3. BELGE DENETİMİ. Bu bölümde belge denetimi için gerekli olan yazım, dil bilgisi ve dil ayarlarını öğreneceğiz.

Transkript

1 3. BELGE DENETİMİ Bu bölümde belge denetimi için gerekli olan yazım, dil bilgisi ve dil ayarlarını öğreneceğiz Dil Ayarları Open office dünyanın her yerinde kullanılan bir ofis türüdür. İşletim sistemin diline bağlı olarak otomatik olarak dili düzenlemektedir. Eğer işletim sistemi diliniz yerel dilinizden farklı bir dil ise dil ayarlarını yapmanız gerekecektir. Dil ayarlarını değiştirmek için Araçlar menüsünden Seçenekler alt menüsüne tıklayalım. Şekil 3.1: Dil Ayarlları Yukarıda resimde gösterilen ayarları yaptıktan sonra yazım kuralları ile ilgili sorunlar büyük ölçüde azalacaktır Yazım ve Dil Bilgisi Üzülerek söylemek istiyorum ki şu ana kadar open office için türkçe sözlük oluşturulmuş değil. Sadece F7 tuşuna bastığımız zaman Yazım Denetimi ve Dil 75

2 Bilgisi ekranı gelmekte ama yüklü sözlük olmadığı için denetimi yapamamaktadır. Diğer ülkelerin sözlüklerini indirme adresleri ise aşağıda belirtilmiştir. Yakın zamanda bu eksikliğin giderilmesi için yazılımcıların elinden geleni yapacağına inanıyorum. Araçlar menüsünden ya da F7 tuşuna bastığınız zaman Yazım Denetimi ve Dil Bilgisi ekranı gelecektir. Şekil 3.2: Yazım Denetimi ve Dil Bilgisi 3.3. Heceleme Şekil 3.3: Heceleme Heceleme cümlelerin sorunda yer alan kelimeleri otomatik olarak bölmeyi sağlar. Heceleme özelliği olmadığı zaman sayfanın sonunda girinti ve çıkıntılar çok olmaktadır. Heceleme özelliği sayesinde girinti ve çıkıntıların sayısı çok azalmaktadır. Open office de türkçe bir sözlük olmadığı için bu özelliği şu an için kullanamıyoruz. 76

3 Şekil 3.4: Yazım Yardımı Eğer heceleme doğru bir şekilde çalışsa idi aşağıdaki gibi bir durum oluşurdu. Yukarıdaki pencerede heceleme ile ilgili ek özellikler gösterilmektedir Kelime Sayısı Araçlar menüsünden Kelime Sayısı seçildiğinde açık olan sayfada kaç kelime ya da kaç harf olduğunu gösteren pencere gelmektedir. Şekil 3.5: Kelime Sayısı 77

4 Araçlar menüsünden Kelime Sayısı alt menüsüne tıkladığımız zaman yandaki pencere açılır. İstatistik sonuçları yanda ekranda ayrıntılı bir şekilde gösterilmiştir. Seçili karakterlerin içine boşluk tuşu da dahil olmaktadır. Şekil 3.6: Kelime Sayısı Penceresi 3.5. Eşanlamlılar Sözlüğü Eğer yüklü bir sözlük olsa idi seçilen bir kelimenin eş anlamlısı olup olmadığını bulduğu bir pencere açılırdı. Şekil 3.7: Eş anlamlılar sözlüğü 3.6. Otomatik Düzeltme Seçenekleri Şekil 3.8: Otomatik Düzeltme 78

5 Neyseki Türkçe'nin dil bilgisi ile ilgili kurallarda çok da yalnız değiliz. Yardımıza otomatik düzelt penceresi yetişiyor. Pencereyi inceleyerek eksikleri kendimiz tamamlayabiliriz. Mesela acaip kelimesi yazıldığında acayip olarak çevirecek kısmı Yeni düğmesine bastıktan sonra listeye eklenmiş olacaktır. Şekil 3.9: Otomatik Düzeltme İstisnalar Sekmesi Yukarıdaki ekranda genelde ingilizce kelimelerin kısaltmaları var. Siz en çok kullandığınız kısaltmaları Yeni düğmesine bastıktan sonra ekleyebilirsiniz. Şekil 3.10: Otomatik Düzeltme Seçenekler Sekmesi Yukarıdaki ekranda bazı seçenekler yer almıştır. Mesela URL Tanıma özelliklerinin başındaki onay işaretini kaldırırsak www ile başlayan web adreslerini mavi bağlantı şeklinde göstermeyecektir. 79

6 Otomatik tamamlama özelliği bir çok yönden fayda sağlar. Mesela aça kelimesini yazdıktan sonra hemen kelimenin devamında bilirsiniz gibi yardımcı harflerle tamamlamak için yol gösterir. Giriş (Enter) tuşuna bastığımız zaman kelime artık yazılmış olur. Boşluk tuşuna ya da yazmaya devam edersek de kendiliğinden kaybolmaktadır. Şekil 3.11: Otomatik Düzeltme Kelime Tamamlama Sekmesi Yukarıda gösterilen penceredeki özellikleri açıklayalım. Eğer kelime tamamlama özelliğini kullanmak istemiyorsanız kelime tamamlamayı etkinleştir özelliğinin onay kutusundaki çeltiği kaldırmanız gerekecektir. Yazdığınız kelimelerden sonra seçili halde değil de sadece öneri olarak gözükmesini isterseniz ipucu olarak göster onay kutusunu işaretlemeniz gerekmektedir. Kelimeleri topla özelliği ise yazmış olduğunuz kelimeleri hafızasına aldıktan sonra liste halinde biriktirmektedir. Eğer yazım hatası olan bir kelimeye rastgelirseniz Girişi sil düğmesine tıklamanız yeterli olacaktır. Birlikte kabul et açılır kutusunda onay vermeniz için hangi tuşu kullanmak istediğinizi sorar. Genellikle bu tuş, giriş (enter) tuşu olarak kullanılmaktadır. Siz isterseniz tab, boşluk, end ve right gibi tuşları atayabilirsiniz. Kelimeleri topla özelliği aktif halde iken en az kelime uzunluğu ile en fazla kelime uzunluğunu da ayarlayabilirsiniz. 80

7 3.7. Yorum Ekleme Sayfanın kenar boşluklarına yazdığımız yazı ile ilgili açıklayıcı notlar yazabiliriz. Ekle menüsünden Yorum alt menüsüne tıkladığımız zaman aşağıdakine benzer yorum satırı açılır. Şekil 3.12: Yorum Ekleme Klavyeden CTRL+Alt+C tuşlarına birlikte basıldığında da yorum satırı eklemek mümkündür. Yorumları silmek için Yorumu Sil, Bilinmeyen Yazar Tarafından Yazılmış Tüm Yorumları Sil ve Tüm Yorumları Sil seçenekleri vardır. Aynı kelimeye birden fazla yorum eklemek de mümkündür. Alttaki satırda önce gelen harfe eklenen yorum da daha üstte yer almaktadır. 81

8 3.8. Değişiklikler Şekil 3.13: Değişiklikler Sizin için önemli olan sayfanın başkaları tarafından değiştirilmediğinden emin olmak isteyebilirsiniz. Bunun için bir kaç yöntem mevcuttur. İlk örneğimiz güvensiz bir yöntem olacaktır. İsterseniz adım adım tabloda uygulama yapalım. Değişikliklerin izlenebilmesi için Kayıt alt menüsünün başında çeltik (tick) olması gerekiyor. Yoksa bütün uğraşlarınız boşa gidebilir. Sayfamıza yandaki gibi bir yazı yazalım. Sonra onu kaydedelim. Sayfayı tekrar açalım. Sonra yandakine benzer bir yazı yazalım ve sayfayı tekrar kaydedelim. Değişiklikleri görebilmek için Göster alt menüsüne tıklayalım. Evet yandaki gibi bizden sonra yazılanlar belli oldu. Şimdi istersek bu yazılanları kabul ederiz istersek de redderiz. 82

9 Yazılanlar üzerinde ne yapmak istediğimizi yanda gösterilen Kabul Et veya Reddet alt menüsü ile belirlemiş olacağız. Yandaki ekranda da görüldüğü gibi seçtiğimiz satırları kabul ya da redderiz. Hepsini kabul ya da reddetmek istersek Tümünü Kabul Et ya da Tümünü Reddet düğmelerine tıklamak yeterli olacaktır. Eğer kabul et seçeneklerini içeren düğmelere tıklarsak farklı renkteki yazılar siyah yazıya dönecektir. Reddet düğmelerinden birisine tıklayacak olursak sonradan yazılanlar silinecektir. Tümünü Kabul Et düğmesine tıkladıktan sonra yazı yandaki gibi olur. Eğer sizden sonra sayfa üzerinde değişiklik yapacak kişi Kayıt alt menüsü üzerinde bulunan çeltiği kaldırdıktan sonra yazıya devam etse ne tür değişiklikler yaptığı bilinemeyecektir. Kimse yukarıdaki gibi bir durumla karşılamak istemez herhalde. Bunun için Kayıtları Koru... alt menüsü bizim yardımımıza koşmaktadır. Bu alt menüye tıklayın. Sizden parola soran bir ekran açılacaktır. 83

10 Parolanızı girebilirsiniz. Parola girerken dikkat etmemiz gereken husus parolanın harf, sayı ve özel karakterlerden oluşmasının güvenlik için çok önemli oluşudur. Tekrar önceki senaryoya dönecek olursak belgeyi açtıktan sonra Kayıt alt menüsünün önündeki çeltiği kaldırmaya çalıştığımızda yandaki parola ekranı gelecektir. Evet güvenliği sağlamış olduk Belgeyi Karşılaştır Şekil 3.14: Belgeyi Karşılaştır Farklı isimlere sahip aynı içerikteki belgelerin üzerindeki değişiklikleri görmemizi sağlayan bir özelliktir. Düzen menüsünden Belgeyi Karşılaştır... alt menüsüne tıkladığımız zaman karşılaştırılmak istenen belgeyi soran bir pencere açılır. Açılan bu pencereden aynı belgenin eski bir adını buluruz. Tamam düğmesine tıkladıktan sonra değişklikler sayfaya yansıtılmış halde bize gelir. Aşağıdakine benzer bir sayfa oluşturun. Adsız2.odt isimli dosyamız 84

11 Adsız22.odt isimli dosyamız Adsız2.odt ( belgenin son hali) isimli belgemiz açıkken daha önceden oluşturulmuş eski belgeyi (Adsız22.odt) açalım. Düzen menüsünden Belgeyi Karşılaştır.. alt menüsüne tıkladığımız zaman Ekle yazan bir pencere açılır. Daha önceden aynı belgenin bir kopyası olan bu belgeyi seçelim ve aç düğmesine tıklayalım. Yeni belge üzerinden bulunan Erkan Kocaman yazısı, eski belge üzerinde bulunmadığından Değişiklik olarak algılanmış olmaktadır. Kabul Et düğmesine tıkladığımız zaman yeni belgede yazılı olduğu halde onaylanmış olacaktır. Böylece tekrar siyah yazı haline dönecektir. Reddet düğmesine tıkladığımız zaman ise Erkan Kocaman ifadesi silinecektir. 85

12 Biraz önceki durumun tam tersini yapalım. Eski belge içinde iken daha sonradan oluşturulmuş ve üzerine veri eklenmiş bir belgeyi açalım. Sayfada yapılan değişklikler gösterilmektedir. Erkan Kocaman ifadesi eski belgede olmadığı için üzeri tek çizgi halinde gösterilmektedir. Bir de sayfanın sağ üst köşesinde resim olduğu halde eski belge üzerinde gösterilmedi. Demekki yazılar üzerindeki değişiklikler gösterilmektedir. 86