HAKEDİŞ DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR VE DOSYALARDA TESPİT EDİLEN EKSİKLİK VE HATALAR

Transkript

1 HAKEDİŞ DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR VE DOSYALARDA TESPİT EDİLEN EKSİKLİK VE HATALAR Bilindiği gibi, Genel Müdürlüğümüz koordinatörlüğünde yürütülen Çoruh Nehri Havzası Rehabilitasyon Projesi kapsamında yapılan mal/hizmet alımları ile ilgili olarak, ihale hazırlık aşamasından iş teslim alınıncaya kadar olan tüm süreç ilgili Bölge Müdürlüklerimiz tarafından yürütülmektedir. Proje kapsamındaki işlerin maliyetleri belirlenen limitin ( JPY) altında olduğu için, taşradaki tüm ihaleler kamu ihale kanunu hükümlerine göre yapılmaktadır. Bölge müdürlüklerimiz, ihale ve hakediş işlemlerini tamamladıktan sonra hazırladıkları hakediş dosyalarının biri asıl olmak üzere 2 nüshasını ödeme için genel müdürlüğümüze göndermektedir. Alınacak hizmetin ve yapılacak işin niteliğine göre uygulanan ihale yöntemleri değişmektedir. Buna bağlı olarak da hakediş dosyalarında yer alması gereken evrakların cinsi ve sayısı da değişmektedir. BİRİM FİYATLA ORMAN KÖYLÜLERİNE YAPTIRILAN EROZYON KONTROLÜ TESİS, BAKIM, REHABİLİTASYON, FİDAN DİKİMİ İŞLERİ İlk hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgelerin bulunması gerekir. 1) Satınalma/Birim Fiyatla İş Yaptırma Komisyonu Oluru 2) Metraj cetveli 3) Birim fiyat kararı 4) Yaklaşık Maliyet hesap cetveli 5) Onay Belgesi 6) İlan yazıları ve ekinde ilan metni(imzalı olacak) 7) İdari şartname ve teknik şartname 8) Muhtarlıktan alınan ve ayrıca idarece düzenlenen ilan tutanakları 9) Köylülerin başvuruları (toplu başvurularda muhtarın imzası ve mührü de olacaktır.) 10) (Başvuranlara ilişkin) Tespit tutanağı 11) Birim fiyatla iş yaptırma/satınalma komisyonu kararı 12) Birim fiyat hizmet alımı sözleşme ve şartnamesi 13) Yer teslim tutanağı 14) Ölçü tespit tutanağı 15) Hakediş raporu, özeti ve icmali 16) Çeşitli ödemeler bordrosu 17) Harcama Pusulası (vergi mükellefi ise fatura)

2 18) Köylülerin banka hesap no bilgileri 19) Dizi pusulası Sonraki hakedişlerde, hakediş dosyasına 14, 15, 16, 17, 18 ve 19 nolu belgelerin konulması yeterlidir. İşi yapacaklarda aranacak nitelikler ve istenecek belgeler ilanda belirtilecektir. Yukarıdaki listede, 6852 sayılı birim fiyat tamiminde belirtilen evraklar ile birlikte kurum tarafından istenen diğer evraklar yer almaktadır. BİRİM FİYATLA KOOPERATİFLERE YAPTIRILAN EROZYON KONTROLÜ TESİS, BAKIM, REHABİLİTASYON, FİDAN DİKİMİ İŞLERİ İlk hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgelerin bulunması gerekir. 1) Satınalma/Birim Fiyatla İş Yaptırma Komisyonu Oluru 2) Metraj cetveli 3) Birim fiyat kararı 4) Yaklaşık maliyet hesap cetveli 5) Onay belgesi 6) İlan yazıları ve ekinde ilan metni(imzalı olacak) 7) İdari şartname ve teknik şartname 8) Koop. alınan ve ayrıca idarece düzenlenen ilan tutanakları 9) Kooperatifi temsile yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri 10) Kooperatifin ana sözleşmesinin çalışma konuları içersinde ormancılık faaliyetlerinin bulunması ve bu maddelerin kooperatifi temsile yetkili kişilerce onaylanmış sureti, 11) Kanuni süre içerisinde son genel kurulunu yapmış olduğuna dair belge 12) İşi yapmak istediklerine dair yazılı müracaatı 13) Çalışacak ortaklar listesi 14) (Başvuranlara ilişkin) Tespit tutanağı 15) Birim Fiyatla İş Yaptırma/Satınalma Komisyonu kararı 16) Birim fiyat hizmet alımı sözleşme ve şartnamesi 17) Yer teslim tutanağı 18) Ölçü tespit tutanağı 19) Hakediş raporu, özeti ve icmali

3 20) Vergi borcu yoktur ve SGK borcu yoktur yazıları 21) Kooperatifin hakediş talep yazısı (banka hesap numarası da belirtilecektir.) 22) Fatura 23) Dizi pusulası Sonraki hakedişlerde hakediş dosyasına 18, 19, 20, 21, 22 ve 23 nolu belgelerin konulması yeterlidir. İşi yapacaklarda aranacak nitelikler ve istenecek belgeler ilanda belirtilecektir. Yukarıdaki listede, 6852 sayılı birim fiyat tamiminde belirtilen evraklar ile birlikte kurum tarafından istenen diğer evraklar yer almaktadır. Kooperatifler, imza yetkisinde aksi bir karar yoksa başkan ve yönetim kurulundan imza yetkili iki kişinin imzası ile temsil olunur. Ayrıca kooperatif mührü de şarttır. İHALE YOLUYLA YAPTIRILAN EROZYON KONTROLÜ TESİS, BAKIM, REHABİLİTASYON, FİDAN DİKİMİ İŞLERİ İlk hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgelerin bulunması gerekir. 1) İhale komisyonu görevlendirme yazısı (5 asil + 5 yedek üye) 2) Yaklaşık maliyet tespit komisyonu oluru (3 asil + 3 yedek üye) 3) Metraj cetveli 4) Yaklaşık maliyet hesap cetveli 5) İhale onay belgesi 6) Fiyat teklifleri 7) Açık ihale yöntemiyle yapılan ihalelerde ilan metninin bir örneği ve ilan tutanağı 8) İdari şartname 9) Teknik şartname 10) Teklif zarfları teslim alma ve ihale açılış tutanakları 11) İhale komisyonu kararı 12) Sözleşme 13) Damga vergisi ve sözleşme karar pulu alındısı 14) Kesin teminat mektubu 15) İşyeri teslim tutanağı

4 16) Ölçü tespit tutanağı 17) Ticaret odası faaliyet belgesi 18) Teknik eleman (mühendis) ile ilgili gerekli belgeler 19) İmza sirküleri 20) Ticaret sicil gazetesi 21) Firmanın yasaklı olmadığına dair sorgulama sonucu (EKAP) 22) Vergi ve SKG borcu yoktur yazıları 23) Hakediş raporu, özeti ve icmali 24) Yapılan işler listesi 25) Hesap nosu bildirir dilekçe 26) Fatura 27) Dizi pusulası 28) İşyeri ormancılık bürosu ise; a) Orman Mühendisleri Odasından alınan Serbest Ormancılık Bürosu Tescil belgesi b) Orman mühendisleri odasından alınan Serbest Meslek Ruhsat Belgesi ve Oda kayıt belgesi de dosyada bulunmalıdır. Sonraki hakedişlerde hakediş dosyasına 16, 22, 23, 24, 25, 26 ve 27 nolu belgeler konulacaktır. Yüklenici, sözleşmede belirtilen işin tamamını bitirmişse Muayene Kabul tutanağı da düzenlenecektir. Gerekli durumlarda geçici teminat alınacaktır. ARILI KOVAN VE ELEKTROŞOKLU ÇİT SİSTEMİ ALIMI İŞLERİ Kamu İhale Kanununun 3/a maddesi kapsamında Birim fiyat usuluyle Tarım Kredi Kooperatiflerinden alınan arılı kovan, güneş enerjisi ile su ısıtma sistemi, elektroşuklu çit alımlarıyla ilgili hakediş dosyasında asgari aşağıdaki belgeler bulunmalıdır. Satınalma Komisyonu oluru Metraj cetveli Birim Fiyat Kararı Yaklaşık maliyet hesap cetveli Onay belgesi

5 Teknik Şartname ve İdari Şartname Sözleşme Teslim-Tesellüm Belgesi (Bu belgeyi İdare yetkilileriyle beraber, malı teslim alan köylü ve ilgili köy muhtarı imzalayacaktır.) Taahhüt senedi (Hibe verilen köylüye imzalatılacak.) Çiftçi puan formu Muayene ve Kabul Tutanağı Hakediş Raporu Vergi borcu sorgulama sonucu Fatura Dizi Pusulası ARAÇ KİRALAMA Araç kiralama hizmet alımları doğrudan temin veya ihale yöntemleriyle yapılmaktadır. Araç kiralama hizmet alımı ile ilgili hakediş dosyalarında ilgili mevzuat gereğince ihalenin türüne göre, hakediş dosyasında yer alması gereken belgelere ilave olarak aracın ruhsat fotokopisi de konulacaktır. Aracın muayenesinin yapıldığını gösteren kaşe ruhsatın üzerine işlenmiş olmalıdır. HAKEDİŞ DOSYALARINDA KARŞILAŞILAN HATALAR VE UYULMASI GEREKEN HUSUSLAR Bazı bölge müdürlüklerimiz hazırladıkları hakediş dosyasının tüm nüshalarını olduğu gibi genel müdürlüğe göndermekte, kendilerine bir dosya ayırmamaktadır. Bu durum ileride bölge için sıkıntı yaratmaktadır. Bölge müdürlüklerimiz 3 nüsha olarak düzenledikleri hakediş dosyasının 1 nüshasını kendilerine ayıracak, diğer 2 nüshasını ödeme için genel müdürlüğe gönderecektir. Sözleşme ve şartnamelerin sadece son sayfası imzalı oluyor, diğer sayfalar imzalanmıyor. Sözleşmenin her sayfası hem idare yem de yüklenici tarafından imzalanmalıdır. Şartnamelerin her sayfası İdare tarafından imzalanmalıdır. Hakediş özeti, icmali ve yapılan işler listesi bazen parafsız gelmektedir. Bu belgeler mutlaka paraflı olacaktır. KDV tevkifatı uygularken 117 sayılı KDV genel tebliğine göre işlem yapılmalı, tereddüde düşülen hususlarda OGM Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile görüşülerek bilgi alınmalıdır. Hizmet alımıyla yaptırılan toprak muhafaza tesis, bakım, rehabilitasyon, fidan dikimi, tohum ekimi vb. işler için uygulanacak KDV tevkifatı ile ilgili olarak ekte yer alan Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı yazısı dikkate alınarak işlem yapılacaktır.

6 Birim fiyatla orman köylüleri veya kooperatiflere yaptırılan işler ile ilgili ilanların (6852 sayılı birim fiyat tamiminde de belirtildiği üzere) köy muhtarlığı veya kooperatif tarafından 7 gün süreyle duyurulması gerekmektedir. Fakat bazen ilan süresinin daha kısa tutulduğu görülmüştür. Evraklarda, yanlış yazılan yerlerin üzerini tükenmez kalemle çizerek veya daksil çekerek yapılan düzeltmelere sıkça rastlanmaktadır. Yapılan düzeltmeler paraflanmamaktadır. Bu şekilde düzenlenen evrak geçerliliğini yitirmektedir. Bu nedenle evraklarda elle yapılan düzeltmeler mutlaka paraflanacaktır. Ödeme ile ilgili evraklarda (Örn. Hakediş raporu) daksille düzeltme olmaz ve kalemle yapılan düzeltme yanlışın üzerine tek çizgi çizilerek doğrusu yanına yazılıp paraflanarak yapılır. İşlemler yapılırken öncelik sırasına uyulmalıdır. Örneğin; yer teslim tutanağı sözleşmeden sonra yapılır. Birim fiyatla orman köylüsüne yaptırılacak bir iş için köylünün yaptığı başvurunun tarihi İdarenin düzenlediği karar tutanağının tarihinden sonra olamaz. Fotokopi belgelerde mutlaka Asli Gibidir kaşesi ve imzası olacaktır. İhale Onay Belgesi, Harcama Pusulası ve Fatura nın aslı Genel Müdürlüğümüze gelen dosyada mutlaka bulunmalıdır. Sadece Aslı Gibidir yapılmış fotokopisi kabul edilmez. Orköy faaliyetleri kapsamında köylülere verilen hibeler ile ilgili olarak köylülere imzalatılan taahhüt senetleri mutlaka hakediş dosyasına konulacaktır. KDV tevkifatı olan faturaların kesildiği ay içerisinde Genel Müdürlüğümüze ulaştırılması gerekmektedir. İster doğrudan temin yoluyla ister ihale yöntemiyle yapılmış olsun, yapılan ihale sonucunda eğer bir sözleşme imzalanmışsa, yüklenici firma sözleşmenin damga vergisini yatıracak ve makbuzunu İdareye teslim edecektir. Bu makbuz ilk hakediş dosyasına konulacaktır. Komisyon kararı varsa ayrıca karar pulu da yatırılıp makbuzu konulacaktır. Eğer yüklenici damga vergisinden muaf ise bu durumda damga vergisi ödemesi gerekmez. Sözleşme, resmi yazı, tutanak, hakediş raporu gibi evraklarda tarih kısımlarının boş bırakıldığı tespit edilmiştir. İmzalanan evrakların tarih kısmı boş bırakılmayacaktır. İlanda ve idari şartnamede istenen belgelerin hepsi hakediş dosyasında yer alacaktır sayılı kamu ihale kanununda olacak değişiklikler saklı kalmak şartıyla istenen tüm belgeler gönderilecektir. Tüm ödeme evrakları ve ekleri ile ilgili olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Çoruh Nehri havzası Rehabilitasyon Projesi İhale ve Harcama Esasları Kitapçığındaki hususlar uygulanmalıdır.

7 İZLEME VE DEĞERLENDİRME SİSTEMİ WEB UYGULAMASI VERİ GİRİŞİ Çoruh Nehri Havzası Rehabilitasyon Projesi kapsamında yapılan çalışmaların fiziki ve finansal gerçekleşmelerinin CBS tabanlı olarak veri giriş, analiz ve sunumunun yapılacağı İzleme ve Değerlendirme Sistemi web uygulaması geliştirilmiştir. Bu uygulamaya veri girişinin yapılabilmesi için merkeze gönderilen hakediş dosyalarının ekinde uygulama yapılan sahanın Mikrohavza Planlarında yer alan Mikrohavza adı ve kodu, Faaliyet Adı ve Kodu, Alt Faaliyet Adı ve Kodu, Proje Alan Kodu, Poz numarası vb. bilgilerin mutlaka yer alması, Uygulama yapılacak alanın haritasının hakediş dosyasının ekine ve mümkünse sayısal ortamda gönderilmesi, Alanın bir kısmında faaliyet yapılıyor ise o kısmın mutlaka koordinatlı olarak gönderilmesi, Miktarların Ha. olarak da belirtilmesi (örneğin Toprak Muhafaza Ağaçlandırması..ha, alanın ne kadarında gerçekleşme olduğunu bilmek için) Diğer faaliyetlerde de (arıcılık, sera, vb.) mikrohavza planlarında yer alan faaliyet adı, kodlarının kullanılması gerekmektedir.