PROJE UYGULAMA REHBERİ

Transkript

1 PROJE UYGULAMA REHBERİ PROJE UYGULAMA REHBERİ 1

2 İÇİNDEKİLER 1 GİRİŞ KAPSAM YASAL DAYANAKLAR DESTEK ÇERÇEVESİ HAKKINDA BİLGİ KURUMSAL ÇERÇEVE 4 2 SÖZLEŞMELERİN YÖNETİMİ SÖZLEŞMENİN TEMEL BÖLÜMLERİ SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİĞİ Küçük Değişiklikler İçin Bildirim Mektubu Sözleşme İçin Zeyilname Zeyilname Talebinin Hazırlanması UYGUN MALİYETLER PROJE DOKÜMANTASYON VE MUHASEBESİ Mali Dokümantasyon Teknik Dokümantasyon Muhasebe Yükümlülükleri RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporu Proje Sonrası Değerlendirme Raporu ÖDEME PROSEDÜRLERİ TANITIM VE GÖRÜNÜRLÜK 21 3 SATIN ALMA 22 4 İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ İZLEME KAPSAMI İZLEME ARAÇLARI YARARLANICININ İZLEME KAPSAMINDAKİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ DESTEK FAALİYETLERİ İNTERNET SAYFALARI BİLGİLENDİRME VE EĞİTİM TOPLANTILARI YARDIM MASALARI RİSK DEĞERLENDİRMESİ Ön Ödeme Risk Puanı Başlangıç Risk Puanı İlerleme Risk Puanı Nitel Risk Puanı Genel Risk Puanı 30 EKLER LİSTESİ 31 PROJE UYGULAMA REHBERİ 3

3 1GİRİŞ 1.1Kapsam Bu rehber, Kalkınma Ajansları tarafından sağlanacak mali ve teknik desteklerin yararlanıcıları için sözleşme yönetimini, sözleşme yükümlülüklerini, satın alma kurallarını ve projelerin izleme çerçevesini açıklamaktadır. Bu rehberin amacı, proje sahiplerine projenin başından son aşamasına kadar gerekli olan usuller hakkında genel bilgiler verilmesidir. Bir başka deyişle, bu doküman, Ajans ile yararlanıcılar arasında imzalanan proje sözleşmesinin nasıl yönetilmesi gerektiği hakkında sözleşmeye hak kazanılmasından nihai rapor ve ödemeye kadar olan tüm konularda bilgi sağlar. Bu rehber, en geniş anlamda, teklif çağrısı yöntemi ile desteklenecek projelerin yönetimi için hazırlanmış olup, rehberlerinde ve sözleşmelerinde aksi hükümler belirtilmediği sürece Ajans tarafından sağlanacak tüm destekler için kısmen ya da tamamen kullanılabilir. 1.2 Yasal Dayanaklar Bu rehberin yasal dayanakları, tarih ve 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkındaki Kanun ve ona dayanarak hazırlanan 8 Kasım 2008 tarih ve sayılı Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği dir. Bu rehber, aynı zamanda, Kalkınma Ajansları tarafından sağlanacak mali ve teknik desteklerin etkin, etkili, şeffaf ve güvenilir bir programlama, yönetim, uygulama, izleme ve değerlendirme sistemi çerçevesinde gerçekleştirilebilmesi ve farklı Ajansların bulundukları bölgelerin özelliklerinin gerektirdiği alanlar dışında, Ajanslar arasında uygulama farklılıkları olmaksızın rasyonel standartların oluşturulması amacıyla Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı (DPT) tarafından hazırlanan Destek Yönetimi Kılavuzu esas alınarak hazırlanmıştır. Rehber, uygulamada edinilen tecrübeler ışığında Ajans tarafından talep edildiği ve/veya DPT tarafından uygun görüldüğü takdirde, yaşanan deneyimlere bağlı olarak revize edilebilecektir. Rehber ve yukarıda bahsi geçen dokümanlar arasında bir uyuşmazlık olması durumunda, diğer dokümanlar esas alınacaktır. 1.3 Destek Çerçevesi Hakkında Bilgi Kalkınma Ajansları tarafından sağlanacak destekler, hazırlanan bölge planı, bölgesel operasyonel programlar ve yıllık çalışma programları çerçevesinde planlanır ve gerçekleştirilir. Destek programlarının yönetimindeki teknik, idari ve mali açıdan yetki ve sorumluluk Ajansa aittir. Ajanslar bu yetki ve sorumluluklarını DPT tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda yerine getirirler. DPT ayrıca, Ajanslar arasında koordinasyonun sağlanması, destek yönetimine ilişkin olarak Ajanslara yönlendirmede bulunulması görev ve yetkilerine sahiptir. 1.4 Kurumsal Çerçeve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı DPT, 5449 sayılı Kanun gereği, Kalkınma Ajanslarının ulusal düzeyde koordinasyonundan sorumludur. DPT, bölgesel gelişmeye yönelik iç ve dış kaynaklı fonların Ajanslara tahsisi ile bunların kullanımına ilişkin usul ve esasları ve Ajanslar tarafından sağlanan desteklerin performanslarının ölçülmesine dair usul ve esasları belirlemekle sorumludur. Kalkınma Ajansları Kalkınma Ajanslarının kuruluş amacı, 5449 sayılı Kanunun birinci maddesinde, kamu kesimi, özel kesim ve sivil toplum kuruluşları arasındaki işbirliğini geliştirmek, kaynakların yerinde ve etkin kullanımını sağlamak ve yerel potansiyeli harekete geçirmek suretiyle, ulusal kalkınma planı ve programlarda öngörülen ilke ve politikalarla uyumlu olarak bölgesel gelişmeyi hızlandırmak, sürdürülebilirliğini sağlamak, bölgeler arası ve bölge içi gelişmişlik farklarını azaltmak olarak tanımlanmıştır. Aynı kanunun beşinci maddesinde, Ajansların yerelde bu amaca yönelik proje ve faaliyetlere destek verebileceği belirtilmiştir. Ajansların sağlayacağı desteklerin yönetimi ve yararlanıcılarla ilişkilerden, Ajansın icra organı Genel Sekreterlik sorumludur. Genel Sekreterlik; Genel Sekreter, Koordinatörler, Uzman ve Destek Personel ile Yatırım Destek Ofisinden oluşmaktadır. Üst idari amiri Genel Sekreterdir. Ajans, uygulanan projelerin kontrolü, izlenmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili çalışmaları bizzat kendi personeli aracılığıyla veya yararlanıcı konumunda olmayan kamu kurum ve kuruluşlarından izleme faaliyetlerinde görev yapmak üzere görevlendirilen personel aracılığıyla yapabilir. PROJE UYGULAMA REHBERİ 5

4 Yararlanıcılar açısından Ajansın Sorumlulukları Ajans, programın yerelde tanıtımı, faaliyetlerin organizasyonu, projelerin izlenmesi ve desteklenmesinden sorumludur. İzleme ve destek faaliyetleri, proje ve faaliyetlerin mali ve fiziki gerçekleşmelerini, performanslarını, risklerini, sorun ve ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek ve gerekli tedbirleri almak amacıyla yapılır. Ajans, yararlanıcıların projelerini uyguladıkları süre boyunca asıl irtibat noktası olarak hareket eder. Ajans bu faaliyetleri bizzat kendi personeli veya kamu kurum ve kuruşlarından bu amaçla görevlendirilen personel aracılığıyla yapabilir. 2 SÖZLEŞMELERİN YÖNETİMİ 2.1 Sözleşmenin Temel Bölümleri Yararlanıcı ve Ajans arasındaki sözleşme, tarafların yükümlülükleri, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, muhasebeleştirme, ödemeler gibi konuları tanımlayan ana dokümandır. Sözleşme, Ajans ile yazılı mutabakat olmadan değiştirilemeyecek nitelikte ve zorunlu olan birçok bölüm ihtiva etmektedir. Özel Koşullar: Proje süresini, toplam proje maliyetini, mali destek ödeme ve raporlama takvimini belirler. Sözleşme Ek I-Proje Tanımı: Projenizin tanımını içerir. Sözleşmeyi imzalamakla, Ek I de bulunan tüm faaliyetleri uygulama ve belirtilen çıktı ve sonuçları elde etme taahhüdü altına girmiş bulunmaktasınız. Ek I de belirtilen faaliyet ve sonuçlara ilişkin herhangi bir değişiklik yazılı olarak proje ilerleme raporlarında ya da bildirim mektuplarında belirtilmelidir. Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, sözleşmeye zeyilname gerektirir. Sözleşme Ek II-Genel Koşullar: Sözleşmeniz kapsamındaki genel yükümlülükler ve mali koşulları belirler. Bu ek; raporlama, bilgi sağlama, görünürlük, hesaplar ile teknik ve mali kontroller hususunda sorumluluklarınızı belirtir. Sözleşme Ek III-Proje Bütçesi: Proje maliyetlerinin dökümünü, beklenen finansman kaynakları ve maliyetlerin doğrulanmasını içerir. Bütçede yapılacak herhangi bir değişiklik yazılı olarak Ajansa bildirilmelidir. Bütçedeki önemli değişiklikler sözleşmeye zeyilname gerektirir. Sözleşme Ek IV-Satın Alma/İhale Kuralları: Projenizin uygulaması amacı ile projenin uygulanmasına yönelik hizmet alımı, mal alımı veya yapım işi ihalesine çıkılması ve sözleşme yapılması söz konusu olduğunda izlemeniz gereken usulleri tanımlar. Sözleşme Ek V-Ödeme Talebi: Ödeme talebi için kullanılan standart formu içerir. Sözleşme Ek VI-Mali Kimlik Formu: Mali Kimlik Formu için kullanılan standart formu içerir. Sözleşme Ek VII-Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi olarak kullanılacak örnek formu içerir. Sözleşme Ek VIII-Yararlanıcı Beyan Raporu: Projenizdeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel bilgileri bilgi sistemine sunmak için kullanacağınız formu içerir. Sözleşme Ek IX-Ara ve Nihai Rapor Formları: Teknik ve mali raporlama standart formlarını içerir. Sözleşme Ek X-Proje Sonrası Değerlendirme Raporu: Proje bitiminde sunacağınız proje sonrası değerlendirme raporu standart formatını içerir. Sözleşme Ek XI-Harcama Teyidi: Denetim raporunu içerir. Ajans tarafından sağlanan mali desteğin ,00 TL ye eşit ya da fazla olması durumunda, bakiye ödeme talebi ile birlikte Yeminli Mali Müşavir (YMM) Denetim Raporunun sunulması zorunludur. Bu limitin altında kalan projelerde de başvuru rehberinde belirtilmişse, Ajans denetim raporu talep edebilir. Sözleşme Ek XII-Yararlanıcının borç sınır ve tutarlarının kontrol edilebilmesi amacı ile verdiği yetki belgesini içerir. Sözleşme Ek XIII-Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi: Kâr amacı güden gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşları, her bir proje için sözleşmede öngörülen mali destek tutarının yüzde onundan (% 10) az olmamak kaydıyla başvuru rehberinde belirtilen oranda teminat vermek durumundadır. Ayrıca yararlanıcı, uygulama süresi boyunca Ajans tarafından resmi yazı ile tüm yararlanıcılara bildirilen aşağıdaki konuları da dikkate almalıdır: 1. Sözleşmenin bir tarafı Ajans, diğer tarafı ise sizin kurumunuzdur. Sözleşmenin uygulanması hakkındaki yazışmalar ve üçüncü taraflarla görüşmeler, Ajansı bağlamayacaktır. 2. Projenin yönetimiyle ilgili usuller ve harcamalar dokümanları ile beraber (fatura, ödeme vb.) belirtilen şekilde kaydedilecek ve yazılı olarak dosyalanacaktır ve herhangi bir denetim ve izleme ziyareti sırasında hazır olacak şekilde özel bir dosyada saklanacaktır. 3. Projelerin uygulanmasına yönelik olarak gerçekleştirilen tüm satın alma sözleşmeleri bu destek programı için 6 PROJE UYGULAMA REHBERİ

5 hazırlanan rehberlerde belirtilen kurallar izlenerek şeffaflık, gizlilik, rekabet ve eşit muamele ilkelerine uygun olarak yapılacaktır. 4. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dâhil olan taraflar dışında, başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılmayacaktır. 5. Aylık 4.000,00 TL yi geçmeyen ödemeler (tek seferde en fazla 1.000,00 TL ve aylık ise 4.000,00 TL yi geçen bütün ödemeler) dışında, tüm ödemeler bir banka hesabından diğer banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır ve bunun dışında proje banka hesabından hiçbir şekilde nakit para ödemesi yapılmayacaktır. 6. Sözleşmenin görünürlük kurallarına ilişkin düzenlemelerine dikkatle uyulacaktır. Projedeki devlet desteğinin görünürlüğü uygun araçlarla (tabela, levha, poster, bayrak vb), Ajansın internet sitesinde yer alan Görünürlük Rehberine uygun olarak sağlanacaktır. 7. Ajansın izleme ve denetim ziyaretleri esnasında gerekli bütün destekler sağlanacaktır. 2.2 Sözleşme Değişikliği Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Sözleşmenin değiştirilmesine ilişkin prosedürler, yapılmak zorunda olunan değişikliğin türüne göre iki gruba ayrılmaktadır. Sözleşmedeki küçük değişiklikler Ajansın ön onayı alınmadan uygulanabilmektedir, ama sonradan mutlaka Ajansa bildirilmelidir. Sözleşmedeki büyük değişiklikler için ise uygulamaya geçirilmeden önce, sözleşmeye ilişkin yapılacak resmi bir zeyilnamenin imzalanması gerekmektedir. Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı planlıyorsanız, talebinizi Ajansa göndermeden önce izleme uzmanına danışmanız gereklidir. Sözleşme değişiklikleri için aşağıdaki ilkelere uymanız gerekir: a) Yararlanıcının sözleşme değişikliği taleplerinin kabulü için yalnızca talepte bulunması yeterli değildir. Yararlanıcı tarafından, bu taleplerin nedenlerinin ve değişiklik gerekçelerinin, en uygun şekilde, detaylı olarak ve belgelendirilerek açıklanması gerekir. Değişiklik gerekçesi olmayan, yetersiz ya da mesnetsiz olan talepleriniz Ajans tarafından reddedilir. b) Bir sözleşme değişikliği, destek verme kararının sorgulanmasını gerektiren veya başvuru sahiplerine eşit muamele yapılması ilkesine aykırı düşen veya proje amacını değiştiren bir niteliği veya etkiyi haiz olamaz. Bu nedenle, değişiklik talepleriniz, projenin genel amacını değiştirecek ve bu kapsamda diğer başvuruların eşitliğine zarar verecek maksat ve nitelikte olmamalıdır. c) Sözleşmeler, sadece sözleşme süresi zarfında değiştirilebilir. Değişiklikler, zeyilname tarihi öncesinde tamamlanan faaliyetleri kapsayacak şekilde geriye dönük olarak yapılamaz. d) Mücbir haller 1 dışında mali destek miktarı, sözleşme değişikliği ile artırılamaz. e) Proje veya faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren bu Rehberde belirtilen mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi 6 (altı) ayı geçmemek üzere uzatılabilir. Sözleşme, bildirim mektubu veya zeyilname olmak üzere iki yolla değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilmelidir Küçük Değişiklikler İçin Bildirim Mektubu Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Bununla birlikte bu de- 1 Ajansın verdiği destekler kapsamında, mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir: a. Deprem, sel, yangın, çığ, toprak kayması, yıldırım düşmesi gibi genel nitelikli doğal afetler, b. Proje yararlanıcısının en az üç ay süreli hastalıkları, yaralanma sonucu iş göremez hale gelmeleri, c. Genel kanuni grev, d. Genel salgın hastalık, e. Kısmi veya genel seferberlik ilanı. Ajans tarafından söz konusu hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; önceden öngörülemez ve beklenemez olması, yararlanıcıdan kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, hakkaniyet kuralları çerçevesinde ve objektif olarak bu şartlar altında yararlanıcının sözleşmede öngörülen yükümlülüklerini aynen ifasının beklenemez olması, yararlanıcının bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen 20 (yirmi) gün içinde yararlanıcının Ajansa yazılı olarak bildirimde bulunması ve zorunlu haller hariç söz konusu sebebin yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi zorunludur. Ajans söz konusu bildirim üzerine durumu değerlendirerek, mücbir sebebi kabul edip etmemeye karar verir.

6 ğişikliklerden sonraki 10 (on) gün içinde, EK 1 i kullanarak hazırlamış olduğunuz bildirim mektubunu Ajansa iletmelisiniz. Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir. Ajanstan 15 (onbeş) gün içinde bir bildirim almazsanız, bu; küçük sözleşme değişikliğinin kabul edildiği anlamına gelecektir (15 günlük süre söz konusu küçük değişikliğe ilişkin bildirim mektubunun Ajans kayıtlarına girdiği tarihten itibaren başlar). Bildirim mektubuna, projenin temel amacını etkilemeyen, - Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, - Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, - Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz) değişiklikler, - Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, - Banka hesabı değişikliği, - Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, - Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, - Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla), - Proje denetçisi değişikliği gibi durumlarda başvurulabilirsiniz. İzleme uzmanları bildirimlerin (küçük değişiklikler) hazırlanmasında size destek sağlayacaklardır. Bu konuda projenizden sorumlu izleme uzmanına danışarak hemfikir olmanız ve görüşlerini almanız yararınıza olacaktır. Ajans, bildirim mektubunun kurallara uygunluğunu denetler ve yukarıdaki şartlara uymayan bildirimleri reddedebilir. Ayrıca Ajans, yararlanıcının banka hesabı veya denetçi seçimini uygun bulmayabilir. Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir. Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, Ajans, faaliyetler, bütçe, banka hesabı ve denetçi gibi unsurlardaki küçük değişiklikleri onaylamayabilir. Bildirimler için son teslim tarihleri aşağıdaki gibidir: Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Teslim Tarihi Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük Ara ya da Nihai Rapor Bir sonraki rapor değişiklikler Bütçeye etkisi olan küçük faaliyet değişiklikleri (İdari maliyetler dışında) Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen Değişikliğin ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri uygulanmasından Banka hesabı değişikliği Bildirim Mektubu sonra en geç 10 Adres ve telefon değişikliği gün içinde Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği Proje denetçisi değişikliği Bildirim mektubuna eklenmesi gereken dokümanlar aşağıdakiler gibidir: Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Teslim Tarihi Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük Ara ya da Nihai Rapor Bir sonraki rapor değişiklikler Bütçeye etkisi olan küçük faaliyet değişiklikleri (İdari maliyetler dışında) Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen Değişikliğin ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri uygulanmasından Banka hesabı değişikliği Bildirim Mektubu sonra en geç 10 Adres ve telefon değişikliği gün içinde Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği Proje denetçisi değişikliği 8 PROJE UYGULAMA REHBERİ

7 2.2.2 Sözleşme İçin Zeyilname Sözleşmede yapılacak temel değişiklikler Ajansın ön onayına tabidir. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz. Zeyilname geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. Zeyilname gerektiren temel değişiklikler aşağıdaki gibidir: 1. Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmadığı ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmediği sürece faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, 2. Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler, 3. Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, 4. Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, 5. Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, 6. Sözleşme süresinin uzatılması. Zeyilname gerektiren büyük değişikliklerin olması durumunda, değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 (yirmi) gün, projenin bitim tarihinden en az 30 (otuz) gün önce Ajansa zeyilname yapılması yazılı talebinde (EK 2) bulunmalısınız. Zeyilname talebinde, bildirim mektubunda olduğu gibi gerekçe detaylı bir şekilde açıklanmalıdır. Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname taleplerinin uygunluğu hakkında destek sağlayacaktır. Ajans, zeyilname talebini inceler ve en geç 15 (onbeş) gün içinde gerekçesi yetersiz olan veya gerekçesi hiç olmayan talepleri reddeder veya gerekçesi uygun olan zeyilname taleplerini onaylar (15 günlük süre söz konusu değişikliğe ilişkin zeyilname talebinin Ajans kayıtlarına girdiği tarihten itibaren başlar). Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden dolayı sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir Zeyilname Talebinin Hazırlanması Zeyilname başvurusu ve imzalanması için izlenmesi gereken aşamalar aşağıdaki gibidir: Zeyilnamenin gerekliliği ve uygunluğu konusunda projenizden sorumlu izleme uzmanına danışınız. EK 2 ye uygun bir biçimde, zeyilname başvurusunu iki nüsha hazırlayınız. Zeyilname talebini Ajansa yollayınız. Ajans sözleşmeye ilişkin zeyilnameyi hazırlayacak ve size imza için yollayacaktır. 2.3 Uygun Maliyetler Projenize sağlanan mali destek, maliyet esasına göre verilmiştir. Sözleşme Ek III (bütçe), projenin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır. Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız (bkz. Özel Koşullar Madde 3.2). Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Sözleşme Ek II Madde 14.1, maliyetlerin uygunluğu için genel ilkeleri tanımlar. Bu koşullar aşağıdaki gibidir: Maliyetler proje bütçesine dâhil edilmiş olmalıdır (Sözleşme Ek III). Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat etmeniz gerekir: Faaliyet tanımında yer almayan ya da zeyilname / bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. PROJE UYGULAMA REHBERİ 9

8 Bütçe Başlığı 1. İnsan Kaynakları 2. Seyahat 3. Ekipman ve Malzemeler 4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri 5. Diğer Maliyetler / Hizmetler 6. Diğer 8. İdari Maliyetler Uygun Maliyetler Bu bütçe başlığı altında bütçelendirilmiş miktarlar, yararlanıcı ve ortaklarının proje kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin ödenmesi için kullanılır. Alt-yüklenici hizmetleri (yaptığınız ihalelerle satın aldığınız hizmetler için şirketlere yapılan ödemeler) için yapılan ödemeler bu bütçe başlığı altında talep edilemez. Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta ödemeleri ve diğer istihkakları içerir. Bütçede insan kaynakları ve seyahat başlıklarına tahsis edilen toplam tutar toplam uygun maliyetlerinin % 3 ünü aşmamalıdır. Proje personeline ödenen maaş ve ücretler, yararlanıcı ve ortaklarının kendi personeline ödediği miktardan fazla olamaz. Proje bütçesinde gerekçesi öngörülmek kaydı ile projede görevli personele harcırah ödenebilir. Harcırahlar, tüm yemekleri, konaklama masraflarını ve şehir içi ulaşımı kapsar. Yolculuk ve gündelik giderleri (gündelik giderleri, Maliye Bakanlığının her yıl için belirlediği Harcırah Kanunu uyarınca verilecek gündelik ve tazminat tutarlarını gösterir cetvel de yer alan memur ve hizmetliler başlığı altında, aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutarın üç katını aşmayacak şekilde belirlenmelidir) yılı H cetveli harcırah rakamı aylık kadro derecesi 1-4 olanlar için günlük 25,00 TL dir. Üç katı 75,00 TL olup uygun maliyet 75,00 TL yi geçemez. Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına çıkması gereken projede görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır. Yurtdışı gündelik giderleri için, Bakanlar Kurulunun Yurtdışı Gündeliklerine Dair Kararında (2010 yılı için tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 2010/114 sayılı Karar) belirtilen diğer şekillerde görevlendirilenlerden aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutar esas alınarak, bu kararın hükümleri uygulanır. Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki şehirlerarası seyahat harcamaları karşılanabilir. Ekipman ve malzeme alım maliyetleri, bütçeye dâhil edilmeleri ve piyasa oranları ile (% 30 marjında) uyuşmaları durumunda uygun maliyetlerdir. Yararlanıcı para ve maliyet etkinliğini garanti etmekle ve bu rehberde tanımlanan ihale usullerini uygulamakla yükümlüdür Bu maliyetler, yararlanıcının ve ortaklarının ana ofis maliyetleri için kullanılamaz. 5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar, bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb. taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir. Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir. Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler idari gider olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir: 1. Doğrudan gider olarak bütçelendirilen tutarın % 1 inden fazla olmamalıdır. 2. Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17 de belirlenen koşulları taşımalıdır 10 PROJE UYGULAMA REHBERİ

9 Proje harcamaları, başta para ve maliyet etkinliği değerlendirmesi olmak üzere, sağlam mali yönetim prensiplerine uygun şekilde gerçekleştirilmelidir. Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş harcamalar olmalıdır. Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. Bütçe başlıkları altında maliyetlerin uygunluğu için ilave koşullar aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Bu destek programı kapsamında uygun olmayan bazı maliyetler aşağıdaki gibidir: Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, Döviz kuru zararları, Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları 2, İkinci el ekipman alımı, Arsa ya da bina alımı, Arazi, arsa ya da bina kirası, Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri, Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar, Faiz borcu, Hâlihazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler, Kamu kurumlarının genel maliyetleri/idari maliyetleri, Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri, Ayni katkılar. Sözleşme kapsamındaki uygulamalarla ilgili olarak, yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderler proje uygun maliyetlerinden sayılamaz. Harcamalar Tüm Harcamalar İnsan Kaynakları Seyahat Taşeronlardan Temin Edilen Mal, Hizmet ya da Yapım İşleri Dokümanlar Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri, Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri, Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri (ilgili belgeler ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri ile sertifikalar dâhil olmak üzere) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler, Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi yararlanıcının muhasebe kayıtları (bilgisayar ya da elle tutulmuş). Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları. Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da dâhil olmak üzere) Araç Kiralama: Acente faturası ve kat edilen mesafenin özet listesi. Araba: Benzin masrafları için, kat edilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi ve benzin maliyetine ilişkin destekleyici belgeler (EK 5.3). İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu gibi satın alma usullerine ilişkin belgeler. Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri. Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge. Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler. 2 Kamu görevlilerinin yolluk ve gündelik giderleri, Maliye Bakanlığı nın her yıl için belirlediği Harcırah Kanunu uyarınca verilecek gündelik ve tazminat tutarlarını gösterir cetvel de yer alan memur ve hizmetliler başlığı altında, aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutarın 3 (üç) katını aşmayacak şekilde proje bütçesinden ödenebilir. PROJE UYGULAMA REHBERİ 11

10 2.4 Proje Dokümantasyon ve Muhasebesi Mali Dokümantasyon Destekleyici belgenin biçimi, harcamaların ve bunların temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve içeriğine bağlıdır. Aşağıdaki tablo, elinizde bulundurmanız ve bir denetim/izleme ziyareti esnasında sunmanız gereken ana destekleyici dokümanları özetlemektedir Teknik Dokümantasyon Projenin teknik dokümantasyonu faaliyetlerin uygulandığına, hizmetlerin ve çıktıların alındığına dair yeterli detay içermelidir. Aşağıda proje faaliyetlerine ilişkin örnek dokümanlar yer almaktadır. Araştırmalar / Çalışmalar Raporlar Yayımlar Yayımların kopyaları Seminerler, Konferanslar, Çalışma Toplantıları Program Sunum Listeleri / Konferans Raporları El İlanı Katılımcı Listesi Konuşmacı Listesi Toplantı Notları (uygun olduğu durumlarda) Basın Kupürleri Geri Bildirim Formları (uygun olduğu durumlarda) (EK 3) Eğitim Eğitimin Detaylı Tanımı Eğitim Modülleri, Konu Başına Eğitim Saatleri, Yöntemler vb. Eğitim Çizelgesi Eğitimcilerin Listesi Geri Bildirim Formları (EK 3) Eğitim Değerlendirme Raporları Uzmanlar Zaman Çizelgeleri (EK 5.1) Çıktıların Kopyaları Faaliyet Raporları 2.4.3Muhasebe Yükümlülükleri Proje ortakları ve yararlanıcıları, uygun (tek düzen) muhasebe ve çift girişli defter tutma sistemini kullanarak hesapların kesinliğini ve düzenli olmasını sağlamalıdır. Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır. Bu, proje için ayrı hesaplar kullanılarak sağlanabilir ya da yararlanıcının muhasebe ve defter tutma sistemi içinde kolaylıkla tanımlanabilir ve izlenebilir olması koşuluyla aynı hesaplar kullanılabilir. Hesaplar, alınan avans üzerinden elde edilen faiz gelirlerini göstermelidir. Ara/nihai raporun mali bölümünde (EK EK 4.3) basit bir hesap (muhasebe) defteri yer almaktadır. Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri ve bunlarla ilgili diğer muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalıdır. Bu amaçla, uygun hesap mutabakatlarını, destekleyici çizelgeleri, analizleri ve dökümleri denetim ve doğrulama için hazırlamak ve elinizde tutmak zorundasınız. Önemli bir husus, alınan avansın nasıl muhasebeleştirileceği ile ilgilidir. Mali desteğin kaydında gelir ve özkaynak yaklaşımı olmak üzere iki yöntemi vardır: 12 PROJE UYGULAMA REHBERİ

11 Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır. Özkaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz. 2.5 Raporlama Yükümlülükleri Projeniz süresi boyunca sözleşmenizin Özel Koşullarında belirtilen raporları sunmanız gerekmektedir. Ara dönem teknik ve mali rapor(lar), Nihai teknik ve mali rapor, İki aylık beyan raporları, Mali destek miktarı ,00 TL nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte bağımsız denetim raporu Ara ve Nihai Raporlar Yararlanıcı, ara dönem raporunu/raporlarını ve nihai raporu sözleşme yükümlülüğü olarak düzenlemek zorundadır. Bu raporlar, destekleyici dokümanlarla birlikte teknik ve mali bölümlerden oluşmaktadır. Bu raporlar; gerçekleştirilen faaliyetleri, çıktıları, projenin son durumunu gösterdikleri ve ödemeye esas teşkil ettikleri için izleme sürecinin çok önemli araçları ve aşamalarıdır. Bu raporların sunulması ön ödemenin kapatılması ile ara ve son ödeme talepleri için ön koşuldur. Ara veya son ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması halinde yapılır. Sunmanız gereken ara rapor sayısı ve rapor dönemi sözleşmenizde belirtilmiştir. Projenize ilişkin ara raporu (EK 4.1), ödeme talebi ile birlikte, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip 7 (yedi) gün içinde Ajansa sunmalısınız. Nihai raporu (EK 4.2) ise, ödeme talebi ile birlikte, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç 30 (otuz) gün içinde Ajansa sunmanız gerekir. Gerekli dokümanları ile birlikte teslim alındıktan sonra, Ajans, ara rapora ilişkin incelemelerini 10 (on) gün, nihai rapora ilişkin incelemelerini ise 30 (otuz) gün içerisinde tamamlar. Ajans, raporun onaylanamayacağını ve bazı ek kontroller yapılmasını gerekli bulduğunu yararlanıcıya bildirmek sureti ile belirtilen bu onay süresini askıya alabilir. Böyle durumlarda Ajans açıklama, değişiklik veya ilave bilgi talep edebilir ve bunları talep edildikleri tarihten itibaren 7 (yedi) gün içinde Ajansa iletmelisiniz. Talep edilen bu hususlar ve bilgilerin Ajans tarafından alındığı tarihte, onay süresi tekrar sayılmaya başlar. Ara/nihai raporu sunulması gereken son tarihte veya daha önce sunmazsanız, bu yükümlülüğün yerine getirilmeyişinin nedenini belirten kabul edilebilir bir gerekçeyi yazılı bir şekilde raporun teslim edilmesi gereken süre içinde Ajansa iletmeniz gerekmektedir. Aksi takdirde Ajans, sözleşmeyi feshedebilir ve sözleşme kapsamında o zamana kadar yapılan ödemeler ile sözleşmeden doğan masraflar ve sözleşmede öngörülen cezai şartı sizden tahsil eder. Raporlar, mali ve teknik olmak üzere iki bölümden oluşur. Teknik bölümde; proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır. Raporun mali bölümünde ise, yine raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren tablolar (EK EK 4.3 Ara/ Nihai Mali Rapor) hazırlanır ve destekleyici belgeler eklenir. Nihai rapor mülkiyet transferi ile ilgili belgeleri de içermelidir. Raporlar ayrıca; eğer uygunsa, aşağıda sıralanan rapor destek formlarını da içermelidir: a) Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu (EK 5.1), b) Alt Yüklenici Listesi (EK 5.2): Proje sahiplerinin, ekipman ve malzeme, danışmanlık hizmeti ile inşaat işleri alımlarını yaptıkları ve ödemenin yapılacağı kişi, şirket ve kuruluşların banka hesap numaralarını, vergi numaralarını, gerekli olacak diğer bilgileri ve ödenecek meblağı gösteren listedir. c) Yakıt Gideri Bildirim Tablosu (EK 5.3). Söz konusu rapor ve rapor destek formlarının kullanımı, eğitim çalıştaylarında ve izleme ziyaretlerinde uygulamalı olarak gösterilecektir. Ödeme talepleri, tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş irsaliye, makbuz, fatura, ücret bordrosu gibi belgeler ile proje sahipleri tarafından ödenmesi gereken meblağın ödendiğine dair banka dekontu ve mal veya hizmetin alındığına dair belgelerle birlikte ara/nihai rapor ekinde sunulur. Raporlarınızı Ajansa göndermeden önce raporların hazırlanması konusunda Ajansa danışmalısınız. Ara/nihai raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak Ajansa sunmalısınız. PROJE UYGULAMA REHBERİ 13

12 2.5.2 İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporu Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır. Örneğin, Temmuz-Ağustos dönemi için yararlanıcılar Eylül ayının ilk haftası içinde raporlama yapmalıdırlar. İki aylık yararlanıcı beyan raporları (EK 4.3) yararlanıcılar tarafından bilgi sistemine internet yoluyla girilmelidir. Bu rapor beş ana kısımdan oluşacaktır: Temel sözleşme bilgileri. Raporlama dönemindeki bütçe gerçekleştirmeleri. Gerçekleşen faaliyetler. Satın alma faaliyetleri. Yararlanıcının ihtiyaçları. İnternet erişimi olmayan yararlanıcılar bu raporları Ajansa gönderebilirler Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Yararlanıcılar, projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içeren bu raporu EK 4.5 e göre hazırlar ve projenin tamamlanmasından 3 (üç) ay sonra Ajansa sunarlar. 2.6 Ödeme Prosedürleri Ödeme prosedürleri sözleşmenin Özel Koşullarının 4 üncü maddesinde düzenlenmiştir. Ajans, yararlanıcıya aşağıdaki şekilde ödeme yapacaktır: Ön ödeme olarak, Özel Koşullar Madde 3.1 de belirtilen toplamın % 40 ına tekabül eden miktar, talep edildiyse teminat şartının yerine getirilmesi koşuluyla, her iki taraf sözleşmeyi imzaladıktan sonraki 45 (kırkbeş) gün içinde ödenir. Ancak projenin risk ve ihtiyaç durumuna göre bu oran % 20 den az ve % 60 tan fazla olmamak kaydıyla Ajans tarafından değiştirilebilir ve çok yüksek riskli projeler için gerekli tedbirler alınıncaya kadar ön ödeme yapılmamasına karar verilebilir. EK 4.4 te yer alan örneğe uygun olarak hazırlanan ödeme talebinin sözleşme imzalanırken yararlanıcı tarafından imzalanmış olması ve Ajansa sunulması gerekir. Yapılan ön ödemeler tamamen harcanana kadar, proje hesabının bakiyesi yararlanıcı tarafından sözleşmede bildirilen proje hesabına bağlı bir repo hesabında değerlendirilir. Sözleşmede de açıkça belirtileceği üzere, bu kapsamda elde edilen bütün faiz geliri ile bunun üzerindeki her türlü hak Ajansa aittir. Proje özel hesabına bağlı hesaplarda biriken bu faiz gelirlerinin, proje dönemi sonunda Ajansın kendi hesaplarına iadesi talep edilebileceği gibi yararlanıcıya yapılacak nihai ödemeden mahsup da edilebilir. Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hakediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre, Ajansın ara ve nihai ödemeleri yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını kanıtlayan belgelerin Ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır. Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların Ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır. Ajans rapor ve harcama onaylarında, izleme sistemindeki bilgiler ve yapacağı izleme ziyaretleri sonuçlarını da dikkate alır. Rapor ve harcama belgelerinin incelenmesi sonucunda uygun olmayan harcamalara rastlandığı takdirde, bunlara karşılık gelen tutarlar müteakip ödemelerden mahsup edilir. Ara ödemeler sözleşmede açıkça belirtilen dönemler esas alınarak yapılır. Sözleşmede öngörülen toplam destek tutarının en az % 10 u nihai raporun sunulmasından sonra ödenir. Sözleşmede belirtilen proje süresi sonunda projenin tamamlanması ile birlikte düzenlenen nihai teknik ve mali rapor, nihai ödeme talebi ve istenmişse denetim raporunun Ajansa iletilmesi ve uygunluğunun Ajans tarafından onaylanmasını müteakip, gerekli mahsuplar yapıldıktan sonra tespit edilen toplam uygun maliyetlere sözleşmede öngörülen eş finansman oranı uygulanarak nihai destek miktarı belirlenir. Tespit edilen nihai destek miktarından Ajans tarafından yapılan ödemelerin toplamı düşüldükten sonra bir artı değer kalması halinde; bu miktar, nihai ödeme olarak nihai raporun onaylanmasını müteakip 30 (otuz) gün içerisinde hesabınıza aktarılır. Eksi değer elde edilmesi halinde ise, bu miktarı nihai raporun onaylanmasını müteakip 30 (otuz) gün içerisinde Ajans tarafından bildirilen hesaba iade etmeniz ve buna ilişkin banka dekontunu Ajansa ulaştırmanız gerektiğini bildiren bir tebliğ tarafınıza iletilecektir. Yararlanıcıya yapılacak ödemelerin toplamı sözleşmede belirtilen mali destek miktarından fazla olamaz. Bu süreçte, yararlanıcı tarafından projede taahhüt edilen eş finansmanın tamamının gerçekleşmediği tespit edilirse, yararlanıcıya yapılacak ödemelerde, eş finansmanın gerçekleşme oranına göre indirime gidilir. 14 PROJE UYGULAMA REHBERİ

13 2.7 Tanıtım ve Görünürlük Yararlanıcılar ve ortakları; projelerinin Ajans tarafından desteklendiğinin ve Kalkınma Ajanslarının ulusal düzeyde DPT tarafından koordine edildiğinin görünürlüğünü sağlamak için gerekli tedbirleri almalıdırlar. Bu tedbirler, Ajans tarafından hazırlanan Görünürlük Rehberi nde belirtilen kurallar ile uyumlu olmalıdır. Bu rehber Ajansın internet sitesinde ( sürekli olarak yayınlanır. Projelerin, gerek uygulama aşamasında, gerekse proje uygulamalarının tamamlanmasının ardından, yararlanıcılar tarafından Görünürlük Rehberi nde belirtilen hususların yerine getirilmesi Ajans tarafından denetlenir. PROJE UYGULAMA REHBERİ 15

14 3 SATIN ALMA Yararlanıcıların desteklenen proje ve faaliyetleri kapsamında yapacakları ihale ve satın alma faaliyetleri, harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen kurum ve kuruluşlar bakımından kendi mevzuatlarına göre, diğer kişi, kurum ve kuruluşlar bakımından ise EK 6 da sunulan Satın Alma Rehberi nde belirtilen usul ve esaslara göre yapılır. Ortak proje ve faaliyetler bakımından, ortaklardan herhangi birinin harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlendiği durumlarda, ihale ve satın alma faaliyetleri söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirilir. Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında yararlanıcıların gerçekleştirecekleri satın alma (ihale) faaliyetleri hakkında genel bilgiler ve yararlanıcıların tabi olacakları esas ve usuller ile yapılacak işin niteliğine ve satın alma konusu işin bedeline göre yararlanıcıların takip etmeleri zorunlu olan prosedürler ve uymaları gereken satın alma kurallarına ilişkin detaylı bilgiler standart formlarla birlikte Satın Alma Rehberlerinde ve ihale dosyalarında yer almaktadır. 16 PROJE UYGULAMA REHBERİ

15 4 İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ 4.1 İzleme Kapsamı İzlemenin temel amacı, verilen mali desteklerin sözleşmede belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanıldığının doğrulanmasıdır. İzleme, ayrıca projelerin kurallara göre uygulanmasını, proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesini ve yararlanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanmasını temin edecektir. Projenizin uygulaması, usuller, ilerlemeler ile sorunlar ve ihtiyaçlar açısından yakından izlenecektir. Usullerde; 1. İhale kurallarına uygunluk, 2. Maliyetlerin uygunluğu, 3. Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, 4. Dokümantasyon ve arşivleme, 5. Defter tutma ve muhasebe, 6. Raporlama yükümlülükleri, 7. Sözleşme değişiklikleri, 8. Uygunsuzluk ve usulsüzlükler, İlerlemelerde; 1. Mali ve teknik ilerleme, 2. Performans göstergeleri, 3. Yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları, izlenecektir. Ajans, projelerin uygulamasını izlemekle sorumludurlar. Ajans aynı zamanda yararlanıcılara sözleşme yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için destek verecektir. İlk izleme ziyareti ve düzenli izleme ziyaretleri dışında yapılacak ziyaretler; Ajans tarafından rastgele seçilecek projelere yapılacaktır. Yüksek riskli projeler Ajans tarafından yakından izlenecektir (bkz. Bölüm 4.8 Risk Değerlendirmesi). Tüm yüksek riskli projelerin ihale dosyaları ve değerlendirme raporları ön kontrol için Ajans tarafından da incelenecektir. Bazı düzenli izleme ziyaretlerinin projelerin ihale dokümanlarının ön kontrolünü ve son kontrolünü de içereceği dikkate alınmalıdır. 4.2 İzleme Araçları İzleme faaliyetlerinin temel araçları, izleme ziyaretleri, yararlanıcıların beyan raporları ile ara ve nihai raporlardır (bkz. Bölüm 2.5). Ajans uzmanları taslak bildirim mektuplarını, zeyilname taleplerini, ara ve nihai raporları inceleyerek bunlara ilişkin tavsiyeler vereceklerdir. İzleme ziyaretleri Ajansın izleme görevlileri tarafından gerçekleştirilecektir. Bunlara ek olarak DPT gerekli gördüğü takdirde ek izleme ziyaretleri ve noktasal ziyaretler gerçekleştirebilir veya düzenli izleme ziyaretlerine katılabilir. 4.3 Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri İlk İzleme Ziyareti 1. Proje kilit personelinin, özellikle proje yöneticisi, muhasebeci, raporlama sorumlusu, ilk izleme ziyaretinde hazır bulunmasını sağlamak, 2. İlk izleme ziyaretinde projeleri hakkında destekleyici belgelerle birlikte gerçek ve güncel bilgiler sunmak, 3. İzleme ekibi ile birlikte düzenli izleme ziyareti takvimine karar vermek, 4. İzleme ekibinin desteğiyle başvuruda belirlenen performans göstergelerini gözden geçirmek, gerekirse yenilerini eklemek, uygun olmayanları çıkarmak, 5. İzleme ekibinin desteğiyle proje uygulamasındaki ihtiyaçlarını belirlemek, 6. İzleme ekibinin desteğiyle projedeki satın alma faaliyetlerindeki önemli tarihleri belirlemek, 7. Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması durumunda ilgili Ajans uzmanını bilgilendirmek. PROJE UYGULAMA REHBERİ 17

16 Düzenli İzleme Ziyaretleri 1. Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması durumunda izleme görevlisini bilgilendirmek, 2. Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmak, 3. Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmek, 4. İzleme ziyareti raporunu inceleyerek, itirazları ile (eğer varsa) beraber imzalamak. İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları 1. Projelerindeki ilerlemeleri iki aylık dönemlerde, Ocak, Mart, Mayıs, Temmuz, Eylül ve Kasım aylarının ilk haftasında standart formu (EK 4.3) kullanarak internet üzerinden kendi kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak sunmak, 2. Standart formu bütçe, faaliyetler, satın almalar ve göstergelerle ilgili en güncel bilgilerle doldurmak, 3. Raporu internet üzerinden sunma imkânlarının bulunmadığı durumlarda raporu basılı olarak Ajansa göndermek ve bu konuda Ajansı bilgilendirmek. Ara ve Nihai Raporlar 1. Ara ve nihai raporları standart formlara göre hazırlamak (EK 4.1 ve EK 4.2). 2. Raporları nihai olarak göndermeden önce taslak hallerini Ajansa göndererek görüşlerini almak, 3. Raporları Ajansın görüşleri doğrultusunda revize ederek Ajansa sunmak, 4. Ara raporları sözleşmede belirlenen dönemlere göre ödeme talepleri ile birlikte sunmak, 5. Nihai raporu bütün destekleyici belgelerle beraber proje bitiminden sonra 30 (otuz) gün içinde sunmak, 6. Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak. Bildirimler (Gerekli ise) 1. Bildirimin gerekliliği hakkında Ajansa danışmak, 2. Taslak bildirim mektubunu Bölüm 2.2 de açıklandığı gibi Standart Formu (EK 1) kullanarak hazırlamak, 3. Taslak mektubu Ajansın görüşüne sunmak, 4. Mektubu Ajansın görüşleri doğrultusunda revize ederek Ajansa göndermek. Zeyilname (Gerekli ise) 1. Zeyilnamenin gerekliliği hakkında Ajansa danışmak, 2. Taslak zeyilname talebini Bölüm 2.2 de açıklandığı gibi Standart Formu (EK 2) kullanarak hazırlamak, 3. Taslak talebi Ajansın görüşüne sunmak, 4. Talebi Ajansın görüşleri doğrultusunda revize ederek değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 (yirmi) gün, projenin bitim tarihinden en az 30 (otuz) gün önce Ajansa göndermek, 5. Talep edilen değişikliği uygulamak için Ajansın cevabını beklemek. Dokümantasyon ve Arşivleme 1. Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmak, 2. Sözleşme hesaplarını uygun bir muhasebe sistemi kullanarak ayrı tutmak ve çift taraflı defter tutma sistemi kullanmak, 3. Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra 5 (beş) yıl boyunca arşivlemek. 4.4 Destek Faaliyetleri Yararlanıcılar için, alınan mali desteklerin oluşturulan prosedürler içinde en iyi şekilde kullanılmasının temini amacıyla Ajans tarafından bir Destek Paketi hazırlanacaktır. 4.5 İnternet Sayfaları Sözleşmenin uygulama dönemine ilişkin faydalı bilgileri aşağıdaki internet adreslerinden temin edinebilirsiniz. Ajans İnternet Sayfası: DPT İnternet Sayfası: 18 PROJE UYGULAMA REHBERİ

17 4.6 Bilgilendirme ve Eğitim Toplantıları Sözleşmeye bağlı görev ve haklar ile satın alma ve izleme faaliyetleri dâhil olmak üzere sözleşmelerin yönetiminin ana başlıkları illerde yapılacak olan Başlangıç Konferansları nda verilecektir. Bu konferansları takiben bölge merkezlerinde ve illerde bütün yararlanıcılar için raporlama, kayıt ve muhasebe gibi konuların işlendiği Proje Uygulama eğitimleri ile satın alma usullerinin anlatıldığı bilgilendirme ve eğitim toplantıları organize edilecektir. 4.7 Yardım Masaları Gerekli hallerde, bireysel destek ve tavsiye yararlanıcılara uygun zaman aralıklarında verilecektir. Programla ilgili bilgiler ile gerekli tüm dokümanlar Ajansın internet sitesinden ( takip edilebilir. Yardım masaları yoluyla proje uygulamasında ve ihale dosyalarının hazırlanmasında yararlanıcılara destek sağlanacaktır. Destek amaçlı ziyaretler sadece özel yardım gerektiren durumlarda mümkün olacaktır. Çok sayıda proje olduğu göz önünde bulundurularak, normalde yararlanıcının Ajansı ya da belirlenen yardım masalarını ziyaret etmesi beklenmektedir. NOT: Her durumda yararlanıcının sorumluluğu bütün satın alma konuları için devam etmektedir. Bunun yanında, bu rehberde tanımlanan satın alma usulleri, süreci daha kolay bir hale getirecek ve karşılaşılması muhtemel problemleri azaltacaktır. 4.8 Risk Değerlendirmesi Risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir. Destek programı kapsamında, projeler üzerinde mutabık kalınmış bütçe ve zaman içinde tamamlanması hususunda riske sahiptirler. Destek programı kapsamında finanse edilen projelere yönelik beş tür risk puanı belirlenecek olup, bunlara ilişkin açıklamalar aşağıda bulunmaktadır Ön Ödeme Risk Puanı Ön ödeme risk puanı, sözleşme imzalamasından hemen sonra projenin uygulama süresinin ilk kırk beş günü içerisinde Ajans tarafından belirlenecektir. Ön ödeme risk puanının belirlenmesinin amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcın mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır. Ön ödeme risk puanı aşağıdaki dört ölçüt kullanılarak belirlenecektir: Başvuru formunda taahhüt edilen ekipman, personel gibi kaynakların varlığı, Başvuru formunda taahhüt edilen proje ekibinin kurulması, Bütçe ve faaliyet planında taahhüt edilen proje ofisinin kurulması, Yararlanıcının proje amaçları, faaliyetleri ve eş finansman miktarı hakkındaki bilgisi. Her bir ölçütün ağırlığı eşit ve 100 üzerinden 25 puandır. Bu çerçevede, yerine getirilemeyen ölçüt sayısına bağlı olarak, her bir proje aşağıdaki risk aralıklarına göre sınıflandırılır: 1-25 çok düşük risk - 1 ölçüt gerçekleşmemiştir düşük risk - 2 ölçüt gerçekleşmemiştir orta risk - 3 ölçüt gerçekleşmemiştir çok yüksek risk - 4 ölçüt gerçekleşmemiştir. Ön ödeme çok yüksek riskli projelere yapılmayacaktır. Orta risk projeler için ise ön ödeme oranı % 20 den az olmamak kaydıyla yeniden belirlenebilecektir. Yararlanıcılar risk değerlendirmesi ve sonucu hakkında bilgilendirilecek ve yararlanıcılara risk düzeyinin düşürülebilmesi için bir aya kadar süre tanınacaktır. Bu sürenin sonunda, risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmede gerekli önlemleri almaması halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir Başlangıç Risk Puanı Başlangıç risk puanı, projenin ve yararlanıcının genel özelliklerini tanımlayan sözleşme ve ilk ziyaret raporu verileri kullanılarak belirlenir. Başlangıç risk puanının belirlenmesinin amacı, projenin uygulama performansından bağımsız olarak, taşıdığı potansiyel riskin tespit edilmesi ve bu riskin olası olumsuz etkileri ortaya çıkmadan önce uygun önlemlerin alınabilmesini sağlamaktır. Bu risk puanının belirlenmesi için hibe niteliğindeki mali desteklerde, projenin faaliyetlerinin ve satın almalarının sayısı, bütçe büyüklüğü, eş finansman oranı gibi projeye ilişkin kriterler ile benzer sektördeki proje deneyimi, yararlanıcın yasal statüsü, ortak sayısı gibi yararlanıcının genel özelliklerine ilişkin kriterler kullanılabilir. PROJE UYGULAMA REHBERİ 19

18 4.8.3İlerleme Risk Puanı İlerleme riski, proje uygulama sürecinde sözleşme yükümlülükleri ile bütçe ve süre kısıtlarından olası sapmaların tanımlanabilmesi için bir araçtır. İlerleme riski, bütçe, faaliyetler, satın alma hususlarında gerçekleşmeler ve zeyilname taleplerinin onay durumu gibi kriterler dikkate alınarak Bilgi Sistemi tarafından hesaplanır. İlerleme riski, projenin bilgi sistemi veri girişlerine ve projenin statüsüne (sorunlu, sorunsuz, zeyilname, usulsüzlük ve Bilgi Sisteminde tanımlanan diğer statüler) göre değerlendirilir Nitel Risk Puanı Nitel risk, riski yaratan faktörlerin tam olarak tanımlanamaması ve gerekçelendirilememesinden dolayı gereklidir. Diğer bir deyişle, kestirilemeyen veya ender rastlanan bir durumun tespiti için sezgisel ve gözleme dayalı bir risk değerlendirmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Nitel risk değerlendirmesi algı ve hükümlerine bağlı olarak izleme personeli tarafından belirlenir. İzleme ya da anlık ziyaret veri giriş formlarında iki soru yer almaktadır: Projenin zamanında bitirilme riski (%) - Zaman riski Projenin bütçesi dâhilinde bitirilme riski (%) - Bütçe riski Risk aralıkları aşağıdaki gibidir: Olasılık Seviyesi Düşük Orta Yüksek Çok Yüksek Risk Aralığı (%) İzleyici bu soruları, sahadaki gözlemleri doğrultusunda yüzde olarak yanıtlandıracaktır. Bu sorular izleyicilere kendi sezgilerini nitel risk oranı olarak yansıtma imkânı tanımaktadır. Nitel risk oranı bütçe ve zaman risklerinin aşağıdaki biçimde hesaplanması ile belirlenmektedir Nitel Risk Oranı = Zaman Riski + Bütçe Riski 2 Bu risk değerlendirmesi, proje sahasındaki tüm risk faktörlerini ve gözlemlenen ilişkileri ihtiva etmesi açısından başlangıç ve ilerleme risk puanlamalarının tamamlayıcısı olacaktır Genel Risk Puanı Bilgi sistemi, başlangıç, ilerleme ve nitel risk puanlarını kullanarak projenin genel risk puanını hesaplar. Ajans izleme ve destek faaliyetlerini daha riskli projelere yoğunlaştırarak, izleme kaynaklarının daha etkin kullanımını sağlar. 20 PROJE UYGULAMA REHBERİ

19 EKLER LİSTESİ: EK 1 EK 2 EK 3 EK 3.1 EK 3.2 EK 3.3 EK 3.4 EK 3.5 EK 4 EK 4.1 EK 4.2 EK 4.3 EK 4.4 EK 4.5 EK 5 EK 5.1 EK 5.2 EK 5.3 : Bildirim Mektubu : Zeyilname Talebi : Örnek Formlar : Eğitim Katılımcı Listesi : Eğitim Değerlendirme Anketi : Eğitim Bitiş Anketi : Hedef Grup Veri Listesi : Harcırah Bildirim Tablosu : Raporlama Formları : Ara Rapor : Nihai Rapor : Yararlanıcı Beyan Formu : Ödeme Talebi : Proje Sonrası Değerlendirme Raporu : Rapor Destek Formları : Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu : Alt Yüklenici Listesi : Yakıt Gideri Bildirim Tablosu Ekleri tam metin olarak, adresinde bulabilirsiniz. PROJE UYGULAMA REHBERİ 21

20 SATIN ALMA REHBERİ SATIN ALMA REHBERİ 23

21 İÇİNDEKİLER 1. GENEL ÇERÇEVE Satın Alma Nedir? Satın Alma Stratejisi/Planı Temel Satın Alma Kuralları Ayrım Gözetmeme Adil Rekabet Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması Etkin Duyuru Yeterli Süre Tanınması Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı Kayıtların Tutulması 7 2. KAMU İHALE MEVZUATINA TABİ OLMAYAN YARARLANICILAR İÇİN SATIN ALMA USULLERİ Doğrudan Temin Pazarlık Usulü Açık İhale Usulü Açık İhale Usulünde Teklif Değerlendirme Süreci İhaleye Katılanlarda Aranacak Uygunluk Kriterleri ve Diğer Şartlar Genel İlkeler Aday veya İsteklinin Mali Kapasitesinin Doğrulanması İsteklilerin ve Personellerinin Teknik ve Mesleki Kapasitelerinin Doğrulanması İhalelere Katılamayacak Olanlar İdari ve Mali Cezalar Görünürlük Diğer Önemli Noktalar Çıkar İlişkisi Değerlendirme İlkeleri Geriye Dönük İhale Yapmamak Standart Belgelerin Kullanılması Etik Kurallar Teknik Şartnameler İhale Dosyasının Hazırlanması Değerlendirme Komitesi Değerlendirme Komitesinin Oluşumu Tarafsızlık ve Gizlilik Değerlendirme Komitesi Üyelerinin Sorumlulukları İhalenin Duyurulması İhale Verme Kriteri Satın Alma Sürecinin İptali İtirazlar Teklif Geçerlilik Süresi İhalenin Verilmesi İhaleyi Kazanan İstekliye Bildirim Sözleşmenin Hazırlanması ve İmzalanması İhale Kararının İlanı Sözleşme Değişikliği SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ VE DENETLENMESİ EKLER LİSTESİ SATIN ALMA REHBERİ

22 Açık İhale Usulü Danışman Doğrudan Temin Hizmet Alımı Hizmet Sunucusu İhale İhale Dosyası İhale Yetkilisi (Sözleşme Makamı) İstekli İş Kısa Liste Mal Alımı Ortak Girişim Pazarlık Usulü Bütün isteklilerin teklif verebildiği usul. Danışmanlık yapan, bilgi ve deneyimini ihaleye çıkan kişi ya da kuruluşun yararı için kullanan, danışmanlığını yaptığı işin yüklenicileri ile hiçbir organik bağ içinde bulunmayan, ihaleyi gerçekleştiren kişi ya da kuruluştan danışmanlık hizmeti karşılığı dışında hiçbir kazanç sağlamayan ve danışmanlık hizmetlerini veren hizmet sunucusu. Bu rehberde belirtilen hallerde ve limitler dâhilinde, davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek ihtiyaçların doğrudan temin edilebildiği usul. Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, etüd ve proje, mimarlık ve mühendislik, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtımı, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer işlerin temin edildiği satın alma. Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişim. Bu düzenlemede yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımı ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemler. İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin genel, özel, teknik detayını ve projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer bilgi ve belgelerin tamamı. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyetleri Destekleme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde Ajanstan destek alan yararlanıcının ihale ve harcama yapma, sözleşme imzalama yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevliler. Mal veya hizmet alımı veya yapım işleri için teklif veren gerçek veya tüzel kişiler. Mal, hizmet veya yapım tanımlamasına giren her türlü faaliyet. Pazarlık Usulünde, ihtiyaç duyulan alımın (mal veya hizmetin veya yapım işinin) nitelik ve gereğine göre yeterliği tespit edilmiş, teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan ve teklif vermek üzere davet edilecek teklifçilerin yer aldığı liste. Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakların temini kapsamındaki satın alma faaliyeti. İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan iş ortaklığı veya konsorsiyumlar. İhale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve Sözleşme Makamının ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usul. SATIN ALMA REHBERİ 25

23 Sözleşme Tedarikçi Teklif Usulsüzlük Yaklaşık Maliyet Yapım İşleri Yapım Müteahhidi Yararlanıcı Yüklenici Mali destek yararlanıcısı ile yüklenici arasında imzalanan, ödeme usul ve esaslarını, tarafların hak ve yükümlülüklerini ve bu yükümlülüklerin ihlal edilmesinin sonuç ve müeyyidelerini düzenleyen anlaşma ve ekleri. Mal alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişiler veya bunların oluşturdukları ortak girişimler. Bu düzenlemede yazılı usul ve şartlarla yapılacak ihalelerde isteklinin ihaleyi gerçekleştiren kurum/kuruluşa sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgiler. Proje uygulaması sırasında veya öncesinde; yanlış veya yanıltıcı bildirimde bulunmak, sahtecilik yapmak, hile ve dolanlı hareketlerde bulunmak ve ilgili yönetmelik ile onu tamamlayıcı nitelikte hazırlanan her türlü belge ve düzenlemede belirtilen ilke ve kurallara aykırı olarak sözleşmede değişiklik yapmak gibi sözleşme ilişkisini ihlal eden fiil ve davranışlar. Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere, projede tanımlanan iş(ler)in gerçekleştirilmesi için gerekli olan harcama tutarı. Bina, karayolu, demiryolu, otoyol, havalimanı, rıhtım, liman, tersane, köprü, tünel, metro, viyadük, spor tesisi, alt yapı, boru iletim hattı, haberleşme ve enerji nakil hattı, baraj, enerji santrali, rafineri tesisi, sulama tesisi, toprak ıslahı, taşkın koruma ve dekapaj gibi her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, büyük onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işleri. Yapım işi ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişiler veya bunların oluşturdukları ortak girişimler. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyetleri Destekleme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde Ajanstan destek almaya hak kazanan gerçek veya tüzel kişiler. Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekli. 26 SATIN ALMA REHBERİ

24 1.GENEL ÇERÇEVE Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler ile gerçekleştirilecek projeler çerçevesinde öngörülen satın alma faaliyetlerinin ihale yoluyla gerçekleştirilmesi esastır. İhale sürecinde ve başarılı teklif sahipleri ile sözleşmelerin imzalanması aşamasında uyulması gereken kesin kurallar vardır. Bu kurallar, uygun niteliklere sahip yüklenicilerin objektif olarak seçilmesine, harcanan paranın en iyi şekilde kullanımına ve kamu kaynaklarının kullanımında tam bir şeffaflık ve rekabet ortamının sağlanmasına yardım eder. Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek satın alma faaliyetlerinde uyulması gereken kurallar yararlanıcının yasal statüsüne göre belirlenmiştir sayılı Kamu İhale Kanunu na tabi yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler sayılı Kamu İhale Kanunu na tabi olmayan kişi, kurum ve kuruluşların uyacakları satın alma usul ve esasları bu Rehber de yer almaktadır. Ortak proje ve faaliyetler bakımından, ortaklardan herhangi birinin Kamu İhale Mevzuatına tabi olması durumunda, satın alma faaliyetleri Kamu İhale Mevzuatı hükümleri doğrultusunda gerçekleştirilir. Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. Diğer taraftan, yararlanıcılara sağlanan ön ödemeden (avans) yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır. Harcama ve satın alma belgelerinin tamamı yetkili makamlarca gerekli incelemelerden geçirilecektir; bu sebeple, kayıtların sağlıklı bir şekilde tutulması ve ilgili tüm belgelerin muhafaza edilmesi gerekmektedir Satın Alma Nedir? Satın alma; mal alımı, hizmet temini ve yapım işlerinde; İlgili kuruluşun proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir şekilde açıklanması, Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması, Ekonomiklik ve paranın en etkin kullanımının sağlanması, Hususlarının dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alımların zamanında gerçekleştirilmesi işlemidir. Satın alma, bütün işletmelerin/kuruluşların projelerinde amaçladıkları hedeflere ulaşmak için dikkatle uygulamaları gereken en temel süreçlerden birisidir. Tedarik, sadece para harcamak değil; ihtiyaçların karşılanması için, önceden belirlenen standartlarda maliyet etkin, güvenilir mal-hizmet alımı ve yapım işlerinin gerçekleştirilmesinde tedarikçiler, hizmet sunucuları ve yükleniciler dâhil ilgili tüm taraflarla ortak çalışmaktır. Satın alma süreci, bütün ihtiyaçların temininde; anlaşma, işbirliği ve tedarikçilerle görüşmeler yapma, teklifleri inceleme ve değerlendirme, sorunları giderme, bütün süreçlerin sağlam bir kaydının tutulması gibi çok sayıda faaliyeti kapsar Satın Alma Stratejisi/Planı Mali destek yararlanıcıları gerçekleştirecekleri tüm ihaleler ile ilgili olarak ihale ilanın yayımlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kati kabul ve benzeri bilgileri içeren bir Satın Alma Planı hazırlayacaklardır. Destek yararlanıcısı, hazırlamış olduğu ilan, açılış, değerlendirme, sözleşme imzalama ve geçici kabul tarihlerini içeren, satın alma planını projesini uygulamaya başladığı ikinci ayda Ajansa göndermeli ve açılış tarihinden en az iki hafta önce Ajansa bildirimde bulunmalıdır. Ajans uzmanları, mali destek yararlanıcısı tarafından davet edilmeden de değerlendirmelere gözlemci olarak katılabilirler. Yararlanıcıların bir satın alma departmanı tesis etme veya satın alma uzmanı istihdam etme yönünde izleyecekleri bir strateji, satın alma ve ihale sürecinin sorunsuz veya daha az sorunla geçirilmesine imkan sağlayacaktır Temel Satın Alma Kuralları Ajans tarafından sağlanan mali desteğin etkin kullanılmasını sağlamak için, yararlanıcılar, satın alma faaliyetlerinde; ayrım gözetmeme, adil rekabet ortamını sağlama, kolay anlaşılabilir ve ayrımcılık içermeyen teknik şartnameler hazırlama, ihale ilanını tüm potansiyel iştirakçilere ulaşacak şekilde duyurma veya ilan etme, sağlıklı tekliflerin alınabilmesi için teklif sahiplerine yeterli zaman tanıma, objektif değerlendirme kriterlerini kullanma ve kayıtları düzgün, anlaşılabilir ve yeterli şekilde tutma gibi temel satın alma kurallarına uymak zorundadır. SATIN ALMA REHBERİ 27

25 Ayrım Gözetmeme Tedarikçilere, ürünlere, hizmetlere, yüklenicilere veya hizmet sağlayıcılara karşı, teklifinin maliyet etkinliği ve önerdiği kalite dışında herhangi bir temelde ayrım yapılamaz Adil Rekabet Rekabet oluşmaması için güçlü ve objektif bir sebep olmadığı sürece, sözleşme imzalanacaklara yönelik bir rekabet ortamı yaratılmalıdır. Sadece bir tedarikçi ile görüşmek çok nadir olarak paranın en iyi kullanımını sağlayabilmektedir. İhale sürecinde, ilanların, teknik şartnamelerin ve diğer ilgili tüm belgelerin hazırlanmasında rekabeti veya eşit şartlarda katılımı engelleyici hususlara yer verilemez ve potansiyel katılımcılarla yapılan görüşmelerde rekabeti engelleyecek şekilde davranılamaz. Bütün isteklilere kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi, fırsat ve ortamın sağlanması önemlidir. Haksız rekabet oluşturacağı için bir projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir uzman ya da firma, satın alma veya ihale hazırlıklarına yönelik işlerden hariç tutulmalıdır Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması Şartname; satın alınacak mal, hizmet veya yapım işinin sahip olması istenen teknik özellikleri ve alım işleminin hukukî, ticarî, malî, idarî esas ve usullerini gösteren belgedir. Teklif sahipleri, alıcıların ihtiyaçlarını tam olarak bilmedikleri sürece, etkili olarak yarışamazlar. İhale konusu iş kapsamında isteklilere duyurulması gereken tüm idari, mali ve teknik bilgiler şartnamelerde yer almalıdır. Şartnameler, genel kabul görmüş teknik özellikleri referans alarak ve gerek duyulduğunda kalite güvence standartları ve uygun belgelendirme koşulları dikkate alınarak hazırlanmalıdır. Şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde veya dengi ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir Etkin Duyuru İhale sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için ihaleye konu olan ihtiyaçların net bir şekilde tanımlanması ve rekabet koşullarını sağlayacak şekilde çok sayıda potansiyel istekliye ulaştırılması önem arz etmektedir. Eğer en iyi fiyat teklifini sunabilecek potansiyel teklif sahipleri ihtiyaçlardan (şartname) haberdar olmazsa, ihale süreci büyük olasılıkla başarısız olacaktır. İhale ilanlarının tüm potansiyel isteklilere ulaşacak şekilde uygun medya araçları ile duyurulması gerekmektedir. İhale ilanlarının ulusal ve/veya yerel medya organlarında yayımlanmasının yanı sıra internet ortamında da yayımlanması temin edilmelidir. Ajans, kendi mali destek programı kapsamında ihale gerçekleştiren yararlanıcıların ihale ilanlarını internet sitesinde, ziyaretçilerin kolayca görebileceği bir şekilde, yayımlayabilir Yeterli Süre Tanınması Satın alma faaliyetleri kapsamında; ihalenin ilanını takiben başlatılan sürelerin belirlenmesinde ihale konusu işin özellikleri göz önünde bulundurularak potansiyel isteklilere başarılı teklif hazırlayabilmeleri için yeterli zaman tanınmalıdır. Bu zaman limitinin belirlenmesinde; şartnamelerin incelenmesi, gerekiyorsa iş yerinin görülmesi, ihale kapsamında talep edilen gerekli belgelerin temin edilmesi, tekliflerin hazırlanması ve benzeri faaliyetler için gerekli olabilecek asgari süreler göz önünde bulundurulmalıdır Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı Uygun olmayan adayların elenmesi, ihale prosedürlerine göre isteklilerin seçilmesi ve yararlanıcı için ekonomik olarak en avantajlı teklifin belirlenmesinde kullanılan değerlendirme kriterleri, tarafsızlık, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygunluk ilkeleri gözetilerek oluşturulmalıdır. Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesinde, çıkar ilişkisi doğurabilecek ya da herhangi bir kişi, firma, kurum/ kuruluş veya markayı ön plana çıkaracak veya imtiyaz sağlayacak hüküm ve tasarrufa yer verilemez. Değerlendirme sürecinde kullanılacak kriterler, tüm potansiyel isteklilerin, tarafsız bir ortamda, eşit şartlar altında ve tam rekabet koşullarında yarışmalarını temin edecek objektif kriterler olmalıdır. 28 SATIN ALMA REHBERİ

26 Kayıtların Tutulması Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek tüm satın alma faaliyetleri yararlanıcı tarafından kayıt altına alınmalı ve gerek Ajans gerekse de diğer ilgili kurumlarca yapılacak denetimlerde yetkili kişilerin incelemesine açık tutulmalıdır. Satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen tüm yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili diğer mali belgeler sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınmalı ve mali destek kapsamındaki son ödeme tarihinden itibaren en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır. SATIN ALMA REHBERİ 29

27 2. KAMU İHALE MEVZUATINA TABİ OLMAYAN YARARLANICILAR İÇİN SATIN ALMA USULLERİ Kalkınma Ajansı ile yapılmış olan sözleşme kapsamında, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na tabi olmayan mali destek yararlanıcılarının; Sözleşme Makamı olarak gerçekleştirecekleri mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri satın almalarında uygulayacakları satın alma usulleri şunlardır: a) Açık İhale Usulü: Yaklaşık maliyeti ,00 TL den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir. b) Pazarlık Usulü: Yaklaşık maliyeti , ,00 TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir. c) Doğrudan Temin Usulü: Yaklaşık maliyeti ,00 TL den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir. Tüm satın alma faaliyetlerinde açık ihale usulünün uygulanması esastır. Ancak, işin gereği, aciliyeti, bölgedeki tedarikçilerin, yapım müteahhitlerinin veya hizmet sunucularının sayısının tam rekabet ortamını sağlayacak miktarda ve yeterlikte olması gibi hususlar göz önünde bulundurularak, yukarıdaki usullerden hangisinin uygulanacağı, her bir satın alma usulü için belirlenmiş kriterler ve parasal limitler dikkate alınmak suretiyle Sözleşme Makamı olarak yararlanıcı tarafından belirlenir. Hangi koşullar altında olursa olsun, yararlanıcı ihaleyi, harcanacak paranın karşılığında en iyi değeri sağlayacak istekliye vermelidir. Yani ihale; saydamlık ve potansiyel yüklenicilere eşit muamele ilkeleri uyarınca, herhangi bir çıkar çatışmasından etkilenmeden en iyi fiyat - kalite oranını sağlayan teklife verilmelidir. İhale edilen bir işle ilgili tekliflerin tümü Sözleşme Makamı tarafından toplanmalıdır. Mal ve yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikteki teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. Hizmet alımlarında ise bu rehberde izah edilen şekilde hesaplanarak tespit edilecek ekonomik olarak en avantajlı teklifi veren istekliye verilecektir. Kalkınma Ajansı tarafından belirlenen yer ve zamanlarda, yararlanıcılar için bilgilendirme ve uygulamalı eğitim toplantıları düzenlenecektir. Yararlanıcıların bu toplantılara katılmaları, projelerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi ve alımların usulüne uygun olarak gerçekleştirilmesi açısından önem arz etmektedir. Satın alma faaliyetleri kapsamında uygulanacak ihale usulü değiştirilemez ve belirlenmiş parasal limitler dâhilinde kalmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez. Bu rehberde hüküm bulunmayan hallerde, ilgisine göre Kamu İhale Mevzuatı hükümleri kıyasen uygulanır. 30 SATIN ALMA REHBERİ

28 TEMEL SATIN ALMA USÜLLERİ DOĞRUDAN TEMİN PAZARLIK USULÜ AÇIK İHALE USULÜ Yaklaşık Maliyete Göre Usul Hazırlık Aşaması Duyuru Aşaması Teklif Alma Aşaması Tekliflerin Değerlendirilmesi Yaklaşık Maliyeti ,00 TL den az olan alımlar İş tanımını (şartnameyi) hazırlayın. Gerekli pazar araştırmalarını yapın. Almak istediğiniz mal, hizmet ya da yapım işini gerçekleştirebilecek potansiyel yükleniciler ile ticari teamüllere uygun olarak görüşün. Şartlarınızı sağlayan bir yüklenici ile müzakere/pazarlık yapılabilir. Paranın etkin kullanımı ilkesi çerçevesinde birden fazla potansiyel yüklenici / tedarikçi / hizmet sunucusu ile görüşülmesi önerilmektedir. Şartlarınızı sağlayan yüklenici / tedarikçi / hizmet sunucusundan alımı gerçekleştirin. Yaklaşık Maliyeti ,00 TL ile ,00 TL arasında olan alımlar İş tanımını (şartnameyi) hazırlayın. İhale dosyasını hazırlayın. İlan zorunluluğu yoktur. İhtiyaç duyulan alımın (mal veya hizmetin veya yapım işinin) nitelik ve gereğine göre yeterliği tespit edilmiş, teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa liste oluşturun. Kısa listede yer alan adayları tekliflerini sunmak üzere yazılı olarak davet edin. Gerekli görüyorsanız ilan yoluyla duyuru yapabilirsiniz. Tekliflerini hazırlamaları ve yazılı olarak sunabilmeleri için isteklilere; yazılı davet halinde en az yedi gün, ilan yoluyla duyuru halinde en az on gün süre tanıyın. Fiyat içermeyen teknik teklifleri alın. İhtiyaçlarınızı en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine, her bir istekli ile görüşme yapın. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içeren son tekliflerini vermelerini isteyin. Teklif sayısı üçten az ise ihale iptal edilir. Teklifleri değerlendirin ve isteklilerle verdikleri teklifler üzerinde fiyat pazarlığı yapın. Bu aşamada istekliler ile yapılacak tek toplantıda, teklif edilen fiyatları açıklayın, son indirimli fiyat tekliflerini isteyin. En uygun fiyat teklifini sunan başarılı teklif sahibini seçerek sözleşmeyi imzalayın. Kaybedenlere yazılı duyuru yapın. Yaklaşık Maliyeti ,00 TL ve üzerinde olan alımlar İş tanımını (şartnameyi) hazırlayın. İhale dosyasını hazırlayın. İhale duyurusu yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans ın internet sayfasında duyurulur. İhale dosyası elektronik ortamda ilgili web sitelerinden indirilecek şekilde yayımlanır. Tekliflerin verilmesi için en az 21 gün süre tanıyın. Bu zaman zarfında Değerlendirme Komitenizi belirleyin. Teklifleri kapalı zarfta teslim alın. Mali teklifler ikinci bir zarfta kapalı olarak teslim edilmelidir. Teslim alınan teklif zarflarına alınış sıralarına göre numaralarını belirten alındı belgesi verin. Teklif sahiplerinin katılacağı bir açılış oturumu düzenleyin. Zarfları açın ve önce teklifleri idari ve teknik olarak değerlendirin. Teknik değerlendirmeyi geçen tekliflerin fiyat zarflarını açarak nihai puanlamayı yapın. Tekliflerden nihai puanlaması en yüksek olanı seçin. İlgili tutanakları / raporları düzenleyin. Sözleşmeyi imzalayın Kaybedenlere yazılı duyuru yapın. SATIN ALMA REHBERİ 31

29 2.1. Doğrudan Temin Usulü Doğrudan TeminUsulü; ihtiyaçların, Sözleşme Makamı ile istekliler arasında teknik şartların ve fiyatın görüşülerek, fatura veya geçerli harcama belgeleri karşılığında, doğrudan temin edilebildiği usuldür ,00 TL ye kadar olan alımlarda sadece piyasa araştırması yapılarak doğrudan temin yoluna gidilebilir. Ancak, harcadığınız kamu kaynağı niteliğinde olan paranın karşılığında en iyi değeri ve en uygun çözüm önerisini alabilmeniz için rekabeti sağlayacak şekilde birden fazla tedarikçi / hizmet sunucusu / yapım müteahhidi ile görüşmeniz ve gerekiyorsa elden teklif almanız daha doğru olacaktır. Piyasa araştırması, Sözleşme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Doğrudan Temin Usulünde, aşağıda izah edilen diğer iki temel ihale usulünde aranan; ilan veya davet yoluyla duyuru, teminat ve Değerlendirme Komitesine ilişkin hükümler uygulanmaz. Ancak satın alma yapılacak mal-hizmetinşaat işi için aranan temel özelliklerin satın alma yapılmadan önce tespit edilmesi, gerekli görülmesi halinde teknik şartnamenin hazırlanması, tüm sürecin belgelenmesi ve belgelerin saklanması zorunludur. Sözleşme imzalanması zorunluluğu olmamakla birlikte, yaptıracağınız işin niteliğine göre, tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile belirleyeceğiniz koşullar çerçevesinde sözleşme yapabilirsiniz. Doğrudan Temin Usulüyle gerçekleştireceğiniz mal ve hizmet alımı uygulamalarınızda, mal veya hizmeti teslim aldıktan sonra ve aldığınız mal veya hizmetin beklentilerinizi karşıladığından emin iseniz ödeme yapınız. Yapım işlerinde ise, yapılmasını istediğiniz iş kapsamında iş kalemleri veya kısımları tamamlandıkça, gerekli kontrollerinizi yaparak, hak ediş esasına göre ödeme yapınız. Mali destek kapsamında uyguladığınız projenizin diğer faaliyetleri, doğrudan temin usulüyle gerçekleştireceğiniz alıma bağlıysa, iş/hizmet/mal tesliminin talep ettiğiniz tarihte yapılmasını güvence altına almalısınız. Sözleşme Makamı olarak projeniz kapsamındaki alımların zamanında gerçekleştirilmesi sorumluluğu size aittir. Satın alma sürecinde yaşanacak gecikmelerin proje uygulamasını olumsuz yönde etkileyeceğini ve projenizin süresi içerisinde tamamlanmasını engelleyebileceğini unutmayınız Pazarlık Usulü Pazarlık Usulüne ilişkin akış şeması aşağıdaki gibidir. I. İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması II. a) Belirlenen ihtiyaçlara cevap verebilecek nitelikte olduğuna inanılan teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa listenin hazırlanması b) İhale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyat içermeyen teknik tekliflerin alınması III. İhtiyaçları en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine, her bir istekli ile görüşme yapılması IV. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine, teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içeren son tekliflerinin alınması V. Tekliflerin değerlendirilmesi, şartname ile karşılaştırılması, uygunluğunun denetlenmesi VI. Verilen teklifler üzerinde fiyat görüşmesi yapılması, son indirimli fiyat tekliflerinin yazılı ve kapalı olarak alınması VII. Son fiyat tekliflerinin açılması ve en uygun teklif veren istekliye ihalenin verilmesi VIII. Sözleşmenin imzalanması ve uygulanması 32 SATIN ALMA REHBERİ

30 Pazarlık Usulünün Açıklaması: Pazarlık Usulü, ihtiyaç duyulan alımın (mal veya hizmetin veya yapım işinin) nitelik ve gereğine göre yeterliği tespit edilmiş, teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa listenin oluşturularak söz konusu listede yer alan adayların teklif sunmak üzere yazılı olarak davet edildiği usuldür. Özellikleri nedeniyle belli isteklilere yaptırılmasında yarar görülen, beklenmeyen veya önceden öngörülemeyen, süresi kısıtlı olan, özgün ve karmaşık nitelikte bulunan, diğer usullerle temininde güçlük bulunan işlerde, araç, gereç ve her türlü malzemenin bakım ve onarımları, ağırlama, danışmanlık, araştırma, eğitim, yayın, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili alımlar ile yabancı ülkelerden temininde zorunluluk bulunan ve yaklaşık maliyeti ,00 (yüzellibin) TL yi aşmayan her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işleri pazarlık usulü ile yapılabilir. Açık İhale Usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalması nedeniyle, pazarlık usulüne göre sonuçlandırılmasına karar verilen ihalelerde, pazarlık usulünün işletilebilmesi için ihale konusu işin yaklaşık maliyetinin ,00 (ikiyüzellibin) TL yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gerekir. Aşağıda, ,00 TL ye kadar yaklaşık maliyeti olan satın almalardaki süreci anlatan şemanın her bir adımı açıklanmıştır: 1. Adım: İhtiyaçların Belirlenmesi/Teknik Şartnamenin (İş Tanımının) ve İhale Dosyasının Hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin Oluşturulması: Bu aşamada, ihale stratejisi kararlaştırılmalıdır. Yani, risk ve zorluklar göz önünde bulundurularak, projenin amaçlarına ulaşılması ve harcanacak paranın karşılığında en iyi değerin alınmasına dair en uygun yol belirlenir. İhale stratejisinin amacı; belirli bir projede, en iyi finansman, kalite ve risk dengesini elde etmektir. İhale edilecek satın alma faaliyeti tek bir ihale ile mi yapılacak ya da birden fazla ihaleye gerek olacak mı? Mal/hizmet/yapım işinin tamamı tek bir firmadan temin edilebilir mi?... gibi sorulara cevap aranmalıdır. Strateji belirlenirken satın alma yapılacak hususlara ilişkin teknik şartlar netleştirilerek ihtiyaç duyulan mal/hizmet/yapım işlerine ilişkin şartları ve hedefleri tanımlayan, eğer gerekiyorsa kullanılacak yöntem ve kaynakları ve/ veya elde edilecek sonuçları belirten şartname (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-2: Teknik Şartname) oluşturulmalıdır. Şartname hazırlığında özellikle aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır: Ne istiyorsunuz? Ne tür mal/hizmet/yapım işi istiyorsunuz? Ne kadar istiyorsunuz? Gerekli olan girdiler nelerdir? Mal/hizmet/yapım işlerinin ne zaman temin edilmesini istersiniz? Mal/hizmet/yapım işi niteliklerinin nasıl olmasını beklersiniz? Şartname hazırlandıktan sonra ihale dosyası oluşturulacaktır. Sözleşme Makamı, ihaleye katılmak isteyenlere, doldurup imzalanmak üzere; mal/hizmet/yapım işi teklif sunum formu, mali-tüzel kimlik formları, teknik teklif ve mali teklif formları, isteklinin beyannamesi gibi ihale dosyasında yer alan standart formları (SR Ek-3) verecektir. Bu belgelerden ayrı olarak, isteklilerin ihale sürecinde izleyecekleri tutum ve davranışlar ile uymaları gereken şartların yer aldığı isteklilere talimatlar dokümanı verilir. İhale duyurusu ilan yoluyla ya da yazılı davet usulüyle yapılabilir. Bu aşamada hangi yöntemle ihale duyurusunun yapılacağı kararlaştırılmalıdır. Sözleşme Makamı, davet mektubu ile teklif dosyasından oluşan ve 2.7. İhale Dosyasının Hazırlanması bölümünde tanımlanan içeriğe uygun olarak İhale Dosyasını oluşturmalıdır. Tekliflerin değerlendirilmesi ve ihale sürecinin en önemli aşamalarından olan pazarlık müzakerelerini yönlendirecek olan Değerlendirme Komitesini bu aşamada oluşturun. Değerlendirme Komitesi tayinine ilişkin standart form SR Ek-4 de verilmiştir. 2. Adım: a) Belirlenen İhtiyaçlara Cevap Verebilecek Nitelikte Olduğuna İnandığınız Teklif Verebilecek En Az Beş Adaydan Oluşan Bir Kısa Listenin (SR Ek-3, Bölüm C, Kısa Liste İlanı) Oluşturulması: Değerlendirme Komitesi tarafından yapılacak yeterlik tespiti ve kısa liste oluşturma işlemi, teknik yeterlikleri ve satın alma konusu iş sektöründe ticari geçmişi ve itibarı kabul gören, faaliyet alanı itibariyle ihale konusuna benzer işlerde teknik yeterliği kamuoyu tarafından bilinen, takdir edilen ve geçmiş dönemlere ait iş bitirme durumunu belgeleyebilen tedarikçiler veya hizmet sunucuları veya yapım müteahhitleri arasından objektif kriterlere göre tercih yapılarak gerçekleştirilmelidir. Kısa liste oluşturulurken ayrım gözetmeme, adil rekabet gibi temel satın alma kurallarına dikkat edilir ve çıkar ilişkisi doğurabilecek davranışlardan kaçınılır. b) İhale Konusu İşin Teknik Detayları ve Gerçekleştirme Yöntemleri Gibi Hususlarda Fiyat İçermeyen Teknik Tekliflerin Alınması: SATIN ALMA REHBERİ 33

31 Kısa listede yer alan adaylara, fiyat içermeyen teknik tekliflerini (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-3: Teknik Teklif ) sunmak üzere, ihaleye davet mektubu gönderin. Tekliflerini hazırlamaları ve yazılı olarak sunabilmeleri için isteklilere; yazılı davet halinde en az yedi gün, ilan yoluyla duyuru halinde en az on gün süre tanıyın. 3. Adım: İhtiyaçları En Uygun Şekilde Karşılayacak Yöntem ve Çözümler Üzerine, Her Bir İstekli İle Görüşme Yapılması: Alınan tekliflerin idari uygunluğu kontrol edildikten sonra, geçerli teklif sunan istekliler ile ihtiyaçların en uygun şekilde karşılanmasını teminen; teslim süresi, yapım koşulları, garanti koşulları, servis hizmetleri, kalite, eğitim, yedek parça, uyumluluk, kilit personel özellikleri, eğitim yöntemi (metodolojisi), sunulacak raporlar ve benzeri gibi şartlar üzerinde adaylar ile ayrı ayrı müzakere yapın ve en uygun çözüm yöntemini içerecek şekilde şartnamenizi netleştirin. Adaylarla yapılacak müzakerenin tüm aşamaları kayıt altına alınmalı ve her bir tutanak ilgili aday ile karşılıklı imzalanmalıdır. 4. Adım: Teknik Görüşmeler Sonucunda Şartların Netleşmesi Üzerine, Teknik Şartnameye Dayalı Olarak Fiyat Tekliflerini (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-4: Mali Teklif) de İçeren Son Tekliflerin Alınması: Belirlediğiniz şartları karşılayabilecek isteklilerden gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak, 7 günü geçmemek üzere belirlediğiniz süre içinde, geçici teminat ve teklif mektubu ile istenmişse diğer belgelerden oluşan son tekliflerini sunmalarını isteyin. 5. Adım: Tekliflerin Değerlendirilmesi, Şartname İle Karşılaştırılması, Uygunluğunun Denetlenmesi: İsteklilerin de bulunduğu açılış oturumunda zarfları alınış sırasına göre açın ve teklif sunum kurallarına uygunluklarını inceleyin. Belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığını kontrol edin (SR Ek-7). Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve durum tutanakla tespit edilir. Bu istekliler fiyatın müzakere edileceği son oturuma alınmaz. İndirimli son fiyatın isteneceği bu son oturumda geçerli teklif sunan en az 3 (üç) isteklinin olmaması halinde ihaleyi iptal edin. Bu durumda pazarlık usulü ihale süreci yeniden başlatılabilir veya açık ihale usulüne göre ihaleye çıkılabilir. Geçerli teklif sunan isteklileri ve teklif fiyatlarını açıklayarak bir tutanağa bağlayın. Bu tutanağın Değerlendirme Komitesi Başkanı tarafından onaylanmış bir suretini isteyenlere imza karşılığı verin. 6. Adım: Verilen Teklifler Üzerinde Fiyat Görüşmesi Yapılması, Son İndirimli Fiyat Tekliflerinin Yazılı ve Kapalı Olarak Alınması: Tekliflerin Değerlendirme Komitesince değerlendirildikten sonra, indirimli son fiyatın isteneceği bu son oturuma geçilir. Bu oturumda, teklif veren istekliler ve bunların teklif ettikleri fiyatlar açıklanır ve isteklilerden, aynı şartlar altında ihale kararına esas olacak son indirimli fiyat tekliflerini yazılı ve kapalı olarak sunmaları istenir. 7. Adım: Son Fiyat Tekliflerinin Açılarak En Uygun Teklif Verene İhalenin Verilmesi: İsteklilerin huzurunda, verilen son indirimli fiyat teklifleri açılarak en uygun teklif veren belirlenir ve ihale sonuçlandırılır. Durum tutanakla (SR Ek-8) tespit edilir. Talep halinde tutanağın bir örneği diğer isteklilere imza karşılığı verilir. Pazarlık sonucu uygun görülen teklif, tercih nedeni (fiyat, kalite, standart, servis, eğitim, yedek parça, garanti, uyumluluk gibi tüm ölçütler bütün olarak değerlendirilip tespit edilerek) belirtilmek suretiyle tüm süreci kapsayan SR Ek-9 da verilen örneğe uygun olarak Değerlendirme Raporu hazırlanır. 8. Adım: Sözleşmenin İmzalanması ve Uygulanması: İhaleyi kazanan istekliyi değerlendirme sürecinin tamamlanmasını takiben en geç 5 (beş) gün içinde tebligat yaparak sözleşmeyi imzalamaya davet edin. Yapılacak tebligatta, tebliğ tarihinden itibaren en geç 7 (yedi) gün içinde gerekli belgelerin temin edilerek sözleşmeyi imzalamak üzere hazır bulunulması, aksi halde verilen teminatın irat kaydedilerek sözleşme hakkının yitirileceği hususu belirtilir. Belirlenen imza tarihinde, ihale dosyasında yer alan sözleşme taslağına (SR Ek-3, Bölüm B) uygun şekilde hazırlanmış sözleşmeyi yüklenici ile karşılıklı imzalayın ve sözleşme çerçevesinde ihale konusu işinizin uygulanmasını sağlayın. 34 SATIN ALMA REHBERİ

32 2.3. Açık İhale Usulü Açık İhale Usulüne ilişkin akış şeması aşağıdaki gibidir. I. İhtiyaçların belirlenmesi/teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesi nin oluşturulması II. İhale duyurusunun yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans ın internet sayfasında duyurulması III. Tekliflerin yazılı olarak alınması IV. Tekliflerin değerlendirilmesi V. İhalenin verilmesi/seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi VI. Sözleşmenin uygulanması Açık İhale Usulünün Açıklanması: 1. Adım: İhtiyaçların Belirlenmesi/Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının Hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin Oluşturulması: Bu adımda, Pazarlık Usulünün 1. Adımında izah edilen süreci aynen takip edin. Tekliflerin değerlendirilmesi sürecini gerçekleştirecek olan Değerlendirme Komitesini (SR Ek-4) bu aşamada oluşturun. 2. Adım: İhale Duyurusunun Yerel ve/veya Ulusal Basında (Sr Ek-1), Yararlanıcının ve Ajans ın İnternet Sayfasında Duyurulması: Açık İhale Usulü ile yapılacak olan alımlarda ihale ilânları; ihale açılış tarihinden en az 20 (yirmi) gün önce yayımlanmalıdır. İlanda; işin adı, alımın türü, tekliflerin sunulacağı yer, tarih ve saat, teklifin açılış tarihi ve saati, detaylı bilgilerin temin edilebileceği internet adresleri veya irtibat kişileri ile ilgili bilgilerin bulunması zorunludur ,00 TL ye kadar olan satın almaların ulusal gazetelerde ilanı zorunlu değildir. Tüm ilanları detaylarıyla birlikte internet sayfasında duyurulmak üzere Ajans a gönderin ve varsa internet sayfanızda yayımlayın. İlân yapıldıktan sonra ihale dosyasında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur. 3. Adım: Tekliflerin Yazılı Olarak Alınması: Teklifleri yazılı olarak ve ilanda belirtilen yer ve tarihte teslim alın. Alınan her bir teklifin üzerine teklif numarası, alınan tarih ve saati yazarak kayıt altına alın. Alınan teklifler karşılığında isteklilere Teklif Alındı Belgesi (SR Ek-6) verin. 4. Adım: Tekliflerin Değerlendirilmesi: Alınan teklifleri Teklif Açılış Oturumunda kayıt sırasına göre açın. Açılan teklifleri öncelikle ilgili idari uygunluk tablosunu (SR Ek-3, Bölüm C, İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu) kullanarak değerlendirin. Teslim edilen tekliflerde açıklığa kavuşturulması gereken, tekliflerin özünü ve rekabet koşullarını etkilemeyecek, eşit muamele ilkesini zedelemeyecek ve kısa sürede tamamlatılabilecek nitelikte eksikliklerin bulunması halinde Değerlendirme Komitesi, durumu tespit ederek 5 (beş) gün içerisinde söz konusu eksiklikleri tamamlattırmalıdır. Tanınan süre içinde eksikliklerin tamamlanmaması halinde, ilgili teklif değerlendirme dışı bırakılır. İdari uygunluk değerlendirmesi sonucunda geçerli teklif olarak kabul edilen teklifler için teknik ve mali değerlendirme aşamasına geçin. Değerlendirme oturumu mümkün olan en kısa sürede tamamlanmalı ve değerlendirme süresi, hiçbir şekilde, tekliflerin açıldığı tarihten itibaren 15 (onbeş) iş gününü geçmemelidir. Değerlendirme Sürecinin Aşamaları: a) Hizmet Alımı İçin Teknik ve Mali Değerlendirme Teknik teklifleri (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-3:Teknik Teklif ) değerlendirirken, her bir üye, teknik değerlendirme SATIN ALMA REHBERİ 35

33 tablosuna (SR Ek-3, Bölüm C, Teknik Değerlendirme Tabloları) uygun olarak her bir teklifi toplam 100 puan üzerinden puanlandıracaktır. Komite, her teknik teklifin ortalama puanını belirlediğinde (oy veren her üyenin belirlediği nihai puanların matematiksel ortalaması) toplam 80 puanlık eşik değerin altında kalan teklifler reddedilir. 80 puanlık eşik değere ulaşan teklifler arasından en yüksek puanı alan teknik teklife 100 puan verilir. Diğer tekliflerin teknik puanları ise değerlendirilen teklifin teknik puanının en iyi teklif puanına oranının yüz ile çarpılması ile hesaplanır.= (söz konusu teknik teklifin nihai puanı / en iyi teknik teklifin nihai puanı) x 100 şeklinde oranlanarak hesaplanır. [Teknik Teklif Puanı = (Değerlendirilen teklifin teknik puanı / En iyi teklifin puanı) X 100] Teknik değerlendirme aşaması tamamlandıktan sonra 80 puanlık eşik değeri geçen tekliflerin, mali teklifleri (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-4:Mali Teklif ) içeren zarfları açılır. Mali teklifleri değerlendirirken, Değerlendirme Komitesi, sadece, mali tekliflerdeki fiyatları karşılaştırır. Toplamda en düşük fiyatı veren teklif 100 puan alır. Diğer tekliflerin mali puanı ise en düşük fiyatın değerlendirilen teklif fiyatına oranının 100 ile çarpılması ile hesaplanır. [Mali Teklif Puanı = (En düşük teklif fiyatı / Değerlendirilen teklif fiyatı) X 100] Teknik ve Mali Teklif Puanları hesaplandıktan sonra ekonomik açıdan en avantajlı teklif, 80/20 esasına göre teknik kalitenin fiyata olan ağırlığı aşağıdaki şekilde hesaplanarak belirlenir. a. Teknik tekliflere verilen puanların, 0,80 ile b. Mali tekliflere verilen puanların 0,20 ile Çarpımı ile bulunan puanların toplamı sonucunda en yüksek puan alan teklif ekonomik olarak en avantajlı teklif olarak tespit edilir ve ihale toplamda en yüksek puanı alan teklife verilir. Hizmet alımı ihalelerinde değerlendirmeye ilişkin örnek değerlendirme tablosu SR Ek-10 da yer almaktadır. b) Mal Alımı ve Yapım İşleri İhaleleri İçin İhalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. Değerlendirme Komitesi, değerlendirme sürecinin her adımını ayrıntılı olarak anlatan, SR Ek-9 da verilen örneğe uygun olarak, bir Değerlendirme Raporu hazırlayacaktır. 5. Adım: İhalenin Verilmesi/Seçilmeyenlerin Bilgilendirilmesi: İhaleyi kazanan istekliye değerlendirme sürecinin tamamlanmasını takiben en geç 5 (beş) gün içinde tebligat yaparak (SR Ek-12) sözleşme imzalamaya davet edin. Yapılacak tebligatta, tebliğ tarihinden itibaren en geç 7 (yedi) gün içinde gerekli belgelerin temin edilerek sözleşmeyi imzalamak üzere hazır bulunulması; aksi halde verilen teminatın irat kaydedilerek sözleşme hakkının yitirileceği hususu belirtilir. Belirlenen imza tarihinde, ihale dosyasında yer alan sözleşme taslağına uygun şekilde hazırlanmış sözleşmeyi yüklenici ile karşılıklı imzalayın ve sözleşme çerçevesinde ihale konusu işinizin uygulanmasını sağlayın. Sözleşme imzalandıktan sonra 10 (on) gün içerisinde, ihale kapsamında seçilmeyen diğer isteklileri bilgilendiriniz (SR Ek-11) ve gösterdikleri ilgi ile sundukları teklifleri için onlara teşekkür ediniz. 6. Adım: Sözleşmenin Uygulanması: Sözleşme imzalanarak ihalenin sonuçlandırılmasından sonra, sözleşmede yer alan sizin ve yüklenicinin yükümlülükleri çerçevesinde sözleşme uygulanmasını yönetmeyi ve izlemeyi unutmayınız. Yüklenicinin işleri zamanında yaptığını, niteliğin verilen fiyat teklifi ve şartnameye uygun olmasını ve teslimin, özellikle de mali destek kapsamındaki projenizin diğer bölümleri buna bağlıysa, istenilen tarihte olmasını güvence altına alınız. Sözleşme Makamı olarak, satın alma faaliyetlerinizden kaynaklanan ve projenin uygulanmasını etkileyen gecikmeler sizin sorumluluğunuzda olacak ve sorunun çözümü ile siz ilgilenmek durumunda kalacaksınız. 36 SATIN ALMA REHBERİ

34 Açık İhale Usulünde Teklif Değerlendirme Süreci Yararlanıcı tarafından gerçekleştirilecek ihalelerde, teklif değerlendirme süreci aşağıdaki şekilde özetlenmektedir: Değerlendirme Komitesinin Oluşturulması. TekliflerinAlınması. Alınan Tekliflerinİdari Uygunluğunun İncelenmesi. İdariUygunluğu GeçemeyenTeklifler DeğerlendirmeDışıBırakılır (Elenir). İdariUygunluk AşamasınıGeçen Teknik TekliflerinAçılması vedeğerlendirmesi. MalAlımı ve Yapımİşlerinde Teknik Şartname ile Karşılaştırma. Hizmet Alımlarında İşTanımına veönerilen uzmanlaragörepu anlama. Teknik Olarak Uygun Olan Teklifler arasında en düşük bedelli olan seçilir. 80 eşik puanıgeçen tekliflerinmaliteklifleriaçılır ve mali puanlama da yapılarak Teklif Toplam Puanı bulunur. Teknik OlarakUygun Olan Teklifler arasında en düşük bedelliolan seçilir. Toplam puanı en yüksekolanteklif seçilir. Başarılı isteklisözleşme için davet edilir ve kazanamayanisteklilereyazılı olarak bilgi verilir. Sözleşme evrakının tamamlanması vekesin teminatınsunulmasını takiben Sözleşme Makamı ile Başarılı İstekli arasında Sözleşme imzalanır. SATIN ALMA REHBERİ 37

35 2.4. İhaleye Katılanlarda Aranacak Uygunluk Kriterleri ve Diğer Şartlar 2.4.1Genel İlkeler Mali destek yararlanıcısı, ihaleye katılacak isteklilerin ekonomik ve mali yeterlilikleri ile mesleki ve teknik yeterliliklerini tespit etmek için araştırma ve incelemeler yapar ve bu hususta gerekli tedbirleri alır. Bu amaçla, yararlanıcı, ihaleye katılacak isteklilerden, ihale konusu işin niteliğine göre, ekonomik ve mali yeterlilik ile mesleki ve teknik yeterliliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak gerekli gördüğü bilgi ve belgelerden, ihalesi kapsamında uygun görülenleri ister. Yeterlilik değerlendirmesi çerçevesinde yararlanıcı tarafından, ihale konusu işin niteliğine göre istenen bilgi ve/ veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale belgelerinde ve ihaleye ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir. Bu düzenlemeye göre yapılacak ihalelere katılabilmek için; ikametgâh sahibi olmak, Türkiye de tebligat için adres göstermek, gerekli nitelik ve yeterliliği haiz bulunmak, istenilen teminat ve diğer bilgi ve belgeleri vermek zorunludur. Sözleşme Makamı olarak mali destek yararlanıcısı satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştireceği ihalelerde, açık ve ayrım gözetmeyen değerlendirme-seçim kriterlerini belirlemelidir. Aşağıda belirtilen seçim kriterleri her satın alma işleminde uygulanır: İhale sürecinde yer alacak isteklinin veya adayın uygunluğu, olası dışlanma durumları için yapılacak kontroller. İsteklinin mali, ekonomik, teknik ve mesleki kapasitelerinin değerlendirilmesi için kriterler. Her istekli veya adaydan; ticari veya mesleki kaydının olması, yeminli beyan veya sertifika, vergi kaydı, tecrübelerinin tanımlanması gibi yollarla ihaleyi uygulayabilecek kapasiteye sahip olup olmadıklarının ispatlanması istenebilir. Yararlanıcı, isteklilerin veya adayların statülerini ve yasal kapasitelerini test etmek için satın alma ilanında, yaptırılacak işin niteliğine göre en uygun teklifleri alabilmek için bazı kriterler belirtir. Yararlanıcı tarafından adaylardan veya isteklilerden yeterliliklerini ispat etmeleri için istenen; teknik, mali ve mesleki kapasiteleri ve seçim kriterlerini karşılamaları için gerekli olan asgari kapasite, ihalenin konusu dışında kalmamalı ve adayların veya isteklilerin yasal çıkarlarının korunması hususu göz önünde bulundurulmalı, özellikle firmaların teknik ve ticari gizlilikleri dikkate alınmalıdır Aday veya İsteklinin Mali Kapasitesinin Doğrulanması Ajans tarafından sağlanan mali destek kapsamında yapılacak satın alma faaliyetlerinde yararlanıcılar, sağlanan kaynağın etkin bir şekilde kullanılmasını ve riske atılmamasını sağlayacak istekliler ile çalışmalıdırlar. Doğrudan temin dışında gerçekleştirilecek alımlarda, ihaleye katılacak olan isteklilerde aranacak mali kapasite aşağıda belirtilen dokümanlardan biri ya da daha fazlası ile kanıtlanabilir: a) Bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumu ile ilgili bilgi ve belgeler (referans mektubu, teminat mektubu, mevduat hesap dökümü gibi), b) İsteklinin bilançosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri (vergi dairesi veya Serbest Muhasebeci/ Mali Müşavir onaylı son 3 döneme ait), c) İsteklinin iş hacmini gösteren toplam cirosu veya ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını ve işin türünü gösteren bilgi ve belgeler (iş bitirme belgeleri, hak ediş (kapakları) belgeleri, vb). d) Gerçekleştirdiği mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri sözleşmelerine ilişkin hesap özetleri. Bir aday veya istekli, başka kurumların potansiyel veya kapasitesini kullanarak işi yerine getireceğini beyan ederek teklif vermiş ise, ihale süreci tamamlanmadan önce Sözleşme Makamına sözleşmenin yürütülmesi için gerekli olan kaynakların kendi kullanımında olacağını kanıtlamalı ve taahhütte bulunmalıdır İsteklilerin ve Personellerinin Teknik ve Mesleki Kapasitelerinin Doğrulanması Bir adayın veya isteklinin teknik ve mesleki kapasitesi aşağıda belirtilen şekilde doğrulanmalı ve değerlendirilmelidir. Satın alma usullerinde montaj gerektiren mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinde isteklinin kapasitesinin geçerli referanslarla (yeterlilikleri, deneyimleri ve güvenilirlikleri vb.) belirtilmesi gereklidir. Bu kapasitenin (hizmet alımı, mal alımı ve yapım işleri için) kanıtlanması için aşağıda sıralanmış bilgi ve/veya belgelerden bir ya da daha fazlası talep edilebilir: a) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler (Oda Sicil Kaydı, Vekâletname vb), b) İsteklinin ihale konusu iş veya benzer işlerde; mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için ihaleye konu işin 38 SATIN ALMA REHBERİ

36 yaklaşık maliyetinin en az % 70 i oranında gerçekleştirdiği veya denetlediği veyahut yönettiği benzeri işlerle ilgili deneyimini gösteren bilgi ve belgeler (Müteahhitlik Karnesi, İş Bitirme belgesi gibi), c) İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma - geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik bilgi ve belgeler (Sanayi Odasından kapasite raporu, işletme belgesi, taşıma belgesi vb), d) İsteklinin organizasyon yapısına ve ihale konusu işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına ilişkin bilgi ve/veya belgeler (iş sözleşmeleri, personel yeterlilik belgeleri, sigorta aidat belgeleri, özgeçmişler, taahhütnameler gibi), e) İhale konusu hizmet veya yapım işlerinde isteklinin yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelinin eğitimi ve mesleki niteliklerini gösteren bilgi ve belgeler, f ) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler (makine ve teçhizat parkı, demirbaş defteri dökümü gibi), g) İstekliye doğrudan bağlı olsun veya olmasın, kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin bilgi ve belgeler, h) İhale konusu işin ihale/satın alma belgelerinde belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, ulusal veya uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar (TSE, ISO, Patent, Lisans vb), i) Evvelce tamamlanan benzer işlerin numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları İhalelere Katılamayacak Olanlar Aşağıda belirtilen adaylar veya teklif sahipleri, Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında yürütülecek satın alma işlemlerine katılamazlar; a) İflas etmiş, işleri mahkemelerce idare edilmekte olan, alacaklılar ile bir ödeme anlaşması yapmış olan, ticari faaliyetlerini askıya almış olan veya ulusal mevzuat veya yönetmeliklerde öngörülen bir prosedürden kaynaklanan benzer nitelikte herhangi bir durumda bulunan kişiler, b) Kesinleşmiş bir mahkeme kararıyla, mesleki davranışa ilişkin bir suçtan dolayı mahkûm olmuş kişiler (affın söz konusu olmadığı durumlar), c) Sözleşme Makamının doğrulayabileceği herhangi bir yoldan kanıtlanmış ciddi mesleki yanlış veya davranış suçundan dolayı mahkûm olmuş kişiler, d) Sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülüklerini veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirmemiş olan kişiler, e) Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya ulusal mali çıkarlara ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı kesinleşmiş yargı kararı ile mahkûm olanlar, f ) Aynı Sözleşme Makamıyla, bir başka sözleşme veya Kalkınma Ajanslarınca sağlanan mali destekler kapsamında finanse edilen bir başka sözleşme çerçevesinde yükümlülüklere uymamak yüzünden ciddi bir sözleşme ihlali içinde oldukları ilan edilmiş olan kişiler. İstekliler yukarıda sayılan ihaleye katılımı engelleyen hallerde bulunmadıklarına dair yazılı beyanda bulunacaklardır (SR Ek-3, Bölüm D, İsteklinin Beyanı). İhale sonuçlandırılarak sözleşme imzalandıktan sonra, yüklenicinin yukarıda belirtilen hallerden birisine dâhil olması veya dâhil olduğunun tespit edilmesi durumunda sözleşme feshedilir İdari ve Mali Cezalar Sözleşmede belirtilen mali cezaların uygulanması saklı kalmak koşuluyla, satın alma prosedürünün erken aşamalarında yanlış beyanda bulundukları tespit edilen veya sözleşmenin zorunlu gerekliliklerini yerine getirmeyen istekliler ve yükleniciler bu ihlalin gerçekleştiği tarihten itibaren azami 3 yıl süreyle Kalkınma Ajanslarınca sağlanan mali destekler kapsamında finanse edilen tüm yardımlardan ihraç edilir. Bu dönem aynı ihlalin 5 yıl içerisinde tekrarlanması durumunda 6 yıla kadar uzatılabilir Görünürlük Hizmet, mal alımı ve yapım işleri için mali destek yararlanıcıları ve alt yüklenicilerin Kalkınma Ajanslarınca sağlanan eş finansmanı görünür kılmak ve tanıtmak için gerekli önlemleri almaları gerekmektedir. Bu önlemler, Ajans tarafından belirtilen görünürlük kuralları ile uyumlu olmalıdır. Kalkınma Ajanslarınca sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilen işlerde aşağıdaki ifadelere yer verilmelidir: Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında üretilen raporlarda şu ibare bulunacaktır: Bu yayının içe- SATIN ALMA REHBERİ 39

37 riğinden sadece <yazarı/yüklenici/sözleşme makamı> sorumludur ve hiçbir surette Karacadağ Kalkınma Ajansı nın ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı nın görüşlerini yansıtmaz Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında temin edilen tüm malzeme ve ekipmanlar görünür bir şekilde Ajans ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı nın logosunu taşımalıdır. Ajans logosu altında Bu proje Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından finanse edilmektedir ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı logosu altında Kalkınma Ajanslarının genel koordinasyonu Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı tarafından sağlanmaktadır ifadesini taşımalıdır. Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında desteklenen altyapı projelerinde projenin uygulandığı alanda projeyi açıkça tanımlayan panoların bulunması gerekir. Panoların büyüklüğü ve sayısı faaliyetlerin ölçeği ile uyumlu olmalı, ifadeler okunaklı ve anlaşılır olmalıdır. Panolar görünür bir şekilde Karacadağ Kalkınma Ajansı ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı logolarını taşımalı ve logoların altında yukarıda belirtilen ifadeler yer almalıdır Diğer Önemli Noktalar Çıkar İlişkisi Çıkar ilişkisi, bir adayın, ihaleye teklif verenin, yüklenicinin veya mali destek yararlanıcısının tarafsız ve adil profesyonel görüş verme kapasitesini etkileyen veya Sözleşme Makamının çıkarlarına öncelik vermesini önleyen olaydır. Diğer bir ifadeyle, bir adayın, isteklinin, yüklenicinin veya mali destek yararlanıcısının günümüzde veya geçmişte çıkar ilişkisinde bulunması ya da bu yönde gelecekte olası anlaşmalar yapmasıdır. Bu kısıtlamalar ayrıca adayın, isteklinin, yüklenicinin veya mali destek yararlanıcısının alt yüklenicileri ile çalışanlarına da uygulanır. Sözleşme Makamına daha önceki proje safhalarında yer almalarının haksız rekabeti doğurmayacağını ispat etmedikleri sürece projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir Değerlendirme İlkeleri Bütün ihaleler; şeffaflık, eşit muamele ve ayrım gözetmeme ilkelerine uymalıdır. Sözleşme, herhangi bir çıkar çatışmasına mahal vermeden şeffaflık ve potansiyel yükleniciler için adil rekabet ilkeleri gözetilerek, ekonomik olarak en avantajlı teklifi sunan istekliyle yapılmalıdır Geriye Dönük İhale Yapmamak Sözleşmeler, imza tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Sözleşmeler veya sözleşme değişiklikleri hiçbir durumda geriye doğru (yani faaliyetler/uygulamalar yapıldıktan sonra) ihale edilemez. Diğer bir ifadeyle, sözleşmenin veya zeyilnamenin imza edilmesinden önce hiçbir ödeme yapılamaz, mal veya hizmet sağlanamaz. Bütün sözleşmeler tarafların gerçek imza tarihlerini göstermelidir Standart Belgelerin Kullanılması Yararlanıcılar, gerçekleştirecekleri ihalelerde ve imzalayacakları sözleşmelerde, Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında uygulanacak satın alma faaliyetleri için hazırlanmış standart belge ve formatları kullanmalıdır Etik Kurallar Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler kapsamında yürütülen satın alma faaliyetleri çerçevesinde uyulması gereken etik kurallar aşağıda belirtilmiştir: a) Tekliflerin incelenmesi, değerlendirilmesi, kıyaslanması ve açıklanması sürecinde, bir adayın veya isteklinin gizli bilgiler elde etmeye, rakipleri ile yasadışı anlaşmalar yapmaya veya Değerlendirme Komitesi ni veya mali destek yararlanıcısını etkilemeye yönelik herhangi bir girişimi, adayın veya isteklinin başvurusunun reddine neden olacaktır. b) Destek yararlanıcısının önceden yazılı izni olmaksızın, bir yüklenici ve onun personeli veya yüklenicinin ilgili veya bağlantılı olduğu başka herhangi bir şirket, destekleyici veya alt-yüklenici sıfatıyla bile, proje için başka hizmetler sunamaz, çalışma yapamaz veya teçhizat temin edemez. Sözleşmenin niteliği nedeniyle, yüklenici bakımından bir çıkar çatışmasına yol açabilecek başka programlar veya projeler için de aynı yasak geçerlidir. c) Bir teklif verilirken, aday veya istekli, potansiyel hiçbir çıkar çatışmasından etkilenmediğini ve projeye katılan başka teklif sahipleri veya taraflar ile özel bağlantısının olmadığını beyan etmelidir. Sözleşmenin yürütülmesi esnasında böyle bir durum doğarsa, yüklenici bu durumu derhal yararlanıcıya bildirmelidir. d) Yüklenici, her zaman için, kendi mesleğinin etik kurallarına uygun olarak tarafsız biçimde ve güvenilir bir mü- 40 SATIN ALMA REHBERİ

38 şavir olarak hareket etmelidir. Yararlanıcının önceden onayı olmaksızın proje veya hizmetler konusunda kamusal beyanlar yapmaktan kaçınmalıdır. Yüklenici, yararlanıcıyı önceden yazılı rızası olmaksızın, hiçbir şekilde taahhüt altında bırakamaz. e) Yüklenici, sözleşmeyle ilgili olarak, sözleşmede öngörülenden başka hiçbir ödeme kabul edemez. Yüklenici ve personeli, yararlanıcıya karşı yükümlülükleriyle uyumlu olmayan hiçbir faaliyet yürütmemeli veya hiçbir menfaat elde etmemelidir. f ) Yüklenici ve personeli, sözleşmenin süresi boyunca ve tamamlanmasından sonra mesleki gizliliğe uymak zorundadır. Yüklenici tarafından düzenlenen veya alınan bütün raporlar ve belgeler gizlidir. g) Sözleşmenin yürütülmesi esnasında taraflarca düzenlenen, alınan veya sunulan bütün raporlar ve belgelerin taraflarca kullanımı sözleşmeye tabi olacaktır. h) Yüklenici, kendisinin veya personelinin tarafsızlığını tehlikeye sokabilecek herhangi bir ilişkiden kaçınmalıdır. Yüklenici bağımsız olmaktan çıkarsa, yararlanıcı, uğradığı herhangi bir zarar için, başka herhangi bir bildirim yapmaksızın ve yüklenicinin tazminat hakkı olmaksızın, sözleşmeyi feshedebilir. i) İhale sürecinin herhangi bir aşamasında veya bir sözleşmenin uygulanması esnasında herhangi bir türden usulsüz uygulama tespit edilirse ve yararlanıcı durumu düzeltmek için bütün uygun tedbirleri almaz ise, Ajans proje finansmanını durdurma veya iptal etme hakkını saklı tutar. Bu çerçevede, usulsüz uygulamalar deyiminin anlamı, bir sözleşmenin ihale edilmesine veya yararlanıcı ile yapılmış bulunan bir sözleşmenin uygulanmasına ilişkin herhangi bir işlemin yapılması veya yapılmaması için bir teşvik veya ödül olarak bir rüşvet, hediye, armağan veya komisyonun herhangi bir kişiye sunulmasıdır. j) Daha spesifik olarak, yapım işleri, mal alımı ve hizmet alımı işleriyle ilgili bütün ihale dosyaları ve sözleşmelerde; bir sözleşmenin ihale edilmesi veya yapılmasının anormal ticari harcamalara yol açmış olduğunun ortaya çıkması halinde, tekliflerin reddedileceği veya sözleşmenin iptal edileceği yolunda bir hüküm bulunmalıdır. Bu türden anormal ticari harcamalar şunlardır: ana sözleşmede belirtilmeyen veya ana sözleşmeye atıf yapılarak usulünce sonuçlandırılmış bir sözleşmeden doğmayan komisyonlar, herhangi bir fiili ve meşru hizmet karşılığında ödenmiş olmayan komisyonlar, kimliği açıkça belli olmayan bir kişiye ödenen komisyonlar veya her bakımdan bir paravan şirket olduğu anlaşılan bir şirkete ödenen komisyonlar. k) Yüklenici, sözleşmenin hangi koşullarda icra edilmekte olduğuna ilişkin destekleyici kanıtları, talep edilmesi halinde Ajansa ve/veya ilgili kamu kurumlarına vermeyi taahhüt eder. Ajans ve/veya ilgili kamu kurumları, anormal ticari harcamalar yapıldığından şüphe edilen hallerde delil bulmak için gerekli gördüğü her türden belge üzerinde veya yerinde denetim yapabilir. Ajans tarafından mali destek sağlanan projeler kapsamında yürütülen ihalelerde, kurallara uygun olmayan ve anormal ticari harcamalar yapmış oldukları belirlenen yüklenicilerin sözleşmeleri feshedilir ve Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek diğer ihalelere katılımı engellenir. Etik kurallardan birine veya birkaçına uyulmaması, adayın, isteklinin veya yüklenicinin Kalkınma Ajanslarınca sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek diğer ihalelerden dışlanmasına ve cezalandırılmasına yol açabilir. Söz konusu birey veya şirket, durumdan yazılı olarak haberdar edilmelidir. İhale sürecinin, şeffaf bir şekilde, nesnel kriterler temelinde ve herhangi bir dış etkiden uzak olarak sonuçlanmasını sağlamak mali destek yararlanıcısının yükümlülüğü altındadır Teknik Şartnameler Teknik şartnamenin amacı, yürütülecek proje kapsamında gerçekleştirilecek faaliyetleri ve yapılacak işleri net bir şekilde tanımlamak, teklif verme aşamasında yüklenicilere verecekleri teklifin mahiyeti hakkında bilgi vermek, teklifçileri yönlendirmek ve proje uygulaması esnasında yüklenicinin başvuracağı referans olarak hizmet etmektir. Teknik Şartname, ihale dosyasına dâhil edilir ve ihale sonucunda imzalanan sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olur (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-2). Teknik Şartnamenin tam olarak hazırlanması, projenin nihai başarısı için çok önemlidir. Düzgün bir şekilde hazırlanmış Teknik Şartname projenin doğru bir biçimde tasarlanmasını, çalışmanın öngörülen takvim dâhilinde yapılmasını ve kaynakların israf edilmemesini sağlar. Dolayısıyla, proje hazırlama aşamasında gösterilecek daha büyük çaba, proje döngüsünün sonraki aşamalarında zaman ve para tasarrufu sağlar. Teknik Şartname ve bütçe, adayların ve teklif sahiplerinin erişimlerine eşit olarak açık olmalı ve tekliflerde haksız rekabet yaratacak engeller ortaya çıkarmamalıdır. Teknik Şartname ve bütçe, yararlanıcı tarafından istenen ürünlerin, hizmetin veya malzeme ya da işin karakteristik özelliklerini tanımlamalıdır. Bu özellikler aşağıdaki hususları ihtiva eder: SATIN ALMA REHBERİ 41

39 Kalite düzeyleri Çevresel performans, Tüm ihtiyaçlara cevap veren tasarım (engelliler için ulaşabilirlik dâhil), Uygunluk değerlendirme seviyeleri ve usulleri, Kullanım için uygunluk, Güvenlik veya ebatlar, mal alımlarında, satıcının ismi ve kullanıcı talimatları ve tüm sözleşmeler için terminoloji, semboller ve test yöntemleri, paketleme, işaretleme ve etiketleme, üretim yöntemleri ve prosedürleri. Teknik Şartname, yararlanıcı tarafından hazırlanır. Teknik Şartnamenin hazırlanmasında, önerilen projeye katılan bütün taraflara (ortaklara ve iştirakçilere) danışmakta fayda görülmektedir. Teknik uzmanlık gerektiren ihalelerde, ihale dosyalarının özellikle Teknik Şartnamenin hazırlanması için, maliyetini kendi kaynaklarından karşılamak şartıyla, dış teknik uzman desteği alınabilir. Bu durumda dış teknik uzman gizlilik ve tarafsızlık ilkelerine uymalı ve ilgili beyanı imzalamalıdır. Hizmet alımları için hazırlanacak olan Teknik Şartname, proje döngüsü yönetiminin ilkelerine uygun olarak hazırlanmalıdır. Amaç, bütün konuların sistematik bir şekilde kapsanmasını ve hedeflerin netliği ve sürdürülebilirlik ile ilgili kilit faktörlerin tam olarak incelenmesini sağlamaktır İhale Dosyasının Hazırlanması İhale Dosyası, davet mektubu ile teklif dosyasından oluşur. İhale dosyasının içeriği aşağıdaki şekilde oluşturulmalıdır: İhaleye davet mektubu (SR Ek-2) Teklif Dosyası (SR Ek-3) Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Bölüm B: Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri Söz. Ek-1: Genel Koşullar Söz. Ek-2: Teknik Şartname Söz. Ek-3: Teknik Teklif (Hizmet Alımlarında Organizasyon ve Metodoloji ve Kilit Uzmanların Özgeçmişleri) Söz. Ek-4: Mali Teklif (Bütçe Dökümü) Söz. Ek-5: Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler Bölüm C: Diğer Bilgiler Kısa liste ilanı İdari uygunluk tablosu Değerlendirme tablosu Bölüm D: Teklif Sunum Formu İsteklinin beyanı Hizmet alımı ihalelerinde kilit uzmanlar için münhasırlık ve müsaitlik bildirimi İhale Dosyasının içeriğine ilişkin bilgiler ve standart formlar 4. Ekler Listesi bölümünde yer almaktadır Değerlendirme Komitesi Değerlendirme Komitesi nin Oluşumu Kalkınma Ajansınca sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilen ihalelerde, sunulan teklifleri değerlendirmek amacıyla mali destek yararlanıcısı bir Değerlendirme Komitesi oluşturur. Değerlendirme Komitesi, birisi değerlendirme komitesi başkanı olarak belirtilerek, en az 3 üye olmak üzere tek sayıda ve her biri (Değerlendirme Komitesi Başkanı dâhil) eşit oy hakkına sahip üyelerden oluşturulur. Değerlendirme Komitesinin her bir üyesi yararlanıcı tarafından, gerçekleştirilen ihale konusu iş ile ilgili bilgi ve tecrübeye sahip kişiler arasından ismen atanmalıdır. Değerlendirme Komitesi üyeleri, teklifler üzerinde bilinçli bir değerlendirme yapmak için gerekli teknik ve idari kapasiteye sahip olmalıdır. Üyeler, yapılan tüm toplantılara katılmakla yükümlüdür. Katılmayan üyeler için kayıt tutulmalı ve bu husus Değerlendirme Raporu nda açıklanmalıdır. Ajans personeli istediği zaman Değerlendirme Komitesi çalışmalarına gözlemci olarak katılabilir. 42 SATIN ALMA REHBERİ

40 Tarafsızlık ve Gizlilik Değerlendirme Komitesi nin bütün üyeleri ve eğer var ise gözlemciler ve uzmanlar bir Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı (SR Ek-5) imzalamalıdır. Herhangi bir başvuru sahibi ile bir bağlantı nedeniyle potansiyel bir çıkar ilişkisi içinde olan herhangi bir Değerlendirme Komitesi üyesi, gözlemci veya uzman bunu bildirmeli ve değerlendirme sürecinden derhal çekilmelidir. Değerlendirme sürecinden çekilen üye, gözlemci veya uzman değerlendirme toplantılarına hiçbir sıfatla katılamaz. Hangi nedenle olursa olsun Değerlendirme Komitesi nden çekilen bir üyenin yerine yeni bir üye tayin edilmeli ve değerlendirme süreci tekrar başlatılmalıdır. Değerlendirmenin hangi aşamasında olursa olsun Komiteden çekilen bir üyenin yapmış olduğu herhangi bir değerlendirme dikkate alınmamalıdır. Tekliflerin incelenmesi, açıklanması, değerlendirilmesi veya tekliflere dair alınan kararlar hakkında hiçbir bilgi, sözleşmenin mali destek yararlanıcısı ve başarılı istekli (yüklenici) arasında imzalanmasından önce açıklanamaz. Herhangi bir biçimde (Değerlendirme Komitesi üyeleri veya uzman ile temas kurarak veya başka bir yoldan) süreci etkilemek amacıyla bir teklifçi tarafından yapılan herhangi bir girişim, teklifinin derhal değerlendirme dışı bırakılmasına yol açacaktır. Mali destek yararlanıcısın dokümanlara erişim hakkındaki politikasına bağlı olarak, açılış oturumu haricinde, mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde Değerlendirme Komitesi nin işlemleri kapalı oturumda yürütülür ve gizlidir. İşlemlerin gizliliğini korumak için Değerlendirme Komitesi toplantılarına katılım, Değerlendirme Komitesi üyeleri, Sözleşme Makamı tarafından belirlenen uzmanlar ve yetkili gözlemcilerle sınırlıdır. Teklifler, Değerlendirme Komitesi nin çalışması sonuçlanmadan önce, Komite toplantılarının yapıldığı oda veya binadan başka bir yere götürülmemelidir. Kullanılmadıkları zaman teklifler emin bir yerde tutulmalıdır Değerlendirme Komitesi Üyelerinin Sorumlulukları Başkan, bu rehberdeki prosedürlere uygun olarak değerlendirme sürecini koordine etmekten ve sürecin tarafsızlığını ve gizliliğini sağlamaktan sorumludur. Değerlendirme Komitesi üyeleri, Komite tarafından alınan kararlardan topluca sorumludurlar. Komitenin; Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanlarının üyelere dağıtılması ve imzaları takiben toplanması, Değerlendirme Komitesi nin bütün toplantılarının tutanaklarının ve ilgili kayıt ve belgelerin tutulması, Değerlendirme Raporu nun hazırlanması ve destekleyici eklerin derlenmesi, Gibi sekreterya hizmetleri başkanın koordinasyonunda komite üyeleri tarafından yerine getirilir. Değerlendirme sürecinde başvuru sahipleri ile haberleşmeyi gerekli kılan herhangi bir açıklama isteği, yazılı şekilde yürütülmeli ve bu türden haberleşmelerin nüshaları, Değerlendirme Raporuna eklenmelidir. Bir teklif, şekil gereklerine uygun değil ise, Değerlendirme Komitesi, bu teklifin değerlendirme sürecinde yine de dikkate alınıp alınmayacağı konusunda eşit muamele ve ölçülülük ilkeleriyle uyumlu olarak takdir yetkisini kullanabilir. Değerlendirme Komitesi nin bu konudaki kararı, Değerlendirme Raporu nda açık olarak kaydedilmeli ve gerekçelendirilmelidir. Aşağıda belirtilen, ihalenin özünü etkilemeyen ve telafisi mümkün olan, durumlarda teklifler reddedilmemelidir: İstenenden az sayıda nüsha ile teslim edilen teklifler, Yanlış sunulan (fakat doğru formatın kullanıldığı) teklifler, İmzalanmamış veya üstün körü imzalanmış teklifler (bu imzalar sonradan istenebilir, eğer istekli imza vermek istemezse teklifi reddedilir) İhalenin Duyurulması Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler kapsamında, yararlanıcılar tarafından gerçekleştirilecek satın alma faaliyetlerinde, temel satın alma kurallarına uyulması ve ihalelerin tam rekabet ve eşit şartlarda katılımı sağlayacak şekilde aday ve isteklilere duyurulması önem arz etmektedir. İhale duyuruları; Açık İhale Usulünde basın yayın organları vasıtasıyla ilanen, Pazarlık Usulünde ise Sözleşme Makamının tercihine bağlı olarak, ilanen ya da yazılı davet şeklinde yapılacaktır. Her iki uygulamada ihale ile ilgili detaylı bilgilere ilgili Ajansın ve varsa Sözleşme Makamının internet sayfalarında yer verilecek ve isteklilerin kullanımına hazır standart formları buralardan temin etmelerine imkân tanınacaktır. İhale ilanı ve ihaleye davet mektubu formları örneği SR Ek-1 ve SR Ek-2 de bulunmaktadır. SATIN ALMA REHBERİ 43

41 2.9. İhale Verme Kriteri Sözleşmeye hak kazanacak başarılı istekli aşağıda belirtilen şekilde belirlenir: Mal alımı ve yapım işleri ihalelerinde; şartnamelerde belirtilen koşulları sağlayan ve en düşük fiyatı veren istekli sözleşme yapmaya hak kazanır. Hizmet alımı ihalelerinde; teknik teklif puanının % 80 i, mali teklif puanının % 20 si alınmak suretiyle belirlenen en yüksek puanı alan istekli (ekonomik olarak en avantajlı teklif sahibi) sözleşme yapmaya hak kazanır. Kriterler haksız rekabete yol açmayacak ve ayrım gözetmeyecek bir şekilde kesin olmalıdır Satın Alma Sürecinin İptali Mali destek yararlanıcısı Sözleşme Makamı olarak sözleşmeler imzalanmadan önce adaylara ve teklif sahiplerine tazminat hakkı tanımadan, geçerli gerekçeleri belirtmek koşuluyla, satın alma işleminden vazgeçebilir ya da işlemi iptal edebilir. Aşağıdaki durumlarda iptal ortaya çıkabilir: a) İhale usulleri başarısız olduğunda; örneğin, kalite ve mali açıdan yeterli olmayan teklifler alındığında ya da hiç teklif alınamaması halinde, b) İhale ilan edildikten sonra projenin teknik ve mali verileri köklü değişikliğe uğramış ise, c) Mücbir sebeplerin ortaya çıkması, mali veya fiziki güç kullanılarak sözleşmenin normal işleyişinin sürdürülemeyecek duruma gelmesi halinde, d) Tüm ihale katılımcılarının sunmuş olduğu tekliflerin mevcut mali kaynakları aşması durumunda, e) İhale sürecinde usulsüzlüklerin, özellikle haksız rekabeti doğuracak olan usulsüzlüklerin ortaya çıkması durumunda. Satın alma prosedürünün iptali durumunda tüm teklif sahipleri mümkün olduğunca kısa sürede yazılı olarak iptalin nedeni hakkında bilgilendirilmeli ve ihalenin iptal edildiği, ihale ilanının veya davetin yapıldığı şekilde, duyurulmalıdır. İhale sürecinin iptalinin ardından yararlanıcı aşağıda belirtilen üç yoldan birine karar verebilir; a) Yeni bir ihale açabilir; b) Sözleşme şartlarında herhangi bir önemli değişikliğe gitmemek kaydıyla, seçim kriterlerini karşılayan bir ya da daha fazla istekli ile müzakerelere başlayabilir (bu seçenek, ihale sürecini takip ederken haksız rekabeti doğuracak olan usulsüzlükler nedeniyle ihale iptal edilmiş ise uygulanamaz). c) Sözleşmeleri imzalamayabilir. Her durumda nihai karar, Ajansa bilgi verilerek, yararlanıcı tarafından alınır. Yararlanıcı, ne şekilde olursa olsun ihalenin iptal edilmesiyle ortaya çıkan zarardan, zarar konusunda uyarılmış olsa bile, sorumlu tutulamaz. Satın alma ilanının yayınlanması yararlanıcının açıklanan projeleri her türlü şart altında uygulayacağı anlamına gelmez İtirazlar İhale sürecindeki bir yanlışlık veya usulsüzlükten zarar görmüş olduklarına inanan istekliler, doğrudan doğruya mali destek yararlanıcısına başvurabilirler. Yararlanıcı, şikâyet başvurusunu inceleyerek 45 (kırkbeş) gün içinde başvuru sahibine yazılı cevap vermelidir. Bir yararlanıcı bu Rehberde öngörülen satın alma usullerine uymadığı takdirde, Ajans sözleşmeye mali destek sağlamayı reddetme veya ilgili sözleşmeler için verilecek mali destekleri durdurma veya geri alma hakkını saklı tutar Teklif Geçerlilik Süresi Teklif sahiplerinin verdiği teklifler ihale dosyasında ve/veya davet mektubunda belirtilen süre boyunca geçerlidir. Bu süre, yararlanıcının teklifleri incelemesi, onaylaması, başarılı teklif sahiplerini bilgilendirmesi ve süreci sonuçlandırması için yeterli olmalıdır. Tekliflerin geçerlilik süresi, tekliflerin son teslim tarihinden itibaren, 60 (altmış) günden az olmamalıdır. İstisnai durumlarda geçerlilik süresi dolmadan önce yararlanıcı teklif sahiplerinden, 30 (otuz) günü geçmemesi koşuluyla, teklif geçerlilik süresinin uzatılmasını isteyebilir. Başarılı istekli sözleşmeye hak kazandığının kendisine bildirilmesinden itibaren takip eden 60 (altmış) için teklifinin geçerliliğini sağlamalıdır. Bildirim tarihine bakılmaksızın 60 (altmış) günlük ilk süreye 60 (altmış) gün daha eklenir. 44 SATIN ALMA REHBERİ

42 2.13. İhalenin Verilmesi İhaleyi Kazanan İstekliye Bildirim Tekliflerin geçerlilik süresinin dolmasından önce ve değerlendirme raporu temel alınarak, Sözleşme Makamı, başarılı istekliye, teklifinin kabul edildiğini yazılı olarak bildirir ve değerlendirme sürecinde, eğer varsa, düzeltilmiş olan aritmetik hatalara dikkat çeker. Başarılı istekliye yapılan bu bildirim, başarılı teklifin geçerlilik süresinin, ihale sonucu bildirim tarihinden itibaren 60 (altmış) gün süreyle otomatik olarak uzatılması anlamına gelir. Aynı zamanda Sözleşme Makamı başarılı teklif sahibine, teklifinde beyan ettiği tüm bildirimlerin doğrulanması için gerekli kanıtlayıcı belgeler ile sözleşme için gerekli diğer zorunlu belgeleri sağlamaları için 15 (onbeş) günü geçmemek koşuluyla bir hazırlık süresi tanır ve bu süre bitiminde sözleşmenin imzalanacağı tarihi istekliye bildirir. Sözleşme Makamı, sözleşme imzalanmadan önce teslim edilen tüm kanıtları incelemelidir Sözleşmenin Hazırlanması ve İmzalanması Sözleşme imza için hazırlanırken, Sözleşme Makamı aşağıdaki işlemleri yapmalıdır: Aşağıdaki yapıyı kullanarak bir sözleşme dosyası hazırlanmalıdır: İhale ilanlarının kopyaları (sözleşme taslağı, satın alma ilanı), ihale açılış raporu, değerlendirme raporu ve diğer gerekli olan bilgiler. Standart sözleşme taslağına göre hazırlanmış sözleşmenin orijinal iki nüshası. Genel Koşullara ilişkin standart sözleşme ekleri ve formları ile diğer ilgili belgeler her sözleşmede değiştirilmeden hazırlanmalıdır. Sadece özel koşulların Sözleşme Makamı tarafından tamamlanması gereklidir. a) Sözleşmeye hazırlık süresi sonunda belirlenen imza tarihinde, sözleşmenin asılları ve özel koşullar tarih atılarak imzalanır ve özel şartların tüm sayfaları paraflanır. b) Eğer başarılı istekli, sözleşme imzalamaya belirtilen tarihte gelmez veya sözleşmeyi imza etmeye razı olmadığını veya imza edemeyeceğini herhangi bir aşamada belirtir ise, iş bu istekliye ihale edilemez. Bu durumda, ikinci en düşük fiyatlı veya ekonomik olarak en avantajlı teklif kullanılarak yeni bir sözleşme dosyası hazırlanmak suretiyle sözleşme hazırlık süreci birinci aşamadan itibaren tekrar başlatılmalıdır (ancak söz konusu teklif, teknik bakımdan uyumlu ve sözleşme için mevcut azami bütçe dâhilinde olmalıdır). c) İki nüsha olarak imzalanan sözleşme ve ilgili dokümanların bir kopyası Sözleşme Makamında kalır ve diğer kopyası yükleniciye verilir. Sözleşmede yer alacak belgelerin uygunluğunun kontrolü Sözleşme Makamı tarafından yapılır. Sözleşmenin yürürlük tarihi, imza tarihinden itibaren başlar. Bir sözleşme, daha önceki hizmetleri kapsayamaz veya imza tarihinden daha önce yürürlüğe giremez İhale Kararının İlanı Sözleşme Makamı, ihale ve ilgili konular hususunda alınan kararlar hakkında teklif sahiplerini mümkün olduğunca kısa sürede bilgilendirmelidir. Sözleşme Makamı, başarılı istekli ile sözleşme imzaladıktan sonra ihale sonuç bildirimi hazırlamalı ve bunu uygun medya araçlarında yayınlamalı ve sözleşme imza tarihinden sonra 7 (yedi) gün içerisinde ihale sonuç bildirimini internet sayfasında yayınlanmak üzere Ajansa göndermelidir. Buna ek olarak Sözleşme Makamı, sözleşme imzalandıktan sonraki 10 (on) gün içinde diğer teklif sahiplerine standart bir mektup göndermelidir Sözleşme Değişikliği Sözleşmelerin, uygulama aşamasındaki koşullar göz önünde bulundurularak, her hangi bir değişikliğe yol açmayacak şekilde düzenlenmesi esastır. Ancak, satın alma (ihale) uygulamasını etkileyen koşulların sözleşmenin imza edildiği tarihten sonra değişmesi ve sözleşmenin uygulamasını olumsuz yönde etkilemesi halinde, sözleşmelerde değişiklik yapılabilir. Sözleşme değişiklikleri, bir idari emir veya bir zeyilname şeklinde Genel Koşullarda belirtilen hükümler doğrultusunda hazırlanarak yapılmalıdır. Sözleşmede, toplam sözleşme bütçesinde yapılacak düzeltmeler dâhil olmak üzere, önemli değişiklikler bir zeyilname düzenleyerek yapılmalıdır. Bu zeyilname, sözleşmenin taraflarınca imza edilmelidir. Adres, banka hesabı ve denetçi değişimi gibi değişikliklerin, yüklenici tarafından Sözleşme Makamına yazılı ola- SATIN ALMA REHBERİ 45

43 rak bildirilmesi yeterlidir. Ancak, Sözleşme Makamının yüklenici tarafından seçilen banka hesabına veya denetçiye itiraz etme hakkı saklıdır. Sözleşme değişikliklerinde aşağıda belirtilen genel ilkelere uyulmalıdır: Yüklenicinin sözleşme değişikliği talepleri, Sözleşme Makamı tarafından gerekçeleri göz önünde bulundurularak değerlendirilir ve yapılan inceleme sonucunda değişiklik talebi kabul veya reddedilir. Sözleşmede değişiklik yapılması için haklı nedenler olmalıdır. Sözleşme Makamı, gösterilen nedenleri incelemeli ve haklı gerekçelere dayalı olmayan talepleri reddetmelidir. Sözleşme değişiklikleri ancak sözleşmenin uygulandığı dönem içinde yapılabilir. Zeyilnamenin amacı, orjinal sözleşme kapsamındaki projenin niteliği ile yakından bağlantılı olmalıdır. Zeyilname, sözleşmenin ihale edildiği sırada hüküm süren rekabet koşullarını değiştirmemelidir. Bu nedenle, ihale kararının sorgulanmasına neden olacak, şartnamede belirtilen koşulları etkileyecek değişiklik talepleri kabul edilmez ve bu hususlarda zeyilname düzenlenemez. Zeyilname talepleri, orijinal sözleşmenin uygulama süresinin bitmesinden önce zeyilnamenin taraflarca imza edilebilmesi için uygun zaman bırakılarak yapılmalıdır. Sözleşmenin uygulama süresini uzatan herhangi bir değişiklik, uygulama ve son ödemeler, Ajans ve yararlanıcı arasında imzalanan mali destek sözleşmesinin süresi dolmadan önce tamamlanmalıdır. Zeyilname için standart form kullanmalıdır. Zeyilnamenin bütün asılları imzalanır ve tarih atılır, Özel Koşulların bütün sayfaları paraflanır. İmzalanmış iki asıl zeyilnamenin birisi Sözleşme Makamında diğeri ise yüklenicide kalır. Sözleşme değişikliği, zeyilname imza tarihinden sonra yürürlüğe girer. 46 SATIN ALMA REHBERİ

44 3.SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ VE DENETLENMESİ Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altına alınacak ve ilgili tüm belgeler Sözleşme Makamınca oluşturulacak bir ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. Bu dosyada yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dosyası, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar bulunur. Kalkınma Ajansı personeli, bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri ile satın alma süreçlerinin izlenmesi ve denetlenmesi görevlerini yerine getirecektir. Görevli personel, ihale aşamalarından herhangi birine, davet aranmaksızın ve bildirimde bulunmadan gözlemci olarak katılabilir, tüm belgeleri inceleyebilir, denetleyebilir ve örnek suret alabilir. Ajans, inceleme ve denetleme sürecinde satın almanın kurallara uygun olmadığı veya şaibeli olduğu kanaatine vardığı takdirde, gerekli müdahalede bulunabilir, sürecin yenilenmesini talep edebilir veya mali destek sözleşmesi ve ilgili mevzuat hükümlerine göre gerekli gördüğü diğer hukuki yollara başvurabilir. Bu durumda projenin aksamasından ve doğabilecek herhangi bir zarar ve/veya ziyandan Ajans hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz. SATIN ALMA REHBERİ 47

45 EKLER LİSTESİ SR EK 1: İlanlı Usul İçin Standart Gazete İlanı Formu SR EK 2: İhaleye Davet Mektubu SR EK 3: Teklif Dosyası Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Bölüm B: Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri Söz. Ek-1: Genel Koşullar Söz. Ek-2: Teknik Şartname (İş Tanımı) Söz. Ek-3: Teknik Teklif Söz. Ek-4: Mali Teklif Söz. Ek-5: Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler Bölüm C: Diğer Bilgiler Kısa Liste İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu Teknik Değerlendirme Tabloları Bölüm D: Teklif Sunum Formu Beyanname Formatı Hizmet Alımı İhalelerinde Kilit Uzmanlar İçin Münhasırlık ve Müsaitlik Taahhüdü SR EK 4: Değerlendirme Komitesi Tayini SR EK 5: Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı SR EK 6: Teklif Alındı Belgesi Örneği SR EK 7: Teklif Açılış Kontrol Listesi SR EK 8: Mali Teklif Oturumu Teklif Açılış Tutanağı SR EK 9: Teklif Değerlendirme Raporu SR EK 10: Hizmet Alımı İhaleleri İçin Değerlendirme Tablosu Örneği SR EK 11: Seçilmeyen İstekliye Mektup SR EK 12: Sözleşmeye Davet Mektubu Ekleri tam metin olarak, adresinde bulabilirsiniz. 48 GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ

46 GÖRÜNÜRLÜLÜK REHBERİ GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ 49

47 MALİ DESTEK PROGRAMLARI GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ Bu rehber, Kalkınma Ajansları Destek Yönetim Kılavuzu EK II de yer alan Sözleşmelerin Genel Koşulları nın Görünürlük Kuralları başlıklı 6 ncı maddesine dayanılarak Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından teklif çağrıları kapsamında desteklenen projelerde, Ajans ın desteğini ve Devlet Planlama Teşkilatı nın koordinasyonunu görünür kılmak için hazırlanmıştır. Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği nin 46 ncı maddesi gereğince, Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından destek verilen projelerde yararlanıcılar, ortaklar ve diğer alt yükleniciler hizmet, mal alımı ve yapım işleri faaliyetlerinde Ajans ın sağladığı mali desteği ve Devlet Planlama Teşkilatı nın genel koordinasyonunu görünür kılmak ve tanıtmak amacıyla bu rehber doğrultusunda belirlenen tedbirleri almakla yükümlüdürler. Görünürlük Kuralları 1. Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından destek verilen bütün projelerde Ajans ve Devlet Planlama Teşkilatı nın logosu standart olarak kullanılmalıdır. 2. Yararlanıcı, ortaklar ve diğer alt yükleniciler, Ajansın finansmanının görünürlüğünü sağlamak için gerekli önlemleri almak zorundadırlar. 3. Yararlanıcı, ortak ve bütün yükleniciler, ürettikleri tüm materyallerinde Ajans ve DPT nin logosunu bu rehberde belirtilen görünürlük kurallarına uygun şekilde kullanmalıdırlar. Karacadağ Kalkınma Ajansı ve Devlet Planlama Teşkilatı na ait logolar en az yararlanıcı ve ortakların logoları ile aynı büyüklükte ve görünürlükte olmalıdır. 4. Destek kapsamında meydana getirilen tüm tesis, makine, teçhizat ve basılı materyal üzerinde Ajans ın desteği ile sağlandığını belirten ifadeler ile Ajans ve DPT nin logolarının yer alması sağlanmalıdır. 5. Mali Destek Programları kapsamında finanse edilen projelerde kullanılan araçlarda, araçlara uygun araç panoları kullanılmalıdır. 6. Mali Destek Programları kapsamında finanse edilen projelerde, projenin ilerleyişini gösteren fotoğraflar çekilmeli ve tanıtım materyallerinde bu fotoğraflara yer verilmelidir. Ancak, Proje ile ilgili bütün yayınlarda Feragat Şerhi 1 yer almalıdır. 7. Mali Destek Programları kapsamında finanse edilen projelerde, Projenin gerçekleştirildiği alanın giriş bölümünde uygun bir yere ve satın alınan teçhizatın üzerine aşağıdaki cümle belirgin bir şekilde yazılmalıdır: [projenin ismi] Projesi, Karacadağ Kalkınma Ajansı [mali destek programının ismi] Mali Destek Programı kapsamında Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından desteklenmiştir. 8. Proje kapsamında gerçekleştirilen yapım işlerinde, projenin uygulandığı alanda projeyi açıkça tanımlayan panoların bulunması gerekmektedir. Panoların büyüklüğü ve sayısı faaliyetlerin ölçeği ile uyumlu olmalıdır. İfadelerin okunabilir ve anlaşılabilir olması gerekmektedir. Panolar görünür ebatta ve Rehberin ekinde yer alan örnekte belirtildiği şekilde Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve ilgili Yararlanıcının logosu ile Ajansın logosunu taşımalıdır. 9. Proje kapsamında tefriş edilen mekânların girişlerinde söz konusu mekânın [projenin ismi] Projesi, Karacadağ Kalkınma Ajansı [mali destek programının ismi] Mali Destek Programı kapsamında tefriş edildiğini belirten panoların bulunması gerekmektedir. Panolar görünür ebatta ve Rehberin ekinde yer alan örnekte belirtildiği şekilde Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve ilgili Yararlanıcının logosu ile Ajansın logosunu taşımalıdır. 10. Proje kapsamında alınan tüm demirbaş malzeme ve ekipmanlar ile üretilen tüm belgeler; görünür ebatta ve Rehberin ekinde yer alan örnekte belirtildiği şekilde Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve ilgili Yararlanıcının logosu ile Ajansın logosunu taşımalıdır. 11. Proje kapsamında gerçekleştirilen toplantı, seminer, eğitim vb. faaliyetlerde projeyi açıkça tanımlayan afiş ve posterlerin bulunması gerekmektedir. Afiş ve posterlerin büyüklüğü ve sayısı faaliyetin ölçeği ile uyumlu olmalıdır. İfadelerin okunabilir ve anlaşılabilir olması gerekmektedir. Afiş ve posterler görünür ebatta ve Rehberin ekinde yer alan örnekte gösterildiği şekilde Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve yararlanıcının ile Ajansın logosunu taşımalıdır. 1 Feragat Şerhi: Karacadağ Kalkınma Ajansı ; yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler tarafından hazırlanan iletişim materyallerinin içeriğinden sorumlu olmayacaktır. 50 GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ

48 Görünürlük Unsurlarının Kullanılacağı Yerler Aktiviteler El İlanları ve Broşürler Bültenler Basın Duyuruları Web Siteleri Gösterge Panoları Anı Plaketleri Afişler Araçlar Fotoğraf, CD/DVD ve Videolar Promosyon Malzemeleri Diğer Dokümanlar Aktiviteler Mali Destek Programları kapsamında yürütülecek projeler çerçevesinde gerçekleştirilecek eğitim toplantıları, konferanslar, seminerler, fuarlar, sergiler ve çalıştaylara katılanlar, aktivitenin Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından desteklediğinden haberdar olmalıdır. Bilgilendirme amaçlı hazırlanacak dokümanlara Ajans ın ve DPT nin logosu konmalıdır. El İlanları ve Broşürler Mali Destek Programları kapsamında yürütülmekte olan projenin amacı, ilerleyişi ve bulguları konusunda bilgilendirme amacıyla hazırlanacak el ilanları ve broşürlerde Ajans ın ve DPT nin logoları ile feragat şerhi, proje detayları ve ilgililerin iletişim bilgilerine yer verilmelidir. Bültenler Bültenler, Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından destek verilen bir projenin hedef kitlelerini projenin ilerleyişi konusunda bilgilendirme açısından önemlidir. Bültenler için uygun posta listeleri, elektronik posta veya internet sitesinde yayımlama gibi dağıtım/duyurma kapasitesi bulunması gereklidir. Bültenlerin kapak sayfasında, projenin Karacadağ Kalkınma Ajansı nın mali desteğiyle yürütülmekte olan bir proje olduğu açıkça göstermeli ve bültenlere Ajans ın ve DPT nin logosu konmalıdır. Basın Duyuruları Basın duyuruları, Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından destek verilen bir proje ile ilgili olarak basın yoluyla kamuoyunu bilgilendirme açısından önemlidir. Özellikle, Küçük Altyapı Projeleri için yüklenici ve/veya uygulayıcı ortak en az bir basın duyurusu yapmalıdır. Web Siteleri Projenin iletişim stratejisinde varsa web sitesi adresleri yayımlanmalıdır. Web siteleri bazı proje hedefleri açısından en önemli iletişim aracı olarak kabul edilebilir. Projenin ilerleyişi ve proje kapsamında yürütülen faaliyetlerle ilgili fotoğraflar, kısa röportajlar gibi materyallere yer verilmelidir. Web sitesi hazırlanırken, Ajans ın ve DPT nin logosuyla ilgili olarak bülten ve basın duyuruları için belirlenmiş olan görünürlük kuralları geçerli olacaktır. Diğer ürünlerde olduğu gibi internet sitelerinde de, projenin Karacadağ Kalkınma Ajansı nın mali desteği ile yürütüldüğü bilgisi açık bir biçimde belirtilmelidir. Teşhir Panoları Mali Destek Programları kapsamında desteklenen altyapıyla ilgili projelerde projeye ait teşhir panoları kullanılmalıdır. Teşhir panolarının sayısı ve ebadı çalışmanın kapsamına uygun, okunabilir ve projenin özelliğini anlatabilecek büyüklük ve görünürlükte olmalıdır. GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ 51

49 Teşhir panoları projenin yapıldığı sahaya giden erişim yolunun yanına konarak, proje başlangıcından başlayarak proje bitiminin en az 6 ay sonrasına kadar durmalıdır. Yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler; sergilerde, eğitim merkezlerinin girişinde veya proje ofislerinde sergilenmek üzere bir teşhir panosu temin etmelidir. Panoların şekli ve boyutları; üzerine yazılacak bilgilere ve panonun sabit ya da taşınabilir olmasına bağlıdır. Anı Plaketleri Kalıcı anı plaketleri; tarihi ev, klinik, fabrika, kurum, eğitim merkezi, turistik tesis gibi kalıcı yapıların planlanmasında, yapımında veya restorasyonunda Ajans ın katkısını belirtmek için etkili bir yoldur. Mali Destek Programları kapsamında inşa edilen kalıcı yapıların açılış töreninin bir parçası olarak yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler, binanın en görünür yerine, örneğin binanın önündeki ana girişe kalıcı bir plaket koymalıdır. Plakette [projenin ismi] Projesi, Karacadağ Kalkınma Ajansı [mali destek programının ismi] Mali Destek Programı kapsamında Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından desteklenmiştir ifadesi yazmalıdır. Afişler/Banner Plastik veya kumaş afişlerin, açılış ve konferans gibi aktivitelerde fon olarak kullanılmaları amaçlanmaktadır. Yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler açılış ve konferans gibi aktivitelerde kullanılacak afişleri/bannerları, Görünürlük Rehberi ekinde yer alan şekle uygun hazırlamalıdır. Araçlar Mali Destek Programları kapsamında destek verilen bir proje kapsamında temin edilen araçların kolayca tanınabilmesi için, aracın uygun bir yerine Ajans ın ve DPT nin logoları konulmalı ve [projenin ismi] Projesi, Karacadağ Kalkınma Ajansı [mali destek programının ismi] Mali Destek Programı kapsamında Karacadağ Kalkınma Ajansı nın mali desteği ile satın alınmıştır ifadesi yazmalıdır. Fotoğraflar Yararlanıcı, ortaklar ve yüklenicilerin; projenin ve proje etkinliklerinin ilerleyişini belgelemek için fotoğraf çekmeleri gerekmektedir. Fotoğraflar hem yatay ve hem de dikey olarak çekilmelidir. Fotoğraflar bulanık, donuk veya karanlık olmamalı; net ve renkli, çözünürlüğü yüksek olmalıdır. Mutlaka bir fotoğraf başlığı kullanılarak fotoğraf ile ilgili açıklama getirilmelidir. Fotoğrafın yanında telif hakkına sahip kuruluş veya kişinin adı yazılmalıdır. Promosyon Malzemeleri Promosyon ürünleri, bir projenin iletişim stratejisinde belirtilirse dağıtılmalıdır. Her çeşit promosyon ürünleri (T-shirtler, şapkalar ve tükenmez kalemler gibi) proje yararlanıcısı, ortaklar ve yükleniciler tarafından, kendi faaliyetleri çerçevesinde bilgi ve iletişim amaçlı destek materyali olarak üretilebilir. Üretilen promosyon ürünlerine Ajans ın ve DPT nin logoları konmalı ve mümkünse, [projenin ismi] Projesi, Karacadağ Kalkınma Ajansı [mali destek programının ismi] Mali Destek Programı kapsamında Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından desteklenmektedir ibaresini taşımalıdır. Belirli promosyon ürünleri ile ilgili olarak (tükenmez kalem ve flamalar gibi), kendi bütünlüğü içinde temel mesajların bulundurulmasının mümkün olmadığı durumlarda, sadece Ajans ın ve DPT nin logoları konulabilir. Diğer Dokümanlar Projenin yararlanıcıları, ortakları veya yüklenicileri, yazışmalarının veya faks mesajlarının üst kısımlarında, varsa kendi logoları ile Ajans ın ve DPT nin logolarını kullanmalıdırlar. Ajans ın ve DPT nin logoları; yararlanıcı, ortaklar, iştirakçiler ve yüklenicilerin logolarıyla aynı büyüklükte ve görünürlükte olmalıdır. Ayrıca, alt bilgi olarak [projenin ismi] Projesi, Karacadağ Kalkınma Ajansı [mali destek programının ismi] Mali Destek Programı kapsamında Karacadağ Kalkınma Ajansı tarafından desteklenmektedir ibaresi konmalıdır. 52 GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ

50 Diğer Hususlar Zeminler Logolar tercihen beyaz zemin üzerine basılmalıdır. Çok renkli zeminlerden ve tezat oluşturan renklerden kaçınılmalıdır. Feragat Şerhi Ajans; yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler tarafından hazırlanan iletişim materyallerinin içeriğinden sorumlu olmayacaktır. Bu nedenle, bütün yayınlarda aşağıdaki feragat şerhine yer verilmelidir: Karacadağ Kalkınma Ajansı Mali Destek Programları kapsamında hazırlanan bu yayının içeriği, Karacadağ Kalkınma Ajansı ve/veya Devlet Planlama Teşkilatının görüşlerini yansıtmamakta olup, içerik ile ilgili tek sorumluluk [yararlanıcı/ortaklar/yüklenicilerin ismi] a aittir. Standart Ölçüler Yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler kullanacakları antetli kağıtlarda; Ajans logosu için yükseklik: 2 cm ve genişlik: 1,5 cm; DPT logosu için yükseklik: 2 cm ve genişlik: 2 cm olmalıdır. Diğer çalışmalarda da logoların yükseklik/genişlik oranına dikkat edilmelidir. Bu orana dikkat edilmek suretiyle banner, afiş, billboard vb. çalışmalarda büyüklük sınırlaması olmayıp, projenin yürütüldüğü mekanın girişine asılacak gösterge panolarının A4 kağıdı ebadından (yükseklik: 21 cm ve genişlik: 29,7 cm) daha küçük olmamalıdır. Yararlanıcı, ortaklar ve yükleniciler, Görünürlük Rehberinde yer alan uygulamalara yönelik çalışmalarında aşağıdaki Görünürlük Doküman Örnekleri şablonlardan faydalanabilirler GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ 53

51 GÖRÜNÜRLÜK DOKÜMAN ÖRNEKLERİ PROJE TANITIMI 9 Kurum/Kuruluş veya Şirke n Logosu.. Projesi T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkila Müsteşarlığı nın genel koordinasyonu al nda Karacadağ Kalkınma Ajansı tara ndan finanse edilen TRC2-10-[referans no] referans numaralı [mali programın ismi] Mali Destek Programı kapsamında yürütülmektedir. PROJE KAPSAMINDA SATIN ALINAN DEMİRBAŞLAR 9 Kurum/Kuruluş veya Şirke n Logosu Bu demirbaş eşya/malzeme, T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkila Müsteşarlığı nın genel koordinasyonu al nda Karacadağ Kalkınma Ajansı tara ndan finanse TRC2-10-[referans no] referans numaralı [mali programın ismi] Mali Destek Programı kapsamında sa n alınmış r. Sözleşme No:. Demirbaş No:. 54 GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ

52 DOSYA SIRTLIKLARI 9 TRC2-10-./... GELEN / GİDEN EVRAK [mali programın ismi] MALİ DESTEK PROGRAMI [projenin ismi] PROJESİ Kurum/Kuru luş veya Şirke n Logosu 9 TRC2-10-./... PERSONEL [mali programın ismi] MALİ DESTEK PROGRAMI [projenin ismi] PROJESİ Kurum/Kuruluş veya Şirke n Logosu 9 TRC2-10-./... SATINALMA [mali programın ismi] MALİ DESTEK PROGRAMI [projenin ismi] PROJESİ Kurum/Kuruluş veya Şirke n Logosu GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ 55

53 Kurum/Kuruluş veya Şirke n Kurum/Kuruluş veya Şirke n Logosu Logosu TRC2-10-./... TRC2-10-./... [mali programın ismi] MALİ DESTEK PROGRAMI [projenin ismi] PROJESİ [mali programın ismi] MALİ DESTEK PROGRAMI [projenin ismi] PROJESİ GELEN / GİDEN EVRAK PERSONEL 56 GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ

54 KURUMSAL LOGOLAR Karacadağ Kalkınma Ajansı Devlet Planlama Teşkilatı Görünürlük dökümanlarını, adresinde bulabilirsiniz. GÖRÜNÜRLÜK REHBERİ 57