GÖKSUPARK KONUTLARI TOPLU YAPI YÖNETİMİ 2010 YILI 4.3 AYLIK DÖNEM DENETİM KURULU RAPORU (01 EKİM-31 ARALIK 2010)

Transkript

1 GÖKSUPARK KONUTLARI TOPLU YAPI YÖNETİMİ 2010 YILI 4.3 AYLIK DÖNEM DENETİM KURULU RAPORU (01 EKİM-31 ARALIK 2010) Ocak 2011

2 DENETLENEN TOPLU YAPININ Adı Yerleşim Yeri Adresi : GÖKSUPARK KONUTLARI : ERYAMAN - ANKARA Bir Önceki Denetim Tarihi : 30 Eylül 2010 Denetimin Başlama-Bitiş Tarihi: Ocak 2011 Denetimin Kapsadığı Dönem : 01 Ekim Aralık 2010 (4.DÖNEM) Denetimi Yapan Kurul : SİNAN BAŞAY, EMİN GÜRKAN, MUSTAFA IŞIL ÜNLÜ Kısaltmalar : 1. TYYK: Toplu Yapı Yönetim Kurulu TYYP: Toplu Yapı Yönetim Planı TYTK: Toplu Yapı Temsilciler Kurulu GİRİŞ, GELİŞME VE SONUÇ: Denetim Kurulumuz, Ocak 2011 tarihleri arasında 4.3 aylık dönem e (01 Ekim Aralık 2010) ilişkin Denetim Kurulu çalışmasını tamamlamış olup raporlandırmıştır. YÖNETİMCE GENEL, İŞLETME ve YATIRIM İLE İLGİLİ GERÇEKLEŞTİRİLEN FAALİYETLER; DENETİM KURULUNCA OLUŞTURULAN KONU LİSTESİ (EK-1) GİDER RAPORU (Yönetimce Onaylı) GELİR RAPORU (Yönetimce Onaylı) İŞLETME AİDATI ÖDEME TABLOSU (EK-2) YATIRIM AİDATI ÖDEME TABLOSU (EK-3) İŞLETME / YATIRIM GELİR-GİDER TABLOSU (EK-4) BÜTÇE- BİLANÇO KARŞILAŞTIRMA TABLOSU(EK-5) TOPLU İCRA LİSTESİ (EK-6) KIDEM TAZMİNATI ÖDEMELERİ LİSTESİ YÖNETİM KURULU KARARLARI DİĞER BELGELER den 1

3 faydalanılarak, denetim kurulu çalışmasını TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, 2010 YILI TOPLU YAPI TEMSİLCİLER KURULU KARARLARI, ve DENETİM KURULU KARARLARI kapsamında aşağıdaki beş bölümde incelenmiş ve tamamlamıştır. Birinci Bölüm İkinci Bölüm Üçüncü Bölüm GENEL, İŞLETME VE YATIRIM GELİR RAPORU GİDER RAPORU Dördüncü Bölüm GELİR ve GİDERLERİN BÜTÇEYE UYUMU Beşinci Bölüm DENETİM KURULU TAVSİYELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Birinci Bölüm: GENEL, İŞLETME VE YATIRIM başlığı altında yer alan GENEL faaliyetler kapsamında toplam 23 konu, İŞLETME faaliyetleri kapsamında toplam 21 konu, YATIRIM faaliyetleri kapsamında toplam 21 konu olmak üzere kümülatif 65 konuda Yönetim Kurulunun faaliyetleri denetlenmiş ve sonuçları EVET / HAYIR ve / veya açıklamalı şekilde rapor (EK-1) edilmiştir. İkinci Bölüm: Bu bölümde, tarihleri arasındaki Yönetimce Onaylı GELİR RAPORU bilgileri, Yönetim Kurulu Kararları, muhasebe kayıtları ve elden gelir toplama belgelerine bakılarak raporlama yapılmıştır. Bu dönem içerisinde sadece yük asansörü kullanımından elde edilen tutarların gelir makbuzu ile alındığı diğer işletme ve yatırım aidatı gelirlerinin tamamının Akbank Göksu Eryaman Şubesi nezdinde bulunan site hesaplarında toplandığı tespit edilmiştir. Ayrıca bu bölümde Blokların ödemelerine ilişkin İşletme Aidatı Ödeme Tablosu (EK-2) ve Yatırım Aidatı Ödeme Tablosu (EK-3) oluşturulmuş ve bloklardan elde edilen gelirlere ilişkin izleme yapılmıştır. İşletme Aidatına İlişkin; 2010 yılı aylık ve yıllık döneme ilişkin işletme aidatı tahakkuku ile tahsilatı incelendiğinde tahsilatların Ekim 2010 da %80,44, Kasım 2010 da % 126,4 ve Aralık 2010 da %106,53 olarak gerçekleştiği, yıllık olarak ise %99,83 olarak gerçekleştiği görülmüştür. Aylık ve yıllık olarak işletme aidatı tahakkuk ve tahsilâtları tablo ve grafiksel olarak aşağıda gösterilmiştir. 2

4 2010 yılında İşletme aidatı toplam tahsilatı olan ,08 TL nin ,24 TL si icradan gelen ana para miktarı olup tahsilatın %2,72 tekabül etmektedir yılında yatırılmayan işletme aidatı toplamı 1.634,92 TL, İşletme ve Yatırım aidatından icra yolu ile alınan faiz miktarı ise toplam 9.889,22 TL dir yılından 2011 yılına devreden işletme aidatı toplamı ,49 TL dir. GÖKSUPARK KONUTLARI 2010 YILI AYLIK ve YILLIK İŞLETME AİDATI TAHAKKUK VE TAHSİLÂTI (TL) AYLAR TAHAKKUK YATIRILAN İŞLETME AİDATI % GERÇEKLEŞME OCAK ,28 ŞUBAT ,98 MART ,17 NİSAN ,71 MAYIS ,94 HAZİRAN ,98 TEMMUZ ,27 AĞUSTOS ,65 EYLÜL ,72 EKİM KASIM ,4 ARALIK , YILI 12 AYLIK , Oca.10 Şub.10 Mar.10 Nis.10 May.10 Haz.10 Tem.10 Ağu.10 Eyl.10 Eki.10 Kas.10 Ara.10 TAHAKKUK YATIRILAN İŞLETME AİDATI 3

5 2010 YILI 100% 50% % TAHAKKUK YATIRILAN İŞLETME AİDATI TAHAKKUK YATIRILAN İŞLETME AİDATI Diğer taraftan, 2010 yılı işletme bütçesinde Blok Yönetim hesaplarına ofis giderleri (Elektrik,Su,Doğalgaz,Kırtasiye ve Telefon) olarak üst yönetimden aktarılan aylık 250TL/Ay ile ilgili Denetim Kurulumuz A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K ve L Blok Yönetimlerinden yazılı olarak harcama kalemlerine ilişkin üst yönetim aracılığı ile bilgi istenmiştir. Yapılan inceleme sonucunda Bloklarca aşağıdaki tabloda belirtilen miktarlarda harcama gerçekleşmiştir. BLOK ADI HARCAMA TOPLAMI BLOK ADI HARCAMA TOPLAMI A 425,90 G 372,29 B 858,75 H 168,70 C 179,86 I 681,33 D 113,00 J 681,65 E 640,39 K 1139,09 F 107,50 L 254,91 ARA TOPLAM 2.325,40 ARA TOPLAM 3.297,88 TOPLAM 5.623,28 Bloklara aktarılan toplam 3.000TL/ Yıl tutarın harcanmayan kısmının Blok Yönetim hesaplarında tutulduğu düşünülmektedir. Yatırım Aidatına İlişkin; 2010 yılı aylık ve 10 aylık döneme ilişkin yatırım aidatı tahakkuku ile tahsilatı incelendiğinde tahsilatların Ekim 2010 da %81,71, Kasım 2010 da % 127,86 ve Aralık 2010 da %106,75 olarak gerçekleştiği, yıllık olarak ise %98,71 olarak gerçekleştiği görülmüştür. 4

6 Aylık ve onaylık olarak yatırım aidatı tahakkuk ve tahsilâtları tablo ve grafiksel olarak aşağıda gösterilmiştir yılında yatırım aidatı toplam tahsilatı olan ,52 TL nin 8.172,52 TL si icradan gelen ana para miktarı olup tahsilatın %1,30 una tekabül etmektedir yılından yatırılmayan yatırım aidatı toplamı 8.142,48 TL, İşletme ve Yatırım aidatından icra yolu ile alınan faiz miktarı toplamı ise 9.889,22 TL dir yılından 2011 yılına devreden yatırım aidatı toplamı ,65 TL dir. GÖKSUPARK KONUTLARI 2010 YILI AYLIK ve 10 AYLIK YATIRIM AİDATI TAHAKKUK VE TAHSİLÂTI (TL) YILLAR TAHAKKUK (TL) YATIRILAN YATIRIM AİDATI (TL) GERÇEKLEŞME % MART 2010* ,37 NİSAN ,80 MAYIS ,11 HAZİRAN ,47 TEMMUZ ,75 AĞUSTOS ,56 EYLÜL ,75 EKİM KASIM ,86 ARALIK , YILI 10 AYLIK ,71 Yatırım aidatı başlangıcı Mart 2010 dur MART 2010* Nis.10 May.10 Haz.10 Tem.10 Ağu.10 Eyl.10 Eki.10 Kas.10 Ara.10 TAHAKKUK (TL) YATIRILAN YATIRIM AİDATI (TL) 5

7 2010 YILI 10 AYLIK 100% 80% 60% 40% 20% 0% TAHAKKUK (TL) TAHAKKUK (TL) YATIRILAN YATIRIM AİDATI (TL) YATIRILAN YATIRIM AİDATI (TL) Diğer taraftan, 2010 yılı 3.3 aylık Denetim Kurulu Raporunun 7.sayfasın da yer alan Güvenlik Kamerası, Araç Plaka Okuma Sistemi Yapım İşi ile ilgili Muayene Kabul Komisyon Raporunda belirtilen özetle Yönetim ile Yüklenici Firma arasında sözleşme şartlarına göre gerekli mutabakatın sağlanması hususu ile ilgili olarak Yönetimce çalışma yapıldığı ve sonuçlandırıldığı tespit edilmiştir. Üçüncü Bölüm: arası Yönetimce Onaylı GİDER RAPORU bilgilerinden faydalanılarak giderlere ilişkin dekont, makbuz, fatura ve diğer dokümanların kayıtlara uygun olup olmadığı ve giderlerin hangi yöntem ve usul ile ödendiği ve bütçeye olan uyumlarının incelemesi yapılmıştır. Yapılan incelemede harcama belgelerinin Gider Dosyasında tarih sırasına göre düzenli olarak tutulduğu ve harcama miktarlarının GİDER RAPORU ile uyumlu olduğu tespit edilmiştir. Giderlerin büyük kısmının ilgili banka hesaplarından yapıldığı tespit edilmiştir. Denetimde, Akbank Göksu Şubesi ile Site Yönetimi arasında yapılan sözleşme gereği yatan mevduatın anılan bankaca 3 iş günü sonrası site hesabına geçmesi nedeniyle Yönetimce Onaylı Aidat Gelir Raporu dikkate alınmıştır. Giderler bölümünde 2011 yılı işletme bütçesinde yer alacak olan Özel Güvenlik Hizmeti Alımı ile ilgili kapalı zarfta teklif alma usulü ile hizmet alımı sağlanmıştır. Denetim Kurulumuzca yapılan dokümantasyon incelemesi sonucunda Özel Güvenlik Hizmet Alımı ile ilgili bilgiler aşağıda tabloda ayrıntılı olarak verilmiştir. 6

8 GÖKSUPARK KONUTLARI ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ ALIMI HİZMET ALIMININ ADI ÖZEL GÜVENLİK YAPTIRILMA YÖNTEMİ KAPALI ZARF,TEKLİF ALMA TEKNİK VEYA İDARİ ŞARTNAME VAR TEKLİF ALMA TARİHİ TEKLİF VEREN / İHALEYE İÇİN SÖZLEŞME ALAN FİRMA SAYISI 7 TEKLİFE/ İHALEYE KATILAN FİRMA SAYISI 6 KATILAN FİRMA ADI (LTD ŞTİ)VE TEKLİFİ (KDV HARİÇ) CAT GÜVENLİK TEPE GÜVENLİK SCURUNET GÜVENLİK ORAN GÜVENLİK DC GÜVENLİK AVRUPA GÜVENLİK (1.280+KDV TL) (1.745+KDV TL) (1370+KDV TL) ( KDV TL) (1.300+KDV TL) (1.550+KDV TL) İŞİ ALAN FİRMA DC GÜVENLİK 2011 YILI GEÇERLİ SON FİYAT (TL) TL+KDV 2010 YILI FİYAT (TL) KDV SÖZLEŞME TARİHİ GEÇERLİLİK TARİHİ Dördüncü Bölüm: Gelir ve giderlerin, Onaylanan İşletme/ Yatırım Bütçesi kalemlerine olan uyumu ve yıllık tahmini bütçeye göre gerçekleşme değerlerine ilişkin Bütçe-Bilanço karşılaştırılması yapılmıştır.(ek-5) Tahmini bütçe kalemlerinde belirtilen tahmini gider miktarları ile gerçekleştirilen işin gideri arasındaki farklılıklar ile ilgili Yönetim Kurulundan gerekçelere dair 2.3 aylık dönem denetlemesinde de olduğu gibi onaylı Değerlendirme Raporunun kurulumuza iletilmesi istenmiş ve Yönetim Kurulunca oluşturulan tarihli gerekçeli rapor Denetim Kurulumuzca incelenmiş ve uygun bulunmuştur. 7

9 tarihler arasındaki gelir ve giderleri gösterir GELİR-GİDER RAPORU n da (EK-5) da gösterildiği gibi, GELİRLERE İLİŞKİN; GELİRLER 4.3 AYLIK(TL) Dönem Başı Kasa Mevcudu 2.877,67 Dönem Başı Banka Mevcudu ,25 İşletme Aidat Gelirleri ,92 Yatırım Aidat Gelirleri ,00 Aidat Gecikme Faizi Geliri 3.604,77 Toplam Aidat Ve Faiz Gelirleri ,69 Bloklar Site Katılım Gelirleri 0 Yük Asansör Kullanım Bedelleri Geliri 640,00 İcra Gelirleri ,53 İcra Masraf Geliri 2.364,99 Şartname Satış Geliri 0 Alınan Depozito ve Teminatlar Geliri 0 GELİRLER TOPLAMI ,12 8

10 GİDERLERE İLİŞKİN ; GİDERLER (İŞLETME) 4.3 AYLIK Personel Giderleri ,16 Site Elektrik Giderleri ,10 Elektrik Tesisat Giderleri 5.903,36 Site Güvenlik Giderleri ,77 Huzur Hakkı Giderleri ,54 SSK Prim Ödemeleri Giderleri ,03 Vergi Ve Stopaj Ödemeleri Giderleri 4.484,76 Bakım Onarım Giderleri 8.846,04 Kanal ve Alt Yapı Giderleri 2.897,90 Kırtasiye Ve Bilgisayar Tüketim Malzemesi Giderleri 422,76 Avukatlık Dava Ve İcra Giderleri 3.000,00 Müşavirlik Ve Muhasebe Giderleri 3.000,00 Posta Telefon Ve Haberleşme Giderleri 2.858,01 Yakıt ve Ulaşım Giderleri 1.266,00 Temizlik Giderleri 403,58 Su Alımları Giderleri 897,09 Aidat İadeleri Gideri 225,00 Temsil Ve Ağırlama Giderleri 318,21 9

11 GİDERLER (İŞLETME) 4.3 AYLIK(TL) Isıtma Giderleri 100,00 Demirbaş Giderleri 7.828,04 Jenaratör Sistem Bakım Giderleri 3.850,00 Bahçe Bakım Ve Peyzaj Gideri 629,60 Asansör Bakım Gideri ,88 Uydu Sistem Bakım Giderleri 4.125,02 Pompa Bakım Gideri 8.848,82 Yangın Söndürme Bakım Gideri 7.146,08 İcra ve Haciz Ödeme Gideri 3.961,37 Aidat Tahsilatlarından Blok Paylarına Aktarılan Gider 9.000,00 Diğer Giderler 170,00 Alınan Depozito Ve Teminat İadesi Gideri 7.200,00 Toplam Gider ,95 10

12 GİDERLER (YATIRIM) 4.3 AYLIK(TL) Kamera ve Güvenlik Sistemleri Gideri ,20 Site Peyzaj Giderleri ,00 Otopark Yapım İşi ,87 Giriş Kapıları Yazı ve Işıklandırma Giderleri 7.900,00 B2 katları Dış Kapı Yapım Giderleri 4.580,76 Yatırım Harcamaları Gideri ,83 Akbank Göksu Şubesi Nezdinde Bulunan: HESAP NO 4.3 AYLIK (TL) , , (KİDEM TAZMİNATI) 8.000, , (Vadeli Hesap) ,00 HESAPLARDA TOPLAM ,59 Kasa Bakiyesi 2.274,59 olduğu görülmüştür. 11

13 2010 yılı 4.3 aylık dönem de toplam 45 kişi icraya sevk edilmiş ve bunun 40 tanesinin tahsilatı yapılarak dosyaları kapatılmıştır. İcraya gönderilen toplam 45 kişiden ,13.TL toplam alacağın yine 40 kişiden ,14.-TL lik kısmı tahsil edilmiştir. Kalan 5 dosyadan ise 1.628,99TL lik alacağımız halen devam etmektedir. Beşinci Bölüm; Denetim Kurulunca hizmetlerin daha iyi sunumunun sağlanması amacıyla tavsiyeler bölümü oluşturulmuştur. Bu bölümde aşağıda tavsiye edilen hususlar da iyileştirmelerin yapılmasının faydalı olacağı kanaatindeyiz yılından itibaren İşletme ve yatırım aidatları ile ilgili olarak iki ayrı banka hesabı açılması ve gelir ve giderlerin ilgili hesaplardan yapılması, 2011 yılından itibaren aylık, üç aylık ve yıllık Gelir ve Gider raporlarında İşletme ve Yatırımlar ile ilgili dökümlerin ayrı ayrı oluşturulması, Üst Yönetimce blok hesaplarına aktarılan aylık 250TL/Ay ofis gider paylarına ilişkin kalan bakiyelerin ne yapılacağı ile ilgili Temsilciler Kurulunun bilgisine sunulması ve karara bağlanması, 2011 yılında husus ile ilgili alınan karara göre işlem yapılması, 2010 yılı bütçesin de yer alan Peyzaj ve Sulama Sistemi yatırım harcaması ile ilgili hususun 2011 yılı temsilciler kurulunda görüşülmesinin sağlanması, İşletme ve yatırım aidatlarında yapılabilecek tasarrufların tespit edilmesi, tespitler ile ilgili teknik çalışmaların yapılarak raporlanması ve sonuçlarının temsilciler kuruluna sunulması ve karara bağlanması Güvenlik hizmetlerinde danışma bürosu niteliğinin profesyonel güvenlik hizmetine dönüştürülmesi için tedbir alınması, 12

14 SONUÇ OLARAK: Denetim Kurulumuzca; 1. Yönetimce aidatların toplanmasına ilişkin gerekli kararlılığın ve hassasiyetin gösteril diği, 2. Ödenmemiş aidatların tahsili için gerekli işlemlerin yapılması ve sonuçlandırması konusunda yönetimce gerekli önlemlerin alındığı, yasal işlemlerin yapıldığı ve sürdürüldüğü, aidatların toplanmasına ilişkin yüksek oranlarda başarı sağlandığı, 3. Yapılan faaliyetlere ilişkin karar defterinde ilgili kararların alındığı, 4. Harcamalara ilişkin ödemelerin büyük bir bölümünün banka kanalı ile yapıldığı, mümkün olmayan durumlarda ise ödeme yapılan kişilerin kimlik fotokopisi ve adres bilgileri alınarak gider makbuzu ile ödeme yapıldığı, yılı 3.3 aylık Denetim Kurulu Raporunun 7.sayfasın da yer alan Güvenlik Kamerası, Araç Plaka Okuma Sistemi Yapım İşi ile ilgili Muayene Kabul Komisyon Raporunda belirtilen özetle Yönetim ile Yüklenici Firma arasında sözleşme şartlarına göre gerekli mutabakatın sağlanması hususu ile ilgili olarak çalışma yapıldığı ve sonuçlandırıldığı, 6. Özel Güvenlik Hizmet alımı ile ilgili dokümantasyonun ilgili dosyalar da mevcut ve muhafaza edildiği, 7. Her türlü duyuru ve ilanların Web sitesinde yayımlandığı ve bilgilendirmenin sürekliliğinin sağlandığı, 8. Yatırım Bütçesinde yer alan Bitkisel Peyzaj Yapımı ve Otomatik Sulama Sistemi yatırımları ile ilgili olarak, Yönetim Kurulunca; TOKİ nin kesin kabul raporunun olumlu netleşmesi sonucuna göre planlanan yatırımların yeniden değerlendirileceği hususu ile ilgili Denetim Kurulumuzca site menfaatinin yararına bir girişim olabileceği, 9. Yönetim Kurulu Kararlarının uygulandığı ve uygulanmaya çalışıldığının tespit edildiği, 10. Yönetim Kurulunca, denetim Kurulu olarak talep edilen bilgi, belge ve dokümanlar Kurulumuza zamanında ulaştırıldığı ve karşılıklı bilgi alış verişi yapıldığı görülmüştür. 11. Yönetimce İşletme giderlerinin azaltılması çalışmaları kapsamında Özel Güvenlik hizmeti personel sayısın da 1 personel azaltıldığı, 13

15 Yılında ve öncesinde alınan demirbaşların, Demirbaş Kayıt Defterinde ve bilgisayar ortamından da takip edildiği, 13. Demirbaş ve sarf malzemeleri ile ilgili stok ve ambar sayımının yapıldığı ve sonuçlarının kayıtlar ile uyumlu olduğunun tespit edildiği, Tespit edilmiştir. Mustafa Işıl ÜNLÜ Emin GÜRKAN Sinan BAŞAY Üye Üye Başkan 14