İÇ KONTROL SİSTEMİNİN 5.BİLEŞENİ İZLEME Hüseyin AKAY G. Antep Üniversitesi Str. Gel. Dai. Bşk.

Transkript

1 IV. YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLARI TOPLANTISI 10-12/05/2012 BURSA İÇ KONTROL SİSTEMİNİN 5.BİLEŞENİ İZLEME Hüseyin AKAY G. Antep Üniversitesi Str. Gel. Dai. Bşk.

2 PROGRAM İç Kontrol Sistemi ve ilgili Mevzuat İzleme Bileşeni İç Kontrol Sisteminde İzleme ve Değerlendirme T.C. Gaziantep Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nda Gerçekleştirilen Çalışmalar

3 İÇ KONTROL SİSTEMİ 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, ve 58. Maddelerinde tanımlanan İç Kontrol Sistemi; İdarenin amaçlarına ulaşmasını sağlamak üzere oluşturulan; ORGANİZASYON, YÖNTEM, SÜREÇ, İÇ DENETİM, İDARİ ve MALİ TÜM KONTROLLER BÜTÜNÜDÜR. Bir organizasyondaki tüm yönetici ve çalışanlar tarafından yürütülür, Hedeflere ulaşabilmek için gereken makul güvence sağlamak üzere tasarlanır. Risk temeli üzerine yapılandırılmıştır. ÜST YÖNETİCİNİN SORUMLULUĞUNDADIR.

4 Doğru, hızlı, etkili, verimli ve tutumlu bir yapıda, Sürekli daha kaliteliyi arama, iyileştirme ve geliştirme anlayışı ile yürütülerek, Özellikle hizmet verilen kitleye hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için; Süreçleri tanımlamak, Riskleri belirlemek, İyileştirme yapılabilecek alanlarını kontrol altına almak, Karar alma süreçlerini hızlandırmak Faaliyet sonuçlarını kamuoyu ile paylaşmak amacı ile yeniden düşünülmesini ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını istemektedir!

5 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DAYANAKLARI 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna ilişkin ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını hedeflemektedir. Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI) tarafından COSO modelini esas alan Kamu Sektörü için İç Kontrol Standartları Kılavuzu 2004 yılında yayımlanmıştır. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26/12/2007 tarihinde Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planları hazırlanmış. Son olarak; taslak Kamu İç Kontrol Rehberi 11 Nisan 2012 tarihinde Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanmıştır.

6 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN BİLEŞENLERİ(1) Fiili kontrol sistemlerinin oluşturulmasını, değerlendirilmesini, değişim alanlarının ve yönlerinin belirlenmesini kolaylaştıran standartlardan oluşmuştur. Bu standartlar, 5018 Sayılı Yasa da 5 bileşen, 18 standart ve 79 genel şart olarak tanımlanmıştır.

7 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN BİLEŞENLERİ(2) 1. KONTROL ORTAMI (4 Standart, 26 Genel Şart) Faaliyetlerde Süreklilik Esası 2. RİSK DEĞERLENDİRME (2 Standart, 9 Genel Şart) Risklere Rağmen Hedeflere Ulaşabilmek 3. KONTROL FAALİYETLERİ (6 Standart, 17 Genel Şart) Standartları Oto Kontrollerle Sağlamak 4. BİLGİ ve İLETİŞİM (4 Standart, 20 Genel Şart) Kurumsal Hafızayı Korumaya Almak 5. İZLEME (2 Standart, 7 Genel Şart) İç Kontrol Sisteminin Soluk Alıp Vermesini Sağlamak

8 5. BİLEŞEN İZLEME

9 5. BİLEŞEN - İZLEME Standart 17- İç Kontrolün Değerlendirilmesi Standart 18- İç Denetim

10 STANDART 17- İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ (1) Yönetim Kurulu, üst yönetim ve denetim komitesi işletmede uygun bir kontrol ortamının kurulmasına ve işletilmesine önderlik etmelidir. Kurumlar iç kontrol sistemlerini yılda en az bir kez değerlendirmelidirler. Bu standart için gerekli genel şartlar; İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

11 STANDART 17- İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ (2) İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

12 STANDART 18- İÇ DENETİM (1) İç denetimin başarısı bir yönüyle iç kontrol sisteminin etkenliğine bağlıdır. Kurumlar, fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyeti sağlamalıdırlar. Etken bir iç kontrol sistemine sahip kurumlarda; hata, hile ve benzeri kast unsuru taşıyan ve/veya taşımayan kuruma zarar verebilecek nitelikteki davranışlar asgariye indirilmiş olacağı için, iç denetimin yoğunluğu daha önemli faaliyetler üzerinde yoğunlaşacaktır. Böylece başarı da bu oranda yüksek olacaktır.

13 STANDART 18- İÇ DENETİM (2) Bu standart için gerekli genel şartlar; İç denetim faaliyeti, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim sonucunda kurum tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve sonuçları izlenmelidir.

14 İç Kontrol Sisteminde İzleme ve Değerlendirme

15 İZLEME NEDİR? (1) İç kontrol, kurumun karşılaştığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum sağlaması gereken dinamik bir süreç olduğundan, bu sürecin; değişen hedeflere, koşullara, kaynaklara ve risklere uyum sağlayıp sağlayamadığının izlenmesi gerekmektedir. İZLEME, İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KALİTESİNİ DEĞERLENDİRMEK ÜZERE YÜRÜTÜLEN FAALİYETLERDİR.

16 İZLEME NEDİR? (2) İç kontrolün izlenmesinin amacı kontrollerin, arzu edildiği şekilde çalışıyor olmasını ve koşullardaki değişikliklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamaktır. İzleme fonksiyonu; kurumun misyonu doğrultusunda, iç kontrolün tanımında belirlenen genel hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmediğini de değerlendirmelidir. İç kontrolün kurumun bütün kademelerinde ve bölümlerinde uygulanmasının sürdürülmesi ve iç kontrol faaliyetlerinin arzu edilen sonuçları yerine getirmesi; sürekli izleme faaliyetleri, özel değerlendirmeler ya da her ikisinin kombinasyonu aracılığıyla gerçekleştirilir.

17 İZLEME NEDİR? (3) İç kontrol Sisteminin izlenmesi; denetimlerin ve diğer incelemelerin bulgularının yeterli şekilde ve hemen çözüme kavuşturulmasını hedefleyen politikaları ve prosedürleri kapsamalıdır. Bu nedenle Yöneticilerin; Birimlerin faaliyetlerini değerlendiren denetçiler ve diğerleri tarafından raporlanmış eksiklikleri ve tavsiyeleri ve diğer incelemelerden elde edilen bulguları hemen değerlendirme, doğru önlemleri belirleme ve zamanında çözüme kavuşturma sorumluluğu vardır.

18 İZLEME NEDİR? (4) Çözüm süreci, denetimin veya incelemelerin sonuçlarının yönetime rapor edildiği zaman başlar ve önlemler alındıktan sonra tamamlanır; Bu önlemler; (1) tespit edilen yetersizlikleri düzeltir; (2) gelişme sağlar ya da (3) bulguların ve tavsiyelerin bir yönetim eylemi gerektirmediğine işaret eder.

19 İZLEME NEDİR? (5) İç Kontrol Sistemi ve İç Denetim yapısal farklılıklarına rağmen aynı amaca yönelik faaliyetler bütünü olmaları nedeniyle doğrudan birbirini etkileyecek niteliktedirler. Sadece İç Kontrol Sisteminin İç Denetime katkısından değil aynı zamanda İç Denetimin İç Kontrol Sistemine katkısından da bahsetmek mümkündür.

20 İç Kontrol Sisteminin İzlenmesinde Katılımcılık Esastır İzlemede; soru formları, iç ve dış denetim raporları, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri, bütçe bilgileri, ön mali kontrole ilişkin veriler birim yöneticilerinin görüşlerinden faydalanılmalıdır.

21 İzleme Faaliyetleri ile; idarenin faaliyetlerinin misyon doğrultusunda, hedeflerle uyumlu olarak yürütülüp yürütülmediği, risk yönetimi esasları çerçevesinde gerekli kontrollerin öngörülüp öngörülmediği, söz konusu kontrollerin uygulanıp uygulanmadığı, iletişimin açık ve yeterli olup olmadığı gibi hususlar tespit edilip değerlendirilmektedir. Bu nedenle izleme iç kontrol sisteminin diğer bileşenleriyle etkileşim halinde işleyen bir süreçtir.

22 İzlemenin Temel Amacı İzleme; İç Kontrol Sistemine ilişkin sorunları zamanında tespit edip giderebilmek, İç Kontrol Sisteminin etkenliğini düzenli aralıklarla teyit etmek, İç Kontrol Güvence Beyanlarına kanıt oluşturmak temel amaçları için yapılır.

23 İÇ KONTROL FONKSİYONUNUN SORUMLULARI 1. Üst Yönetim 2. İç Denetim Birimi/ İç Denetçiler 3. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İKİYK) 4. Strateji Geliştirme Birimi 5. Harcama Yetkilileri 6. Diğer Yönetici ve Çalışanlar 7. Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma Birimi (MYK MUB) 8. Sayıştay (Dış Denetim)

24 ÜST YÖNETİM İç Kontrol Sisteminin izlenmesinde temel sorumluluk üst yöneticiye aittir. (5018 sayılı Kanunun 11. maddesi) İç Kontrol Sisteminin sorumlusu olan üst yöneticinin güvence verebilmesi için sistemin tasarım ve işleyişini izlemesi ve değerlendirmesi gerekir. Üst yönetici bu sorumluluğunu Strateji Geliştirme Birimleri, Harcama Yetkilileri ve İç Denetçiler aracılığıyla yerine getirir.

25 İÇ DENETİM BİRİMİ/ İÇ DENETÇİLER sayılı Kanunun 63-67inci maddelerinde iç denetim sisteminin genel kapsamı belirlenmiş ve çıkarılan ikincil ve üçüncül düzey düzenlemelerle de mesleki çerçeve oluşturulmuştur. İç Kontrol Sisteminin yeterliliği, etkililiği ve işleyişiyle ilgili olarak yönetime bilgi sağlama, değerlendirme yapma ve öneride bulunma fonksiyonu bulunmaktadır. İç denetçiler, idarenin faaliyetlerinin sistemli ve düzenli bir biçimde değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunarak ve sistemdeki zayıflıkları tespit ederek Üst Yönetime bir danışmanlık hizmeti sağlarlar.

26 İÇ KONTROL İZLEME ve YÖNLENDİRME KURULU (İKİYK) Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerin izlenmesinden, değerlendirilmesinden ve alınması gereken önlemlerin tespit edilmesinden sorumludur. SGB tarafından İç Kontrol Sisteminin yıllık değerlendirilmesi sonucu hazırlanan İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporunu değerlendirerek varsa rapora ilişkin eksiklikler tamamlandıktan sonra uygun görüşüyle üst yöneticinin onayına sunar.

27 STRATEJİ GELİŞTİRME BİRİMİ İç Kontrol Sisteminin kurulması, uygulanması ve sürekli olarak geliştirilmesi çalışmalarını yürütür. Yıllık olarak yapacağı değerlendirme sonuçlarını İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun uygun görüşüyle üst yöneticiye sunar. İç Kontrol Sistemini üst yönetici adına yıllık olarak değerlendirir. Yapılan değerlendirmeler ve tespitler neticesinde tespit edilen aksamaların İç Kontrol Sisteminden kaynaklanan sebepleri için iyileştirme projeleri hazırlanmasını sağlar.

28 HARCAMA YETKİLİLERİ Harcama yetkililerinin sürekli izleme sorumlulukları da vardır. Alt birimlerde kontrollerin ne derecede uygulandığını ve alt birim yöneticilerinin kendi birimlerindeki izleme sorumluluğunu nasıl yerine getirdiklerini takip ederler. Strateji Geliştirme Birimlerine İç Kontrol Sisteminin yıllık değerlendirilmesine yönelik gerekli bilgileri sağlarlar.

29 DİĞER YÖNETİCİ ve ÇALIŞANLAR Yöneticiler, kendi alanlarında iç kontrolün etkin işleyişinden sorumludurlar. Bu nedenle birimlerindeki tüm faaliyet ve işlemleri izlemeleri gerekmektedir. Çalışanlar kurumun günlük faaliyetlerini detaylı olarak bildiklerinden mevcut kontrol faaliyetlerine rağmen ortaya çıkan sorunları çok çabuk ve kolay tespit edebilmektedir. Bu nedenle çalışanların sorumluluğu kendi görevlerini yürütürken iç kontrol sistemini de izlemek ve bir sorun tespit ettiğinde yöneticisini durumdan haberdar etmektir. Kurum içindeki tüm bu rollerin sahipleri üstlerine düşen İç Kontrol Sistemi görev ve sorumluluklarını İzleme fonksiyonuna ait araçları, sistemleri, standartları, dokümanları ve mekanizmaları kullanarak yerine getirirler.

30 MALİYE BAKANLIĞI Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma Birimi ile; İç Kontrol standartlarına uyulup uyulmadığını izler. İç kontrol ve ön malî kontrol düzenleme ve uygulamaları hakkında idarelerden rapor ve bilgi alarak sistemlerin işleyişini izler. Ulusal ve uluslararası iyi uygulama örneklerini araştırarak bunların uygulanması yönünde çalışmalar yapar. Kamuda İç Kontrol Sisteminin işleyişini yıllık olarak değerlendirir ve hazırladığı değerlendirme raporunu Maliye Bakanlığı Üst Yöneticisine ve Maliye Bakanına sunar.

31 SAYIŞTAY (Dış Denetim): Dış denetim görevi Sayıştay tarafından yürütülmektedir. Sayıştay tarafından yapılan düzenlilik denetimleri çerçevesinde kamu idarelerinin İç Kontrol Sistemleri de değerlendirilir ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunulur.

32 İZLEME SORUMLULARI Bu rol ve sorumluluklar çerçevesinde idarede izleme kapsamında gerçekleştirilmesi öngörülen raporlama ve bilgi alışverişi ağı şekilde görüldüğü gibidir.

33 MERKEZİ UYUMLAŞTIRMA BİRİMİ DIŞ DENETİM Sayıştay (Rapor) ÜST YÖNETİCİ İÇ DENETİM (RAPOR) İÇ KONTROL VE RİSK YÖNLENDİRME KURULU STRATEJİ GELİŞTİRME BİRİMİ HARCAMA YETKİLİLERİ ALT BİRİM YÖNETİCİLERİ ALT BİRİM PERSONELİ

34 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KRİTİK KONTROL NOKTALARI İzleme çalışmaları belirli bir metodoloji takip edilerek, doğru teknik ve yöntemler kullanılarak yapılmalıdır. Her izleme faaliyetine ilişkin sonuç İç Kontrol Sisteminin performansının ölçüldüğü, kritik kontrol noktasıdır. Önemli olan belirlenen noktalarda veri üretilebiliyor ve ölçüm yapılabiliyor olmasıdır. Bu da İç Kontrol Sisteminin uygulama etkenliğinin yüksek ve sürdürülebilir özelliklerde olması ile sağlanabilir.

35 1) İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ İç Kontrol Sisteminin Sürekli İzleme ve Özel Değerlendirme ile izlenmesi ve değerlendirilmesi, Sürekli İzleme Özel Değerlendirmeler 2) İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DENETİMİ İç Kontrol Sisteminin İç ve Dış Sistem Denetimleri ile izlenmesi ve değerlendirilmesi, İç Denetim Dış Denetim yoluyla gerçekleştirilir. İZLEME YÖNTEMLERİ

36 1- İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ (1) İdarenin amaç ve hedeflerine ulaşma konusunda sistemin beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadığının iç kontrol bileşenleri özelinde incelenmesi ve sistemin iyileştirmeye açık alanlarının tespit edilerek gerekli önlemlerin alınmasını kapsayan bir süreçtir. Strateji Geliştirme Birimlerinin İç Kontrol Sisteminden sorumlu bölümleri/kadroları/ekipleri bu süreçte aktif rol oynarlar.

37 1- İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ (2) İç kontrolün kalitesinin değerlendirilmesine Kurum un tüm bölümlerinin etkili katılımının sağlanması İç kontrolün değerlendirilmesinde görüş, talepve şikayetlerin dikkate alınması İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda belirlenen iyileştirme gereksinimi için alınacak önlemlere eylem planları hazırlanması gereklidir.

38 SÜREKLİ İZLEME İç kontrolün sürekli izlenmesi kurumun normal, tekrarlanan, rutin çalışma faaliyetlerini kapsar. Bu tür izleme faaliyetleri arasında düzenli nitelikteki yönetim ve gözetim faaliyetleri ve personelin görevinin icrası sırasında aldığı diğer önlemler bulunur. Sürekli izleme faaliyetleri; kontrolün her bir unsurunu içerir ve düzenli, ahlaki, ekonomik, verimli ve etkili olma niteliklerini taşımayan iç kontrol sistemlerine karşı alınan önlemlerle ilgilidir.

39 ÖZEL DEĞERLENDİRMELER İç kontrol sisteminin ya da kritik süreçlerinin etkenliğinin değerlendirilmesi amacıyla yönetim ve çalışanlar tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Özel değerlendirmelerin kapsamı ve sıklığı, öncelikle, risklerin değerlendirilmesine ve sürekli izleme prosedürlerinin etkenliğine bağlıdır. Sürekli izleme yöntemleri etkin bir şekilde uygulansa dahi iç kontrol sisteminin bir bütün olarak özel değerlendirmeye tabi tutulması uygun olacaktır. Özel değerlendirmeler; iç denetçiler ve Sayıştay tarafından da gerçekleştirilebilir.

40 İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesinde-1; İç Kontrol Sistemi Soru Formu (esas olarak) Kontrol listeleri ve anketler gibi diğer araçlardan yararlanılması önerilir. Değerlendirme sürekli ve özel değerlendirmeler yoluyla yılda en az bir kez yapılır. Değerlendirmenin üçer ve altışar aylık dönemler itibarıyla yapılması da mümkündür. Değerlendirme sürecinde gerçekleştirilen çalışmaların koordinasyonu ve toplanan bilgilerin konsolide edilmesi görevi İç Kontrol Birimine aittir.

41 İÇ KONTROL SİSTEMİNDE İZLEME 1. İç Kontrol Sistemi Soru Formu nun doldurulması Harcama birimleri tarafından doldurulur. Kontrol Ortamı için 22 soru, Risk Değerlendirme için 10 soru, Kontrol Faaliyetleri için 10 soru, Bilgi ve İletişim için 8soru,İzleme için 9 soru olmak üzere toplam 59 soruya cevap aranmaktadır. Cevap seçenekleri Evet, Hayır vegeliştirilmekte şeklinde düzenlenmiştir. Evet cevabı verilmesi halinde durumun kanıtlarla desteklenmesi gereklidir.

42 İZLEME SORU FORMU EVET HAYIR GELİŞTİRİLMEKTE İç Kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendirilmekte midir? İdarenizde iç denetim birimi/iç denetçi mevcut mu? İç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak eğitimler, planlama oturumları ve toplantılar düzenleniyor mu? İç kontrolün değerlendirilmesine idare birimlerinin katılımı sağlanıyor mu? İç kontrolün değerlendirilmesi ile iç ve dış denetim sonucunda alınması gereken önlemlerin belirlendiği eylem planları hazırlanıp uygulanmakta mıdır? 2 0 1

43 İÇ KONTROL SİSTEMİNDE İZLEME 2. Soru formu sonuçlarının konsolide edilmesi ve değerlendirilmesi Konsolide işlemini SGB yapar. Soru Formu sonuçlarının yorumlanmasında aşağıdaki tablodan % yararlanılır: puanı Yorum 0 25 Biraz farkındalık ve anlayış olduğunun kanıtı. Ancak daha yolun başında. SGB nin yönlendirmede bulunmak için doğrudan eylemde bulunması gerekir Uygulanmaya geçildiğinin kanıtı. Daha fazla yönlendirmede bulunmak için SGB nin eylemde bulunması gerekir Bazı kilit alanlarda uygulama olduğunun kanıtı. SGB nin yönlendirmede bulunması gerekebilir İç kontrol sisteminin yerleştiğinin ve iyi bir yetkinlik seviyesinin oluştuğunun kanıtı. SGB, en iyi uygulama örnekleri olarak en iyi alanları belirleyip MYK MUB u bu konuda bilgilendirebilir Yetkinlik seviyesi mükemmeldir. İç kontrol sisteminin olgunlaştığının kanıtı.

44 İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesinde-2; Sürekli izleme ve özel değerlendirme yöntemleri birbirinin alternatifi olmayıp idarenin yapısına uygun olarak bu iki yöntem de kullanılmalıdır. Sürekli izleme yöntemleri etkin bir şekilde uygulansa dahi İç Kontrol Sistemi bir bütün olarak özel değerlendirmeye tabi tutulmalıdır. Özel değerlendirmenin kapsam ve sıklığı belirlenirken; risk değerlendirmesi, risklere verilecek cevaplardan veya kontrol faaliyetlerinin uygulanmasından sorumlu personelin ehliyet ve deneyimi ile sürekli izleme yöntemlerinin etkenliği dikkate alınmalıdır.

45 İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesinde-3; Sürekli izleme ve özel değerlendirme sonucunda tespit edilen eksiklikler gerekli önlemleri almak konumunda olanlara raporlanmalıdır. Söz konusu eksikliklerin rapor edilmesi ve ilgili düzeltici eylemlerin gerçekleştirilmesi için prosedürler de idarede mevcut olmalıdır. İzleme faaliyetleri yalnızca başarısızlık, hata, yanlış ve zayıflık gibi durumlarda değil sürekli ve günlük faaliyet, program ve projelerle bütünleşik bir biçimde yürütülmelidir.

46 ÖNEMLİ OLAN; Hangi İzleme Yöntemi (Sürekli İzleme ve/veya Özel Değerlendirme) ile olursa olsun İç Kontrol Sisteminin en doğru teknik kullanılarak izlenmesi Sürekli izleme ve özel değerlendirme sonucunda tespit edilen eksikliklerin gerekli önlemleri almak konumunda olanlara raporlanmasıdır.

47 2- İÇ ve DIŞ SİSTEM DENETİMİ (1) İç Denetim: Kurum içi ve kurum dışı tüm faaliyetlerden kaynaklanan değişikliklerin doğasını ve düzeyini; risklere verilecek yanıtları, ilgili kontrolleri uygulayan personelin yeterliliğini, deneyimini ve sürekli izleme faaliyetinin sonuçlarını göz önünde bulundurarak gerçekleştirilen iç denetim faaliyetleri; İzleme Fonksiyonunun Diğer Bölümüdür! İç Denetim Faaliyetleri nin mevzuata uygun yapılıp yapılmadığının belirlenmesi İç Denetim Raporlarının sonuçları için eylem planlarının hazırlanması, uygulanması ve izlenmesi gereklidir.

48 İç Denetimin İşleyişi : 2- İÇ ve DIŞ SİSTEM DENETİMİ (2) İç denetçiler, denetledikleri birim ile ilgili hazırladıkları raporlarını doğrudan üst yöneticiye sunar. Bu raporlar üst yönetici tarafından değerlendirilerek gereği için ilgili birimler ile SGB ye verilir. İç denetim faaliyeti sonucu denetçi tarafından önerilen düzeltici işlem ve tavsiyeler ilgili raporda belirtilen süre içerisinde denetlenen birim tarafından yerine getirilir. Üst yönetici raporun kendisine sunulduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde, İç denetim raporu sonucunda gerçekleştirilen çalışmaları kapsayan bir raporu İç Denetim Koordinasyon Kuruluna gönderir.

49 İÇ DENETİMİN BAĞIMSIZLIĞI İÇİN GEREKLİLİKLER İç denetim biriminin/iç denetçinin doğrudan üst yöneticiye bağlı olması İç denetçinin riskli bulduğu her alanı denetlemek konusunda özgür olması İç denetçinin özel bir statüye sahip olması Yöneticiler ile iç denetçiler arasında bir denge olması İç denetçinin bağımsızlığını sağlayan düzenlemelerin ilgili kanunda yer alması Merkezi iç denetim birimi/merkezi uyumlaştırma biriminin var olması Denetim raporlarının yayımlanması Dış denetimin iç denetimin bağımsızlığını desteklemesi İç denetçinin danışmanlık görevinin sınırı

50 İÇ DENETİMİN BAĞIMSIZLIĞI İÇİN GEREKLİLİKLER Kurumlar organizasyon yapısında yetkin denetçilerin bulunduğu bir denetleme bölümü kurmalıdır. Kurumlar fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim mekanizmasını oluşturmakla yükümlüdür.iç denetimin başarısı bir yönüyle İç Kontrol Sisteminin etkinliğine bağlıdır. İç Denetim İç Kontrol Sisteminin bağımsız ve tarafsız değerlendirilmesini taahhüt eder. İç Denetçi, sistemde bulunan zayıf noktaların beyan edildiği ve bunların ortadan kaldırılması için tavsiyelerin bulunduğu denetim raporlarıyla faaliyetlerini sonlandırır. Yönetici, iç denetim tarafından tespit edilen zayıf noktaları ortadan kaldırmak amacıyla iç denetim raporlarında verilen tavsiyeleri de dikkate alarak eylem planı hazırlar ve uygulamaya koyar

51 İÇ DENETİM RAPORLARI İçDenetimRaporları; İç denetçiler, raporlarını doğrudan üst yöneticiye sunar. Bu raporlar üst yönetici tarafından değerlendirilmek suretiyle gereği için ilgili harcama birimler ile SGDB verilir. İç denetim raporları ile bunlar üzerine yapılan işlemler, üst yönetici tarafından en geç iki ay içinde İç Denetim Koordinasyon Kuruluna gönderilir. (5018 Md.64)

52 İÇ DENETİM RAPORLARI Strateji Geliştirme Birimlerince, İç Denetim Raporlarına İstinaden Yapılabilecek İşlemler; Alınması gereken önlemlere ilişkin olarak harcama birimlerine rehberlik sağlama Tespit edilen eksiklikler çerçevesinde idare için eğitim ihtiyacını belirleme ve eğitim programlarının düzenlenmesi için girişimde bulunma İç denetim bulgularını da esas alarak iç kontrol sisteminin geliştirilmesine yönelik üst yöneticiye öneriler sunma İç denetim raporlarına istinaden hazırlanan eylem planlarının gerçekleşmelerini izleme

53 2- İÇ ve DIŞ SİSTEM DENETİMİ (3) Dış Denetim: Hesap verme sorumluluğuna katkıda bulunan araçlardan biri olan dış denetim fonksiyonu Sayıştay tarafından yerine getirilmektedir. Sayıştay denetimi, düzenlilik denetimi ve performans denetimini olarak iki bölümdür. Mali yönetim ve İç Kontrol Sistemlerinin değerlendirilmesi Düzenlilik Denetimi başlığı altında incelenmektedir (6085 sayılı Kanun, Madde 36).

54 Dış Denetimin İşleyişi: 2- İÇ ve DIŞ SİSTEM DENETİMİ (4) Sayıştay, denetimler sonucunda düzenlediği raporları idareler bazında konsolide ederek, cevaplandırılmak üzere ilgili kamu idaresinin üst yöneticisine gönderir. Hazırlanan dış denetim raporları ve bunlara verilen cevapları dikkate alarak dış denetim genel değerlendirme raporu hazırlar ve TBMM ye sunar.

55 İç Kontrol Sistemi Değerlendirilme Sonuçlarının Raporlanması İç Kontrol Sisteminin oluşturulması ve geliştirilmesine ilişkin olarak gerçekleştirilen faaliyetler ile sistemin etkenliği konusundaki değerlendirmeleri içeren bir rapor (İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu) her yıl Strateji Geliştirme Birimi tarafından hazırlanır, Hazırlanan bu raporun İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna onaya sunulması ve varsa rapora ilişkin eksiklikler tamamlandıktan sonra Kurulun uygun görüşü ile üst yöneticinin onayına sunulması gereklidir. Üst yönetici tarafından onaylanan Yıllık Değerlendirme Raporu, izleyen yılın Martayı sonuna kadar SGB tarafından MUB a iletilir.

56 İç Kontrol Sistemi Değerlendirilme Raporlarının İzlenmesi İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporunda tespit edilen iyileştirmeye açık alanlar için Birimlerin gereken önlemleri alması ve düzetmeleri yapması gerekir. Alınması gereken önlemler, yapılması gereken faaliyet ve düzenlemeler, bir eylem planı çerçevesinde ve belirli bir zaman sürecine bağlanarak uygulanmalıdır. Strateji Geliştirme Birimleri söz konusu önlem, faaliyet ve düzenlemelerin uygulama sonuçlarını en az altı ayda bir izlemeli, değerlendirmeli ve uygulama sonuçları hakkında üst yöneticiyi bilgilendirmelidir.

57 İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLEME BİLEŞENİ KAPSAMINDA GERÇEKLEŞTİRİLECEK ÇALIŞMALAR

58 İzleme Çalışmaları-1 İç Kontrol Sistemi İzleme Formunun belirli aralıklarla doldurulup değerlendirilmesi önemlidir. Faaliyet Sonuçları ölçülmesi ve değerlendirmesi ve hedeften sapmaların İç Kontrol Sisteminden kaynaklanan sebepleri için iyileştirme projeleri hazırlanması gereklidir. Süreç Kritik Kontrol Noktalarındaki Performans Ölçümlerinin Sonuçları değerlendirilmelidir. İç/Dış, Sayıştay Denetim Raporları Sonuçları takip edilmeli, gerekli hallerde eylem planları hazırlanmalıdır. Yıllık Risk Değerlendirme Çalışmaları yapılarak ve sonuçları değerlendirilmelidir.

59 İzleme Çalışmaları-2 Faaliyet Raporlarının Etkenliğinin (Planlanan ile Gerçekleşen Arasındaki Fark ve Stratejik Plan ile Uyumu) izlenmesi ve ve hedeften sapmaların İç Kontrol Sisteminden kaynaklanan sebepleri için iyileştirme projeleri hazırlanması gereklidir. Performans Programında yer alan hedeflerin gerçekleşmelerine ilişkin periyodik raporların hazırlanması gereklidir. Kurum varlıkları sayılmalı ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılarak tespit edilen tutarsızlıklar araştırılmalıdır. Kontrol Faaliyetlerine ait tüm formların kullanım sürekliliğinin de kararlılıkla takip edilmesi gereklidir.

60 İzleme Çalışmaları- 3 Ön mali kontrol sonucu uygun görülmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen mali işlemler için aylık raporlar hazırlanmalı ve üst yöneticinin değerlendirmesine sunulmalıdır. Çalışanların etik kurallara uyumu izlenmeli ve ihlal durumunda yapılacaklar belirlenmelidir. Çalışan ve İç/Dış Paydaş Memnuniyeti Anketleri sonuçlarında tespit sorunlar için iyileştirme çalışmaları yapılması gereklidir. Hassas Görevlerin risk envanterleri sürekli takip edilmelidir.

61 İzleme Çalışmaları- 4 İç Kontrol Sistemi Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Formu, Hata Bildirim Formu, Şikayet Formu, Tutanak Formu, vb. formlar ile Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sistemi ve Hata Bildirim Mekanizmasının çalıştırılması sağlanmalıdır. Aynı şekilde Öneri Sisteminin (Çalışan Öneri Formu) de çalıştırılması gereklidir. Üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların varsa araştırılmalı ve gerekli değerlendirme yapılmalıdır. Sonuçlar, Yıl Sonu Raporlama ve Değerlendirme Toplantısı ile Üst Yönetime sunulmalıdır.

62 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI (Yönetsel Hesap Verme Sorumluluğu) Kamu idarelerinin, amaç ve hedeflerine ulaşmak için yürüttükleri faaliyetler ile bu faaliyetlerin sonuçları hakkında kamuoyunun ve yasama organının bilgilendirilmesi, yönetsel hesap verme sorumluluğunun en önemli gereklerinden birisidir.

63 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANININ ÖZELLİKLERİ (Yönetsel Hesap Verme Sorumluluğu) İç kontrol güvence beyanını imzalayan her yetkili, verdiği güvencenin değerlendirme raporları, iç ve dış denetim raporları, diğer dış değerlendirmeler ve benzeri sağlam kanıtlarla desteklendiğinden öncelikle kendisi emin olmalıdır. Ayrıca Üst Yönetici, idaresinin İç Kontrol Güvence Beyanını doldururken, harcama yetkililerinin ve Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Güvence Beyanlarını değerlendirmeli; bu beyanların kendisine verdiği makul güvencenin de kendi beyanına önemli bir dayanak teşkil ettiğini İç Kontrol Güvence Beyanında ifade etmelidir.

64 İç Kontrol Güvence Beyanını Verenler 1) Üst Yönetici tarafından verilecek İç Kontrol Güvence Beyanı (Üst Yönetici) 2) Harcama Yetkilileri tarafından verilecek İç Kontrol Güvence Beyanı (Harcama Yetkilisi) 3) Mali Hizmetler Birim Yöneticisi (SGB Yöneticisi) tarafından verilecek İç Kontrol Güvence Beyanı (Mali Hizmetler Birim Yöneticisi-SGB Yöneticisi)

65 Üst Yönetici; İç Kontrol Güvence Beyanı Üst Yönetici İç Kontrol Güvence Beyanı aracılığıyla her yıl iç kontrol sisteminin idaresinin amaç ve hedeflerine ulaşma konusunda makul güvence sağladığını kanıtlara dayalı olarak beyan eder. Bu kapsamda harcama yetkilileri tarafından sunulan birim faaliyet raporları ekindeki güvence beyanlarını da değerlendirir.

66 İç Kontrol Güvence Beyanı Harcama Yetkilisi Harcama yetkilileri ayrıca Strateji Geliştirme Birimlerine İç Kontrol Sisteminin yıllık değerlendirilmesine yönelik gerekli bilgileri sağlar ve üst yöneticiye sunulmak üzere her yıl İç Kontrol Güvence Beyanını imzalar.

67 İç Kontrol Güvence Beyanı Mali Hizmetler Birim Yöneticisi Strateji Geliştirme Birim Yöneticisi idarenin faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğine yönelik İç Kontrol Güvence Beyanı imzalar.

68 T.C. GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI nda Gerçekleştirilen Çalışmalar

69 KONTROL ORTAMI (1) Mevcut Durum Analizi Çalışmaları ile MEVCUT DURUM PERFORMANSI tespit edildi. Etik Kodlar Sistematiği nin kurulması için tüm çalışanlarla beyin fırtınası oturumları gerçekleştirilerek Faaliyetlere, Yönetime ve Çalışanlara yönelik ETİK DAVRANIŞ KURALLARI belirlendi.

70 KONTROL ORTAMI (2) Çalışan tüm kadro unvanlarına ait İş Analizi gerçekleştirildi. (18 adet)

71 KONTROL ORTAMI (3) TEMEL SÜREÇLER belirlendi ve SINIFLANDIRILDI (7 Temel Süreç) SÜREÇ HİYERARŞİLERİ çıkarıldı (19 Süreç) Temel SÜREÇLERİN TANIMLARI hazırlandı. Süreç KRİTİK KONTROL NOKTALARI belirlendi. PERFORMANS GÖSTERGELERİ belirlenerek, süreçlerin iyileştirilebilmesi ve kontrol altında tutulabilmesi için gerekli oranlar hazırlandı.

72 SÜREÇ HARİTASI

73 MEMNUNİYET ÖLÇÜMLERİ İÇ PAYDAŞ ANALİZİ (10 adet) ÇALIŞAN MEMNUNİYETİ ANKETLERİ (17 adet) gerçekleştirildi ve sonuçlar raporlandı.

74 KONTROL ORTAMI (4) İŞ AKIŞ ŞEMALARI çizildi (50 adet). İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGELERİ hazırlandı (19 adet). ORTAK GÖREV SORUMLULUK ve YETKİLER belirlendi. EĞİTİM/DENEYİM TABLOSU oluşturuldu.

75 ORGANİZASYON YAPISININ YENİDEN DÜZENLENMESİ Mevcut durumdaki tüm işler ait oldukları fonksiyonlarda tanımlanarak, kadro unvanlarından değil iş unvanlarından oluşan organizasyon şeması çizildi.

76 ORGANİZASYON KİTABI Organizasyon Şemaları Ortak Görev, Sorumluluk ve Yetkiler İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri İş Akış Şemaları Eğitim Deneyim Tablosu belgelerini içeren Organizasyon Kitapları hazırlandı.

77 HASSAS FONKSİYONLAR Yüksek tutarlı finansal kararları alan ya da alınmasını sağlayan, Yönetimin misyonuna yönelik ve stratejik önceliği olan faaliyetlerde çalışan ve kararlara katkı sağlayan, Gerçekleştirdiği çalışmalar ve aldığı kararlar ile verilen hizmeti (özellikle vatandaşa yansıyan) etkileyen, Bilgi sistemlerinin güvenliğini ve sürekliliğini sağlayan, Hassas Fonksiyonlar belirlendi.

78 RİSK DEĞERLENDİRME (1) Temel Risk Alanlarının Belirlenebilmesi için; İş Analiz Formu Birim/Bölüm Etkenliği Değerlendirme Anketi Organizasyonel ve Yönetsel Süreçlerde Performans Analizi Anketi Çalışan Memnuniyeti Anketi İç Paydaş Memnuniyeti Anketi Bilgi Teknolojileri Mevcut Durum Analizi Mevcut resmi kaynaklar Görüşmeler kaynak veri olarak kullanıldı.

79 RİSK DEĞERLENDİRME (2) İyileştirmeye Açık Alanlar Listesi (48 Adet) hazırlandı, Varyans Analizi yapıldı, Temel Risk Listesi (19 Adet) oluşturuldu.

80 1. RİSK DEĞERLENDİRME Risk (olasılık, şiddet, tespit) Değerlendirmesi yapıldı, Risk Derecelendirme Matrisi hazırlandı, Risk Önem ve Öncelik Sıralaması Tablosu hazırlanarak ve Sonuç Grafiği oluşturuldu.

81 2. RİSKLERİ TANIMLAMA Riskler Sınıflandırması (Yönetim ve Operasyonel/ Stratejik/ Bilgi Teknolojileri/ İzleme ve Raporlama) yapıldı. Risk Süreci Profili Tabloları hazırlandı.

82 3. KRİTİK RİSK ALANLARINI BELİRLEME Kritik Risk Alanları ve İyileştirme İhtiyacı Değerlendirmesi yapıldı. Bünyesel ve Artık Riskler belirlendi.

83 4. RİSKLERE YANIT BULMA Risk Kapasitesini Takdir Etme çalışmaları tamamlandı. Risklere Verilecek Yanıtlar ve Gerçekleşme Alanları tespit edildi. Risk Envanteri hazırlandı. Örnek Risk Eylem Planı hazırlandı. Artık RiskDeğerlendirme Tablosu hazırlandı (Yıl sonu izleme modeli ile İKS İzlemesine ait risk çevrimi yeniden değerlendirildikten sonra doldurulmak üzere).

84 KONTROL STRATEJİLERİNİN ve UYGULAMA YÖNTEMLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ (1) Eğitim/Deneyim Tablosu Görev Envanteri Tablosu İç Hareketlilik Analizi Tablosu Vekalet Formu Yetki Devri Formu Görev Devri Rapor Formu Kontrol, Paraf, İmza, Onay Noktaları Yerleştirilmiş İş Akış Şemaları İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri

85 KONTROL STRATEJİLERİNİN ve UYGULAMA YÖNTEMLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ (2) Hata Bildirim Formu Şikayet Formu Tutanak Formu Yeniden Düzenlenen ve Standartlaştırılan Formlar Form-Tablo-Şema Revizyon Listesi Ön Mali Kontrol İnceleme Formu Ön Mali Kontrol Kayıt Formu Maddi Hata ve Noksanlık Tespit Formu

86 Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri gerçekleştirildi. BİLGİ ve İLETİŞİM Kayıt, Dosyalama, Evrak ve Arşiv sistemi analiz edilerek Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri Raporu nun hazırlandı.

87 İZLEME İç Kontrol Sisteminin güncelliğinin ve sürekliliğinin sağlanması için izleme modelinin oluşturuldu. İç denetim raporları sonucu hazırlanacak eylem planları için örnek hazırlandı.

88 Gaziantep Üniversitesi İç Kontrol Sistemi İzleme ve Değerlendirme mekanizması tüm Üniversitenin İç Kontrol Sistemi oluşturulduktan sonra, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı için oluşturulan İç Kontrol Sistemi İzleme Modeli çerçevesinde işletecektir. İç Kontrol Sistemi İzleme Formu Çalışan Memnuniyeti Anketleri Sonuçları Süreç KKN Performans Ölçümlerinin Sonuçları Performans Göstergeleri Tablosu Öneri sistemi Uyum Eylem Planı Değerlendirme Sonuçları Yıllık Risk Değerlendirme Çalışmaları Artık Risk Değerlendirme Tablosu Risk Envanteri (Kütüğü) Tablosu Düzeltici/ Önleyici Faaliyet Raporları Risk Değerlendirme Anketi Sonuçları İZLEME MODELİ

89 SABRINIZ VE İLGİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER