Gelen Evrak Süreci Şeması

Transkript

1 Gelen Evrak Süreci Şeması Yüksekokula gelen evrak kayıt defterine işlenir. Yazının ekleri tamamsa Müdürlüğe sunulmak üzere Yüksekokul Gelen yazı Yüksekokul Sekreterliği tarafından Müdürlüğe sunulur. Yazının ekleri tamam değilse ilgili birim aranarak eklerin tamamlanması sağlanır. Cevaplanacak evrak ise Giden Evrak Süreci başlar. Gerekli birimlere dağıtımlar yapılır ve evrak dosyalanır.

2 Giden Yazıların Dağıtımı ve Takibi Süreci Müdürlüğün direktifi üzerine yazı hazırlanır ve paraflanır. Yüksekokul Sekreteri onayına sunulur. Yüksekokul Sekreteri tarafından yazı ve ekleri kontrol edilir. Müdürlük Makamı na arz edilir. Müdürlük Makamınca onaylanan yazıya sayı ve tarih verilerek bir nüshası ilgili birimlere gönderilir

3 Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulu Her Eğitim yılı yarıyılı başında, sonunda ve gerekli hallerde Müdürün çağrısı üzerine Yüksekokul Müdürü Tarafından gündem konuları oluşturulur Kurulların gündem yazısı düzenlenir. Kurulun toplantı tarihi, saat ve yeri yazıyla üyelere bildirilir. Toplantı dosyası hazırlanır Kurul kararları alınır ve tutanaklar yazılır

4 Personel Özlük İşlemi Süreci Şeması İdari ve akademik personelin Personel Daire Başkanlığından atama kararnamesi gelir. Ataması yapılan idari ve akademik personelin göreve başlama yazısı yazılarak Personel Daire Başkanlığı na bildirilmek üzere Rektörlük Makamı arzına sunulur Personel Daire Başkanlığı tarafından gönderilen terfi yazıları muhasebe servisine gönderilir, idari ve akademik personel bilgilendirilir.

5 İzin alma süreci şeması Mazeret veya senelik izin için izin formu doldurur. Akademik personel izin formunu bölüm başkanlığına imzalatır. İdari Personel izin formunu Yüksekokul Sekreterliğine imzalatır. Müdürlük izni uygun bulursa, formu onaylar Onay formu ilgili personele iletilir. Formun bir kopyası rektörlüğü iletilir.

6 Yeni kayıt Süreci Sınav sonuçlarına göre yerleştirilen öğrencilere kayıt tarihleri duyurusu yapılır. Aday bizzat kendisi kayıt bürosuna gelir. Kayıt yapılır. Öğrenci belgesi verilir Öğrenci bilgi formunu ve diğer belgeleri öğrenci işlerine teslim eder. Öğrenciye danışman atanır. Öğrenci yabancı diller yüksek okuluna yönlendirilir ve sınav programı verilir.

7 Dikey geçiş süreci Sınav sonuçlarına göre yerleştirilen öğrencilere kayıt duyurusu yapılır. Öğrenci kayıt bürosuna gelir. Öğrenciye danışman atanır. Sonuçlara göre bölümlere öğrenciler bildirilerek, bölüm başkanlıklarından intibak işlemleri istenir.intibak Komisyonu kararları Yüksekokul yönetim kuruluna sunulur. Üniversitenin yapacağı yabancı dil muafiyet sınavına girer. Yönetim Kurulunda kabul edilen intibak programı bölüme, öğrenci işleri bürosuna ve öğrenciye gereği yapılmak üzere bildirilir.

8 Yatay Geçiş Başvuru Süreci Başvuru koşulunu sağlayan öğrenciler gerekli belgeler ile ilan edilen tarihlerde müdürlüğe başvururlar. Başvuru evrakları öğretim planındaki farklılıklar dikkate alınarak intibak programı hazırlanması için bölümün intibak komisyonuna oradan Yüksekokul intibak komisyonuna sonrada Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulundan olumlu karar çıkması üzerine asıl ve yedek adaylar belirlenir ve ilan edilir.kayıt yaptırmaları için süre verilir. Yönetim Kurulundan çıkan intibak komisyonu kararları gereği için bölüme, öğrenci işlerine ve öğrenciye bildirilir. İlgili birimler karar doğrultusunda işlemleri tamamlar. İlgili üniversiteden öğrenim dosyası istenir.

9 Kayıt Yenileme (Mazeretli) Katkı payı yatırdığı halde özrü nedeni ile kaydını yaptırmayan öğrenci yarıyılın 2.haftası sonuna kadar bölüm başkanlığına dilekçe ile mazeretini sunar Bölüm Yönetim Kuruluna görüşünü sunar Yönetim Kurulunda görüşülüp karar bağlanır Yönetim Kurulu kararını izleyen haftanın son mesai saatine kadar öğrenci ders kaydını yaptırır.

10 Yatay Geçiş Başvuru Süreci Başvuru koşulunu sağlayan öğrenciler gerekli belgeler ile ilan edilen tarihlerde müdürlüğe başvururlar. Başvuru evrakları öğretim planındaki farklılıklar dikkate alınarak intibak programı hazırlanması için bölümün intibak komisyonuna oradan Yüksekokul intibak komisyonuna sonrada Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulundan çıkan intibak komisyonu kararları gereği için bölüme, öğrenci işlerine ve öğrenciye bildirilir. Yönetim Kurulundan olumlu karar çıkması üzerine asıl ve yedek adaylar belirlenir ve ilan edilir.kayıt yaptırmaları için süre verilir. İlgili birimler karar doğrultusunda işlemleri tamamlar. İlgili üniversiteden öğrenim dosyası istenir.

11 Kayıt Dondurma Süreci Öğrenci dilekçe ve ekindeki belge ile mazeretini müdürlüğe bildirir. Müracaatlar ilk ara sınavların başlangıç tarihinden önce yapılmalıdır. Sonuç olumlu ise, bölüm, öğrenci işler bürosuna ve öğrenciye bildirilir. Öğrenci mazereti Yüksekokul yönetim kurulunda görüşülür. Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir.

12 Sınavlara İtiraz Süreci Ara sınav ve final sınav sonuçlarını öğretim elemanı bilişim sistemine giriş yapar ve onay verdikten sonra ilan edilmiş olur. Kocaeli Üniversitesi Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 36'e göre öğrenci ilanı izleyen 1 hafta içerisinde sınav sonucuna itiraz dilekçesini müdürlüğe verir. İtirazlar incelenir ve karara bağlanır. Sınav kâğıdı dersin sorumlu öğretim elemanı tarafından incelenir. Maddi hata olması ya da olmaması durumunda öğrenciye bildirilir. Maddi hata varsa Yönetim Kurulu kararı ile düzeltilir.öğrenci işleri bilişim sistemine yeni notu işler.

13 Mazeret Sınavı Süreci Öğrenci sınavların bitiminden itibaren 2 işgünü içinde mazeretini belirten dilekçesini müdürlüğe verir. Karar olumlu ise bölüme, öğrenci işlerine ve öğrenciye bildirilir. Öğrenci bilgileri bilişim sistemine girildikten sonra öğretim elemanı kendi sisteminde öğrenci bilgileri ve mazeret sınav bilgisi olan dersleri görebilir. Sistemdeki bilgiler dahilinde öğretim elemanı bilgilendirilir. Bilişim sistemine mazeret sınavlarına girecek öğrenci bilgileri girilir. Öğretim elemanı, mazeret sınavını yapar ve sonuçları bilişim sistemine girer. Sonuç çıktısını ve sınav evrakını öğrenci işlerine teslim eder.

14 Onur Ve Yüksek Onur Belgeleri Verilmesi Süreci Kocaeli Üniversitesi Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 38 e göre onur ve yüksek onur belgesi verilecek öğrenciler tespit edilir. Yüksek onur, onur belgesi alacak öğrenci listesi kontrol edilerek rektörlüğe resmi yazı ile bildirilir. Müdürlük tarafından düzenlenen tören ile dağıtılır. Öğrenci disiplin cezası aldıysa belgesi verilmez. Belgelerin düzenlenmesi sağlanır. Rektörlükten gelen belgeler kontrol edilir.

15 Mezuniyet Süreci (Lisans Diploması) Öğrencinin dilekçesine istinaden mezun olma koşullarını sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir. Mezun durumda ise ilişik kesme işlemleri yaptırılır. Bölümden gelen mezuniyet raporu Yönetim Kurulunda görüşülür ve mezuniyetine karar verilir. Traskript çıkarılıp bölüm başkanlığı na kontrol için gönderilir. Onaylı traskript hazırlanır. Geçici mezuniyet belgesi hazırlanır. Lise diplomasının arkasına kayıt silme işlemi yapılarak fotokopisi alınır. Aslı öğrenciye verilir.

16 Sağlık Karnesi Alma Süreci Öğrencinin kendisinin, anne ve babasının emekli sandığı, sosyal sigortalar kurumu, bağkur ve benzeri sosyal güvenlik kurumlarından yararlanamadığına dair yazı ile Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına müracaat eder. Sağlık karnesi verilir

17 İlişik kesme süreci Üniversitemiz Ön Lisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinin 44 Maddesinde belirtilen hallerde Yüksekokulumuz Yönetim Kurulu kararı ile ilişkileri kesilir. Öğrenciye, bölüme kredi ve burs aldığı kurumlara yazı ile bildirilir. Katkı payı sorunu varsa, öğrenci işlerinden bankaya yönlendirilir.yıllık olarak alınması gereken katkı payı tutarının yatırılmayan bölümü öğrenciden tahsil edilir. Öğrenci, ilişik kesme belgesini gerekli birimlere onaylatır. Öğrencinin kaydı silinir. Lise diplomasının arkasına kayıt silme işlemi yapılarak fotokopisi alınır. Lise diplomasının aslı ve diğer belgeler öğrenciye verilir.

18 Ek öğrenim süreci (Madde 45) Öğrenci İşleri sorumlusu KOÜ Önlisans ve Lisans eğitim Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 45. Maddesi ile ilgili uygulama esaslarına göre öğrencinin durumunu kontrol ederek, durumunu yazılı olarak bölüm başkanlığına bildirir. Öğrencinin sınava girme hakkı varsa, öğrenci sisteminde azami öğretim süresini dolduran öğrenci olarak tanımlanır. Daha önce alıp başarısız olduğu ve hiç almadığı dersler ve derslerin öğretim elemanları bilişim sistemine girilir. Sınava girecek öğrenci listeleri ilgili öğretim elemanına yazılı olarak bildirilir. 2 ek sınav hakkı tanınır. Öğrenci sınav sonuçlarına göre başarılı ise, bilişim sisteminde kayıt yenileme butonu açılır Danışman ile birlikte ders seçilir ve ders kaydı onaylanır.

19 Erkek öğrenciler için tecil süreci şeması Öğrencilerin dosyaları taranarak öğrencilerin durumu tespit edilir. Öğrenciler için düzenlenen tecil formları 31 Ekim tarihine kadar Askerlik Şubelerine gönderilir.

20 Ders Güncelleme-Sonlandırma İntibak İşlemleri Süreci Ders değişikliği talebi Bölüm sekreterliğine başvurulur Bölüm kurulu süreci Bölüm kurulu işlemleri yapılır Öğretim birimi yazı işleri şubesi Öğretim birimi kurulu işlemlerinin yapılması Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. Öğretim birimi yönetim kurulu süreci Belgelerin senato toplantısında görüşülmek üzere hazırlanması Rektörlük yazı işleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir Senato toplantısı işlemlerinin yapılması Değişikliklerle ilgili bilgilerin sisteme girilmesi ve kararın ilgili birimlere dağıtılması

21 Ders Muafiyet Süreci Eğitim-öğretim yılının ilk 2 haftası içinde öğrenci başvurusunu yapar Başvuruların intibak komisyonuna sunulur İntibak komisyonu süreci Bölüm başkanı inceler ve imzalar Öğretim birimi yönetim kurulu işlemlerini yapar Öğretim birimi yönetim kurulu süreci Öğrenci belgeleri kontrol edilir derslere kayıtları yapılır

22 Sınav Ve Ders Programlarının Yapılması Bölüm sekreteri Sınav ve ders program komisyonu Öğretim birimi yazı işleri Öğretim birimi yönetim kurulu Yönetim kurulu süreci Rektörlük Rektörlük uygunduru Panolarda ilan edilmesi Dersi veren öğr. Üyesinin ve derslerin öğrenci bilgi sistemine girilmesi Arşivleme

23 Ders Telafi Süreci Dersi veren öğretim elemanının dersi gününde yapamaması Dersi yapacağı gün ve saati gösteren dilekçe ile başvurusu Bölüm kurulu işlemlerinin yapılması Bölüm kurulu süreci Öğretim birimi yönetim kurulu işlemlerinin yapılması Öğretim birimi yönetim kurulu süreci Kararın öğretim elamanına ve öğrencilere bildirilir. Bildirim süreci

24 Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Öğretim planında yer alan derslerin ilgili yarıyıllara göre listeler çıkarılır 2547 sayılı 31 madde. İle görevlendirilecek öğretim elemanı görevlendirme dilekçesi ve özgeçmişleri Bölüm kurulu Bölüm kurulu süreci Öğretim birimi yazı işleri

25 Bölüm/Anabilim Dalı Kurulu Süreci Bölüm/anabilim dalı başkanının çağrısı üzerine ayda en az bir kez toplanır. Gündem konuları belirlenir Gündemi, tarihi, saati ve yeri üyelere bildirilir. Alınan kararların bölüm/anabilim dalı kurulu karar defterine işlenmesi Gereği için ilgililere bildirim yapılır

26 Ek Ders Puantajı Yapılması Bölüm sekreteri Öğretim üyelerinin ek ders puantajlarının hazırlanması Aylık ek ders puantajlarının hazırlanması Bölüm başkanının incelemesi ve onayı Onaylanan puantajlar muhasebe servisine verilir.

27 Maaş Ödenmesi Süreci İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. Terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da say2000i sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir. Strateji Daire başkanlığı aracılığıyla say 2000i sisteminden bordro dökümü alınır. Ödeme emri belgesi e-bütçe sisteminden düzenlenir. Merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerinde sayılan gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır, mühürlenir ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler her ayın 10 nuna kadar strateji geliştirme daire başkanlığına gönderilir.

28 Yolluk Ödenmesi Süreci Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, Personel nakil bildirimi, Yolluk talep eden personel yurtiçi/yurtdışı sürekli görev yolluğu bildirimi (myhby/örnek:28) düzenler ve imzalar. Ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında Görevlendirme yazısı (rektörlük oluru) veya harcama talimatı, Yolluk talep eden personel yurtiçi/yurtdışı geçici görev yolluğu bildirimi (myhby/örnek:27) düzenler ve imzalar. Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura, kara ve hava yoluna ait biletler ile gündelik cetveli ödeme belgesine bağlanır. Yolluk bildirimleri birim yetkilisi tarafından imzalanır. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine oradan harcama yetkilisine gönderilir.

29 Malzeme Satın Alım Süreci Malzeme isteği formu doldurularak müdürlüğe gönderilir. Alınacak malzeme tutarı parasal sınırlara göre doğrudan temin veya ihale yoluyla satın alınma yoluna gidilir. Fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek fiyat araştırma görevlilerince imzalanır. En az üç firmadan teklif alınır. Gelen teklif mektupları fiyat açısından değerlendirilir. En düşük fiyatı veren firmaya teklifin kabul edildiği ve belirtilen sürede malzemenin teslim edilmesi istenir. Malzeme gelince muayene kabul komisyonu raporu düzenlenir. Kabulden sonra taşınır işlem fişi düzenlenerek ambara teslim edilir.