Emniyet Yönetim Sistemi (EYS) Uygunluk Değerlendirmesi Kılavuzu

Transkript

1 European Union and the Instrument for Pre-Accession (IPA) Financial Assistance Programme for Turkey DDGM nin Kurumsal Yapısının Geliştirilmesi Teknik Yardım Projesi Ref. : EuropeAid/134905/IH/SER/TR Sözleşme No : TR2010/ /001 Emniyet Yönetim Sistemi (EYS) Uygunluk Değerlendirmesi Kılavuzu Ankara Ağustos 2015

2 DDGM nin Kurumsal Yapısının Geliştirilmesi Teknik Yardım Projesi Ref. : EuropeAid/134905/IH/SER/TR Sözleşme No : TR2010/ /001 Emniyet Yönetim Sistemi Uygunluk Değerlendirmesi Kılavuzu Yararlanıcı: Demiryolları Düzenleme Genel Müdürlüğü (DDGM) Sözleşme Makamı: Merkezi Finans ve ihale Birimi (MFİB) Consortium led by: Pirigroup (Piri Reis Uluslararası Danışmanlık Eğitim Organizasyon Tic. Ltd. Şti. - TR) In cooperation with: Railistics GmbH (DE) ECORYS Nederland BV (NL) ECORYS Research and Consulting Ltd. (TR) Ankara, Ağustos 2015 Consortium led by; The contents of this publication are the sole responsibility of the Consortium and can in no way be taken to reflect the views of the European Union.

3 Kısaltmalar AB Aİ DDGM DTİ EC ECM ERA EU EYS OEY UD-OEY UEM Avrupa Birliği Altyapı İşletmecisi Demiryolu Düzenleme Genel Müdürlüğü Demiryolu Tren İşletmecisi Avrupa Komisyonu Bakım-Onarımdan Sorumlu Kuruluş Avrupa Demiryolu Ajansı Avrupa Birliği Emniyet Yönetim Sistemi Ortak Emniyet Yöntemi Uygunluk değerlendirmesi için ortak emniyet yöntemi Ulusal Emniyet Makamı Sayfa 3 / 29

4 PROJE ÖZETİ Proje Özeti Program İsmi Proje İsmi Türkiye için Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA), 2010 Finansman Anlaşması DDGM nin Kurumsal Yapısının Geliştirilmesi Teknik Yardım Projesi Referans No: EuropeAid/134905/IH/SER/TR Sözleşme No: TR2010/ Proje Başlama Tarihi Proje Bitiş Tarihi: İsim: DDGM MFIB PIRIGROUP Rol: Yararlanıcı Sözleşme Makamı Yüklenici Adres: Demiryolu Düzenleme G.M. UBAK -Ek Binası G.M.K Bulvarı No 128 Maltepe / ANKARA Merkezi Finans ve İhale Birimi, Eskişehir yolu 4.km, 2180.Cad., No:63, C-Blok Söğütözü / ANKARA Telefon: Faks: Piri Reis Uluslarası Egt.Org.Dan.Ltd.Sti A.Mithat Efendi Sokak 7/ Çankaya / ANKARA, E-posta: ilksen.tavsanoglu@udhb.gov.tr Selcuk.Koyuncu@cfcu.gov.tr seyhan@pirigroup.com skemal.erol@udhb.gov.tr İrtibat Kişisi: İlksen TAVSANOGLU Selcuk KOYUNCU Tibet SEYHAN Saim Kemal EROL Genel Hedefler Amaç Beklenen Sonuçlar Kilit Faaliyetler Kilit Paydaşlar Hedef Gruplar Çevreye en az olumsuz etkiyle ekonomik, hızlı, yeterli, emniyetli ve kaliteli demiryolu ulaşım hizmetlerinin sağlanması. UDHB nin kurumsal, teknik ve idari kapasiteinin güçlendirilmesi AB Müktesebatıyla demiryolu sektöründe yasal ve kurumsal uyumun iyileştirilmesi UDHB altında demiryolları düzenleyici organı olan DDGM nin kapasitesini arttırarak rekabetçi, şeffaf ve etkili demiryolu sektörünün oluşumunu hızlandırmak. Emniyetli Türk demiryolu ulaşımı piyasasına izin veren UDHB-DDGM kapasitesi Adil, rekabetçi, emniyetli, şeffaf, hızlı, ekonomik ve uygun demiryolu ulaşımı sağlayarak yasal ve örgütsel altyapı hazırlanmaktadır. Demiryolu piyasasının denetimi için düzenleyici rejim oluşturuldu. Kamu Hizmet Yükümlülükleri tanımlandı ve hazırlandı UDHB-DDGM personelinin mesleki kapasitesi güçlendirildi UDHB-DDGM için lojistik yol haritası ve kılavuz doküman hazırlanmaktadır UDHB-DDGM ve onun hizmetlerinin etkili iletişimi sağlandı Emniyetli bir demiryolu ulaşım sisteminin oluşturulması için kapasite yapılandırılması DDGM Düzenleyici Fonksiyonlarının Güçlendirilmesine destek Kamu Hizmet Sözleşmelerinin Hazırlanması Devlet kurumlarında çalışan ilgili memurlar ve UDHB-DDGM personeli için Kapasite Yapılandırma Aktiviteleri UDHB-DDGM nin rolünü ve lojistik sektörüne katkısı için hedefleri tanımlamak için bir yol haritası ve kılavuz hazırlanması Görünürlük: UDHB-DDGM nin tanıtılması, hizmetleri ve projenin görünürlüğü hakkında bilgilendirme MFİB, AB Delegasyonu, UDHB, TCDD, Özel Demiryolları Teşekkülleri UDHB, DDGM,Özel Demiryolu Teşekkülleri Sayfa 4 / 29

5 YÖNETİCİ ÖZETİ ERA, düzenleyici kuruluşlar tarafından emniyetle ilgili verilmesi gereken kararlara dair prosedürlerin tüm üye ülkeler çapında ortak bir metodolojiyle tespit edilebilmesi için, Ortak Emniyet Yöntemlerini (OEY) geliştirmiştir. Bunda temel amaç emniyeti en üst seviyede sağlayabilmek ve gerekli ve uygun olduğu durumlarda iyileştirebilmektir. OEY ler işletmecilerin emniyet ve performans seviyelerini AB seviyesinde ve üye ülkeler içinde değerlendirmek için kullanılan ortak bir yaklaşımdır. Ulusal emniyet makamları tarafından ortak emniyet yöntemlerine göre uygunluk değerlendirmesi yaparken kullanılmak üzere iki Komisyon Regülasyonu bulunmaktadır. Birincisi (Komisyon Regülasyonu (EU) 1158/2010), emniyet sertifikası almak isteyen demiryolu tren işletmecileri, ikincisi de (Komisyon Regülasyonu (EU) 1169/2010) emniyet yetkilendirmesi almak isteyen altyapı işletmecileri için uygulanır. Uygunluk Değerlendirmesi için Ortak Emniyet Yöntemleri (UD-OEY) emniyet sertifikası ve yetkilendirmesi yapılmadan önce, Ulusal Emniyet Makamları tarafından, değerlendirmeye nasıl yaklaşmaları gerektiği ile ilgili birörnekleştirilmiş yöntemleri ve sertifika, yetkilendirme verilmesi sonrası yapılacak denetimlerle ilgili prensipleri ortaya koyar. OEY-UD ler farklı Ulusal Emniyet Makamlarının karar verme prensiplerini uyumlu hale getirmek için önemli yapı taşlarıdır. Bahsedilen iki Regülasyon, emniyet sertifikası ve yetkilendirmesi ile ilgili hem uygunluk değerlendirmesi hem de bunları almaya hak kazanabilinmesi için uyumlu ve tutarlı bir çerçeve ortaya koymaktadır. Bunun yanında bu iki OEY, emniyet sertifikası ve yetkilendirilmesinin ardından yapılacak denetlemelere dair prensipler ile ilgili de ortak bir çerçeve ortaya koyar. DDGM, Avrupa Birliği mevzuatı temel alınarak hazırlanan Ortak Emniyet Yöntemlerini resmi internet sitesinde yayınlayacak ve bu yöntemler DDGM tarafından emniyet sertifikası ve yetkilendirmesi başvurularını değerlendirmede uygulanacaktır. Ortak emniyet yöntemlerinin kullanılması, sürecin şeffaflığı sayesinde bütün başvuruların ayrımcılık yapılmadan değerlendirilmesini, kayıt altına alınmasını ve her aşamanın bütün başvuru sahipleri için aynı şekilde olmasını garanti altına alır. Bu kılavuz, başvuru alındıktan sonraki prosedürler ile ilgili pratik bir yol gösterici olması için hazırlanmıştır. Sayfa 5 / 29

6 İçindekiler PROJE ÖZETİ... 4 YÖNETİCİ ÖZETİ Giriş Emniyet Yönetim Sisteminin tanımı ve ana gereksinimler DTİ ve Aİ lere yönelik Uygunluk Değerlendirmesi için Ortak Emniyet Yöntemi mevzuatındaki hükümlerin özeti (Komisyon Regülasyonları (EU) 1158/2010 ve (EU) 1169/2010) Kapsam Tanımlar Başvuruların değerlendirilmesi için prosedürler Denetim Uygunluk Değerlendirmesi için Prosedür Değerlendirme sürecinin kurulması ve gözden geçirilmesi Değerlendirme Sürecinin Kalitesi Değerlendirmenin Kapsamı Değerlendirmenin Süresi Değerlendirmede karar alma DTİ ve Aİ lerin Emniyet Sertifikası/Yetkilendirmesi alabilmesi için EYS Gereksinimleri ve Değerlendirme Ölçütleri Demiryolu tren işletmesinin faaliyetleri ile ilgili bütün riskler için risk kontrol önlemleri Bakım onarım ve malzemelerin tedarikine ilişkin risklerin kontrol altına alınması Yüklenici kullanımına ilişkin risklerin kontrol altına alınması ve tedarikçilerin kontrolü Demiryolu sisteminin haricindeki diğer tarafların faaliyetleri sebebiyle ortaya çıkan riskler Emniyet Yönetim Sisteminin Dokümantasyonu Sorumlulukların dağıtımı Yönetim tarafından farklı seviyelerde kontrolün sağlanması Sürekli iyileştirmenin sağlanması İşletmenin en üst yöneticisi tarafından onaylanan emniyet politikası Emniyetin sağlanması ve iyileştirilmesi için işletmenin nicel ve nitel hedefleri Mevcut, yeni ve değiştirilmiş teknik ve operasyonel standartları veya diğer öngörülmüş koşulları karşılama prosedürleri Risk değerlendirmesi yapılması ve risk kontrol tedbirlerinin uygulanmasına dair prosedürler ve yöntemler Personel eğitim programları ve sistemleri Yeterli bilginin sağlanması için düzenlemeler Kazalar, olaylar, ramak kalalar ve diğer tehlikeli oluşumların raporlandığını, araştırıldığını, analiz edildiğini ve gerekli önleyici tedbirlerin alınmasını sağlayan prosedürler Acil durumlarda müdahale planları, uyarılar ve bilgilendirme EYS nin sürekli iç denetimine yönelik düzenlemeler Emniyet sertifikası alabilmek için karşılanması gereken işletme yapılacak ağa özel ölçütler Ağa özel kurallara uygunluk Sayfa 6 / 29

7 6.2 Personel yeterliliklerine ilişkin ağa özel gereksinimlere uygunluk Demiryolu araçlarının yönetimine ilişkin ağa özel gereksinimlere uygunluk Uygunluk değerlendirmesinde, emniyet yetkilendirmesine özel gereksinimler Demiryolu altyapısının emniyetli bir şekilde tasarlanması Altyapının emniyetli bir şekilde işletimi Bakım-onarım ve malzeme temini Trafik kontrolü ve sinyalizasyon sistemlerinin bakım onarımı ve işletimi Emniyet sertifikası/yetkilendirmesi verildikten sonra yapılacak denetimlere ilişkin prensiplerin çerçevesi Yaptırım ve risk arasında orantı prensibi Tutarlılık prensibi Denetim çalışmaları Kaynakların öncelikler bağlamında kullanımı Şeffaflık Prensibi Demiryolu Emniyet Direktifinin 17 (3) maddesine göre verilen kararlar ile ilgili sorumluluk Diğer emniyet makamlarıyla koordinasyonun geliştirilmesi (Aine: DDGM nin bu konudaki görüşü nedir? Bunu yapmak istiyor mu?) Sayfa 7 / 29

8 1 Giriş Uygunluk değerlendirmesi için Ulusal Emniyet Makamları (UEM) tarafından kullanılacak ortak emniyet yöntemlerini (UD-OEY) tarif eden iki adet Komisyon Regülasyonu bulunmaktadır. Birincisi (Komisyon Regülasyonu (EU) 1158/2010), emniyet sertifikası almak isteyen demiryolu tren işletmecileri, ikincisi de (Komisyon Regülasyonu (EU) 1169/2010) emniyet yetkilendirmesi almak isteyen altyapı işletmecileri için uygulanır. UD-OEY'ler emniyet sertifikası ve yetkilendirmesi yapılmadan önce, Ulusal Emniyet Makamları tarafından değerlendirmeye nasıl yaklaşmaları gerektiği ile ilgili birörnekleştirilmiş yöntemleri ve sertifika, yetkilendirme verilmesi sonrası yapılacak denetimlerle ilgili prensipleri ortaya koyar. UD-OEY ler farklı Ulusal Emniyet Makamlarının karar verme prensiplerini uyumlu hale getirmek için önemli yapı taşlarıdır. Bahsedilen iki Regülasyon, emniyet sertifikası ve yetkilendirmesi ile ilgili hem değerlendirme hem de bunların verilmesi için uyumlu ve tutarlı bir çerçeve ortaya koymaktadır. Bunun yanında emniyet sertifikası ve yetkilendirilmesinin ardından yapılacak denetlemelere dair prensipler ile ilgili de ortak bir çerçeve oluştururlar. UD-OEY'nin rutin olarak uygulaması, kararların ortak prensiplere göre alınmasını sağladığından, UEM'ler arasında karşılıklı güveni oluşturmada yardımcı olacaktır DDGM, resmi internet sitesinde, hem emniyet yetkilendirmesi, hem de emniyet sertifikası ile ilgili Uygunluk Değerlendirmesi için OEY yayınlayacaktır. Avrupa Birliği mevzuatı temel alınarak hazırlanan Ortak Emniyet Yöntemlerini resmi internet sitesinde yayınlayacak ve bu yöntemler DDGM tarafından emniyet sertifikası ve yetkilendirmesi başvurularını değerlendirmede uygulanacaktır. Bu kılavuz, bu yöntemlerin uygulanmasıyla bir yol gösterici olması için hazırlanmıştır. Bu kılavuz yedi bölüme ayrılmıştır: Yönetim sistemlerine genel bir giriş ve EYS nin genel yapı içerisinde nerede durduğu DDGM, DTİ ve Aİ ler için bir eğitim aracı olması UD-OEY yi oluşturan mevzuatın özeti Çerçeve Uygulama Prensipleri ve UEM ler tarafından değerlendirme sürecinde kullanılacak prosedürler Emniyet yetkilendirmesi veya sertifikası edinmek için EYS gereksinimleri ve değerlendirme kriterleri Demiryolu tren işletmecilerine özel gereksinimler ve değerlendirme kriterleri Altyapı işletmecilerine özel gereksinimler ve değerlendirme kriterleri Denetleme usulüne dair prensipler Sayfa 8 / 29

9 Bu kılavuz, uygunluk değerlendirmesi sırasında DDGM'yi ilgilendirebilecek hususlarla ilgili pratik bir yol göstericilik yapar. Bununla beraber bazı kriterler hakkında, o kriterin yeterince açık olduğu varsayımıyla açıklamalar yapmaya gerek duyulmamıştır. 2 Emniyet Yönetim Sisteminin tanımı ve ana gereksinimler EYS nin temel amacı, işletmenin ticari hedeflerine emniyetli bir biçimde ulaşmasını sağlamaktır. Bu amaca günümüzün sürekli değişen ve karmaşıklaşan demiryolları ortamında ulaşılması gerekmektedir. Buna ek olarak, EYS, işletmenin kendi için geçerli olan tüm emniyet yükümlülüklerini yerine getirildiğini de garanti etmelidir. Yapısal bir yaklaşımın benimsenmesi, kazaların önüne geçilebilmesi için, işletmenin faaliyetlerine ilişkin tehlikelerinin tanımlanmasını ve risklerin sürekli olarak kontrol altına alınmasını sağlar. Uygun olan durumlarda, EYS, demiryolu sistemindeki diğer Aİ ler ve DTİ ler ile olan arayüzleri de dikkate almalıdır. EYS nin ilgili tüm bileşenlerini yeterli bir biçimde kurmak ve işletmek, işletmeciye, tüm şartlar altında operasyonları ile ilgili risklerin kontrol altına alındığına ve alınacağına dair güvence verecektir. Bu sebeple, tecrübeli işletmeler, kendilerine ait risklerinin etkin bir biçimde kontrol altına alınmasının ancak ve ancak aşağıdaki üç kritik boyutu bir araya getiren süreçlerle sağlanabileceğinin farkındadır: Kullanılan araç gereç ve ekipmanlara dair teknik boyut Beceri, eğitim ve motivasyona dair insan boyutu Yapılacak işlerin birbiriyle ilişkisini gösteren prosedürler ve yöntemlere dair organizasyonel boyut Dolayısıyla, yeterli bir EYS, kendi risk kontrol altına alma önlemlerinin bu üç boyutunu da takip eden ve bunları geliştiren EYS dir. Demiryollarına yönelik olan EYS nin birçok özelliği, kalite, iş sağlığı güvenliği, çevre koruma ve iş mükemmelliği gibi diğer yönetim sistemi uygulamalarına oldukça benzer niteliktedir. Bu sebeple, uygulamada olan iyi yönetim prensipleri EYS nin içine kolaylıkla entegre edilebilir, yani bu tür sistemleri hali hazırda kurmuş olan işletmelerin, süreçlerini silbaştan düzenlenmesi gerekmeyebilir. Kullanılan yapısal yönetim sistemlerinin, işletmenin genel performansını ve verimliliğini arttırdığı, müşteriler ve düzenleyici kuruluşlarla ilişkileri iyileştirdiği ve olumlu bir emniyet kültürünün oluşmasına katkıda bulunduğu gözlemlenmiştir. Sayfa 9 / 29

10 Detaylı gereksinimler ve özel gereksinimlerin EYS kapsamında nasıl karşılanacağına dair temel bilgiler UD-OEY de listelenmiştir. Bu mevzuatın Ek II ve Ek III ünde, emniyet sertifikası düzenlenebilmesi için karşılanması gereken gereksinimlerin değerlendirileceği kriterler listelenmiştir. Bu değerlendirme kriterleri ışığında, DTİ lerin karşılaması gereken tüm gereksinimler ortaya konabilir. 3 DTİ ve Aİ lere yönelik Uygunluk Değerlendirmesi için Ortak Emniyet Yöntemi mevzuatındaki hükümlerin özeti (Komisyon Regülasyonları (EU) 1158/2010 ve (EU) 1169/2010) 3.1 Kapsam Bu iki regülasyon, Demiryolu Emniyet Direktifi nin Madde 6(3) (b) sinde ifade edildiği şekliyle, emniyet sertifikası ile ilgili gereksinimlere uygunluğun değerlendirilmesi için bir ortak emniyet yöntemi (OEY) ortaya koyar. Bu OEY aşağıdakileri içerir: Regülasyonların Ek I, II ve III ünde bulunan, Demiryolu Emniyet Direktifinin Madde 10 (2) ine göre demiryolu tren işletmecilerinin emniyet sertifika/yetkilendirme başvurularını değerlendirme prosedürü ve ölçütleri, Ek IV de, bulunan, DDGM nin emniyet sertifikasını vermesinin ardından Demiryolu Emniyet Direktifi ndeki gereksinimlere uygunluğun denetlenmesi için prensipler (Aİ lerin emniyet yetkilendirmesinin denetlenmesi ile ilgili hususlar Ek III dedir.) Türkiye de, Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin ilgili maddeleri Madde 11,14 ve 24 tür. Bu maddeler, altyapı ve demiryolu tren işletmecilerinin emniyet yetkilendirmesi/sertifikası için karşılamaları gereken gereksinimleri ve bulunuyorsa kullanmaları gereken Ortak Emniyet Yöntemleri ile ilgili hususları düzenlemektedir. 3.2 Tanımlar Bu regülasyonun amacı doğrultusunda, aşağıdaki tanımlar geçerli olacaktır: denetim : Emniyet sertifikası/yetkilendirmesi verilmesinin ardından, emniyet performansının izlenebilmesi için DDGM tarafından yapılan uygulamaları ifade eder. 3.3 Başvuruların değerlendirilmesi için prosedürler (1) Uygunluk Değerlendirmesi İçin Ortak Emniyet Yöntemi nin DDGM nin internet sitesinde yayınlanmasının ardından gönderilen başvuruların incelenmesinde, DDGM, Ek I de bulunan prosedürleri, Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nde ifade edilen gereksinimlere uygun bir değerlendirme yapmak üzere uygulayacaktır. DDGM, Ek Sayfa 10 / 29

11 II de ifade edilen değerlendirme ölçütlerini, emniyet sertifikası için, Ek II ve Ek III de verilen değerlendirme ölçütlerini, emniyet yetkilendirmesi için Ek II de verilen değerlendirme ölçütlerini, Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin Madde 11 ve 14 üne göre kullanacaktır. Bu ölçütler Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin Madde 13 ve 16 ya göre emniyet yetkilendirmesinin/sertifikalarının yenilenmesi durumunda da kullanılacaktır. (Not: Aine yönetmelik madde numaralarını yanlış yazmış onları düzelttim - Efe) (2) Değerlendirme sırasında, DDGM, başvuru sahiplerinin, risklerini, ilgili taraflarla yaptıkları sözleşmelerle yönettikleri şeklindeki taahhütlerini kabul edebilir. Bu tür sözleşmeler, özellikle bakım onarımla ilgili alanlarda, araçların emniyetli işletimi için gereken bilgi alışverişlerinin nasıl yapılacağını da açıkça ortaya koymalıdır. (3) Taşeronlar ve tedarikçiler tarafından sağlanan ürün ve hizmetler, taşeronların, tedarikçilerin ve ürünlerin, ulusal kanunlar veya AB mevzuatı* tarafından belirlenen ilgili sertifikasyon düzenlemelerine riayet ettiklerinin saptanması halinde emniyet gereksinimlerine de uygun oldukları kabul edilecektir. * veya AB mevzuatı uygunluğu da kabul edilecek mi bu konuda DDGM nin karar vermesi gerekmektedir - Aine Bu tür durumlar için ECM (Bakım Onarımdan Sorumlu Kuruluşlar) Regülasyonundaki düzenlemeler iyi bir örnektir. DTİ ve Aİ ler, bu sisteme göre sertifika almış ECM ler ile olan arayüzlerini yönetirken ve ECM nin yaptığı işleri takip ederken kullanacakları süreçleri tanımlamalıdır. Ulusal emniyet makamı tarafından Aİ veya DTİ nin bakım onarım ve taşeron, tedarikçi kontrolü ile ilgili OEY de bulunan ilgili gereksinimlerin sağlandığının kanıtı olarak kabul edilir. UEM tarafından önemli bir emniyet riskinin halen var olduğu ortaya konulmuşsa kabul edilmez. DTİ/Aİ ler ve ECM ler arasındaki arayüzlerin nasıl yönetildiğinin denetlenmesi, UEM nin bu alandaki temel faaliyetleri arasındadır. Bu faaliyetler UD-OEY de yer alan denetim ilgili prensiplerin kullanılmasıyla ve bu denetleme faaliyetlerinin demiryolu faaliyetlerindeki en riskli alanlara uygulanmasıyla gerçekleştirilecektir. 3.4 Denetim Emniyet sertifikasının verilmesinin ardından, ulusal emniyet makamı, DTİ lerin emniyet yönetim sistemlerini sürekli bir şekilde işletip işletmediklerini denetler ve denetim ile ilgili prensipleri uygular. 2015/2016 yıllarında, DDGM, denetim faaliyetlerinin nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili bir OEY yayınlayacaktır. Bunun yanında, DTİ/Aİ lerin kendi emniyet performanslarını nasıl izleyecekleri ile ilgili bir OEY de yayınlanacaktır. Sayfa 11 / 29

12 4 Uygunluk Değerlendirmesi için Prosedür Emniyet sertifikası için başvuruların alınması ve değerlendirmesi ile ilgili DDGM tarafından hazırlanacak prosedürler aşağıdaki çerçeve prensipler üzerine bina edilecektir: 4.1 Değerlendirme sürecinin kurulması ve gözden geçirilmesi DDGM, yetkin kişiler tarafından yürütülmesi gereken, yapısal ve denetlenebilir süreçler oluşturacaktır. Başvurular, Ek II ve Ek III de belirtilen EYS değerlendirme ölçütlerine göre detaylı olarak incelenecektir. Verilen bütün kararlar kayıt altına alınacak ve gerekçelendirilecektir. DDGM nin genel değerlendirme süreci, periyodik olarak gözden geçirilecek ve sürekli olarak etkinlik ve verimlilik açılarından iyileştirilecektir. Sürecin temel özellikleri aşağıdaki gibidir: Resmi değerlendirme başlamadan önce, başvuruda sunulan belgelerin eksiksiz olduğunun kontrol edilmesi; Değerlendirme için yeterli kaynakların tahsis edilmesi de dâhil olmak üzere proje yönetimi teknikleri gibi yapısal ve denetlenebilir süreçlerin uygulanması; UD-OEY deki değerlendirme ölçütlerinin kullanılması; Sürecin tüm aşamalarındaki bütün kararların resmi olarak kayıt altına alınması; Değerlendirme sürecinde görev yapacak personelin, verilecek görevleri yapabilmede yeterli olduğunun sağlanması/garanti altına alınması; Yönetim kademesinin, alınan kararların izlenmesinden, denetlenmesinden ve personelin koyulan süreçleri takip etmesinden sorumlu olması Detaylı sorgulama gerektiren hususların görüşülmesi için toplantılar yapmak da dâhil olmak üzere, sürecin tüm basamaklarında başvuru sahibine geribildirim verilmesi; Şikâyet ve temyiz süreçlerinin oluşturulması Sertifikalandırma sonrasında da takip edilmesi gereken hususların, denetim faaliyetleri yapacaklara bildirilmesi için bir Sorun Kaydı tutulması, Hâlihazırdaki yetkilendirmelerin/sertifikaların yükseltilmesi ve yenilenmesi için, işletmecinin emniyet performansıyla orantılı bir yaklaşım geliştirilmesi Sayfa 12 / 29

13 4.2 Değerlendirme Sürecinin Kalitesi DDGM nin, emniyet sertifikası başvurularını değerlendirmesi sürecinde, önemli aşamalarda kendi performansını izlemesi gerekmektedir. DDGM başvuruları değerlendirirken kalite yönetim prensiplerini uygulaması gerekecektir. Bu DDGM nin ISO 9000 standardına göre sertifikalandırılması anlamına gelmemektedir. Aşağıda bulunan hususlar gözetilecektir: DDGM, başvurunun alınması anından başlayarak, değerlendirme, karar verme, kararı gözden geçirme ve başvuruyu kabul veya reddetme süreçlerine ait bütün prosedürlerini yazılı hale getirecektir. DDGM sürecin yöneticiler tarafından nasıl idare edileceği ve sürekli iyileştirme hedeflerine nasıl ulaşmak için neler yapacağını yazılı hale getirecektir DDGM, koyduğu süreçlerin etkinliğini ölçen ve kontrol eden düzenlemeler yapacaktır DDGM, hâlihazırdaki süreçlerin kullanımını ve işlevini eniyileştirecek (optimize edecek) yeniliklere ve yöntemlere geçiş yapmaya hazırlıklı olacaktır DDGM, ihtilafları çözüme kavuşturmanın ilk aşaması olarak, itiraz prosedürleri geliştirecek ve yazıya geçirecektir Bir iyi uygulama örneği olarak, DDGM, oluşturduğu değerlendirme sisteminin çalışması hakkında paydaşlardan geribildirim sağlayacak bir forum olması için, DTİ leri ve Aİ leri bir araya getiren Bir Kullanıcı Grubu oluşturmaya karar verebilir. DDGM nin, EYS uygunluk değerlendirmesi aşaması ile sertifika verildikten sonraki denetleme aşaması arasında resmi bir bağ kurması gerekecektir. Değerlendirmede elde edilen bulguların denetleme aşamasında da kullanılabilmesi sağlanmalıdır. Örneğin: Sorun Kaydı 4.3 Değerlendirmenin Kapsamı Değerlendirme idari seviyede ve süreç temelli olacaktır. İncelemeler sonucunda eksiklikler tespit edilmesi durumunda, DDGM, eksikliğin türü ve önemine göre yapıcı davranabilir ve geliştirilmesi gereken noktaları başvuru sahibine bildirebilir. Nihayetinde, DDGM, bir başvuruyu reddetme hakkını saklı tutar. Sayfa 13 / 29

14 EYS nin değerlendirmesi aşağıdaki hususlar temelinde yapılacaktır: EYS nin bir özeti (EYS nin nasıl çalıştığının tarif eden) veya çok hacimli değilse EYS nin tüm dokümantasyonu EYS dokümantasyonu, detaylı süreçler için hazırlanmış diğer dokümanlara işaret etmelidir. DDGM nin yapacağı değerlendirme, değerlendirici ya da değerlendirme ekibinde Aİ/DTİ nin emniyetli bir şekilde faaliyet gösterip gösteremeyeceği kanaatinin oluşması üzerine olacaktır. Faaliyetlere başlamadan önce bütün risklerin bertaraf edilip edilmediği üzerine olmayacaktır. EYS nin uygunluk değerlendirmesi UD-OEY deki değerlendirme kriterlerine göre yapılacaktır. Değerlendirici(ler) EYS yi tasvir eden dokümantasyonun değerlendirme kriterlerini karşılayıp karşılamadığını veya karar verebilmek için ek bilgi talebine veya toplantı yapmaya gerek olup olmadığı görüşüne ulaşmalıdırlar. Değerlendirici(ler) değerlendirme ölçütlerine göre saptanan uygunsuzlukların DTİ/Aİ lerin emniyetli işletim yapamayacakları derecede önemli olduğu konusunda veya o aşamada Sorun Kaydı na eklenerek, daha sonraki denetlemelerde kapatılması gerektiği konusunda da bir görüşe ulaşabilmelidirler. Bu ayrım, denetleyici(ler) ve yönetim kademesindeki süreci yakından takip eden yöneticilerin vermesi gereken bir karardır. DDGM, DTİ nin ECM lerle ilgili faaliyetlerini incelenirken, sadece, DTİ nin operasyonel bakım onarım işlevlerine özel kriterlerle ilgili prosedürlerini nasıl açıkladığını kontrol eder. 4.4 Değerlendirmenin Süresi DDGM, değerlendirmeyi Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin 18. Maddesinde tanımlanan süre içerisinde, başvuru sahibinin sunduğu kanıtların yeterli düzeyde inceleyerek tamamlayacaktır. DDGM, değerlendirme sürecinde tespit edilen önemli sorunları olabildiğince en erken sürede işletmecilere bildirecektir. Dört aylık süre içerisinde değerlendirmenin bitirilmesi için DDGM ye Yardımcı olması açısından, resmi değerlendirme sürecinin başlamasının öncesinde sunulan belgelerin tamlığının hızlıca kontrol edilmesi faydalı olabilir. Dört aylık süre resmi değerlendirme sürecinin başlamasıyla başlar. 4.5 Değerlendirmede karar alma Bir başvurunun kabul veya reddedilmesi kararı, başvuru sahibi tarafından sunulan kanıtlara ve ilgili gereksinimlere uygunluğun bulunup bulunmadığı üzerine bina edilecektir. Kanıtlar aşağıdaki şekillerde olabilir: Sayfa 14 / 29

15 Başvuruyu destekleyen, EYS nin UD-OEM deki değerlendirme kriterlerine nasıl uyulduğunu gösteren belgeler Ve/veya telefonda sorulan sorulara verilen cevaplar Veya diğer temaslar Ve/veya DDGM ve Aİ/DTİ arasında değerlendirme sırasında yapılan yüz yüze görüşmeler Telefon konuşması, yüz yüze görüşme veya başka bir temas yapıldığı zaman alınan bilgiler/kararlar yazıya geçirilecektir. DDGM, emniyet sertifikası için yapılan başvurunun ortak emniyet yöntemine uygun olup olmadığının değerlendirmesini yapacaktır. DDGM, Başvurunun ekindeki emniyet yönetim sistemi el kitabının, emniyet yönetim sisteminin kalitesi ve uygunluğuna dair bir ön kanı oluşmasına izin verip vermediğini değerlendirecek ve hangi hususlar hakkında daha detaylı bilgi edinilmesinin gerektiğine karar verecektir. DDGM bu ek bilgi talebinde, değerlendirmeye yardımcı olması açısından gerekli gördüğü tüm detayları isteyebilir. Emniyet sertifikası verirken, başvuru sahibinin emniyet yönetim sisteminin, ilgili değerlendirme ölçütü ile uygunluğu her bir ölçüt için ayrı ayrı kayıt altına alınacaktır. DDGM, sorgulanması gereken bir husus veya tespit edilen bir uygunsuzluk hakkında başvuru sahibinden açıklama talep edeceği zaman, verilmesi gereken yanıtta hangi detayları beklediğini yazısında açıkça bildirerek başvuru sahibine yardımcı olmalıdır. Bu değerlendirme ölçütleri, bir ağ üzerindeki faaliyetleri yönetmek için kullanılan prosedürlerin ve süreçlerin uygulamasının sonuçlarının belgelendirilmesi ve uygulanacağının taahhüt edildiğinin gösterilmesi üzerine bina edilmiştir. Bu sebeple, ölçütlere uygunluğun sağlanıp sağlanamadığının kontrolü için, DDGM, demiryolu tren işletmecisinden, kullanmayı planladığı belgelerden bir örnek göndermesini talep edebilir. Aine: DDGM nin diğer AB üye ülkelerinde verilen emniyet sertifikalarının kabulüyle ilgili konuyu görüşüp karara bağlaması gerekmektedir. 5 DTİ ve Aİ lerin Emniyet Sertifikası/Yetkilendirmesi alabilmesi için EYS Gereksinimleri ve Değerlendirme Ölçütleri 5.1 Demiryolu tren işletmesinin faaliyetleri ile ilgili bütün riskler için risk kontrol önlemleri Bu ölçütler, Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin 7. Maddesinde bulunan genel risk belirleme gereksinimlerinin pratik karşılığını ortaya koyar. Bu ölçütler, DTİ/Aİ nin faaliyetleri ile ilgili riskleri belirlemeleri ve bu riskleri kontrol altında tutması için önlem almalarını gerektirir. Sayfa 15 / 29

16 Şuna dikkat edilmelidir ki bu bölümdeki ölçütler değişimler sebebiyle oluşabilecek risklerin yönetilmesi ile ilgili değildir. Aşağıdaki ölçütler önemlidir: Dİ nin doğrudan iş faaliyetleri, iş tasarımı veya iş yükünden ve diğer kuruluş/kişilerin faaliyetlerinden kaynaklananlar dâhil demiryolu işletmeleriyle ilintili riskleri belirlemek amaçlı prosedürleri bulunmaktadır. Dİ risk kontrol tedbirlerini geliştirmek ve yerinde uygulamak için prosedürlere sahiptir. Risk kontrol düzenlemelerinin etkililiğini izlemek ve gerektiğinde değişiklikleri uygulamak için Dİ nin prosedürleri bulunmaktadır. Demiryolu Emniyet Yönetmeliği ne göre yeterli risk kontrol tedbirlerinin uygulanmasını etkilemesi muhtemel arayüzleri paylaştıkları konular hakkında gerekirse diğer kurumlarla (altyapı işletmecisi, demiryolu işletmecisi, üretici, bakım tedarikçisi, bakımdan sorumlu kuruluş, demiryolu araçlarının kullanım hakkına sahip kuruluş, hizmet sağlayıcı ve tedarikten sorumlu birim)birlikte çalışma ihtiyacını belirlemek için prosedürler mevcuttur. Her bir katılan kuruluşun rol ve sorumluluklarının belirlenmesi dâhil, işbirliğinin nasıl sağlanacağının belgelendirilmesi için DTİ prosedürlere sahiptir. Gerektiğinde değişikliklerin uygulanması için bu düzenlemelerin etkililiğini izlemek amaçlı işbirliği için prosedürler bulunmaktadır. 5.2 Bakım onarım ve malzemelerin tedarikine ilişkin risklerin kontrol altına alınması Bakım onarım kaynaklı risklerin en önemlisi, faaliyetler yüzünden araçların yıpranarak ve hasar görerek emniyetsiz hale gelebilmeleridir. Bu risk bakım-onarımdan sorumlu kuruluş (ECM), DTİ/Aİ ler, vagon sahipleri ve komisyonular ve araç kullanıcıları arasında paylaşılır. Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin 21. Maddesine göre, ECM nin bakım onarım sistemi araçları emniyetli bir biçimde kullanıma sokmaktan sorumludur. Yıpranma ve kazalar (gözle görünmese de) emniyetsiz bir işletime sebebiyet verebilir. ECM, emniyetsiz bir biçimde işletim riskinin kontrol altına alınması için gerekli bakım onarım önlemlerini aldığına dair DTİ/Aİ ye garanti vermesi gerekmektedir. Bu iki taraf arasında bilgi alış verişinin nasıl yapıldığına dair detayları içeren süreçlerin kullanılması, risklerin kontrol alındığına dair kabul edilebilir bir yöntemdir. Özellikle, ECM, araçların, bakım onarım ertesinde işletime alınırken araçların emniyetli durumda olduğunu ve işletimdeyken belirli bir müddet daha emniyetli durumda kalacağını garanti etmesi gerekmektedir. Aşağıdaki hususlar/ölçütler gözetilecektir: Emniyetle ilgili toplanan verilerden bakım onarımla ilgili gereksinimler/standartlar/süreçler çıkarılması ile ilgili prosedürler bulunmaktadır. Yürütülen hizmetin türü ve kapsamı ve/veya cer aracından alınan verilerine göre bakım aralıklarını benimsemek için prosedürler bulunmaktadır. Sayfa 16 / 29

17 Bakım sorumluluğunun açıkça tanımlandığını, bakım görevlerinin gerektirdiği yeterliliklerin belirlenmesi ve uygun seviyelerde sorumlulukların tahsis edilmesini sağlamak için prosedürler bulunmaktadır. Günlük işletimden kaynaklanan arızalar ve hatalar hakkında bilgi toplamak ve onları bakım için sorumlu kişilere raporlamak için prosedürler bulunmaktadır. İlgili tarafların, aracın yaşam süresi boyunca hatalar, yapım uyumsuzlukları veya bozukluklardan kaynaklanan riskleri belirlemek ve raporlamak için prosedürler mevcuttur. Kurumsal standartlara uygun olup olmadığını tespit etmek için bakım sonuçlarını ve performansı doğrulamak ve kontrol etmek için prosedürler mevcuttur. 5.3 Yüklenici kullanımına ilişkin risklerin kontrol altına alınması ve tedarikçilerin kontrolü Taşeron kullanılması genellikle risklerin yönetimi için kabul edilebilir bir yöntemdir. Bununla beraber, taşeronların yönetimi ve bunlardan alınan hizmetin gereksinimlere uygun olup olmadığının kontrolünde asıl sorumluluk DTİ/Aİ ye aittir. Yüklenici veya alt yüklenici kullanımı, sözleşme kapsamındaki hizmetlerin daha önceden belirlenmiş standartlara uygun olup olmadığı ile ilgili sorumluluğun DTİ/Aİ den çıktığı anlamına gelmez. Alt yüklenici kullanımı ve tedarikçilerin kontrolü ile ilgili aşağıdaki ölçütler gözetilecektir: Yüklenicilerin (altyükleniciler dâhil) ve tedarikçilerin yeterliliğini doğrulamak için prosedürler mevcuttur Emniyet performansını ve yüklenici veya tedarikçi tarafından sağlanmış bütün ihale edilmiş hizmetlerin ve ürünlerin sonuçlarının sözleşmede belirtilen gerekliliklerle uyumlu olup olmadığını belirlemek amacıyla doğrulamak ve kontrol etmek için prosedürler mevcuttur. Demiryolu emniyet konularına ilişkin olarak sorumluluklar ve görevler, sözleşme ortakları ve bütün diğer ilgili taraflar arasında açıkça tanımlanır, bilinir ve tahsis edilir. Emniyetle ilgili dokümanların ve sözleşmelerin izlenebilirliğini temin etmek için prosedürler mevcuttur. Sözleşmede belirtilen ilgili gerekliliklere göre, emniyetle ilgili bilginin paylaşımı dâhil yükleniciler ya da tedarikçiler tarafından emniyet görevlerinin yerine getirildiğini temin etmek için prosedürler mevcuttur. Bu bağlamda, DDGM nin yaptığı değerlendirmenin temel hedefi, EYS de altyüklenicilerin yönetimi ile ilgili bir sürecin bulunduğu ve tarif edildiği konusunda tatmin olmaktır. Bu düzenlemelerin pratikte kullanılıp kullanılmadığının kontrol edilmesi işi, emniyet sertifikası/yetkilendirmesi verilmesi ardından DDGM yapılacak denetimlerin bir parçası olacaktır. Sayfa 17 / 29

18 5.4 Demiryolu sisteminin haricindeki diğer tarafların faaliyetleri sebebiyle ortaya çıkan riskler Değerlendirmede aşağıdaki ölçütler gözetilecektir: Uygun ve makul olduğu yerde demiryolu sistemi dışındaki taraflardan potansiyel riskleri belirleme prosedürleri bulunmaktadır. Altında belirlenen riskleri azaltmayı amaçlayan kontrol tedbirlerini oluşturmak için prosedürler bulunmaktadır. Tedbirlerin etkililiğini izlemek ve gerektiğinde değişiklikleri uygulamak için prosedürler mevcuttur. 5.5 Emniyet Yönetim Sisteminin Dokümantasyonu EYS nin dokümantasyonu, geliştirilen prosedürlerin ve süreçlerin yazılı halde tanımlanmış olması anlamına gelir. Bunun yapılması, DTİ/Aİ ye: belirledikleri riskleri yönetebilmek için koydukları prosedürlerin yeterli olup olmadığını, belirledikleri risklerin yönetiminde etkili olup olmadıklarını, prosedürlerin risklerin yönetilmesine ilişkin konan asıl hedefleri sağlayıp sağlayamadığının denetlenmesi konularında yardımcı olur. Dokümantasyon aynı zamanda emniyetle ilgili kararların takip edilebilirliğine de yardımcı olur. Aşağıda listelenen ölçütler dokümantasyon bağlamında önemlidir: Operasyonun türü, kapsamı ve riskleri genel olarak açıklanmıştır Rol ve sorumlulukların tahsisi dâhil olmak üzere emniyet yönetim sistemi yapısının bir tanımı mevcuttur Verilen hizmetlerin türü ve kapsamıyla uyumlu olarak 2004/49/EC Direktifi nin III Eki ve 9. Maddenin gerektirdiği emniyet yönetim sisteminin bir tanımı bulunmaktadır Aktivite/hizmetin türüyle ilgili olarak emniyet-kritik süreçler ve görevler listelenir ve kısaca tanımlanır. 5.6 Sorumlulukların dağıtımı Sorumlulukların dağıtımı ile ilgili olarak aşağıdaki ölçütler/unsurlar göz önüne alınmalıdır: Kuruluş çapında emniyet yönetim sistemi faaliyetlerinin koordinasyonunun nasıl sağlandığının bir tanımı bulunmaktadır. Bu tanım eldeki bilgilere ve en üst yönetimden itibaren tüm seviyelerde yönetimin dahlini de içerecektir. Kuruluş içerisinde verilmiş sorumlulukları olan personelin görevlerini yerine getirmek için yetki, yetkinlik ve uygun kaynaklara sahip olmalarını temin etmek için prosedürler mevcuttur. Emniyetle ilgili sorumluluk alanları, arayüzleriyle birlikte onlarla ilgili özel fonksiyonlara sorumlulukların dağıtımı açıkça tanımlanır. Sayfa 18 / 29

19 Emniyet görevlerinin açıkça tanımlanıp uygun yetkinliklere sahip personele verilmesini temin için bir prosedür bulunmaktadır. 5.7 Yönetim tarafından farklı seviyelerde kontrolün sağlanması Kontrolün sağlanması bağlamında aşağıdaki prosedür ve tanımların bulunması gerekmektedir: Kuruluş çapında her bir emniyetle ilgili süreç için sorumlulukların nasıl tahsis edildiğinin bir tanımı mevcuttur. Görevlerin doğru şekilde yapılmaması durumunda müdahale etmesi gereken yönetim zincirinin, görev performansının düzenli izlemesi için bir prosedür mevcuttur. Emniyet yönetim sistemindeki diğer yönetim faaliyetlerinin etkisini belirlemek ve yönetmek için prosedürler mevcuttur. Emniyet yönetiminde görev alan kişilerin gösterdikleri performans üzerinden sorumlu tutulacaklarına yönelik prosedürler mevcuttur. Emniyet yönetim sistemi altındaki görevleri yerine getirmede, kaynakları tahsis etmede prosedürler mevcuttur 5.8 Sürekli iyileştirmenin sağlanması Emniyet yönetim sisteminin makul olarak uygulanabilir olduğu yerde sürekli ilerlemenin sağlanması için prosedürler bulunmaktadır; bunlar aşağıdakileri içerir: Gerekli görüldüğü gibi, emniyet yönetim sisteminin periyodik gözden geçirmeleri için prosedürler; İlgili emniyet verilerinin izlenmesi ve analiz edilmesi için düzenlemeleri tanımlama için prosedürler; Belirlenen eksikliklerin nasıl düzeltildiğini tanımlamak için prosedürler; Gelişmeler ve çıkarılan derslere dayanan yeni emniyet yönetimi kurallarının nasıl hayata geçirileceğine dair prosedürler; İç denetim bulgularının nasıl kullanılacağına ilişkin prosedürler Bu ölçütlere göre değerlendirme yapılırken, DDGM, sürekli iyileştirmenin sağlanması için lazım olan gereksinimlerin, emniyet yönetim sistemi geliştirilirken sadece en son safhaya değil tüm safhalara konmuş olması gerektiğini unutmamalıdır. EYS nin bütün unsurları, ilk yürürlüğe giriş, etkinliğinin sürekli olarak izlenmesi ve yılsonu değerlendirmesi gibi safhalarda denetime tabi olmalıdır. İzleme ve denetlemenin kapsamı, EYS sürecinin kontrol altına almak için kullanıldığı riske yakınlığına göre değişir. 5.9 İşletmenin en üst yöneticisi tarafından onaylanan emniyet politikası Sayfa 19 / 29

20 Kuruluşun emniyet politikasını tanımlayan bir belge mevcuttur ve: Bütün personele iletilmiş ve personelin erişimine açıktır Verilen hizmetin türüne ve kapsamına uygundur İşletmenin en üst yöneticisi tarafından onaylanmıştır 5.10 Emniyetin sağlanması ve iyileştirilmesi için işletmenin nicel ve nitel hedefleri Emniyetin sağlanması ve geliştirilmesi için önemli olan ve aşağıda listelenen nicel ve nitel hedefler bulunmaktadır: Dİ nin yasal çerçeve doğrultusunda ilgili emniyet hedeflerini belirleme usulleri bulunmaktadır ve bu hedefleri ortaya koyan bir belge mevcuttur Yapılacak işletmeciliğin türü, kapsamı ve ilgili riskleriyle tutarlı olan emniyet hedeflerini belirleme prosedürlerine sahiptir Dİ, kurumsal emniyet hedeflerine göre genel emniyet performansını düzenli olarak değerlendirmek için prosedürlerine sahiptir Dİ nin aşağıdakiler yoluyla operasyonel düzenlemeleri düzenli olarak izleme ve gözden geçirilmesine yönelik usulleri bulunmaktadır: o Emniyet performansında eğilimleri çıkarmak ve hedeflerle uyumluluğu değerlendirmek için ilgili emniyet verilerini toplayarak o Verileri yorumlayarak ve gerekli değişiklikleri uygulayarak Dİ nin emniyet hedeflerine ulaşması için plan ve prosedürler geliştirmesini sağlayan prosedürler bulunmaktadır 5.11 Mevcut, yeni ve değiştirilmiş teknik ve operasyonel standartları veya diğer öngörülmüş koşulları karşılama prosedürleri Emniyete ilişkin gerekliliklerle ilgili olarak aşağıdakiler için prosedürler bulunmaktadır: Bu gerekliliklerin belirlenmesi ve yapılan değişiklikleri yansıtma amaçlı ilgili prosedürlerin güncellenmesi (değişiklik kontrolü yönetimi) Onların uygulanması Uyumluluğun izlenmesi Uyumsuzluk tespit edildiğinde gerekli adımların atılması Buna ek olarak EYS doğru personelin, prosedürlerin, dokümanların, ekipmanların ve cer aracının niyetlenilen amaçlar için kullanılmasını sağlamak için prosedürlere sahip olmalıdır Risk değerlendirmesi yapılması ve risk kontrol tedbirlerinin uygulanmasına dair prosedürler ve yöntemler. Risk değerlendirmeyle ilgili olarak aşağıdaki prosedürlerin varlığı incelenecektir: Sayfa 20 / 29

21 Ekipmanda, prosedürlerde, kuruluşta, personel veya arayüzlerde yapılacak değişiklikler için yönetim prosedürleri bulunmaktadır. Gerektiğinde, 352/2009 Sayılı (EC) Komisyon Yönetmeliğindeki/DDGM tarafından yayınlanacak risk değerlendirmesi hakkında Ortak Emniyet Yöntemlerini uygulamak ve değişiklikleri yönetmek için risk değerlendirme prosedürleri mevcuttur. Kuruluş içindeki diğer süreçleri risk değerlendirme sonuçlarıyla beslemek ve ilgili personele görünür kılmak için prosedürler bulunmaktadır Personel eğitim programları ve sistemleri Emniyetin iyileştirilebilmesi için yeterlilik yönetim sisteminin kurulmuş olması gerekmektedir. Yeterlilik yönetim sistemi bünyesinde aşağıdakilerin yapılıyor olması gerekmektedir: Emniyetle ilgili görevler için gerekli bilgi ve becerilerin belirlenmesi Seçim prensipleri (gerekli temel eğitim seviyesi, zihinsel kabiliyet ve kuruluşun emniyet politikasının var olduğunu belirten fiziksel uygunluk dokümanı) İlk eğitim ve edinilmiş yetenek ve becerilerin sertifikalandırılması Devam eden eğitim ve mevcut bilgi ve becerilerin periyodik güncellenmesi Uygun olan yerde yeterliliklerin periyodik kontrolleri Kazalar/olaylarda özel tedbirler, gerektiği gibi/uygun olduğunda işten uzun süre uzak olma Bir kuruluşun EYS sinin uygulanması ve dağıtılmasına doğrudan dâhil olan personel için özel EYS eğitimi Bunlara ek olarak yetkinlik yönetim sisteminde aşağıdakileri sağlayan prosedürler bulunmaktadır: Emniyet görevlerini yerine getiren pozisyonların belirlenmesi EYS içinde operasyonel kararlar almak için sorunlulukları olan pozisyonların belirlenmesi Görevlerine uygun olan ve periyodik olarak güncellenen/tazelenen gerekli bilgi, beceriler ve yeteneklere (medikal ve psikolojik) sahip personel İlgili göreve uygun yeterliliğe sahip personelin tahsis edilmesi Görevlerin nasıl yerine getirildiğinin izlenmesi ve düzeltici eylemin gerektiği yerde uygulanması 5.14 Yeterli bilginin sağlanması için düzenlemeler Emniyetle ilgili bütün bilgilerin doğru, tam, tutarlı, kolay anlaşılır, doğru bir şekilde güncellenen ve arşivlenen bir şekilde olmasını sağlayan prosedürler bulunmaktadır. Buna ek olarak önemli emniyet bilgilerinin versiyon kontrolünü (konfigürasyon kontrolü) sağlayacak prosedürler bulunmaktadır. Sayfa 21 / 29

22 5.15 Kazalar, olaylar, ramak kalalar ve diğer tehlikeli oluşumların raporlandığını, araştırıldığını, analiz edildiğini ve gerekli önleyici tedbirlerin alınmasını sağlayan prosedürler Kazaların, olayların, ramak kalaların ve diğer tehlikeli olayların: ilgililere haber verilmesi, kayıt altına alınması, araştırılması, ve analiz edilmesi, ilgili mevzuata göre, ilgili kamu makamına rapor edilmesi hususlarında prosedürler bulunmaktadır. Buna ek olarak aşağıdakilerine yönelik prosedürler bulunmaktadır: DDGM nin tavsiye kararlarının, Kaza Araştırma ve İnceleme Kurulu nun yayınladığı belgelerin, sektör içinde yapılan araştırmaların ve iç denetimlerde saptanan bulguların değerlendirilmesi ve uygun ise veya zorunluysa uygulanması Diğer altyapı ve tren işletmecilerinden, bakım onarımla sorumlu kuruluşlardan ve vagon zilyetlerinden gelen raporların ve bilgilerin dikkate alındığını garanti edilmesi 5.16 Acil durumlarda müdahale planları, uyarılar ve bilgilendirme Seviyesi düşürülmüş operasyonlar dâhil bütün acil durum türlerini tanımlamıştır ve yenilerini belirlemek için de prosedürleri bulunmaktadır. Her bir acil durum türü için aşağıdakilerini sağlayacak prosedürler mevcuttur: Kısa sürede acil yardım ekipleriyle irtibata geçilmesi Hem kazanın öncesinde hem de kazanın hemen ardından, acil yardım ekiplerine gerekli müdahaleyi yapabilmeleri için gerekecek ilgili tüm bilgilerin sağlanması Bütün tarafların görev ve sorumlulukları belirlenmiş ve yazılı hale getirilmiş olmalıdır. Müdahale planı, uyarılar ve bilgiler mevcuttur ve aşağıdakileri içerir: Acil yönetim için sorumlulukları olan bütün personeli alarma geçirmek için prosedürler Yolcular için acil talimatlar dâhil bütün taraflara bunların iletilmesi için düzenlemeler Yetkili personelle, her türlü gerekli kararları almak için hemen irtibata geçilebilir Buna ek olarak kaynakların ve olanakların nasıl kullanılması gerektiği ile ilgili ve eğitim gereksinimlerinin nasıl belirlendiği ile ilgili de bir belge bulunmalıdır. Aşağıdakilerin de bulunması gerekmektedir: Mümkün olan en kısa zamanda normal işletim koşullarını tekrar oluşturmak için prosedürler mevcuttur Personeli eğitmek, acil prosedürleri test etmek, zayıf noktaları belirlemek ve potansiyel acil durumların nasıl yönetildiğinin doğrulanması için prosedürler mevcuttur Sayfa 22 / 29

23 Yeterli dil yetisine sahip yetkili personel veya sorumlu bir kişiyle (özellikle tehlikeli mal hizmetlerine ilişkin olarak) altyapı işletmecisi tarafından kolay ve gecikme olmadan irtibata geçilebileceğini sağlayan prosedürler Acil bir durumunda bakım onarımla ilgili kuruluş veya zilyetle irtibata geçme prosedürü 5.17 EYS nin sürekli iç denetimine yönelik düzenlemeler Bağımsız, tarafsız olan ve şeffaf bir şekilde hareket eden bir iç denetim sistemi mevcuttur. Önceki denetimler ve performans izlemesi sonuçlarına dayanarak revize edilebilen planlı iç denetim programı mevcuttur. Denetimler uygun şekilde yetkili kişilerce gerçekleştirilmesine dair düzenlemeler mevcuttur. Aşağıdakilerin yapılabilmesi için prosedürler mevcuttur: Denetimlerin sonuçlarını analiz etmek ve değerlendirmek İzleme tedbirlerini tavsiye etmek Tedbirlerin etkililiğini takip etmek Denetimlerin yürütülmesini ve denetimlerin sonuçlarını belgelemek Yönetim zincirinin üst düzeyleri denetimlerin sonuçlarının farkındadır ve EYS ye yapılan değişikliklerin uygulanması için genel sorumluluğu alırlar 6 Emniyet sertifikası alabilmek için karşılanması gereken işletme yapılacak ağa özel ölçütler Emniyet sertifikası talep edilen hizmet ana hatlarıyla tanımlanmış olmalıdır ve Demiryolu Emniyet Direktifi nin 10(2)(a) bendindeki hükümlerin gerekli düzenlemeler yapılırken nasıl uygulandığına dair açıklamalar yapılmalıdır. 6.1 Ağa özel kurallara uygunluk 1) İşletim yapmak üzere başvuru yapılan ağa özel kuralların ve risklerin dikkate alındığını gösteren ve bu kurallar ve bu kurallara yönelik istisnalar ve tadilatlar uyum gösterebileceğini gösteren belgeler mevcuttur. 2) İlgili hat üzerinde işletim yapan diğer taraflarla olan arayüzler tanımlanmıştır. 3) Demiryolu tren işletmecisinin, altyapıyla ilgili olarak altyapı işletmecisiyle ve diğer tren işletmecileriyle nasıl etkileşimde bulunacağını, bilgi paylaşımlarının nasıl yapılacağını detaylarıyla açıklayan dokümanlar mevcuttur. 4) Acil durumlarda, demiryolu tren işletmecisinin, altyapı işletmecisi ve ilgili kamu kuruluşlarıyla koordinasyonu nasıl sağlayacağını gösteren dokümanlar mevcuttur. Sayfa 23 / 29

24 5) Ağa özel kaza ve olay araştırma kurallarının neler olduğunu ve başvuru sahibinin bu kurallara nasıl uyacağını gösteren dokümanlar mevcuttur. 6.2 Personel yeterliliklerine ilişkin ağa özel gereksinimlere uygunluk Sunulan dokümantasyon, başvuru sahibinin emniyet yönetim sisteminin aşağıdakileri içeren bir yetkinlik yönetim sistemini içerdiğini gösterir: Hizmetin verilmesini sağlayan personelin (istihdam edilen veya sözleşmeli çalıştırılan) kategorilerinin belirlenmesi Özellikle birden fazla görev yapması istenen personel başta olmak üzere, ilgili ağa yönelik yetkin personelin görevlendirilmesi ve gereken durumlarda belgeli personelin çalıştırılması Sunulan dokümantasyon,, emniyete ilişkin görevlerin yapıldığının garanti altına alınması için personelin günlük olarak ne iş yapacağının planlanmasına yönelik düzenlemelerin olduğunu ve her iş için uygun personelin seçileceğine dair düzenlemelerin olduğunu göstermektedir. 6.3 Demiryolu araçlarının yönetimine ilişkin ağa özel gereksinimlere uygunluk 1) Dokümantasyonda, ağ üzerinde kullanılacak demiryolu araçlarının ve yapılacak işletimin türleri bilgileri açıkça sunulmuştur. 2) Varsa ağ üzerinde kullanılabilecek cer aracı türleriyle ilgili kısıtlamalara ve bunlara demiryolu tren işletmecisi tarafından nasıl riayet edileceğini gösteren dokümanlar mevcuttur. 3) Dokümantasyonda, varsa ağa özel ek bakım onarım gereksinimleri tanımlanmış ve bu gereksinimlere uygun düzenlemelere yer verilmiştir. 4) Dokümantasyonda, varsa ağa özel olarak cer araçlarına yönelik olayların neler olduğunun tanımlanması ve bunlara yönelik uygun düzenlemelere yer verilmiştir. 7 Uygunluk değerlendirmesinde, emniyet yetkilendirmesine özel gereksinimler 7.1 Demiryolu altyapısının emniyetli bir şekilde tasarlanması 1) Tasarım ve kurulum kapsanacak şekilde yaşam süresi boyunca altyapının emniyetli tasarımını sağlamak için prosedürler mevcuttur 2) Altyapının teknik değişimini ve bu değişimin yönetimini hesaba katan prosedürler bulunmaktadır; Sayfa 24 / 29

25 3) Altyapının tasarımı ve her türlü ulusal emniyet yöntemlerini kapsayan ilgili kuralların belirlendiğini ve başvuranın onlarla uyumluluk sağlayabileceğini gösteren prosedürler mevcuttur; 7.2 Altyapının emniyetli bir şekilde işletimi 1) İşletmenin karmaşıklığına bağlı olarak bütün gerekli etkileşimler dâhil ağ üzerinde hizmet veren işletmecilerin sayısı, türü, kapsamını hesaba katarak altyapının emniyetli şekilde yönetilmesini ve işletilmesini temin etmek için prosedürler mevcuttur. 2) Emniyetin altyapısının fiziksel ve/veya operasyonel sınırlarında nasıl yönetildiğini gösteren prosedürler mevcuttur. 3) Normal ve acil durumlarda etkin işbirliği ve koordinasyonun nasıl yönetildiğini gösteren prosedürler mevcuttur. 4) Altyapı/araç arayüzlerinin emniyetli işletimi ve yönetimini kapsayan kuralların belirlendiğini ve başvuranın onlarla uyumluluk sağlayabileceğini gösteren prosedürler bulunmaktadır. 7.3 Bakım-onarım ve malzeme temini 1) Altyapı bakımlarının emniyetli, kontrollü, denetimli ve belgeli şekilde yapılmasını sağlamak için prosedürler mevcuttur. 2) Altyapı bakımının, ağın özel ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamak için prosedürler mevcuttur. 3) Bakım ve malzemenin tedariğini kapsayan kuralların belirlendiğini ve başvuranın onlarla uyum sağlayabileceğini gösteren prosedürler bulunmaktadır. 7.4 Trafik kontrolü ve sinyalizasyon sistemlerinin bakım onarımı ve işletimi 1) Trafik kontrolü ve sinyalizasyon sisteminin, demiryolunun emniyetli işletimini sağlayacak prosedürler mevcuttur. 2) Mevcut, yeni ve değiştirilmiş teknik ve operasyonel standartlarla uyum sağlayan prosedürler mevcuttur. 3) Gerektiğinde işbirliğinin nasıl yönetildiği dâhil olmak üzere trafik kontrolü ve sinyal sisteminin fiziksel ve/veya operasyonel sınırlarda emniyetin nasıl yönetildiğini ortaya koyan prosedürler mevcuttur. 4) Trafik kontrolü ve sinyal sisteminin bakımı ve emniyetli işletimini kapsayan kuralların belirlendiğini ve başvuranın onlarla uyum sağladığını gösteren prosedürler bulunmaktadır. Sayfa 25 / 29

26 8 Emniyet sertifikası/yetkilendirmesi verildikten sonra yapılacak denetimlere ilişkin prensiplerin çerçevesi 8.1 Yaptırım ve risk arasında orantı prensibi DDGM yaptırımla risk arasındaki orantıyı gözetme prensibini benimsemelidir. DDGM tarafından, uygunluğun sağlanması veya demiryolu tren işletmecisini hukuki yükümlülüklerini yerine getirmediği için yaptırımda bulunmak için attığı adımlar emniyete yönelik risklerle ve uygunsuzluğun ciddiyetiyle orantılı olmalıdır. Orantısallık, uygulanacak yaptırımın risklerle göre olması gerektiği anlamına gelir. Orantısallık prensibinin uygulanması, DDGM tarafından, DTİ/Aİ nin EYS gereksinimlerine veya kanunlara uygunsuzluğu sebebiyle kişilerin nasıl bir risk altına girebileceğini dikkate alınması anlamına gelir. Bazı görevler, spesifik ve değişmezdir. Bazıları görevler ise imkânlar dâhilinde, makul ölçüler çerçevesinde gerçekleştirilirler. DDGM her iki tür görev için de orantısallık prensibini uygulamalıdır. Neyin risklerin kontrol altına alınabilmesi için makul ölçüler çerçevesinde uygulanabilir olduğunun takdir hakkı DDGM nindir. Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin 7. Maddesine göre DTİ/Aİ lerin risklerini kontrol altına alması gereken yerlerde, DDGM, alınan önlemleri incelerken, bir tarafta riskin derecesini, diğer taraftan bu riskin bertaraf edilebilmesi için gerekecek para, zaman veya işgücü faktörünü dikkate almalıdır. Bu faktörlerle riskin derecesi arasında maliyet açısından çok büyük bir orantısızlık olmadıkça DTİ/Aİ risklerin azaltılması için her türlü maliyete katlanacaktır. 8.2 Tutarlılık prensibi Ulusal emniyet makamları tutarlılık prensibini uygulamalıdır. Bu, ulusal emniyet makamının benzer durumlarda benzer sonuçlar elde edebilmek için benzer yöntemlerin kullanılması gerektiği anlamına gelir. Tutarlılık basit bir konu değildir. DDGM riskin derecesi, yönetimin tavrı ve yeterliliği, geçmişte DTİ/Aİ nin karıştığı olaylar ve ihlaller, EYS ile ilgili kuralları veya diğer kanunları ihlal yüzünden çıkmış ya da çıkabilecek zararlar hakkında uygulanan yaptırımlar gibi birçok değişkenle yüz yüzedir. Yaptırımla ilgili kararlar, DDGM denetçisinin takdir hakkı dâhilinde ihtiyaridir. Aine: DDGM personelinin sorumlulukları hakkındaki kanuni hükümlerin kontrol edilmesi gerekmektedir. 8.3 Denetim çalışmaları Ulusal emniyet makamının denetleme çalışmaları, en ciddi risklere sebebiyet verebilecek veya risklerin en az kontrol altına alındığı alanları hedef almalıdır. Bunun için DDGM nin DTİ nin günlük performansını değerlendirebilecek yöntemlere ve güce sahip olması gerekir. Bu amaca yönelik olarak Denetim İçin Ortak Emniyet Yöntemi hazırlanacaktır. Sayfa 26 / 29

27 8.4 Kaynakların öncelikler bağlamında kullanımı DDGM kaynaklarını etkin kullanabilmesi için önceliklerini belirleyebilir. Yapılacak faaliyetler riskten kimin sorumlu olduğuna ve kimin en iyi şekilde riski kontrol altına alabileceğine odaklanmalıdır. Hedefleme, DDGM nin denetleme faaliyetlerinin, en ciddi risklere, tehlike bulunan alanlara ve risklerin en az kontrol alındığı yerlere odaklanması anlamına gelir. Bununla ilgili olarak risklerden kimin sorumlu olduğuna ve çalışanlar, üreticiler, tedarikçiler veya diğerleri olsun en iyi kim tarafından kontrol altına alınabileceği de irdelenir. Bununla beraber tüm yaptırımlar ihlali yapan ilgili DTİ/Aİ ye uygulanır. Birden fazla DTİ/Aİ nin sorumlu olduğu durumlarda, DDGM, gerektiğinde, bu politika çerçevesinde birden fazla taraf için işlem yapabilir. Bu işin, DDGM nin mevzuatın tanıtımı, uygulanması ve geliştirilmesi ile ilgili sorumluluklarıyla yakından ilişkisi vardır. Buna ek olarak, DDGM, ilgili kuruluşun faaliyetleri sebebiyle ortaya çıkan risklere yönelik olarak hangi teftişin, denetlemenin, soruşturmanın ve diğer hukuki faaliyetin öncelikli olduğuna karar vermesine yardımcı olmak için bir müdahale stratejisi geliştirmelidir. DTİ/Aİ nin yeterliliği önemlidir çünkü göreceli olarak düşük seviyede tehlikeli bir faaliyet, yanlış yönetildiği zaman, yeterli risk kontrol önlemleri uygulanan yüksek seviyede tehlikeli bir faaliyete göre çalışanlar ve vatandaşlar açısından daha çok risk barındırabilir. 8.5 Şeffaflık Prensibi DDGM, DTİ/Aİ lerin kendilerinden ne beklendiğini (neyi yapıp neyi yapmamaları gerektiği dâhil olmak üzere) ve DDGM den ne beklemeleri gerektiğini açıkça anlamalarına yardımcı olması açısından şeffaflık prensibini benimsemelidir. Şeffaflık DTİ/Aİ lere kendilerinden ne beklendiği ve DDGM den ne beklemeleri gerektiğini anlamaları konusunda yardımcı olunması anlamına gelir. Bu aynı zamanda DTİ/Aİ lere sadece ne yapmaları gerektiğini değil ne yapmamaları gerektiğinin de açıkça belirtilmesi anlamına gelir. Kanuni gereksinimlerle, yapılması arzu edilen ama zorunluluk olmayan uygulamalar hakkındaki tavsiyelerin ya da rehberliğin birbirinden ayrılması anlamına gelir. DTİ/Aİ lerin çalışanları, temsilcileri ve diğerleri, DDGM nin ziyaretlerinden ne beklemeleri gerektiği ve ne tür şikâyette bulunma haklarının bulunduğunu bilmeleri gerekir. DDGM kendi karar verme sürecini yazılı hale getirecek ve yapılacak denetimlerden/denetlemelerden ne beklenmesi gerektiği ile ilgili DTİ/Aİ lere yardımcı olacak rehberler hazırlayacaktır. DDGM personeli, DTİ/Aİ ye mevzuata uymaları için neler yapmaları gerektiği konusunda rehberlik edecektir. Talep edildiği takdirde, bu yol göstericiliği yazılı hale getirecek ve yasal zorunluluklarla iyi uygulama tavsiyesi ayırt edilebilmesi için bu rehberliği yazılı hale getirecektir. Sayfa 27 / 29

28 8.6 Demiryolu Emniyet Direktifinin 17 (3) maddesine göre verilen kararlar ile ilgili sorumluluk DDGM, Demiryolu Emniyet Yönetmeliği nin 3. ve 5. Maddelerine göre vereceği kararlardan mesuldür. DDGM, bu sebeple, bu kararların nasıl değerlendirileceği ile ilgili politikası ve prensiplere sahiptir. (Aine: Bu husus Türkiye de olduğu gibi AB de de net değildir, mevzuatın kontrol edilmesi gerekiyor) DDGM faaliyetleriyle ilgili kamuya karşı sorumludur. Bu, DDGM nin faaliyetlerinin değerlendirilmesi ile ilgili politikaların ve standartların (buradaki denetim prensipleri gibi) bulunması ve etkili ve kolay ulaşılabilir bir yorum ve şikâyet alımı mekanizması bulunması anlamına gelir. Özellikle bu politikalar: Yetkililerin verdiği kararlar hakkında veya prosedürlerin takip edilmemesi durumunda şikâyet prosedürünü tanımlamalı ve Resmi yaptırımların olması durumunda temyiz hakkı (ulusal kanunun gerektiriyorsa) ile ilgili açıklamalar yapması gerekmektedir. Sayfa 28 / 29

29 8.7 Diğer emniyet makamlarıyla koordinasyonun geliştirilmesi (Aine: DDGM nin bu konudaki görüşü nedir? Bunu yapmak istiyor mu?) Ulusal emniyet makamları, bilgi paylaşımı yapabilmek ve ihlaller konusunda ortak bir hareket usulü benimsemek için birbirleri arasında işbirliğini geliştirecek adımlar atmalıdır. Bu özellikle, AB de geçerli olan B Kategorisi emniyet sertifikaları için önemlidir. Buna ek olarak, Ulusal Emniyet makamları, diğer yetkili makamlarla bilgi paylaşımı yapmak ve demiryolu emniyetini tehlikeye atan ihlaller konusunda ortak bir hareket usulü benimsemek için birbirleri arasında işbirliğini geliştirecek önlemleri almalıdır. Tutarlı bir yaklaşım geliştirilmesine yardımcı olması açısından, özellikle üye ülkelerde faaliyet gösteren DTİ ler için, UEM lerin ilgili DTİ nin emniyet performansıyla ilgili bilgilerin paylaşımı ve denetimle ilgili sınırlar arası bütüncül yaklaşımların geliştirilebilmesi için işbirliği içerisinde olmaları gerektir. Eğer bir UEM, bir DTİ nin B kategorisi sertifika için geçerli olan gereksinimleri sağlamada bir problem yaşadığını tespit ederse, bunu, A kategorisi sertifikayı veren UEM le görüşmesi önemlidir. Böylelikle problemin firma tarafından kurulan EYS nin bir eksikliği mi yoksa ağın bir bölümüne özel bir durum mu olduğu anlaşılabilir. Bütün UEM lerin görüşerek, ne tür bir ortak müdahale yapılmasının uygun olacağının kararlaştırılması da önemlidir. Aİ ler sınırlar arası faaliyet göstermese de, UEM lerin Aİ lerin emniyet performansları ile ilgili bilgileri paylaşması, iyi uygulamaların ve emniyetle ilgili sorunların gizli kalmaması açısından önemlidir. Bu tür bir işbirliği ile ilgili daha detaylı bilgiler halen geliştirilmekte olan Denetim Ortak Emniyet Yöntemi nde verilecektir. Aynı zamanda, UEM ile diğer yetkili kuruluşlar (örneğin iş sağlığı ve güvenliği denetimi kuruluşları) arasında da demiryolu emniyet mevzuatı ve iş sağlığı ve güvenliği mevzuatına yönelik ihlallerle başa çıkabilmek için işbirliği yapılması ihtiyacı bulunmaktadır. Eğer bir UEM in, çalışanların güvenliği ve sağlığı ile ilgili kaygıları bulunuyorsa fakat yaptırım uygulayacak hukuki yetkisi bulunmuyor ise, konuyu ilgili yetkili kamu kuruluşuna iletmelidir. Buna benzer olarak, İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili kurumun da UEM ile demiryollarında çalışan personelin iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili düzenlemelerde işbirliği içerisinde olması beklenir. Sayfa 29 / 29