LOGO BÜTÇE LOGO Aralık 2007

Transkript

1 LOGO BÜTÇE LOGO Aralık 2007

2 İçindekiler Genel Kapsam... 3 Uygulama Temel Özellikleri...3 Bütçe Hazırlıkları Öncesince...4 Uygulama Gereksinimleri...4 Uygulamanın Kurulması ve Lisanslama...4 Uygulama Ayarları...5 Bağlantı Ayarları...6 Bütçe Tablolarını Oluşturma...6 Bütçe Tablolarını Güncelleme...7 Bütçe (Genel) Parametreleri...8 Dağıtım Anahtarları...9 Bütçe Mimarileri...10 Yeni Bütçe Mimarisi...12 Dönem Oluşturma...13 Yeni Senaryo Oluşturma...14 Bütçe Mimarisini Değiştirme...15 Bütçe Mimarisini Silme...15 Bütçe Mimarisini Hazırlamak (Hiyerarşiyi Kurgulamak)...15 Bütçe Mimarisi (Bütçe Yönetim) Ekranı Bölümleri...18 Bütçe Bileşenleri Ekleme...20 Bütçe Bileşeni Sağ Tuş Menüsü...23 Bütçe Bileşenlerine Bilgi Girişleri...24 Elle Yapılan Girişler...26 Otomatik Bilgi Girişleri...27 Bilgiyi Girme/Dağıtma Yöntemi...28 Dağıtılacak Değer...28 Geçmiş Yıl Bilgi Dizisi...28 Arttırım Seçenekleri...28 Hedef Dağıtım Anahtarı...28 İstatistiki Tahminleme Yöntemiyle Hedef Girişleri...28 Bütçe Bileşenlerine Veri Bağlama...31 Bütçe Bileşenine Özel Parametre Ekleme...33 Bütçe Bileşenlerinin Yansıtılması...33 Bütçe Bileşenlerine Excel den Veri Aktarma...34 Bütçe Mimarisinin Formülizasyonu Yukarıdan Aşağıya Doğru Hedeflerin Paylaştırılması...38 Aşağıdan Yukarıya Doğru Hedeflerin ve/veya Gerçekleşmelerin Birleştirilmesi...39 Analiz ve Raporlar...40 Gelişmiş Grafik...40 Bütçe Kilitleme...41 Bütçe Revizyonları...41 Bütçenin Güncellenmesi...42 Bütçe Analizleri ve Bütçe Raporları...43 Nakit Akışı ve Nakit Akış Raporları...45 Güvenlik...46 Bütçe Yöneticisi...46 Bütçe Kullanıcıları...46 Bütçe Bileşenlerinin Yetkilendirilmesi...46 Diğer Görsel Özellikler...47 Bütçe Mimarisini Şeklen Yazdırma...47 Görünüm Ayarları...48 Renk Paneli...50 Önizleme (Bütçe Mimarisi Haritası) İle Kolay Odaklanma

3 Genel Kapsam Logo Bütçe Modülü esnek bir planlama ve bütçeleme aracıdır. Hazırlanan uygulama kullanılarak bir veya birden fazla şirketin farklı operasyonlarına ilişkin planlar yapılabilir, bütçeler oluşturulabilir ve bunlar kolayca konsolide edilir. Logo Bütçe Modülü sahip olduğu esnek kullanım özelliklerine bağlı olarak kurumun kendi yapısına en uygun bütçe mimarisini oluşturmasını sağlar. Hazırlanan bütçe mimarisi bütçe dönemi içerisinde revizyonlar halinde geliştirilebilir, mimari değiştirilmeden hedefler yeni hedeflerle güncellenebilir ya da yeni bir bütçe mimarisine geçilebilir. Logo Bütçe Modülü farklı operasyonlara ilişkin farklı yapılarda bütçelerin hazırlanmasına izin verdiği gibi hem yukarıdan aşağıya dağıtarak hedef belirlemelerine hem de aşağıdan yukarıya doğru hedef birleştirmelerine imkan sağlar. Uygulamanın sahip olduğu özellikler Logo Bütçe Modülü ne bir bütçe hazırlama ve raporlama aracı olmanın da ötesinde bir hiyerarşik planlama aracı niteliği kazandırır. Uygulama Temel Özellikleri Logo Bütçe Modülünün önemli kullanım özellikleri aşağıda sıralanmaktadır: Uygulama Logo Tiger, Unity ve İnsan Kaynakları ürünleri ile tam entegre şekilde çalışmakta; bütçe gerçekleşmeleri Logo modüllerinden otomatik olarak okunabildiği gibi manuel olarak da girilebilmektedir. Bir holdingin tüm şirketlerini kapsayan veya bir şirketin farklı operasyonlarını içeren bütçeler hazırlanabilir. Hazırlanan bütçeler organizasyonel üniteleri yansıtabileceği gibi, örneğin bir üretim sürecindeki aşamaları da görselleştirebilir. Kendi iç işleyişlerine bağlı olarak farklı yapılardaki bütçeler genel bütçe içerisinde kolayca konsolide edilebilir. Gelişmiş istatistiki tahminleme teknikleri kullanılarak geçmiş dönemlerdeki gerçekleşmelerden önümüzdeki dönemin bütçe hedef değerleri oluşturulabilir. Birden fazla seneyi kapsayan dönemlerde proje bazlı bütçeler hazırlanabilir. Bir genel bütçe mimarisi altında toplanan bütçe bileşenlerine esnek olarak parametreler tanımlanabilir, bu parametreler kullanılarak örneğin iyimser ve kötümser değerleri içeren farklı bütçe senaryoları oluşturulabilir. Bütçe mimarisi genelinde tanımlanan senaryolara ek olarak bütçe bileşenleri özelinde de parametreler tanımlanabilir. Bütçe hedef girişlerinde giriş işlemlerini hızlandırmak için Hedef Dağıtım Anahtarları kullanılabilir. Yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya bütçe hedef dağıtımları ya da birleştirmeleri gerçekleştirilebilir. Bütçe mimarisi hiyerarşik olarak görüntülenebilir, görsellik esnek şekilde değiştirilebilir. Hedef ve gerçekleşme değerleri arasındaki farka ilişkin trend analizleri yapılabilir. Önceki yıllardaki gerçeklemeler kullanılarak hedef değerler belirlenebilir, toplu hedef değerleri önceki gerçekleşme oranları kullanılarak veya dağıtım anahtarları ile dağıtılabilir. Bir bütçe alt bütçelerin matematiksel fonksiyonlarla birleştirilmesi sonucunda oluşturulabilir. Pivot tablolar, gelişmiş grafikler ve standart raporlar ile bütçe analizleri kolayca gerçekleştirilebilir. Bir bütçe, genel bütçe mimarisi içerisinde birden fazla noktaya yansıtılarak kullanılabilir. Bütçe hedef ve gerçekleşme değerleri farklı zamanda gerçekleşen nakit akışı dikkate alınarak nakit akış planına çevrilebilir. Bütçe hedef ve gerçekleşen değerleri istenirse bir Excel dosyası kullanılarak içeri alınabilir. Benzer şekilde bütçe hedef ve gerçekleşmeleri istenen ayrıntıda Excel e aktarılabilir. Güncel bütçeden revize bütçeler (versiyonlar halinde) kolayca oluşturulabilir. Revize bütçeler bütçe mimarisi açısından da değişiklikler içerebilir. Güncel ve revize bütçeler bir aktivasyon tarihi baz alınarak kilitlenebilir. 3

4 Yetkilendirme hem uygulama fonksiyonları hem de bütçe bileşenleri seviyesinde hiyerarşik olarak uygulanabilir. Uygulamanın tüm altyapı özellikleri ve bütçe mimarileri Bütçe Yöneticisi yetkilerine sahip kullanıcı tarafından yönetilir. Diğer bütçe kullanıcıları yalnızca yetkili oldukları bütçe bileşenlerine değer girebilir veya bütçe ya da nakit akış raporlarını görüntüleyebilir. Bütçe Hazırlıkları Öncesince Logo Bütçe Modülü farklı sektörlerde çalışan farklı yapılardaki şirketler ya da holding yapıları için bütçe hazırlıklarında kullanılabilir. Bununla birlikte şirketlerin hangi mimaride bir bütçe uygulayacağı ilgili şirketin nasıl yönetildiğine ve üst yönetimin hedeflerine, bütçelemede kullanılacak hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin (Logo ürününde) hangi ayrıntıda girildiğine, ve bütçeleme iş yükünün doğru şekilde yönetilmesine bağlıdır. İhracatta büyümeyi hedefleyen bir şirketin ihracat ile ilgili hedefleri bütçe içerisinde ayrıca izlenebilmeli, farklı satış kanallarında çalışan bir Pazarlama şirketi bütçesini (farklı satış koşullarına sahip) satış kanalları bazında bölmeli ya da binlerce ürüne sahip bir zincir mağaza bütçesini ürün grupları bazında hazırlamalıdır. Bütçenin doğru şekilde kurgulanması hazırlık çalışmalarını önemli ölçüde kısaltırken kurumun bir yönetim aracı olarak bütçeden sağlayacağı faydayı arttıracaktır. Bütçenin kurumsal hedefler doğrultusunda kurgulanması altyapıda kullanılan Logo ürününün de özel kodlar, yetki kodları, ürün ve cari hesap kodları anlamında buna uygun şekilde düzenlenmesini gerektirebilir. Bu noktada doğru uygulama gerçekleşecek iş yükü ile sağlanacak faydayı dengeleyen uygulamadır. Uygulama Gereksinimleri Hazırlanan uygulamanın üzerinde çalışabileceği asgari konfigürasyon aşağıda verilmektedir: Donanım Yazılım Intel Pentium IV işlemci Microsoft Windows XP veya üzeri 512 Mb Bellek Microsoft MS SQL Server 2000 veya üzeri 40 Gb Harddisk Logo Tiger Ürünü CD Rom Logo Unity Ürünü Network bağlantısı Logo İnsan Kaynakları Ürünü Uzaktan destek alınacak bilgisayarlar için internet bağlantısı Tablo 1: Logo Bütçe Modülü Gereksinimleri Uygulamanın kullanılacağı bilgisayarın ekranının yüksek çözünülürlükte olması ve büyük ebatta seçilmesi yüksek yoğunluktaki bütçelerde görsel açıdan kolaylık sağlamaktadır. Bununla birlikte uygulamanın özel bir grafik kartı veya ekran türü ihtiyacı bulunmamaktadır. Yukarıdaki donanım gereksinimleri yanı sıra uygulamanın gerçekleşme bilgilerini alacağı Logo ürününün ve bunun üzerinde durduğu MS SQL Sunucunun da kurulu ve sağlıklı şekilde çalışır olması gerekmektedir. Uygulamanın Kurulması ve Lisanslama Logo Bütçe Modülü Logo ürünlerinin (Tiger, Unity, İnsan Kaynakları) kurulumunda otomatik olarak kurulur. Logo Bütçe Modülü ek bir modül olarak Logo tarafından ayrıca lisanslanmaktadır. Gerçekleşme bilgilerinin çekileceği Logo ürününün türü Logo Bütçe Modülünün lisanslanmasında önem taşımaz. Hazırlanan uygulama, içerisinden çalıştırıldığı Logo ürünü için satın alınmış kullanıcı sayısına bağlı olarak çalışır ancak kullanıcı sayısı bazında lisanslanmaz. 4

5 25 Bütçe bileşenini geçmeyecek büyüklükteki deneme bütçeleri lisans satın alınmadan da deneme amaçlı olarak hazırlanabilir ve sınırlı süre ile kullanılabilir. Uygulamanın Klasik, Standart ve Profesyonel olmak üzere üç versiyonu bulunmaktadır. Bu versiyonlar aynı özellik setine sahip olmakla birlikte içerecekleri bütçe bileşenleri sayısı açısından birbirlerinden ayrılır. Uygulama Ayarları Logo Bütçe Uygulamasının çalıştırılması öncesinde gerekli temel ayarlamaların yapılması gereklidir. Temel ayarlama işlemleri, Bütçe Yönetim Ayarları menüsü altında yer alan seçenekler kullanılarak gerçekleştirilir. Bütçe Yönetim Ayarları'na, Sistem İşletmeni program bölümünde, Yönetim ana menüsü ile ulaşılır. Bütçe Yönetim Ayarları, Bağlantı Ayarları Tablo Oluşturma Tablo Güncelleme olmak üzere 3 seçeneklidir. Şekil 1: Logo Bütçe Modülü Ayarlar Menüsünün Yeri 5

6 Bağlantı Ayarları Bağlantı Ayarları'na, ilgili uygulamanın Sistem işletmeni Program Bölümünde, Yönetim menüsünde Bütçe Yönetim Ayarları başlığı altından ulaşılır. Logo Bütçe Modülünün kendi bilgilerini kaydedebilmesi ve gerçekleşme verilerini okuyabilmesi için ilgili veri kaynaklarına erişim sağlanması gereklidir. İlgili menü tuşuna tıklandıktan sonra Bağlantı Ayarları Penceresi açılır. Şekil 2: Bağlantı Ayarları Penceresi Parametre Sunucu Adı Program Veri Tabanı Kaynak Veri Tabanı Kullanıcı Adı Parola Bağlantı Testi Kaydet Vazgeç Açıklama Gerçekleşme bilgilerinin alınacağı Logo ürününün verilerinin tutulduğu, aynı zamanda Bütçe bilgilerinin saklanacağı MS SQL Veri tabanı Sunucusunun adı Bütçe bilgilerinin saklanacağı veri tabanı (Veri tabanı önceden açılmış olmalı veya mevcut bir veri tabanı seçilmelidir). Bütçe gerçekleşmelerinin okunmasında kullanılacak Logo ürününün veri tabanı Hem Logo ürünü hem de bütçe uygulamasının verilerini görmeye yetkili dbadmin rolüne sahip MS SQL Sunucu kullanıcısı Kullanıcı şifresi Yukarıdaki alanlara girilen bilgilerin doğru olup olmadığının sınanması Bağlantı ayarlarının kaydedilmesi Değişiklik yapılmadan pencerenin kapatılması Bütçe Tablolarını Oluşturma Tablo 2: Bağlantı Ayarları Penceresine İlişkin Açıklamalar Bütçe Tabloları ilgili Logo ürününün kurulması aşamasında otomatik olarak oluşturulur. Bununla birlikte bunun gerçekleşmediği durumlarda veya kaydedilmiş tüm bilgilerin sıfırlanarak yeni bir başlangıç yapılması istendiğinde ilgili menü tuşuna tıklanarak uygulama tabloları yeniden oluşturulabilir. Bunun için ilgili uygulamanın Sistem İşletmeni program bölümünde Yönetim menüsü altında yer alan Bütçe Yönetim Ayarları seçeneği kullanılır. Şekil 3: Bütçe Tablolarını Oluşturma 6

7 Bütçe Tablolarını Güncelleme Logo Bütçe Modülü uygulamasına ilişkin sürüm yükseltmeleri internet üzerinden gerçekleşebilmekte, gerekiyorsa veri tabanı seviyesindeki değişiklikler de otomatik olarak yapılmaktadır. Bunun için ilgili uygulamanın Sistem İşletmeni program bölümünde Yönetim menüsü altında yer alan Bütçe Yönetim Ayarları seçeneği kullanılır. Şekil 4: Bütçe Tablolarını Güncelleme 7

8 Bütçe (Genel) Parametreleri Logo Bütçe Modülü içerisinde bütçe hedefleri yalnızca sayısal değerler olarak değil formüller halinde de verilebilir. Formüller halinde hedefler belirleme parametre değerlerinin zaman içerisinde değiştirilmesine bağlı olarak hazırlanan bütçelere önemli esneklik kazandırır. Örneğin üretim maliyetleri vardiyalara ve ortalama personel sayısına bağlanabileceği gibi satış gelirleri de yine bu bütçe parametreleri kullanılarak döviz değerlerine çevrilebilir. Uygulama içerisinde sınırsız sayıda parametre oluşturulabilir. Oluşturulan parametreler hazırlanan tüm bütçe mimarilerinde kullanılabilir. Genel Parametreler seçeneği, Bütçe ve İstatistiki Tahminleme program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alır. 8

9 Bütçe Genel Parametreleri Penceresinden yeni parametreler oluşturulabilir, mevcutlar değiştirilebilir veya silinebilir. Parametreler tek bir tuşla Excel e aktarılabilir, basılabilir veya görsel olarak filtrelenebilir. Şekil 6: Bütçe Genel Parametreleri Penceresi Oluşturulan parametreler yıllık veya aylık olarak işaretlenmek durumundadır. Parametreler kullanılarak gerçekleştirilen senaryo girişlerinde aylık seçilen parametreler için aylık, yıllık olarak belirlenenler için ise yıllık bilgi giriş pencereleri otomatik olarak oluşturulur. Dağıtım Anahtarları Pek çok şirketin satışlarına, giderlerine ilişkin yıllar içerisinde oluşmuş standart dağıtım desenleri bulunmaktadır. Örneğin dondurma satan bir şirketin ürün satışları yaz aylarında artıp kış aylarında düşerken kayak malzemeleri pazarlayan bir diğer şirketin gelirleri bunun tersi bir gelişim göstermektedir. Bu tip durumlarda satış, satınalma, sipariş veya maliyet hedeflerinin farklı aylara dağıtılması için hedef dağıtım anahtarları kullanılabilir. Hedef dağıtım anahtarları 100 birim hedefin farklı aylara nasıl dağıtılacağını gösterir. Dağıtım Anahtarları seçeneği, Bütçe ve İstatistiki Tahminleme program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alır. Bütçelere veri girilirken hedef dağıtım anahtarı kullanılarak hızlı veri girişleri sağlanabilir. Bu şekilde farklı aylara manuel hedef girişleri önlendiği gibi dağıtım işlemi istendiği kadar çok kez tekrarlanabilir. Hedef dağıtım anahtarları üç farklı tipte oluşturulabilir: Eşit: Tüm aylarda eşit olarak % 8.33 oranında dağıtım yapılacağı öngörülür. El ile: Hangi aylarda ne oranda satış yapılacağı elle girilir. Girilen oranların 100 e tamamlanması zorunludur. Aksi halde hedef dağıtım anahtarı kaydedilemez. Otomatik: Belirli bir ayın hedef oranı elle değiştirilebilir. Uygulama tarafından elle girilen bu oran sabit tutularak tüm diğer ayların değerleri mevcut değerleri oranında değiştirilir. Toplam yine 100 e eşitlenir. 9

10 Şekil 7: Bütçe Dağıtım Anahtarları Bütçe Mimarileri Uygulama içerisinde hazırlanan bütçeler bir bütçe mimarisi (hiyerarşisi) şeklinde saklanır. Bütçe mimarisi, bütçeyi oluşturan bileşenlerin neler olduğunu, bu bileşenlerin kendi aralarında nasıl organize edildiğini, elle girişlerin nerede yapıldığını, nerelerde Logo dan gerçekleşme bilgilerinin alındığını ve buna benzer pek çok bilgiyi tutar. Bütçe mimarileri sayesinde bir şirketin tek bir operasyonuna ilişkin (örneğin satışlar veya giderler) bütçe yapılabileceği gibi birden fazla şirketin konsolide bütçesi de kolayca kurgulanabilir. Bütçe bileşenleri, üzerlerine aylık detayda hedefler girilebilecek küçük ölçekli bütçeler veya bütçe parametreleridir. 10

11 Bütçeler seçeneği, Bütçe ve İstatistiki Tahminleme program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Şekil 8: Bütçe Mimarileri Bütçe Mimarileri Ekranında hangi bütçe mimarilerinin kayıtlı olduğu, bunlara ilişkin senaryolar, revizyonlar ve diğer bilgiler yer alır. Bütçe Mimarileri Araç Çubuğu bu ekranda kullanılabilecek fonksiyonları içermektedir. Simge Özellik Açıklama Yeni Bütçe Yeni bir bütçe mimarisi oluşturma Mimarisi Yeni Senaryo Seçilen bütçe mimarisine bağlı bir senaryo oluşturma Yeni Revizyon Dönemler Değiştir Çıkar Seçilen bütçe mimarisinden yeni bir revizyon oluşturma Seçilen bütçe mimarisine ilişkin yeni dönem tanımlama veya mevcut dönemleri değiştirme Bütçe mimarisine ilişkin ad ve açıklama değişiklikleri yapma Seçilen bütçe mimarisini silme Tablo 3: Bütçe Mimarileri Araç Çubuğuna İlişkin Açıklamalar Bu özellikler aynı zamanda bir bütçe mimarisi seçili iken kullanılabilen sağ tuş menüsünde de yer almaktadır. 11

12 Yeni Bütçe Mimarisi İlgili menü tuşuna basılarak yeni bir bütçe mimarisi oluşturulabilir. Oluşturulan mimariye ilişkin bir ad ve açıklama girilmesi yeterlidir. İlk kez bir bütçe mimarisi oluşturacak kullanıcıların yeni bir bütçe mimarisinin nasıl oluşturulacağına ilişkin animasyonları izlemesi uygulamayı kullanma verimliliğini arttıracaktır. Şekil 9: Yeni Bütçe Mimarisi Oluşturma 12

13 Dönem Oluşturma Her bütçe mimarisinin aktif bir dönemi bulunmak zorundadır. Seçilen dönem alt taraftaki araç çubuğunda yıldız tuşuna basılarak aktif hale getirilir. Aktif dönem seçilen mimari içerisinde bütçelenen tüm şirketler ve operasyonlar için geçerlidir. Bir bütçe mimarisi için birden fazla dönem oluşturulabilir ancak bunlardan yalnızca biri aktif olabilir. Bu özellik sayesinde takip eden senelerdeki bütçeler birbiri ardına hazırlanabilir, önceki sene değerleri ve oranlarından yararlanarak bütçe girişleri hızlandırılabilir. Yeni bir dönem oluşturmak için, Bütçe Mimarileri ekranında F9 sağ fare menüsünde yer alan Dönemler seçeneği kullanılır. Şekil 10: Bütçe Dönemleri Simge Özellik Açıklama Yeni Yeni bir dönem oluşturur Değiştir Çıkar Aktif Dönem Seçilen bir dönem üzerinde değişiklik yapılmasını sağlar Seçilen bir dönemi siler Seçilen dönemi aktif dönem olarak işaretler Tablo 4: Bütçe Dönemlerine İlişkin Araç Çubuğu 13

14 Yeni Senaryo Oluşturma Bütçe hedeflerinin parametreler ile formüller şeklinde verilebilmesi bütçe içerisinde farklı senaryoların simule edilebilmesine olanak tanır. Her bir bütçe için iyimser, kötümser ve gri senaryolar oluşturulabilir. Senaryolar Penceresinde oluşturulmakta olan senaryoda kullanılacak Bütçe Parametreleri seçilebilir. Daha sonra seçilen parametrelerin aylık veya yıllık oluşuna göre Bütçe ve Gerçekleşen değerleri elle girilebilir. Bütçeleme esnasında çoğunlukla ilerideki aylar için parametre gerçekleşen değerleri henüz oluşmamış durumdadır. Bunlar boş bırakılabilir veya daha sonra gerçek değerlerle değiştirilmek üzere hedef değerleri aynen alt kısma kopyalanabilir. Giriş tablosunda üst kısımda yer alan ok tuşları girilen değerlerin sağ tarafa doğru aylar boyunca kopyalanmasını veya hedef değerlerinin aynen gerçekleşenlere de yazılmasını sağlar. Bu tuşlar yalnızca değer girişleri yapılırken aktif hale gelir. Yeni bir senaryo oluşturmak için, Bütçe Mimarileri ekranında F9 sağ fare menüsünde yer alan Yeni Senaryo seçeneği kullanılır. Şekil 11: Bütçe Senaryoları ve Senaryolara Değer Girişleri 14

15 Bütçe Mimarisini Değiştirme Bu tuşun tıklanması ile yalnızca seçilen bütçe mimarisinin adı ve açıklaması üzerinde değişiklik yapılabilir. Bütçe mimarisine ilişkin içerik değişiklikleri Güncel Bütçe üzerine çift tıklanarak gerçekleştirilmelidir. Bütçe Mimarisini Silme Silinen bütçe mimarileri ile birlikte buna bağlı tüm bütçe bileşenleri, dönemler, senaryolar ve revizyonlar birlikte silinir. Bütçe Mimarisini Hazırlamak (Hiyerarşiyi Kurgulamak) Bu aşama şirket veya şirketler seviyesinde bütçenin kurgulanmaya başlandığı aşamadır. Şekil 12: Bütçe Mimarisinin Gereksinimlere Göre Hazırlanması Kurgulama işlemleri ortadaki gri alana tıklayarak sağ tuş menüsü özellikleri ile ya da alt bölümdeki Kurgulama Araç Çubuğundan seçilerek gerçekleştirilebilir. Şekil 13: Bütçe Mimarisi Kurgulama ve Bütçe Bileşeni Araç Çubuğu 15

16 Simge Özellik Açıklama Yeni Bütçe Yeni bir bütçe bileşeni oluşturur. Metin Metin Değiştir Çıkar Nakit Akış Parametreleri Dışarı At İçeri Al Gelişmiş Grafik Yazdır Renk Paneli Şekil Trend Renk Paneli Görünüm Ayarları Ön izleme Bütçe Bileşenleri Renk Paneli Bütçe Bileşen Kodu Bütçe Bileşen Açıklaması Not Seçilen bütçe bileşeni üzerinde değişiklik yapılmasını sağlar. Seçilen bütçe bileşenini siler. Hazırlanan bütçe mimarisinin her bir bileşeninin nakit akışına olan etkisinin girilmesini sağlar. Seçili bütçe bileşenine ait bilgileri bir Excel dosyasına aktarır. Önceden hazırlanmış bir Excel dosyasından bilgilerin seçili bütçe bileşenine alınmasını sağlar. Seçili bütçe bileşenine ait bilgileri 3 boyutlu, gelişmiş bir grafik üzerinde görselleştirir. Seçilen bütçe bileşenine ait bilgilerin yazdırılmasını sağlar. Her bir bütçe bileşenine renk ataması yapılabilmesini sağlar. Bütçe bileşenleri için önceden atanmış dikdörtgen şeklin değiştirilmesini sağlar. Bütçe hedef ve gerçekleşen değerleri arasındaki farkın hangi renklerle görselleştirileceğini belirler. Bütçe hiyerarşisinin görselliğinin değiştirilebilmesini sağlar. Özellikle büyük boyuttaki bütçe mimarilerinde kolay ve hızlı şekilde istenen bölüme odaklanılabilmesini sağlar. Önceden belirlenmiş tipte bütçe bileşenlerinin ne renkte olacağını belirler. Hiyerarşi üzerindeki her bir bileşene otomatik olarak verilen ayırıcı koddur. Her bir bütçe bileşenine ilişkin ad ve açıklama bilgileridir. Seçilen bütçe bileşenine ilişkin olarak girilen hedeflere veya gerçekleşmelere ilişkin açıklayıcı notlar yazılabilmesini sağlar. Tablo 5: Bütçe Mimarisi Kurgulama İşlemleri Araç Çubuğu Bütçe Mimarisi Kurgulama Çubuğuna ek olarak bütçe mimarisinin hazırlanması sonrasında günlük hayatta en çok kullanılan fonksiyonlar daha büyük bir araç çubuğu düzeninde üst bölüme konulmuştur. Şekil 14: Bütçe Mimarisi Araç Çubuğu 16

17 Bu araç çubuğu üzerindeki fonksiyonlar aşağıda verilmektedir. Simge Özellik Açıklama Bütçe Diyagramı O anda bulunulan diğer bir görünümden yeniden bütçe hiyerarşisi görünümüne dönülmesini sağlar Kaydet Otomatik Veri Girişi Alt Bütçelere Dağıt Kart Fonksiyonu İstatistiki Tahminleme Bütçe Analizleri Bütçe Raporları Nakit Akışı Raporları Yazdır Bütçeyi Güncelle Bütçe mimarisinin mevcut yapısını ve girilen tüm değerleri kaydeder Seçilen bütçe bileşenine kolay veri giriş fonksiyonlarını etkinleştirir Bir bütçe bileşenine girilmiş hedef değerlerin buna bağlı alt bütçelere oransal olarak dağıtılmasını sağlar Alt bütçelerdeki hedef ve gerçekleşen bilgilerinin üst bütçe bileşeninde nasıl birleştirileceğine ilişkin tanımlama ekranını açar. Önceki seneler ve aylardaki gerçekleşme bilgilerinden gelişmiş istatistiki yöntemlerle önümüzdeki aylara ilişkin hedef tahminleri yapılabilmesini sağlar Seçilen bütçe bileşenine ilişkin olarak pivot tablo ve grafik analizlerin yapılabilmesini sağlar Seçilen bütçe bileşenine ilişkin standart raporlar alınabilmesini sağlar Seçilen bütçe bileşenine ilişkin standart nakit akış raporları alınabilmesini sağlar Bütçe Mimarisinin bir hiyerarşi düzeninde şekilsel olarak yazıcıya gönderilmesini sağlar Fonksiyonlarla birbirlerine bağlanmış bütçe bileşenlerinin belirlenen hiyerarşi düzeninde en son değerlerle güncellenmesini sağlar. Tablo 6: Bütçe Mimarisi Araç Çubuğu 17

18 Bütçe Mimarisi (Bütçe Yönetim) Ekranı Bölümleri Bütçe Mimarisi Ekranı temel olarak üst ve alt bölüm olmak üzere iki bölüme ayrılır. Üst bölümde bütçe mimarisi (hiyerarşisi) bir grafik ile görselleştirilir. Özellikle çok sayıda bütçe bileşeninden oluşan konsolide bir bütçede istenen bütçe bileşenine odaklanabilmek bu görsel bölüm ile kolayca gerçekleştirilebilir. Üzerine odaklanılmak istenen bütçe bileşenine tıklanınca bu bileşen ile ilgili bütçe hedefleri ve gerçekleşmeleri alt bölümde görülür. Şekil 15: Bütçe Mimarisi Ekranı Üst Bölümü 18

19 Alt bölüm tek tek her bir bütçe bileşenine ilişkin ayrıntıları ve temel istatistikleri görüntüler. Alt ve üst bölümün birlikte kullanımı ile istenen bütçe bileşeni kolayca kurgulanır ve hedef, gerçekleşme değerleri girilebilir. Şekil 16: Bütçe Mimarisi Ekranı Alt Bölümü Alt bölümün en sağında ayrı bir tablo içerisinde seçilen bütçe bileşenine ilişkin istatistikler yer alır. Üstteki fonksiyon tuşuna basılarak seçilen bütçe bileşenine ilişkin toplamlar, ortalamalar veya son değerler görselleştirilebilir. 19

20 Bütçe Bileşenleri Ekleme Yeni bir bütçe bileşeni eklemek için üst bölümdeki gri alanda farenin sağ tuşuna tıklanarak açılan menüden Yeni Bütçe seçilebilir veya alt bölümdeki araç çubuğunda ilgili tuşa tıklanabilir. Şekil 17: Bütçe Mimarisi Ekranı Sağ Tuş Menüsü Menüye tıklanması ile çıkan ekran üzerinde Bütçenin otomatik kodlamasında kullanılacak çekirdek değer, ilk bütçe bileşeninin adı ve açıklaması girilir. 20

21 İlk bütçe bileşeni için Kod hanesine yazılacak değer bundan sonraki bütçe bileşenlerinde uygulama tarafından (hiyerarşiye uygun şekilde) otomatik olarak devam ettirilir. Şekil 18: Yeni Bütçe Bileşeni Oluşturma Şekil 19: Oluşturulmuş İlk Bütçe Bileşeni 21

22 İlk bütçe bileşeninin tamamlanması sonrasında bu bileşen altında yeni bileşenler (bütçeler) oluşturularak bir hiyerarşi kurgulanmaya başlanır. Her bir bütçe bileşenine, yeni bütçe bileşenleri bağlanabilir yalnızca bu bütçeye özel parametreler eklenebilir (örneğin özel döviz kurları) Logo modüllerinden (üzerine bütçe hedefleri de girilebilecek) veri bağlanabilir Başka bütçe bileşenlerinin altındaki bileşenler seçilen bütçe bileşenine yansıma halinde ilişkilendirilebilir (örneğin iki grup şirketinin ortak hedefleri var ise) Bu özelliklerden farklı olarak oluşturulmuş bütçe bileşenine ilişkin renk ve şekil de değiştirilebilir. Bu değişiklikler alt bölümdeki araç çubuğu üzerinden gerçekleştirilir. Bütçe bileşeni üzerindeki (kare şeklindeki) simgeler kullanılarak bileşenin büyüklüğü ve yeri de değiştirilebilir, şekil kendi ekseni etrafında çevrilebilir. Şekil 18: Bütçe Bileşeninin Şeklini Değiştirme 22

23 Şekil 19: Bütçe Bileşeninin Rengini Değiştirme Renk değiştirme paneli işletim sisteminin kendi renk panelini kullanır ve bu yüzden kullanılan işletim sistemi diline göre görüntülenir. Bütçe Bileşeni Sağ Tuş Menüsü Eklenen bütçe bileşenlerine bağlı yeni bileşenler oluşturmak için ilgili bileşen seçilerek bunun üzerindeki sağ tuş menüsü görüntülenebilir veya alt bölümdeki araç çubuğunda ilgili tuşa tıklanır. Şekil 20: Bütçe Bileşeni Üzerindeki Sağ Tuş Menüsündeki Özellikler 23

24 Bu menüdeki fonksiyonlar bütçe mimarisinin kurgulanmasında önemli rol oynar. Özellik Yeni Bütçe Yeni Parametre Yeni Veri Bağla Değiştir Çıkar Yeniden Adlandır Yansıma Oluştur Yansıma Yapıştır Güvenlik Açıklama Seçili bütçe bileşenine doğrudan bağlı yeni bir bütçe bileşeni oluşturur Yalnızca seçilen bütçe bileşeni için geçerli bir parametre oluşturur Kullanılan Logo ürününün modüllerinden birine bağlı bir bütçe bileşeni oluşturur. Seçilen bütçe bileşenine dair ad ve açıklama bilgilerinin değiştirileceği ekranı açar Seçilen bütçe bileşenini siler Bütçeye ilişkin olarak seçilen bazı bileşenlerin adlarının değiştirilebilmesini sağlar Bir bütçe bileşeninin konsolide bütçe içerisinde diğer bir noktada değiştirilemeden kullanılabilmesi için kopyalama işlemini başlatır Bir bütçe bileşeninin konsolide bütçe içerisinde diğer bir noktada değiştirilemeden kullanılabilmesi için hedef bileşen altına yapıştırma işlemini tamamlar Seçilen bütçe bileşenine ilişkin güvenlik ayarlamalarını gerçekleştirir Bütçe Bileşenlerine Bilgi Girişleri Tablo 6: Bütçe Bileşeni Sağ Tuş Menüsündeki Özellikler Logo Bütçe Modülü hem hedeflere hem de gerçekleşmelere farklı yöntemler kullanarak girişler yapılabilmesine olanak verir. Bütçe mimarileri ekranının alt bölümü elle girilecek bilgilere veya girilmiş değerlerin gösterimine ayrılmıştır. Bu bölümde aktif bütçe dönemi içerisindeki aylar bazında aşağıdaki bilgiler görüntülenir: Bütçe Hedefleri Gerçekleşmeler Sapma (Gerçekleşen Hedef) % Fark ((Gerçekleşen-Hedef)/Hedef) ve Trend (Eğilim) 24

25 Trend değerleri yöneticilerin bir bakışta bütçe hedefleri ve gerçekleşmeler arasındaki ilişkiyi görebilmesi için kullanılmaktadır. Trend değerlerinin renkleri Trend Renk Panelinden ayarlanabilir. Bu paneldeki ilgili renk üzerine basılarak varsayılan değerler değiştirilebilir veya önceden belirlenmiş varsayılan değerlere geri dönülebilir. Şekil 21: Trend Renk Paneli Her bütçe bileşenine elle veya aşağıda belirtilen farklı yöntemlerle bilgi girişi yapılabilir. Bununla birlikte kendi altındaki bütçelerin değerlerinden (fonksiyonlarla) oluşturulan, bir üst bütçeden aşağıya doğru yapılmış dağıtımlar içeren, veya gerçekleşme değerlerini Logo modüllerinden alan bileşenlere değer girilemez. Aynı anda farklı kullanıcılar tarafından bütçenin yetkili oldukları farklı bölümlerine bütçe girişleri yapılabilir. Bütçe bileşenlerinin dağınık bir mimaride girilebilmesi bütçe hazırlama çalışmalarını önemli ölçüde hızlandırır ve Bütçe Yöneticisi tarafından gerçekleştirilen kontrole ayrılan kaynakları asgariye indirir. Tüm girilen değerler Merkezi bir veri tabanında toplanır. Böylece manuel bilgi toplama ve birleştirme çalışmalarına gerek kalmaz Her bir bütçe bileşenine ilişkin Hedef, Gerçekleşen, Sapma, % Fark ve Trend değerleri alt bölümdeki ilgili tuşa basılarak Excel e aktarılabilir. 25

26 Şekil 22: Bütçe Değerlerinin Excel e Aktarılması Elle Yapılan Girişler Gerçekleşme değerleri Logo dan çekilmeyen veya belirli bir veri kaynağına sahip olmayan bütçe bileşenleri için hem bütçe hedefleri hem de gerçekleşme değerleri elle girilebilir. 26

27 Otomatik Bilgi Girişleri Bütçe hedefleri ve gerçekleşmelerinin girilmesinde pek çok durumda elle yapılan girişlerin yerine önceki değerlerden hareketle bilgi girişleri yapılmakta veya belirli bir toplam değer aylara dağıtılmaktadır. Bu işlemler üst bölümde yer alan Otomatik Veri Girişi tuşuna tıklanarak açılan pencereden gerçekleşir. Şekil 23: Otomatik Bilgi Girişi Otomatik Bilgi Girişi ekranındaki tüm fonksiyonlar sağ tarafta üstte bulunan Veri Dizisi listesinden seçilerek hem bütçelenen hem de gerçekleşen değerler için kullanılabilir. Onayla tuşu listeden seçilmiş değere göre bu pencerede yer alan fonksiyonları uygular. Aynı anda hem bütçelenen hem de gerçekleşen değerlere uygulama yapılamaz. Bu işlem sıra ile gerçekleştirilebilir. Bu ekran üzerinde temel olarak beş bölge bulunmaktadır: 27

28 Bilgiyi Girme/Dağıtma Yöntemi Dört farklı şekilde otomatik bilgi girişi yapılabilir. Giriş türleri yine bu ekrandaki diğer bölgelerin kullanımı ile farklılaşabilir: Girilen Değere Göre: Bu bölgenin sağında yer alan bölgede girilmiş değeri alt kısımdaki arttırma kriterlerine göre işleyerek aylara giriş yapar. Geçmiş Yıl Dağılım Oranlarına Göre: Bu bölgenin sağında yer alan bölgede girilmiş değeri (bunun bir altındaki) seçilen geçmiş yıl bilgi dizisindeki (Bütçe veya Gerçekleşme) geçmiş yıl oranlarına göre oranlayarak aylara girer. Geçmiş Yıl Değerlerine Göre: (Sağda Ortadaki) Seçilen geçmiş yıl bilgi dizisindeki (Bütçe veya Gerçekleşme) geçmiş yıl değerlerini alarak bunları bir alttaki artırım veya eksiltme seçeneklerine göre aylara girer. Dağıtım Anahtarlarına Göre: Bu bölgenin sağında yer alan bölgede girilmiş değeri önceden belirlenmiş dağıtım anahtarlarından birini kullanarak aylara dağıtır. Dağıtılacak Değer Seçilen bütçe döneminde yer alan aylara hangi toplam değerin paylaştırılacağını belirler. Geçmiş Yıl Bilgi Dizisi Bütçe değerlerinin girilmesinde geçmiş yıl bilgilerinin kullanılması durumunda geçmiş yıldan kullanılacak değerlerin bütçe veya gerçekleşen dizinlerinin hangisinden çekileceğini belirler. Geçmiş yıl bilgileri Logo Bütçe Modülü kullanılarak bir önceki sene yapılmış bütçe içerisinden alınır. Bir önceki sene için bütçenin yapılmamış olduğu veya geçen sene bilgilerinin ayrı bir veri kaynağından alınması gerektiği durumlarda özel çözümler üretilebilir. Artırım Seçenekleri Artırım Seçenekleri üst bölümlerde belirlenen aylık değerlerin aylara otomatik olarak girilmesi anında bunların takip eden aylarda çoğaltılıp azaltılmasına ilişkin seçenekleri içerir. Gir: Herhangi bir artırım veya eksiltme yapılmamasını sağlar Ekle: Her bir ayın değerini girilen değer rakamında arttırır. Çarp: Her bir ayın değerini (birbirlerini takip eden şekilde) girilen değer ile çarparak arttırır veya azaltır (örneğin her ayı sırasıyla %5 oranında arttırmak için 1.05). Çıkar: Her bir ayın değerini girilen değer rakamında azaltır. Hedef Dağıtım Anahtarı Bilgiyi Girme/Dağıtma Bölümünde son seçeneğin işaretlenmesi durumunda kullanılacak hedef dağıtım anahtarını seçmek için kullanılır. İstatistiki Tahminleme Yöntemiyle Hedef Girişleri Logo Bütçe Modülü aynı veya önceki bütçe dönemi içerisinde önceki aylardaki gerçekleşmeleri kullanarak gelişmiş istatistiki yöntemlerle gelecek aylara ilişkin hedef tahminleri yapabilir. Hedef tahminlerinin yapılmasında (bilgisayar zamanına bakılarak) o anda bulunulan ay güncel ay olarak değerlendirilir ve bundan sonraki aylara ilişkin tahminleme yapılır. 28

29 Bu özelliğin kullanılabilmesi için üst bölümdeki İstatistiki Tahminleme Tuşuna basılır. Şekil 24: İstatistiki Tahminleme İle Hedef Girişleri Bu ekranda yer alan Tahmin Dönemi ileriye doğru kaç ay boyunca tahmin yapılacağını, Tahmin Tipi ise hangi tahminleme yönteminin kullanılacağını belirler. İstatistik bilgisi yüksek kullanıcılar bu listeden istedikleri tahminleme yöntemini seçip simulasyonlar gerçekleştirebilir. Bununla birlikte Logo Bütçe Modülü kullanıcılar için istatistiki açıdan en iyi tahminleme yöntemini (En İyi Model (Best Fit)) kendisi seçebilir. Bu ekran üzerinde tahminleme yapmakta kullanılacak gerçekleşen verisi grafik ve tablo olarak görüntülenir. 29

30 Tahminle tuşuna basılarak tahminleme gerçekleştirilir. Şekil 25: Tahminlemenin Gerçekleştirilmesi Yapılan tahminin sonuçları grafikte ve tabloda görüntülenir, seçilen tahminleme yöntemi belirtilir. Yapılan tahmine ilişkin olarak yalnızca sayısal değerler değil aynı zamanda Normal Dağılım çan eğrisine göre (tahmin değerlerini içine alan) %95 lik sınırlar grafik üzerinde (sarı çizgilerle) işaretlenir. Tamam (OK) tuşuna basılarak tahmin edilmiş değerler seçilmiş bütçe bileşeninin hedef değerler bölümüne kopyalanır. 30

31 Bütçe Bileşenlerine Veri Bağlama Bütçe bileşenlerinin Logo içerisindeki modüllere bağlanarak gerçekleşme bilgilerinin otomatik olarak buralardan alınması Logo Bütçe Modülünün güçlü özelliklerindendir. Bu sayede bütçe raporlarında en sağlıklı bilgilere kolayca ulaşılabilirken hedef girişlerine ilişkin yapı da kendiliğinden oluşur. Bir bütçe bileşenine veri bağlanması yeni bir bütçe oluşturulmasına benzer şekilde ilgili bütçe bileşeni üzerindeki sağ tuş menüsünden gerçekleşir. Şekil 26: Bütçe Bileşenlerine Veri Bağlama Veri Bağlama Ekranında Yeni Bütçe Bileşeni için olduğu şekilde uygulama tarafından verilen bir bütçe bileşeni kodu, kullanıcı tarafından girilen bir ad ve açıklama yer almaktadır. Buna ek olarak güncelleme bilgilerinin bağlanacağı Logo Firması ve dönemi, bilgilerin Logo nun hangi modülünden ve bölümünden (modelinden) alınacağı da girilmek durumunda olan diğer bilgilerdir. Zaman zaman Logo nun belirli bir modülünden birden fazla fiş veya hareket bilgisinin seçilebileceği öngörülerek modeller listesi esnek şekilde bırakılmıştır. Uygulama ile birlikte standart olarak gelen modellerin başında muhasebe fişleri ve faturalar gelmektedir. Bir bütçe bileşenine aynı anda yalnızca bir modelden gerçekleşen bilgisi alınabilir. Bununla birlikte farklı bütçe bileşenleri Logo nun farklı modüllerinden farklı filtrelerle pek çok bilgiyi çekebilir. Bunlar üst bütçe bileşenlerinde birleştirildiğinde hazırlanan konsolide bütçe oldukça gelişmiş bir yapıya ulaşabilir. Logo içerisinde kaynağı bulunmayan veya Logo içerisinde bulunup özel çevrimlerden geçirilmesi gereken verilere gerçekleşme bilgilerinin bağlanması ihtiyacının ortaya çıktığı durumlarda özel çözümler üretilebilir. 31

32 Logo dan çekilecek bilgilerin modülü ve modeli seçildikten sonra seçilmesi zorunlu iki alan gerçekleşme değerlerinin hangi nümerik alandan alınacağı ve bütçe dönemine tekabül eden ayların ayrıştırılacağı Tarih alanıdır. Örneğin Genel Muhasebeden çekilecek bütçe gerçekleşmelerinde Borç veya Alacak alanları Değer Alanı olarak seçilebilecekken Mahsup Fişi Tarihi de Tarih Alanı olarak kaydedilebilir. Bütçenin farklı bileşenleri Logo ile ilişkilendirilirken alanlar bazında çok sayıda filtreler de kullanılabilir. Örneğin yalnızca bir bölgeye yapılan satışlar Fatura özel kodundan filtrelenerek bütçe bileşenine bu şekilde bağlanabilir ya da yalnızca belirli bir kod ile başlayan muhasebe hesapları için bütçe bileşeni oluşturulabilir. Tüm filtrelemeler için alt bölümdeki tabloda ilgili alanlar karşısındaki filtreleme operatörleri seçilmeli ve bunlara bağlı olarak Değer 1 ve Değer 2 alanları doldurulmalıdır. Gibi ve Gibi Değil operatörleri kullanılarak çok esnek filtreler oluşturulabilir. Esnek filtrelere ilişkin bazı örnekler aşağıda sıralanmaktadır. 123%: 123 ile başlayan tüm kodlar %1: 1 ile biten tüm kodlar %T%: İçerisinde T olan tüm kodlar 1[3,7]%Y: 1 ile başlayan ikinci harfi 3 veya 7 olan, sonu Y ile biten tüm kodlar [3-6]%: İlk harfi 3, 4, 5, 6 olan tüm kodlar Her biri ayrı bir alan için olmak üzere aynı anda birden fazla filtre tanımlanabilir. Test Et tuşu seçilen bilgi kaynağından belirlenen filtrelerle alınacak bilgileri kullanıcıya aylar bazında görüntüleyerek seçim sonuçlarını sınama imkanı sunar. Değeri sıfır olan bilgiler Test ekranında görüntülenmez. Şekil 27: Bütçe Bileşenlerine Bağlanan Verilerin Test Edilmesi 32

33 Bütçe Bileşenine Özel Parametre Ekleme Uygulama genelinde tanımlanan ve senaryolarla ilişkilendirilen parametrelere ek olarak bütçe bileşenlerine özel parametreler de oluşturulabilir. Yalnızca bir müşteriye özel olarak üzerinde anlaşılmış ürün fiyatları, yalnızca bir yöreye ait bütçeyi etkileyen demografik değerler bütçe özel parametrelerine örnek gösterilebilir. Bütçe özel parametrelerinin eklenmesi için Bütçe Bileşeni Sağ Tuş Menüsü üzerindeki ilgili seçeneğe tıklanmalıdır. Özel parametreler, yeni bir bütçe bileşeninin oluşturulmasında olduğu gibi bir parametre adı ve açıklamasının girilmesi ile kaydedilir. Bütçe Bileşenlerinin Yansıtılması Şekil 28: Bütçe Bileşenlerine Özel Parametre Eklenmesi Geniş kapsamlı bütçelerde zaman zaman bir şirket altındaki hedef değerlerinin diğer bir şirket altında da kullanılması gerektiği durumlar oluşabilir. Böyle bir durumda bir bütçe bileşeni yansıtılarak diğer bir noktaya bağlanabilir. Yansıtılan bütçe temel olarak tek bir noktadan değiştirilebilir. Bununla birlikte değişen değerler yansıtılmanın yapıldığı (ikincil) noktada bir üst bütçe bileşeninde formüllerde kullanılabilir. Ancak yansıtılan bütçe ikincil noktada değiştirilemez. Bu işlemin gerçekleştirilebilmesi için bir bütçe bileşeninin seçilerek Sağ Tuş Menüsünden Yansıma Oluştur a basılmalıdır. Böylece yansıtılacak bütçe ikincil noktaya bağlanmak üzere hafızaya alınır. Daha sonra başka bir bütçe bileşeni seçilerek yine sağ tuş menüsünden Yansıma Yapıştır seçeneğine basılır. 33

34 Böylece bu bütçe bileşeni altına yansıtıldığı bütçe bileşenine yalnızca okunur bir düzende kopyalanmış olur. Şekil 29: Yansıma Yoluyla Bütçe Bileşenlerinin Ortak Kullanımı Bütçe Bileşenlerine Excel den Veri Aktarma Önceden Excel kullanılarak hazırlanmış bütçe girişleri bütçe bileşenlerine bir sihirbaz yardımı ile aktarılabilir. Bu işlemin tamamlanabilmesi için önceden girilmiş bilgilerin bütçe bileşeni ile ilişkilendirilebilir bir formatta bulunması gerekmektedir. Şekil 30: Aktarımlarda Kullanılacak Örnek Bir Excel Tablosu 34

35 Bu işlemin başlatılması için alt bölümdeki araç çubuğu üzerinde İçeri Al tuşuna basılmalıdır. Bu tuşa basıldıktan sonra bilgilerinin aktarılacağı kaynak Excel dosyasının adı seçilip İleri tuşuna basılır. Şekil 31: Excel den Bütçe Bilgilerinin Seçilen Bütçe Bileşenine Aktarılması Excel den Bilgi Aktarım Sihirbazının ikinci adımında hangi Excel sayfasının kullanılacağının seçildiği, ay bilgilerinin, bütçelenen ve gerçekleşen değerlerinin ilgili alan adları ile eşlendiği bölüm bulunur. 35

36 Bu bölümde istenirse operatörler kullanılarak Excel sayfasının tamamının değil de bir kısmının seçilmesi sağlanabilir. Şekil 32: Aktarımlarda Kullanılacak Excel Tablosunun ve Alanların Seçimi Şekil 33: Aktarılacak Bilgilerin Görüntülenmesi 36

37 İşlemler tamamlandıktan sonra Bitir tuşuna basılarak tüm veriler seçilmiş bütçe bileşenine aktarılır. Bütçe Mimarisinin Formülizasyonu Logo - Bütçe Logo Bütçe Modülü kullanılarak hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya bir bütçe formülizasyonu yapılabilir. Aynı bütçe bileşenine denk gelmemek kaydı ile Logo Bütçe Modülü her iki formülizasyona da aynı konsolide bütçe içerisinde yer verebilir. Formülizasyon deyimi ile kastedilen bütçe hedefleri ve gerçekleşen değerlerinin bütçe mimarisi içerisinde aşağıdan yukarıya doğru nasıl birleştirileceği veya yukarıdan aşağıya doğru nasıl paylaştırılacağının formüllerle tanımlanmasıdır. Sözü geçen yöntemler kullanılarak birbirlerine çeşitli formüllerle bağlanmış gelişmiş bir bütçe yapısı oluşturulabilir. Böyle bir yapıda en alttan en üste kadar tüm bileşenler birbirleriyle bağlıdır. Tüm bütçe bilgilerinin belirtilen formülizasyona göre doğru şekilde hesaplanması için Bütçe Verilerini Hesapla tuşuna basılarak gerekli güncellemeler gerçekleştirilir. 37

38 Yukarıdan Aşağıya Doğru Hedeflerin Paylaştırılması Bir bütçe bileşenine girilen hedefler bu bileşene doğrudan bağlı bütçe bileşenlerine kolayca paylaştırılabilir. Paylaştırma işlemi yalnızca bir alt kademeyi etkiler. Bu işlemi gerçekleştirmek için üst bölümdeki Alt Bütçelere Dağıt Tuşuna basılması yeterlidir. Şekil 34: Alt Bütçe Bileşenlerine Paylaştırma Paylaştırma oranları mutlaka 100 % e tamamlanacak şekilde girilmek durumundadır. Girişler yapıldıktan sonra Onayla tuşu ile yapılan girişler uygulamaya alınır. Alt bütçelere gerekli paylaştırmaları uygulamak için öncelikli olarak seçilen Bütçe Bileşenine hedef girişleri tamamlanmalı ve sonra yine üst bölümdeki Bütçe Verilerini Güncelle tuşuna basılmalıdır. Bu tuşa basıldıktan sonra tüm bütçe geneli için hesaplamalar tamamlanır ve gerek alt bütçeler gerekse de raporlar güncellenir. Tümüyle yukarıdan aşağıya yapılan bir bütçede tüm katmanlarda gerekli paylaştırma değerleri girilmelidir. Gerçekleşmeler pek çok durumda aşağıdan yukarıya doğru birleştirilmektedir. Bir bütçede hedefler yukarıdan aşağıya doğru tanımlanırken gerçekleşmeler de ters yönde birleştirilebilir. Logo Bütçe Modülü böylesine bir yapıyı da desteklemektedir. Bununla birlikte özel durumlarda yukarıda bütçe hedefleri için anlatılan tüm işlemler Bütçe Gerçekleşmeleri için de yukarıdan aşağıya doğru uygulanabilir. 38

39 Aşağıdan Yukarıya Doğru Hedeflerin ve/veya Gerçekleşmelerin Birleştirilmesi Logo - Bütçe Hedeflerin ve/veya gerçekleşme değerlerinin aşağıdan yukarıya doğru birleştirilmesi işi Kart Fonksiyonu olarak adlandırılan işlem ile gerçekleştirilir. Bunun için (bir altındaki bileşenler kullanılarak birleştirilecek) Bütçe Bileşeni seçilir ve üst bölümdeki Kart Fonksiyonu tuşuna basılır. Şekil 35: Alt Bütçe Bileşenlerinden Birleştirme Bu ekranda yer alan tüm işlemler hem bütçe hedefleri hem de bütçe gerçekleşmeleri için ayrı ayrı kullanılabilir. Böylece hedefler ve gerçekleşmeler birleştirilirken ayrı formüller kullanılabilir. Formülizasyon sırasında seçilen bütçe bileşenine doğrudan bağlı tüm alt bütçe bileşenleri, yansıtılarak bağlanmış bütçe bileşenleri, Logo modülleri kullanılarak bağlanmış veriler, senaryolarda kullanılan parametre değerleri, ve bu bütçe için özel olarak tanımlanmış parametreler kullanılabilir. Sol bölümde altta bulunan gruplara tıklandıkça seçilen bütçe bileşeni için o gruba bağlı öğeler sağ tarafta görüntülenir. Bunlar üzerine çift kliklenerek öğeler formüllere eklenir. Matematik tanımlamalarda operatörler doğrudan yazılarak kullanılabileceği gibi orta bölümdeki simgelere de basılabilir. Test Et tuşu girilen fomülizasyona uygun şekilde verileri hesaplayarak bunların sonuçlarını kontrol amacıyla kullanıcıya görüntüler. 39

40 Aynı anda bir veri dizisi (Bütçe veya Gerçekleşen) için tanımlanan formül uygulamaya geçirilebilir. Uygula tuşuna basılarak sonuçlar bütçe mimarisine yansıtılır. Geri Al tuşu ile girilen fomülün bir önceki haline dönülebilir. Aşağıdan yukarıya doğru birleştirilecek tüm bütçe bileşenleri için yukarıdaki formül tanımlama işlemi uygun şekilde tamamlanmalıdır. Analiz ve Raporlar Gelişmiş Grafik Bütçe hedefleri ve gerçekleşmelerinin seyri farklı grafiklerle izlenebilir. Bunun gerçekleştirilmesi için bir bütçe bileşeni seçili iken alt bölümdeki Gelişmiş Grafik tuşuna basılmalıdır. Şekil 36: Gelişmiş Grafik Özellikleri Bu ekran üzerinde Grafik Türü değiştirilebilir, Fare Modu ile grafik kendi ekseni etrafında çevrilebilir, büyütülüp küçültülebilir veya taşınabilir. Bu işlemin gerçekleştirilmesi için farenin sol tuşuna basılmalı ve tuş bırakılmadan fare itilmeli ya da çekilmelidir. 40

41 Bütçe Kilitleme Dağınık veya merkezi bir yapıda girilen bütçe değerleri Bütçe Yöneticisi tarafından kontrol edilir ve (varsa) gerekli değişiklikler de yapıldıktan sonra onaylanır. Bundan sonra onaylanmış bütçe Bütçe Yöneticisi tarafından kilitlenir. Kilitleme bir aktivasyon tarihi dikkate alınarak gerçekleştirilebilir. Kilitlenmiş bütçe değiştirilemez, bütçeye bilgi girilemez, yalnızca değerler analiz edilebilir ve raporlar alınabilir. Kilitleme işlemi bütçe mimarilerinin topluca görüntülendiği ekranda kilit tuşuna basılarak gerçekleştirilir. Yine bu tuş üzerine basılarak konulmuş kilit kaldırılabilir. Kilitleme tuşu Güncel Bütçe üzerinde iken ya da bir bütçenin revizyonları üzerine tıklandığında görüntülenir. Bütçe Revizyonları Şekil 37: Güncel Bütçe Veya Revizyonların Kilitlenmesi Hazırlanmış bütçeye ilişkin değerler bütçe dönemi içerisinde zaman geçtikçe dönemsel olarak revize edilir. Genelde 3 veya 6 aylık dönemler halinde gerçekleşen bütçe revizyonları Logo Bütçe Modülü içerisinde istenirse aylık veya bir yıldan uzun dönemler için yıllık olarak da gerçekleştirilebilir. 41

42 Bütçe Revizyonunun tetiklenmesi için bütçe mimarilerinin topluca görüntülendiği ekranda revize edilecek bütçe seçilerek araç çubuğunda Yeni Revizyon tuşuna basılmalı veya sağ tuş menüsünde ilgili seçeneğe tıklanmalıdır. Şekil 38: Bütçenin Revize Edilmesi Revizyonların versiyon numarası uygulama tarafından otomatik olarak tutulur, ancak elle değiştirilebilir. En son revizyon daima Güncel Bütçe olarak değerlendirilir. Farklı revizyonlardaki bütçe mimarisi ve bütçe değerleri ayrı ayrı tutulur. Yeni bir revizyon yapıldığında yalnızca geçmişteki hedef değerler değil aynı zamanda bütçe mimarisi de değiştirilebilir. Örneğin geçmişte olmayan satış bölgeleri bütçe mimarisinin güncel versiyonuna eklenebilir veya artık satılmayan ürünler bütçeden çıkarılabilir. Bütçe kıyaslamaları bütçe bileşenlerine ilişkin kodlar üzerinden gerçekleştiği için yapılacak kıyaslamalarda bulunmayan bütçe bileşenleri konusunda dikkatli davranılmalı, mümkünse bileşenler bütçeden çıkarılmamalıdır. Eski revizyonlara ilişkin inceleme ve analizler yapılması için ilgili revizyon üzerine çift kliklenerek bu revizyonun bütçe mimarisi açılabilir. Yeni revizyonlar oluştukça bütçenin eski versiyonları kilitlenerek kullanımdan kaldırılmalıdır. Bütçenin Güncellenmesi Tüm güncelleme işlemleri tek bir tuşa basarak Bütçe Yöneticisi tarafından gerçekleştirilir. Bütçe Mimarisinin görüntülendiği ekrandaki Güncelle tuşu hem bağlı verileri günceller hem de yukarıdan aşağıya veya aşağıdan yukarı tanımlanmış bütçe formülizasyonunu hesaplayarak bütçe bileşenlerine yeni değerleri yazar. 42

43 Bütçe Analizleri ve Bütçe Raporları Bütçe analizleri ve raporları üst bölümdeki ilgili tuşlara basılarak alınır. Bütçe mimarisi üzerinde hangi bütçe bileşenlerinin seçili olduğu yapılacak analizlerin ve alınacak raporların bütçenin hangi kısımlarını içereceğini belirler. Bu bölümdeki seçenekler şunlardır: En basit hali ile seçilmiş olan bütçe bileşeni için pivot tablo ve grafik analizler yapılabilir, Standart Bütçe Raporu alınabilir. Birden fazla bütçe bileşeni seçilebilir ve bunların tümü için analizler yapılıp rapor alınabilir. Seçilen bütçe bileşeninin bir altında yer alan bileşenler için analiz ve raporlar alınabilir. Seçilen bütçe bileşenlerinin farklı bütçe revizyonlarındaki değerleri birbirleri ile karşılaştırılabilir. Şekil 39: Bütçenin Pivot Tablo İle Analiz Edilmesi 43

44 Şekil 40: Bütçenin Grafik İle Analiz Edilmesi Şekil 41: Standart Bütçe Raporu 44

45 Yukarıdaki özellikler dışında tüm bütçe verileri Linx uygulaması kullanılarak ayrıntılı şekilde sorgulanabilir, kurumun baştan öngörülemeyen esnek bütçe/nakit akışı raporlama ve analiz ihtiyaçları giderilebilir, bütçe gerçekleşmeleri harita ve uydu görüntüleri üzerinde şehirler veya bölgeler bazında izlenebilir. Nakit Akışı ve Nakit Akış Raporları Logo Bütçe Modülü kullanılarak bütçeleme işlemleri paralelinde hedeflenen şirket nakit akışı da aylar bazında çıkarılabilir. Kurumsal bütçeyi oluşturan tüm bütçe bileşenlerine nakit akışına yansıtmada kullanılabilecek (+) ve (-) yönde ay sayısı (gecikme değerleri) girilebilir. Tanımlanan bu değerler bütçe değerlerinin nakit akışına yansıtılmasında değerlerin önceki veya sonraki aylara kaydırılmasında kullanılır. Şekil 42: Bütçe Değerlerinin Nakit Akışına Yansıtılması Bu şekilde tanımlanan nakit akış değerleri bütçe güncellemeleri yapıldıkça güncellenir ve standart bir rapor formatında kullanıcıya görüntülenir. 45

46 Şekil 43: Standart Nakit Akış Raporları Güvenlik Logo Bütçe Modülü nü kullanabilecek kullanıcılar Logo içerisinde tanımlanır. Uygulamayı kullanabilecek kullanıcılar temel olarak Bütçe Yöneticisi ve Bütçe kullanıcıları olarak ikiye ayrılır. Bütçe Yöneticisi Bütçe Yöneticisi bütçe ile ilgili olarak her türlü düzenlemeyi yapabilir, senaryolar oluşturabilir, bütçe girebilir, revizyonlar gerçekleştirebilir veya bütçeyi kilitleyebilir. Kısaca bütçe ile ilgili olarak gerçekleştirilebilecek her türlü düzenlemeye Bütçe Yöneticisinin yetkisi bulunmaktadır. Bütçe Kullanıcıları Bütçe Kullanıcıları bütçenin ana hatlarına ve mimarisine ilişkin değişiklik yapamazlar. Bütçe kullanıcıları bütçe bileşenlerine değer girebilir, bütçe raporları alabilir veya analizler gerçekleştirebilir. Bu özelliklere ek olarak her bir bütçe bileşenini hangi kullanıcıların görebileceğine veya bütçe değerleri girebileceğine ilişkin belirlemeler de yapılabilir. Bütçe Bileşenlerinin Yetkilendirilmesi Bütçe bileşenlerinin yetkilendirilmesi ilgili bütçe bileşeni seçilerek bunun üzerindeki sağ tuş menüsü üzerinden gerçekleşir. Bir bütçe bileşenine verilen yetkiler bu bileşene doğrudan bağlı diğer bileşenler için de geçerlilik taşır. Bütçe bileşenleri Bütçe Kullanıcıları bazında yetkilendirilir. Bütçe Yöneticisi tüm bütçe bileşenlerine ulaşabildiği için bu kullanıcıya yetki verilmesine gerek yoktur. Bütçe kullanıcıları ise 46

47 belirli bütçe bileşenlerine bilgi girebilir ya da yalnızca bütçe bileşenlerini görebilir ve raporlayabilir. Bütçe bileşenleri bazında yetkilendirme ile örneğin belirli bir personelin yalnızca Marmara Bölgesi Satış Bütçesini görebilmesi sağlanabilir. Ayrı yetkilendirilecek bütçe kısımları ayrı bütçe bileşenlerine bölünmelidir. Diğer Görsel Özellikler Bütçe Mimarisini Şeklen Yazdırma Yüzlerce bütçe bileşeninden oluşan bütçe mimarilerinde bütçe hiyerarşisinin şeklen yazdırılması önemli faydalar sağlayabilir. Bunun gerçekleştirilmesi için üst bölümdeki Yazdır tuşuna basılmalıdır. Bu tuşa basıldıktan sonra beliren (yazdırma öncesinde) ön izleme penceresinde bütçe mimarisinin istenen şekilde yazdırılması için sayfaya sığdırma, büyütme, küçültme gibi çeşitli fonksiyonlar bulunur. Yazdır tuşuna basılarak görüntü yazıcıya yollanır. Şekil 44: Bütçe Mimarisinin Yazdırılması Öncesinde Ön izleme Penceresi 47

48 Görünüm Ayarları Logo Bütçe Modülü farklı bütçelerin en etkin şekilde görüntülenmesi için esnek özellikler barındırır. Bunları denemek ve bütçe mimarisine farklı açılardan bakabilmek için alt bölümdeki Görünüm Ayarları tuşuna basılmalıdır. Görünüm Ayarları fonksiyonları (diğer bölümlerde sözü geçen) bütçe bileşenlerine ilişkin tek tek yapılan şekil ve renk değişikliklerine ek olarak tüm mimari görüntünün değiştirilmesine olanak tanır. Şekil 45: Bütçe Mimarisinin Görünümünün Değiştirilmesi (Örnek 1) 48

49 Şekil 46: Bütçe Mimarisinin Görünümünün Değiştirilmesi (Örnek 2) Görünüm Ayarları Penceresinde görünümün temel şekli ve yönü değiştirilebilir. Bir bütçe bileşeninden diğerine doğru çizilmiş bağlantılara farklı stiller verilebilir. Her bir kutu arasındaki aralığın ne kadar olacağı, bütçe bileşenleri arasındaki seviyenin uzaklığının nasıl ayarlanacağı da bu pencerede belirlenir. Bütçe bileşenleri seçilerek, bunların üzerinde beliren kutucuklar ile bileşenlerin boyutu değiştirilebilir veya bileşenler taşınabilir. Bir bütçe bileşeninin taşınması tüm alt bileşenlerinin de taşınmasını sağlar. 49

50 Renk Paneli Bütçe Mimarisi Renk Paneli farklı bileşenlerin tiplerine göre nasıl renklendirileceğini belirler. Bu ekran üzerinde farklı bileşen tiplerine farklı renkler verilebilir veya varsayılan değerlere geri dönüş yapılabilir. Şekil 47: Bütçe Mimarisi Renk Paneli Şekiller üzerinde tek tek yapılan renk değişiklikleri bu panelden yapılan değişikliklere göre gösterimde öncelik taşır. Ön izleme (Bütçe Mimarisi Haritası) İle Kolay Odaklanma Yüzlerce bütçe bileşeninden oluşan bir bütçede yön bulmak, istenen bölüme kolayca ulaşmak giderek zor bir hal alabilir. Bu tip durumlarda alt bölümde bulunan Ön izleme tuşu tüm mimariyi içeren bir mini harita üzerinde istenen bölümlere hızla odaklanılabilmesini sağlar. İlgili bütçe bileşenlerine ulaşmak için minik harita üzerinde işaretlenmiş güncel izleme alanının fare ile tutularak kaydırılması yeterlidir. 50

51 Şekil 48: Ön izleme Fonksiyonu İle Kolay Odaklanma 51