E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri

Transkript

1 Görüþler / Opinion Papers Türk Kütüphaneciliði 20,1 (2006), E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri Document Management and Work Flow Systems on the Way to E- Transformation A. Eser Baransel 1 Ý. Ýlker Tabak 2 Öz: Belge Yönetim yazýlýmlarý, bir kurum içindeki tüm belge ve bilgi akýþýný kapsayan, belgenin yaþam evresi süresince; belgenin üretimi, denetimi, korunmasý, eriþimi ve kullanýlmasýna iliþkin iþlevlerde maliyeti azaltýp verimliliði saðlamak için oluþturulan sistemlerdir. Bu çalýþmada, Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri'nin iþlevleri, özellikleri ve yararlarý incelenmiþtir. Ayrýca Yönetim Biliþim Sistemleri, Kütüphane Yönetim Sistemleri ve Belge Yönetim Sistemlerindeki çaðdaþ yaklaþýmlar, kuruluþlarýn e-dönüþüm süreçleri kapsamýnda ele alýnarak anlatýlmaktadýr. Anahtar Sözcükler: Belge Yönetimi, Ýþ Akýþý, Ýçerik Yönetimi, Sayýsal Kütüphane, Yönetim Biliþim Sistemi Abstract: Document Management Systems covering all the document and information flow in an enterprise are built to decrease the costs and increase the productivity in the document related operations such as creating, controlling, preserving, accessing and archiving operations throughout the life cycle of the document. In this paper, after describing the properties, functionality and the benefits of the Document Management and Workflow systems, the modern trends in Management Information Systems, Library Management Systems and in Document Management Systems Software are explained, and their impact on the e-transformation processes of the enterprises are discussed. Key Words: Document Management, Work Flow, Content Management, Digital Library, Management Information Systems yýlýnda Hacettepe Üniversitesi Bilgisayar Bilimleri Müh. Bölümünü bitiren Eser Baransel, ayný yýl girdiði Biliþim Sanayi ve Ticaret Ltd. Þti.'nde ( halen AR-GE Müdürü olarak çalýþmaktadýr. eser@bilisim.com.tr yýlýnda Hacettepe Üniv. Bilgisayar Bil. Müh. Bölümünü bitirdi. Çeþitli biliþim projelerinde programcýlýk, sistem çözümleyicilik ve yöneticilik yapan Ý. Ýlker Tabak, halen Biliþim Sanayi ve Ticaret Limited Þti.'nde ( Pazarlama ve Satýþ Müdürü olarak çalýþmaktadýr. ilker@bilisim.com.tr

2 90 Görüþler / Opinion Papers A. Eser Baransel ve Ý. Ýlker Tabak Giriþ Belge Yönetim yazýlýmlarý, bir kurum içindeki tüm belge ve bilgi akýþýný kapsayan, belgenin yaþam evresi süresince, arþivleme süreci de dahil olmak üzere her evrede belgenin üretimi, denetimi, korunmasý, eriþimi ve kullanýlmasýnda maliyeti azaltýp verimliliði saðlamak için oluþturulan sistemlerdir. Çaðdaþ kurumlarýn sahip olduðu bilgisayar destekli Yönetim Biliþim Sistemlerinin kullandýðý ve Veri Tabaný Yönetim Sistemleri içinde yönetilen yapýsal verilerin yaný sýra, e-posta, düz metin, çizelge, PDF, HTML, ses ve görüntü kütükleri gibi deðiþik biçimlerdeki yapýsal olmayan veriler de elektronik ortamda büyük bir yer kaplamaktadýr. Üstelik bu tür yapýsal olmayan veriler, iþ yaþamýnda sýk sýk kullanýlan, kimi zaman bir iþ sürecinin tetikleyicisi, kimi zaman da iþ sürecinin sonucu olan önemli ve deðerli belge özelliði taþýmaktadýrlar. Bu nedenle günümüzün kurumlarý, geleneksel veri tabaný uygulamalarýna ek olarak kendilerine ait yapýsal olmayan verilerin de düzenlenerek denetim altýna alýnmasýný ve kolay biçimde yönetilmesini vazgeçilmez bir gereksinim olarak görmektedirler. 2. Belge Yönetim Sistemlerinin Özellikleri ve Öteki Uygulama Yazýlýmlarý Arasýndaki Yeri Deðiþik veri kaynaklarýný ve uygulamalarý bütünleþtiren, uç kullanýcýlara yönelik sunum katmanýnda geliþkin kiþiselleþtirme olanaklarý saðlayan, bir kurumun uzak noktalarda bulunan birimlerini ve çalýþanlarýný sanal ortamda birleþtiren, iþ süreçlerini grafiksel gösterimler ve etkileþimli uyarý mekanizmalarý ile kolaylaþtýran, yapýsal ve yapýsal olmayan kurumsal verilerin elektronik ortamda denetim altýna alýnarak yönetilmesini saðlayan yeni ve deðiþik nitelikte bir yazýlým katmaný, hýzla geliþmekte ve yaygýnlaþmaktadýr. Bu katmanda yer alan yazýlýmlar þunlardýr: - Kurumsal Yönetim Portalleri - Ýleti tabanlý ve iþbirliði türündeki uygulamalar (Ýng. Collaboration

3 E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri 91 Applications) - Ýçerik Yönetimi yazýlýmlarý (Ýng. Content Management, CM) - Belge ve Ýþ Akýþý Yönetim yazýlýmlarý Kurumsal Yönetim Portalleri, tanýmlarý gereði aslýnda yukarýda sayýlan türdeki bileþenleri, uç kullanýcýlar için bütünleþtiren web-tabanlý yazýlýmlardýr. Ayný biçimde Belge ve Ýþ Akýþý yazýlýmlarý da genellikle Ýçerik Yönetimi baþlýðý altýnda ya da birlikte anýlmaktadýr. Yapýsal olmayan verilerin düzenlenmesi, arþivlenmesi, dizinlenmesi, iþ süreçleriyle iliþkilendirilerek kullanýlmasý iþlemleri, "Belge ve Ýþ Akýþý Yönetim Sistemleri"nde ele alýnmaktadýr. Çoðunlukla, Belge Yönetim Sistemleri, bir "Ýþ Akýþý Yönetim Sistemi" ile birlikte çalýþan bütünleþik bir ürün olarak görülmektedir. Günümüzde Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri, aþaðýdaki konu baþlýklarý altýnda toplanabilecek iþlevleri ve/veya araçlarý içermektedir: Kitaplýk Ýþlemleri Geleneksel kütüphane hizmetlerine benzer olarak bilgisayar ortamýnda bir havuzda toplanan belgelerin, dizinlenmesi, katalog bilgilerinin oluþturulmasý, paylaþýmlý kullanýmý, belgeyi alma ve býrakma iþlemleri, (Ýng. check in, check out), belgenin kopyasýný çýkarma, belgeyi bir dizinden bir baþkasýna taþýma gibi iþlemlere ek olarak belgelere eriþimde yetki denetimi çok etkin bir biçimde yapýlabilmektedir. Belge Görüntü Ýþlemleri Tarama iþlemi ile belgenin resmini elektronik ortama alma, baþka bir deyiþle belgeyi sayýsallaþtýrma, karakter tanýma (OCR) ve Form Tanýma iþlemleri ile belgenin resim biçiminde görüntülenmesi ile ilgili iþlemlerdir.

4 92 Görüþler / Opinion Papers A. Eser Baransel ve Ý. Ýlker Tabak Kurumsal Yazýþmalarýn Yönetimi Kurumlara gelen ve giden belgelerin kaydedilmesi, kurum içindeki birimlere daðýtýlmasý gibi iþlemlerin bilgisayar destekli olarak yapýlmasý, birçok istatistiksel bilgi üretmeyi, belgelere konu, sayý, tarih gibi bilgilerle hýzlýca eriþmeyi olanaklý hale getirmektedir. Kurumlarýn, sýklýkla ürettikleri resmi yazýþmalar için þablonlar oluþturma ve yalýn metin düzenleme araçlarý ile resmi yazý oluþturma sürecini hýzlandýran ve kolaylaþtýran sistemler de bulunmaktadýr. Ýçerik Yönetimi Belgelerin içeriðinin dizinlenmesi, bir sözcük ya da birkaç sözcük ile arama iþlemi (Ýng. ful ltext search), içeriði orijinal biçemi dýþýnda baþka biçemlerde de yeniden kullanabilmeye ve yayýnlamaya yarayan araçlar da geliþmiþ Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ sistemleri içinde bulunabilmektedir. Ýþ Akýþ Ýþlemleri Bu iþlemler de iþ süreçlerinin izlenmesi, belgelerin süreçleri oluþturan iþ adýmlarýyla iliþkilendirilmesi ve sistemin kullanýcýlarýna iþ listeleri oluþturmasý gibi iþlemler örnek olarak gösterilebilir. Genellikle iþ süreçleri grafiksel gösterim yöntemiyle de görüntülenebilmekte ve izlenebilmektedir. Arþiv Ýþlemleri Belge Yönetim sistemleri, aktif olarak kullanýlan belgelerin yaný sýra, zaman aþýmýna uðrayan ya da çevrimiçi eriþim ve dolaþýmdan çekilmesi gereken belgelerin arþivlenmesi için gerekli arþive alma iþlevlerini yerien getirmektedir. E-dönüþüm projeleri kapsamýnda yapýlan yasal düzenleme ve yönetmeliklere uyum Elektronik imza desteði bu konuya en uygun örnektir. Buna ek olarak Türkiye'de üretilen kimi nitelikli Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri de, T.C. Baþbakanlýk Personel ve Prensipler Genel Müdürlüðü Standart Dosya Planý Genelgesi, Resmî Yazýþmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkýnda Yönetmelik, Resmi Yazýþma Kurallarý, Arþiv Yönetmeliði gibi düzenlemelere

5 E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri 93 uyumlu altyapýlarý kurumsal kullanýcýlara sunmaktadýr. 3. Belge Yönetim Sistemlerinin Kurumlara Saðladýðý Yararlar Kurumlarýn bir Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemine ne kadar gereksinim duyduðu aþaðýdaki sorulara verilecek yanýtlarda gizlidir: 1. Kurum çalýþanlarý, belirli bir belgeye eriþimi gerektiren isteklere ne hýzda yanýt üretebilmektedir? 2. Herhangi bir yangýn ya da sel felaketi olduðunda kayýtlarýnýzýn ya da dosyalarýnýzýn durumu ne olur? 3. Ýþ yerinizde belge depolamak ve bunlarý arþivlemek için ne kadar yeriniz var? 4. Bir belgeyi birden çok kiþi kullanmak istediðinde, öncelikler nasýl saptanmaktadýr? 5. Yukarýdaki unsurlar verimliliðinizi ne ölçüde etkilemektedir? Genel olarak Belge Yönetim Sistemleriyle kurumlarýn aþaðýdaki türde sorunlarýnýn çözülmesi planlanmaktadýr: 1. Kaðýt ortamýnda belgelerin saklanmasý ve dolaþýmýndan kaynaklanan zaman, yer ve para kayýplarý 2. Çeþitli iþ süreçlerinde yanýt süresinin belge ve içeriðine ulaþamama nedenleriyle uzamasý 3. Yanlýþ dosyalama iþlemleri ve belgelerin kaybolmasý 4. Verimsiz çalýþma zamanlarý 5. Kurumsal bilgi bütünlüðünün saðlanamamasý 6. Gizli belgelerin yetkisiz kiþilerin eline geçmesi riski.

6 94 Görüþler / Opinion Papers A. Eser Baransel ve Ý. Ýlker Tabak Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ sistemlerinin saðladýðý temel yararlar þunlardýr: Verimlilik Artýþý : Çalýþanlarýn kurumsal bilgiyi paylaþmalarý ve aradýklarý bilgiye hýzla ulaþmalarý, önceden baþarýlmýþ iþlerden ve çözülmüþ sorunlardan haberdar olup bunlarý yeniden kullanabilmeleri, baþka bir deyiþle belge ve içeriðine eriþimin yaygýnlaþmasý ve kolaylaþmasý, belge yönetimi için harcanan zamaný azaltacaktýr. Gartner Grubu'nun 1997 yýlýnda yaptýðý araþtýrmaya göre, þirket çalýþanlarý haftada 8 saatlerini (toplam çalýþma süresinin yaklaþýk % 20'sini) belge yönetimi için harcamaktadýr. Bugün ise bu oranýn çalýþma saatlerinin %20- %30'unu oluþturduðu, önümüzdeki yýllarda %30 ve %40 oranlarýna doðru artacaðý tahmin edilmektedir. Düzenli bir BYS ve portal uygulamasýnýn olmadýðý kurumlarda Bilgi Ýþlem personelinin zamanlarýnýn %10'unu bozulan kütük yönetim sistemleri ve altyapý sorunlarýný çözmeye harcadýklarý görülmüþtür. Bu nedenle, Belge Yönetimi ve Ýþ Akýþý Sistemi'nin Kurumsal Portal uygulamasý ile birlikte kullanýlmasý, bilgi iþlem personelinin verimliliðini de artýracaktýr. Maliyetlerin Azaltýlmasý: Ortalama bir çalýþanýn yýlda USD'lýk maliyeti olduðu varsayýlýrsa, zamanýnýn %20'sini belge yönetimi iþlemlerine harcamasý durumunda yýlda 2400 USD'lýk verimsiz bir harcama bedeli oluþacaktýr. 100 kiþinin çalýþtýðý bir Þirket için bu bedel USD'dýr. Baþarýlý bir Belge Yönetim Sistemi uygulamasý bu tür giderleri büyük ölçüde düþürecektir. Yine Gartner Grubu'nun araþtýrmalarýna göre, Belge Yönetim Sistemi olmayan kurumlarda, - Bir belge, ortalama 10 kez (±1) kopyalanmakta ve maliyeti 18$, - Belgelerin dosyalanma maliyeti belge baþýna 20$, - Yanlýþ dosyalanmýþ bir belgenin bulunmasý maliyeti ise 120$ olmaktadýr.

7 E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri 95 Baþarýlý Belge Yönetim Sistemlerinin içerik üretme ve yayýnlama iþlemlerinin 3 ya da 4 kat daha hýzlý yapýlmasýný saðladýðý gözlenmiþtir. Üstelik, kurumsal düzeyde veri/bilgi bütünlüðü saðlanabilmekte, veri yinelemeleri önlenmekte, içerik kalitesi de büyük ölçüde artmaktadýr. Yasal düzenlemeleri uygulama ve kalite kontrol süreçlerinin uygulanmasýnda kolaylýklar: Belge Yönetim sistemlerinin ayrýlmaz bileþeni durumuna gelen Ýþ Akýþ sistemleri baþarýlý biçimde uygulandýklarýnda, yasal yönetmelikleri ya da ISO 9001, Altý Sigma gibi kalite yönetim sistemleri süreçlerinin tanýmlanmasý, uygulanmasý ve izlenmesi kolaylaþmaktadýr. 4. Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemlerinde Son Eðilimler Belge Yönetim yazýlýmlarýndan elde edilen lisans gelirlerinin tüm dünyada toplam 1 milyar USD'ý aþtýðý tahmin edilmektedir yýlýnda, bu gelirlerin Kurumsal Ýçerik Yönetimi pazarýnda yazýlýmda ve saðlanacak hizmetlerde yaklaþýk olarak yýlda %15 oranýnda büyüyeceði tahmin edilmektedir. Geliþen teknoloji ve e-dönüþüm projelerinin de etkisiyle, genel olarak uygulama yazýlýmlarýnda ve özellikle Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ sitemlerinde görülen son geliþme eðilimleri aþaðýda birkaç baþlýk altýnda özetlenmiþtir: Bütünleþtirme Yeteneklerini Artýrma Genellikle önde gelen Belge Yönetimi ve Ýþ Akýþ Sistemi geliþtiren kiþilerin ürünlerini, kurumsal uygulamalar, ERP uygulamalarý, iþ süreçleri yönetimi, iþbirliði uygulamalarý, portaller ve baþka içerik yönetimi araçlarý ile bütünleþtirme çabasý içinde olduklarý görülmektedir. Ýstemci/Sunucu Mimari'den Web Tabanlý Çok Katmanlý Yazýlým Mimarisine Geçiþ E-dönüþüm sürecinin bir gereði olarak hem ölçeklenebilir saðlam bir mimariye sahip olmak hem de bakým ve iþletim maliyetlerini düþürmek ve Internet, Intranet, extranet ortamlarýndan en çok yararý saðlamak için bütün uygulama yazýlýmý türlerinde olduðu gibi bu alanda da J2EE ya da.net mimarisine geçiþ

8 96 Görüþler / Opinion Papers A. Eser Baransel ve Ý. Ýlker Tabak büyük ölçüde tamamlanmýþtýr. Ayrý Ayrý Çözümler Yerine Kurumsal Çözümler Sunma Dünyada ve Türkiye'de, önceleri form iþleme ve karakter tanýma özellikleri bilinen ve yoðun tarama iþleri söz konusu olduðunda gündeme gelen Belge Yönetim sistemlerinden, günümüzde bu özelliklerin yaný sýra iþ akýþý ve web içeriði yönetimi gibi bir dizi bileþenden oluþan bütünleþik çözüm ortamý yetenekleri beklenmektedir. Ýçerik Yönetimi Ýçerik Yönetimi alanýnda çözüm üreten geliþtiriciler önceleri tek bir içerik türü (örneðin Word belgeleri) üzerinde uzmanlaþýrken þimdilerde artýk daha deðiþik türdeki ya da biçimdeki yapýsal olmayan veri kümelerini kapsayacak çözümler üretmeye çalýþmaktadýrlar. Kullanýcýlar için bu durum, her bir veri türü için ayrý uygulamalara sahip olmak yerine tek bir standart çözüme sahip olmak ve dolayýsýyla da bilgi iþlem maliyetlerini düþürmek anlamýna gelmektedir. Ýçerik yönetimi alanýnda içeriðin kendi özgün biçeminden farklý biçemlerde yeniden kullanýlabilmesine olanak saðlayan araçlar, ayrý kütüklerde farklý biçemlerde bulunan kurumsal içeriði bütünleþik bir yapý içinde kullanýcýya zamanýnda sunan iþlevler ile etkin ve geliþkin arama motorlarý da yer almaktadýr. Türkiye'de Belge Yönetim Sistemleri'ne talep geçtiðimiz yýllarda daha çok bankacýlýk ve sigortacýlýk sektöründen olurken, son yýllarda e-devlet ya da e- kurum dönüþümünü gerçekleþtirmek isteyen bütün kurumlarýn bütünleþik bir Belge ve Ýçerik Yönetimi Sistemine gereksinim duyduklarý gözlenmektedir. Kamu ve özel sektörün önemli kuruluþlarý, e-kurum konulu ihalelerinde, baþka kurumsal uygulama yazýlýmlarýnýn yanýnda, bu uygulamalarla bütünleþik olarak çalýþabilecek Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri'ni edinmek istemektedirler. Modern Kütüphaneler ve Belge Yönetim Sistemleri Bilindiði gibi kütüphaneler, Kütüphane Yönetim Sistemleri ile biliþim teknik bilimini uzun bir süredir kullanmaktadýrlar. Biliþim ve iletiþim teknik biliminde

9 E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri 97 yaþanan geliþmeler Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemlerinde olduðu gibi Kütüphane Yönetim Sistemleri'ni de etkilemiþ, bu sistemlerin geliþerek deðiþmesine yol açmýþtýr. Örneðin sayýsal kütüphane (digital library) kavramý ortaya çýkmýþ, geleneksel kütüphanecilik hizmetleri sanal ortama taþýnarak belge ve bilgiye eriþim fiziksel kütüphane sýnýrlarýnýn ötesine geçmiþtir. Kütüphanelerde bulunan belge ve kitaplarýn çevrimiçi bir katalogda yayýnlanmasý ve halkýn Internet üzerinden bu katalogu tarayarak kütüphanelerden istekte bulunmasý uygulamalarý geliþtirilmiþtir. Sayýsal kütüphanenin gerçek yararý, geleneksel kütüphane iþlemlerinin geniþletilmesinden çok, elektronik ortam dýþýnda gerçekleþtirilmesi olasý olmayan dolaþýmlý metin baðlantýlarýyla (hypertext links) birbirleriyle ilgili metinlerin baðlanmasý, tam metin arama (fulltext search), verileri farklý biçimlerde görüntüleyebilen ve yöneten araçlarýn sayýsal kütüphane içindeki metinlerle bütünleþtirilmesi türündeki iþlemlerde görülür. Internet ve Intranet teknolojilerinin kullanýmý ile kütüphanecilik iþlemlerinde katma deðerli hizmet üzerinde odaklanýlmasý, bilgi ve belgelere eriþim ve akademik araþtýrma hizmetlerinin Internet üzerinden daha etkin ve yaygýn bir biçimde verilmesi görüþ ve istekleri aðýrlýk kazanmýþtýr. Sanat eserleri, deðerli yazmalar, tarihsel belge ve haritalar gibi kültürel ve sanatsal varlýklar tüm dünyada olduðu gibi ülkemizde de sayýsallaþtýrýlarak koruma altýna alýnmaktadýr. Bugün artýk tüm dünyada, kütüphane portal yazýlýmlarýyla ülkelerin üniversite kütüphaneleri, halk kütüphaneleri ve milli kütüphaneleri birbirine baðlanmakta, böylelikle bir ülkenin sahip olduðu kültürel içerik bütünleþtirilerek insanlýðýn paylaþýmýna sunulmaktadýr. Kütüphane Yönetim Biliþim Sistemlerinin bu geliþimi ile Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemlerinin içerik yönetimi iþlevleri benzerlikler göstermekle birlikte bu iki sistem arasýnda amaçlarý ve iþlevsellikleri açýsýndan temelde farklar vardýr.

10 98 Görüþler / Opinion Papers A. Eser Baransel ve Ý. Ýlker Tabak Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemlerinde belge ve içerik bir yaþam döngüsü içinde düþünülür ve sistemde bu biçimde ele alýnýrlar. Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ sistemleri içinde belge yaratýlýr, içerik oluþturulur ve deðiþtirilir. Kütüphane Yönetim sistemlerinde ise belge ve içerik kütüphanenin duraðan varlýðýdýr. Belge ve içerik, Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemlerinde bir sürecin parçasýdýr. Bu sistemlerde sürecin herhangi bir adýmýnda, belge ve içeriðin o anki durumunun isteyene sunulmasý üzerinde odaklanýlmýþtýr. Kütüphane Yönetim Sistemlerinde ise belgeler ve içerikleri kütüphanedeki koleksiyonun bir parçasýdýr. Bu sistemler, kütüphanedeki varlýklarýn sayýsal ortamda kayýt altýna alýnarak korunmasýna vurgu yapmaktadýrlar. Kütüphane Yönetim sistemleri tanýmlarý gereði, kütüphane yönetimi için çözüm olacak kütüphane varlýklarýnýn izlenmesi, ödünç verme iþlemleri gibi iþlevleri içerirler. Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri ise bir belgenin yaratýlmasýndan arþivlenmesine deðin, belge yaþam döngüsü içindeki bütün iþlemleri destekler, iþ süreçleriyle belgelerin iliþkilendirilmesini saðlar. Kütüphane Yönetim Sistemleri ile Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri arasýndaki benzerlikler ve farklýlýklar, e-dönüþüm sürecinde gereksenen iþlevsellik açýsýndan özetlenerek Çizim 1'de gösterilmiþtir. Çizim 1. E-Dönüþüm Sürecinde Kütüphane Yönetim Sistemleri ve Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri

11 E-Dönüþüme Giden Yolda Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemleri Sonuç Günümüzde iþ süreçlerinin büyük bir çoðunluðunda belge üretilmektedir. Kurumsal bilginin büyük bir bölümünü çeþitli biçemlerde bulunan belgeler oluþturmaktadýr. Bu nedenle belge ve iþ süreçlerinin bilgisayar destekli yönetimi, belgelerin sayýsallaþtýrýlarak korunmasý, belge içeriðine hýzlý eriþim, kurumsal bilginin etkin ve esnek biçimde yeniden kullanýlabilmesini saðlamakta, çaðdaþ kurumlarýn özlenen verimlilik ve çevikliðe kavuþmasýný olanaklý kýlmaktadýr. Web tabanlý yazýlým mimarileri ve kurumsal yönetim "portal"i, iþbirliði uygulamalarý ve belge yönetim sistemlerinden türetilen içerik yönetim sistemleri gibi 2000'li yýllarda ortaya çýkan uygulama yazýlýmlarý, geleneksel yönetim biliþim sistemlerini bir üst basamaða çýkarmaya ve birbirinden kopuk uygulamalarý bütünleþtirmeye yönelik web tabanlý, devingen iþlev ve yetenekler içermektedir. Bu baðlamda, Kütüphane Yönetim Biliþim Sistemleri'nin de bu tür modern yazýlým katmanlarýyla bütünleþtirilmesi, kütüphanelerin Internet teknolojisini daha etkin kullanmalarýný saðlamakla kalmayýp, sayýsal kütüphane hizmetlerinde kütüphanecilere ve kütüphanelerden yararlananlara yep yeni açýlýmlar saðlayacaktýr. Kaynaklar Biliþim Ltd, (2004). "Bütünleþik Belge Yönetim ve Ýþ Akýþ Sistemi, AR-GE Projesi Öneri Formu", TÜBÝTAK. Cleveland, Gary, (1995). "Overview of Document Management Technology", National Library of Canada, Çevrim içi elektronik adres: [25 Þubat 2006 da eriþildi.] Atýlgan, Doðan (2005). "E-Türkiye Sürecinde Kütüphaneler", Türk Kütüphaneciler Derneði. Çevrim içi elektronik adres: [25 Þubat 6 da

12 100 Görüþler / Opinion Papers A. Eser Baransel ve Ý. Ýlker Tabak eriþildi.] Rydberg-Cox, Jeffrey A., Chavez, Robert F., Smith, David A., Mahoney, Anne, Crane Gregory R., (2000). "Knowledge Management in the Perseus Digital Library", Ariadne Issue 25, Çevrim içi elektronik adres: [25 Þubat 2006 da eriþildi.]