Bölüm Sekreterinin Görev Tanımı

Transkript

1 Bölüm Sekreterinin Görev Tanımı 1. Fakülte bölüm, bölüm içi ve bölümler arası iletişimi kurup yazışmaları yapmak. 2. Gelen-giden evrakları evrak kayıt defterine kayıt etmek, dosyalamak. 3. Kayıt edilen evrakların bölüm başkanlına sunmak, 4. Bölüm kurulu kararlarını yazmak 5. Lisans ders programlarının bölüm başkanlığının onayından sonra ders veren öğretim üyelerine dağıtılması, bölüm ilan panosunda ilan edilmesi ve dekanlık makamına üst yazı ile bilgi verilmesini sağlamak, 6. Görevlendirme değişikliği, ders değişikliği, yarıyıl ders değişikliği, dersin gruplara ayrılması işlemlerinin bölüm başkanlığından onaylı üst yazı ile dekanlık makamına bildirilmesini sağlamak, 7. Toplantı duyurularının bölümde eksiksiz yapılmasını sağlamak, 8. Öğrenci ilan panolarında ilgili duyuruları yapmak ve süresi dolanların panodan kaldırılmasını sağlamak, 9. Öğrencilerle ilgili (not düzeltme, not bildirim, ekle-sil v.b.)evrakların danışman tarafından onaylandıktan sonra bölüm başkanlığına iletilerek üst yazı ile dekanlık makamına bildirilmesini sağlamak, 10. Fakülte bölümler arası yazışmaların yapılmasını ve teslim edilmesini sağlamak, 11. Öğretim elemanları ve gözetmenlere sınav programının temin edilmesini sağlamak, 12. Bölüm personelinin yıllık izne ayrılmadan bir hafta öncesinden izin formunu ve izin dönüşünde yıllık izin dönüş formunun dekanlığa gönderilmesini sağlamak 13. Hasta ve raporlu olan bölüm personelinin rapor izin formunu geciktirmeden dekanlığa iletilmesini sağlamak. 14. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 15. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar. Dekanlık Özel Kalem in Görev Tanımı 1. Dekanın haftalık ve/veya günlük çalışmalarının-görüşmelerinin-toplantılarının programını hazırlar ve uygulanmasını sağlar. 2. Dekanın, dekan yardımcılarının haftalık ders çizelgelerini edinir, üst yöneticilerin toplantı-izin-görev durumlarını izleyerek soranlara, bilgi edinmek/görüşmek isteyenlere gerçekçi bilgiler verir/yardımcı olur; bu doğrultuda aldığı notları da yöneticilere iletir. 3. Üst yöneticilere telefon aracılığı ile iletişim hizmeti sunar; bu bağlamda yanlış anlamalara/algılamalara fırsat vermemek için özenli davranır. 4. Üst yöneticilerle yüz yüze görüşmek isteyenlere aracı olur; bilgilendirir, uygunluk görüşüne göre izler ve görüşmenin yapılmasını sağlar. 5. Üst yöneticilerce verilen yazıları yazar, gereğini yapar. 6. Üst yöneticilerin yerine vekâlet edilmesi ile ilgili olarak birimleri bilgilendirir. 7. Faks iletileri ile ilgili işlemleri yapar, yerine ulaştırır. 8. Kullandığı, üst yöneticilerin kullandıkları makine ve araçların temizliği ve bakımı ile ilgilenir; onarımlarını yaptırır. 9. Kurul odasının, yöneticilerin odalarının bakımını temizliğini denetler, sorunları giderir. 10. Yazı ve Kurul İşleri Birimiyle işbirliği yapar. 11. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 12. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.

2 Destek Hizmetler Sorumlusu Görev Tanımı 1. Teknik elemanların sevk ve idarelerini yürütmek, 2. Yardımcı personelin sevk ve idaresini yürütmek, 3. Yardımcı personelin sorumluluk alanlarının günlük kontrolünü yapmak, 4. Fiziki alanların sürekli temiz, bakımlı ve düzenli olarak hizmet verebilmesi için kontrolleri yapmak ve gerekli tedbirleri almak, 5. Fakülte sorumluluğundaki alanın çevre düzenini sağlamak ve temizliğini yaptırmak, 6. Fakültede ihtiyaç duyulan taşıma, yükleme ve boşaltma işlerini yaptırmak, 7. Her türlü toplantı, tanıtım ve organizasyonlara alt yapı desteği sağlamak, 8. Görev alanında hizmetin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, 9. Fakültenin tüm birimlerinin yangın, su bakımı vb. felaketler ile hırsızlıklara karşı güvenliği için her türlü tedbiri almak, olabilecek eksiklikleri önceden tespit ederek birim amirine bildirmek, 10. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 11. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar. a) Baskı Birimi Görev Tanımı 1. Gelen sınav sorularını gizlilik içinde çoğaltmak 2. Baskıyı yaptıktan sonra baskı makinesinin hafızasından sınav sorularını silmek ve master kalıbını imha etmek. 3. Fotokopi ihtiyaçlarını karşılamak 4. Fotokopi makinesinin bakım ve onarım işleri ile ilgilenmek. 5. Taşınır kayıt kontrol biriminden baskı için malzemeyi almak. 6. Dekanlıkça verilen diğer baskı işlerini yürütmek. 7. Tüm bu görevlerin yerine getirilmesinde Destek Hizmetleri yetkilisine karşı sorumlu olmak. b) Bilgi İşlem Birimi Görev Tanımı 1. Bina içindeki tüm internet hatlarının bakım ve tamiri, bilgisayar kurulumları, bilgisayar teçhizatlarının montajı ve çalışır hale getirilmesi. 2. Sınıf ve amfilerdeki bilgisayar ve projeksiyon arızaları, takılması ve bakım işlerini yapmak. 3. Tüm bilgisayar sistemlerinin kesintisiz, güvenli ve verimli bir şekilde çalışıyor olmasını sağlamak, 4. Yeni donanım ve yazılıma olan gereksinmeleri önceden saptamak, Fakülte Sekreterine karşı raporlamak, 5. Mevcut sistemlerin yönetimi, sorunlarının iyileştirilmesi (Güvenlik, Yedekleme, Kurtarma, Bakım, Temizlik, Lisans takibi, Dokümantasyon, Eğitim, Anlık destek) 6. Bilgisayar laboratuvarlarına teknik destek vermek, 7. Fakültede yapılacak seminer, konferans, panel vs toplantıların sunum sistemlerinin hazırlanması ve sunum süresince teknik destek verilmesini sağlamak. 8. Tüm bu görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumlu olmak. 9. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir.

3 c) Elektrik Birimi Görev Tanımı 1. Binanın iç ve dış (amfiler, derslikler, ofisler, laboratuvar, koridorlar vb.) ve dış bahçe aksamının kontrol ve bakımı (elektrik düğmeleri, prizler, aydınlatma, sigorta kutuları vb.) 2. Elektrikli cihazların bağlanması, montaj ve çalışır hale getirilmesi. 3. Elektrik kablosu, internet kablosu ve kanalların montajı 4. Bina içindeki telefon hatlarının bağlanması, telefon numarası nakli ve telefon hat arızalarının tamiri 5. Tüm elektrik sistemlerinin kesintisiz, güvenli ve verimli bir şekilde çalışıyor olmasını sağlamak, 6. Yeni donanım ve araçlar için ihtiyaçları önceden saptamak ve idari işler sorumlusuna raporlamak, 7. Bina içerisinde sorunlar ile ilgili talepleri almak, problemi çözmek ve sonucunu idari işler yetkilisine bildirmek, 8. Fakültede yapılacak seminer, konferans, panel vs. toplantıların sunum sistemlerinin hazırlanması ve sunum süresince teknik destek verilmesi. 9. Tüm bu görevlerin yerine getirilmesinde Destek Hizmetleri yetkilisine karşı sorumlu olmak. d) Yapı ve Makine Birimi Görev Tanımı 1. Bina giriş ve çıkış kapıları, dershane, amfi ve ofislerin kapı, pencere ve cam tamir ve bakımı, kilitlerin tamir ve değişimi. 2. Bina içi ve çevresindeki, sıva dökülmeleri, boya dökülmeleri, yer taban seramiklerinin tamiri. 3. Fakülte içinde ve çevresindeki beton işleri ve tamiratlarının yapılması 4. Tüm Bina yapı donanım sistemlerinin kesintisiz, güvenli ve verimli bir şekilde çalışıyor olmasını sağlamak, 5. Mevcut sistemlerin yönetimi, sorunlarının iyileştirilmesi (Güvenlik, Yedekleme, Bakım, Temizlik, Anlık destek) 6. Bina içerisinde sorunlar ile ilgili talepleri almak, problemleri çözmek ve talepleri idari işler sorumlusuna iletmek. 7. Tüm bu görevlerin yerine getirilmesinde Destek Hizmetleri yetkilisine karşı sorumludur. Evrak Kayıt Birimi Görev Tanımı 1. Dekanlığa gelen evrakları teslim alır. 2. Gelen evrakları Evrak Kayıt Defterine kayıt eder. 3. Giden yazıları gözden geçirir, eksiği varsa tamamlatır. 4. Yazıları Giden Evrak Defterine kaydeder, numarasını verir, kurumda kalan örneğini ilgili birimine gönderir/dosyalar. 5. Postaya verilecek evrakları zarfına koyar, üzerine kaşesini basar numarasını yazar, zarfına resmi pulu yapıştırır, zimmet defteri ile Postaneye teslimini sağlar. 6. Rektörlüğe gidecek evrakları zimmetle Üniversite posta görevlisine imza karşılığı teslim eder. 7. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 8. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.

4 Kütüphane Memuru Görev Tanımı 1. Kütüphaneyi temiz düzenli ve bakımlı tutmak 2. Kitapların kaydı, tasnifi, ciltlenmesi, kitap ve makalelerin katalog fişlerini hazırlamak, 3. İdarenin belirleyeceği şartlarla kitapların personele ödünç verme işlemlerini ve iadelerini takip etmek 4. Süreli yayınları fişlerine kaydederek izlemek, noksanlıkları tamamlamak ve cilt birliği sağlananları ciltleterek kaydetmek 5. Okuyucu ve araştırmacıların kütüphaneden yararlanmasına yardımcı olmak 6. Gerekli yayınların takibi ve temini ile yeni gelen kitapların sergilenerek tanıtılmasını sağlamak 7. Kitapların yıllık sayımı ile sayım ve icmal cetvellerini düzenlemek, 8. Kütüphanedeki kitapların bakım ve muhafazasını sağlamak, 9. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 10. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar. Mali İşler Birimi Görev Tanımı Kadromuzda olan personelin; aylık (maaş), emekli kesintisi, yolluk işlemleri, fazla çalışma ücreti, ek ders okutanların ücretleriyle ilgili işlerin yürütüldüğü birimin etkin biçimde hizmet üretmesi bağlamındaki yönetim ve denetim etkinliklerini kapsar. 1. Akademik ve idari personelin aylık (maaş) işlemlerini yapar. 2. Emekli keseneklerini hazırlar. 3. Geçici ve sürekli görev yolluklarına ilişkin işlemleri yürütür. 4. Ek ders ve sınav ücreti ödemelerine ilişkin işlemleri yürütür. 5. Birim ile ilgili dosyalama ve arşiv işlerini yapar. 6. Birime gelen ve giden yazıların dosyalama işlemini yapar. 7. Yangına ve iş kazalarına karşı gerekli önlemlerin alınmasını sağlar. 8. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 9. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.

5 Öğrenci İşleri Birimi Görev Tanımı 1. Öğrenci İşlerinde yürütülmekte olan işlerin zamanında ve doğru olarak yapılması için, gerekli iş akışlarını günlük, aylık ve yıllık olmak üzere düzenler. 2. Öğrenci İşlerine yönlendirilen yazı ve evraklar ilgili birimce gereğini en kısa zamanda işleme tabii tutulur. 3. Personel birimde yazılan yazıları Fakülte Sekreteri ne sunar. 4. Çeşitli günlük yazışmaları yapar. 5. Aktif öğretimde okuyan tüm öğrencilerin otomasyon kapsamında kullanılan bilgisayar programına gerekli bilgilerin girişi sağlanır. 6. Öğrenci İşlerinde yapılamayan işler ve nedenleri konusunda, Fakülte Sekreterine ve/veya ilgili Dekan Yardımcısına bilgi verir. 7. Mezun öğrencilerin gerekli olan bilgileri diploma bilgilerini deftere işler. 8. Rektörlük Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen diplomaların yazım kontrollerini yapar, hatalı olanları, düzelttirmek üzere geri gönderir. 9. Mezun olanlardan isteyenlere Geçici Mezuniyet Belgesi düzenlenmesi için gerekli olan ilişik kesme belgesini hazırlar. 10. Mezun öğrencilerin diplomalarını imza karşılığı teslim eder. 11. Öğretim üyelerinin/görevlilerinin kullandıkları not giriş programı ile ilgili sözlü ve/veya yazılı yönelttikleri sorularını yanıtlar, programın kullanılmasına ilişkin açıklamalar yapar. 12. Kullanılan bilgisayar programındaki verileri kontrol eder, oluşan hataları belirler ve düzelttirir, Programın kullanım amacına göre geliştirilmesini sağlar, 13. Bölüm Başkanlıklarının açılacak dersler ve şube sayılarına ilişkin önerilerinin kontrolünü yapar ve Rektörlük Makamı na sunulmasını sağlar, Personel Mali İşleri, Özlük İşleri Şefliklerine fotokopilerini verir. 14. Öğrenciyle ilgili istatistikleri tutar. 15. Ara sınıf kayıt yenileme tarihlerini ve kurallarını belirler, panolara asılmasını ve duyurulması için Bölüm Başkanlıklarına gönderilmesini sağlar. 16. Ara sınıf kayıt yenileme sürecinde, öğrencilerin soruları yanıtlar, sorunlarını çözmeye çalışır. 17. Fakülte Yönetim Kuruluna öğrencilerin istekleri ile ilgili evrak hazırlar, kararlarla ilgili işlem yapar. 18. Burslarla ilgili yazışmaları ve işlemleri yürütür. 19. Sınıflarının ilk %10 una giren öğrencilerin belirlenmesini ve Rektörlük Makamı na sunulmasını sağlar. 20. Öğrencilere ilişkin belgeleri imzalar ve/veya paraflar. 21. Üst Yönetimin oluruyla Emniyet ve MİT ten gelen görevlilere, öğrencilerle ilgili bilgi, verir, sorularına yazılı yanıtlar verir. 22. Öğrenci velilerinin, diğer üniversite öğrencilerinin ve bilgi isteyenlerin sorularına yanıt verir. 23. Otomasyon çalışmaları kapsamında ilgili dairesi başkalığınca yapılan toplantılara katılır. 24. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 25. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.

6 Özlük İşleri Birimi Görev Tanımı 1. Birimince yürütülen işlerin önceliklerini, sırasını belirler ve iş dağıtımını yapar. 2. Personelle ilgili tüm verilerin bilgisayara yüklenmesini, güncellenmesini ve izlenmesini sağlar. 3. Birim personelinin yazmış olduğu yazıları denetler ve paraflar, Fakülte Sekreterine, gerektiğinde diğer yöneticilere sunar. 4. Günlük, haftalık ve gerektiğinde daha uzun süreli iş planlamasını yapar, uygulamayı yakından gözlemler ve izler. 5. Başvuran kişilere özlükle ilgili istemleri, soruları ve sorunları hakkında doğru-doyurucu-yönlendirici bilgiler verir. 6. Saklanması gereken ve gizlilik özelliği olan dosya, yazı ve belgeleri en iyi biçimde korur. 7. Konuyu/olayı/sorunu özümseyerek üst yöneticileri bilgilendirir ve onların görüşlerini/kararlarını tam algılayarak işlem yapar. 8. Üst amire, yapılan işler/işlemler konusunda bilgi verir, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklar. 9. Birim ile ilgili dosyalama ve arşivleme işlerini denetler, güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlar. 10. Personelin izin durumlarını takip eder. 11. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 12. Dekanlığın verdiği işleri yapar. Satın alma - Taşınır Kayıt -Kontrol Yetkilisinin Görev Tanımı 1. Fakültenin ihtiyacı olan malzemelerin alınması ve ödemeleri ile ilgili işlemleri yapar. 2. Taşınır kayıtlarının tutulmasını güncelleştirilmesini yapar. 3. Satın alınan malın/malzemenin irdelemesini yapan MUAYENE ve KABUL KOMİSYONU nda üye olarak bulunur. 4. Kabul edilen malın/malzemenin taşınır kayıtlarına geçirilmesini - düzenlenmesini, düzenli biçimde depolanmasını yapar. 5. Demirbaş kayıtlarına göre demirbaş eşyanın numaralandırılmasını yapar. 6. Taşınır Kayıt-Kontrol Yetkilisinin verilmesini bildirdiği mal ve malzemelerin taşınır çıkış işlemlerini yaparak ilgili birimlere teslim yapar. 7. Demirbaş malzemelerin zimmet belgelerini hazırlar, listelerini odalarına asar. 8. Demirbaş eşyanın satışı veya yok edilmesi ile başka bir kuruma devriyle ilgili işlemleri yapar. 9. Fakültede üretilen veya devir ya da bağış yoluyla gelen demirbaş eşyadan ederi belli olmayanların ederinin belirlenmesi ve taşınıra kazandırılması işlemlerini yapar. 10. Kırılan ve/veya kaybolan demirbaş eşya/donanım malzemesi bedellerinin kusuru olanlara ödettirilmesine ilişkin işlemleri yapar. 11. Yılsonunda demirbaş eşya ve donatım malzemeleri ile tüketim mallarının sayımını yapan kurulda görev alır. Sayım sonrasının işlemlerini yapar. 12. Kalorifer yakıtının ve Jeneratör için alınan mazotun kurallara uygun olarak işlerini yapar, depolara doldurulmasını sağlar. 13. Akaryakıt Emanet Mal Çeklerinin, Ulaşım Hizmetleri Birimi ne ve İstemde bulunan bölümlere verir, kayıtlarını tutar. 14. İdari personelin giyecek yardımları ile ilgili iş ve işlemlerini yapar. 15. Ekonomik ömrünü tamamlayan taşınırların hurdaya ayrılması ile ilgili işlemleri yapar. 16. Yangına karşı gerekli önlemlerin alınmasını sağlar. 17. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 18. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.

7 Yazı-Kurul İşleri Birimi Görev Tanımı 1. Birime ulaşan evrakı inceler. 2. İşlem yapılacak olan evraklar ile bilgi edinilecek evrakların gerekenleri ayırır. 3. Yapılamayan ya da yapılan işler konusunda üst amire bilgi verir. 4. İşlem yapılacak evrakı inceleyerek gereğini yapar. 5. Fakülte ve Yönetim Kurullarına girecek evrakları inceler ve gündeme yazar. 6. Hazırlanan evrakı inceler ve imzaya Fakülte Sekreteri ne götürür. 7. Fakülte Kurulu, Yönetim Kurulu ile Senato üyesinin görev sürelerini takip eder. 8. Bilgisayar ortamındaki kayıtların düzenli aralıklarla yedeklenmesini sağlar. 9. Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 10. Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.