Rehber Uygulama: KAMU SEKTÖRÜNDE İÇ DENETİM RAPORUNUN ŞEFFAFLIĞI Yayın Tarihi: Aralık 2012

Transkript

1 Rehber Uygulama: KAMU SEKTÖRÜNDE İÇ DENETİM RAPORUNUN ŞEFFAFLIĞI Yayın Tarihi: Aralık 2012 IIA Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü / Global 1

2 Rehber Uygulama: KAMU SEKTÖRÜNDE İÇ DENETİM RAPORUNUN ŞEFFAFLIĞI İçindekiler Tablosu Yönetici Özeti.3 Giriş.4 Şeffaflık Teriminin Tanımı 5 Kamu Sektöründe Şeffaflık.5 Denetim Standartları..6 Anket Metodolojisi.7 Anket Sonuçları.10 Sonuç.19 Yazarlar ve Gözden Geçirenler.20 Ek-A Anket Aracı..21 2

3 YÖNETİCİ ÖZETİ Şeffaflık uygulamaları dünya çapında değişmeye devam ettiği için, kamu sektörü liderleri kendi yetki alanları içerisinde şeffaflık alanlarında yapılacak olası değişikliklere karşı kendilerini konumlandırmaları için bir fırsata sahiptirler. Şeffaflık, kullanılabilirlik ve erişilebilirlik yoluyla açık olmayı ifade eden bir terimdir. Bu çalışma, denetim liderlerinin denetim raporlama faaliyetlerinin şeffaflığı hakkındaki tartışmaları yönlendirebileceklerini ve destekleyeceklerini temin etmek amacıyla dünya çapında beş kıtadan elde edilen geri bildirimlerden yararlanmaktadır. Bu çalışma, yanıtların büyük bir oranının Kuzey Amerika ve Afrika daki ülkeler olmak üzere toplam 14 ülkeden 160 katılımcıdan alınan geri bildirimleri pekiştirmektedir. Bu çalışma, kamu sektöründe iç denetim raporlarıyla ilgili güncel globalşeffaflık uygulamaları hakkında görüşler sunmaktadır. Kurullar, denetim komiteleri, üst yönetim, iç denetim yöneticileri (İDY ler), kanun koyucular, bilgi denetçileri ve diğer yönetişim uzmanları için kullanışlı ve faydalı bir çalışmadır. Anketten elde edilen görüşler kapsamında şunlar yer almaktadır: Katılımcıların yüzde 85 i bağlı oldukları kurumların şeffaf olmayı amaçladığını belirtmişlerdir. Bir ülkede, genellikle bir Yüksek Denetim Kurumu olan en üst gözetim otoritesine sunulan iç denetim raporlarında yüksek düzeyde şeffaflık mevcuttur. Az sayıda durumda (yüzde 10), katılımcılar iç denetim raporlarının medyaya arz edildiğini bildirmişlerdir. İç denetim raporlarının, kurumun dâhili ağı yoluyla sunularak kolay erişilebilir hale getirilmesi vakasına pek sık rastlanmamaktadır. Katılımcıların yalnızca yüzde 25 i bu uygulamanın kurumlarında halen yürütüldüğünü belirtmiştir. Daha da az sayıda iç denetim raporu İnternet aracılığıyla kamunun erişimine sunulmaktadır. Katılımcıların yalnızca yüzde 14 ü böyle bir uygulamanın yürütüldüğünü bildirmiştir. İç denetim raporlarını kamunun erişimine sunan kurumların çoğu, zamanındalığı sağlamak amacıyla bu raporları bir ay içerisinde yayınlamaktadırlar. Bazı ülkelerde, kamunun devlete ait bilgilere erişimine izin veren kanunlar mevcuttur. Katılımcıların yüzde 60 ı, kurumlarının bilgileri kamu incelemesine açık hale getirmek amacıyla bir yasal zorunluluğa uymaları gerektiğini belirtmişlerdir. Kamu bilgilendirme kanunun mevcut olduğu ülkedeki kamu kurumlarının raporu yayımlaması daha yüksek bir olasılık taşımaktadır. Çalışmaya katılanların yüzde 22 sine göre, denetim çalışma kağıtları kamu bilgilendirme kanunlarına tâbidir. IDY ler, kendi yetki alanları içerisinde şeffaflık gelişmelerini izlemeye ve hemen ufukta görünebilecek zorluklara karşı kendilerini konumlandırmaya teşvik edilmektedirler. Şu an atabilecekleri adımlar arasında (i) ülkelerindeki bilgi şeffaflık kanunlarını anlamak ve değişiklikleri takip etmek; (ii) kurumlarında iç denetim raporlarına ilişkin uygun şeffaflık 3

4 politikaları ve düzenlemeleri tesis etmek ve (iii) personelini olası tüm okuyucuların anlamasını sağlayacak şekilde açık ve anlaşılır yazmak konusunda eğitmek. Giriş Şeffaflık teriminin kullanımı son yıllarda artmıştır ve mali piyasalarda daha fazla bilgiler ifşa etmekten hükümetin yolsuzluklarını ortaya çıkarmaya kadar pek çok alan üzerinde etkide bulunmuştur. Şeffaflığın birçok tanımı ve çeşitli farklı düzeyleri mevcuttur. İç denetçiler için şeffaflık önemli bir husustur, çünkü iç denetçiler güvence ve danışmanlık hizmetleriyle kurumun iyi yönetişim süreçlerini iyileştirmek amacıyla çalışmaktadırlar. Bu çalışma, kamu sektöründe güncel global iç denetim raporu şeffaflık uygulamalarını tanımlamak üzere gerçekleştirilmiştir. Bu çalışmanın amacına bağlı olarak şeffaflık uygulamaları, iç ve dış denetim rapor maruziyetinin çeşitli düzeylerini sunmak üzere tasarlanan uygulamalara atıf yapmaktadır. Tartışılan bulgular; ulusal, bölgesel (yani eyalet veya il bazında) ve yerel (yani kırsal alan, kent veya köy) yönetimlerin yanı sıra yarı resmi ve uluslararası devlet kurumlarını ilgilendirmektedir. Bu uygulamalar, kamu tarafından fon sağlanan diğer tüzel kişiler ve kâr amaçlı kuruluşlar için de geçerlidir. Bu makalede tüm bu tüzel kişiler kamu sektörü kurumları veya tüzel kişileri olarak anılacaktır. Bu çalışmanın amacı, güncel şeffaflık uygulamalarını kıyaslamak konusunda kamu sektörü iç denetçilerine ve karar vericilere yardımcı olmaktır. Kamu sektörü kurumlarının benimsemesi gereken şeffaflık uygulamalarının uygunluğu ya da ne kadar istendiği konusunda hükümler verilmemiştir. 4

5 Şeffaflığın Tanımı Şeffaflığın pek çok tanımı vardır ve bağlama ve konuya göre değişiklik göstermektedir. Temel bir tanımından başlarsak, Merriam-Webster şeffaf terimini kolayca tespit edilen ve çabucak anlaşılan şeklinde tanımlamaktadır. 1 Dünya Ticaret Örgütü şeffaflık terimini ticaret politikalarının ve uygulamalarının derecesi ve bunları tesis etmek için kullanılan süreç olarak tanımlamaktadır. 2 Uluslararası Para Fonu na göre şeffaflık, politika amaçları ve bunların yasal, kurumsal ve ekonomik çerçevesi, politika kararları ve bu kararların gerekçesi, parasal ve finansal politikalarla ilgili veri ve bilgiler ve acentelerin hesap verebilirliğine ilişkin koşulların anlaşılır, erişilebilir ve zamanında sunulduğu bir çerçeveye atıf yapmaktadır. 3 Şeffaflığın önde gelen savunucularından Uluslararası Şeffaflık Örgütü konuyu şöyle tanımlamaktadır. Şeffaflık; kurallar, planlar, süreçler ve eylemleri açıklığa kavuşturmakla ilgilidir. Neyin, niçin, nasıl ve ne kadar olduğunu bilmektir. Şeffaflık; kamu çalışanları, memurlar, yöneticiler, kurul üyeleri ve iş adamlarının görünür ve anlaşılır bir biçimde hareket ettiğini ve faaliyetlerini rapor ettiğini temin etmektedir. Ayrıca, halkın bu sayılan kişilerden hesap sorabileceği anlamına gelmektedir. Bu, yolsuzluğa karşı önlem almanın en kesin ve güvenilir yoludur ve geleceğimizin bağlı olduğu kişiler ve kurumlara duyduğumuz güveni artırmaktadır. 4 Bu tanımların ortak noktası, hepsi de şeffaflığı kullanılabilirlik ve erişilebilirlik yoluyla açık olmak şeklinde betimlemektedirler. Ayrıca şeffaflık, dokümanları yalnızca spesifik konuları ele almaktan sorumlu yöneticilerin erişimine sunmaktan, internette yayınlayarak herkese tam ifşa etmeye kadar çeşitli açıklık düzeylerini kapsamaktadır. Kuruma ve faaliyete bağlı olarak, şeffaflık derecesi duruma uyacak şekilde değiştirilmektedir. Kamu kurumları için şeffaflık derecesi, spesifik bilgiler veya işletme kararlarını yayınlamaya ilişkin yasal zorunluluklar nedeniyle farklılık gösterebilir. Kamu Sektöründe Şeffaflık Kamu sektöründe şeffaflık, kamu görevlilerinin topluma ve vergi mükelleflerine karşı hesap verebilirliğini artırmak ve yolsuzluk, suiistimal, israf ve kötüye kullanımı azaltmak amacıyla teşvik edilmiştir. Diğer sektörlerde, şeffaflığın politik süreçlere daha fazla dâhil olmaya ilişkin yöntemler ve resmi faaliyetleri etkilemek için daha fazla güce sahip olmak konusunda vatandaşlara yardımcı olacağından söz edilmektedir. Ancak halk, hassas bilgiler tutulduğu ve saklandığı takdirde şeffaflık olmadan korunabilmektedir. Şeffaflığın gücü, bilgiyi kimin elinde bulundurduğundan ve bu kişilere hangi bilgilerin verildiğinden kaynaklanmaktadır

6 2012 yılı Ocak ayında IIA tarafından yayımlanan Kamu Sektörü Yönetişiminde Denetimin Rolü dokümanında şeffaflık terimi, kamu sektörü için kritik öneme sahip yönetişim ilkelerinden biri olarak belirtilmektedir. Şeffaflık prensibi, bir kamu kurumunun topluma karşı açık olması ilkesiyle bağlantılıdır. Kamu kurumunun iş ve eylemlerinin gerekçelerinin paydaşlar tarafından açıkça bilinmesi ve paydaşların bu eylemlerin sonuçlarına ilişkin doğru çıkarımlar yapabilmeleri için konuya ilişkin temel bilgilerin paydaşlara uygun yolla ifşası iyi yönetişimin gerekliliklerindendir. Buna göre kamu sektörünün karar, iş ve işlemleri açıkça yürütülmelidir. Birçok kamu kurumu için talep edilmesi halinde resmi belgelerin sunulması kanuni bir zorunluluktur. Ek olarak, spesifik gündem maddeleri de dâhil olmak üzere toplantıya çağrı ilanlarının yayımlanması da birçok kamu kurumu için kanuni bir zorunluluktur. Kamu çıkarları bazen bu tür bilgilerin ulusal güvenliğe ilişkin konular, cezai soruşturmalar ya da özel bir şirkete ilişkin mahrem bilgilerin varlığı - korunmasını gerektirse de kamu faaliyetleri ve bilgilerinin şeffaf olması kamu denetiminde önemli bir rol oynar. Denetçiler, kamu kurumunun kredibilitesi ile şeffaflığı arasında doğrudan bir bağlantı kurabilirler. Kanun koyucular ve toplum, denetimleri, kamu faaliyetlerinin etik ve kanuna uygunluğunu kontrol eden ve finans ile performans raporlarının yapılan işlemleri doğru yansıtmasını sağlayan bir güvence olarak görülürler. Mesleği teşvik ederken, IIA, iç denetçilerin bağlı oldukları kurumlarda şeffaflık için nasıl çaba gösterdiklerini ve uygun düzeyde olmadığı takdirde şeffaflığı güçlendirmek için yollar önerdiklerini belirtmiştir. 5 Ayrıca iç denetçiler, denetimlerinde, kamu kuruluşları faaliyetlerinin açık olması yoluyla kredibilite, bütünlük ve hakkaniyeti teşvik etmektedirler. Denetimlerin şeffaflığı, kamu gözetiminde büyük öneme sahip olabilir. Denetim Standartları IIA in Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama (Standartları) kapsamında, iç denetim raporunun dağıtılması için geçerli olabilecek bir standart yer almaktadır: Standart 2440: Sonuçları Raporlamak İç denetim yöneticisi, sonuçları uygun taraflara raporlamalıdır. Yorumlama İç denetim yöneticisi ya da tayin edilen görevli, nihai görev bildirimlerini yayınlamadan önce gözden geçirmekte ve onaylamakta ve kime nasıl raporlanacağına karar vermektedir. 5 Şeffaflık, Güvenilirlik, Etkinlik, Etik Broşürü, 6

7 2440.A1 Görev sonuçlarının öngördüğü tedbirlerin alınmasını sağlayabilecek taraflara nihai görev sonuçlarının raporlanmasından iç denetim yöneticisi sorumludur A2 İç denetim yöneticisi, aksi kanuni, hukuki veya düzenleyici koşullarla emredilmediği takdirde, görev sonuçlarını kurum dışındaki taraflara iletmeden önce: Kurumda doğabilecek muhtemel riskleri değerlendirmeli; Üst yönetim ve/veya hukuk danışmanı ile uygun bir şekilde istişare etmeli ve Sonuçların raporlanmasını, kullanımını kısıtlayarak kontrol etmelidir. Bir ülkedeki en üst denetim kuruluşu olan Yüksek Denetim Kurumlarının (Supreme Audit Institutions-SAI), Uluslararası Yüksek Denetim Kurumları Teşkilatı (ISSAI) tarafından yayımlanan Uluslararası Yüksek Denetim Kurumları Standartlarına uymaları beklenmektedir. ISSAI 20. madde 7. ilkede SAI ler, yürüttükleri denetimlerin sonuçlarını ve genel resmi faaliyetler hakkında vardıkları sonuçları kamuya duyurmaktadırlar ; 8. ilkede ise SAI ler, yürüttükleri faaliyetler ve denetim sonuçları hakkında kitle iletişim araçları, web siteleri ve başka yollarla zamanında ve geniş kapsamlı olarak raporlar sunmaktadırlar şeklinde belirtilmektedir. Anket Metodolojisi IIA Kamu Sektörü Komitesi, Haziran 2012 de kamu sektöründe iç denetim raporu şeffaflık uygulamalarıyla ilgili bilgi elde etmek amacıyla resmi olmayan bir anket gerçekleştirmiştir. Komite, ankette 160 katılımcıdan yanıtlar almıştır. Anket, çoktan seçmeli ve açık uçlu sorulardan oluşan toplam 17 sorudan oluşmaktaydı. Açıkuçlu sorular, esas olarak diğer seçeneğinin işaretlendiği cevaplar hakkında ek bilgiler veya açıklayıcı bilgiler elde etmek amacıyla kullanılmıştır. Anket özeti, katılımcıların tümünün her soruya cevap vermediğini göstermiştir. Katılımcılara kurumlarını tanımlamak ve iç denetim raporlarını yayınladıkları web sitesi linklerini belirtmek seçeneği sunulmuştur. Katılımcıların Demografik Özellikleri Katılımcıların perspektiflerini anlamak için birçok demografik soru sorulmuştur. Bu, kurum tipi ve departman büyüklüğü gibi faktörlerin şeffaflık uygulamalarını nasıl etkilediğini analiz etmek konusunda proje ekibine yardımcı olmuştur. Katılımcıların Konumları Beş ayrı kıta ve 14 ülkeden katılımcılar ankette yer almıştır. Yüzde 27,5 (44 katılımcı) ile en fazla Amerika Birleşik Devletleri nden, ikinci sırada ise yüzde 17,5 (28 katılımcı) ile Güney Afrika dan ankete katılım sağlanmıştır. Kıta düzeyinde Kuzey Amerika yüzde 31 (79 7

8 katılımcı), Afrika yüzde 30 (48 katılımcı), Avrupa yüzde 5,6 (9 katılımcı), Avustralya yüzde 3 (5 katılımcı) ve Güney Amerika yüzde 2 (3 katılımcı) oranında katılım görülmüştür. Kurumun Tipi: Katılımcılara resmi veya diğer kamu kurumlarının düzeyine bağlı olarak analiz ve karşılaştırma yapılmasına olanak tanımak amacıyla bağlı oldukları kurumun tipini tanımlamaları istenmiştir. Bu soruyu yanıtlayan 157 katılımcıdan en büyük oranı yüzde 36 ile federal/ulusal devlet kurumları oluşturmaktadır. Katılımcıların yarısı (yüzde 49) alt düzey devlet kurumlarını oluşturmaktadır. Diğer seçeneğini işaretleyen katılımcılar arasında tanımlanmayan düzeydeki devlet daireleri ve bir devletlerarası kuruluş bulunmaktadır. Kurumun Tipi Liderlik Yapısı: Kurumun liderlik yapısıyla ilgili soruyu yanıtlayan 158 katılımcıdan çoğu kurumlar, seçilen veya tayin edilen görevli(ler)e (yüzde 46) ya da yönetim kurulu veya komisyonuna (yüzde 35) 8

9 rapor sunmaktadır. Bir kurum diğer seçeneğini işaretlemiş, ancak liderlik yapısını belirtmemiştir. Liderlik Yapısı İç Denetim Departmanındaki Personel Sayısı İç denetim biriminin büyüklüğüne bağlı olarak analiz ve karşılaştırma yapabilmek için, katılımcılara bu departmana kaç çalışanın tayin edildiği sorulmuştur. Bu soruyu yanıtlayan 129 katılımcının yüzde 75 i 20 ya da daha az sayıda, yaklaşık yarısı (yüzde 43) ise bir ilâ beş arasında çalışan mevcut olduğunu belirtmiştir. İç Denetim Departmanının Büyüklüğü 2011 Mali Yılı için Gelir/Bütçe Katılımcılar, bağlı oldukları kurumların 2011 mali yıl gelir/bütçesini rapor etmişlerdir; bu da, kurumların mali durumu esas alınarak büyüklüğünün analiz edilmesi ve karşılaştırılmasına 9

10 olanak tanımıştır. Bu soruyu yanıtlayan yüzde 65 oranındaki katılımcıların çoğunu, ya geliri/bütçesi 1 milyar ABD dolarını aşan büyük bir kurum (yüzde 37) ya da geliri/bütçesi 100 milyon ABD dolarının altında olan küçük bir kurum (yüzde 31) oluşturmaktadır Mali Yılı Geliri/Bütçesi Anket Sonuçları Kurumun Şeffaf Olma Misyonu/Hedefi Bir kurumun misyonu ve hedeflerinin, kurumun uygulamaları üzerinde etkisinin olduğu düşünülmektedir. Bu nedenle katılımcılara şeffaflığın bağlı oldukları kurumun misyonu veya hedeflerinin bir parçası olup olmadığı sorulmuştur. Bu soruyu yanıtlayan 158 katılımcının 135 i (yüzde 85) olumlu yanıt vererek kurumlarının şeffaf olmak için çaba gösterdiğini belirtmiştir. Şeffaf Olma Misyonu/Hedefi Denetim Standartları Denetim standartları, Standart 2440: Sonuçların Raporlanması dokümanında olduğu gibi spesifik taraflara iç denetim sonuçlarını raporlamaya ilişkin hükümleri içerebilmektedirler. Katılımcılara bağlı oldukları kurumun takip ettiği denetim standartlarını belirtmeleri 10

11 istenmiştir. 123 ü (yüzde 77) Standartları takip ettiklerini ve 96 sı (yüzde 60) ülke kanunlarının öngördüğü ya da emrettiği resmi standartlara uyduklarını belirtmiştir. Altmış dördü (yüzde 40) hem Standartları hem de resmi standartlara uymakta, dördü ise (yüzde 3) hiçbirine uymamaktadırlar. Diğer seçeneğini seçenler, Kanada Yeminli Müşavirler Enstitüsü, ISACA, CARE USA politikaları, İç Muhasebe Sirkülerleri ve ISSAI nin standartlarını belirtmişlerdir. Uyulan Standartlar İç Denetim Raporlarının Yayılması Bir kuruma değer katmak için, iç denetim sonuçları, kurumu geliştirmek amacıyla kuruma gereken ilgi ve önemi göstermek ve mümkün olan düzeltici eylemlerde bulunmaktan sorumlu taraflara raporlanmalıdır. Proje ekibi katılımcılara kurumlarındaki iç denetim raporlarının kime gönderildiğini sormuştur. Bu soruyu yanıtlayan 146 katılımcıdan 102 si (yüzde 70), iç denetim raporunun kurula veya denetim komitesine, 93 ü (yüzde 64) murahhas azaya ya da başkana, 81 i (yüzde 55) etkilenen yönetime ve 24 ü de (yüzde 16) genel danışmana raporlandığını belirtmiştir. Katılımcıların yüzde doksanı kurul veya denetim komitesini, murahhas aza veya başkanını ve/veya etkilenen yönetimi seçmişlerdir. Ancak Standartlara uyan katılımcıların yüzde 9 u, bu üç üst yönetim tarafının hiçbirini seçmemiştir. Bu durum Standartlara uymamanın ve kurum-içi şeffaflığın yetersizliğine işaret edebilir. Diğer seçeneğini işaretleyenlerin belirttikleri arasında yönetimin alt düzeyleri ve tüm şirket çalışanlarına raporlama bulunmaktadır. 11

12 Yönetimlere göre sınıflandırıldığında, federal ya da ulusal devlet kurumlarında raporların kurum içinde tüm kategorilerde kurul ya da denetim komitesine iletilme olasılığının daha yüksek olduğu açıktır. Diğer taraftan, il ya da eyalet yönetim kurumlarının kurul ya da denetim komitesine raporlama olasılığı daha düşüktür. Kurumlar gelir/bütçelerine göre esas alındığında, küçük kurumların raporu kurum içerisinde kurula ya da denetim komitesinden başka bir mercie iletmeme olasılığı iki kattan daha fazladır. Standartlara uyan kurumların etkilenen yönetime raporlaması olasılığı daha yüksek ve murahhas aza ya da başkana raporlama olasılığı daha düşüktür. Kurum-İçi Raporlama Yönetim Düzeyine Göre Ankete katılanların en üst düzey devlet kurumu olmaları beklenmediği için, proje ekibi iç denetim raporlarının gözetim otoriteleri ve diğer devletlerarası ilişkilerine şeffaflığı hakkında bilgi edinmekle ilgilenmiştir. Bu soruyu yanıtlayan 129 katılımcının yarısından fazlası (yüzde 12

13 61), ülkelerindeki SAI nin iç denetim raporunu rutin olarak aldığını belirtmiştir. Katılımcıların yüzde 63 ünün ulusal yönetim ya da eyalet yönetimi düzeyinde olduğu dikkate alındığında, en yüksek gözetim otoritesine karşı yüksek oranda bir şeffaflığın mevcut olduğu sonucuna varılabilir. Katılımcıların yüzde yirmi ikisi iç denetim raporlarının resmi denetçiye gönderildiğini, yine yüzde 22 si raporların hükümetin yasama organına gönderildiğini, yüzde 14 ü iç denetim raporlarının hazine birimine gönderildiğini belirtmiştir. Diğer seçeneğini işaretleyenlerin yüzde 19 u çeşitli gözetim kurumları, bütçe kurulları veya komiteleri, hükümetin yürütme organı veya iç denetim bulgularında bir payı olan aynı seviyedeki diğer resmi ajansları belirtmiştir. Federal veya ulusal devlet kurumlarının iç denetim raporunu SAI ye raporlama olasılığı daha yüksek, meclis ya da parlamentoya raporlaması olasılığı ise daha düşüktür. Eyalet ya da il yönetim kurumlarının yaklaşık yarısı raporlarını resmi denetçiye iletmektedirler. Öte yandan diğer yönetim düzeyleri iç denetim raporlarını nadiren bir meclis denetçisine iletmektedirler. İç denetim departmanının büyüklüğü arttıkça, kurumların raporları SAI ye iletme olasılığı daha yüksektir. Gelir/bütçe arttıkça, kurumların raporları meclise iletme olasılığı da artmaktadır. Şeffaf olmaya ilişkin bir misyonu ya da hedefi olmayan kurumların raporlarını bir yasama organına iletme olasılığı iki kat daha fazladır. Standartları takip eden kurumların ise raporları diğer resmi kurumlara iletme olasılığı düşüktür, ancak raporları SAI ye iletme olasılıkları yüksektir. 13

14 Vatandaşlar şeffaflıktan söz ettiklerinde genellikle devletin faaliyetlerinin kamuya karşı şeffaflığını kastetmektedirler. Proje ekibi, raporların hangi kurum-dışı taraflara gönderildiğini sormuştur. Birçok katılımcı (yüzde 68), iç denetim raporlarının dış denetçilere gönderildiğini belirtmiştir. Katılımcıların yüzde 10 u raporun medyaya iletildiğini bildirmiştir. Diğer seçeneğini işaretleyen katılımcılar, yatırımcıları, İnternetteki halka açık yayınlar, devlet kütüphanesi ve kamu bilgilendirme taleplerini belirtmişlerdir. Kurum-Dışı Raporlama Medya kuruluşlarını seçen tüm kurumların şeffaf olmaya ilişkin bir misyon ya da hedefleri mevcuttur. Tedarikçiler ve yüklenicileri seçen tüm kurumların 1 milyar USD gelir/bütçeleri vardır, Standartları takip etmektedirler ve şeffaf olmaya yönelik bir misyon ya da hedefleri vardır. Bir tüzel kişi resmi bir standarda uyuyorsa veya kendisi yerel bir yönetimse, raporlarını medya kuruluşlarına iletme olasılıkları daha yüksektir. Eyalet veya il yönetimlerinin raporlarını dış denetçilere iletme olasılıkları daha düşüktür. İç denetim departmanlarının büyüklüğü arttıkça raporları dış denetçilere iletme olasılıkları daha fazladır. İç denetim raporunu kurum-dışı taraflara ileten tüm katılımcılar, raporu aynı zamanda kurul veya denetim komitesine, yönetime ya da hukuk danışmanına iletmektedirler. Bu, sonuçların 14

15 kurum-dışı taraflara iletmeden önce üst yönetime ve/veya hukuk danışmanına danışılmasını belirten Standart 2440.A2 ye tam uyumun bir göstergesi olabilir. İç Denetim Raporlarının Yayınlanması Kurumdaki birçok kişinin iç denetim raporlarına erişmesi gerekebileceğini dikkate alarak, proje ekibi raporların kolay erişim için kurumun kurum içi ağında paylaşılıp paylaşılmadığını sormuştur. Katılımcıların çoğu (yüzde 75) iç denetim raporunu kurum-içi ağlarında yayınlamadıklarını belirtmişlerdir. İç denetim raporunun iletilmesi hakkındaki soruya katılımcıların yüzde yedisi diğer seçeneğini işaretlemişlerdir. Bu iç denetim raporlarının tüm çalışanların erişebildiği kurum-içi ağda yayınlanmadığını göstermektedir. Kurum-İçi Kanallarda (Intranet, vb.) Yayınlanmakta mıdır? Katılımcılara iç denetim raporlarını internette yayınlayıp yayınlamadıkları sorulmuştur. Bu soruyu yanıtlayan 143 katılımcının yalnızca yüzde 14 ü iç denetim raporunu İnternette yayınlamaktadırlar. Kurumların yüzde 85 inin şeffaf olmaya yönelik bir misyonu veya hedefi varken yalnızca küçük bir kısmı iç denetim raporunu İnternette yayınlama yoluyla şeffaflığı sağlamaktadır. Raporu internette yayınlayanların yüzde 74 ü kurum-içi kanalda da yayınlamaktadırlar. Raporu internette yayınlamayanların yüzde 82 si bir kurum-içi kanalda da yayınlamamaktadırlar. Bu sonuç, kamu sektörü kurumlarının iç denetim raporlarını hem internette hem de kurum-içi kanalda yayınlaması ya da hiç yayınlamaması arasında güçlü bir ilişki olduğunu göstermektedir. 15

16 İnternette Yayınlanmakta mıdır? Yönetim düzeyi açısından bakıldığında, iç denetim raporunun yayınlanmasına ilişkin yöntemler arasında kalıplar bulunmaktadır. Federal veya ulusal devlet kurumlarının raporu kurum-içi ağ ya da internette yayınlama olasılığı daha düşüktür. En alt yönetim düzeylerinin raporu internette yayınlama olasılığı anlamlı düzeyde daha fazladır. İç Denetim Raporunun Yayınlanması Yönetim Düzeyine Göre Belli standartlara uyum konusunda ise; resmi standartları takip eden kamu kurumlarının iç denetim raporunu yayınlama olasılıkları Standartları takip eden kurumlardan daha fazladır. Her iki standart da takip edildiği takdirde, kurumların raporu yalnızca kurum-içi ağda yayınlama olasılıkları daha fazladır. 16

17 İç Denetim Raporunun Yayınlanması Standartlara Göre Zamanındalık şeffaflığın bir bileşeni olduğu için, proje ekibi kurumların iç denetim raporunu ne kadar süre içinde halka açtıklarını öğrenmek istemiştir. Bu soruyu yanıtlayan katılımcıların yüzde 22 si, iç denetim raporunu halka açtıklarını belirtmiştir. Bu oran, yalnızca internet ortamında yayınlayan yüzde 14 lük oranla kıyaslandığında bir gelişme sayılmaktadır. Yüzde 18 i raporu bir ay içerisinde yayınlamasına karşın, geri kalan yüzde 4 ü raporu belli bir süre geçtikten sonra yayınlamayı uygun görmektedirler. Kurumların iç denetim raporunu halka arz etmek üzere yayınlamak için beklemelerinin olası nedenleri arasında sorunların çözülmesi ve bilgilerin daha az güncel ve daha hassas olmaları yer almaktadır. 17

18 Raporlar Kurum-İçi Dağıtıldıktan Sonra Halka Ne Zaman Yayınlanmaktadırlar? Halkın Kullanımına Açık Bilgilere İlişkin Yasal Zorunluluk Birçok ülkede halkın devlete ait bilgilere erişimine izin veren kanunlar bulunduğu için, proje ekibi katılımcılara kurumlarının bilgileri kamu soruşturmaları için erişilebilir ve kullanılabilir kılmak amacıyla bir yasal emre uymak zorunda olup olmadıkları sorulmuştur. Bu soruyu yanıtlayan 137 katılımcının yüzde 60 ı bilgileri kanun gereği halka açmaktadırlar. Bilgileri Halka Açmak Yasal Zorunluluktan mı Kaynaklanmaktadır? Bir kamu bilgilendirme kanunu olan kamu kurumlarının raporu yayınlama olasılıkları daha fazladır. Bu konuya ilişkin kanunlara tâbi olmayan kurumların ise raporu internette yayınlaması çok düşük bir olasılıktır. 18

19 İç Denetim Raporunun Yayınlanması Yasal Zorunluluk ile Yönetimlerarası Raporlama Yasal Zorunluluk İle Denetim çalışma kağıtları, iç denetim raporuna dâhil edilmeyen hassas bilgileri içerebilir. Proje ekibi, ülkenin kamuyu bilgilendirme kanunlarına göre çalışma kağıtlarının halka arz edilmek zorunda olup olmadığını öğrenmek istemiştir. Bu soruyu yanıtlayan 137 katılımcının yüzde 22 si çalışma kağıtlarının kamuyu bilgilendirme kanunlarına tâbi olduğunu belirtmiştir. 19

20 Çalışma Kağıtları Halka Açık mıdır? Sonuç: Anket sonuçları, iç denetim raporunu iletmek ve yayınlamak konusunda yaygın ve en iyi uygulamaları belirlemiştir. Sonuçların analizi pek çok faktöre dayanarak çeşitli farklı neticeler göstermesine karşın, pek çok noktanın düşünülmesi gerekmektedir: Kamu sektörü kurumlarının çoğu iç denetim raporunu bir denetim komitesine ya da üst yönetime iletmektedirler. Kurumların çoğunluğu iç denetim raporunun şeffaflığı konusunda şeffaf olmak için çaba göstermektedirler, ancak çoğu bu raporları kurum-içi ağ ya da internette yayınlamamaktadırlar. Federal/ulusal devlet kurumlarının iç denetim raporlarını etkilenen yönetim de dâhil kurul ya da denetim komitesi dışında herhangi bir kurum-içi tarafa iletme olasılığı alt düzey devlet kurumlarına göre daha düşüktür. Kamu sektörü kurumlarının yalnızca küçük bir kısmı dışa karşı şeffaftırlar, ancak çoğu kurum dış denetçilere raporlamaktadırlar. İç denetim raporlarını kurum dışı bir tarafa ileten tüm kurumlar, bu raporları aynı zamanda üst yönetime ve/veya hukuk danışmanına da iletmektedirler. Üst düzey devletlerin denetim raporlarını kurum-içi ağ ve/veya internette yayınlama olasılıkları düşüktür, alt düzey devletlerin ise raporları internette yayınlayarak halka karşı daha şeffaf olma olasılıkları daha yüksektir. IIA Standartlarına uyan kurumların raporu kurum-içi ağ ve/veya internette yayınlamaları olasılığı daha düşüktür. Kamu bilgilendirme kanunlarına tâbi olan kurumlar, iç denetim raporunun yayınlanması konusunda daha şeffaftırlar. Bu çalışmanın amacı, şeffaflık uygulamalarını belirlemektir. Kamu sektörü kurumlarının benimsemesi gereken spesifik politikalar veya çerçevelerin uygunluğu veya ne kadar istendiği konusunda hükümlerde bulunmak üzere tasarlanmamıştır. Kamu sektörü kurumları, cari kanun ve yönetmeliklere göre kurumlarına en uygun olan ve hizmet ettikleri halka en fazla yarar sağlayan şeffaflık düzeyini belirlemelidirler. 20

21 Yazarlar ve Gözden Geçirenler Yazarlar: Steve Goodson, CIA, CCSA, CGAP, CRMA, CISA, CLEA Solomon Brown Gözden Geçirenler: Greg Hollyman, CIA, CCSA, CFSA, CGAP Drs. Tea Enting-Beijering Gualter Portella, CIA, CGAP, CRMA David Rattray, CIA, CCSA, CGAP, CRMA Tow Toon Kim, CIA, CGAP Daniela Danescu, CIA, CGAP Sikhungo Dube 21

22 Ek-A Anket Aracı 1. Kurumunuz hangi tür bir kamu sektörü kurumudur? Federal/Ulusal Yönetim Eyalet/İl Yönetimi Kent/İlçe Yönetimi/Yerel Yönetim Akademi/Üniversite Kâr Amacı Gütmeyen/Sivil Toplum Kuruluşu Diğer (lütfen belirtiniz) 2. Kurumunuzun yönetişim/liderlik yapısı nedir? Yönetim Kurulu/Komisyon Seçilen Görevli(ler) CEO/Başkan Diğer (lütfen belirtiniz) 3. Şeffaf olmak kurumunuzun misyon/amaçları arasında yer almakta mıdır? Evet Hayır 4. Kurumunuz hangi denetim standartlarını takip etmektedir? Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü nün Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartları Devletin öngördüğü veya dayattığı standartlar Diğer (lütfen belirtiniz) 5. İç denetim raporları kurum içerisinde kimlere iletilmektedir? Murahhas Aza/Başkan Kurul/Denetim Komitesi Genel Danışman Etkilenen Yönetim Diğer (lütfen belirtiniz) 6. İç denetim raporları hangi resmi kurumlara veya devlet dairelerine iletilmektedir? Yüksek Denetim Komitesi / Genel Denetçi Resmi Denetçi Yasama Organı / Parlamento Hazine Birimi Diğer (lütfen belirtiniz) 7. İç denetim raporları hangi kurum-dışı taraflara gönderilmektedir? Dış denetçiler Tedarikçiler Yükleniciler Medya Kuruluşları Diğer (lütfen belirtiniz) 22

23 8. İç denetim raporları kurum çalışanlarının kullanması için kurum-içi bir ağda rutin olarak yayınlanmakta mıdır? Evet Hayır 9. İç denetim raporları halka sunmak amacıyla internette yayınlanmakta mıdır? Evet Hayır 10. Cevabınız Evet ise, lütfen denetim raporlarınızın bulunabileceği sitenin bir linkini veriniz. 11. İç denetim raporları halka açık olarak yayınlanıyorsa, kurumda raporlandıktan sonra ne kadar süre içerisinde yayınlanmaktadır? Hemen Hemen değil, ancak bir ay içerisinde Bir aydan sonra, ancak bir yıl içerisinde Bir ya da daha fazla yıl içerisinde İlgili değil, raporları halka açık olarak yayınlamıyoruz. 12. Ülkenizde devlete ait bilgilerin halka açık olarak yayınlanmasına ilişkin bir yasal zorunluluk var mıdır? Evet Hayır 13. Çalışma kağıtları, ülkeniz kamu bilgilendirme kanunları tahtında halka açık olarak yayınlanmaya tâbi midir? Evet Hayır Demografik bilgiler (Opsiyonel - ancak faydalı bilgi) 14. Kurumunuzun adı nedir? mali yılında kurumunuzun tahmini geliri (ABD doları cinsinden) neydi? 16. İç Denetim Departmanı mevcut çalışan sayısı kaçtır? > Bilgiler Ad: E-posta adresi: Ülke: 23

24 Enstitü Hakkında 1941 yılında kurulan The Institute of Internal Auditors (IIA) (Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü), dünya genel merkezi Altamonte Springs, Fla., ABD de bulunan bir uluslararası meslek örgütüdür. IIA; iç denetim mesleğinin global sesi, tanınmış ve kabul edilmiş otoritesi, genel kabul gören lideri, baş savunucusu ve baş eğitmenidir. Bu belge UMUÇ un bir parçası değildir, ancak iç denetim mesleği uygulayıcıları ve paydaşlar için faydalı olabilir. IIA in yayınladığı kamu sektörüne yönelik diğer materyaller için lütfen adresimizdeki web sitemizi ziyaret ediniz. IIA in sunduğu diğer zorunlu rehberler için lütfen adresimizdeki web sitemizi ziyaret ediniz. Sorumluluğun Reddi Beyanı IIA, bu dokümanı sadece bilgi vermek ve eğitim amacıyla yayımlamıştır. Bu rehber materyalinin belirli somut münferit durum ve koşullara kesin cevaplar vermek gibi bir işlevi veya amacı yoktur ve dolayısıyla, bu rehber sadece bir rehber ve kılavuz olarak görülmeli ve böyle kullanılmalıdır. IIA, herhangi bir özel durumla karşılaştığınızda daima bağımsız uzman görüşü ve tavsiyesi almanızı tavsiye eder. IIA, sadece bu rehbere dayanarak hareket eden kişiler için herhangi bir sorumluluk kabul etmez. Telif Hakkı Uyarısı Telif hakları 2012 The Institute of Internal Auditors. Bu rehberi çoğaltma izni almak için, lütfen adresinden IIA ile temas kurunuz. IIA THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS (ULUSLARARASI İÇ DENETÇİLER ENSTİTÜSÜ) Genel Merkez 247 Maitland Ave. Altamonte Springs, FL ABD Tel: Faks: Web: 24