NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ SAĞLIK, KÜLTÜR ve SPOR DAĐRE BAŞKANLIĞI 2008 YILI KURUMSAL DEĞERLENDĐRME RAPORU. Sürüm No: 2

Transkript

1 NAMIK KEMAL ÜNĐVERSĐTESĐ SAĞLIK, KÜLTÜR ve SPOR DAĐRE BAŞKANLIĞI 2008 YILI KURUMSAL DEĞERLENDĐRME RAPORU Sürüm No: 2 TEKĐRDAĞ 2009

2 Đçindekiler 1. SUNUŞ 4 2. GĐRĐŞ Dokümanın Amacı Dokümanın Kapsamı Tanımlar ve Kavramlar 5 3. YÖNETĐCĐ ÖZETĐ 9 4. KURUMSAL DEĞERLENDĐRME ve STRATEJĐK PLANLAMA ÇALIŞMALARI TARĐHÇE ORGANĐZASYON ŞEMASI ÖZDEĞERLENDĐRME ÇEVRE DEĞERLENDĐRME ÇALIŞMALARI PAYDAŞ ANALĐZĐ PAYDAŞ ÜRÜN / HĐZMET MATRĐSĐ SWOT (GZFT) ANALĐZĐ Güçlü Yönlerimiz Zayıf Yönlerimiz Fırsatlar Tehditler BÜTÇELEME ÇALIŞMALARI ve UYGULAMA SONUÇLARI SONUÇ KAYNAKÇA 40 2

3 Tablolar Tablo 1 Tablo 2 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu 11 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Çalışma Grubu Tarafından Hazırlanan Raporlar ile Đlgili Bilgiler ve Çalışma Programı 11 Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve Đlişkiler) Değerlendirme Tablosu 15 Tablo 4 Kurumsal Nitelikler ve Özellikler Değerlendirme Tablosu 16 Tablo 5 Kurumsal Nitelikler Veri Tablosu 17 Tablo 6 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Personel Verileri 18 Tablo 7 Eğitim ve Öğretim Süreçleri Değerlendirme Tablosu 20 Tablo 8 Araştırma ve Geliştirme Süreçleri Değerlendirme Tablosu 21 Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri Değerlendirme Tablosu 22 Tablo 10 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu 23 Tablo 11 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu 24 Tablo 12 Yönetsel Özelliklerin (Yapısal) Değerlendirme Tablosu 25 Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme Tablosu 25 Tablo 14 Çıktılar / Sonuçların Değerlendirme Tablosu 26 Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme Tablosu 26 Tablo 16 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Paydaşları Tablosu 29 Tablo 17 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Paydaş Ürün / Hizmet Matrisi 30 Tablo 18 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2007 Yılı Bütçe Uygulama Sonuçları 34 Tablo 19 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2007 Yılı Performans Göstergeleri 34 Şekiller Şekil 1 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması 14 3

4 1. Sunuş Sağlık, Kültür ve Spor Daireleri, Üniversitelerde hizmet verdiği kesimin bütünü için bir sağlık kuruluşu, öğrencilerin sosyal, kültürel, danışma ve rehberlik ile spor ihtiyaçlarını karşılayan bir hizmet birimi ve aynı zamanda eğitim öğretimin desteklenmesi amacıyla bu alanda uygulama ve araştırmaların yapıldığı bir uygulama dairesidir. Daire Başkanlığımız, bu anlamda öğrencilerimizin kişisel gelişimleri için yaşamsal bir anlam ifade etmektedir. Hazırlamış olduğumuz bu rapor, Dairemizin 2008 yılı içinde sunduğu hizmetler ile gerçekleştirdiği aktiviteler hakkında bilgiler sunmaktadır. Sunmuş olduğumuz hizmetlerin nitelik ve nicelik bakımından arzu edilen seviyeye ve daha da üstüne çıkabilmek hedefimizdir. Sonuç olarak Dairemiz çalışanları, sorumluluklarının bilincinde olarak kişisel becerilerini de geliştirerek hizmet kalitesini daha da yukarılara taşıması hususunda kararlı ve arzuludurlar. Ayrıca, stratejik plan ile birlikte üniversitemizin kalite geliştirme çalışmaları planladığımız hedeflere ulaşmada bizlere güç ve motivasyon sağlayacaktır. Başkanlığımızın 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun hazırlanmasında çalışmalarımızı olumlu yönde teşvik ederek bizleri destekleyen Üniversitemizin değerli yöneticilerine; raporumuzun hazırlanması sürecinde yoğun emek harcayan ve özverili bir çalışma ile raporun tamamlanmasına katkı sağlayan çalışma arkadaşlarıma teşekkür eder, saygılarımı sunarım. Mustafa EROĞLU Daire Başkanı 4

5 2. Giriş 2.1. Dokümanın Amacı Bu dokümanın amacı; Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunu sunmaktır Dokümanın Kapsamı Bu doküman; Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının, üniversitemiz öğrencileri ve mensuplarına yönelik olarak 2008 yılı içinde sunduğu hizmetlerin değerlendirilmesini kapsamaktadır Tanımlar ve Kavramlar Birey Hedefleri: Birim Hedefleri: Birimimizin belirlemiş olduğu hedeflerini gerçekleştirmek için Birimimizde çalışan bireylerin yapmaları gereken faaliyet ve çalışmaları gösteren ölçülebilir nitelikteki hedeflerdir. Birimimizin hedefi, o hedefi gerçekleştirecek olan bireylerin hedeflerine dönüştürülür. Bireylerimiz hedeflerini gerçekleştirdiklerinde, Birimimizin hedefi gerçekleşmiş olur. Üniversitemizin belirlemiş olduğu stratejiler doğrultusunda Birimimizin ulaşmak istediği noktaları gösteren temel amaçlarıdır. Bu hedeflerin net anlaşılır ve ölçülebilir etkinlik ve eylemleri içermesi gerekir. Birim hedefleri, kurumsal değerlendirmede Üniversitenin; Birim bazında değerlendirmelerde alt birimlerin (bölümlerin) hedeflerini kapsamaktadır. Yıllık Değerlendirme Raporu: Birimimizin, akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren ve Birimimiz tarafından her yıl hazırlanan raporudur. Misyonumuz: Vizyonumuz: Çevre Değerlendirme: Faaliyet ve Projeler: Đyileştirme Eylem Planları: Birimimizin kendisi için belirlediği temel varlık gerekçesi ve görevleridir. Birimimizin gelecekte ulaşmak istediği idealleridir. Birimimizin stratejik planlama sürecinde etkilendiği ve etkilediği çevresel koşulların değerlendirilmesidir. Örneğin; toplumsal unsurların Birimimiz ile ilişkileri, yasal uygulamalar, eğitim-öğretim teknolojilerindeki gelişmeler, YÖK, ÜAK, uluslararası gelişmeler bu kapsamda ele alınabilir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ikinci adımıdır. Birimimizin stratejilerini hayata geçirmesini sağlayan ve performanslarını gösteren faaliyetleri ve projeleridir. Birimimizin, iç değerlendirme sonuçlarına göre yapılacak olan iyileştirme eylemlerini, ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planları ifade eder. 5

6 Đyileştirme: Birimimizde belirlenen sonuçlarla elde edilen sonuçların arasındaki sapmanın azaltılması için yapılan çalışmalardır. Kalite Geliştirme: Birimimizin, eğitim-öğretim, araştırma faaliyetleri ile topluma hizmet ve idari (yönetim) hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesidir. Kaynak Planlaması: Birimimizin hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli olan ekonomik ve insan gücü kaynaklarının planlanmasıdır. Kurumiçi Periyodik Gözden Geçirme: Birimimizin, eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile toplum ve idari hizmetlerinin kalitesini, kalite geliştirme çalışmalarını, iyileştirme faaliyetlerini ve sonuçlarını periyodik olarak değerlendirmesidir. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grupları: Birimimizde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları yapmak üzere görevlendirilen ekiplerdir. Bu ekiplerimiz eğitim-öğretim, araştırma, yönetim ve idari hizmetler ve toplum hizmetleri alanlarında çalışmışlardır. Kurumsal Değerlendirme: Kurumsal Hedefler: Birimimizin YÖDEK akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci kapsamında yaptığı özdeğerlendirme ile çevre değerlendirmesinin bir bütünüdür. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme sürecinin ilk ayağıdır. Birimimizin kendi stratejilerini hayata geçirmek için kurumsal temelde belirlediği ölçülebilir nitelikte faaliyet ve projelerdir. Özdeğerlendirme: Birimimizin, eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile toplum ve idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının, Birimimiz Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu tarafından kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesidir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ilk ayağıdır. Performans Göstergesi: Birimimiz tarafından belirlenen hedeflere ne oranda ulaşıldığını gösteren ölçülebilir nitelikteki unsurlardır. Performans: Birimimizin, belirlediği stratejik hedeflerine ulaşabilme derecesidir. Politika: Birimimizin günlük uygulamalarını yönlendiren yaklaşımlardır. Sorgulama ve Ölçme: Birimimizin belirlemiş olduğu faaliyet ve projeleri ne oranda gerçekleştirildiğinin sorgulanması ve sonuçların ölçülebilir göstergelere göre belirlenmesidir. 6

7 Strateji: Birimimizin temel amacı doğrultusunda nasıl yönlendirilmesi gerektiğini belirleyen ve davranışını oluşturan yaklaşımdır. Stratejik Hedefler: Birimimizin, misyonu doğrultusunda belirlenmiş stratejik önemi olan amaçlarıdır. Stratejik Plan Uygulama Süreci: Birimimiz tarafından yapılan eylem planlarında belirlenen eylemlerin hayata geçirilmesi sürecidir. Stratejik Planlama Öncesi Çalışmalar: Stratejik planlama çalışmasına başlamadan önce yapılması gereken çalışmalardır. Şunları kapsar: Planlama kurulunun oluşturulması, Stratejik planlama eğitimlerinin verilmesi, Kurumun paydaşlarının belirlenmesi, Planlamada uyulması gereken ilkelerin belirlenmesi, Kurumsal varsayımların oluşturulması, Değerlendirmede ne tür bilgilerin kullanılacağına karar verilmesi, ve Stratejik planlama yol haritasının oluşturulması. Stratejik Planlama: Birimimizin, iç değerlendirme sonuçlarına göre zayıf ve kuvvetli yönlerini, dış değerlendirme sonuçlarına göre önündeki fırsat ve tehditleri belirlemesi, bunların ışığında kalitesini geliştirecek olan stratejilerini oluşturması, bu stratejileri ölçülebilir hedeflere dönüştürmesi ve performans göstergelerini belirleyerek onları sürekli izlemesi sürecidir. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme süreçlerinin ikinci ayağıdır. Süreç: SWOT (GZFT) Analizi: Uygulama Planı: Belirli bir amacı gerçekleştirmek için gerekli her türlü girdiyi alarak beklenen sonuçları oluşturmak için Birimimiz tarafından gerçekleştirilen eylemlerin bütünüdür. Birimimizin kuvvetli ve zayıf yönlerini, önündeki fırsatları ve tehditleri ortaya çıkaran ve buna dayalı olarak stratejilerin geliştirildiği analizdir. [Güçlü yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler]. Kurumsal değerlendirme sürecinin temel çıktılarından birisi olup daha sonra gelen stratejik planlama sürecinin girdisidir. Birimimizin, strateji ve hedeflerine dayalı yapılacak olan faaliyet ve projeleri ile ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planlardır. Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADKG): Üniversitemizdeki akademik değerlendirme ve kalite geliştirme sürecinden sorumlu kuruldur. Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu (YÖDEK): Üniversitelerarası Kurul tarafından oluşturulan, yükseköğretim kurumlarında akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenlenmesi ve koordinasyonundan sorumlu komisyonudur. 7

8 Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu (YÖDEK) Raporu: Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu nun (YÖDEK) yükseköğretim kurumlarının yıllık değerlendirme raporlarını dikkate alarak, her yıl hazırladığı veya hazırlattığı raporudur. Yükseköğretim Kurumları: Yükseköğretim Üst Kurulları: Üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleridir. Yükseköğretim Kurulu (YÖK), Yükseköğretim Denetleme Kurulu (YÖK DK) ve Üniversitelerarası Kuruldur. (ÜAK) 8

9 3. Yönetici Özeti Bu çalışma ile Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu sunulmaktadır. Rapor, Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi dikkate alınarak hazırlanmıştır. Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu koordinasyonunda Dairemizin Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Kurulu oluşturulmuştur. Kurulumuzda görev alan personelimiz, Proje Geliştirme Bürosunun gerçekleştirdiği bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık hizmetinden istifade etmiştir. Dairemizin 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu; amaçlarımız doğrultusunda yıl içinde gerçekleştirdiğimiz faaliyetler ve hizmetlerin beslenme, sağlık, barınma, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif etkinlikler başlıkları altında değerlendirilmesini içermektedir. Ciddi bir emeğin ürünü olan bu raporda temel olarak Dairemizin hukuki durumu ve tarihi gelişimi, organizasyonu, özdeğerlendirme ve çevre değerlendirme çalışmaları ile uygulama sonuçları ve performans göstergeleri konularında bilgiler sunulmuştur. Organizasyonel yapımız incelendiğinde Dairemiz bünyesinde 8 birimin yer aldığı ve 2008 yılı içinde değişik statülerde 25 personelin görev yaptığı; personel sayımızın 31 Aralık 2008 tarihi itibariyle 18 kişiye düştüğü görülmektedir. Dairemizin hukuki durumu değerlendirildiğinde de geniş bir yelpazede hizmet veren bir daire olduğu görülmektedir. Đnsan kaynaklarında yaşamış olduğumuz sıkıntıya rağmen, personelimizin özverili çalışmaları ile sorumluluğumuz altındaki hizmetlerin aksamadan etkin bir şekilde yerine getirilmesine çaba sarf edilmiştir. Özdeğerlendirme çalışmasında beklenen düzey esas olmak üzere beş kritere dayalı bir değerlendirme sistemi kullanılmıştır. Beklenen düzeyin çok altı 1 Beklenen düzeyin altı 2 Beklenen düzey 3 Beklenen düzeyin üstü 4 Beklenen düzeyin çok üstü 5 Tamamen objektiflik ve şeffaflık ilkesinden hareketle yapmış olduğumuz swot (gzft) analizinde de görüleceği üzere Dairemizin güçlü ve zayıf olduğu yönleri, karşı karşıya kalabileceği tehditler ile başarıya ulaşma yolunda yakalayabileceği fırsatları tek tek değerlendirilmiştir. Bu değerlendirmelerin ışığında da Dairemizin misyonu, vizyonu, politikaları ve temel değerleri ile yürürlükteki kanun, yönetmelik, yönerge ve talimatları temel ilke alarak 2009 yılında da hizmet kalitesini daha da yükseklere taşıma gayreti içinde faaliyetlerimiz sürdürülecektir. Bu süreçte hazırlanmış olan kurumsal değerlendirme raporları ile faaliyet raporlarımızın değerlendirilmesi gelecekteki çalışmalarımızın etkinliğini, verimliliğini ve yararlılığını artırması bakımından daha yapıcı bir yaklaşım olacağı inancındayız. 9

10 4. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları Yürürlükteki yasal mevzuat, başka bir ifadeyle 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu çerçevesinde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlarının hazırlanması yönündeki çalışmaları yürütmek üzere Daire Başkanı tarafından Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Kurulu oluşturulmuştur. Dairemiz Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Kurulu 4 personelden oluşmuştur. Ancak yıl içinde çalışma kurulu üyelerinden Şube Müdürü Sevim GAYTANCIOĞLU tarihi itibariyle Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı olarak görevlendirilmesi; Memur Durmuş Ali YILMAZ ın ise tarihi itibariyle naklen başka bir kuruma geçmesi nedeniyle dairemizden ayrılmışlardır. Çalışma kurulu üye listesi aşağıdaki tabloda (Tablo 1) verilmiştir. Kurulun çalışmalarını koordine etmek ve Daire Başkanını çalışmalar hakkında bilgilendirmek üzere Şube Müdürümüz Sevim GAYTANCIOĞLU Çalışma Kurulu Koordinatörü olarak görevlendirilmiş ve bu görevini dairemizden ayrıldığı tarihe ( ) kadar başarılı bir şekilde yerine getirmiştir. YÖDEK Yönetmeliğinin ve buna bağlı olarak YÖDEK Rehberinin yayımlanmasıyla Dairemiz, veri bankası ve alt yapı oluşturulması çalışmalarına ağırlık vermiştir. Ancak Dairemizin insan kaynaklarında yaşamakta olduğu sıkıntı ve verilerin elde edilebilmesine yönelik otomasyon sisteminin kurulamamış olması nedenlerinden dolayı 2008 yılı verileri manuel ortamda hazırlanmıştır. Dairemiz Çalışma Kurulu üyeleri, Üniversitemiz tarafından başlatılmış olan kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları kapsamında yapılan bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık hizmetlerinden yararlanmış olup, çok faydalı deneyimler kazanmıştır yılı içinde yoğun bir şekilde gerçekleştirilen eğitim ve danışmanlık hizmetleri, 2008 yılında arzu ettiğimiz düzeyde gerçekleştirilememiştir. Dairemiz Çalışma Kurulu tarafından bu süreçte dönemler halinde çeşitli raporlar hazırlanmış ve Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu ile Stratejik Planlama Kurulu Koordinatörlüğüne sunulmuştur. Ayrıca Dairemiz hizmet alanlarını da kapsayacak şekilde YÖDEK Rehberinde yayınlanmış olan kriterler geliştirilmiş ve buna yönelik tablolar hazırlanmıştır. Hazırlanan raporlar ile ilgili bilgiler ve çalışma programı aşağıdaki tabloda (Tablo 2) verilmiştir. Sunmuş olduğumuz bu raporların ve çalışmaların Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu ile Stratejik Planlama Kurulu Koordinatörlüğü tarafından değerlendirilerek geri dönüş bilgileri doğrultusunda gereken düzeltmeler yapılamamıştır. Ekibimizin hazırlamış olduğu planların teslimini müteakiben bütçeleme ve raporun güncelleme çalışmaları gerçekleştirileceği taahhüt etmiştik. Ancak, bilgi ve deneyimlerinden yararlanabileceğimiz Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu ile Stratejik Planlama Kurulu Koordinatörlüğündeki yönetimsel değişiklikten dolayı bütçeleme ve raporların revizyonu ile planlama ve maliyetlendirme çalışmaları gerçekleştirilememiştir. 10

11 Tablo 1 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Kurulu Sıra No 1 EROĞLU, Mustafa 2 GAYTANCIOĞLU, Sevim (*) Soyadı, Adı Unvanı Görevi Şube / Şeflik Daire Başkanı Şube Müdürü 3 YILMAZ, Yılmaz Memur 4 YILMAZ, Durmuş Ali (**) Memur 5 SAĞLAM, Hatice Sözleşmeli Personel Koordinatör ( ) Çalışma Kurulu Koordinatörü Çalışma Kurulu Üyesi Çalışma Kurulu Üyesi Çalışma Kurulu Üyesi Daire Başkanlığı Kültür, Spor ve Sosyal Hizmetler Şube Müdürlüğü Muhasebe Satınalma ve Taşınır Kayıt Hizmetleri Beslenme Hizmetleri (*) tarihi itibariyle Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı olarak görevlendirilmiş olup, dairemizden ayrılmıştır. (**) tarihi itibariyle başka bir kuruma naklen atanmış olup, dairemizden ayrılmıştır. Tablo 2 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Çalışma Kurulu Tarafından Hazırlanan Raporlar ile Đlgili Bilgiler ve Çalışma Programı Sıra No Tarih Çalışma 1 31 Mart Temmuz Eylül Ocak Şubat 2009 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2007 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun teslimi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yılları Stratejik Plan Taslağının teslimi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yılları Stratejik Planının teslimi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun (1. Sürüm) teslimi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2008 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporunun (2. Sürüm) teslimi 11

12 5. Tarihçe Yükseköğretim ile ilgili amaç ve ilkeleri belirlemek ve bütün yükseköğretim kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim öğretim, araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile ilgili esasları bir bütünlük içinde düzenlemek amacıyla hazırlanan 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 2880 Sayılı Kanun ile değişik 46. ve 47. maddeleri; eğitim öğretim hizmetlerinin yanı sıra öğrencilerin sosyal yaşamlarını sürdürebilmelerine yönelik ihtiyaçlarının karşılanması için üniversitelere görevler yüklemektedir. 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının Đdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin maddesi ile de bu görevleri yerine getirmek üzere Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı adıyla bir birim üniversitelerin idari teşkilatı içinde yer almıştır. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlıklarının teşkilatlanması, yönetimi, çalışmaları, görevlilerin yetki ve sorumlulukları da Yükseköğretim Kurumları Mediko Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Uygulama Yönetmeliği ile düzenlenmiştir. 2 Bu yönetmeliğin 2. maddesi uyarınca Sağlık, Kültür ve Spor Đşleri Dairesi; Üniversitelerde hizmet verdiği kesimin bütünü için bir sağlık kuruluşu, öğrencilerin sosyal, kültürel, danışma ve rehberlik ile spor ihtiyaçlarını karşılayan bir hizmet birimi ve aynı zamanda eğitim öğretimin desteklenmesi amacıyla bu alanda uygulama ve araştırmaların yapıldığı bir uygulama dairesidir. 1 Mart 2006 tarih ve 5467 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, Yükseköğretim Kanunu, Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Telsiz Kanunu ile 78 ve 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun 3 ile Üniversitemizin kurulması ve kurucu kadrosunun işe başlamasına müteakiben de yukarıda anılan Kanun Hükmünde Kararname hükümleri gereğince her üniversitede olduğu gibi Üniversitemizin merkez teşkilatı bünyesinde Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı kurulmuştur. Üniversitemizin kuruluşu aşamasında Dairemizin çalışmaları, Trakya Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının destekleriyle yürütülmüştür. Đki ay süren bu çalışma sürecinin ardından Kasım 2006 tarihinden itibaren hizmetlerimiz, Tekirdağ Merkezde oluşturulan Rektörlük Hizmet Binasında tahsis edilen bir odadan yürütülmeye başlanmıştır yılının Şubat ayında Kamu Personeli Seçme Sınavı sonucu 2 memur Dairemizde göreve başlamıştır. Faal 4 fakülte, 3 enstitü, 1 yüksekokul ve 10 meslek yüksekokulunun yanı sıra 10 idari birimde çalışan 500 e yakın akademik ve idari personel ile eğitim öğretim hizmeti alan yaklaşık öğrenciye hizmet vermeye çalışan Dairemizin iş yoğunluğu da göz önünde bulundurularak bu süreçte personel sayımıza takviye (1 mühendis, 1 doktor, 1 memur, 1 hizmetli) yapılmıştır. Yapılan takviyeler ile personel sayımız 25 e (1 daire başkanı, 1 öğretim tarih ve 2680 Sayılı Yetki Kanunu na dayanılarak hazırlanmış olup, tarih ve Sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir Sayılı Kanun un 46., 47. ve 65. maddeleri uyarınca düzenlenmiş olan bu yönetmelik tarih ve Sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. 3 Bu Kanun, tarih ve Sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. 12

13 elemanı, 1 mühendis, 2 doktor, 1 hemşire, 4 memur, 1 bilgisayar işletmeni, 1 sekreter, 1 hizmetli, 2 sözleşmeli personel, 10 işçi) yükselmiştir. Bu personelimizden yıl içinde 7 personelimizin çeşitli nedenlerle dairemizden ayrılmalarıyla tarihi itibariyle personel sayımız 18 kişiye düşmüştür. 6. Organizasyon Şeması 2547 Sayılı Kanun un 47. maddesi ile Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına yüklenmiş olan görevler, Daire Başkanının koordinasyonu ve yönetiminde 6.1 Beslenme Hizmetleri Şube Müdürlüğü 6.2 Kültür, Sanat ve Sosyal Hizmetler Şube Müdürlüğü 6.3 Spor Hizmetleri Şube Müdürlüğü 6.4 Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü 6.5 Sosyal Tesisler Đşletme Müdürlüğü 6.6 Satınalma ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü 6.7 Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Birimi 6.8 Muhasebe Hizmetleri Birimi tarafından yürütülmektedir. 13

14 Şekil 1: Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması DAĐRE BAŞKANI SEKRETERYA (*) BESLENME HĐZMETLERĐ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ (*) SATINALMA ve TAHAKKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ (*) KÜLTÜR, SANAT ve SOSYAL HĐZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ (*) SPOR HĐZMETLERĐ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ (*) SOSYAL TESĐSLER ĐŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ UYGULAMA OTELĐ TAŞINIR KAYIT ve KONTROL BĐRĐMĐ MUHASEBE HĐZMETLERĐ BĐRĐMĐ (*) SAĞLIK HĐZMETLERĐ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ AYŞE MENGER KIZ ÖĞRENCĐ YURDU (*) Kadrolu personeli bulunmamaktadır. 14

15 7. Özdeğerlendirme Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve Đlişkiler) Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Öğrenci niteliğinde beklenen düzey 2) Akademik personel niteliğinde beklenen düzey 3) Đdari Personel niteliğinde beklenen düzey; 4 4) Mali kaynakların yeterliliği; 1 5) Bilgi Teknolojileri ve kaynaklarının (Bilgisayar, internet, iletişim, kitap, yayın, vb)yeterliliği; 6) Đş Teknolojilerinin yeterliliği; 3 7) Fiziksel olanakların yeterliliği; 1 8) Temin edilen hizmetlerin yeterliliği; 1 9) Sanayi ile ilişkilerin yeterliliği; 2 10) Toplum ile ilişkilerin yeterliliği; 4 11) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilişkilerin yeterliliği; 3 12) Mezunlar ile ilişkilerin yeterliliği; 1 13) Çalışanlar ile ilgili ilişkilerin yeterliliği; 5 14) Öğrenciler ile ilişkilerin yeterliliği; 4 15) Yükseköğretim alanında ulusal ilişkilerin yeterliliği; 3 16) Yükseköğretim alanında uluslararası ilişkilerin yeterliliği;

16 Tablo 4 Kurumsal Nitelikler ve Özellikler Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Öğrenci sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokullar, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği; 2) Öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği; 3) Đdari personel sayıları (kadrolu ve sözleşmeli) ve yeterliliği; 1 4) Çalışanların yaş ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği; 5) Çalışanların kadın-erkek personel dağılımının değerlendirilmesi (öğretim üyeleri, öğretim elemanları, araştırma görevlileri ve idari personel için ayrı ayrı) ve yeterliliği; 6) Çalışanların kıdem ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği; ) Akademik personelin ortalama unvan düzeyi; 8) Đdari Personelin Eğitim Düzeyi; 4 9) Akademik birimlerin ve bu birimlerdeki programların sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulları, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği; 10) Kurumun ağırlıklı akademik alanı/alanları ve yeterliliği; 11) Kurumun fiziksel büyüklüğü ve altyapısı (m²) ve yeterliliği; 1 i) Kampus alanı; 3 ii) Toplam kapalı alan; 1 iii) Eğitim-Öğretim ve Araştırma; 1 iv) Sosyal ve diğer hizmet alanları; 1 16

17 Tablo 5 Kurumsal Nitelikler Veri Tablosu ( Tarihi Đtibariyle) I Öğrenci sayıları Sayılar II Öğretim elemanı sayıları 1 III Đdari personel sayısı Kadrolu personel 7 Sözleşmeli personel - Diğer personel 10 Toplam idari personel sayısı 17 IV Çalışanların yaş ortalaması Đdari personel 36 V Çalışanlar arasında bayan sayısı Đdari personel 11 VI Çalışanların kıdem ortalaması Đdari personel 8 VII Öğretim elemanlarının ortalama akademik unvan ortalaması VIII Bölümün ağırlıklı akademik alanı/alanları IX Bölüm ve program sayısı X Đdari personel eğitim düzeyi Lise öncesi diplomalı eleman sayısı 2 Lise mezun sayısı 4 Önlisans mezun sayısı 2 Lisans mezun sayısı 7 Yüksek lisans mezun sayısı 2 Doktoralı eleman sayısı - 17

18 Tablo 6 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Personel Verileri Sıra no 1 EROĞLU, Mustafa Soyisim, Đsim Unvan Şube 2 GAYTANCIOĞLU, Sevim 3 CĐNNĐOĞLU, Hasan Daire Başkanı Şube Müdürü Öğretim Görevlisi / Đşletme Müdürü 4 HASTÜRK, Türkan Doktor 5 AYAZ, Yücel Doktor 6 TĐRYAKĐ, Meral Hemşire 7 AVCU, Gürcan Memur 8 YILMAZ, Yılmaz Bilgisayar Đşletmeni 9 YILMAZ, Durmuş Ali Memur Kültür, Spor ve Sosyal Hizmetler Sosyal Tesisler, Uygulama Oteli Mediko - Sosyal Merkezi Mekido Sosyal Merkezi Mediko Sosyal Merkezi Mediko Sosyal Merkezi Muhasebe Satınalma ve Tahakkuk Birimi / Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi Hizmet Sınıfı GĐHS THS EHS SHS SHS SHS GĐHS GĐHS GĐHS 10 KURTARAN, Orhan Memur GĐHS Notlar tarihinde göreve başlamıştır Sayılı Kanununun 13-b/4 maddesi uyarınca Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı olarak görevlendirildiğinden tarihi itibariyle Dairemizden ayrılmıştır. Şarköy MYO kadrosunda olup, 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca Uygulama Oteli Müdürü olarak görevlendirilmiştir Sayılı Kanunun 13- b/4 maddesi uyarınca tarihi itibariyle Dairemizde görevlendirilmiştir tarihi itibariyle Dairemizde görevlendirilmiştir. Memur kadrosunda olup Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Uzmanı olarak görev yapmaktadır. Başka bir kuruma naklen atanması nedeniyle tarihi itibariyle Dairemizden ayrılmıştır Sayılı Kanunun 13- b/4 maddesi uyarınca Çorlu Mühendislik Fakültesinde görev yapmaktadır. 18

19 Sıra no Soyisim, Đsim Unvan Şube Hizmet Sınıfı 11 ÖZDEMĐR, Deniz Memur GĐHS 12 TOPALCIK, Sevgi Sekreter GĐHS 13 TOMBAK, Ertuğrul Yıldır Hizmetli 14 UYSAL, Meltem Đşçi 15 DÜZGÖREN, Emin Đşçi 16 SAĞLAM, Hatice Đşçi 17 BOZ, Şerefnur Đşçi 18 ÇĐLĐNGĐR, Munise Đşçi 19 BAYHAN, Fatma Đşçi 20 BARCA, Elif Đşçi 21 KURDAL, Seda Đşçi 22 SEVĐNÇ, Đlmiye Đşçi 23 ĐMRAK, Gülsen Đşçi Beslenme Hizmetleri Sosyal Tesisler, Uygulama Oteli Sosyal Tesisler, Uygulama Oteli Beslenme Hizmetleri Beslenme Hizmetleri Satınalma ve Tahakkuk Birimi / Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi Sosyal Tesisler, Ayşe Menger Kız Öğrenci Yurdu Sosyal Tesisler, Ayşe Menger Kız Öğrenci Yurdu Sosyal Tesisler, Ayşe Menger Kız Öğrenci Yurdu Sosyal Tesisler, Ayşe Menger Kız Öğrenci Yurdu Sosyal Tesisler, Ayşe Menger Kız Öğrenci Yurdu YHS Notlar 2547 Sayılı Kanunun 13- b/4 maddesi uyarınca Genel Sekreterlikte görev yapmaktadır Sayılı Kanunun 13- b/4 maddesi uyarınca Genel Sekreterlikte görev yapmaktadır Sayılı Kanunun 13- b/4 maddesi uyarınca tarihi itibariyle Dairemizde görevlendirilmiştir. 19

20 Tablo 7 Eğitim ve Öğretim Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Programların ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Programların eğitim hedeflerinin yeterliliği; 3) Programların kapsamı ve niteliklerinin (ders çeşitliliği, ders yükleri ve uyumluluğu) yeterliliği; 4) Programların anlaşılabilirliği ve hedeflerinin açıklığı; 5) Programların bütünlüğünün ve devamlılığının yeterliliği; 6) Programların çıktılarının (programın kazandırması beklenen nitelikler) yeterliliği; 7) Program kaynaklarının (öğretim elemanı, ders notları vb.) yeterliliği; 8) Programların diğer programlarla ilişkilerinin yeterliliği; 9) Öğrencilere sunulan rehberlik/danışmanlık hizmetlerinin yeterliliği; 10) Engelli öğrencilere sunulan eğitim hizmetlerinin yeterliliği; 11) Öğrenci değerlendirme prosedür ve araçlarının (sınav, ödev, proje vb.) yeterliliği; 12) Yeni öğrencilerin programlara hazırlama prosedür ve uygulamalarının yeterliliği; 13) Öğrencilere sunulan eğitimin etkinliğini arttıracak eğitsel destek hizmetlerinin (yabancı dil, IT teknolojileri ve bilgisayar donanımı vb.) yeterliliği; 14) Programların ilgili ulusal ve uluslararası programlarla uyumundaki yeterliliği; 15) Uluslar arası öğrenci değişimi programlarına öğrenci katılımının yeterliliği; 20

21 Tablo 8 Araştırma ve Geliştirme Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Araştırma ve geliştirme olanak ve kaynakların yeterliliği; 3) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 4) Araştırma ve geliştirme önceliklerinin belirginliği; 5) Araştırma ve geliştirme çalışmaların bütünlüğü ve devamlılığı; 6) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının disiplinler arası yapılabilmesindeki yeterlilik; 7) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; 8) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarına akademik personelin katılımının yeterliliği; 9) Araştırmayı özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; 10) Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin önceliklere uygunluğu; 11) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 12) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile eğim-öğretim faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 13) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği; 14) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği; 15) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının topluma faydaya dönüşmesindeki yeterliliği; 16) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.) dönmesindeki yeterliliği; 21

22 Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme notu 1) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; 2) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin olanak ve kaynaklarının yeterliliği; 3) Uygulama ve hizmet faaliyetleri düzeylerinin yeterliliği; 4) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin önceliklerinin belirginliği; ) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin disiplinlerarası yapılabilmesindeki yeterliliği; 6) Uluslararası uygulama ve hizmet faaliyetlerinin yeterliliği; 7) Uygulama ve hizmet faaliyetlerini özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; 8) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; 9) Eğitim-Öğretim ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 10) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; 11) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği; 12) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği; 13) Yaşam Boyu Eğitim faaliyetlerinin yeterliliği; 14) Topluma yönelik bilgilendirme ve bilinçlendirme faaliyetlerinin yeterliliği; 15) Topluma yönelik sanatsal, kültürel ve sportif faaliyetlerin yeterliliği; 16) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin topluma faydaya dönüşmesindeki yeterlilik; 17) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar vb.) dönmesindeki yeterlilik;

23 Tablo 10 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu Sıra No Faaliyet Alanları Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür, Spor ve Sosyal Hizmetler Alt Birimi Değerlendirme Notu 1 Faaliyet no. 1 Kültür Hizmeti 2 2 Faaliyet no 2 Spor Hizmetleri 2 3 Faaliyet no 3 Sosyal Hizmetler 2 Beslenme Alt Birimi 4 Faaliyet no. 1 Beslenme Hizmetleri 3 Sağlık Alt Birimi 5 Faaliyet no. 1 Sağlık Hizmetleri 3 6 Faaliyet no. 2 Psikolojik Danışma ve Rehberlik Hizmetleri 3 Sosyal Tesisler Alt Birimi Uygulama Oteli 7 Faaliyet no. 1 Konaklama Hizmetleri 3 8 Faaliyet no. 2 Yiyecek ve Đçecek Hizmetleri 4 9 Faaliyet no. 3 Alkollü Đçecek Hizmetleri 2 Ayşe Menger Kız Öğrenci Yurdu 10 Faaliyet no. 1 Barınma Hizmetleri 3 11 Faaliyet no. 2 Beslenme Hizmetleri 3 12 Faaliyet no. 3 Etüt Hizmetleri 3 Satınalma Tahakkuk ve Taşınır Kayıt Kontrol Hizmetleri 13 Faaliyet no.1 Satınalma ve Tahakkuk Hizmetleri 3 14 Faaliyet no. 2 Taşınır Mal Kayıt ve Kontrol Hizmetleri 3 23

24 Sıra No Faaliyet Alanları Değerlendirme Notu Muhasebe Alt Birimi 15 Faaliyet no. 1 Kısmi Zamanlı Öğrenci Maaşları 3 16 Faaliyet no. 2 4/B Đşçi Maaşları Hazırlaması 3 17 Faaliyet no. 3 Ödenekler 3 18 Faaliyet no. 4 Banka Đşlemleri 3 19 Faaliyet no. 5 Sosyal Güvenlik Kurumu Đşlemleri 3 Tablo 11 Đdari Süreçler ve Destek Süreçleri Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Personel Đşleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 4 2) Đdari (ihale, temizlik, ulaşım vb.) işler ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 4 3) Bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin yeterliliği; 4 4) Öğrenci işleri ile ilgili akademik hizmetlerin yeterliliği; 4 5) Kütüphane ve Dokümantasyon işleri ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 6) Yapı ve çevre işleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 7) Teknik Destek hizmetleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3 8) Öğrenci bilim, kültür ve sanat topluluklarının yeterliliği; 2 9) Uluslararası ofislerin hizmetlerinin yeterliliği; 2 10) Öğrenci Kariyer planlama hizmetlerinin yeterliliği; 1 11) Staj destek hizmetlerinin yeterliliği; Đlgili Değil 12) Öğrenci Konseylerine sağlanan hizmetlerin yeterliliği; 3 24

25 Tablo 12 Yönetsel Özelliklerin (Yapısal) Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Organizasyonel yapının yeterliliği; 3 2) Görev ve sorumluluk tanımlarının açıklığı; 3 3) Görev yetkilerinin yeterliliği; 3 4) Stratejilerin varlığı ve yeterliliği; 1 5) Karar verme süreçlerinin yeterliliği; 2 6) Đş Süreçleri (akademik ve idari) yeterliliği; 2 7) Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yeterliliği; 2 8) Kalite geliştirme süreçlerinin yeterliliği; 2 9) Bilgi yönetimi süreçlerinin yeterliliği; 2 10) Đnsan kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 2 11) Finans kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 2 12) Öğrenci katılım süreçlerinin yeterliliği; 2 Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Ortak kültür ve değerlerin paylaşımındaki yeterlilik; 4 2) Akademik personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3) Đdari personelin memnuniyetinin yeterliliği; 2 4) Öğrenci memnuniyetinin yeterliliği; 2 5) Liderlik yaklaşımlarının yeterliliği; 2 6) Yönetici yaklaşımlarının (yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliği; 2 7) Akademik personelin idari ve yönetsel özelliklerinin yeterliliği; 8) Đdari personelin özelliklerinin yeterliliği; 3 9) Çalışanlar arasındaki iş birliği ortamının yeterliliği; 4 10) Đş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterliliği; 4 25

26 Tablo 14 Çıktılar / Sonuçların Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1) Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin yeterliliği; 1 2) Eğitim öğretim ile ilgili çıktıların yeterliliği 3) Araştırma ve geliştirme ile ilgili sonuçların yeterliliği; 4) Uygulama ve hizmet faaliyetleri ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3 5) Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3 6) Đdari faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3 7) Toplum ile ilgili sonuçların yeterliliği; 2 Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme Tablosu Değerlendirme Notu 1. Evrensel yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 2 2. Türk yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 3 3. Kendi misyonuna uygunluğu; 3 26

27 8. Çevre Değerlendirme Çalışmaları A. Yükseköğretim Alanındaki Ulusal ve Uluslararası Gelişmelerin Değerlendirilmesi Yükseköğretime yoğun bir talep olması ve bunun sonucu olarak ülke genelinde yükseköğretim kurumlarının artmasıyla yükseköğretim çağındaki gençlerin okullu olma oranlarını artıracağı ve hatta bu gençlerin ailelerinin yanlarında eğitim öğretime devam edebilme imkanının yaratılması ile de eğitim öğretim masraflarının daha da azalacağı düşünülmektedir. Ayrıca yükseköğretim kurumlarının kurulduğu illerde sosyo-ekonomik ve kültürel yönden yaşanacak etkileşimle olumlu gelişmelerin sağlanacağını ifade edebiliriz. B. Mezunlar ile Đlgili Gelişmelerin Değerlendirilmesi Üniversitemizin bulunduğu bölgenin sanayileşme açısından oldukça güçlü bir merkez olduğu göz önünde bulundurulduğunda mezun öğrencilerimizin iş hayatına atılma ve iş sahibi olma yönünde yaşadıkları sıkıntıların azaltılması açısından büyük bir fırsat yakalanmış olduğu açıktır. Mezunlarımızın öğrencilik sonrasındaki hayat deneyimlerinin paylaşılması olumlu etkiler yaratacağı düşüncesiyle belirli dönemlerde bir araya gelmelerinin sağlanması ve bunun için de Mezunlar Derneği kurulmasının ya da mezunlar günü toplantılarının gerçekleştirilmesinin desteklenmesi gerekmektedir. C. Toplumsal Gelişmelerin ve Toplum ile Đlişkilerin Değerlendirilmesi Yükseköğretim alanındaki kaliteli gelişim, toplumsal gelişimi ve değişimi hızlandırdığı açıkça görülmektedir. Bu gelişim ve değişimi yakalayabilmek için üniversitemizin de bulunduğu bölgenin avantajlarını da kullanarak kongre turizminin biran evvel başlatılması ve bu yönde yatırımların gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu çalışmaların sonucunda da üniversitemiz bulunduğu bölgede toplumun sosyo ekonomik ve kültürel gelişimine olumlu katkıları daha yüksek olacaktır. D. Sanayi ve Sosyal Kurumları ile Đlişkiler ve Gelişmelerin Değerlendirilmesi Üniversite olarak, üniversite sanayi işbirliğine oldukça önem verilmektedir. Sanayi ve sivil toplum kuruluşları ile kurulan bu güçlü birliktelik ile hızlı bir gelişim ve değişim yaşanabilecektir. E. Eğitim Teknolojilerindeki Gelişmelerin Değerlendirilmesi Teknolojinin çok hızlı gelişmesi sonucu ihtiyaç duyulan bilgiye erişim de kolaylaşmıştır. Ancak teknolojideki bu hızlı gelişim ve değişim, teknoloji kullanım ömrünü de bir anlamda kısaltmaktadır ve sık sık güncellemeyi gerektirmektedir. Bu nedenle bilgi ve teknolojik kaynakların güncelliği takip edilmekte ve ihtiyaç duyulan yenilemeler gerçekleştirilmektedir. Sunduğumuz hizmetler ile ilgili olarak bilgi ve teknolojik kaynaklar optimal seviyede kullanılmaktadır. Bütçenin hazırlanması, kullanılması ve sarfına yönelik işler ile mal ve hizmet alımları, taşınır kayıt ve kontrolleri, personelimizin özlük hakları ile ilgili tahakkuk evrakları, sosyal güvenlik kurumu ile ilgili düzenlenen beyannameler, prim ödemeleri, işçi giriş çıkış hareketleri, yasal mevzuattaki değişiklikler internet aracılığıyla elektronik ortamda takip edilmektedir. 27

28 F. Yasal Düzenlemeler ile Kamu Kurum ve Kuruluşlarındaki Gelişmelerin Değerlendirilmesi AB müktesebatına uyum çerçevesinde son yıllarda mevzuatta yapılan düzenlemeler sonucu Türk kamu bürokrasisi ve eğitim kurumlarında kalite geliştirme ve stratejik planlama çalışmalarının başlatılmış olması, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun yürürlüğe girmesiyle daha şeffaf ve denetlenebilir bir mali yapıya geçilmesi fırsat olarak değerlendirilmektedir. G. Yükseköğretim Kurumunun Bulunduğu Bölgenin Ekonomik ve Ticari Kalkınmasına Etkisinin Değerlendirilmesi Ülkemizin en büyük metropolü olan Đstanbul a yakın olunması, aynı zamanda Avrupa ya açılan kapı üzerinde bulunulması ve Đlimizdeki Organize Sanayi Bölgesinin çok geniş bir alanda kurulmuş ve gelişmiş olması nedeniyle Üniversitemizin gelişim sürecini oldukça hızlı bir şekilde tamamlayacağı öngörülmektedir. Tekirdağ Đl Merkezinin bölgedeki gelişmiş sanayi atılımlarından arzu edilen seviyede etkilenememiş olması sosyo ekonomik alanda gelişimini tamamlayamamış olup, bu durum üniversitemizin gelişim sürecini de olumsuz yönde etkilemektedir. Üniversiteler bulunduğu kentlerde, gerek sosyal, gerek ekonomik, gerekse kültürel açıdan olumlu yönlerde etkileşim sağladığından il merkezinde yaşanan bu durağanlık, üniversitemiz sayesinde aşılacak ve şehrin ekonomik ve sosyal hayatına bir canlılık katacağı düşünülmektedir. 9. Paydaş Analizi Dairemizin sunduğu hizmetler ile ürünlerden yararlanan paydaşlarımız ile ilgili ayrıntılı bilgiler aşağıdaki tabloda (Tablo 16) verilmiştir. Tablodan da anlaşılacağı üzere etkileşim gruplarımız; öğrenci, personel, vatandaşlar, üniversite içi birimler, üniversite dışı kurum ve kuruluşlar, tedarikçiler ve diğer üniversiteler olarak belirlenmiştir. Etkileşim grubumuzda yer alan öğrenci, personel, üniversite içi birimler ile üniversite dışı kurum ve kuruluşlar diye nitelendirdiğimiz grup; Dairemizin temel ortakları ve aynı zamanda sunduğumuz ürün ve hizmetlerden yararlanan müşterileridir. 28

29 Tablo 16 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Paydaşları Tablosu ETKĐLEŞEN GRUPLAR ÇALIŞANLAR HĐZMET ALANLAR (MÜŞTERĐ) TEMEL ORTAK STRATEJĐK ORTAK ÖĞRENCĐ Önlisans Lisans Lisans Üstü PERSONEL Akademik Personel Đdari Personel VATANDAŞLAR Tesislerimizden ve Etkinliklerimizden Yararlananlar ÜNĐVERSĐTE ĐÇĐ BĐRĐMLER Rektörlük ve Bağlı Birimler Daire Başkanlıkları Fakülteler Enstitüler Yüksekokullar Meslek Yüksekokulları ÜNĐVERSĐTE DIŞI KURUMLAR Yükseköğretim Kurumu Başkanlığı Kamu Đhale Kurumu Maliye Bakanlığı Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğü Sosyal Güvenlik Kurumları Valilik Garnizon Komutanlığı Đl Emniyet Müdürlüğü Đl Sağlık Müdürlüğü Türkiye Đş Kurumu Spor Federasyonları Yerel Yönetimler Vakıf ve Dernekler Sivil Toplum Örgütleri TEDARĐKÇĐLER Mal ve Hizmet Aldığımız Firmalar + DĐĞER ÜNĐVERSĐTELER Bazıları + Tümü 29

30 10. Paydaş Ürün / Hizmet Matrisi Dairemiz tarafından paydaşlarımıza sunulan hizmet ve ürünlerin çeşitliliği aşağıdaki tablo belirtilmiştir. Tablodan da anlaşılacağı üzere öğrencilerimiz, personelimiz ve üniversite içi birimlerimiz; sunmuş olduğumuz ürün ve hizmetlerin hepsinden yararlanmaktadır. Tablo 17 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Paydaş Ürün / Hizmet Matrisi Hizmet Alanlar Ürün Hizmet Beslenme Sağlık Kültür Sanat Spor Burs Yardımlar Kantin, Kafeterya, Restaurant, Spor Tesisleri ÖĞRENCĐ PERSONEL ÜNĐVERSĐTE ĐÇĐ BĐRĐMLER ÜNĐVERSĐTE DIŞI KURUMLAR TEDARĐKÇĐLER DĐĞER ÜNĐVERSĐTELER Bazıları + Tümü 30

31 11. SWOT (GZFT) ANALĐZĐ Güçlü Yönlerimiz Dairemizde çalışan personelin işe sahiplenme duygusunun öne çıktığı motivasyon Esnek yönetim modelinin dairemizde uygulanması Genç, dinamik ve sürekli gelişime açık bir ekibin bir arada olması Gelişime açık öğrenci profiline sahip olunması Öğrencilerimizin bilgi ve becerilerinin geliştirilmesinde, kurumsal kültürün oluşmasında katkı sağlayacak, sosyal sorumluluklar üstlenebileceği topluluk benzeri oluşumların kurulmasının teşvik edilmesi ve her türlü alt yapı desteğinin verilmesi Eğitim ve öğretim dönemi süresince etkin bir kültür, sanat, spor faaliyetleri ile diğer sosyal hizmetler programının uygulanması Rasyonel kaynak kullanımı Geliştirilebilir organizasyon yeteneği o Konularında deneyimli yöneticilerin olması o Yöneticiler arasında diyalog ve işbirliği o Hiyerarşik yapının sağlıklı olarak işlemesi Zayıf Yönlerimiz Hizmet içi eğitimin yeterli olmaması Đş yoğunluğu nedeniyle hizmet içi eğitime zaman ayrılamayışı Kalifiye ve nitelikli eleman eksikliği (diyetisyen, kimyager, laborant, uzman hekim, teknisyen, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif etkinliklerde öğrencileri yönlendirecek uzman personel vb.) Üniversitemizin yeni kurulan ve gelişim sürecinde olması Fiziki alanların yetersizliği Verdiğimiz hizmetlerin kalitesini ortaya koyan ve belgeleyen çalışmaların eksikliği Verilen hizmetlerin raporlandırılması aşamasında kullanılabilecek bir otomasyon sisteminin bulunmaması Uzman ve deneyimli personelin yetersizliği nedeniyle öğrencilerimizin karşılaştıkları duygusal ve sosyal yaşamlarına ilişkin sorunların çözümünde onlara gereğince danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinin verilememesi 31

32 Hükümetlerin ücret politikaları sonucu, üniversitelerde görev yapan idari personelin ücret ve sosyal haklarının iyileştirilememesi, diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında en düşük ücretlerin üniversite idari personeline uygulanması Fırsatlar Türk kamu bürokrasisi ve eğitim kurumlarında kalite geliştirme ve stratejik planlama çalışmalarına başlanılmış olması 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun yürürlüğe girmesiyle şeffaf ve denetlenebilir bir mali yapıya geçilmesi Üniversitemizin coğrafi açıdan avantajlı bir bölgede kurulmuş olması, metropollere yakın olması ve ulaşım imkânlarının uygunluğu Üniversitemizin genç ve dinamik karakteri Üniversitemizin ilimizdeki sosyal ve kültürel açıdan gelişim ve değişiminde öncü rol üstlenmesi Teknolojideki hızlı gelişim Ülkemizin genç bir nüfusa sahip olması ve buna paralel olarak yükseköğretimde eğitim ve öğretim görme talebinin yüksek olması Tehditler Konusunda uzman, yeteri bilgi, tecrübe ve donanıma sahip teknik ve uzman personelin kamu personel rejimi ve politikaları nedeniyle istihdam edilememesi Đş yoğunluğunun, nitelik ve nicelik açısından yeterli olan personelin çalışma temposuna yüklediği risk ve bunun sonucu yaşanılan muhtemel iş kayıpları ile ürün ve hizmet kalitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmaların aksaması Türk kamu bürokrasisinde görev yapan personel içinde en alt dilimde üniversite personelinin ücret alması Verilen hizmetlerin, niteliği açısından mesai saatleri dışında çalışılmasından dolayı ek ücret ödemesi ve ödüllendirme yapılamaması Ülke ekonomisindeki istikrarsızlık Birimimiz dışından gelen taleplerin, gerekli hazırlıkların ve planlamanın yapılması için ihtiyaç duyulan süre dikkate alınmadan yapılması veya yönlendirici bilgilerin eksik ya da hatalı bildirilmesi Yetersiz sayıda personel ile çalışılması nedeniyle gerekli donanıma sahip olmayan ya da yetersiz teknik araç, gereç ve cihazlara sahip mekânlarda gerçekleştirilmesi zorunlu hale gelen etkinliklerden alınacak verimin düşmesi ve hizmet kalitesi açısından risk teşkil etmesi 32

33 Bazı organizasyonlarda ulaşım ve nakliye hizmetlerinin; personel ve araç yetersizliği veya araç kullanım yoğunluğu sebebiyle aksaması, bu durumun da yapılan organizasyonun kalitesine yönelik risk oluşturması Ulusal ya da uluslar arası düzeyde gerçekleştirilmesi planlanan etkinliklerin gerçekleştirilebileceği nitelikte tesisin bulunmaması ve ayrıca konaklama ihtiyacına cevap verebilecek nitelikte ve nicelikte ilimizde tesis bulunmaması 12. Bütçeleme Çalışmaları ve Uygulama Sonuçları Dairemizin sunduğu hizmetler sahip olunan mali kaynaklarla yakından ilgilidir. Mali kaynaklarımızın başında öğrenci katkı payları gelmektedir. Öğrencilerimizin sosyal ve ekonomik durumları dikkate alınarak kâr gayesi güdülmeden yapılan faaliyetlerden elde etmiş olduğumuz gelirler (sosyal tesis işletme gelirleri, yemek satış gelirleri vb.) diğer önemli gelir kaynaklarımızı oluşturmaktadır. Dairemizin ihtiyaçları dikkate alınarak bütçe hazırlama rehberinde yer alan esaslar çerçevesinde, bütçe gelir ve gider teklifleri gerekçeli olarak hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na teslim edilmektedir Mali Yılı Merkezi Yönetim Bütçesi içinde yer alan Dairemiz ödenekleri ile ilgili bilgiler aşağıdaki tabloda (Tablo 18) verilmiştir. Tablonun incelenmesinden anlaşılmaktadır ki; tahsis edilen YTL tutarındaki ödeneğin % 57 si ( YTL) Dairemizin üstlenmiş olduğu görevleri yerine getirmek amacıyla harcanmıştır yılı sonu itibariyle gerçekleşen harcamanın ( YTL) bütçe tertipleri bazında dağılımı; a) Personel Giderleri YTL % b) Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri YTL % 1.76 c) Mal ve Hizmet Alım Giderleri YTL % şeklinde gerçekleşmiştir. 33

34 Tablo 18 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2008 Yılı Bütçe Uygulama Sonuçları Başlangıç Ödeneği (YTL) Gerçekleşen Harcama (YTL) Gerçekleşen Harcama Đçindeki Oranı (%) 01 Personel Giderleri Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri Mal ve Hizmet Alım Giderleri Cari Transferler Sermaye Giderleri TOPLAM Tablo 19 Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2008 Yılı Performans Göstergeleri SIRA NO. FAALĐYET ALANLARI 1 BESLENME HĐZMETLERĐ PERFORMANS ÖLÇÜTÜ ÖLÇÜ BĐRĐMĐ MĐKTARI Beslenme Hizmetlerinden Yararlanan Kişi Sayısı Beslenme Hizmetlerinden Yararlanan Öğrenci Oranı Beslenme Hizmetlerinden Yararlanan Personel (Akademik ve Đdari) Oranı Yararlanan Öğrenci, Akademik ve Đdari Personel Sayısı Öğrencilere Sunulan Yemek Servisi Sayısının Günlük Ortalaması / Toplam Öğrenci Sayısı x 100 Öğrencilere Sunulan Yemek Servisi Sayısının Günlük Ortalaması = Toplam Öğrenci Sayısı = Personele Sunulan Yemek Servisi Sayısının Günlük Ortalaması / Toplam Personel Sayısı x 100 Personele Sunulan Yemek Servisi Sayısının Günlük Ortalaması = 267 Toplam Personel Sayısı = 619 Kişi Yüzde 17,19 Yüzde 43,14 34