MERHABA, ELTEM-TEK Ailesine hoş geldiniz.

Transkript

1

2 MERHABA, ELTEM-TEK Ailesine hoş geldiniz. Bu kitapçıkta şirketimiz ile ilgili kısaca bilgilere ulaşacaksınız. Sahip olduğumuz tüm bilgi birikimimizi sizle paylaşmaya bizler gayret gösterirken, bilgi ve deneyimlerinizden faydalanmamız ve birlikte büyüyüp gelişebilmemiz için sizin de azim ve istekle bir başlangıç yapacağınızdan eminiz. Kitapçık da yer almayan ve merak ettiğiniz konularda çalışma arkadaşlarınız olarak bizler de mümkün olduğu kadar yardımcı olmaya çalışacağız. Sizinle çalışmaktan memnuniyet duyacağız. 1

3 1. ELTEM-TEK KİMDİR? ELTEM-TEK Elektrik Sektöründe mühendislik ve danışmanlık hizmetleri vermek üzere 1983 yılında kurulmuştur. Ortaklık yapısı aşağıdaki gibidir: Şirketimiz elektrik santralleri, elektrik iletim hatları ve trafo merkezleri başta olmak üzere elektrik sektörünün birçok alanında mühendislik ve proje hizmetlerini gerçekleştirmektedir. Faaliyet alanları özetle şunlardır: Başlıca faaliyet alanları: Elektrik Santrallerinde işletme, periyodik bakım ve revizyon hizmetleri, Elektrik Santralleri projelerinin fizibilite raporlarının, sistem analizi etütlerinin ve teknik şartnamelerin hazırlanması, Elektrik santralleri projelerinin ETKB na onaylatılması, Elektrik üretim ve dağıtım tesislerinin özelleştirilmesi, Enerji İletim Hatlarında Etüt, Plan, Profil, Tevziat ve Kamulaştırma Faaliyetleri, ÇED Raporlarının hazırlanması ve Çevre Danışmanlığı hizmetleri, Elektrik İletim ve Dağıtım Tesislerinin Primer, Sekonder ve İnşaat Projelerinin hazırlanması, Rüzgar Enerjisi Projelerinin hazırlanması, alanları başta olmak üzere enerji sektöründe mühendislik ve danışmanlık hizmetleri verilmektedir. Şirketimizin iki adet iştiraki bulunmaktadır. Güneş Enerjisinde EPC projeler gerçekleştirmek üzere SEUL Enerji ile ortak olarak SEUL ELTEMTEK ENERJİ SİSTEMLERİ A.Ş. kurulmuştur. Ayrıca Şirketimizin enerji alanındaki mühendislik, müşavirlik ve danışmanlık deneyimi ile TÜV AUSTRIA Grubu nun uluslararası denetim, gözetim, muayene ve belgelendirme tecrübesini birleştirerek Enerji Sektöründe Test, Muayene, Gözetim ve Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla TÜV AUSTRIA ELTEMTEK ENERJİ A.Ş. kurulmuştur.

4 2.ŞİRKET ORGANİZAYON YAPISI 1

5 3.BİRİMLER ELTEM-TEK, Grup Başkanlıkları şeklinde yapılanmıştır. Grup Başkanlıkları dışında bazı birimler Genel Müdürlüğe bağlı bulunmaktadır. 3.1 İLETİM TESİSLERİ VE HİZMETLERİ GRUP BAŞKANLIĞI İletim Tesisleri ve Hizmetleri Grup Başkanlığı aşağıdaki alanlarda faaliyet göstermektedir: - Yük akışı, kısa devre hesaplarını içeren sistem etütleri, arazi ve yer seçimleri ve raporlamaya yönelik çalışmaların yürütülmesi. - Tek hat şeması ve işin kapsamının çıkarılması, - Genel konum planı ve genel yerleştirme resminin hazırlanarak, satın alınacak arazinin tespit edilmesi ve yer seçimine iştirak edilmesi, - Tesisin keşfinin hazırlanarak, yaklaşık maliyetinin çıkarılması, - Teknik, idari ve yapım şartnameleri ile sözleşmenin hazırlanması. - Teknik Danışmanlık - Proje çalışmaları komple yeni bir merkez olabileceği gibi, tesislerde yapılacak fider ilaveleri, malzeme değişikliği gibi tadilat projeleri, otoprodüktör fider dönüşüm projeleri - 380/154/36 kv luk trafo merkezlerinin primer, sekonder ve inşaat projelerinin hazırlanması, - Rüzgar, termik ve hidrolik santralleri şalt tesislerinin projelerinin hazırlanması, - Dağıtım şebekelerinin projelerinin hazırlanması, - Elektronik ortamda hazırlanan projelerin onaylatılması ve saha uygulamasından sonraki nihai projelerin hazırlanması. İletim Tesisleri ve Hizmetleri Grup Başkanlığı şirketimizin giriş katında bulunmaktadır. Grup Başkanı Alaettin Tuncer dir. 3.2 ETÜT VE KAMULAŞTIRMA GRUP BAŞKANLIĞI Etüt ve Kamulaştırma Grup Başkanlığı aşağıdaki alanlarda faaliyet göstermektedir: 154 KV 380 KV Enerji İletim Hatları ve 34,5 KV Enerji Dağıtım Hatları Etüt Projelendirme İletim Hatları Mühendislik ve Proje Hizmetleri Dağıtım Hatları Mühendislik ve Proje Hizmetleri Müşavirlik Hizmetleri Kamulaştırma Lidar ile Haritalama Ölçüm ve Veri Toplama Hizmetleri Coğrafi Bilgi Sistemleri ile Yersel ve Havasal Haritalama, Termal Görüntüleme ve Yapı Modelleme Grup Başkanlığı Şirketimizin 2 nci katında bulunmaktadır. Grup Başkanlığına Gülsüm Şahin vekalet etmektedir. 2

6 3.3 ÇEVRE GRUP BAŞKANLIĞI Çevre Grup Başkanlığı aşağıdaki alanlarda faaliyet göstermektedir: - Mühendislik ve Proje Hizmetleri - ÇED Raporu ve Proje Tanıtım Dosyası Hazırlanması - ÇED İzleme ve Kontrol Çalışmaları - Hava Kalitesi Dağılım Modellemesi - Sosyal Etki Değerlendirme Çalışmalarının Yapılması - Doğaya Yeniden Kazandırma Planları - Çevre Yönetim Planları - Orman Rehabilitasyon Planları - Biyolojik Çeşitlilik Çalışmaları - Akustik, Çevresel Gürültü ve Titreşim Ölçümleri ve Raporlandırma - Müşavirlik Hizmetleri - Çevre Denetim, İzin ve Lisans - Çevre Danışmanlık Hizmeti Grup Başkanlığı Şirketimizin 2 nci katında, Etüt ve Kamulaştırma Grup Başkanlığı bölümünün içinde bulunmaktadır. Grup Başkanı Çağrı Çamurtaş tır. 3.4 ENERJİ PİYASASI HİZMETLERİ GRUP BAŞKANLIĞI - Elektrik İletim ve Dağıtım Şebekeleri İçin Mühendislik Hizmetleri - Organize Sanayi Bölgeleri ve Endüstriyel Tesisler İçin Mühendislik Hizmetleri - Elektrik Santralleri İçin Proje Mühendislik ve Müşavirlik Hizmetleri - Proje dosyalarının hazırlanması ve Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı na (ETKB) ve Türkiye Elektrik Dağıtım A.Ş. (TEDAŞ) a onaylattırılması - Elektrik Santral İşletmeciliği ve Bakımı - Özelleştirme Hizmetleri - Rüzgar Enerjisi Santrali Kurulumu İçin Kabul İşlemleri, Ham Verilerin Değerlendirilmesi ve Mikro Konuşlandırma Hizmetlerinin Verilmesi - Rüzgar Elektrik Santrallerinde Rüzgar Ölçümü, Danışmanlık ve Mühendislik Hizmetleri Verilmesi Grup Başkanlığı Şirketimizin -1 inci katında bulunmaktadır. Grup Başkanı Mehmet Geçer dir. 3.5 İDARİ VE MALİ İŞLER GRUP BAŞKANLIĞI İdari ve Mali İşler Grup Başkanlığı, İnsan Kaynakları, Mali İşler, İdari İşler, Satın alma, Bilgi İşlem birimleri içermekte ve bu alanlar ile ilgili çalışmaktadır. Grup Başkanlığı Şirketimizin üçüncü katında (Bilgi İşlem birimi -1 inci katta) bulunmaktadır. Grup Başkanı Özcan Güler dir. 3

7 3.6 DİĞER BİRİMLER Grup Başkanlıkları dışında Genel Müdürlüğe bağlı görev yapan birimler de bulunmaktadır. (bkz. 2. Organizasyon Şeması) 4.PERSONELİ İLGİLENDİREN HUSUSLAR Şirketimiz çalışanlarının uyması gereken kurallardan bazıları aşağıda yer almaktadır. Bu kitapçıkta yazılmış olan bilgiler Şirket tarafından yayınlanan Personel Esasları, Yolluk Usul ve Esasları ve genelgelerden yararlanılarak hazırlanmıştır. Ayrıntılı bilgi için bu belgelere göz atabilirsiniz. 4.1 Mesai Saatleri ve Fazla Mesai Mesai Başlangıç Saati : 08:30 Öğle Arası : 12:30 13:30 Mesai Bitiş Saati : 18:30 Burada dikkat edilmesi gereken hususlar şöyledir: - Şirkete giriş ve çıkışlarda kesinlikle Turnikeden kart kullanılarak geçilmesi gerekmektedir. - Personel Kartınızı unutmanız halinde, İnsan Kaynakları birimimize müracaat ederek geçici kart almanız ve giriş yapmanız gerekmektedir. Şirketimizin maliyet yönetimi politikası gereği personel tarafından yapılan işlerin Eltem-Tek Personel Yönetimi Sistemine (EPY) girilmesi gerekmektedir. Proje adına göre ne kadar süreyle ne iş yapıldığı (yapım, kontrol, düzeltme, diğer, boş zaman) belirtilmelidir. (bkz. Şirket Yazılımları El Kitapçığı EPY) Fazla Mesai Uygulaması Şirketimiz bünyesinde çalışanlarımızın normal mesai saatleri dışında çalışmaları durumunda kendilerine mesai ödemesi yapılmaktadır. Mesai ödemeleri ve uygulamaları ise şu şekildedir. - Hafta içi 19:15 den önce işyerinden ayrılan personele fazla mesai uygulaması yapılmamaktadır. - 19:15 ten sonra yapılan çalışmalar için ise 18:30 dan itibaren çalıştığı süre kadar mesai uygulaması yapılmaktadır. - Hafta içi yapılan fazla mesailerde günlük 2 saate kadar olan kısmın ücreti ödenmekte, 2 saati aşan kısım için ise mesai izni verilmektedir. - Hafta sonu için ise 9 saate kadar olan kısmın ücreti ödenmekte, 9 saati aşan kısım için ise fazla mesai izni verilmektedir. - Hafta içi ödenen mesai ücreti saatlik ücretinizin 1,5 hafta sonu ise 2 katıdır. 4

8 Eksik Mesai Uygulaması - Mesai başlangıcında saat 08:45 den sonra 15 er dakikalık aralıklarla eksik mesai uygulanmaktadır. - Akşam ise 18:30 dan önce çıkılması halinde eksik mesai uygulanmaktadır. 4.2 Yıllık Ücretli İzin Uygulaması ve Rapor Kullanımı Personellerimize işe girdiği tarihten itibaren (deneme süresi de dahil) bir yılını doldurması halinde yıllık ücretli izin verilir. Yıllık ücretli izin hakkı bulunmayan personellerimiz hak edeceği yıllık izninden düşülmek üzere 7 güne kadar mahsuben izin kullanabilirler Yıllık ücretli izin süreleri aşağıdaki şekildedir; Bir yıldan beş yıla kadar olanlara (beşinci yıl dahil) 18 gün, Beş yıldan fazla, onbeş yıldan az olanlara 21 gün, Onbeş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara 26 gün Yıllık izinlerin hak edilen yıl içinde kullanılması esastır. İzin kullanma tarihleri gerektiği hallerde işveren işyeri şartlarına göre belirleyebilir. İşveren işin durumuna yıllık ücretli izne gönderebilir. Diğer İzin İşlemleri Personelimizin evlenmesi halinde Eşinin doğum yapması halinde Anne, Baba, Kardeş, eş ve Çocuklarının vefatı 5 takvim günü 3 takvim günü 3 takvim günü Ücretli izin verilir. Personellerimiz kullanacakları her türlü (ücretli, ücretsiz, doğum, evlilik ve ölüm) izin taleplerini Şirketimiz envision sistemi üzerinden izne çıkmadan en az bir(1) gün önceden yapmaları gerekmektedir.(bkz. Şirket Yazılımları El Kitapçığı envision) Acil durumlarda talep yapmadan izne çıkılması halinde ise izin dönüşünü müteakip envision sistemi üzerinden mutlaka izin formu geçmiş tarihli olarak doldurulacaktır. 5

9 İstirahat ve Rapor İşlemleri Sağlık kuruluşlarına müracaat ederek rapor almanız durumunda, almış olduğunuz raporu İnsan Kaynakları Birimine ulaştırmanız gerekmektedir. Başvurmuş olduğunuz sağlık kuruluşunca elektronik rapor verilmiş ise bu durumunu yine elektronik posta yolu ile İnsan Kaynakları Birimine bildirmelisiniz. Bahse konu Rapor süresi bitiminde İnsan Kaynakları Birimince bu sürelerde İşyerimizde çalışmadığınız SGK ya bildirilecektir. Bildirimin yapılmasını müteakip bu sürelere ait ücretinizi SGK nın anlaşmalı olduğu bankalardan nüfus cüzdanınız ile tahsil edebileceksiniz. 4.3 Telefon Kullanımı Şirketimizde işe başlamanızı takiben size şirket kullanımı için sabit bir telefon ve dahili telefon numarası verilecektir. Şirket içi telefon rehberine adresinden ulaşabilirsiniz. Şirket dışı aramalarınız için çevireceğiniz numaradan önce 9 u tuşlamanız gerekmektedir. Görev aldığınız pozisyon itibariyle şirket cep telefonu kullanmanız gerekli görülürse İdari ve Mali İşler Grup Başkanlığı tarafından tarafınıza telefon tahsisi yapılır Ücret Sistemi Şirketimizde brüt maaş uygulaması yapılmaktadır. Ay sonu tahakkuk eden maaşınız her ayın 5 ile 10 arasında maaş hesabınıza yatırılmaktadır. Tüm personellerimiz bir sonra ki ay tahakkuk edecek maaşından kesilmek üzere net maaşının 1/3 ü oranında istihkak avansı kullanabilir. Avans kullanabilmek için her ayın 10 u ile 14 ü arasında istihkak avansı talebinizi envision sistemi üzerinden yapmanız gerekmektedir. (bkz Şirket Yazılımları El Kitapçığı envision) 4.5 Bireysel Emeklilik Sistemi Çalışanlarımızın; Şirketimizde çalışma sürelerini arttırmak, aidiyet duygusunu geliştirmek ve Şirketimiz karlılığına olan katkılarını maksimuma çıkarmak amacıyla bireysel emeklilik sistemi uygulanmaktadır. Sisteme katılım şartlarını aşağıda bulabilirsiniz. 1. Emekli personel ile kadro ve unvanı her ne ad altında olursa olsun proje bazlı (ETKB, TEİAŞ, EÜAŞ, HES) görevli personeller muaf tutularak, 2. Genel Müdür, Grup Başkanı, Danışman, Avukat, Kalite Yönetim Temsilcisi, Proje Mühendisi, Mühendis, Uzman, Müdür, Birim Yöneticisi unvanı ile istihdam edilen personeller deneme süresi sonunda sisteme katılması sağlanarak, 3. İdari Personel, Tekniker, Teknisyen, Topoğraf, vb. unvanlar ile istihdam edilen personeller bir yıllık çalışma sürelerini tamamlamalarını müteakip sisteme dahil edilerek, 4. Çalışma süresi üç yıldan önce sonlanan personelin sistemden yararlanmaması sağlanarak, 6

10 5. Sisteme katılan personelin iş akitlerinin Şirketimiz tarafından haklı nedenle feshi halinde (süre sınırı olmaksızın) söz konusu sistemden yararlanmaması sağlanarak, Yukarıda belirtilen Şartlar çerçevesinde; personelimiz adına Şirketimiz tarafından katılım bedeli olarak 55,00 TL (Elli beş Lira) nin ödenmektedir. Çalışanlar ayrıca Sisteme kendi adlarına ilave prim yatırabileceklerdir. 4.6 Şirket Doktoru Şirketimiz bünyesinde hafta içi her gün 11:00 ile 12:00 saatleri arasında şirket doktoru görev yapmaktadır. Her hangi bir sağlık sıkıntınızda doktorumuza başvurabilirsiniz. 5. KALİTE 5.1 Kalite, Çevre, Müşteri Memnuniyeti ve İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri Şirketimiz; ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ISO Çevre Yönetim Sistemi ISO Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi OHSAS İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi Sertifikalarına sahiptir ve söz konusu yönetim sistemlerinin başarılı ve etkin bir şekilde uygulanmasına önem vermektedir. Yönetim Sistemlerine ilişkin prosedürler dosyalı olarak her birimin arşivinde bulunmakta olup, çalışanlar bu prosedürleri okumakla ve kendilerine düşen kuralları uygulamakla yükümlüdür. Ayrıca bu prosedürler ile ilgili güncelleme ve eklemeler yapıldığında e-posta veya eğitim ile gerekli bilgilendirmeler yapılmaktadır. (İnternet tarayıcısından adresine girilerek güncel kalite dokümanlarına ulaşılabilmektedir.) Özellikle Çevre Yönetim Sistemi ile İş sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri ile ilgili kurallar Şirket personeline eğitimler yoluyla duyurulmaktır ve tüm personelin şirket içinde, seyahatlerde ve arazi çalışmalarında bu kurallara uyması zorunludur. Personelin konuyla ilgili istek, şikayet ve önerileri Yönetim Temsilcisi ve İş Güvenliği Kuruluna e-posta iletmesi gerekmektedir. VİZYONUMUZ Enerji sektöründe, yenilikleri yakalayan, farklılıklar yaratan, sürekli gelişen bir dünya şirketi olmak. MİSYONUMUZ Kaliteyi yaşam felsefesi olarak benimseyen, teknolojiyle yenilenen, araştırmacı, değişime açık, takım ruhunun gücüne inanan, çevreye ve yaşam değerlerine saygılı yaklaşımımızla verimli, istikrarlı ve sürdürülebilir bir şekilde büyümektir. 7

11 DEĞERLERİMİZ Güvenilirlik, dürüstlük ve şeffaflık Sorumluluk ve Hesap Verebilirlik Yenilikçilik, Yaratıcılık ve Katılımcılık Müşteri Odaklılık Çevreye Duyarlılık İnsana saygı İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışan Memnuniyeti Takım Çalışmasına Verilen Önem Genel Müdürümüz tarafından yayınlanan Kalite, İSG ve Çevre politikamız; tüm çalışanlarımızın katkısıyla; Müşteri memnuniyeti, Kaliteli hizmet, Alternatif çözümler üretme, Sürekli gelişim, iyileştirme, Çevre bilinci, Kaza ve yaralanmalara kaşı önlem alınması, Yürürlükteki kanun ve mevzuata tam uyum, Personel, taşeron ve ziyaretçiler için sağlıklı ve güvenli çalışma alanları sağlamak. Titiz, çevreye duyarlı ve tehlikelere karşı önlemlerini alan bir şirket anlayışı ile çevreyi ve iş sağlığı ve toplum güvenliğini ön planda tutan, yönetim sistemlerimizi sürekli iyileştiren bir kuruluş olmaktır. 6. İDARİ İŞLER 6.1 Şirket Seyahatleri Şirketimizin yurtiçi/ yurtdışı seyahatlerinde görev almanız durumunda şu hususlara uyulmalıdır: Harcırah ve İş Avansı Seyahate çıkmadan önce mutlaka Envision Sistemindeki Seyahat Emri formu doldurulmalıdır. Seyahat emri doldurulmayan seyahatlerin harcırah ödemeleri yapılamamaktadır. (bkz Şirket Yazılımları El Kitapçığı Envision Seyahat Emri Formu) Seyahat için kullanılacak seyahat yöntemi (araç tahsis, bilet rezervasyon, konaklama vs.) İdari Mali İşler Grup Başkanlığı ile koordineli bir şekilde belirlenmelidir. Yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerde harcırah uygulaması bulunmaktadır. Konuyla ilgili daha detaylı açıklama Yolluk Usul ve Esasları nda yer almaktadır. Seyahate çıkmadan önce İş Avansı alınmış ise envision Sistemindeki İş Avansı Kapatma formu doldurulmalıdır. İş avansı ile yapılan seyahatlerde harcamaların tamamının fiş veya fatura ile belgelenmesi zorunludur. Fiş ve faturaların taranarak İş Avansı Kapatma formuna eklenmesi gerekmektedir. (bkz. Şirket Yazılımları El Kitapçığı envision Seyahat Emri Formu) 8

12 İş avansı yerine geçen Şirket Kredi Kartı ile seyahate gidildiğinde İdari ve Mali İşler Grup Başkanlığına başvurulur ve Kredi Kartı Zimmet Formu imzalanır. (bkz. Kredi Kartı Kullanım Taahhütnamesi) Seyahat ve Konaklama Şehir içi ve şehir dışı iş seyahatleri için şirketimiz araçlarından yararlanabilmektedir. Şirket araçlarının yetersiz kaldığı durumlarda şirketimizin anlaşmalı olduğu araç kiralama şirketlerinden araç tahsis edilebilmektedir. Şirket aracını teslim alırken İdari İşler Grup Başkanlığına başvurulması ve Araç Zimmet formu imzalanarak aracın teslim alınması gerekmektedir. Seyahatin gerekliliklerine göre şirket seyahatlerinde şirketimiz tarafından uçak bileti de temin edilebilmektedir. (Uçak bileti talep edebilmek için bkz. Şirket Yazılımları El Kitapçığı Envision Seyahat Emri Formu) İstanbul a yapılan seyahatler için konaklanacak yerin rezervasyonu İdari ve Mali Grup Başkanlığı tarafından yapılarak tarafınıza bildirilmektedir. Diğer şehirlerde yapılacak konaklamaların rezervasyonu tarafınızca yapılır. (bkz. Yolluk Usul Ve Esasları) Seyahat dönüşünde, seyahat süresince gerçekleştirmiş olan tüm toplantılar için ayrı ayrı Toplantı Katılım Formu doldurulmalı ve Yönetim Temsilcisine iletilmelidir. (bkz Şirket Toplantıları) 6.2. Personel Talepleri Şirketimizden talep edeceğiniz herhangi bir ihtiyacınız (kırtasiye, donanım, ekipman vb.) olduğunda Envision Sistemi üzerinden İhtiyaç Talep formunu doldurmanız gerekmektedir. Söz konusu talebiniz İdari ve Mali işler Grup Başkanlığı ve Genel Müdürlük tarafından onaylandığı takdirde Satınalma Birim Yöneticisi tarafından temin edilerek tarafınıza teslim edilir. (bkz. Şirket Yazılımları El Kitapçığı Envision İhtiyaç talep formu) Eğitim talebiniz olması durumunda yine Envision sistemi üzerinden Eğitim Talep formunu doldurmanız gerekmektedir. Eğitim talebinizin gerekli onayları alması durumunda Personel Birim Yöneticisi tarafından gerekli işlemleriniz gerçekleştirilerek eğitime katılımız sağlanmaktadır. (bkz. Şirket Yazılımları El Kitapçığı Envision Eğtim Talep Formu) Şirketin genel işleyişi (yemekhane ve temizlik ile ilgili şikayetler) ile ilgili talepleriniz olması durumunda şikayetinizi İdari İşler Birim Yöneticisine e-posta yoluyla iletmeniz gerekmektedir. Genel hususlar ile ilgili şikayetlerinizi ise Yönetim temsilcisine iletebilir ya da yazarak şirketimizin giriş katında bulunan Dilek ve Şikayet kutusuna atabilirsiniz. 6.3 Şirket Toplantıları Şirket içi personel ve/veya şirket dışından misafirler ile yapılaması planlanan toplantılar için toplantı odaları kullanılmaktadır. Toplantıların planlanmasında öncelikle giriş katta bulunan Turkuaz Toplantı Odası tercih edilmelidir. Toplantı organize edilirken (toplantı odası tahsisi, ikramlar, vb) İdari İşler Birimi de bilgilendirilmelidir. Toplantıya katılanların Toplantı Katılım Formu nu imzalaması istenmeli ve formdaki Açıklamalar başlığının altına toplantıda görüşülen konuları kısaca özetleyerek alınan kararları yazılmalıdır. 9

13 Şirket dışında gerçekleştirilecek olan toplantılar için de, Toplantı Katılım Formu nun alt bölümünde yer alan Açıklamalar başlığının altına toplantıda görüşülen konular kısaca özetlenerek alınan kararlar yazılmalı ve ilgili form Yönetim Temsilcisine iletilmelidir. İş seyahatlerinde gerçekleştirilen toplantılar da bu kapsamdadır. Toplantı organizasyonu ile ilgili daha detaylı bilgi Toplantı Talimatı nda bulunmaktadır. 6.4 Şirket İçi/Şirket Dışı Yazışma Şirketimizde iletişim için telefon, e-posta ve yazışma formları kullanılmaktadır. Personel adına göre tanımlanan e-posta, şirket içi ve dışı görüşmelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Projelerle ilgili e-postalarda proje yöneticisi ve grup başkanlarının bilgi kısmına (CC) eklenmesi gerekmektedir. Şirketimizde iç yazışmalar için e-posta ve Şirket İçi Yazışma Formu kullanılmaktadır. Resmi yazışmalar ve genel müdürlük onayı için kullanılan Şirket İçi Yazışma Formu Envision Sisteminde ve şirket intranetinde Şirket formları bölümünde yer almaktadır. Şirket dışı yazışmalar için Antetli Kağıt kullanılmalıdır. Dış yazışmalarda imza yetkisi olan en az iki kişinin (Grup Başkanları veya Genel Müdür) imzasının bulunması gerekmektedir. (ELTEM-TEK Antetli Kağıdı Envision Sisteminde formlar bölümünde yer almaktadır. ) 6.5 Bilgi Güvenliği Şirketimizin en değerli varlığı, sahip olduğu bilgi ve süreçlerdir. Ticari sırlar, müşteri bilgileri, kayıtlar, geliştirilen stratejiler ya da kaynak kodlar bu bilgilerden bazılarıdır. Bu bilgileri korumak sistemimize herhangi bir sızıntıyı engellemek veya illegal olarak şirket internetimiz aracılığıyla yapılabilecek siber saldırılara karşı önlem almak amacıyla tüm şirket bilgisayarlarının anlık ekran görüntüleri ve tüm internet trafiği kayıt altına alınmaktadır. Şirketimiz bilgisayarları ile her türlü ağ kullanımında her personelimiz için ayrı ayrı belirlenmiş olan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapıldıktan sonra ağ kullanımı aktif hale gelmektedir. Sizlere işe başlarken imzalatılan bilgisayar kullanım taahhütnamesinde bilgi güvenliği ile ilgili daha detaylı bilgiler bulunmaktadır. 10

14 BİLGİ İŞLEM EL KİTAPÇIĞI Ek-1 11

15 5.ŞİRKETİMİZDE KULLANILAN YAZILIMLAR Şirketimiz bünyesinde tüm personellerimizin kullandığı 5 adet yazılım bulunmaktadır. 1. Envision Sistemi 2. M-Files 3. EPY 4. Bilgi İşlem Talep Formu 5. İnsan Kaynakları Sistemi Tüm yazılımlarımızın kullanıcı adı ve şifresi sizin işe başlamanız ile varsayılan olarak atanmaktadır. Kullanıcı Adı: adınızsoyadınız Şifre: eltemtek1983 Sisteme ilk girişinizde şifrenizi değiştirebilirsiniz Bu yazılımlarımıza tarayıcınızdan adresinden veya şirket içerisinden adreslerinden ulaşabilirsiniz. Şekil-1 12

16 5.1. ENVİSİON Envision Sistemi şirketimiz bünyesinde doküman yönetim sistemi ve form süreç takibi olarak kullanılmaktadır Envision Sistemine Giriş Şekil-2 Intranet Sistemimizden envision linkine tıkladığımızda yukarıdaki ekrana ulaşıyoruz ve kullanıcı adı ile şifremizi ilgili alanlara girip girişe tıkladıktan sonra aşağıda ki ekrana ulaşıyoruz. Şekil 3 13

17 5.1.2 Envision Sistemi Formları Envision üzerinde şirketimiz iş akışlarını yönettiğimiz tüm şirket çalışanlarının kullanma zorunluluğunda olduğu formlar bulunmaktadır. Bu formlar: - İhtiyaç Talep Formu - Avans Formu - Eğitim Formu - Fazla Çalışma Formu - İzin Formu - Seyahat Emir Formu olarak 6 adettir. Formlara aşağıdaki resimde görüldüğü üzere sol üst köşedeki Envision logosundan iş akışları seçilerek ulaşılabilir. Şekil-4 Şekil-5 14

18 İhtiyaç Talep Formu Malzeme ihtiyacı bulunan personel Şirketimiz Envision Sisteminde yer alan İhtiyaç Talep Formu ile talepte bulunacaktır. Talebin Süreci Personel talebi İlgili Grup Bşk. Onayı Genel Müdür Onayı İDM Grup Bşk. Onayı Talebin Yapılması Şekil-5 de gördüğümüz menü üzerinden ihtiyaç talep formunun üzerine gelip tıklıyoruz. Sistem size Aşağıda gördüğünüz uyarıyı verecektir.(bu uyarı her iş akışı başlatma isteğinizde çıkacaktır. İş akışını başlatmak istediğinizden eminseniz eveti tıklıyorsunuz.) Şekil-6 Karşımıza Şekil-7de gördüğümüz gibi bir form açılacak. Resimde sarı renk ile işaretlenmiş alana tıklıyoruz ve şekil-8 de göreceğiniz ihtiyaç bilgi giriş formuna ulaşıyoruz. Ve formu ihtiyacımıza göre örnekte gördüğünüz gibi doldurup güncelle diyorsunuz. Ve şekil -9 a ulaşmış oluyoruz. Her farklı ihtiyaç için Şekil-7 ile başlayan süreci tekrarlamanız gerekmektedir. Şekil-7 15

19 Şekil-8 Şekil-9 Tüm ihtiyaçlarınızı girdikten sonra Şekil-9 da sarı ile işaretlenmiş alanları doldurup kaydet tuşuna basıyorsunuz. Böylelikle yukarıda anlattığımız satın alma talep sürecini başlatmış bulunuyorsunuz. Talep formunuzun iş akışı sürecini tamamlaması ve onaylanması halinde sistemde kayıtlı olan mail adresinize onay maili gönderirir ve talebiniz Satın alma birimine iletilir. 16

20 - Satın alma süreci tamamlandıktan sonra malzemenin özelliğine göre, Demirbaş kaydı yapıldıktan sonra alınan malzeme size teslim edilir ve satın alma birimi tarafından size Envision Sistemi üzerinden malzeme alındı onay formu gönderilir. - Sizde form üzerinde ki gerekli alanları doldurup malzemeyi teslim aldığınızı onaylarsınız İzin Talep Formu Şirketimiz bünyesinde çalışan personellerimiz izin kullanacakları zaman izinlerini Envision Sistemi üzerinde bulunan izin talep formu ile yapmaktadırlar. Bir önceki formumuzda anlattığımız üzere menü > İş akışları > izin talep formu tıklıyoruz. İş akışını başlatmak istediğinize emin misiniz uyarısına evet seçeneğini tıklayıp aşağıdaki forma ulaşıyoruz. Şekil-1 Karşınıza gelen formun sarı ile işaretlenmiş kısımlarını eksiksiz bir biçimde dolduruyorsunuz daha sonra iş akışını başlatmak üzere kaydet butonuna tıklıyorsunuz. Not: Acil bir durumda işe gelmeden birim amirinizden izin almanız halinde işe başladığınız gün izin talep formunu doldurmanız gerekmektedir. Formu doldururken sağ üst köşeden tarihi izin aldığınız günün tarihi olarak değiştirmeniz gerekmektedir 17

21 Fazla Çalışma Formu Kitapçığımızın ilgili bölümünde bahsedildiği üzere şirketimiz bünyesinde ücreti karşılığında fazla mesai yapılabilmektedir. Şirket dışarısında görevli bulunduğunuz zamanlarda fazla mesaileriniz envision üzerinden ilgili birimlere iletmeniz gerekmektedir. Formu başlatabilmek için menü > İş akışları > fazla mesai formu bölümüne tıklıyorsunuz. İş akışını başlatmak istediğinize emin misiniz uyarısında evet seçeneğini işaretleyip aşağıdaki forma ulaşıyoruz. Formda kişisel bilgileri girdikten sonra aşağıda ki örnekte görüldüğü üzere mesai başlama ve bitiş saati çalışmanın yapıldığı yer proje adı ve çalışmanın gerekçesini doldurmanız gerekmektedir. Tüm bilgileri girdikten sonra kaydet tuşu ile formu onaylıyoruz Avans Formu Şirketimiz Personelleri maaş veya iş avansı kullanmaları gerektiği zaman bu formu doldurmak mecburiyetindedirler.(bkz.4.1.4) Formu Başlatabilmek için menü > İş akışları > avans formu seçeneğine tıklıyoruz. İş akışını başlatmak istediğinize emin misiniz uyarısında evet seçeneğini işaretleyip aşağıdaki forma ulaşıyoruz. Form üzerinde ki gerekli kullanıcı bilgilerini girdikten sonra Yeşil ile işaretlenmiş kısımdan avans türünü seçiyoruz. Kullanmak istediğimiz avans miktarını önce rakam sonra yazı ile girip firma avansı kısmından hayır seçeneğini işaretliyoruz. Avans talep nedenini girdikten sonra Kaydet butonuna tıklıyor ve avans formunuzu onaylıyorsunuz. 18

22 Eğitim Talep Formu Şirket personellerimizin şirket içi veya dışı eğitim taleplerini Envision Sistemi üzerinden eğitim talep formu aracılığıyla yapmaları gerekmektedir. Formu başlatabilmek için menü > İş akışları > eğitim talep formu seçeneğine tıklıyoruz. Karşımıza Gelen Formda gerekli görülen bilgileri aşağıda ki örnekte görüldüğü gibi dolduruyorsunuz. Eğitim Talep Formunda bir kişi aynı eğitime katılacağı diğer mesai arkadaşları adına da talep formunu doldurabilir. 19

23 Seyahat Formu Şirket personellerimiz seyahate çıkmadan en az 24 saat önce envision üzerinden seyahat formunu doldurmak zorundadır. Formu Başlatabilmek için menü > İş akışları > seyahat formu seçeneğine tıklıyoruz. İş akışını başlatmak istediğinize emin misiniz uyarısında evet seçeneğini işaretleyip aşağıdaki forma ulaşıyoruz. Ekran görüntüsünde gördüğünüz bilgileri giriyoruz. Seyahatiniz birden fazla yeri kapsayacaksa seyahat yeri kısmına hepsini giriyoruz. Avans talebi için sarı ile işaretlenmiş alana tıklıyoruz ve aşağıdaki ekrana ulaşıyoruz ve formu örnekte ki gibi doldurup güncelle seçeneğini tıklıyoruz. (Avans isteme şartları için bkz. Oryantasyon El Kitapçığı.) 20

24 Avans bilgilerimizi girdikten sonra seyahat vasıtamızı seçiyoruz. Aşağıda ki ekran görüntüsünde gördüğümüz üzere uçak veya karayolu olmak üzere 2 ayrı formumuz var. Eğer seyahatinizi uçak ile gerçekleştirmeniz gerekiyorsa seyahat vasıtası uçak ile mi kısmında evet seçeneğini işaretliyoruz. Uçak biletimiz gidiş dönüş olarak alınacaksa mavi ile işaretlenmiş formu tek yön olacaksa sarı ile işaretlenmiş formu dolduruyoruz. Seyahatimizi karayolu aracılığıyla yapacaksak yeşil ile işaretlenmiş formdan aracımızı seçiyoruz. Araç seçimimiz tren veya otobüs olacaksa pembe ile işaretlenmiş formu dolduruyoruz. Böylelikle vasıta seçimimizi doldurmuş oluyoruz. Son olarak konaklama yapacaksanız formun sağında gördüğünüz konaklama yapılacak mı sorusunda evet seçeneğini işaretleyip konaklama detaylarını girip Kaydet seçeneğini tıklayıp iş akışını başlatıyoruz. Not: Seyahat talep formunda istediğiniz avansın seyahat sürecinde yetmemesi durumunda de anlattığımız avans talep formundan avans talebi yapmanız gerekmektedir M-Files M-Files Yazılımı şirketimiz bünyesinde arşiv yönetim sistemi olarak kullanılmaktadır. M-Files Windows klasör yapısıyla aynı yapıyı kullandığından dolayı sizlere rahat bir kullanım sunmaktadır. Yazılım üzerinde birimlerimizin ihtiyacı doğrultusunda farklı kütüphaneler bulunmaktadır. Yaptığınız görev doğrultusunda bilgi işlem birimimiz bilgisayarınıza gerekli kütüphaneyi yükleyecektir M-Files a Giriş M-Files yazılımını başlatmak için aşağıda ki ekran görüntüsünde gördüğünüz gibi bilgisayarınızın sağ alt köşesinde bulunan sarı ile işaretlenmiş oka tıklıyoruz açılan pencereden M logosuna tıklıyoruz ve gördüğünüz liste menüye ulaşıyoruz. 21

25 Bu menüden M-Files araştır seçeneğine tıklıyoruz ve karşımıza aşağıda ki ekran görüntüsüne benzer bir görüntü geliyor. Burada size giriş izni verilmiş tüm kütüphaneleri görebilirsiniz. Bu pencereden işlem yapmak istediğimiz kütüphaneye çift tıklıyoruz. Karşımıza gelen pencereye size tanımlanmış kullanıcı adı ve parolayı giriyoruz. Sisteme giriş yaptıktan sonra bağlı bulunduğunuz kütüphaneye erişmiş olacaksınız ve aşağıda ki ekran görüntüsüne benzer bir yapıyla karşılaşacaksınız. Her kütüphane yapısı farklı bir sistem mimarisine sahip olduğu için daha detaylı bilgi size bilgi işlem birimi tarafından verilecektir. 22

26 5.2.2 M-Files ile Check-in Check Out Mantığı CHECK OUT : Dosyayı üzerinize alırsınız ve siz dosyayı üzerinizden bırakana kadar kimse dosyayı açamaz. SALT OKUNUR : Dosya üzerinde değişiklik yapamaz sadece görüntüleyebilirsiniz. CHECK IN : Check out yaptığınız dosya ile işiniz bittiği zaman dosyanın başkaları tarafından da kullanılabilmesi için Check in yapıp dosyayı üstümüzde bırakmamızı sağlar. M-Files üzerinde bulunan dosyalar ile çalışabilmek için dosyaları bilgisayarınıza indirmeniz gerekmemektedir. Herhangi bir dosyanın üzerine çift tıklayıp açmak istediğimiz zaman M-Files Alttaki görüntüde göreceğiniz gibi bize dosyayı ne şekilde açmak istediğimiz sorar. M-Files Yazılımında dosya üzerinde değişiklikleri yaptıktan sonra dosyayı kapatırken sistem size dosyayı check in yapıp yapmak istemediğinizi sorar burda dosya üzerinde sizden başka personeller de çalışıyorsa dosyaya ulaşabilmeleri için evet seçeneğini tıklamamız yeterlidir. M-Files üzerinde bir dosyayla çalışırken dosyayı bilgisayarımıza kaydedip tekrar M-Files a yüklememize gerek yoktur. M-Files Otomatik olarak dosyanın yeni bir sürümünü oluşturup bünyesinde saklar. 23

27 5.3. EPY(ELTEM-TEK PERSONEL YÖNETİMİ) EPY yazılımı şirketimiz projelerinin maliyet analizi yapılabilmesini sağlayan her akşam mesai bitiminde çalıştığınız projeleri ve ne kadar süre harcadığınızı girdiğiniz bir yazılımdır. Bilgi işlem birimimiz tarafından size verilen bilgisyarın masaüstünde yanda gördüğünüz gibi bir simge bulunacaktır. Sisteme giriş yapabilmeniz için bu simgeye çift tıklıyoruz. Yazılım açıldığı zaman aşağıda ki gibi bir görüntü ile size kullanıcı adınızı ve şifrenizi soracaktır. İlgili alanlara kullanıcı adı ve şifremizi girdikten sonra Girişe tıklıyoruz. Sisteme giriş yaptığımız zaman yukarıda ki gibi bir menü bizi karşılayacaktır. Yeni iş girişi yapabilmek için sol üst köşede bulunan yeni iş ekle butonuna tıklıyoruz. Aşağıda gördüğünüz ekran görüntüsü karşımıza çıkıyor. Burada sütunlar şu şekildedir. İş Tipi: Buraya tıkladığımız zaman bir açılır menü bizi karşılar. Menüde Kontrol Düzeltme Yapım Boş Zaman Ve diğer Seçenekleri bulunmaktadır. Kontrol: Daha önce üzerinde çalıştığınız bir projenin kontrolünü yaptığınızı belirtiyorsunuz. Düzeltme: Daha önce üzerinde çalıştığınız proje üzerinde düzeltmeler yaptığınızı belirtiyorsunuz. 24

28 Yapım: Süreci devam eden bir proje üzerinde çalıştığınızı belirtiyorsunuz. Boş zaman: Mesai saatleri içerisinde herhangi bir sebepten ötürü çalışamadığınız vakti gösteriyor. Diğer: Yukarıda yazan süreçleri dışında bir süreç ile ilgilendiğinizi belirtiyorsunuz. İş Detayları: Yaptığınız işle ilgili kısa bir açıklama yazılması gerekmektedir. Proje: Çalıştığınız Projenin kodunu ve adını buradan seçiyorsunuz. İş Yeri: arazı çalışmalarında arazi seçeneğini diğer projelerde ofis seçeneğini işaretliyoruz. Mesai Türü: Hafta içi 08:30-18:30 Saatleri arası normal mesai, Hafta içi 18:30 sonrası hafta içi fazla mesai Cumartesi veya Pazar günleri hafta sonu fazla mesai olarak seçilmelidir. İş Başlangıç ve bitiş zamanı: Çalıştığınız projeyi hangi saatler arası çalıştığınızı giriyorsunuz. Uyarı: İşe giriş ve çıkış saatleriniz ile sisteme girdiğiniz toplam süre birbirini tutmak zorundadır! Aynı gün içerisinde birden çok proje de çalıştıysanız aşağıda ki ekran görüntüsü gibi giriş yapabilirsiniz. Tüm girişlerimizi yaptıktan Sonra sol üst köşede bulunan işleri kaydet butonuna tıklıyoruz ve yaptığımız işlerimizi Grup Başkanımızın onayına yolluyoruz. Grup başkanı tarafından reddedilen veri girişleri ana ekranımızda kırmızı ile yanında grup başkanın düzeltilmesini istediği durum notu ile gösterilir. İşin üzerine tıklayıp işi düzenle seçeneğini tıklayıp veri üzerinde gerekli değişiklikleri yapıp işleri kaydet dememiz gerekmektedir BİLGİ İŞLEM DESTEK TALEBİ Bilgisayarınızda yazılımsa veya donanımsal bir sorun yaşadığınız zaman adresinde bulunan bilgi işlem destek talebi kısmından sorununuzla ilgili destek talebinde bulunabilirsiniz. Destek taleplerinin kapsadığı kategoriler şunlardır. - Doküman Yönetim sistemleri - Yazıcı sorunları - Yazılım sorunları - Donanım sorunları - Erişim kısıtlanması İnternet 25

29 Intranet sistemimizden bilgi işlem teknik destek linkine tıkladığımız zaman yukarıda gördüğünüz sayfa karşımıza gelir. Yeni bir talep açmak istersek sarı ile işaretlenmiş linke eski bir talebimizi takip etmek istersek mavi renk ile işaretlenmiş mevcut talepleri görüntüle linkine tıklıyorsunuz. Yeni bir talep eklemek istediğiniz de karşınıza aşağıda gördüğünüz form gelmekte ve bunu örnekte ki gibi doldurmanız gerekmektedir. Gerekli alanları doldurduğunuz zaman sayfanın aşağısında bulunan talebi gönder butonuna tıklıyoruz Talebiniz oluşturulduğu anda Sistem size otomatik olarak bir talep numarası vermektedir. Bu talep numarası ile talebinizin hangi aşamada olduğunu mevcut talepleri görüntüle kısmından görüntüleyebilirsiniz. Aynı zamanda sistem size talebinizle ilgili bir güncelleme olduğu zaman olarak bilgi vermektedir. 26

30 5.5. İnsan Kaynakları Sistemi Şirketimiz insan kaynakları birimi tarafından personellerimizin özlük dosyasında saklanmak ve gerektiğinde katıldığımız ihalelerde kullanmak üzere cv arşivi oluşturulmaktadır. Şirketimiz çalışan tüm personellerinin cv lerini oluşturmaları ve 2 ayda bir güncellemeleri zorunludur. Sisteme ulaşmak için adresine gidiyorsunuz. Sağ üst köşede bulunan üye ol linkine tıklayıp karşınıza gelen formda ki gerekli bilgileri girip üyeliğinizi oluşturuyorsunuz. Üyeliğinizi oluşturduktan sonra karşınıza aşağıda ki ekran görüntüsü gelmelidir. Bu sayfada sol üstte bulunan cv oluştur linkine tıklıyorsunuz ve tüm bilgileri eksiksiz olarak giriyorsunuz. Cv nizi oluşturduktan sonra aşağıda bulunan bilgilerimi kaydet butonuna tıklıyorsunuz. CV nizi bir kere oluşturduktan sonra sol tarafta bulunan menü aşağıda gördüğünüz şekli alacaktır. Bu menü aracılığı ile cv nizi görüntüleyebilir ve bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz. 27

31 PERSONEL ESASLARI Yürürlük Tarihi:

32 MADDE 1- AMAÇ VE KAPSAM I. BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER Bu Esaslar, ELTEM-TEK Elektrik Tesisleri Mühendislik Hizmetleri, Telekomünikasyon, Maden, İnşaat ve Ticaret A.Ş. bünyesinde çalışan personelin çalışma esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. MADDE 2- TANIMLAR Bu Esaslarda geçen; Şirket: ELTEM-TEK Elektrik Tesisleri Mühendislik Hizmetleri, Telekomünikasyon, Maden, İnşaat ve Ticaret A.Ş. yi, Personel: 4857 sayılı İş Kanunu hükümleri kapsamında aylık ücretli olarak çalışanları, Yönetim Kurulu: ELTEM-TEK Elektrik Tesisleri Mühendislik Hizmetleri, Telekomünikasyon, Maden, İnşaat ve Ticaret A.Ş. Yönetim Kurulunu; Genel Müdür: ELTEM-TEK Elektrik Tesisleri Mühendislik Hizmetleri, Telekomünikasyon, Maden, İnşaat ve Ticaret A.Ş. Genel Müdürünü Grup Başkanlıkları: ELTEM-TEK Elektrik Tesisleri Mühendislik Hizmetleri, Telekomünikasyon, Maden, İnşaat ve Ticaret A.Ş. Grup Başkanlarını İş Kanunu: 4857 sayılı Kanunu ifade eder. MADDE 3- İLKELER Şirkette hizmet verecek personelin seçiminde, eğitiminde, atanmasında, istihdam şartlarının belirlenmesinde uygulanacak genel ilkeler aşağıdaki gibidir: a) Her düzeydeki kadroda, görevin niteliğine uygun kalifiye personelin istihdam edilmesini sağlamak, gereğinden fazla personel istihdam etmemek b) Tüm personele yetenek ve niteliklerine göre; eğitim, yetişme ve gelişme imkânları sağlamak, c) Personeli verimli çalışmaya teşvik etmek, d) Yönetici kadrolara personel yetiştirme çabası göstermek, e) Personelin kendilerini ilgilendiren konularda görüş ve fikirlerini Yöneticilere kolaylıkla iletebilmelerini sağlamak, f) Personelin Şirkete sahip çıkma duygusunu geliştirmek, g) Şirkette çalışmayı özendirici hale getirmek. MADDE 4-KADROLARIN TESPİTİ II. BÖLÜM PERSONEL İHTİYACININ TESPİTİ Şirketin faaliyetleri ve hizmetleri dikkate alınarak, iş analizi, iş ölçümlenmesi gibi tekniklerden yararlanılarak Genel Müdürlükçe Şirketin ihtiyacı olan kadrolar tespit edilir. 29

33 Tespit edilen tüm kadrolar için görev tanımları yapılır ve görev yerleri belirlenir. MADDE 5- PERSONEL PLANLAMASI Mevcut kadrolar göz önünde bulundurularak Şirketin faaliyetleri ve hizmetlerindeki gelişim tahminleri de dikkate alınarak personel planlaması, her yılın Ocak ayı sonuna kadar Genel Müdürlükçe hazırlanır ve Yönetim Kuruluna sunulur. Personel planlamasına ilişkin revizyonlar yıl içinde aynı usul ve esaslara göre yapılabilir. Personel plânlamasında: a) Şirket faaliyet ve hizmetlerinde olabilecek muhtemel gelişme ve daralma tahminleri, b) Şirketin mevcut kadroları ile ortaya çıkabilecek ihtiyaçların karşılanmasının mümkün olup olmadığı, c) İhtiyacın Şirket içinden karşılanması için gerekli eğitim ve yetiştirme faaliyetlerinin belirlenmesi, d) Yıl içinde ayrılma, emeklilik gibi çeşitli nedenlerle boşalabilecek kadrolar göz önünde bulundurulur. MADDE 6-PERSONEL TEMİNİ III. BÖLÜM PERSONEL TEDARİKİ Personel planlaması neticesinde ortaya çıkan ihtiyaca göre Genel Müdürlükçe belirlenecek yöntemlerle adaylar tespit edilir. Boş kadro için personelin Şirket içinden temini esastır. Ancak, Şirket içinden uygun personelin bulunamaması halinde Şirket dışından personel temini yoluna gidilir. Kadro ve hizmetin özelliğine göre yapılması gereken duyuru şekli Genel Müdürlükçe tespit olunur. Belirlenen tüm adaylar için İş İsteme Formu doldurulması gereklidir. Formdaki bilgilerin gerçeğe uygun olması zorunludur. Bilgileri doğru olmadığı anlaşılan adaylar işe alınmış olsalar bile sözleşmeleri ihbarsız olarak feshedilir. MADDE 7- İŞ MÜRACAATLARININ BELİRLİ SÜRELERLE SAKLANMASI İş başvurusunda bulunan adayların doldurdukları İş İsteme Formları, Şirketin Personel birimi tarafından dosyalanıp en az 1 yıl süre ile saklanır. Bu süre zarfında personel ihtiyacının ortaya çıkması halinde dosyalar tetkik edilerek iş için aranan özelliklere sahip olduğu belirlenenler öncelikli olarak görüşmeye davet edilir. MADDE 8- İŞE ALMADA ARANACAK GENEL ŞARTLAR Şirkette işe başlayacak adaylarda aranacak genel şartlar aşağıda gösterilmiştir: a) Türk vatandaşı olmak, (özel müsaadeye tabi olanlar için bu şartı aranmaz) 30

34 b) 18 yaşını bitirmiş olmak, c) Kamu haklarından mahrum bulunmamak, d) Taksirli suçlar ile kısa süreli hapis cezasına seçenek yaptırımlara çevrilmiş aşağıdaki sayılan suçlar dışında tecil edilmiş hükümler hariç olmak üzere, 6 aydan fazla hapis veya affa uğramış olsalar bile devletin güvenliğine, anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine, devlet sırlarına karşı suçlar ile casusluk, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, yağma, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflâs gibi yüz kızartıcı veya şeref ve haysiyeti kırıcı suçtan veya ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan mal varlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı ve haksız mal edinme suçlarından hükümlü bulunmamak, e) Kadronun niteliğine göre gerekli azami öğrenimini tamamlamış olmak, f) Görevini yapmasına engel olabilecek herhangi bir hastalık veya özrü bulunmamak, g) Mecburi askerlik hizmetiyle ilişiği bulunmamak veya en az iki yıl süre ile tecilli bulunmak, h) Daha önce, İş Kanunu nun 25. maddesinin II. bendinde belirtilen nedenlerden birine dayalı olarak iş sözleşmesi feshedilmemiş olmak, i) Gerektiğinde yapılacak sınavda başarı göstermek. şartları aranır. Kanuni yükümlülük çerçevesinde istihdam edilmesi zorunlu olan özürlü ve benzeri personel için konu ile ilgili özel hükümler uygulanır. MADDE 9-İŞE ALINMADA ARANACAK ÖZEL ŞARTLAR İşe alınacak adaylar için 8. maddede sayılan genel şartlardan başka, kadronun ve işin özelliklerine göre Genel Müdürlükçe tespit edilmiş olan özel şartlar da aranır. MADDE 10-ADAYLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ Adayların İş İsteme Formunda belirttikleri özellikleri ile görevin özellikleri karşılaştırılır ve uygun adaylar tespit edilir. Tespit edilen adaylar görüşmeye çağırılır. Görüşme Genel Müdür veya yetki vereceği kişi tarafından yapılır. Görevin özelliğine göre sınav yapılmasına gerek duyulması halinde ise yapılacak yazılı/uygulamalı sınav sonucunda başarı gösteren adaylar görüşmeye çağrılır veya doğrudan işe başlatılır. MADDE 11-İŞE BAŞLATMA İşe başlatılması planlanan aday Genel Müdür tarafından Yönetim Kurulu onayına sunulur. Yönetim Kurulu onayını müteakip adayın işe başlatılma işlemleri İdari Mali İşler Grup Başkanlığı tarafından yapılır. Ancak, personel çalıştırmaya dayalı ihaleli ve sözleşmeli işlerde, personeli işe başlatma, işten çıkarma yetkisi Genel Müdürdedir. 31

35 MADDE 12- İŞE ALINMADA İSTENECEK BELGELER İşe başlatılacak personelden, aşağıda belirtilen belgeler istenir: a) Nüfus cüzdanı onaylı örneği (veya aslı) b) İkametgah Belgesi (Adres değişiklikleri, en geç bir hafta içinde Şirkete bildirilir.) c) Adli Sicil Sorgulaması d) Sağlık Raporu e) Askerlik Terhis Belgesi veya en az 2 yıl tecilli olduğunu gösteren belge f) Hizmet Belgesi, Bonservisler (varsa) g) Diploma h) 3 adet Vesikalık Fotoğraf i) Bakmakla yükümlü olduğu kimselerin nüfus örnekleri. MADDE 13- DENEME SÜRESİ İşe başlatılan personelin deneme süresi iki aydır. Bu süre içinde personel veya Şirket, bildirimsiz olarak iş sözleşmesini feshedebilir. Deneme süresi içinde personelin çalışmasının kontrolu İlgili Grup Başkanı/Genel Müdür tarafından yapılır. Deneme süresi sonunda Genel Müdür, ilgili Grup Başkanının ve/veya kendi kaanatine göre işlem tesis eder. Personelin başarısız veya uyumsuz olduğunun tespit edilmesi halinde söz konusu personelin sözleşmesi feshedilir. Deneme süresinin sonunda sözleşmesinin feshine ya da devamına karar verilen personel hakkında Genel Müdür tarafından ilk toplantıda, Yönetim Kuruluna bilgi verilir. MADDE 14- GEÇİCİ GÖREV Personel, sözleşmesinde belirtilen görev unvanının ve yapacağı işin dışında, öğrenimine, mesleğine ayrıca yeteneklerine uygun olarak verilebilecek diğer hizmetlerde de çalıştırılabileceği gibi diğer hizmet birimlerinde de geçici olarak görevlendirilebilir. Geçici görev süresi bir takvim yılı içinde 6 ayı geçemez. Ancak bu süre Genel Müdür Oluru ile uzatılabilir. MADDE 15-TEKRAR İŞE ALMA Şirketten ayrılan veya Emekli olan personel Tekrar işe alınmaz. Ancak çalıştırılmaları zaruri olanlar Genel Müdürlük tarafından hazırlanacak gerekçeli bir rapor ile Yönetim Kurulu Onayına sunulur. IV. BÖLÜM PERSONEL SORUMLULUKLARI VE HAKLARI MADDE 16-ÇALIŞMA SÜRESİ Çalışma süresi haftada 45 saattir. Günlük çalışma süresi, çalışmanın başlama, bitiş ve ara saatleri Genel Müdür tarafından tespit edilir. Mevsimsel şartların ve hizmetlerin gerekliliğine göre haftalık çalışma süresini aşmayacak şekilde yeni düzenlemeler yapılabilir. Bu uygulamaya başlanmadan en az 24 saat önce yeni düzenlemeye ilişkin duyuru işyerinde yapılarak personelin bilgilendirilmesi sağlanır. 32

36 MADDE 17-AST-ÜST İLİŞKİLERİ Mevcut organizasyon şemasına göre, her personelin çalışmalarını planlayan, koordine ve kontrol eden bir üst ü (amiri) vardır. Personel, hizmet ve davranışlarından dolayı bu amire karşı sorumludur. Üst, ast ın çalışmalarını sadece planlayan, koordine ve kontrol eden bir yetkili değil, aynı zamanda astlarını, Şirketin hedef ve amaçları doğrultusunda çalışmaya yönlendiren, yetişme ve gelişmelerine çaba sarfeden, yetkilerini belirli ölçülerde astlarına devredebilen bir yöneticidir. MADDE 18-YILLIK ÜCRETLİ İZİN Personele, İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuat kapsamında yıllık ücretli izin kullandırılır. İzin süreleri, toplam hizmet süreleri dikkate alınarak aşağıdaki gibi uygulanır: Toplam hizmet süresi; a) Bir yıldan beş yıla kadar olanlara (beşinci yıl dahil) yılda 18 gün b) Beş yıldan fazla, onbeş yıldan az olanlara 21 gün c) Onbeş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara 26 gün Ancak, personel çalıştırma esasına dayalı ihale ile alınan işleri kapsamında çalıştırılan personelin izin süreleri ise; Toplam hizmet süresi; a) Bir yıldan beş yıla kadar olanlara (beşinci yıl dahil) yılda 14 gün, b) Beş yıldan fazla, onbeş yıldan az olanlara 20 gün, c) Onbeş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara 26 gün Şekilde uygulanır. Yıllık ücretli izin günlerinin hesabında, izin sürelerine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri, yukarıdaki fıkralarda belirtilen izin sürelerinden sayılmaz. İzin süresi; bir bölümü 10 günden aşağı olmamak üzere en çok üçe bölünebilir. Ayrıca; a) Yıllık ücretli iznin kullanılması sırasında hastalık izni alınması halinde, yıllık ücretli izin, hastalık izni süresi kadar uzatılır. b) Yıllık ücretli iznini kullanmakta olan personel gerektiğinde makul bir süre bildirimde bulunulması kaydıyla Genel Müdürlük tarafından izinden çağırılabilir. Bu çağrıya uymayan personel için ise ilgili mevzuat kapsamında işlem yapılır. c) Gerekli çalışma süresini tamamlamadığı için yıllık ücretli izin hakkı doğmamış personele, doğacak izin hakkından mahsup edilmek üzere 7 iş gününe kadar yıllık ücretli izin verilebilir. Verilen bu izinler personelin yıllık ücretli izin haketmeden iş akdinin sona ermesi halinde, alacaklarından mahsup edilir. d) Hakedilen yıllık ücretli izin, izne hak kazanılan takvim yılını takip eden yılın sonuna kadar kullanılır. Bu süre ihtiyaç duyulması halinde Genel Müdürlükçe uzatılabilir. e) Yıllık ücretli izin kullanma hakkından vazgeçilemez. 33

37 MADDE 19-ÜCRETLİ MAZERET İZİNLERİ Personele, a) Evlenmesi halinde 5 takvim günü b) Ana, baba, kardeş, eş ve çocuklarının ölümü halinde 3 takvim günü c) Eşinin doğum yapması halinde 3 takvim günü ücretli izin verilir. Geçerli mazereti üzerine, saatlere de bölünebilmek kaydıyla, bir defada bir iş günü ve yılda en fazla 3 iş günü, ücretli mazeret izni verilebilir. Bu iznin tam gün olarak kullanılması halinde, kullanılacak izin süresi bir takvim ayında 1 iş gününden fazla olamaz. MADDE 20-ÜCRETSİZ İZİN Personele, mazeretinin uygun görülmesi halinde; talep tarihi itibariyle bir yılda 180 takvim gününe kadar Genel Müdürlük tarafından ücretsiz izin verilebilir, bu uygulamaya mevzuat kapsamındaki ücretsiz izinler dahil değildir. MADDE 21- EĞİTİM Eğitim, Şirket personelinin, pratik ve teorik bilgilerinin artırılması, işe ait beceriler kazandırılması, davranış ve tutumunun olumlu yönde daha da geliştirilmesi için yapılan, bu suretle hizmette verim, ekonomi ve etkinlik sağlayan çalışmalardır. Eğitim ihtiyacına göre hizmet öncesi, hizmet içi, üst göreve hazırlama veya genel olarak yaptırılacak eğitimlerin usul, esas ve süreleri ile sair hususlar Yönetim Kurulunca belirlenir. MADDE 22 DİLEK VE İSTEKLERİ BİLDİRME HAKKI Şirket personeli, sorunlarını veya herhangi bir konu ile ilgili teklif veya dileklerini, üstlerine ve/veya Şirketteki diğer yetkililere danışma hakkına sahiptir. Uygulanan eylem ve/veya işlemlerle ilgili yazılı istekte ve şikayette bulunma hakkına sahiptir. Yapılan istek ve şikayetler Genel Müdür tarafından değerlendirilir. MADDE 23- YÜKÜMLÜLÜK VE SORUMLULUK A) Şirket Personeli, kendisine verilen görevin gereği gibi yapılmasından, çalışma esaslarını düzenleyen kanun, tüzük, yönetmelikler ile usul ve esaslar, talimatname, sirküler, kararları ve emirleri bilmek ve bunlara uymaktan, yaptığı işlerin sonucundan, meydana gelecek aksaklık ve zararlardan bizzat sorumlu olduğu gibi maiyetindeki kimseler tarafından yapılan işlerden de müştereken ve müteselsilen sorumludur. b) Şirket Personeli, mesai saatleri içinde veya dışında başka bir işte veya hizmette çalışamaz. Ancak Personel, Genel Müdürlüğün izni ile mesai saatleri içinde veya dışında öğretim kurumlarında görev alabilir. c) Personelin, Şirketin hizmetlerini aksatacak şekilde kasıtlı olarak birlikte görevden çekilmeleri veya işe gelmemeleri, hizmetin yavaşlatılması veya aksatılması sonucunu doğuracak eylem ve hareketlerde, toplu olarak yazılı şikayette bulunmaları yasaktır. 34

38 d) Personel, aldığı bütün kararlarda ve yaptığı işlemlerde, Şirket yararlarını en önde tutmak ve Şirketi zarara sokacak her türlü eylem ve işlemlerden kaçınmak zorundadır. e) Personelin müşterileri ile ilişkilerinde, dürüstlükten ayrılmamak şartıyla, sürat, kolaylık ve nezaketle hizmet ifa etmesi ve Şirketin itibarına uygun şekilde davranması şarttır. f) Şirket personeli, çalışma saatleri içinde görevinin başında bulunmak ve zamanını işine vermekle yükümlüdür. Devamsızlığı ve/veya işe geç gelmeyi adet edinenler hakkında, İş Kanununda ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen disiplin hükümleri uygulanır. g) Personel, gerek hizmetin devamı sırasında, gerekse sona ermesini müteakip, Şirket e ait tüm bilgileri, izin ve emir almadıkça, amirleri dışında üçüncü şahıslara açıklayamaz, bu bilgilere ait belgeleri veremez veya yayınlayamaz. h) Personel, Şirket hizmetlerini aksatmaksızın yürütmeye özen gösterir. Personelin özel işleri, her ne sebeple olursa olsun, Şirket hizmetlerinin aksatılmaksızın yürütülmesini engelleyemez. MADDE 24- İŞ SÖZLEŞMESİNİN PERSONEL TARAFINDAN FESHİ a) İş sözleşmesini feshetmek isteyen personel, ihbar öneline uygun olarak istifa talebini yazılı şekilde, Genel Müdürlüğe bildirir. Genel Müdür, Grup Başkanı ve diğer yönetici sınıfındaki personelin istifalarına ilişkin olarak ise, yapılacak ilk toplantıda Yönetim Kuruluna bilgi verilir. b) İş sözleşmesini fesheden personel; uhdesinde bulunan demirbaş, ayniyat, para, kıymetli evrak vb. diğer kıymetler ile Şirkete ait belgeleri ya da yapmakta oldukları işleri, amirlerinin göstereceği personele veya böyle bir personel bulunmaması halinde bizzat amirlerine usulüne uygun olarak devir ve teslim etmek zorundadır. Gerekli devir ve teslimi yapmadan ayrılanlar, doğacak zararlardan sorumludur. c) Yukarıda yer alan hükümlere aykırı olarak iş sözleşmesini fesheden personelden, İş Kanununun ilgili maddesine göre ihbar tazminatı talep edilir. MADDE 25 - İŞ SÖZLEŞMESİNİN ŞİRKET TARAFINDAN FESHİ a) Şirket; Personelin görevini ifası sırasında kendisinden beklenen performansı gösteremediği yada işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir nedenin oluşması halinde İş Kanununda öngörülen koşullara uygun olarak yasal hakları ödenmek suretiyle, iş sözleşmesini sona erdirebilir. Bu şekilde iş sözleşmesi feshedilen personele, İş Kanununa göre ihbar öneli tanınır ya da bu süreye ait ücret ile İş Kanunu na göre kıdem tazminatı peşin olarak ödenir. b) Sosyal Güvenlik Kurumundan emekli aylığı bağlanmasına hak kazanan personelin iş sözleşmesi feshedilebilir. c) Personelin iş sözleşmesi İş Kanunu, Şirket Disiplin Esasları ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre tazminatsız olarak da feshedilebilir. d) Sürekli icra yoluyla maaşına haciz getirmeyi alışkanlık haline getiren personelin iş sözleşmesi feshedilebilir. e) İş Kanununun 17. maddesinde öngörülen ihbar önellerini aşmayan tutukluluk veya gözaltına alınma hallerinde, personel tutukluluk ya da gözaltına alınma süresi kadar ücretsiz izinli sayılır. Anılan sürenin aşılması durumunda, iş sözleşmesi feshedilebilir. MADDE 26- İMZA, İMZA YETKİSİ VE KULLANILMASI 35