REVİZYON DURUMU. Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No madde-2.madde-4.madde-5.madde RV01

Transkript

1 İNSAN KAYNAKLARI Rev. No/Tarihi:RV01/ REVİZYON DURUMU Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No madde-2.madde-4.madde-5.madde RV01 1/8

2 2 1.AMAÇ Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi vizyon, misyon ve kalite politikası doğrultusunda, belirlenen iş pozisyonlarına uygun personel seçme ve yerleştirme işlemlerinin tanımlanmasını ve yürütülmesini sağlamak. 2.KAPSAM Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi nde tüm personel seçme, yerleştirme ve staj (Tıbbi Kadro Üyeleri hariç) bu prosedür kapsamındadır. Hekimlerin işe alımları ve işten ayrılmaları süreci, Hekim İşe Alım Prosedürü nde tanımlanmıştır. 3. SORUMLULUKLAR Bu prosedür Hastane Yönetim Kurulu, İnsan Kaynakları Müdürlüğü (İKM) ve İlgili Birim Yöneticileri tarafından uygulanır. Prosedürün yürütülmesinden İnsan Kaynakları Müdürlüğü sorumludur. 4. TANIMLAR 4.1. Boşalan Kadro: Herhangi bir kadrodaki çalışanın işten ayrılması ve / veya görev değişikliği sebebi ile oluşabilecek çalışan ihtiyacıdır Ek Kadro: Herhangi bir kadroda oluşabilecek iş yükü artışı vb. nedenlerle, aynı kadro içerisinde ilave bir çalışana duyulabilecek ihtiyacın söz konusu olduğu durumlardır Yeni Kadro: Plan ve programlamalar sonucunda yeni bir hizmet ve / veya görev tasarımı sonucunda oluşabilecek kadrodur. 5.UYGULAMA 5.1. İhtiyacın Tespiti ve Belirlenmesi: Boşalan kadro, yeni ve ek kadro için ilgili bölüm yöneticisi aday ihtiyacını Personel Talep Formu nu doldurarak, adayın göreve başlaması istenilen tarihten en az 30 gün önce İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletir İhtiyacın Değerlendirilmesi ve Onayı: Yeni ve Ek Kadro talebinde bulunan yönetici Personel Talep Formu nu onay için İnsan Kaynakları Müdürlüğe ne sunar. İKM kadro talebini olumlu bulduğu takdirde onaylar ve Genel Direktör / İşletme Direktörü onayına sunar. Genel Direktör / İşletme Direktörü nün formu onaylaması ile form işleme alınır Ayrılan personel yerine ve planlanan pozisyonlara alımlar için açık pozisyonun kapatılması amaçlanan tarihten en az 2 (iki) hafta önce Personel Talep Formu İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletilir. İnsan Kaynakları Müdürlüğü değerlendirerek onaylar ve Genel Direktör / İşletme Direktörü nün onayına sunar. Genel Direktör / İşletme Direktörü nün formu onaylaması ile form işleme alınır.

3 5.3. Adayların Tespiti: Aday ihtiyacı gerektiği zaman öncelikle hastane içindeki kadrolar değerlendirilir. Hastane içinden uygun aday bulunamadığı takdirde önceden yapılmış başvurular değerlendirilir. Yeterli ve uygun aday seçimi iç kaynaklardan sağlanamaz ise, aday tespiti için, gazete ilanı, KKTC İş Bulma Merkezi (KKTC Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı), Kariyer.Net vb. alternatifler İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından kullanılır Başvuru Formlarının Doldurulması: Kurum dışından iş başvurusunda bulunan aday, İş Başvuru Formu nu doldurup imzaladıktan sonra, İşe Giriş Belgeleri Listesi nde belirtilen iş başvurusunda alınacak belgeleri ile birlikte İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne doldurduğu formu teslim eder Adayların Değerlendirilmesi: İhtiyaç halinde hastane içi veya hastane dışı kaynaklardan İnsan Kaynakları Müdürlüğü nün tespit ettiği adaylara telefonla ya da e-posta yoluyla İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından mülakat çağrısı yapılır. Ön görüşme İnsan Kaynakları Müdürü tarafından gerçekleştirilir ve bu görüşmede aday Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi değerleri ve kültürüne uygunluğu açısından değerlendirilir. Görüşme notları ve değerlendirmeler Mülakat Değerlendirme Formu üzerinde ilgili alanlar doldurularak kaydedilir. Ön görüşme süreci olumlu sonuçlanan adaylar, ikinci bir görüşme için İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından tekrar davet edilir. İkinci mülakat İlgili Bölüm Yöneticisi / Müdürü tarafından gerçekleştirilir ve bu görüşmede aday açık iş pozisyonu kriterleri, mesleki bilgi ve tecrübe açısından değerlendirilir. İkinci görüşme notları Mülakat Değerlendirme Formu üzerinde ilgili alanlar doldurularak kaydedilir. Müdür ve üstü pozisyonlar için ilk görüşme İnsan Kaynakları Müdürü, ikinci görüşme ise Genel Direktör / İşletme Direktörü ile gerçekleştirilir. İlk görüşmede adayın iş tanımına uygun özelliklerini, kurum kültürüne uygunluğunu, ekip çalışmasına yatkınlığını, kişilik özellikleri vb. kriterleri değerlendirilirken, ikinci görüşmede adayın mesleki bilgi, beceri ve tecrübeleri açısından yeterliliği değerlendirilir İş görüşmeleri en fazla 15 günde tamamlanarak, mülakat yapılan her adaya yazılı veya sözlü geri bildirimde bulunulmaktadır İşe girişte tüm adaylar eşit koşullarda ve adil olarak değerlendirilir, ayrımcılık yapılmaz. Ancak, Yakın Doğu Üniversitesi mezunu adaylarına, iş görüşmelerine çağrılırken öncelik tanınır Yabancı uyrukluların (KKTC vatandaşı olmayan) işe kabulü, işten ayrılması ve bilgilerinin ilgili bakanlığa bildirilmesiyle ilgili esaslar, KKTC Yabancıların Çalışma İzni Yasası hükümlerine göre yürütülmektedir Mülakatlar sonucunda İnsan Kaynakları Müdürlüğü ve İlgili Birim Yöneticisi tarafından olumlu bulunan adaylar en uygundan başlanarak sıralanır. 3

4 4 Olumlu bulunan adayların İş Başvuru Formu nda belirttiği referanslar İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından aranarak, kişiliği ve iş performansı hakkında bilgi alınır. İş görüşmeleri olumlu sonuçlanan ve hakkında alınan referanslar olumlu olan adayın İş Başvuru Formu ve Mülakat Değerlendirme Formu Genel Direktör / İşletme Direktörü / Mütevelli Heyeti onayına sunulur Adayın İşe Kabulü: İşe başlaması uygun bulunan aday, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından aranarak, Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi tarafından iş teklifi kendilerine sunulur. Bu görüşmede adaya, işe başlayacağı tarih, görev, yetki, sorumlulukları ve ücreti açıklanır. Kendisinden istenen resmi evraklar hakkında bilgi verilir. Adaya iş teklifini değerlendirmesi için belirli bir geri dönüş süresi öngörülebilir. Adayın alacağı ücret, kadronun o dönem için maaş skalasında belirlenmiş olan ücreti üzerinden olur. Kadro yeni açılmış ve belirli bir ücreti yok ise İnsan Kaynakları Müdürlüğü önerisi ve İlgili Bölüm Yöneticisi / Müdürü ya da Genel Direktör / İşletme Direktörü / Mütevelli Heyeti onayı ile bir ücret belirlenir Resmi işe başlama formu ( Çalışan İşe Giriş Bildirgesi, KKTC Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, İhtiyat Sandığı Dairesi) İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından doldurulduktan sonra ilgili Bakanlığa ulaştırılır Görüşme Süreci olumsuz olarak değerlendirilen adaylara geri dönüşler mülakattan en geç iki (2) hafta içerisinde mektup, e-posta ya da gerekli görülmesi durumunda telefon ile İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından yapılır İş teklifini kabul eden adayın işe başlaması hedeflenen tarihten en geç 2 ( ik i ) iş günü önce tüm evraklarını getirmesi gereklidir. Geçici mezuniyet belgesinin süre bitiş tarihinden itibaren 15 (onbeş) gün içerisinde İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne teslim edilmesi gerekir İşe başlayan hemşireler ve diğer sağlık çalışanlarının (eczacı, diyetisyen vb.) diplomaları ilk kaynağından doğrulanarak, doğrulama onayları yazılı olarak belgelendirilir ve bu belgeler İnsan Kaynakları Müdürlüğü bünyesinde arşivlenerek muhafaza edilir İşe kabulü gerçekleşen personelin oryantasyonu, Oryantasyon Prosedürü doğrultusunda ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından organize edilir İşe yeni başlayan tüm personelin duyuruları, kurumsal intranet ortamında İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından Aramıza Yeni Katılan Personelimiz başlığı altında ilan edilir İşe yeni başlayan personelin kullanacağı malzeme ve ekipmanlar Zimmet Teslim Formu düzenlenerek teslim edilir ve personelin işe başladığı İlgili Birim Yöneticisi / Müdürü tarafından arşivlenerek muhafaza edilir Adayın işe kabulünden itibaren, personel ismi ile özlük dosyası açılarak İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir.

5 5.19. Deneme Süresi KKTC İş Yasası gereği deneme süresi 3 aydır. Personelin çalışmaya başladığı Birim Sorumlusu, bağlı olduğu Birim Yöneticisi / Müdürü ve İnsan Kaynakları Müdürü tarafından, deneme süresinin dolmasına en geç 5 (beş) iş günü kala, personelin işe uygunluğu ölçülür ve yapılan ölçümler Deneme Süresi Değerlendirme Formu na kaydedilir. Deneme süresi içerisinde personelin çalışma arkadaşlarının da geri bildirimleri dikkate alınır. Değerlendirmeyi yapan Bölüm Sorumlusu, bağlı olduğu Birim Yöneticisi / Müdürü ne ve İnsan Kaynakları Müdürü ne değerlendirmenin sonucuyla ilgili geri bildirimde bulunur Deneme süresi sonunda başarısız olarak değerlendirilen personel, tazminatsız ve bildirimsiz olarak işten çıkarılır ve İşten Ayrılma Prosedürü ne uygun olarak işlemler yürütülür Deneme Süresi Değerlendirme Formu üzerindeki kriterlere göre, personeli değerlendiren yöneticiler formda tanımlanmış olan puanlama işlemini yapar. Değerlendirmeyi yapan yöneticilerden formdaki herhangi bir kriterden 3 ve 3 puanın altında değerlendirme notu alması halinde, deneme süresi değerlendirmesinde başarısız olduğu kabul edilir. İkinci görüşmeyi yapan İnsan Kaynakları Müdürü tarafından bu formdaki sadece ilk iki kriter için değerlendirme yapması beklenir. Müdür ve üstü pozisyonlar için Genel Direktör / İşletme Direktörü Deneme Süresi Değerlendirme Formu nu doldurur Personel Talep Formu, İş Başvuru Formu, Mülakat Değerlendirme Form ve Deneme Süresi Değerlendirme Formu İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından arşivlenerek muhafaza edilir. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. İşten Ayrılma Prosedürü 6.2. KKTC İş Yasası 6.3. Deneme Süresi Değerlendirme Formu 6.4. Zimmet Teslim Formu 6.5. Oryantasyon Prosedürü 6.6. Mülakat Değerlendirme Formu 6.7. İş Başvuru Formu 6.8. KKTC Yabancıların Çalışma İzni Yasası 6.9. Personel Talep Formu Hekim İşe Alım Prosedürü Çalışan İşe Giriş Bildirgesi (KKTC Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, İhtiyat Sandığı Dairesi) İşe Giriş Belgeleri Listesi 5