T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ Sivaslı Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü *BELC3C3PB* Sayı : Konu : İç Kontrol Eylem Planı Öngörülen Eylemler REKTÖRLÜK MAKAMINA (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı) İlgi : 20/12/2017 tarihli, sayılı yazınız. Meslek Yüksekokulumuz İç Kontrol Eylem Planı güncellenerek ekte sunulmuştur. Gereğini bilgilerinize arz ederim. EK : Sivaslı Myo 2017 İç Kontrol Eylem Planı (34 sayfa) e-imzalıdır Doç.Dr. Mustafa SOBA Müdür Mevcut Elektronik İmzalar MUSTAFA SOBA (Sivaslı Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü - Müdür) 09/01/ :07 Evrenli Mh. N.Ahmetçioğlu Cad. No: Sivaslı/Uşak Ayrıntılı bilgi için irtibat: Burak Yılmaz KORKMAZ Tel: Faks: E-Posta: sivaslimyousak.edu.tr Elektronik ağ: Sayfa 1 / 1

2 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2017

3 BAŞKAN Doç.Dr.Mustafa SOBA ÜYE: Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL ÜYE: Öğr. Gör. Murat YILMAZ ÜYE: Yük.Ok.Sek.Mustafa Güçlü KASAPOĞLU Yük. Ok. Sek. Mustafa Güçlü KASAPOĞLU KONTROL EDİLEN KISIMLAR Tahakkuk Servisi VERİ TOPLAMA YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİ Öğrenci İşleri Özel Kalem-Sekreterlik Yardımcı Hizmetli Faaliyet Alanları RAPORLAMA 2

4 1. SİVASLI MYO İÇ KONTROL STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUPLARI Doç.Dr.Mustafa SOBA (Başkan) Kontrol Ortamı Standartları (1. Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL (Üye) Grup ) Öğr. Gör. Murat YILMAZ(Üye) Doç.Dr.Mustafa SOBA (Başkan) Risk Değerlendirme Standartları (2. Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL (Üye) Grup) Öğr. Gör. Murat YILMAZ(Üye) Doç.Dr.Mustafa SOBA (Başkan) Kontrol Faaliyetleri Standartları (3. Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL (Üye) Grup) Öğr. Gör. Murat YILMAZ(Üye) Doç.Dr.Mustafa SOBA (Başkan) Bilgi ve İletişim Standartları (4. Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL (Üye) Grup) Öğr. Gör. Murat YILMAZ(Üye) Doç.Dr.Mustafa SOBA (Başkan) İzleme Standartları (5. Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL (Üye) Grup) Öğr. Gör. Murat YILMAZ(Üye) 2. SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GENEL BİLGİLER, MİSYONU VE VİZYONU İ. GENEL BİLGİLER Sivaslı Meslek Yüksekokulu Öğretim Yılında Afyon Kocatepe Üniversitesine bağlı olarak açılmıştır Öğretim Yılına kadar İşletmecilik Programı olarak öğretimine devam eden Yüksekokulun, bu öğretim yılında program adı İşletme Programı olarak değiştirilmiştir. Yüksekokul, tarihli Resmi Gazetede yayınlanan 5467 Sayılı Kanunla Uşak Üniversitesine bağlanmıştır Öğretim Yılında Fidan ve Fidecilik, Organik Tarım ve Pazarlama programları açılmıştır Öğretim Yılında İşletme Programının adı İşletme Yönetimi Programı, Fidan ve Fidecilik Programının adı ise Bahçe Tarımı Programı olarak değiştirilmiştir. Yüksekokul 2010 Yılı Temmuz Ayında yeni hizmet binasına taşınmış ve burada öğretime devam etmektedir. - BİTKİSEL VE HAYVANSAL ÜRETİM BÖLÜMÜ Bitki Koruma (N.Ö ) Tıbbi ve Aromatik Bitkiler Organik Tarım - YÖNETİM VE ORGANİZASYON BÖLÜMÜ İşletme Yönetimi Programı (N.Ö.) -MİMARLIK VE ŞEHİR PLANLAMA BÖLÜMÜ Tapu Kadastro (N.Ö.) Tapu Kadastro (İ.Ö) Derslik Sayısı: 7 Konferans Salonu Sayısı: 1 Laboratuar: 4 Kütüphane:1 III. MİSYONUMUZ Meslek Yüksekokulumuzun temel amacı; ülkemizdeki sanayi ve hizmet sektörünün ihtiyacı olan donanımlı, alanlarında iyi yetişmiş mesleki ve teknik alanda yeterli bilgi ve beceriye sahip, teknolojik gelişmeleri takip eden, teorik ve pratik bilgilerini bir arada kullanabilen özgüvenli, katılımcı, toplumsal değerlere önem veren, bilgiye ulaşmasını bilen, sorgulayan, öğrenmeyi öğrenen, özgür düşünen kalifiye eleman yetiştirmektir. IV. VİZYONUMUZ Sektörlerindeki kalifiye eleman, bir ülkenin kalkınmasında en önemli faktördür. Ülkemizdeki en önemli eksiklik sektörlerdeki kalifiye ara elemanı eksikliğidir. Sivaslı Meslek Yüksekokulu endüstri ve hizmet kapsamındaki ihtiyaçları giderme anlamında öğrencilerin eğitimini ve hazırlığını sağlamakta ve 21. Yüzyılda Türkiye nin gelişime yardımcı olmaktadır. 3

5 3. SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU PERSONELİ GÖREV TANIMLARI T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ A- SORUMLULUKLAR 01- Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak. 02- Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokul genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek. Yüksekokul ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe 03- bildirmek, Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak. 04- Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 05- Yüksekokul ve bağlı birimlerinin eğitim-öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesini planlamak. 06- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 07- Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sağlanmak. 08- Eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi sağlamak. 09- Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini ve sonuçlarının alınması sağlamak. B- Harcama Yetkisi ve Yetkilisi Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük 01- ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Harcama yetkilileri bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme 02- belgesiyle, ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapabilir. Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı 03- vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. C- Diğer görev ve sorumluluklar 01- Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak. 02- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. 03- Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak. 04- Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. 4

6 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : MÜDÜR YARDIMCILARI A- SORUMLULUKLAR 01- Yüksekokul Müdürünün verdiği görevleri yapar. 02- Yüksekokul Müdürü yüksekokulda bulunmadığı zaman ona vekalet eder. 03- Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak 04- Basın ve Halkla ilişkilerin yürütülmesinde Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak 05- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak 06- Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici(leri) tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak 07- Öğrencilere gerekli sosyal hizmeti sağlamada Yüksekokul Müdürü ve Sekreterine yardımcı olmak T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : YÜKSEKOKUL SEKRETERİ A- SORUMLULUKLAR 01- Yüksekokulun idari personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak 02- Kendisine verilen diğer görevleri yapmak. 03- Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasını ve geliştirilmesini sağlamak. 04- Yüksekokul idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak. Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulunda oya katılmaksızın 05- raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. 06- Yüksekokul Kurulu ile Yüksekokul Yönetim Kurulu'nun kararlarını Yüksekokul 'a bağlı birimlere veya ilgili kurum veya kişilere iletmek. 07- Yüksekokul idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Yüksekokul Müdürüne öneride bulunmak. 08- Basın ve halkla İlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak. 09- Yüksekokul yazışmalarını yürütmek. 10- Yüksekokulun protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek. 11- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 12- Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım etmek. 13- Eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi için yardımcı olmak. 5

7 C- Diğer görev ve sorumluluklar Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Yüksekokul Müdürüne karşı birinci derecede sorumludur. 01- Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 02- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, 03- Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, 04- Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : BÖLÜM BAŞKANI 14- A- SORUMLULUKLAR sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 02- Yüksekokul Kuruluna üyelik yapmak 03- Programlarla ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak 04- Programların kaynaklarının etkili bir şekilde kullanılmasını sağlamak 05- Öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izlemek ve denetlemek 06- Bölümün misyonu ve vizyonunun gerçekleştirilmesini sağlamak 07- Prosedürlerin uygulama alanlarında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 08- Görevinde bulunmadığı zaman yerine vekil bırakmak 6

8 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : ÖĞRETİM ELEMANI A- SORUMLULUKLAR sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 02- Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak İç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaşmaya çalışmak 03- İç Kontrol Standartları Eylem Planının uygulama alanında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 04- Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlarda sürekli kalite iyileştirme çalışmaları yapmak 05- Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için Bölüm Başkanlığı nın talep ettiği bilgileri ve dokümanları sunmak 06- Her yarıyıl sonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrencilerden geri besleme (feedback) almak ve sonuçlara göre iyileştirme çalışmaları yapmak 07- Derslerin 14 haftalık uygulama programlarını ve yararlanılacak kaynakları her dönem başı ilan etmek 08- Sorumlusu olduğu derslerin içerikleri ve laboratuarların kullanımında yapılacak değişikler için Bölüm Başkanlığına öneri getirmek 09- Danışmanlık ve derslerini Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaş/gelişmiş ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi şekilde yerine getirir. Kendini sürekli geliştirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel 10- donanımını geliştirme; ders dışı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur. 11- Yüksekokul Müdürü ve Bölüm Başkanı nın verdiği görevleri yapar. 7

9 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : ÖĞRENCİ İŞLERİ A- SORUMLULUKLAR 01- Yeni öğrencilerin kayıtlarını ve kontrollerini yapar. 02- Güz ve Bahar Dönemlerinin başarı oranlarını listeler. 03- İkinci öğretim öğrencilerinden % 10 a girenleri tespit eder. 04- Harç borcu olan öğrencileri tespit eder. 05- Tüm öğrencilerin kütük ve not kaydını yapar. 06- Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını cevaplandırır ve ilgili birimlere yönlendirir. 07- Sınav evraklarını ve listelerini hazırlayıp kontrollerini yapmak 08- Gerektiğinde öğrenci işlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle iletişim kurar. 09- Öğrencilerle ilgili tüm evrakları 5 yıl süresince arşivler. 10- Yabancı dil dersleri için yapılan muafiyet sınav sonuçlarının ilanını yapar ve bu sonuçlar ile ilgili gerekli işlemleri yürütür. 11- Öğrencilerin kayıt dondurma ve kendi isteğiyle kayıt sildirme taleplerine ilişkin işlemleri yürütür. 12- Öğrencilerin stajla ilgili işlemlerini yapar. 13- Katkı payı kredisi listelerini ilan eder ve dosyalar. 14- Öğrenci belgesi, transkript vb belgeleri hazırlar. 15- Askerlik yaşı gelmiş öğrencilerle ilgili işlemleri yapar. 16- Öğrenci kimlik kartı kaybolan öğrenci için gerekli başvuruyu alır. 17- Başbakanlık bursu alan öğrencilerin başarı durumlarını ilgili birime bildirir. 18- Kredi ve Yurtlar Kurumu ndan gelen listeleri inceleyerek, ilgili yerleri doldurur. 19- Mezun aşamasına gelen öğrencilerin mezuniyet işlemlerini yapar. Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 1 Konu Öğrenci İşleri Kurul ve Komisyonları Teşkilat Şeması 1. Uyum Komisyonu 2. Danışman Öğretim Üyeleri 3. Staj Komisyonu 4. Burs Komisyonu 5. Öğrenci Hizmetleri Komisyonu 8

10 YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Doç.Dr.Mustafa SOBA UYUM KOMİSYONU Doç.Dr.Mustafa SOBA Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL Öğr.Gör.Murat YILMAZ DANIŞMAN ÖĞRETİM ELEMANLARI STAJ KOMİSYONU Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL Öğr.Gör.Volkan DENERİ Öğr.Gör.H.Berk TÜRKER Organik Tarım II- Öğr.Gör.Volkan OKATAN Tıbbi ve Aro.Bit.II- Öğr.Gör.Nüket ALTINDAL Tapu ve Kadastro- Öğr.Gör.Volkan DENERİ Bitki Koruma II- Öğr.Gör.Murat YILMAZ Bitki Koruma I- Öğr.Gör.Tuğba USLU İşletme Yönetimi- Öğr. Gör. Murat YILMAZ Tapu Kadastro- I.öğretim (1.sınıf)- Öğr. Gör. Buket ÇELEN Tapu Kadastro- I.öğretim (2.sınıf)- Öğr.Gör.Volkan DENERİ BURS KOMİSYONU Doç.Dr.Mustafa SOBA Yrd.Doç.Dr.Nüket ALTINDAL Öğr.Gör. Murat YILMAZ I ÖĞRENCİ HİZMETLERİ KOMİSYONU Mustafa Güçlü KASAPOĞLU Yüksekokul Sekreteri Oğuzhan KAYMAKÇI Memur Birimi SİVASLI Meslek Yüksekokulu 2 Konu Ders Muafiyeti İşlem Süreci Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Yüksekokul Müdürünün, öğrencilerin derslerine ait ders muafiyetlerinde yüksekokulumuza intibakını sağlamak için görevlendirdiği öğretim elemanları uyum komisyonunu oluşturur. 1. Öğrenci ders not dökümü ve derslerin kapsamlarını belirten dilekçe ile Yüksekokul Müdürlüğüne müracaat eder. 2. İlgili evrakların Yüksekokul Müdürü tarafından Uyum Komisyonuna havale edilir. 3. Uyum Komisyonu toplanır. 4. Uyum komisyonu tarafından derslere ait muafiyetlerin belirlenmesi ve derslere intibakının yapılması 9

11 5. Kararın yönetim kuruluna sunulması 6. Uyum Komisyonu tarafından alınan kararların Yüksekokul Yönetim kurulunda gündeme alınması Yönetim Kurulu tarafından alınan kararın gereğinin yapılması için öğrenci işlerine havalesi Ders Muafiyeti,Uyum Komisyonu Başla Öğrenci, okumuş olduğu derslerinin kapsamlarıyla beraber ders not dökümünü Yüksekokul Müdürlüğü (evrak kayıt işleri) ne yazılı olarak müracaat eder. Yüksekokul Müdürlüğü, öğrenci işlerine ve uyum komisyonuna sevki için; H Uyum Komisyonuna sevki uygun mu? Evet Uyum komisyonunda; ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen uyum komisyonu kararının Yönetim Kurulunda görüşülmesi için müdür, H Yönetim Kuruluna sevki uygun mu? Evet Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen Yönetim Kurulu kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları değişikliğini ÖBİS de yapılması. Ders Muafiyeti Bitti 10

12 Birimi SİVASLI Meslek Yüksekokulu 3 Konu Staj Komisyonu İşlem Süreci Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Staj Komisyonu Süreci 1. Yüksekokul Müdürü tarafından görevlendirilen öğretim üyeleri staj komisyonunu oluşturur. 2. Staj komisyonu staj şirketlerini ve staj yapacak öğrencileri belirler, 3. Öğrenci staj yapacağı işletmeyle görüşür, 4. Staj yeri görüşmesi sonucunun staj komisyonuna bildirilmesi, 5. Staj komisyonu tarafından öğrencilerin staj yerlerinin belirlenmesi, 6. Öğrencilerin staj yerlerindeki staj hizmetlerini deftere işlemesi, 7. Staj defteri ve staj belgesinin staj komisyonuna teslim edilmesi 8. Staj komisyonunun kararı; a)-uygun görmesi durumunda stajı karar ile beraber bitirmesi b)-uygun görülmemesi durumunda tekrar yapması, öğrenci işleri tarafından öğrencilere duyurulu 11

13 Staj Komisyonu başla Staj komisyonu görevlendirilmesi Stajyer Öğrencilerin Belirlenmesi Staj Şirketlerinin Belirlenmesi Öğrencilerin Staj Şirketleri ile görüşmesi Staj Yerinin Kabul Yazısı Hayır Staj Komisyonunun görüşü Uygun mu? Evet Öğrencinin Staj yerine gidişi ve Staj hizmetinin Staj Defterine işleyerek yüksekokul müdürlüğüne teslim edilmesi Staj komisyonuna sevki Hayır Stajı Uygun mu? Evet Staj Komisyonu Bitti 12

14 Birimi SİVASLI Meslek Yüksekokulu 4 Konu Danışman Öğretim Elamanları Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Danışman Görevlendirilmesi Kayıt Yenileme Başla Danışman öğretim elemanlarının görevlendirilmesi Katkı paylarını yatıran öğrenciler alacağı derslerini bilgisayar ortamında tercihlerini yaparak danışman öğretim elemanına gönderir Danışman öğretim elemanının internet ortamında tercih ettiği dersleri; Hayır Öğrencinin seçtiği ders saati yarıyılda alacağı ders saatini aşmıyor mu? Evet Öğrenci ile ilgili kararların uygulanmasında rehberlik yapar Onayını vererek öğrenci derslerini seçmiştir. Bu aşamadan sonra ilgili dönemde öğrenciye ait hizmet istek talepler internet ortamındaki öğrenci bilgileri ÖBİS den yararlanarak öğrenci işleri tarafından cevaplanılacaktır. Danışman Hizmeti Bitti 13

15 Birimi SİVASLI Meslek Yüksekokulu 5 Konu Burs Komisyonu İşlem Süreci Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Burs Komisyonu Süreci Yüksekokul müdürlüğü tarafından görevlendirilen öğretim elemanları burs komisyonunu oluşturur. Burs komisyonu burs verecek kuruluşun istekleri doğrultusunda istenen şartları öğrencilere duyurur. Öğrenci gerekli belgeleri tamamlayarak burs komisyonuna teslim eder, Burs komisyonu başvuruda bulunan öğrenciler arasından burs verilecek öğrencileri tespit eder ve öğrenci işlerine bildir. Öğrenci işleri bilgileri Burs verecek kuruluşa gönderir ve öğrencilere duyurur. Burs Komisyonu Başla Burs komisyonu görevlendirilmesi Burs verecek kurumun yazısı burs komisyonuna verilir. verecek kuruluşun varsa şartları/koşulları belirlenir Öğrencilere duyurulur Öğrencilerin burs başvurularını yapar Burs alacak Öğrencilere ait bilgiler toplanır Burs alacak öğrenciler tespit edilir Burs verecek şirkete, öğrenciye duyurulur Burs Komisyonu Bitti

16 Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 6 Konu Disiplin Kurulu Akış Şeması Süreci Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Yüksekokul Müdürlüğüne gelen yazılı şikâyet üzerine, Yüksekokul Müdürü öğretim elemanları arasından soruşturmacı görevlendirir, soruşturmacı şikâyet eden ile şikâyet edileni ayrı ayrı dinleyerek ifadelerini alır ve soruşturmayla ilgili kararını, Yüksekokul Müdürlüğüne bildirir. Yüksekokul Müdürü soruşturmacıdan gelen dosyayı disiplin kuruluna sevk eder, disiplin kurulu soruşturmayla ilgili evraklarını inceler ve nihai kararını verir Yüksekokul Müdürlüğüne bildirir. Soruşturma ile ilgili karar öğrenci işleri tarafından; öğrencinin kendisine, ailesine, burs aldığı kurumlara ve U.Ü. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazıyla bildirilir. Disiplin Kurulu Başla Yazılı şikâyet üzerine, Yüksekokul Müdürünün Soruşturmacı Görevlendirilmesi Şikayetçi ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Tarafların Olay Üzerinde Soruşturulması Soruşturmacının Kararı Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne Bildirilmesi Disiplin Kurulunun Toplanması Disiplin Kurulu Kararı Kararın; Öğrencinin Kendisine, Ailesine, Burs aldığı Kurumlara, U.Ü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Disiplin Kurulu Bitti Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 7 Konu Öğrenci hizmetleri komisyonu _ Yeni Kayıt İşlem Süreci Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği 15

17 U.Ü.Rektörlüğü tarafından (ÖSYM sınavı sonucu yüksekokulumuza kayıt edilecek öğrencilere ait) bilgiler/belgeler gelmesiyle; İlgili Müdür Yardımcısı yazıyı öğrenci hizmetleri komisyonuna sevk eder, 1. (Öğrenci katkı payı yatırdı belgesi) Banka Dekontu olan; Öğrenci tarafından; 2. ÖSYM Kimlik Kartı, 3. TEYO Yerleştirme Belgesi 4. Lise Diploması_Geçici Mezuniyet Belgesi, 5. Nüfus Fotokopisi (Onaylı) 6. İkametgah Belgesi 7. Askerlik Tecil Belgesi (Erkek Adaylar) 8. Fotoğraf (12) 9. Yabancı Dil Muafiyet Formu 10. Öğrenci Bilgi Derleme Formu Öğrenci İşlerinin verdiği Kayıt Zarfı ve belgeleri doldurularak Öğrenci İşlerine Teslim Edilmesi ile Kesin Kaydı yapılır. ÖĞRENCİ İŞLERİ TARAFINDAN; 1. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Bilgi verilir.(kayıt olan Öğrenciler için) 2. Kesin Kaydını Yaptıran Öğrenciye Öğrenci Kimlik Kartı verilir. 3. Bilgisayar Ortamında Kişisel Bilgileri girilir. 4. Sınıf Listesi Düzenlenir. 5. Öğrenim Süresi İçinde Alacağı Dersleri oluşturulur. 6. Askerlik Şubelerine Öğrenci Durum Belgesi Gönderilir. 7. Öğrencinin Kayıdının olduğuna ait bilgi Emniyet e bildirili Öğrenci Hizmetleri Yeni Kayıt İşlemleri Giriş U.Ü.Rektörlüğünden gelen yazı Müdürün öğrenci hizmetleri komisyonuna sevki Öğrencinin; evraklarını teslim etmesi Öğrencinin; Katkı Payı yatırdı belgesi (dekont) u danışmana gösterilmesi Öğrencinin; Tamamlaması gereken belgelerin kontrolü için öğrenci hizmetleri komisyonu incelemesi; Öğrencinin belgeleri tamam mı? H Eksik belgelerini tamamlaması için öğrenciye iade edilmesi Evet Öğrenciye ait bilgilerin ÖBİS ortamına girilmesi Öğrenci İşleri tarafından;öğrenciye öğrenci kimlik kartı, öğrenci belgesi, yabancı dil muafiyet sınav formu verilir. Öğrenci İşleri tarafından;u.ü.öğrenci İşlerine yeni kayıt olanların listesi gönderilir Öğrenci Hizmetleri Yeni kayıt İşlemini Tamamladı Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 8 Konu Mezun Öğrencilerin Belirlenmesi İşlem Süreci Gerekçe Uşak Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 24. ve 25. maddeleri 16

18 Mezun Öğrencilerin Belirlenmesi Başla Öğrencinin yazılı başvurusu Öğrenci Hizmetleri Komisyonunda; Öğrencinin Ders notları, katkı payı, stajı ve ilişiği kesilmesine engel teşkil eden bir sebep olup olmadığı kontrolü yapılır. Kontrol sonucu Mezun olabilir mi? H Eksik işlemlerini tamamla Evet Öğrenci hizmetleri komisyonunun kararı olumlu ise, Yönetim kurulunda görüşülür; H Öğrenci Mezun olabilir mi? Eksik işlemlerini tamamla Evet Not döküm belgesi çıktısı alınır, Askerlik Durum Belgesi çıktısı ve Geçici mezuniyet belgesi hazırlanarak müdür e imzaya sunulur. Öğrenci işleri tarafından; Öğrenciye Mezuniyet belgesi, Not döküm belgesi, Erkek öğrenciye Askerlik durum belgesi, Burs aldığı Kurumlara, Sosyal güvenlik kurumuna, U.Ü Öğrenci İşlerine bildirilir. Mezun Öğrenciler Belirlendi Birimi U. Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 9 Konu Yazılı İstek Üzerine Öğrenci Belgesi Düzenleme Gerekçe U.Ü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Öğrenci Belgesi Düzenleme Öğrencilerin Burs/harç/yardım alma, İş başvurusu, herhangi bir sebepten dolayı mağdur duruma düştüğü bir olay vb. gibi öğrencinin 17

19 mağduriyetini giderme için Öğrencilere ait bilgiler, belgeler, formlar öğrenci işleri personelinin ÖBİS kayıtlarından yararlanarak Yüksekokul Müdürü / Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreterinin talimatıyla düzenlenir ilgiliye imza karşılığında ilgiliye verilir. ÖĞRENCİ BELGE DÜZENLEME ÖĞRENCİNİN YAZILI BELGE TALEBİ YAZININ GELEN EVRAKA İŞLENMESİ MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCISI, YÜKSEKOKULU SEKRETERİNİN (Öğrenci İşleri) SEVKİ H Yazı Yeterli mi? Eksik işlemlerini tamamla Evet YAZININ ÖĞRENCİ İŞLERİNE GELMESİ ÖĞRENCİ İŞLERİN YAZIYI HAZIRLAMASI CEVAP YAZININ YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN PARAF I YAZI YETERLİ Mİ? Hayır Evet GİDEN EVRAKIN KAYDINA GİRİLMESİ ÖĞRENCİ BELGESİNİN ÖĞRENCİYE VERİLMESİ Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 10 Konu İstek Formuna istinaden Transkript Belgesi Düzenleme Gerekçe U.Ü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Öğrenci Belgesi Düzenleme Öğrencilerin Burs/harç/yardım alma, İş başvurusu, herhangi bir sebepten dolayı mağdur duruma düştüğü bir olay vb. gibi öğrencinin mağduriyetini giderme için Öğrencilere ait bilgiler, belgeler, formlar öğrenci işleri personelinin ÖBİS kayıtlarından yararlanarak Yüksekokul Müdürü / Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreterinin talimatıyla düzenlenir ilgiliye imza karşılığında ilgiliye verilir. 18

20 ÖĞRENCİ TRANSKRİPT BELGE DÜZENLEME ÖĞRENCİNİN SÖZLÜ BELGE TALEBİNİ ÖĞRENCİ İŞLERİNE BİLDİRMESİ ÖĞRENCİ İŞLERİN YAZIYI HAZIRLAMASI CEVAP YAZININ YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN PARAF I YAZI YETERLİ Mİ? Hayır Evet ÖĞRENCİYE VERİLMESİ ÖĞRENCİ TRANSKRİPT BELGESİ DÜZENLEMESİ BİTTİ Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 11 Konu Yazılı İstek Üzerine Öğrencinin Kaydının Silinmesi Gerekçe U.Ü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Öğrencinin Yüksekokulumuz ile İlişiğinin kesilmesi için Öğrencinin yazılı talebi (dilekçe) ile başvurması durumunda ilişiği kesilir. 19

21 ÖĞRENCİNİN KAYDININ SİLİNMESİ ÖĞRENCİNİN YAZILI (DİLEKÇESİ)TALEBİ YAZININ GELEN EVRAKA İŞLENMESİ MÜDÜR Kaydın silinmesi için Öğrenci İşlerine SEVK i Öğrencinin Kaydının Silinmesi Uygun mu? Evet YAZININ ÖĞRENCİ İŞLERİNE GELMESİ ÖĞRENCİ İŞLERİN ÖĞRENCİYE AİT YAZI ve EKİ(Lise Diploması, Askerlik Durum, Transkript Belgesi) HAZIRLAMASI CEVAP YAZININ YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN PARAF I Öğrenci İşleri Uygundur Kararı var mı? Hayır Evet GİDEN EVRAKIN KAYDINA GİRİLMESİ ÖBİS DEN İLİŞİĞİNİ KESİLMESİ BURS ALDIĞI KURUMLARA, ASKERLİK ŞUBESİNE, U.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİNE BİLGİLENDİRİLİR. ÖĞRENCİNİN YÜKSEKOKUL İLE KAYDI SİLİMİŞTİR Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 13 Konu Geçici Mezuniyet Belgesi Düzenleme Hizmet Akışı Gerekçe U.Ü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Mezun durumdaki öğrencilerinin belirlenmesi, Öğrencinin yazılı (dilekçeli) talebi ve Öğrenci hizmetleri komisyonunun tespit etmesi ile Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı alınarak öğrencinin İlişiği Kesilir. 20

22 GEÇİCİ MEZUNİYET BELGESİ DÜZENLEME ÖĞRENCİNİN YAZILI (DİLEKÇESİ)TALEBİ YAZININ GELEN EVRAKA İŞLENMESİ MÜDÜR_Mezun olup olamayacağının araştırılması için Öğrenci İşlerine SEVK i Hayır Öğrencinin Mezun Olabilir mi? Evet YAZININ ÖĞRENCİ İŞLERİNE VERİLMESİ ÖĞRENCİ İŞLERİN ÖĞRENCİYE AİT YAZI ve EKİ(Lise Diploması, Askerlik Durum, Transkript Belgesi) HAZIRLAMASI CEVAP YAZININ YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN PARAF I Öğrenci İşleri Uygundur Kararı var mı? Hayır Evet GİDEN EVRAKIN KAYDINA GİRİLMESİ ÖBİS DEN İLİŞİĞİNİ KESİLMESİ BURS ALDIĞI KURUMLARA, ASKERLİK ŞUBESİNE, U.Ü ÖĞRENCİ İŞLERİNE BİLGİLENDİRİLİR. ÖĞRENCİNİN YÜKSEKOKUL İLE KAYDI SİLİMİŞTİR Birimi U.Ü SİVASLI Meslek Yüksekokulu 14 Konu Mezun öğrencilerin Diplomasının Düzenlenmesi Gerekçe U.Ü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Öğrencinin yazılı talebi ve Öğrenci hizmetleri komisyonunun tespit etmesi ile Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı alınarak mezuniyet nedeniyle ilişiği kesilen öğrencinin. Diplomasını hazırlamak için. Öğrenci hizmetleri komisyonu tarafından Diploma ve Diploma Defteri Düzenlenir, tekrar incelenir. Uygun ise Diploma ve Diploma Defterleri Hazırlanır, İmzaya Sunulur,ilgiliye yazılı talep etmesi durumunda imza karşılığında verilir. 21

23 DİPLOMA DÜZENLEME Müdürün,Yönetim Kurulu Kararı ile mezun olarak ilişiği kesilen öğrencin Diplomalarını hazırlaması için Mezuniyet Komisyonunu görevlendirir. MEZUN EDİLEN ÖĞRENCİLERİN DİPLOMA VE DİPLOMA DEFTERLERİLERİNE KİŞİSEL BİLGİLER GİRİLİR BASIMA HAZIR EDİLEN BİLGİLER KONTROL EDİLİR Hayır Diploma Defterleri ve Diplomalar Basıma Uygun mu? Evet DİPLOMALAR VE DİPLOMA DEFTERLERİ MATBAADA HAZIRLATILIR MEZUNİYET KOMİSYONU, HAZIRLATTIRILAN DİPLOMALARI KONTROL EDER Diploma Defterleri ve Diplomaların Basımı Uygun mu Hayır Evet DİPLOMALARIN KAYITLARA UYGUNLUĞUNU BEYAN İÇİN MEMUR, ŞEF, VE YÜKSEKOKUL SEKRETERİ DİPLOMA VE DİPLOMA DEFTERİNDE İSİMLERİNE AYRILMIŞ YERLERİ İMZALAR DİPLOMALAR MÜDÜRE İMZALATTIRILIR DİPLOMALAR REKTÖR E İMZALATTIRILIR DİPLOMASI HAZIRLANAN ÖĞRENCİ, DİLEKÇE KARŞILIĞINDA DİPLOMA DEFTERİNİ İMZALAYARAK DİPLOMASINI ALABİLİR. DİPLOMA HAZIR 22

24 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : YAZI İŞLERİ A- SORUMLULUKLAR 01- Yüksekokul kurullarının toplantı zabıtlarını yazar ve arşivler 02- Yüksekokul personeline ait sevk ve izin evraklarının kayıt ve takip işlemlerini yapar. 03- Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri kabul eder ve yüksekokul sekreterini bilgilendirir. 04- Yüksekokul sekreterinin yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlar ve takip eder. 05- Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapar. T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi :TAHAKKUK A- SORUMLULUKLAR 01- Akademik personelin ek ders işlemlerini ve ödemelerini yapar. 02- Personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yolluklarını için gerekli işlemleri hazırlar. 03- Yüksekokul bütçe hazırlıklarını yapar. 04- Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli çalışmaları yapar. 05- İdari ve Akademik personelin aylık maaş işlemlerini ve ödemelerini yapar. 06- Satın alma ihale evraklarını düzenler. 07- Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapar. 23

25 MAAŞ ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA MAAŞ ESASI BULUNAN KADROLU PERSONELİ LİSTELENİR. MAAŞ PROGRAMINA GİRİŞ İÇİN VARSA TERFİSİ OLAN PERSONEL BİLGİLERİ GÜNCELLENİR. MAAŞ BİLGİ DEĞİŞİKLİĞİ OLAN PERSONEL UŞAK ÜNİVERSİTESİ BİLGİ İŞLEM VE UŞAK ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI SAY 2000 İ SİSTEMİNE KAYDEDİLİR. UŞAK ÜNİVERSİTESİ MAAŞ PROGRAMINDAN MAAŞ BORDROLARI BASTIRILIR EKLERİ 2 NÜSHA) (BODRO ÇIKTISI ALINAN MAAŞ BODROLARININ SAY 2000 İ SİSTEMİNE GÖRE KONTROL İŞLEMLERİ YAPILIR VE HATA VAR İSE YENİ BORDRO ÇIKTISI ALINIR YOK İSE MAAŞ DOSYASI HAZIRLAMA İŞLEMİNE GEÇİLİR. KONTROLÜ YAPILAN MAAŞ BODROLARINDAKİ BİLGİLERE GÖRE ÖDEME EMRİ BELGESİ ( E BÜTÇE SİSTEMİNDE ) DÜZENLENİR VE HARCAMA YETKİLİSİ İLE GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ TARAFINDAN İMZALANIR MAAŞ BODROLARI 2 ADET DOSYA OLARAK DÜZENLENİR VE O AYA AİT OLAN PERSONEL BİLGİ DEĞİŞİKLİKLERİ DE DOSYALARA KONUR. HAZIRLANMIŞ OLAN 1 ADET MAAŞ DOSYASI UŞAK ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TUTANAK KARŞILIĞI TESLİM EDİLİR. KALAN 1. DOSYA YÜKSEKOKULDA DOSYALANIR. 24

26 EKDERS ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA KADROLU ÖĞRETİM ELEMANLARININ DERS YÜKÜ FORMLARI GİRMİŞ OLDUKLARI DERS SAYISINA GÖRE DÜZENLENİR, KURUM YETKİLİSİ VE ÖĞRETİM ELEMANI TARAFINDAN İMZALANIR. ( FORM 2 YATAY FORM. ) DERS YÜKLERİ : PROF., DOÇENT., YRD. DOÇ., 10 SAAT, ÖĞRETİM GÖREVLİSİ 12 SAATTİR. MÜDÜR YARDIMCILARI: YARDIMCI DOÇENT 5 SAAT ÖĞRETİM GÖREVLİSİ 6 SAATTİR SAYILI KANUNUN 40/a MADDESİNE GÖRE DIŞARIDAN DERS VERMEYE GELEN ÖĞRETİM ELEMANLARININ DERS YÜKÜ FORMLARI KENDİLERİ TARAFINDAN DÜZENLENİR OKULA TESLİM EDİLİR. FORM 2 (DİKEY FORM) DAKİ BİLGİLERE GÖRE AYLIK DERS YÜKÜ FORMU ( FORM 1 ) DÜZENLENİR. DERS YÜKÜ FORMUNA GÖRE ÜCRET ÇİZELGESİ BELİRLENİR. ÇİZELGEDEKİ ÜCRETLİ DERS SAATİNE GÖRE HER ÖĞRETİM ELEMANINA ÜCRET TAHAKKUK ETTİRİLİR. e-bütçe DEN ÖDEME EMRİ BELGESİ ÇIKARILARAK İMZALANIP STRATEJİ DAİRE BAŞKANLIĞINA TESLİM EDİLİR. 25

27 YURT İÇİ GEÇİCİ GÖREV YOLLUKLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA GÖREVLENDİRME ONAYI ALINIR. GÖREV İFA EDİLİR. YURT İÇİ GÖREV YOLLUĞU BİLDİRİMİ BELGESİ DÜZENLENİR. DÜZENLEMEDE KİŞİNİN SEYAHAT GRAFİĞİ, GÖREV İFA TARİHİ, DERECE VE EK GÖSTERGE DURUMUNA GÖRE İSE GÜNDELİK HESABI GİBİ VERİLER DİKKATE ALINIR ÖDEME EMRİ BELGESİ 3 NÜSHA DÜZENLENİR VE YETKİLİLERCE İMZALANIR ÖDEME EMRİ GÖREV ONAYI VE YOLLUK BİLDİRİMİ EKİNDE 1 NÜSHA U.Ü STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TUTANAK KARŞILIĞI TESLİM EDİLİR, DİĞER NÜSHA YÜKSEKOKULDA DOSYALANIR. 26

28 EK ÇALIŞMA KARŞILIKLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA EK ÇALIŞMA KARŞILIKLARI AYLIK OLARAK DÜZENLENİR. DÜZENLEMEDE PERSONELİN GÜNLÜK HİZMET CETVELİNDEKİ (HASTAHANE, İZİNLİ, RAPORLU VB.) DURUMU VAR İSE PUANTAJ CETVELİNDE GELMEDİGİ GÜNLER ÇIKARTILIR. BİR PERSONELE AYDA YÜZ (100) SAATTEN FAZLA EK ÇALIŞMA KARŞILIĞI DÜZENLENEMEZ. AKABİNDE PUANTAJ TABLOSU HAZIRLANIR. PUANTAJ TABLOSUNDAKİ EK ÇALIŞMA KARŞILIGI SAAT ÜCRETLERİ UŞAK ÜNİVERSİTESİ BİLGİ İŞLEM KISMINA KİŞİ BAZINDA İŞLENEREK BORDRO ÇIKTISI ALINIR. KONTROL EDİLİR.MÜTEAKİBEN ÖDEME EMRİ BELGESİ DÜZENLENİR.YÖNETİM KURUL KARARI DA EKLENEREK 3 DOSYA HAZIRLANIR. 2 DOSYA STRATEJİ GELİŞTİRME VE DAİRE BAŞKANLIĞINA TESLİM EDİLİR. 3NCÜ NÜSHA DOSYALANIR. 27

29 SATIN ALMA İŞLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA 4734 SAYILI KANUNUN 22.MADDESİNİN d BENDİ UYARINCA YAPILACAK OLAN ALIMLAR İÇİN HARCAMA YETKİLİSİ EN AZ İKİ KİŞİDEN OLUŞAN PİYASA ARAŞTIRMA GÖREVLİSİ BELİRLER VE İLGİLİ PERSONELE TEBLİĞ EDİLİR. HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN BİR BAŞKAN VE EN AZ İKİ ÜYEDEN OLUŞAN MUAYENE KABUL KOMİSYONU OLUŞTURULUR. BİRİMİN İHTİYAÇLARI BELİRLENİR. ÖDENEK SERBEST /BÜTÇE DURUMUNA GÖRE PİYASA ARAŞTIRMASI GÖREVLİLERİ TARAFINDAN FİRMALARDAN TEKLİF ALINARAK YAKLAŞIK MALİYET BULUNUR VE İKİ ADET YAKLAŞIK MALİYET FORMU DÜZENLENİR, GÖREVLİLERCE İMZALANIR.( EK Form 1-a) İKİ NÜSHA OLARAK İHALE ONAY BELGESİ DÜZENLENİR VE HARCAMA YETKİLİSİ İLE GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİNE İMZALATILIR.( EK form 1-b) PİYASA ARAŞTIRMASI YAPILARAK SATIN ALINACAK OLAN MAL YA DA MALZEMELER İÇİN EN UYGUN TEKLİFİ VEREN FİRMA BELİRLENİR VE İKİ ADET PİYASA ARAŞTIRMA BELGESİ DÜZENLENEREK YETKİLİLERCE İMZALANIR. ( EK Form 1c) FİRMA FATURA İLE BİRLİKTE SATIN ALINAN MAL YADA MALZEMELERİ YÜKSEKOKULA TESLİM EDER,,MUAYENE KABUL KOMİSYONU GELEN MAL YADA MALZEMELERİN, EVSAFA UYGUN TAM VE EKSİKSİZ OLDUĞUNA KANAAT GETİRDİKTEN SONRA ÜÇ ADET MUAYENE KABUL BELGESİ DÜZENLEYİP İMZALAR. ( EK-Form 1-d) AYNİYAT YETKİLİSİ ÜÇ ADET TAŞINIR İŞLEM BELGESİ DÜZENLER VE İMZALAR. (EK-Form 1f) GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ GERÇEKLEŞEN SATIN ALMA İŞLEMİ İLE İLGİLİ TÜM EVRAKLARI İNCELEYEREK MADDİ HATA OLUP OLMADIĞINI KONTROL EDER VE HATA YOK İSE ÖDEME EMRİ BELGESİ DÜZENLER VE HARCAMA YETKİLİSİNE İMZALATIR. 28

30 ÖDEME EMRİ EKİNDE, 1 ADET YAKLAŞIK MALİYET FORMU, 1 ADET İHALE ONAY BELGESİ,1 ADET PİYASA ARAŞTIRMASI BELGESİ, 1 ADET MUAYENE KABUL KOMİSYONU OLURU, FATURA VE 1 ADET TAŞINIR İŞLEM BELGESİ İLE BİRLİKTE EVRAK TESLİM TUTANAĞI DÜZENLENEREK STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TESLİM EDİLİR, TESLİM EDİLEN EVRAKLARDAN BİRER ADEDİ DOĞRUDAN TEMİN İHALE DOSYASINA KONULMAK ÜZERE YÜKSEKOKULDA MUHAFAZA EDİLİR. 5. SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM GENEL AKIŞ ŞEMASI SİVASLII MESLEK YÜKSEKOKULU EĞITIM ÖĞRETIM GENEL AKıŞ ŞEMASI Yarıyılın Başlaması A 1 Yarıyıl Hazırlıkları Kayıt ve Ders Belgelerinin Hazırlanması 8 Yarıyıl Sonu Sınavları Yarıyıl Sonu Sınav Sonuçları 2 Kayıt Yenileme ve Ders Kayıt İşlemleri Derslerin Başlaması Ders İçerik Formları 9 Yarıyıl Sonu İşlemleri Notların Girilmesi H Ders Ekleme Çıkarma Yapılacak Mı? Kayıt ve Ders Belgeleri 10 H Bahar Yarıyılı Mı? E Bahar Yarıyılının Planlanması E 3 Ders Ekleme Çıkarma İşlemleri 11 Bütünleme Sınav İşlemleri Notların Girilmesi 4 Yarıyıl Ara Sınavları ve Değerlendirme Sınav Sonuçlarının Açıklanması 12 Akademik Yıl Sonu İşlemleri 5 Yarıyıl İçi Genel Değerlendirmeleri H Bahar Yarıyılı Mı? Yarıyıl Sonu E 6 Staj İşlemleri 7 Yarıyıl Sonu Sınavlarının Tarihlerinin ve Yerlerinin Belirlenmesi Yarıyıl Sonu Sınav Tarihleri ve Yerleri Derslerin Bitimi A 29

31 6. YARIYIL HAZIRLIK FAALİYET PROGRAMI Faaliyet No Faaliyet Referans Kayıt Sorumlular Zaman 1 Haftalık ders programının yapılması Kayıt hazırlıklarının yapılması Açılana derslerin belirlenmesi Dershane ve laboratuarların kontrol edilerek gerekli düzenlemelerin yapılması Staj yeri temini için girişimlerin başlatılması Akademik Takvim İlgili yılın müfredat programı Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Danışmanlık Prosedürü Ders Programları Öğrenci ve Danışman Listeleri Yüksekokul Müdürü Bölüm Başkanları Öğretim Elemanları İdari ve Teknik Personel Ders Programları ve Sınav Koordinatörlüğü Ders Kayıtlarından Bir Hafta Önce 2 Danışmanların gözetiminde ders kayıtlarının yapılması Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Danışmanlık Prosedürü Ders Kaydı ile ilgili belgeler Yüksekokul Müdürü Bölüm Başkanları Danışmanlar Akademik Takvimde Belirtilen Zaman Aralığında 3 Danışmanların gözetiminde ders ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapılması Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Danışmanlık Prosedürü Kayıt ve Ders Belgeleri Yüksekokul Müdürü Bölüm Başkanları Akademik Takvimde Belirtilen Zaman Aralığında Danışmanlar Bölüm Başkanları 4 Ara sınav programı yapılır ve uygulanır Staj değerlendirmeleri yapılır Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Danışmanlık Prosedürü Ara Sınav ve Ara Sunum Programları Ders Programları ve Sınav Koordinatörlüğü Öğretim Elemanları Akademik Yarıyıl Boyunca Stajlar İlan Edilen Haftalarda 5 Öğretim elemanlarının kendi performanslarını ölçmesi ve değerlendirmesi Danışmaların öğrencileri ile görüşmesi Sınıf İçi Eğitim Prosedürü Danışmanlık Prosedürü Danışman Raporları Bölüm Başkanları Öğretim Elemanları Danışmanlar Ara Sınavlardan Sonra 6 Öğrencilerin yaz stajı başlangıç işlemlerinin staj yönergelerine göre yapılması Staj Yönergesi Bölüm Staj Kılavuzu Staj Evrakları Bölüm Başkanı Staj Komisyonu Bahar Yarıyılı Ortasından Sonra 30

32 7 8 Yarıyıl sonu sınavlarının, yerlerinin, tarihlerinin ve gözetmenlerinin belirlenmesi Öğrencilerin; dersi, öğretim elemanını, laboratuar sorumlularını değerlendiren anketi her bir ders için yapması Yarıyıl sonu sınavlarının yapılması Notlarda maddi hata başvurularının değerlendirilmesi Sınav evraklarının toparlanması ve arşivlenmesi Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Sınıf İçi Eğitim Prosedürü Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Yarıyıl Sonu Sınav Programı Değerlendirme Formları Yarıyıl Sınav Sonuçları Anket Değerlendirme Sonuçları Bölüm Başkanı Ders ve Sınavlar Koordinatörü Bölüm Başkanı Ders ve Sınavlar Koordinatörü Danışmanlar Derslerin Bitiminden Bir Hafta Önce Derslerin Bitiminden Bir Hafta Önce Akademik Takvimde Belirtilen Zaman Aralığında Yarıyıl Sonu Sınav Bitiminden İki Hafta Sonra 31

33 7. SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU ALTERNATİF İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU GELEN İŞ AKIŞ SÜRECİ SORUMLULAR İŞ AKIŞI FAALİYET DOKÜMAN KAYIT Yazı İşleri Yazışma İşleri Yüksekokul içi ve dışı yazışmalar yapılır Resmi Yazışmalar Kurallarını Belirleyen Es. ve Us. Hk. Yönetmelik Resmi Yazışmalar Yüksekokul Evrak Kayıt Sorumlusu Yazı ve ekleri uygun mu? Yazı ve ekleri incelenir. Kurallarını Belirleyen Es. ve Us. Hk. Yönetmelik Yüksekokul Evrak Kayıt Sorumlusu MYO Müdürü veya Sekr. tarafından imzalanır veya paraflanır Evrakın imza ve paraf işleri tamamlanır. Resmi Yazışmalar Kurallarını Belirleyen Es. ve Us. Hk. Yönetmelik Yüksekokul Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak kayıt edilir. Yüksekokul Giden Evrak Kayıt Defterine kaydedilir. Resmi Yazışmalar Kurallarını Belirleyen Es. ve Us. Hk. Yönetmelik Yüksekokul Evrak Kayıt Sorumlusu Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime Zimmet Defteri ile teslim edilir. 32

34 RİSK ANALİZİ? 8. SİVASLI MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL EYLEM PLANI: SWOT ANALİZİ SİVASLI Meslek Yüksekokulunun eğitim, öğretim ve yönetim faaliyetleri değişik açılardan incelenerek üniversitenin kuvvetli yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri değerlendirilmiştir. Değerlendirme; Eğitim-öğretim, Ders yükleri, Etkin bir kariyer planlamasının yapılandırılması, Akademisyenlerin değerlendirilmesi, Öğrenci/akademisyen iletişimi, Destek birimleri Kapsamın da yapılmıştır Güçlü Yanlar Uşak Üniversitesi tarafından SİVASLI Meslek Yüksekokulu eğitim programlarının desteklenmesi Ders programlarının güncel gelişmeler doğrultusunda uygulanması Fiziki şartların uygun olması Mezunlarımızın kendi alanlarında gösterdikleri performansa bağlı olarak sektörde tercih edilmeleri Ulaşımdaki kolaylıklar Alanında gerekli yetkinliğe sahip akademik kadronun varlığı, Alanında yetişkin öğretim elemanları ve dışarıdan istifade ettiğimiz ilgili meslek mensupları bölüm öğrencilerimizin pratik ve teorik bilgiler ile donatılması öğrencileri iş hayatına hazırlamaktadır. Bunun yanında bölgede yeni gelişen işletmelerin mezunlarımıza olan talebi üstünlük unsurudur Zayıf Yanları Öğretim elemanı yetersizliği Üniversite kaynaklarının dağılımında MYO na ayrılan kaynakların yetersizliği Maaş ve ders ücretlerinin düşük olması Uygulama olanağının yetersizliği Özel yurtların yetersizliği kyk yurtlarından yararlanılamaması Sınavsız geçişle gelen öğrencilerdeki bilgi ve donanım eksikliği Sanayi ve ticaret çevreleriyle işbirliğindeki eksiklikler Mevcut programların verimliliği için gerekli olan altyapıdaki yetersizlikler Öğrencilerin yeterince yabancı dil bilmemesi Öğrencilerin barınma sorunları ve Kredi Yurtlar Kurumuna bağlı devlet yurdunun bulunmaması İdari Personelin yeterli olmaması 8.3. Fırsatlar Üniversitemiz ve Yüksekokulumuz yönetiminin tüm gelişme ve fırsatlarda destek vermesi Yüksekokulumuzun üniversite-sanayi işbirliğini geliştirme imkânlarına sahip olması 33

35 Yüksekokul ve diğer üniversite öğretim üyeleri arasındaki ilişkinin yeterli olması Yüksekokul öğretim elemanlarının tecrübe ve yeteneğinin yeterli olması Çağın ve teknolojinin gelişimine uyum sağlayacak yeni programlar açma girişimleri Üniversitemizin Strateji Planının getireceği ileriye dönük misyon ve vizyonumuz. Yerel ve Sivil Toplum Örgütleriyle ortak çalışma olanakları. Yüksekokulumuzun çok sayıda programı kaldırabilecek potansiyele sahip olması 8.4. Tehditler Meslek liselerinden sınavsız geçiş sistemi ile gelen öğrencilerde yeterli bilgi birikiminin olmaması Öğrencilerimizin sosyo-ekonomik profillerinin düşük olması. Hedeflerimize ulaşmada kadro ve devlet bütçesindeki kısıtlamalar Öğrencilerimizi motive edecek dikey geçiş kontenjanlarının az olması ve kontenjanların artırılmaması. Dikey geçiş, KPSS ve benzeri sınavlarda meslek ile ilgili soruların yer almaması Her meslek grubunda olduğu gibi ülke genelinde yaşanan istihdam sorununun kendi mezunlarımızı da olumsuz yönde etkilemesi Motivasyonu düşük öğrenci grubu, öğrencilerin geleceği belirsiz görmesi Yüksekokul idari personelinde kadro eksikliği Güvenlik elamanı yetersizliği donanımının olmaması HAZIRLAYANLAR: Doç.Dr.Mustafa SOBA Yük.Ok.Sek. Mustafa Güçlü KASAPOĞLU Oğuzhan KAYMAKÇI 34