Modern Belgelerin Diplomatigi

Transkript

1 ISBN DERLEM YAYIN-lARI Derlem Yaylnlarl No2 Yazar Niyazi ~ic;ek Editor Avni Ba~ta~ Modern Belgelerin Diplomatigi Kapak ve Ie; Tasarlm Sava~ <;:eldc; istanbul Birinci Baslm Ocak2009 Niyazi C;:i~ek. Baskl ve Cj!t Graphis Matbaa Yuzyrl Mah. Matbaacrlar Sit. 2. Cad. No: 202/A Bagcrlar istanbul t: f: w: Derlem Yaylnlarl Betim ileti~im YaylnCllik Ltd. ~ti. markasldlr

2 13511' ~ I IV. BOliim,'. ". ". Belgelerin Form Ozellikleri I I.:, ~ ';' Hukuki, idari ve fonksiyona dayah nedenlerden dolayl iiretilen her beige, tiiriine gore belirli bir karakteristige sahiptir. Bu karakteristik, bir takim form ozellikierinden olu~maktadlr. Belgelerin dokiimanter yaplsll1l te~kil eden bu form ozellikleri, beige iizerinde bir bilginin iletilmesi iyin kullal1llan sunum kurallanl1ln biyimlendirdigi biryok paryadan meydana gelen gorsei bir biitiinliiktiir. Belgenin iyerigiyle ilgili ki~i, yer veya konulardan tamamen ayn olan bu gorsel biitiinliigii saglayan form ozelliklerinin bir kisml belgenin iyerik yaplstyla ilgiliyken, digerlerinin dl~ etkenler vasltaslyla olu~tugu goriiliir. Belgenin iyerik yaplslnda bulunan ozelliklere "iy kaynakil elemanlar" adl verilir. Belgenin bilgi yoniinii niteleyen bu iy kaynakh elemanlann entelektiiel tarafi bulunur. Belge formunu daha yok gorsel olarak biyimlendiren ozellilder ise "dl~ kaynakh elemanlar"dll,336. Bu dl~ kaynakh elemanlar belgenin ~ekil yoniinii niteler. Sonuyta bu iki eleman grubu, bir biitiin olarak belgenin karakteristik form ozelliklerini meydana getirirler 337 iy ve dl~ kaynakh bu ozellikler, her ne kadar bilinen klasik kaylt ortaml olan kaglt belgelerle alakah gibi goziikse de yapdan ara~tlrmalardabunlann artlk elektronik evrak- 336 Belgelerin karakteristik iizelligi olan form yapdan hem fiziksel hem de entelektlieldir. Belgenin dl~ kaynaktan gelen unsurlanjizikselformu (physical form), i~ kaynaklardan gelen ise entelektuel formu (intellectual form)dur (<;:i~ek, "Ozel Diplomatik...", s. 272). 337 Bruno Delmas, "Manifesto for a Contemporary Diplomatics: From Institutional Documents to Organic Information", AA, 59/4 (Fall 1996), s "1.

3 -. r: ri: ".i in de gee;:erli oldugu anla~tlmaktadlr333.dolaylslyla bir be1ge ister kaglt, ar e;: elektronik ortamda bulunsun, ait oldugu tiiriin gerekli ko~ullanna.sterse 'elirtilen bu ozelhklenn tamamma ya da bir klsmma sahlp olmalrdu.. rore D, 4.1. ic;: KAYNAKLI ELEMANLAR Her hangi bir yazi belge olarak ortaya e;:lkarken hukuk, idari usu!, i~lem,.. kratik gelenek ve prosediirlerin olu~turdugu aym zamanda yazim ku- ~ro.. llanyla bie;:im alml~ ozelliklere sahip Oh.l[339. Ie;: kaynaklr elemaniar olarak ~;nllnlanan bu i::izellikler, 0 belgenin ilk form elemanlan oldugu gibi aym. anda varligma ipret eden temel bilgi aianiandir.. zaj11 Belgenin entelektiiel form yaplsmm temel bile~erlerinimeydana getiren bn "ic;: kaynakh elemanlann"34o en belirgin olanlan ba~ltk) tarih, leonirol nurnarasl, adres, metin ve onaydlr. ic;: kaynakh elemanlann bin;:ogu, beige tiiriiniin ortaya e;:lktlgl fonksiun temel dinamigi olan prosediirlerle ya da i::izellik1e 0 tiir ie;:in yapdan von." diizeniemelerie onceden belir1enmi~tir. Ornegin resmi bir yazl~mada form lemanlannm neler oiacagi Resmi Yazl~maYi::inetmeligi'nde belirtilmi~tir341. ~el elerin entelektiiel formunu c;:evreleyen bu elemanlar bir biitiin olarak bele 7ortaya koyarken, biri digeriyle organik ili~lzi ic;:inde bulunur. Bu parc;:afa:: n her bid, digerini tamamlar. Belgenin biitiiniine ipret eden bu unsurlar rastg ele bir araya gelmemi~, mekanik bir aracm parc;:a1an gibi biitiine hayat mek ic;:in sorumluluk yiiklenmi~lerdir.do1aylsly1a her bir form elemalllver.. I d b' nln varligl, bir digerini anlamh lolar. Ust1endikleri gi::irev itibariye e II'. I. man dig"erine baglmltdlr. Tek ba~lanna bir anlaml olmayan bu unsurlar, e e.j biitlin olarak ve dogru ~ekilde verildiklerinde bir anlam kazamr, belgenin karakteristik formunu olu~tururlar... Bu elemanlann kendi i~inde de alt alanlara boliindiikleri goriiliir. Bu, durum, bir beige iizerinde ae;:i1<e;:a belirli olmayan, ancak diplomatik analiz. ~ASE Project, "Appendix I: Template for Analysis", [<;evrimi~i]. Elektronik ndres: y. inl er pares.org/book/interpares_book_lappol.pdf [ ] <;;i~ek, "Oze! Diplomatik...", s Delmas, Aym yer. 34! "Resmi Yazl~malarda Uyglllnnacak Us"l...". yapanlann a~lklayabildigianalitik bir bi::iliinmedir.dokiimanlan entelektiiel olarak inceleyen uzmanlar, bu i~ kaynakh elemanlan belirlialt gruplar altll1da ele a1ml~lardlr342. Bunlardan ilki protokol olup, belgenin iiretilmesinde idari konteksti ac;:lklar. ikincisi metindir ve belgenin dogu~una sebep alan iradeyi ortaya koyar. Uc;:iincii kislm ise saygl ve onayll1 ifade edildigi, belgenin sonunda buhll1an son protoleol alamdll.343. Belgenin resmiyetini gosterir 344 Bu iie;: bolum, fiziksel ola1'ak birbirlerinden ayn oliip beige formunun farkh bi::i1gelerinde bulunur ilk Protokol Bir belgenin i.iretirniyle alakali resmi usullerin a~lklamp, idari prosedi.irlerin ortaya kondugu bu alana protolwl (protocol) denilmi~tir345. Bir belgede iki protokol alam oldugundan ilkine ilk protokol, daha soma gelene ise son protokol denilmesi uygun gi::iriilmii~ti.ir.ilk protokol, belgelerin iist tai'afll1da bulunur. Bu kislmda belgenin iiretildigi zaman, yer, antet, ba$hlc, adres ve ilgili referanslar gi::isterilir. Bir yoniiyle be1genin kimlik bilgilerinin ve erj~im kanallannll1 verildigi bu yer, beige tiiriine gi::ire bir takim farkhhldara sahip olabilir Antet Protokol alanmda ilk gi::ize c;:arpan eleman genellikle antettir (entitling). Onceleri bu alana "unvan" denilmekteycli. Bugi.in ba~lik olarak da isimlendirilen bu eleman, bir belgenin C;:lktIgl kaynagl ve aidiyetini gosterir 346. Hem Resmi YaZl$ma Yi::inetmeiigi gibi prosediirlerde, hem de bir~ok diplomatik incelemede bu a1ana c;:ogunlukla "ba~ld<" denilse de burada antet terimi kullani1acaktlr. Bu tercihin onemli bir sebebi vardlr. BaZI beige tiirlerinde 342 Durant;, Diplomatics..., s Bdgede blllunan metin k1smtndan sonra gelen imza, saygt ifadesi vb. l1nsurlnnn bull1ndugl1 k,sma ingilizce kaynaklarda "eschatocol" denilmektedir. ingilizceden Tiirk~eye ~evirisi yapdan diplomntik kitabtnda bu alan "son protokol" olarak 'Tevrilmi~tir(Jan Reychman ve Ananiasz Zajaczkowski, Osmanlr Turk Diplomatikasr El Kitabr, istanbul: D.'\GM, 1993, s. 161). 344 Storch, Aym makale, s Dur'anti, Ayn' eser, s Belgenin ~d<ttgl kaynak bilgilerinin yer c'rlgt bu eleman, Resmi Yazt~ma Yonetmeligi'nde ba~ltlc olarak ge~mektedi r ("Resmi Yazl~malardac'ygulanacak UsnL..", s. 3). If! {IU:: 1 T I',.1-' I)! "f". II f1.1,i',!; ~ t~i. 1;1.,. l I,.' 'I,.,1,1 1'1 i I. itl :.',' (,,I ".' i! j! ir lip.!i' I",.! Ii,:,, i'l1!. 11 1,I;;. II: :!Iqil i(" l,~!,,(;. 'II'. Ii' ':: I" ill.. I;:,. 1,1,:. 1!ll::!' ill,' l Itd : I:, Ii' 1: ;; 1 I'. ; ~;. i',j 'i '.' '" '" 'd;;,

4 11138 b 'I 'lerinin verildigi bu antet ile birlikte bir de belgenin tiirii ve konu-!zuruill 1 gl ",. k 1 h 'fade edildigi esas ba~hk bulunur. Orneglll ~artname,proto 0, ru sat, s~nun ~. enelge, izin belgesi ve diploma gibi daha bircrok beige ornegi, crlktlgl Y onerg iiretildigi,g kurum bilgilerinin bulun. d' ugu antet yam Slra b' lr d e bit" e ge uru " veya, sahiptir. i~te bu iki ba~hglbirbirindenaymuak i<;:in be1genin crlktlgl ba~hgloa " A - ft b 1 k" ( A _ osteren )347 1 ba~hga FranSlZca kagltta ve zar a a~ I en-tete an a- 1<ayn a g 1 g 1 348" " elen ve Tiirk<;:ede de kullamlan bir terim b 1 't"" 0 an antet, e genlll uru mula g nu af"lklayanlara ise " ba~ 1I 1"d \: em'i mesl' tercl'h ed'i I ml~ 't' Ir. 'Ie konusu T. BeIge formunda yiiklendikleri fonksiyon degerlendirildigi~de ba~hk ile in birbinden farkh elemanlar oldugu anla~lhr, Modern tenm olarak anan kiima11l <;:lkaran ki~i veya kurumun k' 1m1-- ' Ig1111 ve ad" reslm a<;:1kla. r Son tet d0, 0 manh belgelerinde de goriilen antet verme usui" u, e urnh unye ' t d" 0- don em. bel s elerinin ilk orneklerinde kullandml~,bugun "k de kullamlma ta d lr, penh g 1 E,.." d h ", "n Marmara Dniversitesi Tiirkiyat Ara~tlrma l an nstltusun e azlrogneg. belae orneg-inde, antet ve beige b ba~hgllllll birlikte verildigi goriillanan Ir 0 mekte d..349 II'. Resim 2: Antet ve ba~hgll1 birlikte kullal1l1dlgl bir beige T. C. Marmara Dniversitesi Tiirkiyat Ara~tlrmalanEnstiliisii T.e, istanbul SUYUK$EHiR BELEOiYESi BA$KANLIGI itfaiye Oaire Ba~kanllgl Merkez itfaiye MUdurliigu Antet alanlllda, ozel veya kamu tiizel ki~isine ait orgiitiin tescilli resmi ismi ve unva11l bulunur, Diger bir ifadeyle, bu klslmda belgenin idari ve hukuki bakimdan sorumlulugunu ta~lyan kurum ve birim a<;:lkla11lr. Anteti kullanarak belgenin <;:Iktlgl kaynag1 ve icrerik sorumlusunu ogrenmek miimkundiir. Belgenin guvenilirliginin degerlendirilmesinde onemli bir ara<;: olan antet, farkh duzeylerde verilebilmektedir. idari ve hukuki sorumlulugu gosteren bu kaynak bilgisi, baz1 belgelerde hiyeraqik olarak en alt birime kadar inebilirken, bazl1annda en iist diizeyde kalabilir. Resim 4: U<;: satlrda verilmi~ antet T,e. i<;:i~leri BAKANLIGI ivlahalli idal'elel' Genel Miidiil'liigii iii i",..~, I'..j '" ",. ~ $.00.00/.266,. Resim 3: Altl satlfa yaylhlll~ antet T&ih: 3 1 MaI: GECici MEZUNivET B LGESi ----:-.. F SIZca rurk~e Sozliilc, [<;:evrimirri] Elektronik adres: "en-tete, ran 1 k hp?word=en-t%eate [10.1 \.2008J. soz u P ' " b I? k.. G" el Tu"rkre Sozliik TDK (revrimirri1 Elektrol11k adres: ' atego 14R 'Antet. U/1C ),, y. " "tbn&kelimesec=17350 [ J. n=\en. M' 'yet Belgesi" 31 Arahk 2003 tarih ve 2616 sayj11, istanbul: MU Turkiyat Enstitusu, 349 "Ge'il'il ezui11, 2003, 2004 yl1111da <;:lkan Resmi Yazl~ma Yonetmeligi'nde bu alan yazl~malarda "T,e." klsaltmaslyla birlikte ornekte 350 goriildiigu gibi ii<;: satirla sllluland1 nlml~tll 351, Bazl orgiitlerde bu smlfl a~abilmeki<;:in genel miidiirliik ve daire ba~kanhgmlbirlikte tek sabra yazmak gibi bir yola bafuruldugu bilinmektedir. Kamu idaresi ve ozel i~letmelerin yaz1~malannda temel elemanlardan biri olan antet, yayglll olarak kulla11l1sa da her zaman gormek miimkiin oima- 350 i~i~leri BakanJlgl MahalJi idareler Genel Mudurlligu, [<;:evrimi~i] lektronik adres: U ncellgorusbelge1erilbelediyeb utcesubesi.doc [ J. 351 "Rcsmi Yazl~malardaUygulanacak Usul..,", "

5 11" yabilir352. Antetin bulunmamasl, beige tiiriine bagh olabildigi gibi genellikle kurum dl~ldda yapilan tespit ve degerlendirmeler sonucu belgelerin el. yazlslyia hazuianmaianndan da kaynakianabilir. bzellikie beige sorumiuiugu bir ti.'.zel ki~ilige ait olmayan, gen;:ek ki~ilerin iirettigi belgelerde antete pek rastlanmaz BCffltlc Ba~llk (title), bulundugu belgenin konu veya beige ba~hgl oiup, tiir ve i<;:erilde ilgili aynnti1an yansitlr. Aym zamanda belgeyi ait oldugu konu alanmda tasnif ederek, digerlerinden aylrma imkam verir. ResL~1 5: Rapor ba~hgl BEYKOZ <:;EVRESiNiN JEOLOJi VE JEOFiziK A<;JSINDAN YEPLE~jME UYGUNLUK DEGERLENDiRMESi RAPORNO:A-17 istanbul Biiyiik~ehir Belediyesinde iiretilen bu rapor, hem belediyenin tiizel ki~iligini ifade eden bir antete, hem de ic;:erigi ac;:lklayan bil' ba~hga sahiotil-353. Daha once de belil'tildigi gibi antet ile ba~hk fonksiyon olarak birbi- ~ rinden farkh elemanlardlr3 54 Resim 6: ~artname ba~hgl LAPTOP TEKNiK!;iARTNAMESi 352 Kamu ve ozel i~letmelerin biirolannda <;e~itli ara~tlrmave saha <;ah~maslslrasmda kar~j1a~danfarkh ama<; ve fonksiyonlar ic;:in iiretilmi~ tutanak ve rapor tlirii dokiimanlann bir klsmmda antet verilmedigi goriilmii~tiir. Ornegin bir tespit raporunda belgeye dogrudan "RAPOR" ba~hglyla girilmi~, her hangi bir antet verilmemi~tir("ozel Hastane A<;llmast i<;in Olmasl Gereken Zorunlu ila<;, Personel, Malzeme, Arac;:-Gere<; ve Bina Durumuyla iigili Tespit Raporu", Ozel Bahat Hastanesi Dosyasl, ism Tedavi Kurumlan $b., 1999, (y.b.). 353 "Beykoz <;:evresinin Jeoloji ve Jeofizik A<;lsmdan Yerle~ime Uygunluk Degerlendirmesi Raporu, Rapor No: A-17", Haz. Planlama ve iroar Dairesi B~k., $ehir Planlama Md., ibb, 1997, (y.b.). 354 Trakya Oniversitesi, [<;:evrimi<;i] Elektronik adres: _tekni lcsartnamesi_guncellenmis.doc [ J. Bu ba~hklann bir klsml genellikle yabelge tiiriinii ya da belgenin konusunu tammlarken, bazi orneklerde beige hakkmda farkh ipu<;:ian veren daha detayh ba~hklara rastlanmaktadlr. brnegin belediyede iiretilen bir faaliyet raporu ornegi, tammlama bilgisi bal<immdan olduk<;:a aynnti1i bir ba~hga sahiptir3 55 Resim 7: AyrmtllJ bir ba~hk istanbul BOYUK~EHiR BELWiYESi ZABITA MUDURLUGU nirimlerinin 1998 YIU 1 OCAK 31 ARAUK TAR:iHiNE AiT FAALiYET RAPORU Ba~hk, belgenin ilk olarakkonusunu ve tiiriinii olduk<;:a ac;:j1c bir ~ekilde 01' taya koymaktadu. Konuyu ifade eden bilgiler incelendiginde, belgeyi ureten kaynaklardan belgenin iiretildigi tarih ve donemine kadar bir<;:olc tanunlama unsuru belirlenebilir. Rapora dogrudan bir tarih verilmemesine ragmen ba~hkta verilen bilgi, beigenin tarihini belirlemede yardimci olmaktadlr. Bir ar ~ivci, belgenin farkh alanlannda buillnabilecek bilgileri ba~hktan koiayhkla tespit edebili1'. Kurumlann iiretmi~ oldugu beige tiirlerinde farkl! diizeylerde verilmi~ ba~hk orneklerine rastlamak miimkiindiir Tarih Antetten hemen sonra gelen ve yazl~malarda sag iist alanda, tlltanak ve protokol tiirii belgelerde ise genellilcle imzanm blllundugu son kisimda yer alan i<;: lcaynakh elemanlardan biri de tarih (date) bilgisidir. Belgenin iiretildigi zamal11 ifade eden bu alan, belgenin hazlrlandlgl giinii, kurum dl~ll1a gonderilen yazi1arda ise -genellikle evrak kaylt biirosundan verildigindenkurumdan <;:lktlg1 tarihi gosterir. Uretilme tarihinin yam Sira farkh imzalardan ge<;:tikc;:e i~lemin zamammn belirtildigi belgeler de buiunmaktadir. brnegin miistakil bir tarih alai-una sahip olan makam olurlannda, evrak onaydan gec;:tigi snada yetkili imzalarken o giiniin tarihini de belirtir. Dl~ kaynalch bir eleman olarak degerlendirilse de belgeler ilgili birime havale edilirlcen dii~iilen a<;:lklama notlan ve ~erhlerle 355 "ibb Zabtta MiidlirJiigii Birimlerinin J998 Yilt I Ocak 31 Arahk Tarihine Ait Faaliyet Raporu", Ylllik Faaliyet Raporlan Dosyasl, Dos No: 7-C. rbb Kontrol Daire B~k. Zablta Md. 1999, (y.b.). j" I'.I " I' I' " I' j", I~ i I', '..

6 14311 tarih bilgisinin de yer yer yazl1dlgl goriilmii~tiir. Aynca, belgelerin beraber " d'... klan niishasma ilgili yonetici imza attlgl sua a lmza gununu gaskurumda a v.. 'hi de yazdlgl arnekjere rastlanmaktadlr. teren tan r ihin verildigi yer, beige tiiriine gore farkhhk gosterebilmektedir. Narfar d" "h' 1 1 k'ld larda metnin iist klsmm a SaYI: mn lzasma ge ece ( ~e I e al yazl~m _..... m.. erekirken imza alanmda venlen arneklerle kar~l1a~makda mumenlmes1 g. v.... r Cumhuriyet kurulduktan sanra harf devrimine kadar alan zaman kundu. h' d 'ld' v.. d.. retilen belgelerde tari in metllln sanun a ven Igl b'l' I mmekte-,i r en Sln e u k d "k 1 "'b' '. '6 U iin dahi bu orneklere rastlanma ta lr. Aynca, ma am a uru gl 1 dlr-. B v 1 ge tiirlerinde metnin hem iistiinde hem de a1tmd a tan'h' m yen'ld' Ig1, baz 1 be g ar~tla~mak k'ld 1 'b' b k miimkiindiir. Aym ~e I e ru 1sat ve tapu gl 1 e gearnek er e "f "f 'h imzanm altmda verilmektedir.. lerde tan Resim 8: imza yerinde verilen tarih () ~ SATE]) Yonelim Kurulu A. IJS-l'klln Sayt ve Konu Belgeler iiretildikleri kurumda bir kaylt numarasi ahrlar. Bu numara, resmi yazl~malarda"sayi:" biyiminde verilirken, ozel firmalarda genellikle "Referans:" ifadesi ya da "Ref." bsaltmasl kullamlarak gosterilmektedir 58 Resim 9: Ozel bir i~ yazlsll1da tarih ve sayi verme ~eldi Tarih Referans Resim 10: Resmi yazl~mada sayi alam Sayl : B.o5.0.l\IiG.o.OS.15.2G-230i 5658 KomI' DosyaL.'lln.:... i~emh'l'i 34/278 Resmi yazl~malardabelgenin sol ust ko~esine ve tarih bilgisinin hizasll1u gelecek biyimde diizenlenmi~ alan sayl alam, rakam ve harflerden meydana gelen bir tabm kod numaralanndan olu~ur. Bu bslmda.belgenin ylktlgl kurum ve birime ait bilgileri i~aret eden kadlar, ardll1dan hizmet tiirii veya konu (dosya) kodu, son olarak da evrak kayi! I1UmaraSI yer ahl.359. usullerinin aylklandlg1 yonetmelik ve genelge gibi diizenlemerih verme ~ekli aylkya belirtilmi~ alsa da uygulamalarda her zaman Yazl~ma lerde, ta." 1" 0" kl' d d b 'r birim goriilmemektedu. Gun, ay ve yl m ~e m e stan art 1, ". la verildigi ornekler yam Slra aym harflerle yaztldlgl, aynca belgenll1 ~.aka,mldi" i yer alan ~ehir isminin belirtildigi ornekler gormek miimkiindiir. uretldonemde g ~ehir ismi yazllmak SIZll1, "/ /2008" ~ekl' m d e tan'h verme Son.' ural alarak bemmsenml~tll-. usu I ' u ( Kamu kurumlannda iiretilen yazl~malardahalen Ba~bakanhgll1 1991'de Ylkar.ml~ oldugu genelge uyannca yiiriirliige kanulan kurum ve birim kodlan kullamlmaktadlr 60 Bu kad sisteminin zaman zaman degi~ikligeugradlg1l "Slaj Kabul Meklubu", Iarih ve 34/278 referansll, Stajlar Dosyasl, MU Fen-Edebiyat Fakiiltesi, 1999, (y.b.). 359 Sagllk Bakanhi'p [<;;evrimi<;i) Elektconik adres: aspx? F6ElOF CFF D5EC50F E47896F8AFCF [ ]. 360 "Ba~bakanhk Personel ve Prensipleri Genel Miidiirliigli'nlin 13/08/1991 tarih ve sayl ---6 BCA ' I k U I " ve 1991/17 numarali Genelgesi", Ba~bakanlrk DI~ Genelgeler ( ), Ankara: Ba~bakanhk, Y zl<malarda Uygu anaca su "Resinlay...Ji,;l...- _,,,.,

7 da gozden uzak tutmamak gerekir 361. SaYI elemam, ozellikle kamu kurumlanndan ~Ikan belgelerde tabii olarak onceden verilir. Belgenin kurumdan ~11C1~1 siraslllda bu alana bir de evrak kaylt numarasi eklenir. Kurumun tqkilat yapisllla gore evrak kaylt numarasl tek olabilecegi gibi biri birim digeri kurum olmak uzere iki ayn numara da bulunabilir. SaYl kisml, her ne kadar i~ kaynakh bir eleman olsa da ozellikle evrak kaylt ve dosya tasnif numarasl, belgeye sonradan dahil oldugundan dl~ kaynaklardan gelen elemanlar olarak da degerlendirilebilir. Ancak, belgenin entelektuel analizinde ve eri~iminde olduk~a kullam~h veriler sunan bu alamn, i~ kaynakh gorulmesi daha tutarh bir yakla~lm gibi gozukmektedir. Yazl~malar ba~ta olmak uzere ~e~itli beige tiirlerinde yayglll bir ~ekilde bulunah elemanlardan biri de konudur. Konu (subject) alam, metnin oziinii ihtiva eden veciz ifadelerden olu~ur. Belgenin ne ile ilgili oldugunun anla~ilmasllla yardlmcl olur. Bu alandaki bir-iki kelimelik a~lklama, anahtar kelime i~levi goriip, metnin tamaml okunmakslzlll beige hakklllda muhataba fikir verir Kontrol numarasl BaZl beige turleri, birim ve konu kodlanndan ayn olarak bir de kontrol veya seri numarasma (control number) sahip olurlar. Bir genelge, teblig ya da raporun sayisi, bir fatura veya makbuzun seri numarasl, birer kontrol numaras1 oldugu kadar aym zamanda belgeye eri~im aracl olarak kullamlabilecek bir referanstu. Bu numaralar, makbuz ya da dipko~anh beigelerdeki gibi iireten tarafm, belgenin ait oldugu yila gore Ocak ayllldan itibaren birden ba~layarakverecegi sayl1ar olabilir. Ozellikle geneige gibi mevzuat turu belgeler bu ~ekilde numaralandlnhr.. Resim 11: Kontrol numaras1 GENELGE (2000/16) Ornekt: goru!en genelgenin.ald1g1 sayl, 2000 yl1111da ~lkanlan 16'ncl fenelge oldugunu 1fade etmektedu. Belgelere kontrolnumarasl verme i~lemi, kurumlarda genellikle Ara~t1rma Planlama ve Koordinasyon Birimi, Strateji Geli~tirme Ba~kanhgl veya '!az1 t~leri Miidiirliigii gibi merkezi bir birim tarafllldan yiirutiiliir 362. Numaraland1rma her yil yeniden ba~lar. Zaman zaman kesintiye ugrasa da kanun orneginde oldugu gibi kontrol numarasl uygulamasl ilk ~lkan kanuna verilen sayllllll devam ettirilmesi ~eklinde de olabilir. Bu tip uyglllama 0 ture ozel oiup ilk qkan dokiimanla biriikte verilmeye ba~iamr. Benzer bir yontemin ruhsat ve diploma gibi belgeler i~in de kullamldlgl bilinmektedir. Olu~tllrulankutuk veya sicil defterine kaydedilen belgeler bllradan bir kiitiik numarasl ahrlar. Beige uzerine kaydedilen bu sayl aym zamanda bir kontrol nllmarasldlr. Bu numara kesintiye ugramakslzlll her yll devam ettirilir Muhatap BeIgenin gonderildigi tiuaf olan muhatap (inscription), yazl~malar ba~ta olmak uzere bir~ok belgede-bulunur. OsmanlI beigelerinde bu klsma "elkab" denilir, yazllar bununla ba~lj.rd1363. Cumhuriyet donemi beigelerinde ise verili~ ~ekii biraz degi~mi~; daha sade bir bi~im alml~tlr. Bu alanda, belgenin kim i<;:in hazulandlgl ya da kime ve hangi kuruma gonderilecegi, muhatablll adl, unvam ve adresi belirtiierek a~lklanir. Muhatap bilgisi, belgede a~ik-. lanan iradenin kime y6neldigini gosterdiginden dolayl belgenin iletimi ve dogacak hukuki sonu<;:lann taraflllm belirlenmesi baklmmdan olduk~a anlamhdlr3 64., 361 Ba~bakanlJgm 1991/17 sayllt kurum genelgesinden once 1990 ydll1da Devlet Aqivleri Genel MiidiirliigiinUn geli~tirmi~ oldugu ve halen Cumhuriyet Ar~ivindekullamlan kurum ve birim kodlan, belgelerdeki bu sayl klsmmda kullamlmaktaydl. Ancak, bir buc;:uk ilei I'll kullamlma imlciim bulan kod sistemi Ba~bakanhgmbelirtHen genelgesiyle yiirlirliikten kalkml~ ve yeni sistem kullamlmaya ba~janml~tlr. Ar~i\'in uyguladlgl sistemden de once yine kurumlann, rakam veya harfkrle kurum ve birimleri ifade eden fakh kodlar kullandlklan daha once yaymlanml~ c;:e~itli prosedlirlerde goriilmektedir (Desimal Sisterne Gore Dosya Usulii ve Tatbikatma Dair Dosya Yonetmeligi, Ankara: Ba~bakan!Ik,1976). 362 Ornegin Saglde Bakanhgmda fark!! genel mudiirllikler tarafmdan hazlrlanan genelgelere 2000 ydmda Ara~tlrmaPlanlama ve Koordinasyon Kurulll Ba~kanhgmcakontrol numarasl verilmektedir ("Sagllk Bakanl!gmm 08 Mart 2000 tarihli ve B.lOO.APK.O.OO.OO.00I703 saydl yazlsi", Ara~tlrma Planlama ve Koordinasyon Kurulll B~k., 2001, (y.b.» Kiitiikoglll, Osmanlr Belgelerinin Dili..., s "Saghk Bakanhgwln BlOOTHGOI / sayi ve tarihli <;::OK ACELE yazlsl", Ozel BagcIlar Hastanesi Dosyasl, jsm Tedavi Kurllmlan $b. Md., 1999, (y.b.).

8 Resim 12: Yazmm adresi Resim 14: Makam oiurunun hitap ba~hgl istanbul VALiLiGiNE (it Saghk Miidiirliigii) BAKANLIK MAKAMINA Kamu yonetiminde bu lusma "gonderilen makam" denilir3 65. Yazllllll muhatabl olan tarafi hitap edildigi i<;:in "hitap ba~hgl" bi<;:iminde ifade edenler de bulunmaktadlr. Bu lusma yazilan bilgiler belgenin turune ve gonderildigi muhataba gore farkhhk gostermektedir. BeIge, eger bir mektup ise hitap. onderilen ki~inin adlyla ba~lar. Resmi ya da ozel bir belge nereden yazlhrsa i~azi1s111' bu yapl fazla degi~meyen bir gelenek olmu~tur. Istanbul Buyuk~~hir Belediye Ba~kam'nlll gondermi~ oldugu resmi bir davet mektubunda hltap Iba~hgl' taluf ifade~i ve ki~i adlyla ba~lamaktadlr366: Resim 13: Hitap ba~hgl Hitap ba~hgl111,makamasunulan yazdarda daha belirgin olarak gormekteyiz. Ornegin Saghk Bakanhglllda bir genel mudurlukt~nbakanhk makamllla sunulan bir makam olurunun ba~hgl "Bakanhk Makamllla" ~eklindedir3 70 Belirtilen bu ba~hklardan ayn olarak ozellikle yazl~ma turu belgelerin dl~llldaki sozle~me, ~artname, kontrat, sertifika, diploma, bordrolar, yonetmelik ve yonerge gibi daha bir<;:ok belgenin sahip oldugu ba~hklar da bir ic;: kaynakh eleman olarak kabul edilmekte ve hitap ba~hgl11111bulundugu yerde verilmektedir. fu,,', SaYlll Majyen SUTiYOSU, Jakarta Valisi ENDONEZYA Resim 15: BeIge turii ba~hgl ile hitap ba~hgl birlikte vel'ilmi~tir Muhatablll adl yamnda adres bilgisini niteleyen gorev unvam ile bulun :dugu ~ehir ve ulke adl da ilgili alanda ya.zi1ml~tlr: Z6~ten ~ahls a~l~a yazilan rcsmi yazilarda adres isimden sonra venlmektedlr3. Mekt,up turun~e olan bu belgede antet de bulunmaktadir. Antetin verilmedigi veya y~ziyi ~u:e~l~yen taraflll bir tuzel ki~ilige sahip olmadlg1 durumlarda, bu hltap bi1g1s beige ba~hgl olarak degerlendirildigi belirtilmektedir 36S. Bilinen bu ba~hk usulunun dl~lllda yazllllll muhatabl olan taraflll durumuna gore "Vatanda~lara", "... Universitesi Ogl'encilerine" bi<;:iminde genele hitabeden ba~hklann da kullamlmakta oldugu goriilur. Bu tur bir yakla~lm yam SIra ozellikle ilgilinin istegi uz~~.in~ :anzim ed,~len, ~ma d~gr~dan.b~l' makaml muhatap almayan yazllarda Ilglh Makama ~ekhndebll' hltap bl<;:lmi kullanllmaktadlf "Resmi Yazl~maJarda Uygulanacak Usul...", s. 7, 366 "istanbul Biiyiik~ehirBelediye Ba~kamI11n Jakarta Valisi'ni Davet Mektllbu". 367 "Resmi Yazl~malarda Uyglllanacak Usul..,". s li: Storch, Aym maleale, s, '369 "Ogrenci Belgesi", Ogrellci Dosyasl, MO Fen-Edebiyat Fakiiltesi Ogrenci I~letl Burosu, 2000, (y,b.). (GENELGE 2008/ ) /.J'T/J /J~dL.. - /".. JI/Y~...VALILIGlNE Adalet Bakanhgllldan <;:lkan bir genelgenin ba~hgl, hem beige turunii ifade etmekte hem de genelge kontrol numarasllll vermektedir3 71 GoI'iildugu gibi hitap ba~hgl ile belge turu ba~hg1lll11birlikte verildigi orneklere rastlamak da mumkundur i.1.7. ilgi ve Referanslar Yazl~ma turu belgeler ba~ta olmak uzere diger bir<;:ok belge orneginde, farkh yazl~malara, genelge ve yonerge gibi duzenleyici i~lemlere, kanun 370 Sagltk Bakanltgl, [<;:evrimi~i] Elektronik ad res: F CFF D5EC50F CCE2BF980 [12, I1.2008], 371 Adalet Bakanltgl Ceza i~jeri Genel MiidiirJiigii, [<;:evrimi~i] Elektronik ad res: adajet.gov. tr/duyurular/genelgelerlgenelge_pdfl25.pdf [12,11,2008]. 372 "i~i~[eri Bakanhgwll1 2008/32 Numarall Genelgesi", 21/4/2008 tarih ve B.05.0,MAH.0, / sayilt, [<;:evrimi~i] Eleletronik ad res: aspx?content=10056 [26.08,2008J. _

9 maddelerine veya mabie ya da rapora ilgi tutuldugu goruliir. Belgenin adres klsmmdan soma gelen bu alan, bir yazl~mada "ilgi:" ba~hgl ile verilir 373 Bu krslmda dokumamn uretilmesine sebep olan vaka veya durumla ilgili yurutulen i~lemle baglantlh goriilen kaynaklar belirtilir. Turune gore belgenin dayanagml gosteren referanslar verilir. ilgide yer alan referanslar, bir yerde 0 belgenin uretilme sebebini aylklayan kaynaklardlr. C;ogu zaman bu ilgi alanmda belirtilen referansa gonderme yaprlarak yazl metnine ba~lamr Kullamlmayan protokol elemanlan Osmanh-Turk yazl~ma gelenegini tqkil eden Osmanh belgelerinde bulunmasma ragmen bugun <,:ogunlukla kullamlmayan i<,: kaynakh elemanlann oldugu bilinmektedir. Davet, tugra, dua ve haylr temennisi gibi form elemanlanm bunlar arasmda saymak miimkiindur. Osmanh diplomatik terminolojisinde tahmid ve temcid (invocation) de-. nilen davet formulu, Osmanh donemi belgelerinde bulunmaktaydl. Farkh verili~ bi<,:imleri olsa da bu formul genellikle Arap<,:a "he" ve "vav" harflerinden olu~an, hitve veya hit ~eklinde okunarak Allah'm adlmn ifade edildigi bir i~aretti374. Bu davet formuliinu Cumhuriyet'in ilk Yillannda Arap harfleriyle uretilmi~ belgelerde de gormek mumkundur. Ancak bir iki yrl i<,:erisinde tamamen terk edilmi~, kullamlmaml~tlr375. Belgenin muhatabl olan tarafm elkabl yazrldlktan soma mutlaka dua (salutation) klsffil bulunurdu. Yazmm gonderildigi tarafm mevkiine gore dua bi<,:imi belirlenir ve yazlhrdl. Aym zamanda ilgili tarafm musluman veya gayrimuslim olmasma gore dua formu degi~irdi376.guniimuz modernbelgeler;nde kullamlmamaktadlr. Belgelerde kullamlmayan bir eleman da tugradlr. Tugra (monogram), berat, ferman ve miilkname gibi sultana ait belgelerde tasdik makammda kullamhr, sultanm emri olduguna i~aret ederdi Metin Bir belgede protokoli.in ardmdan esas bolumu te~kil eden metin klsml gelir. Bir yazll1m beige olarak i~lem gormesi iyin mutlaka bir iradenin a<,:lklandlgl metne sahip olmasl gerekir3 77 YaZl sahibinin istek, talep, irade ve dii ~unceleri, yuriitiilmek istenen faaliyet, bu konuda deliller, gerekli aylklama ve tartl~malar burada verilir. Belgenin uretilme sebebi idarive hukuki gerekyeleriyle aylkla111p, varhk nedeni ortaya kondugu iyin metin krsml en onemli iy kaynak elema111dlr. incelenen belge tiirlerinin amijizinde metnin genel hatlanyla giri~, apklamalar ve sonu~ klsmll1dan meydana geldigi soylenebilir. DolaYlslyla bu klslmlar, ba~langly-takdim,konuyu haber verme, aylklama, tartl~ma ve degerlendirmeler ile son ciimleleri kapsar. Bu alanlarll1 ortaya konulu~ biyimi ise beige tiiriine gore farkhhk gosterebilir. Bununla birlikte metnin yaplsal diizeni, anla~lhr bir dil ve aklc' bir uslup, genel kompozisyon ve dilbilgisi kurallanna uyum, belgenin turu ne olursa olsun metnin olu~turulmasmda ana temayr te~kil eder. Belirtilen bu yaplyi kamu idaresini olu~turan biryok kurumun iiretmi~ oldugu belgelerde gormek miimkundiir. Bir yazlda metin ala olu~turan giri~, geli~me ve sonuy klslmjan, a~aglda Maliye Bakanhgma bagh Biitye ve Mali Kontrol Genel Mudiirli.igiinden Saghk Bakanhgma gonderilen bir yazl iizerinde degerlendirilmi~tir378.ornek yaz1111n metnini olu~turanparagraflar ilgili oldugu klsmll1 altll1da verilmi~tir Giri~ Metnin giri~i yani takdim (preamble) klsmlmn, konuyla dogrudan alakah olmasa da, ahlaki ve hukuki prensipler yam Slra muhatabm belgeye olan motivasyonunu saglamak iyin on bilgi ~eklinde verildigi, daha hususi yazl~malarda iltifat ifadeleriyle ba~ladlgl gorulur3 79 Esas konuya hazlrllk niteliginde olan takdim klsmll1da claha yok genelleme yaprlarak olu~turulmu~ ifadeler yer ahr. Bu ifadeler esas metindeki ayrldamalara daha kolayve anla~lhr bir giri~ yapmayi sagladlgl gibi ifadeleri susleyip muhatabm ilgisine " : I, I,, :', I;! I: I " ' 373 "Resmi Yazl~maJardaUygllJanacak Usul...", s KtitUkoglll, Aym eser, s BCA Kiittikoglu, Aym eser, s. 107; Gokbilgin, Osmanlt Paleografya..., s <:;:i<;ek, "Ozel Diplomatik..., s Saghk Bakanhgl, r<:;:evrimi<;i] Elcktr cmik a,hes: F6EIOF CFF D5EC50F E47896F8AFCF [ ]. 379 Duranti, Aym eser, s. J45.

10 Lso gore onu konuya hazlflar. Vakamn oncesiyle ilgili olarak bilgilerin giincellenmesine yarduticl olur. Aym zamanda kaql tarafa giiven, birlikte hareket etme, yakm ili~ki hissi verdigi gibi hukuki prensipler, idari politikalar ve gorii~ler hakkmda da aydmlatlcl rol oynar. Metnin bu klsml, her ne kadar belgenin i'ferigiyle dogrudan ilgili goriilmese de belgeye daha bir resmiyet kattlgl kabul edilmektedir. Bundan dolayl yazl~malara ba~larken genellikle idari i~lemin yapi1masma, dolaylslyla belgenin iiretilmesine gerek'fe olu~turan emir, ilgili kanun, diizenleyici i~lem gibi normlann ya da ilgili bir yazimn ilgi klsmmda verilmesi 'foklukla rastlanan bir uygulamadlf. Ozellikle cevap yazllannda bir onceki yazl, mevzuat hiikmu ya da bir referansa ilgi tutularak metne ba~lanmaslyaygm bir yoldur. Resirn 16: Yazl~ma metninin giri~ lasml ilgi Ifl.) ya7.hh 2008 ;'i1; i.,;crlsinclc faaliyctc gcycn \-'(0 gcl(ecek olan hastaner..:1' il.; ihliycl',: nc:jc:niyle kapasitelcrinl arllrall hqswne];;rln makinc lc-rhil8.1, bl1ro mal~cmcsi, ku1asiye \ ~ Jigcr dayamkh mal ve n1j[z>;nle ahml<1j'1 gibi ihtiya~1fulllli) zamamni.l:l ~<1;';'lj;1I1am.amasulln. bagj~lkjama hl7.lllictlerinin yiiru!iilm~si kaps<lt1llnda ora" kir;ll;lil;jl1iamac>ltlhl ikrid;;- ])izmetlel'in aksamli:irna, ldaltsi ;wr ','(:' imkansli, dunrm[,lj'j1l 0l'1flV3 ~ l["nk1sm;t yol ao:;,lcagl beliniler"k. llak<jnllghllz oirimkrinin ilgi (0) Gcndljco karsaml dl~tn;l,1 lllllllma.-;] isic:nilmckt~dll. Giri~ losmlllm diizenlenmesiyle ilgili olarak bazl belgelerde sadece bir ciimle ya da klsa bir paragrafla yetinilirken, bazllannda ba~langl'f, takdim, gerekye, ama'f vb. boliimlerin a'flklandlgl, hatta ozellikle diizenleyici i~lemler gibi belge tiirlerinde bu klslmlann ba~hklarla boliinmii~ haide verildigi goriiiiir. Yazlyakonu olani~lemlerinhukuki prosediirleriyle beraber yine faaliyetin oncesi, yapilan i~lemler hatta bu konuda 'fah~ma yiiriiten diger kurumlar da bu klslmda belirtilebilir Bilgilendirme. Takdim ile ba~layan metin, dokiimanm amacmld a<;:lklandlgl bilgilendirme (notification) ktsmlyia devam eder. Burada "bilindigi gibi" veya "bildiginiz iizere" ya da "malum oldugu uzere" ~eklindeki ifadelerle metne ba~landlgl goriiliir. Resirn 17: Yazl~ma metninin biigilendirme lasffil lhlldlgi tizcr,,> llarcamalard(l tjs<lrt1lfu ;aglamak amaclylll; 5018 s:'lydj Kaoununu<l 30.lt1lU m,ldd",] h(lkm(i liy,\rl11',,\ 13::lkan!JgU.llIZ tamtindan yayllnhman '>Tasilrruf T",dbirlel'j" k,'nllhl i1gi (L.) Genelg<:nin l inci madd,:si gct.::gincc> gene! b(jt~e: kap:;<jmmdaki kmnu idard.:rj i,c' iizd blit"di idarekj'in b(j[~elcrinin ( ) Klrlasiye.I\!lmlan. (03.2.1,G2) BOw.Vklz<-.'lTJcsi,o\!Jmlan. {O:;.~.1.90} Diger Klrl(\siy" ~'e 13Clro IVlalzcmcsi Ahmlan. ( ) Blim 'Ie hr':l-i!\'lul vc Mal7.~me r\llrnlarj. ( ) DUm vt l;;yc-r! ~l!lkinc: v(; Tc(,'hizat..\hml<ll'l. ( ) Dig!.':T Duyamkh!lilai \'c M317.cnl~ Allm]an ekonomik kodlolrll1j~ll h,m:,ii11<l yapllmas) 15; I 0.:200& tarihlntlcn itib'lri::l1 tlll(uurulmu~> s(lzkoll\is\1 Gi;:neigenin 2 J).;i IT'lldd;;sinc!': mnll1lu haller d I:;>.flda ycni 13~ll kin/lamasl yaplimayacagl be]inilmj~ljr. Bilgilendirme kismmm metninde istek, talep veya ortaya konan iradeyle ilgili a'fikiamalar yaplhr. Bu konuda yiiriitiiien uygulama varsa onun hakkmda bilgi verilir. A'flklama orneklerle desteklenir. Bir sonraki safha olan apklama ve karar klsmmda ortaya konacak dii~iinceningerek'fesi belirtilir Apklama ve karar Metnin bilgilendirme kismmdan sonra gelenler ise apklama (exposition) ve karar-hiikiim (dispozition) yerleridir. Burada belgenin iiretilmesine sebep olan konuyla ilgili gerekli a'flklamalar, tespitler, tartl~malar ve oneriler yer allf. Vakal1ln kendi dogal yaplsmdaki durumu ve hukukun ongordiigii. ~artlar a'flk se'fik bildirilir. Bu alanda farkh prosediirlere ait safhalar a'flklandlgl gibi belgenin ozel veya kamu kurumuna yazllma durumuna gore ne tiir bir prosediiriin uygulandlgl belirtilir. Bu prosediirlere gore de belge metninin yaplsl olu~turulur. Yazlda ge'fen karara sebep olan unsurlar, ~artiar, fiiller ortaya konur. Metnin bi'fimi bahsedilen konuya bagh olarak ~ekil alabildigi gibi ifade iisiubunun da kaql tarafm makam diizeyine gore degi~ikiik arz ettigi goriiliir. Bu kislmda ana fikir iizerine yogunla~tllr. Diger a'flklama ve anlatimlar bu fikir etrafmda kiimelenir. Neticede vaka iizerindeki dii~iince ve 'foziimier yazlyia ortaya konurken gerek~e a'flklal1lp karar bildirilir.

11 153 [I Resim 18: Yazl~ma metninin aylklama ve karar klsml H,ln,1 g'-~r~. BakanlJgltllZC\ ba(;ll lou& y1l1 i"crj~injc 130liyete g.;<;en ve ge~ecek olilil '~J';I~;l:c'k,. tk ihliyo~ Il.;oetliyle kapasit~jtreill ar[uan hast.mc:krin ilgi (0) Genelge kapsn01i11,i'l ;'~):nik:\ '. KoJlomik kodlardan yar1jac::lk all mjanll III VC bagl$.lklama hizmellerinin yiirlittijmcsi ).,':r':lr,wllla,m1', kirabnmasl11l1l, o'-lgllk hizlylcllerit\fn,'}ze11 iiji \'(~. acijiveti giiz(,niin(k h,]\jl\dhni!du~ijlki<l. lod8 ydt buwcslndco SQ7.kOl1lJW ek<)!lol;ik kdci]ar' i<;:ill -;jngisrilkn i.u :ndjn JahilinJL' ka~111l1lasl knydlyld. solkonllsl~ C'cfltlg" kxpsajnl J.l~mda tu!ulm8<'1 uygun ~l;di)ln<,klt"dtr. Battin yazl~malarda a<;:lklama, karar ve biti~ ifadelerini kesin <;:izgilerle birbirinden aylrmak miimkiin olmayabilir. <;:ogu yerde bu kislmlar i<;: i<;:e ge<;:mi~ durumdadlr. Tamammm bir paragrafta, hatta ciimlede verildigi ornekler gormek miimkiindiir Biti~ ciimlesi Metnin biti~ ciimlesi (final clause), ii<;:iinci.i ~ahlslann haklanmn muhafazasml saglayan ve dokiimanm <;:lktlgl makamm diizeyini ifade eden ciimleciklerden meydana gelir. Kullamlan kelimeler dikkatlice se<;:ilir. <;:iinkii kamu biirokrasisinde kullamlmasl gelenek haline gelmi~ bazl ifadeler, belirli anlamlar yiiklenerek yazlhr. brnegin "geregini rica ederim" ifadesi, beige metninin bilgilendirme veapklama klsmmda belirtildigi ~ekilde i~lem yapl1masmm istendigini gosterir. Bu ifade, yazmlll muhatabllldan bir i~lemi yerine getirmesini, eyleme ge<;:mesini talep etmektedir. "Bilginizi" bi<;:iminde bir biti~ ciimlesi ise eylem yerine mevzu hakklllda belirtildigi ~ekildebilgi sahibi olunmasllll istemektedir. A<;:lklanan bu biti~ ciimlesi yapllan, iist makamlo asta gonderdigi yazl1ar i<;:in kullal1lhr. Ast makamm iiste gonderdigi yazi1ann ise "arz ederim" ~eklindebitirilmesi, artik yayglll bir gelenek haline gelmi~, kamu yonetiminde siirekli uygulanan bir usul olmu~tur38o.makama sunulan yazllarda arz kelimesinin "tensiplerinize" "gorii~ ve emirlerinize" "emir ve miisaadelerinize" gibi kahp ifadelerle birlikte yazllarak, muhatablo daha iist makam oldugu ve takdir yetkisinin orada bulundugunu i~aret eden ifadelerle kaqlla~1imaktadlr381. Her ne kadar Resmi Yazl~ma Yonetmeligi arz ve rica konusunu ii<;: maddelik bir a<;:ddamayla ortaya koysa da zaman zaman kurumlar arasmda arz ve rica noktasmda bazl anla~mazhklar <;:lktigl bilinmektedir 382 Resim 19: Yazl~ma metninin biti~ climlesi Bi!gilel'ine arz "dcrim. Belgelerdeki biti~ ifadeleri farkli bi<;:imlerde formiile edilebilir. Bu ifadeler, verilen karar ve belirtilen iradenin niteligine gore ~ekillenir. brnegin onceden. belirlenmi~ kurallann ortaya koydugu yasaklara uyulmasml isteyip yaptmm ongoren emir ciimleleri, mevzuata aykin hareket etmeyi yasaklayan yasaklama ciimleleri, bir uygulamadaki ozel durumlan belirten istisna ciimleleri, bir hak ve iddiadan vazge<;:ildigini gosteren feragat ciimleleri, soy ve kan bagllldan aynca miras<;:l olma durumundan dolayl yiikiimli.iliigi.in bulundugunu a<;:i1dayan miikellefiyet ciimleleri, kanunlara aykm hareket edenlerin uyanlmasma i~aret eden uyan ciimleleri, bir fiilin mevzuata uygun yiiriitiilmesiyle ilgili taahhiit ciimleleri, bir konu hakkloda yazlda ge<;:tigi ~ekilde bilgi sahibi olunmasml ongoren bilgilendirme ciimleleri ve "i~ bu beige taraflann ozgiir iradeleriyle imza altllla allllml~tir" orneginde oldugu gibi belgenin onaylandlginl gosteren onay ciin:leleri bulunur Son Protokol ilk protokol ve metin kismmm ardmdan sorumlulugun gosterildigi, aym zamanda selam ve saygl ifadelerinin yer aldlgl son protokol (eschatocol) alam gelmektedir. YazI1ann belge olarak i~lem gormesi i<;:in kimin iirettigi ve tasdik ettiginin belirli olmasl gerekir. Belgeyi diizenleyen, tasdik eden, onaylayan, kontrol eden, ~ahit olan ki~i veya ki~iler imza ve miihiirle bu alanda gosterilir. 380 "Resmi Yazl~malarda Uygulanacak Usul...", s "BakanlIk Makamma sunulan yazl", i<;i~leri BakanlIgl Persone! Gene! Miidiirliigii, [<;evrimi<;i] Elektronik adres: [ J 382 "Askeri mahkeme ile baro arasmda arz krizi", Tiim Gazeleler, f<;evrimi<;i] Elektronik adres: Duranti, Diplomatics..., s

12 I! Saygl ifadesi Kamu idaresi ba~ta olmak iizere tiim orgiitlerde yazdi i1eti~im yapdlrken ast iist ili~kilerine dikkat edilir. Bu yiizden metin i<;:erisinde kullamlan terimlere ve iisluba ozen gosterilirken, ozellikle biti~ ciimleleri ve saygl ifadelerindeki kelimeler titizlikle se<;:ilir. Hatta bu ifadeler i<;:in onceden beri kullandan kahpla~ml~ kelime ve ciimlecikler tercih edilir. Bunlann bir<;:ok beige tiiriinde kullamimalan artlk gelenek haline gelmi~tir. Ornegin ~ahlsiara gonderilen mektuplarda "saygdanmla" veya "saygiianmlzia" bi<;:imindeki saygt ve iltifat ifadeleri (complimentary) slkhkla kullamlir. Tek birifadenin yam sua daha ozenle olu~turulmu~iltifat ciimlelerine rast Iamak da miimkiindiir. Ornegin istanbul Biiyiik~ehir Belediye Ba~kam'nll1 Jakarta (Endonezya) Valisi'ne gondermi~oldugu bir mektupta iltifat ciimlesi ozenle se<;:ilmi~ kelimelerden meydana gelmi~tir384. Resim 20: Biti~ ciimlesinden soma saygl ifadesi En iyi dilek ve selamlanml gonderirken, cevabmizi ve heyet listenizi sablrslzllkla bekliyorum. Biti~ ciimlesinden soma kullandan "Saygdanmla," sozciigii genellikle tercih edilen bir ifadedir. Her ne kadar saygl ifadesinin resmi yazl~malarda kullandmasl yazl~ma kurallanna 385 gore kaldlfllml~ olsa da bazl kurumlann kullanmaktan vazge<;:mediklerini kar~lla~dan bir<;:ok ornekten anhyoruz. Vazge<;:meyip kullanmaya devam edellier ise saygllanmla ifadesini biti~ ciimlesinden soma aynca verebildikleri gibi ciimle i<;:erisinde de kullanabilmektedirler. Saygl ifadesinin metnin son ciimlesinde "... hususunu ilgilerinize saygllanmla arz ederim." "... olacagll1dan geregini saygdanmla rica ederim." bi~iminde kullamldlgl <;:ok <;:e~itli orneklerle kaqda~makmiimkiind.386 UI. 384 "ibb Ba~kantnlll Jakarta Valisi'ni Davet Mektubu". 385 "Resmi Yazl~malarda Uygulanacak Usul...". 386 "Hacettep Oniversitesi Rektorltigtintin Maliye Bakanllglna Yazlsl", Hacetlepe Oniversitesi Strateji Geli~tirme Daire B~k., [<;:evcimi<;:i] Elektronik adres; http;// harcama_talimat_onkontrol.doc [ J imza Son protokol alanll1da saygl ifadesinden soma genellikle onay (corroboration) klsml gelir. Onay, belgenin i<;:eriginden sorumlu olan ve idari olarak boyle bir belgeyi hazlrlamaya yetkisi olan ki~iyi ifade eder. Ki~i, onayl kendi imzaslyla gosterir. Ki~inin isim ve soy isminin kendi el yazistyia yazdmasl suretiyle olu~turulan imza, ilgili ki~iyi belirlemek i<;:in kullamhr. Belgenin hukuki ge<;:erliligi, iradenin a<;:lklanmasl gibi hususlar yam Slra imzanll1 bulunmasma da baghdlr. Yiiklendigi fonksiyon itibariyle imza, beige iizerinde farkh i~lev ve statiiye sahip olabilmektedir. imza, en ba~ta belgeyi diizenleyeni gosterir. Bunun dl~ll1da belgedeki i~lemi onaylayam, i~lemin sorumlulanm, belgeyi tasdik edeni ifade eden imzalar da bulunabilir. Bu imzalann i~levi, yapdan i~leme, belgenin tiir ve niteligine gore degi~ir. Resim 21: imza ~~~~ Hul'p Cdr! AK'TAI'f I tliustoti r Normal bir yazl~mada imza alam, yazldaki i<;:erik ve iradeden sorumlu olan ger<;:ek ki~inin veya tiizel ki~iyi temsil edenin isim, unvan ve imzasll1dan olu~ur. Bu alan yetkili ve sorumlu imzacllann tasdikini i<;:erdigi i<;:in belgenin dogrulugunu ispatlayan unsurlan a<;:lklar. Bu bilgiler, aym zamanda belgenin <;:lktlgl makamm sorumlusunu ifade eder. Diger bir deyi~le, yazjyi bir sekreter ya da memur yazml~ olsa dahi ilgili makamll1 tiizel ki~iligini temsil eden yetkili amir belgeyi imzalar. Kamu yonetiminde kimlerin hangi imza yetkilerine sahip oldugu <;:lkanlan "imza yetkileri yonergeleri" ile diizenlenmektedir 387 Belgenin aidiyetini ve giivenirliligini gosteren imza, belgeyi diizenleyene aittir. Her ne kadar bir belgede ilk olarak diizenleyene ait olan imza ile kaqi!a~i!sa da ozellikle onay yazllan, kurul kararlan, raporlar ve tutanak 387 "Milli Egitim Bakanhgl imza Yetkileri Yonergesi".

13 ti-irii beige orneklerinde oldugu gihi birden fazla imzanm yer aldlgl ornekler de bulunmaktadlr. Bu durumu, biirokratik gelenek kadar ozellikie belgenin iiretilmesine hukuki dayanak olu~turan prosediirlerin ~ekillendirdiginisoylemek miimk'iindur KAPAN];; Resim 22: <;:ak imzah kurul karan Gund~m zerindekl goru~meler tamamlandlglndan, toplantlya son verilerek duzenlenen tutan k 7ndl. tensiplerinizc al7. ederim. Uygun Gorii~le An Olunur..1.../2006 ;:t:pj~ PreeDr. Hasan Z. SARlKAYA M(jst~ar ~~ 0- (ll"0-i-' "'~" t Nlyazi NE A~kln KURULTA1< Mustafa ULT,l\NUR Yoneb Kurulu Ba~kanl Yonetim Kurulu B~k.Yrd. Yonetim Kunulu Oyesi Makam olurlarmda, ilk teklifi yapan yetkili ki~inin ardmdan, goru~ bildiren daha iist diizey yetkilinin ve son olarak oluru veren kurum amirinin imzasi bulunur. imza He beraber biiyiik harflerle "OLUR" ifadesi yaz1lir ve imza tarihi belirtilir3 89 Resim 23: Makam aluru OLUR ~_. Musa DEMiRBAS Gene! Miidiir Makam olurunun imza alanmdaki tarih, yetkili makamm belgeyi imzaladlg1 zamam gosterir. Diger bir deyi~le, belgenin hazlrlanma tarihi He oluruo verili~ tarihi farkli olabilir. Uygulamalarda oiurun, beigenin tarihiyle ya aym ya da bir sonraki gi-iniin tarihini aldlgl goriilmektedir. Bir belgede onay di.izenleyeni ifade eden imza formuyia saglamr.eger onay imza formuyla kesin]e~iyorsa, bu durum resmi veya yasal olarak hnza yetkisine sahip imzacmin tasdikiyle miimkun olur. Bununla birlikte, dergiler, faturalar ve kasa fi~ieri gibi dokiimanlar, <;:lkl~lanyla kendi kendilerini onaylamaktadlrlar. Onay verme yetkisi yani belgenin sorumluillgunu alma giicii, sadece diizenleyene ait olmayabilir. Ya da hazulanan doki.imallln beige olabilmesi i<;:in diizenleyen ile birlikte ba~ka imzaiann da bulllnmasl gerekebilir. BunIar, beigenin iiretiminden sorumiu ki~iler, i~in sorurnlusu, doki.imanll1 sorumlusu, i~in gonderildigi adres yani muhatap veya dokiimamn gonderildigi yer, yazan, ikinci imza yetkilis:., tasdik eden veya ~ahit oianlar oiabilir. Diplomatik, dokumanm provenansll11 belirlemek ir;in bu ki~ileri tal1lmlar. SorumIu ki~iler, irnzalanyla veya form ir;erisinde isimierinin bir ~ekilde ge<;:mesiyle gosterilebilir3 90. Mesela idari olarak farkh makamlann onayll11 gerektiren dokiimanlann bir ornegini "i~ yeri mllayene raporu" He beiediyelerde goriiyoruz. i~ yeri muayene raporu, aym fonksiyondan sarumiu ki~ijerce imzaianml~tlr39j. ~ 38"8 "Yiinetim Kurulu Karan", Dardanel Onenta~ Glda Sanayi A.~., [<;evrimic;i] Elektronik adres: "Makam OJuru'''' <;evre ve Orman Bakanhgl, [<;evrimic;i] Elektronik adres: htlp:llwww.lab-cev reorman.gov.tr/download/onyeterlik.pdf [ ]. 390 Storch, Aym makale, s "Yangln Baklmmdan incelenen i~ Yerlerine Ait Muayene Raporu", Ozel Bahnt Hastnnesi Dosynsl, ism Teoavi Kurumlan $b., 1999, (y.h.).

14 Resim 24: Farkli makamlann onayml gerektiren i~ yeri muayene raporu T.t-,A N~B~ IO(jL1J Kontrol Ed'.(J. f/ T~~C:'Y AKDAG ITF~ la~~fl<1~1 -r..' \.~ (, GAzIOSMANPA:?A Belediye Ba~kanllgma Sunulur. Not itraiye bak,m harconon lahsilinden soma evrakon II Saghk ModOrlOgOne havalesi f\. } ~3 \ ~ri'-yalin. h7~iye.fjairc 13askOJlI \ MelIIIIC! KI:LL~ Merkez l\loiye MiidO rii heyetlerin kararlan, iiyelerin imzalarl11l11 dl~l11da kurum amiri tarafl11dan tasdik edilir. brnegin belediye meclisinin kararlan belediye ba~kal1lnlll, iiniversite yonetitn kurulu kararlan rektoriin tasdikinin ardllldan nihai ~eklini ahp yiiriirluge girer. Ba~ka bir deyi~le, kurulda onerilen kararlar rek.tor tarafl11dan karara baglal1lr 94 Boylece kurum adll1a gorevli ki~ilerin imzaladlk Ian kararlann kurumu baglaylcl olabilmesi i<;in yetkili karar mekanizmasl tarafl11dan da onay1anmasl gerekmektedir. ~ Resim 25: Onay ve tasdik imzalan T,,,tlk Olunur brgutlerdeki idari hiyeraqiyi bu ~ekilde ortaya koyan onay i~lemleri 01 dugu gibi belgelerin uretim ve denetiminden sorumlu ki~ilerin kimliklerini i~aret eden parafe ~eklinde i~aretler bulunur. Belgelerin kurumda kalan ikinci nushalanndaki bu parafeler, belge esas imzaya <;lkanhncaya kadar ha Zlrlanmasll1da sorumlulugu bulunanlan asttan iiste dogru hiyeraqik olarak aylklar. Duzenleyen tarafllldan hazulalllp imza altl11a a1111an belgelerin bazl ornek1eri, fonksiyon ve prosediir geregi, kurum yetkilisi tarafl11dan aynca tasdik (attestation) edilebilir. Kurum yetkilisi adllla i~lem yapan bir memm veya komisyon, belgeyi imzalayarak yaphgl i~lemi gosterir. Memurun yo: da komisyon uyelerinin imzaladlgl beige, i~lemin kurum veya birim adl11a yapildlglm ifade edip kurumu baglaylcl kilmak i<;in yetkili tarafllldan aynca tasdik edilir 92 Belediyelerin yuriittiigii fonksiyonlardan biri olan denetim ve kontr01 ile alakah bir uygulama suasl11da hazulanan bir muayene rapofunda, i~lemi yapanlll imzasl yam sua birim yetkilisi mudiiriin tasdiki bulunmaktadlr 93. Tasdik i~lemi gerektiren bu tur uygulamalann ba~ka bir ornegini heyet yali~malannda gormekteyiz "Enciimen", "komisyon" veya "meclis" gibi ~met Gonliibol, "<;:ok Taraflt Anla~malarJnAktinue imza, Tasdik ve Katdma HuslIslannda Yeni Geli~nieler", AOSBFD, 11/2 (1996), s "Asansor Mllayene Raporll" Pressan Maden; E~ya San. Ve Tic. Dosyasl, ism Glda ve <;:evre Kontrol ~ube Md., Bir belgenin ozel mi yoksa kamuya ml ait oldugunu imza alanll1dan belir 1eyebilmek miimkiindiir. <:;:iinkii bu klslmda bulunan imza sahibinin adl ve t.~msil ettigi makam unval1l, yazll1111 <;:Iktlgl kaynak hakk111da ipuylan verir. Ozel bir firma yetkilisi ise kuru1u~un tuzel ki~iligi ad111a, kamu gorevlisi ise temsil ettigi makam adll1a gore belgeyi imzalar. Belgeyi diizenleyeni gosteren imza, bir dokumamn formunda her zaman Islak imza olarak bulunmaz. Faaliyetraporlan, ara~tumainceleme raporlan ve tezler gibi belgelerin iizerinde yazi1i olan ger<;:ek veya tiizel ki~i1er, belgenin diizenleyeni ve sorumlusudur. Bu ki~ilerin belge iizerindeki yazi1i isimleri, kimlik tespiti i<;:in kullal1lhr ve imza yerine ge<;:er. Ancak rapor, tutanak, ya ZI~ma vb. belgelerde iradenin sorumlulugunu ta~1yan ki~i/ki~ilerinbir ~ekilde imzasll1111 olmasl gerekir. Her ne kadar imza yetkileri yonergesiyle gorevli ki~ilerin imza yetkileri a<;lk<;:a ortaya konmu~ olsa da belgede her zaman yetkilinin imzasl bulunmayabilir. Asil yetkilinin imza atma imkan bu1unmadigi ya da i~ yogunlugu oldugu durumlarda, onun yerine bu yetkiyi ba~kalan kullal1lr. Diger bir cteyi~ie, belgeler dogrudan yetki sahibi ki~ilereliyle imzalanabildigi gibi yetki 394 "Yiiksek Ogretim Kanunu", Kanlln Nu: 2547, [<;:evrimi<;i] Elektronik adres: [ J.

15 11160 devri yapilarak veya vekil marifetiyle de ger<;:eklqtirilebilir. Kamu idaresinde fonksiyonlann yurutiilmesiyle ilgili butun yetki ve sorumluluklan ustlenen kurum amiri, aym anda butun i~ ve i~lemleri yurutemeyeceginden, yetkilerinin bir hsmlm yardlmcllanna veya astlanna devreder3 95 Bu devir i~lemi, bir "imza yetkileri yonergesi" hazlrlayarak prosedur haline getirilir3 96 Boylece kurumda killfin hangi yetkiye sahip oldugu; dolaylsqla kurum amiri "adllla" kimin ne tiir i~lem yaplp, beige imzalayacagl belirlenmi~ olur. ASII yetkili adllla imzalanan belgelerde bu durum, yetki devri yapj1ml~ unvanlll sag yalllna adma aniamllla gelen "a." harflllin yazj1maslyla gosterilir 397 Vekfdette ise ya makama vekaletenatama yaplhr ya da esas gorevlinin geyici bir sure bulunmayacagl tarihlerde yerine i~lem yapmak uzere uygun birine veld-let blrakj1u. Kurum veya birim amirligine asaleten atamamn yapjimadlgl yerlerde, gorevler veldleten yurutulur. Aym ~ekilde gorevlendirme, yllhk izin, saghk vb. sebepler yuzunden gorevi ba~lllda bulunamayan yetkili, yetkilerini yerine gorevlendirilen vekile buaklr. Vekfdeten garev yiiriiten ki ~inin imza yetkisi de veka.letendir. Bu durum, imza alanllldaki garev unvamnm sonuna yazj1acak vekaieten kelimesinin hsaltmasl olan "Y." ~eklindeki Resim 26: Parmak izi Parmak izi, ki~ilerin parmald~nnlll uy taraflllda bull111an girinti ve ylkllltllann yer aldlgl bir yapldlr. Go?le gariili.ip fark edilmesi oldukya giiy alan dl~ deri iizerindeki bu girinti ve ylkllltilar, son derece kiiyiiktiir. "Papila" ad! veat11an imza ve i.sim-miihiir dl~lllda, yayglll olarak kullamlan bir yantem de parmak izidir. Isim-muhiir g'bi parmak izi de Islak imza atmaya muktedir olamayanlann ba~vurduklanbir yoldur. Hukuk, her ne kadar ~ahitlerinona-. ylyla 400 geyerli kabul etse de bu ki~ilere miihiir veya parmak basma imkanl tamml~tir4 1. Aynca, adli vakalarda ceza yargdatna hukuku kmallanna gore "kimlik tespiti" iyin yetldli kolluk kuvvetlerince ilgiliden parmak izi ahnu 402.' li Biyometrik sistemlerin en eskilerinden olan parmak izi uygulamasl, Osmanh Devleti'nin son danemjerinde ba~latj1ml~ bir kimlilc tespiti yantemi- dir yi1111da Zabtiye Nezaretinde uygujamaya konulan parmak izi alma usuliiniin, Avrupa ile aym donemde kullamlmaya ba~ladlgllllagreniyoruz 403 Cumhuriyet doneminde de uygulanmasll1a devam edilmi~tir. bir harf ile ifade edilir imza yerine kullamlan i aretler imza yerine kullamlan ba~ka i~aretler bulunur. Bu i~aretler, genellikle okuma yazma bilmeyen ve imza atmaya muktedir olamayanlann kullandlgl isim-muhurler ile parmak izidir. isim-muhurler, ki~inin imza yerine kullandlgl, muhre benzeyen bir cisimdir. Genellikle metalden yapj1an bu cismin yiizeyine ki~inin ad ve soyadmdaki harflerin kazlllmaslyia isimcmuhiir olu~turulur. Istampa murekkep kullamlarak bu cismin kaglt iizerine iz blrakmasl saglamr 399 Belgeyi diizenleyenin kimliginin tespit edilmesine yarayan el yazlslyla 395 Nihat Aytlirk, "Yonetirnde Yetki Devri ve irnza Yetkileri", Amme Uaresi Dergisi, 33/1 Mart 2000, s MilJi Egitim Bakanltgl imza Yetkileri yonergesi. 397 "Resmi Yazl~malarda Uygulanacak Usul...". 398 Aym yer. 399 "imza Nedir?", istanbul Kriminal Polis Laboratllvarlan Md., [<;:evrimi~ij Elektronik ad res: [ J. 400 Noterlik Kanunu'nlln 93. maddesi muhur, tarih, parrnak izi ve i~aretlerin onaylanmasini noterlik i~len arasmda sayml~tlr (Kanun Nu: 1512, RG, s , t , r<;:evrimi~i] Elektronik ad res: [ J)..401 Or~egi.n parrnak izinin senetlerde kuljandmasl dururnllnda, bu i~aretin koy veya mahalle ihtiyar heyetl ve Ikl tamk tarafinan onaylanmasl gerektigi ongorlilmu~ti.ir(seyithan Delidllman, "Medeni Usul Hukukunda Senet ve Senetle~le Yazdi ~ekil Araslndaki tli~ki", Erzincan HlIkuk F{lkiiLtesi Dergisi, 1-2 (2000), [<;:evrtml~i) Elektrontk adres: /kitaplar/usulhukukunda senet.htrn [ ] "Parmak izi alrnaya yetkili kurum ve ki~i1er kimlerdir?" Turk Hukuk Sitesi, [<;:evrimi~i] Elektronik adres: ( J. 403 Giilden Sanytld1Z, "Osmanh 13rokrasi<i nde Fotografll Beige Kullammt ve Parmak hi Uyglllamasl", istanbul DllIversltesl Edebiyat Fakiiltesi Tarih Dergisi, 47(2008), (basktda). ",

16 0,. Il162 '1 n bu girinti ve <;:lkmtil1 hatlar, her insanda farkhdu 404. Diinyadaki hi<;:bir fl e. d k'.. '1. anll1 parmak izi bir digeriyle aym degildir. Bu yiiz en parma 1Z1 <;:1Zg1 e- InS. k d'" 1 rinde bulunan birbirinden farkh bu degi~ik ~ekiller, her msanll1 en 1 Oze i~areti olup, onun kimligini gosterir if Kaynaklt Elemanlann Ozeti Buraya kadar a<;:lklanmaya <;:ah~ilan i<;: kaynakh elemanlar, ozet olarak ~u ba~hklardanibarettir 405. ilk protokol Metin Son Protokol antet ba~ltk tarih say' veya kantrol numarasi konu muhatap ve adres ilgi ve referanslar giri~ bildirim apklama degerlendirme ve karar biti~ anay (tarih) ciimlesi selam ve iltifat ciimlesi tasdik ~ahit imza (imza yerine kullamlan i~aretler) imza sahibinin ismi imza sahibinin unvam 4Q;""Parmak izi nedir?" [<;:evrimi<;i] Elektronik adres: /5.html [ ]. 405 <;:i~ek, "Ozel Diplomatik...", s Dikkat edilmesi gereken onemli bir husus, biitiin bu i<;: kaynakh elemanlann bir belgede aym anda bulunmayabilecegidir. Her belge tiirii, kendi karakteristik hususiyetlerine gore bu elemanlardan ya <;:ok azma, ya da bir kismllla sahip olur. Resmi bir yazl~maformunda elemanlann <;:ogu goriilebilirken, bir tutanakta, mevzuat tiirii belgede ya da bir dilek<;:ede olduk<;:a az eleman bulunur DI~ KAYNAKLI ELEMANLAR Bir belgenin orijinal formunda, aynntlh bir ~ekilde okumaya gerek kalmakslzm, gorsel olarak da tespit edilebilen unsurlar yer ahr. Diplomatik uzmanlan, belgelerin fiziksel formunu niteleyen bu unsurlara "d1~ kaynakh elemanlar" adllli vermi~lerdir406. Dl~ kaynakh bu elemanlar, ta~iylcl ortam, yazl, kullamlan dil, miihiir ve damgalar, notlar, ilaveler, kurum amblemi vb. materyal, yazl ve i~aretlerdir. Belirtilen bu elemanlar da kendi i<;:erisinde daha ozel ba~hklar altll1da nitelendirilmektedir Ta~lYlCl Ortam D1~ kaynakh elemanlar i<;:erisinde belgedeki mesajll1 ta~mdlgl ortam (medium) en ba~ta goze <;:arpan malzemedir. Bir diplomatik uzmam i<;:in belgelerin tammlanmasll1da ilk dikkat <;:eken nokta, bilginin bulundugu ortamlll kag1t, papirus, deri, elektronik ortam ya da mikrofi~,mikrofilm bi<;:iminde ne tiir malzeme oldugudur. Aynca belgenin mizanpaj ve diizeni, varsa tablolar, yazl tipi ve yaztll~ ~ekli aym zamanda mesajll1 iletildigi semboller ve kullam Ian miirekkep, iradenin yani bilginin kaylth oldugu ortaml tammlayan diger klslmlard1r A1ateryal KaYlt malzemesi olan materyalin (material) niteligi, bi<;:imi, biiyiikliigii, ol<;:iileri, hazulanmasl ve kaylt ~ekli diplomatik analiz baklmmdan degerlendirilir. Bu analiz, Orta<;:ag dokiimanlannll1 giivenilirliginin tespitinde, <;:lktlklan kaynagm anla~llmasmdave tarihin belirlenmesinde etkin olarak kullamlmaktaydl. Aym ~ekilde Osmanh belgelerinin diplomatiginde kagldlll 406 Duranti, Aym eser, s. 134.

17 cinsi ve iiretildigi yer, ozellikle tarihsiz belgelerin qktigldonemin tayininde kullamlan onemli bir ara<;:ti 407 Daha sonra belgeler ofislerde yazl makineleriyle <;:ok saylda kurum ve ki~i i<;:in biirokratik ortamda hazlrlandlgl ve <;:0 gunlukla kaylt yeri ve tarihi belirli oldugundan, tiretilme zamamnm tespitinde bilginir~ ta~ll1dlglortamm onemi kaybolmu~gibi goziikebilir. Oysa bllgiin fiziksel ile~i~im ara<;: ve tiirlerinin farkhla~arakartmasl ve hatta bilginin hlzh bir ~ekilde elektronik ortama ta~mmasl, kaylt ortammm giivenliginin saglanmasml yeniden onemli hale getirmi~tir. Onceki donemjere ait bilgi ta~lyicdan tammlamrken, papirus, par~omen, kemik, ta~, kil tablet ya da aga<;: kabugu oldllgunun bilinmesi orijinallik i<;:in ne' kadar onemli ise bugiin de bir dokiimamn kaglt beige, mikrofi~ veya saylsal 01' tamda oldugunun belirtilmesi hatta bir harita, proje ya da diplomanm ol<;:iilerinin verilmesi 0 denli anlamhdlr4 8 Giiniimtizde bti.rokratik i~lemler suasmda iiretilen bilginin kaydl ve ta ~mmasl i<;:in en yaygll1 kullamlan ara<;:lardan ikisi, kaglt ve elektronik ortamdlf. Bunlarla birlikte resim, fotograf, mikrofilmler, video kayltlan, vb. bin;:ok farkh materyalin varhgl bilinmektedir. KagIt:ilk ylktlgl donemden bugiine bilgi ta~lyiclsl olarak onemini her zaman korumu~, en ge<;:erli kaylt malzemelerinden biri olmu~tur. Osmanhnm son donemleri dl~mda,osmanh biirokrasisinin kullandlgl kagltlar, genellikle Dogudan ve i3atidan ithal yoluyla gelmekteydi. Eel' ne kadar istanbul ba~ta olmak iizere Amasya ve Bursa gibi ~ehirlerde kaglthane adlyla kaglt i~lenen yerler bulundugu bilinse de buralann kaglt imalatmdan daha <;:ok kagldm yazi1maya hazlr hale getirildigi yani kagldm i~lendigi atolyeler oldugu ifade edilmektedir4 9 Osmanh blirokrasisinde farkh cins ve ol<;:lilerde kagltlar kullamlml~tir.hem cins, hem de fiziksel Ol<;:li baklmmdan kagltlann standart nitelige kavu~masl te~ebblislinlin OSmanlll1111 son donemlerine rastladlg111l goriiyoruz 41O Bu standart kaglt ol<;:ti.leri, gen<;: Cumhuriyet'in biirokratik organlannda 407 Kiitiikoglu, Aynl eser, s <;:ic;:ek, Aym eser, s Osman Ersoy, XVIII. ve XIX Yiizyrllarda Tiirkiye'de Kagrt, Ankara: Ankara Oniversitesi Dil ve Tarih Cografya Fakiiltesi, 1963, s ; Ayr. bkz. Kiiti.ikoglu, Aym eser, s Candemir, Aym eser, s da kuliamlml~tlr.ancak, muhtemelen sava~ donemi OImaSl, kaglt yoklugll ve biirokratik kural ve kaidelerin yeni ~ekillenmesi sebebiyle kurulu~un ilk ylllannda farkli cins ve ol<;:iilerde kagltlann kullamidlg111l, Cumhuriyet Aqivi fonlannda kar~lia~danbelge orneklerinde gormekteyiz. Te~kilatlanmamn tamamlamp biirokratik uygllla~alann diizenl haleb geldigi daha sonraki ytllarda bugti.n de ge<;:erli Oillp kullamlan, ol<;:iileri "A4" (2JOx297 mm.) biiyti.k boy ve "AS" (i48x21o mm.) ki.i<;:iik boy yanm kagltlara benzer kaglt ornekleri her kurumda standart olarak kuliamlmaya ba~lanml~tlr. Bu ol<;:tiler bugiin de hala ge<;:erlid ir 4ll. iki veya ii<;: niisha hazlrlanan belgelerin ilki biiyiik boy beyaz kaglda yazlhrken, bliroda kalan nushasl "peltir kaglda" yazllmaktaydl. Giiniimiizde ise saghk karnesi, makbuz, dekont gibi dipko<;:anh dokiimanlar dl!?mda peli.ir kaglt pek kullamlmamaktadlf. Elektronik ortam: Bilgi teknolojisinin hlzla geli~tigi son yl1lara kadar, bilginin kaylt ortaml olma baktmmdan kaglt, onceden beri vazge<;:ilmez onemde ve gerekiilikte idi. Hem.entelekti.i.el bilginin hem de kurumsal bilginin kaylt edildigi en ge<;:erli yoi kaglt malzemeydi. Kaglt gibi fiziksel ta~lylcllar yam Slfa son donemde saylsal ortamda ti.retilen elektronik belgeler, hlzla <;:ogalmaya ve kullamlmaya ba~l~ndl. Giiniimi.izde belgelerin sayl~alla~ttrilmasl siirecinin iki bi<;:imde ger<;:ekle~tirildigi goriili.i.r. Bunlardanilki mevcut kaglt ve mikroform ortamll1daki belgelerin elektronik ortama aktanlarak saylsalia~tinlmasl;ikincisi ise dogrudan ya da ilk elden elektronik beige uretilmesidir. SaYlsal ortamdaki beige, hangi ko~ullardaiiretilirse ti.retilsin, diplomatik a<;:ldan baklldlgmda, bir belgenin varltg1111 gosteren iy ve clt~ kaynaklt elemanlara sahip oldugu ifade edilmektedir ll2. Yazlltm ve donamm tarafmdan belirlenen kaylt ortaml, elektronik belgeleri.!1 depolandlgl yerdir. BeIgelerin i<;:yaplsll1l olu~turan ktslm bilginin ta~lyic1sldl Belgelerin fiziksel formn ta~ly1cl anlamma geldigi i<;:in form yapi1anndaki degi~im, zaman i<;:erisinde elektronik beige gibi farklt bir beige yaplsl ortaya <;:I1(arml~tlr. Elektronik belgeler i<;:in ileti?im kanalt (communication channel) olarak 41 J "Resmi YaZl~malardaUygulanac.ak Usul...". 412 InterPRASE Project, Aym yer. 413 Duranti, "Archival bond...", s ": I, I" ; : I,I ~( 'I'.

18 ', adlandm1an "disket", "harddisk", "haflza karti" vb. ara~lar ta~lyicl ortam olarak kabul edilmektedir 4l4 AYl1l ~ekilde elektronik belgelerin formatl, donal1lml, ag ve dosya sistemi, bilginin ta~llldlgiortam olma yoniiyle materyalin niteligi bakimllldan onemli dl~ kaynakh elemanlardandll 41S Bir elektronik belgenin giivenligini ilgilendiren bu elemanlar, diplomatik analiz siraslllda titizlikle kulla'l1lhr Mesajm iletildigi semboller insanlar sembollerle ileti~im kurar. ileti~im bi~imine gore de farkh semboller (symbol) kullal1lrlar. Bu semboller bir ses, resim, ~ekil veya harf olabilir. Kullal1llan ileti~im sembollerine gore de sozlii, yazili ve gorsel ileti~im gibi farkh ileti~im tiirleri tanllnlam11l~tlr. YazIlI ileti~imin bir tiirii olan resmi veya ozel her tiirlii belge bir taklm ileti ~im sembolleri araelhglyla iiretilir. Bu semboller i~erisinde yayglll olarak kullanilan ise harf ve rakamlardlr. Hadler yam Slra resim gibi gorsel ara~lar da kulla11llabilmektedir. Pozitifhukukta bir i~aret veya kaydll1 beige olarak i~lem gorebilmesi i<;:in yazl metninin anla~lhrhadlerle yazllml~olmasl gerekirt l6 Yazl metni, farkh dillerde olabilir. Bu dillerin uluslararasl ge<;erliligi bulunan bir alfabe tiiriiyle yazllml~ olmasl gerekir. Yazl 0 dilin gramer kurallan uygulandlglllda <;:oziimlenip anla~ilabilmelidir Mizanpaj, diizen, ~ablon ve tablolar Sayfa diizeni aniamllla gelen mizanpaj (layout) beige tiiriine gore farkhhk gosterir. Bir yazl~ma diiz bir metinden ibaretken, bir defter, tapu senedi veya in~aat ruhsati, ~ablonlarla boliinmii~ bir sayfa diizenine sahiptir. Diploma ve sertifika gibi yetki belgelerinde ise sayfa diizeni daha farkhdlr. Belgelerin mizanpajl, ait oldugu tiiriin tipik karakteristik ozelligidir. Sayfa diizeninin alaeagl bi<;:im, genellikle 0 belgenin kanuni dayanagllli olu~turan 414 William E. Underwood, "A Formal Method for Analyzing the Authenticity Properties of Procedures for Preserving Digital Records" [<;evrimi<;i] Elektronik adres; http;llwww.iis.sinica.edu.tw/apec02/ Program/William.Underwood.doc [ ]. 415 Hamza Kandur, "Elektronik Belgelerin Ozniteliklerinin Elektronik Belge Yonetimi A<;l'slndan incelenmesi", Aysel Yon tar Armagalll, Yay. haz. Mesut Yalva<; ve Bekir Kemal Ataman, istanbul: TUrk KUtUphaneciler Dernegi istanbul ~b., 2004, s G Erman, Sahtekarllk Su~/an..., s mevzuatta belirlenmi~tir.ornegin kamu idaresinde iiretilen resmi yazl~malann mizanpajl, ilgili yonetmelikte ornekler verilerek a<;lklanml~t1f. Batta bilgi alanlannlll sayfa iizerinde nerelerde olaeagl, bu alanlar arasmda ka~ satlr bo~lukkalaeagl belirtilmi~tir417. Ancak her beige tiirii i<;:inbir mevzut bulunmayabilir. Bir mevzuatlll do~rudan kaynakhk etmedigi belgelerin ~eklini, tarihse1. siire<;: i<;:erisinde gene! hukuk kurallan, biirokrasi gelenek ve kiiltiirii belirler. Sayfa diizeni i<;:erisinde <;:izgiler, bloklar, ~ablonlar ve tablolar bulunabilir. Bunlar ilk bakl~ta esas alanlann dl~ll1da olan bir aynnti gibi goziikebilir'lls. Ancak bu ~ablonlarla boliinerek olu~turulmu~ sayfa diizeni, bazl beige tiirlerinin tipini tal1lmlamada olduk~a etkilidir. Ornegin bir bina ruhsati, belirli bilgi alanlannll1 ~ablonla boliinmii~ halde verildigi bi<;:imsel bir yaplya sahiptirt 19 Bu yapl, ilgili bakanhgll1 standart olarak geli~tirdigi formdur; i<;:erigi meydana getiren bilgi alanlanl1l tasnif ederek, kullal1lmll1l kolayla~tirmak i<;:in yaplldlgl anla~ilmaktadu. Ruhsatlll bu bi<;imsel yonii, her ne kadar belgenin i<;:erik yaplslna entelektiiel baklmdan bir katkj saglamasa da belgenin orijinal yaplsll1l olu~turmakta ve form ozelliklerine l~lk tutmaktadlr. Oneeden beri standart form ozelliklerini bu ~ablonlar vasltaslyla ortaya koyan ruhsat i<;in dl~ kaynakh eleman olarak goriilen bu bi~imsel etken, onun tipik form yaplsll1l a~ildayan aynlmaz bir par<;:a olmu~tur Yazz tipi ve yazzlz~ bifimi $ekil ve tablo gibi yazz tipi (types of script) de belgelerin dl~ kaynakh elemanlanndan sayllml~t1f. Oneeki donemlere ait belgelerdeki yazl stili diplomatik analiz siraslllda belgenin karakteristik bir ozelligini olu~turmaktaydl. YaZI tiirii, onemli bir talllmlama aynntlsl olarak kabul edilmekte, <;:ogu beige analiz uzmalll form ozellikleri yalllnda belgenin yazl tipi ve yazlh~ bi<;:imini de goz oniinde bulundurmaktaydl. Bu konuda ~e~itli teorilerin geh~tirildigi de bilinmektedir. Teorisyenler, oneeleri ozel yazl~malara, idarenin iiretmi~ oldugu evrak- 417 "Resmi Yazl~malardaUygulanacak Usul...". 418 Janet Turner, "Experimenting with New Tools: Special Diplomatics and the Study ofauthority in the United Church ofcanada", Archivaria, 30 (Summer 1990), s "Bina Ruhsatl", GiirplJ1ar Kaynak Suyu Ruhsat Dosyasl, ism <;evre SaglIgl ~b. Md., 1999, (y.b.).

19 11168 lara, ticari yazl~malarave muhasebe kayltlanna dokumanlll tip, ritim, stil, mi.irekkep ve yazl bi<;:imini a<;:lklayan metotlar uygulaml~lardlr42o.bu metotlar belgenin orijinalliginin degerlendirilmesinde bir ara<;: olmu~tur. Eski metin ve el yazmalanl1ln yazl stilini ve yazma usulunu inceleyen paleografya, ar~ivcilil(le be~gelerin turi.inu, uretildigi donem ve fonksiyonu, aynca <;:dztlg1 idari mekanizmay1 belirlemek ic;:in kullal1llm1~tlr421. Tum yazl bic;:imlerinde harflerin bellrli bir arac;:la ortaya konulmasl gerekir. Burada araclll niteligi c;:ok da onemli degildir. Esas olan harflerin varhg1 11a i~aret edecek olan bir araclll kullandmas1d1r. Kj~iye ait i.radeyi a<;:lklayan yaz1, daktilo, bilgisayar yazlclsl, el yazlslyla yazdml~ ya da bilgisayarda kaylth olabilir. Gunumuzde yazdi beige tipinin ve yazd1~ ~ekillerinin genellikle dart bic;:imde gerc;:ekle~tigi goriilmektedir: El yazlsl, daktilo, bilgisayar flktlsi ve elektronik ortam. Bir belgenin yazlh~ ~ekli ne olursa olsun, onemli olan yazl hpinin okunup anla~llabilmesidir.c;:unku yazl bir irade beyal1l ise bu beyanlll yazldan anla ~dmasl gerekir. YaZ1ll1l1 anla~damamas1 durumu iki sebepten ortaya <;:lkar. Ya beige uzerindeki yazlyl ortaya koyan sembol olarak harfler okunamlyordur, ya da harfler belirli 01mas1l1a ragmen yazlya bir anlam verilemiyordur 422 Bu sebeple belgedeki yaz1 tipi ve bi<;:iminin ne oldugu bilinmeli; yaz!, herkesc;:e okunup anla~dmaslic;:in gec;:erli kural ne ise ona gore yazl1mahdlr. Belgede bulunan iradenin anlamll olmasl, elektronik ortamda iiretilmi~ olan kay1tlar ic;:in de ayllldu. Bu kayltlar, Elektronik imza Kanunu gibi mevzuat huklimlerinde belirtilen giivenlik onlemlerine uyularak i.iretilir. Belgeler ister kaglt, isterse elektronik ortamda iiretilsin, proseciurle1'de onceden belirtilmi~ yazl hpi ve bi<;:imi kulial1llir. brnegin resmi ya:zl~malarda kullamlacak olan yazl tipi ve karakter boyutu belirlidir. Buna gore elektronik ortamda hazlrlanan yaz1~malar i<;:in "Times New Roman" yazl tipi ve 12 karakter boyutunun kullal1llmas1 kmal olarak benimsenmi~,rapor, form ve analiz gibi ozelligi ~lan metinlerde farkh yaz1 tipi ve karakte1'inin kullal1llabilecegi belirtjlmi~tir Murekkep Ta~lY1Cl o1'tam uzerinde ijeti~imi saglayan sembollerin go1'iinu1' ve alillanabilir hale getirilebilmesi i<;:in bir talclm mekanik veya elektronik i~lemden ge<;:mesi gerekir. Mekanik ara<;:la1' genellikle murekkep (inks) ve boya gibi kimyasallarken, elektronik i~lemler sembollerin ekranda gori.inmesi bic;:i-. mindedir4 24. Sembolleri goruni.ir kllan malzeme, belgenin ta~llld1g1 ortama gore farkhhk gosterir. Bu malzeme diiz bir yazlda yazl miirekkebiyken, bir resim veya fotografta <;:qitli baskl murekkebi, bilgisayar ydztlsmda ise tonerdir. Bu durumda belgelerde kullanl1an murekkebi genel olarak u<;: grupta degerlendirmek miimkundur:. - Yazl miirekkebi - Bask1 miireldzebi - Toner ve kartu~ Her birinin kimyasal bile~imleribirbirinden farkh olan bu murekkep ye ~itle1'i, bir belgede iradeyi goriiniir kllmas1l1111 yam sua beige sahteciliginde asdlan sahtelerinden aylrmak ve tarihsiz belgelerin donemini belirlemek iyin kullamlmaktad1r. Belgelercle"kullal1llan miirekkebin ya~llli belirleyerek, ilk kullallllan mi.irekkep ile sonradan kullalllian birbirinden aynlabilmektedir. "Dunya Laboratuar Literatiiriinde, dolma kalem miirekkeplerinin ya ~inm Metzer Metodu i1e tespit edilebilecegi belirtilmi~ olmakla biilikte bu metot, kural olarak miirekkeplerin giinliik olarak aqivlenmesini ve zaman iyerisinde meyda'lc\ gelen degj~melerden yararlallilarak, dava konusll belgedeld yazrlann ya~lan hakkmda bir kanaate varma lisulilne dayan1r" Duranti, Diplomatics..., s ismet Binark, Ar~iv ve Ar~ivcilik Bilgileri, Ankara: DAGM, 1980, s Burada yazl turiinlin ~ok da 6nemi yoktur. Yazl ister gazle gari.ilerek [ark edilebilen hadler, isterse garme engellilerin kulland'gl kabartmalr yazl hpi olsun, onemli olan bilinen usliller klillamldjgmda anja~dabilirolmasldlr (Erman, SahtekarlIk Sur/an, s. 309). 423 "Resmi Yazl~malardaUygulanacak Usul...". 424 Nancy Bartlett, "Diplomatics for Photographic Images: Academic Exoticism?",AA, 59/4 (Fali 1996), s "Miirekkep Ya~lntn Tespiti", SU~9ilim, r<;:evrjmi~ij Elektronik ad res: I'ana=sahtecilik&alt=myt [ ,.:)8].

20 11170 Ar~ivlenen miirekkeplerin zaman ic;:erisinde kimyasailanmn degi~ime ugramasl sebebiyle bu metodun c;:ok slhhatli sonuc;:lar vermeme ihtimalinin oldugu da tartl~tlmaktadlr. Bu yiizden miirekkepierin donem ve ya~mm tespitinde esas olarak uzmanlann uzun ytllara dayanan deneyimlerinden yararlamlmaktadlr Yazl Belgenin metninde kullamian noktalama i?aretleri (punctuation), kzsaltmalar (abbreviations), yazl karakteri (font), biiyiik ve kii~iik har!kullamlmasz, yaptlan degi~iklikler, elektronik belge ise iiretildigi yazzlzmzn adz, yazllzmm siiriimii diplomatik analiz slrasmda degerlendirilmesi gereken unsurlardlr. Modern diplomatik incelemelerde bu unsurlar dl~ kaynakll e1eman olarak ele ahnml~tlr Yazl karakteri, noktalama, kzsaltma ve remizler Gorsel tarafi bulundugundan dokiimanlann fizikse1 yoniinii nite1eyen yazl, onceki donemlerde belgelerin tiiriinii ortaya C;:lkarmada onemli bir arac;: olmu~sa da giiniimiizde e1 yazlsmm c;:ok az kuilamlmasl, beige tiiriine gore yazl stilii1in olmamasi, diplomatik incelemelerde yazmm ikinci planda kaldlgl izlenimini vermektedir. Paleografya biliminin ortaya c;:tl(l~ina sebep alan el yazlsl ve onun tiirlerinin incelenmesi, modern belge1erin analizinde artlk eskisi kadar etkili olmamaktadlr. Bunun en biiyiik sebebi, hie;: ~iiphesiz dokiimanlann eskiden oidugu gibi el ile yaztlmamasidir. Bunun yerine daktilo veya bilgisayar kuilamlmaktadlr. BUllunla birlikte az da oisa tutanak ve. dilekc;:e gibi orneklerde yine oze1 yazl ve giinliiklerde yer yer el yazismm haw. kullal1llmakta oldugunu belirtmek gerekir. Bugiin ise kagit evrak da olsa belge1erin eiektronik ortamda hazlrlandigll11 gormekteyiz. Hatta zoninlu hailer di~mda, daktilo d&.hi kullantlmamaktadlr. Durum boyle olunca, belgeyi olu~turan yazlda e1 yazls! ya da daktilo yerine belgenin yaztldigi yuki toneri ve elektronik ortamdaki yazilimm on plana e;:lktlgl goriilmektedir. Bundan dolayi yazlmn iiretildigi yazlhmm siiriimii artlk elektronik belgenin form ozelligi olmu~tur. Be1ki de bu yaztllm suriimii, ileriki donemlerde bir el yazisl tahlili gibi elektronik belge1erin diplomatik analizinde onemli bir arae;: olarak kullanriacaktu. Buna ragmen, yine de el yazlslyla iiretilmi~ dokumanlann ozeliikle grafoloji ve kriminoloji uygulamalannda degerlendirildigini; en azmdan bu alanlarda oneminin azalmadlgml belirtmek gerekir. <;:unku e1 yazlslyla beige uretilmese de lslak imza olarak adlandmlan imza ~ekli sebebiyle el yazlsl, kimlik tespitinde ve be1gelerde sahtecilik olaylanmn aydmlatllmasmda hala ge~erliliginikorumaktadir. DolaYlSlyla belgenin yazl c;:e~idinin tahlili eskisi kadar onemli gozukmese de eger bir beige e1 ile yazilml~ ise fiziksel formun bir panrasi olarak yazmlll mizanpajl, duzeni, varsa diger el yazllanyla farkl, yazlh~ ~ekli, metnin boliimleri, paragraflar, paragraf ve cumle1er arasll1daki gec;:i~ler, duzeltmeler, silintiler, murekkep e;:e~idi, noktalama i~aretlerivb. ozelliklerin incelenmesi,. diplomatigin gorevlerindendir. Turkc;:eyaztlan belgelerde Turk Dil Kurumunun dil ve anlatlm konusunda getirmi~ oldugu diizenlemelere uyuhir. Terimlerin Turkc;:elerinin kullamlmasll1da hem baslh hem de e1ektronik olarak yayll1lanml~olan Tiirkr;:e Sozliik kuilamhr 426 Aym ~ekilde imla Klavuzu onemli bir bafuru aracidu. Resmi metinlerde yaprian klsaltmalar, buyiik ve kiie;:iik harf kullal1lml, terimlerin birle~ik veya ayn yazllmasl vb. uygulamalar imla klavuzundaki kurallara gore yaplhr. Her hangi bir makale, kitap vb. yazllarda oldugu gibi belgelerde de klsaltrna ve remizler kuilal1llmaktadlr. Kisaltmalann kuilal1llmasl durumunda, verili~ ~ekli, varsa oncelikle yine yetkili kurum olan Turk Dil Kurumunun imla kllavuzundaki ornekler kuilal1llacaktlr. Burada bulunmamasl durumunda ise ktsaltmal1ln ilk olarak gec;:tigi yerin yamna parantez ic;:erisinde ktsaltmal1ln ae;:ik ~eklinin yazrimasl uygun goriilmii~tiir Elektronik belgenin yazzllml Yeni teknolojik geli~me1er, bilginin ta~mdlgl ortam ve kaylt tiirii gibi karakteristiklerin daha dikkatli incelenmesi gerektigini gostermektedir.. Bilgisayar yazzlzml (computer software) orneginde oldugu gibi belgenin olu~turulma ~ekli, onun gec;:mi~i, guvenilirligi, iletim modu, format!, kullanulll, i~lemleri, prosediideri ve provenansl hakkmda bilgi verdigi ve yazllun bic;:imlendirilme ~ekiini beliriedigi ie;:in dl~ kaynakh elemanlar olarak bir diplomatik uzmam ve ar~ivci 426 Biiyiik Tiirkre Sozliik, Turk Dil Kurumu. [<;:evrimj~i] Elektronik adres: [ ].