Strateji Geliştirme Başkanlığı. Temmuz Yayın No:2

Transkript

1 Temmuz 2009 Yayın No:2

2

3 SUNUŞ 1 Ocak 2005 tarihinde yürürlüğe giren 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu mali yönetimi sisteminde köklü değişiklikler meydana getirmiştir sayılı Kanun ile kamu mali yönetiminde, yönetim sorumluluğu anlayışı benimsenmiştir. Bu anlayış çerçevesinde; belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak üzere kurumlarda İÇ KONTROL sistemi kurulması öngörülmüştür. Bu kitapçık, Bakanlığımızda İç kontrol sisteminin kurulması çalışmaları kapsamında hazırlanan İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında, Başkanlığımız sorumluluğunda bulunan eylemlerden bilgilendirme faaliyeti ile ilgili olarak Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında görev alan ve sorumluluğu bulunan görevlilere iç kontrol ve ön mali kontrol çalışmalarında rehberlik etmesi amacıyla hazırlanmıştır. Bu el kitabının hazırlanmasında emeği geçen İç Kontrol Daire Başkanlığı personeline teşekkür eder, başarılarının devamını dilerim. Mehmet İSLAMOĞLU Strateji Geliştirme Başkanı 3

4 I. İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROLÜN TANIMI VE UNSURLARI İç kontrol nedir? İç kontrol, Kurumun amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; -Etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, -Varlık ve kaynakların korunmasını, -Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, -Mali bilgi, yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere, idare tarafından oluşturulan yöntem, organizasyon, süreç ile iç denetimi kapsayan, mali ve diğer kontroller bütünüdür. -İç kontrol, Kurumun hedeflerinin gerçekleştirilmesi ve etkili bir yönetim için üst yöneticinin kullanacağı en önemli araçtır. -İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, işletilmesi ve gerekli önlemlerin alınmasında üst yöneticinin önderliğinde Kurum çalışanlarının tamamının rol alması gereklidir. İç kontrolün amaçları -Kurumun gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, -Kurumun kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, -Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, -Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, -Varlıkların kötüye kullanılmasını, israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. 4

5 İç kontrolün temel ilkeleri -İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. -İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. -İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. -İç kontrol mali ve mali olmayan tüm işlemleri kapsar. -İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. -İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik, ekonomiklik, etkinlik ve etkililik gibi iyi mali yönetim ilkeleri esas alınır. İÇ KONTROL STANDARTLARI İç kontrol; 5 unsur, 18 standart ve 79 genel şarttan meydana gelmektedir. İç kontrol; - Kontrol ortamı, - Risk değerlendirme, - Kontrol faaliyetleri, - Bilgi ve iletişim ve - İzleme olmak üzere 5 unsurdan meydana gelmektedir. A. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 1-Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 2-Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 5

6 3-Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 4-Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. B. RİSK DEĞERLENDİRMESİ STANDARTLARI 5-Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 6-Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. C. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI 7-Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 6

7 8-Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 9- Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 10-Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 11-Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 12-Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. D. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI 13-Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 7

8 14-Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 15-Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 16-Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. E. İZLEME STANDARTLARI 17-İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 18-İç Denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. II. İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI Tanımı, unsurları, amaçları ve temel ilkeleri yukarıda açıklanan iç kontrol sisteminin Kurumlarda oluşturulması, izlenmesi ve geliştirilmesini sağlamak üzere tarihli ve sayılı Resmi Gazetede Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Maliye Bakanlığınca çalışmalara rehberlik etmek amacıyla Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Rehberi yayımlanmıştır. 8

9 Maliye Bakanlığınca yayımlanmış olan Kamu İç Kontrol Standartlarının Bakanlığımızda uygulanmasını teminen Bakanlığımız İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Müsteşarlık Makamının tarihli ve 1057 sayılı Olur u ile yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu Uyum Eylem Planı nın hayata geçirilmesi noktasında tüm personelinin sorumluluğu bulunmaktadır. Bu sorumluluk kapsamında, Bakanlığımızın her düzeydeki personelin eylem planı ile belirlenen eylemleri zamanında ve istenilen şekli ile yerine getirmeleri ve gerekli tedbirleri almaları büyük önem arz etmektedir. III. ÖN MALİ KONTROL Kurumun gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; Kurum bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkin, etkili ve ekonomik şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontroldür. Strateji Geliştirme Başkanlığınca yapılacak ön mali kontrol sonucunda verilen görüş - Danışma ve önleyici niteliği haizdir. - Harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir. - Harcama yetkilisinin ve gerçekleştirme görevlisinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz Harcama biriminde mali karar ve işlemlerin ön mali kontrolü nasıl yapılır? Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde 9

10 görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. Harcama biriminde ön mali kontrol görevi kim tarafından gerçekleştirilir? Harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde ön mali kontrol işlemi gerçekleştirme görevlileri tarafından yerine getirilir. IV. İÇ KONTROL KAPSAMINDA GÖREVLİLER VE HESAP VERME SORUMLULUĞU Görevliler a) Üst Yönetici b) Harcama Yetkilisi c) Gerçekleştirme Görevlisi d) Muhasebe Yetkilisi a-) Üst yöneticinin tanımı, görev ve sorumlulukları Üst Yönetici Bakanlıklarda Müsteşar, Milli Savunma Bakanlığında Bakan, diğer kamu idarelerinde en üst yönetici, il özel idarelerinde vali ve belediyelerde belediye başkanıdır. Görevleri Kurumun stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, Kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasını sağlamak, - Sorumlulukları altındaki kaynakların etkin, etkili ve ekonomik şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamak, kayıp ve kötüye kullanımını önlemek, 10

11 - Mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve bu kanunlarda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesini sağlamaktır. Sorumlulukları Üst yöneticiler görevleri ile ilgili Bakana karşı sorumludurlar. Üst yöneticilerin sorumluluğu idari sorumluluk olup, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler. b-) Harcama yetkilisi tanımı, görev ve sorumlulukları ile yetki devri Harcama yetkilisi Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Taşrada ödenek gönderme belgesiyle kendisine ödenek gönderilen birimlerin en üst yöneticileri de harcama yetkilisidir. Görevleri Harcama yetkilileri harcama talimatlarının; - Bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olması, - Ödeneklerin etkin, etkili ve ekonomik kullanılması ile Kanunlar çerçevesinde yürütülmesi gereken diğer işlemlerin, yapılması ve gözetilmesi, ile görevlidir. Sorumlulukları Görevleri ile ilgili idari ve mali yönden idareye ve Sayıştay Başkanlığına karşı sorumludurlar. Harcama yetkilisinin iç kontrole yönelik sorumlulukları nelerdir? - İdari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, 11

12 - Mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticiler ile personele verilmesinden, - Önceden belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, - Mevzuata aykırı iş ve işlemlerin önlenmesinden, - Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından, görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludur. Harcama Yetkisinin Devri Harcama yetkilileri, kamu hizmetlerinin etkin, etkili ve ekonomik şekilde sunulmasını sağlamak amacıyla aşağıda belirlenen sınırlar dahilinde harcama yetkisini devredebilirler. Buna göre kamu idarelerinin; Merkez teşkilatı harcama yetkilileri bu yetkilerini yardımcılarına, yardımcısı olmayanlar ise hiyerarşik olarak bir alt kademedeki yöneticilere, - Merkez dışı birimlerinde ise, il müdürleri harcama yetkilerini yardımcılarına, Kısmen veya tamamen devredebilirler. - Her bir harcama işlemi itibarıyla, mal ve hizmet alımlarında ikiyüzellibin Türk Lirasını, yapım işlerinde ise bir milyon Türk Lirasını aşan harcamalara ilişkin harcama yetkisi hiçbir şekilde devredilemez. Harcama yetkisi aşağıdaki şartlara uygun olarak devredilir. - Yetki devri yazılı olmak zorundadır. - Devredilen yetkinin sınırları açıkça belirlenmiş olmalıdır. - Merkez teşkilatında harcama yetkisinin devri ve bu yetkinin geri alınması üst yöneticiye, mali hizmetler birimine ve muhasebe yetkilisine; merkez dışı birimlerde ise mali hizmetler birimine ve muhasebe yetkilisine yazılı olarak bildirilir. 12

13 - Harcama yetkisinin devredilmesi, yetkiyi devredenin idari sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. - Harcama yetkilisinin kanuni izin, hastalık, geçici görev, disiplin cezası uygulaması, görevden uzaklaştırma ve benzeri nedenlerle geçici olarak görevinden ayrılması halinde ilgili harcama biriminin harcama yetkilisi vekaleten görevlendirilen kişidir. - Kanunların verdiği yetkiye istinaden yönetim kurulu, icra komitesi, komisyon ve benzeri kurul veya komite kararıyla yapılan harcamalarda, harcama yetkisinden doğan sorumluluk kurul, komite veya komisyona ait olur. - Harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Mali hizmetler biriminde ön mali kontrol görevini yürütenler mali işlem sürecinde görev alamazlar. Harcama yetkilisinin iç kontrol güvence beyanı Harcama biriminde iş ve işlemlerin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren ve harcama yetkilisi tarafından imzalanan ve birim faaliyet raporuna eklenen belgedir. İhale yetkilisi Kurumun, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurullar ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerine ihale yetkilisi denir. İhale yetkilisinin ilgili mevzuatında özel olarak belirlendiği haller dışında, harcama yetkilileri aynı zamanda ihale yetkilisidir. 13

14 c-)gerçekleştirme görevlisi tanımı, görevleri ve sorumlulukları Gerçekleştirme görevlisi Harcama yetkililerince bütçelerinden bir giderin yapılabilmesi için, ödeme emri belgesini düzenlemek üzere, hiyerarşik olarak kendisine en yakın belirlediği görevli ile iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alınmasında veya gerçekleştirilmesinde görevlendirilen kişiler ve komisyonlarda görev alanlardır. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol yapar. Yapılan kontrol sonucunda, ödeme emri belgesi üzerine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür" şerhini düşerek imzalarlar. Görevleri Harcama talimatlarının; - Bütçe ilke ve esaslarına kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasında, - Ödeneklerin etkin, etkili ve ekonomik kullanılmasında, - İşin yaptırılmasında, - Mal veya hizmetin alınmasında, - Teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılmasında, - Belgelendirilmesinde, - Ödeme için gerekli belgelerin hazırlanmasında, - Kanunlar çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlere ilişkin hususlarda, görevlidirler. Sorumluluk Görevleri ile ilgili; idari ve mali yönden idareye ve Sayıştay Başkanlığına karşı sorumludurlar. 14

15 d-) Muhasebe yetkilisi tanımı görev, yetki ve sorumlulukları Muhasebe yetkilisi Gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürütenlere denir. Memuriyet kadro ve unvanlarının muhasebe yetkilisi niteliğine etkisi yoktur. Muhasebe Yetkililerinin ödeme aşamasında ödeme emri ve eki belgeler üzerinde kontrol yetkisi Muhasebe yetkilileri -Yetkililerin imzasını, -Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını, -Maddi hata bulunup bulunmadığını, -Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri, kontrol etmekle yükümlüdür. Muhasebe yetkilileri, ilgili mevzuatında düzenlenmiş belgeler dışında belge arayamaz. Yukarıda sayılan konulara ilişkin hata veya eksiklik bulunması halinde ödeme yapamaz. Belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgeleri, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç bir iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir. Hataların düzeltilmesi veya eksikliklerin giderilmesi halinde ödeme işlemi gerçekleştirilir. Aksi halde ödeme yapılması için muhasebe yetkilisi zorlanamaz. Görev ve yetkileri -Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek. 15

16 -Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek. -Para ve parayla ifade edilebilen değerleri emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek. -Yukarıdaki bentlerde sayılan işlemlere ve diğer mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek. -Gerekli bilgi ve raporları kurumun ilgili harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek. -Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak. -Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak. -Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek. -Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak. -Muhasebe birimini yönetmek. -Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak. Sorumlulukları -Muhasebe hizmetlerinin zamanında yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından, -Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelen kayıplardan, 16

17 -Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarında ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünden, -Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri verilmesinde geri verilecek tutarın düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygun olmasından, -Ödemelerin ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırası da göz önünde bulundurularak muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasından, -Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken göstermediği noksanlıklardan, -Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap belge ve işlemlerini ilgili mevzuata göre kontrol etmekten -Yetkili mercilere hesap vermekten sorumludurlar. V. ÖN MALİ KONTROL FAALİYETLERİ Ön Mali Kontrol: İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerde; İdarenin bütçesi, Bütçe tertibi, Kullanılabilir ödenek tutarı, Ayrıntılı harcama programı, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu Yatırımların Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı Diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontroldür. 17

18 1- STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞINDA ÖN MALİ KONTROL Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Ödenek gönderme belgeleri, Ödenek aktarmaları, Kadro dağılımları, Seyahat kartları, Seyyar görev tazminatı, Geçici işçi pozisyonları, Yan ödeme cetvelleri, Sözleşmeli personelin sözleşmeleri, zorunlu ön mali kontrole tabi tutulmuştur. Ön mali kontrole tabi tutulacak diğer mali karar ve işlemler üst yönetici tarafından belirlenebilir. 2- SGB DE ÖN MALİ KONTROLÜN NİTELİĞİ Danışma ve önleyici niteliktedir. Bağlayıcı değildir. Harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. 3- UYGUN GÖRÜŞ VERİLMESİ SGB tarafından uygun görüş verilmesi harcama yetkililerinin ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. 4- UYGUN GÖRÜŞ VERİLMEMESİ SGB tarafından uygun görüş verilmemesine rağmen; harcama yetkililerince gerçekleştirilen işlemler üst yöneticiye bildirilir. Bu bilgi ve belgeler, iç ve dış denetim için hazır bulundurulur. 18

19 5- TAAHHÜT EVRAKLARI VE SÖZLEŞME TASARILARI Mal ve hizmet alımlarında bir milyon TL, yapım işlerinde ise iki milyon TL yi aşan sözleşme tasarılarının SGB ye gönderilmesi zorunludur. İlgili muhasebe yetkilileri ödeme aşamasında SGB nin görüş yazısını aramak zorundadır. Üst yöneticinin gerek görmesi halinde daha alt tutarlardaki sözleşme tasarıları da SGB tarafından ön mali kontrole tabi tutulabilir. 6- TAAHHÜT DOSYALARI NE ZAMAN SGB YE GÖNDERİLECEK? Sözleşme imzalanmadan SGB ye gönderilmelidir Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuruları sonuçlanmadan veya bunlara ilişkin yasal süre bitmeden gönderilmemelidir. 7- SGB YE GÖNDERİLECEK TAAHHÜT DOSYALARINDA BULUNMASI GEREKEN BELGELER Onay belgesi, Yaklaşık maliyet ve dayanağını oluşturan hesap cetvelleri, İhale komisyonlarının kurulmasına ilişkin (asil ve yedek üyelerin belirtildiği) ihale yetkilisi onayı, Kamu İhale Kurumu tarafından ihale kayıt numarası verilen ihale kayıt formu, 19

20 İlanın yapıldığına ilişkin belgeler, (gazete ilanı ve tutanağı, KİK bülteni vs) İlan zorunluluğu bulunmayan ihalelerde, isteklilerin davet edildiğine dair davet yazıları, Yıllık yatırım programında yer alan işlerle bu programdaki ek veya değişikliklere göre yapılacak işlerde, yılı merkezi yönetim bütçe kanununun bu konudaki hükümlerinin ve her yıl Bakanlar Kurulunca yürürlüğe konulan yatırım programının uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine dair kararda öngörülen işlemlerin yapıldığını kanıtlayan belgeler, Ödeneği toplu olarak verilmiş projelerin detay programlarına ait bilgiler ile toplulaştırılmış projelerin alt kalemlerine ilişkin bilgiler, Gelecek yıllara yaygın yüklenmelerde izin alınması gereken hallerde Maliye Bakanlığının izni, Yıl içinde projelerin, yer, karakteristik, süre, maliyet ve ödenek değişikliklerine ilişkin belgeler, İlgili mevzuatı gereğince çevresel etki değerlendirmesi (ÇED) raporu gerekli olan işlerde ÇED olumlu belgesi ve işle ilgili olarak alınması gereken özel komisyon izin veya kararları, Yapım işlerinde (4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62 nci maddesinin (c) 20

21 bendinde istisna sayılanlar hariç), arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına dair belgeler, İhaleye ilişkin tüm şartnameler, 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (a), (b) ve (c) bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form, Sözleşme tasarısı, Yapılan ihalenin usul ve türüne uygun olarak, 4734 sayılı Kanun ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa ilişkin yayımlanan yönetmelikler ve diğer düzenleyici mevzuat hükümleri uyarınca düzenlenmesi gereken standart formlar ve diğer belgeler, Düzenlenmiş ise zeyilnameler, açıklamalar ve bunların isteklilere gönderildiğine dair belgeler, Üzerine ihale yapılan istekliye ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait geçici teminatların onaylı suretleri ile, ilgili muhasebe birimine teslim edildiğine dair alındı belgesi, Üzerine ihale yapılan isteklinin, şartname hükümleri gereğince ihale komisyonuna ibraz ettiği belgelerin tamamı, 21

22 İhaleye katılan bütün isteklilere ait teklif mektupları, Ön yeterlik ve/veya ihale komisyonu değerlendirmelerinde elenen isteklilere ait eleme nedeni olan bütün belgeler, İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan avantajlı ikinci teklif sahibinin, 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığına dair, Kamu İhale Kurumundan alınan teyit belgesi İhale kararının onaylandığına dair ihale yetkilisi onayı (onay tarihinin belirtilmiş olması gerekmektedir), İhale kararlarına ait damga vergisinin (karar pulu) tahsil edildiğine ilişkin belge, İşlem dosyasında bulunan bütün belgeleri gösteren sayfa numaralı ve onaylı dizi pusulası, Başbakanlığın veya Maliye Bakanlığın iznine tabi alımlarda izin yazısı, İlgililere, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu hükümlerine göre tebligat yapıldığını gösteren belgeler. 8- SGB KONTROL SÜRESİ Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Başkanlıkça en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyasının bir nüshası ile birlikte aynı süre içinde harcama yetkilisine gönderilir. 22

23 Mali hizmetler biriminin talebi ve üst yöneticinin onayı üzerine bu süre bir katına kadar artırılabilir. Bakanlığımızda, Müsteşarlık Makamından alınan Onay ile bu süre yirmi iş günü olarak düzenlenmiştir. İletişim Bilgileri: Elektronik Posta: Mehmet Veysi SABAH İç Kontrol Daire Başkanı: Mali Hizmetler Uzmanları: Derya BAŞTÜRK Sadi KIZIK Selma SEZEN Nurettin YILDIZ 23

24