıĢmanın yol notu o YarıĢmanın güvenlik planı o YarıĢmanın haritası o YarıĢmanın kullanılmayan bir set kapı numarası ve reklam stickerları o YarıĢmanın zaman karnesi, antrenman zaman karnesi o YarıĢmanın gözetmen föyü, teknik kontrol föyü, araç takip formu (bingo) o YarıĢmada görev yapan gözetmenlerin listesi o YarıĢmada görev yapan kulüp teknik kontrol görevlilerinin listesi o YarıĢmanın medya akreditasyon listesi o YarıĢma Doktorunun raporu imzalı ve kaģeli o YarıĢmanın etap etap neticeler dosyası (offroad ve ralli tipi yarıģlarda çok önemli) Komiserler kurulu toplantı tutanakları ve ekleri Komiserler Kurulu BaĢkanı tarafından federasyona Pazartesi günü yollanması (temyiz olması halinde Pazar akģamından federasyona faks ve e-posta ile bildirilmesi gerekmektedir. sportif@tosfed.org.tr) Komiserler Kurulu dosyasının içinde olması gerekenler o Komiserler Kurulu Toplantı programı o Komiserler kurulu Toplantı tutanakları o TOSFED tarafından onay verilen bülten veya istisnai haller o Komiserler tarafından çıkarılan bültenler o Komiserler tarafından verilen kararlar ve varsa ödemeleri (TOSFED e iletilir) o YarıĢma direktörü tarafından çıkarılan bültenler o YarıĢma direktörü tarafından yapılan komünikasyonlar o YarıĢma Direktörü tarafından yapılan duyurular o YarıĢma direktörünün raporları ve ekleri (yarıģmacılarla iliģkiler, yarıģma doktoru) o YarıĢmanın start listesi o YarıĢmanın 1. gün sonuçları kesinleģmiģ hali ile o YarıĢmanın Genel klasman sonuçları Komiserler tarafından imzalı o Komiserler kuruluna gelen itirazlar ve ödemeleri (TOSFED e iletilir) o Komiserler Kuruluna gelen temyiz baģvuruları ve ödemeleri (Pazartesi saat 12:00 a kadar süresi var) o Pist yarıģlarında yarıģmanın sıralama sonuçları o Pist yarıģlarında brifing katılım durumu imzalı ve cezaları Görevlilere ve katkısı bulunanlara teģekkür belgeleri hazırlanarak yollanması, Organizasyonun medya takibinin (TOSFED tarafından temin edilir press@tosfed.org.tr) alınarak, medya değerlendirmeleri ile birlikte sponsora sunulması, Sponsora dosyaların ve medya raporlarının hazırlanarak teģekkür ziyaretine gidilmesi YarıĢma ile ilgili gelir/gider hesabının yapılarak Organizasyon Komitesi tarafından kulüp yönetim kurulunun onayına sunulması, 8

9 Parkur seçimindeki kriterler Ekonomik olması, Kural ve Yönetmeliklere uygunluğu Sürücü ve seyirci emniyeti, Kolay eriģilebilir olması, Zamanlama ve uzunluk açısından kurallara uygunluğu, Alternatif bağlantı yollarının olması, Ġleriye dönük hedeflere uygunluğu, Sponsorun taleplerine cevap verebilecek olması, Özel etapların servis alanlarına uzaklığının uygunluğu, o Servis alanına yakınlığı; zemini asfalt, büyüklüğü yeterli farklı giriģ çıkıģı olan, seyircilerin kolay gelebileceği, merkezi yerlerde servis alanlarının seçilmesi o Merkezin yakınlığı ve uygunluğu HaberleĢme olanakları, Meskûn mahallere yakınlığı, Özel etapların uzunluğu, Medya ekiplerinin, bilhassa rallilerde bir etaptan diğerine ulaģım zamanlarının da göz önüne alınması gerekir Standart dokümanlar Ek yönetmelik ( basılı veya elektronik ortamda) Yol notu (ralli için) Harita ( ralli için ) Kroki ( pist, kros) Güvenlik planı Medya kiti Zaman karnesi Kayıt formu, Kayıt ve start listesi, Geçici ve kesin neticeler, Bültenler, Komiserler toplantısı tutanakları, kararları, duyuruları ve bültenleri YarıĢ sonrası hazırlanan yarıģma dosyası Ek yönetmelik YarıĢın yönetmeliğinin onayı sırasında TOSFED tarafından (ralli tipi organizasyonlarda komiserler kurulu baģkanı, diğer organizasyonlarda gözlemci tarafından ve tüm organizasyonlarda TOSFED teknik kontrol delegesi tarafından değiģiklikler federasyona bildirilir) belirtilen tüm hususlar, yapılması gerekli olan değiģiklikler yapılmalı, Onaydan sonraki tüm değiģikliklerin hazırlanarak Bülten 1 olarak TOSFED e yollanması, Spor Kurulunun onayı alınarak Ġdari kontrolde imza karģılığı dağıtılması ile geçerlilik kazanır ve Ġlk komiserler Toplantısında onaylanan bültenler hakkında bilgi verilir. Ek yönetmelik programı uygulanabilir nitelikte olmalı, Ek yönetmelikler tercihen A formunda olmalıdır. Ek yönetmelik içinde parkur, itinerary (güzergâh çizelgesi) konmalı, Ek yönetmelikte verilecek yer tarifleri, telefonlar, adresler açık olmalı (merkez, sekreterya, toplantı salonları vb.), Ek yönetmelik zamanında ilan edilmelidir. Ek yönetmelik örnekleri federasyon resmi web sitesinde ilan edilmiģtir. 9

10 Ek Yönetmelikte Bulunması Gerekli Maddeler Ralli tipi yarıģlar örnek olarak alınmıģtır. 1. Program 2. Organizasyon 3. Genel Hükümler 4. Kayıt olma koģulları ve kayıt sayısı. Zorunlu reklamlar 6. Derecelendirme, Ödüller ve Ödül Töreni 7. YarıĢma ile ilgili diğer bilgiler 1. Program a. Kayıtların açılması, b. Kayıtların kapanması, c. Yol notlarının ve antrenman numaralarının dağıtımı, d. Doküman dağıtımı, e. Antrenmanlar zaman çizelgesi f. Ġdari kontrol, g. Ġlk Teknik Kontrol, h. 1. Komiserler Kurulu Toplantı yeri ve zamanı, ı. Start listesi ilanı, i. Basın toplantısı, j. Start kapalı parkı, k. Rallinin startı, l. 1. ayak finiģi, m.1. ayak geçici neticelerin ilanı, n. 2. ayak start listesi ilanı, o. 2. ayak startı, ö. Rallinin finiģi, p. Basın toplantısı, r. Son teknik kontrol, s. Geçici neticelerin ilanı, Ģ. Ödül töreni, Adresler, Resmi Ġlan Yerleri, Ralli Merkezi 2. Organizasyon a. Tarif, b. Organizasyon Komitesi, c. YarıĢma Görevlileri, 3. Genel Hükümler a. Geçerlilik, b. Tanım, c. Katılabilir otomobiller, d. Katılabilir yarıģmacı ve sürücüler, e. Kayıt formu ve kayıtlar, f. Kayıt ücreti ve sigorta, g. Reklamlar * reklamlar ile ilgili bülten çıkarılması halinde bülten kayıtlar kapanmadan ilan edilmelidir. h. Ġdari ve Teknik Kontrol ı. Antrenmanlar, i. Servis Alanı, 10

11 j. Yönetmeliğin yorumu ve uygulanması, k. Cezalar 4. Derecelendirme, Ödüller ve Ödül Töreni a. Derecelendirmeye esas alınan sınıf ve grup adetleri, b. Ödüller listesi, c. Ödül töreni yeri ve zamanı,. YarıĢma ile ilgili diğer bilgiler, a. Parkur haritası, b. Güzergâh ve Zaman Çizelgesi ( Itenerary), Yol notu hazırlanması Yol notu A formatında olmalıdır, Yol notu kitap halinde dikey Ģekilde, soldan tel spiralli, 360 derece dönebilir olmalıdır, Baskı sayfanın iki yüzüne de yapılacağı için kâğıt kalınlığı en az 80 gr. olmalıdır, Tüm sayfalar beyaz olmalı, özel etapları ayırmak için diyagramda gösterildiği Ģekli ile 3. sütünün içi gri dolgulu olacaktır. Tüm ralli için tek bir yol notu yapılabilir. Her yeni özel etaba geçildiğinde yeni bir sayfa ile baģlanmalıdır, Tarif ve bilgi arasındaki dikey çizgi, iki çizgi olarak çizilecek ve eğer zemin asfalt ise boģ bırakılacak, ama eğer zemin toprak ise siyah ile arası doldurularak çizilecektir, Tüm SOS noktaları ve 1 km.yi geçen etaplardaki ambulans noktaları (Midpoint) yol notunda açıkça ve uygun sembollerle belirtilmelidir, Yol Notunda kullanılan tüm sembollerin anlamı kitabın önünde tek bir sayfada gösterilmelidir. YarıĢın zaman çizelgesi her yol notunda, nokta tarifleri ile beraber belirtilmelidir, 11

12 Özel etabı takip eden bir normal etap varsa, yol Ģekillerinin çizildiği karelerde özel etabın kareleri (sol tarafta) numaralandırılmalı ve etabın startından itibaren kalan mesafeleri kilometre biriminden (sağ tarafta) yazılmalıdır, Eğer mümkünse start, finiģ noktaları ile ara noktaların ve ambulansların, servis-toplama noktalarının GPS leri yol notunda belirtilmelidir, Yol notunda özel etap sayfasından hemen önce özel etabın haritası bulunmalıdır. Bu haritanın ölçekli olmasına, pusulasının olmasına, start-finiģ ve SOS noktalarının gösterilmiģ olmasına dikkat edilmelidir, Her bir sayfada en fazla 6 resim/çizim kullanılabilir Yol notu tüm kullanılacak hastanelerin listesini, ralli merkezi ve acil durum telefonlarının listesini ve kaza anında kullanılması mecburi olan OK ve Kızılay iģaretini içermelidir. Yol notunun sonunda alternatif yol notu ilave edilmelidir. Etap iptali halinde yarıģmacının takip edeceği güzergâh planını önceden planlamak ve bunu yol notuna koymak çok önemlidir Eğer yapılacak ralli iki günlük veya daha fazla ise Süper ralli konsepti nedeniyle kaza sonucu yarıģ dıģı kalan yarıģmacının otomatik olarak yarıģa süper ralli yaparak katılacağı anlaģılmaktadır. Eğer bunu yapmak istemiyor ve yarıģı bırakıyor ise yol notuna konulacak bu formu doldurup en yakın kontrol noktası veya yarıģmacılarla iliģkiler sorumlusuna teslim etmesi gerekmektedir. Etapların ZK ve Start noktalarının yeri ve doğadaki yerleģimi resim ve Ģematik çizim olarak etabın baģına konulmalıdır Etapların FF ve Stop noktalarının yeri ve doğadaki yerleģimi resim ve Ģematik çizim olarak etabın baģına konulmalıdır Çizimler/resimler mevcut hali en iyi ifade edebilecek netlikte olmalıdır. Etrafta yer alan bina, dükkân, tabela gibi destekleyici unsurlar iģaret edilerek çabuk algılanabilir bir hal yaratılmalıdır. Yol notundaki mesafelerin gerçek yakınlığı olmalıdır. Çizilen Ģemaların açık ve anlaģılır olması gereklidir. Sayfanın sonunda bir sonraki sayfanın ara mesafesi 2. Kolonun altına yazılmalıdır Özel etabın numarası sadece özel etabın olduğu sayfalarda yanda kutucuk içinde ayrıca yazılmalıdır. Güvenlik Planının Hazırlanması Organizasyondaki kilit görevlilerin isim ve telefon listeleri, Önemli telefon ve isimler listesi, YarıĢmanın programı, YarıĢmanın genel haritası, Etapların haritaları, o Ambulans yolları, seyirci yolları ve tahliye yolları ayrı ayrı belirtilmelidir Özellikle ambulans yolu haritadan sonra yazılı tarif ile ana yolla çıkana kadar kolaylıkla gidebileceği Ģekilde tanımlanmalıdır. Itınerary,(zamanlı güzergâh çizelgesi) Öncü araçlar zamanlama Ģeması, Varsa GPS koordinatları, FIV, Ambulans, Ġtfaiye, Çekici ve Kurtarma araçları ile Doktor listesi, Varsa helikopter iniģ noktaları, Güvenlikte yer alan görevlilerin listesi, Güvenlikte yer alan araçların listesi, Etap etap güvenlik dağılımı, noktaların belirlenmesi, Gözetmenlerin noktalarına göre isimlendirilmesi, Kolluk kuvvetlerinin etaplara dağılım Ģeması, Etapların start ve finiģ noktalarının resimleri, YarıĢma hastanelerinin listesi, Kaza raporlarını örnekleri, Kaza çizimlerinin örnekleri, YarıĢma haberleģme Ģeması, YarıĢma organizasyon Ģeması, YarıĢma güvenlik Ģeması. 12

13 Güvenlik Planın zorunlu uyulması gereken bir formatı olmayıp, önemli olan yarıģ öncesinde planlama yapıldığı Ģekli ile yarıģ esnasında uygulanabiliyor olmasıdır. Gözlemci tarafından incelenen yanı içeriğidir. Özellikle görevlilere dağıtılmıģ olması ve kullanılıyor olması önemlidir. Yukarıdaki tüm bilgileri ihtiva etmeli ve bununla birlikte seyirci ve medya güvenlik bilgilerini de içermelidir. Türkiye de az sayıda seyirci olduğu düģünülerek ihmal edilen bu konu gün geçtikçe sorun yaratmakta ve çözümü için hazırlıksız olduğumuz gözlenmektedir. Bu nedenle güvenlik planının 4 ana baģlığı bulunmalıdır. 1. Görevli Güvenliği; Ralli ve offroad yarıģlarında; Organizatöre güvenerek start alan ve trafiğe kapalı parkurda hız yapan sporcularımız için en önemli konu hiç Ģüphesiz güvenliktir. Emniyet, Jandarma ve gönüllü gözetmenler ile etap sorumlusu tarafından organize edilmeye çalıģılan özel etaplarda etap sorumlusu direktör adına çok büyük bir sorumluluk almaktadır. Buna bağlı olarak kilometrelerce uzakta etap sorumlusundan aldığı bilgilerle yarıģı yönetmeye çalıģan yarıģma direktörü için öncelik tüm görevlilerin güvenliğidir. Bu nedenle özellikle görevlilere doğru brifing doğru malzeme sağlanarak ve kendileri ile komünikasyon kurulabildiğinden emin olarak görev dağıtımı yapılmalıdır. Bir noktada görev yapan ama telsizi veya telefonu olmayan görevlinin size bir faydası olmayacağı gibi onun baģına gelebilecek tehlikelerin de riskini almıģ olursunuz. Etapta hangi noktada bırakıldığını hangi etap sorumlusu ile irtibata geçeceğini ve hangi araçların hangi sıra ile start aldığını bilmeyen bir görevlinin size faydasından çok zararı olabilir. Bu nedenle güvenlik planında önceden öngörülen noktaların iyi çalıģılmıģ olması ve bu çalıģmaların güvenlik planında yer almıģ olması gerekmektedir. Çoğunlukla resim ile bölgenin nasıl bantlanacağı ve görevlilerin nasıl ve nerde duracağının da belirlendiği güvenlik planları yapılması gereklidir. Tüm direktörlerin aldığı sorumluluk düģünüldüğünde bu tür bir çalıģmanın aslında ne kadar önemli olduğu ve sadece göstermelik bir çalıģma olmaması gerektiği daha iyi anlaģılabilir. Bu nedenle yol notundakine benzer bir titiz çalıģma yapılması gerekmektedir. 2. YarıĢmacı Güvenliği; Öncelikle FIA standartlarına uyulması ve gerekli güvenlik tedbirlerinin alınması Sporcuların kendi sorumluluğu olmakla beraber organizatör olarak bizlerinde kontrol etmemiz gereken hususlardır. Öncü güvenlik araçları tarafından geçilerek son kontrolü yapılmıģ olan ve trafiğe kapalı olduğu için sınırlarını zorlayarak gidecek olan yarıģmacıların araçları ve giyisilerinin, homologe ve FIA güvenlik kriterlerine uygun olması olası kazalarda çok önemli rol oynayan faktörlerdir. Araç takip sistemi ile ve manual olarak görevliler ve telsiz eģiliğinde yapılan araç takip ile kaza geçiren yarıģmacı hakkında en kısa sürede haberdar olmak organizatörün görevidir. YarıĢmacının baģına bir Ģey gelmesi halinde size yol notundaki km ve resim numaralarını kullanarak ulaģabilecekleri için sizin de görevlilerinizin hangi noktada olduğunu benzer bir metodla biliyor olmanız gerekmektedir. Tüm yoldan çıkmalarda ve kaza hallerinde Kırmızı üçgen reflektörün bulundurulması ve kullanılması sporcuların yükümlülüğündedir. Ayrıca arkalarından gelen ekibe SOS veya OK kartının kullanılması ve uygulanması da çok önemlidir. Bu kurallara uymayan sürücülere ceza verilmesi ve bu alıģkanlığın sporcularımız tarafından benimsenmesi için gerekli tüm çalıģmalar yapılmaldır. Önündeki aracın kazasını gören ve SOS iģaretini gören ekip mutlaka özel etapta durmalı ve gerekli yardımı yapmalıdır. Çünkü özel etap zamanı ile ilgili olarak Komiserler kurulu kendisine zaman vereceğini bilmelidir. 13

14 Aynı Ģekilde yolun bloke olması veya kaza nedeniyle kendisine sarı bayrak gösterilen yarıģmacı ekip, bu özel etabın kendileri için bittiğini ve komiserler kurulu tarafından kendilerine zaman verileceğini bilmeli ve yarıģ temposunun çok altında etabı tamamlamalıdırlar. 14

15 1

16 3. Seyirci güvenliği; Etaplı organizasyonlarda Ralli ve Offroad gibi; Seyirciler için uygun alanlarda özellikle ulaģım, catering, tuvalet, ses düzeni veya müzik yayını ile toplu ama güvenli alanlar yaratılması ve yapılacak yönlendirmeler ile bu güvenli olan alanlarda uzun seyir imkânı sağlanarak hazırlanmalıdır. Bu alanda ayrı bir görevli grubu etap sorumlusu ile bağlantılı olarak çalıģmalıdır. Bu alanda görev yapanlar yarıģın seyrine değil seyircilerin hareketlerine konsantre olmalıdırlar. Bu görevlilerin tercihen gözetmenlerden seçilmeleri daha bilinçli ve eğitim almıģ olmaları nedeniyle tercih edilmelidir. D lisanslı tüm gözetmenlere bu konuda gerekli bilgiler verilmiģtir. Ancak görevlilerin iģlerini doğru yapabilmeleri için organizatör tarafından gerekli ekipman ve gerekli bilgiler önceden verilmiģ olmalıdır. Ayrıca etaplarda girilmeyecek yerlere kullanılan bantlar ile bu seyirci alanlarının etrafını belirtmek için kullanılan bantlar aynı olmamalıdır. Örnek seyirci alanları için yeģil bant kullanılıyorsa durulmaması gereken yerler için kırmızı bant kullanılmalıdır. Uygulanan bant renkleri hakkında verilen karar doğrultusunda her yerde aynı sistem uygulanmalı ve bu sistemden görevliler ve özellikle seyirciler bilgilendirilmelidir. Seyirci alanlarının düzgün Ģekilde organize edilmesi ile çok sayıda seyirci için seyri zor gelen otomobil sporları bir eğlence ve tercih sebebi haline gelebilecektir. Genel olarak seyirci ile ilgili güvenlik için yapılması gereken standart adımları Ģu Ģekilde sıralayabiliriz: 1- Rallinin öncesinde iyi bir duyuru ve tanıtım kampanyası düzenlenmesi a. Popüler sürücüler ve popüler izleme noktalarını belirtirken güvenlik tedbirlerine ile ilgili bilgilerinde verilmesi 2- Ralliye yaklaģılan tarihlerde seyirci için alternatif yerlerin saatlerin ve özelliklerin açıklandığı bilgilendirmelerin iyi yapılması a. Güvenli seyir alanları ve bu alanlarda nelere dikkat edilmesi gerektiğinin bilgilerinin verilmesi 16

17 b. Biletlerin arkasında, c. BroĢürler veya ralli dergisinde bu güvenlik tedbirlerinin açıklanması 3- Ralli esnasında seyircilerin seçtikleri etaplara ulaģımları için kolaylıklar sağlanması a. Yönlendirme levhaları b. DanıĢma noktaları ve çağrı merkezi uygulamaları c. Toplu ulaģım imkanı var ise ulaģım sağlanması d. Seyirciler için park yerleri organize edilmesi 4- Ralli esnasında seyircilerin tercih ettikleri etapta veya seyirci alanı giriģlerinde broģürler dağıtılması, seyirci güvenlik tedbirlerini içeren bannerlar kullanılması - Ralli esnasında seyirci alanlarında sesli anons sistemi ile seyircilere bilgi verilmesi ve güvenlik tedbirlerin tekrar edilmesi 6- Ralli baģlangıcı öncesinde öncü güvenlik aracının sesli anonsları ile seyircilerin uyarılması 7- Seyircilerin etap içinde bulunmalarının tehlikeli olduğu bölgelerin iģaretlenmesi GĠRĠLMEZ olarak ilan edilmesi 8- Bu tehlikeli alanların mümkün olduğunca insan gücü ile kontrol edilmesi 9- Ralli esnasında lider ve popüler sürücülerden sonra hareket eden seyirci kitlesinin takip edilmesi 10- Ralli esnasında bir noktadan bir baģka noktaya ulaģamaya çalıģan seyircilerin yaratacağı trafiğin önceden planlanarak sporcu ve medyanın kullanmak zorunda olduğu yolların bloke edilmesine engel olmak Peki tüm bu saydığımız önlemler yeterli olabilecek midir? Belki de en zor iģ olan seyirci yönetiminde aslında seyircilerin bu sporu izlemek için aldıkları risklerin kendilerinin farkında olmaları ve kendi sorumluluklarını yerine getirmeleri ideal çözümdür. Bu noktaya ulaģabilmek için ise seyirci kültürünü oluģturmaya çalıģmak yine biz organizatörlerin görevi. Bazı ülkelerde bu bilinç bireylerde geliģmiģ iken bazı ülkelerde kiģisel sorumluluk olmaktan öteye toplumsal sorumluluk olarak görülmektedir. Basit bir ihmal veya hata sonucu hayatını veya sağlığını kaybeden seyircilerin yasal sorumlulukları ise yine organizasyon komitesi ve yarıģma direktörünün taģımakla yükümlü olduğu ağır bir sorumluluktur. Bu nedenle yukarıdaki sayılan önlemlerin eksiksiz yerine getirilmesi hukuki ve vicdani bir sorumluluktur. Seyircinin bilinçlendirilmesi ve geldiği yerden zevk almasını sağlamak için seyirci alanı konsepti yaratılması ve bunu hem sponsorlarımıza pazarlama aracı haline gelmesi hem de seyircilerin kolay ulaģabileceği aracını park edip çok uzun yürümeyeceği ve bulunduğu alanda değiģik eğlence aktiviteleri, yeme içme ve tuvalet gibi hizmetleri alabilecekleri, müzik ve ses düzeni gibi unsurlar ile oluģturulan bu alanlarda seyirciye yönelik, atlama, su geçiģi veya U viraj gibi yarıģmacıların yeteneklerini keģfedecekleri planlamalar ile seyirci alanları kazandırıldı. Ama hepsinden daha önemlisi seyircilerin güvenli olarak seyir imkanını sunulan alanlar yaratılmıģ oldu. Ralli öncesinde planladığımız bu alanlarda seyirciyi kontrol edebilmeyi baģardığımızda, bu alanların güzergahtaki zamanlarını seyirciye paralel olarak ayarladığımızda ve bir gün içinde üst üste iki kez geçilmesini sağladığımızda, bu alana gelen seyircilerin uzun süre burada kalarak ikinci geçiģleri seyretmelerine olanak tanımıģ olursunuz. Bunun sonucunda seyircilerin bir etaptan diğer etaba hareketlerinde yoğunluk yaģanmamıģ olur. Birkaç yıl üst üste aynı alanların kullanılması ile bu alanların popüleritesi artacaktır. Bütün bu çalıģmaları gerçekleģtirirken bildiğimiz en önemli konu ise rallide %100 güvenli bir alan olmadığıdır. 17

18 18

19 Pist tipi yarıģmalarda seyircilerin güvenliği alınmıģ yerlerde seyretmeleri daha kolay olup, bu yarıģlarda ise sorun pit alanı ve padoklara seyircilerin girmek istemesidir. YarıĢ seansları dıģında seyircilerin araçları ve yarıģçıları görmesi için özel düzenlemeler yapılabilir ama bu program hakkında görevlilerin yarıģmacıların ilan edilen yönetmelik çerçevesinde bilgisi olmasıdır. Slalomdan baģlayarak tüm organizasyonlarda bu konu en önemli dikkat edilmesi gereken husus olup, seyirci güvenliliğinin tama olarak sağlanamadığı yerlerde yarıģma direktörünün yarıģmaya start vermesi kendisine ve sporumuza yapılabilecek en büyük hata olacaktır. YarıĢma direktörünün bu konudaki hatasına izin vermemek YarıĢma komiserleri ve YarıĢma gözlemcisinin de sorumluluğu olup, yarıģma direktörüne güvenliğin sağlanamamıģ ortamlarda kararına müdahale etmeye yetkileri vardır. Bu konu sadece güvenlik ile ilgili konularda geçerlidir. 19

20 4. Medya güvenliği; Medya için özel hazırlanmıģ alanlarda rahat çekim yapabilecekleri ve seyircilerden etkilenmeyecekleri Ģekilde organize edilmesi ve bunun medya kitapçığında tarif edildiği Ģekli ile etapçıların organize edebilmesi için güvenlik planında da yer alması ve bu alana gözetmen bırakılarak ona brifing verilmesi gereklidir. Bir noktadan bir noktaya ulaģım gerektiren durumlar için medyanın ulaģım süresinin hesaplanarak planlama yapılması veya ulaģım kolaylığı saplanması yarıģmanın planlamaları esansında düģünülmesi gereken önemli bir kriterdir. Ayrıca daha önce motor sporları çekimi yapmamıģ olan yerel medya mensupları için mutlaka bilgi verilmeli ve medyadan sorumlu ve organizasyonu, parkuru, programı bilen bir görevlinin olması çok önemlidir. 20

21 Medya tüm sporlarda olduğu gibi çok önemli bir kavram. Medya mensuplarının gözüyle tüm dünyanın tüm ülkenin tüm Ģehrin organizasyonu görmesini sağlayabiliyoruz. Aslında medya mensuplarını organizasyonun bir parçası olarak gördüğümüz ve bizler için çalıģan profesyoneller olarak algıladığımız zaman daha verimli bir iģbirliği yapabilmekteyiz. Organizatörler olarak iģte bu yüzden medya için gerekli standartları yerine getirmeye çalıģmaktayız. Onlara vermiģ olduğumuz kaliteli ve iyi hizmetin karģılığında rallimizi daha fazla yayın organında görebilmeyi ve çok daha geniģ kitlelere ulaģabilmeyi hedefliyoruz. Bu arada medya mensupları da daha çok görüntü alabilmek, daha çabuk sonuçlara ulaģabilmek ve tüm haberleri en önce ve en doğru Ģekilde verebilmek için kendi aralarında yarıģmaktadırlar. Organize ettiğimiz ralliye katılan medya mensuplarını ikiye ayırdığımızda özellikle ulusal medya için hiç bilmediği bir lokasyonda etaplara ulaģmak, doğru çekim noktalarını keģif etmek ve çekim yapmak hiç de kolay değildir. Organizatör olarak hazırlayacağımız Media Guide gibi ayrıntılı ve titiz bir çalıģmanın ürünü olan dökümantasyonlar bölgeye yabacı olan medya mensupları için hayatı kolaylaģtıran rehber olmaları açısından önemlidir. Seyircilerden ve halktan farklı olarak medya mensuplarına tanınan özel haklar, etaba araç ile belli bir zamana kadar girebilme, medya noktalarına ulaģım kolaylığı ve bu alanlarda medya için özel park yeri oluģturması hep onların iģlerini daha kolay ve hızlı yapabilmeleri için sunulmaktadır. Etaptaki çekim noktalarına bazı bağlantı yollarından ulaģma imkanı var ise medya mensubunun etap sonuna kadar bu noktada kalması yerine alternatif olarak bu yolları kullanmasını tarif ederek çok sayıda farklı noktaya ulaģmalarını sağlayabiliriz. Bu noktada bu ön planlama kısmında özellikle motorsporlarında ve rallide uzmanlaģmıģ iģini bilen tecrübeli bir fotoğrafçı ile birilikte çalıģılması ve medya gözüyle seçilen bu noktaların yorumlanması daha profesyonel ve doğru bir yaklaģım olmaktadır. Bu hazırlıkların ve planlamaların organizasyon öncesinde hazırlanarak gelecek yabancı medya mensuplarına sunulması, sınırlı zaman ve sınırlı bütçe ile gelen medya mensupları için baģarılı iģler yapmaları için önemli bir destek olmaktadır. Böylelikle telaģ içinde hızlı araç kullanmak zorunda kalmadan, bilmedikleri yollarda hatta bazen ters yönde trafikte bir yerden diğerine ulaģmaya çalıģmak zorunda kalmadan kaza riskini ve kaza sonrası üzücü sonuçları azaltma imkanımız olacaktır. Yerel medyaya gelindiğinde ise ralliler ve rallilerde güvenlik konusu farklı coğrafyalarda ve farklı kültürlerde değiģiklikler gösterebilir. Ancak daha önce o ülkede veya o bölgede ralli yapılmamıģ ise bu konuda uzmanlaģmıģ bir ihtisas medyası olmayabilir. Genel olarak spor medyası içinden görevlendirilen medya mensupları için ise ralli branģı cok farklı olup, heyecan ile ve Ģevkle ama bilinçsiz olarak görev yapmaları anlamına gelebilir. En güzel enstanteneyi çekebilmek için seçtikleri nokta hayati tehlike yaratacak bir nokta olabilir. Bunun üstüne birde kamera veya fotoğraf makinasının ardından görüntüyü anında yakalamak fikrine konsantre olan medya mensubu için olası tehlikelerden haberdar olamamaları anlamına gelebilecektir. Seneler önce çok değerli bir medya mensubu arkadaģımızı katıldığı ilk rallide bu Ģekilde kaybeden bir ülke olarak, geliģtirdiğimiz çözüm sizler içinde yararlanılması gereken bir deneyim olabilir. Son 10 senedir Türkiye de sezonluk motorsporları akredistasyonu açılmakta ve sezon boyu takip edecek olan medya mensuplarına akreditasyon öncesinde Motorsporları semineri düzenlenerek ülkemizde düzenlenen farklı branģlar açısından güvenlik ile ilgili yapmaları gereken ve yapmamaları gerekenler üstüne bilgi verilmektedir. Bu seminerler sonrasında sezonluk akredite medya mensuplarına tanınan ayrıcalıklardan yararlanmaları sağlanmakta ve etapda görev yapan gözetmen uyarılarına önem vermeleri konusunda yardımlarını istemekteyiz. Ayrıca yine ulusal rallileri düzenleyen kulüplerimiz medya mensupları için özel etaplara ulaģım imkanı ile hazırlanan standart program çerçevesinde medya sorumlusu ile birlikte güvenli olarak hazırlanan alanlardan çekim yapmaları sağlanmaktadır. 21

22 Bir ralli öncesinde medya sorumlusunun etaplar ve hazırlıkların bütününe katılarak planlama aģamasında her türlü detayı medya mensupları adına önceden çalıģmıģ olması ve sonrasında ekibiyle birlikte medya mensuplarına yardımcı olması için önemli bir gerekliliktir. Bir diğer önemli husus ise olası bir üzücü olay sonrasındaki medya iletiģimimin iyi yönetilmesidir. Bu da yine medya sorumlusunun yarıģma direktörü ve organizasyon komitesi nezdinde almıģ olduğu önemli bir sorumluluktur. Peki bu tür kriz yönetimleri nasıl yapılmalıdır? Kriz nedir? Günlük yaģamdaki karģımıza çıkan olayların dıģında kalan, bir organizasyon ya da kiģinin güvenliğini, ismini ya da iģleyiģini tehdit eden anormal durum. Kriz yönetimi ise, organizasyonun kriz anında medya iliģkileri vasıtasıyla krizin etkilerinin büyümesini engelleyerek normale dönme sürecinin hızlandırılması iģidir. Krizler, karmaģa, belirsizlik ve panik yaratır. 1- Kriz yönetiminde önemli olan ön hazırlık yapılmasıdır, olay baģladıktan sonra hazırlık yapamazsınız. 2- Kriz anında organizatörün iģi, takımlardan çok daha zordur. 3- Kriz yönetimi öncesinde, medya iliģkilerinin normal zamanda da sağlıklı Ģekilde yürüyor olması lazım. 4- YarıĢa katılan tüm basın mensuplarının, tüm takımların, hastanelerin, ulusal ve yerel ajansların tüm kontak bilgileri dosya halinde organizatörde hazır olmalı. - Unutmamak lazım ki; her gazetecinin bir editörü ya da patronu var, birbirleriyle rekabet halindeler ve haberi hemen istiyorlar. 6- Eğer organizatör olarak bilgi vermezsen bu bilgiyi baģka yerden alacak ya da uyduracaklar. Kısacası, organizatörün hazır olmasını bekleyemezler. 7- Medyadan saklanmayın ve onlardan bilgi saklamayın. Çünkü baģka yerden öğrenmeleri, gerçeğin daha geç ortaya çıkması çok daha kötü bir etki yaratabilir. GERÇEĞĠ ASLA SAKLAMAYIN! 9- KRĠZ PLANI: Yazılı kriz planı olmaz, uygulanabilir, basit ve etkili bir plan yapılmalı. Bu planı herkes bilmeli. Ġzlenecek ana politika önceden belirlenmeli. 10- Kriz Yönetim Takımı nın (KYT) kimlerden oluģacağı önceden belli olmalı, bu takım telefon, faks ve internet yoluyla tüm medyaya ulaģabilmeli. 11- Sadece bir tane basın sözcüsü olmalı, bu kiģi dıģında hiç kimse basına demeç vermemeli. 12- Kriz anında, KYT bir araya gelerek gerçekleri belirler, açıklama için anlaģır ve ortak, tek bir açıklama yapılır. 13- Açıklamaya emin olmadığınız bilgileri asla koymayın. 14- Açıklama gerçeklere dayalı, basit, sakin bir dille yapılmalı ve yaralananların ailelerine geçmiģ olsun türünden taziye mesajını içermeli. 1- Varsa yaralanan ya da ölenlerin isimleri verilmemeli. 16- Açıklama ile insanlara iģin baģında olduğunuzu, her Ģeyin kontrol altında olduğunu, daha sonra yeni bilgiler geldikçe paylaģılacağını gösterin. Bu sayede gazetecilerin size saygı duymasını ve yeni haberleri sizden beklemesini sağlayın. 17- Açıklamayı sözcü, kağıttan okuyarak yapsın. 18- Sonraki bilgi güncellemesi için saat belirleyin. Bir geliģme olmasa bile önceden açıklanan saatte, bir açıklama yapın. 19- Mümkünse istatistik bilgisi verip motorsporlarının mümkün olduğu kadar güvenli olduğu fikrini verin. KRĠZ DEVAM EDERKEN: 20- Bilgi toplamaya devam edin. Web sitesini güncel tutun. 21- Sonradan organizatöre baģvuranları da bilgilendirmeyi unutmayın. 22- TV ekiplerine doğru ve çabuk bilgi verin Ancak mümkünse canlı yayında röportaj yapmayın. GELĠġEN ĠLETĠġĠM OLANAKLARI: 23-3G, Twitter vs sayesinde artık herkes gazeteci oldu. Sen daha krizi fark edemeden, bilgiler ve görüntüler internete düģebilir. 24- Ġnsanlar zaten olayı yakaladıysa, bir Ģeyi saklamanın hiçbir faydası yok. 22

23 YAPILMASI GEREKENLER: - Dürüst olun ve doğruyu söyleyin. - Bilgiyi basit ve anlaģılır Ģekilde verin. - Bir sonraki bilgilendirme için zaman belirleyin. - Elde edince hemen yeni bilgiyi paylaģın - Pozitif ve yardımcı olmaya çalıģın - Sakin, rahat, iģin baģında olduğunuzu gösterin. - Cevaplarınızı kısa tutun. - Bilmiyorsanız Bilmiyorum demekten kaçınmayın. YAPILMAMASI GEREKENLER: - Asla spekülasyon yapmayın, hipoteze bağlı olarak konuģmayın. - Basına açıklama yapmak için çok beklemeyin. - Asla Yorum yok demeyin. - Olayların üstünü örtmeye ya da suçu baģkasına atmaya çalıģmayın. - Bütünlüğünüz kaybetmeyin, iģin baģında olduğunuzu hissettirin. - Resmi otoriteler tarafından açıklanmadıysa, yaralanan ya da ölenlerin ismini açıklamayın. - ASLA kayıt dıģı (off the record) konuģmayın. 23

24 Zaman karnesi Zaman Karnesinde 2009 yılında FIA Dünya Ralli ġampiyonasında yeni formata geçtiğini açıklamıģtır. Bu karne tek kopya olarak tamamıyla copilotun sorumluluğundadır. Gözetmenler föye ve bu karneye derece yazmaktadırlar ve esas olan zaman karnesiyle birlikte gözetmenlerin kendi tuttukları föylerdir. Dolayısıyla etap içindeki zaman kontrol noktalarında gözetmen zaman föylerinin eksiksiz olarak bulunması gerekmektedir yılından itibaren kullanılmaya baģlayan bu karne 2012 sezonunda da mahalli, ulusal ve uluslararası yarıģmalarda kullanılacaktır. 24

25 YARIġ MERKEZĠ VE YÖNETĠM ALANI Ralli Merkezi Ralli merkezinin kolay ulaģılabilir, geniģ, mevcut bölümleri içine alabilecek Ģekilde olmalıdır, 24 saat çalıģılabilecek Ģekilde ısıtılmalı veya soğutulmalıdır. Ralli merkezinde Ulusal Bayrak, TOSFED, kulüp bayrakları ve sponsor reklamları olmalıdır. Ralli merkezi içinde bölümler için yönlendirme yapılmalıdır, Sekreterlik, ralli kontrol odası(haberleģmeyi de içine alacak),neticeler odası, medya odası ve komiserler toplantı odası bulunmalıdır, Bölümlerin birbirine yakın olması tavsiye edilir, Her bölüme giriģ-çıkıģlar yaka kartları ile sınırlandırılmalıdır, Merkezde ihtiyaca yetecek kadar kırtasiye, her bölüm için bilgisayar, telefon, faks bulundurulmalıdır, Ralli merkezinde otopark hazırlanmalı ve üst düzey yöneticilere ayrı bir otopark sağlanmalıdır, YarıĢma komiserleri ve gözlemci için parkura uygun oto temin edilmeli, yakıtı hazır bulundurulmalı ve telsizle donatılmalıdır, Komiserler odası diğer tüm birimlerden ayrı olmalı, giriģ-çıkıģ yasak olmalı ve sadece komiserler ile komiserlerce davet edilmiģ kimselere açık olmalıdır. Bu oda için tüm gereksinimler sağlanmalı, komiserler kurulu baģkanı ile çalıģacak sürekli bir sekreter bulundurulmalıdır. Neticeler bölümünde, derecelendirme gurubunun dıģında kimse olmamalı ve haberleģme imkânı en üst seviyede sağlanmalı, yedek sistem olmalıdır. Elektrik kesintisi gibi teknik sorunlar için önceden planlamaları yapılması gereklidir. Ralli merkezi önünde veya içinde resmi ilan panosu, neticeler panosu ayrı ayrı kullanılmalıdır, Seyircilere, bilgi ve harita dağıtacak bir görevli ve bir info standı temin edilmelidir. Ralli merkezinin servis alanı start ve finiģ alanına yakın konumlandırılmaya çalıģılmalıdır. Diğer branģlarda temelde gereken bu unsurların uygun bir merkez bina, kule veya çadırda toplanması gerekmektedir. Genel Sekreter ve Sekreterlik Katılımcılara, medyaya ve TOSFED görevlilerine ve diğer insanlara ralliden önce gösterilen ilgi ve sağlanan yardım yarıģmanızın baģarısı için çok önemli bir adımdır. Ġdari kontroller ve dokümantasyon esnasında kurallara ve prosedürlere uyulması gereklidir. 10 senedir bir sporcuyu tanıyor olmanız onun iģlemlerini atlayarak yapmanıza neden olmamalıdır. Takım lisansına haiz sporcu veya katılımcılara verilen imtiyaz ve haklar diğer bireysel sporculara uygulanmamalıdır. YarıĢma esnasında takımlara, yarıģmacı ekiplere ve TOSFED görevlilerine gösterilen ilgi ve sağlanan yardım gözlemci raporlarında organizasyonun yönetiminin genel tutumunu ve istendiğinde kısa bir süre içinde ekstra yardım ya da bilgi sağlayabilme kapasitesi ile değerlendirilmektedir. Bültenler ve diğer yazılı materyallerin dağıtımı; Bültenler ve diğer yazılı materyallerin takımlara, ekiplere ve diğer yetkililere dağıtılması sistemini ve gerekli hallerde bu dokümanların teslim alındığına dair yazılı teyit olmalıdır. Resmi ilan panosunun konumu, büyüklüğü ve bürodaki materyallerin zamanında asılması; Resmi ilan panosunun ilgili herkesin ulaģabileceği merkezi bir yerde bulunması gerekmektedir. Tüm dokümanların aynı anda asılabileceği kadar büyük olması gereken bu panoda, sadece bültenler, start listesi ya da komiserler kurulu kararları gibi resmi dokümanların yer alması gerektiğini unutmayın. Ayrı bir panoda geçici ve kesinleģmiģ neticelerin asılması; Neticeler için ayrı bir panonun olması gerekmektedir ve bu pano, her özel etabın sonucunun asılabileceği kadar büyük olmalıdır. Bölge, konaklama ve resmi formaliteler kısmında ise; Otel odaları ve konaklama tesislerinin uygunluğu ve sayısı yarıģma merkezinden makul uzaklıkta ilgili tüm personeli ağırlayabilecek kadar fazla sayıda 2

26 (çeģitli kalitelerde) otelin bulunması gerekmektedir. Restaurantlar, yiyecek ve içecek satan diğer yerler gibi tesislerin de mevcudiyeti önemlidir. Neticeler YarıĢma Direktörünün Sorumluluğundadır. Özel etap neticelerinin, neticeler merkezine ulaģma hızı Kullanılan sistem ve eğer otomatik bir program kullanılmıyorsa neticelerin hesaplanma hızı iyi düģünülmelidir. Etap zamanlarının iģlenme hızı ve bu sırada yapılan hatalar çift kontrol edilmelidir. Diğer zamanlar ve cezaların neticeler merkezine ulaģma hızı Zaman kontrol noktaları ve diğer bölgelerdeki cezaların neticeler merkezine ulaģma hızını ve kullanılan sistemi önceden denetleyin. Ayrıca, direktör tüm zaman föyleri ve zaman karnelerinin merkezde kontrol edilip edilmediğine de bakmalıdır. Özel etap neticelerinin basılması ve dağıtılması hızı Özel etap neticelerinin hazırlanması sırasında kısmi neticelerin verilmelidir, medya merkezi, ralli merkezi, servis alanı ve komiserlere neticelerin dağıtıldığından emin olunmalıdır. Resmi olmayan neticelerin, güzergah üstünde ve yardımcı medya merkezlerinde dağıtımı Güzergâh üstünde ve servis alanında neticelerin dağıtılıp dağıtılmadığı önemlidir. Ayrıca etap zamanları ve cezaların, yardımcı medya merkezlerinde de dağıtılması gerekmektedir. Her kısım/ayak sonunda kısmi klasmanların basılması ve dağıtılması Her ayak ya da kısım sonundaki kısmi klasmanların ilan edilme zamanlarını ve bu zamanların yönetmelikle ne kadar uyuģtuğunu kontrol edin. Neticeler ve diğer bilgilerin internette yayınlanması ve internet içeriği Ralliyle ilgili tüm alanlardan gerekli bilgi ve haberlerin, neticelerin internette yayınlanması, sürekli güncelleme yapılması ve içeriğin taze kalabilmesi için ayrı bir ekibin kurulması gerekmektedir. Bölgesel Ģampiyona rallilerinde daha az komplike bir internet sitesi, ya da sıklıkla update yapılması gibi faktörler sağlanamayabilir. Ancak bu konunda organizatörlerin gösterdiği çaba, rallinin kalitesini direkt olarak etkiler. Yönetmelik hazırlanırken geçici neticelerin ilan edileceği saat iyice planlanıp yazılmalıdır. Bazı nedenlerden ilan edilen saate yetiģmeyeceği anlaģıldığında direktör tarafından yeni ilan edileceği zaman yazılı olarak neticeler panosunda ilan edilmelidir. Bu çok önemli ve unutulmaması gereken bir kuraldır. Start-FiniĢ Start-FiniĢ alanlarının sponsorlar açısından uygunluğuna bakılmalı, Seyirci açısından uygun olmalı, Start-FiniĢ bekleme alanları iki Ģekilde yönetmelikte ilan edilebilir. Ama her iki Ģekilde de servis yasağı uygulaması bulunmaktadır. Kapalı park veya bekleme alanı olarak ilan edilen yerde tüm araçlar için yeterli yer ayrılmalı, Start-FiniĢ yerleri geniģ ve rahat olmalı, trafik problemi yaratmamalı, Alanlara geliģ-gidiģlerde yönlendirme yapılmalı, Seyirciler için park yerleri olmalı, Seyirci sayısının değiģik alternatiflerle arttırılmasına çalıģılmalı, Ulusal Bayrak, TOSFED, kulüp bayrakları ve sponsor reklamları ile yarıģma ismi start-finiģ de belirtilmeli Ralli Startında ulusal bayrak kullanılmalı, VIP ve yerel otoritelerin hazır bulunmaları sağlanmalı, ayrı ve korumalı bir yerden seyretmelerine olanak sağlanmalı, Medyaya özel yer ayrılmalı, Medya için fotoğraf ve çekimler açısından güneģin konumu kontrol edilmeli Ġlk üçe giren yarıģmacılara sembolik bile olsa ödülleri verilmeli, mümkünse çiçek ve Ģampanya verilmeli, Start-FiniĢ noktalarında mutlaka sesli anons yapılmalı, 26

27 Start-FiniĢ noktalarının genel görünümüne dikkat edilmeli. Servis Alanı Servis Alanı Sorumlusu direktörün yardımcısı gibi yetkili bilgili ve sürekli iletiģimde olacak bir üst düzey olmalıdır. Servis alanının seçiminde aģağıdaki kriterler göz önüne alınmalıdır. Servis zamanları, servisler arasındaki maksimum özel etap mesafesi gibi kavramlar yönetmeliklere uygunluk açısından kontrol edilmelidir. GiriĢ ve ÇıkıĢların uygunluğu Servis alanlarına geliģ gidiģ yolları uygunluk, trafik yoğunluğu ve güzergâhın basitliği gibi açılardan denetlenmelidir. Servis alanının büyüklüğünü yarıģa katılan araç sayısı ve bu araçlara ait servis araçlarını dikkate alarak değerlendirin. DeğiĢik kategorilerde (takımlar vs.) ralliye giren her otomobil için yeterli alanın varlığından servis alanı yerleģiminin mevcut alana göre optimum düzeyde yapılmıģ olduğundan emin olunmalıdır. Takımlara verilen hakların uygulanması ve herkese eģit olarak davranılması çok önemlidir. Servis alanı sportif bir alan olup, yarıģmadaki disiplin ve eģitlik ve güvenlik prensiplerinin hepsinin bu alanda da geçerli olması önemlidir. Reklam promosyon tanıtım amaçlı ve seyirciyi cezp edecek etkinliklere yer verilmesi önerilir ancak bu faaliyetlerin ayrı bir yerde ve alanda sportif uygulamaların olmadığı saatlerde gerçekleģtirilmesi planlanmalıdır. Alanın zemini ve çalıģma Ģartlarının uygunluğu Özellikle kötü hava Ģartlarının beklendiği ya da kötü bir havanın yaģanabileceği rallilerde, servis alanı zemininin mutlaka katı olması ve bu formun korunması gerekmektedir. Hava Ģartlarının iyi olacağı garantiyse bu o kadar da önemli değildir, ancak her durumda otomobillerin servis alması ve araçların servis alanı içindeki hareketleri için makul çalıģma Ģartlarının yaratılabilmesi amacıyla zemin elden geçirilmelidir. Özellikle servis giriģ ve çıkıģ noktalarında, zeminin bozuk olması kabul edilemez bir durumdur. Zaman kontrol noktalarının uygunluğu Servis alanına geliģ ve gidiģte aynı zaman kontrol noktaları kullanılıyorsa, trafik için gerekli düzenlemeler yapılmalı ve karıģıklığa mahal vermemek için giriģ ve çıkıģ kontrol noktaları birbirlerinden mümkün olduğunca uzağa kurulmalıdır. Bu noktaları unutmadan, servis giriģ ve çıkıģlarının verilen plana uygunluğunu kontrol edin. Servis alanı içinde, ralli araçlarının hareketlerinin rahat olması ve servis alanına giriģ çıkıģlarda herhangi bir sorun yaģanmaması büyük önem taģımaktadır. Hem giriģ-çıkıģ noktaları hem de servis alanı içindeki yolların yeteri kadar geniģ olmasına ve seyircilerin bu noktalarda birikerek problem yaratıp yaratmadığına dikkat edin. Servis araçlarının giriģ ve çıkıģları için ayrı yerler var mı? Bu giriģ ve çıkıģlar kontrol ediliyor mu? Normalde servis araçları için ayrı bir giriģ çıkıģın organize edilmesi ve hiçbir Ģartta servis araçlarının zaman kontrol noktalarından geçmemesi gerekmektedir. Bu durumu ve içeriye giriģ izni olmayan araçların servis alanında bulunup bulunmadığını mutlaka kontrol edilmesi lazımdır. Güvenlik, acil durum ve haberleģme olanakları Organizatör tarafından servis alanlarında, yeterli seviyede güvenlik önlemi alınmalıdır. Bu önlemler arasından eğitimli personeli ile birlikte kullanıma hazır olan itfaiye araçları, herhangi bir yarıģmacı, mekaniker, görevli ya da seyircinin yaralanması durumunda gerekli tıbbi müdahaleyi yapabilecek ekip ve ekipmana sahip ambulanslar, catering alanlarının güvenli yerlere kurulması gibi maddeler sayılabilir. Servis alanları meskûn mahal içerisinde yer alıyorsa, geçerli çevre kanun ve yönetmeliklerine uygun olarak tuvalet tesislerinin hazırlanması gerekir. YarıĢın yapıldığı bölgenin Ģartları ve servis alanının bulunduğu yer dikkate alınmalıdır. Seyirci giriģi ve hareketlerinin kontrolü Servis alanına giren seyircilerin kontrolü için harcanan efor ve yetkili olmayan araçların servis alanı içinde bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir. Servis alanında seyirciler, medya mensupları, konuklar, görevliler vs. için yeterli otopark alanlarının bulunması gerekmektedir. Seyircileri belirlenen alanlarda tutmak için alınan önlemlere de dikkat etmek gerekir. 27

28 Yönetmeliklerine uygun iģaret ve tabelalarının kullanımı Servis alanının giriģi ve çıkıģındaki tabelaların doğru olduğundan emin olun. Eğer lastik iģaretlemesi ve kontrolü yapılıyorsa, bu kısım için kullanılan yeni iģaret ve tabelaların kullanılıp kullanılmadığı, refueling alanının tabelaları mutlaka kontrol edilmelidir. Refueling Alanları Servis alanı çıkıģındaki yeri ve bu alanların geniģliği Refueling alanlarının servis alanı çıkıģındaki zaman kontrol noktasından sonraya asfalt zemin üstünde korunmalı ve diğer araçların geliģ gidiģlerinden uzak bir alana kurulmalıdır. Özellikle bir refueling alanı ayak içerisinde birden çok kez kullanılıyorsa, bu alanın boyunu benzinin saklanacağı alan (çadır veya tente gibi) ve içeriye sığabilecek otomobil sayısını göz önüne alarak değerlendirilmelidir. Çadır kullanılması halinde etrafının açık sadece tente olarak üstünün kapalı olmasına dikkat edilmeli. Aksi takdirde içinde birikecek gazların patlaması ile yangın tehlikesi daha da çok artırılmaktadır. GiriĢ ve çıkıģ noktalarının uygunluğu Normalde refueling alanına giriģ noktası, refueling ve çıkıģ noktası aynı doğrultuda olmalıdır. Araçların manevra yapmadan ikmal iģlemni tamamlamaları tercih edilmelidir. Ancak bu mümkün olamıyorsa, çalıģma Ģartlarına uygun bir alan seçilmelidir. Bu alanın, yetkili olmayan kiģilerden ve seyircilerden korunması Özellikle sıcak hava koģullarında daha da önemli hale gelen, alan içindeki benzinin korunması için sağlanan Ģartlara dikkat edilmelidir. Bu alanın korumasının, yetkili olmayan kiģilerin ve seyircilerin içeriye girmesini engelleyecek Ģekilde yapılmasına dikkat edin. Alan içinde, giriģ ve çıkıģ noktalarına seyircilerin girmesine ve yakın durmalarına kesinlikle izin verilmemelidir. Can güvenliği nedeniyle alanın kontrolünün yapılması ve yüksek demir bariyerler ile korunma altına alınması ve kontrolünün iyi yapılması büyük önem taģımaktadır. Her araç için maksimum 2 kiģinin girmesine ve bu kiģilerin kıyafetlerinin yanıcı ortama uygun Ģekilde olması önemlidir. Yüzey Ģartları ve hava Ģartlarından korunma Kesinlikle toprak zemin kullanılmaması gereklidir. Sert zemin üstünde ise bu zemine dökülebilecek benzini temizlemek için gereken materyalin varlığını kontrol edin. Ġtfaiyenin varlığı ve yangın söndürme ekipmanının uygunluğu Refueling alanında, ciddi bir yangına müdahale edebilecek ekipmana sahip bir itfaiye hizmetinin verilmesi gerekmektedir. Eğitimli personeliyle birlikte tam teģekküllü bir itfaiye aracının bu alanda, her an hazır olması gerekmektedir. Ayrıca, ufak çapta yangınlara müdahale etmek için yangın söndürücülerinin de refueling alanında olması gerekmektedir. Tüm bu itfaiye hizmetlerinin, ikmaller sırasında hortumlarının açık ve anında müdahale edecek Ģekilde, benzin yangınına etkili müdahale yapabilecek kapasitede olması gerekmektedir. TOSFED yönetmeliklerine uygun iģaret ve tabelaların kullanımı TOSFED refueling iģaret ve tabelalarının, yönetmeliklere uygun olarak doğru bir Ģekilde yerlerine yerleģtirilmeleri gerekmektedir. Tehlike ve uyarı tabelalarının kullanımı Refueling alanındaki tehlikeler karģı uyaran birçok iģaret, tabela ya da stickerin refueling alanında bulunması gerekmektedir. Etrafta bulunacak seyircilerin, yangın tehlikesi, sigara içilmemesi, cep telefonlarının kullanılmaması gibi hususlarda uyarılması büyük önem taģımaktadır. Lastik ĠĢaretleme Alanı Bu alanın refueling alanından ayrı olarak hazırlanması gereklidir Mümkün olduğu kadar az vakit kaybetmek için lastik iģaretleme takımı, refueling alanından hemen sonra konumlandırılmalıdır. Bu alan, daha uzak bir yerde olmamalıdır. Ama bu alanda çalıģacak görevlilerin güvenliği düģünülmelidir. 28

29 Gecikmeleri önlemek için yeterli sayıda personel var mı? Bu organizatör kulübün sağlaması gereken bir konudur. Atanan gözetmenlerden bu konuda yardım alınabilir. Lastik iģaretleme prosedürünün iģleyiģi gecikmelere imkân vermeden iģlemlerin bir kaç saniye içinde bitirilmesi gerekmektedir. Lastik iģareti kontrol alanı, servis alanı giriģinde ve zaman kontrol noktasına yakın bir yerde mi? Lastik iģaretlerinin kontrolünün yapılması için en ideal yer, yarıģmacıların servis giriģ zamanlarını bekledikleri, servise giriģi zaman kontrol noktasından önce yer alan sarı tabeladan önceki alandır. Ancak kontrol iģleminin, yarıģmacının gecikmesi durumunda servis giriģi zaman kontrol noktasında da yapılabilmesi gerekmektedir. Gecikmeleri önlemek için yeterli sayıda personel var mı? Bu organizatör kulübün sağlaması gereken bir konudur. Atanan gözetmenlerden bu konuda yardım alınabilir. Normalde kontrol prosedürü için en az dört kiģinin varlığı gerekirken, yedek lastikleri kontrol edecek bir beģinci kiģinin varlığı da tavsiye edilir. Eğer daha az sayıda kontrol görevlisi varsa, bu çalıģmanın etkinliğini ve gecikme olup olmadığını kontrol etmelisiniz. TOSFED yönetmeliklerine uygun iģaret ve tabelaların kullanımı TOSFED lastik iģaretleme ve lastik iģaretleme kontrolü tabelalarının doğru bir Ģekilde ve uygun yerlerde konumlandırıldığından emin olun. Bu alanlar, yol notunda mutlaka belirtilmelidir. Teknik kontrol delegesinin talimatları doğrultusunda teknik kontrol ekibi etaplar sonrasında lastik iģaretleme, tartı veya benzeri kontrol uygulamaları yapabilmeleri için organizatör kulüpler minimum 1 adet aracı teknik kontrol ekine sağlamak zorundadırlar. Kapalı Parklar Start seramonisinde kapalı parkı veya bekleme alanı yapılabilir Kapalı park yerinin uygunluğu start ve finiģ noktalarına yakınlığı; Güvenlik açısından bakıldığında ideal olarak start ve finiģ alanına çok yakın olması gereken alan bu faktör açısından kontrol edilmelidir. Kapalı parklar uzakta bir noktadaysa (örneğin bir otoparkın yanı gibi) ralli araçlarının kontrolünün nasıl yapılacağı iyi düģünülmelidir. Regrouping alanının uygunluğu; Otomobillerin regroupingi kapalı park Ģartları altında yapıldığında, alanın konumunu güzergâha ve ralli trafiğinin genel akıģına göre planlayınız. Gerekli koruma Ģartlarının varlığından emin olun. Bu alanların etrafı kapalı mı ve iyi korunuyor mu? Kapalı park içinde ve çevresindeki güvenliğin mevcudiyetini, seyircilerin kontrolünü unutmayın. Ekiplerin bu alana giriģlerinin kontrolü YarıĢmacıların giriģlerinin zaman açısından kontrolünün yapılması büyük önem taģımaktadır. 10 dakikadan daha uzun süreli toplamalarda yarıģmacılar alanı terk etmelidir. Kapalı parklarda görevliler, teknik kontrol sorumlusu, yarıģmacılarla iliģkiler sorumlusu, gözlemci ve komiserler dıģında, medya mensupları, takım menajerleri bulunamaz. Ralli Öncesi Teknik Kontrol Alanın uygunluğu Tüm kontrollerin yapılabileceği kadar büyük olan alanın üstünün kapalı olması, aynı zamanda birden çok aracın kontrolüne uygun olması, ralli araçlarının giriģi ve servis araçlarının dıģarıya park etmesi için yeterli boģluğa sahip olması gerekmektedir. Normalde ralli araçlarının giriģinden ayrı bir yerden girmesi gereken servis araçlarının kontrolü ve turbo ile vites kutularının iģaretlenmesi için gerekli prosedür oluģturulmalıdır. Seyircileri çalıģma alanlarından uzakta tutmak için gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. ÇalıĢma Ģartları ve lift gibi gerekli ekipmanın mevcudiyeti Aynı anda farklı kontrollerin yapılabilmesi için yeterli alanın mevcut olması gerekmektedir. Kontroller için gerekli lift ve diğer aletlerin mevcudiyetini ve teknik kontrol görevlilerinin kullanması gereken masa sandalye gibi ekipmanların varlığını temin etmelisiniz. Zaman çizelgesine göre otomobillerin kontrole alınması 29

30 Otomobillerin teknik kontrole belli saatler dahilinde gelmesi gibi bir prosedür izlendiğinde, bunun kontrolünün nasıl yapıldığının denetlenmesi gerekmektedir. Araçların belirlenen zamandan geç gelmesi halinde, ceza alıp almadıkları da önemli bir konudur. Teknik kontrol görevlilerinin kapasiteleri ve sayısı insan gücü eksikliği nedeniyle gecikme yaģanmamalıdır. Tüm kontrollerin yapılması için yeterli zaman planlanmalıdır YarıĢmaya katılan araç sayısını göz önüne alarak, prosedürlerin zaman çizelgesine uygun yapılması gerekmektedir. Teknik kontrol alanın etrafı kapalı ve iyi korunuyor olmalıdır Teknik kontrolün giriģ ve çıkıģ noktalarında ve insanların girebileceği diğer noktalardaki güvenlik önlemlerine dikkat edilmelidir. Burada yetki belgeleri ve yaka kartlarının kontrolü olması gerekir. Medya için ayrı ve uygun bir alan yaratılmalıdır Teknik kontrol alanında medya mensuplarının otomobilleri görüp fotoğraf ya da görüntü alabilmelerine ve pilotlarla konuģabilmelerine olanak sağlayacak ayrı bir alan oluģturulmalıdır. Ralli Sonrası Teknik Kontrol Alanın uygunluğu Teknik kontrol alanının finiģ alanına yakınlığı, kontrol edilecek otomobil sayısına göre büyüklüğü ve güvenliği sağlanmalıdır. Araçların kapalı parktan teknik kontrol alanına getirilirken gözlenmesi Otomobillerin kapalı parktan, son teknik kontrol alanına götürülürken gözlenmesi ve bu otomobillere eģlik edilmesi gerekmektedir. Gerekli kontrollerin yapılabilmesi için yeterli vakit ayrılmalıdır Tüm kontrollerin yapılabilmesi için yeterli zamanın varlığını ve teknik kontrol sorumlusunun vereceği raporun, geçici genel klasmanın açıklanmasından önce komiserler kuruluna iletilmesi gerektiği planlamada unutulmamalıdır. ÇalıĢma Ģartları ve lift gibi gerekli ekipmanın mevcudiyeti Lift ve diğer ekipmanlarla birlikte tüm otomobilleri içeri alabilecek temiz ve uygun bir alan sağlanmalıdır. Her ekibe ayrı bölme tavsiye edilir. Bu alanın etrafı kapalı mı ve giriģ çıkıģların kontrolü yapılıyor mu? Son teknik kontrol son derece önemli ve özel bir operasyon olduğu için görevli personel ve takım personelleri dıģındaki kiģilerin bu alana giriģi özellikle engellenmelidir. Bu kontrolün ralli organizatörleri tarafından yapılması gerekmektedir ve çok önemlidir. YARIġMACILARLA ĠLĠġKĠLER SORUMLUSU Yönetmelikte isimleri yok ise ilan panosunda resimleri ile birlikte isimleri ilan edilmelidir. Yönetmelikte resimleri ile birlikte adları belirtilen ve programları önceden yazılarak(ek olarak) organizatör tarafından atanan görevlilerdir. Yönetmelik onayından sonra kiģilerin belirlenmesi halinde isimleri bülten ile bildirilirken programları kimi zaman yönetmelikte çoğu zaman ise bülten ile birlikte verilir. Bağlı bulundukları üst yöneticileri yarıģma direktörüdür. Beraber çalıģacağı gruplar: YarıĢma komiserleri, yarıģma genel sekreteri, komiserler sekreteri, servis alanı sorumlusu, teknik kontrol sorumlusu, nokta gözetmenleri, kapalı park sorumlusu, regrouping sorumlusu Kıyafetleri: Farklı ve çarpıcı renkte yelek veya tshirt Araç: Araç tahsisi ihtiyaç halinde yapılabilir. Ama asıl görev yerleri servis alanı giriģ ve çıkıģ ile yarıģ merkezidir. Etap üstünde bulunmalarını gerektiren bir durum bulunmamaktadır. Telefon: Telefonlarına özel kart numarası ve kontör verilmelidir. Bu numaralar her yerde ilan edileceği için Ģahsi numaraların kullanılmaması önerilmektedir. 30

31 Telsiz: Planlamada bulunmamaktadır. Bulunduğunuz noktalarda gözetmen telsizleri ile yarıģma direktörüne ulaģılması mümkündür. Ancak ralli kontrol ile komünikasyonunuzun cep telefonu ile yapılması daha doğru olacaktır ÇalıĢma odaları: Merkezde özel bir yerleri bulunmamaktadır. Sekreteryadan yardım alabilrler yazıģmalar için ama genellikle servis alanında ise idari ofiste kendilerine bir yer tahsis edilmesi istenmelidir. Tüm lojistik ihtiyaçları Servis alanı sorumlusunun altında planlanması daha doğrudur. Merkezdeki gereksinimler için genel sekreter veya görevliler için atanmıģ sekreterden yardım alınacaktır. Görevlerinin ana tanımı ise yarıģmacıların sportif veya organizasyon ile ilgili sıkıntı ve problemlerinde organizatör adına ilk dinleyen, sorunu ve gereklerini dinledikten sonra yarıģmacıyı teskin ederek çözüm bulmaya çalıģan ve bu sorunun yarıģma direktörüne götürülmesi safhasında tüm duygusal etkenlerden kurtularak bir gerçek halinde sunulmasını ve Ģayet bu bir itiraz ise gerekli prosedürlerinin tamamlanarak ulaģtırılmasını sağlamaktır. Görevlerinin gereği olarak kolay teģhis edilmelerini sağlayacak ve herkesten farklı bir renkte giyinmeleri veya iģaret taģımaları gerekir. Bu göreve atanan kiģilerin branģın sportif özelliklerini, yarıģmacı ruhunu, organizasyonun tüm alt detaylarını (regrouping, refuelling, yıkama noktasının lokasyonu gibi örnekler ile özellikle bülten ve duyurular) bilmesi ve yılların tecrübesine sahip olması ve uluslar arası organizasyonlarda çok iyi derecede en az tercihen birden çok dil bilmesi gerekmektedir. Aynı zamanlarda birden çok yerde bulunulması gerekeceğinden iki veya üç kiģi görevlendirilebilir. Standart bir programları bulunmaktadır. Bu rallinin yeni formatı sonucunda yarıģma öncesinde, teknik kontrol, shake down, sabah kapalı park çıkıģı ile baģlar, servis alanı giriģ ve çıkıģ noktaları ile özel seyirci etabı öncesi kapalı park ve yeni uygulama gereği remote flexi service area varsa onlarda da devam etmektedir. Amaç yarıģmacının beklemesinin olduğu bu alanlarda iletiģimi kurabilmesidir. Eskisi gibi yarıģma direktörü tarafından özel olarak görevlendirilme yapılmamaktadır. (servis gözlemcilerinde olduğunun tersine) Bu alanlarda yarıģmacılara dağıtılacak olan duyuru (bazen finiģ seremonisinde yapılacak değiģikliklere bağlı olarak bazı duyurular), bültenler (mutlaka imza karģılığı önceden hazırlanan föyler ile gözetmen yardımı alınabilir ama sorumluluk yarıģmacılarla iliģkilerde), davetiyeler (örnek olarak son teknik kontrole girecek araçlar son serviste, bazen son basın toplantısına davet edilecek yarıģmacılar) genel sekreter tarafından yarıģmacılara dağıtılması için yarıģmacılarla iliģkiler sorumlusuna yollanmalıdır. Ġlgili günün start listeleri yarıģmacılarla iliģkiler tarafından kapalı park çıkıģında gözetmen noktasına getirilir ve dağıtılır (Çoğunlukla zaman karnelerinin de kendileri tarafından götürülmesi istenebilir). Bu nedenle gece yapılan komiserler toplantısı sonrasında neticelerin kesinleģen halinin çoğaltılması ve ertesi günün start listesinin neticeler sorumlusu tarafından çoğaltılmasını bekleyerek geceden bu belgelerin alınması gerekir. Görevliler için dağıtılacak aynı dokümanlar ise yarıģma genel sekreterinin kontrolünde T1 araç sorumlusu tarafından görevli noktalarına en az 2 saat önce ulaģtırılmıģ olacaktır (yoksa mutlaka baģka araçlar ile yapılmalıdır) tüm güvenlik araçlarına bu belgelerin dağıtılması gerekir. Bu nedenle organizatör ister onlarla ait raflara ister servis giriģ noktasında geçerlerken bu kiģilere ulaģtırmıģ olmalıdır. Ayrıca servis giriģ noktalarında geçici neticeler servis alanı basın merkezinden çoğaltılarak (neticeler grubundan bir kiģi veya medya ekibinden atanan bir kiģi tarafından) yarıģmacılarla iliģkiler sorumlularına ulaģtırılır ve dağıtımı onlar tarafından yapılır. Bu nedenle yarıģmacılarla iliģkiler görevlisinin medya merkezine giriģ serbestliği sağlanacaktır. Mutlak olarak yarıģmanın öncesinden baģlayarak komiserler toplantılarından en az 30 dakika önce gelerek yarıģma direktörüne ortak raporları bir temsilci tarafından (hep aynı kiģi olması zorunluluğu yoktur) yazılı veya sözlü olarak iletilmelidir. Direktörün raporunda gerekli görmesi halinde konuyla ilgili bilgi verilir. (bazı hallerde toplantıya çağırılarak komiserler tarafından dinlenmeye çağırılabilirler.) 31

32 Komiserler toplantıları sırasında yarıģmacılarla iliģkiler sorumlularından birisi toplantının dıģında veya kolay ulaģılabilir bir yerde beklemesi gerekir. Çünkü komiserlerden yarıģmacılara veya direktörden yarıģmacılara yapılması istenen (komiserler baģkanı tarafından) tüm yazıģmaları anında yarıģma sekreteri tarafından standart formda yazılır ve yarıģmacılarla iliģkiler görevlisi tarafından ilgili yarıģmacıya(lara) iletilir. Bunun için önerilen bir çözüm ikinci bir yarıģmacılarla iliģkiler sorumlusunun toplantı dıģında bu tür bir iģlem için bekliyor olmasıdır. Çünkü profesyonel takımlarda ve markalar sürücüleri gibi ulaģılması ve bulunması kolay iken diğer sürücülerde(amatör) zorluk çekilebilmekte ve özellikle dinlenmek için çağrılması halinde zaman kaybı toplantının gereksiz yere uzaması organizatörün baģarısızlığı olarak kabul edilmektedir. Toplantı sırasında bulunan tüm görevliler kadar yapılan ve tanıklık edilen tartıģmaların tamamıyla gizli olduğu ve dıģarıda yarıģma sonrası bile olsa tartıģılmaması gerektiği ise hatırlatılmayacak kadar önemli ve Ģarttır. Hep hatırlatılan ve üstü çizilen konu ise yarıģmacıların gerektiği Ģekilde dinlenmesi(onların kızgın, hayal kırıklığı içinde yanlıģ davranıģ biçiminde olabileceklerine ihtimal verilmesi, hoģgörülü davranıģta bulunulması)içlerini boģaltmalarına yardımcı olunması ama yorum yapılmaması, iyi niyetle yapılacak yardım ve yönlendirmelerin her zaman yanlıģ sonuçlar doğuracağı unutulmaması gereğidir. Çünkü yarıģmacılarla iliģkilerin her sözü ve yönlendirmesi yarıģma direktörünün talimatı kadar tehlikeli ve kesindir. Kuralların ve kaidelerin ilgili maddesinin aynısının ifade edilmesi gerektiğidir. Etaplar Her kontrol noktası bir kapalı park alanı olduğundan, tüm kontrol noktaları korumalı olarak hazırlanmalı, Kapalı park alanları mutlaka korumalı olmalı, Etaplarda SOS noktalarında lisanslı gözetmen veya lisanslı üst düzey yönetici bulunması zorunludur. En az her bir kilometrede bir telsizli sektör görevlisi olmalıdır bu görevlilerin gözetmenlerden tercih edilmesi önerilir ama Ģart değildir. YarıĢma direktörü tarafından görev verilecek kiģiler ile eğitim toplantısı düzenlenmesi Ģarttır. Bu görevlilerin ne yapacaklarını bilmeden bu noktada durmalarının organizasyona hiçbir faydası olmadığı gibi masrakalar ve riskler aģısından zararı olacaktır. Çoğunlukla bu görevlilerin telsizleri, yelekleri, start listesi, telefon numaraları gibi gerekli malzemeleri olmadığı gözlemlenmektedir. Özel etap finiģ noktaları hızın en fazla olduğu yerler olduğundan mutlaka tamamı korumalı olmalı, Etaplar içinde tehlikeli noktalar, yol kavģakları, seyirci alanları koruma altına alınmalı, Etap startları, ana ve ara noktalarında (mid point)ambulans(tam teģekküllü,112 esaslarında),itfaiye veya yangın aracı(yoksa en az her kontrol noktasında 4 kg.lık yangın söndürme cihazı),çekici bulundurmak zorunludur, FIV aracı ve kurtarma aracının bulundurulması da tavsiye edilir, Etaplara gelirken yönlendirme yapılmalı, seyirci ve yarıģçı yolları ayrılmalıdır, Etap içlerinde önemli ve tehlikeli yerler ayrıca tabelalarla belirtilmelidir, Etapların, gözetmenler haricinde ve etap sorumlusuna bağlı bir grup tarafından güvenliği sağlanmalı, Etapların açılıģ-kapanıģ zamanlarına dikkat edilmeli ve öncü otolar gelmeden etap hazır olmalıdır, Etaplar starttan finiģe doğru ve yarıģ istikametinde kapatılmalıdır, Her etap merkezle konuģtuğu gibi mutlaka start-finiģ arası görüģme yapabiliyor olmalı ve ara noktaları ile haberleģme sağlayabilmelidir, Etabın yerine göre polis veya jandarmadan destek alınmalı, ana kapatma iģlemi kolluk kuvvetleriyle sağlanmalıdır. 32

33 GÜVENLĠK ARAÇLARI 1. Çekiciler Çekicilerin, yarıģma cinsine göre vinçli, kaldırmalı veya iki tekerlekten sistemlere sahip olması gereklidir. Çekiciler arıza yapmıģ veya kaza geçirmiģ otomobilleri olay mahallinden almak içindir. Olduğundan daha fazla hasar açmak için olmadığı gibi tamirat, tadilat ve kurtarma görevi yapmazlar. 2. Ġtfaiye Araçları ( arazöz )- Yangın aracı Ġtfaiye araçları arazöz niteliğinde olup söndürme amaçlıdır. Ġtfaiye araçlarının tam teģekküllü, çok amaçlı kullanımı olanları tercih nedenidir. Bu tür araçlar kurtarma iģleminde de kullanılır. Ġtfaiye aracı, yangın aracı olarak sadece arazözde yeterlidir. Ayrıca en az 20 kg lik iki adet toplam 70 kg yangın söndürücü taģıyan ve yangın söndürme eğitimli bir kiģi bulunan kamyonet kabul edilir. 3. Ambulans Tüm branģlarda, Sağlık Bakanlığı na ait 112 Acil Yardım Ambulansları eģdeğeri tam teģekküllü ambulanslar kullanılmalıdır. Bu ambulanslarda mutlaka acil yardım ve müdahale uzmanı bir doktor bulunmalıdır. Hasta nakil ambulansları tam teģekküllü ambulanslar yerine kullanılamaz. 4. FIV araçları Ġlk Müdahale araçlarında, ilk müdahale uzmanı doktor ve en az 1 paramedik uzman bulunmalıdır. Kullanacakları otomobillerinin 4x4 olması tercih edilir. FIV araçları içinde taģınması gereken tıbbi malzeme ve ekipman, Federasyon Sağlık Kurulu BaĢkanı Sayın Dr. Cem Boneval den sağlanabilir. cembo@akdeniz.edu.tr Ayrıca ulusal offroad talimati içinde bu liste bulunmaktadır 33

34 . Kurtarma Araçları (Rescue Car) Kurtarma araçlarının içinde, FIA H eki 10.3 maddesi gereğince, bulunması gereken kurtarma ekipmanları aģağıdaki gibidir. Bu ekipmanları kullanabilecek eğitimli en az 2 personelle birlikte bir kurtarma ekibi oluģmaktadır. Kurtarma Ekipmanı Hasar görmüģ araçların içindeki kiģileri kurtarmak için görev yapan müdahale (intervention) araçlarında, en az aģağıda listelenmiģ ekipmanlar bulunmalıdır. A. Kesme Makineleri a. 1 adet güçlü kesici b. 1 adet pnömatik kesici c. 1 adet yeterli bir hava beslemesine sahip, en az 20 dakika süreyle iģlem yapabilen ve max. 100 psi basınca sahip bir havalı testere. d. Uygun testere bıçakları (cam, karbon fiber ve kevlar takviyeli kompozit malzemeleri kesebilmeye uygun) e. 1 adet büyük hidrolik kesici. B. Hidrolik Ekipman a. 1 adet 8-10 ton gücünde Hurst, Tangy vb. tarafından sağlanan standart kurtarma kiti, b. 1 adet büyük boy açıcı/gergi (spreader) c. 1 adet küçük boy açıcı/gergi (spreader) d. 1 adet 1 tonluk tekerlekli kriko C. Takımlar - Ekipteki herkes için, bıçak. - 1 adet sağlam diģli demir testeresi. - 1 adet küçük balta. - 2 adet teneke makası (bir düz, 1 eğri/kavisli) - 1 adet karbon, kevlar, aramid yada fiber glass kesmeye uygun makas. - 1 kerpeten/pense. - 1 adet manivela. - 1 adet 1 ¼ civata kesici, (bolt cropper) - 1 adet boru bükme aleti (pipe bender) - 1 adet 18 feet naylon ip, 3 tonluk çekme halatı. - 1 adet saplı mengene (vice grip) - 2 takım soket seti (AF ve metrik) - 1 set yarım ay ve kapalı ağızlı somun anahtarı. - 1 set alyan (ALLEN) anahtar - 2 adet çekiç - 1 adet 4 kg. Çekiç - çeģitli boylarda düz ve yıldız tornavidalar - 1 adet el feneri 34

35 ÖNCÜ OTOMOBĠLLER Öncü otomobiller, branģlara göre farklılık gösterirler. Ralli Rallide öncü otomobiller olarak çıkması planlanan otomobiller; R Radyo otomobili Telsiz kontrol otomobili, telsiz noktalarının ve telsizlerin çalıģma düzeninin son kontrolü, T Time keeping Zaman senkronizasyon otomobili, kontrol noktası malzemeleri, yerleri, kronometre vb. ekipman kontrol ve senkronizasyonu, S Güvenlik otomobili Etapların güvenliği, seyircinin güvenliği, alınmıģ olan güvenlik tedbirlerinin kontrolü, 000 Öncü otomobil Rallinin baģladığını haber veren, siren takılı ve ses anonslu, 1. otomobilden en fazla 30 dakika önce çıkan ve parkurun yarıģmaya açık olduğunu kontrol eden otomobildir. 00 Öncü otomobil Parkurun son kontrolünü yapan otomobildir. Siren ve ses anons sistemi ile devamlı anons yapar. Özel etap içinde siren çalıģtırması ve seyirci noktalarında sesli anons yapması zorunludur. 0 öncü otomobilde problem olduğu takdirde, 0 olarak görev yapmak üzere hazır olmalıdır. Kontrol noktalarında zaman karnesi iģletir. 0 Öncü otomobil Rallide 1. otomobilden önce geçen son otomobildir. Sürücüleri önceden lisanslı ve tüm kıyafet Ģartnamesine uygun kask kullanmalıdır. Sesli anons sistemi ve sireni vardır. Kontrol noktalarında karne iģletirler. Tercihen rollcageli yarıģ otomobili olması önerilir, ancak bu Ģart değildir. Tüm öncü otomobiller telsizlidir ve ralli merkezi ile temas halindedir. Parkura girmiģ her otomobil mutlaka bulunduğu yeri merkeze bildirmek zorundadır. Öncü otomobiller parkurda gördükleri problemleri, merkeze haber vermek kaydıyla, anında kendi imkânları ile çözümlemelidirler. Öncü otomobiller yarıģan otomobiller değil, yarıģan otomobillere parkuru açan, temiz ve yarıģılabilir hale getiren otomobillerdir. Standart otomobiller kabul edilmektedir ancak lastikleri ve gücü yarıģ performansına uygun olarak seçilmelidir.. Sürücüleri de popüler kiģiler değil sorumluluk ve tecrübe sahibi olan kiģiler olmalıdır Öncü otomobiller kesinlikle zamanlarına uymak zorundadırlar. Merkezle devamlı temas halinde olup, merkezin talimatlarına aynen uymalıdırlar. Her 3 otomobilde talimatlara uygun pozisyon değiģtirebilecek durumda olmalıdırlar. Öncü otomobilleri kullananlar, mutlaka parkuru iyi bilmelidirler. Daha önce parkurdan en az 1 kere geçmeliler ve yarıģ sırasında geçecekleri parkurda tereddütleri olmamalıdır. Mutlaka Check-list kullanmalı eksikleri bildirmelidir ve amacın bu olduğunu unutmamalıdır, bu vazifeyi yapacak ve yarıģmaya kendini kaptırmaması gerektiğini bilen arkadaģlardır. ĠLK OTO 08:00 O - 1 dakika etap uzunluğuna bağlı OO 20 OOO 30 S 4-0 dakika etap uzunluğuna bağlı T R 90 * var ise 3

36 Pist Pist yarıģlarında kullanılacak güvenlik otomobili(safety car), deneyimli bir pist sürücüsü tarafından kullanılacaktır. Direktör ile sürekli telsiz temasında olacak ve yarıģ otomobillerini tanıyan bir görevli daha bulunacaktır. Güvenlik otomobilinin üstünde turuncu ıģıklar olacak ve içeriden istenildiği gibi kumanda edilebilir Ģekilde olacaktır. Turuncu ıģıklar yanıp söner veya devamlı yanar Ģekilde ayarlanabilir olacaktır. Turuncu ıģıkların ortasında belirli bir uzunlukta yeģil ıģık yanacaktır. Bu ıģıkta çakar ve sabit yanar Ģekilde olacak ve içeriden kumanda edilir olacaktır. Pist güvenlik aracının roll cage li olması tercih edilir. Sürücülerin tulum giymesi ve kask takmaları zorunludur. Otokros Öncü otomobil kullanılması seyirci güvenliği için gereklidir. Ġlk kontrol sonrası bu otomobillerin ani bir durumda piste girebileceği Ģekilde ve hazır olarak direktör talimatını beklemesi lazımdır. Ancak, ani müdahale veya alıģılmadık bir durum için öncü otomobil veya benzeri ve sürücüsü olan bir otomobilin, güvenlik amacıyla parkura en kolay girilecek noktada telsizli bir pozisyonda hazır bulundurulması ve Direktör talimatı beklemesi tavsiye edilir. Tırmanma Ġki adet, 00 0, öncü otomobil, her çıkıģta, ve 10 dakika aralarla 1. otomobilden önce parkura gireceklerdir. Her otomobilde iki lisanslı sürücü olacak, ıģık uyarı sistemi ve sesli anons olacaktır. Telsizli olacak öncüler Direktörle devamlı temas halinde olacaklar ve özellikle seyirci noktalarında anons yapacaklardır. Tercihen rollcageli yarıģ otomobili olması önerilir, ancak bu Ģart değildir. Öncü otomobiller yarıģan otomobiller değil, yarıģan otomobillere parkuru açan, temiz ve yarıģılabilir hale getiren otomobillerdir. Standart otomobiller kabul edilmektedir ancak lastikleri ve gücü yarıģ performansına uygun olarak seçilmelidir.. Sürücüleri de popüler kiģiler değil sorumluluk ve tecrübe sahibi olan kiģiler olmalıdır. Off road Bir adet ıģıklı, telsizli, ses anonslu, önceden lisanslı iki sürücüsü olan tercihen roll-cage li otomobille 0 öncü görevi yapılır. Bu öncünün her kontrol notasına uğraması kayıt yaptırması, Direktör le sürekli telsiz temasında olması gereklidir. Ödül töreni Ayrı bir ödül töreni düzenlenmesi Ģart değildir. Ödüller finiģ takında verilmesi tercih edilir. Her halde dikkat edilmesi gereken kurallar; Ödül töreninde VIP ve yerel otorite önceden davet edilmeli, Ulusal Bayrak, TOSFED, kulüp bayrakları ve sponsor reklamları ile yarıģma isminin mevcudiyeti sağlanmalı, Kazananlara ödülleri zamanında ve tam olarak verilmeli, isimlerin ve kazanılan sıfatların doğru söylenmesine dikkat edilmelidir. Marka ve takım adlarına dikkat edilmelidir. Tüm ekiplerin katılımı sağlanmalı, katılmayan sporcunun ödülü bir baģkasına verilemez. TOSFED e yollanır. Medya törene davet edilmeli ve rahat çalıģma imkânı sağlanmalı. 36

37 2012 SEZONUNDA ULUSAL MEDYA AKREDĠTASYONU Medya Departmanı Yükümlülükleri Organizatör kulüpler olarak medyanın davet edilmesi, bilgilendirilmesi, çalıģma ortamı yaratılması, teknik destek yardımı verilmesi hususunda iģbirliği içinde olmamız çok önem taģımaktadır. Bu hizmeti vermek kadar, medya mensuplarının kural dıģı talepleri, güvenlik tedbirlerine itirazları ve bunun sonucu organizasyonumuzu yayınlamayacakları korkusu ile standartlar dıģı davranıģlarımızın iyi niyetimizin göstergesi olarak yapılması, hiçte istenmeyen üzücü ve telafisi olmayan kazaları meydana getirmesi halinde organizatör olarak tüm sorumluluğu taģımak durumunda kalacağınızı üzülerek hatırlatmak istiyoruz. Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu bünyesinde gerçekleģtirilecek 2012 otomobil sporları sezonunda ulusal medya akreditasyonu prosedürü geçerli olacaktır. Bunun yanında geçtiğimiz yıllarda olduğu gibi günlük akreditasyon prosedürü de geçerliliğini sürdürecektir otomobil sporları sezonunda geçtiğimiz yıllardan farklı olarak bu yıl, medya yelekleri öncelikli olarak 2011 sezonunda yarıģmaları yerinde takip eden medya mensuplarımıza ayrılacaktır. Medya akreditasyonuna ilk kez baģvuruda bulunan ve Ģimdilik yukarıda bahsettiğimiz öncelikli kesimde yer almayan medya mensuplarımız ise sezonun ilk yarısına kadar olan yarıģlara gösterdikleri katılıma göre kendilerine ait numaralı medya yeleği almaya hak kazanacaklardır. Bu durumdaki medya mensuplarımız yarıģmaları günlük akreditasyon çerçevesinde takip edebilecek olup kendileri de basın bülteni dağıtım listemizde de yer alacaklardır otomobil sporları sezonunda ulusal akreditasyon baģvuru ve sonuçlandırma süreci Türkiye Otomobil Sporları Federasyonu tarafından gerçekleģtirilecek olup Kulüpler sadece günlük akreditasyon baģvurularını kabul etme, onaylama ve süreci kontrol etme iģlemini gerçekleģtirecektir. Federasyon çatısı altında bulunan ulusal/mahalli Ģampiyonalar, organizasyonlar ve yarıģmalar için bir yarıģa iģtirak etmek isteyen ve ulusal akreditasyona sahip olmayan medya mensupları her organizasyonda organizatör kulüp tarafından açılacak medya akreditasyon masası aracılığıyla o organizasyona kayıt yaptıracaktır. Bu kayıt iģlemi esnasında medya mensubuna verilecek dokumanlar, yelek, yaka kartı ile imzalatılacak belgeler ve kaydı tutulması gereken bilgi süreçleri söz konusu olacaktır. Bu nedenle kulüplerimizden sadece organizasyonun medya ayağı için medya mensubu akreditasyonu yapacak, basın bülteni yazacak, medya mensuplarının ihtiyaçlarıyla ilgilenecek en az bir kaç kiģiden oluģacak, dinamik bir ekibi görevlendirmeleri beklenecektir. 37

38 38

39 Külüplerimizin Yükümlülükleri Söz konusu yarıģmanın baģlamasından 1 hafta önce medya mensubu akreditasyonu için kayıtların açılması, Organizasyonun son günündeki ödül törenine kadar yarıģmaya iģtirak edecek medya mensupları için akreditasyon masasının açık tutulması, Medya Akreditasyon Formunu doldurmayan, taahhütnamesini imzalamayan akredite medya mensuplarının organizatör tarafından organizasyonu izlemesine izin verilmemesi, Organizasyonun tanıtım basın bülteninin federasyonun veri tabanında kayıtlı (organizasyonlar yapıldıkça bu veri tabanına yeni isimler eklenecektir) medya mensuplarına, medya kurumlarına ve ajanslara gönderilip adresinde haber olarak yer alması için federasyonun basın departmanı e-posta adresine (press@tosfed.org.tr) organizasyonla ilgili birkaç görsel ile gönderilmesi, (tercihen 1 hafta önce) Ek yönetmeliği, programı, basın toplantılarının yeri ve tarihi, ödül töreni vs. bilgileri içeren basın kitinin iletilmesi. Tüm bu bilgilerin organizatörün internet sitesinde de yer alması, YarıĢmada merkez olarak kullanılacak mekanda medya merkezinin hazırlığının yapılması (telefon, faks, fotokopi, printer, internet) ihtiyaçlarının karģılanması, netice ve bülten panolarının oluģturulması, sandalye, masa, çay-kahve makinası gibi ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması. Aynı Ģekilde yardımcı basın odalarının(rallilerde servis alanları için ayrı) düzenlenmesi, Medya merkezinde ve bölümünde görev yapanların official kıyafet ve yaka kartlarını taģıması, YarıĢmadan önce yapılacak basın toplantısına katılacakların listesinin belirlenerek program ile medya mensuplarına dağıtılması, YarıĢma esnasında meydana gelen önemli olayları (Kaza, diskalifiye, vb.)flash haber olarak medya merkezi ve yardımcı medya odalarında mümkün olduğunca hızlı aktarmak, Basın mensuplarını taģıyacak servislerin zamanında ve planlandığı Ģekilde hareket etmesini sağlamak, Ralli, Tırmanma, Off-Road yarıģlarında akreditasyondan faydalanacak basın mensupları için organizatörün basın servisi kaldırma zorunluluğu bulunmaktadır. Özellikle rallilerde akreditasyon kaydı alan tüm temsilcilerin servis ile çekim yapacakları alanlara transfer edilerek güvenlik konusundaki hassasiyetin arttırılması, YarıĢma sona erdikten ve kesin neticelerin açıklanmasından sonra yarıģmanın sonuç basın bültenin en kısa sürede hazırlanarak medya temsilcilerine servis yapılması, sonuç basın bülteninin federasyonun veri tabanında kayıtlı (organizasyonlar yapıldıkça bu veri tabanına yeni isimler eklenecektir) medya mensuplarına, medya kurumlarına ve ajanslara gönderilip adresinde haber olarak yer alması için federasyonun basın departmanı e-posta adresine (press@tosfed.org.tr) organizasyonla ilgili birkaç görsel ile gönderilmesi (podyum, kupa ve kazanan fotoğrafları da olmak üzere) YarıĢma esnasında çekilen ve yüksek çözünürlüklü orijinal boyutlardaki en az bir CD yi dolduracak kadar fotoğrafın Federasyon arģivine konulması ve her sezon sonunda çıkarılan Otomobil Sporları Yıllığı nda kullanılması için Federasyon Medya Departmanı dikkatine olarak Federasyon a yollanması Organizatör kulüpler tarafından açılacak akreditasyon uygulamasındaki kayıt listesinin, akreditasyon formlarının ıslak imzalı halleri federasyonda olacak Ģekilde, yarıģmanın tamamlanmasıyla yarıģma dosyası eģliğinde Pazartesi günü itibariyle federasyona bir kopyasının gönderilmesi, Organizasyonlarda akreditasyon alan medya mensupları için (foto muhabiri ve kameraman) TOSFED tarafından tahsis edilecek yeleklerin her yarıģta kaydını yaptıran medyaya dağıtılması ve geri alınması, Söz konusu yelekler organizatör kulübe her yarıģ öncesi imza karģılığı teslim edilecek ve yarıģ sonrasında (en geç 3 gün içinde) federasyona iade edilecektir. 39

40 40