KÜTAHYA DEFTERDARLIĞI MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM

Transkript

1 KÜTAHYA DEFTERDARLIĞI MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç Madde 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Muhasebe Müdürlüğünün fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, verilen görevlerin sonucunu izlemeye ve geleceğe ilişkin planlamanın yapılmasına yönelik mekanizmalar oluşturmak, geçici veya sürekli görevden ayrılmalarda hizmetin aksamadan sürdürülmesini sağlamaya yönelik devir ve teslim yöntemini belirlemek; hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almaktır. Kapsam Madde 2- (1) Bu Yönerge, Muhasebe Müdürlüğü birimlerinin hizmet alanları, görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak Madde 3- (1) Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Muhasebe Müdürlüğü Misyonu Madde 4- (1) Gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere 1 1

2 verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürütmektir. Tanımlar ve Kısaltmalar Madde 5- (1) Bu Yönergede yer alan; 1) Defterdarlık: Kütahya Defterdarlığını, 2) Defterdar: Kütahya Defterdarını, 3) Birim Amiri: Muhasebe Müdürünü, 4) Yöneticiler: Defterdar, Defterdar Yardımcısı. Muhasebe Müdürü, Muhasebe Müdür Yardımcısını 5) BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezini, 6) Say2000i: Saymanlık Otomasyon Sistemini, 7) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, 8) KEÖS: Kamu Elektronik Ödeme Sistemini, 9) HYS: Harcama Yönetim Sistemini, 10) EKAP: Elektronik Kamu Alımları Platformunu, 11) SGB.net: Strateji Geliştirme Başkanlığı Otomasyon Programı, 12) Yönerge: Bu Yönergeyi, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Muhasebe Müdürlüğü Birimleri, Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve Görev Dağılımı Çizelgeleri Muhasebe Müdürlüğü Birimleri Madde 6- (1) Muhasebe Müdürlüğünde Hizmet Veren Birimler 1) Bütçe Gelirleri ve Vezne Servisi 2) Bütçe Gelirlerinden Red ve İadeler ile Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İşlemleri Servisi 2 2

3 3) Tetkik ve Taşınır İşlemleri Servisi 4) Personel/Özlük, Görüş Uygulama ve Raporlama, Evrak Kayıt Servisi 5) Arşiv İşlemleri Servisi 6) Yevmiye Servisi 7) Banka Servisi 8) İcra İşlemleri Servisi 9) Yapı Denetim İşlemleri Servisi 10) Emanet İşlemleri 11) Maaş işlemleri ve Kişi Borçları Servisi 12) Mali İşlemler Servisi Fonksiyonel Teşkilat Şemaları ve Görev Dağılımı Çizelgeleri Madde 7- (1) Fonksiyonel Teşkilat Şemaları 1) Kurumsal olarak yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlerde hesap verebilirlik ve şeffaflığı temin etmek üzere; görev, yetki ve sorumluluk dağılımı esasında ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanan Muhasebe Müdürlüğü birimleri fonksiyonel teşkilat şemaları Yönerge ekinde yer almaktadır (Ek-A). 2) Teşkilat şemalarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına tabidir. Teşkilat şemalarında ve görev dağılımı çizelgelerinde olan değişiklik, aynı gün ilgili personele yazıyla duyurulur. Madde 8 - Görev Dağılımı Çizelgeleri 1) Görevler ve bu görevleri yürüten asli personel ile geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel bilgilerini ihtiva eden Görev Dağılımı Çizelgeleri Yönerge ekinde yer almaktadır (Ek-B). 2) Personelin Görev Tanımı Formlarının ve Görev Dağılımı Çizelgelerinin yenilenmesi ve güncellenmesi birim amirinin sorumluluğundadır. Yenilenen ve güncellenen formlar birim Personel/Özlük Servisleri tarafından düzenlenir ve birim amiri tarafından onaylanarak ilgili personele imza karşılığında duyurulur. 3 3

4 Muhasebe Müdürlüğü Madde 9- (1) Muhasebe Müdürlüğünün Görevleri a) Genel bütçeli dairelerin muhasebe hizmetlerini yürütmek, b) Muhasebe birimleri arasında koordinasyonu ve uygulama birliğini sağlamak üzere Defterdar tarafından verilecek görüş ve önerileri hazırlamak, c) Muhasebe Yetkililiği görevi ile ilgili Sayıştay a hesap vermek, d) Mevzuatında Bakanlıkça belirlenen esaslar çerçevesinde gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin, e) alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve belgelerin saklanması ile raporlanması işlemlerini yürütmek, f) İlgili mevzuatı gereğince, genel yönetim sektörü kapsamındaki kamu idarelerinin mali verilerinin derlenmesi işlemlerini yapmak, (2) Servisler ve Görevleri a) Muhasebe Müdürlüğü aşağıdaki servislerden oluşur: i. Bütçe Gelirleri ve Vezne Servisi ii. Bütçe Gelirlerinden Red ve İadeler ile Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İşlemleri Servisi iii. Tetkik ve Taşınır İşlemleri Servisi 4 4

5 iv. Personel/Özlük, Görüş Uygulama ve Raporlama, Evrak Kayıt Servisi v. Arşiv İşlemleri Servisi vi. Yevmiye Servisi vii. Banka Servisi viii. İcra İşlemleri Servisi ix. Yapı Denetim İşlemleri Servisi x. Emanet İşlemleri xi. Maaş işlemleri ve Kişi Borçları Servisi xii. Mali İşlemler Servisi 2.1 Bütçe Gelirleri ve Vezne Servisi Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu veya özel kanunlar gereğince bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben yapılan tahsilâtları; - Gelir ve Kazanç Üzerinden Alınan Vergiler, - Mülkiyet Üzerinden Alınan Vergiler, - Dahilde Alınan Mal ve Hizmet Vergileri, - Damga Vergisi, - Harçlar, - Mal ve Hizmet Satış Gelirleri, - Kurumlar Hasılatı, - Kurumlar Karları, - Kira Gelirleri, - Diğer Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri, - Merkezi Yönetim Bütçesine Dahil İdarelerden Alınan Bağış ve Yardımlar, - Kurumlardan ve Kişilerden Alınan Yardım ve Bağışlar, - Özel Gelirler, - Kişi ve Kurumlardan Alınan Paylar, - Para Cezaları, - Diğer Çeşitli Gelirler, - Taşınmaz Satış Gelirleri, - Taşınır Satış Gelirleri, - Menkul Kıymet ve Varlık Satış Gelirleri, - Yurtiçi Alacaklardan Tahsilat, - Başka Yerde Sınıflandırılmayan Vergiler, - Maliye ve Gümrük Bakanlığı ile Türkiye Ticaret Sanayi, Deniz Ticaret Odaları ve Ticaret Borsaları Birliği yetkilileri ile imzalanan tarihli protokol gereği iş makinası tescil belgesi vb. tedariki ve dağıtımı ile 5 5

6 müdürlükçe verilmesi gibi işlemler sonucunda tahsil edilen tutarları, bütçe geliri olarak kaydetmektir Tahsilat ve Bakanlıkça belirlenen ödeme işlemlerini yapmak, Gün içerisinde tahsil edilen paralardan, kasa fazlası tutarını bankaya yatırmak, Çeşitli nedenlerle aynı gün paranın bankaya yatırılmasının mümkün olmaması ve kasa fazlasının bulunması durumunda, muhasebe yetkilisi ile birlikte kasa tutarını müşterek muhafaza altına almak, Değerli kağıtların teslim alınması ve il dahilinde hizmet veren malmüdürlükleri ile ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının değerli kağıt ihtiyaçlarını karşılamak, Müdürlük veznelerine ihale kanunları, vergi kanunları, gümrük kanunları ve diğer mevzuat gereğince teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeleri almak, saklamak ve ilgililere iade etmek, Muhasebe Müdürlüğüne intikal ettirilen menkul kıymet ve varlıkların (altın, gümüş, pırlanta ve benzeri kıymetli madenler, antika niteliğindeki eşya, para, pul gibi menkul varlıklar, döviz vb.) teslim almak, saklamak ve mevzuatı gereği ilgili yerlere göndermek veya iade işlemlerini yapmak, Kıymetli Evrak ve Basılı Kağıtlar Şube Müdürlüğünden Defterdarlığa bağlı muhasebe birimleri ile merkez muhasebe birimlerinde kullanılmak üzere basılı kağıtları talep etmek, teslim alınan kağıtları, basılı kağıt deposuna alarak alındı kayıt defterine işlemek, Genel Bütçe kapsamı dışındaki muhasebe birimlerince talep edilen basılı kağıtları birim fiyatları üzerinden bütçeye gelir kaydederek, kurumca görevlendirilen personele teslim etmek, 6 6

7 Genel Bütçe kapsamındaki Muhasebe Birimlerince görevlendirilen personele istenilen basılı kâğıtları zimmet karşılığı teslim etmek, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde tanımı yapılan yetkili memurlara zimmetle veya peşin para ile değerli kağıtları vermektir. 2.2 Bütçe Gelirlerinden Red ve İadeler ve Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İşlemleri Servisi Bütçe gelirlerinden fazla ve yersiz yapılan tahsilatların red ve iade işlemlerini yapmaktır Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik uyarınca; - Anayasa Mahkemesi Başkanlığı, adli ve idari mahkeme başkanlıkları ile icra müdürlüklerinde görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince, sayılı Kabahatler Kanunu ve 5018 sayılı Kanuna ekli (1) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri tarafından verilen idari para cezalarının tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince, sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Okul Pansiyonları Kanunu ile 15/8/1983 tarihli ve 83/6950 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Milli Eğitim Bakanlığına Bağlı Okul Pansiyonları Yönetmeliği hükümlerine göre pansiyon gelirlerinin tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince, sayılı Gümrük Kanunu gereğince tahsili gereken tutarların tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince, sayılı Milli Parklar Kanunu gereğince tahsili gereken tutarların tahsiliyle görevli muhasebe yetkilisi mutemetlerince, tahsil edilen tutarları, muhasebe birimi veznesince teslim alınmadan önce kontrol etmektir. 2.3 Tetkik ve Taşınır İşlemleri ile Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Servisi 7 7

8 2.3.1 Genel bütçeli kamu idarelerine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemeleri yapmaktır. Genel Bütçeli İdarelere ait harcama birimlerinin; 6245 sayılı Harcırah Kanunu gereğince, kamu personeline ödenen yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluğu, yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluğu, seyyar görev tazminatı ve emekliye ayrılan personele ödenen tazminata ilişkin ödeme belgelerini, 5018 sayılı Kanun ile Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince, harcama birimlerinin ön ödeme şeklinde ödeme ve mahsup işlemlerini yapmak üzere ve mevzuatları gereği bütçe dışı ödemelere ilişkin ön ödeme belgelerini, İlgili mevzuatları gereğince; - Tüketim mal ve malzeme alımları, - Demirbaş, makine teçhizat ve taşıt alım giderleri, - Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderleri, - Makine teçhizat demirbaş bakım onarım giderleri, taşıma giderleri, kira bedelleri, - Çeşitli hizmet alımları, - Temsil ağırlama tören fuar ve tanıtma giderleri, - Sanat eseri alımları, - Ulaştırma ve haberleşme giderleri, - Taşınmaz mal alım bedelleri, - Kamulaştırma bedelleri, - Yapı, tesis ve onarım giderleri, - Katılma payı sermaye teşkilleri yardım pay ve benzeri giderler, - Borç, - Boş lojman giderleri, - Huzur hakkı, ödül ve ikramiyeler, - Mahkeme harç ve giderleri, - Kurs ve toplantılara katılma giderleri, - Bey iye aidatları, - Bilirkişi, adli yardım, kovuşturma ve uzlaştırma giderleri, - İlan giderleri, - Seçim giderleri, - İl Özel İdaresince ödenen muhtar maaşlarına ait giderler, - Adalet Bakanlığı na bağlı cezaevlerindeki tutuklu ve hükümlülerinin Tedavi Giderleri, - Er ve erbaşların harçlıkları ile tedavi giderleri, 8 8

9 - Türk öğrencilerin bursları ile yabancı uyruklu öğrencilerin burs ve tedavi giderleri, sayılı Mesleki Eğitim Kanunu gereğince uygulamalı eğitim yapan öğrenci harçlıkları, belgelerini tetkik etmek üzere tahakkuk evrakı teslim listesi ile teslim almak, hata ve noksanlık olması halinde hata ve noksanı bulunan tahakkuk evrakı listesi ile iade etmek, sisteme veri girişini yapmak ve mevzuatı gereği vergi borcu sorgulaması gereken ödeme belgelerinin sistem üzerinden sorgulamasını yapmak, sayılı Askerlik Kanununun ilgili maddesi uyarınca bedelli askerlik uygulaması kapsamında toplanan kaynağın kullanımı, muhasebeleştirilmesi ile özel hesabın işleyişine dair esaslar çerçevesinde; ilgili kamu kurumlarından gelen ödeme evraklarını kontrol ederek, Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğünce ödenmesine esas olmak üzere tetkik etmektir Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin taşınırlarına ilişkin, hizmet verilen harcama birimlerinin taşınır işlemlerinin muhasebe kayıtlarını tutmaktır Yapı Denetim İşlemleri Servisi 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun gereğince, yapı sahipleri tarafından Müdürlük hesabına yatırılan yapı denetim hizmet bedellerini alacaklılarına ödenmek üzere emanet hesabında izlemektir Banka Servisi Genel Bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin nakit ihtiyaçlarını KEÖS üzerinden talep etmek ve karşılanan tutarların ödemelerini yapmak, 9 9

10 2.5.2.Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdarelerinin Ödeme ve Tahsilat İşlemlerinin Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesine İlişkin Usul ve Esaslar uyarınca vergi dairelerinin red ve iade ödemelerinin KEÖS üzerinden ödemesini yapmak, Kişi ve kurumlar tarafından bankaya yatırılan paraların muhasebeleştirme işlemlerini yapmaktır Emanetler Servisi Mali yıl içinde ödeme emri belgesine bağlandığı halde, nakit yetersizliği veya hak sahibinin müracaat etmemesi nedeniyle ilgililerine ödenemeyen bütçe emaneti tutarlarını emanet hesaplarına almak, ilgililerin hesabına aktarmak, zamanaşımına uğrayanları gelir kaydetmek, Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde bir taahhüde ve harcama talimatına dayanmayan giderlere ilişkin olup, Bakanlıkça belirlenecek ekonomik kodlardan yapılan ve bütçede ödeneği öngörülmüş olmakla birlikte, oluştuğu yer ve zamanda ödeneği bulunmadığı için ödenemeyen giderlerden kaynaklanan bütçeleştirilecek borçları emanet hesaplarına almak, ödeneği gelmesi halinde ilgililerin hesabına göndermek, Mevzuatları gereği nakden veya mahsuben tahsil edilen depozito ve teminatlardan; İhale Teminatları, Adli Teminatlar, Gümrük Mevzuatı Uyarınca Alınan Teminatlar, Döviz Cinsinden Alınan Teminatlar, Beyan Edilen Gümrük Vergileri ve %10 Fazlaları Depozitoları, Maden Ruhsatı Teminatları, emanet hesaplarına almak, ilgililerin hesabına göndermek, zamanaşımına uğrayanları gelir kaydetmek, Emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen; Pansiyon % 12' leri, Aidatlar, Oyak Kesintileri, Resmi Daire ve Kurumlara Ait 6183 Sayılı Kanuna Göre Tahsil Edilen Emanetler, 10 1

11 Resmi Daire ve Kurumlara Ait Diğer Emanetler, Ölen Kimselere Ait Paralar, Vergi Dışı Gelirlerden Yapılacak İadeler, Fazla ve Yersiz Tahsilat, Personele Ait Emanetler, Yüklenicilerden Yapılan İhtiyat Kesintileri, /B Kapsamında Alınan Başvuru Bedeli, /B Kapsamında Tahsil Edilen Kredi Bedelleri, Kişilere Ait Diğer Emanetler, Muhasebe Birimi Nezdinde Açtırılan Krediler, Niteliği Belli Olmayan Paralar, Tapu Akit Ücretleri, Sayılı Kaçakçılık ile Mücadele Kanununa Göre Dağıtılacak Para Cezaları, Özel Tahakkuklardan Emanete Alınanlar, Sendikalara Ait Kesintiler, Başka Muhasebe Birimleri Adına Yapılan Kesintiler, Emanet Niteliğindeki Diğer Kesintiler, tutarlarını emanet hesap kodlarına kaydetmek, mevzuatları gereği süresi içerisinde ilgili kurum, kuruluş hesabına aktarmak, zamanaşımına tabi olan emanet tutarlarından zamanaşımına uğrayanları gelir kaydetmek, İlgili mevzuatı gereğince, Sosyal Güvenlik Kurumu adına prim olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen emanet tutarlarını muhasebeleştirmek ve tahsil edilen prim tutarlarını mevzuatında belirtilen süre içerisinde Kurum hesabına göndermek, sayılı Kefalet Kanunu gereğince nakden veya mahsuben tahsil edilen emanet tutarlarını muhasebeleştirmek ve tahsil edilen kesintileri mevzuatında belirtilen süre içerisinde Sandık hesabına göndermek, sayılı Çevre Kanunu gereği tahsil edilen idari para cezalarından %50 kurum payını ilgili Kuruma göndermek, Nakden veya mahsuben tahsil edilen bütçe gelirlerinden özel kanunları gereğince, mahalli idareler ve fonlar ile diğer kurumlara aktarılmak üzere hesaplanan paylar ve bütçe gelirleri ile birlikte tahsil edilen diğer kamu 11 1

12 idarelerine ait payları emanet hesaplarına almak, mevzuatında belirtilen süre içerisinde ilgili hesaplara aktarmak, Anayasa Mahkemesince kapatılmasına karar verilen siyasi partilerin Milli Emlak Birimlerine intikal ettirilen ve para ile ifade edilen varlıklarını Emanetler Hesaplarında takip etmek, 2.7. İcra İşlemleri Servisi 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu hükümlerine göre haklarında icra takibine geçilen kamu çalışanları ile ilgili olarak, icra müdürlüklerinden kurumlarına intikal eden haciz kararları üzerine icra ile ilgili gerekli işlemleri yapmaktır Personel/Özlük Servisleri Müdürlük personelinin göreve başlayış, görevden ayrılış, görevlendirme, fazla çalışma, disiplin, izin, rapor, mal bildirimi, kimlik, emeklilik ve benzeri özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarını Personel Müdürlüğü ile yapmak, Özlük işlemleri ile ilgili konulardaki dilekçeleri Personel Müdürlüğüne göndermek, Maaş, terfi farkı, fazla çalışma ücreti, sosyal yardım ve harcırah ödemelerini gerçekleştirmek, 2.9. Görüş, Uygulama ve Rapor Servisi sayılı Kanun ile 178 sayılı KHK gereğince ilgili kurum, kuruluş ve kişilerce istenilen bilgi ve görüşlerin, kanuni dayanakları araştırılarak Defterdarlık görüşünü hazırlamak, gerektiğinde konuyu Bakanlığa ileterek alınacak görüşü ilgili yerlere bildirmek, İş ve işlemlerle ilgili düzenlenen raporlara cevap vermek ve gereğini yapmaktır Satın Alma (İdari ve Mali İşler) Servisi Muhasebe biriminin satın alma (idari ve mali işler) hizmetlerini yürütmektir. 12 1

13 2.11. Yevmiye Servisi Müdürlükte hizmet veren tüm servislerde yapılan iş ve işlemler sonucu düzenlenen ödeme emri belgesi ve muhasebe işlem fişlerini ilgili servislerden teslim almak, Ödeme belgeleri ile muhasebe işlem fişlerinin ikinci nüshalarını yevmiye sırasına göre günlük olarak dosyalamak, Ay sonunda günlük olarak ayrılan ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerinin birinci suretleri ekleriyle birlikte dosyalanarak iç ve dış denetime hazır halde tutmaktır Bilgi İşlem Servisi Defterdarlığa bağlı muhasebe birimlerinin; çağrı takip sisteminde açık ve kapatılmış olan çağrıların mahiyetlerini araştırmak ve takip etmek, Say2000i sistemi kapsamındaki donanımların envanter kayıtlarını tutmak, arıza ve bakım işlerini takip etmek, kullanıcılara yönelik sorunları gidermek, Mahalli idarelere mali istatistik verilerinin sisteme girişinin yapılabilmesi için şifre zarflarını vermek, veri girişlerinin yapılmasını sağlamak, Harcama birimlerinin KBS ve HYS kullanıcılarına şifre zarflarını vermek, dairelerin sistemde tanımlanması işlemini yapmaktır Evrak Kayıt ve Arşiv İşlemleri Servisi Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen ve Müdürlükten giden her türlü belge ile gerçek kişilerin taleplerini içeren yazıları kayda almak, Müdürlüğe gelen evrakları içeriğine göre tasnif ederek ilgili servis yöneticilerine teslim etmek, Müdürlüğe gelen ve giden evraklardan muhafaza edilmesi gerekenleri dosyalamak, Müdürlüğün arşiv iş ve işlemlerini mevzuatına göre yapmaktır. 13 1

14 2.14. Maaş İşlemleri Kişi Borçları Servisi Genel Bütçeli İdarelere ait harcama birimlerinin; Aylık ve özlük hakları ile 6245 sayılı Harcırah Kanunu gereğince, kamu personeline ödenen yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluğu, yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluğu, seyyar görev tazminatı ve emekliye ayrılan personele ödenen tazminata ilişkin ödeme belgelerini, 5018 sayılı Kanun ile Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik gereğince, harcama birimlerinin ön ödeme şeklinde ödeme ve mahsup işlemlerini yapmak üzere ve mevzuatları gereği bütçe dışı ödemelere ilişkin ön ödeme belgelerini, Kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacaklar; sayılı Devlet Memurları Kanununun 13 üncü maddesi uyarınca yürürlüğe konulan Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi, Amirlerinin Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre alınması gereken tutarlar, Mecburi hizmet kaydı ile çeşitli okullarda okutturulan veya staj için gönderilen memur, öğretmen, öğrenci ve benzerlerinden başarılı olamayan veya herhangi bir şekilde akdi ihlal edenlerden alınması gereken tutarlar, Veznedarların muhafazası altında bulunan para, menkul kıymet ve değerli kâğıtlardan noksan çıkan veya zimmete geçirilen tutarlardan bu hesaba kaydedilmesine karar verilenler, Bütçe giderleri hesabı dışındaki diğer hesaplara borç veya alacak kaydı suretiyle verildiği, alındığı veya gönderildiği halde çalınan, zayi olan, fazla veya yersiz verilen veya noksan çıkan tutarlar, Bütçe içi veya bütçe dışı olarak verilen veya gönderilen ön ödemelerden süresinde mahsup edilmeyen veya zimmete geçirilen tutarlar, 14 1

15 Tahsildar, veznedar veya bu işlerle görevlendirilmiş bulunan memur ve mutemetler tarafından alındı veya diğer resmi belgeler karşılığında tahsil edildikten sonra zimmete geçirilen veya kaybedilen tutarlar, Bakanlıkça borç kaydedilmesi bildirilen tutarlar ile yukarıda belirtilen tutarlar için tahakkuk ettirilecek faizler, için kişilerden alacaklar izleme dosyası açmak ve borç kaydetmektir Mali İşlemler Servisi Personel Maaş Ödeme İşlemleri (1) Aylık ödenmesi süreci; ödeme döneminin gelmesi ve aşağıda listelenen evrakların mutemetlik birimine ulaşmasıyla birlikte, ilgili bilgilerin elektronik maaş bilgi girişinin yapılması ile başlar. a) İlk atamalarda atama onayı ve işe başlama yazısının, b) Naklen atamalarda atama onayı, işe başlama yazısı ve Personel Nakil Bildiriminin, c) Derece ilerlemelerinde terfi onayının, otomatik olarak yapılan kademe ilerlemelerinde ise buna ilişkin listenin, ç) Görevden uzaklaştırmalarda yetkili makamın onayı veya yazısının, d) Görevden uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde yetkili makamın onayı ve göreve başlama yazısının, e) Görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları sürelere ait aylıklarının ödenmesinde harcama talimatının, g) Aylıksız izin ve askerlik için görevden ayrılmalarda yetkili makamın onayı ve görevden ayrılış yazısının, h) Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda yetkili makamın onayı ve göreve başlama yazısının, ı) Yabancı dil tazminatı için yabancı dil sınav sonuç belgesinin, 15 1

16 i) Evlenme yardımı için Aile Yardımı Bildiriminin, j) Aile yardımı için, Aile Yardımı Bildirimi ile memurun kendisi veya bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerinden birisinin sakatlığı bulunması halinde sakatlık derecesini gösterir rapor ile Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylandıktan sonra indirim tutarına ilişkin yazının, k) Nakden verilmesi gereken giyecek yardımı ödemelerinde, Harcama Yetkilisi onayı ve Çeşitli Ödemeler Bordrosunun, l) Asgari geçim indirimi tutarının belirlenmesi için ilgili personel tarafından düzenlenen Aile Durum Bildirimi Formunun, m) İcra, nafaka, taahhütlü borç vb. kişi borcu kesintilerine ilişkin bilgilerin muhasebe birimine teslim edilerek kesinti oranının belirlenmesi, sendika üyelik formunun gelmesi, n) Özel Hizmet Tazminatı, Ek Tazminat vb. tazminatların belirlenmesi, (2) KBS ve Say2000i sistemine ilgili aya ilişkin bilgi girişleri yapıldıktan sonra Muhasebe Müdürlüğü tarafından sistem üzerinden maaş hesaplama işlemi yaptırılır ve Ödeme Emri Belgesi ve ödemeye esas belgeler KBS sisteminden çıktı olarak alınır. (3) Sistemden çıktısı alınan belgeler iki takım olarak hazırlanır. Takımlardan birimde kalacak olana imza kaşe vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. (4) Onaylanan Maaş dosyası, Muhasebe Müdürlüğüne Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığı elden teslim edilir. (5) Maaş ödemesi yapılacak personelin bilgilerini ve yapılacak ödeme miktarını gösteren banka listesi, maaş ödemelerinin yapıldığı banka şubesine KBS sistemi üzerinden elektronik olarak aktarılır. Aynı zamanda bu liste bankanın bilgi işlem merkezine elektronik posta yoluyla ve elden teslim edilir. (6) İlgili döneme ilişkin sosyal güvenlik prim bilgileri Kamu Hesapları Bilgi Sisteminden alınır ve Sosyal Güvenlik Kurumuna ait Kesenek Bilgi Sistemi üzerinden anılan Kuruma elektronik ortamda gönderilir. Söz konusu sistemlerde onaylanan prim bilgilerinin dökümü alınarak Muhasebe Birimine elden teslim edilir. 16 1

17 Yolluk Ödeme İşlemleri 6245 sayılı Harcırah Kanunu gereğince; (1) Müdürlüğümüzde geçici veye sürekli olarak memuriyet mahalli dışına görevlendirilen personelin görev yolluğu ile emekli olan personelin emekli yolluğu talepleri ile süreç başlar. (2) Yapılan talep ekinde alınan evraklar (Görevlendirme Yazısı veya Harcama Talimatı, Yurtiçi/Yurtdışı geçici-sürekli görev yolluğu bildirimi, fatura ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 27. maddesinde belirtilen diğer belgeler) şekil ve içerik yönünden incelenir. Hatalı veya eksik evrak olduğu tespit edilen talepler iade edilir. (3) Talepleri uygun olan evraklardaki veriler SGB.Net ve KBS sisteminin ilgili modüllerine kaydedilerek, ilgilinin alacağı hesaplanır. (4) KBS Sisteminden Yolluk Bildirimi, Ödeme Emri Belgesi veya avans verilecekse Muhasebe İşlem Fişi çıktı olarak alınır. Diğer kanıtlayıcı belgelerin tasnifi yapıldıktan sonra, biri kendi harcama birimimizde diğeri Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmek üzere Ödeme Emri Belgesi iki takım olarak hazırlanır. (5) Hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve eklerinin birimde kalacak kısma imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (6) İmzalanan Ödeme Emri Belgesi ve eklerinden Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilecek olanı, Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilir. (7) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır Ölüm Yardımı Ödeme İşlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 208. maddesi gereğince; 17 1

18 (1) İlgili personelin ölüm yardımından faydalanmak üzere Ölüm raporu, dilekçe, veraset ilamı, vukuatlı aile nüfus kaydı örneği ve gerekli olduğu hallerde noter onaylı vekaletnamenin tahakkuk birimine ulaşması ile süreç başlar. (2) Veriler KBS ve SGB.Net sistemine girilerek yapılacak yardım hesaplanır. (3) KBS sisteminden bordro ve Ödeme Emri Belgesi çıktı olarak alınır. (4) Sistemden çıktısı alınan belgeler ile kanıtlayıcı belgelerin tasnifi yapıldıktan sonra biri birimde diğeri Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmek üzere Ödeme Emri Belgesi iki takım olarak hazırlanır. (5) Hazırlanan takımlardan birimde kalacak olan Ödeme Emri Belgesine imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (6) Onaylanan belge ve eklerden Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilecek olanı, ödeme emri belgesi teslim tutanağı ile imza karşılığında muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilir. (7) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri a) Doğrudan Temin İşlemleri (1) Satın alınması düşünülen mal/hizmetin bütçe tertibinin tespiti ve ilgili tertipte ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi ile süreç başlar. (2) Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok, ise müdürlükçe, ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. 18 1

19 (3) Ödenek var ise alınması istenilen mal/hizmet için piyasa fiyat araştırması yapılarak fiyatlar yazılı/sözlü olarak tespit edilir ve işin yaklaşık maliyeti belirlenir. SGB.Net sisteminden süreç başlatılarak Yaklaşık Maliyet Cetveli ve Onay Belgesi oluşturulur. (4) Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan onay belgesinde Harcama yetkilisi tarafından görevlendirilen personel tarafından tekrar Piyasa Fiyat Araştırması yapılarak en uygun fiyat teklifi belirlenir. SGB.Net sisteminden Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı düzenlenerek alım yapılacak firma belirlenir ve görevlendirilen personel tarafından imzalanır. (5) Sözleşme düzenlenmesi gereken hallerde, fiyatı uygun görülen firma ile sözleşme düzenlenir. Sözleşme yüklenici adına ilgili firma yetkilisine imzalatılır. Sıralı amirlerince paraflanan sözleşme metni Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak işlem tamamlanmış olur. (6) Sözleşme düzenlenmesine gerek yok ise, firma ile yazılı/sözlü olarak malın/malzemenin teslimi veya hizmetin yapılmasına ilişkin bildirimde bulunulur. (7) Yüklenici firma söz konusu irsaliye/fatura ile birlikte idarenin göstereceği yere malzemeleri teslim eder. Hizmet işi ise, tam ve eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sonra idareye faturası verilir. (8) Alıma ilişkin olarak SGB.net üzerinden düzenlenen Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı, Komisyon üyelerince alınan mal/hizmet işinin görülmesi halinde imzalanır. (9) Muayene ve Kabul Komisyon tutanağının imzalanmasından sonra Taşınır İşlem fişi düzenlenir. (10) Süreç aşamasındaki bütün evraklar Ödeme Emri Belgesine bağlanır. Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile birlikte imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilerek süreç tamamlanır. b) Ödeme İşlemleri (1) Faturanın gelmesiyle süreç başlar. 19 1

20 (2) Fatura ve yapılacak ödemenin mahiyeti, ilgili olduğu mevzuat yönünden incelenir. Faturadaki hesaplamalar teyit edilerek kontrolü yapılır. (3) Ödeme yapılacak firmaya ait vergi numarası ile SGB.Net sisteminde vergi borcu sorgulaması yapılarak Ödeme Emri Belgesine bağlanmak üzere sistemden çıktı alınır. (4) 3 sıra nolu Tahsilat Genel Tebliği hükmü gereğince ödeme yapılacak firmaya ait işyeri sicil numarası ile SGK Borç Sorgulama Ekranı üzerinden prim borcu sorgulaması yapılarak Ödeme Emri Belgesine bağlanmak üzere sistemden çıktı alınır. (5) İşin ihale aşamasında SGB.Net sisteminde başlatılan sürece ait numara kullanılarak harcama girişi yapılır. Fatura ve hak ediş evrakında yer alan veriler sistemin yönlendirdiği ekranlara sırasıyla girilir. (6) Damga Vergisi, KDV Tevkifatı, varsı idari para cezaları ve diğer kesintiler hesaplanır borç ve alacak sütunları muhasebe hesap kodları kullanılmak suretiyle doldurulur. Ödeme yapılacak firmaya ait banka bilgileri, vergi numarası ile açıklama bölümü doldurularak Ödeme Emri Belgesi oluşturulur. (7) Hazırlanıp tasnifi yapılan Ödeme Emri Belgesi ve ekleri sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (8) Onaylanan Ödeme Emri ve Belgeleri, Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine verilir. (9) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır. c) Ön Ödeme ve Satın Alma İşlemleri I. Ön Ödeme İşlemleri (a) Hizmet alma talebinin gelmesi ile süreç başlar. 20 2

21 (b) Talep edilen hizmet tertibi tespit edilir ve ilgili tertipte yeterli ödenek bulunup bulunmadığı kontrol edilir. (c) Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok ise, Bakanlık ile yapılan yazılı/sözlü görüşme neticesinde ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. Ödenek temin edilemeyecekse talep ilgili servise iade edilir. (d) Ödenek var ise, alınması istenilen hizmet için kurumca belirlenmiş rakamlar/fiyatlar tespit edilerek işin yaklaşık maliyeti belirlenir. SGB.Net sisteminden süreç başlatılarak Harcama Talimatı oluşturulur. (e) Alım işleminin avans limitleri içerisinde mi yoksa kredilimi yapılacağı, kredili yapılacak ise kredi talepnamesi düzenlenip düzenlenmeyeceği tespit edilir. Kredi talepnamesi Harcama Yetkilisince imzalanır ve Muhasebe Müdürlüğüne gönderilerek kredi izninin verilmesi beklenir. (f) Harcama Talimatının alınması sonrası hem avanslarda hem de kredili işlemlerde SGB.Net ve KBS sistemlerinde Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. (g) Hizmet alımını yapacak yetkili mutemet avansın çekilmesine müteakip gerekli hizmeti satın alır. (h) Faturaları ve diğer belgeleri ödeme emri belgesine bağlayarak sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Onay alındıktan sonra Ödeme Emri Belgesi, varsa avans bakiyesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilir. II. Satın Alma İşlemleri (l) Satın alma talebinin gelmesi ile süreç başlar. (2) Talep edilen mal/malzeme/hizmet tertibi tespit edilir ve ilgili tertipte yeterli ödenek bulunup bulunmadığı kontrol edilir. 21 2

22 (3) Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok ise, Bakanlık ile yapılan yazılı/sözlü görüşme neticesinde ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. Ödenek temin edilemeyecekse talep ilgili servise iade edilir. (4) Ödenek var ise, alınması istenilen mal/malzeme/hizmet için piyasadan yada kurumlarca belirlenmiş fiyatlar yazılı/sözlü olarak tespit edilerek işin yaklaşık maliyeti belirlenir. SGB.Net sisteminden süreç başlatılarak Yaklaşık Maliyet Cetveli ve Harcama Talimatı oluşturulur. (5) Alım işleminin avans limitleri içerisinde mi yoksa kredili mi yapılacağı, kredili yapılacak ise kredi talepnamesi düzenlenip düzenlenmeyeceği tespit edilir. Kredi talepnamesi Harcama Yetkilisince imzalanır ve Muhasebe Müdürlüğüne gönderilerek kredi izninin verilmesi beklenir. (6) Harcama Talimatının alınması sonrası hem avanslarda hem de kredili işlemlerde SGB.Net ve KBS sistemlerinde Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. Yalnız kredi müsaadesi gerektiren hallerde kredi izni alınmasından sonra Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. (7) Alımın piyasadan yapılacak olması halinde harcama talimatında harcama Yetkilisince görevlendirilmiş olan Piyasa Fiyat Araştırması yapmakla görevli personel tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak tutanak düzenlenir ve görevlilerce imzalanır. (8) Alımın Resmi Kurumdan temin edilmesi durumunda ilgili kuruma resmi yazı yazılır. (9) Fiyatı uygun görülen firmaya yazılı/sözlü olarak mal/malzeme/hizmetin teslim edilmesi bildirildikten sonra mal ve malzemeler için Muayene ve Kabul Komisyonu, hizmet alımları için Hizmet İşleri Kabul Komisyon Tutanağı düzenlenerek teslim alınır. (10) Mal ve malzeme alımları için Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince Taşınır İşlem fişi düzenlenir. 22 2

23 (11) Sürece ait tutanaklar ve diğer evraklar Ödeme Emri Belgesine bağlanarak sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Onay alındıktan sonra Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilir. Madde 10 Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin sürekliliğini temin etmek ve kurumsal hafıza oluşturmak için 3 er aylık periyotlar halinde hizmet içi eğitimler yaparak personelin birim işlemlerini tanımaları ve uygulamada karşılaşılan sorunların çözümüne yönelik istişarelerde bulunulması sağlanır. Madde 11- Yürürlük Bu Yönerge Muhasebe Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer. Madde 12 Yürütme Bu Yönerge Hükümlerini Muhasebe Müdürü yürütür. 23 2