KALİTE EL KİTABI. Doküman No KEK-001 Yayın Tarihi Temmuz 2015 Revizyon No 02 Revizyon Tarihi Sayfa No 0 / 39 KALİTE EL KİTABI

Transkript

1 Sayfa No 0 / 39 KALİTE EL KİTABI Doküman No: KEK-001 Yayın Tarihi: Temmuz 2015 Revizyon No: 02 Revizyon Tarihi:

2 Sayfa No i İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ... 1 REVİZYON LİSTESİ... 2 DAĞITIM LİSTESİ... 3 ONAY... 4 A. GENEL... 5 B. EL KİTABI REVİZYON VE DAĞITIMI... 5 C. FİRMA TANITIMI... 6 VİZYONUMUZ... 8 KALİTE POLİTİKAMIZ AMAÇ KAPSAM HARİÇ TUTULAN STANDART MADDELERİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ GENEL ŞARTLAR DÖKÜMANTASYON ŞARTLARI Kalite Sistemi Dokümantasyon yapısı Kalite el kitabı Dokümanların kontrolü Kayıtların kontrolü YÖNETİM SORUMLULUĞU YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ ÖĞRENCİ ODAKLILIK KALİTE POLİTİKASI PLANLAMA i

3 Sayfa No ii Kalite Hedefleri Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması SORUMLULUK YETKİ VE İLETİŞİM Sorumluluk ve Yetki Kalite Yönetim Temsilcisi ve Kalite Sorumluları İç İletişim YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ KAYNAK YÖNETİMİ KAYNAKLARIN SAĞLANMASI İNSAN KAYNAKLARI Genel Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık ALT YAPI ÇALIŞMA ORTAMI EĞİTİM ÖĞRETİM HİZMETLERİ EĞİTİM ÖĞRETİM HİZMETLERİNİN PLANLANMASI ÖĞRENCİ İLE İLİŞKİLİ SÜREÇLER Hizmete ilişkin şartların belirlenmesi TASARIM VE GELİŞTİRME SATIN ALMA Satınalma Süreci Satınalma Bilgisi Satın Alınan Ürünün Doğrulanması: EĞİTİM ÖĞRETİM HİZMETLERİ Eğitim Öğretim Hizmetlerinin Gerçekleştirilmesi ii

4 Sayfa No iii Üretim ve Hizmetin Sunumu İçin Süreçlerin Geçerliliği Tanımlama ve İzlenebilirlik: Öğrenci Mülkiyeti Ürünün Muhafazası İZLEME VE ÖLÇME DONANIMININ KONTROLÜ ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME GENEL İZLEME VE ÖLÇME Öğrenci Memnuniyeti İç Tetkik Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Eğitim Öğretim Hizmetlerinin İzlenmesi ve Ölçülmesi UYGUN OLMAYAN HIZMET KONTROLÜ VERİ ANALİZİ İYİLEŞTİRME Sürekli İyileştirme Düzeltici Faaliyet Önleyici Faaliyet iii

5 Sayfa No 1 / 39 ÖNSÖZ Bu El Kitabı Kapadokya Üniversitesinin kalite, plan, program, politika ve hedeflerini ortaya koyar. Kurumumuzda yürütülen eğitim hizmetleri ile kaliteyi bir yaşam tarzı olarak benimsemeyi, kurumumuzdan hizmet alan kişi kurum ve kuruluşlara, dürüst ve prensipli kararlarla maksimum kalitede hizmet vermeyi kendisine amaç edinmiştir. Kalite Yönetim sistemi ilkeleri doğrultusunda çalışmalarını sürdürmeye başlamış olan kurumumuz ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemini etkin bir şekilde uygulamaya başlamıştır. Sistemimiz Yükseköğretim Kurumlarında Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği dikkate alınarak yapılandırılmıştır. Kapadokya Üniversitesi en iyi eğitim ve araştırma hizmeti verme ilkesini prensip edinerek verilen eğitim hizmetinin kalite seviyesini her zaman en üst seviyede tutmayı ilke edinmiştir. 1

6 Sayfa No 2 REVİZYON LİSTESİ Doküman No Rev. No Revizyon Tarihi Revizyon Sebebi Revize Eden KEK KEK El Kitabının tamamında genel değişiklik yapıldı El Kitabının tamamında genel değişiklik yapıldı Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Temsilcisi 2

7 Sayfa No 3 DAĞITIM LİSTESİ DOKÜMAN NO BİRİM DAĞITIM ŞEKLİ KONTROLLÜ/ KONTROLSÜZ KEK-001 Tüm Üniversite Personeli Elektronik Kontrolsüz 3

8 Sayfa No 4 ONAY Bu El Kitabının ISO-9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi gereklerine göre çalışmalarını yürüten Kapadokya Üniversitesinin; Kalite Yönetim Sistemini, Kalite Politikasını, Hedeflerini ve Sistem Dokümantasyonunu kapsadığını ve Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliğine uygun olduğunu taahhüt ederiz. 4

9 Sayfa No 5 A. GENEL Kalite El Kitabı'nın revizyonu ve dağıtımı Kalite ve Stratejik Planlama Dairesinin sorumluluğundadır. Birimlerin Revizyon istekleri Dokümantasyon Prosedürü esaslarına göre değerlendirilir. Ayrıca Kalite Yönetim Temsilcisi, Kalite El Kitabını yılda en az bir defa gözden geçirir gerekli görülen değişiklikleri yapar ve güncellenmesi gereken dokümanların güncelleştirilmesini sağlayarak Kalite Komisyonunun onayına sunar. B. EL KİTABI REVİZYON VE DAĞITIMI Kalite El Kitabında yapılan revizyonun duyurulması işleminde aşağıdaki işlemler takip edilir Yapılan tüm revizyonlar, tüm birim personeline web sitesi aracılığı ile duyurulur Revizyonlar, Revizyon Listesine" işlenir ve bir sıra numarası verilir Gerçekleştirilen revizyonlar revizyon takip formu ile kayıt altına alınır. Kalite ve Stratejik Planlama Dairesi tarafından arşivlenir İç denetimler sırasında tüm birim personellerinin en son revizyonlu Kalite El Kitabına ulaşabildikleri kontrol edilir Revizyon yapılan sayfalara revizyon numaraları (01,02,03...) ve revizyon tarihleri işlenir. 5

10 Sayfa No 6 C. FİRMA TANITIMI 1. Üniversitenin Adı KAPADOKYA ÜNİVERSİTESİ 2. Logosu 3. Kullanılan Adı KAPADOKYA ÜNİVERSİTESİ 4. Kuruluş Adresi Mustafapaşa, Ürgüp / Nevşehir Telefon: 0 (384) Faks: Sabiha Gökçen Havalimanı C Blok, Pendik / İstanbul Telefon: 0 (216) Faks: 0 (216) Kuruluş Tarihi 1 Temmuz 2017 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmış olan 7033 sayılı Sanayinin Geliştirilmesi ve Üretimin Desteklenmesi Amacıyla Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun 21. Maddesi ile 28/3/1983 tarihli 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununa eklenen Ek Madde 173 ile Kapadokya Üniversitesi kurulmuştur. 6

11 Sayfa No 7 6. Faaliyet Konusu Kapadokya Üniversitesinde yaygın-örgün eğitim, araştırma ve idari hizmetler verilmektedir. 7. Tarihçe Kapadokya Üniversitesinin geçmişi, Bakanlar Kurulu nun tarih ve 2008/13861 sayılı kararı ile kurulmuş bulunan Kapadokya Meslek Yüksekokuluna dayanmaktadır. Kapadokya Meslek Yüksekokulu, 7033 sayılı Sanayinin Geliştirilmesi ve Üretimin Desteklenmesi Amacıyla Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun 49. geçici maddesi ile tüzel kişiliği sona erdirilerek Kapadokya Üniversitesine bağlanmış, Meslek Yüksekokulunun tüm öğrenci, öğretim elemanı ve mal varlığı yeni kurulan Üniversiteye devrolmuştur. Kapadokya Üniversitesi, yönetim ve organizasyonu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ve sair mevzuat uyarınca faaliyet göstermektedir. Mütevelli Heyet, Üniversitenin en yüksek karar organı olup Üniversitenin tüzel kişiliğini temsil etmektedir. Mütevelli Heyeti üyeleri, Vakıf yönetim organı tarafından, yaş sınırlaması hariç devlet memuru olma niteliklerine sahip adaylar arasından dört yıl süre için seçilen üyelerden oluşmaktadır. Mütevelli heyet toplantılarının koordinasyon, sekretarya ve raportörlüğünü mütevelli heyet koordinatörü tarafından yürütülür. Rektör, Üniversitenin en üst akademik yöneticisidir. Rektör, mütevelli heyetinin Yükseköğretim Kuruluna teklifi ve YÖK ün olumlu görüşü üzerine Cumhurbaşkanı tarafından atanır. Rektör, eğitim faaliyetlerinin en üst düzeyde yürütülmesi, ileriye dönük gelişmelerin sağlanması ile eğitim ve öğretimin kalitesinin arttırılmasından sorumludur. Üniversite organları; Rektör, Senato ve Üniversite Yönetim Kurulundan oluşmaktadır. Stratejik Plan Hazırlama Kurulu ve Kalite Komisyonu da Rektöre bağlı organlar olarak stratejik planlama ve kalite yönetiminden sorumludur. 7

12 Sayfa No 8 İdari yapı genel sekreter, genel sekretere bağlı koordinatörlükler, daire başkanları, birim sorumluları ve diğer görevlilerden oluşmaktadır. VİZYONUMUZ Kapadokya Üniversitesinin vizyonu Kapadokya'yı uluslararası akademik çalışmaların cazibe merkezi haline getirerek, ülke meselelerine bilimsel çözümler üretmektir. KALİTE POLİTİKAMIZ Vizyonumuzda belirtilen amacımızı gerçekleştirmek üzere, kurumumuzdan hizmet alanların ve hizmet verenlerin memnuniyetini esas alan kalite anlayışı ile yasalar doğrultusunda, ulusal ve uluslararası seviyede araştırma ve eğitim hizmeti vermek, verdiğimiz hizmetin kalitesini sürekli iyileştirmek ana politikamızdır. REKTÖR 8

13 Sayfa No 9 1. AMAÇ Kurumumuz, yürürlükteki mevzuat şartlarına ve ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemine uygun şekilde faaliyetlerini sürdürerek, hizmet alanların beklentilerine en iyi şekilde cevap verebilmeyi amaç edinmiştir. Bu doğrultuda sistemin sürekli iyileştirilmesi ve etkinliğinin artırılması amacıyla Kalite Yönetim Sistemini kurmuş ve bu El Kitabını sistemin etkin olarak kullanılması ve çalıştırılması için oluşturmuştur. 2. KAPSAM Kurumumuz tarafından mevzuat çerçevesinde yerine getirilen faaliyetlerin tümü ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi kapsamına alınmıştır. Sistemimiz; Mustafapaşa, Ürgüp / Nevşehir ve Sabiha Gökçen Havalimanı C Blok, Pendik / İstanbul adreslerinde faaliyette bulunan Kapadokya Üniversitesinde bulunan bütün birimleri kapsayacak şekilde kurulmuştur. 3. HARİÇ TUTULAN STANDART MADDELERİ Kapadokya Üniversitesi Rektörü ve Yönetim Temsilcisi kapsam dışında tutulacak olan standart maddelerin tespitinden sorumludur. Kurumumuzda ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin; süreçlerin geçerliliği maddesi faaliyet alanımız dışında kaldığı için kapsam dışı bırakılmış ve El Kitabı içerisinde ilgili maddeye ilişkin açıklama yapılmıştır. 9

14 Sayfa No KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1. GENEL ŞARTLAR Kapadokya Üniversitesi, öğrencilerinin ve diğer iç-dış paydaşlarının beklentilerini tespit etmeyi ve sunduğu hizmetler ile onların memnuniyetini sağlamayı ve sürekli olarak arttırmayı amaçlar. Bu amaç doğrultusunda Kalite Yönetim Sistemi kurulmuş ve ISO 9001:2008 sistemine göre gerekli dokümantasyon oluşturmuştur. Kapadokya Üniversitesi, öğrencilerine sunduğu eğitim öğretim hizmetlerinin kalitesini mümkün olan en üst düzeye ulaştırmayı, bu yolla topluma ve ülkemize en yüksek katma değeri sağlamayı ve ülkenin kültürel ve sosyal gelişimine katkıda bulunmayı hedefler. Kalite Yönetim Sisteminin bir gereği olarak, Üniversitenin hizmetlerine ilişkin iş süreçleri tespit edilerek; bu süreçlerin işleyişi, sıralamaları ve birbirleri ile etkileşimleri belirlenmiş ve etkin bir şekilde izlenmelerini temin etmek için gerekli kaynakların ve bilgi aktarım sisteminin varlığı güvence altına alınmıştır. Hizmet kalitesinin sürekliliğinin temini için, iş süreçlerinin performans ölçümleri ve bu ölçümler sonucunda elde edilen verilerin analizleri için yöntemler geliştirilmiştir. KYS kapsamında, bu süreçlerin kurum içi ve dışı kaynaklar kullanılarak sürekli kontrol ve iyileştirme için izlenecek süreçler de planlanarak dokümante edilmiştir. KYS kapsamında kullanılan tüm dokümanların listesi ve sorumluları Master Doküman Takip Listesi olarak adlandırılmıştır ve Kalite El Kitabı nın eki ve ayrılmaz bir parçasıdır Referans : LS-002 Master Doküman Takip Listesi 10

15 Sayfa No DÖKÜMANTASYON ŞARTLARI Kalite Sistemi Dokümantasyon yapısı Kurumumuzda oluşturulmuş olan Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; yasal mevzuat, ISO-9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı ve Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği kurallarına uygun biçimde hazırlanmıştır. Kapadokya Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; iş süreçlerinin etkin bir şekilde çalışması için gerekli temel politikaları, kuralları, kriterleri ve metotları tanımlar. Dokümantasyon, birbirleriyle ilişkili çeşitli doküman türlerinin bütününden oluşur. a) Misyonu, Vizyonu ve Kalite Politikası; Kapadokya Üniversitesinin hizmet kalitesini sağlama konusundaki bakış açısını, yaklaşımlarını ve temel politikalarını belirler. b) Stratejik Plan bu yaklaşımların somutlaştırılması için stratejileri ortaya koyar, hedefleri belirler ve bu hedeflere ulaşmadaki başarıyı ve performansı ölçümler. c) Kalite El Kitabı; Kalite yönetim sisteminin genel tanıtımını yapar, temel kurallarını ve uygulama metotlarını açıklar, ilgili prosedürlere atıfta bulunur. d) Prosedürler, talimatlar, görev yetki ve sorumluluklar vb., süreçlerin etkin bir şekilde çalıştırılması için gerekli metotları ve kuralları açıklar. e) Formlar ve diğer kayıtlar; süreçlerin tanımlanan kurallara uygun olarak yürütüldüğüne yönelik kanıtların oluşturulmasını ve ölçme, analiz ve iyileştirme süreçleri için gerekli verilerin toplanmasını sağlar. Bunlara ek olarak, Kapadokya Üniversitesinin Kalite Yönetim Sistemini etkileyen dış kaynaklı dokümanlar da Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu olarak değerlendirilir ve dikkate alınır. Kapadokya Üniversitesi Kalite Doküman Yönetimi, Kalite Web Sitesi nde (kalite.kapadokya.edu.tr) tüm personele yayınlanmıştır. Kapadokya Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümanlar Master Doküman Takip Listesinde belirtilmiştir Referans : LS Master Doküman Takip Listesi 11

16 Sayfa No Kalite el kitabı Kalite El Kitabı; Kapadokya Üniversitesi kalite yönetim sistemini özetleyen ana doküman olarak oluşturulmuş olup; a) Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını, b) Kalite Yönetim Sisteminin süreçlerini ve bunlar arasındaki bağlantıları, c) Kalite Yönetim Sistemi için oluşturulan dokümantasyonu, tanımlar. Kalite El Kitabı, tüm Kapadokya Üniversitesinin tüm çalışanları ve diğer ilgili taraflara Kalite Yönetim Sistemini tanımlar ve rehberlik eder. Kalite El Kitabı tüm personel tarafından bilinmeli, anlaşılmalı, özümsenmeli ve tüm faaliyetler burada tanımlanan temel esaslar doğrultusunda yürütülmelidir Dokümanların kontrolü Kalite El Kitabı da dahil olmak üzere, tüm kalite dokümanlarının tanımlı kurallar doğrultusunda oluşturulması, dağıtımı, kontrolü ve gereğinde revize edilerek sürekliliğinin garanti altına alınması Kalite Yönetim Sistemimizin temel esasıdır. Bu amaçla, Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanların oluşturulması ve yönetilmesine ilişkin kurallar Dokümantasyon Prosedürü hazırlanarak tanımlanmıştır. Tüm birimler, işlemleri sırasında kullandıkları dokümanların bu kurallara uygun olarak kontrol altında tutulmasını ve yönetilmesini sağlarlar. Kalite Yönetim Sistemi hem sürekli güncel dokümanların kullanılmasını; hem de işlemlerin mevzuata uygun yürütülmesini güvence altına almaktadır. Bir iş sürecinin ilk defa tanımlanması, KYS de formatı tanımlı bir doküman hazırlanarak gerçekleştirilir. Dokümanlara her güncellemede, bir önceki revizyon numarasını takip eden yeni bir revizyon numarası verilir. Güncellenen dokümanın yürürlüğe girmesiyle önceki versiyon iptal edilir. 12

17 Sayfa No 13 Güncelliğini yitirmiş dokümanların sehven kullanımının önlenmesi ve/veya bir dokümanın eski-yeni versiyonlarının herhangi bir amaçla birlikte saklanmaları durumunda, birbirleri ile karıştırılmamalarını sağlayacak nitelikler de Dokümantasyon Prosedüründe tanımlanmıştır. Master Doküman Takip Listesi de yürürlükte olan dokümanların revizyonlarını göstermektedir. Kurumumuzun uymak zorunda olduğu dış kaynaklı dokümanlar, ilgili kurumların web sitelerinden üniversitemizin ilgili personeli tarafından takip edilmekte ve gerek görüldüğünde ilgili kurumlarla yazışmalar yapılarak sürekli olarak güncel tutulmaktadır. Kurumumuzda Kalite Yönetim Sistemi tarafından gerekli görülen dokümanlar, ilgili birim sorumluları ile koordine edilerek Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır Kalite ve Stratejik Planlama Dairesi tarafından kalite komisyonuna sunulur. Kalite komisyonunun olumlu görüşü ile Rektör tarafından onaylanır. Dokümanlar bilgisayar ortamında yazılmış ve kullanım alanlarında çevresel şartlardan korunacak şekilde okunabilirliği sağlanmıştır Kayıtların kontrolü Kapadokya Üniversitesi bünyesindeki işlemlerin KYS ye ve yasal mevzuata uygun yürütüldüğünün objektif kanıtı olarak kabul edilen kayıtlar ilgili birim personeli tarafından hazırlanır ve muhafaza edilir. Kayıtların kolaylıkla ulaşılabilir şekilde saklanmasına ve korunmasına ilişkin usuller, elden çıkarılması halinde uygulanacak kontroller ve saklama süreleri Kayıtların Kontrolü Prosedüründe tanımlanmış ve ilgili birimlere dağıtımı yapılmıştır. Kurumumuzda kayıtlar belge üzerinde tutulabildiği gibi elektronik ortamda da tutulabilmektedir. Elektronik ortamda tutulan kayıtların yedekleme işlemleri, Bilgi İşlem Dairesi tarafından belirli aralıklarla gerçekleştirilmektedir. Referanslar: PL-005 Süreç Etkileşim Planı PR-002 Dokümantasyon Prosedürü PR-001 Kayıtların Kontrolü Prosedürü 13

18 Sayfa No YÖNETİM SORUMLULUĞU Kapadokya Üniversitesi Üst Yönetimi, verdiği tüm hizmetlerin yasal mevzuat, ISO 9001:2008 standartları ve Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği uyarınca geliştirilmiş ve KYS dokümantasyonunda tanımlanmış olan kurallara uygun ve eksiksiz olarak yürütülmesini sağlar. Bu amaçla Kapadokya Üniversitesi, organizasyonel yapılanmasını oluşturmuş, personelinin görev, sorumluluk ve yetkilerini belirlemiştir YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ Kapadokya Üniversitesi Rektörlüğü, üniversitenin üst yönetimi olarak, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli olarak arttırılmasını sağlamak için gereken tüm faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütüleceğini taahhüt etmektedir. Bu taahhüdün somut kanıtı ve bir gereği olarak; a) Tüm üniversitede, öğrenci ve diğer paydaşların memnuniyetinin sağlanması ve yasal mevzuat gereklerinin karşılanması konusunda farkındalığın ve bilinç düzeyinin arttırılması için faaliyetler yürütür, b) Misyon, Vizyon, Kalite Politikası ve Stratejik Planı oluşturur, yönetimini sağlar, c) Oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini gözden geçirmek ve iyileştirme fırsatlarını tespit etmek için düzenli olarak yönetim gözden geçirme faaliyetlerini yürütür, d) Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin sağlanması için gerekli kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesini ve teminini sağlar. Referans: YN-015 Stratejik Plan Hazırlama ve Revizyon Yönergesi YN-021 Kalite Komisyonu Yönergesi 14

19 Sayfa No ÖĞRENCİ ODAKLILIK Kapadokya Üniversitesi Kalite Sisteminin temel amacı; ülkemizin ve öğrencilerimizin ihtiyaç ve beklentilerini doğru olarak tespit etmek ve mevcut kaynakların izin verdiği imkanlar doğrultusunda en yüksek düzeyde karşılamak suretiyle memnuniyeti sağlamaktır. Öğrenci memnuniyetinin arttırılması, Kapadokya Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin odak noktasında yer alır. Kapadokya Üniversitesi Rektörlüğü, bu amaç doğrultusunda, öğrenci ihtiyaç ve beklentilerinin belirlenmesi ve yerine getirilmesini sağlayacak sistemleri kurmuştur ve yürütmektedir. Memnuniyetin temini için, öncelikle öğrencilerin hizmet talepleri belirlenir. Hizmetin verilmeye başlanması öncesinde, hizmet tanımlanır, iş süreci belirlenir ve ilgili mevzuata uyum sağlanır. Kapadokya Üniversitesi, öğrenci memnuniyetinin sağlanması için öğrenci ile iletişim kanallarının etkin olarak işletilmesine önem verir. Verilen hizmete ilişkin öğrenci değerlendirmeleri, Öğrenci Şikâyetleri ve Memnuniyetleri Değerlendirme Talimatında belirtilen iş akışına göre tespit edilir ve gerekli görülen iyileştirmeler ve düzenlemeler gerçekleştirilir. Kapadokya Üniversitesinde diğer iç paydaşların ve dış paydaşların memnuniyetinin sürekli takip edilmesi ve kaydedilmesi için birimler arası koordinasyon sağlanır. Uygulanan paydaş memnuniyet anketleri ve kurulan öneri sisteminin geri bildirimleri ile paydaş memnuniyet derecesi belirlenmeye çalışılır. Referans: YN-009 Öğrenci Rehberliği ve Danışmanlığı Yönergesi TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı TL-039 Öğrenci Şikâyetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Talimatı 15

20 Sayfa No KALİTE POLİTİKASI Kalite Politikamız, Kapadokya Üniversitesinin vizyon ve misyonu ile bağlantılı bir şekilde, stratejik plan hedeflerinin oluşturulması için temel teşkil edecek şekilde oluşturulmuştur. Kalite Politikamız, kalite yönetim sisteminin şartlarına uyulacağı ve sürekli olarak iyileştirileceği konusunda tüm personelimizin bir taahhüdüdür. Kalite Politikamızın, Kurumumuzun her kademesine iletilmesini anlaşılıp, uygulanmasını sağlamak için eğitimler düzenlenmiş, kurumumuzun muhtelif yerlerine görülebilecek şekilde asılmıştır. Kalite Politikamız Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısında amaca uygunluğu açısından gözden geçirilir PLANLAMA Kalite Hedefleri Kapadokya Üniversitesi Stratejik Planında, stratejik amaçlara ulaşabilmek için belirlenmiş olan performans hedefleri, Kapadokya Üniversitesinin Kalite Hedeflerini oluşturur Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması Kapadokya Üniversitesinde Stratejik Plan Hazırlama Kurulu, üniversite vizyon, misyon ve değerlerine paralel olarak, stratejik amaç ve hedefleri belirler. Kalite ve Stratejik Planlama Dairesi, faaliyetleri ve performans ölçütlerini birimler ve bölümlerle koordinasyon halinde tespit eder. Stratejik Plan, Mütevelli Heyetinin onayı ile kesinleşir. 16

21 Sayfa No SORUMLULUK YETKİ VE İLETİŞİM Sorumluluk ve Yetki Kapadokya Üniversitesi Rektörlüğü, kendisine bağlı tüm birimlerin sorumluluk ve yetkileri ile bunlar arasındaki ilişkileri, İdari ve Akademik Teşkilat Yönergesi dikkate alınarak hazırlanmış olan Görev Yetki ve Sorumluluk dokümanlarında tanımlamıştır. Tüm birim yöneticileri, kendilerine bağlı personeli KYS konusunda bilinçlendirerek görev, yetki ve sorumlulukların etkin bir şekilde uygulanmasını sağlarlar. Yöneticiler, yetkilerini kendilerine doğrudan bağlı personele devredebilirler, ancak KYS ye ilişkin sorumlulukların devri söz konusu değildir. Tüm personel, tanımlanmış olan görev ve sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirir. Kurumumuzdaki yatay ve dikey ilişkiler Organizasyon Şemasında belirtilmiştir. Referans: YN-015 Stratejik Plan Hazırlama ve Revizyon Yönergesi Stratejik Plan 17

22 Sayfa No Kalite Yönetim Temsilcisi ve Kalite Sorumluları Kurumumuz Üst Yönetimi tarafından Kalite Komisyonu oluşturulmuştur. Kalite Yönetim Sisteminin sürekliliğinin sağlanması ve iyileştirilmesi için Kalite Komisyonunun da bir üyesi olan Kalite ve Stratejik Planlama Dairesi Başkanı Kalite Yönetim Temsilcisi olarak atanmıştır. Kalite Yönetim Temsilcisi, Kalite Yönetim Temsilcisi Çalışma talimatında belirtilen faaliyetleri yürütür ve sistemin Performansı ile ilgili Kalite Komisyonuna rapor verir. Kalite Yönetim Temsilcisi Üst Yönetime sistem kapsamında yapılacakları işaret etmekte ve Kurumunun Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dış kuruluşlarla olan ilişkisini yönlendirmektedir. KYS ile ilgili faaliyetlerin daha etkin yönetimi için Kalite Yönetim Temsilcisi başkanlığında Kalite ve Stratejik Planlama Dairesi oluşturulmuştur. Birimlerin en üst yöneticisi, birim kalite temsilcisi olarak belirlenmiştir. Birim kalite temsilcilerinin, KYS nin birimlerinde uygulanması konusunda genel gözetim sorumluluğu vardır ve Yönetim Temsilcisine karşı sorumludurlar. Kalite Sorumluları, mevcut görevlerinin yanı sıra, birimdeki KYS ile ilgili faaliyetlerin yürütülmesinden ve koordinasyonundan sorumludur. Kalite Sorumluları, KYS ile ilgili konularda Birim Kalite Temsilcisine ve Yönetim Temsilcisi ne bağlı olarak çalışırlar. Yönetim Temsilcisi, Kalite Koordinatörlüğü, Birim Kalite Temsilcileri ve birim Kalite Sorumluları, aşağıdaki sorumluluklara ve bunlarla ilgili yetkilere sahiptir: a) Kalite Yönetim Sistemi için gerekli süreçlerin belirlenmesi, uygulanması ve sürdürülmesinin sağlanması, b) Kalite Yönetim Sistemi performansı ve iyileştirme için ihtiyaçlarının Üst Yönetim e raporlanması, c) Üniversite de öğrenci odaklılık kavramının bilincinde olunmasının ve bu bilincin yaygınlaştırılmasının sağlanması, d) KYS ile ilgili konularda dış kuruluşlarla ilişkilerin yürütülmesi 18

23 Sayfa No İç İletişim Kalite Yönetim Sisteminin başarısı, iletişim yöntemlerinin etkin bir şekilde kullanımı ile birimler ve süreçler arasında etkin koordinasyonun sağlanması ile mümkün olur. İletişim yöntemlerine ilişkin düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında tanımlanmış ve dokümante edilmiştir. Personel, tanımlanan iletişim metotlarını ve araçlarını en etkin şekilde kullanarak iç iletişimin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. Kurumumuzdaki iletişim kanallarından biri yönetimin en üst basamağından başlayarak en aşağıya doğru inen iletişim kanalı olup, kurum içi yazışma, prosedürler, ilan tahtası, öneri / şikâyet sistemi, raporlama sistemi gibi iletişim araçları kullanılır. Diğer bir iletişim kanalı ise; üst yönetimin en alt basamağından en üst basamağına doğru astların verdiği raporlar, öneriler ve tepkiler yoluyla sağlanan bilgi akımıdır. Üst Yönetimle kendisine bağlı alt kademe yöneticiler arasındaki iletişim; kurum içi yazışmalar, raporlama sistemi, haberleşme araçları ve duyurular ile gerçekleştirilmektedir. Aynı düzeydeki yöneticiler arasında, karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda yazılı veya sözlü olarak işbirliği yapılarak iletişim sağlanır. Referans: Sorumlulukları YN-021 Kalite Komisyonu Yönergesi GYS013 Kalite ve Stratejik Planlama Dairesi Başkanı Görev Yetki ve 19

24 Sayfa No YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ Kapadokya Üniversitesinde, kalite yönetim sisteminin uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak amacıyla planlanmış aralıklarla Yönetim Gözden Geçirmesi faaliyetleri yürütülür. Yönetim Gözden Geçirmesi süreçlerine ilişkin esaslar Kalite Komisyonu Yönergesinde tanımlanmıştır. Referans: YN-021 Kalite Komisyonu Yönergesi 20

25 Sayfa No KAYNAK YÖNETİMİ 6.1. KAYNAKLARIN SAĞLANMASI Kapadokya Üniversitesi Mütevelli Heyeti, a) Kalite Yönetim Sistemi nin uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi, b) Öğrenci ihtiyaç ve beklentilerinin yerine getirilmesiyle memnuniyetinin arttırılması, için gerekli kaynak ihtiyaçlarını belirlemekten ve temin etmekten sorumludur. Kurumumuzun sahip olduğu kaynaklar eğitim-öğretim amaçlı kullanılır ve makina/cihaz, alet, aparat, malzeme ve personelden oluşur. Bu kaynakların temini şu şekilde yapılır: 1. Makina/Cihaz, alet, aparat ve malzemeler ilgili birim sorumluları tarafından yapılan araştırmalar, ürün cinsi ve yapısına göre teknik şartnamedeki özellikleri dikkate alınarak belirlenir. Belirlenen Makina/Cihaz, alet, aparat ve malzemeler üst yönetimin onayı ile birlikte Satın Alma ve İhale Yönetmeliği ve Satın Alma ve İhale Yönergesinde belirtilen usuller doğrultusunda ve Satın Alma Talimatında belirtilen yöntemler aracılığı ile yapılır. Satın alma faaliyetlerinde objektiflik ve şeffaflığın sağlanması için satın almanın gerçekleştirileceği şirket/firmalar Yeterlilik Değerlendirme Talimatına göre değerlendirme yapılarak mal/hizmet satın alımı gerçekleştirilir. 2. Kurumun ihtiyacı olan sarf malzemeler (kırtasiye, mutfak malzemeleri vb.) için gerekli kaynaklar, bütçenin hazırlanması aşamasında belirlenir. Satın Alma ve İhale Yönergesi ve Satın Alma ve İhale Yönetmeliği yöntem ve usullerine göre yapılan satın alımlar bu malzemeler için hazırlanmış satın alma şartnamelerine göre, Yapı ve Destek İşleri Dairesi tarafından alımı yapılır ve malzemeleri talep eden birim sorumlusu tarafından kontrol edilerek kabulü yapılır. 3. Kurumun personel ihtiyacı ise kurumun belirlenen personel alım kriterlerine ve yasal kurallara göre temin edilir. 21

26 Sayfa No 22 Referans: Kapadokya Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönetmeliği YN-003 Kapadokya Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönergesi İlgili Kalite Yönetim Sistemi Formları 6.2. İNSAN KAYNAKLARI Genel Kapadokya Üniversitesinde 2547 ve 4857 sayılı kanunlar uyarınca personel istihdam edilmektedir. Akademik personel alımları, Öğretim Elemanı Görevlendirme Yönergesi kapsamında gerçekleştirilir. İdari personel alımlarında, ilgili pozisyonun görev, yetki ve sorumluluk dokümanlarında belirlenen iş ve işlemleri yerine getirecek nitelikte olan adaylar değerlendirilir. Üniversitemizde hizmet kalitesini etkileyebilecek işi yapan personele, yapılan işin gerektirdiği nitelik seviyesi dikkate alınarak uygun eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterli olacak özellikler kazandırılır. Referans: YN-010 Öğretim Elemanı Görevlendirme Yönergesi 22

27 Sayfa No Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık Kapadokya Üniversitesi bünyesinde görevin gerektirdiği öğrenim, eğitim, beceri, tecrübe ve yeterliliğe sahip personelin temin edilmesi esastır. Bu personelin gerekli nitelik kriterlerini sağlaması, niteliklerinin geliştirilmesi ve KYS ne katkılarının arttırılması amacıyla, gereken eğitimlerin tespit edilmesi ve verilmesine ilişkin usuller veya diğer tedbirler insan kaynaklarının yönetimine ilişkin KYS dokümantasyonu ile planlı ve sistematik bir şekilde belirlenmiştir ve uygulanmaktadır. Referans: TL-037 İnsan Kaynakları Personel İşleri Talimatı TL-037 İnsan Kaynakları Personel İşleri Talimatı TL-038 Atama Talimatı YN -010 Öğretim Elemanı Görevlendirme Yönergesi 6.3. ALT YAPI Kapadokya Üniversitesinde verilen hizmetin uygunluğunu sağlamak amacıyla gerekli altyapı ihtiyaçları belirlenmiş ve temin edilmiştir. Altyapı; a) Binalar, çalışma alanları ve bunlarla bağlantılı tesisler, b) Yazılım ve donanım da dahil olmak üzere araç, gereç, ekipmanlar c) Destek hizmetleri (ulaştırma, iletişim veya bilgi sistemleri gibi) kapsar. Mevcut altyapının sürekli olarak çalışır durumda tutulması ve fonksiyonunu yerine getirmesinin sağlanması temel esastır. Bu amaçla altyapının uygunluğunun sağlanması ve sürdürülmesine ilişkin metotlar Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu kapsamında tanımlanmıştır. 23

28 Sayfa No 24 Referanslar: TL-067 Bütçe Hazırlama Talimatı TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı FR-014 Arıza Takip Formu FR-023 Arıza Bildirim Formu 6.4. ÇALIŞMA ORTAMI Kapadokya Üniversitesinde, hizmetin verildiği çalışma ortamının fiziksel ihtiyaçları belirlenmiş ve Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu kapsamında bu çalışma ortamının uygunluğunun sağlanması ve sürdürülmesine ilişkin metotlar tanımlanmıştır. Kapadokya Üniversitesi; sahip olduğu sınırlı mali kaynaklar ve yatırım programlarına bağlı olarak, öğrenci ve personelin performansını yüksek tutmak amacı ile, çalışma ortamını sürekli iyileştirmeyi ve değişen ihtiyaçlara zamanında cevap vermeyi hedefler. Çalışma Ortamının sürekli iyi tutulması İnsan Kaynakları Dairesi Sorumluluğundadır. Referans: TL007 İnsan Kaynakları Dairesi Sorumlusu Çalışma Talimatı 7. EĞİTİM ÖĞRETİM HİZMETLERİ 24

29 Sayfa No EĞİTİM ÖĞRETİM HİZMETLERİNİN PLANLANMASI Kapadokya üniversitesi bünyesinde, öğrencilere, akademisyenlere ve idari birim personeline sunulan hizmetler; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine uygun olarak tespit edilen akademik ve idari birimler tarafından gerçekleştirilir. Kurumumuzda eğitim öğretim hizmetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için, bu hizmetler sunulmadan önce gerekli planlama ve hazırlık faaliyetlerinin gerçekleştirilir. Eğitim öğretim hizmetlerinin planlanması; eğitim verilecek bölüm ve programlar, bölüm ve programların kontenjanları, tüm birimler için akademik takvim hazırlanması, kayıtların yapılması, derslerin öğretim elemanlarının belirlenmesi, sınav programlarının hazırlanması işlemlerini kapsar. Eğitim öğretim hizmetlerinin planlanması ile ilgili metotlar, ilgili yasal mevzuat şartları da dikkate alınarak belirlenmiş ve KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Referans: TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı 25

30 Sayfa No ÖĞRENCİ İLE İLİŞKİLİ SÜREÇLER Hizmete ilişkin şartların belirlenmesi Kapadokya Üniversitesi eğitim öğretim hizmetleri ile ilgili şartlar; ilgili yasal mevzuat, öğrencilerin ihtiyaç ve beklentileri ile üniversitenin mevcut olanakları dikkate alınarak Üniversite tarafından belirlenmekte ve Üniversitenin internet sitesinde yer alan bilgi paketinde ilan edilir. Öğrenci kayıt işlemlerine yönelik faaliyetler ilgili mevzuat kapsamında yürütülmekte olup, ilgili Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Öğrencilerle etkin iletişimin sağlanması için gerekli ortam sağlanmış, onların soru ve sorunlarının çözümüne yönelik faaliyetler sürdürülmektedir. Öğrenci şikâyetlerinin ele alınması ve çözümlenmesine ilişkin metotlar, ilgili prosedürde tanımlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Öğrenciler kayıt sırasında, Genel Bilgilendirme, Görev Hak ve Sorumluluklar ile Etik Değerlere Dair Taahhütnamesi ile öğrencinin üniversitemizin misyonu, vizyonu, değerleri; ücret, burs ve ödeme şartları; öğrenci danışmanlığı ve geri bildirimler; görev, hak ve sorumluluklar ile etik değerler hakkında bilgilendirilir ve Üniversite kurallarına uyacaklarını taahhüt ederler. Referans: FR206 Genel Bilgilendirme, Görev Hak ve Sorumluluklar ile Etik Değerlere Dair Taahhütname TL039 Öğrenci Şikâyetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Talimatı YN-009 Öğrenci Rehberliği ve Danışmanlığı Yönergesi 26

31 Sayfa No TASARIM VE GELİŞTİRME Yeni programların ve derslerin açılması, bunlarda değişiklik yapılması ve program yeterliliklerinin belirlenmesi, Kapadokya Üniversitesi Senatosu tarafından, Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mevzuat ve Bologna Süreci kuralları doğrultusunda belirlenir. Bu nedenle, tasarım ve geliştirme süreçleri belirlenirken ve uygulanırken, ilgili mevzuat hükümlerine göre hareket edilmektedir. Yeni programların ve derslerin açılması ile bunlarda değişiklik yapılmasına ilişkin uygulamalar, Kalite Yönetim Sistemi dokümanları ile tanımlanmıştır. Referans : TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı FR-184 Eğitim Geliştirme Formu FR-186 Program Değerlendirme Rapor Formatı FR-198 Program Yeterlilik İşveren Değerlendirme Anketi FR-193 İşveren ve Mezun Anket Değerlendirme Formu 7.4. SATIN ALMA Satınalma Süreci Kurumumuzda her birimden gelen satın alma talepleri değerlendirilerek yıl sonunda yapılan bütçede uygun harcama kalemleri altında Mütevelli Heyet tarafından onaylanır ve yapılacak mal/hizmet alımlarının gerçekleştirilmesi için Satın Alma ve İhale Yönetmeliği, Satın Alma ve İhale Yönergesi, Satın Alma Talimatı ve Satın Alma ve Kurum Yeterlilik Değerlendirme Talimatında belirtilen usul ve esaslar doğrultusunda gerçekleştirilir. Burada amaç tüm girdilerin istenen şartlara uygun olmasını garanti etmektir. 27

32 Sayfa No 28 Kurumumuz, tedarikçilerini kurum şartlarını karşılayan ürün sağlama yeteneği temelinde değerlendirir. Kalite, fiyat, teslim ve ödeme koşulları göz önüne alınır. Doğrudan temin ile teklif alma / pazarlık usulünde kurumlar Satın Alma ve Kurum Yeterlilik Değerlendirme Talimatına göre seçilir. Değerlendirme için kriterler belirlenir, değerlendirme sonuçları ve bu değerlendirme sonucu olarak ortaya çıkan gerekli faaliyetler kayıt altına alınır Satınalma Bilgisi Kurumumuzda satın alınan ürün ve hizmetlerin hangi kriterlere göre alınacağı ve hangi özellikleri taşıması gerektiği satın alma şartnamelerinde belirtilir. Kurumumuz tarafından sipariş edilecek ürün ya da hizmetlerin tanımları, miktarları ve özellikleri belirlenerek tedarikçilere iletilir. Tedarikçilerin seçimi ve değerlendirilmesinde; ilgili yasal mevzuatın izin verdiği ölçüde, ürün ve hizmet kalitesi, fiyat ve teslim süresi gibi temel kriterler dikkate alınmakta ve en uygun tedarikçi ile çalışılması sağlanmaktadır Satın Alınan Ürünün Doğrulanması: Satın alınan malzeme veya hizmetin, satın alma öncesinde hazırlanan şartnamede belirlenmiş olan özelliklere uygunluğunun kontrolü ilgili talimatlar ile güvence altına alınmıştır. Uygunluk kontrolü, tanımlı kabul ve muayene süreçleri ile yürütülür. Referanslar: Kapadokya Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönetmeliği YN-003 Kapadokya Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönergesi TL-040 Satın Alma Talimatı TL-050 Satın Alma ve Kurum Yeterlilik, Değerlendirme Talimatı 28

33 Sayfa No EĞİTİM ÖĞRETİM HİZMETLERİ Eğitim Öğretim Hizmetlerinin Gerçekleştirilmesi Kapadokya Üniversitesinde eğitim öğretim hizmetlerine ilişkin süreçler genel olarak; dersler, sınavlar, stajlar, öğrenci işlemleri, mezuniyet işlemleri gibi konu başlıklarını kapsamaktadır. Eğitim öğretim hizmetlerinin tanımlanmış şartlara uygun bir şekilde sunulması için, eğitim öğretim hizmetlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin esaslar belirlenmiş ve dokümante edilmiştir Üretim ve Hizmetin Sunumu İçin Süreçlerin Geçerliliği Kurumumuzda yürütülen faaliyetler gereği bu madde kapsam dışı bırakılmıştır Tanımlama ve İzlenebilirlik: Kapadokya Üniversitesi sunduğu hizmetin izlenebilirliğini, oluşturduğu kayıtlarla sağlamaktadır. Eğitim öğretim programları, birimler, dersler, öğrenciler, araç-gereç ve ekipmanlar numaralandırma sistemleri ile tanımlanmakta ve bu yolla izlenebilirlik sağlanmaktadır. Kapadokya Üniversitesinde, tanımlama ve izlenebilirliğin sağlanması için kullanılan prosedürler, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu kapsamında yer almaktadır. Eğitim öğretim hizmetlerinin geriye doğru izlenebilirliği ile ilgili tüm kayıtlar Kalite Kaydı olarak saklanır. Referans: TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı 29

34 Sayfa No Öğrenci Mülkiyeti Kapadokya Üniversitesi, öğrencilerine ilişkin kişisel bilgilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemleri almıştır. Bu bilgiler elektronik ortamda oluşturulmakta ve korunmaktadır. Bu bilgilerin oluşturulduğu ve saklandığı ortamlar ile bunlara ilişkin kurallar ilgili Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Kapadokya Üniversitesi, öğrencilerinin yönetmelikler ile tanımlanan öğrenci mülkiyeti aşağıdaki gibidir. Diploma Önceki diplomaları Nüfus Cüzdanı bilgileri Kayıt Formları Transkript Staj evrakları Proje ödevleri Ders ödevleri Ders / sınav kağıtları Kayıt işlemleri sırasında alınan bir önceki eğitime ait diploma ve nüfus cüzdanı bilgileri ve kayıt formları öğrenci işleri daire başkanlığı arşivinde saklanmaktadır. Sınav kâğıtlarının, ödevlerin, staj defterlerinin sonuçlarının öğrenci otomasyonuna girilmesi ve bunların fiziken saklanmasına dair hususlar Kalite Yönetim Sisteminde tanımlanmıştır. 30

35 Sayfa No Ürünün Muhafazası Kurumumuzda kullanılan sarf malzemeleri ve eğitim araç gereçlerinin uygun şartlarda muhafaza edilmesi için gerekli esaslar belirlenmiş fiziksel ve ortam şartları sağlanmıştır. Ayrıca kurumumuz faaliyetleri ile ilgili kayıtlar, öğrenci kayıtları, eğitim öğretim kayıtları vb. kayıtlar arşivlenerek muhafaza edilmektedirler. Referans: TL-010 Arşiv Talimatı TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı 7.6. İZLEME VE ÖLÇME DONANIMININ KONTROLÜ Kurumumuzda verilen eğitim ve araştırma hizmetlerinde kullanılan ölçü aletlerinin kalibrasyonlarının takibi bir sistem dâhilinde yapılmaktadır. Bu sistemde uyarınca, kurum içinde eğitim ve araştırma amacıyla kullanılan tüm alet ve cihazları tanımlayan, kalibrasyon periyotlarını, yöntemlerini ve yerlerini tanımlayan dokümanlar oluşturulmuştur. Eğitim ve Araştırma Hizmetlerinde Kullanılan Test ve Ölçü Aletlerinin Kalibrasyon Prosedürü kapsamında test ve ölçü aletlerinin kalibrasyon kayıt işlemlerinden ilgili bölümün İdari veya Akademik bölüm/program başkanı sorumludur. Test ve ölçü aletlerinin kalibrasyon süreçleri Kalibrasyon Çağrı listesi bünyesinde tutulur. Güncel liste Yapı ve Destek İşleri Dairesi tarafından takip edilerek kalibrasyon zamanı gelen aletlerle ilgili süreç prosedürde belirtildiği şekilde yürütülür. Referans: LS005 - Kalibrasyon Çağrı Listesi PR-007 Eğitim ve Araştırma Hizmetlerinde Kullanılan Test ve Ölçü Aletlerinin Kalibrasyon Prosedürü 31

36 Sayfa No ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME 8.1. GENEL Kapadokya Üniversitesi üst yönetimi tarafından, verilen hizmetin uygunluğunu analiz etmek, Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu güvence altına almak ve Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli geliştirmek amacıyla istatistiksel yöntemler, öğrenci memnuniyetine yönelik anketler, iç tetkikler ve süreç kontrolü yöntemleri uygulanmaktadır İZLEME VE ÖLÇME Öğrenci Memnuniyeti Kurumumuzda, öğrenci ihtiyaçlarının ve beklentilerinin ne dereceye kadar karşılandığı, anketler, yüz yüze görüşmeler ve sözlü-yazılı bildirimler ile ölçülmekte ve izlenmektedir İç Tetkik Kalite yönetim sisteminin, ilgili standart, mevzuat ve Kurum tarafından oluşturulan kalite yönetim sisteminin şartlarına uygunluğunu ve sistemin etkin olarak uygulandığını ve sürdürüldüğünü teyit etmek için planlı aralıklarla iç denetim yapılır. Bu denetimler Kurum yönetimi tarafından atanmış, bağımsız, tarafsız ve eğitilmiş personel tarafından gerçekleştirilir. Denetleme ve değerlendirme faaliyetleri İç Tetkik Prosedürü dikkate alınarak yapılan planlamalar doğrultusunda gerçekleştirilir. Denetleme sonrası takip faaliyetleri sürdürülerek çalışmaların amaca ulaşması sağlanır. Nihai hedef, ulaşılan kalite düzeyinde geriye dönüşleri önlemek ve yeni kalite geliştirme faaliyetlerini ortaya çıkarmaktır. Referans: PR-003 İç Tetkik Prosedürü YN-009 Öğrenci Rehberliği ve Danışmanlığı Yönergesi TL-039 Öğrenci Şikayetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Talimatı 32

37 Sayfa No Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Kapadokya Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi süreçlerin izlenmesi ve mümkünse ölçülmesi için uygun metotları belirlemiş ve uygulamaktadır. Süreçlerin, tanımlanmış kurallara uygun olarak yürütülmesi, ilgili birim yöneticileri tarafından kesintisiz olarak izlenir. Herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda, ilgili prosedürlere göre düzeltici faaliyetler başlatılır ve gerçekleştirilir. Stratejik planlama kapsamında ulaşılması hedeflenen sonuçlara ulaşma düzeyi, Kalite Yönetim Sistemi dahilinde düzenli olarak ölçülmekte ve raporlanmaktadır. Referans: PR Düzeltici İşlem Prosedürü PR Önleyici İşlem Prosedürü PR 003 İç Tetkik Prosedürü PR 004 Uygun Olmayan Ürünün (Hizmetin) Kontrolü Prosedürü YN 021 Kalite Komisyonu Yönergesi YN-015 Stratejik Plan Hazırlama ve Revizyon Yönergesi Eğitim Öğretim Hizmetlerinin İzlenmesi ve Ölçülmesi Kurumumuzda eğitim öğretim hizmetlerinin istenilen standartlarda yerine getirildiğini garanti etmek için, hizmet süreçlerinin uygun aşamalarında kontroller, ölçümler ve değerlendirmeler yapılmaktadır. Sınavlar, ders geçme ve mezuniyet, öğrencilerin başarı değerlendirmesine ilişkin metotlar, tanımlanmış ve uygulanmaktadır. Kontrol noktaları ve usulleri, iş akış süreçlerinde belirtilmiştir. 33

38 Sayfa No 34 Sınavlar, ölçme-değerlendirme ve mezuniyete ilişkin usuller, tanımlanmış ve uygulanmaktadır. Ayrıca, eğitim öğretim hizmetlerinin istenen standartlara uygunluğuna ilişkin veriler analiz edilmekte ve düzenli olarak raporlanmaktadır UYGUN OLMAYAN HIZMET KONTROLÜ Belirlenmiş şartlardan ya da ulusal/uluslararası standartlardan herhangi birisini sağlamayan hizmetler uygun olmayan hizmetler olarak tanımlanmaktadır. Kapadokya Üniversitesinin sunduğu hizmetlerde ve bu hizmetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan ürün ve altyapıda ortaya çıkabilecek uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler ilgili Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda tanımlanmıştır ve uygulanmaktadır. Referanslar: TL-061 Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve Organizasyonu Talimatı Kapadokya Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği PR Düzeltici İşlem Prosedürü PR Önleyici İşlem Prosedürü PR İç Tetkik Prosedürü PR Uygun Olmayan Ürünün (Hizmetin) Kontrolü Prosedürü 34

39 Sayfa No VERİ ANALİZİ Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu değerlendirmek ve sistemi sürekli iyileştirmek amacına yönelik olarak neler yapılabileceğini tespit etmek için veriler toplanır ve analiz edilir. Veriler yapılan anketlerden ve/veya gelen şikâyet ve önerilerden elde edilir. Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, mevzuatın zorunlu kıldığı veya KYS için gerek görülen raporlar ile bunların hazırlanma ve yayınlanmasına ilişkin metotları tanımlamaktadır. Referans: TL-076 Veri Analizi Talimatı 8.5. İYİLEŞTİRME Sürekli İyileştirme Kalite Yönetim sisteminin etkinliği, Kalite Politikasının ve hedeflerinin bütün birimlerde anlaşılıp uygulanmasının sağlanması, tetkik sonuçlarının analizi, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkin bir şekilde uygulanması ve yönetimin gözden geçirmesi yoluyla iyileştirilmektedir Düzeltici Faaliyet Kapadokya Üniversitesi, uygunsuzlukların nedenini gidermek ve tekrarını önlemek için gerekli tedbirleri alır. Karşılaşılan uygunsuzluğun sebebini ortadan kaldıracak düzeltici faaliyet belirlenir ve uygulanır. Bu sistemde, ilgili prosedürler doğrultusunda tespit edilen uygunsuzluklar ele alınmakta; hizmetler ve Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olan uygunsuzlukların sebepleri detaylı bir şekilde araştırılmakta; bu uygunsuzlukların sebeplerini yok etmek için gerekli olan düzeltici faaliyetler tamamlanmakta ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleşip gerçekleşmediğinin kontrolü yapılmaktadır. Düzeltici faaliyetler; bu konuda 35

40 Sayfa No 36 oluşturulan düzeltici faaliyet formuna uygunsuzluk açıkça tarif edilecek şekilde yazılır. Açılan düzeltici faaliyetlerin en geç belirtilen bitiş süresinde ilgili sorumlusu veya onun delege ettiği kişiler tarafından gözden geçirilir. Referans: PR Düzeltici İşlem Prosedürü PR İç Tetkik Prosedürü Önleyici Faaliyet Kurumumuz, uygunsuzlukların oluşmasının engellenmesi; oluşmaları halinde ise nedenlerin ortadan kaldırılması için gerekli tedbirleri alır. Bu amaçlar doğrultusunda potansiyel uygunsuzluklar ve sebepleri tanımlanır, uygunsuzlukların olmasını önlemeye yönelik faaliyet ihtiyaçları değerlendirilir, düzeltme için gereken faaliyetler belirlenir, uygulanır ve sonuçları değerlendirilir ve önleyici faaliyetlerin başarısı gözden geçirilir. Karşılaşılan potansiyel uygunsuzluğun sebebini ortadan kaldırmak için, önleyici faaliyet gerçekleştirilir. Öğrenci şikâyetlerinin, ürün uygunsuzluklarının ve KYS nin kendisi ile ilgili potansiyel uygunsuzlukların sebepleri detaylı bir şekilde araştırılmakta; bu uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak için için gerekli olan önleyici faaliyetler tanımlanmakta ve önleyici faaliyetlerin gerçekleşip gerçekleşmediğinin kontrolü yapılmaktadır. Önleyici faaliyetler; önleyici faaliyet formuna potansiyel uygunsuzluk açıkça tarif edilerek yazılmakta; tanımlanan süre içerisinde ilgili birim sorumlusu veya onun delege ettiği kişiler tarafından gözden geçirilmesi sağlanmaktadır. Referans: PR Düzeltici İşlem Prosedürü PR İç Tetkik Prosedürü 36