PROJE UYGULAMA DÖNEMİNDE SIKÇA SORULAN SORULAR

Transkript

1 PROJE UYGULAMA DÖNEMİNDE SIKÇA SORULAN SORULAR SATIN ALMA YÖNTEMLERİ: SORU 1-10 SORU 1: Doğrudan temin usulü ile ilgili olarak, 20 bin TL nin altındaki alımlarda fiyat araştırmasını nasıl yapacağız? CEVAP 1: Doğrudan temin ile yapılan alımlarda teamül en az 3 adet tedarikçi / hizmet sunucusu / yapım müteahhidinden fiyat teklifi almaktır. Harcanan kamu kaynağının en iyi değer ve en uygun çözüm önerisi ile değerlendirilmesi amacıyla piyasa araştırması, yararlanıcının uzman ve tecrübeli personeli tarafından yapılmalı ve proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Piyasa araştırması, doğrudan temin ile yapılan tüm satın almalarda gereklidir. Ancak arızi gider niteliğinde çok düşük bedelli satın almalar için tek seferde satın alınacak şekilde bir piyasa araştırması yapılabilir. Örnek vermek gerekirse proje boyunca ortaya çıkacak kırtasiye ihtiyaçları için bu yöntem uygulanabilir. Bkz. Satın Alma Rehberi > 2.1. Doğrudan Temin SORU 2: Projemizde 3 ayrı eğitim faaliyeti bulunmaktadır ve bunlar için hizmet alımı yapılacaktır. Söz konusu hizmet alım işini parçalayarak doğrudan temin ile gerçekleştirmek mümkün müdür? CEVAP 2: Bütünlük arz eden işler suni şekilde parçalara bölünerek ihale edilemez. Bu nedenle, aslen bütünlük arz eden bir hizmet, satın alma şeklini belirleyecek limitlerin altında kalmak amacıyla parçalanarak ihale edilemez. Değerlendirilmesi gereken konu 3 istekliden alınacak hizmetin aslen bütünlük arz edip etmediğidir. Bir diğer husus da hizmet alım ihalelerinde tek kriterin fiyat olmadığıdır. Teknik Değerlendirme (Ağırlığı %80) ile Mali Değerlendirme (Ağırlığı %20) sonucuna göre en avantajlı teklif tercih edilir. Bkz. Satın Alma Rehberi > 2. Harcama Usul ve Esasları Hiçbir Kanun Tarafından Belirlenmemiş Yararlanıcılar İçin Satın Alma Usulleri SORU 3: Şartnamelerde, herhangi bir standart özelliği kullanarak tanımlayamadığımız makine/ekipmanlar için marka, model belirtebilir miyiz? CEVAP 3: Şartnamelerde ulusal veya uluslararası standartlara uygunluğu sağlamak amacıyla teknik özelliklere ve tanımlara yer verilir ancak belirli bir marka ve modele yönelik özellik ve tanımlara yer verilemez. Ancak uluslararası teknik standartların olmadığı ya da teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda veya dengi ifadesinin belirtilmesi şartıyla marka, patent ya da model belirtilebilir. Bkz. Satın Alma Rehberi > Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması

2 SORU 4: Gerçekleştirilen ihalelerde firmamızın ortağı olan kişinin sermaye sahibi olduğu diğer bir firma teklif verebilir mi? İhale üzerine kaldığında bu firmayla sözleşme imzalanabilir mi? CEVAP 4: Firma ortağı olan kişi ya da şirketleri ihaleye katılamaz ancak kişinin yönetim kurulunda bulunmadığı veya sermayesinin %10 undan fazlasına sahip olmadığı anonim şirketler ihaleye teklif verebilirler. Bkz. Satın Alma Rehberi > > Ek 3. Teklif Dosyası > Bölüm A: İsteklilere Talimatlar > 9. Madde > c, d, e, f SORU 5: İhale tarihi ertelenebilir mi? İhale iptal edilebilir mi? CEVAP 5: İhale dosyasında değişiklik yapılması Sözleşme Makamı tarafından uygun bulunması durumunda söz konusu değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla on (10) gün süreyle zeyilname ile ertelenebilir. Mali destek yararlanıcısı Sözleşme Makamı olarak sözleşmeler imzalanmadan önce adaylara ve teklif sahiplerine tazminat hakkı tanımadan, geçerli gerekçeleri belirtmek koşuluyla, satın alma işleminden vazgeçebilir ya da işlemi iptal edebilir. Bkz. Satın Alma Rehberi > Ek 3. Teklif Dosyası > Bölüm A: İsteklilere Talimatlar > 14. ve 15. Maddeler SORU 6: İhale yayınlandıktan sonra teknik şartnamede değişiklik yapılması gerekirse nasıl hareket edilmelidir? CEVAP 6: İlan yapıldıktan sonra ihale dosyasında değişiklik yapılmaması esastır ancak gerekli durumlarda zeyilname düzenlenmek suretiyle ihale dosyasında değişiklik yapılabilir. Zeyilname, ihale dosyası alanların tümüne iadeli taahhütlü mektup yoluyla gönderilir veya imza karşılığı elden verilir ve ihale tarihinden en az beş (5) gün önce bilgi sahibi olmaları sağlanır. Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, Sözleşme Makamı ihale tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla on (10) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir. Erteleme süresince ihale dosyası satılmasına ve teklif alınmasına devam edilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkânı tanınır. Bkz. Satın Alma Rehberi > Ek 3. Teklif Dosyası > Bölüm A: İsteklilere Talimatlar > 14. Madde SORU 7: Sözleşme başlığı ve yayın referansı kısımlarına ne yazılacaktır? CEVAP 7: Satın Alma Rehberi eklerinde genellikle yayın referansı ifadesinden önce yer alan sözleşme başlığına, projenizin ismi ile birlikte ihale edilen işin adı yazılmalıdır. Örneğin: X projesi kapsamında mal/hizmet alımı işi İhale dosyasında yayın referansı şeklinde yer alan ifadenin yerine, projenin sözleşme numarası yazılıp kesme (/) konulduktan sonra aynı proje kapsamında yapılan ihale numarası yazılacaktır. Yani eğer projede yaptığınınız ilk ihale ise 01, ikinci ihale ise 02 gibi. Mesela, sözleşme numaramız TR TUR ve proje kapsamında ilk ihaleye çıkıyor iseniz Yayın Referansı: TR32-13-TUR /01 olacaktır. Eğer LOT lu ihale yapılmış ise LOT 1 için yayın referansı: TR32-13-TUR /01-LOT1 olacaktır.

3 SORU 8: Açık ihale ilanı gerektiği gibi yapılsa dahi, ihale günü hiç teklif gelmemesi durumunda ne yapılacaktır? CEVAP 8: Böyle bir durumda, ihale ya açık ihale usulüne göre yeniden düzenlenir ya da pazarlık usulüne göre sonuçlandırılmasına karar verilebilir. Ancak pazarlık usulünün uygulanabilmesi için yaklaşık maliyetin TL den az olması ve Ajans onayının alınması gerekmektedir. Bkz. Satın Alma Rehberi > 2.2. Pazarlık Usulü SORU 9: Satın alımların lotlaması ya da lotlara bölünmesi ne anlama gelmektedir? CEVAP 9: Lotlama; aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ya da hizmetlerin gruplanması işlemidir. Benzer nitelikteki satın almalar lotlanarak yani gruplanarak yapılmalıdır. Örneğin faaliyet bütçenizde yer alan bilgisayar, yazıcı, tarayıcı gibi benzer nitelikli ürünleri tek bir satın alma ile aynı yükleniciden temin etmeniz mümkündür. SORU 10: Yapılacak açık ihalelere yurtdışından firmalar teklif verebilir mi? Verilen teklifler hangi para biriminde olmalıdır? CEVAP 10: Evet, ihale dosyası İsteklilere Talimatlar Madde 8 de belirtilmek koşuluyla yabancı istekliler de yapılacak ihaleye teklif verebilirler. Ayrıca İsteklilere Talimatlar Madde 20 de belirtilmek koşuluyla yabancı para cinsinden teklif alınabilir. Ancak sadece bir para biriminin ilgili maddede belirtilmesi gerekmektedir. İhalelerde teklif ve ödemelerde geçerli para birimi TL dir. Ancak Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması durumunda, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Bkz. Satın Alma Rehberi > Ek-3. Teklif Dosyası > İsteklilere Talimatlar > 8. ve 20. Maddeler ÖDEMELER PROJE HESABI: SORU SORU 11: Proje hesabını kullanmak zorunda mıyız? CEVAP 11: Mali destekler kapsamında gerek Ajansın sağlayacağı destek tutarı gerekse de yararlanıcının karşılayacağı eş finansman tutarının, yararlanıcıların Türkiye Halk Bankası Denizli Merkez Şubesi nde kendi adlarına açmış oldukları proje hesabı kullanılarak harcanması zorunludur. Bu uygulama, Banka ile yaptığımız protokol uyarınca, Ajans olarak, proje hesabının ekstresini görme ve harcamaları gerçekleştiği gün izleyerek gerektiğinde sözleşmenin eki olan bütçe ile karşılaştırma ve proje dönemi sonunda hesaptan gerçekleşen toplam bütçeyi görüp, projenin ne kadar tutarla gerçekleştirildiğini tek bir hesap ekstresi üzerinden izleme imkânı sağlamaktadır. Türkiye Halk Bankası Denizli Merkez Şubesi nde görevli Nihal TÜRKMENOĞLU ve Sedat SAYIN, proje hesabının işleyişi hakkında irtibat kurulacak kişidir ve kendisinin iletişim bilgileri şu şekildedir: Tel: Fax: [email protected] Tel: Fax: [email protected] Herhangi bir ödeme yapılmak istendiğinde gün içinde en geç saat 14:00 a kadar Banka ya bir ödeme talimatının fax ile gönderilmesi gerekmektedir. Tercihen fax gönderim işinin saat 12:00 dan önce yapılması işlemlerin daha sağlıklı yürümesini sağlayacaktır.

4 SORU 12: Hangi limite kadar elden ödeme yapılabilir? CEVAP 12: Elden yapılan ödeme ve harcama belgeleri Ajans a ibraz edilmek üzere tek seferde 300 TL yi geçmeyecek şekilde aylık en çok 1000 TL elden ödeme yapılabilir. Aylık 1000 TL yi geçmeyen ödemeler dışında, tüm ödemeler, bir banka hesabından diğer banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır ve bunun dışında proje hesabından hiçbir şekilde nakit para ödemesi yapılmayacaktır. Bkz. Sözleşme > Özel Koşullar > 4.6. Madde Bkz. Proje Uygulama Rehberi > 2.1. Sözleşmenin Temel Bölümleri > 5. Madde SORU 13: Projede görevli kişilere ücret ödemesi proje hesabından yapılmak zorunda mıdır? CEVAP 13: Özellikle proje kapsamında istihdam edilen personel maaşı ödemelerinde, bu tutara tekabül eden prim ve vergi ödemelerinin, kurumda proje kapsamı haricinde istihdam edilen diğer personel için beyan edilerek ödenecek tutardan ayrı olarak beyan edilmesi ve ödenmesinin pratikte mümkün olamayacağı değerlendirilmektedir. Ancak, proje kapsamında bütçelenen ve uygun maliyet olarak değerlendirilen personel maaşları için hesaplanan prim ve vergi tutarlarının proje hesabından yararlanıcının asıl hesabına yatırılarak yine toplu şekilde SGK ve vergi dairesi hesaplarına transfer edilmesi mümkündür. Yasal kesintilerden sonra personele ödenecek net maaşın proje hesabından doğrudan personelin kişisel hesabına ödenmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, düzenlenen maaş bordrosu ile Proje Uygulama Rehberinin ekleri olan proje personeli zaman çizelgelerinden (PUR Ek- 5.1 ve PUR Ek-5.1-B) ilgili olanın ve 5.1-A Ücret Bordrosunun proje kapsamında çalışan personel için doldurulması şarttır. Kamu kurumları için, eş finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaşlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluğu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaş bordrosu ile Proje Uygulama Rehberinin yukarıda sayılan (ilgili olan) ekleri ve 5.1-A Ücret Bordrosu doldurularak destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir. SORU 14: Başka para birimi ile ödemeler yapmak zorundayız. Bu durumda uygun maliyet Ajans tarafından nasıl hesaplanacaktır? CEVAP 14: Yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden harcama yapılması durumunda; Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, söz konusu harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması halinde, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği > 24. Madde: Sözleşmeye Davet ve Sözleşmelerin İmzalanması > 4. Fıkra SORU 15: Proje için döviz hesabı açtırabilir miyiz? CEVAP 15: Evet, bildirim mektubu sunulması şartı ile yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin ödemelerde kullanılmak üzere yeni bir proje hesabı açılabilir.

5 SORU 16: Proje kapsamında vadeli akreditif ile yurt dışından mal alınması durumunda nasıl bir ödeme yöntemi izlenecektir? CEVAP 16: Söz konusu ödeme yönteminin kullanılması; ödemenin proje uygulama dönemi içinde gerçekleştirilmesi koşulu ile uygun olarak kabul edilebilir. Bkz. Proje Uygulama Rehberi > 2.3. Uygun Maliyetler SORU 17: Projelerde tedarikçilerimize ödeme yapmak için her bir ödeme öncesi Ajans tan onay alma zorunluluğu var mıdır? CEVAP 17: Ön ödeme tutarı harcandıktan sonra işlem bazında onay almak gerekmemektedir ancak maliyetlerin uygunluğu bakımından istenmeyen durumların ortaya çıkmaması için uzmanınızla yeteri kadar iletişim içinde bulunmalısınız. Ön ödeme tutarı harcanana kadar olan ödemelerde banka yetkilileri ilgili izleme uzmanından onay almaktadır. SORU 18: Ajansın ödemelerine ilişkin hak ediş esasından ne anlaşılmalı? Ara ödemeler için parayı nakit olarak tedarikçi firmalara vermemiz gerekir mi? CEVAP 18: Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin Desteğin ödenmesi başlıklı 26. maddesinin altıncı fıkrasında Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre, ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır ; aynı maddenin yedinci fıkrasında da Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır hükümleri yer almaktadır. Görüldüğü üzere desteklenen bir projede ara ödemenin yapılabilmesi için, ilk olarak yararlanıcı tarafından, ön ödeme tutarının yanı sıra aynı oranda eş finansman tutarının da proje kapsamında usulünce harcanması ve bu harcamaya dair işlemlerin belgelendirilmesi; ikinci olarak ise ara ödeme döneminde yararlanıcının proje kapsamında usulünce harcama yapması ve buna ilişkin işlemlerini belgelendirmesi gerekmektedir. Ajans ödemelerinde hak ediş usulünün benimsenmesinde temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Ayrıca, hak ediş kavramının genel olarak, yüklenicinin sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirdiği bir iş karşılığında tahakkuk eden alacağını ifade ettiği unutulmamalıdır. Ara rapor döneminde harcama işleminin gerçekleşmesi bakımından, yararlanıcının taahhüt edici bir işlemle borç altına girmesi yeterli olup bu borcun fiilen ödenmiş olması gerekmeyebilir. SORU 19: Projenin erken bitmesi durumunda yararlanıcı gerekli raporlama ve harcama belgelerini sunarsa hak edişi tek seferde talep edebilir mi? CEVAP 19: Evet, projenin erken bitmesi durumunda yararlanıcı nihai raporunu sunarak hak edişi tek seferde talep edebilir.

6 BÜTÇE: SORU SORU 20: Proje sonunda toplam proje bütçesi tahmin edilenden düşük çıkarsa alacağım destek miktarı da değişecek mi? CEVAP 20: Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Bkz. Proje Uygulama Rehberi > 2.3. Uygun Maliyetler SORU 21: Faaliyet bütçesinde yer alan idari maliyetler kalemini ne amaçla kullanabilirim ve bu harcamaları belgelendirmek zorunda mıyım? CEVAP 21: Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler idari gider olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir: Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17 de belirlenen koşulları taşımalıdır. Bu kapsamda yukarıdaki şartları taşımakla birlikte; proje için gerekli olan ilan giderleri, diğer ihale giderleri, yakıt giderleri, kırtasiye giderleri, bankacılık giderleri, toplantı giderleri, ulaşım giderleri, çeviri giderleri, sigorta ve güvenlik giderleri, yerel ofis maliyeti olmamak ve ayrıştırılabilir olmak kaydı ile haberleşme, elektrik, su, ısınmaya ilişkin giderler ve benzerleri idari maliyet olarak değerlendirilebilecektir. SORU 22: Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personelin ücreti ve diğer maliyeti taşeron firma tarafından kamu kurumuna fatura ediliyorsa, ödenecek ücretin bütçenin İnsan Kaynakları kısmında gösterilmesi mümkün müdür? CEVAP 22: Hizmet alımı yoluyla hizmet faturası karşılığında çalıştırılan personele ilişkin giderler bütçenin Diğer Maliyet ve Hizmetler kısmına, bordro ile çalıştırılan personele ilişkin giderler ise bütçenin İnsan Kaynakları kısmına yazılır. Bu harcamalar için Ajans olarak arayacağımız belgeler; İnsan Kaynakları kaleminde gösterilen giderler için bordro, Diğer Maliyet ve Hizmetler kaleminde gösterilen giderler için hizmet faturası olacaktır. DİĞER: SORU SORU 23: Projelerin sözleşmede belirtilen süreden daha erken bitirilmesi talep edilebilir mi? CEVAP 23: Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları beklenmektedir. Projede öngörülen faaliyetlerin erken tamamlanması durumunda nihai rapor sunularak nihai ödeme talep edilebilir. SORU 24: Proje kapsamında belirlenen proje süresinin uzatılması mümkün müdür? CEVAP 24: Proje veya faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren, yargı süreci sebebiyle veya bu Yönetmelikte belirtilen mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi altı ayı geçmemek üzere uzatılabilir. Bkz. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik > Resmî Gazete, > Madde 38/2/d

7 SORU 25: Proje uygulama süresi bittikten sonra projeler ne kadar süre ile denetlenir ve proje ile ilgili belgelerin saklanması sorumluğu kime aittir? CEVAP 25: Yararlanıcı proje bitiminden sonra en az 10 yıl süreyle ilgili belgeleri saklamakla ve denetimlerde ibraz etmekle yükümlüdür. Bkz. Sözleşme > Genel koşullar > Madde 16.3