BİLGİ İŞLEM HİZMETLERİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa 1/15 1. AMAÇ Bu Prosedürün amacı, KTO Karatay Üniversitesi bünyesinde verilen bilgi sistemleri hizmetlerinin yürütülmesi ile ilgili esasları belirlemektir. 2. KAPSAM Bu Prosedür, KTO Karatay Üniversitesi bünyesinde bulunan sunucular, network bileşenleri, santral sistemleri, güvenlik kameraları ve teknik donanım hizmetleri, yeni yazılım geliştirme, mevcut yazılımların güncellenmesi ve işlerliğinin devam etmesi için gerekli işlemleri kapsar. 3. TANIMLAR Bu prosedürde, bilgisayarlar, projeksiyon cihazları, yazıcılar, güvenlik kameraları, telefon sistemi ve ağ cihazları teknik donanım olarak tanımlanacaktır. 4. SORUMLULUKLAR Bu Prosedürün hazırlanmasında ve uygulanmasında Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik diğer sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir. 5. UYGULAMA Üniversitenin bilgi işlem alt yapısı, sunucu ve network hizmetleri, elektronik posta sistemleri, siber güvenlik faaliyetleri, bilgisayar donanımları teknik destek faaliyetleri, santral sistemleri ve kamera sistemleri, ihtiyaç duyulan yazılımları geliştirme, yazılımların bakımı ve güncellemesi, ihtiyaç halinde satın alma veya dışarıdan firmaya yazdırma işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yürütülür. Network alt yapısında konfigürasyonlar, topolojiler sistem destek ekibi tarafından uygulanır. Cihaz seçimi, montaj yerinin belirlenmesi, portal ile ilgili tüm işlemler yine Bilgi İşlem Koordinatörü kontrolünde sistem destek ekibi tarafından yürütülmektedir. Yazıcı, ip, normal kamera,

2 Sayfa 2/15 kayıt cihazları, bilgisayarlar, projeksiyon ve diğer donanım birimleri teknik destek ekibi tarafından koordinatör kontrolünde yürütülmektedir. İhtiyaç duyulan yazılımların belirlenmesi, yazılım ekibi tarafından kodlanması ve sonrasında geliştirilmesi, güncellenmesi uygun veri tabanının seçilmesi, kurulumların yapılması, sanallaştırma işlemleri ve yedekleme işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörü, Koordinatör Yardımcısı ve Yazılım ile Veri Tabanı Uzmanları tarafından yürütülmektedir Bilgisayar Altyapı İşlemleri Sunucuların, kullanıcı bilgisayarlarının, santral sistemlerin, elektronik dosya depolama ünitelerinin çalışacağı kablolama altyapı sistemlerinin hazırlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Bahsi geçen altyapı hizmetlerinin kapsamında, elektrik kablolarının çekilmesi ve bu kabloların geçeceği kablo kanallarının montajı, fiber sonlandırma, projeksiyon ve ses sitemlerinin montaj işlemleri yer almaz. Twisted Pair data kabloları ve kanallarının çekilmesi, sonlandırılması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Üniversite binalarında uygulanacak bilgisayar altyapı ve kablolama hizmetleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından projelendirilir. Bilgisayar altyapı işlemleri kapsamında satın alınması planlanan malzemelerin teknik özellikleri belirlenerek teknik şartnamelerin oluşturulması ve satın alma departmanına ulaştırılması, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Bilgi İşlem Koordinatörlüğü, bilgisayar altyapısı için gerekli olan kesintisiz güç kaynağı ihtiyaçlarını belirlemek ve ilgili teknik departmana bildirmek ile sorumludur. Kesintisiz güç kaynağının satın alınması, devreye alınması, teknik destek hizmetlerinin verilmesi ve bakım işlemleri, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılmaz. Yangın söndürme sistemleri, iklimlendirme sistemleri, alarm sistemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yürütülmemektedir. Sistem odasında çalışmakta olan bu

3 Sayfa 3/15 sistemlerde tespit edilen sorunların Destek Hizmetleri Koordinatörlüğüne bildirilmesi ve sorunun giderilmesi için yapılan çalışmaların denetlenmesi, olası olumsuzlukların idari amirlere bildirilmesi, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü yükümlülükleri arasındadır. Sistem Odası, şaft odalarının ve sistem kabinlerinin düzenlenmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Sistem odası ve şaft odalarının anahtarları Bilgi İşlem Koordinatörlüğünde bulunur ve buralara yetkisiz kişilerin girmemesi sağlanır. Olası bir güvenlik ihlalinden, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumludur Sunucu İşlemleri Üniversitede sunucu ihtiyaçlarının belirlenmesi, yapılan ihtiyaç analizleri sonucunda sunucuların teknik özelliklerinin belirlenerek satın alma departmanına ulaştırılması, satın alınan sunucuların kurulumu ve gerekli ayarların yapılması, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Üniversite temel gereksinimlerini karşılayan sunucular haricinde idari departmanlardan gelen sunucu istekleri, departman sorumlusunun onayı ile birlikte Genel Sekreterlik onayı dahilinde gerçekleşir. Sunucuların üzerine kurulacak işletim sistemlerinin, sahip olunan lisanslar kapsamında teknik kurulumları ve kullanıcıların hizmetine açılması işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Felaket senaryolarının oluşturulması ve bu kapsamda sunucularda tutulan bilgilerin yedeklenmesi işlemleri bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. Bu yedekleme işlemi sunucuların barındırdığı bilginin önem düzeyine göre anlık, saatlik, günlük olarak planlanmalıdır. Günlük yedekleme plan çizelgesi kapsamında rutin kontroller yapılmalı ve bu çizelgeler idari amirlerin onayına sunulmalıdır. Veri tabanı sunucusu olarak kullanılan sunucuların kurulumu, bakımı, işletmesi, yedeklemesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasındadır.

4 Sayfa 4/15 Sunucu şifreleri periyodik olarak değiştirilmesi sağlanarak erişimlerin güvenlik altına alınması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Güvenlik duvarının DMZ tarafında barındırılan sunuculara, idari ve akademik personellerin erişimleri, ilgili VLAN tanımlamaları kapsamında, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Fiziksel konumlandırılan sunucu sistemlerinin servis numaraları ile garanti takiplerinin yapılması, lisanslama gereksinimlerinin analiz ve rapor edilmesi, gerektiğinde üçüncü firmalarla iletişime geçilmesi, sistem ve fiziksel bakımlarının yapılması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluğundadır. Fiziksel sunucular içerisinde host edilen sanal sunucular içinde, bu prosedürler tutanağındaki belirlenen görev sorumluluklar geçerlidir. Sunucu bakımlarının yapılması aşamasında öngörülen revize çalışmaların idari amirlere bildirilerek, çıkabilecek arızalara önceden önlem almak, olası sorunların giderilebilmesi için gerekli teknik çalışmanın rapor olarak sunulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. 5.3 Network Hizmetleri Üniversite bilgi işlem sistemlerinin sorunsuz ve kesintisi çalışabilmesi için gerekli olan anahtarlama cihazlarının tüm işlem prosedürlerinden Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumludur. Network cihazlarının araştırılarak, üniversite işlem kapasitesine uygun kapasitede cihazların belirlenmesi, teknik şartnamelerinin oluşturularak satın alma süreçlerinin başlatılması, satın alma departmanı tarafından yürütülen temin süreçlerinden sonra network cihazlarının fiziksel montajı, ayarlarının yapılması, kesintisiz ağ iletişimi sağlayacak şekilde kurulması, oluşacak sorunlar karşısında teknik müdahalenin yapılması, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır.

5 Sayfa 5/15 Kurulan network cihazlarının günlük kayıtlarının analiz edilerek, ağ kapsamında oluşan trafiklerin incelenmesi, raporlanması ve istenildiği takdir de sunulması, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Network hizmetleri kapsamında, ULAKBIM tarafından tahsis edilen internet erişimlerini en efektif şekilde üniversite içinde dağıtımı, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından gerçekleştirilir. Bu hizmet idari ve akademik personel ile birlikte öğrencileri de kapsamaktadır Bilgi İşlem Koordinatörlüğü bu hizmeti sunarken ULAKBİM KULLANIM POLİTİKALARINA bağlı kalmak zorundadır. Network hizmetleri verilirken günlük kayıtların tutulması, T.İ.B tarafından kuralları ve sınırları belirlenmiş ilkeler kapsamında zaman damgası vurularak 1 yıl boyunca depolanması ve yetkililer tarafından istenildiğinde sunulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Network hizmetleri sunulurken kimlik doğrulama sistemlerinin oluşturulması, erişimlerin bu kapsamda gerçekleştirilmesi, günlük kayıtlarının tutulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. ULAKBIM ile üniversite arasında yapılacak yazışmaların hazırlanması, takibi, üst makamlara imzaya sunulması ve diğer işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Bu kapsamda ilişkilerin sağlıklı bir şekilde devam ettirilmesi ve gerekliliklerin yerine getirilmesi bilgi sistemleri müdürlüğünün asli görevlerindendir. ULAKBIM tarafından abuse@karatay.edu.tr mail adresine bildirilen olay kayıtlarının takibi, ilk 2 saat içerisinde müdahalenin yapılması, 24 saat içerisinde sorunun giderilmesi ve konu ile ilgili tüm süreçlerin web servisleri veya mail hizmetlerinden faydalanılarak ULAKBIM tarafına bildirilmesi, aksi durumlarda idari amirlere yazılı olarak rapor edilmesi, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Üniversiteye tahsis edilen IP bloklarının takip işlemleri, gerektiği durumlarda yeni IP blok başvurusu veya iptali, elektronik kaynaklara erişim için gerekli olan makamlara IP bloklarımızın bildirilmesi işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır.

6 Sayfa 6/15 EKUAL elektronik kaynaklara erişim bilgilerinin sağlanması, üniversite içerisinden tanımlı IP blokları ile üniversite dışından PROXY servisi ile erişimlerin sağlanması, bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. Kablosuz network erişimlerinin dizaynı, işletmesi ve teknik desteği bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. İdare tarafından bildirilen ve Ulakbim Kullanım Politikasına aykırı olmayan lokasyonlara internet erişimlerinin verilmesi, network ve sunucu kurulumlarının yapılması ve teknik destek hizmetlerinin sağlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasındadır. 5.4 E-Posta işlemleri E-posta sunucu sistemlerin çalışması için gerekli olan DNS kayıtlarının (A, PTR, MX, SPF) oluşturulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. E-posta sunucu sisteminin kurulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kurulan posta sunucu sistemlerine SSL sertifikalarının yüklenmesi ve web mail servislerinin hizmete sunulması bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. Üniversite öğrencilerine ve personele kurumsal e-posta adresi bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından açılır. Kayıt yaptıran öğrenci için e-posta oluşturulduktan sonra öğrenci e-posta bilgilerini, kullanım esnasında uyması gereken kuralları içeren bir form imzalayarak öğrenci işlerinden teslim alır. Şifresini unutan veya e-posta hesabı ile ilgili sorun yaşayan öğrenciye bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından teknik destek hizmeti sağlanır. Üniversitede göreve başlayan idari ve akademik personellerin e-posta hesaplarının oluşturulması, kullanım bilgisinin aktarılması ve teknik destek hizmetleri, bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yerine getirilir.

7 Sayfa 7/15 E-posta hizmetlerinin devamlılığı, sunucu bakımı, güvenliği Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğunda olmakla beraber, yazılı olarak Bilgi İşlem Koordinatörlüğü bildirilen hesapların dışında, tüm e-posta hesapları mail verilerinin yedeklenmesi sorumluluğu kullanıcıya aittir. E-posta hesapları için tanımlanan kullanıcı şifreleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından depolanmaz. Unutulan şifreler, e-posta hesap sahibinin bizzat yapacağı başvuru ile yenisi ile değiştirilmesi işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. E-posta sunucu IP adreslerinin kara liste kontrolleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından düzenli olarak yapılır. E-posta sistemleri için güvenlik riski oluşturan maillerin, posta kutularına teslim edilmeden önce sistem tarafından engellenmesi için gerekli kuralların azami şekilde oluşturulması ve sisteme entegre edilmesi, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kullanıcı e-postalarına gelen sahte mailler ile oluşan riskler, kullanıcı dikkatsizliğinden kaynaklandığı için Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğunda değildir. Kullanıcılara tahsis edilen e-posta hesaplarının şifrelerinin periyodik olarak değiştirilmesi, şifre seçiminde karmaşıklık ilkesine uyulması, kullanıcı mail kutusu yedeklerinin alınması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasında olmayıp kullanıcının sorumluluğundadır. 5.5 Siber Güvenlik Faaliyetleri Güvenlik duvarının kurulması, interfacelerin tanımlanması, VLAN erişim kuralarının oluşturulması ve üniversite networkünün güvenlik duvarının üzerinden internet erişimin sağlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Üniversite bünyesinde aktif bilişim sistemlerinin tamamının siber güvenlik faaliyetlerinden Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumludur. Bu kapsamda yapılması gereken her türlü işlemin ya da faaliyetin idari amirlere yazılı bilgi verilerek en ivedi şekilde yapılması gerekmektedir. Bu konuda alınacak teknik önlemler idari amirlere verilecek yazılı

8 Sayfa 8/15 bilgilendirme ile yapılır. Satın alınması gereken herhangi bir teknik önlem, test, eğitim veya diğer önlemler ise idari amirlerin onayından sonra yapılabilir. ULAKBIM tarafından sağlanan internet erişim hizmetinin güvenlik duvarı kurallarının dizaynı ve ihlallerin tespiti Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Web ve mail servislerinin dışarıdan erişimlerinin yapılması ve güvenliklerinin sağlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Zafiyet analizlerinin yapılarak sonuçlarının rapor edilmesi, tespit edilen zafiyetlerin en ivedi şekilde giderilmesi için gerekli tüm önlemlerin alınması, üçüncü parti yazılımlardan kaynaklanan zafiyet sorunlarının ilgili firmaya bildirilmesi ve zafiyetin giderilmesi için gerekli takip işlemlerinin yapılması, durum raporlarının hazırlanarak idari amirlere sunulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevidir. SOME (Siber Olaylara Müdahale Ekibi) kapsamında gerekli çalışmalar, ekibin kurulması, eğitimlerinin organize edilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Güncel siber tehditlerin araştırılması, gerekli önlemlerin alınması ve kullanıcıların konu hakkında bilgilendirilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Siber güvenlik konusunda en az yılda 2 defa olmak üzere, hizmet içi eğitim ve bilgilendirme seminerlerinin düzenlenmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Görevli personeller için yılda en az bir defa sertifikalı güvenlik eğitimlerine katılım isteklerinin idari amirlere iletilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. 5.6 Teknik Destek Hizmetleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü bilgisayar donanımları, yazılımları, telefon sistemleri, projeksiyon cihazları, kamera sistemleri, yazıcı ve tarayıcılar, depolama sistemleri için teknik destek hizmetleri verir. Üniversite içinde bilgisayar donanım ve yazılımları, network bağlantısı, ve kullanıcı hesaplarının yönetilmesi, dosya paylaşımı ve uzaktan erişim sistemleri, yazıcı ayarları, web servisleri, uygulamalar, kablolu ve kablosuz internet erişimleri, yönetim bilgi

9 Sayfa 9/15 sistemleri programları, kütüphane erişimleri, Öğrenci Bilgi Sistemleri erişimleri, bilgisayar laboratuvarları, konularda sorun yaşayan son kullanıcıya yönelik hizmetler Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından verilmektedir. Kullanıcılardan gelen teknik destek talepleri, arızanın niteliğine göre, iş akışını aksatmamak için en ivedi şekilde giderilmesi, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü asli görevlerindendir. Kullanıcı destek talepleri, üniversite tarafından kullanıcılara tahsis edilen donanımlar için yapılabilir. Üniversite envanterinde olmayan donanım ve hizmetler için talep edilen destek taleplerini yerine getirmek Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasında yer almaz. Kullanıcı teknik destek talebi yazılım ve işletim sistemleri ile ilgili olduğu takdirde, öncelikle uzaktan bağlantı veya telefon desteği şeklinde gerçekleşir. Bu yöntem ile giderilemeyen sorunlara ise yerinde müdahale yöntemi uygulanır. Yerinde müdahale yöntemi ile de giderilemeyen sorunlarda ilgili donanım, bakım ve müdahale için teknik servis odasına alınır. Sorunun giderilmesi ve donanımın yerine konulma süresi aynı gün mesai saatleri içerinde gerçekleşmelidir. Daha uzun süre gerektiren durumlarda ve sorunun çözülememesi durumlarında, rapor hazırlanarak ilgili kullanıcıya ve idari amirlere bilgi verilmelidir. Bu süreç Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Teknik destek talep eden kullanıcı yerinde veya bilgi işlem ofisine alınan cihazlara yapılan teknik müdahale esnasında donanımda depolanan kullanıcı dosyaları, mail verileri gibi önemli dosyaların mutlaka yedek alındıktan sonra, herhangi bir veri kaybına sebep olunmadan teknik destek verilmesi gerekmektedir. Bu madde ile tanımlanan durumlarda verilerin yedeklenmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Teknik destek hizmetleri kapsamında kullanılan yedek parça ve diğer araçlar, üniversitede ilgili departmanın belirlediği kurallar çerçevesinde işler ve depo çıkış fişi ile idari amir onayına sunulur. Depo malzeme sayımlarının, haftalık olarak düzenli bir şekilde yapılması ve raporlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir.

10 Sayfa 10/ Santral Hizmetleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü, santral sistemleri ana donanımlarının kurulumları, kullanıcı telefonlarının dağıtımı, çalıştırılması, dâhili aboneliklerin tanımlanması, IP bloklarının tahsisi, VLAN konfigürasyonlarının yapılması, en verimli şekilde işletilmesi, bakım ve yedeklenmesi işlemlerini yapar. Telefon trafiğinin kesintisiz çalışması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü asli görevlerindendir. Santral sistemlerinin yüklü olduğu sunucunun bakımlarının yapılması, konfigürasyon yedeklerinin haftalık olarak alınması, ses kayıtlarının depolanması, iç ve dış hatların sağlıklı bir şekilde çalışması kontrolleri, abone sistemlerinin düzenli olarak kontrol edilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Bilgi İşlem Koordinatörlüğü, Genel Sekreterlik onayı olan talep yazısı olmadan dâhili hat ve telefon tahsisi yapamaz, arama yetkilerini belirleyemez. Çağrı Merkezine gelen çağrılar için operatör ses kayıtları tutulmakta olup, dâhili sistemlerimizde telefon konuşmaları içerik ses kayıtları Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından tutulmamaktadır. Arama istatistikleri dönemsel periyotlar şeklinde istenildiği takdir de Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından idareye verilir. Çağrı Merkezi ve santral sistemleri için günlük çağrı cevaplama zamanlama ayarlarının yapılması, düzenli olarak kontrol edilmesi, tatil gibi özel durumlarda idari amir bilgi ve onayı ile gerekli değişikliklerin yapılması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Üniversite fax hattının sağlıklı bir şekilde çalışması ve gelen faxların elektronik ortamda depolanması, günlük ve haftalık yedeklerinin alınması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasındadır. Metro PRI sistemlerinin üniversite sistem odasında sonlandırıldığı network cihazının telekom firmasının yönetiminde olmasından dolayı oluşabilecek arızalar karşısında arıza

11 Sayfa 11/15 kaydının açtırılması, sorunun en kısa sürede ilgililer tarafından çözülmesi bilgi sistemleri müdürlüğünün sorumluluğundadır. IP telefonlarının yazılım güncellemelerinin dönemsel olarak kontrol edilmesi, yeni çıkan sürümlerin yazılımsal yükseltme işlemlerin yapılması bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. IP telefonların kullanıcı web servislerinin eğitim yönergelerinin hazırlanması ve kullanıcılara ulaştırılması bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. Dâhili telefon rehberlerinin santral üzerinden tüm IP telefonlara dağıtılması, bu bilgilerin web sayfasında bulunan rehber linkinden güncellenmesi için web sayfası sorumlusuna bildirilmesi bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılır. İletişim teknolojilerinin geliştirilmesi ve sisteme entegrasyon süreçlerine katkı sağlaması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasındadır Kamera Sistemleri Güvenlik kameralarının sağlıklı çalışması, kayıtlarının donanımsal kapasite özelliklerine göre düzenli olarak kaydedilerek depolanması, gerektiğinde kamera kayıtlarının izlenebilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevidir. Kameraların teknik özelliklerinin ve sayılarının belirlenmesi, satın alma sürecinde teknik şartnamelerinin oluşturulması ve satın alma departmanına iletilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevidir. Kamera montaj işlemleri, gerekli altyapının oluşturulması, kablolama ve elektrik işlemleri bilgi sistemleri müdürlüğü tarafından yapılmaz. Kurulan kamera sisteminin işletmesi, arıza durumunda ilgili firma ile irtibata geçilmesi, sorunun giderilmesi işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Kamera kayıtlarının izlenmesi işlemi, Genel Sekreterlik makamının yazılı izni olmaksızın yapılamaz.

12 Sayfa 12/15 Kamera sistemleri konusunda güvenlik personellerinin bilgilendirilmesi ve eğitilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevleri arasındadır. Kamera kayıtlarının depolandığı cihazların ayarlarının kontrol edilmesi, yedeklerinin alınması, kameralarda lens ayarları ve bakımlarının yılda en az 1 defa gerçekleştirilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevidir. Güvenlik merkezi ve izleme noktalarının yerlerinin belirlenmesi, kameraların merkezi yönetimlerinin oluşturulması işlemlerinin planlanması ve idari amirlere rapor edilmesi, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir Yazılım ve Veri Tabanı İşlemleri İdari onaylar dahilinde departmanlar tarafından gelen yazılım taleplerinin analiz edilerek sonuç raporlarının hazırlanması, uygunluğu tespit edildiği taktirde yazılım çözümlerini hazırlamak, kod geliştirmek, testlerini yapmak ve sisteme entegre etmek Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Yazılım modüllerinin mimarisinin tasarımı, kodlama ve geliştirme çalışmalarının yerine getirilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Analiz edilen konu hakkında gerekli olan yazılımın Bilgi İşlem Koordinatörü öz kaynakları ile üretilip üretilmeyeceği veya üçüncü bir firmadan temin edileceği konusu Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından belirlenerek yazılı olarak idari amirlere sunulur. Üniversitesi'nin ihtiyaç duyduğu, web-tabanlı veya client/server-tabanlı, yazılım uygulamalarını geliştirmek, test etmek, devreye almak, entegre etmek, işletimini sağlamak, kalite yönetimini sağlamak, dokümante etmek ve kullanıcı eğitimlerini vermek Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Bilgi İşlem Koordinatörlüğü, yazılım geliştirme projelerine dair, iş analizi, son kullanıcı ihtiyaçlarını tanımlama, hedef spesifikasyonlarını belirleme, analiz ve proje çalışmalarının yerine getirilmesi işlerinden sorumludur.

13 Sayfa 13/15 Geliştirilen ve devreye alınan yazılım modüllerinin sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Geliştirilen ve devreye alınan yazılım modülleri için son-kullanıcı rolünün yerine getirilmesi, yazılımın tüm fonksiyonlarının son-kullanıcı seviyesinde kullanımı; kullanım sırasında ortaya çıkan hataların ve iyileştirme ihtiyaçlarının tespiti, raporlanması; kullanıcı hatalarının ortaya çıkması durumunda son-kullanıcılara danışmanlık ve ek eğitim servislerinin yerine getirilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Yazılımların hazırlanması aşamasında destek, kod ve lisans anlamında gerekli olabilecek üçüncü firmalarla olan ilişkilerin sağlıklı ve sorunsuz şekilde yürütülmesi, üniversitenin haklarını koruyacak şekilde sözleşmelerin hazırlanması ve onaya sunulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Güncel yardımcı yazılım araçlarının takip edilerek, Bilgi İşlem Koordinatörlüğünde görevli ilgili kişilerin katılması için gerekli eğitim programlarının hazırlanması, idari amirlere sunulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Mali İşler Koordinatörlüğü, Kütüphane, Öğrenci İşleri gibi departmanların kullanmış olduğu yazılımların teknik kurulumlarını yapmak, ilgili hak sahibi firmadan gerekli teknik destek görüşmelerini yürütmek ve sorunsuz şekilde uygulanmasını sağlamak, sunucu ve istemci tarafında gerekli kurulumlarını yapmak Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Oracle, MS SQL, PostgreSQL, MySQL gibi veri tabanlarının oluşturulması, kurulması ve sağlıklı bir şekilde çalışmasını sağlamak Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Veri tabanlarının çalışır durumda olmasını sağlamak, bakım işlerini yapmak, yedek almak, yönetmek, sorgu ve rapor ekranlarını hazırlamak, veri tabanları arasında

14 Sayfa 14/15 aktarımları yapmak, güncellemeleri takip etmek ve sisteme uyarlamak, veri güvenliği konusunda önlemler almak Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Bilgi İşlem Koordinatörlüğü, veri tabanlarında kullanılan şifrelerin gizliliği ilkesini kabul eder. İdari amirler haricinde kimse ile paylaşamaz. Aksi durumda idare yaptırım uygulama hakkına sahiptir. 6. Web Sayfası Destek Hizmetleri Üniversitemiz web sayfalarının teknik altyapılarının hazırlanması, gerekli olan kodlama ve programlama işlemlerinin yapılması, görsel tasarımlarının hazırlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Web sayfalarının yayınlanması, hosting işlemleri, DNS işlemleri, IP işlemleri, domain ve subdomain işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Üniversite web sayfalarının içerik güncelleme ve bilgi girme işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğunda olmadığı halde, Bilgi İşlem Koordinatörlüğü ilgili departmanı gerektiği zamanlarda ikame eder. Üniversite web sayfalarının düzenli olarak zafiyet tarama işlemleri ile kontrollerinin yapılması, açıklarının tespit edilerek en ivedi şekilde açıkların kapatılması, güvenlik raporlarının düzenli olarak üretilerek idari amirlere sunulması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir. Web sayfalarının kesintisiz olarak yayın yapması, yedekleme stratejilerinin oluşturulması, bakım işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü görevlerindendir Kütüphane Yazılım Destek Kütüphane yazılımının kurulması, çalışması, kesintisiz hizmet vermesi işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü sorumluluğundadır. Kütüphane yazılımı için gerekli olan veri tabanı işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır.

15 Sayfa 15/15 Kütüphanede ödünç alma işlemleri için gerekli olan öğrenci kayıt sisteminin ilgili veri tabanına bağlantılarının sağlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kütüphane güvenlik kapısı, güvenlik etiketleri, okuyucu gibi yardımcı donanımların altyapılarının hazırlanması, işletilmesi, sorunlarına müdahale edilmesi, gerekli görüldüğü durumlarda üçüncü firmalarla irtibata geçilmesi, üçüncü firmalar tarafından verilecek destek işlemlerinin takibi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kütüphane sistemlerinde ve elektronik kaynak erişimlerinde ihtiyaç duyulan teknik altyapının hazırlanması Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kütüphanede kurulacak bilgisayar laboratuvarlarının altyapısı, kurulumları, işletmesi ve sorunlarının giderilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır Kartlı Geçiş Sistemleri Üniversitemiz idari, akademik personel ve öğrenci kimlik kartlarının basılması işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Basımı hazırlanan idari ve akademik personel kimlik kartları insan kaynakları koordinatörlüğüne, basımı tamamlanan öğrenci kartları ise ilgili fakülte sekreterliklerine yazılı teslim formu eşliğinde teslim edilir. Basımı gerçekleştirilen kimlik kartlarının turnike sistemlerinde, yemekhane otomasyonunda çalışabilir hale gelmesi için gereken tüm tanımlama işlemleri Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kartlı geçiş sistemleri ile entegre çalışan yazılımların kurulumları, çalıştırılması ve ilgili departman personellerine eğitimlerinin verilmesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Kartlı geçiş sistemlerinin kesintisiz çalışması için ve yeni teknolojik gelişmelerin uyarlaması için gereken işlemler Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından yapılır.