ELEKTRONİK DÖKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİ GENEL BİLGİLENDİRME

Transkript

1 ELEKTRONİK DÖKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİ GENEL BİLGİLENDİRME Adnan Özgüner ERDURSUN Bilgisayar Mühendisi, ARF Bilgi Teknolojileri ÖZET Herşeyin elektronikleştiği günümüzde, kurumların iç birimleriyle ve dış kurumlarla haberleşmelerindeki resmi aracı olan evrakların yönetimi ve takibinin de bu gelişime ayak uydurduğunu görmekteyiz. Bu makalede; kurumların kullandığı yeni nesil Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS) ve bileşenleri hakkında genel bilgilendirme ve kısa bir değerlendirme yapmılmıştır. Anahtar Kelimeler : Belge Yönetimi, Elektronik Doküman Yönetimi, Elektronik Belge Yönetimi Kısaltmalar DYS : Doküman Yönetim Sistemi YBS : Yönetim Bilgi Sistemi TSE : Türk Standartları Enstitüsü EDYS : Elektronik Doküman Yönetim Sistemi EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi EDBYS : Elektronik Doküman ve Belge Yönetim Sistemleri SDP : Standart Dosya Planı TÜBİTAK-BİLGEM : Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Bilişim ve Bilgi Güvenliği İleri Teknolojiler Araştırma Merkezi 111 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

2 Elektronik Döküman Yönetim Sistemleri Genel Bilgilendirme GİRİŞ Elektronik Doküman Yönetim Sistemileri (EDYS); elektronik ortamda dokümanların oluşturulması, versiyonlanması, izlenilmesi, dağıtılması ve erişilmesi gibi süreçleri minimize eden, bize ve çalıştığımız kuruma tasarruflar sağlayan sistemler bütünüdür. (Sezer, 2010) Diğer bir ifadeyle; kurumların iş süreçlerini kısaltmak ve istenilen dokümanlara her yerden erişebilmek için kullandıkları bir sistem olarak tanımlanabilir. Bu çalışmada, öncelikle genel kavramlara değinilecek daha sonar ise detaylı olarak elektronik ortamda dokümanların oluşturulması, versiyonlanması, izlenilmesi, dağıtılması ve erişilmesi gibi süreçler incelenecektir. GENEL TANIMLAR Doküman Nedir? Doküman, Fransızca kökenli bir kelime olup belge, vesika anlamında kullanılmaktadır. Dokümanın türkçe karşılığı olan Belge nin tanımı ise; Belge Nedir? Üzerinde her türlü bilginin kayıtlı olduğu nesne ya da maddelerdir. Kağıt, sesli ve görüntülü materyaller, verilerin kayıtlı olduğu CD, DVD, hard disk vb. örnek olarak verilebilir. Bir harita, kitap, eski para, pul, kaset ya da disk bir belgenin parçası olabilir. 1 Sözlük tanımından, gündelik işlerimizde kullandığımız belgeyi, İşlemler için gerekli olan ve tekrar üretilebilen enformasyon (bilgi) aracı şeklinde tanımlayabiliriz. (Penn, 1989) Elektronik (sayısal) olsun ya da olmasın bir kurumda kullanılan belgelerin yönetilmesi gerekmektedir, o halde belge yönetimi; Belge Yönetimi Nedir? (Özdemirci, 1999) göre belge yönetimi, belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanmasıdır. Kurumlar, sadece belgeleri yönetmek için değil, bünyesinde ürettiği bilginin de yönetilmesini sağlamak için sistemlere ihtiyaç duyarlar. Bu sistemler ise; Yönetim Sistemi Nedir? Yöneticilerin gereksinim duyduğu bilgiyi en iyi şekilde elde etmek, işlemek, düzenlemek ve istenilen 1 amaca uygun hale getirmek üzere kurulan sistemlere Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) denilmektedir. Yönetim kademelerinin, çoğu durumda içinden çıkılması imkansız derecede ağırlaşan işleri, bu sistemlerin kullanılmasıyla hem daha az emek ve maliyetle, hem de daha kaliteli ve süratli olarak yerine getirilebilmektedir. (Polat, 2007) Yönetim aracı olarak belgeleri tanımlayan (Özdemirci, 1999), oraganizasyonlar belgeleri, yapılarının ve yöntemlerinin bir gereği olarak işlerini başarmak, yönetimsel işlevlerini sürdürmek için belge üretmek ve bunları tekrar kullanmak zorundadır. Yani belgeler kurumlarda yönetimin önemli bir aracıdır. Bu süreçte bilgisayar sistemlerinin başarılı bir şekilde kullanılmasıyla belirgin bir takım faydalar ortaya çıkabilmektedir. Pratikte tam bir fayda sağlayabilmek için bilgisayar sistemlerinin çok büyük bir özenle planlanması ve yürütülmesi gerekmektedir. (Çubukçu) Bu amaçla Belge Yönetimi ve Yönetim Bilgi Sistemlerinin bir arada kullanılmasıyla oluşan sistemleri EDYS şeklinde tanımlayabiliriz. Son olarak EDYS nin sözlük anlanıma bakacak olursak; Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Nedir? EDYS, (İngilizcesi Electronic Document Management System/Software kısa adıyla EDMS ) kağıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesidir. Normal bilgisayarlarda bu bilgi yalın halleriyle tutulduklarından gerçek anlamda bir yönetimden söz edilemez. Burada esas olan yönetim, dokümanlar üzerinde bulunan bilgiye gerek duyulduğunda, bu bilgiye hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamasıdır. Dokümana ait kilit bilgiler bir veritabanı aracılığı ile dokümanın kendisi ile ilişkilendirilir. Akabinde de gerek duyulduğunda ayrıt edici özellikleri sorgulanarak bu dokümana ulaşılır. (Vikipedi, 2010) EDYS nin Günümüzdeki Kullanımı Günümüzde EDYS çözümü sağlayan üreticiler, doküman yönetim sistemini kendi yaklaşımları ve ürünleri doğrultusunda anlamakta ve buna yönelik çözümler sunmaktadır. Bazı ürünler doküman akış sistemini tarif etmekte, bazıları ise dijital görüntüleme ve arşivlemeyi tarif etmektedir. Doküman yönetim sistemi konusunda Devlet Arşivler Genel Müdürlüğü nün yayınladığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Referans Modeli bu yaklaşımların arşiv tarafı ile ilgilenilmiştir. (Canpolat, 2009) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü doküman ve belge arasındaki farklar şu şekilde sıralamıştır. (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü) 112 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

3 Adnan Özgüner ERDURSUN Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS) Dokümanların üzerinde değişiklik yapılmasına izin verir ya da dokümanların sistem içerisinde birden fazla sürümü bulunabilir Dokümanların üreticileri tarafından imha edilmesine izin verebilir Bazı saklama kriterleri ve planları içerebilir Dokümanların depolanmasının kontrolü üreticileri tarafından sağlanır Temelde kurumun günlük işlerini daha etkin ve hızlı bir şekilde yapmasına yöneliktir Tablo 1 EDYS ile EBYS arasındaki farklar Belge ve doküman arasındaki fark, idari ve hukuksal anlamda kaynaklanmaktadır. Bilişim tekniği açısından çok farklı değildirler. EBDYS için döküman kavramının içerisinde; MS Word, MS Excel, rtf, pdf gibi doküman dosyaları, Hareketli, hareketsiz ve tarayıcıdan gelen görüntüler, Ses, E-posta ve faks, E-formlar ve XML dosyaları, Diğer elektronik cihazlardan gelen veriler bulunabilmektedir. Kurumların EDYS lerini kullanmalarını gerektirecek nedenleri şu şekilde sıralayabiliriz; Tüm dokümanlarin tek bir yerde saklanılması ve buradan erişilmesi. Oluşturulan fiziki arşivlerin çok yüksek maliyetleri Sürekli kopya oluşturularak çoğaltılan dokümanların karışıklıklara sebep olması ve bunun getirdiği riskler Fiziksel dokümanlara bağlı olmanın getirdiği kısıtlar. Diğer sistemlerle yapılan entegrasyonlar sonucu iş süreçlerinin fiziksel dokümanlardan bağımsız hale getirilmesi Fotokopi, faks gibi maliyetlerin düşürülmesi İş süreçlerinin hızlandılması Arşivleme ve dokümanların yönetim maliyetlerinin düşürülmesi Karar alma sürecinin kısaltılması Son yıllarda, Türkiye de de birçok büyük kurum DYS nin ne kadar önemli olduğunu görmüşler ve bu konu yatırımlar yapmaya başlamışlardır. Bu yatırımlarla kurumların elde edebilcekleri avantajlara ve dezavantajlara bakacak olursak; Avantajları Belgelerin hızlı bir şekilde arşivlenmesi Belgelere hızlı erişim Farklı dosyalara ait belgeler arasında bağlantı kurma kolaylığı Elektronik ortamdaki belgelerin basılı ortama geçirilmeden dosyalanması Kağıt tasarrufu Çalışanların iş sırasındaki fotokopi vb. işlemleri, görece daha az yapmalarını sağlayan sistem nedeniyle zaman tasarrufu İş veriminin artması Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesi Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) Belgelerin değiştirilmesine izin vermez Belgelerin imha edilmesine kesinlikle izin vermez. Belgeler ancak saklama planları çerçevesinde kontrollü ortamlarda imha edilebilir. Kesinlikle saklama planları içermelidir Belge yöneticisi ve sistem yöneticisi tarafından tanımlanmış tasnif sistemine bağlı depolama işlemleri gerçekleştirilir. Günlük islerin yapılmasının yanı sıra kurumsal hafızanın korunması ve kurumsal faaliyetlere delil teşkil eden belgelerin güvenilirliğinin sağlanmasına yöneliktir Yüksek seviyede güvenlik 113 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

4 Elektronik Döküman Yönetim Sistemleri Genel Bilgilendirme Dezavantajları Bu büyük avantajlara karşın elektronik belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar da bulunmaktadır. Mevcut koşullar yeni sisteme uygulanabilir mi? İleriye dönük teknolojik gelişmelere uygunluk gösterebilir mi? Günümüzde çok kullanılan belli başlı yazılımlarla uyumlu mu?(örneğin MS Word,MS Excel vb.) Sistemin sağladığı kolaylıklar bu yatırımı yapmaya değecek düzeyde mi? Güvenlik konusunda yeterli mi? Arşivlenmiş belgelere erişim konusunda yeterli mi? Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından da kolayca kullanılabilir mi? EDYS Bileşenleri Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri, dokümanların elektronik ortamda, hızlı ve rahat takibi ve konumdan bağımsız erişim gibi özellikleri bir çok bileşen üzerinden sağlamaktadırlar. Verilerin depolanması, sürüm kontrolü içinde takip edilmesi, hızlı arama, dokümanlara kolay erişim ve güvenlik gibi özellikler belli başlı bir kaç bileşendir. Bu bileşenlerin oluşturulmasında ve kullanımında karşımıza çıkan bir kaç kavramı inceleyecek olursak; Dokümanları genel özellikleriyle tanımlamaya yarayan ve belge içeriğinde bulunmayan bilgilerinde yer aldığı meta-verilerin oluşturulmasıyla etkin arama ve dokümanlara hızlı erişim sağlanır. Dokümanların hazırlanması, belirli bir onay ve kontol mekanizmasından geçmesi, dağıtım ve dolaşım bilgilerinin kurum hiyerarşisine göre takibi gibi iş akışının, belgelerin yaşam döngüsünün belirlenmesinde kullanılması sağlanır. Günümüz EDYS lerin, piyasada bulunan birçok ürünle birlikte çalışabilmesi ve diğer sistemlerle entegrasyon problemlerinin olmaması resmi kurumlar açısından büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle belirlenen standartlara uyulması ve birlikte çalışabilirliliğin sağlanması gerekmektedir. Dokümanların, belirlenen yetki seviyelerinde bazen sadece okunabilmesi, bazen değiştirilebilmesi ya da imha edilebilmesi gerekmektedir. Kurum içerisindeki hiyerarşik yapıya göre ve/veya yetkilendirme seviyelerine göre bu güvenlik özelliği sağlanmaktadır. Örnek olarak Avrupa Birliği Bakanlığı ve Sağlık Bakalığının evrak ve doküman yönetim sistemleri incelendiğinde karşımıza şu ortak özellikler çıkmaktadır. (ARF Bilgi Teknolojileri, 2010) (Sağlık Bakanlığı, 2009) 114 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

5 Adnan Özgüner ERDURSUN Kullanıcılar yetkileri çerçevesinde klasörleri ve dokümanları görüntüleyebilmekte ve değiştirebilmektedirler. Böylelikle her kullanıcı bilmesi gereken prensibine göre sadece hakkı olan dokümanlara eşirebilmektedir. Doküman tipleri bazında profil tanımlama özelliği mevcuttur. Böylelikle her doküman için ortak olan özlük bilgilerinin (meta-veriler) yanı sıra istenilen bir doküman tipi için ekstra bilgiler tanımlanması mümkündür. Kağıt ortamındaki evrakların taratılarak içerik şeklinde sisteme dahil edilmesi mümkündür. EDYS bünyesindeki dokümanlar için sürüm (versiyon) kontrol mekanizması vardır. Böylelikle bir dokümanın son halini alana kadar geçtiği aşamalar sistemde tutulabilecek, yapılabilecek bir hata sonrası geri dönüş daha kolay olacaktır. EDYS ile dokümanlara ek (her çeşit sayısal doküman) eklemek, silmek ve takibini yapmak mümkündür. EDYS ile dokümanlar birbirleri ile ilişkilendirilebilmekte, bir dokümanın ilgi verdiği dokümanlar sistemde tanımlanabilmektedir. EDYS üzerinde dokümanların oluşturulma, okunma, değiştirilme, silinme işlemlerinin hangi kullanıcı tarafından ne zaman yapıldığına dair detaylı kayıt tarihçesi tutulmaktadır. EDYS sisteminde girilen her alana (özlük bilgisi veya profil bilgisi) göre kapsamlı sorgulama seçenekleri vardır. Detaylı sorgulama sonrası sistemin listelediği dokümanların istenilen alanlara göre raporlanması mümkündür. (Dinamik Raporlama) Sistemde dokümanlar üzerinde tam metin araması (full text search) yapma imkanı vardır. EDYS de doküman bilgilerini hızlı bir şekilde tanımlayabilmek için şablon yaratma ve kullanma imkanı vardır. EDYS ile kullanıcılar, listelerde görülen doküman alanlarını kendi kolay kullanımlarına göre uyarlayabilmektedirler. Sistemde dağıtım planları tanımalabilmektedir. Bu sayede her havale sırasında dokümanın gönderileceği kullanıcıları/kullanıcı gruplarını teker teker seçmek yerine bu kullanıcıları/kullanıcı gruplarını içeren tanımlı bir dağıtım planı tanımlanır ve havale sırasında bu dağıtım planı kullanılararak havale etme süresi kısaltılır. EDYS ile bir kullanıcı dokümanları başka kullanıcılara/kullanıcı gruplarına havale edebilmekte, gerekli dolaşım ve dağıtım listeleri ile dokümanlar eşleştirilebilmektedir. EDYS kullanıcılara, kendilerine gelen evraklar olduğu durumda uyarı vermektedir (Sistem üzerinden, e-posta ile, SMS ile, v.b.). Bir dokümanı havale eden kullanıcı dokümanın gönderildiği kullanıcılar için okunma ve işlem yapılma durumlarını ve yapılan işlemleri izleyebilmektedir. EDYS kullanıcıya gelen dokümanları, okunanları, okunmayanları, işlem yapılanları ve yapılmayanları ayırt edilecek şekilde göstermektedir. EDYS lerin geliştirilmesinde belirlenen ihtiyaçlara göre özelleşen bu bileşenleri standartlar ile takip etmek gerekmektedir. EDYS Standartı - TS Türk Standartları Enstitüsü (TSE); TS Elektronik Belge Yönetimi standardında belgelendirme hizmeti vermektedir. Bu standart, kurumlarda üretilen ve/ veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla aşağıdaki konuları kapsar; (Türk Standartları Enstitüsü) 1. EBYS için gerekli sistem gereksinimleri, 2. EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları, 3. Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler, 4. Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler 5. Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler, 6. Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler, 7. Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması. E-Yazışma Kurumlarda kullanılan EDYS lerin sistemlerinde kayıt altında bulunan dokümanların yine elektronik ortam üzerinden kurumlar arasında paylaşılması konusunda yapılan çalışmalara e-yazışma denilmektedir. Kalkınma Bakanlığı nın sorumluluğuna verilmiş olan 115 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

6 Elektronik Döküman Yönetim Sistemleri Genel Bilgilendirme bu çalışma kapsamında kurumlar arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesi konusundaki çalışmalara hız verilmiştir yılı Mayıs-Haziran aylarında, başta Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü olmak üzere elektronik belge yönetim sistemi kullanan kamu kurum ve kuruluşları ile ve elektronik belge yönetimi sistemi çözümleri geliştiren olan sektör temsilcileri ile toplantılar düzenlenerek mevcut durum değerlendirilmiş ve ihtiyaçlar tespit edilmiştir. e-yazışma Projesi, kurumların elektronik belge yönetim sistemlerinin işleyişini mümkün olduğunca az etkileyecek şekilde, kurumlar arasında iletilecek resmi yazıyı taşıyan paketin (e-yazışma Paketi) gönderici kurumda oluşturulması ve alıcı kurumda alınıp açılması işlemlerine odaklanmaktadır. Bu bağlamda, e-yazışma Projesi ile ortaya konan çözüm kurumsal elektronik belge yönetim sistemlerine entegre edilebilecek yapıda ve kurum içi belge yönetim süreçlerini tamamlayıcı niteliktedir. (Kalkınma Bakanlığı, 2011) Proje kapsamında ortaya konan e-yazışma Paketinin yapısı ve bileşenleri tasarlanırken de katılımcı bir yaklaşım izlenmiş ve hem ihtiyaçlara en uygun hem de mevcut elektronik belge yönetim sistemlerinde asgari ölçüde değişiklik gerektirecek bir çözüm oluşturmak amacıyla çok sayıda kamu kurumu ve özel sektör kuruluşuyla görüş alışverişinde bulunulmuştur. e-yazışma Projesi kapsamında geliştirilen teknik çözüm Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığının katılımıyla gerçekleştirilen pilot uygulama ile test edilmiş ve e-yazışma Paketi nin hedeflenen amaçları karşıladığı doğrulanmıştır. Projeye, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve TÜBİTAK-BİLGEM tarafından da katkı sağlanmıştır. E-İmza E-imza kullanılarak oluşturulan belgelerin EDYS ler içerisinde kullanımı artık bir standart haline gelmiş ve kurumlarda bu teknolojiye gerekli yatırımları yapmaya başlamışlardır. Teknik olarak donanım ve yazılım yatırımı gerektiren bu çalışmaların en önemli kısmı kurum içerisinde bir e-imza kullanım kültürünün oluşturulmasıdır. Bunun için kurum içi bilgilendirmeler ve eğitimler yapılarak hem kullanımının hem de mantığının iyi aktarılması gerekmektedir. Bu kapsamda e-imzayı biraz daha detaylı açıklamaya çalışırsak; 3 Ocak 2004 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile elektronik ortamda üretilen tüm dokümanların elektronik ortamda imzalanarak belge vasfını kazanması sağlanmıştır. Elektronik imza, kanunen ıslak imzanın taşıdığı tüm hak ve sorumlulukları kapsamaktadır. Kısaca e-imza; Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanmaktadır. e-imza; Bilgi bütünlüğü Kimlik doğrulama İnkar edilemezlik Elektronik imza, imza sahibinin kimliğini imzalanan veriyle ilişkilendirir ve imzalanan verinin değiştirilmediğini ispat eder. 116 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

7 Adnan Özgüner ERDURSUN Benzer Sistemler Elektronik Belge Yönetimi Sistemleri (EBYS) Elektronik belge yönetimi, elektronik belgelerin üretimden arşivlik belge kapsamında muhafaza edilmelerine kadar geçen bütün evreler boyunca güvenli, tam, erişilebilir ve dayanıklı olarak korunmasını, kullanıma sunulmasını ve saklanmasını sağlayan ilke ve uygulamaları ortaya koyan bir disiplindir. Elektronik belge, belli bir içeriğe, belgenin kimliğini yansıtan tanıtıcı bağlama ve verilen hizmetin türüne göre özel bir biçimsel yapıya sahip olan dokümandır. Elektronik belgelerin bu unsurlarını muhafaza etmenin en uygun yolu, bu belgeleri elektronik belge kayıt sistemi ya da elektronik belge yönetimi sistemi içerisinde yönetmektir. Bu sistemleri yalnızca yazılım olarak nitelendirmek doğru değildir. Yazılım, elektronik belge yönetimi sisteminin sadece bir unsurudur. Elektronik belge yönetimi sistemi, kurumsal iş süreçleri içerisinde sürekli olarak belgelerin üretilmesi, kurum içinden ya da kurum dışından alınan belgelerin kayıt altına alınması, muhafaza edilmesi, dağıtılması, arşivlenmesi, değerlendirilmesi, ayıklama-imha işlemine tabi tutulması işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan geniş bir yapıdır. (Odabaşı, 2009) EBYS çözümlerinden en temelde, elektronik arşivleme kavramları konusunda Standart Dosya Planı (SDP) yaklaşımına göre geliştirilmiş, gelecekte gerçekleştirilecek idareler arası elektronik ortamda belge dolaşımı sistemlerine; Devlet Teşkilatı Haberleşme kodlarına göre rahatça entegre olabilecek, e-imza işlemlerinde hızlı ve güvenilir bir kullanım sunması beklenmektedir. E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için kullanılan diğer yazılımlarla entegre alışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir. Elektronik Arşiv Elektronik Arşiv Sistemi, dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanması olarak tanımlanabilir. Kurumlarda arşivleme sistemi, dosyaların kapladığı alan, insan ve kaynak kullanımı, erişimdeki zorluklar ve karışıklıklar nedeni ile kurumlar için oldukça büyük maliyet oluşturmaktadır. Bugün dünyada ve Türkiye de, bilgisayarlı arşivleme sistemi adıyla pazarlanan bir çok ürün bulunmaktadir. Yazılım odaklı ürünler, genellikle metin işleme ve indeksleme özelliğine sahip, veritabanları üzerine kurulmuş paketler halinde karşımıza çıkmaktadır. Burada temel amaç, çok sayıda dokümanı olan bir kuruluşun evraklarına ait temel bilgileri tek tek bilgisayara yüklemek ve belirli bir konuda bilgi gerektiğinde, bilgisayardaki verileri tarayarak aranan bilginin hangi evrakta ve nerede olduğunu bulmaktır. Bu, bir anlamda devlet dairelerindeki evrak kayıt defterinin bilgisayara aktarılmış halidir; yani, size evrağın kendisini değil, tanımlayıcı kimlik bilgilerini verir. Bu bilgileri kullanarak aradığınız evrağı ilgili dosyadan fiziki olarak çıkarmak size düşer. (Ataman, 1994) SONUÇ Doküman ya da Belge Yönetim Sistemleri aşağıda sıralanan nedenlerden dolayı neredeyse kurumlar için zorunlu bir hale gelmiştir. (Aköz, 2001) Karar verme Yasal destek ve yasal belge sağlama Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma Yeni belgeler için referans olma Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama Kurumsal verimliliği artırma Değerli dosyaları koruma Gereksiz belgelerin üretimini önleme Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama Tarihsel araştırmalara kaynak olma Kurumun tarihini koruma Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma Fakat kurumlar ihtiyaç duydukları sistemin özelliklerini iyi belirlemeli, hem maliyeti hem de kullanılabilirliği göz önünde bulundurarak, ihtiyaç duyduğu sistemi temin yoluna gitmelidir. Bir kurumun yalnızca belgeleri arşivleme ihtiyacı varsa EBYS gibi kapsamlı, maliyeti yüksek ve dolayısıyla kullanılabilirliği zor bir çözüm tercih etmemelidir. Kurumlar ihtiyaçlarını belirlemede hem stratejik ilerleme planlarına, hem gelişen ve değişen teknolojiye, hem de bu konudaki standartlara dikkat ederek kendilerine en uygun çözümün ne olacağına ve hangi özellikleri barındıracağına dikkat etmelidir. Bu makale de EDYS ve diğer sistemler hakkında aktarılmaya çalışılan genel bilgiler ile, yapacağınız piyasa araştırması, profesyoneller ve danışman firmalardan alacağınız yardımlarla kurumunuza ve ihtiyaçlarınıza en uygun, doğru sistemi kurabilirsiniz. 117 TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011

8 Elektronik Döküman Yönetim Sistemleri Genel Bilgilendirme KAYNAKÇA Polat, N. (2007, 4). Yönetim Bilgi Sistemi ve Sayıştayda Yürütülen Çalışmalar. Sayıştay Derhisi (65), p Sağlık Bakanlığı. (2009, Kasım). Doküman Yönetim Sistemi Hakkında. Retrieved Kasım011, from Sağlık Bakanlığı Doküman Yönetim Sistemi: dys.saglik.gov.tr Çubukçu, F. (n.d.). İşletme Yönetimi ve Bilgi Sistemleri. Retrieved Kasım 2010, from Yüksek Lisans Tezi: Kalkınma Bakanlığı. (2011). e-yaışma Teknik Rehberi (Taslak). Bilgi Toplumu Dairesi. Ankara: Kalkınma Bakalığı. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. (n.d.). E-Arşiv E-Belge. Retrieved Ocak 2012, from Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü: Odabaşı, H. (2009, Kasım). Bilgi Kaynaklarının İşletiminde Elektronik Doküman Yönetim ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin Rolü. Türkiye: Vikipedi. (2010, Nisan). Doküman Yönetim Sistemi. Retrieved Ocak 2012, from Vikipedi, Özgür Ansiklopedi: Doküman_yönetim_sistemi Aköz, A. (2001, Ağustos). Belge Yönetimi. Retrieved Ocak 2012, from ARF Bilgi Teknolojileri. (2010, Ocak). Elektronik Belge Yönetim Sistemi. Retrieved Kasım 2011, from ARF Bilgi Teknolojileri : Ataman, B. K. (1994). Bilgisayarli Arsivleme Sistemleri Nedir? Ne Degildir? Byte Türkiye (3), p Canpolat, M. (2009, Kasım). Elektronik Belge ve Doküman Bilgi Sistemleri (EBDBS). Retrieved Ocak 2012, from Çağın Polisi Dergisi: caginpolisi.com.tr/54/ htm Özdemirci, F. (1999). Organizasyonlarda Belge Yönetimi ve Toplam Kalite. Türk Kütüphaneciliği, Penn, I. A. (1989). Record management handbook. Gower. Sezer, E. (2010, Mayıs). Doküman Yönetim Sistemi. Retrieved Aralık 2011, from CETURK: Türk Standartları Enstitüsü. (n.d.). Elektronik Belge Yönetimi (TS 13298). Retrieved Aralık 2011, from Türk Standartları Enstitüsü İnternet Sitesi: TEMMUZ - AĞUSTOS - EYLÜL 2011