SOFTTRANS YENİ YIL GEÇİŞ İŞLEMLERİ / ÖZET

Transkript

1 SOFTTRANS YENİ YIL GEÇİŞ İŞLEMLERİ / ÖZET İşlemlere başlamadan önce yedekleme yapmayı unutmayınız. Rezervasyon (sipariş ) dosyalarının (pozisyonlarının) yeni yıla aktarılması Gereken Dosyaların(pozisyonların) yeni yıla aktarılması ( Tüm Modüllerde ) Antrepo ve İhracat Depo yönetimi Uygulamasının kullanıldığı firmalar için depoya girmiş fakat çıkmamış veya kısmi çıkmış dosyaların yeni yıla aktarılması Uluslararası Havayolu Taşımacılığı Modülünü Kullanan Firmalar için Havayolu firmalarının ana konşimento numara stoklarının yeni yıla aktarılması Ara konşimento stoklarının yeni yıla aktarılması Hava İhracat CAF Katsayısı Değeri: Hava Kargo Taşımacılığı Yönetimi Kullanan Firmalar için Havayolu firmalarının ana konşimento numara stoklarının yeni yıla aktarılması, beyanname prefiks güncellemesi Tarifelerin geçerlilik sürelerinin uzatılması (Gerekiyor ise) Yıla bağlı iş tipi parametrelerinin yeni yıla kopyalanması (*) Yıla Bağlı Şirket Parametrelerinin Yeni Yıla Kopyalanması (*) Yıla Bağlı Döviz Parametrelerinin Yeni Yıla Kopyalanması (*) Şube ve op.grubu parametrelerinin yeni yıla kopyalanması ( Şubeli Yapı İçin) (*) Araç ve Sürücülere Ait Standart Genel Giderler Kalemlerinin Yeni Yıla Kopyalanması (*) Yıla Bağlı SOFT.INI Parametrelerinin Yeni Yıla Kopyalanması (*) Shell Yakıt entegrasyonunu kullanan firmalarda Shell EDI Özel Durum Pozisyonları adlı kodlu bilgi grubunda yıla bağlı alanların yeni yıla ilişkin değerlerinin tanımlanması Yıla bağlı G.T.İ.P tanımlarının yeni yıla kopyalanması (*,Gtip girişleri yapılıyor ise) SOFTTRANS -SOFTFİNANS/Özel Entegrasyonu Bulunan Firmalar İçin (*) Müşteri cari ve muhasebe numaralarının yeni yıla kopyalanması: (*) Gelir/Gider kalemlerinin yıla bağlı muhasebe parametrelerinin yeni yıla kopyalanması (*) Araçların yıla bağlı muhasebe parametrelerinin yeni yıla kopyalanması (*) Sürücülerin yıla bağlı hesap numaralarının yeni yıla kopyalanması: (*) Sürücü hesapları entegrasyon parametrelerinin yeni yıla kopyalanması: (*) Yeni yıla geçiş: Çalışma Yılı değiştirilmesi (GENEL İŞLEYİŞ İÇİN ZORUNLU) Yeni yıla geçtikten sonra yapılması gerekenler (ÖNEMLİ) Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız: Araç Takibi Ve Filo Yönetimi Modülünün kullanıldığı firmalarda eski yıla ait pozisyonlar ile ilgili sefer sürücü harcamaları ve sefer diğer giderleri girişini gerçekleştirmek istiyorsanız: (*) Yeni Yılda parametrelerde özellikle bir değişiklik yapılmadı ise genel işleyiş için uygulanması zorunludur. Değişiklik yapılacak ise de kopyalama işlemlerinden sonra yeni yıl parametreleri üzerinden yapabilirsiniz. Sayfa 1 / 18

2 SOFTTRANS YENİ YIL GEÇİŞ İŞLEMLERİ / DETAY 1) Rezervasyon (sipariş ) dosyalarının yeni yıla aktarılması: SOFTTRANS SOFT Lojistik ve Taşımacılık Yönetim Uygulamasında, Uluslararası Karayolu Taşımacılığı, Uluslararası Denizyolu Taşımacılığı, Uluslararası Havayolu Taşımacılığı, Uluslararası Demiryolu Taşımacılığı, Hat Acenteliği ve İşletmeciliği, Yurtiçi Lojistik ve Genel Kargo Taşımacılığı, Yurtiçi Oto Taşımacılığı ve Yurtiçi Demiryolu Taşımacılığı modüllerinde 9999X numaralı dosyalar rezervasyon dosyalarıdır. Bu dosyalar içinde bulunan siparişler henüz bir pozisyonla ilişkilendirilmemiş olan siparişlerdir. Yeni yılda siparişlerin kaldığı yerden işleme konulabilmesi için rezervasyon dosyalarının bir sonraki yıla aktarılması gerekmektedir. Aşağıda belirtilen adımları yaptığınızda rezervasyon dosyası içindeki siparişlerle birlikte 2013 yılına aktarılacaktır. Firmanızda birden fazla rezervasyon dosyası kullanıyorsanız tüm rezervasyon dosyaları için aşağıdaki adımlar uygulanmalıdır. İhracat ve ithalat departmanları kendi rezervasyon dosyalarını ayrı olarak aktaracaktır. Birden fazla modül kullanıyorsanız her modülde bu işlemler yapılmalıdır Rezervasyon dosyası altında yer alan her hangi bir yüke fatura kesilerek ya da gider faturası girilerek entegrasyon yapılmış ise, uygulama yıl değişikliğine izin vermeyecektir. Bu durumda, fatura işlemi yapılan yükler eski yılda bırakılmalıdır. Bu işlem için, eski yılda kalacak yükler için, rezervasyon pozisyonunun iş tipinde olan yeni bir pozisyon açılarak bu yükler yeni pozisyona aktarılmalıdır. Rezervasyon dosyası içerisinde yer alan ve yeni yılda gerçek taşımaya dönüşmeyeceği kesin olan çok eski tarihli yükleriniz var ise, eski yılda rezervasyon pozisyonunun iş tipinde olan yeni bir pozisyon açılarak bu yükler bu pozisyona aktarılabilir. Uygulama bazında aktarma işlemleri aşağıdaki gibi yapılmalıdır: Uluslararası Karayolu Taşımacılığı, Yurtiçi Lojistik ve Genel Kargo Taşımacılığı ve Yurtiçi Oto Taşımacılığı Uygulaması 1. Karayolu ihracat / ithalat ana ekranında Modül Günlük İşlemler Rezervasyon İşlemleri Yük Planlama kısmına geçiniz. Yurtiçi Lojistik ve Genel Kargo Taşımacılığı için ana ekranda Günlük İşlemler Yük Planlama kısmına geçiniz. Yurtiçi Oto Taşımacılığı için ana ekranda Günlük İşlemler Yük Planlama kısmına geçiniz. 2. Yükleme Yapılacak Pozisyonlar listesinden yukarıda bahsedilen yeni pozisyonu seçiniz X Pozisyona Ait Yükler listesinden eski yılda kalacak rezervasyonları seçiniz. Aynı liste üzerinde farenin sağ tuşuna basınız. Gelen menüde Kes adımını seçiniz. 4. Yükleme Yapılacak Pozisyonlar listesi üzerinde farenin sağ tuşuna basınız. Gelen menüde Yapıştır adımını seçiniz. 5. Geri dönerek, yeni pozisyon altında ilgili yüklerin aktarılıp aktarılmadığını kontrol ediniz. 6. Birden fazla rezervasyon dosyası mevcut ise her bir pozisyon numarası yük listesi filtre alanına girilerek bu işlem tekrarlanmalıdır. 7. INTERNET ile alınan rezervasyonlar için de aynı işlemleri yapınız. Sayfa 2 / 18

3 Uluslararası Denizyolu Taşımacılığı Uygulaması 1. Yukarıda bahsedilen yeni pozisyonu seçiniz. 2. Denizyolu ihracat / ithalat ana ekranında Modül Günlük İşlemler Konteyner Yükleme İşlemleri kısmına geçiniz. 3. Listede eski yılda kalacak rezervasyonları seçiniz. 4. Yükle düğmesine basınız. 5. Gelen ekranda Tamam düğmesine basınız. 6. Geri dönerek, yeni pozisyon altında ilgili yüklerin aktarılıp aktarılmadığını kontrol ediniz. 7. INTERNET ile alınan rezervasyonlar için de aynı işlemleri yapınız. Uluslararası Havayolu Taşımacılığı Uygulaması 1. Menü çubuğunda Pozisyon İşlemleri adımı altında bulunan Değiştir - Pozisyon No ve Çalışma Yılı adımını seçiniz. 2. Gelen ekranda Değiştirilecek Pozisyon Numarası alanına rezervasyon dosyanızın numarasını giriniz. (Tek rezervasyon dosyanız var ise, bu genellikle olarak açılmıştır, birden fazla ise 9999x numaralı pozisyonlar rezervasyon dosyalarıdır.). 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. Yeni Pozisyon Numarası alanına 2 numaralı adımda girmiş olduğunuz numarayı yazınız. 5. Değiştir tuşuna basınız. 6. Birden fazla rezervasyon dosyası kullanıyorsanız aynı adımları diğer dosyalar için de tekrarlayınız. 7. Geri Dön tuşu ile programı kapatınız. Hat Acenteliği ve İşletmeciliği Uygulaması 1. Ana ekranda Rezervasyon İşlemleri ekranına giriniz. 2. Yükleme İşlemleri menü adımına giriniz. 3. Gemi Seçimi adımına girerek yukarıda bahsedilen pozisyonu seçiniz. 4. Listede eski yılda kalacak rezervasyonları seçiniz. 5. Yükle düğmesine basınız. 6. Geri dönerek, yeni pozisyon altında ilgili yüklerin aktarılıp aktarılmadığını kontrol ediniz. 7. INTERNET ile alınan rezervasyonlar için de aynı işlemleri yapınız. Uluslararası Demiryolu Taşımacılığı Uygulaması 1. Demiryolu ihracat / ithalat ana ekranında Modül Günlük İşlemler Rezervasyon İşlemleri Yük Planlama kısmına geçiniz. 2. Yükleme Yapılacak Pozisyonlar listesinden yukarıda bahsedilen yeni pozisyonu seçiniz Pozisyona Ait Yükler listesinden eski yılda kalacak rezervasyonları seçiniz. Aynı liste üzerinde farenin sağ tuşuna basınız. Gelen menüde Kes adımını seçiniz. 4. Yükleme Yapılacak Pozisyonlar listesi üzerinde farenin sağ tuşuna basınız. Gelen menüde Yapıştır adımını seçiniz. 5. Geri dönerek, yeni pozisyon altında ilgili yüklerin aktarılıp aktarılmadığını kontrol ediniz. 6. Birden fazla rezervasyon dosyası mevcut ise her bir pozisyon numarası yük listesi filtre alanına girilerek bu işlem tekrarlanmalıdır. 7. INTERNET ile alınan rezervasyonlar için de aynı işlemleri yapınız. Sayfa 3 / 18

4 ÖNEMLİ NOT: Operasyon ile ilgisi olmayan bir takım gelir ve gider faturaları için, rezervasyon pozisyonunun altından işlem yapılmış olduğu gözlemlenmiştir. Bu tip faturalar entegre edildiğinde, SOFTFİNANS bağlantısı yapıldığı için, pozisyonların yıl değiştirme işlemlerine izin verilmemektedir. Bu tip faturaların, bu amaca yönelik ayrı bir pozisyon açılıp, bu pozisyonun altından kesilmesi ve girilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde, rezervasyon pozisyonlarının altındaki sipariş durumundaki yüklerin, yıl geçişlerinde, yeni yıl içerisinde açılacak rezervasyon pozisyonu altına manuel olarak girilmesi gerekecektir. Rezervasyon dosyasında herhangi bir yüke fatura kesilmemiş ise veya yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra aşağıdaki adımlar ile rezervasyon pozisyonları yeni yıla aktarılmalıdır. 1. Menü çubuğunda Pozisyon İşlemleri / Sefer İşlemleri adımı altında bulunan Pozisyon No Değiştirme ya da Pozisyon İşlemleri Değiştir Pozisyon No ve Çalışma Yılı adımını seçiniz. Bu adıma geçiş modüllere göre farklılık gösterebilir. Pozisyon işlemleri altında bu adım yer almıyor ise aşağıda modüllere göre menü adım numaraları da ayrıca belirtilmiştir. Uluslararası Karayolu Taşımacılığı, İhracat: KE358, İthalat: KI36 ( KI39 a bağlı alt menü) Uluslararası Denizyolu Taşımacılığı, İhracat: DE352, İthalat: DI33 Uluslararası Havayolu Taşımacılığı, İhracat: HE36, İthalat: HI36 Uluslararası Demiryolu Taşımacılığı: İhracat: NE3PZD, İthalat: NI36 Hat Acenteliği ve İşletmeciliği: FR351 Yurtiçi Demiryolu Taşımacılığı: NY3PZD Gemi Acenteliği: V0351 Yurtiçi Lojistik ve Genel Kargo Taşımacılığı: KL46 Yurtiçi Oto Taşımacılığı: KO46 Yurtiçi Konteyner Taşımacılığı: KN46 Genel Proje Yönetimi: GP46 2. Gelen ekranda Değiştirilecek Pozisyon Numarası alanına rezervasyon dosyanızın numarasını giriniz. (Tek rezervasyon dosyanız var ise, bu genellikle olarak açılmıştır, birden fazla ise 9999x numaralı pozisyonlar rezervasyon dosyalarıdır.). 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. Yeni Pozisyon Numarası alanına 2 numaralı adımda girmiş olduğunuz numarayı yazınız. 5. Değiştir tuşuna basınız. 6. Birden fazla rezervasyon dosyası kullanıyorsanız aynı adımları diğer dosyalar için de tekrarlayınız. 7. Geri Dön tuşu ile programı kapatınız. Ro-Ro Operasyon Yönetimi Uygulaması Rezervasyon yükleri ilgili gemi altına alınmaktadır. Bu nedenle rezervasyon yükleri için bir aktarım gerekmemektedir. İlgili gemi rezervasyona açılmadan önce bulunması gereken yıla karar verilerek ilgili yılda açılmalıdır. İlgili geminin sefer numarası yıl başlarında 1 den başlayarak ilerlediği için ihracat için 01.Ocak çıkışlı gemiler 2013 çalışma yılı ile açılmalıdır. İthalat operasyonunda ise geminin varışına göre yeni yılda bulunması isteniyor ise varış tarihi baz alınarak, kalkışı baz alınması isteniyor ise kalkış tarihi baz alınarak yeni yıla açılmalıdır. Rezervasyon iptali olması durumunda sistem rezervasyonun ait olduğu pozisyonun yılına bağlı olarak rezervasyon iptal havuz dosyasına yük taşınmaktadır. Yeni yılda rezervasyon iptal havuzu açılmadı ise Extranet uygulaması tarafından otomatik açılmaktadır. SOFTTRANS ekranlarından yapılacak bir rezervasyon iptalinde ise havuz dosyası seçilerek işlem yapıldığı için yeni yılda ilgili pozisyonun bulunması gerekmektedir. Sayfa 4 / 18

5 2013 Rezervasyon iptal havuz dosyasının oluşturulması: Çalışma yılını 2013 yaparak SOFTTRANS Uygulamasına giriniz. Yeni Pozisyon işlemi yapınız. İştipi bilgisi, ihracat için 199, ithalat için 299 olarak giriniz. Gemi ismine "Rezervasyon Havuzu", açılış tarihine 31/12/2013, Gemi hareket ve varış tarihlerine 31/12/2013 olarak giriş yaparak kaydı güncelleyiniz. Pozisyon No değiştir adımından yeni oluşturduğunuz pozisyonun numarasını olarak değiştiriniz. Bu işlemleri ihracat ve ithalat için ayrı ayrı yapınız çıkışlı ve varışlı gemilere yapılmış olan rezervasyonların gemiye yüklenememesi ve 2013 ye kalması durumunda yapılacak işlemler: Çalışma yılını 2013 yaparak SOFTTRANS Uygulamasına giriniz. (01 Ocak 2013 ve sonrasında bu işlem yapılıyor ise uygulamaya girmeniz yeterlidir. Çalışma yılı 2013 olarak girecektir.) İlgili rezervasyonun taşınacağı pozisyonu seçiniz. Gemi yükle tuşuna basarak yük aktarma ekranına giriniz. Gemi seçimi bölümünde aktarım yapacağınız gemi bilgilerinin yer almış olmasına dikkat ediniz. Aktarım yapacağınız gemi seçili gelmedi ise gemi seçimi bölümünden ilgili gemiyi seçiniz. Ekranda yer alan çalışma yılı bilgisini 2012 yaparak yenile tuşuna basınız. Aktarım yapmak istediğiniz yükleri seçerek yükle tuşuna basınız. İlgili yüklerin aktarım yapmak istediğiniz pozisyona geçtiğini kontrol ediniz. Yurtiçi Konteyner Taşımacılığı Yurtiçi konteyner taşımacılığı rezervasyonlarının tekrar girilmesine gerek kalmadan yeni yıla aktarılması mümkündür. Bu işlemler için: 1. Günlük İşlemler, Rezervasyon İşlemleri Konteyner Rezervasyonu adımını seçiniz. 2. Menü adımlarından Yıl Değiştirme adımına giriniz. 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. Üstteki tarih ve numara filtrelerini kullanarak yeni yıla aktarmak istediğiniz rezervasyonları listeleyiniz. 5. İsterseniz tek tek, isterseniz Tümü seçeneğini işaretleyerek tüm rezervasyonları yeni yıla geçirebilirsiniz. Seçilenler seçimini seçtiğinizde aşağıdaki listede istediğiniz rezervasyonları işaretlemeniz gerekmektedir. 6. Seçiminizi yaptıktan sonra Değiştir tuşuna basınız. Sayfa 5 / 18

6 2) Gerekiyorsa bazı dosyaların(pozisyonların) yeni yıla aktarılması: Rezervasyon dosyası dışında yeni yıla geçirmek istediğiniz dosyalar olabilir. Özellikle kara taşımacılığı ile ilgili ithalattaki yola çıkmış fakat henüz gelmemiş araçlara, ya da deniz taşımacılığıyla ilgili ithalattaki henüz gelmemiş gemilere ait pozisyonları, yeni yıla geçirmek istiyor olabilirsiniz. Hava Kargo Taşımacılığı Yönetimi Uygulaması kullanılıyor ise 2013 çıkış tarihli uçuşlar ve havuz uçuşu (pozisyonu) da yeni yıla aktarılması gerekmektedir. Bunun için: 1. Pozisyon/Yük İşlemleri ekranında, pozisyon listesinden ilgili dosyanın numarasını öğreniniz. 2. Menü çubuğunda Pozisyon İşlemleri / Sefer İşlemleri adımı altında bulunan Pozisyon No Değiştir ya da Pozisyon İşlemleri Değiştir Pozisyon No ve Çalışma Yılı adımını seçiniz. ( Menü kodları ile ilgili detayı 4.sayfada yer almaktadır.) 3. Gelen ekranda Değiştirilecek Pozisyon Numarası alanına, yeni yıla aktaracağınız dosyanın numarasını giriniz. 4. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 5. Yeni Pozisyon Numarası alanına yeni yılda olması gereken dosya numarası veriniz ( sırayla 1,2,3 gibi). Eğer daha önceden dosya ile ilgili evraklar düzenlenmiş ise dosya numarasını eski numaranın aynısı olarak verebilirsiniz. 6. Değiştir tuşuna basınız. 7. Eğer yeni yıla aktaracağınız başka dosyalar varsa tüm adımları diğer dosyalar için de yapınız. 8. Geri Dön tuşu ile programı kapatınız. Genel Proje Yönetimi Modülünde Projenin ve altındaki tüm proje yüklerinin yeni yıla taşınması: 1. Menü çubuğunda Modül adımı altında bulunan Pozisyon No Değiştirme adımını (GP46) seçiniz. 2. Gelen ekranda Değiştirilecek Pozisyon Numarası alanına taşımak istediğiniz pozisyon numarasını giriniz. 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. Yeni Pozisyon Numarası alanına 2 numaralı adımda girmiş olduğunuz numarayı veya yeni bir numara almasını istiyor iseniz yeni numarayı yazınız. 5. Değiştir tuşuna basınız. 6. Yeni yıla taşınmasını istediğiniz tüm projeler için aynı işlemi pozisyon numarası ve yıl bilgisini girerek tekrarlayınız. Bu işlem projeyi ve proje yüklerini yeni yıla taşıyacaktır. Proje yüklerine bağlı operasyon yükleri bu işlem ile taşınmayacaktır. Bağlı yüklerin yeni yıla aktarılması kendi modüllerinden yapılmalıdır. 7. Geri Dön tuşu ile programı kapatınız Bağlı Yüklerin Yeni Yıla Taşınması: Proje yükü yeni yıla taşındığında; bağlanmış operasyon yüklerinin genel proje çalışma yılı alanı da 2013 olacak, ancak çalışma yılı alanı 2012 de kalacaktır. Bağlı yükler, çalışma yılından bağımsız olarak proje yüklerine bağlandıkları için; bağlı yükün çalışma yılı 2012 olsa da, 2013 yılına taşınmış ilgili proje yükünün altında listelenecektir. Proje yüküne bağlanmış bir yükün yeni yıla taşınması; ait olduğu pozisyon numarası ile kendi modüllerinden yapılmalıdır. Ana ekranda Bağlı Yüklerin geldiği listede çalışma yılı kolonu mevcuttur. Sayfa 6 / 18

7 Genel Proje Yönetimi Modülünde Projenin ve altındaki proje yüklerinin bir kısmının yeni yıla taşınması: 1. Kısmen taşımak istediğiniz projenin pozisyon numarasından bir yeni proje de 2013 yılı için açınız. Aynı proje no kullanılması tavsiye edilir yılında iken taşımak istediğiniz proje yükünün üzerinde sağ tuş yaparak Başka Projeye Taşı menüsünü seçiniz. 3. Gelen ekranda Yeni pozisyon numarası ve yeni çalışma yılını girerek tamam tuşuna basınız. 4. Böylece 2012 yılındaki bir projede bulunan proje yükü yeni yıla yeni pozisyonuna aktarılmış olacaktır. 5. Yeni yıldaki yeni projeye taşınmış proje yüklerinin bağlı yüklerini de yeni yıla aktarmak için; yukarıda detayları iletilen şekilde bağlı yükün ait olduğu pozisyonun kendi modülünden işlem yapılmalıdır. 3) Araç Takibi Ve Filo Yönetimi Uygulamasının kullanıldığı firmalar için bazı dosyaların (pozisyonların) yeni yıla aktarılması Rezervasyon dosyaları haricinde yeni yıla aktarılması istenen pozisyonlar aşağıdaki şekilde belirlenecektir: 1. İhracat pozisyonu açılmış ancak aracın yükleme işlemleri ve gümrük işlemleri yeni yılda yapılmış, evrakları ve faturaları yeni yılda kesilmiş ve dolayısıyla faaliyet raporu bilgilerinde yeni yılın ilk yarısına ilişkin raporda çıkması isteniyorsa belirtilen ihracat pozisyonu 2. İhracat pozisyonu açılmış, araç halen ihracat seferini yapmakta ve ithalat pozisyonu açılmış ise araca ilişkin açılan ithalat pozisyonu 3. Araç ihracat seferini bitirmiş ve ithalat seferine başlamış ve henüz dönmemiş ise ilgili ithalat pozisyonu 4. İthalat seferinden dönmüş ancak işlemleri yeni yılda gerçekleştirilen ithalat pozisyonları yeni yıla aktarılacaktır. Yeni yıla aktarılması istenen pozisyonlar için Gerekiyorsa bazı dosyaların yeni yıla aktarılması başlıklı madde uygulanacaktır. Bu madde uygulanırken 5. Adımdan sonra kuyruk ve çekici sefer numarası bilgisi girilecektir. Sefer numarası bilgisini, aktarılacak pozisyonun ilgili aracın yeni yıldaki hangi seferi ise (genellikle 1) o numara girilmelidir. Eğer aynı aracın ihracat ya da ithalatta iki yada daha fazla pozisyonunun aktarılması isteniyor ise 1 den başlanarak ardışık olarak numara verilecektir. Sefer numarası bilgisinin değiştirilmemesi yeni yılda sefer numaralarının hatalı olarak üretilmesine neden olacaktır. Sefer numarası verildikten sonra işleme 7. adımdan devam edilecektir. Önemli Not: Yazılacak sefer numarası, yeni yılda açılacak yeni pozisyonlar için başlangıç olarak kabul edileceğinden 1 den başlatılmasına özen gösterilmelidir. Aksi halde yeni yıl için sefer numaraları hatalı olarak devam edecektir. Çekici ve kuyruk sefer numaraları için aynı konu dikkate alınmalıdır. Sayfa 7 / 18

8 4) Antrepo ve İhracat Deposu Modülünde girmiş fakat çıkmamış veya kısmi çıkmış dosyaların yeni yıla aktarılması: Geçmiş ve önceki yıllarda girmiş fakat tamamı veya bir kısmı antrepoda kalan malların 2013 yılına aktarılması için aşağıdaki işlemler yapılmalıdır. Yeni yıla aktarılan kayıtlar kopyalanmış kayıtlar değildir. Bu nedenle yanlış aktarım yapılan kayıtlar kesinlikle silinmemeli, gerekirse eski yıla geri aktarılmalıdır. Yeni yıl geçişi sonrasında İlk açılan yüke ait depo giriş no, Kısmi çıkış sıra no, Sayaçtan veriliyorsa ilgili antrepolardaki defter sıra no Arşiv numarası değerlerini kontrol ederek bunlardan değiştirmeniz gereken varsa istediğiniz değere değiştirmeniz gerekmektedir. Antrepo: 1. Giriş Çıkış İşlemleri ekranından yük işlemleri menü adımı altında Toplu Çalışma Yılı Değiştirme ekranına giriniz. 2. Bu ekranda görüntülenen koşullar yardımıyla aktarılacak yükleri listeleyin. Yük durumu koşulları belirleyici olacaktır. Sadece depoda veya kısmi çıkmış malların yeni yıla aktarılabilmesi için bu durumları seçip diğer durumların işaretlerini kaldırınız. (Kısmi Çıkmış ve Tamamı Depoda işaretli, diğerleri işaretsiz). Ayrıca giriş tarihinin alt sınırını da oldukça eski bir tarih verin. (01/01/1900 gibi) (İhracat Depo için ek not : Yeni yılda kullanacaksınız Gelecek, Kısmi Gelmiş yükleri de yeni çalışma yılına aktarmalısınız.) 3. Bu ekranda listelenen kayıtlar, verilen yeni çalışma yılına aktarılabilmektedir. Aynı numarayı ver işaretlendiğinde seçilen yükler aynı numara ile yeni yıla aktarılacaktır. Eğer bu işaret konmaz ise yük numarası başlangıcı bilgisine girilen numaradan itibaren ardışık olarak numara vererek yeni yıla aktarılabilmektedir. YGM entegrasyonu çalışan müşterilerimizde yeni yıla aktarmanın aynı depo giriş numarasıyla yapılması zorunludur. Eğer aynı depo giriş numarasıyla aktarma yapılmayacaksa ve birden fazla antrepoyla çalışıyorsanız dikkat etmeniz gereken önemli nokta: İlk antrepo aktarımından sonra Yük Numarası başlangıcına son aktardığınız antrepoda oluşan depo giriş numarasından bir sonraki değeri yazmanız gerekmektedir a aktarılan yükleri görmek için çalışma yılını değiştiriyorsanız, ana ekrandaki giriş tarihi bilgisini uygun bir aralıkta girmeniz gerekmektedir. (Çalışma yılı değiştirilince bu tarihler boş atanmaktadır.) Aktarılan yükler eski yıldaki defter sıra numaralarıyla aktarılmaktadır. Bunlarda bir değişiklik yapılması gerekiyorsa 2013 yılında yükler güncellenerek istenilen defter sıra numarası verilebilir. Yılsonunda geçerlilik tarihi sona erecek olan Antrepo veya İhracat Depo tarifeleriniz varsa bunların bitiş tarihini ileri bir tarihe almayı veya yıl başında başlayacak yeni tarifeleri tanımlamayı unutmayınız. Aksi halde ücret hesaplama için tarifeler bulunamayacaktır. Sayfa 8 / 18

9 Yukarıda toplu olarak yapılan işlemler, aşağıda ihracat depo için anlatılan adımları takip ederek teker teker de yapılabilir. 1. Eğer antreponuzda Antrepo Sevkıyat Yönetimi ve Barkod Entegrasyonu Modülü ile barkodlu takip yapılıyorsa yıl geçiş prosedürü tamamlanmadan yerleştirme, yük yaratma veya çıkış gibi el terminali ile yapılan işlemleri yapmayınız. 2. Yıl geçiş işlemi tamamlandıktan sonra tüm SOFT kullanıcılarının programdan çıkarak tekrar girmelerini sağlayınız. (El terminallerinin de bağlantılarını keserek sisteme tekrar girmesini sağlayınız.) 2010 Eylül ayından itibaren yeni aktarım yapılan müşterilerimizde Antrepo Beyanname Numarası, Özet Beyan numarası ve Çıkış (İthalat) Beyanname numaraları 16 hane olarak girilmesi zorunlu hale gelmektedir. YGM Programlarıyla entegrasyonlar ve gümrük entegrasyonları için bu bilgiler 16 hane olarak tam girilmelidir. (11ZZ gibi). İhracat Depo: İthalat Antrepo için yukarıda yazılan ilk 3 madde uygulanarak toplu olarak yeni yıla aktarım yapılabileceği gibi aşağıdaki adımlar kullanılarak yüklerin tek tek aktarılması da sağlanabilir. (İhracat Depo için ek not : Toplu Çalışma Yılı Değiştirme ekranı kullanılacaksa ve Yeni yılda kullanacaksanız Gelecek, Kısmi Gelmiş yükleri de yeni çalışma yılına aktarmalısınız.) 1. Giriş Çıkış İşlemleri ekranında depoda olan malları listeleyin. Bunun için Tamamı Depoda ve Kısmi Çıkmış olanları işaretleyin. Bunların depo giriş numaralarını bir yere yazın. ( Liste olarak da alınabilir) 2. Giriş Çıkış İşlemleri ekranında menü çubuğundan sırasıyla Yük İşlemleri ve Giriş Numarası Değiştirme ekranına giriniz. 3. Depo Giriş Numarası alanına yeni yıla aktarılacak olan giriş numarasını yazınız. Ekranda, kontrol amacı ile, yük sahibi firma bilgileri görüntülenecektir. 4. Yeni Giriş Numarası alanına sırayla 1 den başlayarak değer veriniz. 5. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. Tamam tuşuna basınız. 6. Sırasıyla diğer mallar içinde aynı şeyi yapınız. 5) Uluslararası Havayolu Taşımacılığı Modülünü Kullanan Firmalar için; Havayolu firmalarının ana ve ara konşimento numara stoklarının yeni yıla aktarılması Ana konşimento stoklarının yeni yıla aktarılması Havayollarının vermiş olduğu ana konşimento numara stoklarının içerisindeki kullanılabilir durumdaki numaraların, yeni yıl içerisinde tekrar girilmeden yeni yıla aktarılması gerekmektedir. Bu işlemler için: 1. Günlük İşlemler menü adımından MAWB Stok İşlemleri adımını seçiniz. 2. İlgili ekrandaki menü adımlarından Yıl Değiştir adımına giriniz. 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. Soldaki listeden ilgili havayolunu seçiniz. Sağdaki listede bu havayolunun kullanılabilir durumdaki tüm numaraları listelenecektir. 5. İsterseniz Seçilenler ile sağdaki listede işaretlediğiniz numaraları, isterseniz Tümü seçeneği ile tüm numaraları yeni yıla aktarabilirsiniz. 6. Seçiminizi yaptıktan sonra Değiştir tuşuna basınız. 7. Aynı işlemleri diğer havayolu firmaları için de tekrarlayınız. Sayfa 9 / 18

10 Ara konşimento stoklarının yeni yıla aktarılması Ara konşimento numaraları içinde stok kullanılıyor ise kalan kullanılabilir numaralar tekrar girilmeden yeni yıla aktarılabilir. Bu işlemler için: 1. Günlük İşlemler menü adımından HAWB Stok İşlemleri adımını seçiniz. 2. İlgili ekrandaki menü adımlarından Yıl Değiştirme adımına giriniz. 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. İsterseniz Seçilenler ile listede işaretlediğiniz numaraları, isterseniz Tümü seçeneği ile tüm numaraları yeni yıla aktarabilirsiniz. 5. Seçiminizi yaptıktan sonra Yıl Değiştir tuşuna basınız. 6) Hava İhracat CAF Katsayısı Değeri Uluslararası Havayolu Taşımacılığı Uygulaması içerisinde ihracat modülü için geçerli olan CAF Katsayısı değeri için yeni değer girişi yapılması gerekir ise uygulanacak yöntem şu şekillerde olmalıdır: 1. Yöntem: 1. Havayolu ihracat / ithalat ana ekranında Modül Günlük İşlemler C.A.F. Katsayıları kısmına geçiniz. 2. Yeni kayıt düğmesine basınız için geçerli olacak tarih ve katsayı değerini giriniz. 4. Kaydet düğmesine basınız. 2. Yöntem: 1. Havayolu ihracat / ithalat ana ekranında Modül Günlük İşlemler C.A.F. Katsayıları kısmına geçiniz. 2. Eski yıl değerini kapsayan kaydı seçiniz. 3. Bitiş Tarihi alanına giriniz ve değiştiriniz. 7) a- Hava Kargo Taşımacılığı Yönetimi Kullanan Firmalar için; Havayolu firmaları MAWB konşimento numara stoklarının yeni yıla aktarılması Havayollarının vermiş olduğu ana konşimento numara stoklarının içerisindeki kullanılabilir durumdaki numaraların, yeni yıl içerisinde tekrar girilmeden yeni yıla aktarılması gerekmektedir. Bu işlemler için: 1. Günlük İşlemler menü adımından MAWB Stok İşlemleri adımını seçiniz. 2. İlgili ekrandaki menü adımlarından Yıl Değiştir adımına giriniz. 3. Yeni Çalışma Yılı alanına 2013 giriniz. 4. Soldaki listeden ilgili havayolunu seçiniz. Sağdaki listede bu havayolunun kullanılabilir durumdaki tüm numaraları listelenecektir. 5. İsterseniz Seçilenler ile sağdaki listede işaretlediğiniz numaraları, isterseniz Tümü seçeneği ile tüm numaraları yeni yıla aktarabilirsiniz. 6. Seçiminizi yaptıktan sonra Değiştir tuşuna basınız. 7. Aynı işlemleri diğer havayolu firmaları için de tekrarlayınız. Sayfa 10 / 18

11 b- Beyanname prefiksi için şirket parametrelerinde güncelleme: Sistem Yönetimi Modül Şirket Tanımları ( G100) adımına giriniz. Çalışan şirket kodunu seçiniz. Şirket Parametreleri butonuna basınız numaralı şirket parametresini listeleyiniz. Bu parametre değeri ilk iki hanesi yıl bilgisinin son iki hanesidir EX şeklinde yer alan parametre değerini EX olarak güncelleyiniz. 8) Tarifelerinin geçerlilik sürelerinin uzatılması Uygulamada kullanmış olduğunuz modüllerde mevcut tarifelerin geçerlilik süreleri kontrol edilmelidir. Geçerlilik Süresi biten tarifeler, operasyon birimlerindeki ilgililer tarafından gerekiyor ise süreleri uzatılmalı ya da yeni fiyatları oluşturulmalıdır. Uluslararası Havayolu Taşımacılığı Havayolu taşımacılığı tarifelerinin tarife ekranında geçerlilik süresi filtresi, yıl değiştiğinde otomatik olarak yeni yılın ilk gününden son gününe kadar olan tarifelerin görüntüleneceği şekilde değer almaktadır. Yani yıl geçişi yapıldığında bu filtre 01/01/ /12/2013 şeklinde değer alacaktır. Bu nedenle geçerlilik süresi bu iki tarih arasına rastlamayan tarifeler listelenmeyecektir. Bu tarifelere ulaşabilmek için tarih aralığı filtresinin büyütülmesi gerekir. Başka bir yöntem de geçerlilik süresi uzatılabilecek olan tarifelere bu işlemi uygulamaktır. Tek tek tarifelere girip geçerlilik süresini uzatmak ya da değiştirmek mümkün olduğu gibi toplu olarak da bir tarife grubunun geçerlilik sürelerini değiştirmek mümkündür. Bu işlemler için: 1. Tarife İşlemleri menü adımından ilgili tarife adımını seçiniz. 2. Tanımlı Tarifeler listesi üzerinde farenin sağ tuşuna basınız. 3. Çoklu işlemler adımını seçiniz. 4. Menü adımlarından Düzelt adımına giriniz. 5. Üst kısımdaki İşlem yapılacak tarifeler için filtre alanlarını, süre uzatmak istediğiniz tarifeleri filtreleyecek şekilde ayarlayınız. 6. Alt kısımdaki İşlem detayları alanlarından sadece Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi alanlarını giriniz. 7. Tamam tuşuna basınız. 9) Yıla bağlı iş tipi parametrelerinin yeni yıla kopyalanması SOFTTRANS iş tiplerinin bazı parametreleri yıla bağlı olarak girilebilmektedir. Bu nedenle 2012 yılı için tanımlanan parametrelerin 2013 e kopyalanması gerekecektir. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] altındaki Yıla Bağlı İştipi Prm. Yeni Yıla Kopyalama [GYY007] menü adımı çalıştırılmalıdır. Gelen ekranda şirket, parametrelerinin kopyalanması istenen iş tipi (tüm iş tipleri için * bırakınız), parametrelerin kopyasının alınacağı yıl ve parametrelerin kopyalanacağı yıl girilecektir. 10) Yıla bağlı şirket parametrelerinin yeni yıla kopyalanması SOFTTRANS içinde şirket parametrelerinin bazıları yıla bağlı olarak düzenlenebilmektedir. Bu tip değer girilmiş olan şirket parametrelerinin yeni yıla kopyalanması gereklidir. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] Yıla Bağlı Şirket Pr.Yeni Yıla Kopyalama [GYY001] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program girilen şirket altında tanımlı ve yıla bağlı şirket parametrelerini 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin 01/01/2013 tarihinden önce her farklı şirket kodu için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir. Sayfa 11 / 18

12 11) Yıla Bağlı Döviz Parametrelerinin Yeni Yıla Kopyalanması: SOFTTRANS içinde döviz parametrelerinin bazıları yıla bağlı olarak düzenlenebilmektedir. Bu tip değer girilmiş olan döviz parametrelerinin yeni yıla kopyalanması gereklidir. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] Yıla Bağlı Döviz Pr.Yeni Yıla Kopyalama [GYY009] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program girilen şirket altında tanımlı ve yıla bağlı döviz parametrelerini 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin 01/01/2013 tarihinden önce her farklı şirket kodu için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir. 12) Yıla Bağlı Şube/Operasyon Grubu Parametrelerinin Yeni Yıla Kopyalanması: SOFTTRANS içinde Şube ve Operasyon grubu parametrelerinin bazıları yıla bağlı olarak düzenlenebilmektedir. Bu tip değer girilmiş olan parametrelerinin yeni yıla kopyalanması gereklidir. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] Yıla Bağlı Şube/Op.Grubu Pr.Yeni Yıla Kopyalama [GYY011] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program girilen şirket altında tanımlı ve yıla bağlı parametrelerini 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin 01/01/2013 tarihinden önce her farklı şirket kodu için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir. 13) Araç ve Sürücülere Ait Standart Genel Giderler Kalemlerinin Yeni Yıla Kopyalanması Araç ve sürücülere ait standart genel gider kalemleri raporlarda kullanılıyor ise aşağıdaki işlemler yapılmalıdır. Araç ve sürücülere ait genel giderlerin girilmiş standart kalemlerinin tekrar girilmesine gerek kalmadan yeni yıla kopyalanması mümkündür. Bunun için ; 1. Bu işlem, araç ve sürücüler için standart giderleri ile raporlarda standart maliyetlerin bulunması amacıyla girilen standart gider kalemleri girilmiş ise yapılmalıdır. 2. Sistem Yönetimi Modülüne geçiniz. 3. Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] Araç Ve Sürücü Genel Gider Bilgilerini Yeni Yıla Aktar [GYY006] menü adımını seçiniz. 4. Gelen ekranda bulunulan yıla ait genel giderlerin standart değerleri görüntülenecektir. Bu ekranda kopya alınacak yılı 2012 ve kopyalanacak yıl bilgisini 2013 girerek aktar tuşuna basarak oluşacak değerleri alt listede görüntüleyebilirsiniz. Tüm işlemlerden sonra Kopyala tuşuna basınız. Yeni yıla ait araç ve sürücü standart kalemleri oluşturulmuş olacaktır. 14) Yıla Bağlı SOFT.INI Parametrelerinin Yeni Yıla Kopyalanması SOFTTRANS içinde Soft.ini parametrelerinin bazıları yıla bağlı olarak düzenlenebilmektedir. Bu tip değer girilmiş olan Soft.ini parametrelerinin yeni yıla kopyalanması gereklidir. Bu adım SOFTFİNANS Finans entegrasyonu veya Logo veya Sap vb. Özel muhasebe entegrasyonu kullanılıyor ise mutlaka gereklidir. Kullanılmıyor ise de olası bir yıla bağlı tanım için yapılması gereklidir. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] Yıla Bağlı SOFT.INI Pr.Yeni Yıla Kopyalama [GYY010] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program tüm Soft.ini parametrelerini 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin her şirket için ayrı ayrı yapılmasına gerek yoktur. Bir sefer çalıştırılması yeterlidir. 15) Yıla Bağlı G.T.İ.P Tanımlarının Yeni Yıla Kopyalanması : G.T.İ.P tanımları yıla bağlıdır. Gümrük tarafından yeni yıl için yeni bir G.T.İ.P tanım tablosu yayınlanmadığı sürece eski yıla ait tanımlar kopyalanmalıdır geçişi için henüz yeni bir tanım tablosu yayınlanmamıştır. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] G.T.İ.P. Tanımlarını Yeni Yıla Kopyalama [GYY012] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program tüm tanımları 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin her şirket için ayrı ayrı yapılmasına gerek yoktur. Bir sefer çalıştırılması yeterlidir. Sayfa 12 / 18

13 SOFTTRANS -SOFTFİNANS / Özel Entegrasyonu Bulunan Firmalar İçin 16) Müşteri cari ve muhasebe numaralarının yeni yıla kopyalanması Müşteri ve satıcı cari hesap numaraları adres kartlarına bağlı olarak yıl bazında tutulmaktadır. Bu numaralar SOFTFİNANS uygulaması içerisinde değiştirilmeyecek ve yeni yılda olduğu gibi devam edecek ise SOFTTRANS uygulaması içerisinde numaraların yeni yıla kopyalanması gerekecektir. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri Hesap Numaralarını Yeni Yıla Kopyala [GYY000] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program girilen şirket altında tanımlı tüm firmaların 2012 için tanımlı hesap numaralarını 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin 01/01/2013 tarihinden önce her farklı şirket kodu için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir yılı içerisinde fatura keserken 2012 yılında cari hesabı olan bir firmaya ilişkin Fatura kesilen firmanın cari hesap numarası girilmemiştir mesajı gelirse, bu kopyalama işlemi yapılmamış anlamına gelir. Bu durumda 2012 yılındaki aynı cari hesap numarası kullanılacak ise kesinlikle yeni kart açılmaması ve yukarıda anlatılan adımdan kopyalama işleminin yapılması gerekecektir. 17) Gelir/Gider kalemlerinin yıla bağlı muhasebe parametrelerinin yeni yıla kopyalanması SOFTTRANS fatura gelir ve gider tanımlarında hesap numaraları yıla bağlı girilebilmektedir. Eğer kalem tanımlarına girilen hesap numaralarından farklı olarak 2012 yılı için kalemlere muhasebe parametresi girilmiş ve bu parametre değerleri yeni yılda kullanılacak ise bu bilgilerin yeni yıla aktarımı mümkündür. Bu işlem sadece gelir gider kalem tanımları ekranında bulunan Yıla Bağlı Muhasebe Parametreleri adımı kullanılarak 2012 yılı için muhasebe parametresi girilmiş ise yapılmalıdır yılı için hesap planını değiştiren ve bu hesap planına göre 2013 yılı değerlerini bu yöntemle giren müşterilerimiz bu adımı çalıştırmamalıdır. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl geçiş İşlemleri [GYYI] Yıla Bağlı Kalem Muh. Prm. Kopyala [GYY002] menü adımı çalıştırılmalıdır. Program girilen şirket altında tanımlı ve yıla bağlı muhasebe parametresi girilmiş bütün kalemlerin muhasebe parametrelerini 2012 için tanımlı hesap numaralarını 2013 için de kopyalayacaktır. Kopyalama işleminin 01/01/2013 tarihinden önce her farklı şirket kodu ve tüm iş tipleri için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir yılı için özel bir hesap numarası veya masraf yeri girilmiş ve yeni yıla kopyalanmamış ise kalem tanımı ekranında bulunan muhasebe parametreleri kullanılır. Bu ise 2012 yılı için çalışan hesap numaraları ile 2013 yılı için çalışan hesap numaralarında değişikliğe neden olabilir. 18) Araçların yıla bağlı muhasebe parametrelerinin yeni yıla kopyalanması SOFTTRANS araç tanımlarındaki muhasebe parametreleri yıla bağlı girilebilmektedir. Eğer araç tanımlarına girilen muhasebe parametrelerinden farklı olarak 2012 yılı için araç tanımlarına muhasebe parametresi girilmiş ve bu parametre değerleri yeni yılda kullanılacak ise, bu bilgilerin yeni aktarımı mümkündür. Bu işlem sadece araç tanımları ekranında bulunan Yıla bağlı Muhasebe parametreleri adımı kullanılarak 2012 yılı için muhasebe parametresi girilmiş ise yapılmalıdır. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] altındaki Yıla Bağlı Araç Muh. Prm. Kopyala [GYY003] menü adımı çalıştırılmalıdır. Gelen ekranda şirket, muhasebe parametrelerinin kopyasının alınacağı yıl ve muhasebe parametrelerinin kopyalanacağı yıl girilecektir. Önemli not: İlgili işlemler yapılmadan önce GNL numaralı paket gerçek ortama açılmış olmalıdır. Sayfa 13 / 18

14 19) Sürücülerin yıla bağlı hesap numaralarının yeni yıla kopyalanması SOFTTRANS sürücü tanımlarındaki hesap numaraları yıla bağlı girilebilmektedir. Eğer sürücü tanımlarına girilen hesap numaralarından farklı olarak 2012 yılı için sürücü tanımlarına hesap numarası girilmiş ve bu hesap numaraları yeni yılda kullanılacak ise, bu bilgilerin yeni aktarımı mümkündür. Bu işlem sadece sürücü tanımları ekranında bulunan Yıla bağlı hesap numaraları adımı kullanılarak 2012 yılı için hesap numarası girilmiş ise yapılmalıdır. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] altındaki Yıla Bağlı Sürücü Muh. Prm. Kopyala [GYY004] menü adımı çalıştırılmalıdır. Gelen ekranda şirket, hesap numaralarının kopyasının alınacağı yıl ve hesap numaralarının kopyalanacağı yıl girilecektir. 20) Sürücü hesapları entegrasyon parametrelerinin yeni yıla kopyalanması SOFTTRANS sürücü hesaplarının entegrasyon parametreleri yıla bağlı girilmektedir. Bu nedenle 2012 yılı için tanımlanan parametrelerin 2013 ya kopyalanması gerekecektir. Bu işlem sadece sürücü hesaplaşması uygulamaları ile entegrasyon özelliği kullanılıyor ise yapılmalıdır. Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü içerisindeki, Modül menüsü altındaki Yıl Geçiş İşlemleri [GYYI] altındaki Sürücü Ent. Par. Yeni Yıla Kopyala [GYY008] menü adımı çalıştırılmalıdır. Gelen ekranda şirket, parametrelerin kopyasının alınacağı yıl ve parametrelerin kopyalanacağı yıl girilecektir. Not : Yeni yılın başlarında sıkça gelen soru olarak, Sefer sürücü hesabı ekranına girerken "Sürücüye ait cari ent.parametresi genel kodlu bilgilerde bulunamadı" hatası verirse, öncelikle sürücünün ilgili yıla ait hesap numarasının olduğu kontrol edilmelidir.ayrıca sürücü kartındaki "Bağlı Olduğu Firma" bilgisinin Sürücü Hesapları Cari Ent.Parametreleri kodlu bilgilerindeki ilgili yıla ait değerindeki Firma Adı ve Kodu alanında yazdığı gibi olduğu kontrol edilmelidir. 21) Yeni yıla geçiş - Çalışma Yılının Değiştirilmesi : (GENEL İŞLEYİŞ İÇİN ZORUNLU) Yukarıdaki aktarma işlemleri sonrasında uygulama içerisinde yeni yılda çalışmaya başlamak için aşağıdaki işlemleri yapınız. 1. Ana Menüden Sistem Yönetimi modülüne giriniz. 2. Modül menüsünü açınız. 3. Şirket Tanımları adımına giriniz 4. Ekrandaki listede yıl değiştirme yapacağınız şirket tanımının üzerinde geliniz. 5. Ekranın üst kısmında bulunan Parametreler düğmesine basınız numaralı Şirket Çalışma Yılı parametresini çift tıklayınız. 7. Gelen ekranda Parametre Değeri kısmında bulunan 2012 değerini 2013 olarak değiştirip Kaydet düğmesine basınız. 8. Programdan tümüyle çıkınız Programa tekrar giriniz. Firma kodunuzu girdiğiniz andan itibaren tekrar yeni yılda çalışmaya başlayacaksınız. Sayfa 14 / 18

15 22) Yeni yıla geçtikten sonra yapılması gerekenler A ) Bu dokümanın en başında açıklandığı şekilde yeni yıla aktarmış olduğunuz rezervasyon dosyalarının rapor tarihi alanlarında bulunan 31/12/2012 tarihini 31/12/2013 olarak değiştiriniz. Bu işlem için; 1. Rezervasyon pozisyonu içerisine Detay düğmesi ile giriniz. 2. Ekranın üst kısmındaki Değiştir menüsünden Açılış Tarihi adımını seçiniz. 3. Gelen ekrandaki Yeni Tarih alanına 31/12/2013 yazınız. 4. Ekranın sol üst köşesindeki Değiştir düğmesine basınız. 5. Açılış tarihi değiştirme işlemi tamamlanmıştır. mesajını bekleyiniz. B ) ROBOT İŞLEMLERİ (EDI Robotu, Günlük İş Robotu, Özet Beyan Robotu, Satko veya SoftEal robotu kullanan firmalar için) Yıl Geçiş İşlemleri tamamlandığında sürekli çalışan EDI robotunun kapatılıp tekrar açılması gerekiyor. Yeni yıl parametresinin güncel olabilmesi için bu gereklidir. C ) SAYAÇ İŞLEMLERİ (2003 yılında SOFTTRANS uygulaması aktif olarak kullanıldı ise) Sayaçlar ile ilgili düzenleme; eğer firmanızda 2003 yılında SOFTTRANS uygulamasının herhangi bir modülü aktif olarak kullanıldı ise pozisyon,yük,irsaliye vb. yıl bazında sıfırlanan sayaçlar ile ilgili sıfırlama yapılması gerekmektedir. Nedeni, bu tip sayaç kodları yılın son hanesi kullanarak oluşturulmaktadır çalışma yılındaki son hane 3, 2003 çalışma yılının son hanesi ile eşit olması durumunda sayacın kaldığı yerden devam etmemesi için bu işlem yapılmalıdır. Bu işlem; Sistem Yönetimi G500 nolu adımda yer alan Sayaç Bakım İşlemleri ekranı kullanılarak yapılmalıdır. İlgili Sayaç Kodu seçildikten sonra üst menü barda yer alan Değer Değiştir işlemi seçilerek yeni sayaç değeri 1 olarak güncellenmelidir. Değiştirilebilecek Sayaç Kodlarının oluşum şekli: 1. Pozisyon Sayacı= Şirket Kodu + PZ + Yıl(Son Hane) + Şirket Kodu + P +..+Yıl(Son Hane) +.. (..bölümlere şube,departman,iştipi gelebilir) Örn: Şirket AYF, pozisyon sayacı güncellenecek ise, ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFPZ*3* yazarak listeyi yenileyin. Listede yer alan sayaçlar birden fazla olabilir. Farklı departman, bölüm için ayfpz3ke, ayfpz3ki, ayfpz3de vb olabilir. Şube bazında, ya da iştipi bazında ön ek ile poz. no oluşturuluyor ise AYFP*3* olarak listeleme yapın ve ilgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin. (Sayaç isimlerinden tam olarak emin olamaz iseniz 2012 yılı için kullandığınız sayaçları 3 yerine 2 yazarak listelemesini yapın ve değeri güncel olanlardan sayaç ismini tespit edin ) 2. Yük Sayacı = Şirket Kodu + YK + Yıl(Son Hane) + Örn: Şirket AYF, yük sayacı güncellenecek ise, Ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFYK3* yazarak listeyi yenileyin. Listede yer alan sayaçlar birden fazla olabilir. Farklı departman,bölüm için kara ihracat ayfyk3ke, kara ithalat : ayfyk3ki, deniz ihracat:ayfyk3de, roro için AYFYKRE3.., yakıt için AYFYKYE3 vb olabilir. Benzer şekilde kullandığınız tüm modüller ile ilgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin. 3. İrsaliye Sayacı (Yurtiçi Modülleri ) = Şirket + I + Yıl(Son Hane) + KY + Seri Kodu Örn: Şirket AYF, irsaliye sayacı güncellenecek ise, Ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFI3KY* yazarak listeyi yenileyin. Listede yer alan sayaçlar birden fazla olabilir. Farklı irsaliye serileri için örnek E serisi için AYFI3KYE, A serisi için AYFI3KYA vb. olabilir. Benzer şekilde kullandığınız tüm irsaliye serileri için ilgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin. Sayfa 15 / 18

16 4.Hawb No Sayacı : = 421 nolu şirket prm.değeri E ise işlem yapmanız gerekecektir; Sayaç kodu = Şirket + H + Yıl(Son Hane) + İştipi Örn: Şirket AYF,Hawb no sayacı güncellenecek ise, Ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFH3* yazarak listeyi yenileyin. Listede yer alan sayaçlar birden fazla olabilir. Farklı iştipleri için olabilir. Kullandığınız tüm bu tip iştipleri için ilgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin. 5. Hawb No Sayacı : = 469 nolu şirket prm.niz E ise anlamlıdır; Sayaç kodu = Şirket + H + Yıl(Son Hane) + "HAW" Örn: Şirket AYF,Hawb no sayacı güncellenecek ise, Ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFH3HAW yazarak listeyi yenileyin. ilgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin. 6. Araç Satko Uydu Mesaj Sayacı: Sayaç kodu = Şirket + MSGL + Yıl(Son Hane) ve Şirket + MSGD+ Yıl(Son Hane) Örn: Şirket AYF, Uydu Mesaj Sayacı güncellenecek ise, Ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFMSGL3 ve AYFMSGD3 yazarak listeyi yenileyin. İlgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin. 7. Yurtiçi Modülleri, Rezervasyon Sayacı = Şirket Kodu + RZ + Yıl(Son Hane) + KY Örn: Şirket AYF, rezervasyon sayacı güncellenecek ise, Ekranda yer alan sayaç kodu filtresine AYFRZ3KY yazarak listeyi yenileyin. Listede yer alan ilgili sayaçların değerini 1 olarak güncelleyin geçişi sonrasında ilk açılan poz, yük vb. değişiklik yaptığınız sayaçlar ile ilgili açılmış kayıtların değerlerini kontrol ediniz. D ) 2013 sayaçları oluşmaya başladıktan sonra yoğun kullanılan sayaçların sqe. tipine alınması: Yoğun kullanılan sayaç dosyaları 2013 sayaçları oluştuktan sonra Sqe. Kullanımına alınmalıdır. Bu işlem; Sistem Yönetimi G500 nolu adımda yer alan Sayaç Bakım İşlemleri ekranı kullanılarak yapılmalıdır. İlgili Sayaç Kodu seçildikten sonra üst menü barda yer alan Tipi SEQ kullan işlemi seçilerek yapılmalıdır. Sqe. Dosya sayısı yetersiz ise 2012 ve öncesi kullanımında olan sayaç dosyaları sayaç dosyaları tipi ASCII kullan işlemi ile sqe kullanımından çıkarılabilir. Yıl bazında kullanılan en önemli sayaçlar pozisyon yük sayaçlarınızdır. Bu sayaç dosya isimleri oluşum şekilleri 23C adımında açıklanmıştır. Sqe kullanımı ile ilgili Önemli Not: Sqe kullanım işleminde TRSEQ070 ve TRSEQ071 nolu Sqe. Dosyalarını kullanmayınız. Bu dosyalar kullanımdan çıkarılmıştır/çıkarılacaktır. E) HAT REZERVASYONU KULLANIYOR İSENİZ (Uluslararası Denizyolu Taşımacılığı Uygulaması) (INTTRA ya EDI aracılığı hat rezervasyonu yaptırıyor iseniz ya da yapılmış hat rezervasyonlarınızı SOFT Sistemine işliyor iseniz ) 2013 Çalışma yılı aktif iken, Denizyolu ihracat / ithalat ana ekranında Günlük İşlemler Hat Rezervasyon İşlemleri kısmına geçiniz. Gelen Ekranda üst menüde yer alan Hat Rez. Pozisyonu Aç adımını seçiniz. Hat Rez. Pozisyonu açılmıştır mesajı alınacaktır. Bu mesaj alındı ise yeni yıl için hat rezervasyon girişi hazırdır. Bu işlemin bir kere yapılması yeterlidir. Sayfa 16 / 18

17 23) Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız 1. Uygulamanın giriş ekranında iken menü çubuğundaki Değiştir adımına giriniz. Bu işlemi yaparken açık bir menü olmamalıdır. Açık olan menüler varsa kapatınız. 2. Gelen ekranda Çalışma Yılı alanına 2012 giriniz. 3. Rapor almak istiyorsanız Çalışma Tarihi alanını 31/12/2012 olarak değiştiriniz. Bu size bazı rapor filtrelerinde tarihlerle ilgili sınırlamalarda kolaylık sağlayacaktır. 4. Tamam düğmesine basınız. 5. Eski yıl ile ilgili işlemlerinizi yapınız. 6. Tekrar yeni yılda çalışmak istiyorsanız, 1 numaralı adımdan başlamak üzere işlemleri çalışma yılını 2013 yapacak şekilde yineleyiniz. Programdan çıkıp tekrar girmek de tekrar yeni yılda çalışmanızı sağlayacaktır. Önemli Not: Önceki yıllarda çalışma yılını değiştirme işlemleri uygulamaların iç ekranlarından da mümkün olabilmekteydi. Ancak 2005 Yeni TL ve 2012 TL geçişi nedeni ile eski yılları (2005 ve öncesi) kapsayacak şekilde şirket tanımına bağlı parametrelerin değerlerinin yıl bazında değişiklik göstermesi söz konusu olmuştur. Bu nedenle çalışma yılı değiştirme işlemleri her koşulda ilk giriş ekranından yapılmalıdır. İç ekranlardaki ilgili menü adımı seçime kapalı olarak gelecektir. Aynı durum bazı arama ekranlarındaki yıl filtresi için de geçerlidir. 24) Araç Takibi Ve Filo Yönetimi Modülünün kullanıldığı firmalarda eski yıla ait pozisyonlar ile ilgili sefer sürücü harcamaları ve sefer diğer giderleri girişini gerçekleştirmek istiyorsanız Sefer sürücü hesapları gidiş pozisyonları üzerine giriliyorsa, Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız başlıklı maddede tarif edildiği şekilde eski yıla geçiş sağlanacak ve ilgili pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. Aracın dönüş pozisyonu yeni yıla aktarılmış ve sefer sürücü harcamaları gidiş ve dönüş seferleri için ayrı ayrı giriliyorsa aşağıdaki şekilde bilgi girişi yapılacaktır: 1. İhracat seferine ilişkin sefer sürücü harcamaları girişi için Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız başlıklı madde uygulanarak eski yıla geçiş sağlanacak ve ilgili pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. 2. İthalat seferine ilişkin sefer sürücü harcamaları girilmesi için ise çalışma yılı bilgisi 2013 ise ilgili pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. Çalışma yılı 2012 ise Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız başlıklı maddenin 1 ve 2. Adımları uygulanacak ve 2012 yerine 2013 yazılarak 2013 yılına geçiş sağlanacak ve ilgili pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. Sefer sürücü harcaması dışında sefer diğer giderlerin girişi de aşağıdaki şekilde gerçekleştirilecektir: 1. İhracat seferine ilişkin sefer diğer giderlerinin girişi için Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız başlıklı maddenin 1 ve 2. Adımları uygulanarak eski yıla geçiş sağlanacak ve ilgili pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. 2. İthalat seferine ilişkin sefer diğer giderlerinin girilmesi için ise çalışma yılı bilgisi 2012 ise pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. Çalışma yılı 2012 ise Eski yıla ait bilgilere bakmak veya rapor almak istiyorsanız başlıklı madde ile 2012 yerine 2013 yazılarak 2013 yılına geçiş sağlanacak ve ilgili pozisyon bulunarak işlem gerçekleştirilecektir. Sayfa 17 / 18

18 25) SOFTTRANS -SOFTFİNANS Entegrasyonu Bulunan Firmalar İçin Yeni Yıla Geçişte Dikkat Edilmesi Gerekenler: SOFTTRANS geçiş işlemleri yukarıda anlatılan biçimde yapıldıktan sonra, sisteminizde, hem 2012 hem de 2013 çalışma yılına ait dosyalar bulunacaktır. Öncelikle dikkat edilmesi gereken birden fazla güne ait kayıtların entegrasyonlarının tek bir güne değil, birer birer ait oldukları günlere yapılması gerektiğidir. Bu sadece yıl geçişleri için değil diğer günlerdeki entegrasyon işlemlerinde de dikkat edilmesi gereken bir konudur. Çalışma yılı ana menüde Değiştir menüsünden Çalışma Yılı adımından değiştirilebilir. Aşağıda, olası fatura kesim ve giriş durumları için yapılması gereken işlemler listelenmiştir: CARİ ENTEGRASYONU 2013 yılına geçtikten sonra 2012 tarihli fatura kesilmesi gerekiyor ise, ve cari hesap devirleri 2013 yılına devredilmiş ise, 2012 yılı carisine hareket yaratılacağı için bakiye sorunu olabilir. Mutlaka yapılması gerekiyor ise bu işlemden sonra cari hesap devirleri tekrar oluşturulmalıdır. Bizim tavsiyemiz, cari hesap devirlerinin 2012 yılı faturaları kesim ve giriş işlemleri bittikten sonra yapılması ya da bu tip faturalar var ise bunların SOFTTRANS yazılımında muhasebeleşmeyecek olarak işaretlenmesi ve SOFTFİNANS Cari Hesap Uygulamasına 2012 yılı hareketi olarak elle girilmesidir. MUHASEBE ENTEGRASYONU Eğer 2012 muhasebesi kapatılmış ise tüm belgeler 2013 işlem tarihi ile işlenecektir tarihli bir belge geldiğinde henüz muhasebe kapatılmamış ise bu belge 2012 yılına işlenebilir. Gider faturalarında belgeler Belge Tarihi bilgisine göre değil giriş sırasında belirtilen İşlem Tarihi esas alınarak muhasebeye aktarılır. MASRAF YERİ ENTEGRASYONU Masraf yeri hesapları içerisinde yıl bazında kırılım bulunan firmalar, yeni yıla ilişkin yeni grup hesapları tanımlamalıdırlar. Aksi takdirde yeni yıla yapılan muhasebe entegrasyon listelerinde hatalar gözlemlenecektir. Önemli Not: Muhasebede, 2012 tarihli fişler içerisinde 2013 operasyonel rapor tarihli satırlar bulunabilecektir. Aynı şekilde 2013 tarihli fişler içerisinde de 2012 operasyonel rapor tarihli satırlar bulunabileceği unutulmamalıdır. Bu tip durumlar, 2012 tarihli pozisyonlarda yapılacak 2013 tarihli fatura işlemleri ya da 2013 tarihli pozisyonlarda yapılacak 2012 tarihli fatura işlemleri neticesinde oluşabilecek doğal sonuçlardır. Rapor tarihi bazında yapılacak raporlamalar sırasında (örneğin Masraf Hareketleri Listesi (Rapor Tarihli)) bu durum göz önünde bulundurulmalıdır. ARAÇ VE YIL BAZINDA MASRAF YERİ ENTEGRASYONU Masraf yerlerinde araç bazında entegrasyon yapan ve hesap kırılımları içerisinde yıl bilgisi bulunan firmalar yukarıdaki paragrafta hatırlatıldığı üzere masraf yeri grup hesaplarını açtıktan sonra yeni yıl için araç kartları üzerine doğru masraf yeri hesaplarını işlemelidirler. Ancak dikkat edilmesi gereken bir nokta araçlar üzerindeki değişikliğin 2012 yılı entegreleri tümüyle bittikten sonra yapılması ve bu aşamaya kadar 2013 yılı entegrelerinin yapılmaması gerektiğidir. Eğer araç masraf yerleri yıl bazında tanımlanmış ise bu gereklilik ortadan kalkmaktadır. YENİ YILDA GELİR VE GİDER HESAPLARINI DEĞİŞTİRMEK İSTİYOR İSENİZ SOFTTRANS fatura gelir ve gider tanımlarında hesap numaraları yıla bağlı girilebilmektedir. Hesap numaraları değişecek ise gelir gider kalem tanımlarında bulunan Yıla Bağlı Muhasebe Parametreleri adımına girilerek ilgili yıl için muhasebe parametreleri girilmelidir. Bu ekranda yıl bilgisi mevcut yıl değeri olarak kullanılmaktadır. Bu nedenle çalışma yılı bilgisine dikkat edilmelidir. TAHAKKUK VE FATURA TERS MAHSUBU ÖZELLİĞİNİ KULLANIYOR İSENİZ 2012 ile 2013 hesap planı farklı ise, ters tahakkuk veya ters mahsup hesapları için 2012 yılında kullanılan hesap kodları 2013 yılı için de tanımlanmak zorundadırlar. Sayfa 18 / 18