Etkili Sunum Hazırlama ve Power Point İpuçları. Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama

Transkript

1 Etkili Sunum Hazırlama ve Power Point İpuçları Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama

2 Sunucu : Fikret Y.KALFAOĞLU MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama Sunucu Biyografisi : Mimar Sinan Üniversitesini 1986 yılında, İstanbul Üniversitesi İşletme master eğimini 1991 yılında tamamladı. Uluslararası Pazarlama ağırlıklı 10 yıllık Northern Telecom hizmeti sonrası, Deutsche Messe AG şirketinde CeBIT Bilişim Fuarı nın know-how ile başlayan başarılı beş organizasyonu gerçekleştiren ekipde bulundu. Northern Telecome Netaş ın EFQM Avrupa Kalite Ödülü ve Kalder Kalite Büyük Ödülünün kazanım sağlayıcı ekip deneyimi sonrası TKY Ulusal Kalite Hareketine katıldı. Avrupa, Orta Asya ve Ortadoğu ülkelerini kapsayan küresel pazara yönelik Pazarlama Faaliyetleri ile Proje Yönetimi ve inovasyon konularını içeren projelerde etkin rol aldı. Türkiye Bilişim Derneği bünyesinde AB ve Kurumsal İlişkiler Koordinatörlüğü görevi kapsamında NUTS II Bölgelerini kapsayan 9 adet AB Projesi hazırlamıştır. AB Proje hazırlama, AB entegrasyon, EFQM, Bilişim ve internet eğitimleri, yönetişim ve inovasyon, kurumsallaşma, İşletme ve iş çevre analizi, stratejik marka yönetimi, mağaza ve kanal performans analizi, yönetim becerileri geliştirme, kişisel gelişim koçluk, satış ve müşteri ilişkileri yönetimi, üretim ve kalite yönetimi, konularında eğitimler ve danışmanlık hizmeti sunmaktadır ve sonrası yıllarda B2B odaklı Network Sistemi temelli yönetişim destekleri ile CeBIT Bilişim dahil çeşitli kuruluşlara danışmanlık hizmetinin yanısıra Stratejik Pazarlama, İnovasyon ve Faaliyet Odaklı Şirket Denetimi ile iş dünyasına katkı sağlamaktadır. İngilizce ve Rusça bilmektedir.

3 Önce İnsan Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 1

4

5 SOL (Analitik) Ardışık Yarı Küresel Stil SAĞ (Global) Eşzamanlı Yarı Küresel Stil Sözel Kelimenin anlamına odaklanır. Ardışık Bilgiyi doğrusal olarak işler. Yapılan işlerde mantık arar. Görsel Sesin tonuna odaklanır. Rastgele Bilgiyi farklı düzenlerde işler. Yapılan işlerde duygu arar. Plana göre hareket eder. Bir plan doğrultusunda hareket etmez. Ġnsanların ismini hatırlar. Ġnsanların suratlarını hatırlar. Konuşurken çok az jest ve mimiklerden faydalanır. Dakiktir. Formal çalışma düzenlerini tercih eder. Çalışırken parlak ışıktan hoşlanır. Konuşurken çok fazla jest ve mimik kullanır. Daha az dakiktir. Müzik ya da ses eşliğinde çalışmayı tercih eder. Çalışırken sık sık hareket eder.

6 Sol Beynin Bilgiyi Ġşleme Yolları Bilişsel Türü Doğrusal Ġşleme Kısa Tanımlama Bilgiyi parçadan bütüne, ileriye doğru mantıklı gelişmeler yoluyla işler. Ardışıksal Bilgiyi ilkten sona doğru bir sıra içinde işler. Sembolik Sembolleri ve resimleri işler; harfleri, kelimeleri ve matematiksel sembolleri kullanmaktan hoşlanır. Mantıksal Sözel Bilgiyi parça parça işler, problem çözerken mantığını kullanır. Düşünceleri ve fikirleri kelimelerle işler. Gerçek Tabanlı Bilgiyi gerçeğe dayalı olarak işler; kurallara ve düzenlemelere odaklanır.

7 Sağ Beynin Bilgiyi Ġşleme Yolları Bilişsel Türü Bütüncül Rastgele Somut Ġşleme Kısa Tanımlama Bilgiyi bütünden parçaya, önce detayları değil resmin bütününü görür. Bilgiyi öncelik sırasına dikkat etmeden işler, bir görevden diğerine geçişler yapar. Görülebilen, dokunulan ve gerçek nesneleri işler. Sezgisel Bilgiyi hislerine güvenerek işlemeyi tercih eder. Doğru cevabı bulabilir ancak nasıl bulduğundan emin olamaz. Sözel Olmayan Düşünceleri resimler gibi işler. Hayal Odaklı Gücü Bilgiyi yaratıcı bir şekilde işler, kurallara ve düzenlemelere daha az odaklanır.

8 Farkındalık Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 2

9

10 Neden iletişimde Farkındalık IQ test sonuçları ve kişilerin kariyerlerindeki başarılar karşılaştırıldığında ; IQ (Entellektüel Zeka) EQ (Duygusal Zeka) % 4 - % 25 % 75 - % 96

11 Hangisi olmak istiyoruz? Kazanan (pozitif düşünen) der ki.. -Yaşamımdan memnunum -Evet yaparım, hayır yapmam -Yapmak için zaman bulurum -Kendimi tam olarak ifade edemedim. -Bu konuda farklı düşünüyoruz -Bunun daha iyi bir yolu olmalı -Artık halledelim şu işi -İnsan hergün bir şey öğrenir -Daha esnek olabiliriz -İyiyim ama kendimi geliştirmeliyim Kaybeden (pozitif olamayan) der ki.. -Hiçbir şey yolunda gitmiyor -Belki... bakalım... sonra. -Zaman ayırmamı nasıl beklersiniz -Anlamıyorsun ki -Fikrimi değiştirmem -Bunu her zaman böyle yaparız -Yeniden denemenin anlamı yok -Benim bunca yıllık deneyimim boşuna mı -Ama buradaki talimat diyor ki -Diğerleri kadar kötü değilim

12 Etkili Sunumda Süreçler Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 3

13 Etkili Sunumun Adımları Açılış Etkileyici başlangıç Giriş bilgilendirmesi Gelişme Ara derlemeler ve gerçek hayattan örnekler ile aktarım Kapanış Kapanış bilgilendirmesi Olumlu, motive edici mesaj

14 Etkili Sunumun Ögeleri Planlanma Hazırlanma Aktarma Bedeni ve mekanı kullanma Kontrollü olma Görseller kullanma Soru cevaplama Pratik yapma, tekrar etme

15 Sunumun Adımları 1 Planlanma bir amaç belirlemek neden sunum yapıyorum? ne bekliyorum? izleyicileri araştırmak anlamak neden izleyecekler? ne bekliyorlar? neye gereksinimleri var? fikir haritaları yapmak her fikri kaydedin serbestçe düşünün - açık fikirli olun seçim yapmak amaçlarınıza uygun olan fikirleri seçin birçok fikir yerine sadece iki veya üç tanesini seçin

16 Sunumun Adımları 2 Hazırlanma Giriş / Açılış Dikkat çekin soru sorun anektod anlatın sok açılış yapın güven verin Gelişme Sonuç Bir çerçeve verin Bir yapı seçin problem çözüm kronolojik başlıksal teori pratik Her noktadan sonra toparlayın Açılış : %10-15 Gelişme : %80-70 Kapanış : %10-15 Açılış : Ne sunacağınızı sunun Gelişme : Sunumunuzu sunun Kapanış : Ne sunduğunuzu sunun

17 Sunumun Adımları 3 Bedeni ve mekanı kullanma gülümseyin burada olmaktan dolayı mutluyum göz kontağı kurun herkese bakın otorite ve güven sağlayın

18 Sunumun Adımları 4 Bedeni ve mekanı kullanma ellerinizi kullanın boş olmalarını sağlayın beden hareketlerinizi elleriniz ile destekleyin ellerinizin omzunuzdan başladığını unutmayın birşeyler çevirmeyin bir yerlere sürekli ve gereksiz olarak dokunmayın bir yerleri çekiştirmeyin

19 Sunumun Adımları 5 Bedeni ve mekanı kullanma Pozisyonunuz ve duruşunuz bariyerlerden sakının oturmayın ayakta olmak otorite sağlar diz durun sürekli iki adım öne iki adım geriye atmayın sallanmayın ayakkabılarınızın kenarında durmayın

20 Sunumun Adımları 6 Kontrollü Olma herkes sunum yapmaktan rahatsız olur herkes aptal görünmekten korkar sinirlerinizi kontrol edin rahatsızlık duyduklarınız ile yüzleşin çok pratik yapın

21 Sunumun Adımları 7 Sesi kullanma duyulun bağırmayın sesiniz renkli olsun sesinizi alçaltıp yükseltin konuşma hızını değiştirin duraksayın konu değiştirmek için dikkat çekmek için

22 Sunumun Adımları 8 Görseller kullanma Algılamayı arttırır Zaman kazandırır Renkleri doğru seçin Firma renkleri Pastel renkler Tezat ve güçlü renkler Bilgisayar varsa kullanın Bilgisayar olsa da olmasa da tahta / flipchart kullanın (sorulara böyle cevap verebilirsiniz)

23 Sunumun Adımları 9 Soru cevaplama soruları sunum sırasında alabilirsiniz küçük gruba sunum yaparken faydalıdır anlattıklarınızı anlaşıldığını veya anlaşılmadığını gösterir soruları sunum sonunda alabilirsiniz sunumunuz bölünmez zaten anlatacaklarınız ile ilgili soru gelmez

24 Sunumun Adımları 10 Soru cevaplama cevaplama soruyu iyice anlayana kadar dinleyin soruyu herkesin duyabileceği şekilde tekrarlayın savunmaya çekilmeyin bilmiyorsanız bilmediğinizi söyleyin daha önce açıklanmış bile olsa tekrar cevaplayın cevaplama sırasında tek bir kişi ile dialoga girmeyin sunum ile ilgili olmayan sorulara cevap vermeyin varsayıma dayanan sorulara öncelikle sorunun düzeltilmiş şeklini belirterek başlayın

25 Sunumun Adımları 11 Pratik yapma, tekrar etme kendi kendine tekrar (ayna) anektod eklemek beden dilini kontrol etmek tanıdık bir gruba tekrar süreyi kontrol etmek sesi kontrol etmek geribesleme almak kullanılacak mekan ve gereçlerle tekrar

26 Etkili Sunum Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 4

27 İletişim Analizi Giriş Sunumlar eğitimin her düzeyinde ve mesleki hayatta önemlidir. İletişim tüm öğretim faaliyetlerinin temelini oluşturur. Düşünceleriniz ve siz, iletişim kurabilme yeteneğinize göre değerlendirilir.

28 İletişim Analizi Giriş Okuma, yazma, dinleme, konuşma ve araştırma becerilerinin tümünü içererek, belirli bir amaca yönelik, sözel ve görsel etkileşimin önemini belirtirler. Etkili bir sunum; istediğiniz sonucu elde etmenizi, düşüncelerinizin kabul görmesini sağlar.

29 İletişim Analizi Giriş Etkili sunum becerileri özenle kullanılan bir sözel/yazılı ifade anlamlı beden dili teknolojik görsel-işitsel araçların desteği gerektirir. Ayrıca, sunum sırasında kendinden emin, saygın ve ikna edici biçimde bilgilendirmek, yönlendirmek veya etkilemek önemlidir.

30 Sunum/ Sunu/ Sunuş Sunum Sunma işi Bir bildirinin dinleyicilere çeşitli yollarla aktarılması Sunu Sunulan şey Ön söz, takdim Piyasaya mal arzı Sunuş Sunma işi veya biçimi Büyüklere söylenen söz, maruzat Önsöz

31 Sunum Etiği : Genel ve Özel Bilinmeyen bir şey sunulamaz (matematik matematk eğitimi) Yanlış bilgi doğru sunulamaz (Zırva tevil götürmez)

32 Sunum Bileşenleri Gerek Şart : Doğru ve sağlam bir içerik Yeter Şartlar : Planlama Yeterli bilgiyi seçme Basitleştirme Bilgi akışının uygun sıralanması Sunum Malzemesinin Hazırlanması Sunumun gerçekleştirilmesi

33 Sunum Planlaması - Sorular NEDEN NEYİ NEREDE KİME NASIL NE ZAMAN NE KADAR ZAMANDA SUNACAĞIM?

34 Sunumda Planlamanın Önemi SUNUM KALĠTESĠ PLANLAMA MALZEMENĠN HAZIRLANMASI SUNUM

35

36 Planlama 1 : Amacınızı belirleyin! Etkileme sunumları: Pozitif algılama yaratmak. Eğitim sunumları Var olan bilgiyi aktarmak. Tartışma sunumları Yeni bir bilgiyi tartışmak

37 Planlama 1 : Amacınızı belirleyin! Tartışma Sunumları Yeni bir bilginin sunumunda, sunucu önce kendi kendisiyle tartışır. Kendisine sorular sorar ve bunları cevaplar ve böylece yeni bilginin doğruluğunu kanıtlamaya çalışır. 2+2 = 4 (?) Dinleyicilerle sunucu arasındaki soru - cevap bölümü tartışmayı tamamlar.

38 Planlama 2 : İçerik Herşeyi Anlatmayın! Ana noktaları belirleyin ve onları aktarın Ana noktaları uygun bir akış sırası içinde aktarın Akıllı adama lafın hepsi anlatılmaz Dinleyiciler kaynakları da kullanabilirler.

39 ETKİN SUNUŞ TEKNİKLERİ ÖZET Bu çalışmada etkin sunuş teknikleri konusu sistematik bir yaklaşımla incelenmeye çalışılacaktır. Konunun öznesi olan sunum bir düşüncenin, bir bilginin, bir sistemin veya bir objenin bir veya birkaç kişi tarafından, bir veya daha fazla sayıda dinleyiciye aktarılmasıdır. Söz konusu aktarım planlama, sunum malzemelerinin hazırlığı ve sunumun gerçekleştirilmesi süreçlerini içerir. Etkin (kaliteli) bir sunum doğru ve yeterli bilginin, basitleştirilerek uygun bir teknikle anlatılmasıdır. Çalışmada önce sunum tanımı üzerinde durulacak, sunum etiği verildikten sonra sunumun planlaması, sunum malzemesinin hazırlanması ve sunumun gerçekleştirlmesi süreçlerinin, etkili (kaliteli) bir sunum için alt bileşenleri verilmeye çalışılacaktır. 1. GİRİŞ Hayatın her anı ya kendinize ya da başkasına yaptığınız bir sunumdur. Sabah kalktığınızda dişlerinizi hem diş sağlığınız için fırçalarsınız, hem de başkalarına ne kadar sağlıklı ve beyaz dişleriniz olduğunu sunmak için fırçalarsınız. Bir kravatı takarken, gelişigüzel de seçebilirsiniz, boyunun ne olacağına dikkat etmeden de bağlayabilirsiniz. Ya da bunları tam tersini yaparsınız. İkisinin sonucunda siz kravatınızla bir sunum yapıyorsunuz. Seçimlerin bir tanesi planlı bir sunum, diğeri plansız bir sunumdur. Sabah yataktan kalktığınızda saçınızı taramadan da işinize gidebilirsiniz, özen göstererek tarayıp da gidebilirsiniz. Hatta bir gün önce berbere gidip saçlarınız kestirebilir, güzel bir görünümde olmanızı sağlayabilirsiniz. Bir hanımsanız, belki sabah erken bir kuaföre gidip saçlarınızı yaptırabilirsiniz. Bunlar sizin kendinizi sunum altrenatiflerinizdir. Konuşmak bir sunumdur. Kullandığınız kelimeler, sesinizin tonu, sesinizdeki heyecan, sunumunuzun birer öğesidir. Sizi sunar. Güven veren bir insan, konusuna hakim, eğlenceli de. Arkadaş olabilirim, bilikte iş yapabilirim. Ya da, ne söylediğini doğru dürüst anlamadım, ne istediğini bilmiyor gibiydi. Çok da sıkıcı. Bu günlerde bir sorun yaşıyorum. Birlikte çalıştığım bir iş arkadaşımla, hemen her toplantıda 15 dakika sonra, ona karşı sesimi yükseltmeye başlıyorum ve de söylediklerinin yanlış olduğunu söylüyorum. O da beni kendisini anlamamakta israr ettiğimi söylüyor. Sonuç olarak birlikte iş yapmakta çok güçlük çekiyoruz. Sunumunda birşeyler eksik olduğunu diğer arkadaşlarımın da deneyimlediğini görüyorum. Sunum yapmak deyince hemen aklımıza konferans vermek, bildiri sunmak, seminer vermek ve bilgisayarımızdaki power point progra mı ile data show cihazı geliyor. Ders vermek de bir sunumdur. Bir yoplantıda görüşeriniz sunmak da bir sunumdur. Teklif vermek de bir sunumdur. EVET TEKLİF VERMEKTE BİR SUNUMDUR. YAPMAYIN! Data show cihazını kullanarak bir seminer vermek. Bir sunumun tüm öğelerini içerir. Ama yazılı bir teklif de bir sunumun siz hariç, tüm öğelerini içerir. Bir teklif bazan bir sayfa, bazan da bir kalsör içinde pekçok dokümandan oluşur. İhalelerde öyle dosyaları gelir ki, bir çoğunun içine bakmadan hemen çöp sepetine atmak gelir içinizden. Bu bir kamu işi ise elbette o dosyayı atamazsınız. Ama eğer profesyonel bir özel kurum iseniz, söz konusu dosyaların sahibi hakkında klasöre bakarak karar verebilir ve dosyayı cope atabilirsiniz. Ya da en azından eşit teklif veren firmalar arasında sunumu iyi yapılmış teklifi seçersiniz.. Boyutları itibariyle en büyük sunum sunumun, daha dorusu sunumlar topluluğunun bir Fuar, bir EXPO Fuarı olduğunu söyleyerek, buradak temel konumuzun çağımızın, çağımızın demiyelim çünkü çağımızda araç ve gereçler öylesine değişiyorki, son yılların gözde sunum malzemesi power point in seçildiği bir sunumun süreçlerini ve bu süreçlerin alt bileşenlerini akataralım.

40 Planlama 2 : İçerik En Basiti Seçin! Basitlik aptallık değildir. Basitliği yaratmak önceden düşünmeyi ve ciddi bir planlamayı gerektirir.

41

42 Sunu Malzemesinin Hazırlanması BASİT, AZ METİN UYGUN DİLİMLENMİŞ (Fili yemek) FOTOĞRAFLI, METAFORLU ANİMASYONLU ÇİZİM VE GRAFİKTE KALİTELİ UYGUN FONT UYGUN GRAFİK FORMU

43 Animasyon Sunucunun gelen slaytın içeriğini kontrol etmesini sağlar. Dinleyicilerin anime edilen obje üzerine dikkatini çeker.

44 İletişim Analizi Sunuma Hazırlık Harcadığınız her dakika sunum esnasında kendini gösterecektir. Hazırlıklar dört farklı aşamadan oluşur: Sunum amacının belirlenmesi, Sunumun planlamasının yapılması, Sunumun yapılacağı yerin ve kullanılacak teknik donanımın tanınması, Dinleyiciler hakkında bilgi sahibi olunması.

45 İletişim Analizi 1- Amacı Belirlenmesi Hedef, dinleyiciyi; Bilgilendirmek, (Kaç kişi konu ile ilgili bilgi sahibi.) İkna etmek, (Görüşünüzü destekleyen deneyler, istatistiksel analizler ve sunum araçlarınızdaki çeşitlilik.) Eğlendirmek ya da tüm bunların bir bileşimi olabilir. (Konu ile ilgili fıkra, öykü, karikatür vb. kullanılması.)

46 İletişim Analizi 2- Planlamanın Yapılması Sunumun bir taslağı hazırlayın. Bu taslak konunun dışına çıkmanızı ve sunum içerisinde kaybolmanızı engeller. Taslağın uygun bir kopyası dinleyicilere de verilebilir. Sunum için ayrılan süreyi öğrenin ve buna göre plan yapın. Her slayta ne kadar zaman ayrılacağı bu şekilde belirlenebilir.

47 İletişim Analizi 3- Dinleyici Dinleyicilerin; Genel olarak hangi özelliklere sahip olduğunu, İlgi alanlarını, Konu hakkındaki bilgi düzeylerini bilmek çok önemlidir. Dinleyici sayısına göre iletişiminizin yapısına (Tek Yönlü Çift Yönlü) karar vermeniz uygun olacaktır.