T.C. ŞANLIURFA DEFTERDARLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR

Transkript

1 T.C. ŞANLIURFA DEFTERDARLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ I - AMAÇ : BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR Bu yönergenin amacı, İlimiz Defterdarlığına 178 sayılı KHK ve diğer kanunlar, KHK, Tüzük, Yönetmelik, Yönerge ve Genelgelerle verilen görevlerin Defterdar, Defterdar Yardımcısı ve Birim Müdürlerinin yetki ve sorumlulukları ile Defterdar adına imzaya yetkilileri ve bunların imza yetkilerinin belirlenmesi, yapılması gereken iş ve işlemlerin koordinasyonu, izlenmesi, iş akışının hızlandırılarak verimliliğinin arttırılması, hizmetin zamanında ve daha kaliteli olarak sunulmasını sağlamaktır. II - KAPSAM : 178 sayılı KHK, diğer kanunlar ve ilgili mevzuat uyarınca, Defterdarlık ve Defterdarlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan birimlerin yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerde Defterdar adına imza yetkisi kullanma şekil ve şartlarını kapsar. III - HUKUKİ DAYANAK : a) 178 sayılı KHK. 36 ve 40 ıncı maddeleri. b) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. c) 30/09/2011 tarihli ve 7748 sayılı Şanlıurfa Valiliği İmza Yetkileri Yönergesinin İkinci Bölüm (E) Birim Amirlerinin İmzalayacağı Yazılar ve Üçüncü Bölüm (9.) İç Yönerge başlıklı maddeleri. IV -TANIMLAR : Defterdarlık Defterdar Defterdar Yardımcısı Birim Birim Amiri : Şanlıurfa Defterdarlığını, : Şanlıurfa Defterdarını, : Şanlıurfa Defterdar Yardımcısını, : Defterdarlık Merkez Birim Müdürlükleri ve İlçe Malmüdürlüklerini, : Defterdarlık Merkez Birim Müdürleri ve İlçe Malmüdürlerini ifade eder. V - YETKİLİLER : a) Defterdar b) Defterdar Yardımcısı c) Birim Müdürleri 1

2 VI - USUL VE ESASLAR : 1. Defterdar Yardımcısı ve Birim Müdürleri kendisine görev olarak verilen konularda ve yaptığı işlerde Defterdara karşı sorumlu olduğundan, imzalayacağı yazılara Defterdar a. ibaresi yazılacaktır. 2. İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. 3. Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Defterdarlık Makamının onayı olmadıkça başkasına devredemez. 4. Defterdar adına yetki verilmiş görevlilerce imzalanacak Defterdar adına ibareli yazılar, yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanacaktır. İmzaya yetkili kişinin, izin, hastalık, geçici görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde, vekili imza yetkisini kullanacaktır. 5. İmza yetkisi devrinde, Defterdar ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. 6. Birimlerimizin doğrudan bilgisine giren konularda önemli olanlar hakkında birim amirleri, kendi görev alanlarına girmekle birlikte önemli ve makamın bilmesi gereken konularda da Defterdar Yardımcısı tarafından en kısa zamanda Defterdara bilgi verilecektir. 7. Defterdar Yardımcısı ve Birim Müdürleri imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler. 8. İmza yetkisinin devri konusunda mevzuat ve Yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak amacıyla, Defterdar Yardımcısı gerektiğinde birimlerde denetim yaparak, tespit ve tekliflerini Makama sunar. 9. Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapılacaktır. 10. Defterdar tarafından doğrudan yürütülecek iş ve işlemlere ait yazışmalar; yönetimde bütünlüğü sağlamak amacıyla Defterdar Yardımcısı tarafından parafe edilecektir. 11. Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanır. 12. Yazıların ait olduğu birimlerde hazırlanması, yazılması ve yayımlanması esastır. Yazılar, varsa ekleri ve ilgileri ile birlikte imzaya sunulacaktır. 13. Defterdar Yardımcısı, Birim Müdürleri, Hazine Avukatları ve Defterdarlık Uzmanlarının (Denetmenler) izinleri ve görevlendirme onayları, açıklamaları gereken diğer yazı ve onayları bizzat Defterdarın imzasına sunarlar. Defterdarın imzasına sunulacak diğer yazılar, Özel Kalem memuruna (Sekretere) teslim edilecektir. 14. Defterdar Yardımcısı, Merkez Birim Müdürleri, Müdür Yardımcıları, Hazine Avukatları ve Defterdarlık Uzmanlarının (Denetmenler) yıllık izinlerini (Birim Müdürleri, Hazine Avukatları ile Defterdarlık Uzmanları Defterdar Yardımcısının uygun görüşünü aldıktan sonra) Defterdarın, diğer personel ise birim Müdürlerinin uygun göreceği zamanda kullanacaklardır. 15. Defterdar Yardımcısı, Birim Müdürleri ve Defterdarlık Uzmanlarının (Denetmenler), görev yerlerinden görevli veya görevsiz olarak ayrılışlarda (Kısa süreli ayrılışlar dahil) bizzat Defterdardan izin alacaklar, Makamda bulunmaması halinde ise Defterdarlık Özel Kalemine (sekreterlik) bilgi vereceklerdir. 16. Mazeret izinlerinin, mazeretin oluştuğu zamanda kullanılması esastır. Her çeşit izin (Refakat, hastalık, mazeret, aylıksız ve yıllık izin) onayı alınmadan kullanılmayacaktır. 17. Defterdar yardımcısı birim amirlerinin katılımı ile yapılan toplantılarda Personel Müdürü tarafından not alınacak, Defterdar Yardımcısı tarafından takip edilecektir. Ayrıca Defterdarın inceleme, denetleme gezilerine refakat eden Defterdar Yardımcısı ve birim Müdürleri, gezi ve inceleme esnasında görüşülen konuları not alacak, verilecek talimata göre uygulamaları takip edip sonucundan Makama bilgi sunacaklardır. 2

3 18. Defterdarı ilgilendiren konularda, Defterdar Yardımcısı ve Birim Müdürlerinin (günlük, haftalık) toplantı ve program bilgileri toplanarak programlaştırılacak. Özel Kalem Memuru (Sekreter) tarafından Defterdara günlük program olarak sunulacaktır. 19. Defterdar Yardımcısı ve birim Müdürleri Defterdar adına katıldıkları toplantının sonucu ile toplantı sonrası yapılan çalışmalar hakkında Defterdara bilgi vereceklerdir. 20. Bilgi Edinme Kanununa göre yapılacak başvuruların cevabı ilgili birimlerce hazırlanacak talep edilen bilgi ve belgeler Defterdar Yardımcısı imzası ile verilecektir. 21. Defterdarlık Makamına gelen bütün yazılar, Defterdarın görmesi gerekenler ayrıldıktan sonra Defterdar Yardımcısı tarafından görülecek, evrakların havalesinden sonra ilgili birime gönderecek takibi gerekenleri izleyerek sonucundan bilgi verilecek. 22. Defterdarlık Makamı daima başvurulara açıktır. Vatandaşların hangi gerekçe ile olursa olsun hiçbir şekilde bekletilmemesi esastır. Başvurularda tereddüt edilen hususlar Defterdar yardımcısı tarafından çözülecektir. 23. Yazılı ve görsel basında yer alan şikayet, yazı, açıklamalar, haber ve programlar ilgili birim Müdürü tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan dikkatle incelenecek ve sonucu en kısa zamanda Defterdar Yardımcısının değerlendirmesiyle birlikte Defterdara sunulacak, alınacak talimata göre işlem yapılacaktır. 24. Defterdarlığımız faaliyetleri ile ilgili olarak görsel ve yazılı basına bilgi verme Valilik İmza Yetkileri Yönergesi çerçevesinde Defterdar tarafından yapılacaktır. 25. Birimler ve kurumlar arasında iyi iletişim kurularak, işbirliği ve uyumlu çalışmak esastır. 26. Birim Amirleri, hizmetin daha verimli ve etkin olarak yürütülmesi için maiyetindeki personeli motive edecek, amaca ulaşmak için performansını doğru ölçüp değerlendirecektir. 27. Bu yönergede tarif edilmeyen hususlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Defterdarın emrine göre hareket edilecektir. 28. Bu yönerge tüm memurlara imza karşılığı okutulacaktır. VII SORUMLULUK : 1. Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, kendisine bağlı birimlerin yazışmalarından, mesai ve mevzuat hükümlerine riayet edilip edilmediğini kontrolden Defterdar Yardımcısı sorumludur. 2. Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden sorumludur. 3. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki Personel ve Müdürler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur. 4. Tekit yazıları yapılması gereken iş ve işlemlerin zamanında yapılmadığının göstergesi olduğundan, tekide meydan verilen birimlerde, birim Müdürü ile birlikte ilgili görevliler müştereken sorumludur. 5. Defterdar Yardımcısının görevde bulunmadığı durumlarda görevleri Defterdarın talimatına göre yapılacak, talimatı alan sorumluluğu da üstlenmiş olacaktır. 6. Defterdarın imzasına sunulmak üzere, Özel Kalem Memuruna (Sekretere) teslim edilen evraklardan Özel Kalem Memuru (Sekreter) sorumludur. 7. Defterdarın il sınırları içerisinde; teftiş denetim, görev ve inceleme gezisinde bulunduğu sırada, Defterdar tarafından yapılacağı bildirilen işlerden bekletilmesi önemli derecede mahsurları olanların gereği ve icrası, Defterdar Yardımcısı tarafından yapılacak ve Defterdara ivedilikle bilgi verilecektir. 8. Birim Müdürü ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinden ön mali kontrol görevini, gerçekleştirme görevlisi olarak yerine getirmekle sorumludur. 9. Taşınır ve taşınmaz malların mevzuata uygun olarak kayıt, kontrol ve konsolide edilmesinde ve korunmasında görevliler ile birlikte birim müdürleri de sorumludur. 3

4 10. Birim Müdürleri, Kamu zararından doğan alacakların sorumluları tarafından ödenmemesi halinde Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve genel hükümlere göre takibat yapılmak üzere, Muhakemat Müdürlüğüne gönderilmesinden ve takibinden sorumludurlar. 11. Koruyucu Güvenlik Yönergesine hassasiyetle uyulmasından personel, bina ve belge güvenliğinden tüm personel sorumludur. İKİNCİ BÖLÜM YETKİ SINIRLARI VIII - DEFTERDAR TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR: A. GİDEN EVRAKIN İMZALANMASI: 1. Kanun, tüzük yönetmelik ve yönergelerle mutlaka Defterdar tarafından imzalanması gereken yazılar. 2. Valilik Makamına yazılan yazılar. 3. Valilik İmza Yetkilileri Yönergesi ile verilen yetki gereğince Vali a. İmzalanması gereken yazılar. 4. Yeni bir hak doğurmayan, Valilik Makamının takdirine girmeyen ve mutat yazılardan Bakanlığımıza, diğer Bakanlıklarla, bağımsız Genel Müdürlük ve Başkanlıklara yazılan yazılar. 5. Teftiş ve Denetim Elemanlarına yazılan yazılar. 6. Diğer Bakanlıkların, bağımsız Genel Müdürlüklerin ve Başkanlıkların ildeki kuruluşlarına yazılan yazılar. 7. Önem arz eden ve Defterdar adına gelen önemli yazılara verilecek cevaplar, 8. Merkez Birimleri ve İlçe birimlerimize gönderilecek önemli yazı ve talimatlar. 9. Merkez birimlerimizden çıkan gizli yazılar. 10. Defterdarlık adına yazılı ve görsel basına yapılacak açıklamalara ilişkin yazılar. 11. Mukteza tayinine ait gerçek ve tüzel kişilere yazılan yazılar. 12. Çeşitli görevler için eleman görevlendirilmesine ilişkin yazılar. 13. İdaremize ait sözleşmeler. 14. Adli mercilere bilgi ve belge gönderme yazıları. 15. Defterdar Yardımcısına, birim müdürlerine ve diğer kamu personeline teşekkür belgesi ve disiplin cezası verilmesine ilişkin teklif, onay ve karar yazıları. 16. Atama, nakil, mazeret izni, aylıksız izin, asalet tasdiki, derece terfi onayı tekliflerine ilişkin yazılar. 17. Üçüncü defa tekit edilen yazılar. 18. Defterdarlıkça yayımlanan emir ve talimat yazıları. 19. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklere göre bizzat Defterdarlık tarafından mahkemeler nezdinde açılması hükme bağlanan davalara ilişkin yazılar. 20. Defterdarlık personelinin kimlik belgeleri sayılı Maliye Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince Defterdarlık birimlerinin uygulamaları ile ilgili olarak tereddüt edilen ve yoruma ihtiyaç duyulan konularda Bakanlığımızdan görüş talep edilen yazılar. 22. Bakanlığımıza yazılacak araç, gereç ve donanım talebine ilişkin yazılar. 23. Defterdarlık personeline ait askerlik erteleme işlemleri ile ilgili olarak yazılan yazılar. 4

5 B. GELEN EVRAKIN HAVALESİ: 1. Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Yönerge ve Genelgelerle mutlaka Defterdar tarafından imzalanması gereken yazılar. 2. Maliye Bakanlığı, diğer Bakanlıklar, bağımsız Genel Müdürlükler ve Başkanlıklardan gelen yazılar. 3. Valilik makamından gelen yazılar. 4. Teftiş ve Denetim elemanlarından gelen yazılar. 5. GİZLİ ve KİŞİYE ÖZEL işaretli tüm yazılar (Geldiği şekilde kapalı zarf içerisinde makama verilecektir.) 6. Defterdar Yardımcısı, Birim Müdürleri, Defterdarlık Uzmanları (Denetmenler), Hazine Avukatları ve İlçe malmüdürlerinin atama, nakil, istifa, emeklilik, izin gibi hallerde göreve başlama ve ayrılışına ilişkin merkez ve ilçelerden gelen yazılar. 7. İhbar ve şikayetlere ait yazı ve dilekçeler. 8. Defterdarlık çalışanlarının tayin, nakil özlük konularındaki tüm dilekçeleri. 9. Diğer İl Defterdarlıkları ve Vergi Dairesi Başkanlıklarından gelen personel ataması ile ilgili yazılar. 10. Muhtelif görevler için personel görevlendirilmesi talebine ait yazılar. 11. Kurum ve Kuruluşlardan gelen inceleme yazıları. 12. Kişi veya Kuruluşlardan gelen mukteza talep yazıları. 13. Defterdarlığı muhatap alan dava dilekçeleri. C. DEFTERDAR TARAFINDAN BİZZAT ONAYLANACAK YAZILAR: 1. Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Yönerge ve Genelgelerde münhasıran Defterdara yetki veren ve bu yönerge ile yetki devri yapılmamış diğer işlem ve kararlara ilişkin onaylar. 2. Defterdar Yardımcısı, Birim Müdürleri, Hazine Avukatları, Defterdarlık Uzmanları (Denetmenler) ve diğer personelin yıllık, mazeret, hastalık ve refakat izin onayları, (Valilik İmza Yetkileri Yönergesine göre) 3. Defterdarlığımız personelinin il içi ve il dışı görevlendirme onayları (Valilik İmza Yetkileri Yönergesine göre) 4. Bakanlık ve Valilik atamalı Defterdarlık personelinden kurum değiştirmek veya il dışına atanmak isteyenlerin muvafakat yazıları ile yer değiştirme, birim bünyesinde görev yeri değiştirme ve görevlendirme onayları (Valilik İmza Yetkileri Yönergesine göre) 5. Disiplin ve soruşturma onayları , 4735 ve 2886 sayılı Kanun uyarınca Defterdarlık Makamının onayı ile kurulması gereken kurul ve komisyonların tespit edilmesine ait onaylar. IX DEFTERDAR YARDIMCISININ İMZALAYACAĞI YAZILAR VE YÜRÜTECEĞİ İŞ VE İŞLEMLER : A. GİDEN EVRAKIN İMZALANMASI VE YÜRÜTECEĞİ İŞ VE İŞLEMLER: 1. Bir direktif ve görüş tespitini gerektirmeyen Defterdar tarafından yürütülen ve yürütülecek iş ve işlemler ile imzalanacak yazılar dışında kalan iş ve işlemlerin görev bölümüne göre yürütülüp sonuçlandırılması ve yazıların Defterdar adına imzalanması. 2. Başbakanlık, Maliye Bakanlığı, diğer Bakanlıklar, Başkanlık ve Genel Müdürlüklerden gelen ve makamın havalesinden geçen genelge, genel tebliğ ve benzeri yazıların merkez birimlerimize gönderilmesine dair yazılar. 5

6 3. İl Defterdarlıklarına ve ilçe malmüdürlüklerine yazılan malvarlığı araştırma yazıları. 4. Makamdan veya makamın teklifi üzerine Valilik Makamından çıkan onayların merkez birimlerimize gönderme yazıları. 5. Uygulama ile ilgili olarak tüzel kişilere ve şahıslara yazılan yazılar. 6. Mükellefler, vatandaşlar ve personel tarafından Defterdarlık birimlerine hitaben yazılan dilekçelerden Defterdarın emir ve talimatını gerektirmeyen ve herhangi bir hukuki sonuç doğurmayacak talep dilekçelerinin ilgili birimlere havalesini yapmak. 7. Defterdar tarafından havale edilen tüm yazılar ilgili birimlere dağıtılmadan önce Defterdar Yardımcısı tarafından da havale edilecektir. Defterdarlık Uzmanlığı (Denetmenlik) ve Muhakemat Müdürlüğünün her türlü yazı ve onayları ile Gizlilik dereceli yazılar hariç. 8. Aylık faaliyet raporlarının tüm birimlerden temin edilerek tasnifi, tek dosya halinde icmali ve Defterdara sunulması ile Valilik ve Bakanlık Makamlarına sunulacak brifinglerin hazırlanması ve zamanında ilgili Makamlara gönderilmesi. 9. Defterdarlık sosyal tesislerinin; misafirhane ve yemekhane yönetimi misafirhane ve yemekhane ile ilgili iş ve işlemlerin mevzuatına uygun olarak yürütülmesi. 10. Personel eğitimi ile ilgili işlerin koordinesini yapmak. 11. Ecrimisil Düzeltme Komisyon Başkanlığı ve yazıları. 12. Makam hizmet aracı hariç Defterdarlığımıza ait taşıtların il içi görevlendirilmesi, bakım onarım işlemlerinin koordinasyonu. 13. Teşkilatımızda uygulamayı takip edebilmek için kanunlar ve diğer mevzuatla yetkili bulunan haller hariç olmak üzere merkez birimlerimiz arasındaki yazışmalar. 14. Merkez Birimlerimizin TL ye kadar olan Bütçe Giderlerine ilişkin Harcama Talimatı, onay, karar, sözleşme, hak ediş, Muhasebe İşlem Fişi, Ödeme Emri Belgesi ile ilgili her türlü yazı ve belgeleri Harcama Yetkilisi olarak imzalamak. 15. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerini Harcama Yetkilisi olarak imzalamak. 16. Defterdar tarafından onaylanması gereken teklifleri uygun görüşle arz ederim ifadesi yazılarak imzalamak. 17. Bankalarca yapılan maaş ödemeleri ile ilgili sözleşme ve yazıları imzalamak. 18. Defterdar tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. B. GELEN EVRAKIN HAVALESİ: 1. İhbar ve şikayet dilekçeleri ile personelimize ait özlük işlem dilekçeleri dışındaki tüm dilekçeler. 2. Merkez ve İlçe Birim Müdürleri, Hazine Avukatları, Defterdarlık Uzmanları (Denetmenler) dışındaki personelin izne ayrılma ve başlama yazıları 3. Merkez Birim Müdürleri, Defterdarlık Uzmanları (Denetmenler) ve İlçe Malmüdürleri dışındaki personelin atama, nakil, istifa, emeklilik ve izin gibi hallerde göreve başlama ve ayrılışına ait merkez ve ilçe birimlerimizden gelen yazılar. 4. Personel atamasına ilişkin olanlar hariç olmak üzere diğer İl Defterdarlıklarından ve Vergi Dairesi Başkanlıklarından gelen yazılar. 5. Personel görevlendirme talep yazıları hariç olmak üzere ildeki kamu kurum ve kuruluşlarından gelen yazılar. 6. Her türlü gelir, gider ve mevzuatla ilgili olarak Merkez ve İlçelerden gelen yazılar. 6

7 C. DEFTERDAR YARDIMCISININ ONAYLAYACAĞI YAZI VE BELGELER: 1. Tütün ve tütün mamullerini kullananlara verilecek idari nitelikli para cezası onayları. 2. Bütçeden TL ye kadar yapılacak harcamalara ilişkin onaylar. Defterdar Yardımcısı kendisine devredilen görev ve yetkilerin kullanılmasından doğacak sorumluluktan dolayı Defterdara karşı sorumludur. X- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE YÜRÜTECEKLERİ İŞ VE İŞLEMLER: 1. Mevzuatları gereği imzalaması gereken belge ve yazılar, 2. Defterdarlık Makamına hitaben yazılan yazılar. 3. Biriminde görev yapan personelin izin (Hastalık, ücretsiz izin v.b.) geçici görev bitimi göreve başlama yazıları. 4. Ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ve diğer belgeleri gerçekleştirme ve ön mali kontrol görevlisi olarak imzalamak. 5. Birim Müdürünün kendisine ait olanlar hariç personelin geçici ve sürekli görev yolluk bildirimlerinin Birim Yetkilisi kısmını imzalamak. 6. Defterdarlık Birimlerinde mesai saatlerine uyumun ve iş disiplininin sağlanması bakımından mesai takip çizelgeleri tutulacak, personelin görev yerlerine geliş ve gidişlerinde çizelgeyi imzalamasının sağlanması ve göreve geç gelip erken ayrılmaların önlenmesi için gerekli tedbirler Birim müdürlerince alınacaktır. 7. Muhakemat Müdürlüğünün dava ve icra takip işlerine ilişkin olarak idarelere yapılacak yazışmaların daha hızlı bir şekilde yapılmasını ve süreli işlerde hak kaybının önlenmesini teminen dava ve icra işleriyle ilgili yazılan yazılar Muhakemat Müdürünce imzalanacaktır. 8. Ödeme emri belgesi ve eki belgelerin kontrol edilmesi sunucunda hata ve eksiklik tespit edilmesi halinde ödeme emri belgeleri düzeltilmek veya tamamlanmak üzere harcama birimlerine yazılan yazılar; Muhasebe Yetkilisi olarak görev yapan Muhasebe Müdürü ve Saymanlık Müdürlüklerinde ise Saymanlık Müdürlerince imzalanacaktır. 9. Kişi borçları ile ilgili olarak İcra Müdürlüklerine yazılan yazıları Muhasebe Müdürü, Saymanlıklarda ise Saymanlık Müdürünce imzalanacaktır. 10. Kişilerin Muhasebe ve Saymanlık Müdürlüklerine vermiş oldukları dilekçelere (görüş talebi olanlar hariç) verilecek cevaplara ilişkin yazılar Muhasebe Müdürü, Saymanlıklara verilenlere ise Saymanlık Müdürlerince imzalanacaktır. 11. Tapuda ferağ belgesini, vatandaşların tescil, satın alma ve kiralama taleplerine ait verdikleri dilekçelerin 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanuna göre işleme konulduğunda veya yapılmakta olan işlemin safahatı hakkında bilgi vermeye ilişkin yazıların, Devletin özel mülkiyetinde veya hüküm ve tasarrufu altında bulunan taşınmaz malların, gerçek veya tüzel kişilerce (Yapı Kooperatifi vb) işgali üzerine ecrimisil istemi ile ilgili yazı ve belgelerin Milli Emlak Müdürü tarafından imzalanması, Bina Daire Amirliği, binanın kalorifer, jeneratör ve su hidroforunun düzenli çalışmasını sağlamak için gerekli tedbirlerin alınması, takip ve kontrolleri Milli Emlak Müdürünce yapılacaktır. 12. Bekçileri ve diğer hizmet yerlerindeki personeli zaman zaman kontrol etmek ve herhangi bir olumsuzluğa meydan vermemek için gerekli önlemleri almak, yapılacak aylık programa göre müracaat memurlarını, park ve bahçede görev yapan personeli ve bekçileri görevlendirmekle ilgili görev Personel Müdürünce yapılacaktır. 7

8 13. Öğle yemeği hizmetinden yararlanan Defterdarlık Personelinin yemek bedellerinin tahsil edilmesi, personel ve kurum katkı paylarının Yemekhane hesabına zamanında aktarılması, kayıtların tutulması ve gerekli yazışmaların yapılması iş ve işlemleri Yemekhane Yönetim Kurulu Başkanlığınca, ödenek aktarımının takibi Personel Müdürünce yapılacaktır. 14. Defterdarlık Hizmet binasındaki birimlerin hizmet etmekte oldukları yerlerin ve arşivlerin temizliğinin takibinden bizzat BirimMüdürleri sorumludur. Bu hususta alınması gereken tedbirleri almaktan ve birim amirleriyle koordinasyonu sağlamaktan Personel Müdürü, denetiminden ise Defterdar Yardımcısı sorumludur. XI- GÖREV DAĞILIMI: DEFTERDAR YARDIMCISINA BAĞLI BİRİMLER: 1. Muhakemat Müdürlüğü 2. Muhasebe Müdürlüğü 3. Sağlık Kurumları 1 Nolu Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü 4. Sağlık Kurumları 2 Nolu Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü 5. Harran Üniversitesi Döner sermaye Saymanlık Müdürlüğü 6. Milli Emlak Müdürlüğü 7. Personel Müdürlüğü 8. Defterdarlık Uzmanlığı Koordinatörlüğü 9. İlçe Malmüdürlükleri ÜÇÜNCÜ BÖLÜM YAZIŞMA USULÜ VE YÜRÜRLÜK XII-YAZIŞMA USULU: 1. Yazılar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yazılacaktır. Yazılar üst ve aynı düzeydeki makamlara arz ederim ast birimlere ise rica ederim üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar arz ve rica ederim ifadesi ile bitirilecektir. 2. Defterdar adına yetkili makamlarca imzalanacak yazılarda, imza yerine yetkilinin adı ve soyadı yazıldıktan sonra altına Defterdar adına (Defterdar a.) ibaresi konulacak, bu ibarenin altına unvanı yazılacaktır. 3. Yazışmalarda standarda özen gösterilecek (Örneğin: Defterdar Muavini yerine Defterdar Yardımcısı, onaylarda; onay, uygundur, muvafıktır yerine OLUR ibaresi yazılarak, altında onay tarihi, onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak, onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılacaktır.) 4. Birim amirleri tarafından bizzat defterdarın onayına sunulacak teklif yazısı ve olurlara Defterdar Yardımcısının Uygun görüşle arz ederim ibaresi yazılacaktır. XIII-YÜRÜRLÜK : 1. Şanlıurfa Defterdarlığının 26/05/2011 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. 2. Bu yönerge 11/12/2013 tarihinden itibaren yürürlüğe girer. 3. Bu Yönerge hükümlerine Şanlıurfa Defterdarı yürütür. Ali Osman KARAKÖSE Defterdar 8