Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü 1

Transkript

1 Tapu ve Kadastro Genel MüdürlM rlüğü 1

2 TAPU ARŞİ ŞİV OTOMASYONU PROJESİ (TARBİS) Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün n büyük b projelerinden biri de Tapu Arşiv Otomasyonu kısa k adıyla TARBİS S Projesi dir. 2

3 TARBİS Sözleşme Tarihi : Taraflar : 1-TKGM,Tapu 1 Arşiv Dairesi Başkanl kanlığı ( Döner D Sermaye İşletmesi MüdürlM rlüğü) 2-SENTİM M Bilişim im A.Ş.- SENTİM Yazılım m A.Ş. Yer Teslimi ve : Ankara İşe e Başlama İstanbul Projenin 2008 yılıy ortalarında bitirilmesi hedeflenmiştir. TARBİS İşin Tanımı : Proje ile; Kurumumuzda mevcut olan tarihi değere ere haiz taşı şınabilir kültk ltür r varlığı niteliğindeki indeki Osmanlıca Arşiv Belgeleri nin, En son teknoloji kullanılarak larak taranması, mikrofilmlerinin alınmas nması, belli indeks alanlarının transkribinin yapılarak dijital ortama aktarılmas lması, indeks ve kataloglarının n oluşturularak arşiv otomasyonu yazılım m ve alt yapısının n kurulması suretiyle, arşiv bilgi ve belgelerine yetki verilmiş kişilerin ilerin güvenlik çerçevesinde evesinde kolayca ulaşmas masının sağlanmas lanması amaçlanm lanmıştır. 3

4 OTOMASYONA KONU ARŞİ ŞİV V BELGELERİNDEN ÖRNEKLER: Ceylan derisi üzerine yazılmış Miladi 1460 tarihli Fatih Sultan Mehmet in 65,30 m. x 0.38 m ebatlarındaki Ayasofya Vakfiyesi Defterhane-i Hakani Camiine Amire Emini Numan Sabit Efendi tarafından M.1826 tarihinde vakfedilen ve yazılış ış tarihi belli olmayan el yazması Kuranı Kerim. 4

5 Şeyh İsmail Efendinin zaviyesine vakfedilen Bursa Bahadır r köyündeki k vakfa ait mülkname. Belge No:207 Tarihi: H.1000/M Abdülmecit Dönemine D ait 1858 tarihli Arazi Kanunname-i i Hümayunu H 5

6 Belge No: 2 Midilli Mufassal Defterinde bulunan M tarihli Mülkname (altın yaldız süslemeli) Belge No: 121 H.1257/M.1841tarihli Bezm-i i Alem Valide Sultan Vakfiyesi (altın n yaldız z süslemeli) s slemeli) 6

7 İcmal Defterleri Kars İcmal Defteri Belge No: 290 Tarihi:H.968/M.1560 Sultandan başlayarak Sipahilere kadar Has, Tımar,Zeamet sahiplerini belirleyen defterlerdir. Ruznamçe e Defterleri Paşa a Livası Ruznamçe Defteri Belge No:762 Tarihi H.1134/M.1722 Padişah ahın n fermanıyla yapılan arazi bağış ğışları, Zeamet ve TımarlarT marların n emrine verilmiş köylerdeki yaşayanlar ayanların n verecekleri vergi miktarlarını belirten defterlerdir. 7

8 Cebe Defterleri Kars Eyaleti Cebe Defteri Belge No: 2094 Tarihi:H.1260/M.1844 Savaş için in orduya katılacak şahısların n isimlerini ihtiva eden defterlerdir. OSMANLI DEVLETİ TOPRAKLARI ÜZERİNDE KURULAN VE TAPU ARŞİ ŞİV V DAİRES RESİ BAŞKANLI KANLIĞI I ARŞİ ŞİVİNDE KAYITLARI BULUNAN ÜLKELER AVRUPA Arnavutluk Bosna-Hersek Bulgaristan Hırvatistan Kıbrıs R.K. K.Kıbr brıs T.C. Kosova Macaristan Makedonya Romanya Sırbistan-Karadağ Slovenya Yunanistan ASYA Filistin Gürcistan Irak İsrail Lübnan Suriye SuudiArabistan Ürdün TOPLAM AFRİKA Libya 23 ülke 8

9 Tapu Arşiv Dairesi Başkanlığı Arşivinde Kayıtları Bulunan Ülkelerin Kıtalara Göre Dağılımı Afrika 5% Asya 36% Avrupa 59% Avrupa Asya Afrika Proje ile; Modern Arşivleme Usul ve Esaslarına uygun arşiv oluşturulmas turulması amaçlanm lanmış olup, METODOLOJİ olarak; önce SAYISALLAŞTIRMA sonra MİKROFM KROFİLME alma, yöntemi benimsenerek çalışmalara başlanm lanmıştır. 9

10 Otomasyona konu arşiv belgeleri 400 dpi çözünürl rlükte taranarak sayısal sal ortama alınmakta ve daha sonra arşiv yazıcı ünitesi ile mikrofilme aktarılmaktad lmaktadır. 10

11 Kullanılan lan sayısalla sallaştırma cihazlarındaki soğuk ışık düzeneği ve cildi destekleyen beşik sistemi sayesinde belgelere zarar vermeden görüntg ntüleri alınabilmektedir. 11

12 12

13 Belgelerin görüntg ntülenerek elektronik ortama aktarılmas lmasından sonra; tekrar erişime ime yönelik y belli index alanlarının, n, Osmanlıcadan Türkçeye çevirisi yapılmaktad lmaktadır. Böylece proje bitiminde belge aslı yerine elektronik kopyası üzerinden çalışma yapılmas lması hedeflenmiştir. 13

14 Projede Tapu Arşiv Uzmanı olarak görev g alacak Firma personelinin öncelikle Osmanlıca bilgi düzeyi d İdaremizce test edilmekte yeterliliği i tespit edilmesi halinde işe i e başlamas lamasına müsaade edilmektedir. 14

15 İşin Yapılma Yeri : Tapu Arşiv Dairesi Başkanlığı İstanbul Tapu ve Kadastro II.Bölge Müdürlüğü Oluşturulan verilerin öncelikle Yüklenici Y tarafından kontrolleri yapılmakta daha sonra Kurum personeli tarafından kontrol ve testleri yapılarak sisteme aktarılmaktad lmaktadır. 15

16 TARBİS S Uygulama Yazılımındaki Modüller: Genel Tanımlar Modülü; Ülke, il adları,, Kurum isimleri, malzeme tipleri ile depo ve yer kodları,, indeks alanları, digital kameralara ait bilgilerin girildiği/tan i/tanımlandığı modüld ldür. Belge Takip Modülü; Belgelere ait dosya,gömlek,belge,defter katalog bilgilerini içerir. i erir.modül l içerisinde i yer alan alanlar bazında kullanıcılara lara çeşitli kombinasyonlara göre g sorgulama imkanı sağlar.belgelere ait her türlt rlü rapor ve istatistiki bilgilerin alınmas nmasını içerir.belge tarihilerinin (Hicri, Miladi ve Rumi) dönüşümlerini d yapar. Depo Takip Modülü; Arşivde bulunan mevcut belgelerin giriş-çıkış ış trafiğinin inin takibi, miktarı,, arşiv malzemesinin kimlere ne zaman ve ne amaçla verildiği i vb. gibi kayıtlar tların girilmesi ve depo yerleşim bilgilerini içerir. i Araştırmac rmacı Takip Modülü; Araştırmac rmacı Bilgileri,Araştırma rma Bilgileri,Araştırmac rmacı Portföy y Yönetimi,AraY netimi,araştırma rma istatistikleri (araştırmac rmacı sayılar ları,, konuları,, talep ettikleri belge sayılar ları vb),araştırmac rmacının n yaptığı araştırman rmanın kopyasını idareye verip vermediğinin inin izlenmesi bu modül l ile sağlanacakt lanacaktır. Arşiv Malzemesi Bakım m ve Onarım m Takip Modülü; Arşiv malzemesine ilişkin restorasyon bilgilerini içerir. Arşiv Malzemesi Kopyalama Bilgileri Takip Modülü; Fotokopi Çekim Bilgileri,Manyetik Ortam Kayıt Bilgileri ( cd,, disket, memory bar vb.),mikrofilm Çekim Bilgileri,Baskı Bilgileri, İstenildiğinde inde belgelerin dijital kopyalarına filigranlı yazı veya logo yapış ıştırılması sağlanmaktad lanmaktadır. 16

17 Sistem Yönetim Y Takip Modülü; Tüm m modüller üzerinde gerekli sistem yönetimi y ile kullanıcı hesapları,, güvenlik g ve uygulama yöntemi y bilgilerini içerir. i Bu modül l ile üst modüller bazında kullanıcı ve işlem bazında kullanıcılara lara haklar verilebilmekte, gerekirse kullanıcı grupları ve rolleri oluşturulmakta ve bu roller kullanıcılara lara ve gruplara verilmektedir. Böylece otomasyona konu olan belgelere yetkiler bazında ulaşı şım m sağlanabilmekte, yetkisi olmayan personel belgenin sayısal sal kopyasına ulaşamamaktad amamaktadır. (örne( rneğin: İstanbul Bölge B Müdürlüğünde çalışan bir personel izin verilmediği sürece Tapu Arşiv Dairesi Başkanl kanlığı arşivindeki belgeye ulaşamayacakt amayacaktır.) Personel Modülü; Programı kullanacak personelin bilgileri tutulmaktadır. Araştırma rma Modülü; Kurum kullanıcılar larının n sorgulama yapabildikleri ve kendi portföyünü oluşturabildikleri modüld ldür. Katalog Modülü; Araştırmac rmacılara katalog oluşturulan ve gerektiğinde inde bilgi ilave edilen modüld ldür. Arşiv Raporlar Modülü; Dijital görüntg ntülerin ve transkripsiyon bilgilerinin raporlarının n alınabildi nabildiği i Modüld ldür. Ayrıca; Veritabanı Yönetim Sistemi olarak Microsoft Sql Server kullanılm lmış olup Proje bu sayede halen devam eden TAKBİS S projesi ile de teknolojik altyapı olarak uyumlu çalışacaktır. 17

18 TARBİS S Projesi dogal ve suni felaketlerden etkilenmemek için; i in; Disaster Recovery olarak tasarlanmış ıştır. Sistem aynı özellikte iki kayıt ünitesi ve 1 adet SCSI disk ünitesi ile sistemi tamamlayan diğer donanımlardan oluşmaktad maktadır. Arşiv belgelerine ait görüntg ntüler kayıt ünitelerine anlık k kopyalanmakta, index bilgiler ise SCSI disk ünitesi üzerinde tutulmaktadır. 18

19 Proje çalışmaları 5 Etaptan oluşmaktad maktadır Tapu Arşiv Dairesi Başkanl kanlığınca yürütülmekte y olan Projenin 1. Etap çalışmaları tamamlanmış ış,, diğer etaplarla ilgili çalışmalar ise paralel olarak sürdürülmektedir.. 19

20 TARBİS PROJENİN GÜVENLİĞİ Bilgi GüvenliG venliği Belge GüvenliG venliği Personel GüvenliG venliği İşyeri GüvenliG venliği Malzeme ve Donanım m GüvenliG venliği 20

21 21

22 TARBİS Temel 4 amaca hizmet edecek: 22

23 PROJENİN N YARARLARI Yerli ve yabancı bilim adamlarınca 15 ila 19. yüzyıllarda Osmanlı Devleti ve toplum yapısı konularındaki ndaki bilimsel araştırmalarda rmalarda kullanılmakta lmakta olan Tapu Tahrir Defterlerindeki BİLGİLERE LERE SAYISAL ORTAMDA HIZLI BİR ŞEKİLDE ULAŞIM SAĞLANAB LANABİLECEKTİR. TARİHİ DEĞERE ERE HAİZ Z BU BELGELERİN N TAMAMININ MİKROFİLM ARŞİ ŞİVİ OLUŞTURULARAK ASIRLARCA DAHA YAŞATILAB ATILABİLECEKTİR. (Mikrofilmlerin bilinen ömrü 500 yıl) y 23

24 Araştırmac rmacı Bilgileri, Araştırma rma Bilgileri, Araştırmac rmacı Portföy y yönetimi, y ARAŞTIRMA İSTATİSTİKLERİ,, TAKİP EDİLEB LEBİLECEKTİR. (araştırmac rmacı sayılar ları,, konuları, talep ettikleri belge sayılar ları vb.) Türkçeye çevrilerek veri girişi i yapılan index bilgilerinden biri veya birkaçı kullanılarak larak sistemdeki tüm t m belgeler sorgulanıp istenilen bilgiye saniyelerle tanımlanacak zaman dilimi içerisinde ulaşı şılabilecek, Belge tarihlerinin (Hicri, Miladi ve Rumi) dönüşümleri d yapılabilecektir. ZAMANDAN BÜYÜK B ÖLÇÜDE TASARRUF SAĞLANACAKTIR. 24

25 Çoğunluğu u birinci derecede korunması gerekli taşı şınabilir kültk ltür varlığı niteliğinde inde olan söz s z konusu belgelerin asıllar lları yerine dijital kopyaları veya mikrofilmleri üzerinde çalışmaların n yürütülmesi y suretiyle, BELGE ASILLARININ YIPRANMASI ÖNLENECEKTİR. DİĞER KURUM VE KURULUŞLARA LARA SAYISAL ORTAMDA BİLGB LGİ VE BELGE DESTEĞİ SAĞLANACAKTIR. ÇALIŞMALAR SAYISAL ORTAMDAKİ VERİLER ÜZERİNDEN YÜRÜTÜLECEĞİNDEN, PERSONEL ORTAM KOŞULLARINDA BULUNAN TOZ, MANTAR v.b. OLUMSUZLUKLARDAN ETKİLENMEYECEKT LENMEYECEKTİR. 25

26 Arşivde bulunan mevcut belgelerin giriş-çıkış ış trafiğinin inin takibi, miktarı,, arşiv malzemesinin kimlere ne zaman ve ne amaçla verildiği i vb. gibi kayıtlar tların n girilmesi ve depo yerleşim bilgilerinin tutulması sağlanacak, Kullanıcılara lara çeşitli kombinasyonlara göre g sorgulama imkanı sağlanabilecek, Belgelere ait her türlt rlü rapor ve istatistiki bilgilerin alınmas nması mümkün olabilecek, İstenildiğinde inde belgelerin dijital kopyalarına filigranlı yazı veya logo yapış ıştırılması sağlanabilecektir. 26

27 Ayrıca; Kurumumuzda özellikle eski yazılı belgelerin onarımı için bakım- onarım (restorasyon) ve cilt ünitesi çalışmalarına başlanmış belge asıllarının da daha uzun yıllar yaşatılması hedeflenmiştir. Bizi sabırla dinlediğiniz iniz için i in teşekk ekkürler.. Proje Sorumlusu: Ömer Ali ANBAR Genel Müdür M r yardımc mcısı Prj.Koordinat.Koordinatörü: Ümit TOPRAK umit_toprak@ _toprak@hotmail.com utoprak@tkgm tkgm.gov..gov.tr EKİM