GÖREVLENDİRME VE HARCIRAH YÖNERGESİ

Transkript

1 GÖREVLENDİRME VE HARCIRAH YÖNERGESİ Belge Kodu: GD-GHY

2

3 Sayfa: ii İÇİNDEKİLER ONAY SAYFASI... İ İÇİNDEKİLER... İİ REVİZYON KAYITLARI... İİİ REVİZYON TARİHÇESİ... İV YÜRÜRLÜKTEKİ SAYFALARIN LİSTESİ... İV DAĞITIM LİSTESİ... İV 1. KAPSAM VE TANIMLAR Kapsam Tanımlar GENEL ESASLAR Günlük Harcırah Görev Emri ve Avans Görev Dönüşü İşlemler Ulaşımla İlgili Hususlar Konaklamayla İlgili Hususlar Ödeme Usulleri Görev süresinin hesaplanaması HARCIRAH VE PRİM Günlük Harcırah Günlük Görev Primi ŞEHİR İÇİ YOLCULUKLAR VE HARCIRAH ÖDENMEYEN GÖREVLER TAHAKKUK İŞLEMLERİ EKLER Görev Emri Formu (Ek-1) Masraf Listesi (Ek 2) Harcırah Ödeme Listesi (Ek 3)... 8

4 Sayfa: iii REVİZYON KAYITLARI Rev. No. Düzeltilen Sayfalar Revizyon Tarihi Geçerlilik Tarihi İşleyen Kişi ve İşleme Tarihi İmza 00 İlk yayım 1 Ağu Ağu 2009 Baskıda işlendi Tümüyle yeniden yayım Tümüyle yeniden yayım 11 May May 2011 Baskıda işlendi - 24 Ara Ara 12 Hasan Sarıdağ GEÇİCİ REVİZYON YAPILAN SAYFALARIN KAYITLARI Rev. No. Düzeltilen Sayfalar Revizyon Tarihi Geçerlilik Tarihi İşleyen Kişi ve İşleme Tarihi İmza

5 Sayfa: iv REVİZYON TARİHÇESİ Revizyon Detayları Revizyon Numarası : 00 Revizyon Tarihi : 01 Ağu 2009 Geçerlilik Tarihi : 01 Ağu 2009 Revizyon Numarası : 01 Revizyon Tarihi : 11 May 2011 Geçerlilik Tarihi : 11 May 2011 Revizyon Numarası : 02 Revizyon Tarihi : 24 Ara 12 Geçerlilik Tarihi : 24 Ara 12 Düzeltilen Sayfalar İlk yayınlanma. Tümüyle yeniden yayınlanma. Saha operasyonlarına başlanması üzerine tüm usuller yeniden gözden geçirilip muhtelif iyileştirmeler yapılmıştır. Tümüyle yeniden yayınlanma YÜRÜRLÜKTEKİ SAYFALARIN LİSTESİ Sayfa Rev no Geçerlilik Tarihi Sayfa Rev no Geçerlilik Tarihi Sayfa Rev no Geçerlilik Tarihi i Ara 12 iii Ara 12 ii Ara 12 iv Ara Ara Ara Ara Ara Ara Ara Ara Ara 12 DAĞITIM LİSTESİ 1. Dokümantasyon Birimi (Orijinal Kopya) 2. Tüm Birim Yöneticileri (Elektronik kopya)

6 Sayfa: 1 1. KAPSAM VE TANIMLAR 1.1. Kapsam Bu yönetmelik, Şirketimiz bünyesinde maktu aylıklı olarak hizmet akdi ile çalışan personelin yurt içi, yurt dışı ve şehir içinde yapacağı görev seyahatlerinde uygulanacak harcırah ve ödemelerle ilgili esasları belirler. 1.2 Tanımlar - Avro: Avrupa Para Birimi. - Saha Operasyonu: İngilizcede aerial work olarak bilinen tanımlı bir bölgede belirli bir süre için yapılan özel operasyon türleridir. Örneğin, harici yük taşıma, heli kayak uçuşları, sismik arama uçuşları. - Günlük Harcırah: Yurt içi ve yurt dışında konaklama ve harcırah giderleri için verilen günlük azami miktardır. - Şirket: Güneydoğu Havacılık işletmesi Ltd. Şti. yi ifade eder. - Ulaşım Giderleri: Görev seyahatlerinde şehir içi, yurt içi ve yurt dışı ulaşım harcamalarıdır.

7 Sayfa: 2 2. GENEL ESASLAR 2.1 Günlük Harcırah a. Görev seyahatlerine giden personele, deverilen şart ve sınırlarda gündelik harcırah ödenir. b. Günlük harcırah yurt içi görevlerde TL, yurt dışı görevlerinde görev yeri olan ülkenin para birimi Avro ise Avro, aksi takdirde ABD Doları cinsinden ödenir. c. Mal ve hizmet satın alımları veya dış firmalarla yapılan anlaşmalarda, görev seyahatlerindeki giderler Şirketimiz dışından karşılanıyorsa, karşı tarafça karşılanan giderler için personele ödeme yapılmaz. Bu tür ayrıntılar Görev Emri Formu nda belirtilir. d. Günlük harcıraha dahil olan giderler belgelendirilmesi kaydıyla aşağıdaki masraflardır: i. Görev sırasındaki yemek ve iaşe masrafları ii. İşin gereği olan telefon, internet erişimi, vs. iletişim masrafları iii. Görevli personelin görev seyahati amacıyla iş yeri, ikamet yeri ile görev yeri arasındaki ulaşım masrafları e. Günlük harcıraha dahil olmayan ve belge karşılığı ödenecek masraflar ise aşağıdaki şekildedir: i. Görev sırasındaki konaklama giderleri, ii. İşin gereği olan fazla bagajın taşınması, iii. Yapılan iş ile ilgili olarak görevli personel tarafından yapılan harcamalar iv. Birim yöneticisinin onayıyla misafir ağırlama. 2.2 Görev Emri ve Avans a. Görevlendirilecek personel için, birim yöneticisi tarafından Görev Emri Formu (Ek-1) doldurulur ve e-posta vasıtasıyla Genel Müdür, Mali işler ve göreve gidilecek personele dağıtımı yapılır. Önceden planlanamayan ve acil görevlerde göreve gidecek personelin kendisi de bu işlemi yapabilir. b. Toplam maliyeti 500 TL yi aşan görevler için Genel Müdürün onayı gerekir. 500 TL yi geçmeyen görev harcırahları için birim yöneticisi ve/veya bizzat görevi yapan personelin talebi yeterlidir. c. Görevlendirilen personel o görev ile ilgili olarak Mali İşler Birimi ve ilgili birim yöneticisince hesaplanmış olan masraf miktarını Mali İşler Birimi nden avans olarak alır. Avans ödemesi görevin aciliyetine göre birim amiri veya bizzat göreve giden personel tarafından da yapılabilir. d. Saha operasyonları için hazırlık aşamalarında görevin alt yapısının hazırlanması (ev, ofis, araç kiralanması, malzeme alımı, vb.) amacıyla yapılan şehir dışı görevlendirmelerde, görevlendirilmiş olan personele harcırahtan başka ilgili birim yöneticisinin talebi ve Genel Müdürün onayı ile Şirket mali işler usullerine uygun olarak gündelik harcırah dışında da avans verilebilir. Bu amaçla alınan avanslar, görev dönüşü iki gün içinde kapatılır. e. Göreve gidiş aracı, saati, konaklama ayrıntıları, aksi görev emri formunda belirtilmediği sürece görevlendirilen birim yöneticisi tarafından koordine edilir. 2.3 Görev Dönüşü İşlemler a. Personel görev sırasında yapılan harcamaları görev seyahatinden dönüşü izleyen üç gün içinde Masraf Listesi (Ek-2) düzenleyerek ve gider belgelerini de ekleyerek, Şirket organizasyon hiyerarşisi içinde birim yöneticilerinin onayının alınması işlemlerini takip ettikten sonra İdari ve Mali İşler Birimine iletir. Mali İşler Birimi söz konusu personelle mahsuplaşma sürecini ve Genel Müdürün onayının alınması işlemlerini takip eder. b. Doğrudan personelin kendisi tarafından yapılan ve Şirket tarafından ödenmesi gereken masraflar olursa (uçak bileti, konaklama, vs.), ilgili belgelerin orijinalleri masraf listesiyle beraber Mali İşler Birimi'ne iletilir.

8 Sayfa: 3 c. Masraf Listesi nde Genel Müdürün onayının alınmasını müteakip Mali İşler Birimi tarafından gerekli işlemleri görüldükten sonra, tahakkuk sonrası varsa bakiye harcırah alacağı ilgili personele ödenir veya maaşıyla birlikte maaş hesabına yatırılır. Seyahat avansı harcırah tutarını aşmışsa, ödenmesi gerekli bakiye ilgili kişinin o aya ilişkin maaşından mahsup edilir. Mahsuplaşma en geç bir sonraki maaş ödemesi sırasında gerçekleştirilir. d. Görev bildiriminde bulunulan personel, görev sürecinde (görev yeri, görev süresi, vs.) meydana gelen her türlü değişikliği yazılı olarak (e-posta, faks, vs.) Görev Emrini düzenleyen birim yöneticisine bildirmekle, birim yöneticisi de Mali İşler Birimi ile Genel Müdürlüğü bilgilendirmekle mükelleftir. 2.4 Ulaşımla İlgili Hususlar a. Ulaşım şekli birim yöneticisi veya Genel Müdürlük tarafından belirlenir. Ulaşım şekli belirlenirken en optimum yöntemin seçilmesi esastır. b. Ulaşım giderleri harcırahtan ayrı olarak ibraz edilecek fatura karşılığı veya belge alınamayan ulaşım giderleri (dolmuş, şehir içi otobüs, vb.) beyan üzerine ödenir. c. Kendi veya Şirket aracıyla yapılan seyahatte, yalnız faturaya dayanan işle ilgili giderler onaylanır. Yapılan harcamanın makul ve uygun olması gerekir. 2.5 Konaklamayla İlgili Hususlar a. Konaklama yeri Şirket tarafından belirlenir. Şirketçe temin edilenden farklı bir konaklama yerinde kalınması gerektiğinde kalınacak yer için Genel Müdürlük bilgilendirilir ve onay alınır. Bu durumda konaklama giderleri ibraz edilecek fatura karşılığında ödenir. b. Görevli personele konaklamaya ait gerçek masraf ödenir. Konaklamaya ait faturaların alınması zorunludur. c. Konaklanacak yer ile görev yeri arasındaki mesafe planlanan ulaşım aracıyla 45 dk. yı aşmamasına dikkat edilmelidir. d. Standartları karşılayan, varsa Şirketin anlaşmalı bulunduğu konaklama yerinin kullanılması zorunludur. 2.6 Ödeme Usulleri a. Yurtdışı görevlerde ve 1 günü aşan yurtiçi görevlerde harcırah peşin ödenir. Peşin ödeme gerektiren görevlerde, görevdeyken görev süresi uzayan personelin mağdur olmaması için, uzayan süre tutarındaki harcırah Mali İşler Birimi tarafından personele ulaştırılır. b. Peşin ödemesiz görevlerde veya görev sonu alacaklarında, görevin tamamlanmasına müteakip görev ile ilgili olarak yapılan harcamalara ait giderler; belgelerinin veya beyanının Mali İşler Birimi ne teslim edilmesini takip eden üç gün içinde personele veya hesabına ödenir. c. Gereken durumlarda, harcırahı bir kişi vasıtasıyla personele dağıtılacaksa Ödeme Listesi Kullanılarak (Ek-3) imza karşılığı dağıtılır ve Ödeme Listesi en kısa zamanda dağıtan kişi tarafından İdari ve Mali İşler Birimi ne iletilir. 2.7 Görev süresinin hesaplanaması a. Görev süresi görevlendirilen personelin görevlendirildiği gün mesai bitimi başlar, üsse döndüğü gün mesai bitimi sona erer. Görevlendirilen gün ile dönülen gün arasında geçen her gece 1 gün görev süresi sayılır. b. Görevde geçen sürenin görevin konusu olan işe ait olması şarttır. Görevli iş gereğinde olmayan nedenlerle süreyi uzatamaz. Böyle durumlarda ek süreye ait gündelik ödenmez.

9 Sayfa: 4 3. HARCIRAH VE PRİM 3.1 Günlük Harcırah Belgelenmesi kaydıyla Şirket tarafından ödenecek azami günlük harcırah aşağıdaki gibidir: Yurtdışı Yurtiçi Para Birimi Avro Olan Ülkeler Diğer Ülkeler 50 TL 50 Avro 50 USD Gidilecek yerin ve görevin özel şartlarına göre bu değerler Genel Müdür ün yazılı kararıyla aşılabilir 3.2 Günlük Görev Primi Yurt içi veya yurt dışına Göreve gönderilecek personele (Bakım, uçuş, diğer) görev sırasında yapılan ve belgelenen masrafların ödenmesi dışında o görev ile ilgili olarak ayrıca prim ödemesi yapılır. Prim ödemesi: - Görevin özelliği (Heli kayak, maden arama, orman yangını, harici yük vb.) - Görev yerinin coğrafi konumu, - Görev yapılan günler (dini bayramlar, tatil günleri vs.) dikkate alınarak her bir görev için ayrıca Genel Müdürlükçe belirlenir.

10 Sayfa: 5 4. ŞEHİR İÇİ YOLCULUKLAR VE HARCIRAH ÖDENMEYEN GÖREVLER a. Personelin iş yerinin bulunduğu şehir/ilçe merkezi içindeki günübirlik görevlendirmeleri için birim yöneticisinin sözlü onayı yeterli olup Görev Emri düzenlenmesi gerekmez ve prim ödenmez. Bu durumda, nakil araçları ve yemek harcamaları ile ilgili giderler gerçek beyana göre ve bu yönergede belirtilen sınırlamalar dahilinde ödenir. b. İş yerinin bulunduğu şehir/ilçe merkezi içindeki yolculuklar, personelin evi ile işyeri arasındaki gidiş-gelişleri kapsamaz. Mesaisinin bitiminden sonra tekrar göreve çağrılanlarla ilgili mevcut uygulamalar geçerlidir. 5. TAHAKKUK İŞLEMLERİ a. Finans Birimi tarafından, onaylanmış olan Görev Emir Formuna istinaden görev yeri yurtiçi değilse, ödeme peşin olarak göreve gidecek personele yapılır. b. Tamamlanmış görevler sonrası, Personel İşleri Birimi tarafından onaylanan görev süresinin tahakkuku yapılarak, Muhasebe Birimi ne iletilir. Tahakkuk işlemleri takip eden ayın 15. gününü geçmeyecek şekilde yapılır. c. Muhasebe Birimi, Finans Birimi tarafından yapılan harcırah ödemesini ve Personel İşleri Birimi nden gelen tahakkuk fişini karşılaştırarak ilave ödeme bilgisini Finans Birimine, maaş kesintisi bilgisini Personel İşleri Birimi ne bildirir.

11 Sayfa: 6 6. EKLER 6.1 Görev Emri Formu (Ek-1)

12 Sayfa: Masraf Listesi (Ek 2)

13 Sayfa: Harcırah Ödeme Listesi (Ek 3)