BÜTÇE HAZIRLAMA EĞĠTĠM MODÜLÜ

Transkript

1 SLAYT 1 (Proje Bütçesi) BÜTÇE HAZIRLAMA EĞĠTĠM MODÜLÜ Avrupa Birliği Genel Sekreterliği tarafından hazırlanan AB Hibe Programları için Bütçe Hazırlama Eğitim Modülüne Hoş geldiniz. Bu eğitim modülü çerçevesinde sizlere, bütçe hazırlanırken dikkat etmeniz gereken konular hakkında bilgi vereceğim. Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarını, bu kaynakların nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağılacağını gösteren tahmini bir tablodur. Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarını, bu kaynakların nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağılacağını gösteren tahmini bir tablodur. Proje bütçesi hazırlanırken öncelikle başvuru formunun 1.7 bölümünde doldurulan faaliyetler ele alınmalı ve burada yer alan faaliyetlere ilişkin bütçeleme yapılabileceği unutulmamalıdır. Tüm faaliyetler bütçede gösterilmeli, bütçede yer alan tüm faaliyetlerin de bölüm 1.7 de açıklaması bulunmalıdır. Taslak bir bütçe hazırlandıktan sonra piyasa araştırması yapılarak proje kapsamında tedarik edilecek mal, hizmet veya yapım işinin teknik özellikleri ve maliyetleri belirlenmelidir. Bu aşamalardan sonra nihai bütçe hazırlanmalıdır. Kaynak belirleme ve bütçe taslağının hazırlanması Piyasa araştırmasının yapılması Proje bütçesinin hazırlanması Bütçe, Faaliyet Bütçesi, Beklenen Finansman Kaynakları ve Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi olmak üzere 3 bölümden oluşmaktadır Bütçeye geçmeden önce, uygun doğrudan maliyet ve uygun dolaylı maliyet kavramlarını açıklamakta fayda var. 1

2 Uygun maliyetler, AB Hibe Programı kapsamında desteklenmesi uygun görülen, projenin yürütülmesi için gerekli olan, yararlanıcı veya ortağı tarafından gerçekleştirilen ve gerçek tutarlar üzerinden hesaplanan maliyetlerdir. Uygun maliyetler uygun doğrudan maliyet ve uygun dolaylı maliyet olmak üzere ikiye ayrılır. Uygun doğrudan maliyetler, bütçede kalem kalem belirlenebilen maliyetleri ifade etmektedir. Uygun dolaylı maliyetler ise başka bir bütçe kalemi altında verilen maliyetleri içermeyen ve genel idari giderleri karşılamak üzere projenin uygun doğrudan maliyetleri toplamının yüzde 7 sini aşmayacak şekilde belirlenmiş olan götürü tutardır. SLAYT 2 (Faaliyet Bütçesi) Faaliyet Bütçesi 10 kalemden oluşmaktadır. Ġlk altı kalem, doğrudan maliyetleri ifade eder. Bu altı kalemin toplamı Projenin Uygun Doğrudan Maliyetleri Toplamıdır ve 7. Kalemde gösterilir. 8. Kalem, uygun doğrudan maliyetlerin en fazla %5 i kadar ayrılabilecek olan Yedek Akçe yani İhtiyat Akçesi dir. İhtiyat akçesi, ancak Merkezi Finans ve İhale Birimi nin izni ile kullanılabilir. 9. Kalem, 7 ve 8 in toplamıdır. 10. Kalem, uygun dolaylı maliyetler olan İdari maliyetleri gösterir. Bu kalem, 7. Kalemin, yani Uygun Doğrudan Maliyetler Toplamının en fazla %7 sidir. Bu kalem için ayrıca alt kalemler açılmayacak olup yüzde olarak belirlenen rakamın yazılması yeterlidir. 2

3 EK III Bütçe 1. İnsan Kaynakları 2. Seyahat 3. Ekipman ve Malzeme 4. Yerel Ofis 5. Diğer maliyetler ve hizmetler 6. Diğer 7. Ara-Toplam: Uygun Doğrudan Maliyetleri Toplamı(1-6) 8. Yedek Akçe (uygun doğrudan maliyetlerin en fazla %5 i) 9. Toplam Uygun Doğrudan Maliyetler (7+ 8) 10. İdari Giderler (Uygun Doğrudan Maliyetler Toplamının en fazla %7 sidir) 11. Toplam Uygun Maliyetler (9+10) SLAYT 3 (Bütçe Başlık 1- Ġnsan Kaynakları Giderleri) TOPLAM UYGUN PROJE MALĠYETĠ Bütçenin ilk kalemi olan insan kaynakları kaleminde maaşlar, gündelikler ve yolluklar belirtilmelidir. Bu kalemin oluşturulmasında öncelikle, proje kapsamında görevlendirilen personele ödenen maaşların uygun maliyet olup olmadığı, başvuru sahiplerinin tabi olduğu ilgili rehberden kontrol edilmelidir. Daha sonra, personel maaşları uygun maliyet ise, bu maaşların belirlenmesi gerekmektedir. Hesaplanacak maaşlara, kişinin alacağı net maaşı, sigorta primi ve işsizlik fonu kesintilerine ilişkin işçi ve işveren paylarını, gelir ve damga vergilerini dahil etmeyi unutmayınız. Maaşlarda alt limit, brüt asgari ücret olmalıdır. Sene boyunca asgari ücrette yapılabilecek değişiklikler, olabildiğince öngörülmeye çalışılmalıdır. Projenin uygulama aşamasında bazı kurallar bulunmaktadır. Buna göre, insan kaynakları başlığı altında listelenen personel ile, doğrudan sözleşme imzalanmalıdır. İlgili kişiler için Sosyal Güvenlik Kurumu na bildirim yapılmalı ve bu kişiler için bordro düzenlenmelidir. Kamu çalışanları proje kapsamında ücretlendirilemezler, maaşları proje gideri olarak gösterilemez; ancak kamu görevlilerinin proje ile ilgili seyahatten kaynaklanan yolluk ve gündelik giderleri uygun maliyettir. Ayrıca, fatura kesebilen bir eğitmenin ya da serbest meslek makbuzu düzenleyen bir serbest muhasebeci mali müşavirin proje kapsamında görevlendirilecek olması durumunda bunların bütçede yer alması gereken kalem İnsan Kaynakları değil, 5. veya 6. Diğer (dışardan alınan) kalemleridir. 3

4 Gündelik Azami Değerleri için Web Sitesi: İnsan Kaynakları başlığında bahsedilmesi gereken diğer bir konu da Gündelikler maddesidir. Proje bütçesinde öngörülmüş olmaları şartıyla, sadece projede görevli personel için gündelik giderlere izin verilecektir. Gündelikler, her türlü yiyecek, otel giderleri ve örneğin şehir içi seyahatler gibi kısa mesafeli seyahatleri karşılayacaktır. Gündelikler, bütçe ile paralel olmalı ve azami AB gündelik ücretlerinden yüksek olmamalıdır. Gündeliklerin azami değerlerine Avrupa Komisyonu nun ilgili web sitesinden ulaşabilirsiniz. Gündelikler, fiili maliyetler veya sabit ücretler bazında olacaktır; ancak her iki durumda da azami günlük ücret sınırlaması geçerlidir. Unutulmaması gereken bir diğer nokta da gündeliklerin gecelik bazda yani kalınan geceler göz önüne alınarak hesaplandığıdır. 1. İnsan Kaynakları 1.1 Maaşlar (toplam işveren maliyeti, yurt içi personel) Teknik Aylık 0, İdari / destek personeli Aylık 0, Maaşlar (brüt tutarlar, yabancı personel) Aylık 0, Gündelikler Yurt dışı (proje personeli) Gündelik 0, Yurt içi (proje personeli) Gündelik 0, Seminer/konferans katılımcıları Gündelik 0,00 İnsan Kaynakları Alt Toplamı 0,00 SLAYT 4 (Bütçe Başlık 2-Seyahat Giderleri) Bütçenin ikinci kaleminde Seyahat Giderleri bulunmaktadır. Seyahat kavramı, proje faaliyetleri içinde yapılacak ulaşım giderlerini ifade eder. Yapılacak olan seyahatler, proje faaliyetleri ile ilgili olmalı ve proje için gerekli olmalıdır. Bu kalem kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda, projede görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır. Seyahat ile ilgili uçak veya diğer vasıta biletleri, benzin giderleri ve buna benzer diğer harcamalar seyahat kalemine konulmalıdır. Proje bütçesinde, hareket yeri, gidilecek yer, ulaşım aracı gibi öngörülen seyahatin detayları mutlaka verilmelidir. 4

5 Yurtiçi seyahat alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki şehirlerarası seyahat harcamaları karşılanabilir. Uluslararası ulaşım başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları nedeniyle yurtdışına seyahat eden veya yurt dışından gelen uzmanların seyahat giderleri karşılanabilecektir. Seyahat harcamalarında belirtilen seyahatle ilgili konaklama, yemek ve görev yeri sınırları dahilindeki seyahat giderleri bu kalem altında değil, İnsan Kaynakları kalemi altında Gündelikler alt başlığı altında belirtilmelidir. 2. Seyahat 2.1. Yurt dışı seyahat Her uçuş için 0, Yurt içi seyahat Seyahat başına 0,00 Seyahat Alt Toplamı 0,00 SLAYT 5 (Bütçe Başlık 3-Ekipman ve Malzeme) Bütçenin üçüncü kaleminde Ekipman ve Malzeme Giderleri bulunmaktadır. Bu kalem altında 5 tane gider çeşidi bulunmaktadır. Bunlar: Araç satın alımı veya kiralanması Mobilya ve bilgisayar donanımı Makineler ve teçhizat Makineler için yedek parça, ekipman, aletler ve bu kalemlere girmeyen diğer ekipman ve malzeme alımlarından oluşmaktadır. Her ekipmanın adedi ve birim maliyeti ayrı ayrı belirtilmelidir. Proje bütçesinde alınması öngörülen mal veya hizmetler için herhangi bir firmaya veya markaya işaret edilmemeli, alınacak ürün için genel teknik ifadeler kullanılmalıdır. Satın alınan veya kiralanan her türlü makine ve ekipman, projede öngörülen faaliyetler ve amaçlar için gerekli ve tutarlı olmalıdır. Finansal kiralama yoluyla makine ve ekipman alımı kabul edilmemektedir. Tek bir ekipman satın alımının maliyeti Avro yu geçmesi durumunda hazırlanan bütçenin ekine ekipman için temin edilen proforma fatura eklenmelidir. Bu kalem altında, ikinci el ekipman alımı uygun maliyet değildir. Ekipman ve malzeme, doğrudan yurtdışı satıcısından ithal edilecekse, malın maliyeti hesaplanırken doğacak vergiler, sigorta, nakliye ve gerekli diğer gümrük giderleri göz önünde bulundurulmalıdır. 3. Ekipman ve malzeme 3.1 Araç satın alımı veya kiralanması Her araç için 0, Mobilya, bilgisayar donanımı Her adet için 0, Makineler, teçhizat 0, Makineler için yedek parça, ekipman, aletler 0, Diğer (lütfen belirtiniz) 0,00 Ekipman ve Malzeme Alt Toplamı 0,00 5

6 SLAYT 6 (Bütçe Başlık 4- Yerel Ofis Giderleri) Bütçenin dördüncü kaleminde, Yerel Ofis Maliyeti Giderleri bulunmaktadır. Bu kalem için, başvuru sahibinin ya da ortakların ofislerinden farklı olarak, sadece proje faaliyetlerinin uygulanması için yeni bir ofis veya eğitim merkezi kurulmasına yönelik maliyetler ile araç giderleri yani yakıt ve benzeri giderler düşünülebilir. Bu kalemle ilgili maliyet belirlenmeden önce, hangi başvuru sahibi için ofis maliyetlerinin uygun maliyet olacağı, başvuru sahibinin ilgili olduğu rehberlerden kontrol edilmelidir. Bu maliyetler, faydalanıcının ve ortaklarının mevcut ofis maliyetleri için kullanılamaz. 4. Yerel Ofis maliyetleri 4.1 Araç maliyetleri Aylık 0, Ofis kirası Aylık 0, Tüketim malzemeleri - ofis malzemeleri Aylık 0, Diğer hizmetler (tel/faks, elektrik/ısınma, bakım) Aylık 0,00 Yerel Ofis Maliyetleri Alt Toplamı 0,00 SLAYT 7 (Bütçe Başlık 5-Diğer Maliyetler ve Hizmetler) Bütçenin beşinci kalemi, Diğer Maliyetler ve Hizmetler başlığı altında toplanmıştır. Bu maliyetler, projenin uygulanması sırasında yapılması gereken yayın, araştırma, denetim, değerlendirme, tercüme, konferans, seminer ve tanıtım faaliyeti türündeki giderleri kapsar. Bu kalemdeki harcamalar da ayrı ayrı kalemler halinde belirtilmeli, götürü yazılan tutarların kabul edilmeyeceği unutulmamalıdır. 5.1 Yayınlar 5.2 Etüd, Araştırma 5.3 Denetim Maliyetleri 5.4 Değerlendirme Maliyetleri 5.5 Tercüme/Tercüman Maliyetleri 5.6 Mali Hizmetler 5.7 Konferans/Seminer 5.8 Tanıtım Faaliyetleri Proje kapsamında, yayın hazırlanacaksa, buna ilişkin maliyetler 5.1 kaleminde yer almalıdır.5.2 kaleminde Etüd Araştırma Maliyetleri bulunmaktadır. Eğer talep edilen destek miktarı u veya proje süresi 12 ay ı geçiyorsa, yasal denetim konusunda ulusal veya uluslar arası kabul görmüş bir denetim kurumuna mensup onaylı bir denetçi veya yeminli mali müşavir tarafından hazırlanan proje hesaplarına ilişkin bir dış denetim raporunu, proje sonunda nihai ödeme talepleriyle birlikte sunmalıdır. Söz 6

7 konusu bu denetim maliyetinin yazılabileceği kalem 5.3 Denetim Maliyetleri kısmı olmalıdır. 5.4 kaleminde ise Değerlendirme Maliyeti yer almaktadır. Değerlendirme, projenin uygulanması sırasında dışarıdan uzmanlarca değerlendirilmesi anlamına gelmektedir. Değerlendirme ile projenin başarısı ve elde ettiği sonuçlar ölçülür. 5.5 kaleminde Tercüme ve Tercüman Maliyetleri yer almaktadır. Tercüme Maliyeti projenin uygulama sırasında ortaya çıkan yazılı ve sözlü tercüme ihtiyacını karşılamaktadır. Tercüme yazılı ise, sayfa başı tercüme bedeli hesaplanarak yazılır. Tercüme ihtiyacı sözlü ise ihtiyacın kaç gün veya kaç saat süreceği belirlenir ve hizmet satın alımı olarak ifade edilir. Proje hesabı ile ilgili, banka komisyonu veya havale ücreti gibi masraflar 5.6 Mali Hizmet Maliyeti kalemine yazılır. 5.7 kaleminde proje kapsamında düzenlenmesi öngörülen seminer veya konferansa ilişkin maliyetler yazılmalıdır. Avrupa Birliği ve Türkiye nin Projeye olan katkısını gösterecek her türlü maliyet, 5.8 Tanıtım Faaliyetleri altında gösterilecektir. Görünürlük için kullanılacak tabelalar, broşürler, afişler ve diğer benzeri tanıtım malzemelerine ilişkin harcamalar bu kalem altında yer almalıdır. 5. Diğer maliyetler, hizmetler 5.1 Yayınlar Adet 0, Etüd, araştırma 0, Denetim maliyetleri 0, Değerlendirme maliyetleri 0, Tercüme, tercümanlar 0, Mali hizmetler (banka teminatı maliyetleri vb.) 0, Konferans/seminer maliyetleri 0, Tanıtım faaliyetleri 0,00 Diğer Maliyetler, Hizmetler Ara Toplamı 0,00 SLAYT 8 (Bütçe Başlık 6-Diğer) Bütçenin altıncı kaleminde Diğer Maliyetler bulunmaktadır. Bütçe tablosundaki ana veya alt-kalemlerden birine giremeyen masraflar bu kalem altında yer alabilir. Bu masraflar da diğer kalemler gibi ayrıntılandırılmalı ve kalem kalem yazılmalıdır. Başka kalem altında belirtilemeyen hizmet alımları da bu başlık altında yer almalıdır. Küçük çaplı bina veya ofis tadilatları, ISO belgesi gibi kalite sertifikasyonlarına ilişkin danışmanlık veya eğitim hizmeti alımı bu kalem için örnek harcamalar olabilir. 6. Diğer 0,00 Diğer Ara Toplamı 0,00 7

8 SLAYT 9 (Bütçe Başlık 8-Yedek Akçe ve 10-Ġdari Giderler) Bütçenin son iki kalemi; 8. Kalem Yedek Akçe ye diğer adıyla İhtiyat Akçesi ne ve 10. Kalem İdari Giderlere ilişkindir. İhtiyat Akçesi, hibe sözleşmesinin uygulanması sırasında meydana gelen beklenmedik giderler için kullanılabilecektir. Ancak, projenin uygulama sırasında ihtiyat akçesinin kullanımı için Merkezi Finans ve Ġhale Birimi nin onayının alınması gerekmektedir. Toplam doğrudan uygun maliyetlerin belli bir yüzdesi Faydalanıcıya tahakkuk eden idari genel giderlerin karşılanması amacıyla, dolaylı giderler olarak talep edilebilecektir. Giderler aşağıdaki şartlara tabi olarak kabul edilebilecektir: Doğrudan giderlerin %7 sini aşmaması; Bütçenin bir başka başlığına tahsis edilen giderleri içermemesi; Doğrudan giderin %7 si (veya talep edilen tutar), fiili olarak gerçekleşen giderler doğrultusunda proje sonunda yeniden hesaplanacaktır. İdari giderler konusunda ayrıntılı bilgi için lütfen referans dokümana tıklayınız veya Merkezi Finans ve İhale Birimi nin web sitesinde Kaynaklar altındaki bölüme bakınız. Merkezi Finans ve İhale Birimi: Dolaylı maliyetler olarak da adlandırılan bu kalem, proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan maliyet olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Bu kalemin ayrıntısı belirtilmeyecek olup, kalemde sadece toplam maliyet kısmı götürü olarak belirlenecektir. İdari giderler proje uygulama sırasında proje sahibinin yapmak zorunda olduğu telefon, faks, elektrik, su, kira, kırtasiye gibi giderleri kapsayabilmektedir. 8. Yedek Akçe (uygun doğrudan maliyetlerin en fazla %5 i) 9. Toplam Doğrudan uygun Maliyetler (7+ 8) 10. İdari Giderler (Uygun Doğrudan Maliyetler Toplamının en fazla %7 sidir) 11. Toplam uygun Maliyetler (9+10) Toplam Maliyet SLAYT 10 (Beklenen Finansman Kaynakları) Beklenen Finansman Kaynakları, Proje faaliyetlerinin finansmanı için gereken mali kaynakların ne şekilde karşılanacağını gösteren bilgileri içermektedir. AB Hibe Programları kapsamında finanse edilen projeler istisnalar haricinde % 100 olarak finanse edilmezler. Hibe faydalanıcısı veya diğer kuruluşların eşfinansmanlarının da proje hazırlanırken mutlaka belirlenmesi gerekmektedir. 8

9 Eşfinansman oranları hesaplanırken söz konusu hibe programı kapsamında belirtilen yüzde limitleri göz önüne alınmalıdır. Projede başvuru sahibi, ortaklar, iştirakçiler proje bütçesine herhangi bir katkı yapmaya hazırsa, onların katkıları her bir kuruluş için ayrı ayrı açıkça belirtilmelidir. Beklenen Finansman Kaynakları Tutar Toplamın Yüzdesi (%) Başvuru sahibinin mali katkısı 0,00 Bu başvuruda talep edilen Destek Miktarı 0,00 Diğer kurumlarca yapılan katkılar Adı Koşullar Ortak1 Ortak2... TOPLAM KATKI 0,00 Projeden elde edilen doğrudan gelir GENEL TOPLAM 100,00 SLAYT 11 (Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi) Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi kısmında, her bir bütçe kaleminin maliyetini kısa fakat ayrıntılı bir şekilde gerekçelendirmeniz istenmektedir. Bütçeye yazılan tüm kalemlerin karşılığı Maliyetlerin Gerekçelendirmesi bölümünde mutlaka bulunmalıdır. Bu sebeple bütçe kalemleri ile ilgili açıklamaları mutlaka yapmanız gerekmektedir. Bütçe ile ilgili bazı genel kurallar bulunmakta olup, başvuru sahiplerinin bunlara dikkat etmesi önemlidir. Bütçedeki her bir maliyet birim, birim sayısı, birim maliyet ve toplam maliyet şeklinde en ince detayına kadar belirtilmelidir. İdari giderler haricindeki hiçbir maliyet götürü tutar olarak yazılmamalıdır. Bütçe kalemlerinde yer alacak maliyetlerin brüt tutarlar olması gerektiği unutulmamalıdır. Bütçenin maliyet etkin hazırlanmasına özen gösterilmelidir. Proje kapsamında gerekli olmayan faaliyetler için maliyetler ortaya konmamalıdır. 9

10 Proje kapsamında hangi maliyetlerin uygun olup olmadığı ilgili başvuru rehberlerinden kontrol edilmelidir. Başvuru sahibinin, ortakların, iştirakçilerin veya başka kuruluşların projeye ayni katkıda bulunması mümkündür. Ancak ayni katkı hiçbir zaman proje bütçesine yapılması gereken nakit katkıların (eş-finansman) yerini tutamaz. Yani ayni katkılar gerçek harcamaları yansıtmaz ve uygun maliyet olarak değerlendirilmezler. Ayrıca, ayni katkı ile ilgili bilgiler Başvuru Formu nda verilmelidir. Bütçede yazılan tüm kalemlerin Başvuru Formu nda karşılığı olup olmadığı kontrol edilmelidir. 10