YÖNETİŞİM KAMPI Cumartesi Öğrenci Kulüplerinde Yönetişim Çalıştay Çıktıları ve Genel Değerlendirme

Transkript

1 YÖNETİŞİM KAMPI Cumartesi Öğrenci Kulüplerinde Yönetişim Çalıştay Çıktıları ve Genel Değerlendirme

2 ADİLLİK Tüm paydaşların haklarının ve sorumluluklarının tanımlanması Eşit haklara sahip olmak (kulüpteki üyeler) Herkese aynı tavır ve tutumla yaklaşmak Hakların eşitliği, herkesin aynı haklara sahip olması ve hiyerarşinin kulüplerde gözetilmemesi Büyük resmin üyeleri, yönetim kurulu, sponsoru ve okuluyla yani bütün paydaşlarıyla homojen renkte olması Her üyenin fikirlerine aynı şekilde değer verilmesi Herkesin emek verdiği kadar karşılığını alması Herkese eşit fırsatların verilmesi (Adillik sadece eşitlik demek değildir.) Herkesin fikirlerinin dinlenmesi ve neden uygulanması gerektiğinin ya da neden uygulanmaması gerektiğinin tartışılması Sorumlulukların kapsamlarının tanımlanması Sorumlulukların ve hakların yazılı bir şekilde belirlenip paydaşlara bildirilmesi Kulübün bütün paydaşlarının haklarının duyurulması ve uygulanması Tüm paydaşların haklarının belirlenmesi Kulüp üyeleri arasında herhangi bir ayrımın yapılmaması Kulüp üyelerinin tamamının kulüp içinde gelişen olaylardan haberdar olması Bütün üyelerin emeğinin karşılığının verilmesi (ödül olarak da değerlendirilebilir) Örneğin, yurtdışı gezilerinde üyelerin kulüp içi pozisyonları gözetilmeksizin herkesin eşit değerlendirilme hakkı olmalıdır. Tüm bunlar yapıldığında kulübe olan katılım, sevgi ve bağlılık artacaktır. Gönüllü ekibin normal üyeden farklı olması (onlara eşitliği bozmayacak şekilde farklı davranılması) Sınırlı sayıda kontenjan olan etkinliklere emek veren üyelerin katılımcı olarak alınması Üye alım, üye-tam üye kavramlarının netleştirilmesi Sponsorlara verdikleri emek ölçüsünde eşit yaklaşılması Dış katılımlar için katılımcı ücretlerinin durumlara göre belirlenmesi Bunlar gerçekleştiğinde yeni üyelerin kulübe daha kolay adapte olması sağlanacaktır.

3 ŞEFFAFLIK Her şeyin dışarıdan net olarak görülmesi Hesap verebilirlik ile aynı çatı altında ele aldık (şeffaflık yaptığımız olay, hesap verilebilirlik de onu neden yaptığımızı göstermektedir.) (Şeffaf olduk hesap verdik) Kaynakların doğru kullanılması (harcamalar doğru yere mi yapıldı, bize getirisi ne oldu?) Kartların açık oynanması (Gerek bütçe, gerek kulüp içerisindeki zorluklar, başarı ve başarısızlıkların tüm üyelerle paylaşılması) Bütçenin bütün paydaşlarla paylaşılması Kurumun veri ve bilgilerinin ulaşılabilir olması Hesap verilebilir olunması Yapılan görüşmelerin yönetim kuruluna bildirilmesi Mali şeffaflık sağlanması ve finansal raporların paydaşlarla paylaşılması Paydaşların işleyiş ile ilgili daha fazla bilgilendirilmesi Faaliyet takip tablosu ve raporu oluşturulması Bir önceki dönem yönetim kurulu üyelerinden oluşan aktif denetleme kurulu kurulması Mümkün olduğunca sık bir şekilde değerlendirme toplantıları düzenlenmesi (yönetim kurulu ve üyelerin katılımıyla) Kaynak kullanımın nasıl olduğunun bütün paydaşlara açıklanması Bütçe ve kulüp içerisindeki pürüzlerde gizliliğin ortadan kaldırılması Kulüp hedef ve sonuçlarının bütün paydaşlarla paylaşılması Etkinlik esnasında yaşanan zorlukların motivasyonu kırmamak için etkinlik sonrasında yapılan bir bilgilendirme toplantısıyla paydaşlarla paylaşılması Alınan YK kararlarının tüm üyeler ve katılımcılarla paylaşılması Vizyon ve misyon ifadelerinin, kulübün değerlerinin, strateji haritaları gibi verilerin sosyal medya veya web ortamında paylaşılması Paylaşılması gereken ve paylaşılabilir bilgilerin paydaşların istekleri doğrultusunda paylaşılması (gizlilik şeffaflığın içine dahil edilmeli) (örneğin; sponsorluk bilgilerinin üyeler istediği takdirde paylaşılması) Yıl sonunda bilançonun ve gelir gider tablosunun (faaliyet raporunun) genel hatlarıyla paydaşlarla paylaşılması Varsa kulüp hiyerarşisinin tanımlanması ve paylaşılması KSB ve SKS ye şeffaf olunmasının işleri zorlaştırması

4 HESAP VEREBİLİRİLİK Şeffaflık ile aynı çatı altında ele aldık Açıklayamacağımız hiçbir şeyin olmaması (gelebilecek bütün sorulara net bir cevabın verilebiliyor olması) (Adillik ve şeffaflık ilkeleri iyi uygulandığında bu ilkenin uygulanmasının sonuç olarak ortaya çıkacağını düşünüyoruz.) Etkinlik sonunda veya sırasında gelen sorulara rahatlıkla cevap verilebilir olunması (cevap verilebilirlik) Güvenilir olunması Şeffaflık ile aynı çatı altında ele aldık Kulübün gerçekleştirdiği bütün faaliyetlerin neden-sonuç ilişkisi içerisinde bütün paydaşlarla paylaşılması (Bütçeleme, faaliyet raporları vb.) Yıl sonu raporlarının hazırlanması ve paylaşılması Etkinlik raporlarının etkinlik sonrasında paydaşlarla toplantı ve/veya mail yoluyla paylaşılması (ÖR: Sponsor şirketlere yapılan değerlendirme toplantıları) Gelir-gider tablosunun oluşturulması Planlara sadık kalınması Sponsorluk işlerinin faturalandırılması Sunulanların yapılması

5 TUTARLILIK Ağzından çıkanla kulağının duyduğunun tutması Yapılanların misyon ve vizyon ile bir olması Vaad edilen ile uygulananın bir olması Söylediklerimizle yaptıklarımızın birbirini tutması Söylenenlerle yapılanın misyon ve vizyonla örtüşmesi Misyon, vizyon ve strateji haritasının doğru belirlenmesi Eski yönetim ile yeni yönetim arasında oryantasyon toplantısı düzenlenmesi Kulüp kültürünün oluşturulması ve tecrübe ve bilgi aktarımının yıllar boyunca yapılması Yapılan işlerin hedeflere, misyon ve vizyona uygun olması Ekip arasındaki koordinasyonun sağlanması Planlanan etkinliklerin gerçekleştirilmesi Eski ve yeni yönetim kurulları arasında iletişimin sağlanması

6 ETKİLİLİK Kaliteli etkinlik + az ama öz etkinlik = Misyona Uygun Etkinlik Doğru etkinlik paydaşların memnuniyeti (sektördeki sponsorlarımız ve üyelerimiz) Kulübün misyon, vizyon, ilke ve değerlerinin belirlenmesi, strateji haritasının oluşturulması Paydaşların fikirlerinin dinlenmesi ve bu fikirlerin somut aksiyonlara dönüştürülmesi Proje fikrinin değerlendirilmesi için anket düzenlenmesi (fikrin geliştirilmesi, iyileştirilmesi veya uygulamama nedenlerinin fikri sunan üyelere bildirilmesi) Bu ilkeyi iki boyutta ele aldık: Verimlilik (etkinliğin emek, kaynak harcamaya değer olması, etkinlikten olumlu sonuçların elde edilmesi) Herkese dokunmak, etkilemek (üyeler, öğrenciler ve şirketler kapsamında) Misyon ve vizyonun ortak akılla belirlenmesi ve kulüp üyelerinin bu ifadeleri benimsemelerinin sağlanması Misyon ve vizyona uygun, bu kavramların dışına çıkılmadan hareket edilmesi, faaliyetlerin düzenlenmesi Hedeflerin ve strateji haritasının belirlenmesi Görev tanımlarının doğru belirlenmesi ve bireylerin bu doğrultuda hareket etmelerinin sağlanması Öğrenilen-öğretilen bilginin uygulanması ve bir sonraki dönemlere aktarılması Sürekli denemek ve hatalardan ders çıkarılması Ödül-ceza sisteminin uygulanması Yapılacak etkinliğin verilecek emeğe değip değmemesi / Yapılacak etkinliğin verilecek emeğe değer nitelikte olması (Bir mühendislik yarışması bize ne katacak?) Yapılan etkinliklerin yurt içi ve dışındaki benzer kulüp etkinlikleriyle karşılaştırılması ve çıkan sonuçlara göre iyileştirmelerin yapılması (proje geliştirme) Sosyal fizibilitenin yapılması ve kullanılması (Örneğin; belirli bir bütçeye sahip bir teknik gezide daha az kişi sayısıyla gidip daha çok zaman geçirmelerini sağlamak ya da çok kişi sayısıyla gezi süresini kısıtlmak gibi konuların tartışılması) Çalışma yapılan gruplardan verilerin ve geri dönüşlerinin çekilmesi (anketanaliz) Ortak akıl konferanslarının düzenlenmesi

7 KATILIMCILIK... İşin içinde yer alınması İnsaların işin içine çekilmesi Paydaşların karar sürecine dahil edilmesi Güvenin artması sonucu katılımın arttırılması Misyon ve vizyonun belirlenmesi Eğitimler düzenlenerek bilgi seviyesinin düzenlenmesi Fikirlere değer verildiğinin hissettirilmesi Katılımcılığı artırmak için Adillik, Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik ilkelerinin uygulanması Görev dağılımında isteklerin dikkate alınması Ortak paydada alınabilecek kararların üyelerle birlikte alınması Misyon ve vizyonun üyelerle beraber belirlenmesi Çalıştay ve focus groupların düzenlenmesi Baskın hiyerarşinin kaldırılması Toplantılarda interaktif bir ortamın oluşturulması Çok fazla insanın kulübün işleyişine katkıda bulunması Paydaşların motive edilmesi Yeni katılan üyelerin fikirlerinin üzerinde daha fazla durulması Sponsor firmalar arasında rekabet ortamı yaratılması Sponsor firmaların organizasyon esnasında daha aktif olmalarının sağlanması (workshop-stant-case study)

8 SORUMLULUK KSB KULÜP PAYDAŞ Kulüplerin KSB ve Paydaşlara karşı sorumlu olması yanı sıra KSB ve Paydaşların da kulüplere karşı sorumlu olması «Gönüllük biter sorumluluk başlar.» Mevzuata göre gerekliliklerin yerine getirilmesi «Kulübe ilk geldiğinde gönüllüsündür. Sorumluluk aldığında gönüllülük biter.» Okula, paydaşlara, sponsorlara karşı sorumlu olma Aynı paralelde çalışılan topluluklara karşı sorumlu olma Sorumluluk, görev ve süreçlerin belirlenmesi Organizyon şeması ve süreç şemalarının oluşturulması Bağlı olunan kurumların kurallarına uygun hareket edilmesi Görev tanımlarının net bir şekilde yapılması Paydaşlarla olan ilişkilerin tanımlanması Organizasyon şemasının hazırlanması Kulüp içi ilişkilerin belirlenmesi Süreçlerin tanımlanması Görev tanımlarının net bir şekilde yapılması Kulübün misyonu ve vizyonu doğrultusunda çalışıp, çalışmanın eski yönetim kurulu üyeleri tarafından denetlenmesi Kurallara uyulması Sponsorlukta verilen sözlerin yerine getirilmesi

9 Genel Değerlendirmeler Yönetişim 101 in çok yararlı olduğunu düşünüyoruz. Öğrenci Kulüpleri için çok etkili olacağına inanıyoruz. Yönetişim 101 etkiliğinde yer almaktan mutluluk duyuyorum. Bu sayede neler yaptığımızı görüyoruz ve aslında biz öğrenci kulüplerinde nelerin eksik olduğunun farkına varıyoruz. Geleceğin yönetici adaylarına yönetişim hakkında bilgi vermek güzel bir fikir. Düşünenlerin eline sağlık. Normal koşullarda yüksek fiyatlara verilen bu tarz bir eğitimi biz öğrencilere sunulmuş bir nimet olarak görüyorum Kamp101 öğrenci kulüpleri olarak ne kadar eksiğimiz olduğunu ve neleri düzeltmemiz gerektiğini anlamamızı sağlayan bir etkinlik oldu. Devamında daha geniş, kapsamlı bir katılımla bu işin daha ileri gideceğini düşünüyorum.

10 Kamp 101 Performans Anketi Sonuçları Yönetişimin bir öğrenci kulübü ve üyeleri için getirisi olduğunu düşünüyor musunuz? 95,8% Yönetişimi öğrenci kulüpleri için uygulanabilir buluyor musunuz? 82,5% Kamp 101'e neden katıldınız? Katılmakla zamanınızı iyi değerlendirdiğinizi düşünüyor musunuz? 83,3% İlerleyen süreçte kulübünüzde Yönetişim 101 Oluşumu'ndan destek almak ister misiniz? 78,6%

11