MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ

Transkript

1 MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ 2012 YILI FAALİYET RAPORU

2 İÇİNDEKİLER SUNUŞ... 3 I- GENEL BİLGİLER... 4 A. MİSYON VE VİZYON... 4 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi II- AMAÇ VE HEDEFLER III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER B- PERFORMANS BİLGİLERİ STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALAN FAALİYET BİLGİLERİ STRATEJİK AMAÇ 1 - ARŞİVDE BULUNAN MALZEMENİN AYIKLAMA VE DÜZENLEME İŞLEMLERİNİN BİTİRİLMESİ STRATEJİK AMAÇ 2 - AYIKLAMA VE DÜZENLEME İŞLEMLERİ BİTİRİLMİŞ MALZEMENİN KAYIT İŞLERİNİN YAPILMASI STRATEJİK AMAÇ 3 - MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETİRİLMESİ STRATEJİK AMAÇ 4 - MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞİVLERİNİN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI STRATEJİK AMAÇ 5 - ARŞİV MALZEMESİNİN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI STRATEJİK AMAÇ 6 - ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELİ OLMAKSIZIN BİLGİ KAYNAKLARIMIZA ERİŞİMLERİNİ KOLAYLAŞTIRMAK STRATEJİK AMAÇ 7 - NİTELİK VE NİCELİK AÇILARINDAN YETERLİ, MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ NİN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN İNSAN GÜCÜNE SAHİP OLMAK STRATEJİK AMAÇ 8 - HİZMET ALANLARINI ERGONOMİK BİR DURUMA GETİRMEK STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALMAYAN DIĞER ÇALIŞMALAR; Proje Bilgileri Tanıtım Bilgileri Web Sitesine İlişkin Bilgiler SUNULAN HİZMET BİLGİLERİ IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ. 24 A- ÜSTÜNLÜKLER B- ZAYIFLIKLAR C-DEĞERLENDİRME V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

3 SUNUŞ Vatandaşın devlete, devletin vatandaşa ve diğer devletlere karşı olan yükümlülüklerini belgeleme yanında gerek devlet kurumlarının, gerek günümüzde çok önem kazanan ve önemleri her geçen gün daha da artan sivil toplum örgütlerinin ve gerekse duyarlı vatandaşların Kıbrıs ve Kıbrıs Türk toplumu için yaptıklarını, günümüz araştırmacılarına ve gelecek kuşaklara aktarma görevi üstlenmeyi hedefleyen arşivimizin bir görevi de bilgi/belge yönetimi konusunda yol gösterici ve yönlendirici olmasıdır. Görevlerinin bilincinde olan dairemiz, 2000 yılından bu yana ayıklama düzenleme çalışmalarına devam etmekte, düzenlenen malzemenin tasnifini gerçekleştirmektedir. Bu çalışmanın yanında Belge Yönetim Sisteminin ilk basamaklarından olan Belge Sayı Sistemi nin 2006 yılında devreye konmasını sağlamıştır ve 2007 yıllarında kopyalama için hazırlanan projeler ile sağlanan, A2 boyutuna kadar belgeleri sayısal ortama alabilen iki adet tarayıcı ile el yazması eserler, belgeler, defterler, nadir eserler ve yerel gazetelerin sayısallaştırılmasına başlanmıştır. Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti konusunda yapılması hedeflenen eylem planı eleman yetersizliği nedeniyle 2013 yılına ertelenmiştir. Az olan personel sayısının gün geçtikçe daha da azalması dezavantajına karşın mevcut personelin çabası ve Yakın Doğu Üniversitesi Tarih Öğretmenliği Bölümü nün ve Girne Amerikan Üniversitesi nin bazı bölümlerinin dairemizi staj yeri olarak belirlemesi sonucu öğrencilerin yetmişer saat staj yapmaya başlaması ve taşınma işlemimizde sosyal sorumluluk projesi çerçevesinde destek vermeleri ile hedeflere ulaşılmaya çalışılmıştır. Ancak, 2012 yılı Mart ayı itibarıyla bir personelimizin daha emekliye ayrılması, bazı hizmetlerimizin daha durmasına neden olmuştur. Bu vesile ile personel talebimizi yineler ve tüm personele, stajyerlere ve gönüllülere ulaşabildiğimiz hedefler nedeniyle teşekkür eder, azim ve motivasyonlarının artarak devamını dilerim. Gökhan ŞENGÖR Müdür

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türkünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda toplamak, düzenleyip muhafaza etmek, çeviri ve yayınlar yapmak, toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak, arşiv politikalarını belirleyerek uygulanmasını sağlamaktır. Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Arşivcilik, belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formatta oluşturulması gerektiği, yazı şeklinin nasıl olacağı, ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri arşivcilik içinde ele alınır. Arşivcilik hakındaki yasalar ve tüzükler ile kendisine verilen yetki ve görevleri kullanmak üzere, 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile kurulan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, Cumhurbaşkanlığı na bağlı olarak hizmet vermektedir. Daire, Milli Arşiv politikasının esaslarını, belge yönetimini ve arşiv standartlarını belirlemek, bu esasların ve standartların sorumlularca uygulanmasını takip etmek, eğitmek ve denetlemekle yetkilidir. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemizin ilgi alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç, bizlere yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir. 4

5 C. İdareye İlişkin Bilgiler Milli Arşiv, Cephanelik Burcu ile Girne Kapısı arasında kalan sur üzerine inşa edilen Cumhur Başkan Muavinliği binalarında 1971 yılında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesi nde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, yılında I No lu Depo, 1997 yılında Özel Oda (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile), 2000 yılında II No lu Depo ilave edilmiş ve 2010 yılı Temmuz ayında inşasına başlanan modern depo, sergi ve konferans bölümü 2012 yılı Temmuz ayında tamamlanmıştır. İdari Bina Bodrumda (mutfak ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta, üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), Müdür, personel, sayısallaştırma odası olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve banyo tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Bu binada, gazeteler, Türkçe ve İngilizce kitap ve dergiler, rapor ve bazı belgeler, Enformasyon Dairesi ve Mahkeme arşivi dosyaları, haritalar, basın bültenleri, basın özetleri ile Resmi Gazeteler yer almaktadır. Depolar İdari Binanın sağ tarafında yer alan I nolu depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası ile arkasında yaklaşık 100 m 2 alana sahip salonu bulunan depomuzdur. Bu depomuzda bulunan Mahkeme dosyaları yeni binaya taşınmıştır. İdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Sultan Mahmut Kütüphanesi, Laleli Cami, Selimiye Cami, Mevlevi Tekke Müzesi nden 1998 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile alınan el yazması ve matbu Osmanlıca kitaplar, ile gazeteler, Muhabere Evrakı, Muhasebe Evrakı ile Larnaka Evrakı, tab edilmiş mikro film çıktıları ile Osmanlı ve İngiliz dönemi mahkeme defterleri bulunmaktadır. Bu binada bulunan Fetva Eminliği, Vakıf Dosyaları ve döneminde Bakanlar Kurulu na sunulan Önergeler dosyaları yeni binaya taşınmıştır. İdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Rum basını, Rumca Resmi Gazete ler, Rumca kitaplar, Tapu Defterleri, 1974 öncesi döneme ait inşaat, ek bina ve kuyu açma izin dosyaları ile Girne bölgesi Ölüm Defterleri, Limanlar Dairesi, Girne Liman Reisliği dosyaları bulunmaktadır. Ayrıca, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri de bu depoda muhafaza edilmektedir. Bu binada bulunan Kaymakamlık idari dosyaları Yüksek Öğrenim ve Dış İlişkiler Dairesi, İlköğretim Dairesi ve Bakanlar Kurulu toplantı tutanakları dosyaları yeni binaya taşınmıştır. Garaj ve Bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak hazırlanmış olmakla beraber gerek eleman eksikliği gerekse yer darlığı nedeniyle Maliye Bakanlığından getirilen malzeme için depo olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise Maliye Bakanlığı ambarından alınan dosyaların bir miktarı ile dağıtılarak imhasına karar verilen malzeme bulunmaktadır. Binanın bitişiğine yapılmış olan barakada, su baskınından etkilenmiş olan Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden alınan kurtulma ihtimali olabilecek hastalıklı dosyalar ayrıca kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. 5

6 Yapımı tamamlanan yeni bina 15 bölümden oluşan, kompakt raf sistemi ile metre raf uzunluğuna sahip, özel iklimlendirme sistemi ile donatılmış bir bina olmuştur. Ayrıca bu binamızda sergi salonu ve 50 kişilik konferans salonu da bulunmaktadır. Yeni bina, 20 Temmuz 2012 tarihinde Cumhurbaşkanımız Sayın Derviş EROĞLU ve Türkiye Cumhuriyeti Başbakan Yardımcısı Sayın Beşir ATALAY tarafından açılmıştır. Hizmet Alanları Araştırmacı/kullanıcı sayısı zaman zaman artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 20 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmektedir. Diğer salon ise (5 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) karanlık olduğu için zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları bekletmek ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar olmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma yapacakları bir yer (kafeterya benzeri) talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari bina ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. En büyük sorunlardan biri mevcut malzemenin düzenlemesi ve yeni gelecek malzeme için yer bulunamaması ve kurum kuruluşların malzeme verme isteklerinin depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmesiydi. Yeni binamız ile yer sorunu giderilmiş ancak ayıklama ve düzenleme sorunu personel yetersizliği nedeniyle devam etmektedir. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Çalışma Odaları Binalar Oda sayısı Kapasitesi Raf Uzunluğu İdari Bina I no lu depo 0 0 II no lu depo metre Özel Oda metre Yeni Bina metre Toplam metre 1.2- Araştırmacı salonu Kapasitesi Araştırma Salonu 45 m 2 13 Araştırmacı 1.3- Depo Alanları Depo Sayısı: 3 Adet Depo Alanı: 1770 m Atölyeler Atölye Sayısı: 3 Adet (Cilt Atölyeleri dahil) Atölye Alanı: 35 m 2 6

7 2- Örgüt Yapısı 7

8 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Windows Server 2003 (1), Intel Server Management 8 (1), Microsoft Windows XP Professional (6), Microsoft Office Small Business Edition 2003 (1), ABBYY Fine Reader OCR 8.0 (1), Virt. Off. Info SQL Server (5 users) (1), ODBC Inter. For SQL (1), Virt. Off. Info Scanner Interface (2), Güvenlik Kamera Programı 3.2- Bilgisayarlar Server Sayısı : 1 Adet Masa üstü bilgisayar Sayısı : 13 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı : 2 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) A2 Scanner (Indus 5002 C.) 2 A3 Scanner 1 A4 Scanner 1 Fotokopi Makinesi 1 Fotokopi + Printer 1 Faks + Scan. + Renkli Print. 2 Printer 2 Isısal Cilt makinesi 1 Giyotin (Elektrikli) 1 Giyotin (El ile) 1Büyük / 2 Küçük Klima 4 PT* +10 SU* + 1 Merkezi + 1 ST* Mikrofilm Çekim Cihazı 1 Mikrofilm Okuyucu 1 Mikrofilm Okuyucu/Yazıcı 2 Tepegöz 1 Harici Bellek 8 TB (1), 4 TB (1), 1 TB (1), 500 GB (3), 250 GB (2) Switch 16 port 3 (PoE), 2 (COM) Hub 8 port 1 Hub 5 port 1 Kamera 3 DOM + 15 * PT = Pencere Tipi *SU = Split Unit ST = Salon Tipi 8

9 4- İnsan Kaynakları 4.1- Personel Haziran ve Temmuz aylarında iki personelimiz emekliye ayrılmıştır. Özelleştirme Yasası çerçevesinde Ocak ayında üç ve Mayıs ayında bir eleman göreve başlamıştır. Alımı düşünülerek yetki talep ettiğimiz, bir tasnif memuru, iki kâtip yardımcısı, bir odacı ve üç sözleşmeli personelin yetki taleplerine yanıt alamamamız, çalışmalarımızı yavaşlatmaktadır. Aşağıdaki liste 2012 yılı personel durumunu yansıtmaktadır. Kadro Adı Kadro Sayısı Dolu Münhal Personelin Adı SOYADI Müdür Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini S. Belgin DEMİRER Transkripsiyon ve Değerlendirme 1-1 Münhal Memuru Konservasyon ve Teknik İşler 1-1 Münhal Memuru Mütercim Ebru BAYAZİTOĞLU Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZİTOĞLU Tasnif Memuru II. D. 1-1 Münhal Tasnif Memuru III. D Osman KAYMAK Münhal Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen Münhal I. Sın. Katip Beria ONBAŞI* Katip Yardımcısı Münhal Odacı 1-1 Münhal Toplam İşçi Nazemin GELEN* Nuh AKDENİZLİ Denkay SEZGİN (Bekçi) Münhal Münhal Sözleşmeli Personel Münhal TOPLAM Kuruluş yasasında yer almayan personel Genel Ortaöğretim Dairesi (2) ile Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1) kadrolarında yeralan personel Özel Kadro Yasası çerçevesinde yer alan personel * Yıl içinde Emekliye ayrılan personeller Savaş ERGENEKONLAR Naciye UÇAN Recail BEYZADE (Bekçi) 4 Alev KAYMAKAMOĞLU Çiler BİLLUROĞLU Serkan YURDADÖNER Işın YILDIZ

10 4.2- Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Sunulan Hizmetler Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nde aşağıdaki hizmetler sunulmaktadır: Danışmanlık Toplumun eğitimi Sanat ve Kültür etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve bu etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde 2012 yılında hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir. 10

11 5.1- Araştırmacı Hizmetleri 2012 K.K.T.C. OCAK 9 ŞUBAT 22 MART 19 NİSAN 5 MAYIS 14 HAZİRAN 10 TEMMUZ 9 AĞUSTOS 9 EYLÜL 7 EKİM 5 KASIM 8 ARALIK 4 TOPLAM 121 T.C. Diğer Erkek Kadın Lise ve altı Lisans Lisans üstü GENEL TOPLAM 242 ÖĞRENİM DURUMUNA GÖRE DAĞILIM Lisans Üstü 44% Lise ve altı 5% Lisans 51% UYRUĞA GÖRE DAĞILIM CİNSİYETE GÖRE DAĞILIM TC 39% Diğer 11% KKTC 50% Kadın 41% Erkek 59% 11

12 5.2-İdari Hizmetler Stratejik planda belirlendiği halde tamamlanamayarak 2012 yılı hedefi olarak saptanan işlemlerin yapılmasına devam için gerekli yönlendirme ve ihtiyaçların saptanarak temini, ayrıca ortaya çıkan sorunların giderilmesi, yeni deponun yapımına devam edilmesi, çalışmanın tamamlanması ile açılış töreni etkinliklerine hazırlık, taşınma işlemleri sergiler düzenlenmesi yanında performans değerlendirme sisteminin 2012 yılı uygulamaları, personelin çeşitli konularda eğitimlere katılımının sağlanması, mali olanaklar çerçevesinde araştırmacı ve personelin ihtiyaçlarının sağlanması, mümkün olduğunca az ilaçlama yapma hedefi ile dairedeki malzemenin 2 kez ilaçlanması, personel alımı için çaba harcanması, 2013 Bütçe Taslağının hazırlanması, 2012 yılı idari faaliyetleri arasında sayılabilecek çalışmalardır. Bunların dışında YDÜ Tarih Öğretmenliği Bölümü ile yapılan işbirliği çerçevesinde dairemizde stajını tamamlayan 30 stajyere staj belgeleri düzenlenen törenle verilmiş, GAÜ ile yapılan mutabakat çerçevesinde mahkeme dosyalarının taşınmasında katkıda bulunan öğrencilere düzenlenen törenle teşekkür belgeleri sunulmuştur. Konferans salonuna Projeksiyon cihazı ve perdesi sağlanmış ve bir personelimiz Kasım 2012 tarihlerinde İstanbul da gerçekleştirilen Osmanlı Coğrafyası Kültürel Arşiv Mirasının Yönetimi ve Tapu Arşivlerinin Rolü Uluslararası Kongresi ne katılmıştır. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak, (Dil, din, ırk, mezhep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durulur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı : Ulusal, kişisel ve ticari gizlilikleri açıklamama, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Yasası na bağlılık, Mesleki Uzmanlık : Personelin branşında uzmanlaşması ve mesleki standartlaşmayı savunma. Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik : Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek. Arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olur. Kaliteli Hizmet : Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. İşbirliği ve Paylaşım : Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içindedir ve bu işbirliğini destekler. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanır ve bu felsefeyi korur. II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaç 1 Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Stratejik Amaç 2 Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Stratejik Amaç 3 Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Stratejik Amaç 4 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Stratejik Amaç 5 Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Stratejik Amaç 6 Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Stratejik Amaç 7 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Stratejik Amaç 8 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. 12

13 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 2012 Mali Yılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Bütçesinin; Personel Giderleri nde TL öngörülmüş, bunun TL lık kısmı kullanılmış, TL ise Haziran ve Temmuz aylarında emekliye ayrılan iki personel ve Başlangıç Ödeneği Bütçe Gideri Bakiye doldurulması öngörülen münhallerin ve sözleşmeli personel istihdamının gerçekleşmemesi nedenleri ile harcanamamıştır. Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet Primi Giderleri nde de öngörülen TL nın, yukarıdaki gerekçe nedeniyle TL si harcanmış, TL lik kısmı harcanamamıştır. Mal ve Hizmet Alımı Giderleri nde TL ödenek öngörülmüştür. Bu ödenekten Bakanlar Kurulunun tarih ve K(11) sayılı kararı çerçevesinde TL tasarruf öngörülmüş ancak, Elektrik Alımları na Maliye Bakanlığı ndan TL aktarma alınmıştır. Bu ödenek kalemlerinden hedeflenen mal ve hizmet alımları gerçekleştirilerek TL harcanmış, harcanamayan TL kalmıştır. Bütçesi denk gelmeyen en önemli kalem Elektrik Alımları kalemidir Mali Yılı Bütçesinin hazırlandığı 2011 yılı Temmuz ayında elektrik birim fiyatı 0,35.- krş. iken Aralık ayında 0,70.-krş. olmuştur. Dolayısı ile yeni bina dâhil olarak tahmin edilen bedel iki katına çıkmıştır. Ayrıca, ödenek yetersizliği nedeniyle ödenemeyen 2011 Mali Yılı Eylül-Aralık dönemi bedeli de (9.285,66.-TL) 2012 Mali Yılı kaleminden ödenmiştir. Bu nedenlerle, Maliyeden 3.985,13.-TL aktarma yapılarak ödeneğimiz ,13.-TL ye çıkarılmıştır. Yine de Bakanlar Kurulunun tarih ve K(11) sayılı Kararı çerçevesinde 0,45.-krş a düşmesi gereken birim fiyat ile Eylül-Aralık döneminde tüketilen Kws. elektrik bedelini ödemeye imkânımız kalmamıştır. Bu kalemde 932.-TL ödeneğimiz bulunmaktadır. Bunun dışında, inşaat ve taşınma nedenlerimizle neredeyse yarı yarıya azalan araştırmacılarımız için harcanacak miktarlarda da harcama oranı azalmıştır. Harcanmayan miktarlar şöyledir: Kırtasiye 710.-TL; Diğer Yayın Alımı 347.-TL ve Akaryakıt ve Yağ Alımı 400.-TL Ayrıca; bekçilerin yağmurluk ve çizmeleri değişme gerektirmediğinden Giyecek Alımı yapılmamış (315.-TL); YST lerin bakım ve onarımları İtfaiye Md. ile yapıldığından sadece malzeme bedeli ödenmiştir. (530.-TL). Kalan 470.-TL nin 400.-TL si eksilen kalemlere aktarılmak sureti ile değerlendirilmiştir. Restorasyon ve Yenileme Giderlerinde de tasnif işlerinde yoğunluk olmadığından malzeme ihtiyacı doğmamış ve 622.-TL harcanmamıştır. Yük taşıma kalemindeki 100.-TL sembolik bir rakam olarak kalmış ve yeni binaya taşınma için kullanılamamıştır. İnşaat sonrası bahçeye araç girişi devam ettiğinden bahçe sürdürülememiş ve İş Makinesi Kiralama Giderlerinden 500.-TL harcanmamıştır. Yeni binaya taşınma sonrasında araştırmacı salonu olarak kullanılması hedeflenen yer için alımı hedeflenen kütüphane rafları maalesef piyasada bulunamamış, bu arada acil ihtiyaç olarak ortaya çıkan Toplantı Salonu perdesi ihtiyacı bu kalemden karşılanmıştır. Yinede bu kalemde 457.-TL kalmıştır. Bunların dışında Tefrişat Bakım Onarım kalemindeki 250.-TL ve Taşıt Bakım Onarım kalemindeki 270.-TL, ihtiyaç hâsıl olmadığından kullanılmamıştır. 13

14 Bütçe Uygulama Sonuçları MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ 2012 MALİ YILI AÇILIMI Kodu AÇIKLAMA BÜTÇE (TL) HARCANAN (TL) 1 Personel Giderleri , ,61 2 Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet , ,33 Primi Giderleri 3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri , ,02 4 Faiz Giderleri 5 Cari Transferler 500,00 336,75 6 Sermaye Giderleri 7 Sermaye Transferleri 8 Borç Verme 9 Yedek Ödenekler GENEL TOPLAM ,00 TL ,71 TL B- Performans Bilgileri 1- Stratejik Amaçlarda Yer Alan Faaliyet Bilgileri Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin strateji planında yer alan hedeflerinin altında bulunan faaliyetler ve 2012 döneminde gelinen durum: Stratejik Amaç 1 - Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Hedef 1 İdari Binada bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi; Faaliyet 4 Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi; Enformasyon Dairesi arşivlik malzemesinin ayıklanması tamamlanmıştır. (Stajyerlerin katılımı ile) Enformasyon Dairesi Arşiv belgeleri ayıklanmaya devam edilmiş ve yaklaşık 19 kutu mali belge konularına ayrılmıştır. Ayrıca, İngilizce Yayınlar ayrı bir odada toparlanırken, Mahkeme Arşivi ayıklanarak bölümüne gönderilmiştir. Yaklaşık 2 kutu fotoğraf, 4 arşiv kutusu basın kartı ve yaklaşık 1 kutu mektup kabaca düzenlenerek dolaptaki yerine, Takvimler ayıklanarak takvimlerin yanına yerleştirilmiştir. Türkçe koleksiyona kaydedilmek üzere yaklaşık 3 koli yayın ayrılmıştır. Kıbrıs Rum Basını, Kıbrıs Türk Basını, Türkiye Basını, Dış Basın, TV, Radyo Haberleri, PAN Haber Yorumları, Asya Haber Ajansı Haberleri, KKTC Cumhurbaşkanlığı Bültenleri, Basın Bildirileri, Bilgi Notları, Basın Özetleri, Basın Bültenleri, Basın Raporları, Basına Gönderilen Yazılar, Brifing ve Demeçler, Rum Basınından Özetler, TAK Bültenleri başlıkları altında ayrılarak mevcutlar kontrol edilerek gerekliler alınmış, fazlalıklar ayrılmıştır. Special News Bulletin, Weekly Digest, Kıbrıs (Northern Cyprus Weekly), Kıbrıs (Northern Cyprus Monthly), Kıbrıs, Kıbrıs Postası, Kuzey Kıbrıs adlı yayınların indeksleri bulunarak birleştirme çalışması yapılmıştır. KKTC Basını gazete kupürleri ile Kıbrıs la ilgili T.C Basınında çıkan gazete kupürleri dosyalanmıştır. Mahkeme harcamalarına ait makbuzlar arşive, İstidalar ise I Nolu Depoya gönderilmek üzere düzenlenmiştir. Faaliyet 7 Haritaların düzenlenmesi; Çalışma personel yetersizliği nedeniyle durmuştur. 14

15 Faaliyet 8 Cumhurbaşkanlığından gönderilen malzemenin düzenlenmesi; Cumhurbaşkanlığından gelen Yasalar henüz düzenlenmemiştir. Ancak, 2012 yılında alınan Bakanlar Kurulu Kararları, Faaliyet Raporları, Protokol Dosyaları, Resmi Yazışmalar, Basın Bültenleri ve Bakanlar Kurulu Önergeleri konu başlıkları altında ayrılarak düzenlenmiştir. Faaliyet 10 Seçim malzemesinin düzenlenmesi; Faaliyet 12 Afişlerin düzenlenmesi; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 4 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; Tarih sırasına konup tasnifleri yapılacaktır. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 3 Girne Kaymakamlığından gelen malzemenin ayıklanması; Faaliyet 4 Alsancak Belediyesinin 1974 öncesi belgelerinin düzenlenmesi; Karava Belediyesi, Omorfo Belediyesi ve Girne Belediyesi, Larnaka Kaza İdare Amirliği ile Girne Kaymakamlığı dosyalarının kaba ayrımı yapılmış, 1974 öncesi Girne Kaymakamlığı dosyalarının yıllara göre ayrımı tamamlanarak, dosya usulü tasnifleri yapılmıştır. Çalışmaya, personel eksikliği nedeniyle devam edilememiştir. Faaliyet 5 Limanlar Dairesi ve Girne Liman Reisliğinden gelen belgelerin düzenlenmesi; Gemi Kayıtları dosyalarının tasnifi 2010 yılında yapılmıştır. Girne Liman Reisliğinden gelen belgelerin konu bazında ayrımına başlanmış ancak Cumhurbaşkanlığından gelen malzemenin düzenlenmesi için çalışmaya ara verilmiştir. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Gönüllü stajyer Yunanca kitapların ayrımına başlamış ve Yunanca Resmi Gazete leri ayırıp düzenlemiş, bültenleri isim bazında ayırmıştır. Kitap ve dergilerin ayıklanması gerçekleştirilmiştir. Derme Politikasına uymayıp elenen 238 adet yayının listesi, stajyer personele hazırlattırılarak; AKM ye gönderilmek üzere ayrılmıştır. Türkçe Koleksiyona, 26 adet yeni kayıt yapılmış, daha önce kaydı yapılmış yayınların kontrolü yapılarak 45 adet fazlalık ayrılmıştır. Osmanlıca Muhasebe, Muhabere ve Larnaka belgeleri temizlenerek 37 arşiv kutusu belge gömleklenmiştir. İki metre küp arşivlik malzeme ayıklanıp düzenlenmiştir. Söz Gazeteleri düzenlenmiştir. Ortaya çıkan 2 koli Bakanlar Kurulu Toplantı Tutanağı düzenlenip, ciltlenerek (11 cilt) yerlerine yerleştirilmiştir. Sanayi Dairesi nden gelen arşiv malzemesinin kaba tasnifi yapılmış, malzemenin bir kısmı alfabetik diğer kısmı konularına göre gruplara ayrılmıştır. (40 arşiv kutusu) Muhaceret Dairesi nden dönemi Pasaport Başvuru Formları alınıp gömlek ve kutulara yerleştirilmiştir yılı Resmi Gazeteleri düzenlenmiş ve dairelerin aylık faaliyet raporları ayrılarak kayıtları yapılmıştır. (Sürekli) Karışık mahkeme dosyaları yıllara ayrılarak kutulanmış ve yıl sonlarına yerleştirilmiştir. 15

16 Stratejik Amaç 2 - Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Hedef 1 İdari Binada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 3 Haritaların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 4 Ara katta bulunan klişelerin baskısı ve kaydı Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Mahkeme Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 2 Mahkeme Defterlerinin kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı İzin Dosyaları ile Kuyu İzin Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması; yılı Yapı İzin Dosyaları nın tasnifi yapılmıştır. Tasnif çalışması tamamlanmıştır. Faaliyet 3 Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması; Öncelikli çalışmalar nedeniyle kayıt işine ara verilmiştir. Faaliyet 4 Rumca Dergilerin katalog kayıtlarının tamamlanması; Faaliyet 5 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin kayıtlarının yapılması; Faaliyet 6 Alsancak Belediyesi belgelerinin kayıtlarının yapılması; Bu fon ayıklanıp ayrılmıştır. DOK (District Office of Kyrenia) dosyalarının ikinci grubu saptanıp tasnif yapılmıştır. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması; Muhasebe Dosyaları, Muhabere Dosyaları ve Larnaka Belgeleri fonlarının tasnifine devam edilecektir. Bu çerçevede, yaklaşık belgenin geçmişte yazılan özetleri defterlerden bilgisayar ortamına aktarılarak tasnif için ön hazırlık yapılmıştır. Faaliyet 4 Türkiye Cumhuriyeti nden getirilen Osmanlıca belgelerin (mikrofilm ve bunların tab edilmiş halleri) tasniflerinin yapılması; Faaliyet 5 Bakanlar Kurulu Önergelerinin tasniflerinin yapılması; Bu Hedef altında yer alması gereken çalışmalar: Lefkoşa Halk Kulübü nden alınan Osmanlıca kitapların kaydı yapılmıştır. İngilizce ve Türkçe kayıtsız kitapların kaydı yapılmıştır. (Sürekli) Vatan Gazetesi dizini bilgisayar ortamına aktarılmıştır. Gençlik, Spor ve Kültür İşleri Dairesi ile ilgili dökümler Excel de yazılmıştır. PRO fotokopilerinin tasnifi başlanmıştır. Larnaka Assize ların bir bölümünün isim ve yıl olarak tasnifi yapılmıştır. Parça elyazmaları, koleksiyondaki bütün yazmalarla karşılaştırılarak kimlik tespitleri yapılmaya çalışılmıştır. İlk Öğretim Dairesinden gelen dosyaların (İÖD) dosya usulü tasnifi yapılmıştır. Stratejik Amaç 3 - Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Hedef 2 Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Devlet sırrı ve gizlilik kodu konularında sonuç sağlanamadığı için hedefe ulaşılamamıştır. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Faaliyet 2 Milletvekilleri ve konu ile ilgili kişiler bilgilendirilecektir. 16

17 Hedef 3 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası günün koşullarına göre ele alınarak yeniden değerlendirilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve teknik kurullara sunulmak üzere Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Stratejik Amaç 4 - Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Hedef 1 Bu alanda çalışanlara hizmetiçi eğitim verilerek daha iyi hizmet sunmalarının sağlanması. Faaliyet 1 Hizmetiçi eğitim programı hazırlanması ve eğitimin verilmesi. Hedef 2 Büyük kurumlarda bilgi belge yönetimi mezunlarının istihdam edilmesi için çaba harcanması. Faaliyet 1 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı ve Devlet Planlama Örgütü nezdinde girişimde bulunularak, Üniversitelerin bilgi belge bölümünde eğitim almak isteyenleri teşvik etmek için burs verilmesinin sağlanması. Hedef 3 Konumuz ile ilgili bilgi vermek, duyurular yapmak ve sorunları giderme amacıyla tartışmak için elektronik ortamda liste açmak. Hedef 4 Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinin dosya planlarının hazırlanması ve belge ömür tesbitlerinin yapılması. Proje 1 Personelin hizmetiçi eğitim ile konu hakkında eğitim görmeleri sağlanmalı. Stratejik Amaç 5 - Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 1 İdari Binada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması; Faaliyet 4 Genelgelerin sayısal ortama aktarılması; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. (Mahkeme Dosyalarının tasnifi aşamasında yapılacak) Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı İzin Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 2 Kuyu Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 3 Tapu defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Altı cilt sayısal ortama alınmıştır. Faaliyet 4 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Faaliyet 5 Alsancak Belediyesi belgelerinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. 91 adet el yazması eser sayısal ortama aktarılmıştır. Çalışma 1 Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin sayısal ortama aktarılması (Dosyaların tasnifi aşamasında yapılacak) 17

18 Proje 2 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde UPS, Jenaratör ve eleman temini sağlanmalı. Proje 3 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Yusuf SUİÇMEZ tarafından getirilen matbu Türkçe (Osmanlıca) Kuran sayısal ortama alınmıştır. GKRY bölgesi basını ve yerel basının sayısal ortama alınması çalışmasına devam edilmiştir. Defter-i Nüfus ların çekimi tamamlanmış, kontrolleri yapılmış ve eksik-yanlış çekimler giderilmiştir. Güney Kıbrıs Rum Yünetimi bölgesinde yayınlanan gazetelerin sayısal ortamda muhafazası için çalışmaya devam edilmiştir. Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli kitap ve gazetelerden bölümler sayısal ortama aktarılmıştır. Bozkurt Gazetesi nin 7 cildi sayısal ortama aktarılmıştır. Hedef 5 Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi. Kurumun bilgi, belge ve arşivlerinin elektronik ortamda tutulması; diğer kurumlarla Veri/Bilgi alışverişinde elektronik ortamların kullanımı; ulusal standartlar, veri standardı, uygulama geliştirme standardı varlığı ve uyumu; kurumsal verilerin bütünlük, erişilebilirlik, süreklilik ve yönetilebilirliği; kurum içi elektronik iletişimin varlığı; kurumsal yetki düzenlemeleri ve veri güvenliği yönetiminin varlığı Faaliyet 1 Elektronik İmza Yasasının yasalaşması sonrasında elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır Proje 1 Arşiv programı hazırlatılacak (Çalışma başlamıştır.) Proje 2 Kağıt ortamdan elektronik ortama geçişin gerektirdiği anlayış değişikliğini sağlayacak eğitim etkinliklerinin artırılması; üst düzey yöneticiler dahil tüm personele eğitim verilmesi Faaliyet 2 Kamu kurumları bilgi güvenliği risk analizi Proje 1 Başta kritik bilgileri kullanan merkezi kurumlar olmak üzere, kamu kurumlarının sahip olduğu mevcut sistemler analiz edilerek bilgi güvenliği konusunda izlenecek politikalar ve alınacak önlemlere ilişkin öneriler geliştirilecektir. Proje 2 Sağlık Kayıtları mahremiyetinin korunması için sağlık kuruluşlarında tutulacak elektronik hasta ve sağlık kayıtlarının güvenliği ve mahremiyetinin sağlanmasına yönelik teknik gereksinimlerin belirtildiği bir rapor hazırlanacaktır. Faaliyet 3 Kamu bilgi sistemleri acil durum yönetimi Proje 1 Kamu bilgi sistemlerinin acil durum yönetimi ihtiyaçları tespit edilerek çözüm önerileri geliştirilecektir. Faaliyet 4 Birlikte çalışabilirlik için veri paylaşımı Proje 1 Kamu kurumlarındaki bilgilere kimlerin, nasıl erişebileceği ve bilgilerin nerede tutulacağı tanımlamalarının yapılmasına ilişkin e-devlet metaveri standardı dokümanı hazırlanacaktır. Kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılacak veri elemanları ve veri yapılarının paylaşılabilmesi için gerekli 18

19 mekanizmalar oluşturulacak, bir model ve ortam geliştirilecektir. Birlikte çalışabilirlik esasları kılavuzunun güncelleme çalışmaları yapılacaktır. Faaliyet 5 Kurumsal Hizmetlerde Bilişim Sistemlerinin Yeri Proje 1 Kurumlar arasında gizlilik derecesi olmayan belgelerin elektronik yöntemlerle gönderilmesi, bilgi paylaşımı kuralları ve bilgi yönetimi politikasının belirlenmesi, bilişim sistemleri geliştirme, işletme ve uygulama iş adımlarının varlığı ve kurum içi elektronik iletişimin varlığı sağlanacaktır. Stratejik Amaç 6 - Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Hedef 1 Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 2 Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi. Faaliyet 3 Dairemize A3 boyutunda renkli fotokopi/yazıcı makinesi konulması için proje hazırlanması. Faaliyet 4 Araştırma salonundaki bilgisayar sayısının arttırılması. Araştırma Salonu nda daha iyi hizmet sunabilmek için dört monitörlü sistem satın alınmıştır. Faaliyet 5 Görsel-işitsel araç ve gereçlerimizi çoğaltarak farklı ortamlardaki bilgiye erişimin olanaklı kılınması. Faaliyet 6 Web sayfamızın daha kullanışlı ve bilgi açısından zenginleşmesi yanında İngilizce ve Rumca dillerinde de bilgi vermesi sağlanacaktır. Bu faaliyete ilişkin bilgilere Web Sitesi Bilgileri bölümünden erişilebilir. Hedef 2 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 1 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların binaya girişleri için tertibat alınması. Faaliyet 2 Bina içindeki kullanım alanlarının onların da kullanabilecekleri duruma getirilmesi. (Giriş koridorunun genişletilmesi, tuvalete tutanak yerleri eklenmesi vs.) Faaliyet 3 Engelli Araştırmacı/Kullanıcılar için özel bir birim oluşturulması. Hedef 3 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması. Hedef için çalışma yapılamamıştır. Faaliyet 1 Araştırma salonuna öneri kutusu konulması. Faaliyet 2 Web sayfası üzerine görüş ve öneriler için program eklenmesi. Hedef 4 Yeni Arşiv Sitesi Projesinin gerçekleşmesi için elden gelen tüm çabanın harcanması. Hedef 3 Planın uygulamaya konması ve etaplar halinde projeler (İklimlendirme, güvenlik, mefruşat, depolama üniteleri, teknik teçhizat, kablosuz iletişim vd.) için yeni finans kaynakları sağlanması. (AB ve UNDP den ör. CALIMERA Projesi) Bina Projesi 20 Temmuz 2012 tarihinde tamamlanmış ve hizmete açılmıştır. Stratejik Amaç 7 - Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Hedef 1 Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak Faaliyet 1 İdeal kadronun nicelik ve nitelik açılarından belirlenmesi (kadro yasası ile beraber hazırlanacak) Faaliyet 2 Personel için performans değerlendirme ölçütleri geliştirme 19

20 Hedef 2 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Faaliyet 1 Personele yönelik sosyal etkinlikler düzenlemek veya mevcutları duyurmak Faaliyet 2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak. Proje 1 Hizmet içi eğitim politikası saptama Proje 2 Yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarından yararlanma Proje 3 Konuyla ilgili yabancı kuruluşlarla işbirliği yapma Proje 4 Misyon çerçevesinde yapılacak akademik çalışmaların teşvik edilmesi Proje 5 Liderlik gelişim eğitimi verilmesi Hedef 3 Yönetim ile çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim ortamı yaratmak. Faaliyet 1 Kullanıcı ve personel için kuralların net olarak tanımlanıp etkin biçimde duyurulması Faaliyet 2 Düzenli aralıklarla personel toplantıları yapılması Faaliyet 3 Personel ile iletişimde sözlü ve yazılı iletişim kanallarının belirlenmesi Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Personelin Sivil Savunma eğitimlerine katılması sağlanmıştır. Tasnif yapacak personelin MİDAS program kullanım eğitimi alması sağlanmıştır. Stratejik Amaç 8 - Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Hedef 1 Mevcut bina, depo ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. Hedef 2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Faaliyet 1 Rafların yenilenmesi ve uygun olanların onarımı Hedef 2 Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemler almak. Faaliyet 1 Gerekli görülen yayınların ciltlenmesi Faaliyet 2 Mümkün olduğunca az ancak zorunluluk halinde ilaçlama yapılması Faaliyet 3 Demirbaş kayıtlarının her yıl kontrol edilmesi Malzemenin yeni depolara taşınması ile daha sağlıklı ortama aktarılması sağlanmaktadır. Hedef 3 Hizmet alanları, depolar ve personelin kullanım alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Faaliyet 1 Dairemizdeki birimlerin temizliğinin periodik olarak yapılması Binaların ve arşiv malzemesinin ihtiyaç duyduğu uygun ortamın yaratılması için depoların temizliği ve havalandırılması işlemleri yapılmıştır. Faaliyet 2 Bakım / onarıma ihtiyaç gösteren alanların ihtiyaçlarının süratle giderilmesi Tüm binaların dış cephe boyası yaptırılmıştır. Kış öncesi bakım çalışması yapılmıştır. Bahçenin budanması ve temizliği çalışması tamamlanmıştır. Klimaların, bilgisayarların ve duman detektörlerinin temizliği yapılmıştır. Arızalı olan 3 adet bilgisayar, 2 adet swich ile 1 adet klima onarılmıştır. Dairedeki bilgisayarların bir kısmında virüs taraması yapılmıştır. Hedef 4 Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak. Faaliyet 1 Personele iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesi 20

21 İtfaiyeden gelen uzmanlar personelimize yangın söndürme cihazları kullanımı eğitimi vermiştir. Faaliyet 2 Personelin kullandığı ofis mobilyalarının ergonomik olmasının sağlanması Faaliyet 3 Kullanıcılar için dinlenme ve bilgi paylaşımı köşeleri hazırlanması Faaliyet 4 Bina girişinde bulunan sıcak/soğuk içecek makinasının herzaman temiz ve aktif halde bulunmasının sağlanması. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Güvenlik tedbirlerinin artırılması çerçevesinde 3 adet daha kamera sisteme eklenmiştir. Güvenlik amacı ile beslenen köpeklerin beslenme ve ilaçlanması işlemleri yapılmıştır. Yangın söndürme cihazlarının servisi yapılmıştır. Resmi hizmet aracının tamir ve servisi yapılmıştır. Fotokopi ile bir yazıcının servisi yaptırılmıştır. Bahçenin budama, sulama çapalatılma işleri yapılmıştır. Bekçiler için tüplü soba alınmıştır. Arızalanan lambalar, sobalar ve tuvaletlerin onarımı sağlanmıştır. 2- Stratejik Amaçlarda Yer Almayan Diğer Çalışmalar; Restorasyon Çalışmaları Arşiv malzemesinin uygun şekilde muhafazası ve gelecek kuşaklara aktarılması için restorasyon malzemesi sağlanmasına yönelik araştırma yapılmış ve bulunan malzemenin alımı gerçekleştirilmiştir. Parçalanmış durumda olan tapu defterlerine muhafaza cildi yapımına başlanmıştır Çeviri Çalışmaları 1. Araştırmacıların talepleri doğrultusunda çeşitli Osmanlıca dilinde malzemeden (Defter-i Nüfus ve Sicil) çeviriler yapılarak danışma hizmeti verilmiştir. 2. Araştırmacıların talebi ile Yunanca gazetelerden tarama yapılarak haber bulunmuştur. 3. Çevirisi yapılmamış olan Hüccetlerin çevirisi tamamlanmıştır. 4. Arşivcilik ile ilgili İngilizce anket çevrilerek yanıtlanmıştır. 5. Eski Eserler ve Müzeler Dairesi'nden gelen görevlilerin getirdiği kama fotoğrafları görülüp üzerindeki yazılar okunmaya çalışılmıştır. Tanıtım Bilgileri 1. GAÜ ve YDÜ öğrencilerine daire gezisi ile tanıtım yapılmıştır. 2. Hüccetler Sergimiz Temmuz ayında serge salonumuzda sergilenmiştir. 3. Dairemizde bulunan 1965 Erenköy resimleri Girne Amerikan Üniversitesi nde sergilenmiştir. 4. Girne Akdeniz Lions Kulübü, konferans salonumuzda Dil Bayramı etkinliği düzenlemiştir. 5. FOG TV 16 Kasım 2012 tarihinde dairemizde tanıtım amaçlı çekim yapmıştır. Taşınma Bilgileri GAÜ ve YDÜ öğrencilerin katkıları ile I nolu depoda bulunan Mahkeme Dosyaları (yaklaşık 1 km. raf uzunluğunda) yeni bina depolarına taşınmıştır. Web Sitesine İlişkin Bilgiler Dairemizin Web servisini ( sunan sitemize, tarihleri arasında, farklı IP den ziyaretçi tarafından ziyaret edilmiştir. Günlük ziyaret ortalaması 42 ziyaretçidir. 21

22 Ziyaretçi ülkeler ve Ziyaret Oranları (İlk 20) Ülke/Country Ziyaretçi/ Visitors 1 Turkey 7, % 2 United States 4, % 3 Cyprus 1, % 4 Germany % 5 Russian Federation % 6 China % 7 Unknown % 8 United Kingdom % 9 Israel % 10 Greece % 11 Azerbaijan % 12 Netherlands % 13 Ukraine % 14 France % 15 Japan % 16 Australia % 17 Poland % 18 Moldova % 19 Korea, Republic of % 20 Sweden % 2012 yılında, sitemizi yenileme hedefi sisteme bağlanılamadığı için gerçekleştirilememiştir. Sitenin yenilenmesi halinde sitede yer alacak İngilizce ve Yunanca bilgilerin de ayrıca bir çekim sağlayacağını düşünmekteyiz. Sitemize toplam istek sayısı , günlük istek ortalaması ise dur. Sayfa ziyareti , günlük sayfa görüntüleme sayısı 58 dir. En çok ziyaret edilen sayfalar ziyaret sayısı ile aşağıda verilmiştir. % Sıra Dosya Adı Sayı 1 Arsivcilik Mevzuat Yayınlar Tarihce Kitaplar BSS Personel Linkler İletisim Raporlar Eserler 274 Burada ilginç olan, her ay güncellenen ve dairemize özgü bilgi içeren Faaliyet Raporları nın ziyaret sırası 10, ancak Meclis, Mahkemeler ve Merkezi Mevzuat Dairelerinden de erişilebilecek olan mevzuatlar 2 nci sırada yer almaktadır. Bu nedenle raporların daha kolay fark edilir yere konması hedeflerimize konmuştur. İndirilen dosyalar bazında yapılan analize göre ise ziyaretçilerin aşağıdaki tabloda yer alan dosyaları indirdiği saptanmıştır. 22

23 En Çok İndirilen Dosyalar (İlk 20) File Visitors Talep Hatalı Talep İndirme 1 /yayinlar/milli arsiv kktc.pdf /liste/mafe_v2.pdf /kitaplar/turkce Kolleksiyon.pdf /yayinlar/ Sicili ( ).pdf /yayinlar/ girne sicili.pdf /yayinlar/kibrismahkemeleri.pdf /liste/maa_kd_ pdf /kitaplar/ydkk.pdf /liste/turkce Kolleksiyon.pdf /yayinlar/ Girne_Sicili 2.pdf /liste/katalog HAKKINDA_VD.pdf /kitaplar/nadir.pdf /yayinlar/canantez.pdf /liste/dokgiris.pdf /Raporlar/Strateji_kv1.pdf /liste/onsoz_ MAFE_V2.pdf /liste/nkp.pdf /liste/dok.pdf /BSS/BSS SON.pdf /liste/maa_vd_ pdf Tabloya bakıldığında, Katalogların indirme sayısı ile ilk sırayı, Yayınların indirme sayısı ile ikinci sırayı aldığı görülür. Bilgi notları 623 ve strateji planı ile buna bağlı raporların da 346 kez indirildiği saptanmıştır. Sayfamıza erişim ise, arama motorlarından Google.com % 94, Yandex.ru % 5, bing.com, search.conduit.com, yahoo.com ve ask.com gibi sayfalardan olmaktadır. Bilgisayar ortamına aktarılan kataloglar ve isimlendirme çalışmaları 1. Vatan Gazetesi dizini bilgisayar ortamına aktarılmıştır. 2. Yaklaşık belgenin geçmişte yazılan özetleri defterlerden bilgisayar ortamına aktarılarak tasnif için ön hazırlık yapılmıştır. 3. Halkın Sesi Gazetesinin 1944 ve 1945yılları tarihlendirilmesi yapılmıştır. 4. Bozkurt Gazetesi - Cilt IV 01 Ocak Haziran 1963 dönemi haber başlıklarının Excel Programında kaydedilmiştir. 5. Vakit Gazetesi , Nacak Gazetesi , , , dönemi haber başlıkları Excel Programında kaydedilmiştir. 6. GSK (Gençlik, Spor ve Kültür İşleri Dairesi) ile ilgili dökümler Excel de yazıldı. 7. Larnaka Assize ların bir bölümünün isim ve yıl olarak tasnifi yapılmıştır. 23

24 3- Sunulan Hizmet Bilgileri; Gelen araştırmacıların ın hizmetine sunulan malzemenin tablosu aşağıda ş sunulmaktadır. HİZMETE SUNULAN MALZEME ÇİZELGESİ Kitap Dergi Gazete Defter Belge Yazma CD Dosya Toplam HİZMETE SUNULAN MALZEMENİN DAĞILIMI Gazete 59% Defter 0% Belge 2% Yazma 0% Dosya 0% CD 2% Dergi 4% Kitap 33% IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ İ A- Üstünlükler -40 yıllık geçmiş, -Deneyimli, nitelikli, genç, dinamik, disiplinli, istekli, yenilikçi, değişime ğşime ve gelişmeye açık, ekip çalışmasına yatkın, kurumsal kimlik bilincine sahip eleman kadrosu, -Personel memnuniyeti, uyumlu bir çalışma ortamının bulunması, sevgi ve saygıya dayalı sağlıklı bir iletişim, -Bilgisayar donanımı, bilgi teknolojileri kullanımı, teknolojik donanımı geliştirme çalışmaları, -Uluslararası kabul gören nitelikli araştırma ve projeler, -Daire dışındaki ındaki kurum ve kuruluşlarla olan bağlantılar, B- Zayıflıklar -Personel sayısının gün geçtikçe azalması, -Çalışmanın yeterli ödüllendirilememesi, -Geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersizliği, -Uluslararası kuruluşlarla ş ilişkilerin zayıf olması ve buna bağlı olarak desteklenmedeki eklenmedeki yetersizlik, -Ekonomik yetersizlik, -Malzeme sağlanacak, eğitilecek ve denetlenecek arşivlere uzak olunması, -Paydaşlardan ve ilgili kurumlardan geri bildirimlerin azlığı, - Görsel-işitsel itsel cihazların kapasitesi, araçların yeterli sayıda olmaması ve yenilenmesi ve güncellenmesindeki zorluklar, -Bilimsel, sosyal ve kültürel etkinliklerinin istenen düzeyde olmaması, -Araştırma salonlarının yetersiz olması, 24

25 -Arşivcilik alanında yeterli eğitimin verilememesi, -Bilgi ve belge yönetimiyle ilgili olarak arşiv çalışanları ve özel kuruluşlara yeterince danışmanlık / rehberlik hizmeti verilememesi, -Ulusal ve uluslararası ortak proje / çalışma / işbirliğinin azlığı, -Kırtasiyeciliğin bilgisayar ve internete rağmen sürmesi, -Personelin teşkilat yasası ile ilgili kaygısı, -Sivil toplum örgütleri ile yeterince işbirliği yapılamaması, C-Değerlendirme Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin dönemini kapsayan strateji planı bağlamında ulaşılamayan hedefler 2012 yılı amaç ve hedefleri olarak belirlenmiştir. Bu hedeflerden bir kısmı sonuca ulaştırılmış, bazı hedefler yarım kalmış, bazısı için de çalışma başlatılamamıştır. Hedeflerin bir kısmının tamamlanamaması, personel sayısının az olması yanında hedeflerde yer almadığı halde yıl içerisinde gelen malzemenin ayıklama ve düzenlemeye sokulması, ilk altı ayda inşaatın tamamlanması, ikinci altı ayda ise yeni binaya taşınma çalışmaları, geniş ve kapsamlı kayıt ve arşivleme yöntemlerinin yetersiz olması, bazı işlerin uzman olmayan kişiler tarafından yerine getirilmesi, standart yokluğu nedeniyle yeterli performans denetiminin olmaması, personelde dönemsel motivasyon eksikliğinin meydana gelmesi nedenlerine bağlanmaktadır. Ayıklama ve düzenleme işlerinin bitirilmesi hedefimiz, malzemenin muhafaza edilebileceği alanların yeterli olmamasına rağmen Yakın Doğu Üniversitesi Tarih Öğretmenliği Bölümü ile yapılan, Öğrencilerin Staj Hizmeti Protokolü ile hedeflenenin çok önüne geçmiştir. Kayıt işleri de yine stajyerlerin katkılarıyla amaçlanan düzeyde yapılmıştır. Bunun dışında yapılması hedeflenen en önemli amaç Belge Yönetim Sistemi ile standartlaşmanın sağlanması ve kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaşmasıydı. Bu amacımız, Bilgi Belge Yönetimi Bölümü mezunu yeterli eleman olmaması ve var olan bir elemanın içeride yapılacak işlerin çokluğu nedeniyle dışarıya açılamaması nedeniyle bu yıl da uygulamaya konulamamıştır yılı içinde hazırlanan proje sayesinde ikinci sayısallaştırma cihazına kavuşmamıza karşın teknik personel olmadığı için çalışma çok yavaş ilerlemektedir. Personelimizin özverisi ve yapılan sözlü ortak çalışma protokolleri ile kopyalama işlemleri devam edebilmektedir. Araştırmacıların bilgiye erişimi konusunda internet sayfamıza bir takım yayınlar ve listeler konmuştur yılında Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yukarıda belirtilen zayıf yanlarını telafi etmeye çalışacak, Stratejik Planın yenilenmesi ve mevzuat hazırlanması yönünde çalışma yapılacaktır. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Arşivcilik açısından ülkemizdeki en büyük sorunlardan bir tanesi Benden önce yapılanlar önemli değildir. anlayışıdır. Bu anlayış nedeniyle kurum kuruluşlara atanan sorumlu kişiden önce üretilen bilgi taşıyıcılar, ambarlara aktarılmakta ve aktarma esnasında da erişim ve koruma için gereken önem gösterilmemektedir. Arşiv malzemesini koruma ve düzenleme amaçlı malzemenin (raf, kutu, düzenleme etiketleri) kullanılmaması nedeniyle belgeye istendiğinde ulaşılamaması ve yok edici etkenlerle (yangın, su baskını, toz, böcek ve kemirgen saldırıları vs.) karşı karşıya bırakılması söz konusu olmaktadır. Vatandaşın devlete, devletin de vatandaşına karşı yükümlülüklerini isbatlanır şekilde muhafaza etmek, devlet olma yükümlülüğünü yerine getirmektir. Ulaşılamayan bilgi nedeniyle bu yükümlülüğü yerine getirememe yanında ulaşılamayan bilginin tekrar oluşturulması gerekmekte bu da zaman, emek ve para kayıplarına yol açmaktadır. 25