TurkMSIC Divan Kılavuzu

Transkript

1 TurkMSIC Divan Kılavuzu 1. Divan 1.1. Divan Başkanı seçilene kadar; Yönetim Kurulu nun Genel Kurul Toplantısı nı yönetme yetkisi vardır Divan, Başkan, Başkan Yardımcısı, Sekreter, Sekreter Asistanları ve Seçim Görevlilerinden oluşur Divan heyeti, Genel Kurul salonunda bulunan ve bir önceki genel kurul toplantısında oy hakkı olan altın üyeler tarafından açılış oturumunda seçilmelidir. 1.4.Divan, Genel Kurul toplu oturumu başlamadan önce toplu oturumda sunulacak önergeler hakkında Yerel Birlikleri bilgilendirmelidir Divan Başkanı: Tüzük ve İçtüzük te belirtilen kurallar TurkMSIC Yönetmelikleri çerçevesinde, toplantının yöntem, düzen ve ilgililik başlıklarında işleyiş ve idaresinden, gereken durumlarda yorum ve karar yetkisini kullanarak toplantının devamlılığından sorumludur Divan Başkanın daha önce en az bir Genel Kurul Toplantısı nda bulunmuş olması gerekmektedir Divan Başkanı ve Başkan Yardımcısının oturumun açılış saatinden 15 dakika sonrasına kadar toplantı salonuna gelmemiş olmaları durumunda, Yönetim Kurulu nun bir üyesi divana geçici başkanlık eder. Geçici Başkan, Divan Başkan veya Başkan Yardımcısı gelene kadar toplantıyı yönetir Divan Başkanın aldığı bir kararın iptali, Divan Başkanın kararının İptali ne dair bir usul dilekçesinin geçirilmesiyle mümkün olur. Önerge geçtiğinde, Divan Başkanı kararını geri almak durumundadır Divan Başkanın görevden alınması için Divan Başkanına güvensizlik usul dilekçesinin geçirilmesi gerekmektedir. Usul dilekçesinin kabul edilmesi için toplantıya katılan ve oy hakkı olan altın üyelerin üçte ikilik çoğunluğu gerekmektedir. Usul dilekçesi geçtiğinde Başkan Başkanlığı terk eder. Bu durumda Divan Başkan Yardımcısı, Divan Başkanı olur, yeni bir Divan Başkan Yardımcısı seçimi yapılır. 1.6.Divan Başkan Yardımcısı Çalışmalarında Divan Başkanına yardımcı olmalıdır. Divan Başkan Yardımcısı aşağıdaki durumlarda toplantının idaresini devralır: a) Divan Başkanı tarafından talep edildiğinde, b) Divan Başkanı, oturumu başlatmak için toplantı yerinde olmadığında, c) Divan Başkanın tartışılan konuyla ilgisi bulunduğunda, d) Divan Başkanın aday olduğu seçimler sırasında, e) Divan Başkanın güvensizlik oyu yla görevden alınması durumunda Divan Başkan Yardımcısının daha önce en az bir Genel Kurul Toplantısı nda bulunmuş olması gerekmektedir Divan Sekreteri ve Sekreter Asistanları Toplantı kayıtlarını tutmakla görevlidirler, Divan Sekreter Asistanları, Divan Sekreteri ne yardımcı olmakla görevlidir. Sekreter asistanları 2 kişidir Seçim Görevlileri Oy pusulalarının dağıtımı, toplanması ve sayılmasını sağlayarak oylamada yardımcı olurlar. Seçim görevlileri 2 kişidir. 2.Tüzük Denetleme Kurulu 2.1. Tüzük Denetleme Kurulu, TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğünün uygulanmasıyla ilgili tüm konularda asıl danışma merciidir. TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğün farklı yorumlandığı durumlarda son karar verme merciidir Tüzük Denetleme Kurulu üç üyeden oluşur. Bu kişilerin, bir önceki Genel Kurul Toplantısı nda oy hakkı olan ve Yönetim Kurulu nda üyesi bulunmayan yerel birliklerden olmaları veya gümüş üyelik koşullarını yerine getirmiş gümüş üye yerel birliklerin delegeleri olmaları gerekmektedir. Onur

2 Üyeleri ve Denetim Kurulu üyeleri Tüzük Denetleme Kurulu üyeliklerine seçilebilir fakat bu kişilerin birden fazla olmamaları gerekmektedir Tüzük Denetleme Kurulu üyelerinin daha önce en az bir Genel Kurul a katılmış olmaları gerekmektedir Tüzük Denetleme Kurulu üyeleri, Divan Heyeti seçim ve onaylanma esaslarına göre seçilir ve onaylanır Tüzük Denetleme Kurulu: a) Yerel Birliklerin üyelik durumlarını gözden geçirmek, b) Statü değişikliği için başvuran Yerel Birliklerin başvurularını incelemek, c) İçtüzük maddelerine göre, Genel Kurul Toplantısı nda oy hakkı olan Yerel Birlikleri belirlemek ve her toplu oturumun başlangıcında güncellemek, d) Sunulan önerge ve usul dilekçelerinin Tüzük ve İçtüzüğe uygun olup olmadığını denetlemek, (Tüzük ve İçtüzüğe aykırı olan önerge ve usul dilekçeleri hemen reddedilir ve tartışılmaz.) e) Tüzük ve İçtüzüğün yorumlanması konusunda çıkan anlaşmazlıklarda son kararı vermek, f) Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu haricindeki TurkMSIC Yönetici Adayları nın başvurularını ve Bronz Üyelik başvurularını inceleyerek, TurkMSIC Tüzük ve İç Tüzüğü ne uygunluğunu denetlemek, uygun olmayan tüm başvuruları reddetmek ile görevlidir Tüzük Denetleme Kurulu, her Genel Kurul Toplantısı nın birinci toplu oturumunun başında ve sonuncu toplu oturumda, TurkMSIC Formlar Kılavuzu nda belirtilen usule uygun rapor sunmakla yükümlüdür. Raporda Tüzük Denetleme Kurulu nun aldığı tüm kararlara, yaptığı bilgi sunumlarına, oy hakkı güncellemelerine, tüm yerel birliklerin üyelik durumlarına ve kendilerine iletilen tüm adaylık başvurularının Tüzük ve İç Tüzüğe uygun olup olmamasına değinilmelidir. Bu raporlar Yönetim Kurulu tarafından verilen bir önerge ile Genel Kurul tarafından kabul edilmelidir Tüzük Denetleme Kurulu nun aldığı bir kararın iptali için Tüzük Denetleme Kurulu nun Kararının İptali ne dair bir usul dilekçesinin geçirilmesi gerekmektedir. Usul dilekçesinin kabul edilmesi için toplantıya katılan ve oy hakkı olan altın üyelerin üçte ikilik çoğunluğu gerekmektedir. Usul dilekçesi geçtiğinde, kurul kararı iptal olur. Eğer bu usul dilekçesi, Tüzük Denetleme Kurulu nun reddettiği bir konu hakkındaysa, konu tekrar gözden geçirilebilir ancak Tüzük Denetleme Kurulu nun onayladığı bir konuysa, konu tekrar tartışılmayacaktır. 3. Mali Komite 3.1. Mali Komite, Genel Kurul un resmi belgeli gelir gider dağılımını denetlemek ve Genel Kurul a raporunu sunmakla yükümlüdür Mali Komite üyelerinin en az bir Genel Kurul Toplantısı na katılmış olması gerekir Mali Komite, Genel Kurul ev sahipliği yapan yerel birlik dışındaki yerel birliklerin delegesi olan 3 kişiden oluşur Denetim Kurulu üyelerinin önerge sunma hakkı ile, danışman olarak Mali Komite toplantılarına katılma hakkı vardır Yerel Birlik delegeleri gözlemci olarak Mali Komite toplantılarına katılabilirler. Gözlemcilerin konuşma hakkı yoktur Mali Koordinatör, çalışmalarında Mali Komiteye yardımcı olmak durumundadır Mali Komite, divan heyetinin belirlenme usulüne göre belirlenir. 4. Açılış Oturumu ve Toplu Oturumlar 4.1. Oy Hakkı Altın Üyelik koşullarını yerine getiren ve TurkMSIC e 20 Türk Lirası ndan daha fazla borcu olmayan tüm altın üyelerin, Genel Kurul Toplantıları nda oy kullanma hakkı mevcuttur. Doldurulmuş referans mektuplarını teslim etmeyen veya adresindeki bilgilerini güncellemeyen altın üyeler, referans mektuplarını Tüzük Denetleme Kurulu na teslim etmeleri ve adresindeki bilgilerini güncellemeleri durumunda oy haklarını alabilirler.

3 Oy hakkı olan her altın üye, oylama sırasında bir oy kullanabilir. Genel Kurul Toplantısı na katılamamış ve oy hakkına sahip olan altın üyeler, yalnızca Tüzük değişiklikleri ve TurkMSIC in dağılması konularında olmak üzere vekaletle oy kullanabilirler. Bir altın üyenin oy hakkını başka bir altın üyeye devredebilmesi için aşağıdaki şartları yerine getirmelidir: a) Genel Kurul Toplantısından en az on gün önce, vekalet vereceği altın üye yerel birliğin Başkanı na ve TurkMSIC Genel Sekreteri ne, imzalı ve Yerel Birlik Başkanı tarafından kaşelenmiş bir yazı yazarak bu kararlarını açıkça ifade etmeleri, (TurkMSIC Genel Sekreteri Genel Kurulun birinci oturumundan önce Tüzük Denetleme Kurulu na bu belgenin sunulmasından sorumludur.) b) İki altın üyenin de oy hakkına sahip olması gerekmektedir. c) Bir altın üye en fazla iki altın üye için oy verme hakkına sahiptir. d) Altın üyenin oy hakkını devredebilmesi için toplantıda bulunmaması gerekir Tüzük Denetleme Kurulu nun Açılış Raporu nun kabulü gündem maddesinin sonuna kadar, sadece son Genel Kurul Toplantısı nda oy hakkı olan altın üyeler oy kullanabilecektirler. Tüzük Denetleme Kurulu, Açılış Oturumu itibari ile her toplu oturumdan önce kendisine sunulan belgeler ışığında oy haklarını güncellemekten sorumludur Yoklama ve Oy kartları Her oturumun başlangıcından önce, Divan yoklama almalıdır. Oy hakkı olan delegelerin mevcudiyeti bu şekilde saptanır. Mevcut olan delegasyonlara resmi oy kartları dağıtılacaktır. Yoklamanın sonucu divan raporuna kaydedilir Bir delegasyonun oturuma sonradan katılması veya oturumdan ayrılması durumunda, durumu, oy kartını alacak ya da verecek olan Divana bildirmelidir. Toplu oturumun sonunda, delegasyonlar oy kartlarını Divana geri vermelidirler Resmi oy kartları kuşe kağıda basılmalı, üzerinde delegasyonun adı ve temsil ettiği yerel birlik veya şehrin ismi bulunmalıdır Oturumu oy kartını Divana teslim etmeden terk eden Yerel Birlikler, o oturumun sonuna kadar oy haklarını kaybederler Önerge ve Tartışmalar Referans Mektubunda adı geçen Yerel Birlik katılımcıları, delegasyon adına konuşma hakkına sahiptir Önerge bir konuyu tartışmaya açmak ve ilgili konuda karar almak amacıyla sunulur. Önerge, önergenin tartışılacağı oturum başlamadan Divan a elden veya yoluyla iletilmelidir. Bu, önerge teslimi için son tarihtir Tüm önergeler ve alternatif önergeler, Tüzük ve İçtüzüğe aykırı olmadıklarından emin olunması amacıyla Tüzük Denetleme Kurulu nca değerlendirilir. Aykırı bir durum olduğunun saptanması durumunda, önerge hemen iptal edilir Sunulan bir önergenin ne zaman tartışılacağına Divan karar verir. Divan Başkanı tartışmaları yönlendirme ve tartışmanın ne kadar süreceğine karar verme yetkisine sahiptir Bir önerge sunulması durumunda, Divan önergeyi okur. Önerge sahibi, önergenin amacını kısaca açıklayabilir Tüm önergelerin ve alternatif önergelerin bir destekleyicisi olmalıdır. Önerge sahibi dışında tüm altın üye Yerel Birlikler, bir önergeyi destekleyebilir. Önergede hiçbir destekleyici belirtilmemişse, önerge sahibi önergeyi açıkladıktan sonra, Divan, destekleyici olup olmadığını sorar. Destekleyici bulunmazsa önerge düşer Divan, genel kurula önerge sahibine soru olup olmadığını sormalıdır. Soru olması durumunda, Divan konuşmacıların listesini çıkarır ve önerge tartışmaya açılır. Tartışma kapanmadan önce son söz hakkı, önerge sahibinindir Tartışma sırasında konuşmacılar Divana hitap eder. Konuşmacının kürsüye çıkmasına Divan karar verir.

4 Bir önergenin veya alternatif önergenin geri çekilmesi sadece önerge sahibi ve destekleyicilerin izni ile gerçekleşebilir. Sadece önerge sahibinin çekilmesi durumunda, destekleyici otomatik olarak önerge sahibi olur. Bu durumda bir başka destekleyici bulunması gerekir. Önerge sahibinin ve destekleyicinin aynı anda geri çekilmesi durumunda önerge veya alternatif önerge düşer. Alternatif önerge için bir destekleyici bulunması durumunda, alternatif önerge, asıl önerge düşmüş olsa bile, geçerliliğini sürdürür. Tartışmalar kapandıktan ve Divan oylamaya geçtikten sonra önerge geri çekilemez Tartışma kapandıktan sonra, Divan değişiklik önerilerini dinler. Değişiklik önerisi sunulması için bir son tarih yoktur. Değişiklik önergesi sunulması durumunda, önerge sahibi önerisini kısaca açıklayabilir. a) Bundan sonra, asıl önerge sahibine, değişiklik önerisini kabul edip etmediği sorulur. Önerge sahibinin değişikliği kabul etmesi durumunda, değişiklik asıl önergeye eklenir. Asıl önerge sahibinin değişikliği kabul etmemesi durumda, önerge otomatik olarak bir alternatif önerge olur ve bu durumda bir destekleyiciye ihtiyaç duyulur. Destekleyicinin bulunması durumunda alternatif önerge, asıl önergenin düşmesi durumunda bile geçerliliğini sürdürür. b) Asıl önerge sahibinin değişikliği kabul etmesi durumunda, destekleyiciye değişikliği kabul edip etmediği sorulur. Destekleyicinin değişikliği kabul etmemesi durumunda, ikinci bir destekleyici bulunmalıdır. c) Bu noktadan sonra, Divan soru olup olmadığını sorar. Sorular varsa, Divan konuşmacıları listeler ve değiştirilmiş önerge tartışmaya açılır. Tartışma kapanmadan önce son konuşma hakkı, asıl önerge sahibine aittir Başka değişiklik önergesi olmaması durumunda, Divan Başkanı önergeye herhangi bir direkt negatif olup olmadığını sorar. Hiçbir delegasyondan direkt negatif gelmemesi durumunda, önerge direkt geçer Direkt negatif olması durumunda, Divan Başkanı alternatif önerge sunumu ister. Bu durumda önergeler için geçerli olan son tarihlere uymaksızın önerge sunulabilir. Tartışmalar başlamadan önce, böyle bir alternatif önergenin sahibi konuşma hakkına sahiptir. Alternatif önergenin bir destekleyiciye ihtiyacı vardır Tartışmalar kapandıktan sonra, önergeler geri çekilemez Divan Başkanı, önergenin ve alternatif önergenin oylanmasını başlatır Bir önergenin geçmesi için: a) Hiçbir delegasyonun direkt negatif vermemesi, b) Oyların salt çoğunluğunu alması (TurkMSIC Tüzük ve İç Tüzüğü nde önergenin geçme şartının toplantıya katılan ve oy hakkı olan yerel birliklerin üçte ikilik çoğunluğu şeklinde belirtildiği durumlar için geçerli değildir.), c) Alternatif önerge olması durumunda, oyların nispi çoğunluğunu alması gerekir Bir önergenin desteklenmemesi veya oylamada kaybetmesi durumunda, Bir önergenin tekrar tartışmaya açılması için Usul Dilekçesi verilmediği taktirde, tekrar tartışmaya açılamaz Usul Dilekçesi Usul Dilekçesi sunumu, Tüzüğe aykırı davranışa itirazlardan sonra, Divana sunulan tüm gündem maddelerinden önce gelmektedir, fakat konuşmakta olan bir konuşmacıyı veya oylamayı bölme hakkı yoktur Usul Dilekçesi, bir oturum süresince herhangi bir zamanda sunulabilir. Usul Dilekçesi sunumu durumunda, dilekçe sahibinin yapacağı kısa bir açıklamadan sonra, Divan Başkanı destekleyici olup olmadığını sorar. Dilekçenin desteklenmesi durumunda, Divan Başkanı dilekçeyi hemen oylamaya sunar Usul Dilekçesinin kabulü için üçte ikilik çoğunluğun sağlanması gerekmektedir Usul Dilekçesinin kabulü durumunda, dilekçe içeriği hemen yürürlüğe konur Usul Dilekçesi içeriği aşağıdaki konular hakkında olabilir: a) Gündem değişiklikleri için, b) Toplantının ertelenmesi için, c) Oturumun oylamaya geçmesi için,

5 d) Oturumun bir sonraki gündem maddesine geçmesi için, e) Mevcut önergenin ertelenmesi için, f) Bir önergenin tekrar tartışmaya açılması için, g) Konuşmacıların listesinin tekrar açılması için, h) Gayrı resmi bir oylama yapılması isteğiyle veya kapalı oylama yapılması isteğiyle, i) Seçim adaylarının, oylama öncesi tartışmalar süresince salon dışında bulunması isteğiyle, j) Bir İçtüzük maddesinin, Genel Kurul Toplantısı sonuna kadar veya Genel Kurul tarafından yeniden yürürlüğe konulana kadar askıya alınması için, k) Askıya alınmış bir İçtüzük maddesinin yeniden yürürlüğe konması amacıyla, l) Divan Başkanı nın kararının iptali amacıyla, m) Divan Başkanı na güvesizlik n) l) Tartışmanın bir kısmının kayıtlardan çıkarılması veya katdedilmesi isteğiyle, şeklinde değiştirilmesi, o) Tüzük Denetleme Kurulu nun kararının iptali için, p) Gözlemcilerin oturumu terk etmesi isteğiyle Tüzüğe Aykırı Davranışa İtiraz Tüzüğe aykırı davranışa itiraz, Tüzük, İçtüzük ve politik ilkelerin yorumlanmasına itirazı dile getirir Tüzüğe aykırı davranışa yapılan bir itiraz, Divana iletilecek tüm konulardan önce gelir ve Divan itirazı yapacak delegeye hemen söz vermelidir Herhangi bir delegenin bu itirazı yukarıda açıklanan sorun dışında başka bir amaçla kullanması durumunda, delege Divan Başkanı tarafından konuya dönmesi için uyarılır. Bir delegenin Genel Kurul Toplantısı süresince üç kere böyle bir uyarı alması durumunda, o delege o oturumun geri kalanı boyunca Tüzüğe aykırı davranışa itiraz etme hakkını kaybeder. Bilgi Sunumu Birine bilgi sunumu yapmak, mevcut konuşmacıya veya toplantının bütününe yarar sağlayacak önemde ve konuyla ilintili olan kısa bir bilgiyi sunmaktır. Kişisel görüş bildiriminde bulunmak için kullanılamaz Birinden bilgi sunumu almak, tartışılan konuyla alakalı olarak mevcut konuşmacıya veya toplantının bütününe kısa bir soru yöneltmektir Bir kişi konuşurken bilgi sunumu yapılmak istendiğinde, Divan Başkanı konuşmacıya bilgi sunumunu kabul edip etmediğini sorar. Konuşmacının reddetmesi durumunda, Divan Başkanı konuşmacı konuşmasını bitirir bitirmez bilgi sunumuna izin verir Herhangi bir delegenin bilgi sunumu hakkını konuyla alakası olmayan konularda kullanması durumunda, Divan Başkanı tarafından konuya dönmesi için uyarılır. Bir delegenin Genel Kurul Toplantısı süresince üç kere böyle bir uyarı alması durumunda, o delege o oturumun geri kalanı boyunca bilgi sunumunda bulunma hakkını kaybeder Oylama Çoğunluk Tipleri Çoğunluk kavramı şu şekillerde tanımlanır: a) Salt Çoğunluk: Kabul oylarının sayısı ret oylarından fazla olmasıdır. Çekimser oylar sayılmaz. Salt çoğunluk ile: Önerge (TurkMSIC Tüzük ve İç Tüzüğü de farklı bir uygulama belirtilmediği sürece geçerlidir.), TurkMSIC Ulusal Proje ve Girişimlerin İptali, İç Tüzük Değişiklikleri oylanır. b) Mutlak Çoğunluk: Tüm oyların %50 den fazlasının kabul oyu olmasıdır. Çekimser oylar sayılır. Mutlak çoğunluk ile: TurkMSIC Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu dışındaki TurkMSIC Yöneticileri nin seçilmesi

6 Genel Kurul Toplantıları için Ev Sahibi Yerel Birliğin seçilmesi TurkMSIC Sempozyum u için Ev Sahibi Yerel Birliğin seçilmesi TurkMSIC Proje ve TurkMSIC Girişimleri nin seçilmesi Bronz Üyelik statüsü için başvuran Tıp Fakülteleri nin kabulü, Onur Üyesinin kabulü oylanır. c) Nispi Çoğunluk: En fazla oyu alanın kabul edilmesidir. Çekimser oylar sayılmaz. Red oylarının kabul oylarından daha fazla olması durumunda, bütün hepsi kabul edilmez. Nispi çuğunluk ile: Alternatif Önerge TurkMSIC Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu dışındaki TurkMSIC Yöneticileri nin 2. Tur seçimleri oylanır. d) Üçte ikilik Çoğunluk: Kabul oylarının ret oylarının en az iki katı olmasıdır. Çekimser oylar sayılmaz. Üçte ikilik çoğunluk ile: Usul Dilekçesi, Altın Üyelik, Gümüş Üyelik statü değişiklikleri ve üyeliğin iptali, Görüş Bildirgesi, Onur Üyelik in İptali, Tüzük Değişiklikleri, İç Tüzük Değişiklikleri (Toplantı Prosedürleri, Bölüm3), Çalışma Kolunun Kurulması, Dağılması ve Çalışmalarının Değiştirilmesi, Denetim Kurulu nun kararı iptali/onaylanması, TurkMSIC Yöneticilerinin uzaklaştırılması oylanır Divan Başkanı; sırasıyla kabul, red ve çekimser oylar olmak üzere oy hakkı olan tüm üyelere oylarını sorar. Üyeler oy kartını belirgin biçimde yukarı kaldırmalı ve oyunu belirtmelidir. Toplantıya katılan ve oy hakkı olan altın üyelerden herhangi biri oylamanın kapalı yapılması yönünde usul dilekçesi verebilir. Usul dilekçesinin kabulü durumunda toplantıya ara verilerek Divan Kurulu tarafından oy pusulaları hazırlanır Seçimler sırasında oylama oy pusulası, elektronik ortam ve internet üzerinden yapılabilir. Divan başkanı oylamanın elektronik veya oy pusulasıyla yapılıp yapılamayacağına karar verecek merciidir. Yönetim Kurulu Genel Kurul Toplantısında oylanmasını bekleyemeyecek kadar önemli olduğuna inandığı konularda (Tüzük ve İç tüzük değişikliği, Dağılma ve Kapalı oylama gerektiren durumlar dışında) internet üzerinden oylama kararı alabilir Şüpheli bir durum veya bir yanlışlık durumunda, Divan oylamanın yeniden yapılmasını önerir Oylama Kuralları a) Oy pusulaları ile oylama, pusula üzerine oyunu belirtmekle yapılır. Oy pusulasının Divan veya bir Yönetim Kurulu üyesi tarafından imzalanması gerekmektedir. Divan ve Seçim Görevlileri oy hakkı olan delegasyonlara pusulaları dağıtır. Delegasyonlar, oylarını pusulada belirttikten sonra Divana geri vermelidirler.. Tüm oy pusulalarında SEÇENEKLER, ÇEKİMSER ve TÜM SEÇENEKLERE RED şıkları bulunmalıdır. Tüm oy pusulaları, seçimlerden sonra iki yıl süreyle arşivlenmelidir. Arşivleme işleminden TurkMSIC Genel Sekreteri sorumludur. b) Elektronik oylama ile yapılan oylamada, Bilişim ve Haberleşme Direktörü tarafından tüm asil üyelere kullanıcı adı ve şifre oluşturulacaktır. Divan oy kullanacak kişileri elektronik oy kullanmak üzere teker teker çağıracaktır ve bu sırada kullanıcı adları ve şifreleri kendilerine teslim edecektir. Sistem oy kullanan kişiden hiçbir iz bırakmayacak şekilde düzenlenecektir. Elektronik oylamadaki tüm bilgisayarlar genel oturum salonunda bulunmalıdır. Bilgisayarlar dışarıdan hiçbir şekilde müdahale edilmeyecek şekilde kapalı ağ sistemi ile bir server bilgisayara bağlanacaktır. Server sadece oylama sırasında çalışacaktır ve hiçbir alıcı program çalışmayacaktır. Oylar yalnızca tüm oylama bittikten sonra hesaplanacaktır. Oylama bittikten sonra Bilişim ve Haberleşme Direktörü oy sonuçlarını Divan a pdf formatında teslim

7 edecektir. Divan ya da herhangi bir altın üye Bilişim ve Haberleşme Direktörü nün üçüncü bir kişi tarafından denetlenmesini isteyebilir. Bilişim ve Haberleşme Direktörü bulunmadığı takdirde kendisinin atayacağı bir kişi görevi yerine getirmekle sorumludur. c) İnternet üzerinden yapılan oylamada, Yönetim Kurulu, Genel Kurul Toplantısında oylanmasını bekleyemeyecek kadar önemli olduğuna inandığı konularda (Tüzük ve İç tüzük değişikliği, Dağılma ve kapalı oylama gerektiren durumlar dışında) internet üzerinden oylama kararı alabilir. Bu karar için Yönetim Kurulu üyelerinin hepsinin onay vermesi gerekmektedir. Oylama üzerinden açık oylama usulüyle yapılır. Oylama 10 gün sürer. Oy hakkı olan Yerel Birlikler, önceki Genel Kurul Toplantısında oy hakkı olanlardır. Kararın geçerli olabilmesi için oy hakkı olan Yerel Birlik sayısının en az 1/3 ü oy kullanmalı ve salt çoğunluk kabul vermelidir. Oylama tamamlandıktan sonra Yerel Birliklerin 1/3 ünden daha az sayıda oy kullanılması durumunda o konuyla ilgili karar Yönetim Kuruluna aittir. İnternet üzerinden oylama yapılması dolayısıyla kayıtlarının Genel Sekreterliğe ulaştırılması Yönetim Kurulunun sorumluluğundadır Seçimler Genel Kurul Toplantılarında Genel Kurul ev sahibi, Sempozyum Ev Sahipliği, TurkMSIC Yönetim ve Denetim Kurulu üyeleri dışındaki TurkMSIC Yöneticileri, TurkMSIC Proje ve Girişimleri, TurkMSIC Bronz Üyelik Başvuruları, TurkMSIC Altın Üyelik Statü Değişikliği Başvuruları, Onur Üyeliği Başvuruları nin seçimleri gerçekleştirilir. Genel Kurul ev sahibi seçimleri iki Genel Kurul Toplantısında da yapılır. TurkMSIC Yöneticilerinin seçimleri ise Ekim ve boşalan yönetici pozisyonları varsa Nisan Toplantısı nda yapılır. TurkMSIC Proje ve Girişimleri, TurkMSIC Bronz Üyelik Başvuruları, TurkMSIC Altın Üyelik Statü Değişikliği Başvuruları nın seçimleri iki genel kurul toplantısında da yapılır Bir aday bir yılda sadece bir mevki için adaylığını Genel Kurul a sunabilir Tüm adayların seçimlerden önceki gün gerçekleşen bir genel oturumda sunum yapmaları gerekmektedir. Sunumlarını sözlü, katılımcı olamayacakları durumlarda ise yazılı veya direk internet bağlantısı ile de gerçekleştirebilirler Adaylara sunum için verilen süre: a) Genel Kurul Toplantısı Ev Sahipliği: 10 dk sunum süresi ve 5 dk sorular için, b) Sempozyum Ev Sahipliği: 10 dk sunum süresi ve 5 dk sorular için, c) Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu dışındaki Yöneticiler: 6 dk sunum süresi ve 4 dk sorular için, d) TurkMSIC Proje ve Girişimleri: 5 dk sunum süresi ve 5 dk sorular için. e) Gümüş Üyelik: 5 dk sunum süresi ve 2 dk sorular için. f) Altın Üyelik Statü Değişikliği: 5 dk sunum süresi ve 2 dk sorular için. g) Onur Üyeliği: Önerge sahibi talep ederse 3 dk sunum süresi ve 2 dk sorular için Herhangi bir adaylık pozisyonu için birden fazla aday varsa, sunum sırası, Divan tarafından çekilişle belirlenecektir. Yönetici adaylıklarının sunumu sırasında diğer adaylar, Genel Kurul Toplantısı ve Sempozyum Ev Sahipliği için ise diğer aday yerel birlikler sunumun gerçekleşeceği salonu terk etmelidir Sunumlar ve seçimler şu sırayla gerçekleşir: a) Çalışma Kolu Direktörleri, b) Destek Birimi Direktörleri, c) Genel Kurul Toplantısı Ev Sahipliği d) Sempozyum Ev Sahipliği e) Bronz üyelik sunumları f) Üyelik Statü Değişikliği g) Onur Üyeliği Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu haricindeki TurkMSIC Yöneticileri, TurkMSIC Proje ve Girişimleri, Genel Kurul Toplantıları ve Sempozyum için ev sahipleri mutlak çoğunluk ile, Bronz Üyeler, Altın ve Gümüş Üyelik Statü Değişikliği ve Onur üyeleri üçte ikilik çoğunluk ile seçilir.

8 Yönetim K u r u l u ve Denetim Kurulu haricindeki Y ö n e t i c i p o z i s y o n l a r ı n a aday çıkmaması ya da adayın seçilememesi durumunda Yönetim Kurulu kendi içinden birini o pozisyonda görevlendirebileceği gibi ilgili Genel Kurul Toplantısı ndan en geç bir ay(30 gün)sonra tüm TurkMSIC üyelerinin duyabileceği şekilde e-posta ya da posta yoluyla adaylık başvurusu da açabilir. Atanan yönetici görevini bir diğer Genel Kurul Toplantısı na kadar yürütür. Boş kalan yönetici pozisyonları için sonraki genel kurulda seçim yapılır. Adaylık prosedürleri iç tüzükte belirtildiği gibidir Genel Kurul Toplantısı ve Sempozyum ev sahipliği pozisyonlarına aday çıkmaması ya da adayın seçilememesi durumunda ilgili Genel Kurul Toplantısı ndan en geç bir ay(30 gün)sonra tüm TurkMSIC üyelerinin duyabileceği şekilde e-posta ya da posta yoluyla adaylık başvurusu da açabilir. Belirlenen süre dahilinde ev sahipliği adaylığı seçimi gerçekleştirilemezse, Yönetim Kurulu ilgili toplantının ev sahipliğini üstlenmekle yükümlüdür. Adaylar Adaylık Başvurusu sırasında sunmaları gereken belgeleri, Yönetim Kurulu nun belirlediği tarihten önce, Yönetim Kurulu nun belirlediği posta adresine göndermekle yükümlüdür. Genel Sekreter, son başvuru tarihinin dolmasından en geç 10 gün sonra seçim sonuçlarını tüm üyelerine duyurmalıdır. Seçilen yönetici duyuru ile birlikte göreve başlar Raporlar Tüm raporlar yazılı olmalıdır. Yazılı veya (mümkünse) dijital formatta bir kopyası Divana verilmelidir Tüm raporlar şu maddeleri içermek durumundadır: a) Raporun başlığı, b) Raporun yazarı, c) Raporun tarihi, d) Raporun hangi toplantı için yazıldığı, e) Raporun özeti, f) Rapor metni Gerekli görüldüğü durumlarda raporlar sözlü sunumla açıklanabilir. Sözlü sunum, rapordakilerin dışında yeni bilgi içeremez Tüm raporlar için, raporun kabulüne dair bir önerge verilmesi gerekmektedir. Önerge, Önerge ve Tartışmalar bölümünde anlatıldığı şekilde hazırlanmalı ve sunulmalıdır Bir resmi raporun kabul edilmemesi durumunda, durum Denetim Kurulu tarafından gözden geçirilir. Denetim Kurulu daha sonra Genel Kurula önerilerde bulunur Bir komitenin, çalışma kolunun veya başka bir grubun raporunun kabul edilmemesi durumunda, rapor, Genel Kurul tarafından değiştirilebilir ve düzenlenebilir Kabul edilen veya edilmeyen tüm raporlar, kayıtlara ek olarak eklenir. Başlangıcında, raporun kabul edilip edilmediğinin belirtilmesi gerekmektedir.