OUTSOURCE PERSONEL YÖNETMELĠĞĠ

Transkript

1 1. AMAÇ Bu yönetmeliğin amacı, kadrosu. olmayan ama. ait işyerlerinde çalışanların veya uzaktan erişim haklarıyla bilgi varlıklarına erişen kişilerin güvenlik politikalarına uygun olarak çalışabilmeleri ve/veya ofislere giriş-çıkış yapabilmeleri,.. çalışanlarına uygulanan hakların hangilerinden faydalanıp faydalanamayacakları ile ilgili olan ilke, koşul ve sınırları düzenlemektir. 2. KAPSAM Bu yönetmelik,.. kadrosunda olmayan ama ait işyerlerinde çalışması gereken veya uzaktan erişim haklarıyla bilgi varlıklarına erişen kişileri kapsamaktadır. 3. TANIMLAR Bireysel Danışman : Proje bazlı çalışan ve çalışma süresi de proje başlangıç ve bitimiyle sınırlı olup, gerekli olması durumunda proje bitimi sonrasında destek vermek için. ait işyerlerinde çalışan, bilgi varlıklarına erişen kişi veya kişiler. Danışmandan sorumlu. personeli : Danışman ve proje ile ilgili her türlü işi takip eden ve danışmandan sorumlu olduğuna dair sorumluluk sözleşmesini imzalayan kişi proje yöneticisi ya da işin sahibi kişilerdir. Outsource firmalarda çalışanlar : Belirli / Belirsiz süreli iş akdine dayalı olarak hizmet alınan firmalarda çalışıp, ait işyerlerinde görev yapan çalışanlar (Pernet, Unite,Keytork,Metrik ) Stajyerler :..aylık/3 aylık/ 9 aylık olarak çalışabilen lise ya da üniversite öğrencileri. Kurumsal İş Ortaklarımız; hizmet alınan ya da çözüm ortaklarımızın çalışanları (Altyapı Firmaları, BÇO, Satış Organizasyon Kanalları,Call Center,Temizlik,Güvenlik,) Dönemsel Elemanlar : Dönemsel ihtiyaçlarımız için talep ettiğimiz çalışanlar, (dış firmadan en fazla 6 aylık dönemsel işler için talep edilen ödünç çalışanlar) Bilgi varlığı : İş süreçlerinde kullanılan ve sürecin yerine getirilmesi açısından bir değer taşıyan, her türlü kaynağa bilgi varlığı denir. 4. YETKĠ ve SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanması İnsan Kaynakları Bölümü nün sorumluluğunda olup, prosedürde açıklanan faaliyetlerle ilgili yetki ve sorumluluklar aşağıdaki gibidir; Faaliyetler Stajyerin gizlilik sözleşmesinin hazırlanması, onaylatılması, saklanması. Danışmandan sorumlu personeline imzalatılacak sorumluluk sözleşmesinin hazırlanması, imzalatılması, saklanması. Yaka güvenlik (ID) kartının hazırlanıp iletilmesi Ayrılan kişilerin bildirilmesi Ġlgili Birim/Kişi İnsan Kaynakları Bölümü İnsan Kaynakları Bölümü İdari İşler Birimi Bölüm yöneticileri, danışmandan sorumlu. personeli, grup şirketleri, dış kaynak firmalar ilgili kişiler için ayrılma bilgisini İnsan Kaynaklarına iletirler.

2 Sözleşmelerin kontrolü Hukuk Bölümü (Legal Affairs) 5. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı Gizlilik Sözleşmesi (Stajyer) Danışmandan sorumlu.. personeline imzalatılacak sorumluluk sözleşmesi Danışman ve Diğer Kullanıcı Yaratma/Süre Uzatma/Ayrılma Talebi Danışman Kullanıcı Yetki İsteme Talebi Diğer Kullanıcı Yetki İsteme Form No İnsan Kaynakları Bölümü nde bulunmaktadır. İnsan Kaynakları Bölümü nde bulunmaktadır. E Mail ile İnsan Kaynakları Bölümü nden istenmektedir. E Mail ile İnsan Kaynakları Bölümü nden istenmektedir. E Mail ile İnsan Kaynakları Bölümü nden istenmektedir. 6. REFERE DOKÜMANLAR **** 7. UYGULAMA Outsource Firma Çalışanları Göreve Başlama : Outsource firma çalışanlarının göreve başlayabilmeleri için. ve ilgili firma arasında yapılan sözleşmenin imzalanması gerekli olup, sözleşme maddelerinde. ait bilgi varlıklarına zarar vermemeleri ve 3. şahıslara aktarmamaları ile ilgili özel bir gizlilik sözleşmesi yapılması gerektiği belirtilmelidir. Outsource firma çalışanlarının yönetimi bağlı oldukları bölüm yöneticinin sorumluluğundadır. Outsource firma çalışanının işe başlamadan önce İnsan Kaynakları tarafından mail accountu açtırılarak ilgili mail gruplarına dahil ettirilir Yetki Süresi : Güvenlik yaka kartı ve yetki süresi çalışma süresince geçerlidir. Çalışanın işten ayrılması durumunda İnsan Kaynakları tarafından bildirimi yapılarak yetkiler iptal ettirilir Zimmetler : Çalışana verilen ekipmanlar (masaüstü ve dizüstü bilgisayarları, telefon) zimmetlenerek personelin sorumluluğuna verilir. Çalışanın hatası nedeniyle ekipmanın çalınması, kaybolması ya da zarar görmesi durumunda ilgili firma oluşan zararı karşılamak zorundadır. Bu zorunluluk firma ile yapılan sözleşme hükümlerinde yeralır Bilgi varlıklarına erişim yetkileri : Erişim talebi, İnsan kaynakları tarafından ilgili bilgi varlığının iş ve teknik sahiplerinin onayıyla yapılır Kadrolu Çalışanlara Yönelik Uygulamalara Katılım

3 Outsource çalışan statüsünde görev yapmakta olan kişilerin.. bünyesinde yapılacak uygulamalardan faydalanma /faydalanmamaları aşağıdaki sınırlar çerçevesinde belirtilmiştir. Danışman Çalışma koşulları :. ait işyerlerinde çalışırlar Ayrılma durumu : İşten ayrılan çalışanların yetkileri İnsan Kaynaklarına ile bildirerek iptal edilir Uzaktan erişen destek danışmanları için farklı uygulamalar; İşi gereği uzaktan erişim yetkisi gerekiyorsa ilgili yöneticinin onayının İnsan Kaynaklarına bildirilmesi gerekmektedir Bireysel Danışman ilk kez danışman olarak görev yapacak olanlar ya da grup şirket çalışanı olup, danışman olarak.. destek verenler, Uzaktan erişen destek danışmanları (kritik sistemlere sözleşme gereği uzaktan erişmesi gereken danışmanlar ile yurtdışından destek veren danışmanlar) Göreve Başlama : Danışmanların göreve başlayabilmeleri için ve ilgili firma /kişi arasında yapılan sözleşmenin imzalanması gerekli olup, sözleşme maddelerinde.. ait bilgi varlıklarına zarar vermemeleri ve 3. şahıslara aktarmamaları ile ilgili özel bir gizlilik sözleşmesi yapılması gerektiği belirtilmelidir. Sözleşmelerin tamamlanmasından sonra göreve başlayacak danışmandan sorumlu olan. personelinin ıslak imzalı sorumluluk sözleşmesi İnsan Kaynakları Bölümü ne ulaştırılır. Danışman, mutlaka bir. personeline bağlı olarak çalışmak durumundadır. Söz konusu. personelinin iş sözleşmesinin sona ermesi ya da transferi gibi durumlarda bu kişiye bağlı olarak çalışan danışman bir üst yöneticiye devir edilir. Yönetici daha sonra isterse bu kişileri bir başka personeline devir edebilir. Danışmandan sorumlu.. personeli görev değişikliğini ve danışmanı devir ettiği yeni sorumluyu İnsan Kaynakları Bölümü ne e-posta ile bilgi verilir. Bu bilgiye istinaden danışmanın bağlı olduğu Personeli bilgisi İnsan Kaynakları tarafından güncellenir. Danışmandan sorumlu yeni. personelinin ıslak imzalı sorumluluk sözleşmesinin asıl kopyası İnsan Kaynakları Bölümü ne ulaştırılır. Danışmandan sorumlu.. personeli, danışmanların sisteme tanıtılması ve güvenlik yaka kartı için İnsan Kaynakları ndan ile talepte bulunur Yetki Süresi :

4 Danışmanlara verilecek güvenlik yaka kartı ve yetki süresi maksimum 3 aydır. Ancak projenin bu sürede sona ermemesi durumunda danışmanın bağlı olduğu personeli tarafından e- mail ile süre uzatma talebi yapılır. Talebin onaylanması halinde yetkiler tekrar aktif hale dönüştürülür. Sisteme tanımlama süreci tamamlanmadan yetki talep edilemez Zimmetler : Danışmana verilen ekipmanlar (masaüstü ve dizüstü bilgisayarları, telefon) danışmandan sorumlu.. personeline zimmetlenerek bu personelin sorumluluğuna verilir. Danışmanın hatası nedeniyle ekipmanın çalınması, kaybolması ya da zarar görmesi durumunda danışman firma oluşan zararı karşılamak zorundadır. Bu zorunluluk firma ile yapılan sözleşme hükümlerinde yeralır.. personelinin görev değişikliği ya da işten ayrılması durumunda danışman ve danışmana tahsis edilen ekipmanlar ile ilgili tüm süreç bağlı bulunduğu yöneticisi tarafından devir alınır. Uzun ya da kısa süreli izin, rapor, eğitim gibi durumlarda danışmana ait yetki süresinin takibi amacıyla tüm süreç için vekalet bırakılmalıdır. Proje bitiminde güvenlik yaka kartları danışmandan sorumlu.. personeli tarafından teslim alınarak İdari İşler Birimine bilgi verilir Bilgi varlıklarına erişim yetkileri : Danışmanlar sadece tanımlı işlerini yapabilmek için ihtiyaç duydukları bilgi varlıklarına en az süreyle, gereken en az haklarla erişirler. Erişim talebi,.. personeli tarafından ilgili bilgi varlığının iş ve teknik sahiplerinin onayıyla yapılır. Yetki talepleri ile talep edilir. Bu kişilerin erişim hakları ve yetkileri bilgi varlığı sahibi ve danışmandan sorumlu Personeli tarafından yakından takip edilmelidir. Bu kişiler başka bir göreve geçtiklerinde ya da şirketten ayrıldıklarında, erişim hakları geri alınır. Danışmanın görev süresi bitmeden projenin kısa süreli olarak ya da tamamen durdurulması durumunda, personeli durumu ilgili yerlere bildirmekle sorumludur. Bildirimle danışmanın tüm yetkileri ve şirkete girişi izni iptal edilir. Danışmanlar. bilgi ağı güvenliği için özel masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarını.. bilgi ağı içinde kullanamazlar. Bu bilgisayarların kullanılmasının mutlaka zorunlu olduğu durumlarda bilgisayarlar Bilgi Sistemleri Bölümü tarafından standartlarına getirilir Kadrolu Çalışanlara Yönelik Uygulamalara Katılım Danışman statüsünde görev yapmakta olan kişilerin bünyesinde yapılacak uygulamalardan faydalanma /faydalanmamaları aşağıdaki sınırlar çerçevesinde belirtilmiştir. Danışman Çalışma koşulları : Danışmanlar,.. ait işyerlerinde mesai saatleri içinde çalışabilirler. Sistem odası ya da diğer önemli bölümlere ise yalnızca.. personeli eşliğinde girebilirler. Mesai saatleri dışında... personeli eşliğinde ofislerde veya ortak alanlarda çalışabilirler.... Personelinin danışmana eşlik etmediği durumlarda danışmanlar hiçbir şekilde ofislerde çalışamazlar.

5 Ayda dört defadan daha az kez ofislere giriş yapacak danışmanlara güvenlik yaka kartı yerine ziyaretci kartı verilir. Danışmanların güvenlik yaka kartları sadece çalıştıkları katlara ve turnikelere giriş-çıkış yetkisine sahiptir. Danışmanların ziyaretçileri ofislere ve şirket içi ortak alanlara alınmaz Ayrılma durumu : İşten ayrılan danışmanların yetkileri kişinin bağlı olduğu... personeli tarafından İnsan Kaynaklarına ile bildirerek iptal edilir. Erken ayrılma dışında, tüm yetkiler form doldurmaya gerek olmadan danışman için talep edilen son çalışma günü sona erdikten sonra iptal edilir. Güvenlik yaka kartı idari İşler Birimi ne teslim edilir. Danışmanın bağlı bulunduğu şirketinden ayrılması durumunda, şirketin kişinin ayrılma bilgisini, ayrılmasını takiben danışmandan sorumlu... personeline bildirmesi gerekir. Danışman talep edilen firma ile yapılan sözleşme maddelerinde danışmanın ayrılması durumunda gerekli bildirimlerin yapılmasının zorunlu olduğu, bildirim yapılmadığı takdirde cezai şart ya da her türlü zarar ve sorumluluğun danışmanın çalıştığı firma olduğunun açıkca ifade edilmesi gereklidir Uzaktan erişen destek danışmanları için farklı uygulamalar; İlgili danışmanlara sadece kritik durumlarda, acil müdahale ya da yurtdışı kaynak desteği gerektiren durumlar için uzaktan erişim yetkisi verilir. Verilecek yetkiler danışmandan sorumlu... personeli tarafından takip edilir Stajyerler Göreve Başlama : Yasal işe giriş işlemleri tamamlanan stajyerlerin, belirlenen günde göreve başlamaları gereklidir. Stajyerlere işe başlamadan önce özel bir gizlilik sözleşmesi imzalatılır. Stajyerlerin işe başlama ve ayrılış tarihleri İnsan Kaynakları Bölümü tarafından gönderilen e-posta ile ilgili bölümlere bildirilir. Güvenlik yaka kartı ve bilgisayarların açılış şifresi bilgilendirme mesajından sonra stajyerin yöneticisine bildirilir. Stajyerin bağlı olduğu... personelinin iş sözleşmesinin sona ermesi ya da başka bir göreve transfer olması durumunda bu kişiye bağlı olarak tanımlı stajyer ile ilgili sorumluluklar bir üst yöneticiye aktarılır Yetki süresi : Stajyerlere İnsan Kaynakları Bölümü tarafından bildirilen süre boyunca e-posta adresi ve bilgisayar açılış şifresi verilebilir Zimmetler : Stajyerlere verilen ekipmanlardan stajyerin bağlı olduğu yöneticisi sorumludur Bilgi varlıklarına erişim yetkileri : Stajyerlere bilgi varlıklarına erişim yetkisi verilmez. Gerektiği durumlarda da bilgi varlıklarına erişim talebi stajyerin yöneticisi tarafından ilgili bilgi varlığı iş ve teknik sahibi onayı ile yapılır. Yetkiler İnsan kaynakları Bölümü nden ile talep edilir.

6 7.3.5 Çalışma Koşulları : Stajyerler mesai saatleri dışında çalıştırılmaz. Özel durumlarda... personeli eşliğinde çalışır. Stajyerlerin güvenlik yaka kartları sadece çalıştıkları katlara giriş-çıkış yetkisine sahiptir. Stajyerlerin ziyaretçileri ofislere ve şirket içi ortak alanlara alınmaz Kadrolu Çalışanlara Yönelik Uygulamalara Katılım Stajyer statüsünde görev yapmakta olan kişilerin... bünyesinde yapılacak uygulamalardan faydalanma /faydalanmamaları aşağıdaki sınırlar çerçevesinde belirtilmiştir. Stajyer Ayrılma : Stajyerin belirlenen çalışma süresinden önce ayrılması durumunda stajyerin yöneticisi İnsan Kaynakları Bölümüne bilgi verir. Erken ayrılan stajyerin ayrılma bilgisi İnsan Kaynakları Bölümü tarafından duyurulur. Erken ayrılma dışında, tüm yetkiler stajyerin son çalışma günü sona erdikten sonra iptal edilir Kurumsal Ġş Ortağı (Altyapı Firmaları,BÇO,Satış Organizasyon Kanalları,Call Center,Temizlik, Güvenlik, Hobim vb Firmalar) Göreve Başlama : Altyapı Firmaları,BÇO,Satış Organizasyon Kanalları,Call Center,Temizlik, Güvenlik vb Firma çalışanları bu kapsamda değerlendirilir. İlgili çalışanların göreve başlayabilmeleri için... ve hizmet temin edilen firma arasında yapılan sözleşmenin imzalanması gerekli olup, sözleşme maddelerinde... a ait bilgi varlıklarına zarar vermemeleri ve 3. şahıslara aktarmamaları ile ilgili özel bir gizlilik sözleşmesi yapılması gerektiğini belirtilmelidir. Sözleşmelerin tamamlanmasından sonra ilgili kişilerin... da bağlı oldukları yöneticileri tarafından ile İnsan Kaynakları Bölümüne gönderilerek, sistemde tanıtılması sağlanır. Bu firma çalışanlarının bağlı olduğu... personelinin iş sözleşmesinin sona ermesi ya da başka bir göreve transferi durumunda bu kişiler bir üst yöneticiye devir edilir Yetki süresi : Yetki süresi en fazla 6 aydır. Yetkiler için... yönetici tarafından ile yetki talebinde bulunulması gerekmektedir. Süre bitiminde kişi çalışmaya devam ediyorsa süre uzatımı için tekrar İnsan Kaynaklarına ile bildirilmesi ile süre uzatımı sağlanır Zimmetler : Bu çalışanların zimmetleri sözleşme hükümlerine göre kontrol edilir Bilgi varlıklarına erişim yetkileri :

7 Bu kişilere prensipte bilgi varlıklarına erişim yetkisi verilmez. Sadece tanımlı işlerini yapabilmek için ihtiyaç duydukları bilgi varlıklarına en az süreyle, gereken en az haklarla erişebilirler. Erişim talebi... yöneticisi tarafından ilgili bilgi varlığı iş ve teknik sahibinin onayıyla temin edilir. Ayrıca hizmet temin edilen firma adına da genel kullanım yetkisi veya şifre verilmez. İşi gereği bilgi varlıklarına erişim yetkisi karşılıklı olarak imza edilen sözleşmede belirtilmelidir Çalışma Koşulları : Çalışma koşulları... ile birlikte karşılıklı imza edilen sözleşme hükümlerine göre uygulanır Kadrolu Çalışanlara Yönelik Uygulamalara Katılım Hizmet temin edilen (outsorce) firma çalışanı statüsünde görev yapmakta olan kişilerin... bünyesinde yapılacak uygulamalardan faydalanma /faydalanmamaları aşağıdaki sınırlar çerçevesinde belirtilmiştir. Hizmet Temin edilen firma çalışanları Ayrılma : Dış firma personelinin işten ayrılma bilgisini zamanında... e iletmek durumundadır. İşten ayrılan kişilerin yetkileri kişinin bağlı olduğu... personeli tarafından İnsan Kaynakları Bölümüne ile gönderilerek iptal edilir. Erken ayrılma dışında, tüm yetkiler form doldurmaya gerek olmadan kişiler için talep edilen son çalışma günü sona erdikten sonra iptal edilir. Güvenlik yaka kartları İdari İşler Birimi ne teslim edilir. Dış firmalar ile yapılan sözleşme maddelerinde kişinin ayrılması durumunda gerekli bildirimlerin yapılmasının zorunlu olduğu, bildirim yapılmadığı takdirde cezai şart ya da her türlü zarar ve sorumluluğun firmaya ait olduğunun açıkca ifade edilmesi gereklidir Dönemsel Çalışanlar Göreve başlama : Dönemsel çalışanların göreve başlayabilmeleri için... ve ilgili firma arasında yapılan sözleşmenin imzalanması gerekli olup, sözleşme maddelerinde... a ait bilgi varlıklarına zarar vermemeleri ve 3. şahıslara aktarmamaları ile ilgili özel bir gizlilik sözleşmesi yapılması gerektiği belirtilmelidir. Sözleşmelerin tamamlanmasından sonra dönemsel çalışanlar göreve başlayabilirler. Güvenlik yaka kartı idari İşler Birimi tarafından kişiye teslim edilir. Bilgisayar açılış şifresi de kişinin bağlı olduğu yöneticisine iletilir. İstenilen diğer ilave yetkiler İnsan Kaynakları Bölümünden talep edilebilir Yetki Süresi : Kişilere çalışma süresi boyunca yetki verilir.

8 7.5.3 Zimmetler : Kişilere verilen tüm zimmetlerden... deki yöneticisi sorumludur Bilgi varlıklarına erişim yetkileri : Sadece tanımlı işlerini yapabilmek için ihtiyaç duydukları bilgi varlıklarına en az süreyle, gereken en az haklarla erişebilirler. Erişim talebi... personeli tarafından ilgili bilgi varlığının iş ve teknik sahibinin onayıyla İnsan Kaynakları Bölümü nden ile taleple yapılır. Uzaktan erişim yetkisi verilmez Ġşten ayrılma : Kişilerin belirlenen çalışma süresinden önce ayrılması durumunda yönetici insan Kaynakları Bölümü ne bilgi verir. Erken ayrılma bilgisi İnsan Kaynakları Bölümü tarafından gerekli birimlere duyurulur. Erken ayrılma dışında, tüm yetkiler kişiler için talep edilen son çalışma günü sona erdikten sonra iptal edilir. Güvenlik yaka kartları İdari İşler Birimi ne teslim edilir Kadrolu Çalışanlara Yönelik Uygulamalara Katılım Dönemsel çalışan statüsünde görev yapmakta olan kişilerin... bünyesinde yapılacak uygulamalardan faydalanma /faydalanmamaları aşağıdaki sınırlar çerçevesinde belirtilmiştir. Dönemsel Çalışanlar 7. DOSYALAMA SĠSTEMATĠĞĠ ADRES İnsan Kaynakları Bölümü KLASE EDĠLEN BELGE Gizlilik sözleşmesi İnsan Kaynakları Bölümü Danışmandan sorumlu... personeline imzalatılacak sorumluluk sözleşmesi Hukuk İşleri Bölümü (Legal Affairs) Firmalar ile yapılan sözleşmeler 9. REVĠZYON NEDENĠ REVĠZYON TARĠHĠ REVĠZYON NO REVĠZYON ĠÇERĠĞĠ 0