Sistem Yöneticisi Konfigürasyon Klavuzu

Transkript

1 Sistem Yöneticisi Konfigürasyon Klavuzu ABAKUS 360 T-Panel T-CRM 2006, IPera İletişim Teknolojileri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

2 İçindekiler A- Programın Yapısı: Ana Bileşenler a BUKET Kullanıcı Arabirimi Sunucusu b - BUKET Kontrol Merkezi c - BUKET Bağlantı Modülü Yardımcı Bileşenler a - IPera Bağlantı Kontrol Programı IBKP b - IPera Internet Explorer Araç Çubuğu IPeraBAR Hiyerarşik Organizasyon Yapısı... 5 B- Uygulama Konfigürasyonu Kişisel Tanımlar Personel ve Dahili Numara Tanımları a - Yeni Bir Personel veya Mekan Tanımlama b - Yeni Dahili Numara Eklenmesi c - Personel ve/veya Dahili Numaranın Silinmesi d - Personel Bilgisinin Güncellenmesi e - Dosyadan Toplu Kayıt Girilmesi f - Personel Listesinde Arama / Filtreleme Kullanıcı Tanımları a - Yeni Kullanıcı Tanımlanması b - Personel ve Kullanıcı listesinde filtreleme c - Kullanıcı Silme d - Kullanıcı Tanımlarını Değiştirme e - Kullanıcı Tanımlarının Dosyadan Topluca Yüklenmesi Şube Tanımları a - Yeni Şube Ekleme b - Şube Bilgilerini Güncelleme c - Şube Silme d - Yeni Şirket Ekleme e - Şirket Silme Departman Tanımları Port Grubu Tanımları

3 6.a - Yeni Port Grubu Tanımlama b - Port Grubuna Port Ekleme c - Port Grubundan Port Çıkarma d Port Grubu nun Adını, Alan Kodunu veya Tarife Planı Değiştirme e - Port Grubu Silme f - Portlara Bağlı Hatların Numaraları Tarife Modellemesi a - Tarife Tanımları b -Tarife Planı Tanımları c - Arama Yönleri Yetki Profili Tanımları a Yeni Bir Yetki Profili Oluşturmak b Mevcut Bir Yetki Profilinin İçeriğini Değiştirmek c Mevcut Bir Yetki Profilini Silmek d Yetkilendirme Yapısı Sistem Tanımları a - SMTP Ayarları b SMS Ayarları c Ses Kayıt Ayarları d Genel Tanımlar e Programlar f Zamanlanmış Görev Özellikleri

4 A- Programın Yapısı: ABAKUS 360 çözümü, IPera İletişim Teknolojileri nin BUKET Uygulama Platformu üzerinde çalışmaktadır. BUKET Uygulama Platformu, 3 ana bileşenden ve yardımcı uygulamalardan oluşmaktadır: 1- Ana Bileşenler 1.a BUKET Kullanıcı Arabirimi Sunucusu Tüm IPera uygulamalarının görünen yüzüdür. OfisTelefonu uygulamaları (ABAKUS 360, T-CRM, T-Panel) ve gelecekte geliştirilecek uygulamaların kullanıcı ile tüm ilişkisi bu ana modül üzerinden sağlanmaktadır. BUKET Kullanıcı Arabirimi Sunucusu, sadece normal kullanıcıların ve raporların alındığı bir arayüz değil, uygulamalara ait konfigürasyonun da yapıldığı ortamdır. Tümüyle JAVA Uygulama Geliştirme Ortamı nda geliştirilmiş olan ve merkezi sunucu üzerinde çalışan BUKET Kullanıcı Arabirimi Sunucusu sayesinde, sisteme erişmek isteyen tüm kullanıcılar sadece web tarayıcı programları ile (MS Internet Explorer vb.) uygulamaları kullanabilmektedir. BUKET Kullanıcı Arabirimi Sunucusu, TOMCAT Web Sunucusu üzerinde çalışmakta ve MS SQL Server üzerinde tutulmakta olan veritabanını kullanmaktadır. 1.b - BUKET Kontrol Merkezi Farklı kaynaklardan BUKET Bağlantı Modülleri tarafından gönderilen görüşme bilgilerinin (CDR Call Detail Record) bir araya toplanıp, belli kontrol ve ön işlemlerden geçirildikten sonra MS SQL Server üzerinde tutulmakta olan veritabanına işlenmesini sağlayan modüldür. BUKET Kontrol Merkezi, aynı zamanda, gerçek-zamanlı veya zaman-ayarlı işlemlerin de yürütücüsüdür. Örneğin ABAKUS 360 ın, rehberde olmayan bir numara arandığında kullanıcıya o anda ile kimi aradığını soran Akıllı Rehber özelliği, BUKET Kontrol Merkezi nin gerçek zamanlı yürüttüğü işlemlerden bir tanesidir. Zaman-ayarlı işlemlere örnek olarak da, ABAKUS 360 ın otomatik raporları verilebilir. 1.c - BUKET Bağlantı Modülü BUKET Bağlantı Modülü, BUKET sistemine veri girişinin yapıldığı her türlü arabirime verilen ortak isimdir. BUKET Bağlantı Modülü nün tek görevi, ağ üzerinden BUKET Kontrol Merkezi ile haberleşmek ve değişik ortamlardan elde ettiği bilgileri iletmektir. Örneğin bir telefon santralinin seri portundan alınmakta olan görüşme bilgilerini alır ve hiçbir işlemden geçirmeden BUKET Kontrol Merkezi ne gönderir. Kullanıcı tarafından yapılan toplu veri girişleri için de (Örneğin ABAKUS 360 ın GSM Import Modülü nde olduğu gibi) BUKET Bağlantı Modülü kullanılmaktadır. BUKET Bağlantı Modülü, BUKET Kontrol Merkezi ne gönderdiği veriyi, çalıştırıldığı bilgisayarda ayrıca saklayabilir. Böylece olası bir sorunda, geriye dönük olarak santrallerden toplanan bilginin tekrar işlenmesi mümkün olmaktadır. BUKET Bağlantı Modülü, telefon santrallerinden seri port üzerinden bilgi alabildiği gibi, IP ortamından Telnet veya FTP ile veya bir Syslog sunucusuna bilgi gönderen herhangi bir sistemden bilgi alabilir; dosyadan veri girişleri için kullanılabilir. 4

5 2- Yardımcı Bileşenler 2.a - IPera Bağlantı Kontrol Programı IBKP Çok ender de olsa, sistemi oluşturan bileşenlerden biri veya birkaçı üzerinde normal çalışmayı etkileyecek sorunlar oluşabilir. Örneğin BUKET Kontrol Merkezi nin çalışmakta olduğu sunucunun gücü kesilebilir veya yetkisi olan bir kullanıcı yanlışlıkla MS SQL Server ı durdurabilir. Sistemin çalışmasını etkileyecek olağan dışı durumlarda sistem yöneticisinin mümkün olduğunca hızlı şekilde bilgilendirilmesi çok önemlidir. Bunu sağlamak için IBKP uygulaması önerilmektedir. Sistem yöneticisinin kendi bilgisayarına yükleyeceği basit bir uygulama olan IBKP sayesinde, tüm ABAKUS 360 bileşenlerinin normal çalışır durumda olduğu sürekli denetlenip, yolunda gitmeyen birşeyler oluşursa o anda sistem yöneticisine uyarı verilebilmektedir. 2.b - IPera Internet Explorer Araç Çubuğu IPeraBAR IPeraBAR, OfisTelefonu uygulamalarının en sık kullanılan bileşenlerini, kullanıcının kolay erişebilmesini sağlamak için geliştirilmiş bir Internet Explorer araç çubuğudur. IPeraBar sayesinde kullanıcılar T-Panel ekranına tek bir tıklama ile ulaşabilir, Telefon Rehberi üzerinde sorgulama yapabilir, popüler arama motorlarına erişebilir, Abakus 360 ve t-crm içinde oluşturdukları raporlara erişebilir veya tek tıklama ile görüşme notu sayfasını açabilirler. 3- Hiyerarşik Organizasyon Yapısı ABAKUS 360, tek sistemde çok sayıda şirkete ve şubeye hizmet vermesi üzere tasarlanmıştır. Sistem üzerinde tanımlanan her şirketin altında o şirketin şubeleri ayrı ayrı tanımlanabilir. ABAKUS 360 ın benzer analiz sistemlerinden en önemli farklılıklarının başında, fiziksel yapılanma ile, mantıksal organizasyon yapısının birbirinden bağımsız kılınmış olmasıdır. ABAKUS 360 da, aynı binada yer alan ve çok sayıda telefon santrali tek bir şube olarak tanımlanabilir. Santrallerin markalarının farklı olması önemli değildir. Örneğin bir şirketin genel merkezindeki büyük kapasiteli bir santral, ek hizmet binasındaki küçük kapasiteli santral, yine merkezde çağrı merkezi olarak çalıştırılan özel yeteneklere sahip santral birlikte Merkez Şube olarak tek organizasyon birimini oluşturabilir. Bunun tam tersi şekilde, bir binada büyük kapasiteli bir santrali kullanan birden çok şirket, ayrı organizasyon birimleri olarak tanımlanabilir. Santralin fiziksel olarak bir adet olması ile her şirketin ayrı santrallere sahip olması, mantıksal organizasyon açısından herhangi bir fark oluşturmaz. B- Uygulama Konfigürasyonu 1- Kişisel Tanımlar Kişisel Tanımlar, sistemde kullanıcı olarak tanımlanan herkesin görebileceği ve izin verilen kişisel tanımlarını değiştirebileceği bir sayfadır. Kişisel Tanımlar sayfasına girmek için OfisTelefonu araç çubuğu üzerinde Tanımlar ikonunun tıklanması yeterlidir. Bu sayfada her kullanıcı kendi adını, sisteme giriş yaparken kullandığı kullanıcı adını, ünvanını, e-posta adresini, kullandığı dahili numaraları (her birinin ait olduğu şube ile birlikte), departmanını, sistemde bağlı olduğu yöneticisini ve tanımlı telefon numaralarını görebilir. 5

6 Bu sayfada her kullanıcı kendi giriş şifresini değiştirebilme olanağına sahiptir. Bunun için ekranın sol tarafındaki Kontrol Paneli bölümde yer alan Şifre Değiştir linkini tıklaması yeterlidir. Kullanıcılar bu sayfada ayrıca yeterli yetkileri varsa- tanımlı telefon numaralarını da değiştirebilirler. 2- Personel ve Dahili Numara Tanımları OfisTelefonu uygulamalarının istenen derinlikte raporlar üretebilmesi için, şirketin tüm personelinin tanımlarının eksiksiz şekilde yapılmış olması çok önemlidir. Sisteme tanımlanacak personel sayısında bir sınırlama veya personel sayısına bağlı bir lisanslama yoktur. Bu nedenle, kendisine tahsis edilmiş bir dahili numara olmasa bile tüm personel (şöförler, ofisboylar, saha elemanları, kuryeler vb.) bilgilerinin girilmesinde yarar vardır. OfisTelefonu sistemi, tüm şubelerde kullanılmayacak olabilir. Bu durumda, her ne kadar sisteme bağlı olmasalar da, diğer şubelerdeki personelin tanımlanmasında da yarar vardır. Böylece başka şubelerdeki personeller arandığında, raporlama doğru şekilde yapılabilecektir. Bazı dahili numaralar, belli bir kişinin kullanımına tahsis edilmemiş olabilir.(yemekhane, Lokal, Güvenlik, Toplantı Odaları vb.) Bu telefonların da tanımları bu bölümden yapılabilir. Sistemde, bir personele ait birden fazla dahili numara tanımı yapılabilir. Bu durumda, personel listesinde, her dahili telefon için ayrı bir satır görünecektir. Bir kişiye ait her dahili numara, farklı şubelerde, farklı departmanlarda ve farklı yöneticilere bağlı tanımlanabilir. Bu, karmaşık organizasyon şemalarına uyum sağlamak için düşünülmüş bir yapıdır. Bununla birlikte bir kişiye ait kişisel bilgiler (ünvan, sicil no, e-posta, telefon bilgileri) veritabanında tek kayıt olarak tutulmaktadır. 6

7 Sistem, telefon santralinden gelen görüşme bilgisini her dahili numaraya bir personel veya mekan gelecek şekilde düzenlemektedir. Eğer santral tarafından görüşme yaptığı raporlanmış bir dahili numara, daha önceden tanımlanmış bir personele veya mekana ait değil ise, sistem otomatik olarak bir personel kaydı açacaktır. Sistem tarafından otomatik tanımlanan kayıtların, isim soyisim alanına *şirket, şube dahili şeklinde giriş yapılır. (Örn. *IPera, Merkez 192) Bu tanımlar daha sonra gerçek personel bilgisi ile düzeltilmelidir. Personel ve Dahili Numara Tanımları Sayfası: Personel ve Dahili Numara Tanımları sayfasına OfisTelefonu araç çubuğundaki Tanımlar ikonunu tıkladıktan sonra, ekrana gelecek olan Kişisel Tanımlar sayfasının sağ tarafındaki Tanım Sayfaları menüsünde yer alan Personel ve Dahili Tanımları maddesini seçerek gelebilirsiniz. Bu sayfa, üst bölümünde giriş alanı, alt bölümünde de tanımlı personel ve dahili numaraların listesi görünecek şekilde düzenlenmiştir. Ekrana gelen liste, İsim soyisim, Şube, Departman, Dahili Numara veya Yönetici başlıklarına göre sıralanmış şekilde görüntülenebilir. Bunun için ilgili başlığın tıklanması yeterlidir. 2.a - Yeni Bir Personel veya Mekan Tanımlama Sayfanın en üst bölümünde yer alan giriş bölümü, yeni bir personele tahsis edilmiş veya belli birisine tahsis edilmemiş bir dahili numaranın tanımlanması için kullanılabilir. Bu bölümde, yeni bir personel girişi yapılacağı zaman, gerekli bütün alanların doldurulmasında yarar vardır. Eğer tanımlanan bir personele ait bir dahili numara yoksa, Dahili bölümü boş bırakılabilir. Sistemin Personel Numaraları Rehberi bu sayfada girilen numaralarla oluşturulmaktadır. Personel arasında yapılan telefon görüşmelerinin Personel kategorisinde raporlanabilmesi için, telefon alanlarının boş bırakılmaması önemlidir. Telefon numaralarını yazarken, belli bir formatın izlenmesi gerekmez. Sistem girilen numaraları kendisi düzenlemektedir. Eğer otomatik düzenleme mümkün olmazsa, sistem kullanıcıyı numarayı daha açık yazması için uyarır. Yemekhane, Lokal, Güvenlik, Toplantı Odaları vb gibi belli bir kişinin kullanmadığı alanlardaki dahili numaralar tanımlanacağı zaman, mekanın adını İsim soyisim alanına yazabilirsiniz. Mekan tanımı yaparken unvan, e-posta adresi, arama kodu, sicil numarası ve telefon alanlarını boş bırakabilirsiniz. Ancak dahili numara, şube ve departman alanlarını yine de doldurmanız gerekir. Yönetici alanında ise, o mekandan sorumlu olan personelin adını girebilirsiniz. 7

8 Giriş Alanları: İsim Soyisim: Tanımı yapılan personelin isimi ve soyismi. Eğer bir personel tanımı değil de bir mekana ait dahili numara tanımı yapılıyorsa, bu alana mekan adı da girilebilir. (Yemekhane, Lokal, Güvenlik, Toplantı Odaları vb) Ünvan: Personel tanımı yapılıyorsa, ilgili personelin ünvanı. Bu alanın fonksiyonel bir görevi yoktur; sadece bilgi amacıyla bulunmaktadır. Boş bırakılması, programın çalışmasını herhangi bir şekilde etkilemez. e-posta: Personel tanımı yapılıyorsa, ilgili personelin e-posta adresi. Bu alanın doldurulması önemlidir. Çünkü program, personel ile bu adresi kullanarak iletişim kurar. Tanımsız numara uyarısı, Otomatik raporlar, özel numara uyarıları, yetki dışı aramalar vb. iletilerin hepsi buraya yazılan e-posta adresi aracılığı ile kullanıcıya gönderilir. Arama Kodu: Bazı şirketlerde, personelin kendi telefonu dışından arama yapacağı zaman, kendi özel arama kodunu çevirmesi gerekir. O kişinin kullandığı arama kodu, programa da tanıtıldığında, bir personel hangi dahili numaradan arama yaparsa yapsın, kendi adına raporlanması sağlanır. Arama kodunun, santral üzerinde tanımlanan değer ile aynı olması çok önemlidir. Arama kodu kullanılmayan şirketlerde, bu alan boş bırakılabilir. Sicil No: Büyük organizasyonlarda bir kişiyi isminden çok sicil numarası ile tanımak daha kolaydır. Bu nedenle istenirse, personele ait sicil numarası sisteme girilebilir. Bu alanın boş bırakılması herhangi bir soruna neden olmaz. Telefon Alanları: Personele ait, Direkt Telefon, İşGSM, GSM Kısayolu, GSM Kısayol Grubu, Ev Telefonu, Kişisel GSM ve diğer bir telefon numarasını sisteme bu alanları kullanarak girebilirsiniz. Telefon numaralarının girildiği alanların uygulama içinde farklı işlevleri vardır: Bu alanlara girilen numaralar ile şirket telefonlarından yapılan tüm görüşmeler, raporlarda Personel Görüşmesi olarak sınıflandırılacaktır. Bu nedenle ofiste yer almayan ve bir dahili numarası olmayan şoförler, ofisboylar, saha elemanları, kuryeler vb gibi çalışanların da tanımlarını yapıp numaralarını girmek önemlidir. Hatta OfisTelefonu sistemine bağlı olmayan diğer şubelerdeki personelin tanımları da girilebilir. Ev Telefonu alanına girilen numara ile, numaranın sahibi olan personel tarafından yapılan görüşmeler ise, diğerlerinden farklı olarak özel görüşme olarak raporlanmaktadır. İş GSM alanına kaydedilen bir numara, eğer bir GSM Kısayol Grubuna atanmış ise, o numara ile yapılan görüşmelerin ücreti farklı bir tarifeden hesaplanabilir. GSM Kısayolu alanına yazılan bir numara arandığında, raporlarda o numaranın tam açılımı olan İş GSM numarası görünür ve yapılan görüşmelerin ücreti farklı bir tarifeden hesaplanabilir. GSM Raporlama modülü ile, GSM operatöründen elektronik ortamda alınan görüşme detayları sisteme yükleneceği zaman, İş GSM alanında yer alan numaralara göre yükleme yapılmaktadır. Böylece GSM operatörünün ayrıntısı ilettiği görüşmelerin hangi personel tarafından yapıldığı raporlanabilecektir. Telefon alanlarına girilen numaralar, otomatik olarak Personel Rehberi nde görünecektir. Personel Rehberini başka bir yöntem ile telefon numarası girilmesi mümkün değildir. 8

9 Dahili: Personelin kullandığı dahili numara. Bir dahili numara, bir santrale bağlı şubeler içinde sadece bir defa tanımlanabilir; aynı dahili numara, aynı santrale bağlı şubeler içinde birden çok kişiye tanımlanamaz. Sistem tarafından otomatik tanımlanmış dahili tanımlarında yer alan numaralar, bir başka kişiye atanmak istendiğinde ise, sistem tarafından yaratılmış kayıt otomatik olarak silinecek; belirtilen numara, yeni tanımlanan personele atanacaktır. Şube: Her personel için farklı şirketler veya şubelerde çok sayıda dâhili telefon tanımı yapılabilir. Bu nedenle Şube alanı, personel ile değil, dahili numara ile birlikte saklanmaktadır. Giriş ekranındaki Şube alanı; tanımı yapılan dahili numaranın hangi şubede bulunduğunu gösterir. Eğer sistemde tek şube tanımlanmış ise, bu alan seçenekli olarak görünmez. Departman: Seçilmiş olan dahili numaranın hangi departmana bağlı olduğunu gösteren alandır. Bir personele birden çok dahili numara atanırken, her dahili numara farklı departmanlara bağlanabilir. Yönetici: Personelin, o departmandaki yöneticisinin belirtildiği alandır. Birden çok dahili numarası olan personelin, her dahili numarası için farklı farklı yöneticilere bağlanması mümkündür. Böylece karmaşık yapıdaki organizasyon şemalarının sistem üzerinde tanımlanması mümkün hale gelmiş olur. Departman alanında bir seçim yapıldıktan sonra, Yönetici alanındaki listede, o departmanda daha önce yönetici olarak tanım yapılmış kişilerin listesi görünmektedir. Eğer o departmanda daha önce hiç yönetici ataması yapılmadı ise veya gelen listede yer alan isimlerden farklı birisi yönetici olarak atanacak ise listede yer alan Şubedeki Tüm Yöneticiler, Şirketteki Tüm Yöneticiler, Tüm Yöneticiler veya Tüm Kullanıcılar seçenekleri ile diğer kişiler arasından yönetici seçimi yapılabilir. Personelin yöneticisinin tanımlanması fonksiyonel olarak önemlidir. Yönetici bilgisi sistem tarafından şu alanlarda kullanılır: Rehbere yeni bir numara ekleneceği zaman, yönetici onayı istenebilir. Her yönetici, kendisine bağlı personelin tanımsız olarak bıraktığı numaraları görebilir T-CRM uygulamasında, Gizli olarak işaretlenen görüşme notları, sadece o kişinin yöneticisi tarafından okunabilir. Personelin arama yetkisi olmayan bir numarayı araması durumunda, bu durum yöneticisine bildirilir. Birbakışta! modülünün tanımlama uyarısı gönderildiği personelin eğer numara tanımlama yetkisi yoksa gönderilen mesajda yöneticisi ile irtibat kurması hatırlatılır. 2.b - Yeni Dahili Numara Eklenmesi Bir personele 2 veya daha çok dahili numara tanımlamak istenirse, bunun yeni bir personel tanımlar gibi değil, Yeni Dahili Ekle düğmesi ile yapılması gerekir. Yeni Dahili Ekle düğmesine basıldığında, ilgili personelin tüm bilgileri, sayfanın en üstünde yer alan giriş alanına taşınır. Bu alanda kişisel bilgilerin değiştirilebilmesine izin verilmez. Seçilmiş olan satırda yer alan şube, departman ve yönetici bilgileri aynen giriş alanına taşınmış iken, Dahili alanı boş olarak gelir. İlgili personele tanımlanacak yeni dahili numara bu alana yazılırken, şube, departman veya yönetici tanımlarında değişiklik yapılabilir. Böylece bir kişi için farklı şirket ve şubelerde ve/veya farklı departmanlarda ve/veya farklı yöneticilere bağlı olarak çok sayıda dahili numara tanımlaması yapılabilir. 9

10 2.c - Personel ve/veya Dahili Numaranın Silinmesi Bir dahili numaranın sistemde silinmesi için, o dahili numaraya ait satırın en solunda yer alan ikonlardan çöp kutusu ikonunu tıklamak yeterlidir. Eğer silinen dahilinin sahibi olan personele ait başka dahili numaralar varsa, o personelin tanımı korunur. Ancak tek dahili numara kullanan birisinin dahili numarası silinirse, o personelin tanımları da sistemden silinmiş olur. Bu durumda, o personele ait kullanıcı tanımı yapılmış ise, o tanımlama da otomatik olarak silinir. Bir personele tanım silinse bile, o personelin geçmişte yapmış olduğu görüşmeler, yine kendi adı altında raporlanmaya devam edecektir. Ancak personel tanımı silindiği andan itibaren, eskiden o personele ait olan dahili numaralardan yapılacak görüşmeler, artık o personelin adıyla raporlanmaz. Eğer silinen bir personel, başkalarının yöneticisi olarak tanımlanmışsa, bir uyarı penceresi görüntülenir ve işlemi kullanıcıdan silinen personel yerine gelen yöneticinin adı sorulur. 2.d - Personel Bilgisinin Güncellenmesi Bir personele ait bilgilerin güncellenmesi gerektiğinde, Güncelleme düğmesine basarak o personele ait bilgiler, sayfanın en üstünde yer alan giriş alanına taşınır. Bu giriş alanına taşınan tüm bilgiler üzerinde istenen tüm değişiklikler yapıldıktan sonra Değişiklikleri Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedilebilir. Dikkat: Bir personel işten ayrılıp, bir başkası göreve başladığında, eski personele ait isim bilgisini güncellemek yerine, eski personeli sistemden silip, yeni personeli Yeni Personel Tanımlama işlemi ile sisteme tanıtmalısınız. Böylece, o dahili numaradan yapılmış eski görüşmeler eski personelin adıyla raporlanırken, sadece yeni yapılan görüşmeler yeni personelin adıyla raporlanacaktır. Geçmiş Görüşme Bilgilerinin Güncellenmesi: Yeni bir personel tanımı yapıldığında, tanımlı bir personele yeni bir dahili numara verildiğinde veya mevcut tanımlarda değişiklik yapıldığında; bu değişiklerin geçmişte yapılmış görüşmeler üzerinde güncelleme yapılması istenip istenmediği sorulur. Bu ekranda geçmiş kayıtların hiç 10

11 güncellenmemesini söyleyebilir veya belli bir tarihten sonraki kayıtların güncellenmesini belirtebilirsiniz. Yeni bir personel veya dahili numara tanımı yapıldığında, geçmişte belirtilen zamandan bugüne kadar olan sürede o dahili numaradan yapılmış görüşmeler, yeni tanımlanan kişi veya mekânın adına aktarılır. Bu numaranın şube ve departman bilgileri yeni girişi yapılan değer ile değiştirilir. Telefon numarası alanlarına girilen numaralarla yapılan görüşmelerin tipi, Personel Görüşmesi tanımına, kişinin kendi dahilisinden aranan ev numarası Özel Görüşme tanımına dönüştürülür. Bir Personelin, dahili numarasının değişmesi, telefon bilgilerinin değişmesi, şube veya departmanının değişmesi de geçmişe yönelik güncelleme gerektirebilir. Personelin daha önce tanımlı dahili numarası değiştirilmişse, eski dahili numaradan yapılmış görüşmeler tanımsız kullanıcı ya aktarılırken, yeni dahili numaradan yapılan görüşmeler o kişinin adına aktarılır. Eğer daha önce tanımlı olan dahili numara değeri silinirse, o dahiliden yapılmış görüşmeler tanımsız kullanıcı ya aktarılır. 2.e - Dosyadan Toplu Kayıt Girilmesi Sistemin ilk kuruluşu sırasında veya çok sayıda yeni personel tanımı yapılması gereken herhangi bir zamanda, personel tanımlarını tek web arabiriminden yapmak çok zaman alıcı olabilir. Bunun yerine, bir defada topluca tanımlanması istenen personelin bilgileri özel formattaki bir dosyaya yazılan, sisteme bir defada yüklenebilir. Personel bilgilerini sisteme topluca girebilmek için yapılması gereken ilk şey, bu bilgileri belli bir formatta hazırlamaktır. Bunun için gereken örnek dosyayı, Sayfanın en üstünde yer alan giriş alanının hemen altında en sağda yer alan Personel Bilgisini Dosyadan Al linkini tıkladıktan sonra gelen pencere içinde Ekle düğmesinin sağında yer alan ikonu tıklayarak kendi PC nize indirebilirsiniz. Örnek dosyada, kırmızı renkli başlıkların bulunduğu sütunların doldurulması zorunludur. Diğer alanlar boş bırakılmış bile olsa, sistem toplu girişleri yapacaktır. Boş kalan alanlar daha sonra web arabirimi üzerinden doldurulabilir. 11

12 Toplu giriş dosyasını hazırlarken dikkat edilmesi gereken birkaç nokta bulunmaktadır: a) Şirket, Şube alanına giriş yaparken, tam olarak sisteme girildiği şekliyle şirket ve şubenin yazılması gerekir. Şirketadı nı yazdıktan sonra virgül ve bir boşluk yazıp şube adı yazılmalıdır. Örnek: IPera, Merkez. b) Departman isimleri de tam olarak sistemde tanımlandığı gibi yazılmalıdır. Toplu personel girişi yapmadan önce, tüm departmanlar tanımlanmış olmalıdır. c) Telefon alanları ülke ve alan kodunu içermelidir. Bunun dışında, alan kodunun parantez içinde yazılması, numaraların boşluklarla ayrılması önemli değildir ile +90 (212) yazılması arasında fark yoktur. d) GSM Kısayol alanında bir değer yazılacak ise, GSM Kısayol Grubu alanında da bu kısayolun hangi gruba ait olduğunun belirtilmesi gerekir. Bunun için önceden GSM Kısayol Gruplarının sisteme tanımlanmış olması gerekir. e) Geçerlilik tarihi alanı, o personele ait bilgilerin geçmişe dönük olarak hangi tarihten itibaren görüşme bilgilerini güncellemesi gerektiğini belirlemektedir. Eğer bu alan boş bırakılırsa, geçmiş görüşme bilgileri güncellenmeyecektir. İlk kurulumunda, sistem telefon görüşmesi yapan her dahili abone için otomatik olarak bir kullanıcı tanımı yapmaktadır. Personel bilgilerini topluca girdiğiniz tarih, sistemin kuruluşu ile aynı güne denk geliyor olsa bile; eğer sistem tarafından otomatik yaratılan kullanıcılarda görünen görüşmelerin gerçek kullanıcılarda görünmesini istiyorsanız; o günlük içinde yapılmış olan görüşmelerin bilgilerinin güncellenmesi gerekmektedir. Bunun için Geçerlilik Tarihi alanına, o günün tarihini yazmanız yeterli olacaktır. 2.f - Personel Listesinde Arama / Filtreleme Tüm personele ait bilgiler sisteme girildikten sonra, bilgileri değiştirilecek veya tanımı silinecek bir personelin tüm liste içinden bulunmasını kolaylaştırmak amacıyla, Personel ve Dahili Numara Tanımları sayfasına bir arama fonksiyonu yerleştirilmiştir. Bu arama fonksiyonu, sayfaya ilk girildiğinde tüm personelin listelendiği alanda bir filtreleme yaparak, sadece belirttiğiniz kriterdeki kişilerin listelenmesini sağlar. Personel listesini arama kriterlerine göre filtrelemek için, sayfanın en üstünde yer alan giriş alanındaki değerleri doldurup, Filtrele linkine basmak yeterlidir. Örneğin isim bölümüne oğlu yazıp Filtrele linkine bastığınızda, isim veya soyismi içinde oğlu kelimesi bulunan tüm personelin listesi görüntülenir. Bununla birlikte ünvan bölümüne müdür yazarsanız, isimde öğlu kelimesi ve unvanında müdür kelimesi bulunan personelin listelenir. Giriş alanında telefon numaraları dışında kalan tüm alanlar filtreleme için kullanılabilir. Arama kriterleri, aynı oturum içinde başka sayfalara gidip geri döndüğünüzde de hatırlanacaktır filtrelemeyi kaldırıp tüm personel listesini görebilmek için Filtrelemeyi İptal Et linkine basmanız gerekir. 3- Kullanıcı Tanımları Tüm çalışanlarınızın personel tanımlarını yapmanın yanı sıra, OfisTelefonu uygulamalarına giriş yetkisi vermek istediğiniz personel için ayrıca Kullanıcı Tanımı yapılması gerekmektedir. Bunun için OfisTelefonu araç çubuğundaki Tanımlar ikonunu tıkladıktan sonra, ekrana gelecek olan Kişisel Tanımlar sayfasının sağ tarafındaki Tanım Sayfaları menüsünde yer alan Kullanıcı Tanımları maddesini seçerek gelebilirsiniz. 12

13 Kullanıcı Tanımları Sayfası, Personel Tanımları Sayfasında olduğu gibi sayfanın üst bölümünde giriş alanı, alt bölümünde de tanımlı kullanıcıların listesi görünecek şekilde düzenlenmiştir. Sayfanın listeleme alanında ise, sistemde kullanıcı tanımı yapılmış tüm personel alfabetik sıralı olarak listelenmektedir. Sütun başlıklarını tıklayarak, sıralama kriterini değiştirebilirsiniz. 3.a - Yeni Kullanıcı Tanımlanması Bir kişinin sisteme Kullanıcı olarak tanımlanabilmesi için, öncelikle personel girişinin yapılmış olması gerekir. Personel girişi yapılmış bir kişiyi Kullanıcı olarak tanımlamak için, o kişinin adını giriş bölümünde Personel Sicil No alanından seçmelisiniz. Personel Sicil No alanındaki liste, sistemde tanımlı olan ama henüz kullanıcı olarak tanımlanmamış tüm personelin listesini vermektedir. Eğer çok sayıda personel içinde bir kişiyi bulmak güç olursa, filtreleme seçeneklerini kullanarak listeyi daraltabilirsiniz. Kullanıcı olarak tanımlamak istediğiniz kişiyi seçtiğinizde, eğer daha önce tanımlanmış ise, ve ünvan alanlarının dolduğunu göreceksiniz. Bu alanlar, bilgi amaçlı olarak ekrana getirilmektedir; içeriğinde değişiklik yapılması mümkün değildir. Bu alanlardaki değişikliklerin Personel ve Dahili Tanımları sayfasında yapılması gerekmektedir. Kullanıcı tanımı yapılacak kişiyi seçtikten sonra, giriş bölümündeki diğer alanları kullanarak, o kişinin sisteme bağlanırken kullanacağı kullanıcı adı, şifre ve yetki profili tanımlarını yapabilirsiniz. Şifreyi Gönder kutusunu işaretlerseniz, sistem ilgili kişiye otomatik olarak bir göndererek kullanıcı adı ve şifre bilgilerini iletecektir. İlgili kişi daha sonra Kişisel Tanımlar sayfasına girerek kendi şifresini değiştirebilir. Tüm alanları doldurduktan sonra Yeni Kullanıcı Yarat düğmesi ile kullanıcı tanımlama işlemi tamamlanır. 13

14 3.b - Personel ve Kullanıcı listesinde filtreleme Yeni bir kullanıcı tanımı yaparken veya mevcut kullanıcıların listesi üzerinde çalışırken, belli kriterlere göre filtreleme yapmak, çalışmayı kolaylaştıracaktır. Kullanıcı Tanımları sayfasında, bilgi giriş bölümünde Şube, Departman, İsim, Sicil No alanları yardımı ile filtreleme yapılabilir. Bu alanların biri veya birkaçına girilecek değer ile, hem Personel - Sicil no alanında hem de kullanıcı listesinde, sadece bu kriterlere uyan personelin listelenmesi sağlanabilir. 3.c - Kullanıcı Silme Daha önce tanımlanmış olan bir kullanıcıya ait tanımları silmek için, ilgili satırın solunda yer alan çöp kutusu düğmesini tıklamanız yeterlidir. Sistem sizden silme işlemini onaylamanızı istedikten sonra, bu kişiye ait personel tanımını da silmek isteyip istemediğinizi soracaktır. Böylece işten ayrılmış bir kişiye ait tüm tanımları bir defada silebilirsiniz. Ancak işten ayrılmadığı hale, sadece sisteme giriş yetkisi kaldırılan bir kişinin personel tanımlarını silmemeniz gerekir. 3.d - Kullanıcı Tanımlarını Değiştirme Kullanıcı olarak tanımlanmış bir kişinin, kullanıcı adı, şifre ve yetki profil tanımı, daha sonra değiştirilebilir. Kullanıcı adını değiştirmek için, listede o kişinin kullanıcı adının üzerinin tıklanması yeterlidir. Ekrana gelecek pencere içinde yeni kullanıcı adı tanımlanabilir; ilgili kişiye e-posta ile değişiklik bildirilebilir. Şifre değiştirmek için ilgili kişinin tanımlarının bulunduğu satırın en solunda yer alan şifre değiştirme düğmesi tıklanması yeterlidir. Ekrana gelecek pencere içinde yeni şifre tanımlanabilir; ilgili kişiye e-posta ile değişiklik bildirilebilir. Yetki Tanımı değişikliği için ise, yine ilgili kişinin satırındaki yetki profilinin tıklanması yeterlidir. Ekrana gelecek yetki profili listesinden biri seçilerek, kullanıcının yetki profili değiştirilebilir. Yetki profili değişikliği kullanıcıya e-posta ile bildirilmemektedir. 3.e - Kullanıcı Tanımlarının Dosyadan Topluca Yüklenmesi Sistemin ilk kuruluşunda veya çok sayıda kullanıcının tanımlanması gereken herhangi bir zamanda, tanımları web arabiriminden tek tek yapmak yerine, toplu olarak bir dosyadan yüklenebilir. Bilgilerin dosyaya belli bir formatta yazılması gerekmektedir. Bilgi girişinde kullanılacak örnek dosya, Kullanıcı bilgisini dosyadan al linkini tıklayınca gelen pencerede, Ekle düğmesinin sağında yer alan ikonu tıklayarak indirilebilir. Kullanıcı bilgilerini toplu olarak girilebilmesi için her kişi için sırasıyla, o kişinin giriş için kullanacağı kullanıcı adı; şifresi, ismi, soyismi ve yetki profilinin yazılmış olması gerekir. İsim, Soyisim ve yetki profili alanlarına yazılan değerlerin, sisteme daha önce yapılan tanımlamalarla birebir aynı olması çok önemlidir. Sisteme Ali Haydar Ekincioğlu olarak tanıtılmış bir kişinin adının dosyaya A. Haydar Ekincioğlu olarak yazılması durumunda sistem isimde bir personelin bulunmadığı hatasını verecektir. 4- Şube Tanımları OfisTelefonu sistemi her şirketin altında çok sayıda şube tanımlanabilmesine izin vermektedir. Şubelerin tamamı, OfisTelefonu sistemine dahil edilmemiş olsa bile sisteme tanımlanabilirler. Bunun için ayrıca lisans alınması gerekmemektedir. Şubelerin sisteme tanımlanmasının pratik yararı, şubelere ait numaralarının sisteme girilmesi ve böylece Şube Numaraları Rehberi nin 14

15 oluşturulabilmesidir. Ayrıca yapılan telefon görüşmelerinin ne kadarının şubelerle görüşmek için yapıldığı da raporlanabilir. Şube Tanımları sayfasına sadece Tanımlar bölümüne giriş yetkisi, Sistem Yöneticisi veya Şirket Yöneticisi olarak tanımlanmış kullanıcılar girebilir. Sistem Yöneticisi sistemde tanımlı tüm şubeleri görüp üzerinde değişiklik yapabilirken, Şirket Yöneticisi sadece kendi şirketinin şubelerini görebilir. Şube Tanımları sayfasına, OfisTelefonu araç çubuğundaki Tanımlar ikonunu tıkladıktan sonra, ekrana gelecek olan Kişisel Tanımlar sayfasının sağ tarafındaki Tanım Sayfaları menüsünde yer alan Şube Tanımları maddesini seçerek gelebilirsiniz. 4.a - Yeni Şube Ekleme Sisteme yeni bir şube tanımı eklemek için, şube hangi şirketin altında tanımlanacaksa, o şirketin bulunduğu satırın en sağında yer alan Şube Ekle düğmesini tıklayabilirsiniz. Ekrana gelecek pencerede, tanımlanacak şu için bazı bilgiler sorulmaktadır. Bu bilgiler içinde, Şube adı ve Varsayılan Tarife Planı alanlarını doldurmak zorunludur. Diğer alanlar boş da bırakılabilir. ABAKUS 360 ın bu sürümünde diğer bilgiler sadece envanter oluşturma amacıyla sorulmaktadır. Gelecek sürümlerde, bu bilgilerin fonksiyonel kullanımı olabilir. 15

16 Yeni şube tanımlama işleminin son adımı, o şubeye ait telefon numarasının girilmesidir. Girilecek telefon numarası, şubeler rehberine otomatik olarak eklenecektir. Bunun yanı sıra, girilecek telefon numarasının alan kodu, merkez şube için yaratılan tanımsız port grubunun da alan konu olacaktır. Yeni tanımlanan şubenin diğer telefon numaralarını, o şube bilgileri güncelleme ekranından tanımlayabilirsiniz. 4.b - Şube Bilgilerini Güncelleme Şube bilgilerini güncellemek için, tüm şubelerin listelendiği ekranda, bilgilerini güncellemek istediğiniz şubenin üzerini tıklayarak, Şube Bilgilerini Güncelleme sayfasını açmanız gerekir. Bu sayfada, şubeye ait tüm bilgileri güncelleyebilir; bir şube telefonu ekleyebilir veya silebilirsiniz. Bunun için güncellemek istediğiniz bilginin bulunduğu satırdaki değerin üzerine tıklamanız yeterlidir. Şubenin telefon numaralarının ise değiştirilmesi mümkün değildir. Bu durumda eski numarayı silip, yeniden numara eklemelisiniz. Şube Bilgilerini Güncelleme ekranından tanımlanacak yeni numaralar, otomatik olarak Şube numaraları rehberinde de görünecektir. Ayrıca, bu numaralarda geçmişte yapılmış olan görüşmeler, otomatik olarak şube görüşmesi tipine aktarılacaktır. 4.c - Şube Silme Sistemde tanımlı bir şubeyi silmek için de silmek istediğiniz şubenin üzerini tıklayarak, Şube Bilgilerini Güncelleme sayfasını açmanız gerekir. Ekrana gelen pencerede, şube isminin sağında yer alan çöp kutusu düğmesi, şube tanımının silinmesini sağlayacaktır. Not: Bir şubenin silinebilmesi için, o şubedeki tüm personel tanımlarının silinmiş olması gerekir. 4.d - Yeni Şirket Ekleme OfisTelefonu, aynı iletişim sistemini paylaşan birden fazla sayıdaki tüzel kişiliğe sahip kuruluşlara hizmet verecek şekilde tasarlanmıştır. Eğer sistem üzerindeki şubelerin farklı şirket isimleri altında görünmesi gerekiyorsa, sistemde yeni şirket tanımı yapılması gerekir. Sistemde yeni bir şirket tanımlanabilmesi için şirket lisans sayısı nın yeterli olması gerekmektedir. Eğer sistemde yeterli sayıda şirket lisansı yoksa yeni şirket tanımı yapılamaz. 16

17 Yeni bir şirket tanımını ancak, tanımlar sayfa grubunda Sistem Yöneticisi hakkına sahip bir kullanıcı yapabilir. Yeni bir şirket tanımı yapılması için Şube Tanımları sayfasının Kontrol Paneli bölümündeki Yeni Şirket Ekle linkine basmanız gerekir. Yeni bir şirket tanımı yapmak için şirketin adını ve isteğe bağlı olarak ek bir açıklama yazmak yeterlidir. Ancak, şirket adı belirtilip Kaydet düğmesine basıldığında, sistem şirket tanımı ile birlikte otomatik olarak Merkez isimli bir şube tanımlayabilmek için, merkez şubeye ait bir telefon numarası girmenizi isteyecektir. Bu alana ülke ve alan kodu ile birlikte merkez şubenin telefon numarasını yazıp, birbirine ardışık olarak giden kaç hat bulunduğunu belirtmelisiniz. Telefon numarasını yazarken herhangi bir formatı izlemeniz gerekmez yazmak ile, +90 (212) yazmak aynı anlama gelecektir. Sistem, girilen numarayı otomatik olarak formatlayacaktır. Girilecek telefon numarası, şubeler rehberine otomatik olarak eklenecektir. Bunun yanı sıra, girilecek telefon numarasının alan kodu, merkez şube için yaratılan tanımsız port grubunun da alan konu olacaktır. Merkez şube için yaratılan Tanımsız port grubunun varsayılan tarife planı da tanımsız olmaktadır. Bu nedenle, sonradan Şube Tanımları sayfası aracılığı ile bu değer değiştirilmez ise, yapılan telefon görüşmelerinin ücretlendirmesi yapılmayacaktır. Şube tanımaları sayfasında ayrıca, otomatik olarak Merkez adıyla yaratılan bu şubenin adını değiştirebilir; şubeye ait diğer telefon numaralarını girebilir; santral hakkında diğer bilgileri ekleyebilirsiniz. 4.e - Şirket Silme Departman Tanımları veya Şube Tanımları sayfasında, şirket isimlerinin solunda yer alan çöp kutusu ikonlarına basarak, tanımlı şirketleri sistemden tamamen silebilirsiniz. Ancak bir şirket tanımının silinebilmesi için, o şirketin altında hiç departman ve şube tanımı kalmamış olması gerekmektedir. 17

18 5- Departman Tanımları OfisTelefonu sisteminde, tüm raporlar departman bazında alınabilir. Departman bazında raporlar alınabilmesi için, şirketin tüm departmanlarının sisteme tanıtılması gerekir. Çok şirketli kurulumlarda, departmanlar her şirket için ayrı ayrı tanımlanmaktadır. Departman Tanımları sayfasına girmek için, OfisTelefonu araç çubuğundaki Tanımlar ikonunu tıkladıktan sonra, ekrana gelecek olan Kişisel Tanımlar sayfasının sağ tarafındaki Tanım Sayfaları menüsünde yer alan Departman Tanımları maddesini tıklamanız yeterlidir. Bu ekranda, sistemde tanımlı olan tüm şirketlerin departmanları ayrı ayrı listelenmektedir. Herhangi bir şirkete yeni departman eklemek için, o şirketin adının bulunduğu satırda yer alan Departman Ekle linkini seçmeniz yeterlidir. 18

19 Ekrana gelen diyalog kutusunda, yeni eklemek istediğiniz departmanın adını ve o departmana ilişkin açıklayıcı bilgiyi girebilirsiniz. Bir defada birden çok departman adını tanımlamak isterseniz, Departman ismi bölümüne bu isimleri virgül ile ayırarak yan yana yazabilirsiniz. Ancak bu durumda, Tanım bölümüne yazacağınız açıklayıcı bilgiler kaydedilmeyecektir. Departman Tanımları seçeneği, sadece Tanımlar sayfa grubuna, Sistem Yöneticisi veya Şirket Yöneticisi profilinde yetkisi olan kullanıcıların menülerinde görünecektir. Tanımlar sayfa grubunda Sistem Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar, tüm şirketleri görürken, Şirket Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar, sadece kendi şirketlerinin departmanlarını görebilir; sadece kendi şirketlerine yeni bir departman ekleyebilirler. Daha önce tanımlanmış bir departmanın adını veya açıklama bilgisini değiştirmek veya o departmanı silmek için, o departmanın üzerini tıklayabilirsiniz. Ekrana gelecek diyalog kutusunda, Departman İsmi veya Tanım satırlarının başındaki Update ikonunu tıklayarak daha önce girilmiş değerleri değiştirebilirsiniz. Çöp kutusu ikonu ise, o departman tanımını silmek için kullanılabilir. Ancak, o departman altında tanımlı personel bulunuyorsa, silme işlemi gerçekleşmeyecektir. Bir departmanı silebilmeniz için, o departmanın altında hiç personel bulunmaması gerekmektedir. Tanımlar sayfa grubunda Sistem Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar, Departman Tanımları sayfasında ayrıca yeni bir şirket tanımı da yapabilirler. Bunun için Departman Tanımları sayfasının en altında bulunan Yeni Şirket Ekle düğmesini tıklayıp, ekrana gelecek diyalog kutusunda gerekli tanımları yapmaları gerekecektir. Ancak yeni bir şirket tanımı yapılabilmesi için, sistemde yeterli sayıda şirket lisansı yüklenmiş olması gerekir. Sistem Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar ayrıca, şirket isimlerinin solunda yer alan çöp kutusu ikonlarına basarak, tanımlı şirketleri sistemden tamamen silebilirler. Ancak bir şirket tanımının silinebilmesi için, o şirketin altında hiç departman ve şube tanımı kalmamış olması gerekmektedir. 6- Port Grubu Tanımları ABAKUS 360, her şube için ayrı ayrı olarak, o şube sisteme tanımlanırken verilen telefonunun alan koduna sahip ve yine şube tanımı yapılırken belirlenen varsayılan tarife planını kullanan bir tanımsız port grubu oluşturmaktadır. Sistem, santrale bağlı dış hatlar kullanıldıkça otomatik olarak kullanılan portları tanır ve o şubenin Tanımsız Port Grubu na ekler. Sistemin telefon numaralarını doğru formatlaması ve zahiri ücretlendirmeyi yapabilmesi için santrale bağlı portlar için doğru bilgilerin yer aldığı yeni port gruplarının tanımlanması gerekir. Aksi takdirde, söz gelimi FCT ler üzerinden yapılan görüşmeler, Türk Telekom üzerinden yapılmış gibi ücretlendirilir. Port Grupları sayfasına sadece Tanımlar bölümüne giriş yetkisi, Sistem Yöneticisi, Şirket Yöneticisi ve Şube Yöneticisi olarak tanımlanmış kullanıcılar girebilir. Sistem Yöneticisi sistemde tanımlı tüm port gruplarını görüp üzerinde değişiklik yapabilirken, Şirket Yöneticisi sadece kendi şirketinde tanımlanmış port gruplarını, Şube Yöneticisi ise sadece kendi şubesi için tanımlanmış port gruplarını görebilir. Santralin dış hat portları, sisteme gruplanarak tanıtılır. Böylece aynı özellikleri taşıyan portları tek tek tanımlamak yerine topluca bir seferde sisteme tanıtmak; değişiklikleri bir seferde yapmak mümkün olur. Sistemde yeni bir port grubu tanımı yapmak için, ana menüde Tanımlar başlığı altında yer alan Port Grupları maddesini seçerek Port Grubu Tanımları Sayfasına girmelisiniz. Sayfanın üst bölümünde, yeni portgrubu tanımlamak veya daha önce tanımlı olanları değiştirebilmek için 19

20 kullanılacak giriş bölümü bulunmaktadır. Bunun altında ise tüm port grupları alfabetik olarak listelenmektedir. Telefon Santraline bağlı olan dış hat portlar tarifelerine göre gruplanmalıdır. Sistemin otomatik olarak tanımlayıp, varsayılan tarife grubunu kullanarak zahiri ücretlendirme yapılan Tanımsız Port Grubuna eklediği portlar, eğer varsayılan tarifeden farklı bir tarife kullanan operatör(ler)e çağrı aktarıyorsa, bunlar için yeni port grubu tanımı yapılmalıdır. Bir şubede, Türk Telekom un farklı tarifeleri, FCT hatları, VoIP hatları veya UMTH operatörüne doğrudan bağlı hatlar için ayrı ayrı port grubu tanımı yapılabilir. 6.a - Yeni Port Grubu Tanımlama Yeni bir port grubu tanımı yapmak için sayfanın en üstünde yer alan giriş bölümünü kullanabilirsiniz. Burada Port Grubu İsmi alanına o port grubunu ifade edecek herhangi bir şey yazabilirsiniz. Sistemde çok şirket veya şube yer alıyorsa, bu port grubunun hangi şirket ve/veya şube için tanımlandığını daha sonra kolayca takip edebilmeniz için, Port Grubu İsmi alanında şirket, şube bilgilerine de yer verilmesini öneririz. Eğer yeni port grubu tanımlama sırasında, bu port grubu içinde yeni portların da tanımlanmasını istiyorsanız, Port Adı Formatı, Aralık Başlangıcı ve Aralık Bitişi alanlarını kullanarak bir dizi portu bir defada tanımlayabilirsiniz. Bu alanları boş bıraktığınızda, içinde hiç port bulunmayan boş bir port grubu tanımlanacaktır. Eğer port grubu ile birlikte, yeni portların da tanımlanmasını istiyorsanız, port isimlerinin telefon santralinin CDR raporunda isimlendirdiği gibi tanımlanmış olması önemlidir. Bu nedenle santralin portları nasıl isimlendirdiğini bilmeniz gerekir. Port isimlerinin santralin formatına uygun olmasını sağlamak için Port Adı Formatı alanını kullanabilirsiniz. Bu alana, port isimlerinin santral tarafından isimlendirildiği şekli yazıp, ardışık rakamların bulunacağı alan için * karakterleri kullanabilirsiniz. * karakterleri yerine gelecek rakamların kaçtan kaça kadar gideceğini de Aralık Başlangıcı ve Aralık Bitişi alanlarına belirtebilirsiniz. Diyelim telefon santralinizde isimleri 01 den 20 ye kadar sıralanmış 20 adet port var. Bunları bir seferde sisteme tanıtmak için Port Adı Formatı alanına ** (iki basamak olduğu için) Aralık Başlangıcı alanına 01 ve Aralık Bitişi alanına 20 yazmalısınız. Veya santraliniz portlara TRN15 gibi isim veriyor ve siz bu bunu takip eden 5 port tanımlamak istiyorsanız Port Adı Formatı alanına TR1* (iki basamak olduğu için) Aralık Başlangıcı alanına 5 ve Aralık Bitişi alanına 9 yazmalısınız. Bir şubedeki bir port, sadece bir port grubuna dâhil olabilir. Dolayısıyla port grubu ile birlikte bir dizi port tanımlama isterseniz ve tanımladığınız dizi içinde yer alan bazı portlar daha önce sisteme tanımlanmış ise, yeni tanımladığınız port grubu içinde bu portlar yer almayacaktır. Yukarıdaki son örnekte, eper sistemde daha önceden TR16 isimli port tanımlanmış ise, yeni tanımlanan port grubu içinde sadece TR15, TR17, TR18 ve TR19 portları tanımlanır. Sistemde yeni tanımladığınız veya daha sonra bu port grubuna ekleyeceğiniz portlar için o portların bulunduğu yerin ülke ve alan kodunu ilgili alanlara girmelisiniz. Örneğin İstanbul Anadolu yakasında bulunan portları tanımladığınız port grubunun ülke konu 90, alan kodu 212 olmalıdır. Veya Turkcell e bağlı FCT lerin port grubunun ülke konu 90, alan kodu örneğin 532 olmalıdır. Aynı operatöre bağlı olsa bile, hatlarının alan kodları farklı olan FCT ler için ayrı ayrı port grubu tanımı yapılmalıdır. Örneğin 533 alan kodu olan bir hattın bağlı olduğu FCT nin bağlı olduğu port, alan kodu 532 olarak tanımlanmış bir port grubuna bağlı olmamalıdır. Daha sonra port grubunda yer alan portların hangi şubede olduğunun belirtilmesi gerekir. Tarifesi aynı bile olsa, farklı şubelerde yer alan portlar için ayrı ayrı port grubu tanımı yapılması gerekmektedir. Tüm şubelerde kullanılan FCT ler için tek bir port grubu tanımı yapılamaz. 20