İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

Transkript

1 İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ adresinde yayımlanmıştır.

2 İÇİNDEKİLER 1-AMAÇ 2-KAPSAM 3-HUKUKİ DAYANAK 4-TANIMLAR 5-İMZAYA YETKİLİLER 6-İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI A- İLKELER B- SORUMLULUKLAR C- UYGULAMA ESASLARI 7- İMZA VE ONAY YETKİLERİ A- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR B- KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR C- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR 8-YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR 9-YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA 10-YÜRÜRLÜK 2

3 1- AMAÇ Madde 1- Kaymakamlığımızın işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak ve zaman kazanması suretiyle çalışmalarını, İlçe yönetiminin daha iyi örgütlenmesine, planlamasına, koordine edilmesine ve denetlenmesine yönelik, ana sorunlarda daha iyi değerlendirme yapmasına imkan sağlamak, vatandaşlarımızın sorunlarına doğrudan doğruya eğilmek amacıyla kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik, iş akışı, hız ve etkinliği artırmak, verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak. 2- KAPSAM Madde 2- Bu imza yetkileri yönergesi 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait iş bölümü ile kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılma şekli ve şartlarını kapsamı içine alır. 3- HUKUKİ DAYANAK Madde 3- Bu yönerge 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun un 38 nci, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanunun 34 nci, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu nun 27, 28 ve 31 nci maddeleri, Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği ile Resmi Yazışmalarda uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 4- TANIMLAR Madde 4- Bu yönergede yer alan deyimlerden; Yönerge: Karkamış Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini Kaymakamlık: Karkamış Kaymakamlığını Kaymakam: Karkamış Kaymakamını Birim: Bakanlıkların, genel müdürlüklerin ve il özel idaresinin ilçe düzeyindeki kuruluşunu Birim Amiri-İlçe İdare Şube Başkanı: Bakanlıkların, genel müdürlüklerin ve il özel idaresinin ilçe düzeyindeki 1. derecede yetkili amirlerini Yazı İşleri Müdürlüğü: Karkamış Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Yazı İşleri Müdürü: Karkamış Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü ifade eder. 5- İMZAYA YETKİLİLER: Madde 5- Bu yönergede adı geçen yetkililer; a) Kaymakam b) Yazı İşleri Müdürü c) İlçe İdare Şube Başkanları 6- İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI: A- İLKELER Madde 6- Bu yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir. 3

4 1- Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz. 2- Yetkiler sorumluluk anlayışı içerisinde yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılacaktır. 3- Her yetkili, kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları takdir edip üstüne bildirmekle yükümlüdür. 4- Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde Bilme Hakkını kullanır. Bu amaçla; a) Her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. b) Kaymakam ilçenin iş ve işlemlerini tümüyle, İlçe İdare Şube Başkanları kendi teşkilatlarıyla ilgili olarak Bilme Hakkını kullanır. c) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır. d) Kaymakamlık ile diğer birimler yapılacak yazışmalarda İlçe Kaymakamının imzasının açılması ilkeldir. e) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz. 5- Bu yönerge doğrultusunda birim amirleri kendi aralarında emir niteliği taşımayan yazışmalar yapabilirler. 6- Birim amirleri, yıllık, mazeret, sağlık vb. izinlerinde kendi yerlerine görevlendirilen kişilere, katılmak zorunda bulundukları kurullara ve toplantılara katılmaları hususunu yazılı olarak bildireceklerdir. 7- Yetkilinin izinli-raporlu olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra yetkiliye yapılan iş ve işlemlerden bilgi verir. B- SORUMLULUKLAR Madde 7- Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğine kontrolden ilgili birim amirleri sorumludurlar. Madde 8- Birim Amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden doğrudan Kaymakam a karşı sorumludurlar. Madde 9- Birim Amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan tüm yazıların içeriğinden ve ilgililerce yapılacak paraflar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludur. Madde 10- Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilmemesi için birimlerde, birim amirleri ile birlikte ilgili memurlar müteselsilen ve müştereken sorumludur. Madde 11- Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu durumlarda vekili konumundaki görevli imza yetkisini kullanacak, yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletecektir. Madde 12- Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü evrak bürosu ile ilgili Birim Amirlerinin görevli memurları sorumludur. Madde 13- Basına bilgi ve demeç verme hususunda ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak hareket edilecektir. 4

5 C- UYGULAMA ESASLARI Madde 14- Kaymakamlığa yapılan yazılı, sözlü, posta ve e-posta yoluyla yapılan başvurular Kaymakam veya İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kabul edilecektir. Madde 15- Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar bizzat birim amiri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne (Özel Kalem Bürosuna) teslim edilir. Madde 16- Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve dağıtımın yapılması esastır. Madde 17- Yazılar, ekleri ve varsa evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur. Madde 18- Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel, Şifreler ve Kaymakam adına gelen yazılar, İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılmadan Kaymakama sunulacaktır. Söz konusu yazılar Kaymakam tarafından havale edildikten sonra İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce e-içişleri üzerinden kaydı sağlanarak ilgili birimlere-kuruluşlara gönderilecektir. Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün evrak ve yazılar, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Bürosunda açılacak, ilgili memur tarafından gideceği yer belirlendikten sonra havale ve tarih kaşesi basılacak, Kaymakam tarafından havale edildikten sonra, Kaymakamlık arşivinde saklanması gereken evrak, doküman tarayıcıda taranıp e-içişleri sistemine kaydedilerek, ilgili dairelere sevk edilir. Ancak elektronik ortam dışında gelip arşivde saklanması gerekmeyen evrakın da kayıtları elektronik ortamda tutulur. Evrak havale, imza ve onaylar, e-içişleri sisteminde gelen veya kaydedilen evrakla ilgili imza işlemlerini bilgisayar üzerinden yaparlar. e-içişleri birimlerince elektronik paraf veya imza ile işlem görmemiş evrak İlçe Kaymakamı tarafından imzalanmadan iade edilir. Madde 19- Birim Amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı yasada belirtilen usule uygun olarak yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunların dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır. Madde 20- Kaymakam veya Birim Amirleri tarafından imzalanıp gönderilecek yazılar ile tüm yazışmalarda 02/12/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik te belirtilen hususlara uyulacaktır. Madde 21- Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca anlatım bozukluğu yaratmayacak şekilde özne-yüklem ilişkisi kurulacak ve cümleler arasında ahenk sağlanacaktır. Madde 22- Yazılar, evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar paraf edilecektir. Paraf eden görevli yazının şekil ve içeriğini de kontrol edecektir, paraf eden sayısı 5 i geçmeyecektir. Paraf kısımları normal yazı boyutuyla eşdeğer olacaktır. Madde 23- Gizlilik dereceli bilgi alma ve verme yazıları Kaymakam imzası ile yapılacaktır. Madde 24- Yazışmalarda, bir standardizasyon gösterilecektir. Bunun için de; Örnek 1- Bir yazıda Vilayet Makamına bir başka yazıda İl Makamına değil her yazıda GAZİANTEP VALİLİĞİNE diye yazılacak. 5

6 Örnek 2- Onaylarda: Onay, Uygundur, Muvafıktır gibi deyim ve ifadeler yerine onay yerine sadece büyük harflerle OLUR deyimi kullanılacak ve imza yeri için yeterli açıklık bırakılacaktır. OLUR././2012 Mustafa GÜL Kaymakam Örnek 3- Yazıların imzalanmasında, metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Mustafa GÜL Kaymakam Örnek 4- Yazı vekaleten imzalandığında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı Başbakan V. Vali V. ve Rektör V. biçiminde ikinci satıra yazılır. Yaşar KARADENİZ Kaymakam V. Nizip Kaymakamı Örnek 5- Resmi yazılarda EKİ, EKLERİ gibi değişik ifadeler yerine EK/EKLER kelimeleri kullanılacaktır. Yazının ekleri, imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan EK/EKLER ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. EKLER : EKLER: 1- Rapor (. sayfa) 1-Yazı Örneği (. sayfa) 2- Disket (. adet) 2-Yönetmelik (. sayfa) EK : Rapor (. sayfa) 6

7 Örnek 6- Yazıların sonuç bölümünde yer alan; Arz Ederim, Saygılarımla Arz ederim, Rica Olunur ve benzeri ifadelerin yerine aşağıdaki ifadelerden uygun olanı yazılacaktır. Üst ve denk birimlere yazılan yazılar; -Bilgilerinize arz ederim. -Gereğini arz ederim. -Bilgi ve gereğini arz ederim. Alt birimlere yazılan yazılar; -Bilgilerinizi rica ederim. -Gereğini rica ederim. -Bilgi ve gereğini rica ederim. Üst, alt ve denk birimlere yazılan ortak yazılar; -Bilgilerinizi arz ve rica ederim. -Gereğini arz ve rica ederim. -Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim. Örnek 7- Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve varsa elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılacaktır. Yazının Gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağına yazılacaktır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılacaktır. Karşıyaka Mah. Hitit Blv. No:8/a Hükümet Konağı 1. Kat Karkamış/GAZİANTEP Telefon: Faks: e-posta: Elektronik Ağ: Ayrıntılı Bilgi İçin İrtibat: Y.KOCA VHKİ 7- İMZA VE ONAY YETKİLERİ A- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR Madde 25- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılacak şunlardır; a) Valilik ve kaymakamlıklar, genel müdürlükler ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar, ancak yazılar emir ve istem olmadıkça doğrudan Bakanlıklar ile yazışma yapılmaz. b) Prensip, yetki, uygulama, yöntem ve sorumlulukları değiştiren yazılar, c) Birimlere gönderilecek emirler, tamimler ve genelgeler, ç) Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar, d) 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar, e) 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen karar ve yazıları, f) Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar (İlçe Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Sicil Müdürlüğünün davalarla ilgili yazıları, İlçe Jandarma Komutanlığının ve İlçe Emniyet Müdürlüğünün adli görevlerinden doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç), g) Askeri kuruluşlarla yapılan her türlü yazışmalar, ğ) Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar, 7

8 h) Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar. i) Kaymakamın imzalaması gereken verile ve ödeme emirleri, ı) Ataması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları, J) Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar, k) Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar, l) Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları, m) Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar, n) Kişiye özel ve gizlilik dereceli yazılar, o) Görevlendirme yazıları, ö) Her türlü inceleme ve soruşturma açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar, p) Komisyon kararları, r) İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri, s) Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar, ş) Afet ve Acil Yardım ile ilgili yazılar, t) Bir birime ait iken başka bir birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar, u) Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar, ü) Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar. B- KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR: Madde 26- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır. a) İlçe İdare Şube Başkanlarına vekalet edeceklerin onayları. b) Köylere Hizmet Götürme Birliği bütçesinin onaylanması, c) Kamu görevlileri hakkında 4483 sayılı Kanuna göre yapılacak araştırma, ön inceleme onayları ile disiplin yönünden yapılacak soruşturmalara ait onaylar. ç) Kamu görevlilerin görevden uzaklaştırma ve iade onayları. d) Birim amirlerinin yıllık teftiş programlarının onaylanması. e) Birimler arası geçici personel görevlendirilmesine dair onaylar. f) İlçe Şube Başkanları ile Memurların herhangi bir resmi görevin ifası amacıyla ilçe dışına çıkışlarında görev onayları ile resmi binek araçlarının görevlendirme onayları. g) İlçemiz Kamu görevlilerinin (devredilenler hariç) yıllık, mazeret, sağlık, refakat ve ücretsiz izinleri ile ilgili onaylar. ğ) İlgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları, h) Mevzuatla öngörülen idari para cezaları ı) Köy ve mahalle muhtarlarının izin istek ve onayları i) Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili onaylar, j) Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onayları, k) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapmak. l) Yivsiz av tüfeği ruhsatı taşıma ve bulundurma onayları. m) 3091 sayılı kanun ile ilgili kararlar, n) Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği onaylar. o) Zorunlu olmadıkça onayların Tek Nüsha olarak imzaya sunulması esastır. 8

9 C- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR Madde 27- Genel olarak herhangi bir emir ve talimat, şikayet ve ihbar olmayan yasal olarak, rutin bir şekilde gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçe, Kaymakam adına İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. İlçe Yazı İşleri Müdürünün yokluğunda ise, Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli VHKİ tarafından havale edilebilir. Madde 28- Kaymakam veya bir vekili ilçede bulunmadığı sırada çok acil yazıların gecikmeye sebebiyet vermemek için evrak İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin yapılması gecikmeksizin sağlanır ve konu en kısa yoldan İlçe Kaymakamına sunulur. 8- YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR Madde 29- Bu yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda Karkamış Kaymakamı emrine göre hareket edilir. 9- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA Madde tarihli Karkamış Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. 10- YÜRÜRLÜK Madde 31- Bu yönerge 15 Mart 2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Mustafa GÜL Kaymakam V. 9