İşyeri Davranış Kuralları. SunChemical

Transkript

1 İşyeri Davranış Kuralları S T A N D A R T L A R VE K U R A L L A R SunChemical

2 İşyeri Davranış Kuralları Hakkında Birkaç Söz Sektörümüzün global lideri olan Sun Chemical, yerleşik bir değerler sistemine bağlıdır. Bu değerlerin içinde en çok saygı görenlerden biri olan dürüstlükten şunu anlıyoruz: "Biz, müşterilerimizle, tedarikçilerimizle, yüklenicilerimizle ve birbirimizle yaptığımız tüm işlerde dürüst, açık sözlü ve ahlaklıyız. Karşılıklı güven inşa etmeye çalışıyor ve işimizi yönlendiren yasalara, yalnızca yasal yükümlülüğümüz olduğu için değil, aynı zamanda doğru olanı yapmak için uyuyoruz." Bu belge, Sun Chemical'da herkesin kucak açmasını ve yerine getirmesini beklediğimiz işyeri politikaları ve standartlarını içerir. Lütfen bu standartları ve kuralları okuyup sindirmek için zaman ayırın. Daha fazla bilgi almak veya belirli bir durumda doğru davranışı neyin belirlediğini öğrenmek isterseniz, bunu mutlaka kuruluşunuzda liderinize sorarak ele alın. Veya belirli bir sorunun yerel olarak ele alınamayacağını düşünüyorsanız doğrudan bize başvurun. Ahlaki değerlerimiz hakkında basit bir bildirimden çok daha fazlasını öğreniyorsunuz. Her gün, tüm kurumun itibarını koruma sorumluluğunu üzerinizde taşıyorsunuz. Sun Chemical temsilcisi olarak işle ilgili verdiğiniz kararlar ve işyerindeki davranışlarınız, iş arkadaşlarınıza ve tüm kuruma yansır; bu nedenle kınanacak davranışlar sergilememelisiniz. Hepimiz tutarlı bir biçimde doğru yolu seçersek, şirketimizin açıklık, dürüstlük ve adil iş konusundaki itibarıyla tanınmaya devam etmesini umut edebiliriz. Sun Chemical, "doğru olanı yapmaya" yönelik kurumsal bir süreç olmadan başarılı olamaz ve biz, dürüstlüğüyle ön plana çıkan bir şirket olarak başarıya ulaşacağız. Rudi Lenz Melvin M. Cox Başkan ve CEO Kıdemli Başkan Yardımcısı ve Genel Danışman

3 İşyeri Davranış Standartları ve Kuralları İçindekiler Sayfa 1 Sayfa 3 Sayfa 6 Sayfa 8 Tanıtım Mesajı Temel İşyeri Davranış Kuralları Nelerdir? Çalışan Olarak Haklarınız: Saygı, İtibar ve Mahremiyet Olası Çıkar Çatışmalarından Uzak Durma ve Sun Chemical Mallarını Koruma Sorumluluğunuz Sayfa 12 Müşterilerimiz, Tedarikçilerimiz ve Şirket Dışından Taraflarla İlişkileriniz Sayfa 19 Sayfa 23 Sayfa 25 Devlet Kurumlarıyla İlişkileriniz Bilgilere Nasıl Ulaşırsınız? Değerlerimiz

4 Temel İşyeri Davranış Kuralları Nelerdir? Sun Chemical çalışanı olarak, değerlerimizi koruyan işyeri davranış kurallarını bilmek ve bunlar çerçevesinde çalışmakla yükümlüsünüz. Kimse sizden hukuk uzmanı olmanızı beklemiyor. Bu nedenle, "doğru olanı yapmaya" odaklanıyoruz. Bu kitapçık benzeri kurallar, Sun Chemical'da işimizi sürdürmeye yönelik ortak birtakım değerler geliştirmek açısından önemlidir. Sun Chemical'da herkesin uyması beklenen standartlar şu şekilde özetlenebilir: İşimizi yönlendiren ilgili tüm yasalara uyun. Tüm işlerinizde dürüst, adil ve güvenilir olmaya çabalayın. İşinizle kişisel yaşamınız arasındaki tüm çıkar çatışmalarından uzak durun. Tüm iş arkadaşlarınızla ilgili olarak adil istihdam uygulamalarını gözetin ve çeşitliliğe değer verin. Güvenli bir işyeri yaratmaya ve çevreyi korumaya çalışın. Diğer çalışanların ve şirket adına birlikte iş yaptığınız kişilerin haklarına, itibarına ve mahremiyetine saygı gösterin. Çalışma ortamlarımızda taciz ve ayrımcılığın hiçbir çeşidini barındırmayın. Sun Chemical ın özel ve gizli bilgilerini uygunsuz şekilde ifşa edilmekten koruyun. Hiçbir müşteriye, tedarikçiye, devlet kurumu yetkilisine veya üçüncü taraflara herhangi bir uygunsuz ödeme, hediye veya bahşiş teklif etmeyin ve bunları kabul etmeyin. Uygun onayı almadan ve yasal inceleme yapılmadan başka bir kimseden veya şirketten herhangi bir gizli bilgiyi kabul etmeyin ve üçüncü taraflar lehine gizlilik anlaşması imzalamayın. Uygun onayı almadan ve yasal inceleme yapılmadan herhangi bir sözleşme yükümlülüğü altına girmeyin. Sun Chemical'ın tüm finansal kayıtlarının doğru ve eksiksiz olduğundan, tanımlanan işlemi tam olarak yansıttığından ve ilgili yasalar ve muhasebe standartlarıyla uyumlu olduğundan emin olun. Sun Chemical'ın müşterileri, tedarikçileri, rakipleri ve devlet kurumları ile iş ilişkilerinizin, rekabet, anti tröst, rüşvetle mücadele, finansal işlem, vergi ve terörizmle mücadele dahil olmak üzere ilgili tüm yasalarla uyumlu olduğundan emin olun. Hepsi Bu Kadar Mı? Bu sayfada yer alan kısa özet, Sun Chemical'ın İşyeri Davranış Standartları ve Kurallarını sınırlandırmaz veya kısıtlamaz. Bu özet, şirketimizin değerlerini destekleyen önemli kavramlardan yalnızca bazılarını tanıtmayı amaçlamaktadır. Üst düzeyde bir işyeri davranış standardı tutturma ve Şirketin itibarını koruma konusunda kendi payınıza düşeni yapabilmek için ihtiyacınız olan şey, sağduyu sahibi olmanın yanı sıra, yasal ve ahlaki ilkeleri temel düzeyde anlamaktır. Lütfen bu kitapçıkta yer alan İşyeri Davranış Standartları ve Kurallarını baştan sona okuyun. Buradaki açıklamalar, ortaya çıkan yasal ve ahlaki sorunları tanımlamanıza ve çözmenize yardımcı olacaktır. 3

5 Peki Ulusal Farklar Ne Olacak? Biz global bir şirketiz ve bu nedenle global birtakım standartlarımız ve kurallarımız var. ABD merkezli veya AB merkezli bir tavır benimsememek için çaba göstermemize karşın, işimizin önemli bir bölümünü ABD veya AB ile ilgili işlemler oluşturduğu için ABD ve AB yasalarına başvuruda bulunmak kaçınılmazdır. Sun Chemical, yasaların ülkeler ve bölgeler arasında farklılık gösterdiğinin ve çalışanların kendi bölgeleri ve gerçekleştirdikleri işlemler için geçerli olan yasalara uymaları gerektiğinin bilincindedir. Ancak bu yalnızca minimum standardı oluşturur. İşyeri Davranış Standartları ve Kurallarının yerel yasalardan daha sıkı olduğu durumlarda, Sun Chemical burada ifade edilen daha üst düzey global iş standartlarına uymanızı zorunlu tutar. Bu yolla, tüm dünyadaki çalışanlarımız, müşterilerimiz ve tedarikçilerimiz için adil ve tutarlı bir muameleyi güvence altına alabiliriz. Bu Kurallara Kimler Uymalıdır? Bu standartlar ve kurallar, tüm operasyon bölümleri veya birimlerinin yanı sıra Sun Chemical Group B.V.'nin kontrol edilen yan kuruluşları ve şirket tarafından bulunduğu bölgelerde kontrol edilen girişim ortaklıkları dahil olmak üzere, Sun Chemical'ın dünyanın her yerindeki tüm çalışanları, yetkilileri, müdürleri, aracıları, danışmanları ve rehberleri için geçerlidir. Bu broşürde kullanılan "şirket" veya "Sun Chemical" sözcükleri, tüm şirketler ve yan kuruluşlardan oluşan grubumuzun yanı sıra, sizin çalıştığınız yerel şirket, bölüm veya işlevsel birimi de kapsar. Bu kitapçıkta belirtilen standartlar ve kurallar, bireysel ve işyeri davranış kurallarına ilişkin bir politika bildirimidir ve hiçbir şekilde sözleşmeli veya başka türde bir istihdam hakkı ya da sürekli istihdam güvencesi oluşturmaz; tüm istihdamlar, yazılı sözleşme kapsamında aksi belirtilmediği sürece, istek üzerine şirket veya sizin tarafınızdan herhangi bir zamanda, herhangi bir nedenle veya hiçbir neden olmaksızın bildirim yapılarak veya yapılmadan sonlandırılabilir. Uyumluluğu Belirleyen Nedir? Sun Chemical'ın işyeri davranış kuralları, şirketin ve tüm çalışanlarımızın, tüm dünyada şirketin faaliyetlerini yönlendiren yasalara uymaya, en yüksek ahlaki standartlara bağlı kalmaya ve çalıştığımız toplumlarda sorumluluk sahibi fertler olarak hareket etmeye yönelik ortak sorumluluğunu yansıtır ve gerektirir. Bu İşyeri Davranış standartları, tüm dünyadan Sun Chemical çalışanlarına global iş ilişkileri arayışında, şirketin amaçlarına ve hedeflerine ulaşmak için gerekli bilgileri sağlamak üzere yapılandırılmıştır. Tüm çalışanlar, bu standartların yanı sıra şirketin faaliyetleriyle ilgili devlet yasalarına ve düzenlemeleri ile şirket tarafından oluşturulabilecek benzeri başka politikalara ve prosedürlere uymakla yükümlüdür. Yöneticilerin sorumluluğu, gruplarındaki tüm çalışanların bu standartları anlamalarını ve bunlara uymalarını sağlamaktır. Şirketin yasal ve ahlaki yükümlülüklerini yerine getirme başarısı, hepimizin sorunlar daha ortaya çıkmadan tavsiye talep etmemize ve İşyeri Davranış Standartları ve Kurallarını ihlal edebilecek olayları bildirmemize bağlıdır. Bir çalışanın kendi veya başkalarının çıkarı için yasadışı veya ahlaksız bir davranış sergilemesi veya Sun Chemical'ın yararına yanlış bir işe kalkışıyor olması arasında bir fark yoktur. Basitçe ifade etmek gerekirse, ahlaksız veya yasadışı davranış Sun Chemical çalışma ortamında kabul edilemez. 4

6 Olası Bir Uyumsuzluk Sorununu Fark Edersem Ne Yapmalıyım? Şirketin İşyeri Davranış Standartları ve Kurallarına uymayı sürdürmesini sağlamak için her türlü çabayı göstermeniz beklenir. Buna göre, sizden ve tüm çalışanlardan, güvenlik, yasalar veya şirket politikaları ile uyumsuz durumları, Yöneticilerinize, Genel Danışmana, Mali İşler Genel Müdürüne, İcra Başkanına ya da Ahlaki Değerler Hattına bildirmeniz talep edilmekte ve beklenmektedir; böylece durumun analizi yapılır ve herhangi bir uyumsuzluk sorununu çözmek için gerekli düzeltici önlem alınabilir. Sun Chemical ın politikası, şüpheli uyumsuzluk sorunlarını bildirmek için iyi niyetli bir çaba gösteren herkesi desteklemek ve korumaktır. Yasalarla veya şirket politikalarıyla olası uyumsuzluklar hakkında tüm raporlar, adil ve hızlı şekilde değerlendirilir ve koşulların elverdiği ölçüde gizlilik çerçevesinde ele alınır. Gerekli değerlendirmeyi, Genel Danışman veya başka bir ilgili yetkili koordine eder. Sorunu bildiren kişinin, karmaşık yasal sorunlar ortaya çıkabileceği için kendi başına soruşturma YÜRÜTMEMESİ şarttır. Herhangi Bir Soruşturmada İşbirliği Yapılmalı Mıdır? Tüm çalışanlardan, tüm ihlal iddialarının soruşturulmasında işbirliği yapmaları beklenir. Düzeltici önlem alınması gerektiği belirlenirse, durumu düzeltmek ve yeniden ortaya çıkmasını önlemek için atılacak adımlara şirket ve üst yönetim karar verir. Sorularıma Kim Yanıt Verebilir? Bu standartlar ve kurallar, Sun Chemical'da çalışırken karşınıza çıkan tüm sorulara kesin yanıtlar veremez. Bu nedenle, doğru davranış tarzı için yardım talep etmemiz gereken zamanlar dahil olmak üzere, Sun Chemical'ın yüksek standartlarına bağlı kalmak için nelerin gerektiği konusunda kendi sağduyumuza ve mantığımıza güvenmek zorundayız. Bu standartlar ve kurallar, şirketin ilgili politikaları ve prosedürleri veya Sun Chemical adına yürüttüğünüz faaliyetleri yönlendiren yasalar hakkında sorularınız olursa ya da yasal veya ahlaki bir soruyla ilgili rehberlik almanız gerekirse, yöneticinize veya yerel genel müdürünüze danışmalısınız. Onlar da size yardımcı olamazlarsa, Genel Danışmana, Mali İşler Genel Müdürüne, İcra Başkanına veya Ahlaki Değerler Hattına başvurmanız gerekir. Tüm iletişimler için: Sun Chemical Corporation 35 Waterview Boulevard, Parsippany, NJ ABD Melvin M. Cox, Genel Danışman Tel: (973) Faks: (973) (gizli) E-posta: Susan P. Guerin, Mali İşler Genel Müdürü Tel: (973) Faks: (973) (gizli) E-posta: Rudi Lenz, Başkan ve CEO Tel: (973) Faks: (973) (gizli) E-posta: 5

7 veya Ahlaki Değerler Hattına başvurun: 6

8 Çalışan Olarak Haklarınız: Saygı, İtibar ve Mahremiyet Sun Chemical Fırsat Eşitliğinde Ne Konumdadır? Sun Chemical, en büyük gücünü insanların yetenek ve becerilerinin oluşturduğunun bilincindedir. Bizden, karşılıklı saygının tüm profesyonel ilişkilerimizin temelini oluşturduğu en yüksek profesyonel standartlara karşı kendimizi sorumlu hissetmemiz beklenmektedir. Ayrımcılığa, korkuya, tacize ve diğer olumsuz sosyal sorunlara maruz kalmamak, bunun önemli bir bölümünü oluşturur. Bu nedenle Sun Chemical, insanlarına mümkün olduğu kadar olumlu ve özgürlüğe dayalı bir çalışma ortamı sağlamaya kendisini adamıştır. Bölümler, çalışma birimleri, yan kuruluşlar veya bağlı kuruluşlar arasında belirli İnsan Kaynakları program ve politikalarının ayrıntılarının farklı olmasına karşın, çalışan ilişkileri konusunda şirketin faaliyetlerini yönlendirmek için genel hedefler belirlenmiştir. Şirket politikalarını şunlar oluşturur: Irk, din, cinsiyet, renk, yaş, medeni durum, toplumsal cinsiyet, cinsel tercih, fiziksel veya zihinsel yetersizlik, gazilik ve milli kökene bakılmaksızın işe alma, ücretli çalıştırma, geliştirme, terfi ve ücret konusunda herkese eşit fırsat sağlamak. Profesyonel, güvenli, uyuşturucu karşıtı, ayrımcılık yapılmayan çalışma ortamı oluşturmak. Çalışanları performansa göre değerlendirmek ve buna uygun ücret ödemek, ve bir dizi rekabet avantajı sağlamak. Taciz Nedir? Sun Chemical'ın politikası ve pek çok ülkenin yasaları, işyerinde ya da şirketle veya işle ilgili törenlerde, etkinliklerde ve toplantılarda her türlü tacizi, münasebetsiz davranışı, gözdağını ve misillemeyi yasaklar. Yasaklanan uygulamalar şunları içerir: Sözlü taciz: Kötüleme; aşağılama; küçültücü yorumlar; etnik, ırksal, dini veya cinsel nitelikli tehditler veya korkutucu sözler. Görsel taciz: Sergilenen, birisine gönderilen veya başkalarının görmesi için düzenlenen saldırgan, etnik, ırksal, dini veya cinsel nitelikli küçültücü, saldırgan, tehdit edici, hakaret niteliğinde yazılı, basılı veya elektronik malzemeler, jestler, resimler veya fiziksel nesneler. Fiziksel taciz: Bir kişiyi veya kişisel eşyayı hedef alan istenmeyen temas, münasebetsiz davranış veya fiziksel müdahale. Cinsel taciz: Karşıdan davet gelsin veya gelmesin ve dolaylı veya açık istihdam durumu, maaş zammı veya başka bir avantaj ya da bu tür isteklere ters yanıt verilirse olumsuz eylem tehdidi söz konusu olsun veya olmasın cinsel nitelikli aşırıya kaçan davranışlar. 7

9 Misilleme: Taciz iddiasında bulunan veya iddiayı destekleyici kanıt sunan bir çalışana karşı girişilen olumsuz eylem. Taciz şikayetlerini yöneticinize, İnsan Kaynakları temsilcisine veya Sun Chemical Hukuk Departmanına yöneltmelisiniz. İşyerinde Gizlilikle İlgili Politikamız Nedir? Sun Chemical ın politikası, işyerinde gizlilikle ilgili yasal gerekliliklere uymaktır. Ancak çalışanlar ve yükleniciler, şirketin İnsan Kaynakları Departmanı tarafından veya özel olarak yasalarla düzenlenen şekilde tutulan bilgiler ve dosyalar istisna oluşturacak şekilde, kendileri veya şirket tarafından tutulan ya da Sun Chemical mülkiyetinde olan veya Sun Chemical'ın bilgisayar sistemleri, sesli posta, e-posta veya başka teknik kaynaklarla iletilen ve saklanan tüm bilgiler ve dosyalarla ilgili gizlilik haklarının sınırlı olabileceğini bilmelidirler. Şirket, bir çalışanın bilgisayar ortamındaki dosyalarını veya iletimlerini, sesli postasını, e-postasını ve bilgilerin saklandığı ve iletildiği diğer Sun Chemical ortamlarını inceleme, araştırma veya arama amacıyla bilgisayar parolalarını geçersiz kılabilir. (Avrupa Birliği'nde, özel yasalar ve direktifler, şirket sistemlerinde saklansa bile kişisel olarak değerlendirilebilecek bilgileri korumakta ve kontrol etmektedir ve Sun Chemical ın politikası, bu tür yasalara ve direktiflere uymaktır.) Çalışanların kişisel ve kamuya açık olmayan bilgileriyle ilgili gizlilik yasaları, elektronik iletişim ve diğer iletişim yöntemleri aracılığıyla bilgiye geniş kapsamlı ulaşım sonucunda pek çok ülkede önemli ölçüde değişmektedir. Sun Chemical'ın politikası, çalışanlarıyla ilgili kamuya açık olmayan kişisel tanımlayıcı bilgiler konusunda tüm gizlilik yasalarına ve Avrupa Birliği direktiflerine uymaktır. Bu yasalar karmaşık olduğu için bu kitapçıkta şirketin yerine getirmesi gereken tüm eylemler ayrıntılı olarak belirtilemez. Genel olarak Sun Chemical'ın politikası şunları gerektirir: Şirket tarafından çalışan dışında bir kaynaktan kamuya açık olmayan kişisel tanımlayıcı bilgiler alınacaksa, çalışana yazılı bildirimde bulunulur ve önceden yazılı onayı alınır. Yasalar tarafından şirket yönetimi kapsamında sağlık yardımı, emeklilik maaşı veya şirketin çalışanları için sürdürdüğü başka işçi sosyal yardım planları veya programları için paylaşılması gerekli görülen veya başka bir şekilde yasalar tarafından izin verilen ve şart koşulan bilgiler dışında, çalışanın kamuya açık olmayan kişisel tanımlayıcı bilgilerinin herhangi bir üçüncü şahısla paylaşılması öngörülüyorsa, bilgiler açıklanmadan önce çalışana yazılı bildirimde bulunulur. Eski çalışanlarla ilgili bilgiler, mevcut çalışanların bilgileriyle aynı şekilde korunur. Kamuya açık olmayan kişisel tanımlayıcı bilgilere erişim, şirket içinde istihdamla ilgili şirket planlarını, programlarını, avantajlarını ve İnsan Kaynakları işlevlerini düzgün şekilde yerine getirebilmek için bilmeleri gerektiğini belirlediğimiz çalışanlarımızla ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla sınırlıdır. 8

10 Olası Çıkar Çatışmalarından Uzak Durma ve Sun Chemical Mallarını Koruma Sorumluluğunuz Sun Chemical çalışanı olarak, görevlerinizi Sun Chemical ın çıkarlarıyla en tutarlı şekilde yerine getirme sorumluluğuna sahipsiniz. En azından, çıkar çatışmalarından uzak durmanız, Sun'ın gizli bilgilerini yetkisiz kullanım veya ifşa duruma karşı korumanız ve Sun'ın şirket mallarını kullanmanıza ve diğer çalışanlarla etkileşimlerinize ilişkin politikalarına uymanız gerekir. Çıkar Çatışması Nedir? Çıkar çatışması, kişisel çıkarlarınız ve/veya üçüncü şahısların çıkarları ve Sun Chemical'a karşı sorumluluklarınız arasında, bağlılığınızın bölünme olasılığı olan herhangi bir durumda ortaya çıkar. Genellikle çıkar çatışmaları, bir çalışan kişisel finansal çıkarını geliştirmek veya şirket dışında iş yapmak için pozisyonunu kullandığı zaman ortaya çıkar. Bir kişinin özel eylemleri şirketin işle ilgili çıkarlarıyla tutarsız olduğu zaman çatışma vardır. Gerçekten çıkar çatışması yaratan faaliyetler asla kabul edilemez. Çıkar çatışması gibi görünen faaliyetlerden de kaçınılmalıdır. Çıkar çatışması örnekleri şunları içerir: Aynı anda iki veya daha çok işveren için çalışmak veya CEO veya CFO tarafından, açıkça yazılı olarak yetki verilmediği sürece kâr amacı güden başka herhangi bir kuruluş için herhangi bir iş yapmak veya danışman, rehber, çalışan veya müdür olarak hizmet sunmaktan dolayı kişisel kazanç sağlamak. Herhangi bir rakip, tedarikçi veya müşteriden kişisel kazanç sağlamak, bunlar için herhangi bir iş yapmak veya danışman, rehber, çalışan veya müdür olarak hizmet sunmak. Sun Chemical'ın rakibi olan ürünleri veya hizmetleri ya da bunlara benzer ürünleri veya hizmetleri satmak. CEO veya CFO tarafından açıkça yazılı olarak yetki verilmediği sürece, kâr amacı güden başka herhangi bir şirket için dışarıdan çalışmak. CEO veya CFO tarafından açıkça yazılı olarak yetki verilmediği sürece, Sun Chemical ile ilgili olmayan faaliyetleri gerçekleştirmek için Sun Chemical'ın cihazlarını, varlıklarını veya zamanını kullanmak. Hisseleri ulusal bir borsada işlem gören herhangi bir şirketin %5'inden azına sahip olmak dışında, herhangi bir rakip, müşteri veya tedarikçiyle finansal işlem yapmak veya bunların finansal çıkarlarını elinde tutmak veya kontrol etmek. Şirketin hakkıyla sahip olduğu iş fırsatlarından kişisel yarar sağlamak. CEO veya CFO'nun önceden yazılı onayını almadan, doğrudan veya dolaylı olarak kendiniz, birlikte yaşadığınız kişi veya ailenizin bir ferdi için kişisel kazanç veya kâr sağlamak amacıyla şirketle işlemler gerçekleştirmek. CEO veya CFO tarafından onaylanan durumlar dışında, aile fertlerini veya birlikte yaşadığınız kişiyi işe almak, sizin yönetiminizdeki bir iş birimine aktarmak. Bu ilişkinin 1 Aralık 2002 tarihinden önce CEO'ya rapor edilmiş olması şartıyla, 1 Ekim 2002 tarihinden önce mevcut olan istihdam ilişkileri bundan muaftır. 9

11 Sun adına gerçekleştirdiğiniz hizmetler karşılığında üçüncü şahıslardan ücret veya maddi değeri olan herhangi bir şey kabul etmek. Sun Chemical ile iş ilişkisi bulunan veya ilişki sözü veren üçüncü şahıslardan ücret veya maddi değeri olan herhangi bir şey kabul etmek. Bu çıkar çatışması politikasını ihlal eden çalışanlar, iş akdinin sonlandırılması ve haklarında başka işlemler yapılması gibi disiplin işlemlerine tabi tutulabilirler. Çıkar çatışması olasılığıyla ilgili bir soru gündeme gelirse, çalışan çıkar çatışması olasılığı olup olmadığının saptanması için söz konusu faaliyete kalkışmadan önce ilgili gerçekleri Genel Danışmana sunmalıdır. Sun Chemical'ın Gizli Bilgilerini Nasıl Korumalıyım? Şirketin özel ve gizli bilgileri, Şirketin en değerli varlıklarından biridir. Şirket, ürünleri, planları ve işleriyle ilgili genellikle açıkça ifşa edilmeyen tüm bilgiler gizlidir. Bu bilgilerin uygunsuz veya yetkisiz şekilde ifşa edilmesi, Sun Chemical'ın rekabet konumunu önemli ölçüde zedeleyebilir ve değerli varlıkları harcayabilir. Bu bilgilerin uygunsuz veya yetkisiz şekilde ifşa edilmesi suç teşkil edebilir ve suçlanan kişi için para cezaları, yasal işlem uygulanması ve hapis cezası olasılığını gündeme getirebilir. Sun Chemical, gizli bilgileri korumayı, bu tür bilgileri üçüncü şahıslara ifşa etmemeyi ve kişisel kazanç için veya şirketle rekabet edecek şekilde kullanmamayı kabul etmenizi şart koşar (önceden şirketten özel yazılı onay alınan durumlar dışında.) Bu yalnızca şirket çalışanı olduğunuz dönem için değil, aynı zamanda Sun Chemical'da istihdam süreniz sona erdikten sonra da geçerlidir. Ayrıca, şirkette istihdam kapsamında çalışanlar tarafından geliştirilen tüm çalışmalar, bilgiler veya icatlar Sun Chemical'a aittir. Bu tür iş ürünleri, anında açıklanmalı ve şirkete devredilmelidir. Çalışan olarak, elektronik kayıtlarınız ve sesli postanız dahil olmak üzere, işle ilgili tüm bilgilerin bütünlüğünden ve korunmasından sorumlusunuz. Size emanet edilen bilgileri korumak için gerekli önlemleri almalısınız. Örneğin, bilgileri uygunsuz şekilde değiştirmemeli, yok etmemeli, bozmamalı veya açıklamamalısınız. Kamuya açık kaynaklardan derlenmiş olsa bile müşteri listeleri, mal kayıtları ve diğer iş bilgileri şirketin malıdır ve kişisel çıkar için alınamaz ve kullanılamaz. Şirketin özel bilgilerine "Gizli" ibaresi eklenmeli ve bu tür bilgilere erişim, bu bilgileri "bilmesi gereken" kişilerle sınırlandırılmalıdır. Şirketin tüm gizli bilgilerinin, yetkisiz kişilerin erişemeyecekleri uygun bir şekilde saklanmasını veya elektronik olarak korunmasını sağlama sorumluluğu size aittir. Gizlice dinlemeye karşı korunmayan kablosuz veya mobil iletişim cihazlarının kullanılmasıyla elektronik yolla ifşadan bilgileri korumanız gerekir. Şirketin dahili kayıtları ve işle ilgili bilgileri gizlidir. Çalışanlar, ister bilgisayarda isterse başka bir ortamda bulunsun, yalnızca girmek için izinleri olan dosyalara veya programlara erişebilirler. Elektronik ve e-posta kayıtlarına benzersiz veya özel erişim izni bulunan çalışanlar, gerekli yetkiyi almadan, sistemlere normal destek sağlama ve yönetim amacı dışında bu tür kayıtlara erişemezler. Dosyaların, parolaların, bilgisayar sistemlerinin veya programların yetkisiz olarak incelenmesi, çoğaltılması, dağıtılması, kaldırılması, bozulması veya değiştirilmesi ya da yetkisiz yollarla elde edilen bilgilerin uygunsuz kullanımı, iş akdinin sonlandırılmasına varabilen disiplin işlemlerine temel oluşturabilir. 10

12 Şirket Varlıklarını Nasıl Kullanmalıyım? Sun Chemical varlıklarının alımı ve bakımı maliyetlidir. Çalışanların, bu varlıkları yalnızca amacına uygun şekilde kullanmaları, bunların değerini ve yararlığını korumaları ve sürdürmeleri gerekir. Şirket mallarını yanlış kullanmak, kötüye kullanmak veya yok etmek, şirket mallarını iş amaçları çerçevesinde sorumlu bir şekilde kullanma görevinizi ciddi şekilde ihlal etmek anlamına gelir. Makineler, cep telefonları, cihazlar, bilgisayarlar, elektronik aygıtlar, taşıtlar ve çalışanlara işlerinde kullanmaları için emanet edilen diğer şirket malları, bunların işletimini yönlendiren tüm ilgili kurallara, düzenlemelere ve önlemlere uygun olarak kullanılmalıdır. Sun Chemical, İnternet ve diğer bilgi hizmetlerini, iş amaçlarımızın ve hedeflerimizin ilerlemesini desteklemek için sağlamaktadır. Şirket, İnternet'in iş ve eğitim aracı olarak kullanılmasını destekler. Zaman zaman iş/kişisel faaliyetlerinizi geliştirerek 1.) şirketin yararına olan ve 2.) işte daha verimli olmanızı sağlayan öğrenim, gelişim ve eğitim amaçlı kısa süreli İnternet erişimi kabul edilebilir. Ancak iş sırasında ve sonrasında şirket tarafından sağlanan İnternet hizmetlerinin veya cihazların kişisel eğlence, kişisel kazanç veya başka türde kişisel kullanım amacıyla veya Sun Chemical'ın cinsel taciz ve diğer politikalarını ihlal eden İnternet sitelerine erişmek için kullanılması her zaman kesinlikle yasaktır. Sun Chemical, İnternet ve e-posta etkinliğini izleme ve kaydını tutma, şirket politikasıyla uyumluluk sağlamak için saldırgan, yasadışı ve işle ilgisiz siteleri engelleme veya İnternet erişimini reddetme ve kısıtlama konusunda belirli haklara sahiptir. İnternet kullanıcısı, bir sitenin şirket politikasını veya yasaları ihlal edip etmediğinden emin değilse Sun Chemical avukatına başvurmalıdır. Sun Chemical çalışanları, kelime işleme, finansal raporlama, veri yönetimi amaçlı yazılım programları ve başka pek çok uygulama kullanmaktadır. Şirket tarafından satın alınan yazılım ürünlerinin çoğu, hükümleri, koşulları ve izin verilen kullanım çeşitlerini açıklayan bir tür lisans sözleşmesinin kapsamındadır. Sun Chemical'ın politikası, telif hakkı yasalarına uymak ve lisans sözleşmelerinin hüküm ve koşullarını gözetmektir. Uluslararası telif hakkı yasası, lisanslı yazılımların yasadışı yollarla çoğaltılması ve kullanımını suç olarak kabul etmekte ve yasal cezalar getirmektedir. Her kullanıcı, yazılımların kullanımıyla ilgili kısıtlamaları bilmeli ve bu kısıtlamalara uymalıdır. Özel endişeleriniz varsa, daha fazla bilgi almak için yerel BT Sistemleri temsilcinize başvurmanız gerekir. Sun Chemical'ın E-posta, Telefon ve İnternet Politikası Nedir? İnternet etkinliği ve cep telefonu veya başka türde kablosuz medya kullanımının kamuya açık olduğu düşünülmelidir ve kullanıcılar etkinliklerini buna göre gerçekleştirmelidirler. İnternet üzerinden gizli veya özel bilgiler içeren e-posta gönderirken hassas bilgilerin şifrelenerek gizliliğinin korunması gerekir. Şirket kontrolündeki İnternet e-posta sistemleri, şirketin E-posta ve İnternet Politikasına uygun olarak bazı gizli konular için kullanılabilir. Hassas ve gizli iletişimlerde, posta gönderilmeden önce hedeflenen alıcının adresi doğrulanmalıdır. Kullanım aşağıda belirtilenler dahil olmak üzere ilgili tüm yasalar, düzenlemeler ve şirket politikalarıyla uyumlu olduğu sürece, elektronik iletişim medyası bilgi iletişimi ve alışverişinde kullanılabilir: teknoloji, yazılım ve veri ithalat ve ihracatını yönlendiren yasalar. 11

13 ulusal sınırların ötesine veri iletimini ve özellikle gizlilik yasası koruması kapsamında bulunan bireylerle ilgili kişisel veri iletimini yönlendiren yasalar. telif hakkı, ticari marka ve reklam yasaları. Sun Chemical'ın E-posta ve İnternet Politikasında ele alınan şekilde dahili şirket kullanımını düzenleyen yasalar. Bu ilgili yasa ve politikalarla uyumsuzluk, şirketin elektronik medya kullanarak işlerini serbestçe yürütme becerisini tehlikeye atabilir. Bu nedenle, doğru kullanım yoluyla bu varlıkları korumanız önemlidir. Sun Chemical'ın İletişim Sistemi Kullanım Politikasının kopyasını edinmek için lütfen İnsan Kaynakları temsilcinize veya BT Yardım Masasına başvurun. Ayrıca, şirketin işinde kullanılan tüm elektronik ve/veya sesli posta iletişimlerinin, şirket kayıtları ve malları olarak kabul edildiğini unutmayın. İlgili gizlilik yasaları uyarınca ve özellikle "Çalışan Olarak Haklarınız" başlıklı bölümde belirtildiği gibi, şirket herhangi bir zamanda mesajların ve sistemleri üzerinde oluşturulan, gönderilen veya alınan diğer malzemelerin ve verilerin içeriklerini izleme ve bunlara erişme hakkını saklı tutar. 12

14 Müşterilerimiz, Tedarikçilerimiz ve Şirket Dışından Taraflarla İlişkileriniz Üçüncü Taraflarla ilgili Hediye Alıp Verme ve Etkinliklere Katılma Politikası Nedir? Birbiriyle iş yapan kişilerin ve şirketlerin küçük hediyeler alıp vermesi, birlikte gidilen iş yemeklerini ödemesi ve birbirini ağırlaması doğaldır. Bu alışverişin (hediye, yemek veya tiyatro oyunu ve spor karşılaşması gibi bir ağırlama biçimi) uygun olup olmaması, kişinin içinde bulunduğu koşullara ve geleneklere bağlıdır. Genel olarak, bu tür promosyon eşyalarının alınması veya verilmesi, aşağıda belirtilen ölçüde kabul edilebilir. Verme: Müşterilere veya Diğer Üçüncü Şahıslara Hediyeler Vermek veya İşi Tanıtmak İçin Kurallar Nelerdir? Şirketin işini tanıtmak için tasarlanan ve şirket sponsorluğunda düzenlenen etkinlikler veya bir seferde az sayıda insanı davet etmek kabul edilebilir. Geziler, spor karşılaşmaları, tatiller, hediyeler veya promosyonlar uygun şekilde kullanıldığı sürece bunun için etkili yöntemler olabilir. Üçüncü şahıslarla güçlü ilişkiler kurmak çok değerlidir ve doğru şekilde gerçekleştirilen tanıtım faaliyetleri bunu yapmamıza yardımcı olur. Bu kurallar, bu süreçte şeffaflığı ve uygunluğu sağlar. Buna karşılık, bir kuruma veya kişiye krediler, rüşvetler, komisyonlar, ödemeler, ücretsiz hizmetler veya maddi değeri olan eşyalar vererek şirketle iş yapmaya çalışmak ticari rüşvet olarak değerlendirilir ve buna izin verilmez. Bu nedenle, kurallara uyulmasını sağlamak için şirket, tedarikçilere, müşterilere, potansiyel müşterilere veya onların aracılarına, çalışanlarına, akrabalarına veya vekillerine doğrudan veya dolaylı olarak aracılar ve üçüncü şahıslarla maddi değeri bulunan (300 ABD doları veya üzeri olarak tanımlanır) ödeme yapılmasını veya hediye, hizmet ya da promosyon eşyası verilmesini yasaklar. İstisnalar olabilir, ancak önceden Genel Danışan, CEO veya CFO tarafından yazılı olarak onaylanması gerekir. Nakit veya nakit eşdeğeri hediyelerden her zaman uzak durulmalıdır. Şirket, nakit veya nakit eşdeğeri ve müsrif hediyeler veya ağırlamalar (ücreti ödenen tatiller, mücevher, pahalı spor gereçleri, ücretsiz barınma veya ulaşım) ve üçüncü şahıslar için önemli değere sahip başka eşyalar ve hizmetlerin sağlanmasını, Genel Danışman, CEO veya CFO'dan önceden yazılı izin alınmadığı sürece yasaklamaktadır. Alma: Tedarikçilerden veya Diğer Üçüncü Şahıslardan Hediyeler veya Promosyon Eşyaları Almak İçin Kurallar Nelerdir? Şirket, şirketin tedarikçilerinden, müşterilerinden, potansiyel müşterilerinden veya aracılarından, çalışanlarından, akrabalarından veya vekillerinden Sun Chemical'ın herhangi bir çalışanı, aracısı, danışmanı ve rehberinin doğrudan veya dolaylı olarak öğe başına değeri 50 ABD Doları veya daha yüksek olan herhangi bir hediye, bahşiş veya hizmet almasını kesinlikle yasaklar. Değeri 50 ABD dolarının üzerindeki herhangi bir eşyanın veya hizmetin kabul edilebilmesi için Genel Danışman, CEO veya CFO'dan onay alınmalıdır. 13

15 Hiçbir Sun Chemical çalışanının, herhangi bir nedenle, Sun Chemical ile açık veya dolaylı olarak iş ilişkisi kurma veya sürdürme yükümlülüğü bulunan üçüncü şahıslardan veya onların yan kuruluşlarından nakit veya değerli herhangi bir eşya kabul etme yetkisi yoktur. Masrafı bölmeme amacıyla yapıldığı sürece ve karşılığında Sun Chemical'ın da benzer nitelikli etkinliklerle bunu dengeleyebileceği durumlarda, Sun Chemical çalışanları, iş yaptığımız veya bizimle iş yapmak isteyen şirketlerden veya kişilerden mütevazı ve uygun nitelikli yemekleri kabul edebilirler. Tedarikçilerin, potansiyel tedarikçilerin, hizmet sağlayıcıların, potansiyel hizmet sağlayıcıların ve üçüncü şahısların sponsorluğunda gerçekleştirilen dışarıdaki etkinliklere, spor karşılaşmalarına, ağırlamalara ve benzeri etkinliklere katılım, bu tür etkinlikler taraflar arasında karşılıklı iş ilişkisinin geliştirilmesiyle ilgiliyse kabul edilebilir. Sun Chemical çalışanları, Genel Danışman, CEO, CFO'dan yazılı onay almadan, mevcut ve potansiyel tedarikçilerin, mevcut ve potansiyel müşterilerin veya bunların aracılarının, çalışanlarının, akrabalarının veya vekillerinin sponsorluğunda düzenlenen ve bunların katıldıkları iş toplantıları, seminerler ve diğer etkinliklerle bağlantılı ücretsiz seyahat, barınma, otel odası veya ücreti ödenmiş geziler kabul edemezler. Sun Chemical'ın politikası, çalışanların her zaman kendi seyahat ve barınma veya otel masraflarını karşılamaları yönündedir. Etkinlik şirket açısından değerliyse, Genel Danışman, CEO veya CFO tarafından onay verilmediği sürece, masraflarınızın Sun Chemical tarafından ödenmesi gerekir. Üçüncü şahıslarla ilişkiler kurmak desteklenmektedir ve bu politikanın amacı, etkinliklerimizle maliyetleri bağdaştırarak net yararı şeffaf hale getirmektir. Ticaret Kısıtlamalarını Nasıl Ele Almalıyım? ABD ve AB şirketlerinin ve uluslararası yan kuruluşlarının ve bağlı kuruluşlarının dünya pazarında ticaret yapma becerisi, ABD federal hükümetinin ve AB yetkililerinin yayımladıkları düzenlemelerle kısıtlanmaktadır. Örneğin, ABD şirketleri; müdürleri, yetkilileri veya yöneticileri ABD vatandaşı olan ABD dışından şirketler; veya ABD yapımı ürünleri hammadde olarak kullanan veya satan tüm şirketlerin dost ülkelere yöneltilen ekonomik boykotlara katılması veya Sun Chemical ürünlerinin ambargo uygulanan ülkelere satılabileceği yerlerde belirli şirketlerle ticaret yapması yasaktır. Anti Boykot Yasaları Ne Olacak? Anti boykot yasaları, bir ülkenin başka bir ülkeye boykot uygulamasının şirketler tarafından desteklenmesini önlemeyi amaçlar. Sun Chemical'ın iş yaptığı pek çok ülkede bu tür yasalar vardır. ABD hükümeti ve Avrupa hükümetlerinin bu eylemlere ilişkin katı yasaları mevcuttur. Bu yasalar, şirketin veya çalışanlarının, ırka, dine veya milli kökene göre herhangi biriyle iş yapmayı reddederek izin verilmeyen boykotlarla işbirliği yapmalarını VEYA müşterilerine ve potansiyel müşterilerine bu konularla ilgili bilgi sağlamalarını yasaklar. Bu yasalar, aynı zamanda şirketin boykot edilen ülkeyle ilişkileri hakkında bilgi sağlamasını yasaklar. Düzenlemeler çerçevesinde, boykota katılma talepleri derhal devletin ilgili icra dairelerine rapor edilmelidir. Bu talepler, sözleşmeler, ihale talepleri, kredi mektupları, alım emirleri ve potansiyel tedarikçiler hakkında bilgi almayı amaçlayan anketler gibi herhangi bir iş belgesinde potansiyel olarak bulunabilir. 14

16 Belirli ülkelerden mal ithal edilmesini yasaklayan veya malların belirli ülkelerin limanlarına girebilen gemilerle gönderilmesini gerektiren hükümlere karşı tetikte olmalısınız. Herhangi bir belgenin boykotla ilgili olabilecek sözler içerdiğini düşünürseniz, işlemi daha fazla ilerletmeden derhal tavsiye ve yardım almak için Sun Chemical Hukuk Birimine başvurun. Uluslararası Ticaret Mevzuatı Beni Ne Açıdan Etkiler? ABD hükümeti, AB ve AB'ye üye ülkeler, devlet düşmanı olarak kabul edilen ülkelere karşı ambargolar uygulamaktadır. Bunlar genellikle terörizmi uygulayan veya destekleyen, insan hakları standartlarını ihlal eden veya başka kabul edilemez eylemlere girişen ülkelerdir. İyi bir kurumsal vatandaş olan Sun Chemical, bu ambargolara kesinlikle uyar. Örneğin, ABD Ticaret Bakanlığı veya Maliye Bakanlığı, Amerika Birleşik Devletleri dışındaki çeşitli ülkelerle ticareti düzenler ve bazı durumlarda yasaklar. ABD şu anda Küba, İran, Kuzey Kore, Sudan ve Taliban yönetimindeki bölgeler dahil olmak üzere Taliban'a karşı kapsamlı ekonomik ambargolar sürdürmektedir. ABD, aynı zamanda Liberya, Ruanda, Somali, Suriye ve Yugoslavya Federal Cumhuriyeti'ne (Sırbistan Karadağ) silah ambargoları ve başka sınırlı ambargolar, UNITA'ya (Angola'da) silah ve mal ambargosu uygulamaktadır. Ayrıca, ABD Myanmar'da (Burma) yeni yatırım yapılmasına da yasak getirmektedir. Bu yasaklar, ABD şirketlerinin, ABD yapımı ürünleri hammadde olarak kullanan veya satan ve yönetim kurullarında veya yönetim pozisyonlarında ABD vatandaşlarının bulunduğu uluslararası yan kuruluşları için de geçerlidir. Bu ülkelerle veya gruplarla ticaret yapmak, şirketi ciddi cezalara tabi kılabilir. Bu ülkelerle doğrudan veya dolaylı olarak aracılar, simsarlar veya dağıtımcılar üzerinden herhangi bir ticari bağlantı başlatmadan veya kurmadan önce, planlarınızı Sun Chemical Hukuk Birimiyle görüşmeniz gerekir. Sun Chemical Hukuk Birimi, ambargolarla ilgili özel bilgilere ulaşmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, ABD Ticaret Bakanlığı ABD dışındaki ülkelere yapılan mal, hizmet ve teknoloji ihracatını da düzenler. Bu kontroller, ihracatın yapıldığı ülkeden çok ihraç edilen malların, hizmetlerin veya teknolojinin türü üzerinde odaklanır. Teknolojinin ve pek çok kimyasal ve kimyasal preparatı da kapsayan hassas malların transferiyle ilgili ambargo düzenlemelerine benzer kurallar, bu malların ABD dışında satışına veya transferine kısıtlama getirmektedir. ABD menşeli teknik bilgilerin veya ileri teknoloji ürünlerinin ABD dışındaki yerlere satışının veya transferinin mümkün olup olmadığına dikkat edilmelidir. Bu alandaki yasalar sürekli değiştiği için malların ambargo uygulanan bir ülkede veya grupta yerel olarak üretilen ürünlerle doğrudan ve aracılar, dağıtımcılar veya üçüncü ülkelerdeki simsarlar aracılığıyla birleştirilmesi dahil olmak üzere, ABD yapımı veya ABD menşeli malların satışına yönelik bir iş yapmadan önce Sun Chemical Hukuk Birimine danışmanız gerekir. AB ve üye devletler, çeşitli ülkelerle ticarete yönelik ambargolar ve ticari yaptırımlar uygulamaktadır. Geçerli tüm gereksinimlerin güncel listesi adresinde bulunmaktadır. Bazı yaptırımlar, Angola/Unita, Bosna-Hersek, Burma/Myanmar, Kongo/Zaire, Hırvatistan, Haiti, Liberya, Eski Yugoslav Makedonya Cumhuriyeti, Sierra Leone, Sudan, Taliban/El Kaide/Usame bin Laden ve Zimbabwe'ye karşı belirli mallar ve orduyla ilişkili kullanıcılar gibi belirli alıcılar için uygulanmaktadır. 15

17 AB, Küba, İran ve Libya ile ticaretle bağlantılı olarak, Amerika Birleşik Devletleri'ne karşı engelleme yasalarını da uygulamaktadır. Kısacası, AB ülkelerinde yerleşik şirketler ve kişilerin, ABD tarafından Küba ve İran'a uygulanan yaptırımlara uymaları yasaktır. Ancak ABD vatandaşları ve ABD'ye seyahat eden kişiler tutuklanabilecekleri ve Küba ile ticarete izin verme, bunu kolaylaştırma veya gerçekleştirme suçundan yargılanabilecekleri için Küba ile gerçekleştirilen işlemlere dikkat edilmelidir. AB vatandaşları ve ailelerinin, bu tür bir suçlama yüzünden ABD'ye giriş yapmaları kalıcı olarak yasaklanabilir. ABD vatandaşlarının yetkili, müdür veya yönetici olarak çalıştığı veya ABD yapımı ürünleri Küba ve İran'a satan şirketlerin ABD vatandaşı olan çalışanları veya yan kuruluşları, ABD'de yargılanabilir. Yine ambargoların ve yaptırımların kapsamı veya odağı hızla ve bildirim yapılmadan değişebildiği için yukarıda adı geçen ülkelerden herhangi biriyle ticarete başlamadan önce Sun Chemical Hukuk Birimine başvurmanız en iyisidir. İndirimler ve Geri Ödemelerle İlgili Politikamız Nedir? Müşterilere, tedarikçilere, distribütörlere, yüklenicilere, aracılara, danışmanlara veya bunların yetkililerine, yöneticilerine, çalışanlarına veya ilgili taraflara (bu kişiler veya şirketler bundan sonra "Kişi" olarak anılacaktır) herhangi bir ücret, indirim, ön ödeme, geri ödeme, iade veya başka türde bir ödeme işlemi, yalnızca aşağıdaki koşullara göre yapılabilir: Bu tür indirimler, geri ödemeler veya başka malzeme iadeleri veya diğer ödemeler yalnızca aşağıdaki koşullarla yapılabilir: Kişinin, her müşteri veya tedarikçiyle normal iş uygulamasında açılan Sun Chemical müşteri hesabına kredi çıkarılması. Sun Chemical ile iş ilişkisi bulunan ve belirli ticari anlaşmalar sonucunda ödemeyi almaya hak kazanan Kişiye ödenmek üzere Sun Chemical çeki düzenlenmesi. Sun Chemical tarafından Kişinin Sun Chemical ile iş yaptığı ülkede Kişinin banka hesabına yapılan elektronik transfer. Başka bir ödeme yöntemine izin verilmez. Özellikle, nakit veya nakit yerine geçen ödemeler; offshore ve maskelenmiş hesaplar ile üçüncü şahıs hesaplarına transferler; yüksek tutarlı fatura kesip daha sonra talep edilen geri ödeme; tüzel kişilikle iş ilişkisi bulunan durumlarda şirket sahiplerinin, yetkililerin veya yöneticilerin şahsi hesaplarına ödemeler; dışarıdan bir tarafın yapılan ödemeyi şirket politikasını yok sayarak ödemeyi tamamlamak üzere herhangi bir şekilde gizleme, kullanma veya kullandırma olasılığının bulunduğu diğer yöntemlere izin verilmez. Ödeme, yalnızca Sun Chemical şirketi tarafından Kişinin hesabını tuttuğu veya Kişinin bir hizmet veya ürün sağladığı yere yapılmalıdır. Kişi Sun Chemical'ın ödeme yapması için bir yan kuruluşu veya bağlı şirketi ya da Kişinin kendisi dışında herhangi bir varlığı veya bireyi atarsa, Sun Chemical'a Kişi tarafından bu ödemenin yapılması için üzerinde Kişinin anteti ile birlikte Kişinin yetkisini taşıdığı açıkça anlaşılan yetkilisinin, müdürünün veya yöneticisinin imzası bulunan yazılı bir yetki belgesi ve talimat gönderilmediği sürece, belirtilen diğer varlığa veya bireye hiçbir ödeme yapılmaz. Bu tür ödemelerde, önceden CFO'dan yazılı onay alınmalıdır. 16

18 Herhangi bir Kişiye yapılacak tüm indirimler, geri ödemeler veya başka fonlar ve ödemeler için CFO'dan veya temsilcisinden önceden yazılı onay alınmalıdır. Bu tür ödemelerle ilgili sorular, Genel Danışmana veya CFO'ya yöneltilmelidir. Belgeleme ve Kayıt Tutma Gereksinimleri Nelerdir? Sun Chemical adına yapılan tüm ödemelerin, harcamaların ve diğer finansal işlemlerin, bu türde ödemelerin tüm tutarının yalnızca ödemeleri destekleyen belgelerde açıklanan amaca yönelik olarak kullanılması amacı, anlayışı ve bilinciyle onaylanması, kaydedilmesi ve yapılması gerekir. Tüm makbuzlar ve harcamalar, şirket defterlerinde ve kayıtlarında eksiksiz ve doğru şekilde açıklanmalı ve ilgili amacı doğru şekilde anlatan uygun belgelerle desteklenmelidir. Fonların harcanmasıyla ilgili gerekli kontrolü sağlamak için banka hesaplarının açılıp kapatılması ve imza yetkisi verilmesiyle ilgili şirketin belirlenen prosedürlerine ve politikalarına da tam olarak uyulmalıdır. Ant Tröst/Rekabet Yasalarıyla İlgili Hangi Uygulamalara İzin Verilir? Pek çok ülkede, özellikle müşteri dağıtımcı olarak ürünleri yeniden satıyorsa, satıcı/müşteri ilişkilerini yönlendiren yasalar vardır. Müşterilerin rekabet becerisini sınırlamak için maliyetin altında satış veya fiyat belirleme uygulamalarına dahil olmak genellikle yasadışıdır. Müşterilerle iş yaparken, aşağıdaki uygulamalardan uzak durulmalıdır ve bu uygulamaları desteklemek için herhangi bir programa dahil olmadan veya kabul etmeden önce yasal tavsiye alınmalıdır: Yeniden Satış Fiyatı Belirleme: Herhangi bir müşterinin belirli bir fiyattan satmak veya belirli bir fiyatın altında satmamak üzere yeniden satış için ürün satın almasını şart koşmak yasaktır. Yeniden Satış Kısıtlamaları: İşle ilgili yasal nedenler dışında yeniden satışa yönelik hüküm ve koşullara kısıtlamalar getirmek yasaktır. Coğrafi kısıtlamalar, belirli müşterilere satış yapmamak, rekabet etmeme anlaşmaları ve benzeri eylemler şüpheli uygulamalardır ve herhangi bir anlaşma yapmadan önce hukuk danışmanı tarafından dikkatle incelenmelidir. Bağlama: Bileşenler makul fiyatlarla ayrı ayrı satışa sunulduğu sürece, ürünler satış amacıyla bir arada "ambalajlanabilir". Müşterinin bir ürünü veya hizmeti satın alabilmek için başka bir ürünü veya hizmeti satın almasını şart koşmak yasaktır. Fiyat Farkı: Hacim, miktar, performans, özel gereksinimler ve fiyat farkını gerekçelendiren diğer faktörlerdeki farklılıklara dayanarak satış fiyatında yasal farklar yaratmaya izin verilir. Bu, müşteri için değeri farklılaştırmanın temelidir ve pazarlama ve satışın önemli bir bölümünü oluşturur. Öte yandan, aynı pazarda aynı iş için farklı satış ve fiyat koşullarıyla birbiriyle rekabet halinde olan müşterilere aynı ürünleri satmak yasaktır. Yasanın bu alanı oldukça karmaşıktır ve bir müşteriyi diğerine göre daha avantajlı veya dezavantajlı konuma getirebilecek satışlarla veya iki müşterinin aynı iş için rekabet halinde olduğu durumlarla ilgili sorular hukuk danışmanına yöneltilmelidir. Rakiplerle İlişkimi Yönlendiren Kurallar Nelerdir? Rakiplerle etkileşim, işin önemli bir özelliğini oluşturur. Gayret içinde rekabet etmek, yasal işbirliği ve çıkar alanlarının göz ardı edilmesini gerektirmez. Rakiplerle ticaret, standartlar, yardım ve eğitim organizasyonlarında 17

19 birlikte çalışmak desteklenir ve yararlı bir uygulamadır. Ancak rakiplerimizin çalışanlarıyla ilişkilerimizin ahlaklı ve yasal olmasını sağlamalıyız. Ticareti Kısıtlama Nedir? Anti tröst ve rekabet yasaları, neredeyse her ülkede rakiplerle yapılabilecek anlaşma türlerine kısıtlama getirmektedir. Ticareti veya fiyat rekabetini kısıtlama girişimi yasadışıdır. Ayrıca, hakkında konuşulan eylemler hiçbir zaman gerçekleştirilmese veya başarılı olmasa bile, kısıtlamaya yönelik bu tür görüşmelere katılmak, ticareti kısıtlama amaçlı gizli ittifak olduğu için yasadışıdır. Rakiplerle yasadışı anlaşmaların örnekleri şunları kapsar: Fiyatlarda, fiyatla ilgili koşullarda, indirimlerde veya kredi ve ödeme koşulları, geri ödemeler, ücretsiz ürünler ve hizmetler veya gönderim gibi diğer koşullarda ayarlama yapma. Hacimleri, müşterileri veya satış bölgelerini bölüşme ya da belirli pazarlarda, belirli müşterilerle ve belirtilen yerlerde satış aramama konusunda anlaşma. Ürün gelişimini veya üretimini kısıtlama. Belirli müşterilerle veya tedarikçilerle iş yapmayı reddetme ya da bazı sevilen tedarikçilere iş yönlendirme. Malların veya ürünlerin satın alınması veya satışı için herhangi türde bir kartel düzenlemesi yapma veya grup halinde ticari işlemlere katılma. Rekabetle ilgili yasaların ihlali çok ciddi bir sorundur. Yalnızca rakiplerin bulunduğu bu tür görüşmelere katılma ve hatta bu tür konular konuşulurken konuşmaya katılmadan kulak misafiri olma durumundan bile anlaşmalar çıkarılabileceği için bir rakibin çalışanlarıyla özel fiyatlar, müşteriler, tedarikçiler veya üretim planları hakkında hiçbir zaman konuşmamalısınız. Bir rakibin bulunduğu ve yasadışı konuların görüşüldüğü herhangi bir etkinliğe katılırsanız, görüşme derhal durdurulmazsa görüşmenin gerçekleştiği mekanı terk edeceğiniz konusunda ısrarcı olmalısınız. Kanıtlanması halinde, yasa ihlallerinin sonuçları, sizin açınızdan para cezası ve hakkınızda hapis cezasına varabilen yasal işlem uygulanması, Sun Chemical içinse büyük meblağlarda para cezası anlamına gelebilir. Rekabet Sağlayan Bilgilerle İlgili Kurallar Nelerdir? Yasal yollarla elde edilen rekabet sağlayıcı bilgiler, Sun Chemical'ın hizmet sunduğu pazarlarda gücünü koruyabilmesi için önemlidir. Pazar araştırması, ürün değerlendirme ve testleri, rakipler tarafından açıklanan bilgiler dahil olmak üzere kamuya açıklanan bilgiler üzerinde yapılan çalışmalar, üçüncü taraf danışmanlar kullanılarak çalıştığımız pazar ve sektörlerle ilgili bilgilerin elde edilmesi yasal iş araçlarıdır. Ancak sanayi casusluğu, uygunsuz erişim, çalma, rakiplerin çalışanlarına rüşvet teklif etme gibi ahlaksızca ve yasadışı yollardan veya bir rakiple ilgili gizli bilgileri ele geçirmek için başka herhangi bir yasadışı yöntemden yararlanarak bilgi elde etmek yasaktır. Ahlaka uygun olmayan veya yasadışı yollarla ele geçirilmiş olabilecek herhangi bir bilgi alırsanız veya öğrenirseniz, derhal Sun Chemical Hukuk Birimine başvurun. Kötüleme Nedir? Şirket itibarı çok değerli bir varlıktır. Kötüleme, bir kişi tarafından yapılan ve bir şirketin itibarının, ürünlerinin, işinin, yönetiminin veya çalışanlarının zarar görmesine veya yanlış değerlendirilmesine neden olabilecek eylemdir. Bir rakibin ürünleri, yönetimi, çalışanları veya bu şirketin herhangi bir özelliği hakkında dışarıdan 18

20 yanlış veya aldatıcı beyanatlarda bulunmamalısınız. Yaptığınız herhangi bir beyanat doğru olmalı, gerçeklere ve verilere dayandırılmalıdır. Hiçbir şekilde herhangi bir şirketin iş itibarı, finansal durumu veya hukuki sorunları hakkında yorum veya spekülasyon yapmamalısınız. 19

21 Devlet Kurumlarıyla İlişkileriniz Sun Chemical, iş uygulamalarını ve çalışmalarını düzenleyen çeşitli devletler ve kurumlarıyla iyi ilişkiler kurmaya inanır. İlgili yasalara uymanın yanı sıra, Sun Chemical ve birlikte iş yaptığımız devlet yetkilileri arasında güven ve işbirliğine dayalı ilişkiler kurmak ve sürdürmek de çok önemlidir. Sun Chemical Çalışanları Çevreyi, Diğer Çalışanların Sağlık ve Güvenliğini Nasıl Korur? Sun Chemical kendisini çevre kalitesini koruyup sürdürmeye ve çalışanların, müşterilerin ve içinde çalıştığı toplumların sağlığını ve güvenliğini desteklemeye ve çevre, sağlık ve güvenlik konularını yönlendiren tüm uygun yasalara uymaya adamıştır. Çalışanlardan bu taahhüdü aşağıdakileri yaparak desteklemeleri beklenir: Çevre, sağlık ve güvenlikle ilgili yasaların, düzenlemelerin ve şirket politikalarının hem içerik hem de biçimiyle tam bir uyum içinde çalışmak. Yaralanmaları ve bunlarla ilişkili maliyetleri azaltarak mümkün olduğu kadar sıfıra yaklaştırmak için birincil şirket hedefi olarak çalışanların ve operasyonların güvenliğini desteklemek. Çevreyi korumak, yaralanmayı ve mal kaybını önlemek için şirket standartlarını tutarlı şekilde uygulamak. Çevre, sağlık veya güvenlik ihlallerini derhal yöneticilere rapor etmek. Federal kurumlar, eyalet kurumları ve yerel kurumlarla işbirliği yaparak çevre sorunlarını analiz etmek; çevre, sağlık ve güvenlik sorunlarına çözümler bulmak; çevre sorunlarını önlemeye yardımcı olmak. Kontrolümüz altındaki Sun Chemical tesisleri, cihazları ve ürünleriyle ilgili çevre olaylarına hızlı ve etkili şekilde yanıt vermek. Sun Chemical'ın yönetim gereklilikleri, toplumda "iyi komşuluk" faaliyetleri, doğal kaynakların korunması ve atıkların en aza indirilmesine yönelik politikalarıyla uyumluluk sağlamak için kurumda ve bölümlerde çevre izleme programları oluşturmak. Çevre, sağlık ve güvenlik programları ile performansı geliştirmek için fırsatları tanımlamak. Gerekirse acil duruma hazırlık planlarını uygulamaya hazır olmak. Kaynakların korunması ve atıkların azaltılması, geri dönüştürme, geri kazanım ve işleme yöntemlerini kapsayan atık yönetim programları geliştirmek ve uygulamak. Gerçek veya potansiyel çevre, sağlık veya güvenlik sorunlarıyla ilgili raporlar ve bu alanlarda çalışanın sorumlulukları ve şirket politikalarıyla ilgili soruların, derhal yöneticinize veya Kurumun Çevre İşlerinden Sorumlu Başkan Yardımcısına iletilmesi gerekir. 20

22 Devlet Kurumu Yetkililerine ve Devlet Kurumu Yüklenicilerine Hediye Vermek ve Ödeme Yapmak Ne Zaman Uygunsuzdur? Her devletin hediye ve ödemeleri düzenleyen özel yasaları vardır. Çalıştığımız her ülkede bu yasalara kesinlikle uyacağız. Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Örgütü ("OECD") Üyeleri ve diğer bazı ülkelerle birlikte toplam 39 ülke, ABD Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Uygulamaları Kanunu yasaklamalarının kapsamını genişleten Uluslararası Rüşvetle Mücadele Konvansiyonunu benimsemiştir. Bu konvansiyonun sonucunda kişiler, bu 39 ülkeden herhangi birinin devlet kurumu yetkililerine rüşvet ödeme suçundan cezalandırılacaklardır ve benzer şekilde bu ülkelerden herhangi birinde işledikleri suçtan ötürü ülkelerine iade edilmeleri ve haklarında dava açılması mümkün olacaktır. Konvansiyonu benimseyen ülkeler arasında ABD, Kanada, Meksika, tüm AB ülkeleri, diğer pek çok Avrupa ülkesi, Japonya, Kore, Avustralya, Yeni Zelanda ve çoğu Latin Amerika ülkesi bulunmaktadır. ABD hükümetiyle yapılan işlemlerde, tüm Sun Chemical çalışanlarının devlet kurumu çalışanlarına veya devlet kurumu yüklenicilerinin çalışanlarına ödeme yapmaları veya hediye vermeleri veya bunu teklif etmeleri kesinlikle yasaktır. Örneğin, bir devlet kurumunu yüklenicisinin çalışanına bahşiş vermek veya ucuz yemek ısmarlamak bile uygunsuz veya yasadışı olabilir. Bazı yasa uygulayıcı kurumlar tarafından 10 ABD dolarının altındaki tutarlar uygunsuz görülerek rüşvet veya komisyon şeklinde yorumlanabilmektedir. Bu kanunlar titizlikle uygulanmaktadır ve olaya karışan kişilere ve Şirkete ağır cezalar verilmektedir. Devlet Kurumu Yetkililerinden Ödeme veya Hediye Alma ve Verme Kuralları Nelerdir? Herhangi bir kamu ve devlet kurumu yetkilisine rüşvet, geri ödeme, hediye, bahşiş veya komisyon şeklinde değerli bir şey vermek, ödünç vermek, teklif etmek, vaat etmek, bunları almak veya istemek kesinlikle yasaktır. Aslında hem FCPA hem de OECD antlaşması, şirketlerin ve bunların yetkililerinin, yöneticilerinin, çalışanlarının, danışmanlarının, rehberlerinin ve aracılarının, yabancı bir devlet kurumunun yetkilisi, siyasi partisi, parti yetkilisi veya siyasi iktidar adayıyla, iş elde etmek veya kazanmak ya da uygunsuz avantaj sağlamak amacıyla yukarıdaki faaliyetlerden birini gerçekleştirmesini suç saymaktadır. Bu yasa, yalnızca Amerika Birleşik Devletleri'nde değil, dünyanın her yerinde Sun Chemical adına hareket eden herkes ve faaliyetleri tamamen Amerika Birleşik Devletleri dışında gerçekleşen kişiler için geçerlidir. FCPA veya OECD'yi ihlal eden kişiler Amerika Birleşik Devletleri'ne veya bu yasanın ihlalinden dolayı diğer 38 ülkeden birine iade edilerek bu suçtan yargılanabilir. Bu yasanın kapsamı, ilk bakışta görünenden daha geniştir. OECD ile uygulanan konvansiyonlar ve antlaşmalar sayesinde, pek çok OECD ülkesi artık devlet kurumu yetkililerinin yanı sıra uluslararası komitelerin veya örgütlerin üyeleri ve devletin sahibi olduğu veya kontrol ettiği ticari kuruluşların yöneticileri, yetkilileri ve çalışanları gibi devlet kurumu yetkilisi olarak değerlendirilmeyen kişilere ve hatta bunların akrabalarına da rüşvet verilmesini yasaklamaktadır. Devlet kurumlarında "rutin işlerin düzgün yürümesini" hızlandırmak için yerel yetkililere küçük rastlantısal ödemelerin yapıldığı veya bahşişlerin (yağlama ödemeleri diye de anılır) verildiği durumlar olabilir. Bu tür ödemeler FCPA'yı ihlal etmez, ancak OECD kurallarını uygulayan diğer 38 ülkede yasadışı kabul edildikleri için bu tip ödemeler yapılmadan önce Sun Chemical avukatından onay alınmalıdır. 21