İç Denetim Birimi Tarihleri Arasındaki Faaliyetlerine İlişkin DÖNEMSEL RAPOR

Transkript

1 T.C. MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ İç Denetim Birimi Tarihleri Arasındaki Faaliyetlerine İlişkin DÖNEMSEL RAPOR ler Sertifika A A Tarihi :

2 I. G İ R İ Ş Bu, Rektörlük Makamını bilgilendirme amaçlı I. Dönemsel olarak hazırlanmış olup, İç Denetim Birimi nin tarihleri arasındaki faaliyetlerini kapsamaktadır. İç Denetim Koordinasyon Kurulu nun /7 sayılı kararı ile yürürlüğe giren Kamu İç Denetim Rehberinin 3.8-Dönemsel lama bölümünde yer alan hükümlere göre düzenlenmiştir. Kamu İç Denetim Standartlarına uygun olarak İç Denetim Planları ve yıllık İç Denetim Programlarına göre yapılan denetimler, incelemeler, danışmanlık ve izleme görevlerine ilişkin uygulama sonuçları raporun konusunu oluşturmaktadır. II. GERÇEKLEŞTİRİLEN DENETİM, DANIŞMANLIK VE İNCELEME FAALİYETLERİ A) Denetim Faaliyetleri Yılı Denetim ları Tarihi / / / / /04 un Konusu Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı İktisadi İşletmesi Faaliyetleri Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı Konukevi faaliyetleri Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı Spor Tesisleri Gelirleri Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı Uygulama Kreşi faaliyetleri u Düzenleyen Yılı Denetim ları 1 Tarihi / / /02 un Konusu Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığınca 2008 Yılında Yapılan Bakım Onarım İşlerinin İhaleleri ve Bakım Onarım ile ilgili Doğrudan Temin Alımları Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü 2008 Yılında İhalesi Yapılan Satın Alma İşlemleri, İhaleleri u Düzenleyen 1

3 / /01 Genel Sekreterlik Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi Bilimsel Araştırma Projeleri Harcamaları Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı yapım ihaleleri /02 MKÜ Uygulama ve Araştırma Hastanesi bütçesinden yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım ve onarım işlerinin denetimi Yılı Denetim ları Tarihi / / /02 Sistem- Sistem- un Konusu Su Ürünleri Fakültesinin Sistem Denetimi ile Yılları Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Denetimi Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Sistem Denetimi ile Yılları Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Denetimi u Düzenleyen Yılı Denetim ları Tarihi / / / / / /02 un Konusu u Düzenleyen Sistem İskenderun M.Y.O. sistem denetimi İskenderun M.Y.O. uygunluk denetimi Reyhanlı M.Y.O yılları mal ve hizmet alımlarının uygunluk denetimi Sistem- Mustafa Yazıcı Devlet Konservatuarı kalite yönetimi ve iç kontrol sistemi denetimi ile yıllarında yapılan mal ve Sistem- hizmet alımları uygunluk denetimi. Kırıkhan M.Y.O. Sistem denetimi ile yıllarında yapılan mal ve hizmet alımlarına ilişkin uygunluk denetimi. 2

4 Yılı Denetim ları Tarihi / /01 un Konusu Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Akademik Personel Görevlendirme Ve Ek Ders Uygulamaları Süreçlerinin Denetimi udüzenleyen /02 Hassa Meslek Yüksekokulu Akademik Personeli Ders Görevlendirmeleri Ek Ders Ücretleri Tahakkuk Ve Ödemeleri Süreçlerinin Denetimi / /04 Dörtyol Meslek Yüksekokulu Akademik Personeli Ders Görevlendirmeleri, Ek Ders Ücretleri Tahakkuk Ve Ödemeleri Süreçlerinin Denetimi Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Akademik Personeli Ders Görevlendirmeleri, Ek Ders Ücretleri Tahakkuk Ve Ödemeleri Süreçlerinin Denetimi /05 İskenderun Meslek Yüksekokulu Akademik Personeli Ders Görevlendirmeleri, Ek Ders Ücretleri Tahakkuk Ve Ödemeleri Süreçlerinin Denetimi / 2013/06 Antakya Meslek Yüksekokulu Akademik Personeli Ders Görevlendirmeleri, Ek Ders Ücretleri Tahakkuk Ve Ödemeleri Süreçlerinin Denetimi 3

5 B) ve Danışmanlık Faaliyetleri Yılı ve Danışmanlık ları 1 Tarihi / /01 Danışmanlık un Konusu Akademik birimlerin faaliyet alanlarına göre iş kapasiteleri ile personelin sayı ve nitelik olarak yeterliklerinin değerlendirilmesi u Düzenleyen Yılı ve Danışmanlık ları Tarih / / / /03 Danışmanlık un Konusu İskenderun M.Y.O. bilgisayar alımı ihalesine dair şikayetin incelenmesi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından yapılan Kampüs Altyapı Proje ihalesi İşlemlerinin İncelenmesi MKÜ İdari birimlerinin faaliyet alanlarına göre iş kapasiteleri ile personelin sayı ve nitelik olarak yeterliklerinin değerlendirilmesi u Düzenleyen /04 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığınca yapılan yemek hizmet alımı ihaleleri işlemlerinin incelenmesi Yılı ve Danışmanlık ları Tarih / /01 Danışmanlık /01 un Konusu M.K.Ü. akademik ve idari teşkilat yapılanması ile fonksiyonlarının, etkinliğinin arttırılması çalışmalarının incelenmesi ve değerlendirilmesi Veteriner Fakültesi İkmal İnşaatı ihalesi iptali, incelenmesi u Düzenleyen /2 M.K.Ü. Tayfur Sökmen Kampüsü Altyapı İkmal İnşaatı 4

6 Yılı ve Danışmanlık ları 1 Tarihi / / / /01 un Konusu Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığınca 5510 sayılı Yasanın 81 nci Maddesine Göre Hazinece Karşılanan Teşvik Primlerinin Hakediş Ödemelerinden Kesilip- Kesilmediğinin İncelenmesidir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığınca 5510 sayılı Yasanın 81. Maddesine Göre Hazinece Karşılanan Teşvik Primlerinin Hak ediş Ödemelerinden Kesilip- Kesilmediğinin İncelenmesidir. M.K.Ü. öğrencileri I.öğretim katkı payları ile II.öğretim harçlarının tahsilatı ve banka hesaplarına yatırılmasına dair işlemlerin incelenmesi u Düzenleyen /02 M.K.Ü.öğrencileri I.öğretim katkı payları ile II. öğretim harçlarının talimat dışında farklı hesaplara aktarılması ve öğrencilerin ferdi kaza sigortası primlerinin tahsilatına dair şikayetlerin incelenmesi Yılı ve Danışmanlık ları Tarihi / / / / / 04 u Düzenleyen un Konusu Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına Bağlı İktisadi İşletmelerin 2010 Yılı Gelir ve Giderlerinin İncelenmesi M.K.Ü. Mustafa Yazıcı Devlet Konservatuarının Taşınır Malları ile ilgili Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığında Çalışan Bazı Personelin almış olduğu arazi tazminatı ile ilgili inceleme 2010/57823 İhale Kayıt Eğitim Öğretim Yılı 5

7 /01 Yemek Hizmet Alımı İhalesi İle İlgili Şikayetin İncelenmesidir. Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bağlı Lokal ve Misafirhanenin 2010 yılı hesapları ve işlemlerinin incelenmesi /02 Fen-Edebiyat Fakültesince yapılan kalorifer yakıtı alımı ihalesi ile ilgili dosyaların incelenmesi /03 Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı tarafından yapılan ve iptal edilen Mühendislik Fakültesi ek bina inşaatı ihalesi işlemlerine ait dosyaların incelenmesi /04 M.K.Ü. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezinin ihtiyacı için yapılan mal ve hizmet alımları ihale işlemlerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi /05 Zeynel Abidin ZORLU ya ait Şikayet dilekçesinde yer alan Hukuk Müşaviri Süleyman TENEKECİOĞLU ile ilgili işlemlerin incelenmesi Yılı ve Danışmanlık ları 1 Tarihi / /01 Danışmanlık /01 Danışmanlık un Konusu M.K.Ü. Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü Döner Sermaye Gelirlerinden Yapılacak Ek Ödemenin Dağıtılmasında Uyulacak Usul ve Esasları Yönerge Taslağının İncelenmesi M.K.Ü. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından ayrı ayrı yapılan özel güvenlik hizmet alımı ihalelerinin birleştirilmesi u Düzenleyen 6

8 Yılı ve Danışmanlık ları 1 Tarihi / /01 Danışmanlık un Konusu Denizcilik Fakültesi İhalesi ile ilgili İşlemlerin danışmanlık kapsamında incelenmesi u Düzenleyen /02 Danışmanlık Rektörlük Makamının tarih ve sayılı yazısı ve eklerine istinaden Ön Mali Kontrol u ile ilgili işlemlerin incelenmesi /03 Danışmanlık Mustafa Kemal Üniversitesi Rektörlüğü Personel Daire Başkanlığının tarih ve / sayılı yazısı ve eklerinin (Sözleşmeli Personel ile ilgili işlemlerin ) incelenmesi /04 Danışmanlık Rektörlük Makamının tarih ve /8957 sayılı yazısı ve ekindeki belgelerle ilgili (Döner Sermaye Gelirleri) işlemlerin danışmanlık kapsamında incelenmesi /05 Rektörlük Makamının tarih ve / sayılı yazılarına istinaden Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesinin 2012 yılı bütçesinden bedeli ödenmek üzere yapılan 2012/140131, 2012/82960 ve 2012/84538 kayıt nolu ihalelerle ilgili inceleme /06 Mustafa Kemal Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi Plastik ve Rekonstrüktif Cerrahi Ana Bilim dalına ait işlemlerin danışmanlık kapsamında incelenmesi 7

9 III - İZLEME SONUÇLARI Bulguların Durumu Denetim Konusu Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü 2008 Yılında İhalesi Yapılan Satın Alma İşlemlerinin İhaleleri Su Ürünleri Fakültesinin Sistem Denetimi ile Yılları Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Denetimi Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Sistem Denetimi ile Yılları Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Denetimi İskenderun M.Y.O Yılı sistem denetimi M.K.Ü. Mustafa Yazıcı Devlet Konservatuarı kalite yönetimi ve iç kontrol sistemi denetimi ile yıllarında yapılan mal ve hizmet alımlarına ilişkin uygunluk denetimi. Antakya Meslek Yüksekokulu Akademik Personeli Ders Görevlendirmeleri, Ek Ders Ücretleri Tahakkuk ve Ödemeleri Süreçlerinin Denetimi Bulguların Sayısı Tamamlanan Ek Süre Verilen 1 1 Tamamlanmayan Riski Üstlenilen 8

10 IV KRİTİK BULGU VE ÖNERİLER Üniversitemiz genelinde benzerlik gösteren ve kurumsal itibarın zedelenmesine yol açabilecek düzeyde kritik bulgulara yer verilen aşağıdaki değerlendirmeler, üst yönetimin dikkatine sunulmuştur. 1) Denetim Konusu Bulgu Akademik personelin ders görevlendirmeleri, ek ders ücretleri tahakkukları ve ödemeleri ile ilgili süreçlerin uygunluk denetimi Görevli öğretim elemanı bulunmayan dersler için Akademik bölümlerin ihtiyaç tespitleri/talepleri alınmadan Üniversitenin diğer akademik birimlerinden yazılı görüş, talep, araştırma, sorgulama yapılmadan açıktan veya üniversite dışındaki kurumlardan ücretli ders görevlendirmeleri yapılması Riskler Öneriler Öğretim elemanı bulunmayan dersler için öncelikle akademik bölümlerin ihtiyaç tespiti ve talepleri alınmadan, diğer akademik birimlerden araştırma ve sorgulama yapılmadan açıktan ve üniversite dışından görevlendirme yapılması halinde; -Görevlendirmenin öğretim elemanı ihtiyacına uygun olmaması, Sayılı Kanunun 31. ve 40/a maddelerindeki gerekçelere göre kendi okullarında ders yükünü doldurmayan ve ücretli ders alabilecek bu alandaki uzman hocaların mağdur olması, -Öğrencilerin yükseköğretim alanında akademik kariyere sahip uzman hocalardan ders alma hakkının önlenmesi, öğrencilerin gözünde üniversite ortamı imajının zedelenmesi, -Açıktan görevlendirilen öğretim elemanlarına sosyal güvenlik primi ödemeleri için fazladan bütçeye yük getirilmesi, Riskleri ve olumsuz etkileri vardır. Her akademik yıl ve dönem başında, ders programına göre okulda öğretim elemanı olmayan dersler için öncelikle akademik bölümlerin ihtiyaca ilişkin tespit ve taleplerinin alınması gerekir. Üniversitenin diğer akademik birimleri arasında araştırmalar, görüşmeler yapılarak ayrıca yazılı sorgulamalar yapılmalı, tüm bu sorgulamalarda temin edilemeyen derslerin hocaları ikinci öncelik olarak üniversite dışındaki eğitim kurumlarından, uzmanlıkları ile tanınmış kamu görevlilerinden ve son çare olarak serbest çalışan uzman kişilerden görevlendirme yapılmalıdır. Öğretim elemanı ihtiyacı karşılanmasında bu prosedüre tam olarak uyulması halinde ancak, yukarıdaki riskler ve olumsuz etkileri dolayısı ile kamu zararı önlenir. 9

11 2) Denetim Konusu Bulgu Riskler Öneriler Akademik personelin ders görevlendirmeleri, ek ders ücretleri tahakkukları ve ödemeleri ile ilgili süreçlerin uygunluk denetimi Açıktan ve üniversite dışındaki kurumlardan ücretli görevlendirilen bazı öğretim elemanlarının mezuniyetleri, uzmanlık alanları ve mesleki deneyimleri ile ilgili olarak yeterli araştırma yapılmadığı, mezuniyetleri ve uzmanlık alanlarını gösteren bilgi ve belgelerin temin edilmediği. Yüksekokulda, yasal kriterlere uygun görev yapmaları için kariyer uzmanlık ve hizmet deneyimleri yeterli olmayan kişilerce verilecek dersler, öncelikle akademik ortam seviyesinin düşmesi, öğrencilerin meslek elemanı olarak yetişmelerindeki eksiklik ve Üniversitemizin dış paydaşlar ve genel kamuoyu nezdinde oluşabilecek imaj zedelenmesi, Riskleri ve olumsuz etkileri vardır. Yüksekokulda ve diğer akademik birimlerde görevli öğretim elemanı bulunmayan dersler için 2547 sayılı Kanun un 31.maddesine göre Üniversite dışındaki kurumlardan ve açıktan görevlendirilecek elemanlar, ilgili dersin gerektirdiği uzmanlık alanları ve hizmet deneyimi araştırılıp yeterli olduğu anlaşıldıktan sonra görevlendirilmelidir. Görevlendirilen elemanların uzmanlık alanı dışındaki dersler için görevlendirilmeleri mümkün değildir. Bu görevlendirme işlemleri, uzmanlık alanı ile sınırlı, yasal mevzuata uygun belgelere ve doğru bilgilere dayanmalıdır. 3) Denetim Konusu Bulgu Risk Akademik personelin ders görevlendirmeleri, ek ders ücretleri tahakkukları ve ödemeleri ile ilgili süreçlerin uygunluk denetimi Yüksekokul kadrosunda olan ve 2547 sayılı Kanun un 13/b-4 maddesi gereğince görevlendirilen bazı öğretim elemanları haftalık mecburi ders yüklerini doldurmadığı halde, aynı ve benzeri dersler için diğer kurumlardan ve açıktan ücretli öğretim elemanı olarak görevlendirme yapılması, Yüksekokulda; kadrolu ve görevli üniversite elemanı ders yüklerini doldurmadığı halde, bu öğretim elemanlarının verebileceği dersler için dışarıdan görevlendirilme yapılması açıkça yasal mevzuata aykırıdır. Bu uygulama; -Fazladan ek ders ücreti ödenmesi, -Açıktan görevlendirilenler için Sosyal Güvenlik Bildirimleri yapılması ve Prim ödenmesi gibi kamu zararlarına sebebiyet verir. Bütçe ödeneklerinin yersiz harcanması, kadrolu ve görevli üniversite öğretim elemanlarının mağdur olması, Üniversitemizin iç ve dış paydaşlar ile genel kamuoyu nezdinde oluşabilecek imaj zedelenmesi, Riskleri ve olumsuz etkileri vardır. 10

12 Öneri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 31.maddesinde, Yüksekokulda kadrolu ve görevli üniversite öğretim elemanı bulunmayan ya da özel bilgi ve uzmanlık isteyen konuların eğitim-öğretim uygulamaları için, kendi uzmanlık alanlarındaki çalışma ve eserleri ile tanınmış kişilerin ders saati ücreti karşılığında görevlendirilebileceği hüküm altına alınmıştır. Ancak, kadrolu öğretim elemanlarının girdiği ve girebileceği başka bölümlerdeki aynı dersler için dışarıdan öğretim elemanı görevlendirilmesi yanlıştır. Çünkü yukarıda belirtildiği üzere fazla ve yersiz ders ücreti ile S.G.K. primi ödenmesine sebep olanlar sorumludurlar sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu nun 11. maddesi ile Ders Yükü Tespiti ve Ekders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar gereğince haftalık zorunlu ders yüklerini doldurmayan kadrolu öğretim elemanı var iken, dışarıdan görevlendirme yapılmasının nedeni, Cevap ve Eylem Planında Yüksekokul yönetimince bildirilmelidir. Bundan sonraki görevlendirmeler öncelikle kadrolu ve görevli üniversite öğretim elemanları arasından yapılmalı, Üniversite öğretim elemanları maaş karşılığı ve mecburi ücretli ders yükünü doldurduktan sonra ve özel uzmanlık gerektiren, kadrolu eleman bulunmayan dersler için dışarıdan görevlendirme yapılmalıdır. 4) Denetim Konusu Bulgu Riskler Öneriler Akademik personelin ders görevlendirmeleri, ek ders ücretleri tahakkukları ve ödemeleri ile ilgili süreçlerin uygunluk denetimi Üniversite dışından ücretli öğretim elemanı olarak görevlendirilen bazı kişilere yasal mevzuata göre haftalık ödenebilecek ders saatlerinden fazla ek ders ücreti tahakkuk ettirilmesi ve ödenmesi Sayılı Kanun un 11.maddesinde, Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar da açıkça belirtildiği halde I. Öğretimde haftalık 20 saat, II. Öğretimde 10 saatten fazla ödeme, haksız ve yersiz ödemedir. Yapılan bu fazla ödemeler, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik de kamu zararı olarak açıklanmıştır. Kamu zararı, görev ve sorumlulukların yerine getirilmemesi, yasal müeyyidelerle karşılaşma, Yüksekokul ve Üniversitemiz açısından itibar riski oluşturmaktadır Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar da I. Öğretimde haftalık 20 saat, II. Öğretimde 10 saat ödeme yapılabileceği, Esaslar ın I/d maddesinde ders saati ücreti karşılığında 31. madde uyarınca öğretim görevlisi olarak görevlendirilenler için ders yükü aranmayacağı belirtilmiştir. Akademik takvime göre dönemler içerisinde ders yükü zorunluluğu aransa da aranmasa da I.öğretimde 20 saat ve II öğretimde 10 saat in üzerindeki dersler için ücret ödenmesi mümkün değildir. Yukarıda belirtilen fazla ödemeler, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereğince ; Bir Yüksekokulda fazla ödemenin geriye tahsili sağlanmış, diğer bir Yüksekokul yönetiminin yersiz direnmesi ve tahsilata dair işlemlerde yavaşlama olması nedeniyle İç Denetim Birimince izlemeye alınmış olup, tahsilat henüz gerçekleşmemiştir. 11

13 V - DİĞER HUSUSLAR 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu nun yürürlüğe girmesi ile birlikte kurumsal mali yapılanmada saydam, ekonomik, etkili, verimli ve hesap verebilirlik vb. çağdaş yönetim anlayışına uygun olarak yetki ve sorumlulukların üstlenmesinde ve iç kontrol sistemlerinin oluşumunda İç Denetim Biriminin destek çalışmaları vardır. Bu anlayışla 2007 yılından beri sürdürülen denetim, inceleme ve danışmanlık görevleri kapsamında, çağdaş kurumsal yapılanmaya yardımcı olabilecek ortak konulara öncelik verilmiştir. Mustafa Kemal Üniversitesi nin kurumsal yapılanmasında sürdürülen gelişmeler, fiziki mekanların yeterli ve uygun hale getirilmesinin yanında, sayı ve nitelik olarak yeterli, kariyer olarak iyi yetişmiş personel istihdamının da önemli olduğu açıktır. Önceki dönemlerde uygulanan denetim programlarında; İdari personel görevlendirmelerinde, ihale uygulamalarında, taşınır mallara ait işlemlerde, akademik personel ders görevlendirmelerinde, ek ders ücretleri tahakkuk ve ödemelerinde, akademik birimler Yönetim Kurulu kararları vb. konularla ilgili tespitler ve düzeltici, telafi edici öneriler yapılmıştır. Bu tespitler ve önerilerimizin uygulanması süreçlerinde bazıları izlemeye alınarak sonuçlandırılması sağlanmıştır. 12