İşletme Bütçeleri ve Aylık Faaliyet Raporu

Transkript

1

2 İçindekiler Birinci Bölüm : İşletme Bütçeleri - İşletmelerde Yıllık Bütçe - İşletme Bütçesinin Önemi - İşletme Bütçesinin Hazırlanması ve Yaşatılması - İşletme Bütçesinde Neler Olmalı? - Bütçe Tabloları - İşletme Bütçesinde Sonuç Tabloları - Bütçe Kitabında Faaliyet Sonuçlarını Gösteren Tablolar - Maliyet, kârlılık ve nakit akış tabloları - Bütçe sonuç tabloları - Bütçe Hazırlanmasının İşletme Yönetimine Avantajları İkinci Bölüm : Bütçenin Takibi İçin Aylık Faaliyet Raporu - Aylık Faaliyet Raporu - Aylık Faaliyet Raporunda Neler Olmalı? - İşletme Bütçeleri Yapılmalı ve Aylık Faaliyet Raporuyla Takip Edilmeli

3 Birinci Bölüm : İşletme Bütçeleri İşletmelerde Yıllık Bütçe Üretim işletmelerinde aylık bazda detaylandırılmış yıllık bütçe yapımı çok önemli bir yönetim aracıdır. Tabii ki pazarlama-satış ve hizmet üretimi yapan işletmeler için de bu sözüm geçerli. İşletme bütçeleri ve bu bütçelerin aylık faaliyet raporlarıyla takibinin risk yönetimi açısından önemli bir araç olduğunu düşünüyorum. Ancak orta ve küçük ölçekli işletmelerde bütçe hazırlanmasının ve sonuçlarının takip edilmesinin pek yaygın bir faaliyet olduğunu zannetmiyorum. İçinde bulunduğumuz Ekim ayı günlerinin gelecek yıl için işletme bütçelerinin hazırlanmasına başlandığı önemli günler olduğunu söyleyebilirim. Bunu kendi tecrübeme göre söylüyorum. İşletme Bütçesinin Önemi Türk Ticaret Kanunun 375. maddesi Anonim Şirket Yönetim Kurulunun devredilemez görev ve yetkilerini düzenliyor. Bu görevler içinde Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal plânlama için gerekli düzenin kurulması da bulunmaktadır. Ben bu görevin işletmelerin yıllık plânlama yapmaları gerekliliğini, bütçe yapma zorunluluğunu da içerdiğini düşünüyorum. Yine yeni T.T.K 378. maddesinde pay senetleri borsada işlem gören şirketler yönetim kurullarının risk yönetimi yükümlülüğü bulunmaktadır. Diğer şirketler için ise denetçi gerekli görüp yönetim kuruluna yazılı ola-

4 rak bildirmesi halinde riskin yönetilmesi amacıyla yönetim kurulu tarafından bir komite kurulması gerekliliği bulunmakta. Bu çerçevede işletmelerde bütçe yapılmasının ve bütçenin yıl içinde raporlarla takip edilmesinin risk yönetimi için önemli bir araç olduğu savını bir kere daha tekrar etmek istiyorum. İşletme Bütçesinin Hazırlanması ve Yaşatılması Sanayi işletmeleri organizasyonu içinde bütçe çalışmaları muhase- be (varsa yönetim muhasebesi) bölümleri tarafından yapılmaktadır. Kurumsallaşmış büyük işletmelerde ise ayrı bir plânlama/bütçe bölümleri oluşturulmaktadır. Bana göre bütçe sisteminden azami fayda sağlamanın yolu, bütçeyi sene başında hazırlayıp sonra bir kenara atmamaktan geçmekte. Bütçe, aylık bütçe değerlerinin fiili değerlerle karşılaştırılmış ve yo- rum/analiz içeren raporlarla yönetime bilgi verilerek yaşatılmalıdır. Bu şekilde bütçenin yaşayan bir bütçe olarak takip edilmesi, işletme yöneticileri açısından önemli bir yönetim aracı haline gelecek, amaçlanan fayda sağlanmış olacaktır.

5 İşletme Bütçesinde Neler Olmalı? Bir işletme bütçesi neleri ihtiva etmeli, hangi bilgileri içeren tablolardan meydana gelmeli, şimdi bunları inceleyelim. Hemen şunu söyleyeyim, aşağıda anlatmaya çalıştıklarım teoriden ziyade bana ait olan ve uygulamadan gelen bir muhasebecinin düşünceleri olup, her zaman tartışılabilir. Hazırlanan bütçeyi bir kitap formatında düşündüğümüzde, hangi sayfaların (yani hangi tabloların) olması gerektiğini numaralandırarak inceleyelim; Bütçe Tabloları 1- Başlangıçta bir varsayımlar tablosu olmalı ; Bu tabloda bütçeyi yaparken bir kabul olarak aldığımız anahtar bilgiler olacaktır.

6 Bunlar nelerdir? Bütçede kullanacağımız yabancı para kurları, enflasyon oranları, satış fiyatlarına yapılacak zam oranları, satış şartları (vade, opsiyon vb.), alımlarda (özellikle malzeme alım fiyatlarına) uygulanacak zam oranları, alım şartları (vade, opsiyon vb.), kredi alımında kullanım şart ve oranları, yeni ürünler gibi. İşletmelerin sektör özelliklerine göre bunların dışında daha çeşitli varsayımlar olabilecektir. 2- Varsayımlar belirlendikten sonra satış tablolarını oluşturmak gerekir ; Bu tablolarda satışların rakamsal bir resmi ortaya çıkacaktır. Bunlar nelerdir? İlk satış tablosu, satışı yapılacak ürünlerin kategoriler bazında ve takip edilmesi istenen çeşitlilikde aylık adetlerden oluşmalı. Bu tabloda sadece aylık satış adetleri olacaktır. İkinci satış tablosunda satılacak ürünlerin satış fiyatları olmalı. Bu satış fiyatları, yapılacak zamlar dikkate alınarak aylık bazda hesaplanmış olacaktır. Üçüncü satış tablosunda ürünler bazında satış tutarları olacaktır. Dördüncü tablo olarak, aylık bazda hesaplanan adet ve satış tutarlarının yıllık toplamlarını gösteren yıllık ciro ve adetler tablosunu söyleyebiliriz. Son satış tablosu olarak şirketin piyasa payını gösteren tabloyu belirtmek gerekir. Bu tablo bize piyasanın ne kadarında varız, onu gösterecektir. 3- Satış tablolarından sonra üretimin miktarsal tablosu hazırlanmalı ; Bu tabloda yukarıda bahsettiğim satış adetleri için yapılacak üretim adetleri gösterilecektir. Üretim adetleri hesaplanırken işletmenin taşımayı düşündüğü ortalama stok miktarları dikkate alınacaktır. 4- Üretim ve diğer işletme bölümlerinin ihtiyacına göre oluşacak personel sayısı tablosu hazırlanmalı;

7 Üretimin ihtiyacına göre hesaplanacak işçi ve teknik personel sayısı, işletmenin tüm idari bölümlerinin gereksinim duyduğu eleman ihtiyacı maliyet merkezleri bazında bu tabloda yer almalıdır. Bu tablo aylık bazda hazırlanmalı ki, hangi ayda ve hangi vasıfda (beyaz yakalı, mavi yakalı) personel alınacak tabloya bakınca anlaşılabilsin. 5- Üretim için gerekli yatırımları gösteren yatırımlar tablosu hazırlanma- lı; İşletmenin üreteceği ürünler için gerekli olacak yatırımların maliyeti, nakit akışı, aktifleşme tarihini içerecek birden fazla tablodan oluşmalı. Bu tabloları şöyle isimlendirebiliriz ; - Maliyet merkezlerine göre yatırım maliyetleri, - Aktifleşme tarihlerine göre yatırımlar, - Yatırımlar için harcanacak parayı gösteren yatırım nakit akışı tablosu. 6- Ürün ağaçlarına göre oluşturulacak malzeme maliyetleri tablosu ; Üretimi/satışı yapılacak ürünlerin mutlaka ürün ağaçları olmalı. Ürün ağacından kastım, ürünün bünyesine direkt giren malzemelerin miktarsal değerlerini gösteren tablodur. Yani üretilen ürün, bu ürün ağacındaki malzemelerden meydana gelmektedir. Ürün ağaçlarındaki malzemelerin birim alış maliyetleri kullanılarak ürün malzeme maliyetleri oluşturulacaktır. Bu tablo ürünler için toplam hesaplanan malzeme maliyetini gösterecek şekilde yapılabilir, ayrıca birim ürün bazında da hazırlanabilir. 7- İşletmenin yıl içinde gerçekleştireceği giderleri gösteren tablolar ; Yıl içinde yapılacak tüm giderlerin (direkt ilk madde ve malzeme gideri hariç) özet ve fonksiyonlarına göre tablolar halinde detaylı gösterilmesi gerekir. İlk gider tablosu işletme giderlerini fonksiyonlarına göre yıllık toplam olarak gösteren özet giderler tablosu olmalıdır. Bu tabloda bir bakışda işletme giderlerini görmek mümkün olacaktır.

8 Sonra aşağıdaki fonksiyonlara göre isimlendirilmiş ve mutlaka gider çeşitlerine göre aylık tutarları gösteren gider tabloları oluşturulmalıdır. - Direkt işçilik giderleri, - Genel üretim giderleri, - Araştırma ve geliştirme giderleri, - Pazarlama, satış ve dağıtım giderleri, - Genel yönetim giderleri, - Finansman giderleri. Son tablo ise işletmenin gider çeşitlerine göre tüm giderlerini gösteren ve büyükten küçüğe göre sıralama yapılmış bir giderler tablosu olacaktır. Bu tablo pareto analizi yapmak için bana göre çok önemli bir tablodur. Bugüne kadar yaşadığım mesleki tecrübelere göre burada şu hususu belirtmek istiyorum ; İşletmelerin (özellikle üretim, satış ve satış sonrası hizmetlerini bir arada yürüten) özelliklerine göre gider çeşitleri 50 den fazla olabilmekte. Bu giderler büyükten küçüğe sıralandığında genellikle şu görülmekte, tüm gider toplamının % 80'i ilk gider çeşitlerinden kaynaklanmakta. Bu bize şunu göstermekte, ilk gider çeşidinde yapılacak iyileştirmeler işletmeye önemli tasarruflar sağlama imkânı doğuracaktır. İşte pareto analizini sağlayan bu tablonun çok önemli olduğunu düşünüyorum.

9 İşletme Bütçesinde Netice Tabloları Buraya kadar anlattıklarım işletme bütçesi hazırlanırken gerekli bilgilerin oluşturulduğu tabloları içermekteydi. Şimdi bu bilgiler ışığında hazırlanması gereken sonuç tablolarına bakalım. Bütçe Kitabında Faaliyet Sonuçlarını Gösteren Tablolar Bütçe kitabındaki (ben kitap diyorum) sonuç tabloları nelerdir? Bu tabloları inceleyelim. Bu tablolar bütçe içinde işletmenin ulaşacağı mali sonuçları göstermesi bakımından çok önemlidir. İncelemeye yukarıdaki tablorın numaralandırmasına (bütünlüğü sağlamak için) uyarak devam ediyorum. Maliyet, kârlılık ve nakit akış tabloları 8- İşletmede üretilen ve satılan ürünleri içeren üretim ve satılan malın maliyeti tabloları ; Yapılacak muhasebesel teknik çalışmalar neticesinde üretim maliyetleri ve satış/stok miktarları dikkate alınarak satılan malın maliyeti tabloları ürün çeşitleri bazında oluşturulmalıdır. Ayrıca üretim maliyetini malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderleri detayında ve birim ürün bazında gösteren bir tablonun hazırlanması analiz açısından faydalı olacaktır. 9- Birim Ürün katkı marjı tabloları ; Ürünlerin birim satış fiyatları ve direkt ilk madde ve malzeme tutarları kullanılarak birim ürün katkı marjı tabloları oluşturmak gerekir. Bu tablo bize hangi ürün istediğimiz oranda katkı marjını bize sağlıyor, hangi ürünlerin satış fiyatını ve/veya malzeme giderlerini iyileştirme çalışması yapmamız gerekiyor, onu gösterecektir.

10 Bu tablo ; - Birim satış fiyatı, - Birim malzeme, - Birim katkı marjı, başlıklarında olacaktır. Katkı marjı tablosu iyileştirme çalışması yapmamız gereken ürünleri bize gösterecektir. 10- Satışı yapılan ürünlerin brüt kârlılık tablosu ; Ürünler detayında hazırlanacak brüt kârlılık tabloları da katkı marjı tabloları gibi, kârlı ürünleri, maliyetinin ve/veya satış fiyatının iyileştirilmesi gereken ürünleri gösterir. 11- İşletme nakit akışı ve kredi kullanım tablosu ; Nakit akışı tablosu tüm nakit girişi ve nakit çıkışını gösteren bir tablo olmalıdır. Bu tablo sayesinde hangi aylarda nakit açığı olacak, hangi aylarda nakit fazlası olacak bunu göreceğiz. Bu analiz ile de nakit açığının en uygun kredi ve/veya sermaye artışı ile finanse edileceğine karar verilecek. Nakit fazlalığının olduğu durumlarda da bunun en verimli şekilde değerlendirilmesi hususunda karar alınacak. Bu tablo, işletmelerde finansman bölümü varsa en çok onları ilgilendirmektedir. Çünkü tamamıyla finansman hareketlerini gösteren tablodur. Nakit akışı tablosunun arkasından kredi kullanım tablosu da yapmak gerektiğini düşünüyorum. Bu tablo kullanılacak krediler bazında olmalıdır. İşletme yönetimine özet olarak yıl içinde alınacak, ödenecek ve yıl sonunda borç olarak kalacak kredileri göstereceği için önemli olduğunu düşünüyorum.

11 Bütçe sonuç tabloları 12- İşletmenin gelir tabloları ve proforma bilanço tabloları ; Gelir tabloları yıllık ve aylık olarak yapılması gereken bir tablodur. Gelir tablosu sayesinde hangi aylarda ne kadar kâr/zarar ettiğimizi, yılı nasıl bitireceğimizi ve şirketin bir yıllık faaliyetinin mali neticesini (bilanço ile birlikte) gösteren final ve en önemli tablo olacaktır. Proforma bilanço ise ay sonlarında ve/veya yıl sonunda şirketin anlık durumunu varlıklar, borçlar ve öz sermaye olarak gösteren bir tablodur. Buraya kadar anlattıklarımla bir bütçe kitabında (ben kitap diyorum) olması gereken tabloları uygulamadan gelen muhasebeci gözüyle sıralamış oldum. Tabii ki, işletmelerin ihtiyacına göre daha farklı amaçlara hizmet eden/edecek tablolar, raporlar hazırlanabilir. Mesela hemen aklıma gelen fiziki büyümeyi gösteren büyüme tablosunu söyleyebilirim.

12 Bütçe Hazırlanmasının İşletme Yönetimine Avantajları Bütçeye şirket yöneticileri açısından faaliyetler ile ilgili bir öngörü, tahmin, olarak bakmak gerekir. Bütçe, bu şartlar gerçekleşirse durum olur? Şirket kâr mı eder, zarar mı eder? Hangi mali risklerimiz, hangi avantajlarımız olabilir? konularında bir ışık tutacaktır. Bu yüzden şirket yönetimi için vazgeçilmez bir yönetim aracı olması gerektiğini düşünüyorum. İkinci Bölüm : Bütçenin Takibi İçin Aylık Faaliyet Raporu Aylık Faaliyet Raporu Bu e-kitabın başlarında işletmelerde yapılan bütçelerin aylık faaliyet raporlarıyla yaşatılması, fiili değerlerle bütçe değerlerinin karşılaştırılması yapılarak neticeler hakkında işletme yönetimine aylık raporlama yapılması gereğinden bahsetmiştim. Şimdi muhasebe tarafından (özellikle yönetim muhasebesi) aylık olarak yayınlanması gerektiğini düşündüğüm faaliyet raporundan bahsetmek istiyorum. Aylık Faaliyet Raporunda Neler Olmalı Bu raporun amacı, gerçekleşen mali neticelerin aylık olarak, bütçeyle karşılaştırılmış ve muhasebeci bakışıyla yorumlanmış bir şekilde işletme yönetimine bilgi sunmak olacaktır. Faaliyet raporunda neler olmalı? Bu soruya şu şekilde cevap verilebilir ; 1- Özet bilgiler Rapor kapağını takiben ayın mali neticeleriyle ilgili özet bilgi içeren bir sayfa konulması gerektiğini düşünüyorum.

13 Çünkü rapor okumaya vakti olmayan yöneticiler bu sayfayı okuyarak kısaca bilgi sahibi olacak ve raporu daha sonra detaylı inceleme imkânı bulacaklardır. 2- Gelir tablosu ve bilanço Özet açıklama sayfasını takiben ilgili ayın gelir tablosu ve ay sonu bilançosu, bütçe ile karşılaştırılmış olarak verilmeli. Ayni ayın geçmiş sene tablolarının da koyulması dönemsel bir mukayese imkânı verecektir. 3- Satış tabloları Satışların bütçede belirlenmiş ürünler detayında ve bütçe ile karşılaştırmalı olarak, farkların önemlileri ile ilgili yorumlarla tablolaştırılması gerekir. Bu tablo aylık ve kümülatif olarak satış adetlerini, ortalama satış fiyatlarını ve satış tutarlarını ihtiva etmeli. 4- Üretim tablosu İşletmenin üretimini miktarsal olarak gösteren bir tablo olmalı, bütçe ile karşılaştırılarak hazırlanmalı. Bu tablo ile işletme üretimi hakkında bir özet bir bilgi sunulmuş olacaktır.

14 5- Personel tablosu Raporlanan ayın personel Turnover'ını (personel giriş-çıkışı) detaylı ve maliyet merkezleri bazında gösteren bir tablo olmalıdır. Bu tablo personel sayılarının ayın başındaki, ayın sonundaki beyaz-mavi yakalı detayında ve bütçe ile karşılaştırılmış, farklar gösterilmiş bir şekilde hazırlanmalı. Ayni tabloda giriş ve çıkışları maliyet merkezi detayında vermekle yönetime personel sayıları ve hareketleri hakkında yeterli bilgi verilmiş olacaktır. 6- Gider tabloları Gider tabloları aşağıda gösterdiğim fonksiyonlar bazında, gider çeşitlerini içerecek şekilde olmalı. Aylık, kümülatif olarak fiili değerlerin bütçe ile karşılaştırılmış, farkların tespit edilmiş halini gösterecek şekilde hazırlanmalıdır. Fonksiyonlar ; - Direkt işçilik giderleri, - Genel üretim giderleri, - Araştırma ve geliştirme giderleri, - Pazarlama, satış ve dağıtım giderleri, - Genel Yönetim giderleri, - Finansman giderleri. Bu tablolarda oransal olarak bütçe farklılıkları belli bir büyüklükte olanlar için ayrıca açıklamalar yapılmalı. Yukarıdaki tabloların dışında birde gider çeşitleri itibariyle toplam işletme giderlerini aylık ve kümülatif olarak gösteren, yine bütçe ile karşılaştırmalı olmak üzere bir tablo hazırlanmalı. Bu tabloda gider çeşitleri büyükten küçüğe göre sıralanmalı. Bu sıralamanın kümülatif rakamlara göre yapılmasının daha anlamlı olacağını düşünüyorum. Bu tablodan beklenen amacı, önceki sayfalarda (pareto analizi pareto analizi pareto analizi) anlatmıştım.

15 Burada bir kere daha tekrar etmek istiyorum ; üretim, satış ve satış sonrası hizmeti yapan sanayi işletmelerinde gider çeşitleri genellikle 50 ye yakın ve hatta üzerinde olabilmekte. Bu gider çeşitleri tutarsal olarak büyükten küçüğe sıralandığında yine görülecektir ki, ilk gider, giderlerin toplam tutarının % 80 nine yakın olmaktadır. Bunu 25 yıllık mesleki tecrübeme dayandırarak söylüyorum. İşte bu şekilde sıralama yapıldığında iyileştirme yapmak için üzerinde çalışılacak sınırlı sayıda giderleri görmek mümkün olacaktır. Böylece tüm giderleri iyileştirmeye çalışmak gibi zorlu ve dağınık çalışma yerine, birkaç gider çeşidine odaklanarak işletme için hatırı sayılır gider iyileştirmesi yapmak mümkün olabilecektir. 7- Finansman kredi tablosu Bu tablo kredilerin çeşitlerine göre detaylandırılabilir. Uzun, kısa vadeli krediler, yatırım ve işletme kredileri. Eximbank, açık hesap kredileri gibi. Tabloda geçen aydan devreden, içinde bulunan ayda alınan, ödenen ve ay sonu kalan borçlar şeklinde detaylandırmak gerekir. Böylece yönetim bu tabloya baktığında özet olarak tüm kredi hareketlerini görmüş olacaktır. Bütçe ile karşılaştırmalı ve farklar ile ilgili yorumlarla sunulması gereğini vurgulamak yanlış olmayacaktır kanaatindeyim. 8- Katkı marjı tablosu Birim ürün malzeme maliyetinin satış fiyatına oranını ve farkını gösteren bu tablo yönetime hangi ürünün satış fiyatını ve/veya malzeme maliyetini iyileştirmek gerektiği konusunda fikir verecektir. Bu tabloların dışında yönetimin ihtiyacına göre aylık faaliyet raporuna daha çeşitli bilgiler sunan tablolar konulabilir.

16 İşletme Bütçeleri Yapılmalı ve Aylık Faaliyet Raporuyla Takip Edilmeli İşletme bütçelerinin yapılmaya başlandığı, en azından varsayımların gelecek yılın ekonomik durumunu göz önüne alarak belirlenmeye çalışıldığı şu günlerde, işletme bütçelerinin hazırlanması ve aylık faaliyet raporları ile takip edilmesi konusuna ilgi duyan muhasebeciler için bu e-kitabın bir hatırlatma olacağını düşünüyorum. Bu küçük e-kitabı tamamlamadan şunu da belirtmek isterim ; Muhasebenin hazırlayacağı aylık faaliyet raporu ile yöneticilere bir ayın gerek mali, gerekse miktarsal olarak bir özeti, yani dönemsel olarak faaliyetlerinin muhasebe bakışıyla bir resmi sunulmuş olacaktır. Ayrıca işletme bütçelerindeki sapmalar analiz edilerek gerekirse bütçe revizyonu çalışmaları yapılarak işletme bütçesinin yaşaması sağlanmış olacaktır. Umarım bu e-kitap okuyanlar için, özellikle bu muhasebe mesleğine yeni başlamış genç meslektaşlarımız için faydalı olmuştur.

17 Muhasebeci Yorumluyor Hakkında Bu e-kitap yazarı Volkan Kara tarafından hazırlanmıştır. Muhasebeci Yorumluyor web sitesinde muhasebenin çeşitli dallarında özgün konularda içerikler bulunmaktadır. Günümüzde genel muhasebenin yanında maliyet ve yönetim muhasebesi, işletme bütçeleri özel önem taşımaktadır. Muhasebenin bu dallarında da çeşitli yazılar/makaleler okuyabilirsiniz. Muhasebeci Yorumluyor web sitesini ziyaret etmek isterseniz bu sayfadaki linklere tıklayın...

18