TS EN ISO 9001:2008 İÇ TETKİK EĞİTİMİ

Transkript

1 TS EN ISO 9001:2008 İÇ TETKİK EĞİTİMİ

2 TETKİK ( ISO 9000:2007 ) TETKİK 9000:2007 Tetkik kriterlerinin (Madde 3.9.3) yerine getirilme derecesini belirlemek amacıyla tetkik delilini (Madde 3.9.4) elde etmek ve objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş proses (Madde 3.4.1).

3 TETKİK (TS EN ISO 19011:2004) Tetkik delilini elde etmek ve hangi tetkik kriterlerinin karşılandığına karar vermek amacı ile delilleri objektif olarak değerlendirmek için sistematik, tarafsız ve dokümante edilmiş bir prosestir.

4 TETKİK KRİTERİ TS EN ISO 19011:2004 Referans olarak alınan politikalar, prosedürler ve şartlar takımı Müşteri ihtiyaç ve beklentileri Kuruluş şartları (KEK, Prosedürler / iş talimatları v.b.) Kalite Yönetim Standardları Yasal şartlar, tabii olunan dernek v.b. şartları Belgelendirme Kuruluşunun Kuralları

5 TETKİK DELİLİ TS EN ISO 19011:2004 Tetkik kriterleri (Madde 3.2) ile ilgili olan ve doğrulanabilen kayıtlar, gerçeklik beyanları veya diğer bilgiler. Not Tetkik delili nicel veya nitel olabilir.

6 TETKİK BULGULARI TS EN ISO 19011:2004 Toplanan tetkik delilinin (Madde 3.3) tetkik kriterleri (Madde 3.2) ile karşılaştırılmasının sonuçları. Not Tetkik bulguları tetkik kriterleriyle uyumu veya uyumsuzluğu gösterebilir veya iyileştirme fırsatlarını belirtebilir.

7 TETKİK SONUCU TS EN ISO 19011:2004 Tetkik hedeflerinin ve bütün tetkik bulgularının (Madde 3.4) dikkate alınmasından sonra tetkik ekibi (Madde 3.9) tarafından sunulan bir tetkikin (Madde 3.1) sonucu.

8 TETKİK EKİBİ TS EN ISO 19011:2004 Tetkiki (Madde 3.1) yapan ve gerektiğinde teknik uzmanlarca (Madde 3.10) desteklenen bir veya daha fazla sayıda tetkikçi (Madde 3.8). Not 1 Tetkikçilerden biri ekip başkanı olarak atanır. Not 2 Tetkik ekibinde eğitim gören tetkikçiler bulunabilir.

9 TETKİK PROGRAMI TS EN ISO 19011:2004 Belirli bir zaman dilimi için planlanan ve özel bir amaca yönelik olan bir veya daha fazla sayıdaki tetkik (Madde 3.1) dizisi. Not Tetkik programı tetkiklerin planlanması, organizasyonu ve icrası için gerekli olan bütün faaliyetleri içerir.

10 TETKİK PLANI TS EN ISO 19001:2004 Tetkik (Madde 3.1) için yapılacak faaliyetlerin ve düzenlemelerin tarifi.

11 TETKİK PRENSİPLERİ TS EN ISO 19001:2004 Tetkik görevlilerinin kişisel özellikleri ile ilgili üç prensip; Ahlaki davranış: Profesyonelliğin temeli. Güven, bütünlük, gizliliğe saygı ve sağduyu tetkik için temel şartlardır. Adil temsil: Gerçek ve doğru bildirim mecburiyeti. Tetkik bulguları, tetkik sonuçları ve tetkik raporları tetkik faaliyetlerini gerçek ve doğru olarak yansıtır. Tetkik esnasında karşılaşılan önemli zorluklar ve tetkik ekibi ile tetkik edilen arasında ortaya çıkan ve çözümlenemeyen görüş ayrılıkları bildirilir.

12 TETKİK PRENSİPLERİ TS EN ISO 19001:2004 Profesyonel özen: Tetkikte titizlik ve doğru karar verme. Tetkikçiler yapmakta oldukları işin önemine ve tetkik müşterileriyle diğer ilgili tarafların kendilerine gösterdiği güvene uygun bir özenle çalışır. Gerekli yeterliliğe sahip olmak önemli bir faktördür.

13 TETKİK PRENSİPLERİ TS EN ISO 19001:2004 Tarifi gereği bağımsız ve sistematik olan tetkikle ilgili başka prensipler de vardır: Bağımsızlık: Tetkikin tarafsızlığının ve tetkik sonuçlarının objektifliğinin esası. Tetkikçiler tetkik edilmekte olan faaliyetten bağımsızdır, önyargı ve menfaat çatışmasına sahip değildir. Tetkikçiler, tetkik bulgularının ve sonuçlarının sadece tetkik delillerine dayalı olmasını sağlamak üzere, tetkik boyunca objektif bir düşünce yapısını muhafaza eder.

14 TETKİK PRENSİPLERİ TS EN ISO 19001:2004 Delile dayalı yaklaşım: Sistematik bir tetkik prosesinde güvenilir ve yeniden üretilebilir tetkik sonuçlarına ulaşabilmek için kullanılan makul metot. Tetkik delilleri doğrulanabilir olmalıdır. Tetkikler sınırlı bir zaman dilimi içinde ve sınırlı kaynaklarla yapıldığı için tetkik delilleri eldeki bilgi numunelerine dayandırılır. Numune alma işleminin uygun şekilde kullanımı tetkik sonuçlarına duyulan güvenle yakından ilgilidir. Bu standardın geriye kalan bölümünde verilen kılavuzluk bilgileri yukarıda belirtilen prensiplere dayandırılmıştır.

15 TETKİK ÇEŞİTLERİ İÇ TETKİK DIŞ TETKİK İkinci Taraf Tetkiki Üçüncü Taraf Tetkiki

16 TETKİKİNİN FAYDALARI İletişimi Artırır. Eğitim Aracıdır. Müşteri Şikayetlerinin Azalmasına Olanak tanır. Öz Eleştiri Alışkanlığını Geliştirir. Sürekli İyileşme Taahhüdüne Kaynak Sağlar Üçüncü Taraf Denetim ve Teftişlere Hazırlık imkanı Verir. Sistem Bilincinin Gelişini Sağlar. Yasal Uyumsuzlukları Önler

17 TETKİK UYGULAMA AKIŞI 1

18 TETKİK UYGULAMA AKIŞI 2

19 TETKİK PROGRAMI 1. Tetkikin boyutunun ve hedeflerinin belirlenmesi 2. Sorumlulukların, kaynakların ve prosedürlerin belirlenmesi 3. Tetkik programının uygulanmasının sağlanması 4. Tetkik programının izlenmesi ve gözden geçirilmesi 5. Uygun tetkik kayıtlarının korunmasının sağlanması

20 TETKİKLERİN AMAÇLARI VE KAPSAMI TETKİK PROGRAMI AMAÇLARI AŞAĞIDAKİ KONULARLA BAĞLANTILI OLABİLİR; 1. Yönetimin öncelikleri, 2. Ticari amaçlar, 3. Yönetim sistemi şartları, 4. Yasal ve/veya sözleşme şartları, 5. Tedarikçi değerlendirme ihtiyacı, 6. Müşteri şartları, 7. Diğer ilgili tarafların şartları, 8. Kuruluş riskleri

21 TETKİK FAALİYETLERİ TETKİK AMAÇLARININ BELİRLENMESİ; Tetkik kriterine göre tetkik edilenin yönetim sisteminin uygunluğunun belirlenmesi, Yönetim sisteminin yasal şartlar ile sözleşme şartlarını karşılama yeterliliğinin değerlendirilmesi, Yönetim sisteminin belirlenen amaçları karşılamadaki etkililiğinin değerlendirilmesi, Yönetim sisteminde iyileştirilebilecek potansiyel alanların belirlenmesi.

22 TETKİK FAALİYETLERİ TETKİK EKİBİNİN SEÇİMİ; Tetkik amaçları, kapsamı, kriteri ve ön görülen tetkik süresi, Tetkikin birleşik yada ortak tetkik olması, Tetkik amaçlarına ulaşabilmek için tüm tetkik ekibinin yeterliliği, Uygulanabildiği sürece yasal şartlar, sözleşme şartları ve belgelendirme şartları,

23 TETKİK FAALİYETLERİ Tetkik ekibinin tetkik edilen faaliyetlerden bağımsız olması ve menfaat çatışmalarından kaçınma, Tetkik ekibi üyelerinin kendi aralarında ve tetkik edilenlerle etkili çalışabilme yeterliliği, Tetkik dili, tetkik edilenlerin sosyal ve kültürel karakteristiklerinin anlaşılabilmesi; bu tür konular tetkikçilerin kendi becerileri ile yada tamamen bire teknik uzman aracılığı ile çözülebilir.

24 TETKİK FAALİYETLERİ TETKİKE HAZIRLIK VE PLAN GELİŞTİRİLMESİ; Tetkik planı aşağıdakileri içermelidir; Tetkikin amaçları; herhangi bir yönetim sistemi standardına uygunluk derecesinin tesbiti, daha önceden yürütülen bir tetkikte tespit edilen uygunsuzlukların takibi v.b. Tetkik kriteri ve referans dokümanlar, Organizasyonel ve fonksiyonel birimleri, sahalar, tetkik edilecek prosesleri de içeren tetkik kapsamı, Tarihler ve tetkikin yürütüleceği sahalar, alanlar, faaliyetler, prosesler, birimler, Tetkik faaliyetlerinin yaklaşık zaman ve süreleri, Tetkik ekibi ve görevleri, v.b.

25 TETKİK FAALİYETLERİ KONTROL (SORU LİSTESİ) HAZIRLIĞI; Kontrol Listesinin Yararları; Tetkik amaçları ile alakalı örnek sağlar Tetkik prosedürünü tanımlar Araştırma gerektir Tetkikin plan dahilinde devam etmesine yardım eder Tetkik amaçlarını açık hale getirir Tetkik raporu için bir referans teşkil eder (Rapor) Tetkik esnasında Tetkik Görevlisinin iş yükünü azaltır Tetkik Görevlisinin profesyonelliği konusunda tetkik edilene güven verir

26 TETKİK FAALİYETLERİ Kontrol Listesinin Dezavantajları; İşaretleme listesine dönüşebilir, Bir çok Evet / hayır sorusu içerebilir, Kontrol Listesinde yer almayan bir konu tetkik edilmeyebilir, İşlemlerde inisiyatifi ve analizi azaltabilir.

27 TETKİK KAYITLARI Tetkik programının uygulandığına dair kayıtlar aşağıdakileri içermelidir; Tetkikle ilgili olanlar; - tetkik planları, - tetkik raporları, - uygunsuzluk raporları, - düzeltici ve önleyici faaliyet raporları, - uygun olduğunca takip raporları Tetkik programını gözden geçirme kayıtları, Tetkik personeli ile ilgili olanlar; - tetkikçi yeterliliği ve performans değerlendirmesi, - tetkik ekibi seçimi, - yeterliliğin sürdürülmesi ve iyileştirilmesine dair kayıtlar.

28 TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ Tetkikin gerçekleştirilmesinin aşamaları; Açılış Toplantısı Tetkik Kapanış Toplantısı

29 AÇILIŞ TOPLANTISI Açılış toplantısı tetkik edilenin yönetimi ve uygun olduğunca tetkik edilen proses ve fonksiyonların sorumlularının katılımı ile gerçekleştirilir. Açılış toplantısının amaçları şunlardır; Tetkik planının teyidi, Tetkik faaliyetlerinin nasıl yürütüleceğinin kısaca anlatılması, İletişim kanallarının teyidi, Tetkik edilene soru sorma imkanı verilmesi.

30 AÇILIŞ TOPLANTISI Tetkik programının gidişatı ile ilgili tetkik edilenin bilgilendirilmesinin teyidi, Tetkik ekibinin ihtiyacı olan kaynakların ve imkanların elde edilebilir olmasının teyidi, Tetkik ekibi için rehberlerin görevlendirilmesi ve rollerinin açıklanması, Açıklayıcı bilgiler

31 AÇILIŞ TOPLANTISI Raporlandırma metotları ile uygunsuzlukların derecelendirilmesinin açıklanması, Gizlilik ilkesinin açıklanması, Teknik emniyet, güvenlik ve acil durumlarla ilgili prosedürlerin görüşülmesi, Tetkikin hangi koşullar altında sonlandırılabileceği, Tetkik edilenin tetkik sırasında ve tetkikten sonra yapacakları bildirimlerle ilgili sistem.

32 TETKİK PROSESİ Tetkik saha ziyaretleri, proseslerin incelenmesi, karşılıklı görüşmeler, gözlem v.b. şekillerde yürütülür. Tüm tetkik ekibi aşağıda belirtilenlerden oluşur. Ekip Lideri ve diğer tetkik görevlisi/görevlileri, Rehber, Yönetim Temsilcisi, Tetkik edilen alandaki çalışanlar, Tetkik grubuna eşlik eden diğer gözlemciler ( tetkik görevlisi adayları, uzman v.b. ), Tercüman ( tetkik görevlilerinin tetkik edilen tarafın lisanını konuşamadığı hallerde ).

33 REHBERLERİN VE GÖZLEMCİLERİN ROLLERİ VE YETKİLERİ Rehber ve gözlemciler tetkik ekibi içinde yer almakla birlikte tetkik ekibinin bir parçası değillerdir. Tetkikin gidişatına müdahale edemezler ve etkide bulunamazlar. Tetkik edilen tarafından atanan rehberler tetkik ekibine yardımcı olur ve baş tetkikçi istediğinde devreye girer. Rehberlerin sorumlulukları aşağıda verilmiştir; 1. Görüşmeler için iletişimi ve zamanlamayı ayarlamak, 2. Kuruluşun özel bölümlerindeki ziyaretleri ayarlamak, 3. Saha emniyeti ile ilgili kuralların ve güvenlik prosedürlerinin tetkik ekibi tarafından bilinmesinin sağlamak, 4. Tetkik edilenin namına tetkike şahitlik etmek, 5. Açıklığı sağlamak ve bilgi toplanmasına yardımcı olmak

34 TETKİKTEKİ BİLGİ KAYNAKLARI 1. Çalışanlar ve diğer personelle yapılan görüşmeler, 2. Faaliyetlerin, çalışma ortamının ve çalışma şartlarının gözlemlenmesi, 3. Politika, hedefler, planlar, prosedürler, standardlar, talimatlar, belge ve izinler, spesifikasyonlar, çizimler, şözleşmeler v.b. dokümanların incelenmesi, 4. Muayene kayıtları, toplantı tutanakları, tetkik raporları, izleme ve ölçme sonuçları v.b. kayıtlar, 5. Veri özetleri ve analizi, 6. Tetkik edilenin örnekleme planı hakkında bilgi ile örnekleme kontrolu ve ölçüm prosesleri hakkında bilgi, 7. Müşteri geri beslemesi, diğer ilgili taraflardan gelen bilgiler, tedarikçi değerlendirme raporları v.b. raporlar, 8. Bilgisayarda oluşturulmuş veri tabanları ve internette oluşturulmuş kuruluş sitesi.

35 TETKİKTE ÖRNEKLEME Tetkikler %100 kontrol olmayıp örnekleme metodu ile yapılır. Örnek seçerken firmayı temsil edecek örnekler seçilmeli. Tetkikin başarısı Örnekleme başarısına bağlıdır. Sürekli aynı örnekler üstünde çalışılmamalı,çeşitlendirme yapılmalı. İyileştirme amaçlanıyorsa kimsenin bakmadığı örneklere odaklanılmalı. Mümkün olduğunca çok örnek alınmalı. Vardiyalı firmalarda tüm vardiyalardan örnekler alınmalı.

36 TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ Alana giriş, Rehberce karşılanıp tanışma, Görmek istediğinizi açıklayın, Gerekirse, derinlemesine araştırın, Her hangi bir problem bulunmaz ise, diğer alanlara geçin, Tetkik işlemini, mutlaka bir problem tespit edilmesi gayesi uğruna sürdürmeyin

37 TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ Objektif delilleri inceleyin, Açık anlaşılabilir sorular sorun, Dokümanlardan, kayıtlardan ve soru listelerinden faydalanın, Notlar alın, Olayları gözlemleyin. SOR - DİNLE - GÖR

38 KARŞILIKLI GÖRÜŞMELER Görüşmeler tetkik kapsamında faaliyetleri veya görevleri yürüten uygun seviyelerdeki kişilerle yapılmalıdır, Görüşmeler normal çalışma saatlerinde ve uygun olduğunca görüşme yapılan kişinin çalışma alanında yapılmalıdır, Görüşmeden önce ve görüşme sırasında görüşülen kişi ile rahat bir dialog kurulması sağlanmalıdır. Görüşme sebepleri ve görüşme sırasında tutulan notlar açıklanmalıdır.

39 KARŞILIKLI GÖRÜŞMELER Görüşmeler görüşme yapılan kişinin yaptığı işi tarif etmesi ile başlatılmalıdır, Yönlendirmeli sorulardan kaçınılmalıdır, Görüşme sonuçları özetlenmeli ve görüşme yapılan kişi ile gözden geçirilmelidir, Görüşülen kişiye katılımları ve yardımlarından dolayı teşekkür edilmelidir.

40 Tetkikte Sorulması Gerekenler; TETKİKTE İLETİŞİM Doğru sorular, Açık sorular, Konulu sorular, Genişletici sorular, Araştırma yapılması, Beden dilinin kullanılması ve okunması, Tetkikte Sorulmaması Gerekenler; Hayali sorular Yönlendirici sorular Kapalı sorular Varsayımlı Sorular Yargılayıcı Sorular (NİÇİN?)

41 Soru Sorma Teknikleri Tetkikte sorular 5N1K prensibinden hareketle sorulmalıdır. Ne, Niçin, Ne Zaman, Nasıl, Nerede, Kim Kapalı sorulardan (cevabı evet yada hayır olan sorular) ziyade açık sorular (cevabı evet yada hayır olmayan sorular) tercih edilmelidir.

42 Diğer Soru Tipleri Konulu sorular; yazılımların doğrulanmasından bahsetmişken,... şu konuyu nasıl yapıyorsunuz? gibi. Genişletici sorular; Başka hangi alanları düşünmektesiniz? gibi. Kanaat soruları; Sizce en etkili şey ne olabilir...? gibi. Araştırma soruları; "Bu bakış açısı hakkında ne düşünüyorsunuz..?", "Bunun, şu anda uygulanan metoda nasıl uyacağını hissetmektesiniz?, gibi. Sözlü olmayan sorular; Beden dilinin kullanıldığı, göz temasının mevcut olduğu anda kaşların kaldırılması, v.b.

43 Diğer Soru Tipleri Tekrarlı sorular; Yazılı bir prosedürün gerektiğini sanmıyorum, ve Tetkik Görevlisi, Yazılı bir prosedürün gerektiğini sanmıyor musunuz? gibi. Hipotetik sorular; anahtar bireylerin mevcut olmaması vb gibi hallerde ne yapılacağının sorgulandığı sorulardır. Yönlendirici sorular; istenilen cevaba yönlendirme yapan sorulardır. Bu tür sorularda tetkiklerde kullanılmamalıdır.

44 NOT TUTULMASI Objektif Delillerin Kaydedilmesi: Tetkik edilen tarafından verilen bilgiler Doküman numaraları ve yayınlanma / revizyon durumları Ürün ve hizmetle ilgili tanımlayıcılar (ürün no., sözleşme no., kalibrasyon durumu vb.) Bölümler Tetkik Edilenin Adı

45 OBJEKTİF DELİL SAĞLAYIN Tetkik edilenden yardım alın Bulguları doğrulayın Bütün delilleri kaydedin - Kesin gözlem - Nerede, nasıl, ne, vb. Niçin bir uygunsuzluk ve başka husus olduğunu tespit edin Kim olduğunu beyan edin (gerekli ise) - Muhtemelen iş ünvanı ile birlikte

46 TETKİK BULGULARI Tetkik delilleri tetkik kriterine göre değerlendirilmeli tetkik bulguları elde edilmelidir. Tetkik bulguları tetkik kriterine uygunluğu veya uygunsuzluğu işaret eder. Tetkik kriterine uygunluk tetkik edilen sahaları, fonksiyonları ve prosesleri işaret etmelidir. Uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukları destekleyen bilgiler kayıt edilmelidir. Uygunsuzluklar derecelendirilmelidir; Uygunsuzluklar; Majör Uygunsuzluk Minör Uygunsuzluk

47 Uygunsuzluklar 1. Müşteri şartlarına /yasal gerekliliklere uymama, 2. Sözleşme şartlarına uymama, 3. KYS şartlarına uymama, 4. KYS El Kitabına uymama, 5. Prosedürler veya talimatlara aykırı bir durum v.b. durumlarda aşağıdaki nedenlerden dolayı ortaya çıkabilir; 1. Dokümanın KYS şartlarını sağlamaması, 2. Dokümanda tanımlanan metodun uygulanmaması yada eksik uygulanması, 3. Uygulamanın etkin olmaması.

48 UYGUNSUZLUK FORMU NON-CONFORMITY FORM Doküman Kodu: SBM-Fr Rev. No: Rev. Tarihi RAPOR NO / REPORT NO TETKİK TARİHİ / DATE OF AUDIT STANDARD.. TETKİKİN TÜRÜ/TYPE OF AUDIT:.././ /./200.. TS-EN-ISO DOSYA NO / FILE NO: FİRMA / COMPANY :.. YÖNETİM TEMSİLCİSİ/MANAGEMENT REPRESENTATIVE: 1. BTG/LA: 2. TG/A:.. 3. TG/A : 4. TG/A:.. UYGUNSUZLUK RAPORU ÖRNEĞİ STANDARD MADDE NO / STANDARD ARTICLE NO : UYGUNSUZLUK HAKKINDA BİLGİLER / DETAILS OF NON-CONFORMANCE : UYGUNSUZLUK KATEGORİSİ / NON-CONFORMANCE CATEGORY: BÜYÜK / MAJOR KÜÇÜK / MINOR TAKİP TETKİKİ GEREKLİMİ? / FOLLOW-UP AUDIT? EVET / YES HAYIR / NO YÖNETİM TEMSİLCİSİ / MANAGEMENT REPRESENTATIVEBAŞ TETKİK GÖREVLİSİ / LEAD AUDITOR İMZA / SIGNATURE:... İMZA / SIGNATURE: GERÇEKLEŞTİRİLECEK DÜZELTİCİ FAALİYET / CORRECTIVE ACTION INTENDED BY COMPANY : TAMAMLANMA SÜRESİ / COMPLETION DATE : YÖNETİM TEMSİLCİSİ İMZASI / MANAGEMENT REPRESENTATIVE SIGNATURE :.... TARİH / DATE :.../.../200.. DÜZELTİCİ FAALİYET SONUCU/RESULT OF CA : YETERLİ / SATISFACTORY YETERSİZ /UNSATISFACTORY AÇIKLAMA / COMMENTS :. BAŞ TETKİK GÖREVLİSİ / LEAD AUDITOR :..... İMZA / SIGNATURE:.. TARİH / DATE :...../...../200..

49 Tetkik Sonuçlarının Hazırlanması Tetkik ekibi kapanış toplantısından önce biraraya gelerek aşağıdaki konuları görüşmelidir; 1. Tetkik bulguları ve tetkikte elde edilen diğer bilgilerin tetkik kriterlerine göre gözden geçirilmesi, 2. Tetkik sonuçları ile ilgili mutabakata varılması, tetkikteki belirsizlikler, 3. Tetkik amaçlarında var ise tavsiyelerin belirlenmesi,

50 Tetkik Sonuçları Yönetim sisteminin tetkik kriterine uygunluğu, Yönetim sisteminin uygulanması, muhafazası ve iyileştirilmesi, Yönetimin gözden geçirmesi prosesinin; uygunluğun sürdürülebilirliği, yeterliliği, etkinliği ve yönetim sisteminin iyileştirilmesine katkı düzeyi konularını içermelidir.

51 Gözden Geçirme Toplantısı Gözden geçirme toplantısı, süre olarak genellikle 15 ile 20 dakika sürebilir ve gün sonunda veya bir sonraki tetkik gününün başlangıcında yapılabilir. Bu toplantıda aşağıdaki hususlar, yönetim ile veya rehberlerle gözden geçirilir : Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi Problemlerin çözülmesi Tetkik gelişiminin rapor edilmesi Yanlış anlaşılmaların giderilmesi Uygunsuzluklarla ilgili imzaların alınması

52 Tetkik Ekibi Toplantısı Kapanış Toplantısı hakkında plan Ekip lideri Tetkik raporunu hazırlar Sistem etkinliğinin gözden geçirilmesi Ekip, uyumsuzluk raporlarını tamamlar Ekip, uyumsuzluk raporlarını gözden geçirir

53 Kapanış Toplantısı Teşekkür; Bulguların Sunumu; Tetkik Sonuçlarının Bildirimi; Tetkik Sonrası İşlemlerin Bildirimi; Tetkik sonucuna ilişkin varsa farklı görüşler görüşülmeli ve çözümlenmelidir.

54 Kapanış toplantısında tetkik ekibi aşağıdaki hususlara dikkat etmelidirler; 1. Gerçeklerin ifade edilmesi; 2. Tespit edildiği yer; 3. Tespit Edilen Nedir; 4. Niçin bir Uygunsuzluktur; 5. Yerel terminolojinin kullanımı; 6. Düzeltici faaliyetin tanımı; 7. İyileştirme;

55 Tetkik Raporları Tetkik amaçları, Tetkik kapsamı, tetkik edilen fonksiyonlar, birimler veya prosesler ve tetkik zamanı ile süresi, Tetkik edilenlerin isimlerini, ünvanları, Ekip lideri ve üyelerinin isimleri, Saha tetkikinin yapıldığı yerleri ve tarihleri, Tetkik kriteri, Tetkik bulguları, Tetkik sonuçları.

56 Tetkik Raporları Tetkik planı, Tetkik edilenlerin temsilcilerini, Belirsizlik, engellemeler v.b tetkik sonuçlarının güvenilirliğini azaltacak hususlar da dahil olmak üzere tetkik prosesinin özeti, Tetkik kapsamı çerçevesinde tetkik planı ile uyumlu bir biçimde tetkik amaçlarına ulaşıldığının doğrulanması, Tetkik kapsamında olmasına karşın tetkik edilmeyen sahalar, alanlar, Tetkik ekibi ile tetkik edilenler arasında çözümlenemeyen hususlar, Gerekli durumlarda takip faaliyetlerinin terminleri,

57 KALİTE TETKİK RAPOR FORMU Rapor No: TETKİK RAPORU ÖRNEĞİ Bölüm Tetkik Tarihi Tetkik Görevlileri Görüşülen Kişiler Ünvan Tetkikin Amacı Sonuç İmza (Tetkikçi) İmza (Bölüm sorumlusu)

58 Takip Dönemi İşlemleri Tetkik edilen uygunsuzluk raporunu alır Düzeltici tedbir planı hazırlanır Plan tetkik görevlisine sunulur Tetkik görevlisi bu cevabı değerlendirir Tetkik edilen planı tatbik eder Tetkik edilen etkinliği değerlendirir

59 Takip Dönemi İşlemleri Tetkik edilen gerekirse planı gözden geçirir Tetkik edilen değişiklikleri gerekli ise doküman haline getirir Tetkik edilen tatbikatı ve etkinliğini doğrular Alınan her tedbire ait kayıtlar tutulur (tetkik görevlisi ve tetkik edilen tarafından) Tetkik ekibi takip tetkikini gerçekleştirir

60 Tetkik Görevlisinin Özellikleri 1. Tarafsızlık, 2. Sabır, 3. Nezaket, 4. Profesyonellik, 5. Güncellik, 6. Çalışkanlık, 7. Mükemmellik ve Pratiklik, 8. Dakiklik, 9. Prensip sahibi olmak, 10. Yapıcılık, 11. Fayda sağlayan, 12. Hazırlılık.

61 Baş Tetkik Görevlilerinin Sorumlulukları Tetkik programını geliştirir Ekibin her zaman dakik olmasını sağlar Üzerinde uzlaşılan programa uyulmasını sağlar Geçerli kısıtlamalara uyulmasını sağlar Ekip üyelerinin verilen görevleri tamamlamasını temin eder Gizliliğin muhafaza edilmesini sağlar Münakaşalardan kaçınılmasını sağlar

62 Baş Tetkik Görevlilerinin Sorumlulukları Bireylere yönelik eleştirilerin yapılmamasını sağlar Tüm Toplantılara başkanlık eder ; açılış, gözden geçirme, ekip ve kapanış toplantıları Bulguların özetini yapar Önerilerde bulunur Tetkik raporunu dosyalar

63 Tetkik Görevlilerinin Sorumlulukları Ekip Liderini desteklemek Kontrol listesi hazırlamak Görevine zamanında gelmek Verilen görevleri yürütmek Zaman cetveline uymak Bütün bulguları dokümanlaştırmak Raporlarda ekip liderine yardımcı olmak Bütün dokümanları korumak Gizliliği sürdürmek

64 TETKİKÇİ DEĞERLENDİRME PLANI

65 TETKİKÇİ DEĞERLENDİRME METOTLARI

66 TETKİKÇİ YETERLİLİĞİ

67 AKREDİTASYON KONSEYİ BELGELENDİRME KURULUŞU BELGELENDİRME KURULUŞU BELGELENDİRME KURULUŞU FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA FİRMA