HASSAS GÖREVLER DÖKÜMANI

Transkript

1 Açıktan atama, Özürlü ataması, Terfian atama, Emeklilik dönüşü atama, Mahkeme Kararıyla yapılan atama, Devlet Hizmet Yükümlüsü ataması, Tabip, Uzman Tabip, Diyetisyen, Eczacı, Özelleştirme atamaları, Terörle Mücadele (Şehit Yakınları) atamaları Dilek Kalyoncu Muzaffer KAYA Atamaların gerçekleşmemesi durumunda hak kayıplarının oluşması ve eleman ihtiyaçlarının giderilememesi. İş süreçlerini iyi planlanması, işlemlerin sırası ile yapılması ve kontrolünün sağlanması Öğrenim değişikliği, SSK, Bağkur, banka sandıkları ve yurtdışı hizmetlerinin Değerlendirilmesi intibaklarına Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınavları ve Eğitimleri Dilek Kalyoncu Çalışan Personelin intibaklarının zamanında yapılmaması (SGK, HİTAP) programlarındaki bilgilerde sorunlar yaşanmasına neden olur Yönetmeliğe uygun davranılmadığı takdirde personeli mağdur etmek ve dava konusu olmak Yapılan intibakların siteme doğru ve zamanında işlenmesini Yönetmeliğe uygun davranılması ve sürecin iyi yönetilmesi. Aday memurların yetiştirilmesine, eğitilmesine ve asil memurluğa geçirilmesine dair çalışmalar Murat ÖZŞAHİN İlkay KEŞ Aday memurların yetiştirme ve asalet onay sürecinin gecikmesi durumunda özlük haklarında sıkıntılar yaşanması 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 2670 sayılı Kanunla değişik 55 inci maddesi gereğince işlemlerin sırası ile yapılmasını ve kontrol etmek.

2 İlemod, İl Brifingi, Yüksek Seçim Kurulu taleplerine ilişkin raporlar Havva TÜRK Valilik tarafından rutin olarak her yıl istenilen raporların birimlerden zamanında temin edilmesi ve Valiliğe rapor edilmesi. Bilgi edinme başvurularına ilişkin başvurulara verilen cevaplar Murat ÖZŞAHİN Süreli gelen bilgi edinme başvurularına cevap verilmemesi Bilgi Edinme Kanunu gereğince sıkıntılar yaşanmasına neden olabilir. Arşivlik malzemelerin tanzim edilip dosyalanması Orhan ŞAHİN SGK Tescil İşlemleri İlkay KEŞ YÖKSİS girişlerinin yapılması Personel Otomasyon Programına yapılan girişler

3 Kadro Tahsisi, Kadro Tenkis Tahsis işlemleri, Dolu Boş Kadro Değişiklikleri, Kadro Serbest Bırakma, Kadro Oluşturma, Kadroya Yerleştirme, Kadro işlemi yapılan personelin, güncel bilgilerinin Aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık istatistikler (YÖK, Maliye, Devlet Personel, ve diğer dış ve iç kurumlar) Mali Yılı Bütçe çalışmaları için birim ve icmal olarak Dolu-Boş kadroların Strateji geliştirme ve Daire Başkanlığına bildirilmesi yapılır. Personel taşıma ihalesi için çalışan personel hakkındaki bilgileri İdari ve Mali işler Daire Başkanlığına verilir. Giyim yardımı için belirli ünvanlar hakkında İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bilgi verilir. Çünkü atamaların dağılımları bu istatistiklere göre belirlenir. Kurumdan ayrılan ve atananların istatistiklerinin bildirilmesi sonucunda bir sonraki kuruma alınacak dağılım sayıları bu istatistiklere göre belirlenir. Bütçe çalışmaları için dolu boş kadro sayılarının Stratejiye bildirilmesi gerekir. Servis kullanan personelin servis kontenjanının belirlenmesi için gereklidir. hangi personelin giyim yadımından yararlanacağının bilinmesi için istenen unvandaki personelin isimlerinin bildirilmesi gerekir.

4 a) Engelli memur yerleştirilmesi taleplerini, Nitelik-Kod Kılavuzuna göre ÖMSS veya Kura Sonucuna Göre Yerleştirme Yapılması Talep Edilen Kadrolara İlişkin Bilgi Formundaki bilgi alanlarını eksiksiz bir şekilde doldurarak ilgili yılın Ekim ayı sonuna kadar, b) Yerleştirme işlemlerinin sonuçlanmasını müteakiben, ataması yapılanlar ile herhangi bir sebeple ataması yapılamayanlara ilişkin bilgileri, Yerleştirme Sonrası Engelli Atamalarına İlişkin Bilgi Formundaki alanların eksiksiz bir şekilde doldurarak atamaya ilişkin işlemlerin sonuçlandığı tarihten itibaren 15 gün içinde, c) İstihdam ettikleri ve işten ayrılan engelli personele ilişkin bilgileri, İstihdam Edilen Engelli Personele İlişkin Bilgi Formundaki bilgi alanlarını eksiksiz bir şekilde doldurarak her yılın Mayıs ayının son günü itibariyle, söz konusu bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri de aynı usulle eş zamanlı olarak işlemek bir sonraki yılın engelli personel alımlarının yapılması için bildirilmesi gerekir. Bildirilmezse alım yapılamaz.

5 217 sayılı Devlet Personel Başkanlığı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 2/11/2011 tarihli ve Mükerrer sayılı Resmî Gazete de yayımlanan 662 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile değişik 23 üncü maddesinde; Başkanlık, görev alanına giren konularda gerekli gördüğü bilgi ve dokümanları kamu kurum ve kuruluşlarından istemeye yetkili, kurum ve kuruluşlar da bu bilgi ve dokümanları vermekle yükümlüdür. Kamu kurum ve kuruluşları, atama, yer değiştirme, görevde yükselme, unvan değişikliği gibi her türlü personel hareketlerini Başkanlığın belirleyeceği usul ve esaslar çerçevesinde Devlet Personel Başkanlığına bildirilir. Bu hüküm gereğince, Devlet Personel Başkanlığının internet adresinde ( DPB e-uygulama başlığı altında oluşturulan uygulamalara ilişkin veri giriş işlemlerinin gerçekleştirilmesi hususunda kamu kurum ve kuruluşlarınca gereken özen ve

6 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun ihtiyaç personel sayısının belirlenerek bildirilir. e-devletin sayfasına veri girişi yapılmazsa ihtiyacımız olmadığı düşünülerek atama yapılmaz. Korunmaya Muhtaç Çocukların Devlet Memurluğuna Alınmaları 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanununun ek 1 inci maddesinde; Kamu Kurum ve Kuruluşları, reşit olana kadar Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü tarafından bakılan ve korunan çocuklar için, her yılbaşındaki, hangi statüde olursa olsun, serbest kadro mevcutlarının binde biri nispetindeki kısmını ayırarak bu çocuklar arasında yapılacak giriş sınavlarında başarılı olanlar arasından atama yapılır. bir sonraki yılın personel alımlarının yapılması için bildirilmesi gerekir. Bildirilmezse alım yapılamaz.

7 Terör Eylemleri Nedeniyle Şehit ve Malul Olanların Yakınlarının ve Çalışabilecek Durumdaki Malullerin Devlet Memurluğuna Alınmaları- Mevcut kadroların % 2 si kadar kontenjan belirlenir. bir sonraki yılın personel alımlarının yapılması için bildirilmesi gerekir. Bildirilmezse alım yapılamaz. Çeşitli nedenlerle Aylıksız izne ayrılacak olan Personelinin izin işlemleri; Olur tarihi, Maaş işlemleri ve SGK dan izin tarihlerinin girişi İzin Görevlendirme Şube Ünal PEKDEMİR 1-İzin tarihinden sonraki bir tarihte alınan Rektörlük Olur'u kişiye sözkonusu aya ait maaş yapılmasına 2-SGK Kesenek Bigi sistemine İzin tarihinden 10 gün önce/sonra yapılmayan ayrılış ve başlama tarihleri Üniversitemize para cezası uygulatabilir. 1-İzin tarihinden 1 ay kadar önce tekliflerin Rektörlüğe gönderilmesi 2-SGK Kesenek Bilgi Sisteminde izin başlama ve izin dönüş tarihlerinin 10 gün ence ve 10 sonraki süre Soruşturmalar sonucunda verilen cezaların ilgililere tebliğ edilmesi Disiplin İşlemleri Oya FİRİDİN Yapılan işlem hukuk aleminde yok hükmünde olacaktır. Tebligat Kanunu ve Yönetmeliğinde getirilen hükümlere uygun olarak tebligatın yapılmasına dikkat edilir ve belge ilgili dosyada muhafaza altına alınır.

8 Akademik, İdari ve İşçi olarak çalışan personelin emeklilik işlemlerinin mevzuata uygun yapılması 375 SKHK uyarınca Sözleşmeli Bilişim Personel alımının mevzuata uygun yapılması 657 Sayılı Kanunun 4/B mad. Uyarınca Sözleşmeli Personel alımının mevzuata uygun yapılaması Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği uyarınca Yurt Dışı denklik işlemlerinin yapılması Akademik personelin Sicil raporlarının temini, muhafaza edilmesi ve kontrolü Göreve başlayan ve ayrılan işçilerin SGK'dan işe giriş ve çıkış bildirgeleri hazırlamak ZEHRA GÜNAY Hak kaybı ZEHRA GÜNAY, itibar kaybı ZEHRA GÜNAY, itibar kaybı ZEHRA GÜNAY ZEHRA GÜNAY Yasalara uymama ZEHRA GÜNAY Para cezası

9 Rektörlük Teşkilatı kadrosunda olup, nakil ve emeklilik nedeniyle ayrılan personelin SGK'dan işten ayrılış bildirgesi düzenlemek ZEHRA GÜNAY Para cezası BİMER'e yapılan başvuruların günlük olarak takip edilerek ilgili birime işlem yapılmak üzere iletilmesi Başkanlığımıza intikal eden tüm evrakların süresi içerisinde otomasyon programına işlenmesi ZEHRA GÜNAY Yasalara uymama Gelen Giden Evrak Şube Mustafa BEYAZATLI Ali KAYAPINAR, Vehip ÖZÖ Rıza IŞIKLAR, Nuran GÜLSEVİL Gerekli bilgiye ulaşamama güven kaybı itibar ve İşin bilinçli ve ehil kişilerce yapılması Gizli Yazıların hazırlaması Gelen Giden Evrak Şube Mustafa BEYAZATLI Ali KAYAPINAR, Vehip ÖZÖ Rıza IŞIKLAR, Nuran GÜLSEVİL İtibar ve güven kaybı Birimler arası koordinasyon sağlanması ve hatanın olmaması

10 Süreli yazıların zamanında hazırlanması ilgili birim yada kuruluşlara gönderilmesi Gelen Giden Evrak Şube Mustafa BEYAZATLI Ali KAYAPINAR, Vehip ÖZÖ Rıza IŞIKLAR, Nuran GÜLSEVİL Tenkit Soruşturma Kontrollerin doğru yapılması Günlü evrakın hazırlanması Gelen Giden Evrak Şube Mustafa BEYAZATLI Ali KAYAPINAR, Vehip ÖZÖ Rıza IŞIKLAR, Nuran GÜLSEVİL Hak ve itibar kaybı Günlü evrakın hiçbir şekilde bekletilmemesi Evrakın sayı ve tarihinin verilmesi ve kayıt altına alınması Gelen Giden Evrak Şube Mustafa BEYAZATLI Ali KAYAPINAR, Vehip ÖZÖ Rıza IŞIKLAR, Nuran GÜLSEVİL Gerekli bilgiye ulaşamama itibar ve güven kaybı Evrakın mutlaka sayı ve tarihin verilmesi evrakın kayıt altına alınması

11 Maaş Hazırlamasında Özlük haklarının zamanında gelmemesi Maaş Hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin yanlış veya eksik yapılması Maaş hazırlanması birçok kalemden oluşmaktadır bunların bir veya bir kaçının eksik girilmesi Ödeme Emri Belgesi Düzenlemesi SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin yanlış, eksik veya zamanında gönderilmemesi Hak kaybı oluşması Kamu ve kişi zararı kişi kesilemeyen kesintinin kendine düşen kısmını ödemek zorundadır. Kamu ve Kişi zararı mutemet, sayman, ve tahakkuk memuru tarafından zarar ödenir. Kamu zararına sebebiyet verme riski Kamu zararına ve kişi sebebiyet verme riski kişi başı bir asgari ücret cezası Birimler arası koordinasyon sağlanması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi Birimler arası koordinasyon ve hatanın olmaması Kontrollerin doğru yapılması Hata kabul edilemez.

12 Daire Başkanlığının Bütçesini Hazırlamak İhale Evrakının hazırlanması İhale sonuçlanamaması yada kimsenin ihaleye katılamaması İhaleden sonra yasal vergilerin kesilerek firmaya parasının ödenmesini Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlamak Bütçe eksik hazırlanırsa kamudan gelen para eksik olur Kamu zararı ihale uzar alım gerçekleşmez Kamu zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski Kişi zararına sebebiyet verme Kaç ay yada yıl verilmediyse o kadar kişiye ödeme yapmak Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamnın öngörülmesi Kontrollerin doğru yapılması İhale açılmayıp acil alım yapılabilir. Kontrollerin doğru yapılması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi

13 Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. Taşınır Kontrol Taşınır Kontrol Taşınır Kontrol Taşınır Kontrol Taşınır Kontrol Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Mali Kayıp Menfaat sağlama, yolsuzluk Kamu zararına sebebiyet verme riski Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi kamu zararı Kamu zararına sebebiyet verme riski Kamu zararı işin yapılmasına engel olma iş yapamama durumu Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması Kontrollerin ehil kişilerce yapılması işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri bekletilmeden anında yapılmalı gerekli belge ve cetveller düzenli tutulmalı Kontrollerin doğru yapılması Gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete sağlanması Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak

14 Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak Kadroların dolu-boş, derece ve kademe değişiklikleri ve İntibak işlemleri. Dolu-Boş kadro değişiklikleri, iptal ve ihdas işlemleri. Akademik kadrolar ile ilgili ilan çalışmaları, Profesör/Doçent kadrolarına yapılacak atamalar için Jüri belirleme yazışmaları, Açıktan ve naklen atanacak akademik personelin atama işlemleri, Taşınır Kontrol Taşınır Kontrol Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Mehmet Kemal ZENGİNOĞLU Kamu zararına sebebiyet verme riski Mali kayıp Kamu zararına sebebiyet verme itibar kaybı Hazırlayan kişinin bilinçli olması Birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunması Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi

15 Öğretim Elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri, 1416 sayılı Kanun uyarınca yapılan işlemler. Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemleri, Mecburi hizmet işlemleri, Rektörlük kadrosunda olan akademik personelin SGK Tescil İşlemleri. Askerlik yazışmaları TUS,DUS ve YDUS İlkbahar ve Sonbahar Dönemlerine ilişkin açık bulunan öğretim yardımcısı kontenjanlarının bildirilmesi Kadro ve Yazışma