Nasılsınız? Zaman Yönetimi ESKİŞEHİR SMMM ODASI

Transkript

1 M U S TA FA U Ç K A Ç

2 Nasılsınız? İş kaliteniz giderek düşüyor, yaptığınız işin miktarı azalıyor mu? Çalışırken yanlışlar yapıyor, karar vermekte zorlanıyor musunuz? Sürekli yorgunluk hissediyor, geceleri iyi uyuyamıyor musunuz? Gerginlik hissediyor musunuz? Kendinizi hayal kurarken buluyor musunuz? Zaman zaman kendinizi hasta gibi hissediyor musunuz? Zaman Yönetimi 2

3 Neden? Zamanı etkin kullanamadığımızın farkında değilizdir. Yapılması gereken çok şey vardır. İşimizi daha hızlı ve doğru yapmak için yeterli bilgiye sahip değilizdir. Büroda sürekli çeşitli sebeplerle krizler ortaya çıkmaktadır. İş dağılımı ve organizasyonlarını doğru yapamıyoruzdur. Yetki devredemiyoruzdur. Zamanımızı alan çok misafirimiz vardır. Etrafımız, büromuz dağınıktır. Zaman Yönetimi 3

4 Neden? Zaman baskısı KDV, Muhtasar, Ba-Bs, Geçici Vergi, Gelir Vergisi, Kurumlar Vergisi Beyannameleri SGK İşe Giriş Çıkış Bildirimleri, Aylık Hizmet ve Prim Belgeleri, Bordrolar, Sağlık Raporları, İş Kazası Bildirimleri Ceza baskısı Ağır para cezaları Maliyetler Personel maliyetleri, büro giderleri, iletişim maliyetleri, bilişim yatırımları, eğitim giderleri Zaman Yönetimi 4

5 Zaman Kavramı Zaman sınırlı, geçici ve uçucudur; bu nedenle de denetimi güçtür. Zamanı etkin ve verimli bir şekilde kullanmak da zordur. Zaman kavramı görecelidir. Gerçek zaman (objektif zaman) Psikolojik zaman (sübjektif zaman) Biyolojik zaman (alışkanlıklar) Yönetsel zaman (planlama) Zaman Yönetimi 5

6 Zamanın Değeri Zaman Yönetimi 6

7 Zamanın Değeri Bir yılın değeri SMMM stajı yapanlara sor! Bir ayın değeri Aylık beyannameleri bildirgeleri yapanlara sor! Bir günün değeri SGK işe giriş çıkış bildirenlere sor! Bir saatin değeri İnternet yavaşlayınca bilgisayar başında bekleyenlere sor! Bir dakikanın değeri İnternet bankacılığında ödeme yapanlara sor! Bir saniyenin değeri Saat da beyanname gönderenlere sor! Zaman Yönetimi 7

8 Tuzaklar Acelecilik ve kararsızlık Telefonun kötü kullanımı Ayrıntılarla uğraşma Planlanmamış ve ani ziyaretçiler Öncelikleri belirlememek Hedeflerin belirsizliği Yetersiz ve yeteneksiz personel Verimsiz ve gereksiz toplantılar Dağınık masaüstü (hem fiziki masada, hem de bilgisayarda) Yarım bırakılan işler Hayır diyememek Her şeyi okumaya çalışmak ve hızlı okumayı bilmemek Aşırı iletişim Yetki devrinden kaçınma Detaylarla uğraşma Zaman Yönetimi 8

9 Zaman Yönetimi Zamanı mümkün olduğunca etkin ve verimli bir biçimde kullanma ve denetleme için öngörülen bir sistemdir; İş yükünün analiz edilmesi İşlerin organize edilmesi İşlerin delege edilmesi İşlerin halledilmesi İş görüşmeleri ve toplantılar Zaman öğütücü etkinlikler Boş zamanların değerlendirilmesi Zaman Yönetimi 9

10 Faydaları Daha fazla denetim Üretkenlikte artış Boş zaman yaratma Yüksek görünürlük sağlama Zorlukları Tutumlar Alışkanlıklar İş yükü Büro kültürü Engelleri Panyanizm Büropatoloji Parkinson Peterizm Zaman Yönetimi 10

11 Panyanizm Bir işin en son ana bırakılması ve hatta bundan haz duyulması halidir. Büropatoloji Büroda çalışan kişilerin kendini büronun önemli ve vazgeçilmez elemanı olarak görmesidir. Parkinson Yapılan iş ister artsın, ister azalsın, hatta ortada isterse hiç iş filan olmasın çalışan sayısı sürekli olarak artacaktır. (yarına bırakabileceğin işi bugün yapma) Peterizm Çalışanların, kişisel yetmezlik düzeyine ulaşmak eğilimidir. Zaman Yönetimi 11

12 İş Yükünün Analiz Edilmesi Zamanınızı iyi bir şekilde yönetebilmek için öncelikle iş yükünün analiz edilmesi gerekir. Yapılan analizde hedeflerinizin; Özellikli Gerçekçi Zamanlanmış Ölçülebilir olması gerekir. 12

13 İş Zaman Dengesinin Tahmin Edilmesi Toplam olarak kaç saat çalışıyorsunuz? Yaptığınız etkinlikler nelerdir? Her biri için harcanan zaman ne kadar? Zamanın büyük bölümü ne için harcanıyor? Zamanın en azı neye harcanıyor? Bu dağıtım, etkinliklerin önemine uygun mu? Zamanın Belirlenmesi İş zaman dengesinin hesaplanması Zaman yönelimli işlerin belirlenmesi Zaman öğütücü etkinliklerin belirlenmesi İş Yükünün Analiz Edilmesi 13

14 Zaman Cetveli Oluşturmak Zamanı parçalara bölmek; Böl parçala yönet! Etkinliklerin kaydedilmesi Sürekli kaydetmek; kontrol etmek; yeniden kaydetmek İyi bir zaman cetveli için bilişim imkanlarını kullanmak Bilgisayar yazılımları (Outlook, onenote vs.) Online yazılımlar (Online takvimler, Drive programları, Everynote gibi online not defterleri ) Tablet ve akıllı telefon yazılımları İş Yükünün Analiz Edilmesi 14

15 İşlerin Organize Edilmesi Öncelikle işlerin derecelendirilmesi gerekir; Yoksa acil olmayan veya daha az önemli bir işin uzaması halinde acil veya önemli işler kalacaktır! Bir ajanda sisteminin kullanılması daha kolay organize olmasını sağlar; Ancak sürekli yanınızda taşıyacağınız bir ajanda olmalıdır. İş listeleri de organizasyon için kullanılabilir; Özellikle müşteri taleplerinin izlenmesinde yararlı olacaktır. 15

16 Derecelendirme Acil etkinlikler Önemli etkinlikler Aciliyet önem oranı Ajanda Sistemi Duvar çizelgeleri Ajandalar Etiketler Listeler Zorunlu olanlar Yapılması gerekenler İşlerin Organize Edilmesi Yapılabilecekler 16

17 Derecelendirme Önemli Acil Hemen yapın! Delege edin (devredin) Ne zaman yapacağınıza karar verin Boşverin Acil Değil İşlerin Organize Edilmesi Önemli Değil 17

18 Planlama Geçmişi unutun; Eskiden yapılanlar artık geçti. Şimdiki zamana ve geleceğe odaklı hareket edin. Yapacağınız her iş için bir başlangıç bir de bitiş zamanı belirleyin; Bu sürece uyum göstermeye çalışın. Sık sık not alın; Ajandanıza veya not defterinize alacağınız notlar, fikirler, planlar zihninizi temiz tutar. Daha az şey düşünüp daha çok verimli olmanızı sağlar. İşlerin Organize Edilmesi 18

19 İşlerin Delege Edilmesi (Devri) Belli işlerin ve görevlerin bir kişiden diğerine, genellikle de üstten asta devretme süreci «delegasyon» olarak tanımlanır. Etkinliklerin dağıtımında; Delege edilen etkinlik Zaman Delege edilen kişi uyumuna dikkat edilmelidir. 19

20 Sorunlar Açıkça talimat vermek Denetimi elde tutmak Sürekli ilişkiyi korumak Sonuçları değerlendirmek Sonuçları Değerlendirmek Tatmin edici bir biçimde ve zamanda yapıldı mı? Sistemde gelişme ya da yeni yaklaşımlar var mı? Deneyim kazanıldı mı? Becerileri gelişti mi? Kendine güven sağladı mı? İşlerin Delege Edilmesi 20

21 İşlerin Halledilmesi İşlerin halledilmesinde sizi engelleyen bir çok faktör vardır. Bu faktörler iyi düzenlenir ise, engel olmak yerine faydalı birer faktör haline gelirler; Büronuzun düzeni Etkin okuma Etkin yazma Telefon - internet 21

22 Büro Düzeni Yerleşim Organizasyon Sağlık ve güvenlik Etkin Okuma Amaçlar Veriler Alıcı Taslak Yazman Etkin Okuma Eyleme geçilecekler Bilgi edinilecekler Atılacaklar Telefon - İnternet Telefon konuşmalarının gruplandırılması Hızlı olmak Kendinizi zamanlamak İnternette kaybolmamak İşlerin Halledilmesi 22

23 Odaklanın Algı tipinizi belirleyin; İnsanlar görsel, işitsel ve kinestetik olarak üç tipte algılarlar. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın; Uzatmalara oynamayın. Zor işleri önce yapın; Kolay ve sevdiğiniz işleri sona saklayın. Yaptığınız plana sadık kalın; Tek bir takvim kullanın. İşlerin Halledilmesi Benzer işleri bir arada halletmeye özen gösterin; Faturalar banka hesapları dışarıdaki işler vd. 23

24 Teknolojik Altyapının Kullanılması Tüm işlerinizde on-line yazılımlar kullanın; Muhasebe E-posta Sanal sürücüler (bulut teknolojisi) Takvim Ajanda Not defterleri Tek bir e-postanız, sanal sürücünüz, takvim ajanda ve not defteriniz olsun. Böylece bilgisayar, tablet ve akıllı telefon gibi her araç ile aynı e-postaya, takvime, ajandaya, not defterine ulaşabilir; mobil kalabilirsiniz. Diğer e-posta ve sanal sürücülerinizi yedekleme için kullanın. İşlerin Halledilmesi 24

25 25 İşlerin Halledilmesi

26 İş Görüşmeleri ve Toplantılar Etkin ve verimli değilse zaman öğütürler; Müşteri edinilmesi Müşteriye verilen hizmetle ilgili Müşteri adına yapılan Büro çalışanları İşinizle ilgili olmayanlar Zaman ve yer faktörüne dikkat edilmelidir; Zamanınızı en fazla çalan zaman dilimlerini ve yerleri tespit etmelisiniz. 26

27 Temel Stratejiler Temel stratejiniz, iş görüşmeleri ve toplantıların bir an önce bitmesi ve sonuçlanmasına odaklanmış olmalıdır; Öncesinde İş görüşmesi ve toplantılar sırasında Sonrasında Formel İşinizle ilgili olanlardır; Uygun bir biçimde düzenlendiği, İyi yönetildiği, Katılımın sağlandığı, Sonuç alındığı takdirde İnformel İşinizle ilgisi olmayanları elemeniz gerekir; «Bunu yapmak için zamanım yok!» İş Görüşmeleri ve Toplantılar 27

28 Önemli Görüşmeler Önemli görüşmelerinizi sabah erken saatlerinde yapın; Zira akşama doğru yapacağınız bir görüşmeyi düşünmek sizi endişelendirebilir; motivasyonunuzu ve performansınızı düşürüp zaman kaybetmenize yol açabilir. Teknolojik Altyapı Görüşme ve toplantılar için teknolojiden yararlanabilirsiniz. Bir çok yazılım yazılı sesli ya da görsel görüşme ve toplantı yapmanızı sağlamaktadır. İş Görüşmeleri ve Topalnatılar 28

29 Zaman Öğütücü Etkinlikler Neler zamanınızı daha çok alıyor? Kişisel ilişkiler Telefon İnternet Kendi kendinize 29

30 Başkalarının Sorunlarını Çözmek İşinizle ilgisi olmayan sorunlar sizin sorununuz değildir. Sadece işinizle ilgili olan sorunların çözümüne odaklanın; Sorunun bulunması İmkanların belirlenmesi Çözüm önerilmesi Kararlı Olmak Yalnızca HAYIR deyin! Daha sonra EVET deyin! Zaman Öğütücü Etkinlikler 30

31 Boş Zamanların Değerlendirilmesi Boş zaman kazanmak sizin elinizdedir; Sabah; Güne erken başlayın! Öğle; İş listelerinizi eleyin Akşam; Yeni listeler hazırlayın 31

32 Boş Zamanların Tadını Çıkarmak İyi çalışmak iyi eğlenmek için; Stresi kovun Rahatlayın Bir dengeye ulaşın Sizi Rahatlatan Nedir? Gazete okumak Müzik dinlemek Bulmaca çözmek Boyama yapmak Yürüyüş yapmak Bilgisayar oyunları oynamak İnternet - Facebook Öğle uykusu Sohbet Boş Zamanların Değerlendirilmesi 32

33 Boş Zamanların Değerlendirilmesi Aynı anda birden fazla iş yapabilirsiniz; İşe giderken gelirken kitap okuyabilir, telefonunuzdan film izleyebilir, müzik dinleyebilirsiniz. Önceden kaydedilmiş eğitim seslerini çalışabilirsiniz. Evde dinlenirken ertesi gün için planlama yapabilirsiniz. Bazı iş görüşmelerinizi öğle ya da akşam yemeklerinde yapabilirsiniz. Sizi en çok engelleyen nedir? Teknolojileri etkin kullanamamak mı? Boş vakitlerinizi eğitimlere ayırırsanız, daha çok boş vakit kazanabilirsiniz. Boş Zamanların Değerlendirilmesi 33

34 34